Outlook Module 0 Microsoft Outlook, versie 97 (UK) Nummer: 112 (11062002)
© The Courseware Company Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van The Courseware Company.
VOORWOORD
Geachte cursist,
Van harte welkom bij deze opleiding! Om van een goede start verzekerd te zijn, hebben wij ter introductie een aantal zaken op papier gezet. Voor u ligt de lesmap waarin de lesstof van de opleiding is opgenomen. De lesmap is bedoeld als hulpmiddel bij het oefenen. U krijgt daarin een duidelijke, stapsgewijze uitleg met voorbeelden. Daardoor heeft deze lesmap (die u na afloop van de opleiding mag behouden) ook een grote waarde als naslagwerk. U kunt daarin bepaalde zaken terugzoeken en uw kennis opfrissen. Tijdens een klassikale training geeft de docent een duidelijke uitleg van hetgeen dat u wilt leren en zal u intensief begeleiden bij het oefenen. U krijgt zodoende de stof snel onder de knie. Als u vragen hebt of extra uitleg wenst, aarzel dan niet om dit aan de docent te vragen. Tijdens een individuele training heeft de docent een begeleidende rol. Hij/zij kan u helpen wanneer u problemen heeft met of vragen heeft over de leerstof. Wij wensen u een leerzame en plezierige opleiding!
ALGEMENE CURSUSINFORMATIE
Cursusopbouw De cursus is opgebouwd uit een aantal modules. Elke module behandelt een specifieke werkzaamheid en komt qua duur overeen met één dagdeel. De volgorde waarin u de modules kunt doorlopen wordt verder op deze pagina getoond in een stroomdiagram.
Module-opbouw Iedere module is opgebouwd uit: Inhoudsopgave Hoofdstukken (zie volgende paragraaf) Case (opgave over de gehele module) Index (trefwoordenlijst)
Hoofdstuk-opbouw De hoofdstukken hebben ook een vaste opbouw: Opbouw
Omschrijving
Inleiding
Korte uitleg over de toepasbaarheid van het te behandelen onderwerp
Uitleg
Bespreking van een bepaalde functie of handeling Stappenplan van uit te voeren handelingen. Aan de hand van een specifiek voorbeeld kunt u het geleerde oefenen aan uw computer
Procedures
Algemene opsomming van uit te voeren handelingen. Deze procedures zijn handig als naslagwerk.
Oefeningen
De oefeningen zijn beschrijvend. U moet zelf de oplossingen bedenken, hetgeen alleen mogelijk is als u de stof uit het hoofdstuk begrepen heeft.
De structuur van de cursus Outlook Mail 97 UK is als volgt:
Module 1 Mail
Module 2 Introductie Planning
Module 3 Persoonlijk gegevensbeheer
The Courseware Company
Algemeen
2 Conventies In het cursusmateriaal worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd:
Symbool/ Schrijfwijze
Betekenis
Geeft aan dat u een bestand van schijf moet openen om praktijkvoorbeelden te kunnen volgen.
/
Hiermee wordt een wetenswaardigheid aangegeven.
Cursief
Alle namen van onderdelen die u op het scherm kunt lezen worden cursief weergegeven.
“”
Tekst tussen aanhalingstekens moet u intypen. Typ alleen de tekst in en niet de aanhalingstekens.
Hoofdletters
Alle bestands- en directory-namen worden in hoofdletters weergegeven.
Shift+F1
Toetsencombinaties met een plus-teken tussen de toetsnamen geven aan dat de u de eerstgenoemde toets ingedrukt moet houden, terwijl u de tweede kort indrukt, alsof u typt.
Home, È
Toetsencombinaties met een komma tussen de toetsnamen geven aan dat u de toetsen na elkaar moet indrukken, alsof u ze typt.
Hiermee wordt een waarschuwing gegeven. Geeft het begin aan van een praktijkoefening. Achter dit symbool vindt u, in een opsomming, de geleide instructie om de oefening te maken.
Gebruiken van scheidingstekens In de verschillende pakketten wordt vaak gebruik gemaakt van scheidingstekens voor: decimale komma, duizendtalpunt en argumentscheider (listseparator). Deze worden in het cursusmateriaal opgenomen zoals ze gelden bij de standaardinstallatie van het betreffende pakket.
The Courseware Company
Algemene Inhoudsopgave
Module 1 Mail Hoofdstuk 1 Werken in netwerken ..................................................... 1-1 Bereik van netwerken........................................................................................ 1-1 Terminologie .................................................................................................... 1-2 Mogelijkheden van een netwerk.......................................................................... 1-3 Werken in een netwerk ..................................................................................... 1-3 Inloggen....................................................................................................... 1-3 Uitloggen ..................................................................................................... 1-3 Elektronische post ............................................................................................ 1-3
Hoofdstuk 2 Opstarten van het systeem............................................. 1-5 Opstarten Outlook ............................................................................................ 1-5 Gegevens invoeren in een dialoogvenster............................................................. 1-6 Het openingsscherm van Outlook ....................................................................... 1-7 Het programma Outlook .................................................................................... 1-8 Nieuwe postmelding ......................................................................................... 1-9 Afsluiten Outlook ............................................................................................. 1-9 Procedures .....................................................................................................1-10 Opgaven ........................................................................................................1-11
Hoofdstuk 3 Een bericht verzenden .................................................. 1-13 Aanmaken van een bericht................................................................................1-13 Adresseren ..................................................................................................1-14 Onderwerp van een bericht ............................................................................1-15 Schrijven van een bericht ..............................................................................1-15 Tekenopmaak ..............................................................................................1-15 Alineaopmaak ..............................................................................................1-17 Spellingcontrole ...........................................................................................1-18 Verzenden van een bericht.............................................................................1-19 Procedures .....................................................................................................1-20 Opgaven ........................................................................................................1-21
Hoofdstuk 4 Help........................................................................... 1-23 Inhoudsopgave en Index................................................................................1-23 Contents ........................................................................................................1-24 Index .............................................................................................................1-24 Find...............................................................................................................1-25 De knop What’s This?......................................................................................1-26 De Office Assistant .........................................................................................1-26 Procedures .....................................................................................................1-28 Opgaven ........................................................................................................1-29
Hoofdstuk 5 Behandeling van ontvangen berichten (Inbox) ................. 1-31 Lezen van een bericht ......................................................................................1-31 Beantwoorden van een bericht ..........................................................................1-32 Doorsturen van een bericht ...............................................................................1-34 Afdrukken van een bericht ................................................................................1-35 Verwijderen van een bericht..............................................................................1-36 Procedures .....................................................................................................1-38 Opgaven ........................................................................................................1-39
The Courseware Company
Inhoudsopgave
2
Hoofdstuk 6 Extra verzendmogelijkheden.......................................... 1-41 Ontvangstbevestiging ......................................................................................1-41 Kopieën sturen ................................................................................................1-42 Groepslijsten...................................................................................................1-43 Aanmaken groepslijsten.................................................................................1-43 Groepslijst gebruiken........................................................................................1-46 Procedures .....................................................................................................1-48 Opgaven ........................................................................................................1-49
Hoofdstuk 7 Archiveren.................................................................. 1-51 Aanmaken folder .............................................................................................1-51 Verplaatsen van een bericht..............................................................................1-52 Kopiëren van een bericht ..................................................................................1-53 Zoeken naar een bericht ...................................................................................1-53 Verwijderen folder ...........................................................................................1-56 Kolomindeling .................................................................................................1-56 Sorteren.........................................................................................................1-58 Procedures .....................................................................................................1-60 Opgaven ........................................................................................................1-62
Hoofdstuk 8 Toegevoegde documenten............................................ 1-63 Documenten toevoegen aan een bericht .............................................................1-63 Bericht meezenden .......................................................................................1-64 Verwijderen van een toegevoegd document ........................................................1-65 Bericht met toegevoegd document lezen.............................................................1-65 Bewaren van toegevoegde documenten..............................................................1-66 Procedures .....................................................................................................1-68 Opgaven ........................................................................................................1-69
Hoofdstuk 9 Case .......................................................................... 1-71 Index............................................................................................ 1-73
The Courseware Company
Inhoudsopgave
3
Module 2 Introductie Planning Hoofdstuk 1 Agenda ........................................................................ 2-1 De map Calender.............................................................................................. 2-1 Dagagenda ................................................................................................... 2-1 Werkbalk Standard ........................................................................................ 2-3 Weekagenda................................................................................................. 2-4 Maandagenda ............................................................................................... 2-5 Snel overschakelen van de ene naar de andere agendaweergave.......................... 2-6 Procedures ...................................................................................................... 2-8 Opgaven ......................................................................................................... 2-9
Hoofdstuk 2 Werken met afspraken ................................................ 2-11 Afspraak maken ..............................................................................................2-11 Herinnering..................................................................................................2-12 Meerdere afspraken op eenzelfde tijdstip .........................................................2-13 Terugkerende afspraken ...................................................................................2-14 Afspraak kopiëren ...........................................................................................2-16 Afspraak verzetten ..........................................................................................2-17 Afspraak wijzigen ............................................................................................2-17 Afspraak verwijderen .......................................................................................2-18 Overzicht actieve afspraken ..............................................................................2-18 Procedures .....................................................................................................2-20 Opgaven ........................................................................................................2-22
Hoofdstuk 3 Vergadering plannen .................................................... 2-23 Afspraak in vergadering veranderen ...................................................................2-23 Genodigden uitnodigen en voorzieningen reserveren ..........................................2-24 Vergaderverzoek opstellen en versturen..............................................................2-25 Veranderingen aanbrengen nadat het vergaderverzoek is verzonden ....................2-26 Vergadering annuleren ..................................................................................2-26 Terugkerende vergadering..............................................................................2-26 Vergaderverzoek beantwoorden.........................................................................2-27 Antwoorden op uw vergaderverzoek ..................................................................2-28 Afspraken en vergaderingen zoeken ...................................................................2-30 Items die niet aan de gestelde criteria voldoen..................................................2-31 Procedures .....................................................................................................2-32 Opgaven ........................................................................................................2-35
Hoofdstuk 4 Werken met evenementen ............................................ 2-37 Weergave Events ............................................................................................2-37 Evenement maken ...........................................................................................2-38 Jaarlijks evenement maken ...............................................................................2-40 Feestdagen..................................................................................................2-41 Procedures .....................................................................................................2-42 Opgaven ........................................................................................................2-43
Hoofdstuk 5 Taken ........................................................................ 2-45 Takenlijst .......................................................................................................2-45 Taken ............................................................................................................2-47 Eenmalige taak maken ..................................................................................2-48 Terugkerende taken ......................................................................................2-49 Taak maken die regelmatig terugkeert .............................................................2-49 Taak maken die terugkeert op basis van de datum van voltooiing........................2-50 Taken wijzigen .............................................................................................2-50
The Courseware Company
Inhoudsopgave
4
Taak verwijderen ..........................................................................................2-51 Terugkerende taak eenmalig overslaan ............................................................2-52 Terugkerende taak stoppen............................................................................2-52 Verwijderd item terughalen ............................................................................2-52 Taken weergeven in de agenda .........................................................................2-53 Procedures .....................................................................................................2-55 Opgaven ........................................................................................................2-57
Hoofdstuk 6 Afdrukken .................................................................. 2-59 Gegevens uit de agenda afdrukken ....................................................................2-59 Afdrukvoorbeeld van een agendaweergave ......................................................2-60 Afspraak, vergadering of evenement afdrukken ................................................2-61 Gegevens uit de takenlijst afdrukken ..................................................................2-61 Taak afdrukken ...............................................................................................2-62 Procedures .....................................................................................................2-63 Opgaven ........................................................................................................2-64
Hoofdstuk 7 Case .......................................................................... 2-65 Index............................................................................................ 2-67
The Courseware Company
Inhoudsopgave
5
Module 3 Persoonlijk gegevensbeheer Hoofdstuk 1 Contactpersonen ........................................................... 3-1 Inleiding .......................................................................................................... 3-1 Een nieuwe contactpersoon aanmaken ................................................................ 3-1 Folder contactpersonen ..................................................................................... 3-2 Standaardweergaven in de folder contactpersonen............................................. 3-3 Gegevens muteren............................................................................................ 3-4 Gedetailleerde gegevens toevoegen ................................................................. 3-4 Meerdere contactpersonen van dezelfde organisatie opnemen ............................. 3-6 Een contactpersoon verwijderen ......................................................................... 3-6 Gegevens van contactpersonen gebruiken ........................................................... 3-6 Vergadering plannen ...................................................................................... 3-7 Nieuwe vergadering met contactpersoon .......................................................... 3-7 Nieuwe taak voor contactpersoon.................................................................... 3-7 Nieuw bericht voor contactpersoon.................................................................. 3-8 Nieuwe brief aan contactpersoon..................................................................... 3-8 Procedures ...................................................................................................... 3-9 Opgaven ........................................................................................................3-11
Hoofdstuk 2 Logboek ..................................................................... 3-15 Inleiding .........................................................................................................3-15 Een eerste blik op het logboek...........................................................................3-15 Weergaven voor het logboek..........................................................................3-16 Een activiteit in het logboek opnemen ................................................................3-17 Automatisch items in het logboek opnemen .....................................................3-17 Handmatig items in het logboek opnemen ........................................................3-18 Een document handmatig in het logboek opnemen ............................................3-20 Een activiteit handmatig in het logboek opnemen..............................................3-20 Een logboekitem wijzigen..................................................................................3-21 Een logboekitem verplaatsen .............................................................................3-21 Een logboekitem verwijderen.............................................................................3-21 Procedures .....................................................................................................3-23 Opgaven ........................................................................................................3-25
Hoofdstuk 3 Notities ...................................................................... 3-27 Inleiding .........................................................................................................3-27 Notities ..........................................................................................................3-27 Weergaven voor Notities ...............................................................................3-28 Een notitie maken............................................................................................3-28 Een notitie openen........................................................................................3-29 Opmaakopties voor notities wijzigen ...............................................................3-29 Een notitie verwijderen .....................................................................................3-30 Notities gebruiken ...........................................................................................3-30 Een notitie bewaren als afspraak ....................................................................3-30 Een notitie bewaren als contactpersoon...........................................................3-31 Een notitie als een bericht verzenden ..............................................................3-32 Procedures .....................................................................................................3-34 Opgaven ........................................................................................................3-36
Hoofdstuk 4 Opties in de weergave ................................................. 3-37 Categorieën ....................................................................................................3-37 Items aan een categorie toewijzen ..................................................................3-37 Nieuwe categorieën maken om later te gebruiken .............................................3-38 De volgorde van taken wijzigen .........................................................................3-39
The Courseware Company
Inhoudsopgave
6
Taken in de takenlijst omhoog of omlaag verplaatsen ........................................3-39 Taken sorteren en de nieuwe taakvolgorde als standaard opslaan .......................3-40 Taken groeperen .............................................................................................3-41 Items filteren ..................................................................................................3-43 Procedures .....................................................................................................3-46 Opgaven ........................................................................................................3-48
Hoofdstuk 5 Extra Opties................................................................ 3-49 De weergave aanpassen ...................................................................................3-49 Een aangepaste weergave maken ...................................................................3-49 Een weergave kopiëren en aanpassen .............................................................3-51 Wijzigingen in de huidige weergave opslaan onder een nieuwe naam ...................3-52 Een weergave wijzigen ..................................................................................3-52 De naam van een aangepaste weergave wijzigen ..............................................3-53 Een aangepaste weergave verwijderen ............................................................3-54 Lettertypen en opmaak van een weergave wijzigen ...........................................3-54 Autoarchief ....................................................................................................3-55 Autoarchiveren ............................................................................................3-55 Het terugvinden van een archiefbestand .............................................................3-57 Gearchiveerde items importeren in de oorspronkelijke submap ............................3-57 Gearchiveerde items importeren in een aparte informatieservice ..........................3-59 AutoCreëren ...................................................................................................3-60 Een nieuw item maken op basis van een ander type item ...................................3-61 Met de rechtermuisknop een item maken.........................................................3-61 AutoDatum.....................................................................................................3-62 Procedures .....................................................................................................3-64 Opgaven ........................................................................................................3-67
Hoofdstuk 6 Case .......................................................................... 3-69 Index............................................................................................ 3-71
The Courseware Company