26-5-2015
Geleerd in vorige presentaties
Module 3 Gegevens verwerken Les 2. Leer het boekhoudproces
Business Plan op 1 A4 Budget in 5 stappen Uurtarief / DGA-salaris Papieren en digitale archief – ordnersysteem • Btw-administratie • Boekhouding ingericht • • • •
Les 2 • • • • • • •
Wat is boekhouden? Wat zijn transacties? In welke volgorde werk je? Wat zijn grootboekrekeningen? Wat is de boekhoudformule? Wat zijn journaalposten? Wat zijn grootboeken en dagboeken?
Wat is boekhouden? • Systematisch vastleggen van financiële gebeurtenissen of feiten Transacties
Wat zijn transacties? • Transacties zijn meetbare gebeurtenissen of feiten die de financiële positie van je onderneming beïnvloeden. Ook wel financiële feiten. • Bijvoorbeeld: het verkopen van diensten voor geld (€1.000)
Andere voorbeelden van transacties • • • • • • •
Het inkopen van goederen voor geld; Het betalen van openstaande rekeningen; Het ontvangen van geld op de je bankrekening; Het betalen van salarissen; Het afschrijven van investeringen; Het leasen van een nieuwe auto; Het privé betalen van een inkoopfactuur etc.
1
26-5-2015
Eisen om transacties vast te leggen • Bewijs – Ruil – Brondocument met essentiële feiten, zoals factuur, kassabon, pakbon
• Meetbaarheid – Waarde
Waarom deze volgorde? • Niet logisch om eerst bankafschriften te verwerken, voordat de facturen zijn geregistreerd. • Boekhoudpakket kan ontvangst niet verwerken als betreffende verkoopfactuur nog niet is geregistreerd. • Veel foutmeldingen of foutieve boekingen
Hoe kies je de juiste categorie?
In welke volgorde werk je? • • • • •
Registreer de verkoopfacturen; Registreer de inkoopfacturen; Verwerk kasmutaties; Verwerk bankmutaties; Boek incidentele posten, zoals afschrijvingen.
Hoe registreer je transacties? • Transacties registreer je op een grootboekrekening ofwel een categorie • Bijvoorbeeld: verkoopkosten, autokosten, bank, omzet, debiteuren, crediteuren etc. • Maken juiste keuze is uitdagend • Foute keuze leidt tot nare consequenties: naheffingen, te veel afgedragen btw
Beslisboom
• Simpele beslisboom helpt • Vragen om de juiste (hoofd)categorie te selecteren. • Hoofdcategorie voldoende • Bijvoorbeeld 4xxx. Daarbinnen keuze vrij • Zorgvuldigheid leidt wel tot beter inzicht • Komende les in detail
2
26-5-2015
Typen grootboekrekeningen
Typen grootboekrekeningen
• Bezittingen: vaste activa, vorderingen, liquide middelen • Schulden: lang- en kortlopende schulden • Eigen vermogen: kapitaal • Omzet • Kosten
• Bezittingen, schulden en eigen vermogen zijn permanente grootboekrekeningen van de balans. • Omzet en kosten zijn tijdelijke grootboekrekening van de winst- en verliesrekening. • Omzet- en kostenrekeningen worden jaarlijks afgesloten en het saldo wordt toegevoegd aan het eigen vermogen.
Standaard indeling
Balansrekeningen
• I.v.m. de rapportages die nodig zijn om verantwoording af te leggen aan eigenaren, schuldeisers en de Belastingdienst. • Dit zijn winst- en verliesrekening en de balans. • Grootboekrekeningen ingedeeld in groepen die betrekking hebben op deze twee rapportages.
• 0… Vaste activa, eigen vermogen en langlopende schulden • 1… Vorderingen, liquide middelen en kortlopende schulden • 2… Tussenrekeningen • 3… Voorraden
Balansrekeningen • Indeling wijkt af van de typen grootboekrekeningen. • Hoofdcategorie 0 bevat alle bezittingen en schulden met langdurig karakter (>1 jaar). • Hoofdcategorieën 1, 2 en 3 bevatten bezittingen en schulden met kortlopend karakter (<1 jaar).
Winst- en verliesrekeningen • • • • • •
4… Kostenrekeningen (indirect) 5… Verdeling indirecte kosten 6… Fabricage (kostentoerekening) 7… Kostprijsrekeningen (direct) 8… Omzet rekeningen 9… Financiële baten en lasten
3
26-5-2015
De boekhoudformule • Dit is het raamwerk voor het gehele boekhoudproces. Wat je bezit minus je schulden = Jouw investering in je onderneming • Of in boekhoudtermen: Bezittingen – Schulden = Eigen vermogen
De boekhoudformule • De bezittingen van je onderneming worden ook wel de bronnen of activa genoemd, zoals handelsvoorraden, banksaldi, kasgelden, machines en gebouwen. • Deze bezittingen zijn gefinancierd met je eigen geld (het kapitaal of eigen vermogen) en/of eventuele schulden aan derden (het vreemd vermogen).
De boekhoudformule
De boekhoudformule
• De schulden van je onderneming zijn bijvoorbeeld leningen van de bank of openstaande rekeningen van leveranciers. • Het eigen vermogen of het kapitaal is dus wat over is van je investering, nadat schulden zijn afgetrokken van de bezittingen.
• Als Colin Coning €500 op een zakelijke rekening stort om Coning Consultancy te beginnen: Colin’s bezittingen (€500) – Schulden (€0) = Colin’s eigen vermogen (€500)
De boekhoudformule
Dubbel boekhoudsysteem
• Iemand moet de bezittingen (of de bronnen) verstrekken, of wel een leverancier of een eigenaar/aandeelhouder. • Daarom is deze formule altijd in balans. • Samenstelling verandert in de loop der tijd a.g.v. allerlei activiteiten (transacties), maar de gelijkheid van de formule blijft bestaan. • Er treedt dan een verandering op in de formule, Bezittingen – Schulden = Eigen vermogen.
• Basisprincipe: iedere transactie heeft twee kanten. • Een wijziging op de ene grootboekrekening beïnvloedt altijd een andere grootboekrekening. • Bijvoorbeeld: een investering in je onderneming verhoogt het banksaldo aan de ene kant en het eigen vermogen aan de andere kant. • De boekhoudformule wordt vaak op onderstaande manier getoond: Bezittingen = Eigen vermogen + Schulden
4
26-5-2015
Dubbel boekhoudsysteem
Balans
Als Colin €2.000 aan computerapparatuur op rekening koopt bij een leverancier: Colin’s bezittingen = Colin’s eigen vermogen + Colin’s schulden €2.500 = €500 + €2.000
• De balans is afgeleid van deze boekhoudformule. • Ongeacht hoeveel grootboekrekeningen worden toegevoegd of het aantal transacties dat plaatsvindt, de bezittingen zijn altijd in ‘balans’ met het eigen vermogen en de schulden.
Waarom altijd in balans?
In de praktijk
• Bezittingen zijn alles wat je onderneming bezit. Het omvat geen mensen, omdat je onderneming geen personeel kan bezitten. • Uiteraard moet je onderneming deze bezittingen verwerven. Dat kan door eigen geld te gebruiken of door geleend geld aan te wenden. • En omdat je niets voor niets kan krijgen, moeten de bezittingen gelijk zijn aan de schulden plus het eigen vermogen.
• In de praktijk stellen boekhouders de balans niet na iedere transactie opnieuw op. • Zij registreren de toe- en afnames in zogenaamde grootboekrekeningen (categorieën). • Een grootboekrekening heeft twee kanten. • We registreren toenames aan een kant en afnames aan de andere kant.
In de praktijk
Grootboekrekening Bank
• Boekhouders gebruiken de termen debet voor links en credit voor rechts. • In zijn eenvoudigste vorm heeft de grootboekrekening de vorm van een T en wordt ook wel T-rekening genoemd.
DEBET Beginsaldo Verkoop goederen Lening van de bank
Bank € 1.000 Inkoop goederen 500 Betaling salarissen
€ 400 € 4.000
5.000 € 6.500
Balans
CREDIT
€ 4.400
€ 2.100
5
26-5-2015
Debet of credit
Debet of credit
Bezittingen = Eigen vermogen + Schulden • Toename van bezittingen links van =-teken boek je links (debet). • Toename van het eigen vermogen of schulden, rechts van =-teken, boek je rechts (credit). • Omzet boek je aan de rechterkant (credit), omdat omzet de winst doet toenemen. • Kosten boek je aan de linkerkant (debet).
• Saldo van omzet en kosten neem je in de balans op bij het eigen vermogen en staat in geval van winst rechts (credit) op de balans onder eigen vermogen. • Omzet verhoogt winst (credit) • Kosten verlagen winst (debet)
Debet of credit
Journaalposten
DEBET
Grootboekrekening
Toename bezittingen
Afname bezittingen
Afname eigen vermogen
Toename eigen vermogen
Afname schulden
Toename schulden
Afname omzet
Toename omzet
Toename kosten
Afname kosten
CREDIT
• Journaalpost = manier om een financiële transactie op te schrijven dat de effecten laat zien op de linker en rechter zijde van een grootboekrekening (categorie). • Vroeger werd het met de hand opgeschreven in een boek, vandaar het woord journaal.
Journaalposten
Journaalposten
• De verkoop van een dienst op rekening leidt aan de ene kant tot een toename van de omzet en aan de andere kant tot een vordering op de klant (toename bezitting). • Een contante aankoop van vakboeken zorgt voor een toename van de kosten enerzijds en een afname van de kas anderzijds.
• Het financial leasen van een nieuwe auto doet de bezittingen toenemen enerzijds en de schulden aan de leasemaatschappij toenemen anderzijds. • Als je btw-plichtig bent, dan ontstaat er bij verkoop ook een schuld aan de Belastingdienst en bij inkoop een vordering.
6
26-5-2015
Journaalposten maken in 3 stappen 1. Stel vast welke van de vijf onderdelen van de balans en winst- en verliesrekening worden beïnvloed door de financiële gebeurtenis. – – – – –
Bezittingen Schulden Eigen vermogen Omzet Kosten
Journaalposten maken in 3 stappen 2. Bepaal of de posten toe- of afnemen Bijvoorbeeld: je ontvangt een factuur van een leverancier. Dan nemen de kosten toe, de schuld aan de leverancier neemt toe en de btw-vordering op de belastingdienst neemt toe (bezitting).
Journaalposten maken in 3 stappen
Journaalposten altijd in balans!
3. Maak de boeking: leg de toe- of afname vast op de betreffende grootboekrekeningen (categorieën).
• Een boeking moet altijd in balans zijn. Dus het totale debetbedrag is altijd gelijk aan het totale creditbedrag.
DEBET
Grootboekrekening
CREDIT
Toename bezittingen
Afname bezittingen
Afname eigen vermogen
Toename eigen vermogen
Afname schulden
Toename schulden
Afname omzet
Toename omzet
Toename kosten
Afname kosten
Vier mogelijkheden Bezittingen Kosten
Eigen vermogen + Schulden Opbrengsten
+ + –
+
–
+ – –
Voorbeeld journaalpost • De verkoopfactuur van 2 televisies van €1.000 exclusief btw leidt tot de volgende journaalpost. Debet 1200 Debiteuren 8000 Omzet btw hoog 1500 Btw verkoop hoog
Credit
2.420 2.000 420
7
26-5-2015
Voorbeeld journaalpost
Voorbeeld journaalpost
• De contante aankoop van de vakboeken van €100 resulteert in de volgende journaalpost.
• De aanschaf van de nieuwe auto via de financial lease constructie zorgt voor de volgende journaalpost.
Debet 4932 Vakliteratuur
Credit
Debet
100
1550 Btw inkoop hoog
0250 Auto’s
21
1000 Kas
Credit
30.000
0820 Financial lease
30.000
121
Goed nieuws! • Je mag dit allemaal vergeten! • Je hoeft maar 1 kant te boeken • Boekhoudpakketten verzorgen de andere kant plus de btw
Twee niveaus van registratie 1. Grootboek: hoofdposten op balans en winst- en verliesrekening (debiteuren, kas, bank, omzet, kosten) 2. Dagboek: detailmutaties, welke verkopen in inkopen, betalingen en ontvangsten
5 dagboeken 1. Verkoopboek: verkopen op rekening; 2. Inkoopboek: inkopen op rekening; 3. Bankboek: ontvangsten en uitgaven per bank; 4. Kasboek: ontvangsten en uitgaven per kas; 5. Memoriaalboek: incidenteel voorkomende posten, zoals afschrijvingen.
In de volgende presentatie • • • • •
Verkoopfacturen maken Inkoopfacturen verwerken Bankafschriften verwerken Kasmutaties verwerken Incidentele posten boeken
8
