19‐5‐2015
Geleerd in vorige presentaties
Module 3 Gegevens verwerken Les 1. Richt je boekhouding in
Les 1 • • • •
Wat is een boekhouding? Uitbesteden of zelf doen? Hoe kies je een boekhoudpakket? Welke instellingen moet je controleren?
Administratie • • • • • • •
Kasadministratie Inkoopfacturen Verkoopfacturen Controleberekeningen Bankafschriften Credit card afschriften Aantekeningen
• • • • • • •
Loonadministratie Contracten Agenda’s Correspondentie Software + bestanden Urenregistratie Rittenadministratie
Business Plan op 1 A4 Budget in 5 stappen Uurtarief / DGA-salaris Papieren en digitale archief – ordnersysteem • Btw-administratie • • • •
Wat is een boekhouding? • Je boekhouding is onderdeel van je administratie • Je administratie heeft betrekking op alle gegevens die met je onderneming te maken hebben
Boekhouding • De boekhouding is het systeem om financiële feiten vast te leggen • Doel: het verschaffen van inzicht in je financiën en het afleggen van verantwoording over je bedrijf
1
19‐5‐2015
Administratieproces 1. Gegevens verzamelen, ordenen en archiveren; 2. Financiële feiten registreren (het boekhoudproces); 3. Rapportages opstellen: jaarrekening (balans en winst- en verliesrekening), btw-aangifte en stuurinformatie zoals openstaande facturen, top 10’s, marge per dienst/product en; 4. Aangiften doen: btw-aangifte, ib/vpb-aangifte.
Schema administratieproces Gegevens
Financiële feiten
Rapporten
Aangiften
•Verzamelen •Ordenen •Achiveren •Omzet en kosten registreren •Kas- en bankmutaties verwerken •Incidentele posten boeken
Boekhoudproces 1. Omzet registreren aan de hand je verkoopfacturen; 2. Kosten vastleggen aan de hand van je Inkoopfacturen en bonnetjes; 3. Verwerken van kas- en bankmutaties; 4. Boeken van alle incidenteel voorkomende posten, zoals afschrijvingen, correcties voor privégebruik, salarissen, leasecontracten, beginbalans etc.
Uitbesteden of zelf doen? • Je kunt je administratie zelf doen of (deels) uitbesteden • Beide vormen hebben voor- en nadelen
•Winst- en verliesrekening en Balans •Btw-aangifte •Stuurinformatie
•Btw-aangifte •IB/VPB-aangifte
Zelf doen
Uitbesteden
• Goedkoper, ook als je delen zelf doet (lever op zijn minst het dossier netjes aan) • Kans op fouten en dus extra werk voor je accountant of boekhouder; • Arbeids- en tijdsintensief (de meeste tijd gaat zitten in je papieren administratie); • Elk moment inzicht in je eigen bedrijfsvoering.
• Duurder (juist als je alles uitbesteed, dus ook het simpele archiveerwerk. €1.000 per jaar; • Minder kans op fouten (ook een accountant kan fouten maken); • Je houdt meer tijd over voor je bedrijf; • Periodiek en vertraagd inzicht in de cijfers (let op frequentie en inhoud van rapportages).
2
19‐5‐2015
Overzicht zelf doen / uitbesteden Alles uitbesteden ––
Deels uitbesteden –
Juistheid gegevens
+
+ –
–
Inzicht
–
+
+ +
+ +
–
––
Aspect Kosten
Tijd
Alles zelf doen + +
Conclusie • Ook als je je administratie zelf doet, is het verstandig om af en toe een accountant te raadplegen. • Hij kan je helpen bij de opzet en inrichting van je administratie, bij het maken van moeilijke investeringsbeslissingen, of je adviseren bij je bedrijfsontwikkeling en je specifieke belastingtips geven.
Conclusie • Volg aanvullende trainingen die je helpen om je financiën en administratie verder onder de knie te krijgen.
Selectiecriteria boekhoudpakket 1. 2. 3. 4. 5. 6.
1. Wat moet het pakket kunnen? • • • • • • •
Verkoopfacturen maken en registreren Inkoopfacturen verwerken Klant- en leveranciergegevens bijhouden Bankafschriften importeren/verwerken Btw-overzicht opstellen t.b.v. aangifte Winst- en verliesrekening opstellen Balans opstellen
Wat moet het boekhoudpakket kunnen? Online of offline? Kun je het eerst proberen? Wat heb je echt nodig? Wat wordt voor je geautomatiseerd? Welke ondersteuning krijg je?
1. Andere functionaliteiten? • • • • • • • •
Offertes opstellen Periodiek factureren/abonnementen Uren- en kmregistratie Voorraadadministratie In- of excassobestanden aanmaken Facturen scannen en herkennen Kostenplaatsen gebruiken Icp-aangifte / deb. beheer / import-export
3
19‐5‐2015
2. Online of offline? • Werk je liever online (in de ‘cloud’) of offline (geïnstalleerd op je eigen computer)?
2. Online • Altijd de laatste versie van de software • Gegevens worden ‘in de cloud’ opgeslagen. • Backup van je boekhouding door softwareleverancier • Altijd internetverbinding nodig • Maandelijkse licentievergoeding (€10 tot €50 per maand)
2. Offline
3. Kun je het eerst proberen?
• Zelf zorgen voor backups, bv. via Copy.com https://copy.com/?r=99Olxb • Software draait op eigen PC. Zelf updates installeren. • Geen internet nodig • Eenmalige betaling plus update fee
• Vraag demoversie of proefabonnement • Hoe ziet het er uit (opmaak/kleuren)? • Werkt het pakket prettig (test de gebruikersinterface)? • Kun je er redelijk snel mee werken op je gevoel (intuïtief)?
3. Kun je het eerst proberen?
4. Wat heb je echt nodig?
• Hoe sneller je ermee werkt hoe meer tijd en geld je bespaart • Biedt de leverancier een garantie? – Als ondernemer heb je niet dezelfde rechten bij online aankopen
• Heb je de meeste complete versie nodig? • Bepaal je ‘must haves’ en je ‘nice to haves’ • Focus op automatiseren van processen en financiële informatie • Saaie rapporten of dashboards en grafieken?
4
19‐5‐2015
Cijfers of grafische presentatie
5. Wat wordt geautomatiseerd? • • • • •
6. Welke ondersteuning krijg je?
Hoe meer, hoe makkelijker Invoer automatisch minder tikfouten Scannen en boeken Importeren en boeken dagafschriften Wél controleren!
Pakket Eenmalig Abonnement
FAQ (veel gestelde vragen) Contact helpdesk (online/telefoon) Openingstijden en Responstijd Handleiding / Quickstart Guide Andere praktische hulpmiddelen, zoals instructievideo’s, gidsen, voorbeelden
MoneyBird
Reeleezee
BIE
Plus
Premium
Standard
‐
‐
‐
€ 77
€59 p/m
€27 p/j
€25 p/m
€54,90 p/m
€2.124
€900
€1.976
Administraties
2
1
1
2
Gebruikers
1
1
1
onbeperkt
20 p/m
Beperkt
Kosten over 3 jaar
• • • • •
Exact Premium
€158
Functionaliteit Verkoopfacturen Inkoopfacturen Urenregistratie Kilometerregistratie Banken importeren Rapportages Dashboards W&V Balans Btw‐aangifte Ondersteuning Helpdesk FAQ Telefonisch
Maak je keuze • • • • •
Doe je eigen onderzoek Bepaal wat voor jou belangrijk is Gebruik de checklist Maak pakketten vergelijkbaar (modules) Bekijk de lange termijn kosten!
Controleer instellingen • Stem software af op je wensen en wettelijke vereisten
5
19‐5‐2015
Bedrijfsgegevens • Je volledige bedrijfnaam conform KvK – juridische naam of handelsnaam • Je volledige adres – daadwerkelijke vestiging. Postbus niet op factuur • Je btw- en kvk-nummer • Je bankrekeningnummer (IBAN + BIC)
Facturen • Pas het factuursjabloon aan • Zorg voor kleur. Facturen met kleur worden sneller betaald • Upload je logo (let op kwaliteit)
Boekjaar • • • •
Kalenderjaar: 1/1 – 31/12 Gebroken boekjaar (fiscaal jaar) Bijvoorbeeld: 1/4 – 31/3 Toestemming Belastingdienst
Btw-tarieven • Controleer de btw-tarieven • Sinds 1 oktober 2012: – 21% (hoog) – 6% (laag) – 0% (vrij)
• Voorkom foutieve facturen
Rekeningschema • Logische lijst van categorieën waar je financiële transacties op boekt • Wijzig omschrijvingen • Voeg nieuwe categorieën toe • Verwijder ongebruikte categorieën • Bijvoorbeeld: extra omzetcategorieën
Verdichtingen • Verdichting is groep van categorieën/ rekeningnummers • Bijvoorbeeld autokosten bestaat uit: – Lease- en huurkosten - Onderhoud – Brandstofkosten - Verzekering – Motorrijtuigenbelasting
6
19‐5‐2015
In de volgende presentatie • • • •
Volgorde verwerken transacties Altijd de juiste categorie kiezen Verkoopfacturen maken Inkoopfacturen verwerken
7
