16‐6‐2015
Geleerd in vorige presentatie
Module 3 Gegevens verwerken Les 4. Bank- en kasmutaties en incidentele posten verwerken
• Verkoopfacturen maken • Inkoopfacturen vastleggen • Beslisboom
Les 3
Bankafschriften verwerken
• Hoe importeer en verwerk je bankmutaties? • Hoe registreer je kasmutaties? • Welke bijzondere situaties zijn het meest voorkomend en hoe verwerk je die? • Hoe controleer je je administratie?
• In bankboek registreer je transacties van zakelijke bankrekening • Houdt privé en zakelijke transactie zo veel mogelijk gescheiden • Zakelijke rekening toont zo beste beeld van actuele geldstromen
Stappen
Stap 1 Downloaden
1. Download transacties via internetbankieren 2. Importeer dagafschriften in boekhoudpakket 3. Controleer altijd de voorgestelde categorie
• Log in bij internetbankieren • Selecteer transacties die je wilt downloaden (1/1/2015 – 31/3/2015) • Raadpleeg bank voor exacte instructies • Raadpleeg handleiding boekhoudpakket voor wijze en formaat (CSV, Excel, MT940)
1
16‐6‐2015
Stap 2 Importeren • De wijze van importeren verschilt per boekhoudpakket • Opslaan op specifieke locatie harde schijf • Download bankafschriften binnen 15 maanden! Beperkte bewaartermijn!
Stap 3 Boeken en controleren • Controleer altijd de voorgestelde categorie • Gebruik de beslisboom • Meest voorkomende situaties
Betaling leveranciers • Inkopen op rekening of per pin betaald • Selecteer betreffende inkoopfactuur • 1600 Crediteuren Balans (schuld, leverancierskredit neemt af)
Stap 3 Boeken en controleren • • • •
Boekhoudpakket leest bankmutaties in Boekhoudpakket selecteert categorie Zelflerende eigenschappen Herkenning op basis van: factuurnummer, bankrekening klant, vorige transacties
Ontvangst klanten • Verkopen op rekening • Selecteer betreffende verkoopfactuur • 1200 Debiteuren Balans (bezitting, vordering neemt af)
Overmaking andere bank • Bijvoorbeeld naar spaarrekening of andere lopende rekening • 1190 Kruisposten Balans (bezitting neemt af of toe)
2
16‐6‐2015
Waarom kruisposten? Rabobank
Waarom kruisposten?
ING bank
1.000 1.000
Rabobank 1.000 1.000
ING bank
1.000
1.000
Kruisposten 1.000
Omzetbelasting • Omzetbelasting betaald of ontvangen • 1560 Omzetbelasting betaald/ontvangen Schuld (neemt af of toe)
Rente • Betaalde of ontvangen rente • 9190 Rente lasten Kosten (financieel resultaat verslechtert) • 9090 Rente baten Kosten (financieel resultaat verbetert)
1.000
Privé stortingen/opnames/uitgaven • Storting of opname priverekening • Privé uitgaven met zakelijke rekening • 05xx Eigen vermogen (neemt af of toe) • Splits stortingen en opnames/uitgaven
Leningen • Lening opgenomen • 0830 Lening opgenomen Schulden (langlopende lening neemt toe) • Lening verstrekt (uitgegeven) • 0300 Leningen verstrekt Bezittingen (financiële vaste activa neem toe)
3
16‐6‐2015
Bankkosten • Incasso kosten betalingsverkeer • Alleen als niet geregistreerd in inkoopboek • 4980 Bankkosten Kosten nemen toe
Verzekeringen • Incasso verzekeringspremies • Alleen als niet geregistreerd in inkoopboek • 4920 Verzekeringskosten Kosten nemen toe
Banksaldo stijgt of daalt • De andere kant van de boeking doet het boekhoudpakket automatisch voor je op de grootboekrekening ‘Bank’, bijvoorbeeld: 1100 Bank. • Dit betekent dat je in het bankboek nooit de grootboekrekening 1100 Bank selecteert.
Journaalposten maken in 3 stappen 1. Stel vast welke van de vijf onderdelen van de balans en winst- en verliesrekening worden beïnvloed door de financiële gebeurtenis. – – – – –
Bezittingen Schulden Eigen vermogen Omzet Kosten
Journaalpost Debet 1100 Bank 1200 Debiteuren
Credit
1.210 1.210
Journaalposten maken in 3 stappen 2. Bepaal of de posten toe- of afnemen Bijvoorbeeld: je ontvangt een factuur van een leverancier. Dan nemen de kosten toe, de schuld aan de leverancier neemt toe en de btw-vordering op de belastingdienst neemt toe (bezitting).
4
16‐6‐2015
Journaalposten maken in 3 stappen 3. Maak de boeking: leg de toe- of afname vast op de betreffende grootboekrekeningen (categorieën). DEBET
Grootboekrekening
Toename bezittingen
Afname bezittingen
Afname eigen vermogen
Toename eigen vermogen
Afname schulden
Toename schulden
Afname omzet
Toename omzet
Toename kosten
Afname kosten
Vier mogelijkheden Bezittingen Kosten
Eigen vermogen + Schulden Opbrengsten
+ + –
+
CREDIT
Demonstratie • Voorbeeld downloaden en verwerken van bankmutaties in Boekhouden in Excel
Wel verkoopfactuur • Wil je per kas betalende klanten ook een factuur meegeven? • Maak dan eerst een verkoopfactuur aan in het verkoopboek. • Boek dan de kasontvangst op 1200 Debiteuren o.v.v. van het verkoopfactuurnummer zoals bij banktransacties
–
+ – –
Kasmutaties verwerken • In kasboek registreer je transacties die per kas plaatsvinden • Registreer je facturen en bonnetjes eerst in inkoopboek en verkopen eerst in het verkoopboek? • Dan is registreren van kasontvangsten en – uitgaven in grote lijnen hetzelfde als het verwerken van bankmutaties.
Geen verkoopfactuur • Registreer conform beslisboom verkopen • Boek verkoop op omzetrekening • Geef de klant een kwitantie mee als betaalbewijs • Boek ook de btw!
5
16‐6‐2015
Geen registratie inkoopboek • Registreer conform beslisboom inkopen • Boek ook de btw! • Bewaar factuur/bon bij kasboek
Overige situaties • Gelijk aan bankboek
Kassaldo stijgt of daalt • De andere kant van de boeking doet het boekhoudpakket automatisch voor je op de grootboekrekening ‘Kas’, bijvoorbeeld: 1000 Kas. • Dit betekent dat je in het kasboek nooit de grootboekrekening 1000 Kas selecteert.
Journaalpost Debet 4610 Brandstof auto 1520 Btw inkoop hoog
Credit
100 21
1000 Kas
121
Demonstratie
Incidentele posten
• Voorbeeld verwerken van kasmutaties in Boekhouden in Excel
• Financiële transacties die niet in een van de andere dagboeken worden geregistreerd leg je vast in het memoboek • Altijd minimaal 2 categorieën of grootboekrekeningen selecteren
6
16‐6‐2015
Incidentele posten • Alle boekingen worden in het memoboek dus niet automatisch tegengeboekt
Voorbeelden • desinvesteringen (verkopen van duurzame productiemiddelen); • bijtelling auto van de zaak; • btw privé gebruik zakelijke auto; • privé betaalde kosten voor de zaak; • kostprijs van de verkopen; • nog te factureren bedragen; • geleverde maar nog niet betaalde goederen.
Checklist controle administratie • Controleer of het saldo openstaande verkoopfacturen aansluit met het saldo van de categorie debiteuren (1200) • Controleer of het saldo nog te betalen inkoopfacturen aansluit met het saldo van de categorie crediteuren (1600) • Controleer of het banksaldo aansluit met het saldo van je bankafschrift (1100).
Voorbeelden het registreren van afschrijvingen; salarissen; de beginbalans; kilometervergoedingen voor het zakelijk gebruik van de privé auto; • vooruitbetaalde kosten; • voorzieningen; • de kleine ondernemersregeling; • • • •
Demonstratie • Voorbeeld verwerken van incidentele posten in Boekhouden in Excel
Checklist controle administratie • Tel de kas regelmatig en controleer of de kastelling aansluit met het saldo van de categorie kas (1000). • Controleer of je ergens in het jaar een negatieve kas hebt gehad. Het is onmogelijk om meer cashgeld uit te geven dan er daadwerkelijk aanwezig is. Een negatieve kas suggereert fraude. De Belastingdienst controleert hier streng op. • Tel en waardeer je voorraden en controleer of die waarde aansluit met de waarde volgens je administratie (3000).
7
16‐6‐2015
Demonstratie • Voorbeeld controle aansluitingen in Boekhouden in Excel
In de volgende presentatie • • • •
Financiële rapportages Winst- en verliesrekening Balans Kasstroomoverzicht (cash flow)
8
