1‐6‐2015
Geleerd in vorige presentaties
Module 3 Gegevens verwerken Les 3. Verkoopfacturen maken en inkoopfacturen verwerken
Les 3 • • • • • •
Hoe registreer je verkopen? Wat zijn de factuureisen? Hoe krijg je sneller betaald? Waarom soms iets later factureren? Wat zijn creditnota’s? Hoe verwerk je kortingen?
Les 3 Hoe registreer je inkopen? Hoe boek je investeringen? Wanneer spreek je van voorraad? Wat is het verschil tussen directe en indirect kosten? • Hoe boek je inkopen binnen de EU? • En inkopen buiten de EU? • • • •
• • • • • • •
Business Plan op 1 A4 Budget in 5 stappen Uurtarief / DGA-salaris Archivering Btw-administratie Boekhouding ingericht Boekhouden
Les 3 • Wat zijn proforma facturen? • Hoe boek je verkopen binnen de EU? • En verkopen buiten de EU?
Verkoopfacturen • Verplicht factuur sturen bij leveren van goederen/diensten aan ondernemers of rechtspersonen • Je past dan factuurstelsel toe bij berekenen btw • Verkoop registreren bij levering in ruil voor geld (of belofte om geld)
1
1‐6‐2015
Bijvoorbeeld • Een klant bestelt een ontwerp voor nieuw logo voor €300. • Je ontvangt de order, maar je mag de verkoop nog niet registreren. • Alleen als je het nieuwe logo ontwerp hebt gemaakt en geleverd dan is de verkoop volledig volgens de boekhoudregels.
Registratie • Alle verkopen registreer je in het verkoopboek op een omzetrekening exclusief btw (netto omzet). • De btw wordt uitgerekend door het boekhoudprogramma. • Het rekeningnummer dat je kiest begint met een 8.
Beslisboom
Registratie • Verkoopfacturen registreer je in het verkoopboek • Betalingen van klanten van verkoopfacturen ontvang je per bank of kas • Verkopen per kas registreer je in het kasboek
Vordering op klant • De andere kant van de boeking doet het boekhoudpakket automatisch voor je op de grootboekrekening ‘Debiteuren’, bijvoorbeeld: 1200 Debiteuren. • Dit betekent dat je in het verkoopboek nooit de grootboekrekening 1200 Debiteuren selecteert.
Selecteren categorie • De andere kant van de boeking doet het boekhoudpakket automatisch voor je op de grootboekrekening ‘Debiteuren’, bijvoorbeeld: 1200 Debiteuren. • Dit betekent dat je in het verkoopboek nooit de grootboekrekening 1200 Debiteuren selecteert.
2
1‐6‐2015
Selectie categorie Verkopen • Altijd op omzetrekening • Binnenland
Selectie categorie Verkopen • Buitenland (aparte regels BTW-aangifte) – 8210 Omzet binnen EU – 8220 Omzet buiten EU
– 8000 Omzet btw hoog – 8100 Omzet btw laag – 8200 Omzet btw vrij
• Verlegd – 8200 Omzet BTW vrij
Journaalpost
Factuureisen
Debet 1200 Debiteuren
Credit
363
8000 Omzet btw hoog
300
1500 Btw verkoop hoog
63
• je bedrijfs- en adresgegevens (het vestigingsadres, geen postbus), btw-nummer, KvK-nummer; • de volledige naam en het adres van de klant; • de factuurdatum en een uniek opeenvolgend factuurnummer, bijvoorbeeld beginnend met 15001, dan 15002, 15003 etc.; • duidelijke omschrijving en datum van geleverde goederen of diensten;
Factuureisen • het aantal geleverde goederen of diensten; • duidelijke vermelding van het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag, het btwtarief en het bedrag inclusief btw (het totaal te betalen bedrag); • je bankrekeningnummer (IBAN en BIC) en de betalingstermijn.
3
1‐6‐2015
Demonstratie • Voorbeeld maken verkoopfacturen in Boekhouden in Excel
Vereenvoudigde factuur • • • • • •
Factuurbedrag inclusief btw max. €100. de factuurdatum; je bedrijfs- en adresgegevens; de geleverde goederen of diensten; de btw; de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (bij wijziging van een factuur).
Risico’s foutieve factuur
Krijg facturen sneller betaald
Klant kan factuur weigeren Nieuwe factuur opstellen Langer wachten op je geld Andersom geldt dit natuurlijk ook Weiger factuur als factuur niet voldoet aan eisen. Jij loopt risico!
• Maak professionele facturen in kleur. Je factuur representeert je bedrijf; • Maak je factuur duidelijk herkenbaar met je eigen logo; • Koop een kleuren laserprinter. Facturen van inkjet printers gaan vlekken als er vocht op komt; • Verstuur de factuur digitaal per email (mits de afnemer hiermee akkoord gaat);
Krijg facturen sneller betaald
Krijg facturen sneller betaald
• Factureer snel. Hoe eerder je de factuur stuurt, hoe sneller de klant betaalt; • Zorg ervoor dat je factuur aan de wettelijk eisen voldoet; • Refereer in de factuur naar een eventuele offerte; • Maak het totaal bedrag inclusief btw duidelijk zichtbaar. Zo voorkom je dat het bedrag exclusief btw wordt overgemaakt;
• Vraag vooraf aan je contactpersoon of de crediteurenadministratie aan welke eisen je factuur moet voldoen (inkoopordernummer). • Voeg een specificatie bij je factuur, bijvoorbeeld een getekende urenstaat; • Laat je urenstaat aftekenen door een daartoe bevoegde persoon, zodat je factuur sneller wordt goedgekeurd; • Bel na of de factuur is aangekomen.
• • • • •
4
1‐6‐2015
Word geen bank
Creditnota’s
• Iets later factureren kan soms slim zijn. • Verstuur factuur net na verstrijken van kwartaal • Dus bijvoorbeeld op 1 oktober in plaats van 30 september. • Btw afdracht dan pas eind januari
• • • •
Retouren binnen garantietermijn Goede procedures Creditnota met negatief bedrag Zo nodig zichtbaar maken op aparte categorie
Creditnota voorbeeld
Creditnota’s
• Een klant retourneert een defecte computeraccessoire van €100 binnen de afgesproken termijn.
• Originele verkoop is niet teruggedraaid voor het geretourneerde product • Doel van aparte categorie is het inzichtelijk maken van het totaal aan retouren • De netto omzet van je bedrijf is dan gelijk aan de som van de twee omzetrekeningen
Debet 1200 Debiteuren
Credit 121
8001 Retouromzet btw hoog
100
1500 Btw verkoop hoog
21
Demonstratie • Voorbeeld maken creditnota’s in Boekhouden in Excel
Kortingen • Korting is verlaging verkoopprijs • Apart zichtbaar maken op factuur • Eventueel op aparte categorie
5
1‐6‐2015
Korting voorbeeld
Demonstratie
• Een klant koopt 10 boeken van €20 en krijgt hiervoor een korting van 5% op de verkoopprijs per boek. • Je klant betaalt dan €201,40 (10 x €20 x 0,95 x 1,06). Debet 1200 Debiteuren 8102 Korting omzet btw laag
• Voorbeeld korting verwerken in Boekhouden in Excel
Credit
201,40 10,00
8100 Omzet btw laag 1510 Btw verkoop laag
200,00 11,40
Proforma facturen
Demonstratie
• Voorlopige niet-officiële factuur en hoeft niet betaald te worden • Vooruitbetaling van je klant, voordat je over gaat tot levering • Import/export van goederen • Datum van verzending en de naam van de transporteur niet vermeld • Offertes (verlengen abonnementen)
• Voorbeeld maken proforma facturen en offertes in Boekhouden in Excel
Verkopen binnen de EU
Verkopen binnen de EU
• Levering goederen of diensten aan klanten in ander EU-land dan geen btw • Zogenaamde verlegde btw • Afnemer betaalt dan btw in eigen land • Klant is particulier? Wel btw • Klant is ondernemer? Geen btw • Intracommunautaire levering/diensten
• Vraag btw-nummer van klant • Controleer btw-nummer • http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
• Stuur factuur zonder btw met tekst ‘btw verlegd’ • Opgaaf intracommunautaire prestaties
6
1‐6‐2015
Controleer btw nummer
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
Verkopen buiten de EU • Bij export van goederen naar niet-EUlanden breng je 0% btw in rekening • Diensten aan afnemers buiten EU? Zoek uit in welk land de dienst belast is • Dit verschilt per land. Controleer ook in welk land je de btw-aangifte moet doen
Registratie inkopen
Controleer btw nummer
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
Inkoopfacturen • Inkoopfacturen/bonnetjes registreer je in het inkoopboek • Betalingen aan leveranciers van inkoopfacturen doe je per bank, kas of pin • Inkopen per kas registreer je in het kasboek
Beslisboom
• Alle inkopen registreer je in het inkoopboek exclusief • De btw wordt uitgerekend door het boekhoudprogramma. • De categorie die je kiest hangt af waar de factuur betrekking op heeft
7
1‐6‐2015
Investering • • • •
Uitgaven > €450 Duurzaam karakter (> 1 jaar) Inventaris, computers, auto, website 02x2 Investering Balans (bezitting)
Handelsvoorraad • Wederverkoop of productie gereed product • Bezittingen die je snel wilt omzetten in geld • Bijv. grondstoffen, halffabrikaten, gereed product • 3000 Voorraad Balans (bezitting)
Directe kosten • Directe relatie met maken omzet • Bruto marge (omzet – directe kosten) • Inhuur derden, grondstoffen voor maken eindproduct, kostprijs verkopen
Directe kosten • Brutowinst = Omzet – Kostprijs omzet • Brutowinst = Verkoopprijs – Inkoopprijs • 7xxx Directe kosten W&V (kosten)
Indirecte kosten • Geen directe relatie met maken omzet • Kantoorartikelen, verkoopkosten, autokosten
Journaalpost Debet 4930 Kantoorartikelen
400
1520 Btw inkoop hoog
84
1600 Crediteuren
Credit
484
• 4xxx Indirecte kosten W&V (kosten)
8
1‐6‐2015
• • • •
Inkopen binnen de EU
Inkopen buiten de EU
Zelfde regels als bij verkopen Geen btw Btw in Nederland aangeven en betalen Én aftrekken als voorbelasting
• Import goederen aangeven bij douane • Betaal btw en invoerrechten • Diensten van leveranciers buiten EU? Zoek uit in welk land de dienst belast is • Dit verschilt per land. Controleer ook in welk land je de btw-aangifte moet doen
Demonstratie
In de volgende presentatie
• Voorbeeld registreren inkoopfacturen en bonnetjes in Boekhouden in Excel
• Dagafschriften importeren en verwerken • Kasmutaties boeken • Incidentele posten verwerken
9
