Modernisering Pathologie Digitalisatie, standaardisatie en vereenvoudiging van het proces uitvoeren sectie
Hermelink, Cristian 19-7-2013 294052 Hogeschool NCOI HBO Bachelor Management Eindopdracht Fase 1
F. van Walraven
Voorwoord Mijn naam is Cristian Hermelink. Sinds 1-jan-2008 ben ik werkzaam als teamleider laboratorium bij de XXX. Ik ben in 2012 gestart met de Hbo-opleiding “Bachelor Management”. Ik hoop met de kennis die ik opdoe gedurende deze studie mijn functioneren als teamleider te verbeteren. Tevens hoop ik dat ik met deze studie de basis kan leggen voor een hogere management functie in de toekomst. Ik ben begonnen als teamleider bij de afdeling Bacteriologie-Routine. Per 1-sep-2011 zijn alle teamleiders binnen het laboratorium van team gewisseld. Sindsdien ben ik teamleider van de afdelingen Histologie, PCR en Pathologie administratie. Het is mijn verantwoordelijkheid om de werkprocessen zo optimaal mogelijk te laten verlopen en ook bij te dragen aan het optimaliseren van deze werkprocessen. XXX wil haar werkprocessen zoveel mogelijk digitaliseren, standaardiseren en vereenvoudigen. Aanleiding hiervoor is beschreven in een meerjarenvisie 2013-2015. Route hier naartoe is opgenomen in het programma Bedrijfs Informatie Plan. Vanuit deze achtergrond heeft XXX mij gevraagd het proces uitvoeren sectie, onderdeel van Postmortaal onderzoek te analyseren. Ik wil GD bedanken voor dit onderwerp om mijn eindopdracht fase 1 van de Bachelor Management te schrijven. De opdracht heeft mij met veel verschillende collega’s binnen XXX in contact gebracht. Ik wil dan ook graag iedereen, die heeft bijgedragen aan deze opdracht bedanken voor het enthousiasme waarmee ze mij van informatie hebben voorzien.
Beoordeling NCOI
Korte motivatie beoordeling Kijk voor de criteria in de online leeromgeving. Opmerking Probeer uw probleemstelling kort en krachtig te formuleren. Houd bij het opstellen van de doelstelling de SMART-formulering aan! Het doen van advies dient en doel en kan nooit het doel opzichzelf zijn. Werk ook met deelvragen om uw rapport nog meer structuur te geven. De onderzoeksmethoden zijn redelijk goed beschreven, maar beperkt vanuit de probleemstelling verantwoord. Uw literatuurtoepassing is voldoende, denk ook om de verantwoording! Uw resultaten en analyses zijn helder weergegeven. Heldere conclusie. Goed implementatieplan.
Eindcijfer: 7,0
1
Samenvatting In Nederland is XXXX de specialist op het terrein van gezonde dieren. Vanuit de visie “samenwerken aan diergezondheid in het belang van dier, dierhouder en samenleving”, levert XXX kennis aan de diverse partijen die betrokken zijn bij diergezondheid.. Op macroniveau ziet XXXhet aantal bedrijven ziet teruglopen, waardoor de omzet elk jaar met 3-5% afneemt, terwijl de kosten jaarlijks met 3-4% stijgen. Hoewel in Nederland geen ander bedrijf het totaal pakket van XXX kan aanbieden, ontstaat er op onderdelen steeds meer concurrentie in de markt. De komende jaren zullen er steeds meer sneltesten (Point of care testen) op de markt komen waarmee op bedrijfsniveau diagnostiek en screening plaatsvind. Op mesoniveau zijn dit ontwikkelingen die XXX-breed impact hebben. De interne bedrijfsvoering van de XXX dient gericht te zijn op het realiseren van de laagste interne kosten. XXX heeft qua automatisering en digitalisering een behoorlijke achterstand. In 2011 is daarom het Bedrijf Informatie Plan(BIP) Programma gestart. Belangrijkste stap hierin de gemaakte keuze om orderregie plaats te laten vinden middels het Enterprise Resource Planning(ERP)-systeem Microsoft Dynamics AX. In combinatie met verdere digitalisering, bijvoorbeeld digitaal inschrijven door de klant, en vereenvoudiging van bedrijfsprocessen moet dit leiden tot 25% lagere operationele kosten in 2015 t.o.v. 2011. XXX wil naar 2015 toe zoveel mogelijk digitaliseren en de processen standaardiseren en vereenvoudigen Vanuit deze achtergrond wordt het proces “uitvoeren sectie”, onderdeel van het postmortaal onderzoek, onderzocht. “Kan, tijdens het uitvoeren van postmortaal onderzoek, het proces uitvoeren secties verbeterd worden?”. Is de centrale vraag die vanuit de GD is gesteld. Postmortaal onderzoek wordt uitgevoerd op kadavers en bestaat uit de processen aanmelden en planning, ophalen en binnenmelden en uitvoeren sectie. Tijdens het uitvoeren van de sectie gaat een patholoog, ondersteund door twee medewerkers van de pathologie administratie het macroscopisch onderzoek op de kadavers uitvoeren. Hierbij wordt door een medewerker de macroscopische bevindingen middels 3-letterige codes ingetypt en de vervolgonderzoeken aangevraagd voor de overige disciplines binnen het laboratorium. Dit gebeurt in het Laboratorium Informatie Management Systeem (LIMS) Unilab 6.1. De tweede medewerker ondersteunt bij de sampling en zorgt voor de identificatie van de genomen samples. Om de centrale vraagstelling te beantwoorden werden verschillende kwalitatieve dataverzamelingsmethoden toegepast. Informatie werd verzameld middels directe en onverhulde observatie. Ook werd informatie verzameld middels semigestructureerd interviews. Naast direct betrokkenen aan het proces, de pathologen en de medewerkers van de pathologie administratie, werden ook interviews afgenomen om informatie te verzamelen over Microsoft Dynamics AX, digitaal inschrijven en het Laboratorium Informatie Management Systeem (LIMS). Uit de analyse van de verzamelde informatie viel te concluderen dat voor het proces uitvoeren sectie mogelijkheden tot verbetering zijn, alleen niet op korte termijn. De eerste verbetering in het proces uitvoeren sectie is het genereren van stickers, waarbij aangevraagde onderzoeken gekoppeld worden aan de barcode op de sticker. Dit haalt schrijven op stickers uit het proces. De tweede mogelijkheid is macroscopische bevindingen middels spraakherkenning in LIMS brengen. Dit wordt nu door een medewerker van de pathologie administratie middels 3-letterige codes ingetypt. Uit de analyse bleek dat er een medewerker minder nodig zou kunnen zijn als dit typen wordt vervangen door spraakherkenning. Vanwege de complexiteit van het proces postmortaal onderzoek, is implementatie van digitaal inschrijven, order regie via AX en overgang naar LIMS, versie unilab 6.4, op dit proces als laatste opgenomen in de planning vanuit het BIP-programma. De beleidskeuze om geen aanpassingen te doen aan LIMS Unilab 6.1 betekent echter dat beide mogelijkheden niet realiseerbaar zijn. Naast de technische beperkingen bleken de pathologen sceptisch tegenover spraakherkenning te staan. Microscopische bevindingen en eindconclusie zouden middels spraakherkenning ingevoerd kunnen worden. Hiervoor is binnen XXX ook de programmatuur aanwezig. Van de acht pathologen wordt hier door twee pathologen gebruik van gemaakt, waarbij de performance van het systeem bij de een goed loopt en bij de andere niet. Er heerst hierdoor een negatieve attitude over spraakherkenning
2
bij de overige pathologen. Naast de performance heerst er ook de beleving dat spraakherkenning meer tijd gaat kosten. XXX zal aantoonbaar moeten maken dat de performance van het spraakherkenningssysteem goed is, maar ook wat de meerwaarde is in het proces. Ik adviseer XXX allereerst om het huidige proces postmortaal onderzoek te kwantificeren en te vergelijken met het toekomstige werkproces. Uit de verzamelde informatie lijkt, bijvoorbeeld, digitaal inschrijven een significante impact te hebben op het proces. Kwantificeren geeft XXX de mogelijkheid om gericht, op basis van getallen, besluiten te nemen met betrekking tot implementatie. Als tweede adviseer ik XXX om actiever het gebruik van spraakherkenning, op de onderdelen microscopische onderzoek en eindconclusie, te stimuleren. Eerste stap hierin is zorgen voor een goede performance van het systeem. Met de uitkomst van het eerste advies verwacht ik ook dat op basis van de getallen, de meerwaarde aangetoond kan worden richting de Pathologen. Lukt het XXX om alle pathologen spraakherkenning te laten gebruiken op de onderdelen microscopisch onderzoek en eindconclusie, dan zal in de toekomst de overgang naar spraakherkenning tijdens uitvoeren sectie eenvoudiger verlopen.
3
Inhoudsopgave Voorwoord ........................................................................................................................................... 1 Samenvatting ...................................................................................................................................... 2 Hoofdstuk 1: Inleiding.............................................................................................................................. 5 Hoofdstuk 1.1: Pathologie ................................................................................................................... 5 Hoofdstuk 1.2: In- en Externe Uitdagingen ......................................................................................... 6 Hoofdstuk 1.3: Aanleiding van de vraagstelling .................................................................................. 6 Hoofdstuk 1.4: Doelstelling en afbakening.......................................................................................... 7 Hoofdstuk 1.6: Werkwijze.................................................................................................................... 7 Hoofdstuk 2: De interne- en externe omgeving van XXX .........................................................................8 Hoofdstuk 2.1: Externe omgeving op macroniveau ............................................................................ 8 Hoofdstuk 2.2: Externe omgeving op mesoniveau ............................................................................. 9 Hoofdstuk 2.3: Interne analyse ........................................................................................................... 9 Hoofdstuk 3: Postmortaal onderzoek .................................................................................................... 12 Hoofdstuk 3.1: Aanmelden en inplannen. ......................................................................................... 12 Hoofdstuk 3.2: Ophalen en binnenkomst .......................................................................................... 12 Hoofdstuk 3.3: Uitvoeren sectie ........................................................................................................ 12 Hoofdstuk 3.4: Kwalitatief onderzoek................................................................................................ 13 Hoofdstuk 4: Analyse ............................................................................................................................ 13 Hoofdstuk 4.1: Macroscopisch onderzoek ........................................................................................ 14 Hoofdstuk 4.2: Vervolgonderzoeken ................................................................................................. 14 Hoofdstuk 4.3: Identificatie ................................................................................................................ 15 Hoofdstuk 5: Conclusie en aanbevelingen............................................................................................ 15 Hoofdstuk 5.1: Conclusie .................................................................................................................. 15 Hoofdstuk 5.2: Aanbevelingen .......................................................................................................... 16 Hoofdstuk 6: Implementatieplan ........................................................................................................... 17 Hoofdstuk 6.1: Kwantificeren Postmortaal onderzoek ...................................................................... 17 Hoofdstuk 6.2: Stimuleren Spraakherkenning .................................................................................. 18 Hoofdstuk 7: Betrouwbaarheid en validiteit........................................................................................... 18 Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 19 Bijlage 1: Processchema Postmortaal onderzoek ........................................................................ 20 Bijlage 2: Organigram XXX en Operations ..................................................................................... 21 Bijlage 3 : Interview Microsoft Dynamics AX................................................................................ 22 Bijlage 4 : Interview digitaal inschrijven ....................................................................................... 23 Bijlage 5 : Interview Lims ............................................................................................................. 24 Bijlage 6: Interview Pathologie administratie ................................................................................ 25 Bijlage 7 : Interview pathologen .................................................................................................... 26 Bijlage 8: Observatieonderzoek 27-juni-2013 ............................................................................... 27
4
HOOFDSTUK 1: INLEIDING “Kan, tijdens het uitvoeren van postmortaal onderzoek, het proces uitvoeren secties verbeterd worden?”. Dit is de centrale vraag die vanuit de opdrachtgever is gesteld. Opdrachtgever is de XXX In Nederland is de XXX de specialist op het terrein van gezonde dieren. Vanuit de visie “samenwerken aan diergezondheid in het belang van dier, dierhouder en samenleving”, levert XXX kennis aan de diverse partijen die betrokken zijn bij diergezondheid. Gezonde dieren staan aan de basis van een duurzame veehouderij. Want alleen dieren die gezond zijn produceren optimaal. Melk van gezonde koeien, vlees van gezonde varkens, eieren van gezonde kippen. Dat is in het belang van alle schakels in de voedselketen. Dierhouders besteden daarom veel zorg aan hun dieren. Maar ondanks alle goede zorgen kunnen dieren natuurlijk ziek worden. Zieke dieren, die niet goed functioneren, proberen te genezen, dat is het werk van de dierenarts. En proberen te voorkomen dat dieren (besmettelijke) ziekten oplopen, dat is de rol van de XXX XXX is een commerciële en innovatieve onderneming met een jaarlijkse omzet van ongeveer 50 miljoen euro. De circa 400 medewerkers zijn allemaal toegerust met kennis en expertise om de XXX missie te volbrengen. Een groot deel van hen werkt op HBO/universitair niveau, onder andere landbouwkundig ingenieurs, dierenartsen, ICT-specialisten en bedrijfskundigen. Daarnaast zijn er gespecialiseerde ondersteunende medewerkers. Het hart van het bedrijf wordt gevormd door het grootste veterinaire laboratorium ter wereld. Jaarlijks worden er ongeveer 4 miljoen bepalingen uitgevoerd door een 120-tal laboratorium analisten. Verder beschikt XXX over een team van dierenartsen, specialisten en wetenschappers voor het uitvoeren van praktijkgericht onderzoek en het ontwikkelen van programma’s voor dierziektepreventie. Door deze unieke combinatie van laboratorium, kennis en data kan de XXX hoogwaardige informatie bieden aan zijn klanten.
Hoofdstuk 1.1: Pathologie Een van de afdelingen binnen het laboratorium is de afdeling Pathologie. De centrale vraag heeft betrekking op deze afdeling. De afdeling voert diagnostisch onderzoek uit om de ziekte- of doodsoorzaak vast te stellen bij landbouwhuisdieren, gezelschapsdieren en paarden. Bij landbouwhuisdieren wordt hoofdzakelijk postmortaal onderzoek verricht, waarbij vooral besmettelijke aandoeningen een rol spelen. Het pathologisch onderzoek bij landbouwhuisdieren staat ten dienst van de veehouder en zijn dierenarts, de diersectoren(productschappen) en de overheid. Aan de hand van de diagnose kunnen veehouders en dierenartsen gerichte therapeutische en/of preventieve maatregelen nemen. De overheid en de productschappen verkrijgen informatie ten behoeve van dierziektemonitoring. Bij gezelschapsdieren en paarden wordt voornamelijk cel- en weefselonderzoek uitgevoerd ter ondersteuning van de klinische follow-up door de dierenarts. Resultaten van postmortaal onderzoek bieden aanknopingspunten voor evaluatie van het klinisch en therapeutisch handelen. Het onderzoek wordt uitgevoerd door acht geregistreerde veterinair pathologen, ondersteund door een team van histologisch analisten, sectiezaalmedewerkers en administratief medewerkers. De afdeling pathologie heeft binnen het laboratorium beschikking over een goed geoutilleerde sectiezaal voor zoogdieren en pluimvee, een histologisch laboratorium en een microscopie-ruimte. Daarnaast wordt materiaal voortkomend uit postmortaal onderzoek aangeboden aan overige disciplines binnen het laboratorium.
5
Hoofdstuk 1.2: In- en Externe Uitdagingen De XXX opereert in een snel veranderende omgeving. Extern vinden er diverse ontwikkelingen plaats die direct invloed hebben op de bedrijfsvoering van XXX. Zo neemt het aantal dierhouders structureel af, maar staat ook de collectieve financiering onder druk. Intern is XXX ook volop in beweging. XXX heeft vanuit de meerjarenvisie 2013-2015 als doel gesteld na 2015 een EBIT te realiseren van minimaal 5% uit normale bedrijfsvoering. De XXX kiest hierbij voor de route naar voren: excelleren op het gebied van efficiëntie, effectiviteit en R&D. (XXX, 2012, p2) De interne en externe uitdagingen zullen in hoofdstuk 2 gedetailleerder uitgewerkt worden, maar voortkomend uit de gekozen route spelen digitalisering en vereenvoudiging en standaardisatie van processen een centrale rol. XXX heeft qua automatisering en digitalisering een behoorlijke achterstand. In 2011 is daarom het Bedrijf Informatie Plan(BIP) Programma gestart. Belangrijkste stap hierin de gemaakte keuze om orderregie plaats te laten vinden middels het Enterprise Resource Planning(ERP)-systeem Microsoft Dynamics AX. ERP is een alomvattend bedrijfssysteem dat afzonderlijke bedrijfsapplicaties als CRM en HRM vervangt en integreert. Met ERP-software worden verschillende soorten bedrijfsgegevens geregistreerd, verwerkt en opgeslagen in één centrale database, waardoor ze eenvoudig kunnen worden gekoppeld. ERP zorgt ervoor dat bijvoorbeeld financiële gegevens, maar ook informatie over logistieke en administratieve processen en klant- en personeelsgegevens in één systeem terecht komen en onderling in verband kunnen worden gebracht. (http://www.erpwijzer.nl/wat_is_erp.html)
Hoofdstuk 1.3: Aanleiding van de vraagstelling XXX wil naar 2015 toe zoveel mogelijk digitaliseren en de processen standaardiseren en vereenvoudigen. Vanuit deze achtergrond zullen de processen binnen XXX onderzocht worden. Het proces postmortaal onderzoek vindt plaats binnen de afdeling pathologie en is op te delen in vier subprocessen( zie bijlage 1). Allereerst is er het sub-proces aanmelden en inplannen. Dierhouder of dierenarts neemt telefonisch contact op met de XXX-ophaaldienst. Zij maken een ophaalopdracht aan en zetten deze in de rittenplanning voor de chauffeurs van de ophaaldienst. Daarna volgt het ophalen en binnen melden van de kadavers. De chauffeur gaat naar de locaties van de betreffende ophaalopdrachten om de kadavers op te halen Nadat de planning is afgewerkt worden de kadavers naar de XXX gebracht. Bij aankomst levert de chauffeur de inzendformulieren in bij de pathologie administratie. Hier wordt de inzending ingeschreven in het Laboratorium Informatie Management Systeem (LIMS), unilab 6.1. De chauffeur gaat ondertussen de kadavers uitladen. Het derde sub-proces is het uitvoeren van de sectie. De patholoog gaat, ondersteund door twee medewerkers van de pathologie administratie het macroscopisch onderzoek op de kadavers uitvoeren. De vraagstelling heeft betrekking op dit sub-proces. Het vierde deel betreft de (administratieve) afhandeling van het sectie-onderzoek. Tijdens het macroscopisch onderzoek zal de patholoog diverse vervolgonderzoeken aanvragen. Deze onderzoeken kunnen bij alle afdelingen binnen het laboratorium gebeuren. Als alle vervolgonderzoeken bekend zijn zal de patholoog zijn conclusie trekken, wat resulteert in een einduitslag. Alle administratie behorend bij postmortaal onderzoek, dus ook bij dit sub-proces wordt verzorgd door de pathologie administratie.
6
Hoofdstuk 1.4: Doelstelling en afbakening Doelstelling Vanuit de vraagstelling “Kan, tijdens het uitvoeren van postmortaal onderzoek, het sub-proces ” uitvoeren secties” verbeterd worden?”. is de volgende doelstelling geformuleerd. Een adviesrapport opleveren waarin, middels kwalitatief onderzoek, aanbevelingen worden gedaan voor het sub-proces “uitvoeren van secties”. Het rapport dient 1 september opgeleverd te worden. Afbakening Het adviesrapport bevat: -
Beschrijving van de sub-processen, aanmelden en plannen, ophalen en binnenkomst en uitvoeren sectie. Externe- en interne analyse van de omgevingsfactoren Kwalitatief onderzoek op het sub-proces uitvoeren secties Analyse van het kwalitatieve onderzoek Aanbevelingen ter verbetering van het sub-proces uitvoeren sectie
Het advies rapport bevat niet: -
Beschrijving van het sub-proces administratieve afhandeling Kwalitatief onderzoek van het proces aanmelden en inplannen en het proces ophalen en binnenkomst. Inrichting van een nieuw proces
Hoofdstuk 1.6: Werkwijze In hoofdstuk 2 zal er een interne en externe analyse gemaakt worden. Deze analyse zal ook onderliggende doelstellingen in beeld brengen. Zowel binnen als buiten XXX veranderd er veel. Naast de al genoemde digitalisering en vereenvoudiging en standaardisatie van processen, wil XXX naar 2015 toe ook een cultuuromslag bewerkstelligen. Aan de hand van het acroniem DEPEST zal voor XXX een analyse van de macro-omgeving gemaakt worden. De meso-omgeving zal met behulp van het vijfkrachtenmodel van Porter geanalyseerd worden. Als laatste zal aan de hand van het acroniem FOETSJE de interne analyse uitgevoerd worden. In hoofdstuk 3 zal het proces postmortaal onderzoek beschreven worden. Het proces postmortaal onderzoek bestaat uit de processen aanmelden en planning, ophalen en binnenmelden en uitvoeren sectie. Bij het proces uitvoeren sectie zullen deelvragen opgesteld worden. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een verantwoording van de kwalitatieve onderzoeksopzet ter beantwoording van de deelvragen. In hoofdstuk 4 zullen de gegevens van het kwalitatieve onderzoek geanalyseerd worden. Naast de gehouden interviews zullen ook alternatieven die middels literatuur/internet onderzoek uitgezocht zijn besproken worden Vervolgens zullen conclusies en aanbevelingen (hoofdstuk 5) gegeven worden en een implementatieplan(hoofdstuk6) op hoofdlijnen voor de beschreven adviezen. In hoofdstuk 7 volgt een korte reflectie over de betrouwbaarheid en validiteit van dit onderzoek.
7
HOOFDSTUK 2: DE INTERNE- EN EXTERNE OMGEVING VAN XXX De XXX opereert in een snel veranderende omgeving. Externe veranderingen vinden plaats op zowel macro- als mesoniveau. Externe factoren op macroniveau zullen middels een DEPESTanalyse in kaart gebracht worden. Op mesoniveau zal het 5-krachtenmodel van Porter gebruikt worden. De interne analyse zal uitgevoerd worden met behulp van het acroniem FOETSJE. FOETSJE staat voor: -
Financiele analyse Organisatorische analyse Economische analyse Technische analyse Sociaal-maatschappelijke analyse Juridische analyse Ecologische en ethische analyse
Hoofdstuk 2.1: Externe omgeving op macroniveau De macro-omgeving betreft alles wat van invloed kan zijn op de organisatie. Als organisatie kan men niets zelfstandig veranderen aan deze invloeden. Aan de hand van het acroniem DEPEST (zie afbeelding 1) zal voor GD een analyse van de macro-omgeving gemaakt worden (Eppink, 2011, p59) Vanuit de demografische omgeving is een afname zichtbaar van het aantal bedrijven in de sector rund, varken en pluimvee, waarbij het aantal dieren binnen Nederland wel gelijk blijft. Dit heeft tot gevolg dat markt voor kernactiviteiten van XXX jaarlijks met 3-5% krimpt. (XXX, 2012, p3) Economische ontwikkelingen zijn voor elke organisatie van belang of die nu wel of niet op winst gericht zijn (Eppink, 2011, p60). XXX ziet zijn kosten gemiddeld genomen met 3-4% stijgen per jaar. Nederland zit momenteel in een laag conjunctuur, wat inhoud dat afnemers van de XXX diensten nadrukkelijker zullen afwegen gebruik te maken van deze diensten. Afbeelding 1: Model DEPEST Veehouders leveren producten als melk, eieren en dieren aan de voedselverwerkende industrie. Voor deze producten ontvangt de dierhouder een prijs per eenheid. Deze prijs per eenheid is echter afhankelijk van onder meer economische factoren. Voor XXX is het van belang dat deze prijs voldoende hoog is, zodat de veehouder voldoende inkomen genereert om te blijven investeren in zijn bedrijfsvoering op het gebied van gezondheidszorg. In de politiek-juridische omgeving heeft XXX sterk te maken met de bezuinigingsdoelstellingen waarmee het Ministerie van EL&I wordt geconfronteerd. Budgets en productschappen staan hiermee onder druk. (XXX, 2012, p3) Het uitvoeren van secties ten behoeve van de monitoring is bij uitstek een gesubsidieerde activiteit. Vanuit juridisch oogpunt wordt “License to produce” een steeds belangrijker punt. Hierdoor zullen nieuwe marktconcepten ontstaan waar XXX op moet inspelen om haar sleutelpositie op gebied van diergezondheid te behouden en te versterken. Vanuit de ecologische en sociaal-culturele omgeving wordt verwacht dat voedsel niet alleen veilig en gezond is, maar ook duurzaam, diervriendelijk en op een voor de mens veilige wijze zijn voortgebracht. De toenemende druk op verlaging van antibioticumgebruik en de resistentie problematiek zullen leiden tot een andere bedrijfsvoering door dierhouders(XXX, 2012, p3)
8
Hoofdstuk 2.2: Externe omgeving op mesoniveau Meso slaat op alles wat te maken heeft met de bedrijfstak. Het is belangrijk om ook op dit niveau situaties en trends in kaart te brengen. Deze analyse zal met behulp van het vijfkrachtenmodel van Porter (zie afbeelding 2) uitgevoerd worden. De essentie van dit model is het bepalen van de aantrekkelijkheid van de markt waarin de XXX werkt. (Scheers, 2012, p 321) Binnen de Nederlandse markt is de XXX als bedrijf uniek. Concurrentie voor het totaalpakket wat XXX kan leveren is er niet. Op het gebied van advies is de onderhandelingsmacht die XXX als leverancier heeft dan ook groot. Toegespitst op de centrale vraagstelling heeft XXX als enige bedrijf in Nederland de faciliteiten om bedrijfsmatig sectieonderzoek te verrichtten. Veehouders kunnen eigenlijk alleen bij XXX postmortaal onderzoek laten uitvoeren. De onderhandelingsmacht voor afnemers met betrekking tot postmortaal onderzoek is dan ook laag. Echter wordt de onderhandelingsmacht van afnemers, voor andere diensten binnen XXX, steeds groter. Dierenartspraktijken worden steeds groter en specialiseren zich, het verdienmodel zal de komende tijd veranderen. De traditionele scheidslijn tussen ste de 1 -lijns- (dierenartspraktijk) en 2 -lijnsgezondheidszorg (XXX) vervaagt. Tevens zijn er meerdere laboratoria die specifieke testen goedkoper kunnen uitvoeren dan XXX. Dus dierhouders krijgen, afhankelijk van hun behoefte, steeds meer keuzevrijheid in het selecteren van een leverancier,. Afbeelding 2: 5-krachtenmodel van Porter De dreiging van potentiele toetreders is laag. Op jaarbasis worden ca. 5000 secties uitgevoerd binnen XXX. Deze onderzoeken zijn zwaar gesubsidieerd in het kader van de monitoring. Naast het startkapitaal om de faciliteiten op te zetten moet een toetreder XXX volledig wegconcurreren uit deze kleine markt. Hierbij moet de toetreder ook nog de overheid overtuigen een betere partner te zijn. Aantrekkelijkheid om tot deze markt toe te treden is laag. De dreiging van substituten wordt wel steeds groter. De komende jaren zullen er steeds meer sneltesten (Point of care testen) op de markt komen waarmee op bedrijfsniveau diagnostiek en screening plaatsvind. Dit is een ontwikkeling die XXX-breed impact heeft.
Hoofdstuk 2.3: Interne analyse De interne analyse heeft als doel om de belangrijkste sterkten en zwakten binnen een organisatie te benoemen. Hierbij gaat het niet alleen om de huidige situatie, maar ook om de toekomst. Aan de hand van het acroniem FOETSJE zal de interne analyse uitgevoerd worden. Financieel Om plannen te kunnen realiseren en de bedreigingen van buitenaf aan te kunnen, heeft elke organisatie een bepaalde financiële kracht nodig. Hiervoor wordt in eerste instantie naar 3 financiële ratio’s (kengetallen) gekeken. Het eerste kengetal is de rentabiliteit. Dit kengetal zegt iets over hoe gezond een organisatie in financiële zin is. (Scheers, 2012, p 325) De rentabiliteit van het totale vermogen over 2012 uit de normale bedrijfsvoering is goed te noemen. XXX heeft voorzieningen gevormd voor de aankomende reorganisatie. Deze kosten worden als incident beschouwd, maar als je deze kosten mee zou tellen is de rentabiliteit over 2012 slecht. De trend van de afgelopen jaren was dat de rentabiliteit uit normale bedrijfsvoering goed was. Het tweede kengetal is de solvabiliteit. Dit kengetal geeft de verhouding aan tussen vreemd vermogen (geleend geld) en het eigen vermogen(onder andere aandelenkapitaal) van die organisatie.
9
(Scheers, 2012, p 325) Solvabiliteit heeft te maken met in hoeverre men in staat is op lange termijn aan zijn betalingsverplichtingen te kunnen voldoen. Als de uitkomst daarvan zit tussen de 25% - 40%, wordt dat als goed beschouwd door de banken. XXX zit daarboven; heeft dus een uitstekende solvabiliteit. Als laatste word er gekeken naar de liquiditeit van een organisatie. Dit kengetal geeft aan of de organisatie ook op korte termijn in staat is aan de verplichtingen te voldoen. Dit kengetal wordt meestal vastgesteld met de current ratio. Die moet dan groter dan 1 zijn. Bij XXX zit die rond de 2. Op basis van deze drie financiële ratio’s kan geconcludeerd worden dat GD financieel gezond is Organisatie XXX is georganiseerd als een gelaagde lijn-staforganisatie(zie bijlage 2). Daarnaast is er ook een functionele indeling op basis van specialisatie. De directeur Operations hoeft zich niet bezig te houden met de ontwikkeling van nieuwe producten. Daarnaast is er ook indeling die is afgestemd op de markt, sector Herkauwers, sector Pluimvee en sector Varken. Een van de doelstellingen uit de meerjarenvisie is het doorbreken van de eilandencultuur. Binnen afdelingen is er een zekere cohesie, maar over de afdelingen heen is er minder wilskracht c.q. vermogen om samen te werken en zaken voor elkaar te krijgen.(XXX, 2012, p7) XXX heeft hier al een grote stap in gemaakt. In 2012 is sterk ingezet om het (top) managementteam (MT) op een lijn te krijgen. In het MT zitten onder andere alle hoofden van de sectoren en, in tegenstelling tot verandertrajecten uit het verleden, lijken zij nu een eenheid te vormen. De missie en doelstellingen worden zichtbaar door de verschillende sectormanagers uniform en XXX breed uitgedragen. Daarnaast zijn er in de afgelopen twee jaar ook nieuwe overlegstructuren opgezet, waarbij de samenstelling van de leden waarborgt dat er over de sectoren heen gekeken wordt en besluitvorming bijdraagt aan de doelstelling van uniforme bedrijfsvoering. Economisch Hoe efficiënt een organisatie omgaat met de middelen die zij ter beschikking heeft, is een belangrijkdeel van de bedrijfsvoering. Daarbij moet men wel denken vanuit een totaalaanpak. Als allerlei bedrijfsactiviteiten op zich zeer efficiënt werken, betekent dat niet dat het totaal efficiënt werkt. (Scheers, 2012, p 334) Een van de puntenwaar de organisatie naar kan kijken is de relatieve kostenpositie. Hoe zijn de kosten opgebouwd en hoe verhouden die zich ten opzichte van de concurrentie.(Scheers, 2012, p335) XXX heeft veel intern onderzoek gedaan naar kosteneffectiviteit. In de meerjarenvisie 2013-2015 is een doelstelling opgenomen om in 2015 tot 25% lagere beheers- en personeelskosten te realiseren in de operationele en ondersteunende processen ten opzichte van 2011. In 2012 heeft een projectgroep zich bezig gehouden met productrationalisatie. De afname en bijbehorende omzet is per product in beeld gebracht. Vanuit het MT is gesteld dat alle producten die een omzet minder dan €1000 realiseren uit het assortiment moeten. Met uitzondering van producten waar wettelijke regelgeving op van toepassing is. Binnen de afdeling inkoop is het aantal leveranciers sterk verminderd. Er wordt gestreefd om alle gangbare producten bij een leverancier af te nemen volgens het “just in time” principe, zodat ook magazijn ruimte bespaart wordt. Tevens wordt er synergie gezocht tussen de strategische business units. Binnen R&D wordt focus aangebracht op de activiteiten. De directeur Diergezondheid zal samen met ketenpartijen en de sectormanagers richting geven aan de ontwikkeling van de productfolio op basis van deze focus.
10
Technische analyse De invloed van technologie op de interne organisatie is voor de meeste bedrijven tegenwoordig erg belangrijk. De interne communicatie kan sterk verbeterd worden door toepassing van e-mail en internet. ((Scheers, 2012, p 336). XXX heeft hier op ingespeeld door het intranet volledig te vernieuwen, actiever maar ook effectiever te gebruiken. Met de introductie van smartphones is het mogelijk veel doelgerichter te communiceren. Een ander zeer belangrijk punt is de digitalisering. Er gebeurt op het moment heel veel op het gebied van digitale communicatie en die veranderingen voltrekken zich ook nog eens heel snel. Binnen XXX wordt op dit moment nog volledig gewerkt met papieren inzendformulieren. Deze gegevens op deze formulieren worden door een XXX-medewerker overgenomen en ingeschreven in het LIMS. Om aan de eerder genoemde kostenreductie te voldoen is het essentieel dat digitaal inschrijven gerealiseerd wordt op een zo kort mogelijke termijn. Naast de gewenste kostenreductie levert dit ook kwaliteitsvoordelen op. Verkeerd inschrijven door een XXX-medewerker behoort tot de grootste ergernissen van de klant. Door een goed digitaal platform aan te bieden leg je op een klantvriendelijke manier de verantwoording bij de klant. Op dit punt heeft XXX een grote achterstand. Inmiddels is er een projectgroep opgezet met de opdracht om digitaal inschrijven te realiseren binnen alle disciplines van het laboratorium Sociaal-maatschappelijke analyse Bij een interne analyse kan men tegenwoordig ook niet meer om de sociaal-maatschappelijke betrokkenheid heen. (Scheers, 2012, p 337) De juiste vorm van betrokkenheid kan veel goed doen voor het imago van een organisatie. In lijn met de meerjarenvisie en de te bereiken cultuuromslag ontstaan binnen XXX steeds meer initiatieven op dit gebied en wordt de component “mens” structureel onderkend. Zo is er budget vrij gemaakt voor medewerker sponsoring. Als je als medewerker aan een activiteit meedoet die een maatschappelijk doel dient is XX bereid hier een bijdrage aan te leveren. Een tweede initiatief is het GD running team. Vanuit een maatschappelijk thema, in dit geval een spierziekte, gaat een team van ca. 40 XXX-medewerkers meedoen aan een hardloopwedstrijd om geld in te zamelen voor onderzoek. Middels gezamenlijke trainingen ontstaat er ook sociale interactie over de afdelingen heen, wat weer bijdraagt aan de doelstelling om de eilandencultuur binnen de organisatie te doorbreken. Juridische aspecten XXX heeft zeker te maken met juridische aspecten. Het doet zelf aan productontwikkeling, maar levert ook een bijdrage aan de ontwikkeling van producten van externe partijen. Daarnaast moet XXX openheid geven van data in het kader van de monitoring richting verschillende instanties, maar heeft het aan de andere kant ook te maken met privacy richting de klant Ethische en ecologische analyse De juiste ethiek kan een organisatie goed doen, de verkeerde ethiek kan grote schade aanrichten.(Scheers, 2012, p) Diergezondheid verschuift naar de samenleving. Producenten, toeleveranciers en verwerkers van dierlijke producten dienen meer en meer aantoonbaar te voldoen aan de eisen die de afnemers stellen op het gebied van diergezondheid, dierwelzijn en duurzaamheid (license to produce). De XXX wil samen met genoemde partijen in de primaire keten richting geven aan de ontwikkeling van een duurzame, voor de mens veilige, diervriendelijke en bedrijfseconomische verantwoorde productie, afkomstig van gezonde dieren. Zo worden binnen het laboratorium de afvalstromen volgens de laatste wetgeving verwerkt, maar wordt er ook nog extra gescheiden buiten de wetgeving om. Dit geld bijvoorbeeld voor plastic, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen hard en zacht plastic.
11
HOOFDSTUK 3: POSTMORTAAL ONDERZOEK In dit hoofdstuk zal de probleemstelling verder uitgewerkt worden. In bijlage 2 is het huidige werkproces zowel op hoofdlijnen, als in detail weergegeven. De drie sub-processen zullen in dit hoofdstuk nader beschreven worden, waarbij voor het proces uitvoeren sectie ook deelvragen opgesteld zullen worden om de vraagstelling te kunnen beantwoorden. Als laatste zal de kwalitatieve onderzoeksopzet beschreven worden.
Hoofdstuk 3.1: Aanmelden en inplannen. GIS staat voor Geografische Informatie Systemen. Ophaalopdrachten worden met behulp van dit programma uitgevoerd. Na de telefonische aanmelding van de opdracht wordt deze door een medewerker toegewezen aan een chauffeur. De ophaaldienst is overdag bereikbaar tot 13:00h. Na dit tijdstip worden opdrachten ingesproken op de voicemail. De dienstdoende medewerker luistert in de avond de voicemail berichten af en zet de opdrachten in GisCare. Opdrachten die in de loop van de ochtend doorgebeld worden, worden afhankelijk van de positie van de chauffeur nog diezelfde dag meegenomen of voor de volgende dag ingepland. Tijdens het aanmaken van een ophaalopdracht worden er een aantal parameters ingevoerd, dezelfde parameters moeten ook in LIMS komen. Belangrijke parameter in deze is het unieke bedrijfsnummer (UBN) van de dierhouder.
Hoofdstuk 3.2: Ophalen en binnenkomst Na inplannen van de opdracht rijdt de chauffeur naar de betreffende locatie. Op locatie vult de eigenaar handmatig een inzendformulier in. De chauffeur geeft het kadaver een zogenaamd bliknummer. Dit is een uniek nummer dat aan het dier toegekend moet worden. Deze handeling is nodig omdat de chauffeur op moment van ophalen niet een uniek LIMS-nummer ter beschikking heeft. Vervolgens wordt het kadaver naar de XXX gebracht. Bij binnenkomst levert de chauffeur de inzendformulieren in bij de pathologie administratie. Een medewerker van de pathologieadministratie schrijft vervolgens een kaartje met daarop het bliknummer, het UBN en enkele diergegevens zoals aantal en in steekwoorden de anamnese. De chauffeur gaat naar de uitlaadplaats. De medewerker van de administratie schrijft de inzendingen vervolgens in het LIMS en noteert dit unieke nummer op het inzendformulier en het kaartje. Als de kadavers uitgeladen zijn en op de sectietafels liggen, gaat de medewerker van de administratie alle kadavers langs met de inzendformulieren en de kaartjes. Bij een match tussen inzendformulier en dier, op basis van bliknummer, controleert de medewerker of het levensnummer, dat elk dier verplicht moet hebben, correct op het inzendformulier. Het kaartje blijft vervolgens bij het kadaver op de sectietafel.
Hoofdstuk 3.3: Uitvoeren sectie Als de kadavers op tafel liggen worden ze door sectiezaal medewerkers “opengelegd”. Dit is een voorbereidende handeling voor de patholoog. Vervolgens start de patholoog het postmortaal onderzoek. Tijdens de het onderzoek spreekt de patholoog zijn macroscopische bevindingen uit. Een medewerker van de pathologieadministratie typt deze bevindingen middels 3-letterige ETI-codes in LIMS. Naast de bevindingen vraagt de patholoog ook de benodigde laboratorium onderzoeken aan. Deze worden ook door de medewerker van de pathologieadministratie in LIMS aangevraagd. Hiervoor moet regelmatig van scherm gewisseld worden. Tijdens het postmortaal onderzoek moeten er ook monsters genomen worden. Dit wordt gedaan door een tweede medewerker van de pathologie administratie. Deze zorgt ervoor dat sample benodigdheden klaar staan en neemt zelf monsters die de patholoog tijdens uitvoer van de sectie niet kan nemen. Tijdens het aanvragen van de onderzoeken worden er stickers gegenereerd. De tweede medewerker plakt deze bij de juiste monsters. Omdat de stickers, qua informatie, niet volledig zijn, moet er vaak nog bijgeschreven worden.
12
Deelvragen: -
Is er een alternatief voor het intypen van middels 3-letterige codes. Zijn de stickers goed Wat is de impact van digitaal inschrijven, orderegie middels AX en overgang van LIMS versie unilab 6.1 naar unilab 6.4 Kan er nog rechtstreeks in Unilab een werkorder geplaatst worden en wil XXX dit Hoe worden stickers in de toekomst gegenereerd
Hoofdstuk 3.4: Kwalitatief onderzoek Kwalitatief onderzoek is niet gebonden aan het verzamelen van cijfermatige gegevens. Veelal wordt data verzameld middels interviews, observaties of analyse van teksten en video’s. Omdat de onderzoeker zich kan aanpassen aan de omstandigheden is de benadering open en flexibel. Omdat de beleving van de onderzochte veelal centraal staat is kwalitatief onderzoek interpretatief van aard.(Verhoeven, 2011, p141) Om de centrale vraagstelling te beantwoorden zullen verschillende kwalitatieve dataverzamelingsmethoden toegepast worden. Allereerst zal er observatieonderzoek plaatsvinden. Om het proces goed in beeld te krijgen zal er gestructureerd geobserveerd worden. De observatie zal direct en onverhuld gebeuren. Omdat de werkzaamheden in het proces door bevoegde personen moet worden uitgevoerd is een participerende observatie niet mogelijk. Als tweede zullen er interviews afgenomen worden. Een interview heeft tot doel informatie te verzamelen over een bepaald onderwerp. Interne analyse laat zien dat XXX volledig digitaal wil werken, maar ook een kostenreductie van 25% wil bewerkstelligen. Dus naast het interviewen van direct betrokkenen aan het proces, zullen ook interviews afgenomen worden om informatie te verzamelen over AX, digitaal inschrijven en LIMS. De interviews van deze laatste onderdelen zullen semigestructureerd zijn wat meer neigt richting een gestructureerd interview, omdat naast functionaliteit ook toepasbaarheid in het werkproces onderzocht wordt. De direct betrokkenen zijn onder te verdelen in medewerkers van de pathologie administratie en de pathologen. Om de betrouwbaarheid te verhogen worden van beide groepen worden 2 personen geïnterviewd, waarbij weer een onderverdeling gemaakt wordt op basis van dienstjaren. Relatief nieuwe medewerkers zien mogelijk meer mogelijkheden dan collega’s die al jaren in hetzelfde stramien werken. Ook dit zullen in basis semigestructureerde interviews zijn. De inbreng van deze groep respondenten is echter leidend tijdens de interviews. Er dient hier rekening gehouden te worden met achterliggende motieven en beleving van de respondent. Als interviewer zal ik zelf bij beide groepen moeten waken voor subjectiviteit. Ik geef leiding aan de medewerkers van de pathologie administratie. Ik ben in deze direct betrokken bij zowel respondent als onderwerp.(Verhoeven, 2011, p149) Als laatste zal er nog bureau onderzoek gedaan worden. Er zal literatuur gezocht en bestudeerd worden om te bepalen of er alternatieven mogelijk zijn in het werkproces.
HOOFDSTUK 4: ANALYSE Binnen het deelproces uitvoeren sectie zijn er 3 onderdelen die men moet analyseren om te bepalen of optimalisatie mogelijk is. De eerste stap is het macroscopisch onderzoek dat uitgevoerd wordt door de patholoog. Het tweede onderdeel binnen dit proces is het aanvragen van vervolgonderzoeken. Het derde onderdeel in dit proces is het nemen van samples en identificeren van de samples. In dit hoofdstuk zal elk onderdeel geanalyseerd worden.
13
Hoofdstuk 4.1: Macroscopisch onderzoek De eerste stap is het macroscopisch onderzoek dat uitgevoerd wordt door de patholoog. De bevindingen die de patholoog opnoemt worden door een medewerker middels drie-letterige codes in het LIMS verwerkt. Naslag n.a.v. het observatie onderzoek( zie bijlage 8) leidde tot de constatering dat de medewerker pathologie administratie 1800 code-term combinaties zou moeten kennen. Dit verklaart het feit dat het inwerken op dit onderdeel in de praktijk minimaal 6 maanden duurt. Het meest logische alternatief voor deze werkwijze is vastleggen van macroscopisch onderzoek middels spraakherkenning. Literatuur onderzoek laat zien dat binnen de ziekenhuis wereld is het gebruik van spraakherkenning binnen de afdelingen radiologie en pathologie al jaren een ingeburgerd fenomeen is. (http://www.chipsoft.nl/Mediair/archief/022006/Spraakherkenning.htm). Veelal wordt er gewerkt met vrije teksten die in een gedefinieerd sjabloon verwerkt worden. Binnen GD is voor microscopisch onderzoek ook spraakherkenning beschikbaar. Geciteerde tekst wordt rechtstreeks in LIMS verwerkt. Van de acht pathologen maken er echter maar twee pathologen structureel gebruik van deze tool. Grootste belemmering is de werkzaamheid van het systeem. De huidige werkwijze voor de macroscopische bevindingen zorgt voor een uniforme berichtgeving van deze bevindingen. Patholoog 2 gaf aan dat gebonden zijn aan deze coderingen het niet mogelijk maakt nuancering aan te brengen in de bevindingen. (zie bijlage 7) Bij het gebruik van spraakherkenning zal dit wel mogelijk zijn. Spraakherkenning vraagt extra inspanning van de pathologen. Het macroscopisch onderzoek zal protocollair en met uniforme nomenclatuur afgehandeld moeten worden. Bij beide pathologen was er geen sprake van onwil tegen het gebruik van spraakherkenning, maar men was wel sceptisch. Naast de zorgen om de werkzaamheid, gaven de pathologen aan dat spraakherkenning in de zaal teveel tijd zou kosten. Bij een groot volume aan secties zou het werk dan niet binnen de gestelde tijden af komen. Beide medewerkers van de pathologie administratie gaven los van elkaar wel aan dat het wegvallen van dit onderdeel, het samplen en aanvragen van vervolgonderzoeken door een persoon uitgevoerd zou kunnen worden. (Zie bijlage 6) Dit draagt bij aan de kostenreductie doelstelling uit de meerjarenvisie.
Hoofdstuk 4.2: Vervolgonderzoeken Het tweede onderdeel binnen dit proces is het aanvragen van vervolgonderzoeken. Dit onderdeel loopt parallel aan het eerste onderdeel. Tijdens de macroscopie benoemd de patholoog ook de vervolgonderzoeken. De medewerker van de pathologie administratie vraagt deze vervolgens in LIMS aan. Concrete verbeteringen voor dit onderdeel lastig in beeld te brengen. Uit het interview met de analist business ICT ontwikkeling (bijlage 4) als de procesflowmanager (bijlage 3) blijkt dat juist dit onderdeel nog nader onderzocht moet worden. Postmortaal onderzoekt wijkt af van de principes die voor de overige disciplines wel toepasbaar zijn. Het eerste principe stelt dat de order van te voren vastligt. Tijdens het uitvoeren van een sectie worden vervolgonderzoeken aangevraagd, die zijn niet van te voren vast te leggen. Vervolgonderzoeken worden nu rechtstreeks in LIMS gezet. In het nieuwe proces wordt een order (digitaal) aangemaakt. Als deze order de vereiste criteria voldoet, wordt deze goedgekeurd en aan AX aangeboden. AX stuurt de overige processen, waaronder LIMS, aan. Het tweede principe is dat de factuur naar de klant gaat. Omdat sectie onderzoek gesubsidieerd wordt heeft XXX op dit onderdeel met twee klanten te maken. Een wenselijk scenario voor de medewerker van de pathologie administratie is dat er gewerkt wordt met touchscreens met een soort kassa menu. Hierbij is het voor deze medewerker niet relevant of het rechtstreeks in LIMS gaat of dat het via de digitale inschrijfmodule moet gebeuren.
14
Hoofdstuk 4.3: Identificatie Het derde onderdeel in dit proces is het identificeren van de samples. Op het moment dat er een vervolgonderzoek wordt aangevraagd, wordt er een sticker gegenereerd. (zie afbeelding 3) Afbeelding 3: Voorbeeld afbeelding identificatie sticker.
De sticker bevat het unieke inzendnummer en een barcode. Het sample is een opdracht voor andere afdelingen binnen het laboratorium. Met het huidige LIMS versie, unilab 6.1, is het echter niet mogelijk de barcode functioneel te gebruiken. De benodigde informatie kan niet aan de barcode gekoppeld worden.(zie bijlage 5) Om die reden wordt er informatie handmatig bijgeschreven op de stickers. Ook in de toekomstige situatie zal er nog steeds een sticker gegenereerd worden ter identificatie van het sample. Als dit in lijn ligt met de rest van het laboratorium, zoals beschreven in het interview met de business analist ICT ontwikkeling, zal er niet meer op de stickers geschreven hoeven worden. De pathologen geven aan eigenlijk nooit te hoeven wachten op de medewerkers van de administratie in het huidige proces. Het oplossen van dit punt levert dus niet zozeer tijdswinst op voor het proces in zijn geheel, maar vereenvoudigd wel de werkzaamheden van de administratief medewerkers. Voor een eventuele toekomstige situatie met spraakherkenning is dit dan wel essentieel.
HOOFDSTUK 5: CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN In dit hoofdstuk zal naar aanleiding van de analyse de conclusie op de hoofdvraag getrokken worden. Tevens zullen enkele aanbevelingen beschreven worden
Hoofdstuk 5.1: Conclusie “Kan, tijdens het uitvoeren van postmortaal onderzoek, het sub-proces ” uitvoeren secties” verbeterd worden?”. Op basis van de analyse valt te concluderen dat voor dit sub-proces mogelijkheden tot verbetering zijn. Hierbij spelen echter verschillende afhankelijkheden. Er liggen nog complexe vraagstukken m.b.t. implementatie van digitaal inschrijven, order regie via AX en LIMS, unilab 6.4, op het proces postmortaal onderzoek. De keuze om geen grote veranderingen door te voeren in LIMS Unilab 6.1 (zie bijlage 5) betekent dat het schrijven op stickers niet op korte termijn uit het werkproces gehaald kan worden. De tweede mogelijkheid tot verbetering in het sub-proces uitvoeren sectie is het gebruik van spraakherkenning. Hierbij is XXX afhankelijk van de bereidheid van de pathologen, maar ook van de techniek. Het op korte termijn introduceren van spraakherkenning vraagt ook weer om een aanpassing in unilab 6.1 . Het huidige veld voor macroscopische bevindingen moet dan omgezet worden naar een tekstveld.
15
Geconcludeerd kan worden dat er op korte termijn geen verbeteringen mogelijk zijn op het subproces uitvoeren sectie, maar deze verbeteringen wel mogelijk zijn na de uitrol van de veranderingen voortkomend uit het BIP-programma. Om spraakherkenning toe te passen moet in unilab 6.4 het veld macroscopische bevindingen als tekstveld ingericht worden.
Hoofdstuk 5.2: Aanbevelingen Ik zou XXX adviseren het proces postmortaal onderzoek kwantitatief te laten analyseren. De huidige analyse betrof het kwalitatieve onderzoek van het sub-proces uitvoeren sectie. Op basis van de ontwikkelingen binnen GD en de gesprekken met de medewerkers van de pathologie administratie lijkt er wel degelijk kostenbesparing mogelijk is. Het toekomstige werkproces is redelijk tot in detail bekend. Uitgangspunt voor elke discipline binnen het laboratorium is om het huidige (oude) werkproces hier zoveel mogelijk op in te richten.(G. Lagerweij, persoonlijke communicatie, 18 jul, 2013) Ondanks dat Pathologie complexer is dan de overige disciplines binnen het laboratorium, zal ook hier dit uitgangspunt gelden. Deze kwantitatieve analyse kan aantonen dat er op onderdelen dermate veel winst te halen is, dat dit tot verandering in de BIP-planning kan leiden of eerdere besluiten. Digitaal inschrijven heeft bijvoorbeeld grote impact op het sub-proces aanmelden ophaalopdracht. Bij het observatie onderzoek op dit onderdeel (buiten scope en derhalve niet opgenomen in bijlage 8), is waargenomen dat het telefonisch aannemen van een opdracht minimaal een minuut in beslag neemt. Per opdracht die s ’avonds op basis van voicemail ingepland worden schrijft de medewerker 10 minuten tijd. Dit heeft vooral te maken met de onduidelijke voicemail berichten die soms meerdere keren moet worden afgeluisterd. Als dit terug te brengen is tot alleen maar inplannen van een opdracht voor de medewerker van de ophaaldienst, scheelt dit aanzienlijk in tijd. Tevens geeft een van de medewerkers aan dat in de nieuwe werkwijze meerdere controle stappen uit het huidige proces niet meer van toepassing zijn(zie bijlage 6). Als tweede adviseer ik GD om actiever de spraakherkenning onder de pathologen te stimuleren. In het proces postmortaal onderzoek zijn 3 momenten waar spraakherkenning gebruikt kan worden. Allereerst bij het macroscopisch onderzoek, maar dit is technisch niet mogelijk op dit moment. Het tweede moment is het microscopisch onderzoek en het derde moment is de eindconclusie. Deze twee momenten zijn niet aan codes gebonden, maar worden middels vrije tekst ingevuld. Slechts een van de acht pathologen werkt op dit moment met spraakherkenning. Een tweede patholoog wil er mee werken, maar loopt tegen technische problemen op. Spraakherkenning tijdens uitvoeren van sectie is pas op lange termijn nodig. Hoewel in het interview met de pathologen geen onwil werd getoond, moet er wel weerstand worden overwonnen. In het exitstem-loyaliteit-verwaarlozingskader zou ik de reactie van de pathologen als loyaliteitsreactie benoemen. De pathologen zullen dit onderdeel niet actief oppakken, maar zich wel constructief gedragen en vertrouwen dat het management doet wat nodig is. (Robbins, 2012, p41 ) De attitude ten opzichte van spraakherkenning is negatief. Figuur 2 laat de mogelijke opbouw van deze attitude zien (Robbins, 2012, p29) Figuur2 : De componenten van een attitude Cognitief = Evaluatie Ik zie dat mijn collega problemen heeft met spraakherkenning. Spraakherkenning werkt niet Affectief = gevoel Ik heb een hekel aan spraakherkenning
Negatieve attitude ten aanzien van spraakherkenning
Gedrag = actie Ik ga spraakherkenning niet gebruiken
16
De pathologen als groep hebben een sterke machtspositie. GD zal aantoonbaar moeten maken dat de performance van het spraakherkenningssysteem goed is, maar ook wat de meerwaarde is in het proces. Een tweede affect wat namelijk heerst onder de pathologen is dat spraakherkenning meer werk, dus dure tijd ten opzichte van medewerkers pathologie administratie, gaat kosten. Door uitvoer van het eerste advies, kwantificeren van alle stappen in het postmortaal onderzoek, kan dit bevestigd dan wel ontkracht worden. Kurt Lewin redeneerde dat succesvolle veranderingen in organisatie in drie stappen moet verlopen: de status quo ontdooien, beweging naar de gewenste eindtoestand en opnieuw bevriezen (consolideren) van de nieuwe verandering om die permanent te maken Ontdooien van de status quo kan gerealiseerd worden door de drijvende krachten, die verandering bevorderen, te intensiveren en belemmerende krachten, die verandering verhinderen, af te zwakken. Een combinatie van deze benaderingen is ook mogelijk. .( Robbins, 2012, p 415) Als de drijvende- en belemmerende krachten in beeld zijn gebracht zou het veranderingsinstrument “Educatie en communicatie” (Robbins, 2012, p413) ingezet kunnen worden. Door met de pathologen te communiceren en hun de logica van de veranderingen in te laten zien kan de weerstand verminderd worden. Communicatie bestrijd de gevolgen van verkeerde informatie en slechte communicatie. Het verkrijgen van alle feiten en ophelderen van alle mogelijke misverstanden moet de weerstand verlagen. Daarnaast kan communicatie de noodzaak, als deze op de juiste manier verpakt wordt, helpen overbrengen en de kans op verandering vergroten. Lukt het XXX om de pathologen op korte termijn spraakherkenning te laten gebruiken op de onderdelen microscopisch onderzoek en eindconclusie, dan zal deze situatie geconsolideerd moeten worden. Tenzij deze laatste consolidatiestap wordt ondernomen, is de kans levensgroot dat de verandering van korte duur is en zullen medewerkers proberen het voorgaande evenwicht te herstellen. (Robbins, 2012, p416) De overstap naar spraakherkenning tijdens uitvoeren sectie zal, vanuit deze status quo, dan eenvoudig kunnen verlopen.
HOOFDSTUK 6: IMPLEMENTATIEPLAN In dit hoofdstuk zal op hoofdlijnen een implementatieplan worden beschreven voor de adviezen kwantificeren Postmortaal onderzoek, en stimuleren spraakherkenning
Hoofdstuk 6.1: Kwantificeren Postmortaal onderzoek Bij kwantitatief onderzoek verzamelt de onderzoeker cijfermatig (ofwel nummerieke) gegevens. (Verhoeven, 2011, p115) Het huidige werkproces is op te delen in onderdelen, die meetbaar zijn. Dit moet zo gedetailleerd mogelijk gebeuren. Het nieuwe werkproces, dat onder andere digitaal inschrijven en orderregie via AX bevat, eruit komt te zien voor de overige disciplines binnen het laboratorium. Door deze twee processen vervolgens te vergelijken kan er inzichtelijk gemaakt worden waar tijdsverschillen ontstaan en wat daar de eventuele impact van kan zijn. Tabel 1: Stappenplan kwantificeren Postmortaal onderzoek, inclusief kosten Actie Opdelen werkproces in onderdelen
Wie Teamleider, medewerker pathologieadministratie, Patholoog
Tijd meten onderdelen Analyseren werkprocessen (huidig vs. Toekomstig) Impact/advies rapport schrijven
Teamleider Teamleider, Groepshoofd Pathologie Teamleider
Tijd(h) 1 1 1 20 2 2 3
Datum Week 30
Week 30 Week 31 Week 31
17
Hoofdstuk 6.2: Stimuleren Spraakherkenning Indien het adviesrapport positief concludeert over de implementatie van spraakherkenning in het proces, is het zaak om op korte termijn de leverancier uit te nodigen. Er moet uitgezocht worden waarom een patholoog zonder problemen er mee kan werken en een ander niet. Dit is een belemmerende kracht die weggenomen moet worden, om de verandering te kunnen realiseren. Vervolgens zullen andere drijvende- en belemmerende krachten moeten worden geïnventariseerd. Deze inventarisatie zou naast het management, met de patholoog die al werkt met spraakherkenning, dus drijvende kracht is uitgevoerd moeten worden. Vervolgens zal een overleg met de hele groep moeten plaatsvinden waarbij XXX het instrument “Communicatie en educatie” toepast om de weerstand te verminderen. Tabel 2: Stappenplan Introduceren spraakherkenning Actie
Wie
Tijd(h)
Uitnodigen leverancier + onderzoeken oorzaak (optimalisatie performance)
Groepshoofd Pathologie Patholoog Leverancier Patholoog Groepshoofd Pathologie Hoofd laboratorium Groepshoofd Pathologie Pathologen(8x)
2 4 4 1 1 1 2 16
Beheerder spraakherkenning Nieuwe computers Nieuwe headsets Licenties
40
Inventarisatie drijvende- en belemmerende krachten Sessie met pathologen Toepassen veranderingsinstrument : Communicatie en educatie”. Technische ondersteuning tijdens implementatie Eventuele kosten
Kosten (€)
Datum Week 32
€200 Week 33 Week 34 continue €8000 €2500 €5000
Week 33
HOOFDSTUK 7: BETROUWBAARHEID EN VALIDITEIT Kwalitatief onderzoek heeft altijd veel kritiek te verduren als het gaat om de kwaliteit van de resultaten. Volgens de critici is kwalitatief onderzoek niet betrouwbaar en dus niet valide(Verhoeven, 2011, p317) Betrouwbaarheid is moeilijk na te gaan om dat niet aan de herhaalbaarheidseis wordt voldaan. Betrouwbaarheid, vervolgens, is een voorwaarde voor het bepalen van de validiteit van onderzoek. Kwaliteit van onderzoek wordt naast betrouwbaarheid en validiteit mede bepaald door bruikbaarheid. Onderzoeksresultaten van deze opdracht worden gebruikt om bij te dragen aan het beleid. Dit wordt ook wel instrumentele bruikbaarheid genoemd. (Verhoeven, 2011, p201). Tijdens het onderzoek is opdrachtgever nauw betrokken geweest. Op die manier is het onderzoek toegesneden op de situatie. De nauwe samenwerking zorgt daarmee niet alleen voor bruikbaarheid van de resultaten, maar zorgt er ook voor dat de betrouwbaarheid van de resultaten en in het verlengde hiervan de validiteit voor de opdrachtgever voldoende zijn. Betrouwbaarheid is ook nagestreefd middels standaardisering(Verhoeven, 2011, p195) door bij de direct betrokkenen, per onderverdeling, dezelfde vragen voor te leggen. Betrouwbaarheid had verder verhoogd kunnen worden door alle 5 medewerkers van de pathologie administratie en alle 8 pathologen te interviewen.
18
LITERATUURLIJST Boeken: Eppink, J. & Melker G-J. & Tack P. (2011). Bouwstenen van Management en Organisatie. Hilversum: Concept Uitgeefgroep. Robbins, S. P. & Judge T.A. (2011). Gedrag in organisaties. Amsterdam: Pearson Benelux bv. Scheers, G. J. (2012). Modern Marketingmangement. Hilversum: Concept Uitgeefgroep. Schouten, E (2012). Projectmatig werken in de praktijk. Hilversum: Concept Uitgeefgroep. Verhoeven, N (2011). Wat is onderzoek. Den Haag: Boom Lemma uitgevers.
Bronnen: XXX (2012). Meerjarenvisie 2013-2015, XXX mei 2012 versie 0.4 XXX. Corporate Brochure: Vertrouwd, gezond en duurzaam. Geraadpleegd via INTERNETADRDES
19
Bijlage 1: Processchema Postmortaal onderzoek
Bestand is opgeslagen op H:\Mijndoc\Management\persoonlijk en als los PDF-bestand geupload met de titel: Bijlage 1: Processchema Postmortaal onderzoek.
20
Bijlage 2: Organigram XXXen Operations
21
Bijlage 3 : Interview Microsoft Dynamics AX
Op 06 juni 2013 is een procesflowmanager geïnterviewd over Microsoft Dynamics AX. De procesflowmanager is binnen het laboratorium nauw betrokken geweest bij de implementatie van dit programma. Hierbij heeft hij ook gedetailleerde kennis opgedaan van het systeem. Vraag 1: Hoe werkt Microsoft Dynamics AX Roy: Het is een order regiesysteem. Elke order die aangemaakt wordt krijgt een uniek nummer. Een order is eigenlijk een keuzemogelijkheid die je de aanvrager geeft. Het is dan ook zeer belangrijk om van elke order vooraf de juiste condities te definiëren. Vraag 2: Is koppeling tussen diverse onderzoeken mogelijk? Een patholoog stelt een eindconclusie op, op basis van een aantal onderzoeken. Nu wordt in unilab een uniek inzendnummer aangemaakt. Alle vervolgonderzoeken hebben dit unieke inzendnummer. Hoe gaat dit met AX? Kan de patholoog eenvoudig overzicht houden om uiteindelijk de eindconclusie te kunnen geven? Roy: Technisch is dit absoluut mogelijk. GD is momenteel bezig uit te zoeken welke tool hiervoor nodig is. Er zijn meerdere overwegingen om rekening mee te houden. Waar moet de data vandaan komen? Moet dit unilab zijn of kan dit uit de GD database. Vraag 3: Zijn er nog andere punten die veranderen t.o.v. het huidige werkproces? Een lastig vraagstuk is bijvoorbeeld hoe om te gaan met onderzoeken die door de inzender wordt aangevraagd, maar niet in het sectiebeeld past en dus ook niet onder de monitoring valt. Hoe moet dit gesplitst worden. Het schrijven op stickers lijkt wel opgelost te worden. Van een orgaan kunnen onderzoeken voor meerdere afdelingen aangevraagd worden. Elke afdeling krijgt dan een potje. Omdat we een sticker met een inzendnummer uitdraaien wordt vaak orgaan en onderzoek en afdeling bij op de sticker geschreven. Vraag 4: Bij PCR kan op 1 orgaan meerdere testen gedaan worden. Wordt als 1 potje aangeleverd. Hoe wordt hiermee omgegaan? Dat is nog niet bekend. Het vraagstuk is onder de aandacht, maar op dit moment zijn ze nog niet op dit detail niveau bezig. Vraag 5: Zijn er nog andere ontwikkelingen die van belang zijn? In het kader van transparantie is er misschien wel een koppeling met vee-online gewenst. Inzender kan dan voortgang van zijn inzending zien.
22
Bijlage 4 : Interview digitaal inschrijven
In de huidige plannen is het de bedoeling dat klanten opdrachten digitaal aanmelden via de webmodule WSI. 15-Mei-2013 gesproken met de Business Analist A ICT Ontwikkeling en vanuit die rol betrokken bij de ontwikkeling van digitaal inschrijven en ook Microsoft Dynamics AX. Analist begint met een uitleg van de huidige situatie. Op dit moment is het zo dat de orderregistratie in LIMS plaatsvind. Via diverse koppelingen is er verbinding met andere systemen, waaronder facturatie. Alle klantgegevens worden in LIMS ingevoerd in de zogenaamde info-kaart. In de basis is LIMS hier niet voor bedoeld. Dit systeem is bedoeld om je laboratorium uitslagen te managen. Er is zoveel om LIMS heen gebouwd en aan LIMS gekoppeld dat het systeem dusdanig instabiel is geworden dat het een risico voor de bedrijfsvoering is geworden. Dit heeft GD doen besluiten om haar ICT volledig te herzien. Allereerst is er besloten de regie over welk product wordt verkocht vanuit Microsoft Dynamics AX te laten gebeuren. Twee basis principes, zijn in het kader van de vraagstelling belangrijk om te noemen. Als eerste principe geldt dat de bestelling van te voren vast ligt. Een klant vraagt onderzoek aan en deze bestelling gaat AX in en ligt daarmee vast. Het tweede principe is dat de factuur gaat naar de klant, waarbij de klant degene is die betaalt. De aangemaakte order wordt als opdracht vanuit AX naar LIMS gestuurd. Hier zit voor het laboratorium ook meteen het grote verschil. Waar men nu ook binnen het laboratorium alle gegevens van de inzending kan zien, zal dit in de toekomst niet meer mogelijk zijn. Men krijgt een monster met een barcode. Na het scannen van de barcode is alleen zichtbaar welk onderzoek uitgevoerd moet worden. Na afronding van de opdracht stuurt LIMS een signaal naar AX en stuurt LIMS de uitslag naar een database. Voor regulier laboratorium onderzoek lijkt dit een goede werkwijze. Voor postmortaal onderzoek liggen er echter nog wel uitdagingen, omdat dit op diverse punten verschilt van regulier laboratorium onderzoek. Allereerst vanuit het principe dat de bestelling van te voren vast ligt. Een inzender geeft eigenlijk twee opdrachten. De eerste is de ophaalopdracht en de tweede is een opdracht voor het product “sectie”. De ophaalopdracht zal voldoen aan dit principe, echter het product “sectie” doet dat niet. Tijdens de uitvoer van dit onderzoek wordt de bestelling uitgebreid met diverse onderzoeken en voldoet daarmee dus niet aan het principe. Ook het tweede principe is voor postmortaal onderzoek verschillend van laboratorium onderzoek. Het postmortaal onderzoek is gesubsidieerd, wat inhoudt dat er twee klanten bediend worden. Allereerst is er de dierhouder die het onderzoek laat uitvoeren voor zijn bedrijfsvoering. Daarnaast is er de overheid die een deel van de kosten op zich neemt in het kader van de monitoring van de diergezondheid binnen Nederland. Ten tijde van schrijven moeten er nog enkele zaken onderzocht worden om tot fundamentele beslissingen te kunnen komen. Analist ziet meerdere opties, maar het is nog te vroeg om daar iets constructiefs over te zeggen.
23
Bijlage 5 : Interview Lims
Gesproken met groepshoofd Pathologie. Deze heeft tevens de portefeuille LIMS. Hierdoor is hij nauw betrokken bij diverse projecten uit het BIP. Hij is projectleider van het project “optimalisatie werkprocessen laboratorium”. Dit project moet de aansluiting mogelijk maken tussen AX en unilab 6.4 voor alle werkprocessen binnen het laboratorium. 1) Wat is het verschil tussen Unilab 6.1 en 6.4 Unilab 6.4 is webbased wat het makkelijker maakt om met andere systemen te sluiten. Unilab is bedoeld voor het managen van laboratorium resultaten. Versie 6.1 is uitgebouwd met functionaliteiten, zoals facturatie, klantgegevens en uitslagverwerking. Er zit zoveel maatwerk in 6.1, dat de beheersbaarheid complex en duur is. Versie 6.4 zal gebruikt worden waar het voor ontworpen is. Alle overige functionaliteiten worden anders ingericht. 2) Gaan in de toekomst de orders voortkomend uit het sectieonderzoek rechtstreeks in LIMS? Daar is nog geen duidelijkheid over. In principe moeten alle orders via een digitaal inschrijfscherm naar AX en vervolgens naar Unilab. 3) Worden in de toekomst de stickers nog steeds via Unilab gegenereerd? Dat is wel de intentie, maar nog niet zeker. Heeft ook weer te maken met de manier van inschrijven. 4) We genereren nu stickers met inzendnummer en barcode. Echter moet er nog veel extra informatie op de stickers worden geschreven. Hoe komt dat en kan hier op korte termijn wat aan gedaan worden. In het verleden is voor de pathologie een technische keuze gemaakt. Voor pathologie is gekozen om diersoort als materiaal in te richten. Het feitelijke materiaal zijn echter de organen. Voor de overige disciplines is je materiaal ook werkelijk je materiaal. Deze inrichting maakt het echter niet mogelijk om de aangevraagde onderzoeken te koppelen aan de barcode die standaard op de stickers komt. Hier gaat op korte termijn niks aan veranderen. Gezien het traject waar XXX inzit is besloten geen energie, behalve operationeel houden, meer te steken in unilab 6.1. 5) Het is de bedoeling dat elk onderzoek zijn eigen ordernummer krijgt vanuit AX. Op een orgaan kunnen echter meerdere onderzoeken gedaan worden. Worden samples in de toekomst met meerdere stickers aangeleverd. Dit is nog niet bekend. De technische inrichting moet nog volledig uitgewerkt worden.
24
Bijlage 6: Interview Pathologie administratie
Bestand is opgeslagen op H:\Mijndoc\Management\persoonlijk\HBO Bachelor Management en als los PDF-bestand ge-upload met de titel: Bijlage 6: Interview Pathologie administratie.
25
Bijlage 7 : Interview pathologen
Vraag Welke verbeteringen zouden het proces uitvoeren sectie kunnen verbeteren.
Patholoog 1 Na lang nadenken ziet patholoog 1 zo geen verbetering.
Patholoog 2 Ziet met de huidige voorzieningen geen mogelijkheden tot verbetering.
Zou spraakherkenning het proces kunnen verbeteren. Humaan wordt dit routinematig gebruikt.
Op dit moment niet. Ook spraakherkenning moet ingeleerd worden. De huidige voorzieningen zijn hier ondermaats voor. Hierbij refereert ze naar een collega, die er mee probeert te werken, waarbij het niet lukt. Verder moet hetgeen ingesproken is ook gecontroleerd worden, hier ziet patholoog geen efficiëntie in de vorm van tijdswinst ontstaan, maar meerwerk voor de pathologen zelf. De kosten t.o.v. een administratief medewerker wegen in haar ogen hier niet tegen op.
Is een mogelijkheid. Ten opzichte van humaan is het volume secties veel meer, maar het principe van tekst inspreken in een veld is een mogelijkheid. Ten opzicht van het werken met drieletterige codes, biedt het wel de mogelijkheid nuancering aan te brengen. Dit mist hij nu wel een omdat hij gebonden is aan de codes.
Is er uniformiteit in het verwerken?
Moet je als patholoog wachten op de identificatie van de samples
Zijn er nog overige punten
Ook vind zij humaan niet te vergelijken met veterinair. Het volume secties is van een totaal andere orde. Tevens is de rapportage anders dan bij GD. Secties worden volgens een protocol verwerkt. Een sectie is echter onderhevig aan gevraagde problematiek, maar ook aan ongevraagde problematiek. Tevens worden er steeds vaker secties op maat aangevraagd. Dus uniformiteit wordt zoveel mogelijk nagestreefd, maar het blijft diagnostiek. De eerste bevindingen middels drieletterige codes, zorgen voor dit onderdeel voor uniformiteit. Spraakherkenning zal, met 8 pathologen, hier afbreuk aan doen. Nee, het team is op dit moment dusdanig goed ingewerkt dat de patholoog gewoon door kan gaan met de sectie. Het invoeren van de bevindingen, het aanvragen van onderzoeken en de identificatie, inclusief schrijven op de stickers kunnen ze zo snel dat zij niet hoeft te wachten. In het kader van de uniformiteit, ziet zij een punt met het verschil in de hoeveelheid samples die de verschillende pathologen nemen. Maar dit komt ook voort uit kennis en ervaring . Patholoog 1 is absoluut voor gebruik van techniek en automatiseren waar mogelijk,, mits het functioneel is. Op dit moment ziet zij meer automatiseren echter als meer werk voor de patholoog.
Hoewel het diagnostiek betreft wordt zoveel mogelijk volgens protocol gewerkt. Je hebt echter ook te maken met verzoeken om onderzoek, door de klant, die buiten het sectiebeeld vallen. Uniformiteit met spraakherkenning zal minder worden, omdat elke patholoog zijn of haar manier van praten heeft.
Nee. Het ondersteunende team is goed ingewerkt en dusdanig snel dat dit niet het geval is
Geen
26
Bijlage 8: Observatieonderzoek 27-juni-2013 Meegekeken bij het proces uitvoeren sectie. Er is ongeveer 3 uur meegekeken en in die periode zijn er 16 secties uitgevoerd. Observaties: 1) Tijdens invoeren van de bevindingen en aanvragen onderzoeken valt op dat in sommige gevallen de Patholoog al meerdere regels verder is dan de medewerker van de pathologie administratie in LIMS heeft ingevoerd. De patholoog benoemd de bevindingen in termen, deze moeten worden vertaald door de medewerker naar 3-letterige codes. Gevraagd of ze in kunnen schatte hoeveel codes ze gebruiken: Dit kon ze zo niet inschatten. “heel veel” was het antwoordt. Wel gaf ze aan dat er een document is waarin al deze codes met bijbehorende term vastliggen. Bij naslag in dit document blijkt het om ca. 1800 code-term combinaties te gaan. Verder valt hier op dat de medewerker in een scherm met twee tabellen werkt. Een tabel voor de bevindingen en een tabel om vervolg onderzoek aan te vragen. Achterstand lijkt te ontstaan als de patholoog snel de bevindingen en vervolgonderzoeken opnoemt. De medewerker moet dan steeds wisselen van tabel. Navraag leert dat dit hoofdzakelijk bij een patholoog gebeurt. De overige pathologen hanteren een tempo die de medewerker goed aan kan en niet lijdt tot achterstand. 2) Patholoog wil achteraf nog een bevinding toevoegen. Wat opvalt is dat dan de hele tabel waar de codes ingevoerd moeten worden eerst leeg gemaakt moet worden. Het is niet mogelijk een regel er tussen te zetten. Men typt dan de nieuwe regel onderaan in de tabel. Alle regels die onder de plek staan waar de nieuwe regel zou moeten komen worden ook opnieuw ingevoerd. Daarna verwijderd men de originele regels en schuift dus de nieuwe regel naar de juiste plek en heb je de overige regels, die je voor de tweede keer hebt ingevoerd, ook weer op de juiste plek staan. 3) De medewerker van de pathologie administratie moet goed luisteren naar de patholoog. Er wordt enkele keren om bevestiging gevraagd, of het juiste gehoord is. Bij navraag wordt aangegeven dat men de akoestiek in de zaal niet ideaal vind. Ook vanuit de omgeving komt geluid wat als hinderlijk wordt ervaren. 4) Er worden vooraf, afhankelijk van wie er staat, ongeveer 10 stickers gegenereerd. Dit wordt gedaan zodat de medewerker verantwoordelijk voor de identificatie van de samples meteen kan meeschrijven met de bevindingen van de patholoog. Als de sticker pas gegenereerd wordt op het moment van onderzoek aanvragen, zal de medewerker die moet identificeren achterstand oplopen, wat leidt tot overlegmomenten. De huidige werkwijze houdt wel in dat ongebruikte stickers weggegooid worden. 5) Er is sprake van dode tijd. Patholoog was in meerdere gevallen, lang bezig met het bekijken van het kadaver zonder bevindingen of onderzoeken te benoemen. Op deze momenten staan beide medewerkers te wachten. Hoewel niet gemeten, was dit over de hele middag redelijk wat tijd.
27
