Modelování podnikových procesů a návrh informačního systému v neziskové organizaci

Mendelova univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Modelování podnikových procesů a návrh informačního systému v neziskové organizaci Diplomová práce

Vedoucí práce: doc. Ing. Ivana Rábová, Ph.D.

Bc. Stanislav Drozd

Brno 2010

Na tomto místě bych rád poděkoval vedoucí mé diplomové práce doc. Ing. Ivaně Rábové, Ph.D. za odpovědné vedení, rady a připomínky při přípravě a zpracování této práce. Dále chci poděkovat všem členům výboru Tělovýchovné jednoty Sokol Opatovice, o. s., bez jejichž otevřeného přístupu by vůbec nebylo možné práci v této podobě zpracovat.

Prohlašuji, že jsem tuto diplomovou práci vyřešil samostatně s použitím literatury, kterou uvádím v seznamu.

Ve Vyškově dne 20. 5. 2010

....................................................

4

Abstract Drozd, S. The Modeling of Business Processes and the Design of the Information System in a Non-profit Organization. Diploma Thesis. Vyškov, 2010. My diploma thesis deals with the modeling of business processes and designing of their innovations. The theoretical part focuses on the technique of modeling of business processes using UML. The practical part analyses the current state of processes in Tělovýchovná jednota Sokol Opatovice, o.s. Subsequently, the equivalent innovations are proposed, including the new information system. The innovations are economically evaluated and the most suitable one is recommended.

Abstrakt Drozd, S. Modelování podnikových procesů a návrh informačního systému v neziskové organizaci. Diplomová práce. Vyškov, 2010. Tato diplomová práce se zabývá modelováním podnikových procesů a návrhem jejich inovací. Teoretická část se zaměřuje na techniky modelování podnikových procesů s využitím jazyka UML. V praktické části je potom nejprve analyzován současný stav procesů v Tělovýchovné jednotě Sokol Opatovice, o. s. Následně jsou navrženy odpovídající inovace včetně nového informačního systému. Inovace jsou ekonomicky zhodnoceny a je doporučena nejvhodnější z nich.

5

OBSAH

Obsah 1 Úvod a cíl práce 1.1 Úvod do problematiky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Cíl práce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Literární přehled 2.1 Podnikové procesy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1 Potřeba zlepšování procesů . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2 Business Process Reengineering (BPR) . . . . . . . . . 2.2 Metody a techniky modelování podnikových procesů . . . . . . 2.2.1 Jazyk UML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.2 Rozšíření UML pro modelování procesů dle Erikssona . 2.3 Nástroje pro modelování podnikových procesů a vývoj aplikací 2.3.1 Enterprise Architect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.2 NetBeans IDE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

7 7 7 9 9 9 10 11 11 15 19 19 20

3 Metodika

21

4 Analýza a hodnocení současného stavu 4.1 Popis organizace . . . . . . . . . . . . 4.2 Metamodel organizace . . . . . . . . . 4.2.1 Zdroje organizace . . . . . . . . 4.2.2 Cíle organizace . . . . . . . . . 4.2.3 Pravidla organizace . . . . . . . 4.3 Okolí organizace . . . . . . . . . . . . . 4.4 Procesy v organizaci . . . . . . . . . . 4.4.1 Hlavní proces . . . . . . . . . . 4.4.2 Proces Přihlášení do organizace 4.4.3 Proces Příspěvek na činnost . . 4.4.4 Proces Dotace . . . . . . . . . . 4.4.5 Proces Sponzorský dar . . . . . 4.4.6 Proces Služba . . . . . . . . . . 4.4.7 Proces Fakturace . . . . . . . . 4.4.8 Proces Vedení pokladní knihy . 4.4.9 Proces Účetnictví . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

22 22 23 24 24 24 25 26 26 26 28 30 33 34 36 37 39

5 Návrh inovace 5.1 Inovace zefektivněním jednotlivých procesů . . . . . . 5.1.1 Zefektivnění procesu Přihlášení do organizace 5.1.2 Zefektivnění procesu Příspěvek na činnost . . 5.1.3 Zefektivnění procesu Dotace . . . . . . . . . . 5.1.4 Zefektivnění procesu Sponzorský dar . . . . . 5.1.5 Zefektivnění procesu Služba . . . . . . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

40 40 40 41 41 42 42

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . .

6

OBSAH

5.2

5.3

5.4

5.1.6 Zefektivnění procesu Fakturace . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.7 Zefektivnění procesu Vedení pokladní knihy . . . . . . . . . . 5.1.8 Zefektivnění procesu Účetnictví . . . . . . . . . . . . . . . . . Inovace s využitím informačního systému ČSTV a programu ABRA G1 5.2.1 Informační systém ČSTV pro TJ-SK . . . . . . . . . . . . . . 5.2.2 Účetní program ABRA G1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inovace s využitím nového informačního systému . . . . . . . . . . . . 5.3.1 Use Case diagram IS TJ Sokol Opatovice . . . . . . . . . . . . 5.3.2 Konceptuální model IS TJ Sokol Opatovice . . . . . . . . . . . Ekonomické zhodnocení navržených inovací . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.1 Zefektivnění jednotlivých procesů . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.2 Informační systém ČSTV a program ABRA G1 . . . . . . . . 5.4.3 Nový informační systém . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

43 43 46 47 47 47 48 48 53 54 54 55 55

6 Diskuse a závěr 57 6.1 Diskuse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 6.2 Závěr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 7 Literatura

59

Přílohy

61

A Diagramy metamodelu organizace

62

B Use Case diagram Okolí organizace

66

C Diagramy popisující procesy v organizaci C.1 Hlavní proces . . . . . . . . . . . . . . . . C.2 Přihlášení do organizace . . . . . . . . . . C.3 Příspěvek na činnost . . . . . . . . . . . . C.4 Dotace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C.5 Sponzorský dar . . . . . . . . . . . . . . . C.6 Služba . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C.7 Fakturace . . . . . . . . . . . . . . . . . . C.8 Vedení pokladní knihy . . . . . . . . . . . C.9 Účetnictví . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

67 67 69 74 79 86 91 96 99 102

D Diagramy popisující navržený informační systém

104

E Seznam přiložených souborů

111

1

ÚVOD A CÍL PRÁCE

1 1.1

7

Úvod a cíl práce Úvod do problematiky

Užívání informačních systémů a technologií podporujících podnikové procesy není dnes ničím výjimečným. Jde o jednu z možností, jak zkvalitňovat svoje produkty a služby a odlišit se tak od konkurence. Způsobů, jak s pomocí informačních technologií procesy v organizaci podpořit, je celá řada. Od jednoduchých aplikací podporujících dílčí činnosti až po rozsáhlé informační systémy pokrývající celé spektrum činností organizace. Od toho se také odvíjí finanční náročnost zavádění informačních technologií, jejich přínos a návratnost takovéto investice. Organizace působící v ziskovém (tržním) sektoru ekonomiky, zpravidla disponují dostatečnými prostředky pro efektivní využívaní informačních technologií a taky tak činí. Na druhou stranu existují i organizace jiné, neziskové, jejichž prostředky jsou již z povahy poslání a činností organizace značně omezené. Informační technologie pro ně potom mohou sloužit zejména jako prostředek ke snižování nákladů, větší efektivnosti prováděných činností, a tak zvyšování životaschopnosti celé organizace. Jednou z takových neziskových organizací je Tělovýchovná jednota Sokol Opatovice, občanské sdružení (TJ Sokol Opatovice, o. s.). Tato organizace má již devadesátiletou tradici a po celou dobu své činnosti se podílí na kulturním dění v Opatovicích, místní časti města Vyškova. Své členy sdružuje v oddílech kopané, nohejbalu, turistiky a cyklistiky. Posláním organizace tedy není vytvářet zisk, ale především zajistit sportovní a kulturní vyžití jak pro její členy, tak pro veřejnost. Veškerá činnost organizace je hrazena z členských příspěvků členů, dotací různých subjektů, příspěvků sportovních svazů, sponzorských darů a také z příjmů za poskytované služby. S ohledem na to, že výše těchto příjmů v čase značně kolísá a je závislá na mnoha faktorech, hraje důležitou roli vyrovnané hospodaření organizace s důrazem na minimalizaci nákladů. Tomu lze napomoci zefektivněním procesů probíhajících v organizaci s využitím informačních technologií, které v současnosti organizace využívá jen v minimální nutné míře.

1.2

Cíl práce

Cílem práce tedy je analyzovat současný stav procesů prováděných v organizaci a namodelovat je s využitím prvků jazyka UML. Výstupem této části budou diagramy procesů dle H. Erikssona.

1.2

Cíl práce

8

Na základě této analýzy procesů budou nalezena jejich slabá místa a navržena dílčí inovace jednotlivých procesů. Jedna z navržených inovací bude v testovací verzi i realizována, a to s pomocí programovacího jazyka Java a vývojového prostředí NetBeans IDE ve verzi 6.7.1. Jako variantní řešení k dílčím inovacím, bude s využitím objektového přístupu navržen organizaci na míru i komplexní informační systém. Pro návrh systému budou opět využity modely podle notace UML. V závěru práce budou navržené inovace ekonomicky zhodnoceny a bude doporučena nejvhodnější z nich. Pro tvorbu všech modelů v jazyce UML bude využito CASE nástroje Enterprise Architect ve verzi 6.1. Vzhledem ke své rozsáhlosti budou vytvořené diagramy součástí příloh práce.

2

LITERÁRNÍ PŘEHLED

2 2.1

9

Literární přehled Podnikové procesy

Podnikový proces je podle Erikssona „jednoduše strukturovaná sada aktivit seřazená v čase a místě a navržená pro tvorbu specifického výstupu pro jednotlivého zákazníka nebo trh během níž se mění stav podnikových zdrojů. Zahrnuje silný důraz na to, jak je práce prováděna v organizaci, nikoliv na to, co je vyráběno. Proces je specifické seřazení pracovních aktivit v čase a místě se začátkem a koncem a jasně identifikovatelnými vstupy a výstupy strukturovanými na akceÿ (Rábová, 2008). Řepa zase ve své knize popisuje podnikový proces jako „souhrn činností, transformujících souhrn vstupů do souhrnů výstupů (zboží nebo služeb) pro jiné lidi nebo procesy, používajíce k tomu lidi a nástrojeÿ (Řepa, 2006). Příkladem procesu může být například nákup zboží v internetovém obchodě. Proces začíná vstupem zákazníka na stránky takového obchodu. Pokračuje výběrem zboží v katalogu, jeho vložením do košíku, uvedením fakturačních a dodacích údajů a výběrem způsobu platby. Proces pak pokračuje na straně dodavatele, který zboží vyzvedne ze skladu, zabalí a předá k přepravě. Celý proces končí ve chvíli, kdy zákazník převezme od přepravce požadované zboží a dodavatel obdrží příslušnou platbu. 2.1.1

Potřeba zlepšování procesů

Pokud se hodlá podnik (firma, organizace) udržet na trhu, narazí dříve či později na potřebu zlepšování svých procesů. Tato potřeba vychází z požadavků zákazníků na stále lepší produkty a služby. Díky velké síle konkurenčního prostředí totiž zákazník neváhá a ve chvíli, kdy nedostane to, co požaduje, obrátí se na konkurenci. Z těchto důvodů podniky začínají pracovat na zlepšování svých procesů. První odezvou bylo takzvané průběžné zlepšování procesů. To je založeno na zmapování současného procesu, nastavení způsobů jeho měření a vyplynutí přirozených potřeb jeho zlepšení. Vzhledem k neustálému opakování několika po sobě jdoucích kroků (obrázek č. 1) hovoříme proto o soustavném nebo také průběžném zlepšování procesů. Tento způsob je tedy vhodný k dosahování takzvaného přírůstkového zlepšení. Ovšem rychlý vzestup technologií, zejména potom internetu, způsobuje neustále se zvyšující úroveň konkurence. Proto přírůstkové zlepšování procesů již není dostatečné. Potřebou je pak změnit procesy jinak — radikálně (Řepa, 2006).

2.1

Podnikové procesy

10

Obr. 1: Průběžné zlepšování procesů

2.1.2

Business Process Reengineering (BPR)

Business Process Reengineering neboli BPR je zcela odlišným přístupem. Na rozdíl od postupného zlepšování přístupů předpokládá, že stávající podnikové procesy jsou zcela nevyhovující, špatné a nefunkční. To umožňuje jeho vykonavatelům odpoutat se zcela od stávajících procesů a soustředit se na vytváření procesů nových. Přitom berou v potaz pohledy jak zákazníků a zaměstnanců podniku, tak jak proces vypadá u významných konkurentů a jak je možné jeho inovaci dále využít. Celý postup BPR začíná definicí rozsahu a hlavních cílů celého projektu. Pokračuje analýzou, na kterou navazuje vytvoření vize nových procesů. Tato vize je potom předpokladem pro plán akcí vedoucích k přechodu na novou soustavu podnikových procesů. Finálním počinem je potom samotná implementace navržené vize. Celý proces BPR popisuje obrázek č. 2:

Obr. 2: Business Process Reengineering

Vzhledem k tomu, že je nemožné stanovit vhodný přístup pro každou situaci, je důležité vybrat, popřípadě vytvořit, metodu vhodnou k dosažení požadovaných výsledků a hlavně ji potom umět použít (Řepa, 2006).

2.2

Metody a techniky modelování podnikových procesů

2.2

11


Pro namodelování podnikových procesů existuje řada různých přístupů a norem. Každý z přístupů pak zdůrazňuje či ignoruje jiné aspekty. Některé z nich přikládají význam spíše lidské stránce realizace procesů, jiné technologii jejich provádění a další zase informačním systémům a technologiím tyto procesy podporujícím. Každý podnikový proces má čtyři základní prvky: Proces – který je modelován jako struktura vzájemně navazujících činností. Činnost – může být samostatně popsána jako proces a probíhá na základě definovaných podnětů. Podnět – který může být vnější (událost) nebo vnitřní (stav procesu). Vazba – popisující návaznosti jednotlivých činností a definující strukturu procesu. To, zda je činnost popsána jako proces, závisí na řadě skutečností. Potřebnou srozumitelností modelu počínaje, přes modelovací nástroj, invenci autora a velikostí modelu konče. Nezáleží tedy vůbec na obsahu procesu (činnosti) (Řepa, 2006). 2.2.1

Jazyk UML

Unified Modeling Language, zkráceně UML, je, jak název napovídá, unifikovaný modelovací jazyk vyvinutý firmou OMG (Object Management Group). Původním účelem bylo poskytnutí nástrojů pro vývoj programových systémů, které podporují takzvaný objektově orientovaný návrh. Na rozdíl od textových programovacích jazyků má vlastní grafickou sémantiku a syntaxi. Neposkytuje ovšem žádnou metodiku, což podporuje jeho velkou univerzálnost. Dnes se již profiluje jako modelovací nástroj, který dokáže popsat v podstatě cokoliv (Řepa, 2006). Diagramy jazyka UML Pomocí diagramů UML zachycujeme aspekty modelovaného systému. Systém zpravidla nepopisuje pouze jeden diagram, proto bývají sdružovány do hierarchicky uspořádaného celku, například pomocí balíčků (packages)(Tišnovský, 2005). Diagramů existuje celá řada a obecně je rozdělujeme na dvě skupiny (Kučerová, 2008): 1. Diagramy struktury 1.1 Diagram tříd 1.3 Diagram komponent 1.4 Diagram nasazení

2.2


12

2. Diagramy chování a interakce 2.1 Diagram případů užití 2.2 Sekvenční diagram 2.3 Diagram aktivit 2.4 Diagram komunikace 2.5 Stavový diagram Další části se budou podrobněji věnovat pouze popisu digramů užitých při analýze procesů a následném návrhu inovací. Diagram případů užití (Use Case diagram) Diagram se používá pro popis chování systému z pohledu uživatele a zachycuje jeho požadavky na systém. Snahou je zapojit uživatele do počáteční fáze analýzy a návrhu systému. Use case diagram také přesně popisuje hranice mezi vlastním systémem a jeho okolím. Jednoduchý use case diagram obsahující jeho základní prvky ukazuje obrázek č. 3. Prvky diagramu na obrázku jsou následující:

Obr. 3: Use Case diagram

Aktor – reprezentuje okolí systému. Může jím být osoba, jiný systém, hardware nebo třeba čas. Komunikuje se systémem, do kterého informace buď vkládá nebo je z něj přijímá. Stojí zpravidla mimo systém. Use Case – popisuje případ užití systému příslušným aktorem, se kterým je svázán vazbou. Může být popsán i textově pomocí scénáře a stojí uvnitř systému.

2.2


13

Vazba Include – umožňuje použít jeden případ užití v rámci jiného případu užití. Zpravidla se používá k vyčlenění společného případu chování. Vazba Extend – rozšiřuje chování základního případu užití o chování jiného případu užití. Hranice systému – odděluje vnější prostředí od prostředí systému. Další možnou vazbou mezi prvky v use case diagramu je zobecňování. Představuje dědičnost mezi prvky, kdy potomek dědí všechny vlastnosti a chování od svého předka. Můžeme jej použít jak pro aktory, tak pro use case (Beneš, 2005). Diagram aktivit Diagram aktivit popisuje posloupnost činností tak, jak probíhají v systému. Podobá se tedy klasickému vývojovému diagramu a lze jen použít také k popisu procesů. Příklad diagramu aktivit je zobrazen na obrázku č. 4.

Obr. 4: Diagram aktivit

Základními prvky diagramu jsou: Stavy – znázorňují začátek a konec diagramu aktivit. Činnosti – spojené do posloupností vazbami (přechody). Podmínky – rozhodující, které činnosti se budou vykonávat. Dochází k tak větvení diagramu. Signály – jejich odeslání či přijetí způsobí, že se začne vykonávat další činnost. Odeslaná a přijatá zpráva se propojuje přerušovanou čarou. V diagramu aktivit se mohou objevit i další symboly (např. objekty). Vyjadřuje to skutečnost, že činnost je vykonávána daným objektem. Takové diagramy jsou potom označovány jako hybridní (Beneš, 2005).

2.2


14

Sekvenční diagram Tento diagram popisuje časovou posloupnost komunikace mezi objekty v systému. Jednoduchý sekvenční diagram je ukázán na obrázku č. 5. Sekvenční diagram obsa-

Obr. 5: Sekvenční diagram

huje následující prvky: Objekty – umístěné v horní části diagramu. Čáry života – směřuje dolů od každého objektu. Podél čáry života probíhá čas. Aktivace – označující vykonání příslušné činnosti. Reprezentuje ji obdélníček podél čáry života objektu, jehož délka vyjadřuje trvání aktivity. Zprávy – představované horizontálními šipkami mezi aktivacemi objektů. Podle významu se dělí na jednoduché, synchronní a asynchronní. Díky univerzálnosti jazyka UML může být sekvenční diagram doplněný o účastníky (aktory), kteří sekvenci z vnějšku zahajují či do ní zasahují (Beneš, 2005). Diagram tříd Diagram tříd popisuje statickou strukturu systému. Zachycuje všechny třídy objektů v modelovaném systému a vztahy mezi nimi. Diagram tříd se používá ve fázi analýzy (konceptuální model), ve fázi návrhu (návrh atributů a operací) i implementace připravovaného systému (návrh programového kódu). Příklad diagramu tříd je na obrázku č. 6. Diagram obsahuje následující: Třídy – charakterizované jejich jmény, atributy a operacemi (metodami).

2.2


15

Obr. 6: Diagram tříd

Vztahy mezi třídami – jsou jimi: Asociace – je obecným vztahem mezi třídami. Udává spojení mezi jejich instancemi a násobnost tohoto vztahu. Agregace – vyjadřuje vztah mezi celkem a částí, kdy část může existovat i bez existence celku. Kompozice – vyjadřuje vztah části a celku, kdy část nemůže existovat bez existence celku. Generalizace – hierarchický vztah, který vyjadřuje dědičnost, kdy potomek třídy dědí vlastnosti jeho předka. Vlastnosti potomka mohou být rozšířeny nebo modifikovány. Závislost – vztah mezi dvěma třídami, kdy změna v nezávislé třídě způsobí změnu v třídě závislé. Pokud má asociace mezi třídami nějaké atributy nebo metody, jde o takzvanou asociační třídu. Jestliže se v systému nevyskytují žádné instance dané třídy, hovoříme pak o takzvané třídě abstraktní (Kučerová, 2008). 2.2.2

Rozšíření UML pro modelování procesů dle Erikssona

Jak již bylo uvedeno výše, pro modelování podnikových procesů existuje řada přístupů norem. K nejpoužívanějším profilům UML je řazen profil H. Erikssona (Řepa, 2006). Eriksson používá systémový a komplexní přístup k podnikové architektuře. Podle něj je podniková architektura „organizovaná sada prvků s jasnými vztahy mezi sebou, které společně tvoří celek definovaný svou funkcionalitou. Prvky představují

2.2


16

organizační strukturu a strukturu chování podnikového systému a ukazují abstrakce klíčových procesů a struktur v podnikuÿ (Rábová, 2008). Profil je založen na čtyřech pohledech na organizaci (Řepa, 2006): Strategický pohled – představuje jej vize organizace a zaměřuje se na hlavní problémy a úmysly, které má procesní změna řešit. Procesní pohled – zahrnuje procesy v organizaci a jejich vzájemnou spolupráci při dosahování hodnot stanovených ve vizi organizace. Strukturní pohled – obsahuje zdroje organizace, které jsou potřebné k provádění procesů a dosažení stanovených cílů. Chování organizace – představuje vnitřní chování organizace a zejména interakci zdrojů a procesů. Důležitá je potom odpovědnost za jednotlivé zdroje. Na základě těchto čtyř pohledů jsou definovány čtyři základní podnikové koncepty, a to proces, zdroj, pravidlo a cíl. Spolu tvoří metamodel podnikového systému reprezentovaný diagramem tříd zobrazeným na obrázku č. 7 (Rábová, 2008).

Obr. 7: Metamodel podnikových konceptů

Koncept Podnikový zdroj Rozumíme jimi objekty používané podnikem, kde jsou spotřebovávány, vyráběny, transformovány nebo používány v podnikových procesech. Dle Erikssona je zdroj „entita, která může hrát roli při realizaci určité třídy v systému, je to koncept použitý v podniku, a představuje cokoliv, co vybereme pro zhodnocení podniku jako celkuÿ (Rábová, 2008).

2.2


17

Zdroje rozdělujeme na fyzické (materiální podstaty, například části výrobků), abstraktní (myšlenky nebo koncepty, například účty, energie) a informační (nesou informace o jiných zdrojích). Zdroje mají v podniku jasně definovanou strukturu a vztahy. Modelujeme je jako třídy. Díky volnosti jazyka UML můžeme při jejich popisu užívat stereotypů, například pro odlišení osob od ostatních zdrojů. Koncept Podnikový cíl Stanovení hlavního cíle a dílčích cílů, které by měly napomáhat k jeho dosažení, je důležitou součástí vize organizace. Stejně, jako je důležité cíle stanovit, je i důležité kontrolovat jejich plnění. Eriksson vidí cíl jako „podnikový koncept pomocí něhož se popisuje požadovaný stav jednoho nebo více zdrojůÿ (Rábová, 2008). K modelování struktury cílů se tedy opět využívá diagramu tříd v UML. Můžeme tak efektivně zobrazit strukturu cílů a dílčích cílů odrážející vizi organizace. Koncept Podnikové pravidlo Podniková pravidla představují nařízení, kterými se řídí provádění podnikových procesů. Ericsson je definuje jako „sadu stanovení, která mohou řídit nebo ovlivnit jak chod podnikového procesu tak strukturu zdrojů v podniku. Stanovení specifikuje podmínku, která musí být splněna, nebo podmínku, která řídí časovou sekvenci aktivit. Pravidlo může vyjadřovat podnikový cíl, specifikovat způsob jak by měl být vykonáván proces, detailizuje podmínky vztahu nebo omezení chování zdrojeÿ (Rábová, 2008). Existuje několik klasifikací pravidel. Jedna z nich rozděluje pravidla na strukturální (týkají se organizační struktury), behaviorální (chování podniku) a funkční (provádění procesů). Jiné zase na odvozovací, omezovací a existenční, upravující transformace, chování a stavy objektů v organizaci. Podle příslušnosti pravidel se dělí na vnější (působí zvenčí organizace) a vnitřní (působící zevnitř). Koncept Podnikový zdroj Popis podnikového procesu podle Erikssona a důvody jeho modelování byly popsány v úvodní kapitole literárního přehledu. Proto se tato část bude věnovat především tomu, jak proces dle Erikssona namodelovat s pomocí prvků jazyka UML. Pro znázornění procesů je možné užít všechny prvky z tohoto jazyka. Nejčastěji bývají procesy popisovány následujícími způsoby: Procesním diagramem – využívají se na počátku procesní analýzy a jsou typické vysokou hladinou abstrakce. K jednomu podnikovému procesu náleží

2.2


18

jeden procesní diagram (obrázek č. 8). Každý proces se může skládat z několika dílčích procesů (subprocesů, obrázek č. 9).

Obr. 8: Procesní diagram

Diagramem aktivit – používá se pro bližší popsání struktury procesu. Popisuje přesný sled aktivit uvnitř procesu. Diagramem tříd – zobrazuje statickou strukturu podniku a zachovává si vysokou hladinu abstrakce. Vytváří takzvaný konceptuální model podniku. Jeho jádrem je podnikový proces, zpracovávající podnikové zdroje za účasti podnikových objektů. Za proces nesou odpovědnost podnikové jednotky (pracovníci). Dílčí části podnikového procesu představují jednotlivé aktivity. Sekvenčním diagramem – používá se pro pochopení komunikace mezi skupinami (lidmi, organizačními jednotkami, objekty). Názorně popisuje komunikaci v procesu. Zprávy mohou být chápány i jako aktivity v procesu. Pro modelování podnikových procesů dále Eriksson používá Assembly line diagramy, jejichž základ tvoří diagram aktivit. K těm jsou přidány takzvané assembly svazky, z nichž každý představuje nějaký objekt (Rábová, 2008). Dalšími užívanými diagramy jsou třeba stavový diagram nebo use case diagram (Řepa, 2006).

2.3

Nástroje pro modelování podnikových procesů a vývoj aplikací

19

Obr. 9: Proces rozložený na dílčí procesy

2.3


Existuje řada nástrojů podporující modelování v jazyce UML. Tyto nástroje zpravidla umožňují také modelování podnikových procesů. Podporují analýzu, návrh, a některé taky částečnou implementaci navrhovaného systému. Takové se označují jako CASE nástroje (Computer Aided System Engineering nebo-li počítačová podpora systémového inženýrství). Jde například o Rational Rose, Select Enterprise nebo Enterprise Architect. Pro tvorbu aplikačního vybavení potom velice často využívají vývojová prostředí označovaná jako IDE (Integrated Development Environment nebo-li integrované vývojové prostředí). Ty do sebe integrují editor zdrojového kódu, kompilátor, případně interpret, a pokud se jedná o jazyk podporující grafické rozhraní, pak také nástroje pro rychlou tvorbu tohoto rozhraní (označují se jako RAD). Příkladem takových rozhraní je třeba Microsoft Visual Studio, Delphi nebo NetBeans IDE. 2.3.1

Enterprise Architect

CASE nástroj vyvinutý firmou Sparx Systems pro modelování, vývoj a testování aplikací založených na UML. Podporuje modely podnikových procesů, diagramy tříd,

2.3


20

případů užití, aktivit, sekvenční diagramy a diagramy komponent. Nabízí tvorbu dokumentace ve formátu RTF. Dále umožňuje také generování programového kódu a také reverse engineering zdrojových kódů jazyků, například C++, C#, Java, Delphi, Visual Basic a PHP. V současnosti je dostupná verze Enterprise Architekt 8 podporující standart UML 2.1, a to i ve zkušební verzi zdarma (Sparx Systems, 2010)(Svoboda, 2005). 2.3.2

NetBeans IDE

NetBeans IDE je multiplatformní vývojové prostředí specializující se na programovací jazyk Java vyvinuté společností Sun Microsystems, které lze používat bezplatně. Umožňuje snadnou tvorbu grafického rozhraní (GUI), generování některých rutinních akcí a funkcí, a to vše s nápovědou v Javadoc. Automaticky probíhá i generování dokumentace, též podle standardu Javadoc. Prostředí podporuje také UML modelování, XML a poskytuje nástroje pro dynamickou tvorbu webových aplikací. Lze jej rozšířit i o další programovací jazyky. V současnosti je dostupná verze NetBeans IDE 6.8 a testovací verze NetBeans IDE 6.9 (Sun Microsystems, 2010).

3

3

METODIKA

21

Metodika

K dosažení cílů, stanovených v úvodu práce, je nejprve nutné seznámit se detailně s organizací, s její vizí a s procesy, které v ní probíhají. Následně pak nastudovat existující možné způsoby znázornění těchto procesů. Z nich je posléze nutno vybrat takový přístup, který nejlépe popíše stávající situaci v organizaci a navíc se stane kvalitním východiskem pro navržení vhodné inovace. Tato práce využívá pro modelování procesů přístupu H. Erikssona popsané v předcházejících kapitolách. S ohledem na to, že většina přístupů popisujících podnikové procesy využívá notace UML, je nevyhnutelná i základní znalost modelování v tomto jazyce. To znamená, že je nutné seznámit se především s významem diagramů, které se v daném přístupu k procesům užívají a také s metodikou jejich tvorby. Popis jednotlivých diagramů, které pro analýzu procesů používá Eriksson, je součástí literárního přehledu. Vlastnímu modelování předchází volba vhodného modelovacího nástroje. Samozřejmostí je potom naučit se základním dovednostem spojeným s prací s takovým nástrojem. Zpravidla jde o CASE nástroj, který musí podporovat zvolený standard UML a také všechny potřebné diagramy. Vhodné je též podpora generování dokumentace k modelu v použitelném formátu. Takové předpoklady splňuje použitý CASE nástroj Enterprise Architekt od společnosti Sparx Systems. Důležité je potom správně promítnout nastudované informace o organizaci do vytvářených modelů. Erikssonův přístup vyžaduje nejprve namodelování podnikové architektury (cíle, zdroje, pravidla). Tento metamodel podnikové architektury se potom promítá do modelů jednotlivých podnikových procesů. Modely slouží jako východisko pro určení slabých míst jednotlivých procesů a pro navržení jejich inovací. Při návrhu inovací je nutno přihlédnout ke specifikám a možnostem dané organizace, zvolit vhodnou formu inovace a správně posoudit její přínos.

4

ANALÝZA A HODNOCENÍ SOUČASNÉHO STAVU

4 4.1

22

Analýza a hodnocení současného stavu Popis organizace

Tělovýchovná jednota (dále jen TJ) Sokol Opatovice, občanské sdružení, byla založena v roce 1920 a má tedy dnes již 90letou tradici. Po celou dobu své existence se významně podílí na kulturním dění v Opatovicích, dříve samostatné obci, nyní místní části bývalého okresního města Vyškova. TJ sdružuje v současné době 110 členů všech věkových kategorií ve čtyřech fungujících oddílech, a to oddílu kopané, nohejbalu, turistiky a cyklistiky. Stěžejní je pro TJ činnost oddílu fotbalu, který v minulosti za své „vrcholnéÿ éry tvořili žákovské a dorostenecké týmy, „Aÿ mužstvo a „Bÿ mužstvo bojující v I. A a I. B třídě a v okresním přeboru. Po hubenějších letech, které provázel zánik mládežnických oddílů a sestup do nižších soutěží, působí v současnosti „Aÿ mužstvo v III. A a „Bÿ mužstvo v IV. A třídě okresního přeboru Vyškov. Nohejbal se v Opatovicích dříve hrával také na soutěžní úrovni, ale v posledních letech jde pouze o pořádání turnajů na rekreační úrovni bez vyšších ambicí. Nejviditelnějším počinem oddílu turistiky je potom pořádání každoročního, a v okolí známého, květnového pochodu kolem opatovické přehrady. Oddíl cyklistiky byl založen teprve na začátku roku 2010 jako odezva na přání členů organizace. Hlavní posláním TJ Sokol Opatovice, o. s. je tedy zajištění sportovních služeb pro členy organizace a také odpovídajícího zázemí v areálu vlastního fotbalového hřiště a v pronajatých prostorách přilehlého kulturního domu v Opatovicích, jehož vlastníkem je město Vyškov. Mimo to jsou sportoviště pronajímána dalším subjektům a je na ně umožněn volný přístup sportující veřejnosti. Dále TJ nabízí umístění reklamy na svých sportovištích, dresech hráčů, propagačních materiálech a tak dále (Jelínek, 2010). Vedení organizace má na starosti výkonný výbor, který musí být dle stanov organizace minimálně tříčlenný a počet členů musí být lichý. Povinné funkce jsou tyto: Předseda – jeho úkolem je zastupování organizace při jednání s úřady, schvalování a podepisování dokumentů a také spravování příspěvků a dotací, což zahrnuje zejména komunikaci s poskytovatelem, vyplňování žádostí a předložení vyúčtování. Sekretář – jeho úkolem je především zpracování administrativy od korespondence, přes tvorbu smluv, přijímání a vyřizování objednávek služeb až po evidenci přihlášek a členských záznamů.

4.2

Metamodel organizace

23

Pokladník — jeho úkolem jsou veškeré činnosti týkající se hospodaření s peněžními prostředky organizace, což je vedení pokladní knihy, vydávání a přijímání pokladních dokladů, faktur či výpisů z účtu a tvorba potřebných vyúčtování. V současnosti je výbor pětičlenný, zvolený v lednu 2008. Jeho starostí je potom zajištění bezproblémového fungování TJ během celého roku, což znamená zejména obstarání financí na chod organizace a odpovídajícího nakládání s nimi v souladu s navrženým rozpočtem. Vzhledem k tomu, že organizace je sdružena pod Českým svazem tělesné výchovy (dále jen ČSTV) a Českým svazem rekreačního sportu (dále jen ČSRS), náleží jí od těchto svazů pravidelné příspěvky na činnost, odvíjející se od počtu členů organizace, a na údržbu tělovýchovných zařízení. Tyto příspěvky, spolu s členskými příspěvky, ovšem pokryjí jen nepodstatnou část výdajů a je zejména na výkonném výboru, aby zajistil prostředky další. Jednou z možností je využití dotací města Vyškova, kraje či státu, přičemž městské dotace jsou využívány zcela cíleně a pravidelně. Další ze zdrojů jsou potom platby za již zmiňované pronájmy sportovišť, reklamu, vstupné z pořádaných akcí a v neposlední řadě peněžní i hmotné dary sponzorů. Je důležité zmínit, že kvůli snaze o minimalizaci výdajů nemá TJ žádné zaměstnance a všechny běžné činnosti jsou prováděny jejími členy ve vlastním volném čase a bez nároku na odměnu. Jedinou výjimkou je externí účetní, která zpracovává v pravidelních intervalech daňovou evidenci organizace a výsledné daňové přiznání. Až do roku 2007 byla veškerá administrativa TJ vedena pouze v papírové podobě, což ovšem není ani v současnosti u obdobných organizací vyjímkou. Od roku 2008 byla alespoň klasická pokladní kniha nahrazena pokladním deníkem vedeným pomocí tabulkového procesoru MS Excel tak, jak to umožňuje příslušný zákon. Ovšem to tvoří jen zlomek z celé administrativy. Ostatní dokumenty, přihláškami a členskými záznamy počínaje, přes smlouvy se zákazníky, sponzory a různorodými žádostmi a vyúčtováními konče, jsou i nadále vedeny v papírové podobě, což všechny procesy jednak zpomaluje, díky nutnosti předávání fyzicky existujících dokumentů, a také prodražuje v případě různých nesrovnalostí, oprav a potřebě následného uchování dokumentů po nezbytně dlouhou dobu.

4.2


Jak již bylo zmíněno dříve, zdroj, cíl, pravidlo a proces jsou čtyři základní koncepty, kterými je tvořen metamodel organizace. V následujích kapitolách budou jednotlivé

4.2


24

koncepty podrobněji rozebrány a metamodel popsán pomocí prvků jazyka UML. Diagramy související s metamodelem organizace se nacházejí v příloze A. 4.2.1

Zdroje organizace

Zdroje organizace můžeme rozdělit na tři základní skupiny a to zdroje fyzické, abstraktní a informační, jak popisuje obrázek č. 11 v příloze A. Fyzické zdroje Mezi fyzické zdroje řešené organizace řadíme vlastní sportovní areál, počítač, účetní (externistku) a samozřejmě všechny členy organizace. Rozdělení fyzických zdrojů ukazuje obrázek č. 12. Abstraktní zdroje Abstraktními zdroji organizace rozumíme peníze a služby, které dále rozdělujeme dle obrázku č. 13. Informační zdroje Informační zdroje podstatné pro chod organizace potom popisuje obrázek č. 14 Jde především o stanovy, smlouvy a další dokumenty. 4.2.2

Cíle organizace

Hlavní cíl organizace, zajistit fungování organizace, koresponduje s posláním výkonného výboru TJ. Tento cíl hlavní pak rozkládáme na dvě skupiny podpůrných cílů. Ty se orientují buď na vnitřek organizace, kam řadíme zejména spokojenost členů, vyrovnaný rozpočet a dodržování stanov, a okolí organizace, kam patří zejména spokojený zákazník a dobrá pověst organizace. Mezi žádnými z cílů, uvedených na obrázku č. 15 v příloze A, neexistuje vyložený rozpor. Napomáhají tak zcela jednoznačně v naplňování hlavního cíle. 4.2.3

Pravidla organizace

Všichni členové organizace se při vykonávání veškerých svých činností musí řídit zejména stanovami organizace a obou svazů, pod které organizace spadá. Ty označujeme jako vnitřní pravidla. Vnějšími pravidly jsou nepsaná pravidla pro jednání se zákazníky, což odpovídá i jednomu z vnějších cílů, spokojenému zákazníkovi. Hierarchii pravidel organizace popisuje obrázek 16 v příloze A.

4.3

4.3

Okolí organizace

25

Okolí organizace

Pro budoucí modelování procesů probíhajících v organizaci, bylo nutné popsat vlastní organizaci a její interakci s okolím. K tomuto byl využit diagram případů užití nebo-li Use Case diagram (obrázek č. 17 v příloze B). Aktoři v diagramu představují osoby či jiné organizace přicházející s naší organizací do styku. K nim náležící případy užití potom popisují činnosti, které daný aktor provádí. Jednotlivé aktory rozebereme podrobněji: Člen organizace – osoba využívající sportovních služeb organizace. Může být zvolen do výkonného výboru organizace. Na provoz přispívá formou pravidelného členského příspěvku. Člen výboru – člen organizace, který byl do výkonného výboru zvolen valnou hromadou. Podílí se na vedení organizace. Předseda — člen výboru, zvolený výkonným výborem do funkce představitele organizace. Jak již bylo uvedeno dříve, jeho úkolem je především zastupovat organizaci a také se postarat o správu dotací a příspěvků. Sekretář — další funkce, která se volí v rámci výkonného výboru. Posláním sekretáře je zpracování administrativy organizace. Pokladník — poslední z funkcí výkonného výboru. Má na starosti pokladnu, peněžní operace a spolupracuje s externí účetní. Účetní — externistka, která na základně dodaných podkladů, zpracovává výkaz pro ČSTV a daňové přiznání. S ohledem na to, že provádění účetních operací v průběhu roku značně kolísá, jsou jí podklady dodávány nepravidelně. Banka — peněžní ústav, u kterého je veden bankovní účet organizace. Pravidelně každý měsíc zasílá výpis z tohoto účtu. Poskytovatel dotace — subjekty poskytující dotace, na které může organizace dosáhnout. Jde především o město Vyškov a Jihomoravský kraj. ČSTV — Český svaz tělesné výchovy, pod který jsou sdruženy oddíly kopané, nohejbalu a cyklistiky. Poskytuje organizaci příspěvek na činnost těchto oddílů a příspěvek na provoz tělovýchovných zařízení. ČSRS — Český svaz rekreačního sportu, pod který přísluší oddíl turistiky. Poskytuje příspěvek na činnost tohoto oddílu. Zákazník — osoba či organizace mající zájem o některou ze služeb organizace, jako je pronájem sportovišť či reklama.

4.4

Procesy v organizaci

26

Sponzor — osoba či organizace, která poskytuje podporu formou peněžního či jiného daru. Zájemce o členství — osoba, která má zájem vstoupit do organizace a stát se tak jejím řadovým členem. Význam jednotlivých případů užití bude dostatečně zřejmý z následují kapitoly, zabývající se procesy v organizaci.

4.4


Procesy představují nejpropracovanější a nejdůležitější část metamodelu organizace. Proto budou dále popsány nejen slovně, ale i s využitím mechanismů jazyka UML. Kromě procesních diagramů budou, s výjimkou procesu hlavního, pro popis využity i diagramy aktivit a sekvenční diagramy. Každý z procesů se zpravidla skládá z několika dílčí subprocesů. Ty jsou rozebírány detailněji, až na úroveň osob a záminek vyvolávajících proces, vstupů, zdrojů, pravidel, cílů a výstupů procesu. Všechny diagramy se nacházejí v příloze C této práce. 4.4.1

Hlavní proces

Hlavní proces reprezentuje celou činnost organizace směřující k naplnění jejích cílů. Jeho subprocesy jsou potom všechny ostatní procesy probíhají v organizaci, což popisuje stereotyp realize na příslušném diagramu (obrázek č. 18 v příloze C.1). Proto je na rozdíl od další procesů popsán jen jedním procesním diagramem (obrázek č. 19). Iniciátorem procesu je tedy člen organizace, či zájemce o členství a výstupu, v podobě spokojeného člena organizace, je dosaženo s využitím všech zdrojů, cílů a pravidel. 4.4.2

Proces Přihlášení do organizace

Proces přihlášení do organizace popisuje souhrn činností, které probíhají při přijímání nového člena. Rozšiřování členské základny se pozitivně projevuje na výši příspěvku na činnost, jak již bylo uvedeno výše. Dále může mít pozitivní výsledky na sportovní výkony členů organizace, a tak i na vyšší návštěvnost pořádaných akcí, což se zase odrazí na výši vybraného vstupného. Jinou stránkou věci je fakt, že ne každý přispěje k dobrým vztahům uvnitř organizace, a proto je především na výkonném výboru organizace, aby zvážil všechny klady a zápory řešené přihlášky.

4.4


27

Proces začíná vyzvednutím přihlášky do organizace v jejím sídle, popř. vytisknutím jejího vzoru umístěného na webových stránkách ČSTV. Vyplněnou přihlášku pak zájemce zašle či předá sekretáři TJ. Ten zkontroluje formální správnost obsahu a případně vyzve zájemce k doplnění chybějících údajů. Pokud je přihláška správně vyplněná a podepsaná, předává ji sekretář předsedovi TJ ke schválení a podpisu. Ten může přihlášku konzultovat s výborem, popřípadě vyjádřit své připomínky k uvedeným údajům. Pokud jsou všechny připomínky kladně vyřešeny, podepisuje předseda přihlášku. Celý proces končí zanesením nového členského záznamu do seznamu členů. Celý proces tedy můžeme rozdělit na tři dílčí procesy, což vyjadřuje stereotyp realize v příslušném diagramu. Stejně jako všechny další diagramy související s procesem se nachází v příloze C.2. Proces Zpracovat přihlášku Sekretář 1. Přijme přihlášku do TJ. 2. Kontroluje úplnost údajů. 2.1 Údaje jsou úplné – pokračujeme bodem 3. 2.2 Údaje nejsou úplné – pokračujeme bodem 1 procesu Opravit přihlášku. 3. Zašle zájemci přihlášku k podpisu. 3.1 Zájemce podepisuje přihlášku – pokračujeme bodem 4. 3.2 Zájemce nepodepisuje přihlášku – proces končí. 4. Předá přihlášku k akceptaci – pokračujeme procesem Akceptovat přihlášku. 5. Zapisuje nového člena do seznamu členů TJ a proces úspěšně končí. Proces Opravit přihlášku Sekretář 1. Kontaktuje zájemce o členství. 2. Informuje zájemce o členství o nesprávných či chybějících údajích. 2.1 Zájemce doplní či opraví údaje v přihlášce – pokračujeme bodem 2 procesu Zpracovat přihlášku. 2.2 Zájemce nedoplní či neopraví údaje v přihlášce – proces končí. Proces Akceptovat přihlášku 1. Přijme od sekretáře přihlášku do TJ.

4.4


28

2. Kontroluje zadané údaje. 2.1 Souhlasí s uvedenými údaji – pokračujeme bodem 3. 2.2 Nesouhlasí s uvedenými údaji – pokračujeme procesem Opravit přihlášku. 3. Konzultuje s výborem TJ a rozhoduje o přijetí. 3.1 Akceptace (podpis) přihlášky předsedou TJ – pokračujeme bodem 5 procesu Zpracovat přihlášku. 3.2 Neakceptace (zamítnutí) přihlášky – proces končí. Celý postup procesu přihlášení do organizace potom popisuje diagram aktivit a sekvenční diagram nacházející se v přílohách práce. 4.4.3

Proces Příspěvek na činnost

Tento proces popisuje vše potřebné pro to, aby mohla organizac proinvestovat příspěvek na činnost. Ten je poskytován ČSTV oddílu kopané, nohejbalu a cyklistiky a ČSRS oddílu turistiky, jak již bylo zmíněno dříve. Výše ročního příspěvku na činnost od ČSTV se odvíjí v prvé řadě od zisku společnosti Sazka, jejíž hlavním akcionářem je právě ČSTV. Poté se peníze rozdělí podle počtu členů jednotlivých organizací, které svaz sdružuje. ČSRS je potom přidruženým svazem ČSTV, tím pádem má i stejné zdroje prostředků. Poskytnuté prostředky je samozřejmě nutné proinvestovat dle pokynů poskytovatele. Celý proces začíná zasláním informací o příspěvku předsedovi organizace. To představuje sdělení o výši přiděleného příspěvku a návrh smlouvy o příspěvku. Poté předseda vyplní obdrženou smlouvu a odešle ji poskytovateli. Buď je mu vrácena potvrzená smlouva a informace k vyúčtování nebo bude vyzván, aby údaje ve smlouvě opravil. Může jít o nesprávně vypsané čísla oddílů, neaktuální kontakty, nesprávné bankovní spojení a tak podobně. Jde tedy zejména o chyby způsobené nepozorností. Pokud je smlouva vyplněna správně, je příspěvek převeden na účet organizace. Pokladník potom převezme informace o vyúčtování příspěvku a v předepsaném termínu jej vypracuje a odešle poskytovateli. Jestliže splní termín a po formální stránce je vyúčtování v pořádku, můžeme mluvit o tom, že celý proces proběhl úspěšně. Pokud došlo k nedodržení některé z podmínek a již nelze tuto chybu napravit, musí být příspěvek v celé výši vrácen poskytovateli. Proces tedy můžeme rozdělit na čtyři dílčí procesy a to Spravovat příspěvek, Vyúčtovat příspěvek, Opravit vyúčtování příspěvku a popřípadě Stornovat příspěvek. Jejich diagramy obsahuje příloha C.3.

4.4


29

Proces Spravovat příspěvek Předseda 1. Obdrží informace o příspěvku a smlouvu k vyplnění. 2. Vyplní a odešle smlouvu o příspěvku. 2.1 V požadovaném čase – pokračujeme bodem 3. 2.2 Později – proces končí. 3. Obdrží nazpět: 3.1 Potvrzenou smlouvu – pokračujeme bodem 4. 3.2 Informaci o chybách ve smlouvě a novou smlouvu k vyplnění – pokračujeme bodem 2. 4. Založí smlouvu o příspěvku do archivu. 5. Obdrží informace a podklady k vyúčtování. 6. Předá podklady k vyúčtování pokladníkovi – pokračujeme procesem Vyúčtovat příspěvek. 7. Obdrží potvrzené vyúčtování příspěvku na činnost. 8. Uloží dokumenty do archivu. Proces Vyúčtovat příspěvek Pokladník 1. Obdrží podklady k vyúčtování. 2. Vyplní formulář a odešle poskytovateli. 2.1 V požadovaném čase – pokračujeme bodem 3. 2.2 Později – pokračujeme procesem Stornovat příspěvek. 3. Obdrží nazpět: 3.1 Potvrzené vyúčtování – pokračujeme bodem 4. 3.2 Informace o chybách ve vyúčtování a nový formulář – pokračujeme procesem Opravit vyúčtování příspěvku. 4. Předá potvrzené vyúčtování předsedovi – pokračujeme bodem 7 procesu Spravovat příspěvek. Proces Opravit vyúčtování příspěvku Pokladník 1. Obdržel informace o chybách ve vyúčtování a nový formulář. 2. Zjistí zda lze provést opravu. 2.1 Pokud ano, pokračujeme bodem 2 procesu Vyúčtovat příspěvek.

4.4


30

2.2 Pokud ne, pokračujeme procesem Stornovat dotaci. Proces Stornovat příspěvek Předseda 1. Zpracuje podklady pro vrácení příspěvku poskytovateli. 2. Zajistí vrácení neproinvestovaného příspěvku – pokračujeme bodem 8 procesu Spravovat příspěvek. 4.4.4

Proces Dotace

Další z možností, jak získat finanční prostředky na chod organizace, je požádat o přidělení dotace či grantu (dále jen dotace). Účelové dotace poskytuje jak stát, tak kraje či města, přičemž jedním z pravidelných poskytovatelů je město Vyškov. Základním rozdílem mezi příspěvkem a dotací je fakt, že na přidělení dotace nemá organizace přímý nárok, ale musí podat žádost se zdůvodněním požadavku, kterou potom poskytovatel posuzuje, a přidělení či nepřidělení závisí pouze na jeho rozhodnutí. Proces tedy začíná pro předsedu organizace nastudováním podmínek o přidělování konkrétní dotace. Poté si zajistí formulář žádosti o dotaci a provede jeho vyplnění. Vyplněnou žádost musí v termínu zaslat poskytovateli. Před tím může požádat poskytovatele o kontrolu formální správnosti žádosti a kompletnosti požadovaných příloh. Na sdělené námitky reaguje opravou chybných údajů, popřípadě doplněním chybějících příloh. Typickými přílohami žádosti jsou stanovy organizace, doklady o právní subjektivitě organizace, o vlastnictví uváděného bankovního spojení, či prohlášení o skutečnosti, že organizace nemá žádné nesplněné závazky vůči poskytovateli. Po řádném přijmutí žádosti poskytovatel provádí její posouzení a informuje předsedu organizace o výsledku řízení. V případě, že byla dotace organizaci poskytnuta, vypracuje poskytovatel smlouvu o dotaci a zašle ji předsedovi organizace ke kontrole. Pokud ten nesouhlasí se zněním smlouvy, kontaktuje poskytovatele a ten sjedná nápravu. V opačném případě smlouvu podepíše a odešle zpět. Současně se smlouvou obdržel i podmínky vyúčtování dotace. Ty předá pokladníkovi, který zpracuje vyúčtování dotace a předá jej zpátky předsedovi. Předseda odešle vyúčtování poskytovateli ke kontrole. Buď je vyzván k opravě nebo je vyúčtování schváleno a celý proces tak proběhl správně. Pokud není možné vyúčtovat dotaci včas a podle obdržených pokynů, musí být dotace v celém objemu vrácena poskytovateli.

4.4


31

Vzhledem k výše popsanému postupu můžeme celý proces rozdělit na sedm dílčích procesů, a to Spravovat dotaci, Opravit žádost o dotaci, Doplnit přílohy, Opravit smlouvu o dotaci, Vyúčtovat dotaci, Opravit vyúčtování dotace a případně Stornovat dotaci. Proces Opravit smlouvu o dotaci je pak prováděn v režii poskytovatele dotace, proto jeho procesní diagram neobsahuje zdroje, pravidla a cíle. Diagramy procesů se nacházejí v příloze C.4. Proces Spravovat dotaci 1. Vyplní žádost o dotaci na základě podmínek dotačních řízení. 2. Sestaví přílohy dotace. 3. Zašle vyplněnou žádost a její přílohy poskytovateli dotace. 3.1 Splnil časové podmínky dotačního řízení. 3.1.1 Poskytovatel dotace přijme žádost – pokračujeme bodem 4. 3.1.2 Nepřijme žádost. 3.1.2.1 Chyba v žádosti – pokračujeme procesem Opravit žádost o dotaci. 3.1.2.2 Chyba v přílohách dotace – pokračujeme procesem Doplnit přílohy. 3.2 Nesplnil časové podmínky dotačního řízení – proces končí. 4. Obdrží rozhodnutí: 4.1 Přiděleno – pokračujeme bodem 5. 4.2 Zamítnuto – proces končí. 5. Obdrží smlouvu o dotaci. 5.1 Souhlasí se zněním smlouvy – pokračujeme bodem 6. 5.2 Nesouhlasí se změním slouvy – pokračujeme procesem Opravit smlouvu o dotaci. 6. Odešle podepsanou smlouvu o dotaci poskytovateli. 7. Obdrží podepsanou smlouvu o dotaci a uloží ji v archivu. 8. Předá podklady pro zpracování vyúčtování dotace pokladníkovi – pokračujeme procesem Vyúčtovat dotaci. 9. Odešle vyúčtování dotace poskytovateli. 9.1 Splnil časové podmínky dotačního řízení. 9.1.1 Poskytovatel souhlasí s vyúčtováním – pokračujeme bodem 10. 9.1.2 Poskytovatel nesouhlasí s vyúčtováním – pokračujeme procesem Opravit vyúčtování dotace.

4.4


32

9.2 Nesplnil časové podmínky dotačního řízení – pokračujeme procesem Storno dotace. 10. Uloží doklady o dotaci do archivu Proces Opravit žádost o dotaci Předseda 1. Na základě konzultace s poskytovatelem dotace opraví žádost – pokračujeme bodem 3 procesu Spravovat dotaci. Proces Doplnit přílohy Předseda 1. Na základě konzultace s poskytovatelem dotace doplní chybějící přílohy – pokračujeme bodem 3 procesu Spravovat dotaci. Proces Opravit smlouvu o dotaci Předseda 1. Sdělí poskytovateli připomínky ke smlouvě o dotaci. 2. Poskytovatel opraví smlouvu – pokračujeme bodem 5 procesu Spravovat dotaci. Proces Vyúčtovat dotaci Pokladník 1. Z obdržených podkladů zpracuje vyúčtování dotace. 2. Předá vyúčtování předsedovi – pokračujeme bodem 9 procesu Spravovat dotaci. Proces Opravit vyúčtování dotace Pokladník 1. Kontaktuje poskytovatele a zjistí nesrovnalosti ve vyúčtování. 2. Zjistí proveditelnost opravy. 2.1 Opraví vyúčtování – pokračujeme bodem 9 procesu Spravovat dotaci. 2.2 Nelze opravit – pokračujeme procesem Storno dotace. Proces Stornovat dotaci Předseda 1. Zpracuje podklady pro vrácení dotace poskytovateli. 2. Zajistí vrácení neproinvestované dotace – pokračujeme bodem 10 procesu Spravovat dotaci.

4.4


4.4.5

33

Proces Sponzorský dar

Podpora sponzorů je další z možností, jak zajistit vyrovnané hospodaření organizace. Sponzorem je fyzická či právnická osoba, která organizaci poskytuje finanční prostředky nebo jiné dary, buď výměnou za propagaci subjektu či zcela zdarma. Krom zmiňovaných peněžních prostředků, jsou typickými sponzorskými dary materiál a služby potřebné k zajištění provozu sportovního areálu. Zájem sponzorů o organizaci je samozřejmě závislý na sportovních výkonech členů a návštěvnosti pořádaných akcí, protože spojovat svoje jméno s neznámou organizací či nenavštěvovanou akcí není pro většinu subjektů zajímavé. Ojediněle se organizaci ozve subjekt, který by rád poskytl podporu sám, ale zpravidla musí zástupce organizace (předseda) potenciální sponzory oslovit. Pokud sponzor podporu přislíbí, dostane sekretář za úkol zpracovat smlouvu o sponzorství, kterou nejprve nechá zkontrolovat předsedou, a poté odesílá ke kontrole a schválení samotnému sponzorovi. Jestliže některá ze smluvních stran se zněním smlouvy nesouhlasí, snaží se sekretář na základě konzultace sjednat nápravu k oboustranné spokojenosti. Pokud je smlouva schválena oběma stranami, je uložena do archivu a může dojít k plnění sponzorského daru dle jejího znění. Proces Sponzorský dar rozdělujeme na tři dílčí procesy, kterými jsou Zažádat o sponzorský dar, Vytvořit smlouvu o sponzorství a Opravit smlouvu o sponzorství. Příslušné diagramy pak obsahuje příloha C.5. Proces Zažádat o sponzorský dar 1. Osloví potenciálního sponzora. 1.1 Sponzor slíbí poskytnutí daru – pokračujeme bodem 1. procesu Vytvořit smlouvu o sponzorství. 1.2 Sponzor odmítne poskytnutí daru – proces končí. 2. Kontroluje vypracovanou smlouvu. 2.1 Souhlasí se smlouvou – pokračujeme bodem 4 procesu Vytvořit smlouvu o sponzorství. 2.2 Nesouhlasí se smlouvou – pokračujeme bodem 1 procesu Opravit smlouvu o sponzorství. 3. Podepisuje smlouvu o sponzorství. 4. Odešle podepsanou smlouvu sponzorovi.

4.4


34

5. Uloží kopii smlouvy do archivu. Proces Vytvořit smlouvu o sponzorství 1. Kontaktuje sponzora. 2. Na základě získaných údajů sestaví návrh smlouvy o sponzorství. 3. Předá návrh smlouvy předsedovi – pokračujeme bodem 2 procesu Zažádat o sponzorský dar. 4. Zašle návrh smlouvy sponzorovi. 4.1 Sponzor souhlasí se smlouvou – pokračujeme bodem 3 procesu Zažádat o sponzorský dar. 4.2 Sponzor nesouhlasí se smlouvou. 4.2.1 Požaduje opravu – pokračujeme bodem 1 procesu Opravit smlouvu o sponzorství. 4.2.2 Nepožaduje opravu – proces končí. Proces Opravit smlouvu o sponzorství Sekretář 1. Na základě konzultace opraví smlouvu. 2. Předá opravenou smlouvu předsedovi – pokračujeme bodem 2 procesu Zažádat o sponzorský dar. 4.4.6

Proces Služba

Posledním z běžných způsobů získávání prostředků pro chod organizace je poskytování služeb. Jde o sportovní služby, ke kterým řadíme pronájem sportovišť a servis s tím spojený (šatny, sprchy, míče, občerstvení) a poskytování reklamy formou reklamních ploch ve sportovním areálu, dresech sportovců, webových stránkách a dalších informačních materiálech. Pronájmy většinou souvisejí s jednorázovými akcemi typu firemních či školních turnajů, umístění reklamy se naopak zpravidla sjednává na období jednoho roku nebo sezóny. Proces Služba začíná zasláním objednávky sekretáři, který nejprve posoudí realizovatelnost požadavku a informuje o ní objednavatele. Na základě jeho přesných požadavků potom vypracuje návrh smlouvy. Ten odešle objednavateli s výzvou, aby sdělil svoje připomínky či jej schválil. Stejně tak předá návrh i předsedovi organizace. Ve chvíli, kdy došlo ke schválení smlouvy jak ze strany objednavatele, tak předsedy,

4.4


35

řeší sekretář způsob platby dle dohodnutých podmínek. V případě hotovostní platby dojde k úhradě přímo do pokladny, v případě úhrady formou vystavené faktury proběhne podpůrný proces Fakturace (viz níže). Následně už může dojít k uložení dokumentů a plnění smlouvy. Proces se tedy skládá ze čtyř dílčích procesů, a to Objednat službu, Vytvořit smlouvu, Opravit smlouvu a Akceptovat smlouvu. Související diagramy obsahuje příloha C.6. Proces Objednat službu 1. Přijme a posoudí objednávku služby. 1.1 Je možná – pokračujeme bodem 2 procesu. 1.2 Není možná – sdělí zákazníkovi a proces končí. 2. Vytvoří smlouvu – pokračujeme procesem Vytvořit smlouvu. 3. Odešle vytvořenou smlouvu zákazníkovi. 3.1 Zákazník souhlasí se smlouvou – pokračujeme bodem 4 procesu Objednat službu. 3.2 Zákazník nesouhlasí se smlouvou. 3.2.1 Zákazník požaduje opravu – pokračujeme bodem 1 procesu Opravit smlouvu. 3.2.2 Zákazník nepožaduje opravu – proces končí. 4. Předá smlouvu předsedovi ke schválení – pokračujeme bodem 1 procesu Akceptovat smlouvu. 5. Řeší způsob platby. 5.1 Předá fakturační údaje pokladníkovi TJ – proběhne podpůrný proces Fakturace. 5.2 Hotově – do pokladny. 6. Odešle potvrzenou smlouvu zákazníkovi. 7. Uloží kopii smlouvy do archivu. Proces Vytvořit smlouvu Sekretář 1. Kontaktuje zákazníka a zjistí potřebné údaje. 2. Na základě zjištěných údajů vytvoří smlouvu – pokračujeme bodem 3 procesu Objednat službu.

4.4


36

Proces Opravit smlouvu Sekretář 1. Kontaktuje zákazníka a zjistí nesrovnalosti. 2. Na základě konzultace se zákazníkem opraví smlouvu – pokračujeme bodem 3 procesu Objednat službu. Proces Akceptovat smlouvu Předseda 1. Seznámí se se smlouvou. 1.1 Podepisuje smlouvu – pokračujeme bodem 5 procesu Objednat službu. 1.1 Nepodepisuje smlouvu – pokračujeme bodem 2 procesu. 2. Předá připomínky ke smlouvě sekretáři – pokračujeme bodem 1 procesu Opravit smlouvu. 4.4.7

Proces Fakturace

Proces Fakturace je zejména podpůrným procesem pro proces Služby a také pro všechny ostatní případy, kdy je platba prováděna na fakturu. Celý proces je v režii pokladníka, který na základě obdržených fakturačních údajů od sekretáře vypracuje fakturu obsahující povinné náležitosti. Její originál předá zpět sekretáři a kopii uloží. Proběhne-li platba v pořádku, celý proces tímto zdárně končí. Ovšem pokud dojde z nějakého důvodu, například neuskuteční-li se plánovaná akce a tudíž i pronájem sportoviště, k neuskutečnění fakturované služby, je nutné provést storno vydané faktury. Nejprve tedy pokladník vyhledá požadovanou fakturu a posoudí, zda je možné ji stornovat. Pokud ano, vytvoří storno faktury, které předá sekretáři a jeho kopii uloží. Proces je tak ukončen. Fakturace se tedy může skládat z jednoho nebo dvou dílčích procesů, jimiž jsou procesy Vydat fakturu a Stornovat fakturu. Příslušné diagramy se nacházejí v příloze C.7. Proces Vydat fakturu Pokladník 1. Na základě obdržených fakturačních údajů vytvoří fakturu. 2. Uloží kopii faktury do archivu. 3. Předá originál faktury sekretáři. 4. Požaduje storno?

4.4


37

4.1 Ano – pokračujeme procesem Stornovat fakturu. 4.2 Ne – proces končí. Proces Stornovat fakturu Pokladník 1. Posoudí oprávněnost požadavku. 1.1 Oprávněný – pokračujeme bodem 2. 1.2 Proces končí. 2. Vyhledá fakturu ke stornu. 3. Vytvoří storno faktury vydané. 4. Předá storno sekretáři. 5. Uloží kopii storna do archivu. 4.4.8

Proces Vedení pokladní knihy

Postarat se o správné vedení pokladny a zodpovědně zaznamenávat všechny peněžní operace do pokladní knihy, je klíčovým úkolem pokladníka. Jeho pečlivost při provádění těchto úkonů se projeví jak ve vlastní pokladní knize, tak ve výsledné účetní závěrce. Počátečním iniciátorem procesu je skutečnost, že některý ze členů organizace nebo její zákazník požaduje provedení peněžní transakce v hotovosti. Tou může být například platba za službu či platba členského příspěvku nebo naopak třeba člen organizace provedl nákup materiálu a požaduje jeho proplacení či má dojít k zaplacení služby poskytnuté organizaci. Je tedy na pokladníkovi, aby posoudil, zda je požadavek oprávněný. Pokud ano, zkontroluje zda doklad, kterým je požadavek nárokován (faktura, pokladní doklad, smlouva), obsahuje všechny potřebné náležitosti. Jde především o fakt, že účetní doklad, jenž bude posléze použit například ve vyúčtování dotace, musí povinně obsahovat náležitosti nad rámec zákona o účetnictví. Pro prosté využití v daňové evidenci organizace postačuje, pokud je doklad opatřen razítkem vystavovatele, ale podmínky dotačních řízení navíc požadují i jeho vlastnoruční podpis. Obsahuje-li doklad všechny náležitosti, pokračuje pokladník ve zjišťování, zda jde o příjem do, či výdaj z pokladny. V případě výdaje musí nejprve ověřit zůstatek v pokladně. Pokud by byl zůstatek menší než požadovaný výdaj, není samozřejmě možné operaci provést a proces tak končí. Když je podmínka zůstatku splněna nebo jde-li o příjem do pokladny, zapíše nejprve pokladník transakci do

4.4


38

pokladní knihy. Povinnými položkami každého záznamu je datum provedení transakce, číslo dokladu a popis transakce. Nepovinně se pak uvádí skupina, do které se transakce řadí (materiál na opravy, členský příspěvek, platba za energie, sponzorský dar atd.). Potom musí pokladník k záznamu vypsat příslušný příjmový nebo výdajový pokladní doklad. Ten obsahuje údaje dle příslušného zákona o účetnictví (vystavovatel, příjemce, účel platby). Nakonec doklad opatří svým podpisem a razítkem organizace. Originál dokladu předá iniciátorovi procesu a jeho kopii potom uloží k účetním dokladům. Proces tvoří dva dílčí procesy, a to proces Zaúčtovat a proces Vydat pokladní doklad. Jejich diagramy obsahuje příloha C.8. Proces Zaúčtovat Pokladník 1. Přijme požadavek. 2. Posoudí oprávněnost požadavku. 2.1 Požadavek je oprávněný – pokračujeme bodem 3 procesu. 2.2 Požadavek není oprávněný – proces končí. 3. Kontrola náležitostí dokladu, kterým je nárokován požadavek 3.1 Doklad obsahuje potřebné náležitosti – pokračujeme bodem 4 procesu. 3.2 Doklad neobsahuje potřebné náležitosti – proces končí. 4. Zjistí typ transakce. 4.1 Jde o příjem – pokračujeme bodem 6 procesu. 4.2 Jde o výdaj – pokračujeme bodem 5 procesu. 5. Zjistí zůstatek v pokladně. 5.1 Zůstatek je vyšší než požadovaný výdaj – pokračujeme bodem 6 procesu. 5.2 Zůstatek je menší než požadovaný výdaj – proces končí. 6. Provede záznam o transakci do účetní knihy. 7. Provede vypsání účetního dokladu – proběhne proces Vydat pokladní doklad. 8. Předá pokladní doklad. 9. Uloží kopii účetního dokladu. Proces Vydat pokladní doklad Pokladník 1. Vybere doklad. 1.1 Jde o výdaj – výdajový doklad.

4.4


39

1.2 Jde o příjem – příjmový doklad. 2. Vyplnění údajů příslušného pokladního dokladu. 3. Opatření účetního dokladu podpisem pokladníka a razítkem organizace – pokračujeme bodem 8 procesu Zaúčtovat. 4.4.9

Proces Účetnictví

S ohledem na to, že účetnictví pro organizaci zpracovává externí účetní, představuje tento proces pouze odeslání dokladů za vybrané období. Období pro odeslání dokladů nejsou stejně dlouhá, protože účetní operace nejsou během roku rozloženy rovnoměrně. Jejich počet kolísá spolu s probíhající sportovní sezónou, pořádanými akcemi a rozdílnými potřebami při údržbě sportovního areálu v sezóně a po zbytek roku. Dle požadavku účetní tedy pokladník provede výběr dokladů a předá je účetní. Ta promítne účetní operace do výsledné roční účetní závěrky a zejména do přiznání o dani z příjmů. V dohodnutém čase pak vrátí doklady zpátky pokladníkovi a po odevzdání daňového přiznání předá i to. Proces Účetnictví je popsán pouze jedním dílčím procesem a tím je proces Odeslat doklady. Stejně tak nebyl vzhledem k jednoduchosti vytvářen příslušný diagram aktivit, ale pouze sekvenční diagram. Diagramy se nacházejí v příloze C.9. Proces Odeslat doklady Pokladník 1. Vybere doklady za příslušné období. 2. Odešle vybrané doklady.

5

NÁVRH INOVACE

5

40

Návrh inovace

Pro návrh inovací vedoucích k zefektivnění procesů probíhajících v TJ Sokol Opatovice, o. s., byly zvoleny dvě varianty. První je méně náročná, spočívající v pouhém zefektivnění jednotlivých procesů. Druhá varianta počítá s využitím jednoduchého informačního systému, který je v současnosti dostupný členům ČSTV a účetního software ABRA G1. Třetí varianta je řešením komplexním, spočívajícím v návrhu informačního systému podporujícího výše popsané procesy.

5.1

Inovace zefektivněním jednotlivých procesů

Cílem této části je v jednotlivých procesech nalézt místa, která je možno řešit efektivněji a navrhnout řešení. Podmínkou je, že navrhované inovace musí být realizovatelné se současnými zdroji a bez výraznějších investic. Pokud je to proveditelné, je navržené řešení rozšířeno i o jednoduché zhodnocení jeho přínosnosti. 5.1.1

Zefektivnění procesu Přihlášení do organizace

Rozporem mezi konáním organizace a jejím podpůrným cílem, širokou členskou základnou, je fakt, že zájemce o členství nikde nezíská informace, jak se členem organizace stát. Jediným způsobem je informovat se přímo na některém z pořádaných akcí, či využít kontaktů na webu organizace. Přihlášky jsou pak dostupné pouze v sídle organizace ve formě papírového formuláře nebo je na webu ČSTV dostupný ke stažení univerzální formulář, o čemž nemá většina lidí, která se problematice blíže nevěnuje, ani ponětí. Poté následuje složitá procedura schvalování přihlášky, která musí být při sebemenší chybě vyplněna znovu. Inovace tedy spočívá především ve vytvoření webového formuláře, který bude opatřen pokyny pro správné vyplnění a umístěn na webových stránkách. Vyplněný formulář bude odeslán sekretáři. Ten přihlášku zkontroluje, a případně zašle zájemci na uvedený kontakt jednorázové vstupní údaje umožňující editace vložených údajů. Zkontrolovanou přihlášku pak pouze vytiskne a předá či přepošle ke schválení předsedovi organizace a posléze zájemci k podpisu. Údaje z přihlášky jsou v případě přijetí exportovány jako nový záznam i do seznamu členů. Dojde tedy ke zjednodušení procesu především ve fázi schvalování, kdy nedochází k fyzickému předávání dokumentu, je jednodušší provádění oprav, a k tisku dochází až ve finální bezchybné verzi, což s sebou nese úsporu času i materiálu.

5.1


41

Úspora času ovšem reálně vyčíslitelná není, protože všichni zainteresovaní vykonávají činnost bez nároku na odměnu. Navíc nemůže dojít k chybě při přepisování údajů z přihlášky do seznamu členů, jak k tomu dochází nyní. 5.1.2

Zefektivnění procesu Příspěvek na činnost

Zefektivnit tento proces není jednoduché z důvodu, že veškeré dokumenty, které v něm figurují, musí odpovídat formulářům vydávaným ČSTV nebo ČSRS. Druhý ze jmenovaných už v roce 2009 přešel na zasílání informací a formulářů pomocí elektronické pošty, ale okresní sdružení ČSTV ve Vyškově, pod kterou TJ spadá, zatím stále vyžaduje zasílání veškeré korespondence klasickou poštou. Ideální situací, a pravděpodobně jedinou možnou inovací, tedy je dosáhnout stavu, kdy budou informace a formuláře zasílány emailem a navraceny k potvrzení v papírové podobě poštou. Mezistupněm by navíc byla kontrola návrhu zaslaného v elektronické podobě a následné vyjádření námitek poskytovatelem. Úspora bude, tak jako v minulém případě, zejména materiálová. Půjde o papír používaný k tisku dokumentů, které se potom musí opravovat, a samozřejmě také tiskových kazet a poštovních služeb. 5.1.3

Zefektivnění procesu Dotace

Proces Dotace má slabá místa podobná jako proces předešlý. Opět vycházíme z předpokladu, že dokumenty musí odpovídat vzoru poskytovatele. Poskytovatelů dotací je přirozeně více, než poskytovatelů příspěvku na činnost, ale každý z nich umožňuje stažení formulářů v elektronické podobě a tudíž i jejích vyplnění s pomocí výpočetní techniky. Ovšem ke kontrole před vlastním odevzdáním musí být dokumenty předkládány v papírové podobě. Navrhovaná inovace je tedy v podstatě stejná jako v minulém případě. Spočívá v umožnění zaslání žádosti o dotaci a vyúčtování ke kontrole elektronickou poštou a schválený dokument poté odevzdávat přímo v podatelně či pověřené osobě poskytovatele. Stejně tak by bylo vhodné, aby poskytovatel stejným způsobem nejprve zaslal návrh smlouvy emailem a až potom by proběhl podpis ze strany předsedy organizace. Došlo by opět k materiálním úsporám, jak ze strany poskytovatele, tak příjemce dotace. Navíc kontrola je nyní umožněna pouze v případě osobního doručení doku-

5.1


42

mentu k poskytovateli a následné konzultace, takže navržená inovace by přinesla i úsporu času a cestovních nákladů. 5.1.4

Zefektivnění procesu Sponzorský dar

Pro kontaktování potenciálního sponzora a následnou domluvu podmínek sponzorství využívají zainteresovaní členové výboru všech dostupných způsobů s důrazem kladeným na osobní jednání. Návrhy smluv poté zpracovává sekretář na PC a zasílá sponzorovi ke kontrole dle dohody (poštou, emailem, osobní předání). Prostor pro inovaci se tedy nabízí pouze v oblasti tvorby smlouvy. Každá smlouva v současnosti představuje jedinečný originál. Proto by bylo vhodné zpracovat šablonu, která bude pro smlouvu závazná a bude se modifikovat dle dohodnutých podmínek. Náročnější variantou je potom jednoduchá aplikace, kde by se údaje vkládaly přes vstupní formulář a výsledný dokument by byl generován se všemi nezbytnými údaji v jednotné formě. Dále by také bylo vhodné udržovat aktuální databází sponzorů a pravidelně je informovat o probíhajících akcích a dění v organizaci. To se s vysokou pravděpodobností pozitivně projeví na jejich vztahu k organizaci a ochotě k další spolupráci. Navržená inovace se promítne zejména ve zrychlení tvorby dokumentu a sjednocení jeho vzhledu a obsahu. Zejména zmiňovaná forma dokumentu působí, jako součást kultury organizace při utváření celkového pohledu sponzora na organizaci. 5.1.5

Zefektivnění procesu Služba

Tento proces, s jistou mírou abstrakce, představuje kombinaci činností procesu Přihlášení do organizace a procesu Sponzorský dar. Prvním nedostatkem je opět skutečnost, že organizace nijak nepropaguje svoje služby. Proto ani potenciální zákazník neví, co a jakým způsobem může od TJ požadovat. Druhým je potom proces vypracování smlouvy, se stejným postupem jako při tvorbě smlouvy o sponzorství. Navržená inovace v první řadě předpokládá přiměřenou propagaci služeb pomocí informačních materiálů TJ a především jejich webu. Samozřejmě i s popisem, jak je možné provést objednávku a alespoň orientačním ceníkem služeb. Na webu bude umístěn objednávkový formulář obsahující všechny potřebné údaje pro vypracování smlouvy, který bude po vyplnění odeslán sekretáři. Ten, jestliže nebude mít žádné nejasnosti, poté kontaktuje zákazníka až s návrhem smlouvy. Návrh smlouvy bude vypracován buď dle šablony nebo s pomocí obdobné aplikace, jako v minulém

5.1


43

procesu. Aplikace by proto měla zvládat i export fakturačních údajů pro podpůrný proces Fakturace. Velice vhodné by také bylo on-line zobrazování obsazenosti sportovišť vázané na potvrzenou objednávku. Přínosem inovace by tedy mělo být především zvýšení počtu objednávek, jejich rychlejší vyřizování a snazší předávání informací uvnitř organizace. Při vhodně zvoleném obsahu objednávkového formuláře se značně sníží i počet oprav. Stejně jako v inovaci předchozího procesu, lépe působí jednotná forma dokumentů. 5.1.6

Zefektivnění procesu Fakturace

Pravděpodobně jedinou slabou stránkou procesu Fakturace je způsob předávání fakturačních údajů mezi sekretářem a pokladníkem. Nejčastěji bývají přepisovány do šablony pro fakturu (v MS Excel) přímo ze smlouvy, což způsobuje častá pochybení a z toho plynoucí nepřesnosti ve vystavených fakturách a jejich následné opravy. Inovace by tedy měla řešit zejména bezchybné předávání fakturačních údajů. To nelze jednoduše realizovat při používání současného postupu, kdy je pro tvorbu faktury užívána předpřipravená šablona v MS Excel. Řešením by mohlo být aplikace pro tvorbu faktur propojená s aplikací řešící objednávky a smlouvy v procesu Služba. Fakturační údaje by se potom předávali automaticky z vytvořené smlouvy či z databáze zákazníků podle zvolené implementace. Dojde tedy opět k úsporám díky snížení počtu oprav. Předávání informací bude samozřejmě rychlejší a urychlí a zkvalitní tak celý proces Služba, který je řešeným procesem podporován. 5.1.7

Zefektivnění procesu Vedení pokladní knihy

Proces související s hotovostními platebními operacemi a jejich následným zaznamenáním v pokladní knize je nejčastěji opakovaným procesem v organizaci. Každá provedená operace, tedy výdaj či příjem z a do pokladny, musí být zaznamenán v pokladní knize a doložen pokladním dokladem. Jak již bylo zmíněno dříve, od roku 2008 je pokladní kniha vedena formou tabulky zpracované v tabulkovém procesoru MS Excel. Pro vlastní práci s daty ovšem nejsou používány žádné složitější funkce, i když by to některé činnosti mohlo ulehčit, a proto stále vyplňování záznamu představuje zdlouhavou a rutinní činnost. Dále také není možné nikterak kontrolovat, kdy byl daný záznam fakticky proveden, protože editor umožňuje uživateli upravovat záznamy prakticky kdykoliv. Ke každému provedenému záznamu

5.1


44

posléze ještě pokladník musí vyplnit originál a kopii pokladního dokladu. Ta je archivována. Pro tyto doklady jsou používány běžně dostupné bločky s předtištěnými formuláři vyplňované ručně. Inovace tedy spočívá v nahrazení stávající knihy v MS Excel desktopovou aplikací, která umožní následují operace: • Vytvoření nového účetního období (souboru dat) • Uložení dat do souboru • Načtení dat ze souboru • Vytvoření záznamu s potřebnými položkami (datum, číslo dokladu, typ operace, částka, popis) • Vyhledávání ve vložených datech Pro realizaci testovací verze aplikace byl zvolen programovací jazyk Java a multiplatformní vývojové prostředí NetBeans IDE 6.7.1. Popis aplikace Pokladní kniha pro TJ Aplikace Pokladní kniha pro TJ je desktopová třívrstvá aplikace (datová, aplikační a prezentační vrstva). Datová vrstva řeší uložení zaznamenávaných dat, aplikační vrstva operace s nimi a prezentační potom vlastní interakci aplikace s uživatelem. Základní datovou entitou je jedna položka (třída Polozka), jeden záznam v pokladním deníku. Ta obsahuje proměnnou číslo dokladu (typ Integer), datum vložení (typ String), částku (typ Float), proměnnou typu boolean vyjadřující zda jde o příjem či výdej, a proměnnou reprezentující typ dané položky (typ String). Položky jsou pak sdruženy ve třídě SeznamPolozek ve formě ArrayListu. Prezentační vrstva byla vytvořena z komponent knihovny java.swing. Spuštění aplikace probíhá přes soubor pokladniDenik.jar. Uživateli se otevře hlavní okno aplikace. V horní části se nachází panel s nabídkami Soubor a Volby, pod ním informace o aktuálně načteném souboru, aktuálním datu a počátečním stavu zpracovávaného období. Největší část okna zabírá tabulka se záznamy. Pod ní je zobrazován aktuální zůstatek v pokladně (obrázek č. 10). Menu Soubor obsahuje položky, které nám umožňují vytvořit nový soubor – nové účetní období, které je uloženo do stejného adresáře jako soubor s aplikací, otevřít již existující soubor, uložit provedenou práci a uzavřít okno aplikace. Všechny volby jsou ošetřeny tak, aby nemohlo dojít k nečekané ztrátě dat, například tak, že by uživatel neuložil svoji práci a otevřel jiný soubor.

5.1


45

Obr. 10: Hlavní okno aplikace Pokladní kniha pro TJ

Menu Volby obsahuje položku Přidej záznam, která otevírá formulář pro vložení nového záznamu do pokladní knihy. Číslo dokladu a datum vložení vkládá aplikace automaticky. Uživatel vloží jen částku a vybere, zda jde o příjem či výdaj a příslušný typ položky. Kombinace, které se ve skutečnosti nemohou vyskytnout, jsou blokovány (např. odměna rozhodčího nemůže být příjmem do pokladny). Poté je zobrazeno potvrzovací okno s výpisem vkládaných údajů. Další položkou je Výběr. Ten na základě nabízených voleb umožňuje vybrat jen některé položky a tyto zobrazit v nové tabulce. Pokud uživatel není s výsledkem výběr spokojen, může se vrátit zpět na výběrový formulář a upravit kritéria svého výběru. Poslední volbou je potom Čerpání dotace, která slouží také pro podporu procesů Dotace a Příspěvek na činnost, protože pomáhá s výběrem položek do závěrečného vyúčtování. Umožňuje vybrat dotaci, zvolit typy položek, které se mohou ve vyúčtování objevit a aplikace sama nalezne položky do požadované výše. Tyto vypíše v nové tabulce a uživatel opět může kritéria výběru upravit a provést nový výběr. Data jsou ukládána v souborech 20xx.pkd. Jde o běžný textový soubor, kde jeden řádech obsahuje jednu položku a obsahy jednotlivých proměnných jsou oddělovány středníkem. Výhodou tohoto řešení je skutečnost, že takováto data lze

5.1


46

v případě potřeby zpracovat i v MS Excelu a provést kontrolu. Nevýhodou je, že při znalosti reprezentace dat mohou být data upravena uživatelem i mimo aplikaci. Výhody a nedostatky aplikace Pokladní kniha pro TJ Hlavní výhodou realizované aplikace Pokladní kniha pro TJ je podpora správného provádění činností v souladu se zásadami vedení účetnictví. To znamená, že číslo záznamu a datum zaznamenání jsou vkládány automaticky a po potvrzení a samotném vložení, již nelze uživatelsky záznamy měnit. Dalšími výhodami aplikace je již zmiňované vícekriteriální vyhledávání a funkce pro sestavení vyúčtování. Oproti stávající knize v Excelu je i vkládání údajů rychlejší, což bylo ověřeno při zpracování účetnictví pro rok 2009, kdy byly pokladní záznamy vloženy také do testovací aplikace. Nedostatkem aplikace je její zabezpečení. Proto by bylo vhodné, oproti testovací verzi, zabezpečit přístup do aplikace například heslem. Stejně tak není současné uložení dat v textovém souboru dostatečně bezpečné proti úpravám, nabízí se tedy možnost jejich šifrování při ukládání. Výrazným nedostatkem je potom nemožnost tisku vložených záznamů, což otevírá prostor pro další rozšíření, které by neznamenalo jen tisk záznamů, ale i pokladních dokladů k příslušnému záznamu. Přínos navržené inovace Přínosem navržené inovace je tedy snazší, rychlejší a teoreticky správné provádění záznamů v pokladní knize a také podpora procesů Dotace a Příspěvek na činnost. V případě rozšíření funkčnosti aplikace tak, jak bylo navrženo, dojde i k úspoře nákladů vydávaných za nákup pokladních dokladů a k dalšímu urychlení činnosti. 5.1.8

Zefektivnění procesu Účetnictví

Tento proces, vzhledem k tomu, že představuje pouhé odeslání přijatých a vydaných účetních dokladů, nelze s vynaložením přiměřených nákladů zefektivnit. Pokud bychom chtěli například všechny doklady převádět do elektronické podoby a posléze účetní zasílat v této formě, vynaložený čas a úsilí značně převýší čas potřebný k osobnímu předání či zaslání poštou.

5.2

Inovace s využitím informačního systému ČSTV a programu ABRA G1

5.2

47

Inovace s využitím informačního systému ČSTV a programu ABRA G1

Organizace sdružené pod hlavičkou Českého svazu tělesné výchovy mají možnost získat za zvýhodněných podmínek účetní software od firmy ABRA a informační systém podporující zpracování agendy související se členstvím v ČSTV zcela zdarma. Následující dvě kapitoly se proto budou věnovat zhodnocení právě těchto produktů. 5.2.1

Informační systém ČSTV pro TJ-SK

Informační systém dostupný zdarma na webových stránkách ČSTV zajišťuje zpracování agendy pro ČSTV na úrovni tělovýchovných jednot a sportovních klubů (TJSK). Z tohoto záměru vycházejí i jeho funkce. Program umožňuje vést evidenci členské základny, zpracování statistik, evidenci oddílů TJ a zpracování výkazů pro ČSTV (roční účetní výkaz). Pro tyto činnosti podporuje i import a export dat do formátů podporovaných programy z balíku MS Office (ČSTV, 2010). Jak je z výčtu funkcí informačního systému zřejmé, podporuje systém z části pouze proces Přihlášení do organizace a konkrétně pak evidenci členů. S ohledem na fakt, že informační systém nedisponuje vzdáleným a víceuživatelským přístupem, nemůže externí účetní cíleně využít ani podporové funkce pro zpracování výkazů. Díky tomu, že je systém orientovaný spíše dle požadavků samotného ČSTV, nepředstavuje jeho využití pro samotnou organizaci TJ Sokol Opatovice, o. s. významnější přínos. 5.2.2

Účetní program ABRA G1

Účetní software pro zpracování daňové evidence (dříve jednoduchého účetnictví) od firmy ABRA je dostupný pro organizace pod ČSTV za zvýhodněnou cenu 990 Kč včetně DPH. Tato základní verze programu je jednouživatelská a disponuje těmito funkcemi: • Adresář • Prodej • Nákup • Skladové hospodářství • Banka • Pokladna • Majetek

5.3

Inovace s využitím nového informačního systému

48

• Jednoduché účetnictví (daňová evidence) • DPH Aplikace tedy podporuje zejména proces Vedení pokladní knihy a také zpracování účetnictví. Problémem je ovšem opět jeho jednouživatelský přístup. Řešením by tak bylo přestat využívat služeb externí účetní a zaúkolovat zpracováním účetnictvím pokladníka, který jediný by měl k programu přístup. Dalším minusem je potom nemožnost využít alespoň zkušební verze aplikace, což by usnadnilo rozhodování o přínosu využití aplikace (ABRA, 2009).

5.3


Cílem této části je navrhnout informační systém, který by komplexně podporoval činnosti nutné k provádění procesů popsaných v části věnující se analýze současného stavu. Dále by měl zjednodušovat přístup k informacím jak pro okolí a členy organizace, tak zejména pro výkonný výbor a podporovat tak jeho rozhodování. Při tvorbě návrhu bylo vycházeno z funkčních požadavků na systém bez důrazu na pozdější způsob implementace. Předpokládá se jen, že uživatelské rozhraní pro vstup do informačního systému bude přístupné z webové prezentace organizace. Všechny diagramy související s navrhovaným informačním systémem se nácházejí v příloze D. 5.3.1

Use Case diagram IS TJ Sokol Opatovice

Pro popis případů užití navrhovaného informačního systému jednotlivými uživateli byl zvolen use case diagram (obrázek č. 69 v příloze D). Jak bylo zmíněno, na systém je nahlíženo z funkčního hlediska, tudíž diagram neřeší správu samotného systému (neobsahuje aktora Správce systému), ale pouze jeho uživatele a k nim náležící případy užití. Aktoři vyskytující se v diagramu svým významem odpovídají aktorům popsaným v kapitole 3.3. Činnosti podporované informačním systémem popisují následující části. Use Case Prohlížet detail uživatele Tento use case umožňuje, po vložení přihlašovacího jména a hesla, aktorovi Člen organizace a díky generalizaci tudíž i všem členům výboru, předsedovi, sekretáři a pokladníkovi, prohlížet detailní záznamy vedené o své osobě. Kromě základních osobních údajů, kontaktů a příslušnosti k jednotlivým oddílům TJ jde také o in-

5.3


49

formaci o zaplacených či nezaplacených členských příspěvcích za jednotlivá období. Use case nedává uživateli možnost měnit žádný z uvedených údajů. Use Case Prohlížet detaily Pro přístup k informacím o činnostech probíhajících v organizaci užívá aktor Člen výboru use case Prohlížet detaily. Pomocí vazby inlude se z něj vyčleňuje osm konkrétních případů užití: Prohlížet detail výpisu z účtu – umožňuje procházet vložené výpisy z účtů za jednotlivá období. Prohlížet zdroje – zobrazuje dostupné informace o členských příspěvcích, příspěvcích na činnost a sponzorských darech. Prohlížet detail smlouvy – umožňuje vyhledání smlouvy a zobrazení údajů v ní obsažených. Prohlížet detail přihlášky – zobrazuje zaslané přihlášky a jejich detailní údaje. Prohlížet detail žádosti – poskytuje uživateli přístup ke všem vloženým žádostem o dotaci a jejich prohlížení. Prohlížet detail smlouvy o dotaci – umožňuje uživateli, jak název napovídá, prohlížení všech uzavřených, a do systému vložených, smluv o poskytnutých dotacích. Prohlížet detail vyúčtování – zobrazuje všechna vložená vyúčtování dotací a jejich detailní výpis. Prohlížet záznamy v pokladní knize – umožňuje uživateli procházení záznamů vedených v pokladní knize, třídění a vyhledávání v nich. Všechny dílčí případy užití zjednodušují a urychlují členům výboru přístup k informacím a zvyšují jejich přehled o hospodaření v organizaci. Use Case Správa členských záznamů Jde o první ze tří případu užití systému, které náleží jen aktorovi Sekretář. Jak již bylo uvedeno, jedním z jeho úkolů je zajistit správu členských záznamů. K tomu slouží čtyři vyčleněné případy užití. Jde o Vytvoření záznamu, Editaci záznamu a Smazání záznamu. Tvorba nového záznamu nepředstavuje jen vložení dalšího záznamu do evidence, ale také generování nových přístupových údajů do systému s právy řadového člena (aktor Člen organizace). Posledním možným využitím je pak tisk seznamu členů.

5.3


50

Use Case Správa přihlášek Tento use case podporuje proces Přihlášení do organizace. Sekretáři umožňuje zobrazení zaslaných přihlášek a jejich detailů (use case Prohlížet detail přihlášky). Po kontrole údajů přihlášku buď odešle ke schválení předsedovi nebo kontaktuje zájemce o členství a požádá o doplnění údajů. Use Case Správa služeb Poslední a nejobsáhlejší případ užití náležící k aktorovi Sekretář je Správa služeb. Jeho dílčí případy užití umožňují sekretáři detailní prohlížení zaslaných objednávek a následné vytvoření, editaci, smazání a samozřejmě detailní prohlížení vypracovaných smluv. Tyto smlouvy vložené do systému potom připomínkuje a schvaluje předseda organizace a samozřejmě samotný zákazník pomocí příslušných use case popsaných níže. Volbou odpovídající šablony, může sekretář rozhodnout, zda bude tvořit smlouvu o službě nebo smlouvu o sponzorství (podpora procesu Sponzorský dar ). Následná akceptace předsedou a zákazníkem probíhá stejně u služby i u sponzorství. Use Case Akceptace Use case Akceptace slouží předsedovi organizace k prohlížení a potvrzování přihlášek zkontrolovaných sekretářem a smluv sekretářem vypracovaných. Pokud předseda souhlasí s přijetím nového člena, či se zněním smlouvy, zadá do systému jejich akceptaci a umožní tak další navazující činnosti (potvrzení zákazníkem nebo zájemcem o členství, tisk smlouvy, vytvoření členského záznamu a podobně). Use Case Správa dotace Podporu činností spojených s poskytnutím dotací a příspěvků poskytuje předsedovi TJ use case Správa dotace. Jak již bylo zmíněno v částích věnovaným analýze současného stavu a následnému zefektivnění jednotlivých procesů, je třeba dodržovat pokyny poskytovatele dotace nebo příspěvku. Proto dílčí případy užití umožňují předsedovi žádost jen vložit, případně zeditovat, a smlouvu, vypracovávanou poskytovatelem, do systému pouze vkládá v jejím finální formě. Kromě prohlížení detailů žádostí a smluv, umožňuje jeden z dílčích případů užití ještě nahlížet do vyúčtování, která jsou vkládána do systému pokladníkem. Dílčí use case Zapsat dotaci potom slouží k evidenci poskytnutých dotací a příspěvků (vložení záznamu do evidence zdrojů).

5.3


51

Use Case Správa darů Tento use case, s pomocí dílčího use case Zapsat dar, slouží předsedovi k vložení záznamu o poskytnutém sponzorském daru do evidence zdrojů organizace. Use Case Příspěvek a Use Case Dotace Use case Příspěvek slouží poskytovateli příspěvku na činnosti, tedy ČSTV a ČSRS (aktor ČSRS/ČSTV ). Jde především o nahlížení do vyúčtování všech přidělených příspěvků, které je doplněno o možnost prohlížet příslušné smlouvy vkládané do systému předsedou. Use case Dotace je potom funkčně obdobou use case Příspěvek rozšířenou o možnost prohlížení žádostí o dotace. Jeho uživatelem je aktor Poskytovatel dotace. Use Case Vyúčtování Use case podporuje procesy Příspěvek na činnost a Dotace. Umožňuje pokladníkovi vložení vyúčtování do systému a případně jeho editaci, což fakticky představuje znovu vložení opraveného vyúčtování. Use Case Zaúčtování Slouží pokladníkovi k podpoře procesu Vedení pokladní knihy a Fakturace. S pomocí tří dílčích případů užití pokladník zapíše záznam o transakci do pokladní knihy, vytvoří k ní příslušný doklad a ten posléze vytiskne. Pokud jde o platbu prováděnou na fakturu, je nejdříve využit use case Vytvořit fakturu a až po platbě dojde k zápisu transakce do pokladní knihy a tvorbě a tisku pokladních dokladů. Use case Stornovat fakturu umožní výběr faktury a vytvoření jejího storna. Pro vložení faktury přijaté do systému slouží use case Vložit fakturu přijatou. Následující scénář popisuje činnosti systému a jeho interakci s uživatelem probíhající při zaúčtování platby v hotovosti: 1. Uživatel (aktor Pokladník ) zadá údaje (přihlašovací jméno a heslo) do vstupního formuláře. 2. Na základě vstupních údajů systém načte uživatelské rozhraní. 3. Uživatel vybere volbu Zaúčtování. 4. Systém načte rozhraní pro Zaúčtování. 5. Uživatel vyplní (případně vyhledá v databázi zákazníků) záznam pro pokladní knihu.

5.3


52

6. Systém vyzve uživatele ke kontrole vkládaných údajů. 7. Uživatel potvrdí, popřípadě opraví a potvrdí, vložené údaje. 8. Systém zapíše záznam do pokladní knihy a změní zůstatek v pokladně. 9. Uživatel zvolí volbu pro tvorbu příslušného dokladu. 10. Systém vyplní údaje v dokladu dle záznamu v pokladní knize. 11. Uživatel doplní zbývající údaje v dokladu. 12. Uživatel zvolí volbu pro tisk. 13. Systém zobrazí náhled dokladu. 14. Uživatel vytiskne nebo opraví a vytiskne doklad. 15. Uživatel se odhlásí z informačního systému. Use Case Odeslat vybrané doklady Pomocí tohoto use case pokladník vybere doklady (pokladní doklady, faktury, výpisy z účtu) za požadované období, označí a zpřístupní je tak externí účetní (aktor Účetní). Use Case Zaslat Objednávku a Use Case Akceptace smlouvy Oba případy užití náleží aktorovi Zákazník a díky generalizaci tudíž i aktorovi Sponzor. První z nich umožňuje, po registraci v IS, zákazníkovi vložení objednávky dle objednávkového formuláře. Dílčí use case Prohlížet detail objednávky potom zobrazuje detaily objednávek vložených zákazníkem. Use case Akceptace smlouvy pak slouží k prohlížení (use case Prohlížet detail smlouvy) a akceptaci smluv vložených do systému sekretářem. Pokud je smlouva potvrzená předsedou i zákazníkem, je možné přistoupit k plnění služby a její fakturaci. Use Case Správa přihlášky S pomocí tohoto use case aktor Zájemce o členství provádí činnosti potřebné k přihlášení do organizace. Nejprve vyplní formulář přihlášky (use case Vytvořit přihlášku) a na základě jejího odeslání obdrží dočasné přihlašovací údaje do systému. Po přihlášení do systému potom může svoji přihlášku prohlížet a editovat. Až je přihláška schválena a zájemce zápsán do seznamu členů, obdrží trvalé přihlašovací údaje s právy aktora Člen organizace.

5.3


53

Use Case Číst vybrané doklady Use case slouží externí účetní k prohlížení dokladů, které jí zpřístupnil pokladník organizace. Dílčí use case Prohlížet záznamy v pokladní knize jej potom rozšiřuje o možnost procházet bez omezení pokladní knihou. Use Case Vložit výpis z účtu Jak název napovídá, využívá tento případ užití aktor Banka k pravidelnému vkládání výpisů z účtu. 5.3.2

Konceptuální model IS TJ Sokol Opatovice

Konceptuální model je dalším možným pohledem na navrhovaný informační systém. Jeho základ je postaven na standardním diagramu tříd (class diagram) a slouží především k popisu struktury organizace. Objekty představují jednotlivé entity v organizaci a asociace pak vztahy mezi nimi. Vzhledem k tomu, že jde o model s vysokou hladinou abstrakce, nelze je chápat jako třídy v objektovém návrhu či návrh databáze. Konceptuální model IS TJ Sokol Opatovice představuje obrázek č. 70 v příloze D. Pro zjednodušení a zpřehlednění jsou vynechány generalizace entit Zdroj a Dokument, které jsou zřejmé z podrobných diagramů tříd. Tyto diagramy prezentují statický pohled na systém. Třída Člen Třída Člen představuje řadového člena organizace a jejím potomkem je Člen výboru. K rozlišení jednotlivých funkcí ve výboru slouží abstraktní třída Funkce ve výboru. Celou strukturu ukazuje obrázek č. 71 v příloze D. Třída Zdroj Abstraktní třída Zdroj reprezentuje zdroje získávané od členů, svazů, sponzorů a poskytnuté dotace. Jejich rozlišení zajišťují potomci třídy, kterými jsou Členský příspěvek, Příspěvek na činnost, Dotace a Sponzorský dar. Celou strukturu s atributy a metodami jednotlivých tříd zachycuje obrázek č. 72 přílohy D. Třída Dokument Abstraktní třída Dokument představuje všechny dokumenty související s činnostmi organizace a jeho potomky tak jsou:

5.4

Ekonomické zhodnocení navržených inovací

54

Přihláška do organizace Seznam členů – tvořený s pomocí agregační vazby z Členských záznamů. Žádost o dotaci Smlouva o příspěvku – její instance představují buď smlouvu o příspěvku nebo dotaci dle obsahu parametru žádost. Vyúčtování – dotace nebo příspěvku. Objednávka – poskytovaných služeb. Smlouva – dle obsahu o službě nebo sponzorství. Faktura – abstraktní třída s potomky Faktura vydaná a Faktura přijatá. Pokladní doklad – abstraktní třída s potomky Originál pokladního dokladu a Kopie pokladního dokladu. Pokladní kniha – tvořená pomocí agregační vazby ze Záznamů v pokladní knize. Výpis z účtu – zasílaný bankou. Celou strukturu třídy Dokument potom ukazuje obrázek č. 73 v příloze D. Ostatní třídy Na obrázku číslo 74 v příloze D jsou zobrazeny ostatní třídy objevující se v konceptuálním modelu. Jde o abstraktní třídu Poskytovatel s potomky Poskytovatel dotace a Poskytovatel příspěvku, třídu Zákazník s potomkem Sponzor a třídy Zájemce o členství, Účetní a Banka.

5.4


Cílem této části je provést jednoduché ekonomické zhodnocení navržených inovací. To může napomoci k rozhodnutí, kterou z nabízených variant vybrat nebo zda vůbec k nějaké z inovací přistupovat. 5.4.1

Zefektivnění jednotlivých procesů

Vzhledem k tomu, že není možné jednoduše kvantifikovat úspory vzniklé na základě navržených inovací, jsou ve zhodnocení uvažovány pouze nově vzniklé náklady. Pro navržené inovace procesů Příspěvek na činnost a Dotace žádné dodatečné náklady neexistují a lze je tedy realizovat se stávajícími prostředky a tudíž mohou přinést pouze úspory. Náklady na vývoj nových aplikací, navržených jako zefektivnění procesů Sponzorský dar, Fakturace, Vedení pokladní knihy a částečně procesu Služba,

5.4

55


není také jednoduché vyčíslit, protože takováto aplikace je vždy specifickým výrobkem a výsledná cena není zpravidla dána pouze hodinovou taxou. Pro odhad ceny by tedy bylo nutné provést rozsáhlejší specifikaci požadavků a až následně cenovou kalkulaci. Jako nejefektivnější se jeví inovace procesů Přihlášení do organizace a část procesu Služba spojená s příjmem objednávek. Konkrétně potom navrhované rozšíření stávající webové prezentace organizace. Pokud by bylo toto rozšíření realizováno firmou Q2 Interactive (Q2, 2010), která se již od roku 1998 zabývá poskytováním komplexních služeb tvorby internetových prezentací, multimediálních řešení, internetovou reklamou a realizací zakázkového software, byly náklady, při hodinové sazbě 400 Kč, odhadnuty následovně: Tab. 1: Odhad nákladů na jednoduchou inovaci

Funkce Formulář přihlášky s odesláním a uložení údajů Editace přihlášky zájemcem Export údajů z přihlášky do seznamu Formulář objednávky s odesláním a uložením údajů Rozhraní pro sekretáře Kalendář s blokací termínu objednávkou Celkové náklady

Odhad ceny 1 200 Kč 800 Kč 600 Kč 1 200 Kč 1 000 Kč 2 000 Kč 6 800 Kč

Cena 6 800 Kč představuje náklady na rozšíření stávajícího webu o vyjmenované funkce. Při požadavku na sladění webové aplikace se stávajícími stránkami organizace, mohou dle náročnosti náklady vzrůst o 50–100%. 5.4.2

Informační systém ČSTV a program ABRA G1

Jak již bylo uvedeno, náklady na pořízení informačního systému ČSTV jsou nulové. Účetní program ABRA G1 je potom možno pořídit za zvýhodněnou cenu 990 Kč. Přihlédnout je ovšem nutné k nedostatkům vyjmenovaným v kapitole mu věnované. Jejich odstranění by pravděpodobně přineslo další náklady, které není možné v této chvíli přesně vyčíslit. 5.4.3

Nový informační systém

Při hodnocení této varianty vycházíme z předpokladu, že neexistuje informační systém, který by přesně odpovídal představenému návrhu a organizace si vzhledem ke

5.4

56


svému zaměření nemůže dovolit zaměstnance, který by se zabýval tvorbou takového systému přímo na míru. Proto by bylo nutné zadat úkol externí firmě. Pro odhad ceny tvorby takového systému byl zvolen modulární informační systém české firmy NetGenium s.r.o. Tato společnost se od roku 2003 zabývá tvorbou podnikových informačních systémů (NetGenium, 2010). Její systém NET Genium je možné díky modulům nabízejícím různorodé funkce přizpůsobit co nejpřesněji potřebám organizace, případně firma nabízí vytvoření modulů zcela nových. Pro pokrytí potřeb organizace byly vybrány tyto moduly: Zákaznící – disponuje funkcemi adresář, dokumenty, aktivity, email a kampaně (marketing). Finance – poskytuje funkce faktury, schvalování, banka, pokladna, pohledávky, statistiky, plánování a datová komunikace (export dat). Dokumentace – poskytuje funkce pro řízení dokumentů v celém životním cyklu (příprava, schvalování, uvolnění, archivace). Podporuje týmovou práci a verzování. Pro některé specifičtější činnosti (například pro proces Přihlášení do organizace) by bylo nutné provést rozšíření o další moduly. Následující cenová kalkulace tedy počítá s využitím jmenovaných modulů a rozšířením o jeden specifický modul. V úvahu je brána možnost jejich zakoupení nebo pronájmu s podporou na jeden rok: Tab. 2: Odhad nákladů na nový informační systém

Modul Zákazníci Finance Dokumentace Specifický modul Vyžadované nádstavby Podpora (20 % z ceny zakázky) Celková cena

Nákup Pronájem 14 990 Kč 5 388 Kč 14 990 Kč 5 388 Kč 19 990 Kč 7 188 Kč 14 990 Kč 5 388 Kč 980 Kč 980 Kč 13 188 Kč 4 866 Kč 79 128 Kč 28 218 Kč

Odhadovaná cena za nákup odpovídajícího informačního systému s podporou na jeden rok je asi 80 000 Kč. Náklady na roční pronájem takového systému jsou potom asi 30 000 Kč.

6

DISKUSE A ZÁVĚR

6 6.1

57

Diskuse a závěr Diskuse

V předchozích kapitolách bylo navrženo několik variant možných inovací procesů probíhajících v neziskové organizaci TJ Sokol Opatovice, o. s. Následně bylo provedeno ekonomické zhodnocení těchto inovací a tato kapitola má za úkol doporučit nejvhodnějších z nich. Pro porovnání budou použity výsledky hospodaření organizace z roku 2009. Vydat se cestou realizace nového informačního systému je pro danou organizaci velice náročné jak finančně, tak z časového hlediska. Pokud bychom vycházeli z odhadu ceny, stanoveného v kapitole 5.4.3, přestavovaly by náklady na nákup nového informačního systému téměř 50 % a na pronájem potom téměř 20 % ročních příjmů. Nákup tedy nelze jednoznačně doporučit. Pronájem také představuje poměrně velkou část příjmů organizace. V neprospěch této varianty hovoří také to, že organizace zpravidla hospodaří s vyrovnaným rozpočtem a tudíž momentálně nemá rezervy, které by jí dovolily takovouto investici realizovat. Využití informačního systému poskytovaného ČSTV je, s ohledem na nulového náklady, zcela na rozhodnutí vedení organizace. Účetní software ABRA G1 lze potom doporučit pouze v případě, že dojde k přizpůsobení potřebám organizace s přiměřenými finančními náklady. S ohledem na finanční možnosti organizace, představuje nejefektivnější řešení postupná inovace jednotlivých procesů. Změny navržené v kapitole 5.4.3, související s procesy Přihlášení do organizace a Služba, představují jistou úsporu nákladů organizace při investici 5 až 10 % jejích ročních příjmů. Pravděpodobný je i nárůst počtu objednávek a tím nárůst příjmů ze služeb a členských příspěvků. Po zhodnocení přínosu této realizované inovace, by bylo vhodné soustavně pokračovat zefektivňováním dalších procesů dle návrhu, s přihlédnutím k novým trendům v oblasti informačních technologií.

6.2

Závěr

V počátku práce byly stanoveny cíle, kterých bylo třeba dosáhnout. Šlo především o analýzu současného stavu podnikových procesů v neziskové organizaci TJ Sokol Opatovice, občanském sdružení a vypracování návrhu jejich inovací. V závěru bylo třeba tyto inovace ekonomicky zhodnotit a doporučit nejvhodnější z nich. Pro spl-

6.2

Závěr

58

nění těchto cílů bylo nutno nastudovat potřebný teoretický základ, zvolit vhodnou metodiku, nástroje a to vše promítnout ve vlastní práci. Teoretická část se tedy věnuje zejména problematice podnikových procesů, potřebě jejich zlepšování a způsobům jejich reprezentace. Částečně se také zabývá jazykem UML a popisem jeho základních diagramů využívaných pro modelování podnikových procesů. V závěru teoretické části se potom krátce pojednává o nástrojích použitých pro modelování procesů, návrhy inovací a pro tvorbu aplikace reprezentující jednu z nich. Vlastní práce potom nejprve popisuje současný stav podnikových procesů v organizaci, k čemuž využívá procesních diagramů, diagramů aktivit a sekvenčních diagramů. Následně jsou na základě této analýzy navrženy inovace. Jde nejprve o inovace jednotlivých procesů, přičemž jedna z nich je ve zkušební verzi i realizována. Pak také o navržení komplexního informačního systému s využitím objektového přístupu. Závěr vlastní práce představuje ekonomické zhodnocení navržených inovací a doporučení nejvhodnějšího řešení v diskuzi. Domnívám se tedy, že vytyčené cíle byly v dostatečné míře naplněny. Nyní již záleží pouze na vedení organizace, zda dá na uvedené doporučení a zhodnotí je tak ve prospěch všech členů organizace.

7

59

LITERATURA

7

Literatura

ABRA. Jednoduché účetnictví – ABRA G1 [on-line]. 6. 9. 2009 [cit. 2010-04-25]. Popis účetního programu pro organizace sdružené pod ČSTV. Dostupné na internetu: . Beneš,

M.

[cit.

Přehled

2010-05-04].

OO

notací

Diplomová

a

metodik

práce.

[on-line].

Dostupné

3. 2. 2008

na

internetu:

. ČSTV. Český svaz tělesné výchovy [on-line]. 25. 4. 2010 [cit. 2010-04-25]. Oficiální webowé stránky organizace. Dostupné na internetu: . Jelínek,

M.

TJ Sokol Opatovice o.s.

[on-line].

10. 2. 2010

[cit.

2010-

04-02]. Oficiální webowé stránky organizace. Dostupné na internetu: . Kučerová, line].

H.

UML

15. 3. 2008

–

[cit.

Unified

Modeling

2010-05-04].

Dostupné

Language na

[on-

internetu:

. NetGenium. NetGenium [on-line]. 28. 4. 2009 [cit. 2010-04-28]. Webová prezentace firmy. Dostupné na internetu: . Q2 Interactive. Q2 Interactive [on-line]. 28. 4. 2009 [cit. 2010-04-28]. Webová prezentace firmy. Dostupné na internetu: . Rábová, I. Podniková architektura. Brno: Tribun EU, 2008. 131 s. ISBN 978-807399-568-3. Řepa, V. Podnikové procesy. Praha: Grada Publishing, 2006. 268 s. ISBN 80-2471281-4. Sparx Systems. 06].

Prezentace

Sparx

Systems

produktů

[on-line].

společnosti.

5. 5. 2010 Dostupné

[cit. na

2010-05internetu:

. Sun

Microsystems. Sun Microsystems [on-line]. 8. 1. 2010 [cit. 201005-06]. Prezentace produktů společnosti. Dostupné na internetu: .

Svoboda, K. Modelovací nástroj Enterprise Architect [on-line]. 2005 [cit. 2010-0506]. Stručný popis vybraných funkcí a charakteristik. Dostupné na internetu: .

7

60

LITERATURA

Tišnovský, 4. 7. 2005

P. [cit.

Nástroje

pro

2010-05-04].

tvorbu Root.cz.

UML

diagramů

Dostupné

na

[on-line]. internetu:

.

Přílohy

A

A

DIAGRAMY METAMODELU ORGANIZACE

Diagramy metamodelu organizace

Obr. 11: Rozdělení zdrojů organizace

62

A


Obr. 12: Fyzické zdroje organizace

63

A


Obr. 13: Abstraktní zdroje organizace

Obr. 14: Informační zdroje organizace

64

A


Obr. 15: Cíle organizace

Obr. 16: Pravidla organizace

65

B

B

USE CASE DIAGRAM OKOLí ORGANIZACE

Use Case diagram Okolí organizace

Obr. 17: Use Case diagram Okolí organizace

66

C

DIAGRAMY POPISUJíCí PROCESY V ORGANIZACI

C C.1

Diagramy popisující procesy v organizaci Hlavní proces

Obr. 18: Hlavní proces v organizaci

67

C.1

Hlavní proces

Obr. 19: Procesní diagram – Hlavní proces

68

C.2

C.2

Přihlášení do organizace


Obr. 20: Proces Přihlášení do organizace

69

C.2


Obr. 21: Procesní diagram – Zpracovat přihlášku

Obr. 22: Procesní diagram – Opravit přihlášku

70

C.2


Obr. 23: Procesní diagram – Akceptovat přihlášku

71

C.2


Obr. 24: Diagram aktivit – Přihlášení do organizace

72

C.2


Obr. 25: Sekvenční diagram – Přihlášení do organizace

73

C.3

C.3

Příspěvek na činnost


Obr. 26: Proces Příspěvek na činnost

74

C.3


Obr. 27: Procesní diagram – Spravovat příspěvek

Obr. 28: Procesní diagram – Vyúčtovat příspěvek

75

C.3


Obr. 29: Procesní diagram – Opravit vyúčtování příspěvku

Obr. 30: Procesní diagram – Stornovat příspěvek

76

C.3


Obr. 31: Diagram aktivit – Příspěvek na činnost

77

C.3


Obr. 32: Sekvenční diagram – Příspěvek na činnost

78

C.4

C.4

Dotace

Dotace

Obr. 33: Proces Dotace

79

C.4

Dotace

Obr. 34: Procesní diagram – Spravovat dotaci

Obr. 35: Procesní diagram – Opravit žádost o dotaci

80

C.4

Dotace

Obr. 36: Procesní diagram – Doplnit přílohy

Obr. 37: Procesní diagram – Opravit smlouvu o dotaci

81

C.4

Dotace

Obr. 38: Procesní diagram – Vyúčtovat dotaci

Obr. 39: Procesní diagram – Opravit vyúčtování dotace

82

C.4

Dotace

Obr. 40: Procesní diagram – Stornovat dotaci

83

C.4

Dotace

Obr. 41: Diagram aktivit – Dotace

84

C.4

Dotace

Obr. 42: Sekvenční diagram – Dotace

85

C.5

C.5

Sponzorský dar

Sponzorský dar

Obr. 43: Proces Sponzorský dar

86

C.5

Sponzorský dar

Obr. 44: Procesní diagram – Zažádat o sponzorský dar

87

C.5

Sponzorský dar

Obr. 45: Procesní diagram – Vytvořit smlouvu o sponzorství

Obr. 46: Procesní diagram – Opravit smlouvu o sponzorství

88

C.5

Sponzorský dar

Obr. 47: Diagram aktivit – Sponzorský dar

89

C.5

Sponzorský dar

Obr. 48: Sekvenční diagram – Sponzorský dar

90

C.6

C.6

Služba

Služba

Obr. 49: Proces Služba

91

C.6

Služba

Obr. 50: Procesní diagram – Objednat službu

Obr. 51: Procesní diagram – Vytvořit smlouvu

92

C.6

Služba

Obr. 52: Procesní diagram – Opravit smlouvu

Obr. 53: Procesní diagram – Akceptovat smlouvu

93

C.6

Služba

Obr. 54: Diagram aktivit – Služba

94

C.6

Služba

Obr. 55: Sekvenční diagram – Služba

95

C.7

C.7

Fakturace

Fakturace

Obr. 56: Proces Fakturace

96

C.7

Fakturace

Obr. 57: Procesní diagram – Vydat fakturu

Obr. 58: Procesní diagram – Stornovat fakturu

97

C.7

Fakturace

Obr. 59: Diagram aktivit – Fakturace

Obr. 60: Sekvenční diagram – Fakturace

98

C.8

C.8

Vedení pokladní knihy


Obr. 61: Proces Vedení pokladní knihy

Obr. 62: Sekvenční diagram – Vedení pokladní knihy

99

C.8


Obr. 63: Procesní diagram – Zaúčtovat

Obr. 64: Procesní diagram – Vydat pokladní doklad

100

C.8


Obr. 65: Diagram aktivit – Vedení pokladní knihy

101

C.9

C.9

Účetnictví

Účetnictví

Obr. 66: Proces Účetnictví

102

C.9

Účetnictví

Obr. 67: Procesní diagram – Odeslat doklady

Obr. 68: Sekvenční diagram – Účetnictví

103

D

D

DIAGRAMY POPISUJíCí NAVRŽENÝ INFORMAČNí SYSTÉM

104

Diagramy popisující navržený informační systém

D


Obr. 69: Use Case diagram – IS TJ Sokol Opatovice

105

D


Obr. 70: Diagram tříd – Konceptuální model TJ Sokol Opatovice o.s.

106

D


Obr. 71: Diagram tříd – třída Člen

107

D


Obr. 72: Diagram tříd – třída Zdroj

108

D


Obr. 73: Diagram tříd – třída Dokument

109

D


Obr. 74: Diagram tříd – ostatní třídy

110

E

SEZNAM PŘILOŽENÝCH SOUBORŮ

E

Seznam přiložených souborů

1. pokladniDenik.jar – aplikace Pokladní deník pro TJ 2. 2009.pkd – vzorová data pro aplikaci Pokladní deník pro TJ

111

Modelování podnikových procesů a návrh informačního systému v neziskové organizaci

Recommend Documents