Bestuursprofiel 1. Inleiding Op grond van de Pensioenwet heeft het bestuur een verantwoordelijkheid in het benoemingsproces. Het bestuur dient er immers op toe te zien dat bestuursleden steeds voldoen aan de geschiktheids- en integriteitvereisten. Het bestuur als geheel moet voldoende gekwalificeerd zijn. Dit krijgt thans vorm via de bij een voorgenomen benoeming aan DNB af te geven verklaring waarbij geldt dat de bestuurder vanaf dag 1 voldoende deskundig/geschikt moet zijn. Om invulling te geven aan deze verantwoordelijkheid heeft het bestuur de voorliggende profielschets opgesteld, die gehanteerd wordt als beoordelingskader voor een voorgenomen benoeming of herbenoeming dan wel voor de periodieke evaluatie van zittende bestuursleden. De profielschets draagt bij aan de bevordering van deskundig bestuur in termen van kennis, competenties en professioneel gedrag. Het bestuur wil dat er een zodanig niveau van kennis en ervaring aanwezig is, dat het pensioenfonds volgens de wettelijke en maatschappelijke normen adequaat bestuurd wordt en de representativiteit gewaarborgd is. De functieprofielen komen aan de orde in de jaarlijkse functioneringsgesprekken die tussen het bestuurslid en de voorzitter worden gehouden. In de voorliggende profielschets wordt eerst de organisatie kort omschreven, vervolgens wordt een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van het bestuur gegeven. Kern van de profielschets zijn de algemene en specifieke deskundigheidsvereisten en de competenties. Op basis van deze criteria wordt beoordeeld of een kandidaat geschikt is en of het bestuur als geheel aan de normen voldoet. Besloten wordt met de geldende procedure voor benoeming en de faciliteiten die het pensioenfonds biedt. 2. Organisatie Bpf Koopvaardij is het pensioenfonds voor iedereen die in de sector koopvaardij werkzaam is. Het deelnemen in Bpf Koopvaardij is verplicht gesteld voor: de zeevarenden die door scheepsbeheerders zijn tewerk gesteld aan boord van door hen beheerde zeeschepen en naar omstandigheden beoordeeld wonen, binnen het Rijk, in een land dat lid is van de Europese Unie (EU), in een land behorende tot de Europese Economische Ruimte (EER), met uitzondering van Zwitserland of in een ander land waarmee Nederland een Verdrag of Overeenkomst inzake Sociale Zekerheid heeft gesloten, met uitzondering van de Verenigde Staten van Noord Amerika. Missie Het pensioenfonds wil nu en in de toekomst voor zeevarenden en oud-zeevarenden in de bedrijfstak uitvoeren. Visie Het pensioenfonds streeft naar een evenwichtige risicodeling tussen alle (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden in het pensioenfonds. Het pensioenfonds belegt en beheert het vermogen tegen verantwoorde risico’s en doet dit op een maatschappelijke verantwoorde wijze. Een uitdaging voor het pensioenfonds hierbij is de balans te vinden tussen het nakomen van de toegezegde uitkeringen en het nastreven van zoveel mogelijk koopkrachtbehoud waarbij transparantie, verantwoording en effectieve communicatie een hoge prioriteit hebben.
Bestuur Bpf Koopvaardij heeft een deskundig bestuur, dat bestaat uit acht leden. Vier daarvan zijn aangewezen door werkgeversorganisaties. Twee daarvan zijn afgevaardigd door werknemersorganisaties en twee bestuurders vertegenwoordigen in het bestuur de gepensioneerden. Het bestuur behartigt de belangen van iedereen die bij het pensioenfonds betrokken is: actieve deelnemers, gewezen deelnemers, pensioengerechtigden en werkgevers. Uitvoering Het bestuur wordt ondersteund door een uitvoeringsorganisatie. MN administreert de pensioenregeling in opdracht van Bpf Koopvaardij. Tevens is MN door het pensioenfonds aangesteld als fiduciair beheerder. De bestuurlijke ondersteuning wordt verzorgd door het bestuursbureau. Het bestuur heeft voorts een adviserend- en een waarmerkend actuaris en een externe accountant aangesteld. Daarnaast worden ook andere expertises ingehuurd via het bestuursbureau. Medezeggenschap, verantwoording en intern toezicht Het pensioenfonds heeft een pensioenraad, die de wettelijke medezeggenschap uitoefent. Het bestuur heeft ten minste twee maal per jaar een gezamenlijke vergadering van de pensioenraad. De pensioenraad adviseert en controleert het bestuur. De pensioenraad heeft de bevoegdheid om een oordeel te geven over het handelen van het bestuur, over het door het bestuur uitgevoerde beleid en over de beleidskeuzes voor de toekomst. Daarnaast kan de pensioenraad het bestuur gevraagd en ongevraagd advies geven. Het interne toezicht wordt uitgevoerd door een raad van toezicht, bestaande uit drie externe deskundigen. 3. Kerncijfers (ultimo derde kwartaal 2015) Actieve deelnemers Gewezen deelnemers Gepensioneerden Werkgevers Pensioenvermogen Voorziening pensioenverplichtingen Premiebijdragen Uitkeringen
5.539 16.217 31.519 210 3.725 miljoen 3.404 miljoen 39.4 miljoen 104.6 miljoen
4. Taken en verantwoordelijkheden van het bestuur Het besturen van een pensioenfonds is een complexe zaak, hetgeen dan ook een behoorlijke tijdsbesteding vereist. Bestuursleden worden geconfronteerd met steeds ingewikkelder structuren op het gebied van financiën, wet- en regelgeving, beleggingen en communicatie. Nieuwe wetgeving en regels volgen elkaar in een hoog tempo op. Niet alleen de toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten en het Interne toezicht door middel van de raad van toezicht, maar ook de pensioenraad vervullen steeds een prominentere rol. Dit leidt ertoe dat hoge eisen worden gesteld aan de deskundigheid en geschiktheid van een pensioenfondsbestuurder. Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de door de arbeidsvoorwaardelijke partijen overeengekomen pensioenafspraken. De bestuursverantwoordelijkheden omvatten met name het prudent beleggen van de financiële
middelen van het pensioenfonds, het voeren van een solide financieel beleid, zorgvuldig beheer van het pensioenfonds, de administratieve uitvoering van de regeling en de communicatie met en de verantwoording naar belanghebbenden. Het bestuur bepaalt de strategie van het pensioenfonds en het te voeren beleid, geeft leiding aan de organisatie (inclusief de uitbesteding), houdt toezicht op de uitvoering en is gesprekspartner voor belanghebbenden en externe (o.a. DNB). Naast risicomanagement is ook informatie technologie (IT) een essentieel onderdeel van de bestuursfunctie. Het ondernemen van de juiste acties en het in samenhang beoordelen van voorgelegde voorstellen en adviezen zijn voor de bestuursleden essentiële activiteiten. Het bestuur van een pensioenfonds is een collectieve, integrale verantwoordelijkheid, waarbij alle leden in staat zijn een bijdrage te leveren. Elk bestuurslid moet in staat zijn tot afgewogen oordelen te komen en zo bij te dragen aan het collectief. Elk bestuurslid is hoofdelijk aansprakelijk voor de genomen besluiten en zit (daarom) zonder last en ruggespraak in het bestuur. Bij de taakverdeling tussen de bestuursleden worden drie portefeuilles onderscheiden: 1) Beleggingsbeleid; 2) Financieel beleid, risicomanagement en IT; 3) Pensioenzaken en communicatie De portefeuillehouders zijn belast met en bevoegd tot: a) De behandeling van ingekomen stukken en de afdoening van lopende zaken; b) De voorbereiding van de zaken die in de vergadering van het bestuur aan de orde zullen komen; c) De uitvoering van de besluiten door het bestuur 5. Geschiktheidvereisten en deskundigheid Algemene geschiktheidvereisten • •
•
•
De functie van bestuurslid vereist WO-/HBO-niveau of daarmee vergelijkbaar werkof denkniveau. Ervaring in het besturen van een organisatie, dat betekent dat een bestuurslid: - In staat is een visie te ontwikkeling en strategie te bepalen met betrekking tot op het pensioenfonds en zijn taken in het perspectief van maatschappelijke ontwikkelingen, alsmede en het vermogen te hebben om te anticiperen op de risico’s ten aanzien van de gevolgen van beleid en uitvoering; - Leiding kan geven aan de activiteiten ter realisatie van de doelstellingen en in control zijn ten aanzien van de juiste uitvoering van de activiteiten (regiefunctie). Dit omvat tevens het toezicht kunnen houden op de uitvoering; - Sturing kan geven aan bestuurlijke processen; Communicatieve vaardigheden. Een bestuurslid moet het beleid van het pensioenfonds kunnen communiceren met de verschillende stakeholders en het pensioenfonds kunnen vertegenwoordigen in extern overleg met contractpartijen, adviseurs en toezichthouders; Een bestuurslid is gemiddeld ten minste één dag per week beschikbaar voor het pensioenfonds.
Algemene deskundigheideisen Elk bestuurslid is bij aanvang van zijn eerste benoemingstermijn op alle aandachtsgebieden deskundig op niveau 1 en op minimaal drie aandachtsgebieden deskundig op niveau 2. Tevens zijn er binnen het bestuur minimaal vier bestuursleden per aandachtsgebied deskundig op niveau 2. Een bestuurslid dient vanuit verschillende invalshoeken afwegingen te kunnen maken over het te voeren beleid en de keuzes en argumenten kunnen toelichten. Daarvoor is kennis nodig van: 1. 2. 3. 4. • • 5. 6. 7.
Het besturen van een organisatie; Relevante wet- en regelgeving; Pensioenregeling en pensioensoorten; Financieel technische en actuariële aspecten; Actuariële begrippen en verslaglegging; Vermogensbeheer; Administratieve organisatie en interne controle; Uitbesteding van werkzaamheden; Communicatie.
Competenties Het bestuur acht voor een goed functioneren van belang dat het bestuur als geheel over de hierna volgende competentie beschikt: Besluitvaardigheid:
Beslissingen nemen door het nemen van acties of zich vastleggen door het uitspreken van meningen.
Strategisch denken:
Vermogen afstand te nemen tot de dagelijkse praktijk, concentreren op hoofdlijnen en lange termijn beleid vertalen naar korte termijn beleid.
Samenwerken:
Bijdragen aan gezamenlijk resultaat ook bij onderwerpen die niet van direct persoonlijk belang zijn.
Onafhankelijkheid:
Zelfstandig een mening of oordeel vormen of actie ondernemen, zonder zich te laten beïnvloeden door anderen.
Omgevingsbewustzijn:
Weten en begrijpen hoe een pensioenfonds en diens omgeving werkt en hoe daarbinnen te manoeuvreren teneinde de gestelde doelen te bereiken.
Communicatief vermogen:
Meningen, ideeën en gecompliceerde zaken in begrijpelijke taal duidelijk kunnen maken in woord en geschrift, gebruik makend van ter zake doende middelen. Kan luisteren vanuit empathie. Belangrijke boodschappen oppikken uit
communicatie, aandacht en ruimte geven aan gesprekspartners. Ingaan op reacties, ook nonverbaal. Relevante vragen stellen en doorvragen. Voorzittervaardigheid:
Kan vergaderingen op efficiënte en effectieve wijze leiden. Is in staat een sfeer te creëren waarin iedereen gelijkwaardig kan participeren. Heeft oog voor de taakvervulling en verantwoordelijkheid van anderen.
Functieprofiel portefeuille Beleggingsbeleid Taak De portefeuillehouders voor beleggingsbeleid hebben de volgende taken en bevoegdheden: • Het adviseren van het bestuur over het door het bestuur vast te stellen meerjarenbeleggingsbeleid, het jaarlijkse beleggingsplan en, indien van toepassing, het korte of lange termijn herstelplan; • Het adviseren van het bestuur over (macro) economische en financiële ontwikkelingen, balansmanagement en door het bestuur uit te voeren ALMstudies en continuïteitsanalyses; • Het adviseren van het bestuur omtrent de goedkeuring van voorgenomen transacties in het kader van de uitvoering van het beleggingsplan; • Het toezien op de uitvoering van het door het bestuur vastgestelde (meerjaren)beleggingsbeleid, beleggingsplan en (eventuele) herstelplannen; • Het aansturen van de vermogensbeheerders en –adviseurs; • Overige hem door het bestuur op te dragen taken.
Aanvullende eisen De portefeuillehouders voor beleggingsbeleid beschikken over de volgende specialistische kwaliteiten: • Aantoonbare actuele kennis en ervaring op het gebied van beleggen en vermogensbeheer in de meeste brede zin; • Aantoonbare kennis op het gebied van balansmanagement vraagstukken; kunnen denken in nominale en reële kaders en het daaraan verbonden dekkingsgraadrisico; • In staat om bestuurlijk tegenwicht te bieden met betrekking tot adviezen van de vermogensbeheerder en adviseur(s) van het pensioenfonds; • In staat om op objectieve wijze de rapportages op het gebied van vermogensbeheer en balans- en risicomanagement te beoordelen en te vertalen naar te nemen beleidsmaatregelen. Functieprofiel portefeuille Financieel beleid en risicomanagement Taak De portefeuillehouders voor financieel beleid, risicomanagement en IT hebben de volgende taken en bevoegdheden:
•
•
• • • • •
Het adviseren van het bestuur over de door het bestuur vast te stellen Actuariële- en Bedrijfstechnische Nota (ABTN) en het door het bestuur vast te stellen premiebeleid, incassobeleid, indexatiebeleid en uitbestedingbeleid en het toezien op de uitvoering ervan; Het adviseren van het bestuur over het door het bestuur te hanteren risicomodel en het toezien op de juiste werking van de interne beheersing- en controlesystemen, waaronder verklaren (ISAE 3402) en rapportages hieromtrent van derden; Het adviseren van het bestuur over de door het bestuur te hanteren planning- en controlecyclus en het toezicht houden op de juiste uitvoering ervan; Het adviseren van het bestuur over door het bestuur vast te stellen begrotingen, jaarverslag en jaarrekening; Het aansturen van de accountant, waarmerkend actuaris en adviserend actuaris en overige adviseurs aangaande dit aandachtsgebied; Het adviseren van het bestuur over de beheersing van IT; Overige door het bestuur opgedragen taken.
Aanvullende eisen De portefeuillehouders voor financieel beleid, risicomanagement en IT beschikken over de volgende specialistische kwaliteiten: • Ervaring met organisatievraagstukken en governancemodellen. Bekend met de stichtingsvorm en de specifieke regelgeving voor de governance van pensioenfondsen; • Kennis en ervaring van internal control (administratieve organisatie) en audit (financieel en operationeel); • Kennis van en ervaring met financiële verslaglegging; • Vertaalslag kunnen maken van generieke risico’s naar fondsspecifieke risico’s; opstellen / initiëren van risico mitigerende maatregelen; • Kennis over IT risico’s en ervaring met de inrichting van het IT beleid en de beheersing van de IT risico’s bij de uitbestedingrelaties.
Functieprofiel portefeuillehouders pensioenzaken en communicatie Taak De portefeuillehouders voor pensioenzaken en communicatie hebben de volgende taken en bevoegdheden: • Het adviseren van het bestuur over het door het bestuur vast te stellen communicatie- en pensioenbeleid (o.a. acceptatie- en vrijstellingsbeleid) en het toezien op de uitvoering hiervan; • Het adviseren van het bestuur omtrent voorgenomen besluiten in het kader van de uitvoering van de pensioenregeling, zoals besluiten over acceptatie- en vrijstellingsverzoeken, bezwaren en geschillen; • Het nemen van besluiten zoals genoemd in bullet twee, binnen door het bestuur aangegeven kaders;
•
•
•
•
Het adviseren van het bestuur over door het bestuur te nemen besluiten tot wijziging van de statuten, de reglementen en van de wensen en ambities omtrent pensioenuitvoering en het maken van afspraken met de pensioenuitvoerder over de kwaliteit van de dienstverlening inclusief verbeteracties (binnen de kaders van het uitbestedingbeleid); Het monitoren van de naleving van de wet- en regelgeving, de werking van de gedragscode en zorgen dat de pensioenuitvoering zodanig plaatsvindt binnen de kaders van de gemaakte afspraken en dat de verbeteracties worden gerealiseerd; Het monitoren van de uitvoering van het door het bestuur vastgestelde communicatiebeleid naar deelnemers, gewezen deelnemers, pensioengerechtigden en werkgevers; Overige door het bestuur opgedragen taken.
Aanvullende eisen Ten minste één maar bij voorkeur twee portefeuillehouders voor pensioenzaken en communicatie beschikken over de volgende specialistische kwaliteiten: • Inzicht in het functioneren van het arbeidsvoorwaardelijk overleg en goed bekend met de verantwoordelijkheidsverdeling tussen arbeidsvoorwaardelijk overleg en pensioenfonds; • Goed bekend met opzet en hoofdlijnen van de Pensioenwet en daarop gebaseerde, nadere regelgeving, fiscale wetgeving ter zake van pensioenen, wettelijke verplichtingen en voorschriften en beleidsregels van de toezichthouders en maatschappelijke ontwikkelingen; • Bekend met de wettelijke regelingen inzake geschillen en kennis van en ervaring met klachtenafhandeling; • Kennis van administratieve processen, zo mogelijk op pensioen- of aanverwant terrein; • In staat om uitvoeringsaspecten bij besluitvorming te betrekken en gesprekspartner zijn voor uitvoeringszaken met de uitvoeringsorganisatie; • Toezicht kunnen houden op de juiste uitvoering van de pensioenregeling; • Affiniteit met communicatievraagstukken. Heeft een visie op pensioencommunicatie en bij voorkeur ervaring met communicatie over financiële producten en/of arbeidsvoorwaarden; • Toezicht kunnen houden op een juiste uitvoering van het communicatiebeleid.
6. Vergaderfrequentie, tijdsbesteding en vergoeding Vergaderfrequentie Het bestuur vergadert ten minste achtmaal per jaar en verder zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee bestuursleden, die daartoe hun verlangen, met opgave van de onderwerpen, welke zij wensen behandeld te zien, schriftelijk aan de voorzitter kenbaar maken. Daarnaast wordt van de bestuursleden verwacht aanwezig te zijn op de kennissessies.
Vergoeding De vergoeding is gebaseerd op de verwachte tijdsbesteding per bestuursrol. Voor het vaststellen van de jaarlijkse vergoeding wordt aangesloten bij de methode van vervangingswaarde zoals opgenomen in de Aanbevelingen deskundig en competent pensioenfondsbestuur van de Pensioenfederatie uit april 2011. Om aan te sluiten op de visie op beloningsbeleid in de Koopvaardij wordt uitgegaan van het vergoedingsniveau van een middelgroot bedrijfstakpensioenfonds. Reis- en verblijfkosten worden vergoed op basis van de SER-bepaling daaromtrent. Tijdsbesteding De vergoeding is gebaseerd op een verwachte tijdsbesteding per bestuursrol, zijnde 0,35% voor voorzitter en secretaris, 0,25% per portefeuillehouder. 7. Procedure Op grond van de statuten worden de vertegenwoordigers van de deelnemers en werkgevers benoemd op voordracht van de werknemer- en werkgeversorganisaties. De vertegenwoordigers namens de pensioengerechtigden worden benoemd door middel van verkiezingen door de pensioengerechtigden. Kandidaatstelling voor verkiezingen vindt plaats door representatieve organisaties (minimaal 250 leden) en/of door individuele pensioengerechtigden van wie de kandidatuur gesteund wordt door ten minste 50 gepensioneerden van Bpf Koopvaardij. Indien er twijfel is of een kandidaat voldoende gekwalificeerd is kan er een extern assessment worden afgenomen. Verkiezingscommissie Het bestuur heeft een verkiezingscommissie ingericht. Deze wordt bemenst door één bestuurder van werkgeverszijde, één bestuurder van werknemerszijde en de directeur van het bestuursbureau. Deze commissie heeft als taak om te zorgen dat de procedures juist wordt gevolgd. Raad van Toezicht Het bestuur zal de uitkomsten van het toetsen van kandidaten bespreken met de raad van toezicht. Rol van het bestuur Het bestuur dient in het kader van de formele toetsingsprocedure van DNB kandidaten te beoordelen. Door de invoering van de Wet versterking bestuur pensioenfondsen heeft het bestuur een wettelijk weigeringsrecht, indien het oordeel is dat een kandidaat bestuurder niet aan de profielschets voldoet. Kandidaatstelling Het bestuur stelt de voorliggende profielschets ter kennis van de kandidaatstellende en benoemde organisaties en publiceert deze op de website van het pensioenfonds. Kandidaatstellende en benoemende organisaties kunnen het bestuur om advies vragen ten aanzien van de geschiktheid van een kandidaat in relatie tot de profielschets en wettelijke voorschriften.
Het bestuur vraagt de kandidaatstellende organisaties om het pensioenfonds te informeren over voorgenomen kandidaten, waarbij aan het pensioenfonds een CV van de kandidaat ter beschikking wordt gesteld. In het kader van het deskundigheidsplan van het pensioenfonds wordt het functioneren van de bestuursleden ten minste eenmaal per jaar geëvalueerd. In deze individuele evaluatie wordt de mate waarin aan het profiel wordt voldaan alsmede de ontwikkelmogelijkheden betrokken. Benoeming Na de aanwijzing door de werknemer- en werkgeversorganisaties dan wel door middel van verkiezingen wordt een nieuw benoemd bestuurslid getoetst door DNB op geschiktheid en integriteit. Formele benoeming is dan ook onder voorbehoud van een verklaring van geen bezwaar van DNB. Na ontvangst van de verklaring van geen bezwaar wordt het bestuurslid ingeschreven in het handelsregister van de KvK. Zittingsduur De leden van het bestuur worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Na afloop van deze termijn zijn zij opnieuw benoembaar. Rekening houdend met deze termijn treden zij af volgens een door het bestuur vastgesteld rooster van aftreden. Voorgedragen bestuursleden kunnen maximaal twee keer worden herbenoemd. Verkozen bestuursleden kunnen niet worden herbenoemd, hiervoor worden verkiezingen uitgeschreven.
