Mijn 7 grootste inzichten in ICT in de zorg uit de afgelopen 15 jaar Gebaseerd op ervaringen die ik opdeed in meer dan 10 verschillende ziekenhuizen
Mirjan van der Meijden Zorginformatisering
@2015 van der Meijden ZORGINFORMATISERING - alle rechten voorbehouden
Vooraf In dit eboek deel ik graag de inzichten die ik heb opgedaan in de afgelopen 15 jaar. In meer dan 10 ziekenhuizen heb ik allerlei ICT projecten begeleid voor diverse typen zorgverleners, gewerkt als interim-informatiemanager en als zelfstandige workshops verzorgd. Het ICT landschap is in die 15 jaar enorm veranderd, zoveel is wel duidelijk. In 1997 waren weinig zorginstellingen bezig met EPD systemen. Een ZIS dat was er, voor de facturering, de afspraken en misschien de OK planning. Soms was er wat meer, soms wat minder. Korte historie In 1997 startte ik als promovenda in Maastricht en werkte gedurende 4 jaar aan de EPD voor Stroke. De Medium Care voor Stroke was een novum. Een EPD voor Stroke moest er dus ook komen. Mijn proefschrift beschrijft de voorbereiding en tot stand koming van dit EPD. Na een pilot vna een jaar heb ik ook intensief geëvalueerd wat de ervaringen en bevindingen waren van de gebruikers, van artsen, verpleegkundigen tot paramedici. Helder dat ze niet onverdeeld enthousiast waren over het standalone pakket dat niet gekoppeld werd aan het ziekenhuisbrede systeem voor bijvoorbeeld patiënten en labuitslagen. De ervaringen die ik in dat onderzoek heb opgedaan heb ik meegenomen in de projecten die ik in de jaren daarna gedaan heb. Zoals gezegd heb ik in meer dan 10 ziekenhuizen aan allerlei kleine of grotere projecten gewerkt. Dit waren altijd projecten waar zorgverleners ICT-oplossingen wilden of moesten gaan gebruiken. Mirjan van der Meijden e
[email protected] i www.zorginformatisering.nl t 06 4443 8540
@2015 van der Meijden ZORGINFORMATISERING - alle rechten voorbehouden
Inzichten De kennis en ervaring die ik heb opgedaan, wil ik graag met je delen. De grootste 7 inzichten uit die afgelopen 15 jaar heb ik hieronder op een rijtje gezet. Doe er je voordeel mee! #1 Artsen hebben (te) weinig kennis van de ICT waar ze mee werken Een van de belangrijkste ontdekkingen wat mij betreft. Ik verwachtte altijd dat artsen in het bijzonder en zorgverleners in het algemeen, veel kennis zouden (willen) hebben van de tools waarmee ze werken. Dat blijkt nauwelijks te gelden voor het EPD dat inmiddels in veel spreekkamers onmisbaar is. Zoveel gebruikers die nauwelijks de weg weten in het EPD, die zoeken naar gegevens of niet precies weten waar ze bepaalde data moeten vastleggen. Tijdverslindend, terwijl met een relatief kleine investering in tijd dat ook anders kan. Ik pleit dan ook voor continue educatie, zowel bij gebruikers zelf als bij degenen die dit kunnen leveren. En nee, niet met een e-learning module. Inhoudelijke experts kijken mee, zodat ze direct kunnen bijsturen, maar het EPD ook opnemen op de periodieke maatschaps- of vakgroepoverleggen om tips en tricks uit te wisselen. #2 Overschat de kennis van artsen over het zorgproces niet Een tweede ontdekking die mij erg geschokt heeft. Ik deed ooit een EPD implementatie op een afdeling met een aantal subspecialismen. Een vertegenwoordiger van een subspecialisme was betrokken bij het inrichten en wilde een aantal stappen in een bepaalde volgorde in het EPD hebben, zodat ze goed doorlopen zouden worden. Mooi idee, en ik heb het getoetst bij anderen die bij het proces @2015 van der Meijden ZORGINFORMATISERING - alle rechten voorbehouden
betrokken zouden zijn en wat bleek? Deze arts bleek totaal geen idee te hebben hoe het proces verliep, sterker nog hij wist eigenlijk niet precies wie erbij het hele proces betrokken was. Toen ik daar op ging letten, bleek het veel vaker het geval te zijn. En dat is lastig omdat artsen vaak vertegenwoordigers zijn. Het gevolg is dat je het beste zelf het proces in kan duiken om te achterhalen hoe het precies werkt. #3 Boerenverstand werkt vele malen sneller met beter resultaat dan strakke procedures Vroeger mocht alles. Elke discipline of specialisme kon eigen ICT oplossingen laten maken en het kostte niets. Dat hebben we geweten toen er meer en meer ICT binnengereden werd. De tegenkracht is om procedures te bedenken en formulieren voor alle vragen die een gebruiker kan hebben. Bel ons niet, Wij bellen u. Dat is de boodschap. Maar waar is de menselijke maat en het boerenverstand? Want het gevolg is dat je een procedure nodig hebt om een aanvraagformulier voor een kleine verandering in te vullen. Vreselijk, vind ik dat. Nu is mijn pleidooi niet om procedures uit te bannen en terug te keren naar het anarchisme van voorheen. Maar ik houd van een werkbare situatie binnen duidelijke kaders. Het heeft alles te maken met het volgende inzicht. #4 Helderheid = alles Direct aangeven wat wel en niet kan, vooral dat laatste is broodnodig. Thuis kan alles! Simpel plug en play apparaten aansluiten, je muziek op allerlei apparaten bijhouden, de firewall @2015 van der Meijden ZORGINFORMATISERING - alle rechten voorbehouden
instellen en toch internetten, enz. enz. Er kan in een zorginstelling nu eenmaal minder dan thuis en dat wordt met de toenemende mogelijkheden steeds lastiger. Maar het geldt ook voor te verwachten doorlooptijden, de tijd die nodig is van de zorgverleners voor overleg, feedback, testen beschikbaarheid. Het is een randvoorwaarde om een succesvolle oplossing te bieden. #5 Gedegen kennis van het zorgproces is onontbeerlijk voor succes van ICT Ondanks dat je verwacht dat je gebruikers tijd investeren in een oplossing is het ook nodig om zelf uit te vinden hoe processen werken. Goede ondersteuning kan je alleen bieden • als je weet dat er een papieren visite gedaan wordt, • als je weet dat patiënten 4 vragenlijsten mee naar huis krijgen die ingescand moeten worden in het systeem, • als je gezien hebt dat de spreekkamers mudvol staan met kasten, stoelen, weegschaal, meetlat en bloeddrukmeter waar nauwelijks een rollator bij past, • als je gezien hebt dat het 2 minuten duurt voordat een patient op een stoel zit, terwijl het consult 5 minuten duurt Afijn, mijn pleidooi is om altijd zelf te gaan kijken en luisteren. Bijkomend voordeel is dat ze je kennen. Daarmee bouw je credits op, die je vaak hard nodig hebt. #6 Geen bericht is goed bericht gaat lang niet altijd op na invoering van ICT oplossingen Regelmatig heb ik de vraag gesteld hoe vastgesteld werd of een bepaalde oplossing een succes was of niet. In verreweg de meeste gevallen was het antwoord dat er nog niemand was komen klagen.
@2015 van der Meijden ZORGINFORMATISERING - alle rechten voorbehouden
Ga er niet vanuit dat het dan goed is. In een van de EPD implementaties heb ik eens de proef op de som genomen. Een kleine analyse op formulieren die we gemaakt hadden, liet zien dat – na een maand of 2 – alleen voor een testpatiënt een paar keer iets was ingevuld. Mij heeft het geleerd allereerst goed uit te vinden wat het probleem is en hoe urgent het is. #7 Vertrouw op je eigen expertise en ervaring Ieder zijn vak. Als je tot je laat doordringen wat dat betekent, moet je misschien anders gaan handelen. De arts of andere zorgverlener heeft zijn of haar expertise op medisch vlak. In de meeste gevallen wil hij of zij graag dat jij je expertise inzet om goed advies te geven. Mocht hij of zij dan vragen om een bepaalde knop, formulier of extra vraag, gebruik je expertise om te achterhalen welk probleem opgelost moet worden. U vraagt, wij draaien is uit de tijd. Ik gebruik dan ook meer dan allen mijn kennis van de specifieke ICT tool, ik zorg ook voor kennis van het zorgproces en slijp mijn onderhandelingsvaardigheden bij en blijf mijn overtuigingskracht te vergroten.
@2015 van der Meijden ZORGINFORMATISERING - alle rechten voorbehouden
