METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH ANALISIS DAN EVALUASI OPEN SOURCE UNTUK PERUSAHAAN: SAMPLE CASE E-LEARNING SYSTEM

METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH ANALISIS DAN EVALUASI OPEN SOURCE UNTUK PERUSAHAAN: SAMPLE CASE E-LEARNING SYSTEM Win Ce1; Gisella Febrina Alam2 1

Information Systems Department, School of Information Systems, Binus University Jl. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480; 2 IBM Indonesia [email protected]; [email protected]

ABSTRACT High increment of information system needs for company goes in line with the high demands of increasingly competitive and rivalry of industry. Corporate investment needs automatically increase to meet the demanding needs of this system. New developments in systems and technology can not be ignored by companies because it gives a very high economic boost in the competition. On the other hand, in line with the development of information systems is the development of Open Source applications as a cheaper alternative for enterprise use. With so many alternative of Open Sources requires companies to be more observant of selecting the best applications that meet the company needs and can be quickly implemented. This study presents the best approaches to select the best Open Source applications for companies, such as literature review, implementation and evaluation of e-learning Open Source application. Keywords: Open Source, application selection, e-learning

ABSTRAK Perkembangan kebutuhan sistem informasi terus meningkat seiring dengan semakin ketatnya tuntutan industri dan persaingan. Kebutuhan investasi perusahaan secara otomatis terus meningkat untuk memenuhi tuntutan kebutuhan sistem ini. Perkembangan baru dalam sistem dan teknologi ini juga tidak bisa diabaikan oleh perusahaan karena memberikan dorongan ekonomis yang sangat tinggi dalam peta persaingan. Perkembangan sistem informasi juga diiringi dengan berkembangnya aplikasi Open Source sebagai alternatif yang lebih murah untuk digunakan perusahaan. Banyaknya Open Source menuntut perusahaan untuk lebih jeli dalam memilih aplikasi yang paling sesuai dan dengan cepat dapat diimplementasikan. Paper ini memaparkan pendekatan untuk memilih Open Source terbaik bagi perusahaan, di antaranya melalui studi kepustakaan, implementasi dan evaluasi aplikasi Open Source e-learning. Kata kunci: Open Source, pemilihan aplikasi, e-learning

Metodologi Pemecahan Masalah… (Win Ce; Gisella Febrina Alam)

1263

PENDAHULUAN Sistem informasi saat ini sudah menjadi bagian yang terintegrasi dan menjadi suatu tuntutan keharusan untuk perusahaan agar tetap bisa bersaing. Walaupun sedikit terlambat dibandingkan beberapa Negara, kesadaran akan pentingnya sistem informasi untuk operasional dan menunjang pengambilan keputusan juga sudah dirasakan dan menjadi bagian yang akan terus dikembangkan di Indonesia. Dengan ketatnya persaingan dan tuntutan, serta siklus pengambilan keputusan yang semakin pendek, perusahaan harus terus berusaha untuk memenuhi tuntutan sistem informasi. Kemajuan signifikan dan kemampuan kompetisi dari perusahaan yang berhasil di implementasi sistem informasinya menjadi aspek lain yang meningkatkan kebutuhan akan implementasi sistem informasi ini. Dilihat dari sisi finansial, pemenuhan kebutuhan sistem ini menuntut investasi yang sangat besar dan periode implementasi yang juga panjang. Alternatif terbaik yang sangat memungkinkan adalah penggunaan software atau aplikasi Open Source. Perkembangan Open Source saat ini sangat pesat seiring berkembangnya internet dan berkembangnya para kontributor di seluruh dunia. Banyaknya pilihan alternative Open Source yang ada ternyata juga menjadi masalah sendiri bagi perusahaan untuk menilai, memilih dan mengevaluasi yang paling sesuai dan cocok dengan kebutuhan perusahaan dan paling cepat untuk diimplementasikan.

METODE Dalam memberikan pemaparan tentang metode terbaik untuk memilih Open Source ini merupakan hasil dari beberapa pendekatan yang dilakukan yaitu: (1) studi literatur tentang paparan pemilihan tools Open Source yang paling ideal untuk digunakan; (2) evaluasi dalam implementasi yang diterapkan untuk perusahaan dalam pemilihan Open Source terbaik khususnya untuk Open Source e-learning. Metodologi yang diimplementasikan dalam pemilihan tersebut yang dipaparkan disini sebagai sebuah acuan yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam memilih Open Source terbaik. Dalam pemaparan pemilihan Open Source disini lebih ditekankan pada penggunaan untuk pemilihan Open Source e-learning. Pendekatan dan tata cara yang digunakan merupakan acuan umum yang dapat juga digunakan untuk memilih penggunaan Open Source untuk sistem yang lainnya.

HASIL DAN PEMBAHASAN Perkembangan Open Source Open Source adalah sistem pengembangan yang tidak dikoordinasi oleh suatu individu/lembaga, tetapi oleh para pelaku yang bekerja sama dengan memanfaatkan source-code yang tersebar dan tersedia bebas (biasanya menggunakan fasilitas komunikasi internet). Pola pengembangan ini mengambil model ala bazaar, sehingga pola Open source ini memiliki ciri bagi komunitasnya yaitu adanya dorongan yang bersumber dari budaya memberi, yang artinya ketika suatu komunitas menggunakan sebuah program Open source dan telah menerima sebuah manfaat kemudian akan termotivasi untuk menimbulkan sebuah pertanyaan “apa yang bisa pengguna berikan balik kepada orang banyak?” (Wikipedia, 2010).

1264

ComTech Vol.2 No. 2 Desember 2011: 1263-1273

Saat ini Open Source sudah mencakup banyak sekali area dalam implementasi teknologi yang dapat membantu perusahaan. Beberapa area dengan Open Source yang popular untuk mengisi kebutuhan sistem informasi perusahaan antara lain (Tabel 1): Tabel 1 Area Penggunaan Open Source dan Contoh Aplikasinya PENGGUNAAN ERP Perusahaan

CONTOH SOFTWARE OPEN SOURCE Compiere, Adempiere, OpenBravo,

Content Management System (yang memungkinkan dikembangkan untuk berbagai keperluan sistem di organsiasi

Drupal, Joomla

E-learning (bisa digunakan juga sebagai document management system dan knowledge management

Moodle, ATutor, Claroline

Pesatnya perkembangan Open Source juga dinaungi oleh berbagai sumber yang terus mengembangan dan membesarkan komunitas ini. Perkembangan ini tentunya memberi alternatif yang lebih banyak dan lebih lengkap dengan kemungkinan yang lebih besar salah satunya merupakan yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan. Beberapa referensi awal yang dapat digunakan oleh para pengguna awal antara lain: (1) situs resmi Open Source initiative: http://www.opensource.org/; (2) website gerakan Open Source Indonesia yang terangkum dalam IGOS (Indonesia Goes Open Source: http://www.igos.web.id/; (3) salah satu komunitas forum terbesar dalam diskusi pen source yang dipelopori oleh Dr. Onno W. Purbo: http://opensource.telkomspeedy.com/forum/index.php;

Langkah Awal Evaluasi Berikut dipaparkan langkah-langkah pendekatan yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah yang dapat ditempuh guna mempelajari nilai-nilai perusahaan serta menghasilkan pilihan Open Source (secara khusus untuk area e-learning system) yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pertama, penelitian pendahuluan. Langkah pendahuluan tentunya dimulai dengan melakukan observasi awal. Dalam observasi awal akan dilakukan pengenalan secara langsung dan orientasi atas keadaan dari perusahaan dimana sistem yang diinginkan akan implementasi nantinya. Observasi awal banyak diisi dengan orientasi dan pembelajaran mengenai keadaan perusahaan, intangible value yang dimiliki perusahaan, guidelines dan policy yang dijalankan oleh perusahaan. Dilakukan juga brainstroming dengan staf yang ada untuk memperdalam pengertian akan keadaan organisasi, nilai yang diinginkan perusahaan serta gambaran umum kebutuhan perusahaan. Kedua yaitu studi literatur. Pada tahap-tahap awal, studi kepustakaan menjadi salah satu kegiatan pelengkap dan pendukung berkaitan pembelajaran akan topik maupun project yang bisa dijadikan referensi awal tentang aspek akademis tentang kemampuan atau arahan sistem yang seharusnya dibangun nantinya. Ketiga adalah identifikasi masalah, yang dilakukan dalam diskusi dan brainstroming selama terkait dengan project dengan pihak berkepentingan diperusahaan yang akan menggunakan sistem nantinya. Pada tahapan ini, dilakukan elaborasi, membaca masalah, pemahaman atas kebutuhan dari pihak user serta menentukan latar belakang masalah, menentukan masalah yang menjadi titik berat dan merumuskan masalah pokok. Tahap pendefinisian masalah merupakan salah satu faktor krusial dalam melaksanakan pemilihan sistem ini. Hal ini terkait dengan kemampuan untuk membaca masalah yang


1265

ada, menyadur masalah-masalah pokok dan yang paling utama adalah menyesuaikan tujuan serta fungsionalitas dari penelitian dengan kegunaannya bagi user. Keempat adalah pengumpulan data. Setelah tujuan dari penelitian dan masalah yang akan dipecahkan telah teridentifikasi, tahap selanjutnya yang harus ditempuh adalah proses pengumpulan data, baik berupa data mentah ataupun berupa informasi yang telah diolah. Proses pengumpulan data ini dilakukan dalam rentang waktu tertentu untuk memudahkan proses kerjanya. Pengumpulan data dapat dilakukan melalui dua cara yaitu pengumpulan data secara langsung dan tidak langsung. Proses pengumpulan data secara langsung meliputi kegiatan wawancara dan diskusi, terutama dengan pihak perusahaan khususnya para karyawan dan leader dari perusahaan. Setelah itu lengkapi juga dengan data secara tidak langsung untuk memperkuat pemahaman tentang perusahaan dan proses bisnisnya, antara lain: company profile, marketing plan, data learning material, data class operational standart processing procedure, strategy planning, data organizational structure dan job description. Data-data yang diakses selama proses pengumpulan data secara tidak langsung termasuk data-data internal perusahaan yang konfidensial dan tidak untuk dikonsumsi publik. Data-data ini tidak akan ditampilkan dalam penjabaran lengkap melainkan digunakan sebagai informasi pelengkap dalam melakukan analisis dan evaluasi dan pemahaman kerahasiaan ini harus dipahami oleh tim yang terlibat khususnya ketika melibatkan pihak eksternal perusahaan.

Tahapan Analisis Operasional dan Open Source Analisis Data Setelah draft awal disepakati oleh pihak user dan berdasarkan data yang dikumpulkan, tahap selanjutnya adalah melakukan kegiatan analisis value dan evaluasi Open Source e-learning sistem untuk mendapatkan yang paling cocok untuk perusahaan. Secara garis besar tahapan langkah yang akan dilakukan dalam proses ini terlihat di Gambar 1.

Gambar 1. Kerangka analisis operasional dan evaluasi sistem.

Salah satu metode analisis yang paling umum untuk menggambarkan proses operasional dalam suatu perusahaan menggunakan value analysis. Value Analysis awalnya dikenalkan oleh

1266


Michael Porter dalam bentuk Value Chain yang kemudian dikembangkan lagi menjadi tiga bentuk untuk disesuaikan dengan karakter masing-masing perusahaan. Pertama adalah Value Chain yang lebih difokuskan untuk perusahaan manufaktur yang dalam prosesnya berfokus ke produksi, dimana fungsi utama yang dianalisis dimulai dari Inbound Logistic, Persediaan, Outbound Logistic sampai pada penjualan nantinya – disebut “chain” karena memang proses yang berkelanjutan mulai dari bahan baku, persediaan, produksi sampai nanti di jual ke konsumen. Kedua adalah value shop yang lebih difokuskan untuk perusahaan berbasis layanan yang menghendaki suatu solusi khusus yang unik. Disini sistem layanan bukan berbasis solusi masal tetapi diberlakukan khusus. Beberapa perusahaan yang cocok untuk dianalisis dengan cara ini antara lain bengkel, rumah sakit, pengacara, dll. Disini proses analisis melihat dari pendekatan perusahaan untuk menemukan masalahnya, dan bisa mengusulkan solusi alternatifnya sampai pada melakukan eksekusi berdasarkan alternative untuk mengatasi permasalahan yang ada. Ketiga adalah value network yang lebih difokuskan untuk perusahaan berbasis layanan yang lebih mengandalkan ke jaringan yang berhasil di bentuk. Beberapa perusahaan untuk pendekatan analisis ini seperti broker saham, asuransi, banking, retail atau sejenisnya. Beberapa contoh paparan akan mengasumsikan dengan menggunakan value network dimana ada 3 proses utama analisis yaitu ke Bagaimana mengelola jaringan sebagai bagian dari sarana promosi, proses layanan untuk menunjang bisnis dan infrastruktur penunjang layanan. Analisis dengan value network berfokus berdasarkan karakteristik perusahaan yang bertindak sebagai mediator dalam menjalankan bisnisnya. Dalam kasus ini, OI bertindak sebagai mediator antara peserta didik dengan para pengajar atau praktisi. Salah satu proses dalam value analysis adalah menyusun value creation diagram, dapat dikenali nilai-nilai yang ingin diciptakan perusahaan baik bagi dirinya sendiri serta bagi customer-nya. Dengan mengenali nilai-nilai yang diinginkan oleh perusahaan ini, dapat didefinisikan juga kebutuhan perusahaan atas sebuah sistem khususnya e-learning system. Berdasarkan analisis nilai-nilai serta kebutuhan user, akan dievaluasi beberapa Open Source system untuk menemukan satu atau alternatif usulan Open Source yang cocok untuk memediasi kegiatan pembelajaran diperusahaan tersebut. Berdasarkan data-data yang telah dihimpun mengenai keadaan internal serta eksternal perusahaan, terkadang perlu juga disusun suatu analisis strategis perusahaan menggunakan SWOT. Kegiatan ini dilaksanakan untuk dapat menghasilkan usulan alternatif strategi yang dapat dijalankan perusahaan untuk dapat bertahan dalam industri sekaligus dapat menambah nilai yang ingin diciptakannya. Pengajuan Output Hasil analisis nilai dengan menggunakan value network analysis dapat dihadirkan dalam bentuk tabel untuk memudahkan kegiatan evaluasi Open Source. Nilai dan kebutuhan ini akan digunakan untuk mendefinisikan jenis features yang dibutuhkan perusahaan dalam e-learning systemnya. Hasil evaluasi atau perbandingan ini akan dihadirkan secara sistematis dan selanjutnya akan diajukan dan direview oleh user atau pihak terkait. Kemudian hasil analisis dan evaluasi ini akan didiskusikan dan ditelaah lebih lanjut. Bila terdapat kesalahan akan dilakukan revisi dan perbaikan atas poin-poin yang salah. Sampai kemudian hasil analisis dan evaluasi tersebut disetujui untuk digunakan oleh user. Aspek jelas disini, pemilihan sistem Open Source bukan berdasarkan popularitas atau stability semata, tetapi harus berangkat dari feature apa yang memang cocok dan dibutuhkan oleh perusahan dalam e-learning ini, dan nantinya akan menjadi dasar dalam melakukan evaluasi terhadap Open Source yang ada.


1267

Pendekatan Operasional Value Network Analysis Pendekatan proses operasional seperti paparan diatas akan mudah dipetakan dengan value analysis. Untuk memudahkan proses pemahaman digunakan sample dengan pendekatan value network analysis. Sample disini bisa diperlakukan sama karena pendekatan prosesnya serupa hanya berbeda di bentuk aktifitas utama saja. Dengan pendekatan sama akan bisa digunakan sesuai dengan jenis perusahaan masing-masing. “How is value created?” merupakan pertanyaan kunci dari sebuah bisnis. Untuk dapat memahami arti dari nilai yang dihadirkan oleh organisasi, harus dipahami terlebih dahulu bagaimana cara perusahaan menjalankan bisnisnya. Karena pertukaran nilai baik itu intangible maupun tangible akan terjadi melalui sebuah mekanisme atau proses. Misalnya, divisi A dan divisi B ingin menginfomasikan suatu pesan, maka mereka akan berkomunikasi menggunakan e-mail atau media komunikasi lain. Value chain dari Porter sudah sejak lama menjadi satu-satunya sistem pengaturan nilai yang dipakai sampai akhirnya Stabell dan Fjelstand (1998) menemukan dua alternatif sistem pengaturan nilai lain yaitu value shop dan value network. Pendekatan operasional yang dipaparkan disini merupakan salah satu bentuk analisis nilai dari value configuration analysis yaitu value network. Pendekatan ini dipilih haruslah berdasarkan karakteristik objek (perusahaan) seperti paparan sebelumnya. Dalam kontek e-learning dimana peruashaan menciptakan nilainya dengan cara mengkoneksikan peserta didiknya dengan para pengajar yang juga adalah konsultan dan praktisi teknologi manajemen indonesia. Semakin banyak tenaga pengajar serta semakin banyak klien yang bergabung, semakin tinggi pula nilai yang dapat diberikan oleh perusahaan kepada kliennya. Langkah pertama pelaksanaan value network analysis adalah pembentukan value configuration diagram. Value cofiguration diagram digunakan untuk menceritakan bagaimana sebuah nilai diciptakan oleh sebuah perusahaan untuk customer-nya serta bagaimana proses bisnis dilaksanakan. Seperti halnya value configuration diagram dalam analisis value chain, analisis value network juga membagi aktivitas dalam perusahaan menjadi dua bagian yaitu primary activities dan supporting activities. Berbeda dengan aktivitas yang dalam value chain yang dijalankan secara berurutan atau sequential, aktivitas dalam value network dijalankan secara pararel. Jumlah dan kombinasi dari customer dan akses poin dalam jaringan lebih penting untuk menciptakan nilai. Terdapat tiga aktivitas utama dalam value network, yaitu: (1) mengembangkan jaringan customer melalui marketing dan mendapatkan customer baru, untuk meningkatkan nilai bagi customer baru maupun yang sudah ada; (2) mengembangkan pelayanan baru serta meningkatkan kualitas pelayanan baru; (3) mengembangkan infrastruktur sehingga pelayanan bagi customer dapat dilakukan lebih efektif dan efisien. Network Promotion and Contract Management berisi tentang aktivitas yang berhubungan dengan pengembangan jaringan customer yang sudah ada serta pengadaan customer baru untuk bisa bergabung dalam jaringan perusahaan. Seleksi dari customer yang berhak untuk bergabung, proses inisialisasi, manajemen klien seperti customer relationship management hingga pelaksanaan kontrak. Aktivitas yang sering juga disebut sebagai Customer Network ini menjadi salah satu kegiatan utama dalam value network karena bagi perusahaan yang bertindak sebagai mediator, semakin banyak jaringan atau relasi yang dimiliki perusahaan ini maka semakin tinggi pula nilai yang dapat diberikan kepada kliennya. Untuk dapat menganalisis value yang muncul dalam aktivitas customer network ini dibutuhkan analisis atas data Marketing & Promotion plan serta data klien. Melalui Marketing & Promotion plan ini, dapat diketahui bagaimana cara perusahaan memasarkan jaringannya.

1268


Perencanaan ini memuat strategi pemasaran dan promosi yang digunakan perusahaan yang dapat dianalisis sehingga memberikan informasi berupa nilai-nilai internal perusahaan seperti apa yang diusung oleh perusahaan serta nilai-nilai apa yang ditawarkan kepada calon pelanggan. Aktivitas utama yang kedua adalah Service Provisioning, berisi aktivitas yang berhubungan dengan pengembangan pelayanan perusahaan baik yang sudah ada sekarang maupun pelayanan yang baru. Aktivitas ini termasuk ke dalam aktivitas utama karena perusahaan yang masuk ke dalam kategori analisis mengunakan value network menjual jasa pelayanannya sebagai mediator antar klien. Kegiatan yang dilakukan dalam aktivitas ini adalah semua pelayanan yang sudah dijanjikan perusahaan kepada customer-nya. Data-data berupa Standart Operating Procedure sangat berguna dalam mendefinisikan nilai yang terkandung dalam proses. Dari data SOP dapat dikenali bagaimana perusahaan menjalankan fungsi utama bisnisnya sebagai mediator, dalam proses pengaturan jadwal pengajaran, proses penyusunan kalender akademis hingga proses penyusunan silabus pembelajaran. Akivitas utama yang ketiga adalah network infrastructure operation, berisi aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pemberdayaan dan penggunaan infrastruktur informasi maupun fisik untuk menfasilitasi pelaksanan layanan bagi customer dalam aktivitas sebelumnya. Kegiatan-kegiatan ini memastikan bahwa jaringan perusahaan akan selalu siap dan sedia memenuhi kebutuhan dari customer-nya. Infrastruktur yang dimaksud adalah tools-tools yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Data-data yang dibutuhkan untuk dapat mengenali nilai-nilai yang diinginkan perusahaan antara lain adalah marketing plan, operational SOP, Learning material. Di samping itu terdapat empat bentuk aktivitas pendukung dalam value network. Aktivitas pendukung pertama adalah infrastrukur, berisi aktvitas pendukung perusahaan. Perlu diperhatikan bahwa infrastruktur yang dimaksud dalam support activities ini berbeda dengan Network Infrastructure Operation dalam primary activities. Infrastruktur dalam support activities ini memuat kegiatan kegiatan infrastruktur perusahaan untuk menunjang pelaksanaan proses bisnis utama perusahaan seperti fungsi keuangan, manajemen informasi atau manajamen umum. Aktivitas pendukung kedua adalah human resources management berisi tentang pengadaan dan pengembangan sumber daya manusia yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan proses bisnisnya dan menjadi value agent. Aktivitas pendukung ketiga adalah technology development. Terdapat dua unsur dalam aktivitas yang satu ini, yaitu network infrastructure development dan service development. Network infrastructure development berisi aktivitas yang berhubunagn dengan pengembangan design dan implementasi dari infrastruktur jaringan. Dan service development memuat aktivitas yang berhubungan dengan pengembangan atau modifikasi dari kontrak customer yang dimiliki perusahaan hingga pengembangan pelayanan baru. Aktivitas pendukung yang terakhir yaitu procurement atau pengadaan. Aktivitas yang berhubungan erat dengan technology development yang digunakan untuk memastikan bahwa segala sarana pendukung yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya selalu tersedia. Seluruh aktivitas dalam value configuration diagram ini harus dijabarkan lebih detail dalam analisis proses bisnis sehingga dapat dikenali nilai-nilai yang diinginkan oleh perusahaan (Gambar 2).


1269

Gambar 2. Contoh value configuration diagram (Sumber: Gottschalk, 2006).

Langkah kedua setelah mengenali nilai-nilai yang diinginkan perusahaan dengan menyusun value configuration diagram adalah menyusun Value Exchange Diagram. Diagram ini digunakan untuk memetakan proses bisnis sekaligus economic exchange dalam perusahaan. Value exchange diagram memuat seluruh pertukaran nilai yang terjadi antara pelaku proses bisnis baik intangible maupun tangible value. Setiap input dari pelaku akan menjadi acuan bagi aktivitas selanjutnya dalam sebuah proses bisnis. Dan setiap input yang digambarkan dalam value exchange diagram memiliki dampak yang berbeda serta akan memicu biaya dan manfaat yang berbeda. Dengan mengevaluasi setiap input yang ada dalam value impact analysis, diharapkan perusahaan dapat menfokuskan strategi perusahaannya pada aktivitas yang meningkatkan value utamanya. Value impact analysis digunakan untuk memaparkan hubungan antar nodes, aktivitas yang terjadi antar mereka, tangible dan intangible impact yang terjadi dalam aktivitas dan dianalisis dampaknya kepada biaya serta manfaat bagi perusahaan (cost and benefits analysis). Setelah memahami input yang dapat meningkatkan value bagi perusahaan, selanjutnya perlu diketahui juga output apa saja yang dihasilkan perusahaan dalam Value Creation diagram. Tindakan apa yang dilakukan untuk mengembangkan dan meningkatkan nilai dari setiap output tersebut serta pengaruhnya terhadap biaya dan manfaat bagi perusahaan akan dianalisis melalui Value Creation Analysis. Analisis ini berfokus pada satu pelaku dalam satu waktu, menganalisis bagaimana mereka bertukar nilai dengan pelaku lain dalam sistem.

Pendekatan Strategis Perusahaan merupakan sebuah sistem hidup yang performanya dipengaruhi oleh faktor-faktor luar maupun dalam. Faktor-faktor ini dapat memberikan kekuatan ataupun kelemahan, peluang atau ancaman bagi perusahaan. Kunci sukses suatu perusahaan terletak pada kecerdikan perusahaan menggunakan faktor-faktor tersebut untuk bisa memanfaatkan kesempatan dengan tepat. Pengendalian faktor-faktor ini biasa disebut dengan strategi. Perencanaan strategis bagi sebuah perusahaan ibarat baju perang. Sebuah strategi yang baik harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapat membantu perusahaan menghadapi baik tekanan maupun kesempatan dengan mengunakan kekuatan sekaligus memperbaiki kekurangan dari perusahaan.

1270


Terdapat beberapa tahapan dalam mengformulasikan suatu strategi perusahaan yaitu input stage, matching stage dan decision stage. Tahap input merupakan tahap pengumpulan data mengenai faktor-faktor internal maupun eksternal yang akan mempengaruhi perusahaan. Faktor eksternal yang dikategorikan menjadi kesempatan serta ancaman didefinisikan untuk membantu para penyusun strategi untuk merangkum dan mengevaluasi informasi ekonomi, sosial, budaya, demografi, lingkungan, politik, pemerintahan, hukum, teknologi dan persaingan. Sedangkan faktor internal didefinisikan untuk meringkas dan mengevaluasi kekuatan serta kelemahan utama dalam area fungsional bisnis dan juga memberikan dasar untuk mengidentifikasikan sekaligus mengevaluasi hubungan antar area-area tersebut. Kedua jenis faktor ini akan disusun ke dalam matriks. Untuk faktor internal akan disusun dalam matriks evaluasi faktor internal (IFE), sedangkan faktor eksternal disusun dalam matriks evaluasi faktor eksternal (EFE). Tiap-tiap faktor dalam matriks akan diberikan bobot dan peringkat sesuai dengan prioritas menurut pasar dan perusahaan. Kemudian bobot dan peringkat per faktor dikalikan dan hasil perkalian tersebut dijumlah sehingga menghasilkan total nilai tertimbang. Kedua matriks memiliki total rata-rata tertimbang berkisar antara yang terendah 1,0 dan tertinggi 4,0 dengan rata-rata 2,5. Dalam matriks EFE, total nilai tertimbang sebesar 4,0 mengindikasikan bahwa organisasi merespons dengan sangat baik terhadap peluang dan ancaman yang ada dalam industrinya dan sebaliknya. Sedangkan bagi matriks IFE, total nilai tertimbang dibawah 2,5 menggambarkan organisasi yang lemah secara internal, sementara total nilai di atas 2,5 mengindikasikan posisi internal yang kuat. Terdapat satu lagi jenis input yang dibutuhkan untuk menformulasikan strategi perusahaan yaitu matriks profil kompetitif atau lazim dikenal sebagai Competitive Profile Matrix (CPM). Kedua matriks dari input stage menjadi sumber data bagi tahap selanjutnya yaitu matching stage. Tahap ini bertujuan untuk menghasilkan beberapa alternatif strategi hasil komparasi peluang, kekuatan, ancaman dan kelemahan. Ada beberapa pilihan alat formulasi alternatif strategi yaitu SWOT, SPACE, IE Matrix, Grand Strategy Matriks, BCG Matrix). Namun pada penelitian ini, hanya digunakan matriks SWOT untuk menghasilkan alternatif-alternatif strategi itu. SWOT adalah alat untuk mencocokan sumber daya dan keterampilan internalnya dengan peluang dan resiko yang diciptakan oleh faktor eksternalnya dengan mengembangkan empat tipe strategi: SO (Stregths – Opportunities atau Kekuatan – Peluang , WO (Weakness – Opportunities atau Kelemahan – Peluang), ST (Stregths – Threats atau Kekuatan – Ancaman), WT (Weakness – Threats atau Kelemahan – Ancaman). Matriks SWOT (Gambar 3) terdiri dari sembilan sel; empat sel faktor kunci, empat sel strategi dan satu sel yang selalu di biarkan kosong (sel kiri atas). Empat sel strategi diberi nama SO, WO, ST dan WT.

Gambar 3. Matriks SWOT (Sumber: Rangkuti, 2006)


1271

Setelah menuliskan seluruh faktor internal maupun eksternal sesuai dengan sel-nya, cocokkanlah kekuatan internal dengan peluang eksternal – kelemahan internal dengan peluang eksternal dan seterusnya. Dengan menggunakan 12 strategi korporasi dan 3 generic strategic, maka dapat ditentukan jenis strategi yang akan digunakan untuk masing masing komparasi faktor. Perlu diingat bahwa penting untuk memasukan tipe notasi, misalnya “S1, O2” disebelah masing-masing strategi dalam matriks SWOT untuk mengungkap alasan untuk masing-masing strategi. Hasil akhir dari perencanaan strategis ini adalah alternatif strategi yang dapat dipilih perusahaan dalam mendukung operasi bisnisnya.

Analisis Open Source E-Learning System Dari value impact analysis dan value creation analysis dapat diketahui nilai-nilai apa saja yang diinginkan perusahaan berikut dengan penambahan atau penyesuaian nilai. Dari hasil ini, dapat disimpulkan kebutuhan fitur-fitur Open Source e-learning system yang dapat menghantarkan nilai bagi customer sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Kemudian akan dipilih beberapa Open Source elearning system yang memenuhi kriteria-kriteria utama, misalnya penggunaan bahasa pemprograman atau memiliki keunggulan dalam fitur tertentu. Selanjutnya lakukan penyocokan nilai-nilai yang tadi telah didefinisikan sebagai gambaran umum kebutuhan fitur dengan fitur-fitur yang ditawarkan oleh masing-masing Open Source system. Proses komparasi ini akan dilengkapi dengan pembobotan untuk memperjelas kecocokan atau ketidakcocokan features dengan kebutuhan yang ada. Akan dijabarkan dengan lengkap analisis kesesuaian atau ketidaksesuaian sehingga dapat memudahkan komparasi pada saat pengambilan keputusan nanti.

Perancangan Modul Tambahan Perancangan modul tambahan bagi Open Source e-learning system bersifat optional yang artinya adalah tahap ini akan dilakukan apabila e-learning system yang dipilih oleh perusahaan ternyata perlu dilengkapi dengan membangun fitur-fitur khusus.

PENUTUP Kesimpulan Titik penting dalam pemilihan aplikasi Open Source, harus dimulai dari analisis lengkap akan kebutuhan perusahaannya. Sejak awal analisis harus difokuskan pada kebutuhan sistem seperti apa yang dibutuhkan sesuai dengan kondisi nyata dari peruasahaan. Berdasarkan paparan proses di atas, secara sederhana detail langkah tersebut bisa dirangkum sebagai berikut: (1) analisis operasional dengan (a) menyusun value configuration diagram; (b) menyusun value exchange diagram; (c) menyusun value impact dan value convertion diagram; (2) analisis strategi, dengan (a) analisis IFAS – EFAS; (b) menyusun SWOT Matriks; (c) menyusun saran untuk perbaikan internal perusahaan; (3) analisis Open Source system dengan (a) validasi value; (b) evaluasi value dan features dari Open Source system; (c) pemilihan Open Source yang paling cocok; (d) perancangan modul tambahan. Saran Setelah memahami fitur lengkap yang dibutuhkan, proses pemilihan akan lebih mudah dengan dukungan fitur yang sudah jelas tersebut. Proses tambahan modul masih dimungkinkan untuk memastikan keselarasan dengan kebutuhan perusahaan

1272


Dalam pemilihan Open Source, disarankan untuk melakukan brief dan pemilihan awal. Proses ini bisa mencari berdasarkan rekomendasi dari publik tentang Open Source yang cukup terpercaya. Kalau sudah mendapatkan beberapa alternative, evaluasi sesuai dengan konsep yang disarankan di atas. Perlu juga adaptasi atau pendekatan yang sesuai dengan kondisi perusahaan agar kebutuhan secara lengkap bisa dipetakan.

DAFTAR PUSTAKA Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Stabell, Charles B. & Fjeldstad, Oystein D. (1998). Configuring Value for Competitive Advantage: on Chains, Shops and Networks. Strategic Management Journal, 19, 413 – 437. Harvard Business Review, John Wiley & Sons, Ltd. Sumber

Terbuka. Dalam Wikipedia. Diakses http://id.wikipedia.org/wiki/Sumber_terbuka.

15


September

2010

dari

1273

METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH ANALISIS DAN EVALUASI OPEN SOURCE UNTUK PERUSAHAAN: SAMPLE CASE E-LEARNING SYSTEM

Recommend Documents