Mengatur sistem pengendalian dokumen meliputi penomoran, pengelompokan, pengesahan, pendistribusian, revisi serta penyimpanan agar dokumen terkendali

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail: [email protected]

PROSEDUR MUTU

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen PM-BPM-01

No. Revisi 01

Hal 1dari13

TanggalTerbit 01 Maret 2012

1. TUJUAN Mengatur

sistem

pengendalian

dokumen

meliputi

penomoran,

pengelompokan, pengesahan, pendistribusian, revisi serta penyimpanan agar dokumen terkendali.

2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi pengendalian terhadap seluruh dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di lingkungan Universitas Negeri Semarang.

3. REFERENSI a.

ISO 9001:2008

b.

Manual Mutu

4. DEFINISI a.

Dokumen Sistem Manajemen Mutu adalah ketentuan tertulis yang digunakan secara resmi sebagai pedoman dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu.

b.

Dokumen Internal adalah segala dokumen sistem manajemen mutu yang diterbitkan dari internal Universitas Negeri Semarang.

c.

Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar Universitas Negeri Semarang yang dijadikan referensi dalam menyusun dokumentasi sistem manajemen mutu atau dalam melaksanakan pekerjaan.

d.

BPM (Badan Penjaminan Mutu) adalah penjamin mutu di tingkat universitas.

e.

GPM (Gugus Penjaminan Mutu) adalah penjamin mutu di tingkat fakultas.

5. KETENTUAN UMUM 5.1 Dokumen yang diterapkan


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 2dari13


Dokumen Sistem Manajemen Mutu Universitas Negeri Semarang yang diterapkan adalah sebagai berikut: 1.

Visi dan Misi

2.

Kebijakan Mutu

3.

Sasaran Mutu

4.

Rencana Mutu

5.

Manual Mutu

6.

Prosedur Mutu

7.

Instruksi Kerja

8.

Uraian Tugas dan Wewenang

9.

Dokumen pendukung yang terdiri dari: formulir, dokumen eksternal dan arsip.

Selain dokumentasi Sistem Mutu yang telah disebutkan, dikenal pula beberapa dokumen formal yang berlaku dan diterapkan di Universitas Negeri Semarang sebagai acuan pelaksanaan proses akademik, beberapa dokumen tersebut antara lain: 1.

Statuta

2.

Rencana Strategis

3.

Pedoman Akademik

4.

Kebijakan Akademik

5.

Organisasi dan Tata Kerja

5.2 Metode Penomoran Dokumen Terlampir. 5.3 Kewenangan Pengesahan Dokumen Terlampir. 5.4 Penggunaan Tanda Stempel pada Dokumen Terlampir.

6. PROSEDUR 6.1. Diagram prosedur Mutu Pengendalian Dokumen 6.1.1. Penerbitan Dokumen Baru


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

PIHAK YANG BERWENANG MENGOTORISASI

mulai

Dokumen baru

Hal 3dari13

BPM

Memeriksa dan mengesahkan dokumen

Telah disahkan oleh BPM

Dimasukkan dalam Daftar Dokumen Induk

BPM menyimpan dokumen baru

Selesai

6.1.2. Identifikasi dan Pengelolaan Dokumen Eksternal PIHAK LUAR

BPM/GPM



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

mulai

Hal 4dari13

Dokumen Eksternal

BPM Mengidentifikasi Dokumen Eksternal

BPM/GPM Membuat Daftar Dokumen Eksternal

BPM/GPM Memberikan Stempel

Selesai

6.1.3. Pendistribusian Dokumen Eksternal PENGGUNA DOKUMEN

BPM



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 5dari13

mulai Dokumen Induk

Dokumen yang telah disahkan dan diberi stempel “INDUK”

Dokumen yang telah digandakan , diberi stempel “TERKENDALI”

Menerima Dokumen dari BPM

Selesai



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 6dari13

6.1.4. Dokumen yang tidak dikendalikan PEMAKAI DOKUMEN (PIHAK DI LUAR UNNES)

mulai

Selesai

Dokumen tidak dikendalikan

Revisi dan Keputusan

6.1.5. Perevisian Dokumen

BPM

BPM memberi stempel “TIDAK TERKENDALI”



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 7dari13

PENGGUNA DOKUMEN

mulai

BPM

Dokumen

Karyawan/ Dosen di perkenankan merevisi Dokumen

BPM memproses dokumen hasil revisi

BPM memberi stempel “INDUK”

Selesai



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 8dari13


6.1.6. Distribusi Dokumen Hasil Revisi dan Penarikan Dokumen Kadaluarsa PELAKU

mulai

Dokumen Hasil Revisi

BPM

Dokumen yang telah diberi stempel “INDUK” diberi stempel “TERKENDALI”

BPM Mendistribusikan Dokumen

Penarikan Dokumen dengan stempel “TERKENDALI” kemudian diberi stempel “KADALUARSA”

Selesai


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 9dari13


6.2. Rincian Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen 6.2.1. Penerbitan Dokumen Baru 1.

Mulai

2.

Personil/pihak yang berwenang sesuai dengan tabel aturan kewenangan

dokumen

memeriksa

dan

mengesahkan

dokumen yang telah disusun oleh penyusun/pembuat dokumen tersebut. 3.

Dokumen yang telah disahkan, kemudian diberi stempel ”INDUK” oleh BPM.

4.

Dokumen yang telah disahkan dan diberi stempel ”INDUK” kemudian dimasukkan dalam Daftar Dokumen Induk.

5.

BPM menyimpan dokumen baru.

6.

Selesai

6.2.2. Identifikasi dan Pengelolaan Dokumen Eksternal 1.

Mulai

2.

Di tingkat universitas, BPM mengidentifikasi dokumen eksternal yang dipakai sebagai acuan penyusunan dokumen atau

dipakai

sebagai

acuan

pelaksanaan

pekerjaan,

sedangkan di tingkat fakultas / prodi, pengidentifikasian dilakukan oleh GPM. 3.

BPM membuat Daftar Dokumen Eksternal di tingkat universitas, GPM membuat Daftar Dokumen Eksternal di tingkat Fakultas dan Jurusan/Prodi.

4.

BPM / GPM memberikan stempel ”REFERENSI TERPAKAI” pada masing-masing dokumen yang masuk dalam Daftar Dokumen Eksternal.

5.

Selesai


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 10dari13


6.2.3. Pendistribusian Dokumen 1.

Mulai

2.

Dokumen induk (dokumen yang telah disahkan dan diberi stempel ”INDUK”) digandakan oleh BPM.

3.

Dokumen induk yang telah digandakan diberi stempel ”TERKENDALI” kemudian diberi nomor salinan sesuai Matriks Distribusi Dokumen dan didistribusikan juga sesuai Matriks Distribusi Dokumen.

4.

Menerima dokumen dari BPM yang telah digandakan dan menandatangani Formulir Penyerahan Dokumen.

5.

Selesai

6.2.4. Dokumen yang tidak dikendalikan 1.

Mulai

2.

BPM

memberi

stempel

”TIDAK

TERKENDALI”

pada

dokumen yang disampaikan sebagai informasi kepada pihak di luar UNNES. 3.

BPM memberikan dokumen tidak dikendalikan tersebut kepada pihak di luar UNNES, bila terjadi revisi terhadap dokumen tersebut, maka tidak dilakukan penarikan dan pendistribusian ulang.

4.

Selesai

6.2.5. Perevisian Dokumen 1.

Mulai

2.

Pengguna dokumen yang akan melakukan perubahan dokumen

(karyawan,

dosen)

diperkenankan

merevisi

dokumen untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses sesuai persetujuan kewenangan yang relevan (mengacu pada tabel kewenagan pengesahan dokumen),yaitu dengan menggunakan Formulir Permintaan Perubahan Dokumen.


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

3.

Hal 11dari13


BPM memproses dokumen hasil revisi yang telah disetujui oleh kewenangan yang relevan dengan memberi nomor revisi baru dan tanggal berlaku yang baru. a.

Bila nomor revisi telah mencapai angka 10, maka dokumen tersebut harus diterbitkan ulang dan kembali ke revisi 00.

b.

Perubahan tanpa mengubah substansi atau isi dari dokumen sistem mutu tidak perlu dilakukan revisi.

4.

BPM memperbarui Daftar Dokumen Induk, dengan memberi stempel ”INDUK” pada dokumen hasil revisi, melakukan pencatatan poin-poin yang mengalami perubahan dalam Daftar Revisi. Selanjutnya dokumen tersebut digandakan dan didistribusikan sesuai Matriks Distribusian Dokumen.

5.

Selesai.

6.2.6. Distribusi Dokumen Hasil Revisi dan Penarikan Dokumen Kadaluarsa 1.

Mulai.

2.

Dokumen hasil revisi yang telah distempel ”INDUK” dan digandakan selanjutnya diberi stempel ”TERKENDALI” dan diberi nomor salinan sesuai Matriks Distribusi Dokumen.

3.

BPM mendistribusikan dokumen hasil revisi sesuai Matriks Distribusi Dokumen.

4.

Pemberlakuan

dokumen

hasil

revisi

disertai

dengan

penarikan dokumen induk dengan stempel ”TERKENDALI” yang telah kadaluarsa, dimana pada lembar dokumen induk yang

telah

kadaluarsa

”KADALUARSA”. 5.

Selesai

tersebut

diberi

stempel


PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 12dari13

7. LAMPIRAN

a. Formulir Penyerahan Dokumen (FM-01-BPM-01) b. Formulir Penarikan Dokumen (FM-02-BPM-01) c. Metode penomoran dokumen d. Tabel Kewenangan pengesahan dokumen e. Contoh pemberian stempel f.

Formulir Daftar Dokumen Induk (FM-03-BPM-01)

g. Formulir Daftar Dokumen Eksternal (FM-04-BPM-01) h. Formulir Matriks Distribusi Dokumen (FM-05-BPM-01) i.

Formulir Permintaan Perubahan Dokumen (FM-06-BPM-01)



PROSEDUR MUTU


No. Revisi 01

Hal 13dari13


Mengatur sistem pengendalian dokumen meliputi penomoran, pengelompokan, pengesahan, pendistribusian, revisi serta penyimpanan agar dokumen terkendali

Recommend Documents