PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen No. Revisi Tanggal Halaman

: PT-KITSBS-01 : 00 : April : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH No

Nama

Jabatan

1.

RM. Yasin Effendi

PLT DM ADM Umum & Fas

2.

Abdan Syukro

PLT DM Akuntansi

3.

Bambang SA

PLT DM HAR

4.

Nursalim

PLT DM Enjiniring

Tanda Tangan

MENYETUJUI No

Nama

Jabatan

1.

Andi Aziz

Wakil Manajemen

2.

Hendra Noviar

Manajer Enjiniring

3.

Ikram

Manajer Produksi

4.

Tosni Karo Karo

Manajer Keuangan

5.

Muhammad Syafrudin

Manajer SDM & UMUM

Tanda Tangan

MENGESAHKAN No

Nama

Jabatan

1.

Ruly Firmansyah

General Manager

Tanda Tangan



: PT-KITSBS-01 : 00 : April : ii dari iv

DAFTAR ISI Uraian

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i DAFTAR ISI ....................................................................................................

ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv 1. TUJUAN ...................................................................................................... 1 2. LINGKUP ..................................................................................................... 1 3. REFERENSI .................................................................................................. 1 4. DEFINISI ..................................................................................................... 1 5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 3 6. LAMPIRAN ................................................................................................... 7



: PT-KITSBS-01 : 00 : April : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI No

Unit Kerja

Salinan Dokumen No.

1.

Wakil Manajemen/Sekretariat SMT

MASTER

2.

Seluruh Karyawan

Softcopy



: PT-KITSBS-01 : 00 : April : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No

Tgl

Hlm

Uraian yang diubah

Uraian Perubahan

Disahkan oleh



: PT-KITSBS-01 : 00 : April : v dari iv

KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128 Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : [email protected]

PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN 1.

Nomor Revisi Tgl Hal

: : : :

PT-KITSBS-01 00 April 1 dari 8

Tujuan Untuk menjamin terkendalinya pembuatan dan pemakaian dokumen sebagai panduan dalam penerapan sistem, sehingga setiap dokumen yang digunakan dapat dijamin keabsahannya, terkini dan mampu ditelusuri.

2.

Ruang Lingkup Mengatur sistem penomoran, pengesahan, pendistribusian, revisi dan penyimpanan dokumen baik dokumen internal maupun eksternal yang dipakai sebagai referensi kerja dalam lingkup penerapan SMT di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

3.

4.

Referensi 3.1

Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen.

3.2

Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 4 Pengendalian Dokumen.

3.3

Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.5 Pengendalian Dokumen.

3.4

Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.5.3 Pengendalian Dokumen.

Definisi 4.1 Dokumen Sistem Manajemen Terpadu adalah ketentuan terdokumentasi yang digunakan secara resmi sebagai panduan dalam penerapan Sistem Manajemen Terpadu (SMT) Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 4.2 Dokumen Internal adalah segala dokumen yang diterbitkan dari internal Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel. 4.3 Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang dijadikan referensi dalam menyusun dokumentasi sistem manajemen atau dalam melaksanakan pekerjaan, seperti UU, PP, Perda, SK.Dir, Standar, Peraturan K3 dan lain - lain.

5.

Ketentuan Umum 5.1 Jenis Dokumen Sistem Manajemen Terpadu Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel adalah sebagai berikut : 5.1.1. Dokumen Internal

KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128 Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : [email protected] Nomor Revisi Tgl Hal

PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN

: : : :


1. Kebijakan Perusahaan 2. KPI, Tujuan Sasaran dan Program Terpadu 3. Manual Terpadu 4. Prosedur Terpadu 5. Instruksi Kerja 6. Formulir 5.1.2. Dokumen Eksternal, antara lain seperti: a. Peraturan, perundangan dan persyaratan lainnya b. Acuan Kerja alat c. Acuan kerja lainnya yang diterbitkan selain dari PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel 5.2 Status Dokumen : 1. Dokumen Asli

: adalah

dokumen

asli

yang

disimpan

oleh

Sekretariat SMT sebagai master. Dokumen asli ditandai dengan adanya logo asli pada pilihan ”ASLI” yang ada dalam cover dokumen. 2. Salinan Terkendali

: adalah salinan dokumen asli yang didistribusikan kepada pengguna dokumen yang tercantum dalam Daftar Dokumen Internal sebagai panduan penerapan sistem yang ditandai dengan stempel merah ”SALINAN TERKENDALI” dan dituliskan nomor salinan sesuai dengan nomor pengguna dokumen seperti yang tertuang dalam Daftar Dokumen Internal. Sekretaris SMT akan menarik salinan resmi yang tidak berlaku apabila ada revisi baru. Stempel “SALINAN TERKENDALI” tidak digunakan jika distribusi dokumen SMT melalui sistem online.

3. Salinan Tidak Terkendali : adalah salinan dokumen yang didistribusikan kepada pihak-pihak yang tidak tercantum dalam Daftar

Dokumen

Internal,

ditandai

dengan


PROSEDUR


: : : :


stempel merah ”UNTUK INFORMASI” yang ada dalam cover dokumen. Sekretaris SMT tidak akan menarik salinan ini yang sudah tidak berlaku apabila ada revisi baru. 4. Dokumen Tidak Berlaku : adalah dokumen yang sudah tidak berlaku. Dokumen tidak berlaku ditandai dengan stempel ”TIDAK

BERLAKU”

warna

merah.

Dokumen

internal tidak berlaku disimpan oleh Sekretaris SMT sampai 3 revisi terakhir.

5.3 Aturan Pengesahan Dokumen Dokumen Manual Terpadu Prosedur Terpadu

Instruksi Kerja

6.

Dibuat Oleh Sekretariat SMT Sekretariat SMT/ Deputi Manajer Sekretariat SMT/ Supervisor Atas

Diperiksa Oleh Wakil Manajemen Wakil Manajemen/ Manajer Bidang

Disetujui Oleh General Manager General Manager

Sekretariat SMT

Wakil Manajemen/ Manajer bidang

Uraian Prosedur 6.1 Pembuatan Dokumen Internal 6.1.1. Apabila ada kebutuhan pembuatan dokumen baru maka diusulkan untuk pembuatan dokumen baru melalui formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06) yang diajukan kepada Wakil Manajemen. Kecuali dalam pengembangan sistem baru atau perubahan sistem secara menyeluruh, maka tidak perlu dilakukan permintaan pembuatan dokumen melainkan di bentuk Tim untuk mengembangkannya. 6.1.2. Bila usulan pembuatan dokumen baru/ perubahan dokumen berasal dari pemilik proses, maka langsung di sertai dengan usulan draf dokumen. 6.1.3. Pemeriksaan kelayakan draf dokumen oleh Wakil Manajemen dengan mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan perusahaan, persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain yang terkait.


PROSEDUR



: : : :


6.1.4. Dokumen yang telah disetujui oleh pihak-pihak terkait (ditandai dengan tandatangan) selanjutnya didistribusi sesuai ketentuan yang berlaku dan didata pada formulir daftar dokumen internal oleh sekretariat SMT. 6.2 Penerbitan Dokumen Setiap dokumen yang akan diterbitkan, kecuali Kebijakan Perusahaan, Sasaran Mutu dan Program Manajemen Lingkungan & K3 diidentifikasi dengan format sebagai berikut : XX-KITSBS-YY dimana :

XX

= kode dokumen.

KITSBS = kode PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan YY

= nomor urut dokumen untuk Manual dan Prosedur, menggunakan format dua digit dan untuk masing-masing jenis dokumen dimulai dari angka 01

ZZZ

=

nomor

urut

dokumen

untuk

IK

dan

Formulir,

menggunakan format tiga digit dan untuk masing-masing jenis dokumen dimulai dari angka 001 6.2.1. Formulir, sebagai bagian dari dokumen harus diidentifikasi dengan kode dan nomor formulir, sebagai berikut : FR- - ZZZ Contoh : FR-PT-KITSBS-01-001, FR adalah Formulir, PT-KITSBS-01 adalah kode dokumen terkait yaitu Prosedur Pengendalian Dokumen dan 01 adalah nomor formulir ke-1 dari Prosedur Pengendalian Dokumen. 6.2.2. Kode untuk dokumen (XX) ditetapkan sebagai berikut : Kode

Jenis Dokumen

MT PT

Manual Terpadu Prosedur Terpadu

IK

Instruksi Kerja


PROSEDUR


: : : :


6.2.3. Dokumen pada saat diterbitkan pertama kali diberi nomor revisi 00 dan tanggal pada saat mulai diterbitkan. 6.2.4. Dokumen yang terbit harus diberi stempel “ASLI” dengan warna merah pada sampul dokumen dan dicatat dalam Daftar Dokumen Master (FR-PTKITSBS-01-01) 6.3 Perubahan Dokumen 6.3.1. Apabila ada kebutuhan perubahan dokumen maka dapat diusulkan untuk melakukan revisi dokumen melalui formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06), yang diajukan kepada Wakil Manajemen. 6.3.2. Wakil Manajemen akan berkoordinasi dengan Bidang terkait pemilik dokumen untuk membahas kelayakan revisi dokumen seperti yang diusulkan. Apabila dari hasil pembahasan revisi dokumen di sepakati untuk tidak di lakukan, maka di lakukan penjelasan kepada pihak yang mengusulkan tentang kesimpulan pembahasan. 6.3.3. Apabila dari hasil pembahasan di sepakati perlunya revisi dokumen, maka di buat draf revisi dokumen oleh pemilik dokumen terkait untuk diusulkan kepada Wakil Manajemen. 6.3.4. Apabila usulan revisi dokumen berasal dari pemilik dokumen, maka langsung di sertai dengan usulan draf revisi dokumen. 6.3.5. Pemeriksaan kelayakan draf revisi dokumen oleh Wakil Manajemen dengan

mempertimbangkan

proses

bisnis

perusahaan,

peraturan

perusahaan, persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain yang terkait. 6.3.6. Apabila draf revisi dokumen dianggap layak, maka sekretariat SMT melakukan proses pendokumentasian, yaitu : a. Melakukan editing dokumen b. Merubah nomor revisi dan tanggal efektif berlakunya dokumen dalam Daftar Dokumen Internal (FR-PT-KITSBS-01-05) c. Menyimpan rekaman formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FRKITSBS-02-01) terkait


PROSEDUR



: : : :


d. Melakukan proses pengesahan revisi dokumen sesuai tabel aturan pengesahan dokumen e. Menggandakan dokumen sejumlah pengguna dokumen sesuai daftar dokumen internal f.

Memberikan nomor salinan

g. Mendistribusikan salinan dokumen dengan formulir Penyerahan Dokumen (FR-KITSBS-01-04) h. Menarik salinan dokumen revisi sebelumnya dan melakukan tindakan untuk menghindari penggunaan salinan yang tidak berlaku. i.

Menyimpan bukti penyerahan dokumen

j.

Memberikan stempel ”TIDAK BERLAKU” warna merah pada dokumen asli yang telah direvisi dan menyimpan sampai tiga revisi terakhir sebagai referensi.

6.4 Pemberlakuan Dokumen Eksternal 6.4.1. Dokumen eksternal yang menjadi acuan kinerja Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel, didaftar dalam formulir Daftar Dokumen Eksternal (FR-KITSBS-01-05) oleh masing-masing bidang. 6.4.2. Copy daftar dokumen eksternal dibagikan kepada masing-masing Bidang agar tidak terjadi kesalahan penggunaan dokumen eksternal. 6.4.3. Apabila ada perubahan penggunaan dokumen eksternal maka dilakukan pemberitahuan kepada masing-masing Bidang dengan melampirkan daftar dokumen eksternal yang baru. 6.5 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Tidak Berlaku. 6.5.1. Apabila dokumen diubah, maka Dokumen Asli dan Terkendali yang lama dinyatakan sebagai dokumen Tidak Berlaku dan harus ditarik dari penggunaan (perhatikan 6.3.6.j) 6.5.2. Dokumen Asli yang Tidak Berlaku dikeluarkan dari tempat penyimpanan dan diberi tanda “TIDAK BERLAKU” dengan warna merah, sedangkan dokumen terkendali yang tidak berlaku dikembalikan ke Sekretariat SMT


PROSEDUR



: : : :


untuk dimusnahkan dengan menggunakan Berita Acara Pemusnahan Dokumen/ Rekaman (FR-PT-KITSBS-02-03). 6.5.3. Dokumen Asli yang tidak Berlaku disimpan terpisah dari dokumen Asli yang masih berlaku. 6.5.4. Penarikan, penyimpanan

dan pemusnahan dokumen

tidak berlaku

dilakukan oleh Sekretariat SMT 6.5.5. Ketentuan ini berlaku untuk dokumen internal dan eksternal 6.6 Sistem Online Jika media online untuk dokumen SMT telah tersedia, pembuatan/ perubahan dokumen pengecekan dan pengesahan dilakukan sesuai IK pembuatan dan penerbitan dokumen SMT online. 7.

Lampiran 7.1 Daftar Dokumen Asli (FR-KITSBS-01-01) 7.2 Permintaan Pembuatan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06) 7.3 Daftar Dokumen Internal/ Eksternal (FR-KITSBS-01-05) 7.4 Penyerahan Dokumen (FR-KITSBS-01-04) 7.5 Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman (FR-KITSBS-02-03)

DAFTAR DOKUMEN MASTER No.

Nomor Dokumen

Judul Dokumen

Penyusun

No. formulir

: FR-PT-KITSBS-01-01

No. revisi Tanggal

: 00 : April

Halaman

:

Tanggal berlaku

Status revisi

…………, ……………… Dibuat oleh,

DAFTAR DOKUMEN TERKENDALI BAGIAN : …………………… No.

No. Dokumen

Judul Dokumen

Penyusun

No. formulir

: FR-PT-KITSBS-01-02

No. revisi Tanggal

: 00 : April

Halaman

:

Tanggal Berlaku

Status Revisi


FORMULIR PENGIRIMAN DOKUMEN

Nomor : ……/.........../…./….. Kepada Yth. ……………………………………………………………. …………………………………………………………….

No. formulir No. revisi Tanggal Halaman

: FR-PT-KITSBS-01-03 : 00 : April :

Tanggal :

Bersama ini kami sampaikan dokumen tersebut di bawah ini : No.

Nomor Dokumen

Judul dokumen

Status Revisi

Atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Sekretariat SMT

………………………..

Dokumen tersebut di atas telah kami terima Penerima dokumen

Tanggal : Unit kerja :

FORMULIR SURAT PERNYATAAN



SURAT PERNYATAAN Saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama

:

Jabatan

:

Alamat

:

Perusahaan : Selaku pemegang dokumen – dokumen tersebut di bawah ini, menyatakan tidak akan memperbanyak dan/atau menyerahkan dokumen-dokumen tersebut tanpa ijin tertulis dari PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan. No.

Nomor dokumen

Judul dokumen

Status revisi

Setuju/Tidak setuju *) diberikan Wakil Manajemen,

Pemegang dokumen

(……………………………..)

(………………………..)

DAFTAR DOKUMEN INTERNAL/EKSTERNAL*) No.

Judul Dokumen

Pengarang / Penerbit



Tahun penerbitan

Pemegang dokumen

*) Coret yang tidak perlu


FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN DOKUMEN

No. Dokumen



Revisi / Tanggal

Judul Dokumen Usulan Perubahan Bagian / Butir

Uraian perubahan

Alasan perubahan

…………….., …………………

_______________________ PENINJAUAN DOKUMEN Hasil Tinjauan

Setuju dengan usulan tersebut di atas Tidak setuju dengan usulan diatas, dengan alasan ……………

No.

Nama

Jabatan

Tanda Tangan

FORMAT SAMPUL DOKUMEN

No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman

: PT-KITSBS-01-Lamp ii : 00 : April :

<SISTEM MANAJEMEN>

<JUDUL DOKUMEN>

Nomor

:

XX-STAR-YY

Revisi

:

01

Tanggal

:

09 Agustus 2012

Halaman

:

... dari ….

Dokumen ini milik PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan & dilarang memperbanyak tanpa seijin dari Wakil Manajemen Sistem Manajemen Terpadu

FORMAT STEMPEL DOKUMEN 1.

No. dokumen No. revisi Tanggal Halaman

: PT-KITSBS-01-Lamp iii : 00 : April :

Format Stempel Dokumen Asli (Warna Biru, Ukuran Huruf 36 pt)

MASTER 2.

Format Stempel Dokumen Terkendali (Warna Biru, Ukuran Huruf 28 pt & 14 pt)

TERKENDALI Salinan No …. 3.

Format Stempel Dokumen Kadaluarsa (Warna Merah, Ukuran Huruf 28 pt & 14 pt)

KADALUARSA Tanggal : 4.

Format Stempel Dokumen Eksternal (Warna Biru, Ukuran Huruf 28 pt)

BERLAKU

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Recommend Documents