PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.02
PENGENDALIAN DOKUMEN
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
O1.
1/
Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman dalam pengendalian dokumen untuk menjamin bahwa dokumen yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen mutu akurat, absah, tersedia di tempat kerja dan terkendali.
2.
Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pengendalian penerbitan, distribusi, pemeliharaan, perubahan, dan pemusnahan bagi seluruh dokumen (internal dan eksternal) yang digunakan dalam penerapan sistem manajemen mutu.
3.
Uraian Umum 3.1
Dokumen adalah setiap referensi yang dipakai sebagai acuan kerja untuk memastikan tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan.
3.2
Dokumen internal adalah semua dokumen yang ditetapkan oleh lembaga yang mencakup manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja/manual/Job Sheet/Modul, rencana mutu, dokumen setara instruksi kerja (standar, gambar dan tabel) dan lain-lain.
3.3
Dokumen eksternal adalah semua dokumen yang ditetapkan oleh pihak eksternal yang mencakup peraturan-peraturan pemerintah atau lembaga terkait dan kontrak-kontrak kerja dengan pihak lain. Pemakaian penyimpanan dan pengendalian dokumen internal dan ekternal ditentukan sebagai berikut : 3.3.1.
Manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, instruksi kerja, formulir-formulir disimpan dan dikendalikan oleh Pusat Arsip Dokumen. Manual/Job Sheet/Modul disimpan dan dikendalikan oleh Pusat Arsip Jurusan
3.3.2.
Peraturan-peraturan pemerintah atau lembaga terkait dan kontrak-kontrak kerja dengan pihak lain disimpan dan dikendalikan oleh pengendalian dokumen/ Pusat Arsip Dokumen.
3.4
Berdasarkan hasil penerapan tindakan pencegahan dan perbaikan di lapangan, dokumentasi sistem manajemen mutu ditinjau kembali untuk dilakukan perubahan dan perbaikan yang diperlukan.
3.5
Semua dokumen internal dan dokumen eksternal yang beredar memiliki : nomor, nama, status revisi, tanggal terbitan/edisi dan otorisasi/pengesahan dari pihak yang berwenang.
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.02
PENGENDALIAN DOKUMEN
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
3.6
2/
Dokumen yang sifat penggunaannya tidak dikendalikan diberi stempel “Tidak Terkendali” sedangkan dokumen yang sifat penggunaannya untuk penerapan sistem manajemen mutu diberi stempel “Terkendali” dan “No. Salinan” seperti : Manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, instruksi kerja, dan dokumen setara instruksi kerja (Manual/Job Sheet/Modul).
4.
Prosedur 4.1
Tim ISO 9001:2008/MR ISO 9001:2008 4.1.1.
Menetapkan manual mutu dan rencana mutu
4.1.2.
Menyerahkan Asli manual mutu dan rencana mutu kepada Pusat Dokumen ISO 9001:2008 untuk diajukan ke Direktur untuk persetujuan.
4.2.
4.3.
Kasubag/ Kajur/Ka Lab/Ka Bengkel/Dosen 4.2.1.
Menetapkan instruksi kerja, Manual, Job Sheet, dan Modul
4.2.2.
Menyerahkan instruksi kerja kepada Kabag/ Kajur/Ka Lab/Ka Bengkel untuk persetujuan.
Kabag/Ka.Unit/ Kajur/Ka. Prodi/Ka Lab/Ka Bengkel 4.3.1.
Menetapkan prosedur mutu
4.3.2.
Mengesahkan instruksi kerja Manual, Job Sheet, dan Modul dan dokumen setara instruksi kerja
4.3.3.
Menyerahkan dokumen
prosedur mutu ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008 untuk
diidentifikasi, didistribusi dan didokumentasikan. 4.3.4.
Menyerahkan prosedur mutu ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008 untuk diajukan ke Direktur untuk persetujuan.
4.4.
Direktur 4.4.1.
Mengesahkan manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu.
4.4.2.
Memverifikasi dan mengesahkan setiap dokumen eksternal untuk didistribusikan bagian terkait.
4.4.3.
Menyerahkan dokumen manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008 untuk diidentifikasi, didistribusi dan didokumentasikan.
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.02
PENGENDALIAN DOKUMEN
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4.5.
3/
Pusat Dokumen ISO 9001:2008/Sekretariat ISO 4.5.1.
Menerima dokumen asli dari Direktur & Kabag/Ka.Unit/Kajur
4.5.2.
Memberi stempel “Asli” pada dokumen Asli yang telah disahkan oleh Direktur atau Kabag/Ka.Unit/Kajur Pemberian stempel “Asli” dilakukan pada halaman belakang kiri bawah
4.5.3.
Memberi stempel “Terkendali” dan “ Nomor Salinan“ pada setiap lembar Salinan dokumen yang didistribusikan untuk penerapan sistem manajemen mutu.
4.5.4.
Memberi stempel “ Tidak Terkendali” pada setiap lembar salinan dokumen yang tidak untuk penerapan sistem manajemen mutu
4.5.5.
Mendistribusikan salinan dokumen kepada bagian terkait dengan menggunakan formulir tanda terima dokumen PM. 4.2.02/L3.
4.5.6.
Menyimpan dan memelihara dokumen asli dan mengendalikan pemakaiannya dengan menggunakan Formulir Daftar Dokumen Asli PM 4.2.02/L4.
4.6.
Ka. Sub. Bag/Dosen 4.6.1.
Menerapkan dan memelihara dokumen sistem manajemen mutu secara konsisten. Bila memerlukan
penggandaan
dokumen
dilakukan
dengan
menggunakan
Formulir
Penggandaan Dokumen PM 4.2.02/L2. dan mengirimkan ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008. 4.6.2.
Membuat usulan perubahan instruksi kerja atau dokumen setara instruksi kerja kepada Kabag/Kajur/Ka
Lab/Ka
Bengkel/Ka.Prodi
untuk dilanjutkan
kepada
Management
Representative, bila dianggap perlu untuk dilakukan perubahan terhadap isi dokumen, usulan perubahan dokumen dibuat dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen PM 4.2.02/L1 4.7.
Kabag/Ka. Unit/ Kajur/Ka Prodi/Ka Lab/Ka Bengkel/ 4.7.1.
Menerapkan dan memelihara dokumen sistem manajemen mutu secara konsisten, bila memerlukan
penggandaan
dokumen
dilakukan
dengan
menggunakan
formulir
penggandaan dokumen PM. 4.2.02./L2 dan mengirimkan ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008. 4.7.2.
Membuat usulan perubahan dokumen kepada Management Representative dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen PM.4.2.02/L1.
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.02
PENGENDALIAN DOKUMEN
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4.8.
4/
Management Representative 4.8.1.
Melakukan koordinasi dengan tim ISO 9001:2008
(penyusun dokumen) untuk
mengevaluasi usulan perubahan yang berhubungan dengan manual mutu, prosedur mutu, dan rencana mutu. Jika setelah usulan perubahan dievaluasi ternyata tidak memberikan nilai tambah bagi penerapan sistem manajemen mutu, maka Management Representative berhak membatalkan usulan perubahan dan menginformasikan kepada pemberi usulan perubahan secara tertulis. 4.8.2.
Menetapkan perubahan manual mutu.
4.8.3.
Menerima dan meneruskan usulan perubahan manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, instruksi kerja dan dokumen setara instruksi kerja kepada Pusat Dokumen.
4.8.4.
Memonitor tindak lanjut usulan perubahan manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, dan dokumen setara instruksi kerja.
4.9.
Kabag/Ka. Unit /Kajur/Ka Lab/Ka Bengkel/Ka.Prodi 4.9.1.
Mengevaluasi dan menetapkan perubahan instruksi kerja dan dokumen setara instruksi kerja.
4.9.2.
Mengevaluasi dan menetapkan perubahan prosedur mutu dan rencana mutu.
4.9.3.
Memberi informasi secara tertulis kepada pemberi usulan bila ternyata usulan perubahan instruksi kerja atau dokumen setara instruksi kerja tidak disetujui.
4.9.4.
Menyerahkan perubahan Dokumen Asli ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008 untuk diajukan ke Direktur untuk persetujuan.
4.10. Direktur 4.10.1. Mengevaluasi dan mengesahkan perubahan manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu. 4.10.2. Menyerahkan perubahan dokumen asli manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu ke Pusat Dokumen ISO 9001:2008 untuk dikendalikan. 4.11. Pusat Dokumen 4.11.1. Menerima perubahan dokumen asli dari Direktur dan Kabag/Ka. Unit/Kajur. Mencatat perubahan dokumen pada formulir Daftar Dokumen Asli PM. 4.2.02/L4 4.11.2. Memberi stempel “Asli” pada dokumen asli dan memberi tanda “ * ” pada bagian yang berubah.
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.02
PENGENDALIAN DOKUMEN
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
5/
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.02
PENGENDALIAN DOKUMEN
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
6/
4.11.3. Memberi stempel “Terkendali” dan “ Nomor Salinan“ pada setiap lembar salinan dokumen yang didistribusikan. 4.11.4. Mendistribusikan salinan dokumen baru, dengan menggunakan formulir Tanda Terima Dokumen PM 4.2.02/L3 dan bersamaan dengan itu menarik dokumen yang lama. 4.11.5. Menyimpan dan memelihara dokumen asli. 4.11.6. Memusnahkan dokumen yang tidak berlaku yang ditarik dari bagian/unit terkait dengan cara-cara sebagai berikut: a.
Menyerahkan daftar dokumen Asli yang akan dimusnahkan untuk mendapatkan persetujuan dari Management Representative
b.
Memusnahkan dokumen
c.
Mendokumentasikan daftar dokumen yang dimusnahkan, dengan menggunakan formulir Daftar Dokumen Yang Dimusnahkan PM 4.2.02/L5
4.11.7. Mendokumentasikan dokumen asli yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa). 4.11.8. Membuat dan mendokumentasikan catatan perubahan dokumen dengan menggunakan formulir PM 4.2.02/L6 4.11.9. Mengendalikan penggandaan dokumen yang diperlukan oleh bagian/unit/jurusan yang memerlukan. 5.
Lampiran PM 4.2.02/L1 Formulir Usulan Perubahan Dokumen PM 4.2.02/L2 Formulir Penggandaan Dokumen PM 4.2.02/L3 Formulir Tanda Terima Dokumen PM 4.2.02/L4 Formulir Daftar Dokumen Asli PM 4.2.02/L5 Formulir Daftar Dokumen Yang Dimusnahkan PM 4.2.02/L6 Formulir Catatan Perubahan Dokumen PM 4.2.02/L7 Formulir Daftar Distribusi Dokumen Dikendalikan
