PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN ND: 2305000/SOP/SMM.21/04/03.17

BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314 Telp. : 021-75791381 Ext. 4175 Fax. : 021-75791409 Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.id Email : [email protected]

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

HALAMAN PERSETUJUAN

No. Bagian

:

i

Halaman

:

1 dari 1

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN ND: 2305000/SOP/SMM.21/WM/03.17 STATUS DOKUMEN: TERKENDALI

Dibuat oleh:

Disetujui oleh:

Disahkan oleh :

Nama

Budi Harsoyo

Fentin Andriyani

Tri Handoko Seto

Jabatan

Tim Mutu UPTHB

Wakil Manajemen

Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca

Tanggal

24/02/2017

07/03/2017

08/03/2017

Tanda Tangan

Dokumen elektronik ini merupakan dokumen tidak terkendali bila dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca


HALAMAN PERUBAHAN

Perubahan

Mencabut

No. Bagian

:

ii

Halaman

:

1 dari 1

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

10 Maret 2016

Memasukkan

Disetujui Alasan Singkat

No.

Tanggal

Bagian

Hal

Bagian

Hal

(Wakil Manajemen)



DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

No. Bagian

:

iii

Halaman

:

1 dari 1

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Klasifikasi Dokumen

Pemegang

Asli (soft copy)

Pengendali Dokumen

Asli (hard copy)

Wakil Manajemen Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca

Salinan No. 1 (hard copy)

Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca


Kepala Bagian Umum


Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca


Kepala Bidang Pelayanan Teknologi



DAFTAR ISI

No. Bagian

:

iv

Halaman

:

1 dari 1

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Bagian

HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………………….………

i

HALAMAN PERUBAHAN..……………………………………………………….……… ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN…………………………………………….………

iii

DAFTAR ISI ....……………………………………………………….……….................... iv TUJUAN……………………………......………………………………………………….… 1 RUANG LINGKUP……………………………......………………………………………... 2 DEFINISI………………………………………......………………………………………… 3 REFERENSI…………………………………......…………………………………………. 4 TANGGUNG JAWAB………………………............…………………………………….... 5 URAIAN PROSES DAN KINERJA ……….........…….……………………………….... 6 LAMPIRAN…………………………………….......……………………………………...... 7



TUJUAN

No. Bagian

:

1

Halaman

:

1 dari 1

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengendalian semua dokumen pada kegiatan penyusunan dan pengembangan dokumen, pengesahan, pendistribusian, pemanfaatan, kaji ulang dokumen, suaka dokumen, dan pemusnahan dokumen dilakukan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam SNI ISO 9001:2008.



RUANG LINGKUP

No. Bagian

:

2

Halaman

:

1 dari 9

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Prosedur ini mencakup semua dokumen pada kegiatan penyusunan dan pengembangan dokumen, pengesahan, pendistribusian, pemanfaatan, kaji ulang dokumen, suaka dokumen, dan pemusnahan dokumen untuk menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca dalam melaksanakan layanan TMC kepada Instansi Pemerintah, Swasta dan BUMN. Dalam implementasi prosedur pengendalian dokumen ini perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut: 

Penyusunan, Pengesahan, Status Dokumen Panduan Mutu dan Prosedur disusun oleh Tim Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca yang diketuai oleh Wakil Manajemen. Tim Mutu dibentuk dan disahkan oleh Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca . Penyusunan dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan teknis dilakukan oleh Kepala Bidang terkait. Dokumen yang berkaitan dengan Daftar, Surat, Memo serta dokumen keperluan administrasi lainnya disiapkan oleh Kepala Bagian Umum. Penyusunan dokumen mengacu pada format standar penyusunan dokumen yang ditetapkan dalam prosedur ini. Adapun format standar penyusunan dokumen mencakup beberapa hal sebagai berikut: A. Kodifikasi Dokumen

Kodifikasi terhadap dokumen dilakukan untuk memudahkan dalam pelaksanaan pengendalian dokumen pada Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Kodifikasi yang ditetapkan untuk penataan dokumen di lingkungan Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. terdiri dari 23 digit, yakni 2305000/XXX/YYY.aa.bb/kode bidang/c.dd.ee-ff .Adapun keterangan dari kodifikasi tersebut adalah: 

2305000: numerik dalam 7 digit, merupakan kode untuk unit kerja Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca BPPT sesuai dengan yang telah ditetapkan MenPAN&RB.



RUANG LINGKUP

No. Bagian

:

2

Halaman

:

2 dari 9

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

10 Maret 2016



XXX: alphabet 3 digit, merupakan singkatan dari jenis dokumen dalam alphabet huruf kapital. Untuk dokumen level I berkode PJM, untuk dokumen level II berkode SOP, untuk dokumen level III berkode PIK, untuk dokumen level IV berkode FRM;



YYY: alphabet 3 digit, merupakan kode judul nama tata laksana dalam alphabet huruf kapital. Untuk Operasional Layanan berkode OPR, untuk Pendukung Layanan berkode DUK, untuk Sistem Manajemen Mutu berkode SMM;



aa: numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut dokumen prosedur.



bb: numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut Intruksi Kerja atau Form;



Kode Bidang : menunjukkan ruang lingkup Bidang dimana dokumen ini berlaku. 01:

Bagian Umum

02:

Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca

03:

Bidang Pelayanan Teknologi

04:

Wakil Manajemen



c: numerik dalam 1 digit, merupakan nomor yang menunjukkan revisi dokumen yang bersangkutan;



dd: numerik dalam 2 digit, merupakan nomor yang menunjukkan edisi dokumen yang bersangkutan;



ee: numerik dalam 2 digit, merupakan identifikasi untuk tahun pembuatan dokumen terkait.


PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN 

ff: numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut kegiatan dalam satu tahun pembuatan dokumen terkait.

RUANG LINGKUP

No. Bagian

:

2

Halaman

:

3 dari 9

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Contoh Kodifikasi: 2305000/SOP/OPR.02/01/2.01.14-01 (Prosedur Kerja Penyusunan RAB, Penerbitan SPMK,dan Dokumen Kontrak) berarti:  Dokumen tersebut merupakan dokumen level II (SOP);  Dokumen ini merupakan dokumen pada tata laksana Operasional Layanan TMC (OPR) dengan nomor prosedur 2;  Ruang lingkup dokumen ini adalah untuk mengatur kegiatan di Bagian Umum (01);  Dokumen ini merupakan revisi 2;  Dokumen ini merupakan edisi 01;  Dokumen dibuat pada tahun 2014.  Dokumen merupakan urutan kegiatan nomor 01 pada tahun 2014. Dalam form tertentu seperti notulensi dan daftar hadir rapat, maka kodifikasi dokumen: 2305000/Kegiatan/Kode Bidang/aa.bb-cc Adapun keterangan kodifikasi diatas adalah sebagai berikut :   

2305000: numerik dalam 7 digit, merupakan kode untuk unit kerja Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca BPPT sesuai dengan yang telah ditetapkan MenPAN&RB. Kegiatan: merupakan jenis kegiatan seperti rapat bidang menyangkut notulen dan daftar hadir Kode Bidang : menunjukkan ruang lingkup Bidang dimana dokumen ini berlaku. 01: Bagian Umum 02:

Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca

03:

Bidang Pelayanan Teknologi

04:

Wakil Manajemen


PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN 

aa: numerik dalam 2 digit, merupakan bulan pelaksanaan kegiatan .  bb: numerik dalam 2 digit, merupakan tahun pelaksanaan kegiatan;  cc: numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut kegiatan dalam berdasarkan bulan dan tahun pelaksanaan kegiatan. Contoh: 2305000/Rapat/02/01.15-01 Keterangan:  Jenis kegiatan merupakan rapat  Bidang yang menyelenggarakan kegiatan Raptek  Kegiatan dilaksanakan pada Bulan Januari tahun 2015  Nomor urut kegiatan tersebut adalah 01 pada bulan Januari tahun 2015. B. Logo Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Logo yang digunakan dalam penyusunan dokumen adalah sebagai berikut:

C. Diagram Alur (Flowchart) Standar Diagram alur merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbul yang umum digunakan dalam menggambarkan kegiatankegiatan dalam sebuah proses. Contoh simbul-simbul yang digunakan dalam diagram alur pada penyusunan dokumen adalah sebagai berikut:



RUANG LINGKUP

No. Bagian

:

2

Halaman

:

4 dari 9

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Format standar diagram alur dibatasi pada penggunaan beberapa simbul saja, yakni simbul untuk proses, pengambilan keputusan, serta terminator. Penulisan simbul-simbul pada diagram alur layanan utama unit kerja diatur dengan menggunakan format sebagai berikut:



RUANG LINGKUP

No. Bagian

:

2

Halaman

:

5 dari 9

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

FORMAT DIAGRAM ALUR LAYANAN TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA TATALAKSANA PENDUKUNG MANAJEMEN MUTU BALAI BESAR TEKNOLOGI MODISFIKASI CUACA PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

TINDAKAN PERBAIKAN AUDIT INTERNA L

KAJI ULANG MANAJEMEN TINDAKAN PENGENDALIAN MUTU PRODUK

PENGGUNA/ MITRA STRATEJK

TATALAKSANA PENDUKUNG REALISASI PRODUK LAYANAN DUKUNGAN SUMBERDAYA ADMINISTRASI DAN TEKNIS

LAYANAN PERSURATAN

LAYANAN PROGRAM PELATIHAN PEGAWAI

LAYANAN PENGELOLAAN PERALATAN KANTOR



RUANG LINGKUP

No. Bagian

:

2

Halaman

:

6 dari 9

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Seluruh dokumen diperiksa oleh Kepala Bidang/Kepala Bagian terkait dan disahkan oleh Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca.. Untuk dokumen prosedur wajib diperiksa oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Seluruh dokumen internal yang berada di bawah kendali Sistem Manajemen Mutu UPT Hujan Buatan diberi stempel cap “TERKENDALI”, sedang untuk seluruh salinan dokumen internal tersebut yang secara resmi dan sah untuk digunakan atau diberlakukan diberi stempel cap “COPY TERKENDALI”. Semua dokumen (internal dan eksternal) yang tidak bertanda cap tersebut di atas merupakan dokumen tidak terkendali pada sistem manajemen mutu UPT Hujan Buatan. Dokumen yang berstatus rahasia diberi tanda dan/atau cap ”RAHASIA” pada tiap halaman yang distribusinya bersifat sangat terbatas sesuai dengan peruntukannya. Dokumen yang bersifat rahasia tidak dapat didistribusikan baik secara elektronik atau non elektronik kepada pihak lain tanpa sepengetahuan dan ijin dari Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Distribusi dokumen yang bersifat rahasia dikendalikan oleh Wakil Manajemen. Seluruh dokumen terkendali yang disimpan dalam bentuk softcopy bilamana dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca maka dokumen tersebut menjadi dokumen tidak terkendali. Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk pengendalian dokumen terkendali dalam bentuk soft copy sehingga dapat dipastikan ketertelusuran dokumen dan status kemutakhirannya.



RUANG LINGKUP



No. Bagian

:

2

Halaman

:

7 dari 9

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Pendaftaran dan Pendistribusian Dokumen Semua dokumen dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang telah disahkan merupakan dokumen asli yang didaftarkan dalam daftar induk dokumen oleh Wakil Manajemen. Salinan dokumen didistribusikan oleh pengendali dokumen sesuai dengan daftar distribusi dokumen dengan membuat rekaman berita acara serah terima dokumen. Semua dokumen yang memiliki catatan atau cap ”RAHASIA” dan/atau ”COPY TERKENDALI”, maka setiap pendistribusiannya harus dipastikan terjaga kerahasiaannya dengan hanya personil terkait yang boleh menerima, menggunakan dan menyimpan dokumen tersebut. Kepala Bagian Umum harus memastikan bahwa Dokumen yang menjadi hak pengguna yang akan disampaikan secara elektronik (fax atau surel) maupun menggunakan jasa pengiriman dapat diterima pengguna dengan baik dan benar. Sebelum pengiriman dilakukan bagian Umum melakukan konfirmasi ke pengguna untuk mencatat dan memastikan kebenaran nama dan alamat pengguna, jenis dan jumlah dokumen, waktu (tanggal/jam) pengiriman, serta kontak person pihak pengirim. Setelah semua jelas dan disepakati pengguna, maka Bagian Umum menyampaikan dokumen tersebut sesuai kesepakatan dengan menyertakan catatan atau surat tanda terima. Setelah dokumen disampaikan ke pengguna, maka Bagian Umum melakukan konfirmasi ke pengguna untuk memastikan bahwa dokumen diterima dalam kondisi baik dan sesuai, serta meminta pengguna untuk mengirim balik catatan atau surat tanda terima, sebagai bukti bahwa dokumen telah diterima.



RUANG LINGKUP

No. Bagian

:

2

Halaman

:

8 dari 9

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

 Perubahan Dokumen Setiap perubahan dokumen harus ditandai secara jelas, diberi tanggal dan dalam kejadian khusus diperiksa dan disahkan oleh Kepala Bidang/Bagian terkait serta disetujui oleh Wakil Manajemen sebelum digunakan secara resmi dalam pelaksanaan layanan TMC. Apabila dokumen yang ada telah diubah, kata-kata yang lama atau kata baru diidentifikasi dalam dokumen itu, pada halaman perubahan; atau tambahan untuk dokumen; atau dalam catatan yang dikirim ke pengguna. Apabila dibutuhkan perubahan dokumen secepatnya, Kepala Bidang/Bagian terkait diijinkan untuk melakukan perubahan dokumen dengan tulisan tangan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan informasi pada pengguna yang berkepentingan.  Penyimpanan Dokumen Penyimpanan setiap dokumen menjadi tanggung jawab masing-masing bidang yang terkait dokumen tersebut.  Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Setiap dokumen atau back up-nya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan yang memiliki identitas atau tanda khusus seperti catatan atau cap ”RAHASIA”, ”TERKENDALI” atau ”COPY TERKENDALI” maka dokumen tersebut bersifat Rahasia dan Terkendali, artinya mulai dari penyusunan, pengesahan, pendistribusian, pemanfaatan, pengarsipan, serta pemusnahannya harus di bawah kendali Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca serta ditangani oleh personil yang diberi kewenangan serta tanggung jawab terhadapnya. Dokumen atau back up-nya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan dijamin kerahasiaannya oleh personel sesuai dengan kewenangannya. Setiap dokumen mutu atau back up-nya dalam bentuk elektronik atau cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengakses dokumen tersebut.



RUANG LINGKUP

No. Bagian

:

2

Halaman

:

9 dari 9

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

 Penyimpanan Dokumen Dalam Bentuk Elektonik Dokumen atau back up-nya dalam bentuk elektronik diberi ”password” yang hanya diketahui oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan dokumen atau back up-nya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya. Setiap dokumen teknis atau back upnya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengakses dokumen tersebut. Dokumen teknis atau back up-nya dalam bentuk elektronik diberi ”password” yang hanya diketahui oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan dokumen teknis atau back up-nya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya. 

Jenis Dokumen dan Statusnya Dokumen dan klasifikasi kerahasiaannya yang digunakan pada Sistem Manajemen Mutu adalah sebagai berikut : Jenis Dokumen Dokumen Panduan Mutu Prosedur Instruksi Kerja Formulir Mutu Formulir Teknis Layanan TMC Formulir Administrasi Dokumen Eksternal

Status Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali

Tidak terkendali



DEFINISI

No. Bagian

:

3

Halaman

:

1 dari 2

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Dokumen adalah peraturan, Panduan Mutu, prosedur, instruksi kerja, catatan, rencana, memo, surat, spesifikasi, sertifikat kegiatan, referensi, standar, log book, dll yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Media Dokumen adalah media yang digunakan pada Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca untuk membuat dan menyimpan dokumen, baik berupa cetakan atau elektronik, dalam bentuk digital, analog, fotografik atau tertulis. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengendalian terhadap semua dokumen pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca sehingga dokumen yang digunakan pada pelaksanaan kegiatan adalah dokumen yang mutakhir. Jenis Dokumen adalah semua bentuk dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Jenis dokumen yang digunakan tersebut mencakup:

. Level Dokumen Level I

Jenis Dokumen

Topik Utama

Panduan Mutu

1. Pengesahan 2. Perubahan 3. Distribusi 4. Daftar Isi 5. Tujuan 6. Ruang Lingkup 7. Referensi 8. Definisi 9. Struktur Organisasi 10. Sistem Manajemen Mutu BB-TMC 11. Tanggungjawab Manajemen 12. Manajemen SDM 13. Realisasi Produk 14. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan 15. Lampiran



DEFINISI

No. Bagian

:

3

Halaman

:

2 dari 2

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Level Dokumen

Jenis Dokumen

Topik Utama

Level II

Prosedur

Level III

Instruksi Kerja

Level IV

Formulir

1. Pengesahan 2. Perubahan 3. Distribusi 4. Daftar Isi 5. Tujuan 6. Ruang Lingkup 7. Definisi 8. Referensi 9. Tangggungjawab 10. Uraian Proses dan Kinerja 11. Lampiran 1. Alat 2. Perlengkapan penunjang alat (jika ada) 3. Tujuan 4. Uraian 5. Referensi Bebas (sesuai keperluan)

Level V

Level V

Dokumen Pendukung Daftar Induk Dokumen Diskripsi kerja

Level V

Rencana Pelatihan

Level V

Bebas (sesuai keperluan) Daftar semua dokumen Sistem Manajemen Mutu Diskripsi kerja dari struktural BB-TMC mulai dari Kepala BB-TMC hingga staf sesuai dengan Tupoksi organisasi Perencanaan Pelatihan



REFERENSI

 

No. Bagian

:

4

Halaman

:

1 dari 1

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

ND: 2305000/PJM/WM/03.17: Panduan Mutu SNI ISO 9001:2008: Sistem Manajemen Mutu, klausul yang terkait dengan pengendalian dokumen



TANGGUNG JAWAB

No. Bagian

:

5

Halaman

:

1 dari 1

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

5.1 Tanggung Jawab Dalam Pengendalian Dokumen Jenis Dokumen Panduan Mutu

Penyiapan / pemeriksaan

Pengesahan

Tim Mutu/WM

Kepala BBTMC

6 Prosedur Wajib

Tim Mutu/WM

Kepala BBTMC

Instruksi Kerja

Tim Mutu/Kabid

Formulir Teknis

Distribusi

Waktu

Pengarsipan

WM, Kabid/Kabag, LS Kabid/Kabag

Pengendali Dokumen

5 tahun

Pengendali Dokumen

5 tahun

WM

Kabid/Kabag

Pengendali Dokumen

5 tahun

Tim Mutu/Kabid

WM

Kabid/Kabag

Pengendali Dokumen

3 tahun

Formulir Administratif

Tim Mutu/Kasubag TU

WM

Kabid/Kabag

Pengendali Dokumen

3 tahun

Spesifikasi Alat

Tim Mutu/Kabid

WM

Kabid/Kabag

Pengendali Dokumen

5 tahun

Manual/ instruksi Peralatan Dokumen Standard Nasional/ Internasional dan Aturan aturan Rencana Pelatihan Internal Surat

Tim Mutu/Kabid

WM

Kabid/Kabag

Pengendali Dokumen

3 tahun

eksternal

WM

Kabid/Kabag

Pengendali Dokumen

5 tahun

WM

WM

Kabid/Kabag

Pengendali Dokumen

1 tahun

Kabag Umum

Kepala BBTMC

Eksternal

Pengendali Dokumen

5 tahun

Memo

Kabag Umum

Kepala BBTMC

Internal

Pengendali Dokumen

5 tahun



URAIAN DAN KINERJA PROSES

No. Bagian

:

6

Halaman

:

1 dari 4

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

6.1 Uraian dan Kinerja Proses No 6.1.1

Uraian Kegiatan Penyusunan Dokumen :

Pelaksana Kegiatan Kabid / Kabag

Ukuran Kinerja 5 hari kerja

Wakil Manajemen, Kabid / Kabag

2 hari kerja

Penyusunan dokumen dilakukan sesuai dengan permintaan atas kebutuhan akan dokumen untuk pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca 6.1.2

6.1.3

6.1.4

Pemeriksaan dan Pengesahan Dokumen :

Pemeriksaan dan pengesahan dokumen yang digunakan pada Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca dilakukan oleh Wakil Manajemen, Kepala Bidang, atau Kepala Bagian sesuai dengan kewenangan masingmasing. Pendaftaran Dokumen : Pengendali Dokumen Semua dokumen yang relevan secara internal/eksternal dimasukkan ke dalam Daftar Induk dan Daftar Distribusi. Salinan dari daftar induk dicetak dan dikirim ke Kepala Bidang/Bagian terkait kurang lebih setahun sekali dan setelah ada perubahan besar dalam sistem dokumentasi. Pendistribusian Dokumen : Pengendali Dokumen

1 hari kerja

1 hari kerja

Dokumen level I dan level II didistribusikan di tingkat Kepala Bidang/Bagian. Dokumen level III dan seterusnya di distribusikan ke seluruh pengguna mulai dari Kepala Bidang/Bagian, Kepala Sub Bidang, Kepala Seksi, Ketua Kelompok sampai pegawai Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan sesuai dengan lingkup bidang masingmasing.




6.1.5

No. Bagian

:

6

Halaman

:

2 dari 4

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Penggunaan Dokumen : Dokumen yang telah disahkan dan didaftar dalam Daftar Induk Dokumen digunakan dalam pelaksanaan kegiatan pada seluruh Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca

6.1.6

6.1.7

6.1.8

Pelatihan Dokumen :

Kabid, Kabag

Wakil Manajemen, Dokumen yang baru atau yang telah dimodifikasi, Kepala jika dibutuhkan didistribusikan dengan memo Bidang/Bagian untuk dimengerti oleh pengguna. Apabila hal ini tidak cukup serta dianggap perlu maka Kepala Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil Manajemen merencanakan dan mengadakan tambahan pelatihan untuk pelaksanaan penggunaan dokumen. Kaji Ulang Dokumen: Wakil Manjemen, Kepala Semua dokumen dikaji ulang oleh Kepala Bidang/Bagian Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil Manajemen paling tidak setahun sekali (atau selama audit internal) untuk memeriksa kesesuaian dengan Standar Nasional SNI ISO 9001:2008 dan persyaratan internal yang lain. Penarikan Dokumen: Pengendali Dokumen Setiap dokumen yang tidak dipakai/kadaluwarsa, ditarik dari semua tempat penerbitan/ penggunaan, diarsipkan untuk waktu tertentu, harus ditandai secara jelas untuk menghindari penggunaan yang tidak diharapkan atau disalahgunakan. (sebagai contoh : ditulisi atau distempel “kadaluwarsa” dan ditandatangani).

Sesuai dengan waktu kegiatan

1 hari kerja

2 hari kerja

1 hari kerja




6.1.9

No. Bagian

:

6

Halaman

:

3 dari 4

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Pemusnahan Dokumen: Wakil Manajemen bertanggungjawab melakukan suaka dokumen untuk dokumen-dokumen sebelum dimusnahkan. Suaka dokumen dilakukan dalam bentuk elektronik (digitalisasi dokumen).

Wakil Manajemen, Pengendali Dokumen

Sesuai dengan rencana

Wakil Manajemen menugaskan Pengendali Dokumen untuk menarik dokumen terkendali dari peredaran dan/atau tempat pengarsipan bilamana sebuah dokumen terkendali dan atau back up-nya telah kadaluwarsa, jatuh tempo pengarsipan, atau yang telah mengalami perubahan atau revisi sebanyak 20 (duapuluh) kali. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan, dicatat, dan didaftar oleh Pengendali Dokumen serta dibuatkan memo atau berita acara pemusnahan dokumen. Pelaksanaan pemusnahan dokumen dilakukan atas sepengetahuan dan persetujuan Wakil Manajemen. Pemusnahan dokumen oleh Pengendali Dokumen dilakukan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia.

6.1.10

Sebelum pemusnahan dilakukan, Pengendali Dokumen menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik atau cetakan satu folder atau eksemplar, untuk dicatat sebagai suaka dokumen yang disimpan dan dipelihara sesuai dengan peraturan yang berlaku. Penyimpanan Dokumen Dalam Bentuk Elektronik : Wakil Manajemen, Semua dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengendali Manajemen Mutu yang masuk dalam Daftar Induk Dokumen, Dokumen disimpan dalam bentuk elektronik file oleh Wakil Manajemen

1 hari kerja




No. Bagian

:

6

Halaman

:

4 dari 4

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

6.2 Diagram Proses Pengendalian Dokumen



LAMPIRAN

ND  : 2305000/FRM/SMM.21.01/04/03.17 ND  : 2305000/FRM/SMM.21.02/04/03.17 ND  : 2305000/FRM/SMM.21.03/04/03.17 ND  : 2305000/FRM/SMM.24.01/04/03.17 ND  : 2305000/FRM/SMM.21.04/04/03.17 

No. Bagian

:

7

Halaman

:

1 dari 1

Revisi/Tanggal

:

00/08 Maret 2016

Edisi/Tanggal

:

3/08 Maret 2016

Tanggal Terbit

:

8 Maret 2016

Formulir Daftar Induk Dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal Formulir Berita Acara Serah Terima Dokumen Formulir Usulan Perubahan Dokumen Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen


PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Recommend Documents