PROSEDUR KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN

Dokumen #:

PROSEDUR KERJA

Rev #:

SOP UMG I1.1

Judul:

PENGENDALIAN DOKUMEN 1.0

03 Halaman: 1 dari 5 Tanggal: 02-02-2017

Tujuan Prosedur ini menjelaskan proses pengendalian dokumen untuk memastikan dokumen yang digunakan dikendalikan dengan baik dan benar.

2.0

Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk request mendistribusikan dokumen ke unit.

3.0

dokumen/

revisi

dokumen

sampai

Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 7.5 : Informasi terdokumentasi 2. 7.5.3 : Pengendalian informasi terdokumentasi

Jabatan

Dibuat oleh:

Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Staf. BPM

Co. Dokumen

QMR

20-12-2016

26-12-2016

02-02-2017

Tanda Tangan

Tanggal

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP UMG I1.1

Judul:

PENGENDALIAN DOKUMEN

DC Identifikasi kebutuhan pembuatan/perubahan dokumen

All Process Request for Document

RFD UNIT & PIMPINAN LANGSUNG

Catatan 1 :

Review dan verifikasiRFD oleh yang berwenang RFD DC Kembalikan RFD ke Process Owner / Requestor

No

Approved ?

RFD Yes

DC Buat/revisi dokumen sesuai dengan RFD dan beri identifikasi revisi baru dan catat history record-nya pada dokumen

RFD, Dokumen baru/revisi

Process Owner Periksa dokumen yang baru/revisi ke process owner RFD, Documen baru/revisi

Process Owner Ajukan kembali dokumen ke DC untuk diperbaiki

No

Approved ?

Documen baru/revisi Yes

Process Owner Beri approval pada dokumen yang baru/revisi Dokumen baru/revisi

DC Ajukan dokumen baru/ revisi kepada pihak yang berwenang untuk approval (lihat catatan 2) Dokumen baru/revisi

01


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I1.1

Judul:


01 Pihak terkait Kembalikan dokumen ke DC untuk diperbaiki

No

Approved ?

Dokumen baru/revisi Yes

DC Update master list of document Master list of document

DC Beri stempel 'master document' pada dokumen yang baru/revisi Dokumen baru/revisi

DC Distribusikan dokumen yang telah distempel ke pihak terkait dan lakukan penarikan 'controlled dokumen' yang kadaluarsa Distribution / Withdrawal of Doc.

DC Lakukan disposisi terhadap controlled document yang kadaluarsa Dokumen Kadaluarsa

Rev #:


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I1.1

Judul:


Rev #:


Catatan : 1 Dokumen dokumen dalam sistem managemen mutu mencakup : - Dokumen level 1 berupa manual mutu - Dokumen level 2 berupa prosedur atau SOP - Dokumen level 3 berupa dokumen pendukung (Instruksi kerja, Spesifikasi, Drawing , Form.)

5.0

Definisi dan Daftar Singkatan 1. DC 2. QMR 3. RFD

6.0

: Document Controller : Quality Management Representative : Request for Document

Dokumen Pendukung No

Nomor Dokumen

1. 2. 3. 7.0

Daftar Kode Form dan Kartu 1. Form Master List Dokumen F/SOP-UMG-I1.1-01-01/ 02-02-2017 2. Form Daftar Dokumen F/SOP-UMG-I1.1-02-01/ 02-02-2017 3. Form Permintaan Perubahan Dokumen F/SOP-UMG-I1.1-03-01/ 02-02-2017 4. Form Pendistribusian Dokumen F/ SOP-UMG-I1.1-04-01/ 02-02-2017

Judul Dokumen

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Judul:


Rev #:

SOP UMG I1.1


Catatan Perubahan No

Perubahan

Tanggal Efektif

1.

ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008

02-01-2015

1.

ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015

02-02-2017

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I1.2

Judul:

PENGENDALIAN REKAMAN MUTU 1.0

Rev #:


Tujuan Prosedur ini menjelaskan proses pengendalian record untuk memastikan record dapat digunakan sebagai bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan efektifitas pengoperasian sistem managemen mutu.

2.0

Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk semua proses yang menjalankan sistem managemen mutu.

3.0

Standar yang Berlaku Persyaratan 1. 9.3.1 2. 9.3.2 3. 9.3.3

Jabatan

Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : : Umum : Masukan tinjauan manajemen : Keluaran tinjauan manajemen

Dibuat oleh:

Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Staf BPM

Co. Dokumen

QMR

20-12-2016

26-12-2016

02-02-2017

Tanda Tangan

Tanggal

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I1.2

Judul:

PENGENDALIAN REKAMAN MUTU

Process Owner Tentukan jenis record yang dimiliki dalam setiap proses atau prosedur Master list of record Process Owner Serahkan copy master list of record kepada QMR / Document Controller Master list of record Process Administrator Identifikasi setiap record yang dihasilkan Record Process Administrator Simpan record pada map/binder yang sesuai dan simpan pada lokasinya berdasarkan dengan master list (lih. cat. 1)

Record / Master list of record

Process Administrator Lakukan pemeliharaan terhadap record dan pantau retention time untuk setiap record Record / Master list of record No

Apakah record ada yang kadaluarsa ?

Yes

Process Administrator Lakukan disposisi record yang kadaluarsa sesuai dengan master list of record Record / Master list of record

Rev #:


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP UMG I1.2

Judul:

PENGENDALIAN REKAMAN MUTU 4.0


Catatan : 1. Kelayakan lokasi penyimpanan record harus diperhatikan agar record tetap terjaga selama proses penyimpanan dan identitas lokasi penyimpanan harus jelas sehingga record mudah diakses oleh setiap karyawan yang berkepentingan.

5.0

Definisi dan Daftar Singkatan

6.0

Dokumen Pendukung No 1.

Nomor

Judul Dokumen

Dokumen -

Master List Dokument

2. 3. 7.0

Daftar Kode Form dan Kartu ---

8.0


Perubahan

Tanggal Efektif

1.

Revisi ISO 9001 : 2000 menjadi ISO 9001 : 2008

02-01-2015

1.


02-02-2017

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP-UMG-I2.1

Judul:

INTERNAL AUDIT 1.0

Rev #:


Tujuan Prosedur ini menjelaskan proses internal audit untuk memastikan aktivitas aktivitas yang berkaitan dengan sistem managemen mutu dijalankan secara efektif dan konsisten serta memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.

2.0


3.0

Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 9.2 : Internal Audit

Jabatan

Dibuat oleh:

Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Co. Dokumen

Co. Audit

QMR

20-12-2016

26-12-2016

02-02-2017

Tanda Tangan

Tanggal

Dokumen #:

PROSEDUR KERJA

SOP-UMG-I2.1

Judul:

INTERNAL AUDIT

QMR Tentukan program internal audit tahunan (lihat catatan 1) Internal Audit Program Document Controller Distribusikan program internal audit ke seluruh process owner Internal Audit Program QMR / Document Controller

Monitor Internal Audit Program dan tentukan jadwal untuk dilakukannya internal audit Internal Audit Program QMR Tentukan auditor & process yang akan diaudit List of Internal Auditor QMR

No

Konfirmasikan kepada auditor dan proses owner yang akan diaudit Pemberitahuan

Setuju ?

Yes

Lead Auditor / Auditor Lakukan persiapan audit Lihat catatan 2

01

Rev #:


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP-UMG-I2.1

Judul:

INTERNAL AUDIT


Lead Auditor Lakukan rapat pembukaan 01

Audit Plan Auditor Lakukan proses audit & catat temuan-temuan selama audit Temuan audit Auditor Konfirmasikan temuan audit kepada auditee Temuan audit Lead Auditor / Auditor Buat Laporan Hasil Audit CPAR / Internal Audit Obs. Lead Auditor / Auditor Lakukan rapat penutup CPAR / Internal Audit Obs. Auditee Approval hasil temuan audit CPAR / Internal Audit Obs.

SOP-UMG-I2.2

QMR

Tinjauan Manajemen

Rangkum hasil internal audit untuk management review

Hasil Internal Audit

Hasil Internal Audit SOP-UMG-I2.5 Program Peningkatan Terus menerus Hasil Internal Audit

Auditee Lakukan tindakan perbaikan/pencegahan jika ditemukan ketidaksesuaian CPAR SOP-UMG-I2.3 Tindakan Perbaikan dan Pencegahan CPAR

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP-UMG-I2.1

Judul:

INTERNAL AUDIT 4.0


Catatan 1. Process dan frekuensi yang akan diaudit disesuaikan dengan kebutuhan dan tergantung dari kinerja process atau hasil audit sebelumnya. 2. Persiapan audit yang harus dilakukan meliputi : - audit plan (oleh Lead Auditor) - mempelajari prosedur yang akan diaudit - membuat check list - menyiapkan audit tool kit

5.0

Definisi dan Daftar Singkatan 1. CPAR 2. Obs

6.0

: Corrective / Preventive Action Request : Observasi


Nomor

Judul Dokumen

Dokumen

1.

SOP-UMG-I2.2

Tinjauan Manajemen

2.

SOP-UMG-I2.3

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

3.

SOP-UMG-I2.5

Program Peningkatan terus menerus

4. 5. 6. 7.0

Daftar Kode Form dan Dokument ---

8.0


Perubahan

Tanggal Efektif

1.


02-01-2015

2.


02-02-2017

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I2.2

Judul:

TINJAUAN MANAJEMEN 1.0

Rev #:


Tujuan Prosedur ini menjelaskan proses management review untuk memastikan kegiatan management review dilaksanakan secara efektif untuk melihat pencapaian dari sistem managemen mutu serta kemungkinan dilakukannya tindakan perbaikan berkesinambungan.

2.0


3.0

Standar yang Berlaku Persyaratan 1. 9.3.1 2. 9.3.2 3. 9.3.3

Jabatan

Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : : Umum : Masukan tinjauan manajemen : Keluaran tinjauan manajemen

Dibuat oleh:

Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Staf BPM

Co. Audit

QMR

20-12-2016

26-12-2016

02-02-2017

Tanda Tangan

Tanggal

Dokumen #:

PROSEDUR KERJA

SOP UMG I2.2

Judul:

TINJAUAN MANAJEMEN QMR Tentukan program untuk Management Review tahunan Program MR QMR Monitor Management Review Program dan tentukan jadwal untuk Management Review Jadwal MR

QMR

No

Konfirmasikan jadwal MR ke rektor Jadwal MR

OK ?

Yes

Rektor / QMR Siapkan agenda untuk MR dan distribusikan ke pihak-pihak terkait (lih. catatan 1) Agenda MR Process Owner Siapkan materi-materi untuk Management Review Materi MR Process Owner Serahkan materi MR ke QMR Materi MR

01

Rev #:


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP UMG I2.2

Judul:

TINJAUAN MANAJEMEN


Rektor & Notulis

Lakukan MR sesuai agenda dan catat hasil dari MR

01

Agenda MR Rektor/QMR Identifikasi kebutuhan untuk CA/PA atau perubahan QMS jika diperlukan CPAR


Originator

SOP-UMG-I2.5

Identifikasi kebutuhan untuk improvement (QMS, produk dan sumber daya)

Program Peningkatan Terus Menerus

CI P

CIP

SOP-UMG-I2.3

CPAR

Notulen Buat notulensi Management Review Minute of Meeting MR Rektor Approval minute of meeting MR oleh Rektor Minute of Meeting MR Notulen Perbaiki minute of meeting MR dan ajukan kembali ke Rektor Minute of Meeting MR

DC

Minute of Meeting MR

3 th D

No

Approved ?

Yes

Notulen Perbanyak minute of meeting MR dan distribusikan ke proses owner yang terkait Minute of Meeting MR

Rektor / QMR Monitor pelaksanaan verifikasi CA/PA serta tindakan improvement CPAR / CIP

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I2.2

Judul:


Rev #:


Catatan Catatan 1 : Agenda atau masalah-masalah yang akan dibahas di dalam management review berkaitan dengan efektifitas pencapaian QMS mencakup hal-hal berikut : - Status dan hasil pencapaian dari quality objective - Hasil audit - Tanggapan pelanggan - Kinerja proses - Kesesuaian produk - Status dari tindakan perbaikan dan pencegahan - Tindak lanjut dari hasil management review sebelumnya - Perubahan-perubahan yang berpengaruh pada QMS - Rekomendasi-rekomendasi untuk perbaikan Catatan 2 : Hasil dari management review dapat mencakup hal-hal berikut : - Identifikasi kebutuhan untuk peningkatan efektifitas sistem managemen mutu dalam rangka perbaikan berkesinambungan - Identifikasi kebutuhan untuk tindakan perbaikan dan pencegahan - Identifikasi kebutuhan akan sumber daya untuk efektifitas sistem managemen mutu selanjutnya

5.0

Definisi dan Daftar Singkatan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

6.0

MR QMR QMS DC CA/PA CPAR CIP

: : : : : : :

Management Review Quality Management Representative Quality Management System Document Controller Corrective / Preventive Action Corrective / Preventive Action Request Continual Invropment Program


Nomor Dokumen

Judul Dokumen

1.

SOP-UMG-I2.3


2.

SOP-UMG-I2.5


3. 4.

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Judul:


Rev #:

SOP UMG I2.2



8.0


Perubahan

Tanggal Efektif

1.


02-01-2015

2.


02-02-2017

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I2.3

Judul:

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN 1.0

Rev #:


Tujuan Prosedur ini menjelaskan proses perbaikan dan pencegahan untuk memastikan ketidaksesuaian tidak terulang kembali dan masalah potensial tidak terjadi untuk meningkatkan efektifitas sistem managemen mutu.

2.0


3.0

Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 7.5 : Informasi terdokumentasi 2. 7.5.3 : Pengendalian informasi terdokumentasi

Jabatan

Dibuat oleh:

Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Co. Dokumen

Co. Audit

QMR

20-12-2016

26-12-2016

02-01-2017

Tanda Tangan

Tanggal

Dokumen #:

PROSEDUR KERJA

Rev #:

SOP UMG I2.3

Judul:

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN A. TINDAKAN PERBAIKAN Originator Identifikasi ketidaksesuaian yang terjadi dan tulis dalam CPAR CPAR

All Process (lihat catatan 1)

Originator Ajukan nomor register CPAR kepada Document Controller / QMR CPAR / CPA Register Proses terkait Verifikasi kebenaran dari CPAR yang diterima CPAR Proses terkait Konfirmasikan ulang kepada originator mengenai CPAR yang diterima CPAR

No

OK ?

Yes

Proses terkait Tentukan batas waktu yang diperlukan untuk melakukan tindakan perbaikan CPAR Proses terkait Lakukan tindakan koreksi/ disposisi jika dimungkinkan CPAR Proses terkait (lih. cat 2)

Tentukan akar masalah yang menjadi penyebab ketidaksesuaian yang terjadi CPAR 01

03


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP UMG I2.3

Judul:

TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN


Proses terkait (lih. catatan 2)

Tentukan tindakan perbaikan yang akan dilakukan dan tuliskan dalam CPAR CPAR

01

Proses terkait Lakukan tindakan perbaikan CPAR Originator Monitor pelaksanaan dari tindakan perbaikan CPAR Originator 03

Masalah di-opened dan buatkan CPAR yang baru CPAR baru

QMR 02

Konfirmasi hasil tindakan perbaikan oleh QMR CPAR

No

Efektif ?

Yes

Originator Masalah di-closed

Proses terkait

CPAR QMR Konfirmasi hasil tindakan perbaikan oleh QMR

DC

2

CPAR yang dikonfirmasi oleh QMR

CPAR QMR / Originator Rangkum hasil tindakan perbaikan untuk management review Hasil tindakan perbaikan

Copy CPAR 3 th N

02

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP UMG I2.3

Judul:



B. TINDAKAN PENCEGAHAN Originator / Proses terkait All Process (lihat catatan 3)

Kumpulkan data-data atau informasi untuk tindakan pencegahan Data-data / informasi

Originator / Proses terkait Lakukan analisa yang sesuai terhadap datadata/informasi yang diperoleh Data-data / informasi Originator / Proses terkait Pantau dan lakukan analisa untuk data-data atau informasi selanjutnya Data-data / informasi

No

Apakah merupakan masalah potensial ?

Yes

Originator / Proses terkait Identifikasi masalah potensial dan buatkan CPAR CPAR Originator / Proses terkait Ajukan nomor CPAR kepada Document Controller / QMR CPAR / CPA Register Proses terkait Tentukan batas waktu yang diperlukan untuk melakukan tindakan perbaikan CPAR

06

Proses terkait

Proses terkait (lih. catatan 2)

Lakukan tindakan koreksi/ disposisi jika dimungkinkan

Tentukan akar masalah yang dapat menimbulkan masalah potensial

CPAR

CPAR

04

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP UMG I2.3

Judul:



Proses terkait (lih. cat. 2)

Tentukan tindakan pencegahan yang akan dilakukan dan tuliskan dalam CPAR CPAR

04

Proses terkait Lakukan tindakan pencegahan CPAR Originator Monitor pelaksanaan dari tindakan pencegahan CPAR Originator 06

Masalah di-opened dan buatkan CPAR yang baru CPAR baru

No

Efektif ?

Yes

Originator QMR 05

Konfirmasi hasil tindakan pencegahan oleh QMR

Masalah di-closed

Proses terkait

CPAR CPAR QMR Konfirmasi hasil tindakan pencegahan oleh QMR

DC 2

CPAR yang dikonfirmasi oleh QMR

CPAR QMR / Originator Rangkum hasil tindakan pencegahan untuk managemen review Hasil tindakan pencegahan

05

Copy CPAR 3 th N

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I2.3

Judul:


Rev #:


Catatan 1. Tindakan perbaikan berlaku untuk semua proses dalam suatu organisasi terutama untuk hal-hal berikut : - Customer complaint - Laporan ketidaksesuaian - Internal Audit - External Audit - Hasil Management Review - Hasil dari analisa data - Hasil dari pengukuran kepuasan pelanggan - Record sistem managemen mutu yang relevan - Pengukuran proses - Hasil dari self-assessment 2. Untuk menentukan akar masalah dari suatu ketidaksesuaian atau masalah potensial harus dilakukan oleh orang-orang yang mempunyai kompetensi untuk menganalisa suatu masalah sehingga diperoleh suatu tindakan perbaikan atau pencegahan yang efektif dan efisien. 3. Tindakan pencegahan berlaku untuk semua proses dalam suatu organisasi terutama yang berkaitan dengan data-data berikut : - Hasil Management Review - Hasil dari analisa data - Pengukuran kepuasan - Pengukuran proses - Record sistem managemen mutu yang relevan - Pengalaman masa lalu - Hasil dari self-assessment - Proses-proses yang out-of control - Karakteristik atau trend suatu produk atau proses

5.0

Definisi dan Daftar Singkatan 1. CPAR 2. QMR 3. DC

: Corrective / Preventive Action Request : Quality Management Representative : Document Controller

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP UMG I2.3

Judul:




Nomor

Judul Dokumen

Dokumen

1. 2. 3. 4. 7.0


8.0


Perubahan

Tanggal Efektif

1.

Revisi ISO 9001 : 2000 menjasi ISO 9001 : 2008

02-01-2015

1.

Revisi ISO 9001 : 2008 menjasi ISO 9001 : 2015

02-02-2017

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP-UMG-I2.4

Judul:

PENGUKURAN KINERJA PROSES 1.0

Rev #:


Tujuan Prosedur ini menjelaskan pengukuran kinerja proses untuk memastikan setiap proses dapat mencapai indikator kinerja yang telah ditetapkan dan identifikasi tindakan perbaikan yang diperlukan untuk peningkatan efektifitas kinerja proses.

2.0


3.0

Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2008 – Klausul ISO : 1. 8.2.3 : Pemantauan dan Pengukuran Produk 2. 8.4 : Analisa Data

Jabatan

Dibuat oleh:

Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Co. Dokumen

Co. Audit

QMR

20-12-2016

26-12-2016

02-02-2017

Tanda Tangan

Tanggal

Dokumen #:

PROSEDUR KERJA

SOP-UMG-I2.4

Judul:

PENGUKURAN KINERJA PROSES

QMR / PO Kumpulkan data-data yang sesuai untuk melakukan pengukuran proses Data-data

All Process Data-data Indikator Kinerja

QMR / PO Lakukan review/analisa terhadap data data yang dimiliki

Cat : 1 Cat : 2

Data-data QMR / PO Lakukan corrective / preventive action

No

Apakah sudah sesuai dengan target ?

CPAR Yes

SOP-UMG-I2.3 TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHA CPAR

QMR / PO Lakukan continual improvement program CIP SOP-UMG-I2.5 PROGRAM PENINGKATAN TERUS MENERUS CIP

Rev #:


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP-UMG-I2.4

Judul:

PENGUKURAN KINERJA PROSES 4.0


Catatan 1.

Untuk dapat melakukan pengukuran kinerja proses yang efektif maka setiap proses harus menuliskan data-data yang sesuai dari aktifitas yang dilakukan sehari-hari yang berkaitan dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan. Proses review atau analisa ini dilakukan untuk melihat kesesuaian kinerja proses dengan indikator kinerja yang telah ditetapkan di dalam setiap proses atau prosedur.

2.

Review dilakukan sesuai dengan ketentuan berikut : Periode review untuk seluruh proses dilakukan minimal setiap 6 bulan sekali melalui process performance measurement meeting yang dipimpin oleh QMR dan diikuti oleh pemilik proses yang bersangkutan. 5.0

Definisi dan Daftar Singkatan 1. 2. 3. 4. 5.

6.0

CIP CPAR RFD QMR PO

Continual Improvement Program Corrective / Preventive Action Request Request for Document Quality Management Representative Process Owner


7.0

: : : : :

Nomor

Judul Dokumen

Dokumen

1.

SOP-UMG-I2.3


2.

SOP-UMG-I2.5



8.0


Perubahan

Tanggal Efektif

1.


02-01-2015

2.


02-02-2017

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP UMG I2.5

Judul:

PROGRAM PENINGKATAN TERUS MENERUS 1.0


Tujuan Prosedur ini menjelaskan proses perbaikan berkesinambungan untuk memastikan peningkatan efektifitas sistem managemen mutu yang dijalankan secara berkesinambungan.

2.0


3.0

Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 10.3 : Perbaikan berlanjut

Jabatan

Dibuat oleh:

Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Co. Dokumen

Co. Audit

QMR

20-12-2016

26-12-2016

02-02-2017

Tanda Tangan

Tanggal

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I2.5

Judul:

PROGRAM PENINGKATAN TERUS MENERUS Rektor / QMR / P O

Kumpulkan data-data yang sesuai untuk melakukan continual improvement program Lihat catatan 1

02

Rektor / QMR / P O Ajukan nomor register continual improvement program kepada Document Controller / QMR

CIP / CIP Register Rektor / QMR / P O

Analisa existing proses berdasarkan data-data yang dimiliki Data-data / CIP Rektor / QMR / P O

Tentukan tujuan dan target yang akan dicapai melalui program improvement CIP Rektor / QMR / P O

Tentukan program improvement yang akan dijalankan CIP Rektor / QMR / P O

Tentukan waktu, CIP dan rencana lainnya yang sesuai CIP Proses terkait Lakukan program improvement sesuai dengan perencanaan dalam skala yang sesuai CIP

01

Rev #:


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I2.5

Judul:

PROGRAM PENINGKATAN TERUS MENERUS

Rev #:


Rektor / QMR / P O

01

Lakukan verifikasi dan validasi terhadap program improvement yang dijalankan CIP

02

Rektor / QMR / P O

Apakah program dpt dilakukan scr efektif ?

No

Lakukan analisa ulang dan lakukan tindakan corrective/preventive action jika diperlukan CPAR

SOP-UMG-I2.3 TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN CPAR

Yes

SOP-UMG-I2.1

QMR / P O

Rektor / QMR / P O


Lakukan perubahan terhadap dokumen sistem mutu jika diperlukan

Konfirmasikan hasil verifikasi dan validasi kepada QMR

RFD

RFD

CPAR

Proses terkait Lakukan program improvement secara menyeluruh dan konsisten

2

CIP yang dikonfirmasi oleh QMR

CIP

Doc. Controller Copy CIP 3 th N

Proses terkait Lakukan monitoring dan evaluasi pencapaian dari program improvement sesuai dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan

Proses Terkait

CIP

4.0

Catatan 1. Data-data yang dapat dijadikan masukan untuk melakukan continual improvement program meliputi : - Penerapan dan pencapaian dari Quality Policy dan Quality Objective - Hasil audit - Hasil dari analisa data - Hasil dari corrective and preventive action - Hasil dari management review - Hasil dari pengukuran kinerja proses - Hasil pengukuran kepuasan pelanggan - Hasil dari continual improvement sebelumnya

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP UMG I2.5

Judul:

PROGRAM PENINGKATAN TERUS MENERUS 5.0

Definisi dan Daftar Singkatan 1. 2. 3. 4. 5.

6.0


CIP CPAR RFD QMR PO

: : : : :

Continual Improvement Program Corrective / Preventive Action Request Request for Document Quality Management Representative Process Owner


Nomor

Judul Dokumen

Dokumen

1.

SOP-UMG-I2.1

Pengendalian Dokumen

2.

SOP-UMG-I2.3


3. 4. 5. 7.0

Daftar Kode Form dan Kartu

8.0


Perubahan

Tanggal Efektif

1.


02-01-2015

2.


02-02-2017

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I2.6

Judul:

PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN 1.0

Rev #:


Tujuan Prosedur ini menjelaskan proses pengukuran kepuasan pelanggan untuk memastikan pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan secara benar dan dapat dilakukan tindakan yang sesuai berdasarkan hasil yang telah diperoleh untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan.

2.0

Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai dari menentukan apa saja yang akan diukur, membuat program pengukuran, mengidentifikasi persyaratan pelanggan kemudian penyebaran kuestioner sampai menganalisa hasil kuestioner tersebut.

3.0

Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.1 : Komunikasi Pelanggan

Jabatan

Dibuat oleh:

Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Co. Dokumen

Co. Customer Satisfaction

QMR

20-12-2016

26-12-2016

02-02-2017

Tanda Tangan

Tanggal

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I2.6

Judul:

PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN QMR Tentukan scope bisnis/produk -

QMR Buat program CSM Brainstorming

QMR, TIM

QMR, TIM

Buat kuesioner untuk Customer requirements

Follow up kuesioner cust. req.

Program

KCR

QMR, TIM lakukan survey untuk customer requirements KCR

QMR, TIM Pengumpulan kuesioner customer requirements KCR

QMR, TIM Buat kuesioner untuk cust. satisf. KCR

01

Customer KCR

Rev #:


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I2.6

Judul:

PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN

QMR , TIM Follow up kuesioner Cust. Satisf

01

KCS

QMR , TIM Customer

lakukan survey untuk Cust. Satisf.

KCS

KCS QMR , TIM Pengumpulan kuesioner cust. satisf. KCS

QMR , TIM Input data dari kuesioner cust. satisf. KCS

QMR , TIM lakukan validitas test KCS QMR , TIM Konfirmasi ke customer / reject faktor

No

OK?

Informasi Yes 02

Rev #:


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP UMG I2.6

Judul:

PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN

02

QMR / TIM Lakukan reliabilitas test KCS QMR / TIM OK?

No

Konfirmasi ke customer / reject faktor Hasil test reliabilitas

Yes QMR / TIM Ukur kepuasan pelanggan KCS

QMR / TIM Analisa hasil pengukuran Hasil pengukuran

QMR / TIM Masukkan ke agenda Management Review Meeting Hasil pengukuran

Rev #:


PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP UMG I2.6

Judul:

PENGUKURAN KEPUASAN PELANGGAN 4.0

Catatan

5.0

Definisi dan Daftar Singkatan 1. KCR 2. KCS 3. CSM

6.0


: Kuesioner Customer Requirement : Kuesioner Customer Satisfaction : Customer Satisfaction Manajement


Nomor

Judul Dokumen

Dokumen

1. 2. 3. 7.0

Daftar Kode Form dan Kartu 1. Form KCR F/ SOP-UMG-I2.6-01-01/ 02-01-2015. 2. Form KCS F/ SOP-UMG-I2.6-02-01/ 02-01-2015. 3. Form Hasil Validasi Kepuasan Pelanggan F/ SOP-UMG-I2.6-03-01/ 02-01-2015.

8.0


Perubahan

Tanggal Efektif

1


02-01-2015

2


02-02-2017

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP-UMG-I2.7

Judul:

PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN 1.0

Rev #:


Tujuan Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan bahwa proses penanganan keluhan pelanggan yang diterima dapat diatasi.

2.0

Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku mulai proses penerimaan keluhan dari pelanggan hingga pemberitahuan penyelesaian keluhan kepada pelanggan.

3.0

Standar yang Berlaku Persyaratan Standar ISO 9001: 2015 – Klausul ISO : 1. 8.2.1 : Komunikasi Pelanggan

Jabatan

Dibuat oleh:

Diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Co. Dokumen

Co. Customer Satisfaction

QMR

20-12-2016

26-12-2016

02-02-2017

Tanda Tangan

Tanggal

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

SOP-UMG-I2.7

Judul:

PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN

Rev #:


KAPRODI/ DEKAN/ PR

PELANGGAN

MENERIMA KELUHAN

KELUHAN / FORM

KAPRODI, DEKAN/PR IDENTIFIKASI KELUHAN YG MASUK KELUHAN/FORM

KAPRODI/DEKAN/PR KLARIFIKASI KELUHAN

MAHASISWA

PIHAK TERKAIT

KELUHAN/FORM Y

T

VALID ?

Y SOP UMG I2.3

SOP UMG G4.2 SELEKSI DAN EVALUASI DOSEN LB

KAPRODI/DEKAN/PRI HASIL EVALUASI


MENINDAKLANJUTI KELUHAN

HASIL TINDAKAN

KELUHAN/FORM

SOP UMG G3.4

KAPRODI/DEKAN PR

PENILAIAN KINERJA SDM

MELAKUKAN KONFIRMASI DENGAN PELANGGAN

PENILAIAN KINERJA

FORM PELANGGAN

Cat. Follow up dari keluhan dapat dilakukan dngan mengadakan pertemuan

PROSEDUR KERJA

Dokumen #:

Rev #:

SOP-UMG-I2.7

Judul:

PENANGANAN KELUHAN PELANGGAN 4.0


Catatan 1. Follow up dari keluhan dapat dilakukan dengan mengadakan pertemuan

5.0

Definisi dan Daftar Singkatan 1. ---

6.0


Nomor

Judul Dokumen

Dokumen

1.

SOP-UMG-I2.3


2.

SOP-UMG-G4.2

Seleksi dan Evaluasi Dosen Luar Biasa

3.

SOP-UMG-G3.4

Penilaian Kinerja SDM

4. 5. 7.0

Daftar Kode Form dan Kartu 1. Form Keluhan Pelanggan F/SOP-UMG-I2.7-01-01/02-01-2015/[1/1]

8.0


Perubahan

Tanggal Efektif

1.


02-01-2015

2.


02-02-2017

PROSEDUR KERJA PENGENDALIAN DOKUMEN

Recommend Documents