KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN ARSIP No. Dokumen PM-BPM-02
No. Revisi 01
Hal 1 dari 5
TanggalTerbit 01 Maret 2012
1. TUJUAN a.
Mengatur sistem pengendalian arsip seperti penomoran, penyimpanan, pendistribusian dan pemusnahannya, agar arsip dapat dikendalikan dan dipelihara.
b.
Memudahkan penelusuran kembali semua jenis catatan mutu / arsip dan mengendalikannya selama periode waktu yang ditentukan.
2. RUANG LINGKUP a.
Prosedur ini mengatur sistem pencatatan, pengendalian, penyerahan, pemindahan, pemeliharaan dan pemusnahan arsip di Universitas Negeri Semarang.
b.
Prosedur ini diterapkan untuk semua jenis catatan / arsip (arsip berupa kertas
dan
atau
elektronik)
yang
mempengaruhi
mutu
dan
dipersyaratkan oleh sistem manajemen mutu yang tercantum dalam Daftar Arsip di Universitas Negeri Semarang. 3. REFERENSI a.
ISO 9001:2008
b.
Manual Mutu
4. DEFINISI a. Unnes adalah Universitas Negeri Semarang b. Arsip: segala dokumen yang menyatakan, hasil yang dicapai atau bukti bahwa aktifitas telah dilakukan di lingkup Unnes. c. Arsip dinamis: arsip yang secara langsung masih dipergunakan dalam penyelenggaraan perkuliahan yang berjalan. d. Arsip aktif: arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan perkuliahan pada tahun ajaran yang sudah berakhir. e. Arsip inaktif: arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan perkuliahan.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN ARSIP No. Dokumen PM-BPM-02
f.
No. Revisi 01
Hal 2 dari 5
TanggalTerbit 01 Maret 2012
Arsip statis: arsip yang tidak lagi dipergunakan dalam penyelenggaraan perkuliahan.
g. Kartu kendali: lembar isian untuk pencatatan, penyampaian dan penemuan kembali arsip. h. Indexing: sistem filling untuk memudahkan pencarian kembali segala catatan mutu yang dimaksud. 5. KETENTUAN UMUM a.
Pengendalian arsip (hard copy) di lingkungan Unnes dilakukan dengan menggunakan media indexing.
b.
Lamanya masa simpan suatu catatan mutu / arsip ditentukan oleh lama waktu yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan terhadap catatan mutu tersebut.
c.
Pemusnahan catatan mutu/arsip setelah berakhir masa simpannya, dilakukan
dengan
cara-cara
yang
sesuai
dengan
tingkat
kepentingannya. d.
Penanggung jawab catatan mutu/arsip harus menjamin bahwa selama penyimpanan, catatan mutu/arsip terhindar dari kerusakan dan kehilangan.
e.
Di dalam form Daftar Arsip (FM-01-BPM-02) tercantum: 1) No. Dokumen 2) Nama catatan mutu/arsip 3) Tempat penyimpanan 4) Indexing
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN ARSIP No. Dokumen PM-BPM-02
No. Revisi 01
Hal 3 dari 5
6. PROSEDUR 6.1.
Diagram Prosedur Mutu Pengendalian Arsip 6.1.1. Penyusunan Daftar Arsip PENGURUSAN ARSIP
PIMPINAN UNIT
Arsip
mulai
Daftar Arsip dari Pengurus Arsip
Daftar Arsip di-copy dan di pasang
Daftar Arsip Di simpan
Selesai
Daftar Arsip dari Pimpinan Unit
Persetujuan Pimpinan Unit
TanggalTerbit 01 Maret 2012
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN ARSIP No. Dokumen PM-BPM-02
No. Revisi 01
Hal 4 dari 5
TanggalTerbit 01 Maret 2012
6.1.2. Pemusnahan Arsip PENGURUSAN ARSIP
PIMPINAN UNIT
mulai
Masa Retensi Sesuai Daftar
Membuat Berita acara Pemusnahan Arsip
Memberikan Persetujuan
Penunjukan Personil Pemusnahan Arsip
Daftar Arsip Perubahan Daftar Arsip
Selesai
6.2.
Rincian Prosedur 6.2.1. Penyusunan Daftar Arsip 1. Mulai 2. Pengurus Arsip (Personil yang ditunjuk oleh pimpinan unit) menyusun Daftar Arsip serta meminta persetujuan pimpinan unit 3. Pimpinan unit memberikan pesetujuan Daftar Arsip yang diberikan oleh penyusun Daftar Arsip yang bersangkutan
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN ARSIP No. Dokumen PM-BPM-02
No. Revisi 01
Hal 5 dari 5
TanggalTerbit 01 Maret 2012
4. Daftar Arsip yang telah ditandatangani dicopy dan dipasang di tempat strategis 5. Daftar Arsip disimpan dan direvisi bila ada perubahan 6. Selesai
6.2.2. Pemusnahan Arsip 1. Mulai 2. Pengurus Arsip membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip serta menyampaikan ke Pimpinan Unit untuk meminta persetujuan. 3. Pimpinan Unit memberikan penilaian dan persetujuan atas Berita
Acara
Pemusnahan
Dokumen
yang
diajukan
Pengurus Arsip. 4. Pimpinan Unit memberikan tugas kepada personil yang ditunjuk untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan data arsip yang akan dimusnahkan, personil yang ditunjuk dan tanggal pemusnahan arsip. 5. Pengurus
Arsip
dengan
persetujuan
melakukan perubahan pada Daftar Arsip. 6. Selesai 7. LAMPIRAN a. Daftar Arsip b. Berita Acara Pemusnahan Arsip
Pimpinan
Unit
