MEMORIE RAAD VAN 26 APRIL 2012 DAGORDE OPENBARE ZITTING GESLOTEN ZITTING

MEMORIE | RAAD VAN 26 APRIL 2012 DAGORDE OPENBARE ZITTING 1

Opvolging en goedkeuring vorig verslag.

2

OCMW-jaarrekening 2011: vaststelling.

3

Financiële rapportering na 1° kwartaal 2012.

4

Uitvaardiging dwangbevel en invordering bij een aantal dossiers: voorstel tot visering en uitvoerbaarverklaring.

5

Verslaggeving internetkosten in 2011 terugbetaald aan de raadsleden.

6

Voorstel tot overeenkomst met LOGINS voor overgang van NOB naar BBC.

7

Plus Release New Horizon Sociale Dienst 2012. Voorstel tot aankoop.

8

Advies OCMW Lokaal toewijzingsreglement sociale huisvesting.

9

Vereniging AUDIO. Vraag tot toetreding van nieuwe leden.

10 Sodiperkoo-jaarverslag 2011. Aktename. 11 Aankoop van medicatie- en verzorgingskarren voor de woonzorgcentra. Voorstel tot gunning. 12 Serviceflats Ten Olme. Vernieuwen van de plafonds op de verdiepingen. Voorstel tot gunning. 13 Serviceflats Ten Olme. Vernieuwen van de verlichting in de gangen. Voorstel tot gunning. 14 Werken voor de afkoppeling hemelwater OCMW en Klooster. Voorstel tot gunning. 15 Aankoop van een bestelwagen. Voorstel tot gunning. 16 Renovatie Sint-Annazaal. Wijziging funderingssysteem. Voorstel tot goedkeuring. 17 WZC Ter Melle. Plaatsen van dakisolatie. Wijze van gunning. 18 WZC Ter Melle. Plaatsen van spouwisolatie. Wijze van gunning. 19 WZC Ter Melle. Plaatsen van zonnewering. Wijze van gunning. 20 WZC Ter Melle en Serviceflats Ten Olme. Plaatsen van automatische deuren. Wijze van gunning. 21 Raamcontract autoverzekering. Wijze van gunning. 22 ICT-raamcontract 2013 – 2017. Toetreding procedure Stad Kortrijk. Principiële beslissing. 23 Overdracht historisch fotoarchief naar Stadsarchief Kortrijk. 24 Kamerwoning Wandelingstraat 9. Voorstel tot aankoop. 25 Groepspolis hospitalisatieverzekering. Correctie voorwaarden derdebetalersysteem. 26 Vacantverklaring bij bevordering van functie communicatieverantwoordelijke niveau A. 27 Varia.

GESLOTEN ZITTING 1

Definitieve statutaire aanstelling en weddenvaststelling.

2

Verlenging werfreserves.

RAADSNOTA

Openbare zitting van 26 april 2012 | punt 2 Onderwerp

OCMW-jaarrekening 2011: vaststelling 2012.

Indiener

Luc Sabbe

Dienst

Financiële dienst

Doelstelling Feitelijke aanleiding

De boekhouding wordt gevoerd overeenkomstig de principes van de bedrijfsboekhouding, het resultaat van het boekjaar omvat dus ook afschrijvingslasten. Vermits de Gemeentelijke bijdrage overeenkomstig het opgelegd schema grotendeels berekend wordt op basis van het kasstromentekort, wordt dit element apart opgenomen in de resultatenrekening. Op   

Beoordeling

de resultatenrekening heb je volgende resultaatgegevens: Resultaat boekjaar Onttrekking Gemeentelijke bijdrage Over te dragen saldo (= verschil tussen resultaat en Gemeentelijke bijdrage)

De balans 2011 vertoont een balanstotaal van 124.710.636,89 EUR. De geconsolideerde resultaatgegevens: Opbrengsten: Kosten: Resultaat boekjaar: Onttrekking Gemeentelijke bijdrage Over te dragen resultaat boekjaar Over te dragen resultaat vanuit rek. 2010 Per 31/12/11 over te dragen resultaat

44.291.566,62 56.649.157,79 -12.357.591,17 11.135.059,15 -1.222.532,02 -529.460,93 - 1.751.992,95

EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR

Het totaal over te dragen verlies van 1.751.992,95 EUR is geboekt op het passief van de balans (rek 14). De Gemeentelijke bijdrage in werking en aflossingen moet berekend worden overeenkomstig opgelegde schema’s. Hierbij de samenvatting in vergelijking met de budgetcijfers.

° bijdrage in werking en aflossingen ° bijdrage in investeringen (facultatief) Berekende Gemeentelijke bijdrage

Budget

Budgetwijziging

Jaarrekening

2011

2011

2011

11.180.284,00 11.415.992,00

verschil met BW

11.135.059,15 -280.932,85

11.180.284,00 11.415.992,00

11.135.059,15 -280.932,85

Onttrekking aan reserve

-1.396.611,00

-1.032.319,00

-751.386,15

Toegekende Gemeentelijke bijdrage

9.783.673,00

10.383.673,00

10.383.673,00

280.932,85

Met deze budgetwijziging is de Gemeentelijke bijdrage met 600.000 verhoogd. De voor 2011 berekende Gemeentelijke bijdrage bedraagt 11.135.059,15 EUR. Dat is 280.932,85 lager dan de raming in de budgetwijziging 2011 en 45.224,85 lager dan de raming in het oorspronkelijk budget 2011. Het OCMW moet 751.386,15 EUR reserves aanwenden ter financiering van de tekorten die niet gedekt zijn door de Gemeentelijke bijdrage. Na aanwending van deze reserves bedraagt het saldo aan reserves nog 2.316.877,16 EUR, dit ter financiering van eventuele tekorten in de eerstvolgende jaren. Financiële toetsing

Budget

Wetten en reglementen



Visum ontvanger

OCMW-decreet

Niet van toepassing

Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen



Jaarrekening 2010

Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De OCMW-jaarrekening 2011 wordt vastgesteld met een balanstotaal van 124.710.636,89 EUR. Het resultaat 2011 vóór inbreng van de Gemeentelijke bijdrage bedraagt -12.357.591,17 EUR. De berekende Gemeentelijke bijdrage bedraagt 11.135.059,15 EUR. Op basis van de effectieve Gemeentelijke dotatie van 10.383.673,00 EUR moet aanvullend 751.386,15 EUR onttrokken worden aan de OCMW-reserves.

Opvolging en communicatie

RAADSNOTA


Financiële rapportering na 1ste kwartaal 2012.

Indiener

Luc Sabbe

Dienst

Financiële dienst

Doelstelling Budget

Visum ontvanger

Niet van toepassing

1. Thesaurietoestand op 31/03/2012 (beperkt tot hoofdrekeningen exploitatiedienst en investeringsdienst ). SALDI Zichtrekening 091-0009233-47

→

69.314,22

Spaarrekening

→

2.900.000,00

Beleggingen

→

511.999,19 3.481.313,41

Ter vergelijking wordt ook de thesaurietoestand van de 2 voorgaande jaren opgegeven: 31/03/2010 → 1.149.788,31 31/03/2011 → 712.531,74 De lage thesaurietoestand 2010 en 2011 wordt verklaard door gedeeltelijke financiering van de investeringen 2010 en 2011 met eigen middelen. In 2011 werden bijkomende leningen opgenomen ter gedeeltelijke wedersamenstelling van de kasgelden / beleggingen. UITGAVEN Geen relevante betalingsachterstand op basis van geboekte facturen ONTVANGSTEN (beperkt tot belangrijkste debiteuren)   

Stad Kortrijk: 2/12 van de toelage 2012 ontvangen Gemeentefonds : één kwartaalvoorschot ontvangen Ministerie: staatsaandeel leefloon → Staatsaandeel januari en februari ontvangen staatsaandeel wet 2/4/65 →

Staatsaandeel januari en februari ontvangen

LOI

Januari 2012 ontvangen

→

2. Liquiditeitsprognose Tegen het einde van het tweede kwartaal moeten we wellicht een voorschot vragen aan de Stad. 3. Opvolging exploitatiebudget 3.1. Opvolging personeelseffectieven: Bijlage 1 biedt per activiteitengroep volgende vergelijking van de personeelseffectieven: periode 01/01-31/03/2011, gemiddeld 2011 en periode 1/01 – 31/03/2012. Er is een relevante toename bij de dienstencentra. Bij de dienst thuiszorg en de centrale keuken NL stellen we een relevante daling vast. 3.2. Specifieke kosten sociale dienst (608xxx) : 2008-2009-2010-2011-2012 (bijlagen 2a en 2b). Vaststellingen:   

Relevante daling van de uitkeringen ‘leefloon’. Voor het eerst een beperkte daling bij de uitkeringen aan vluchtelingen. Forse daling van de betaalde steun in speciën

3.3. Kengetallen In bijlage 3 worden enkele kwantitatieve kengetallen opgegeven. Dit gebeurt met het vertrouwd sjabloon van de financiële opvolging. 3.4. Woonzorgcentra In deze nota zijn worden 3 specifieke items behandeld: a. Aandeel RVT-bedden b. RIZIV-financiering c. Bewonersmix en dekkingsgraad a. Erkende bedden Half 2010 zijn de woonzorgactiviteiten in De Nieuwe Lente stopgezet. De 60 vrijgekomen bedden zijn samen met 3 in Lichtendal afgebouwde bedden overgeplaatst naar De Weister en Biezenheem.  De Weister → 43  Biezenheem → +20 63 Op 1 oktober 2010 zijn 26 ROB-bedden omgezet naar RVT: 9 dossiers in Sint-Jozef, 8 in Ter Melle en 9 in Biezenheem. In 2011 is het beddenbestand constant gebleven, zowel het totaal aantal als de samenstelling ROB-RVT. Hierbij het beddenbestand 2011 dat ook tot op heden toepasselijk is.

ROB

RVT

kortverblijf

Totaal

Sint-Jozef

85

95

Ter Melle

37

62

99

Lichtendal

2

46

48

De Nieuwe Lente Biezenheem De Weister

180

0

0

17

73

3

0

3

40

3

46

144

316

6

466

93

b. RIZIV-financiering Bij de woonzorgcentra wordt de enveloppe-financiering, gestart in 2004, voortgezet. Principes : Op basis van een referentieperiode wordt een instellingsforfait (=dagforfait) bepaald alsook een dagenquotum. Referentieperiode voor 2011 → 01/07/10 - 30/06/11 Instellingsforfait : vooral functie van personeelsbezetting en bewonersmix tijdens referentieperiode Het aantal factureerbare dagen is 2 x begrensd :  100 % bezetting  103% van dagen gerealiseerd in referentieperiode Onderstaand worden de toegekende forfaits vergeleken: dagforfait 1/01/2011

dagforfait 1/01/2012

dagforfait 1/02/2012

Sint-Jozef

41,18

43,87

44,76

Ter Melle

49,34

51,79

52,83

Lichtendal

65,90

68,28

69,67

Biezenheem

54,60

56,57

57,75

De Weister

65,91

63,84

65,13

Gewogen gemiddelde

50,45

52,89

53,96

c. Bewonersmix Bijlage 4 biedt per woonzorgcentrum en per zorgscore de bezetting per 31/03/11 en 31/03/12. Onderstaand wordt de vergelijking gemaakt van het aantal bewonders B,C en CD.

Sint-Jozef

31/03/201 1 117

31/03/201 2 122

Ter Melle

71

70

Lichtendal

47

46

Biezenheem

81

85

De Weister

41

43

357

366

Vaststelling: er is een verdere verschuiving naar meer zorgbehoevendheid. 4. Budgethoudersschap. Per budgethouder wordt in de komende weken een meer gedetailleerde toelichting gegeven inzake het (de) activiteitencentrum (a) waarvoor hij/zij verantwoordelijk is: → bij jaarrekening 2011 → reeds geboekte verrichtingen 2012 Financiële toetsing

Budget

Bijlagen

1. 2. 3. 3.

Visum

Niet van toepassing

Opvolging personeelseffectieven volgens gewerkte uren. Specifieke kosten sociale dienst - uitkeringen 1ste kwartaal 2008-2009-2010-2011-2012. Kengetallen Bewonersmix rusthuizen – vergelijking 31/03/2011 – 31/03/2012

Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie

De raad neemt akte van de financiële rapportering na het eerste kwartaal van 2012.

RAADSNOTA


Uitvaardiging dwangbevel en invordering bij een aantal dossiers: voorstel tot visering en uitvoerbaarverklaring.

Indiener

Luc Sabbe

Dienst

Financiële dienst


Het betreft invorderingsdossiers waar alle minnelijke inningsmogelijkheden uitgeput zijn en waarbij er een sterk vermoeden van solvabiliteit is.

Beoordeling

Deze raadsnota is gebaseerd op art 92 van het OCMW-decreet van 19 december 2008, waaruit citaat: Met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare schuldvorderingen kan de financieel beheerder een dwangbevel uitvaardigen, geviseerd en uitvoerbaar verklaard door de raad voor maatschappelijk welzijn. Een dergelijk dwangbevel wordt betekend bij gerechtsdeurwaardersexploot. Dat exploot stuit de verjaring. Een bevel kan door de raad voor maatschappelijk welzijn alleen worden geviseerd en uitvoerbaar verklaard als de schuld opeisbaar, vaststaand en zeker is. De schuldenaar moet bovendien vooraf aangemaand zijn met een aangetekende brief. Schulden van een publiek rechstpersoon kunnen nooit via dwangbevel worden ingevorderd. Verzet kan tegen dat exploot worden ingediend binnen één maand na de betekening ervan bij verzoekschrift of door een dagvaarding ten gronde. De financiële dienst heeft 11 dossiers geselecteerd voor dwangbevel en invordering, dit voor een totaal van 4.727,47 EUR. Met betrekking tot deze dossiers kunnen wij meedelen:  Dat de schuld opeisbaar, vaststaand en zeker is.  Dat aan de schuldenaars meerdere aanmaningen gestuurd zijn, waarvan de laatste aangetekend.

Financiële toetsing

Budget

Ok.

Visum

Goedgekeurd.

Wetten en Reglementen



Eerdere beslissingen

In zitting van 17 november 2011 heeft de Raad als testcase 22 dossiers geviseerd en uitvoerbaar verklaard. Eerste voortgangsrapportering:  2 dossiers vereffend,  4 dossiers in afbetaling bij deurwaarder,  6 dossiers waarin verkoop gepland is,  4 dossiers niet uitvoerbaar,  6 dossiers waarin nog geen briefwisseling.

Bijlagen



Ocmw-Decreet

Naamlijst invorderingsdossiers


Met betrekking tot de lijst van 11 invorderingsdossiers (totaal 4.727,47 EUR) die de financieel beheerder voorlegt voor uitvaardiging van dwangbevel, verleent de Raad visum en verklaart deze uitvoerbaar.

RAADSNOTA


Verslaggeving internetkosten in 2011 terugbetaald aan de raadsleden.

Indiener

Luc Sabbe

Dienst

Financiële dienst


Overeenkomstig artikel 50 van het huishoudelijk reglement wordt aan de Raadsleden sinds 2009 een tussenkomst in de internetkosten toegekend, bedrag geplafonneerd op 500,00 EUR per jaar. Deze kosten moeten verantwoord worden met bewijsstukken. Het reglement voorziet dat jaarlijks een verslag van deze terugbetaalde kosten wordt voorgelegd aan de Raad. Art. art 50 § 1 Het OCMW kent aan de raadsleden zesmaandelijks een tussenkomst in de internetkosten (een deel van de aansluitings- en abonnementskosten) toe, voor zover ze verband houden met de uitoefening van het mandaat en noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het mandaat, tot een maximaal bedrag van € 500 per jaar. § 2 De kosten moeten verantwoord worden met bewijsstukken. raadsleden kunnen een standaardformulier voor de aangifte downloaden op het extranet. Om te vermijden dat bepaalde kosten tweemaal terugbetaald worden, bevat het standaardformulier een verklaring op eer dat het betrokken raadslid geen terugbetaling geniet van andere instellingen voor dezelfde teruggave; tevens moet een kopie van de facturen erbij gevoegd worden. § 3 Jaarlijks wordt een gedetailleerd verslag gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de raadsleden. Dat verslag is openbaar en wordt voorgelegd aan de raad. § 4 De secretaris beoordeelt of deze kosten voldoen aan de voorwaarden vermeld in dit artikel.


Budget




Huishoudelijk reglement artikel 50.




Raad 25 augustus 2011

Visum

Niet van toepassing.

Besluitvormingsproces Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

Overeenkomstig het huishoudelijk reglement wordt hierbij verslag gegeven van de OCMWtussenkomsten ‘internetkosten’ aan de Raadsleden:

Aantal Raadsleden Tussenkomst ‘internet’

2011 10 4.079,64

Hierbij wordt de aansluiting gemaakt met de boekhoudkundige rekening nr 615312.  Internetvergoeding met betrekking tot 2011 → 4.079,64  Internetvergoeding voor kosten 2009 en 2010, al opgenomen in verslag 25/08/11 → 1.112,64  Eén internetvergoeding pas geboekt in 2012 → (-) 225,66 Geboekt in 2011 → 4.966,62 De raad neemt akte van deze kosten.

RAADSNOTA

Openbare zitting van 26 april 2012| punt 6 Onderwerp

Voorstel tot overeenkomst met LOGINS voor boekhoudsoftware: overgang van NOB naar BBC

Indiener

Luc Sabbe

Dienst

Financiële dienst


Regelgeving tot verplichte invoering van het BBC-systeem (Beleids- en Beheerscyclus) vanaf het boekjaar 2014, met aanvang bij de budgetopmaak 2014.

Beoordeling

Het OCMW werkt met LOGINS-software ondermeer voor de programma’s boekhouding en sociale dienst. Beide programma’s zijn sterk geïntegreerd. Bij omschakeling naar een andere leverancier voor de boekhoudingssoftware zijn er 2 mogelijkheden:  Ofwel werkt de sociale dienst verder met LOGINS; de koppelingen tussen beide pakketten zullen minder efficiënt zijn dan nu;  Ofwel schakelt de sociale dienst voor hun specifieke software ook over naar de leverancier die voor de boekhouding geselecteerd is.


Budget

Ok. Uitgave is gesplitst over meerdere boekjaren.

Visum

Goedgekeurd.


 

Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010. Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010.




Raadsbeslissing dd. 29 maart 2001: aankoop bij LOGINS van NOB-software.

Besluitvormingsproces

Volgende elementen pleiten ervoor dat het OCMW met de huidige leverancier LOGINS overgaat van de NOB naar het BBC-systeem;  Algemene tevredenheid over de huidige boekhoudsoftware alsook over de software sociale dienst;  Bereidheid van LOGINS om de BBC-software in kader van het onderhoudscontract gratis aan te bieden zodat enkel moet betaald worden voor installatie, conversie en opleiding.  De aanbeveling op vormingssessies om de overstap te maken met de huidige softwarepartner en pas in een latere fase, als de BBC-software stabiel is, een verandering van leverancier te overwegen;  De financiële kosten en de emotionele lasten die een verandering van softwarepartner zou veroorzaken. Het voorstel om de BBC-software van LOGINS nog dit voorjaar te installeren is besproken op de gemeenschappelijke BBC-stuurgroep Stad en OCMW. Na installatie kan het boekhoudplan opgeladen worden zodat we in het najaar – als test – het budget 2013 kunnen converteren van NOB naar BBC. Overeenkomstig de LOGINS-offerte van 13 april 2012 resulteert de omschakeling in volgend kostenplaatje: Omschrijving Aankoop BBC-software Installatie Voorbereiding en Parametrage Opleiding budgetingave Conversie NOB → BBC Opleiding eindejaarsverrichtingen Totale kostprijs

Aantal 1 1 1 4 1

Eenheid Halve dag Dag Dag Dag Dag

Eenheidsprijs 465,67 814,93 814,93 1.164,06 814,93

Deze uitgaven kunnen geboekt worden lastens de exploitatiedienst. Bijlagen Tussenkomst ter zitting

Totaal incl BTW 0,00 465,67 814,93 814,93 4.656,24 814,93 7.566,70

Tijdstip 2012 2012 2012 2014 2015

Stemmen Voorstel van beslissing


In functie van de per 1 januari 14 verplichte invoering van het BBC-systeem beslist de Raad om met de huidige informatica-partner ‘LOGINS’ de NOB-boekhouding te converteren naar het BBCsysteem. Er wordt niets aangerekend voor de nieuwe software. De prijs voor installatie, voorbereiding en conversie bedraagt 7.566,70 EUR inclusief BTW. Deze prijs volgt de evolutie van de Agoria-index.

RAADSNOTA


Plus Release New Horizon Sociale Dienst 2012. Voorstel tot aankoop.

Indiener

Nick Vandommele

Dienst

Bestuur & organisatie


Logins is de leverancier van de software voor o.m. de financiële dienst en de sociale dienst. Zij brengen regelmatig upgrades en uitbreiding voor hun software uit.

Beoordeling

De nieuwe uitbreiding bevat o.a. relevante uitbreidingen naar de KSZ, maar ook een efficiëntere, vernieuwde werkwijze vor de herziening van meerdere beslissingen met negatieve betaallijnen. Concreet gaat het over:  Globale herziening met automatische productie van terugvorderingen  Sociaal onderzoek: nieuw bericht transactie 25  Weergave modeldocumenten in RTF in een overzichtelijke boomstructuur  Vereenvoudigd rechtenbeheer voor het gebruik van KSZ berichten  Uitgebreide historieken  Het nieuwe KSZ bericht CADNET  Het nieuwe KSZ bericht CADAF  Ontvangen van mutaties


Budget

Ok. Ten laste ICT-investeringsproject.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.

Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen



Productfiche Plus Release New Horizon Sociale Dienst 2012


De Raad gaat akkoord met:  de aankoop van de Plus Release New Horizon Sociale Dienst 2012 voor een totaal bedrag van € 7.260;  één dag opleiding voor interne trainers voor een totaal bedrag € 815.  het aangaan van het verplicht jaarlijks onderhoud voor een totaal bedrag van € 1.089 per jaar. Alle bedragen zijn inclusief 21% BTW


RAADSNOTA


Advies OCMW Lokaal toewijzingsreglement sociale huisvesting.

Indiener

Nele Hofman

Dienst

Maatschappelijke Dienstverlening


Het onderzoeksrapport lokaal toewijzingsreglement, opgemaakt door het Welzijnsconsortium en Leiedal in opdracht van de Stad Kortrijk, biedt een antwoord op volgende vragen:  Is Lokaal toewijzingsreglement aangewezen en zo ja voor welke doelgroep?  Zijn er andere acties aangewezen mbt sociale huisvesting en (kwetsbare) doelgroepen? De focus van het onderzoeksrapport ligt op het sociaal huurpatrimonium in Groot Kortrijk. De voorliggende tekst werd voorgesteld en besproken op verschillende fora (zie overzicht gevolgd proces). Alle sociale woonactoren werden bevraagd, zowel cijfermatig als in een open interview. Ook de welzijnsactoren, werkzaam op het grondgebied van Kortrijk werden bevraagd. Timing: collegebeslissing over totstandkomingsprocedure: 22/12/2010 individuele bevraging actoren door Leiedal +Welzijnsconsortium: april-september 2011 tussentijds onderzoeksrapport: bespreking in werkgroep (Stad Kortrijk + OCMW): najaar 2011 tussentijds onderzoeksrapport: presentatie en bespreking op sociale woontafel met o.a. alle sociale bouwmaatschappijen, SVK De Poort, Vlaams Woningfonds, OCMW, CAW, SOK, Administratie Stadsplanning: najaar 2011 en begin 2012. Tussentijds onderzoeksrapport met bespreking met alle welzijnsactoren: begin 2012. Nu voorstel van advies klaar met voorstellen tav senioren, kwetsbare doelgroepen en lokale binding welke voorgelegd worden aan de diverse betrokken actoren en waar het advies gevraagd wordt vanuit de diverse besturen betrokken in dit onderzoek. We ontvingen als OCMW brief 2april 2012 met vraag naar advies. Het OCMW is in de voorbereiding en de verdere uitwerking van dit Lokaal Toewijsreglement nauw betrokken geweest. Zowel in de onderzoeksfase, als in de uiteindelijke rapporteringsfase.

Beoordeling

Korte bundeling van de geformuleerde voorstellen waar advies rond gevraagd wordt: 1) Senioren (p 31)  voorstel voor deelgemeenten Kandidaat-huurders van minstens 65 jaar oud die nood hebben aan een kleine woning (1/2 slpk) Voorstel toe te wijzen woningen in de deelgemeenten (p36 ev.) Van   

toepassing op 3 sociale woonactoren werkzaam in de deelgemeenten: SHM Eigen Haard SHM Eigen Haard is Goud Waard SHM Zuid-West-Vlaamse

Voorstel van 106 woningen (op adresniveau vastgelegd) in de deelgemeenten van Kortrijk. De concrete adressen dienen geselecteerd te worden door de betrokken sociale huisvestingsmaatschappijen. De verdeling van deze woningen binnen de verschillende sociale bouwmaatschappijen gebeurt volgens het aandeel kleine woningen waarover de bouwmaatschappijen beschikken. Opmerking: In het onderzoeksrapport werden verschillende opties met betrekking tot deze doelgroep afgewogen van elkaar. De motivering voor optie 3 (106 woningen; =logica van de omzendbrief toegepast op de deelgemeenten) wordt weergegeven op pagina 36-41.  Voorstel Senioren met een zorgbehoefte – Project Hoog Mosscher & RVT Pottelberg Van toepassing op: Bouwproject van Zuid-West-Vlaamse shm (62 aangepaste woningen) De onderzoekers doen het voorstel een voorrangsregeling in te bouwen voor senioren met een zorgbehoefte voor 62 appartementen op Hoog Mosscher (Centrum Kortrijk). De exacte definiëring van deze doelgroep (Katz-schaal) wordt verder uitgewerkt ism RVT Pottelberg. Hierin zien we vooral ouderen met een laag zorgprofiel (O/A1) die niet kunnen doorstromen naar rusthuizen, omdat daar prioriteit wordt gegeven aan senioren met een ‘hoog’ zorgprofiel.

Een soortgelijke formule kan bij de verplichte driejaarlijkse evaluatie van het lokaal toewijzingsreglement aangevuld worden door andere huisvestingsmaatschappijen die projecten opzetten in de nabijheid van een zorgvoorziening. Aangezien het project Hoog Mosscher momenteel in aanbouw is, en verhuur van de appartementen van start kan gaan in 2013, wordt dit project reeds in het voorstel van toewijzingsregelement opgenomen. 2) Kwetsbare groepen (p 46-...)  Definitie Kandidaat-huurders met een beperkt inkomen (meestal vervangingsinkomen of –uitkering) , waarbij vanuit een welzijnsactor ondersteuning/zorg geboden wordt bij het zelfstandig wonen. Dit zijn kandidaat-huurders die tijdelijk maar minstens 3 maand gehuisvest zijn binnen een woning die verhuurd wordt buiten het sociaal huurbesluit (binnen patrimonium van de shm of van een welzijnsvoorziening/OCMW) of bij ontbreken hiervan die reeds minstens 3 maand in het eigen patrimonium van een welzijnsactor zelfstandig gewoond hebben en dit traject goed doorlopen hebben.  Sociale woonactoren Dit voorstel is van toepassing op sociale huisvestingsmaatschappijen werkzaam in het stedelijk gebied van Kortrijk.  SHM Goedkope Woning  SHM Zuid-West-Vlaamse  SHM Eigen Haard is Goud Waard De aantallen huishoudens die jaarlijks in dit voorstel kunnen beroep doen op deze voorrangsregel worden over de huisvestingsmaatschappijen verdeeld in relatie tot het patrimonium in het stedelijk gebied: 

Toewijzingen

Voorrang voor kwetsbare doelgroep voor jaarlijks maximum 15 toewijzingen per jaar in het stedelijk gebied. toewijzingen per jaar in het stedelijk gebied. SHM Goedkope Woning Zuid-West-Vlaamse Eigen Haard is Goud Waard TOTAAL

Werkzaam in Kortrijk-Centrum Bissegem, Heule Marke

Maximum aantal toewijzingen met voorrang voor kwetsbare doelgroepen vanuit tijdelijk woonaanbod 10 3 2 15

Betrokken welzijnsactoren : CAW Stimulans, CAW Piramide, OCMW, Beschut Wonen De Bolster en Psychiatrische thuiszorg, De Achtkanter, De Branding, Groep Ubuntu.  Het OCMW neemt de rol op van centraal coördinatiepunt die de kwetsbare kandidaathuurders aanbrengt bij de shm’s.  Er wordt een geïntegreerd samenwerkingsprotocol opgesteld vanuit welzijnsactoren naar sociale huisvesting toe met concrete duiding van begeleidingsengagementen. Opmerking: In het onderzoeksrapport wordt nog een ruime definiëring gehanteerd van de kwetsbare doelgroepen (p46). De welzijnspartners werkten ( via de stuurgroep woonzorg op een kruispunt, getrokken door OCMW) reeds een concreet verdeling uit via clusters van doelgroepen. Ook de sociale huisvestingsmaatschappijen deden een voorstel naar werkwijze van samenwerking. Voor de verdere uitwerking wordt een werkgroep opgericht met de betrokken sociale huisvestings- en welzijnsactoren. Doel van deze werkgroep is om tot een samenwerkingsvoorstel te komen dat werkbaar is voor alle partijen. In deze werkgroep worden o.a. volgende zaken verder uitgewerkt:  de definiëring van de doelgroep  het bepalen van het voortraject vooraleer een kandidaat-huurder kan gebruik maken van deze voorrangsregel  de inhoud van de begeleiding door de welzijnsactor  afstemming van communicatie tussen welzijnsdienst en shm  wat houdt de rol van het OCMW als coördinatie- en aanspreekpunt concreet in? Personen met een acute woonnood en tewerkgesteld via een opleidingsinitiatief (art. 60, wep,..)  Definitie Personen met een acute woonnood en die een hoog aantal punten scoren in het puntensysteem van SVK maar in het standaard systeem zakken in de wachtlijst omwille van iets hoger inkomen door tewerkstelling binnen een opleidingsinitiatief. Sociale woonactor SVK De Poort.

 Toewijzing Maximum 8 kandidaat-huurders per jaar die een acute woonnood hebben + geactiveerd worden via opleidingsinitiatief (art. 60, wep,.) blijven dezelfde hoge score behouden die ze hebben zonder activering. 3) Lokale binding (p28) Naast het doelgroepenplan is er het voorstel om de bestaande optionele voorrangsregel mbt lokale binding met name “in de periode van 6 jaar voor de toewijzing minstens 3 jaar inwoner geweest is van de gemeente waar de toe te wijzen woning gelegen is of van een gemeente binnen het werkingsgebied van de verhuurder” te vervangen door “ in de periode van 20 jaar voor de toewijzing minstens 3 jaar inwoner geweest is van de gemeente waar de toe te wijzen woning gelegen is” De voorrangsregels voor doelgroepen primeren op de voorrang wegens lokale binding maar binnen de toepassing van de andere voorrangsregels heeft lokale binding voorrang op afwezigheid van lokale bindingsfactoren Motivatie: p30 onderzoeksrapport Van toepassing op: Alle sociale huisvestingsmaatschappijen + SVK De Poort 4) Andere sociale woonactoren  Vlaams Woningfonds Bij het voorstel voor een lokaal toewijzingsreglement wordt het Vlaams woningfonds niet betrokken. Het Vlaams woningfonds beschikt over 8 grote woningen en het aantal kinderen is doorslaggevend op de toewijzing van een woning. Aangezien onze voorstellen hoofdzakelijk betrekking hebben op toewijzingen voor kleine woningen, opteren we om deze sociale woonactor er buiten te laten.  OCMW als toekomstige sociale woonactor Het OCMW zal in de toekomst ook woningen verhuren in kader van sociaal huurstelsel. De woningen die het OCMW bouwt zijn allemaal aangepaste woningen die het OCMW ook wil voorzien voor personen met een zorgbehoefte. Eenmaal deze woningen kunnen toegewezen worden zal het lokaal toewijzingsreglement ook in dit kader moeten aangepast worden. Financiële toetsing

Budget Visum ontvanger

Niet van toepassing

Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces

Bespreking in Vast Bureau van 17 april 2012:  Suggestie om bij evaluatie of opmaak volgend LTWR rekening te houden met de kwetsbaarheid per woonwijk.  Suggestie dat verdeling van toewijzing kwetsbare groepen over SHM’s zorgt voor spreiding over het hele Kortrijkse grondgebied.  Vraagt ook doelgroepbepaling De Nieuwe Lente in het LTWR te integreren.

Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie

Op basis van bespreking Vast Bureau, vraagt de raad om toewijsreglement De Nieuwe Lente ook op te nemen in het lokaal toewijzingsreglement.

RAADSNOTA


Vereniging AUDIO. Vraag tot toetreding van nieuwe leden.

Indiener

Luc Sabbe Michaël Desmet

Dienst

Financiële Dienst Bestuur en organisatie


In zitting van 15 oktober 2009 is de OCMW-raad principieel akkoord gegaan om de procedure op te starten voor oprichting van een vereniging conform titel VIII, hoofdstuk I van het OCMWdecreet, met als doel de professionalisering van ondersteunende processen, in eerste instantie geconcentreerd op de uitvoering van interne audit. Op 15 juni 2010 is de oprichtingsakte ‘AUDIO’ ondertekend. In de zitting van 8 juli 2010 werd beslist om de aanvraag tot toetreding vanwege de OCMWvereniging Welzijnsband Meetjesland en van de stad Eeklo goed te keuren. Deze toetreding vereiste het akkoord van alle stichtende leden. OCMW Merelbeke vraagt om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit het verslag van de OCMW-raad van 20 oktober 2010. De stad Turnhout vraagt om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit het verslag van het collega van burgemeester en schepenen van 20 oktober 2010. De stad Brugge vraagt om toe te treden tot de vereniging AUDIO, zoals blijkt uit de notulen van de Gemeenteraad van 31 mei 2011. De stad Kortrijk vraagt om toe te treden tot de vereniging AUDIO, zoals blijkt uit de notulen van de Gemeenteraad van 4 juli 2011.

Beoordeling Financiële toetsing

Budget




Visum ontvanger


Artikel 224, tweede lid, van het OCMW-decreet: de instemming van alle deelgenoten is vereist voor de toetreding van nieuwe deelgenoten.

Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing


De De De De

raad raad raad raad

keurt keurt keurt keurt

de de de de

toetreding toetreding toetreding toetreding

van van van van

OCMW Merelbeke tot de vereniging Audio goed. de stad Turnhout tot de vereniging Audio goed. de Stad Brugge tot de vereniging Audio goed. de Stad Kortrijk tot de vereniging Audio goed.

RAADSNOTA


Sodiperkoo-jaarverslag 2011. Aktename.

Indiener

Ben Delabie Yves Goddeeris

Dienst

Voorzitter Sodiperkoo Secretaris Sodiperkoo


Jaarverslag Sodiperkoo 2011 

Zoals bepaald in art. 14 van de statuten voor Sodiperkoo wordt na goedkeuring door het bestuur Sodiperkoo het jaarverslag 2011 voor aktename voorgelegd aan de raad.

Beoordeling Financiële toetsing

Budget Visum ontvanger


Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces



Het Sodiperkoo-bestuur keurde het jaarverslag goed op 12 maart 2012.

Bijlagen



Sodiperkoo-jaarverslag 2011.


De raad neemt akte van het jaarverslag 2011 van Sodiperkoo.

RAADSNOTA


Aankoop van medicatie- en verzorgingskarren voor de woonzorgcentra. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Dienst Facility


In WZC Sint-Jozef, Ter Melle en Biezenheem is er nood aan nieuwe medicatie- en verzorgingskarren. In de raad van 16 februari werd beslist dat de procedure voor de prijsvraag voor de aankoop van 7 medicatiekarren en 19 verzorgingskarren voor WZC Sint-Jozef, Ter Melle en Biezenheem zal verlopen via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking.

Beoordeling

In het kader van deze opdracht werd op 16 februari 2012 een bijzonder bestek met nr. 20120326/rl/OP opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 64.800,00 exclusief BTW of € 78.408,00 inclusief 21% BTW. Volgende firma’s werden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Arseus Medical nv, Textielstraat 24 te 8790 Waregem;  Wm Supplies (B) bvba, Kortrijksestraat 30 te 8520 Kuurne;  Centner, Rue De Liège, 30 te 4800 Verviers. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 26 maart 2012 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 24 juli 2012. Er werden 2 offertes ontvangen:  Wm Supplies (B) bvba, Kortrijksestraat 30 te 8520 Kuurne (€ 46.200,37 exclusief BTW of € 55.902,45 inclusief 21% BTW);  Centner, Rue De Liège, 30 te 4800 Verviers (€ 49.980,21 exclusief BTW of € 60.476,05 inclusief 21% BTW); Arseus Medical liet weten dat zij niet volledig kunnen voldoen aan de technische vereisten van het lastenboek en daarom geen offerte indienen. Beide firma’s gaven op 30 maart 2012 een demo van de voorgestelde karren. Op deze demo werd door de juryleden de wendbaarheid en het gebruiksgemak van de karren als een grote meerwaarde t.o.v. onze huidige karren aanzien. Daarom vragen ze om bijkomend nog een paar bestaande karren te mogen vervangen namelijk 9 i.p.v. 8 medicatiekarren, 17 i.p.v. 15 grote verzorgingskarren en 6 i.p.v. 4 kleine verzorgingskarren. Gezien de gunstige prijzen die we ontvingen blijven we met deze aantallen nog binnen het voorziene budget. De vergelijkende offertes zijn voorzien voor standaard karren met standaard uitrusting voor een grote afdeling. Het is echter mogelijk de karren specifiek uit te rusten volgens het profiel van de afdeling. Daarom moet de indeling per afdeling afzonderlijk bepaald worden. Hiervoor waren eenheidsprijzen voorzien in de offerte om deze toebehoren te kunnen aanpassen volgens de afdeling. Deze specifieke inrichting zal de prijs van de karren beïnvloeden. Om dit mogelijk te maken binnen het bestelbedrag van de leverancier hebben we wat reserve voorzien door het aantal karren te verhogen. Het te leveren aantal karren zal zijn zoals voorzien, de inrichting van de karren wordt aangepast volgens de behoefte van de afdeling. Gezien de karren modulair zijn passen alle specifieke indelingen in alle karren. Een kleine afdeling zal minder medicatieopslag hebben en meer laden. Bepaalde afdelingen willen twee vuilnisvoorzieningen andere slechts een. Door dit zo toe te passen zal de functionaliteit van deze karren geoptimaliseerd worden. De indelingsvoorzieningen hangen af van de leverancier en zijn zeer leveranciersgebonden vandaar dat dit niet in de oorspronkelijke offerte kon voorzien worden. De voorgestelde leverancier heeft de meeste en de interessantste mogelijkheden om de karren optimaal en gebruiksvriendelijk uit te rusten. Dit willen we doen om zo de afdelingen een optimaal aangepaste kar te bezorgen binnen het goedgekeurde bestelbedrag van de leverancier. Volgende tabel geeft een overzicht van de bijhorende prijsconsequenties:

Medicatiekar Verzorgingkar Kleine verzorgingskar TOTAAL exclusief BTW TOTAAL inclusief BTW

Eenheidsprijs WM supplies 2.036,65 1.891,15 384,98

Totaal prijs met oorspronkelijk aantal 16.293,20 28.367,25 1.539,92 46.200,37 55.902,45

Totaal prijs met gewenste aantal 18.329,85 32.149,55 2.309,88 52.789,28 63.875,03

Op 2 april 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Wm Supplies (B) bvba, Kortrijksestraat 30 te 8520 Kuurne, met het gewenste aantal karren, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 52.789,28 exclusief BTW of € 63.875,03 inclusief 21% BTW. Financiële toetsing


Budget

Ok.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.











Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen.




Raadsbeslissing van 16 februari 2012 inzake de wijze van gunning en de goedkeuring uit te nodigen firma’s voor offertevraag.




Bespreking op het vast bureau van 17 april 2012

Bijlagen

    

Lastenboek Originele offertes Tabel rekenkundig nazicht van de offertes Tabel punten jury Verslag van nazicht van de offertes



Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 2 april 2012 voor de opdracht “Aankoop medicatiekarren”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Wm Supplies (B) bvba, Kortrijksestraat 30 te 8520 Kuurne, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 52.789,28 exclusief BTW of € 63.875,03 inclusief 21% BTW. De waarborgtermijn wordt vastgesteld op 24 maanden. De leveringstermijn wordt vastgesteld op 42 kalenderdagen. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20120326/rl/OP van 16 februari 2012.




 Opvolging en communicatie

RAADSNOTA


Serviceflats Ten Olme. Vernieuwen van de plafonds op de verdiepingen. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Dienst Facility


Op het gelijkvloers werd het bestaand plafond vervangen door een wit akoestisch tegelplafond voorzien van nieuwe verlichting volgens de relighting voorschriften van Eandis. Dit project werd gunstig geëvalueerd waarbij het de bedoeling was op termijn dit ook voor de verdiepingen toe te passen. Momenteel worden in Ten Olme de sanitaire leidingen vervangen. Voor deze werken is het noodzakelijk de bestaande plafonds open te leggen. Als we de relightingwerken op de verdiepingen nu uitvoeren kunnen de uitgebroken plafonds openblijven en in het relighting project vervangen worden door een wit akoestisch tegelplafond. In de Raad van 15 maart 2012 werd beslist om voor dit project een dossier op te stellen en dit via onderhandelingsprocedure te gunnen.

Beoordeling

In het kader van de opdracht “Verlaagde plafonds voor gangen verdiepingen, Ten Olme” werd op 15 maart 2012 een bijzonder bestek met nr. 20120403/rl/OP1 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 28.482,00 exclusief BTW of € 30.190,92 inclusief 6% BTW. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verleende in zitting van 15 maart 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Het bestuur besliste in zitting van 15 maart 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Cattebeke Pol bvba, Waterven 10 te 8501 HEULE  Interhoro NV, Lauwbergstraat 230 te 8930 LAUWE  Plafolux, Vlamingveld 34 te 8490 Jabbeke  HOBOMA, Guido Gezellelaan 4 te 8890 Dadizele  De 9 Zonen Vanneste, Driemasten 75 te 8560 GULLEGEM. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 3 april 2012 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 1 augustus 2012. Er werden 3 offertes ontvangen:  Interhoro NV, Lauwbergstraat 230 te 8930 LAUWE (€ 21.676,03 exclusief BTW of € 22.976,59 inclusief 6% BTW)  Plafolux, Vlamingveld 34 te 8490 Jabbeke (€ 21.300,10 exclusief BTW of € 22.578,11 inclusief 6% BTW)  Cattebeke Pol bvba, Waterven 10 te 8501 HEULE (€ 30.656,28 exclusief BTW of € 32.495,66 inclusief 6% BTW) Op 4 april 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Plafolux, Vlamingveld 34 te 8490 Jabbeke tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 21.300,10 exclusief BTW of € 22.578,11 inclusief 6% BTW. Er werd aan alle voorbereidende formaliteiten betreffende ontwerp en gunning voldaan. Bijgevolg kan het aanvangsbevel worden gegeven aan de aannemer Plafolux, Vlamingveld 34 te 8490 Jabbeke. Er wordt voorgesteld om de aanvangsdatum vast te stellen op 3 september 2012 en de aannemer hiervan formeel in kennis te stellen. De aannemer is ertoe gehouden de opdracht te voltooien binnen een termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag, aangeduid in dit aanvangsbevel.


Budget

€ 60.444,10 voor verlichting en plafonds.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.




Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van







 Eerdere beslissingen

de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen.



18 november 2010 : wijze van gunnen renovatie gelijkvloers de Zonnewijzer en Ten Olme – relighting gang gelijkvloers. 17 februari 2011 : gunning renovatie gelijkvloers de Zonnewijzer en Ten Olme – relighting gang gelijkvloers. 15 maart 2012 : wijze van gunnen relighting verdiepingen Ten Olme perceel plafonds

   

Lastenboek Offertes Tabel rekenkundig nazicht Verslag van nazicht van de offertes



Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 4 april 2012 voor de opdracht “Verlaagde plafonds voor gangen verdiepingen, Ten Olme”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Plafolux, Vlamingveld 34 te 8490 Jabbeke, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 21.300,10 exclusief BTW of € 22.578,11 inclusief 6% BTW. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20120403/rl/OP1 van 15 maart 2012. De aanvangsdatum van deze opdracht wordt vastgesteld op 3 september 2012. De aannemer moet de opdracht voltooien binnen een termijn van 30 kalenderdagen. De aannemer wordt per aangetekend schrijven in kennis gesteld van deze aanvangsdatum.

 

Besluitvormingsproces Bijlagen




   Opvolging en communicatie

RAADSNOTA


Serviceflats Ten Olme. Vernieuwen van de verlichting in de gangen. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Dienst Facility


Op het gelijkvloers werd het bestaand plafond vervangen door een wit akoestisch tegelplafond voorzien van nieuwe verlichting volgens de relighting voorschriften van Eandis. Dit project werd gunstig geëvalueerd waarbij het de bedoeling was op termijn dit ook voor de verdiepingen toe te passen. Momenteel worden in Ten Olme de sanitaire leidingen vervangen. Voor deze werken is het noodzakelijk de bestaande plafonds open te leggen. Als we de relightingwerken op de verdiepingen nu uitvoeren kunnen de uitgebroken plafonds openblijven en in het relighting project vervangen worden door een wit akoestisch tegelplafond. In de raad van 16 februari 2012 gaf de raad opdracht om een dossier op te maken voor het vernieuwen van het elektrisch bord van Ten Olme. De werken aan de verlichting op de verdiepingen hebben een inpakt op het centraal elektrisch bord. In de Raad van 15 maart 2012 werd beslist deze beide projecten samen te voegen tot één dossier en dit via onderhandelingsprocedure te gunnen.

Beoordeling

In dit kader werd op 12 maart 2012 een bijzonder bestek met nr. 20120403/rl/OP2 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 40.420,00 exclusief BTW (€10.000 voor het elektrisch bord en €30.420 voor de relighting) of € 42.845,20 inclusief 6% BTW. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verleende in zitting van 15 maart 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Het bestuur besliste in zitting van 15 maart 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Clever Control bvba, J.Platteaustraat 5 te 8760 MEULEBEKE  Electro & Lightsystems, 't Lindeke 25 te 8880 SINT-ELOOIS-WINKEL  Elektro Van De Maele, Tieltstraat 69 te 8760 MEULEBEKE  Geoffrey Dewitte bvba, Industrielaan 43 te 8930 MENEN  GxT, Oostrozebekestraat 69 te 8710 OOIGEM  Destoop Marc, Meensesteenweg 118A te 8501 BISSEGEM. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 3 april 2012 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 1 augustus 2012. Er werden 4 offertes ontvangen:  Electro & Lightsystems, 't Lindeke 25 te 8880 SINT-ELOOIS-WINKEL (€ 36.907,18 exclusief BTW of € 39.121,61 inclusief 6% BTW)  Clever Control bvba, J.Platteaustraat 5 te 8760 MEULEBEKE (€ 44.544,00 exclusief BTW of € 47.216,64 inclusief 6% BTW)  Geoffrey Dewitte bvba, Industrielaan 43 te 8930 MENEN (€ 45.542,00 exclusief BTW of € 48.274,52 inclusief 6% BTW)  Elektro Van De Maele, Tieltstraat 69 te 8760 MEULEBEKE (€ 47.718,99 exclusief BTW of € 50.582,13 inclusief 6% BTW); Op 4 april 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Electro & Lightsystems, 't Lindeke 25 te 8880 SINT-ELOOISWINKEL tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 36.907,18 exclusief BTW of € 39.121,61 inclusief 6% BTW. Er werd aan alle voorbereidende formaliteiten betreffende ontwerp en gunning voldaan. Bijgevolg kan het aanvangsbevel worden gegeven aan de aannemer Electro & Lightsystems, 't Lindeke 25 te 8880 SINT-ELOOIS-WINKEL. Er wordt voorgesteld om de aanvangsdatum vast te stellen op 3 september 2012 en de aannemer hiervan formeel in kennis te stellen. De aannemer is ertoe gehouden de opdracht te voltooien binnen een termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag, aangeduid in dit aanvangsbevel.

Financiële

Budget

€ 60.444,10 voor verlichting en plafonds.

toetsing

Visum ontvanger











De investeringen in pt 12 en 13 bedragen samen 61.699,72 EUR of een overschrijding met 1.255,62 EUR. Visum mits het budget bij de wijziging met minstens 1.255,62 EUR verhoogd wordt.


 

18 november 2010 : wijze van gunnen renovatie gelijkvloers de Zonnewijzer en Ten Olme – relighting gang gelijkvloers. 17 februari 2011 : gunning renovatie gelijkvloers de Zonnewijzer en Ten Olme – relighting gang gelijkvloers. 16 februari 2012 : wijze van gunnen vernieuwen elektrisch bord Service Flat Ten Olme. 15 maart 2012 : wijze van gunnen relighting verdiepingen en elektrisch bord Ten Olme

   

Lastenboek Offertes Tabel rekenkundig nazicht Verslag van nazicht van de offertes



Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 4 april 2012 voor de opdracht “relighting van gangen verdiepingen Ten Olme”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Electro & Lightsystems, 't Lindeke 25 te 8880 SINT-ELOOIS-WINKEL, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 36.907,18 exclusief BTW of € 39.121,61 inclusief 6% BTW. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20120403/rl/OP2 van 12 maart 2012. De aanvangsdatum van deze opdracht wordt vastgesteld op 3 september 2012. De aannemer moet de opdracht voltooien binnen een termijn van 30 kalenderdagen. De aannemer wordt per aangetekend schrijven in kennis gesteld van deze aanvangsdatum.

 






RAADSNOTA


Werken voor de afkoppeling hemelwater OCMW en Klooster. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Dienst Facility


VLAREM II (Vlaamse Reglementering Milieu) verbiedt het lozen van regenwater in een riolering die bestemd is voor uitsluitend afvalwater en omgekeerd. De Budastraat wordt heraangelegd en voorzien van een gescheiden rioleringsstelsel. Voor bestaande gebouwen geldt deze verplichting zodra er in de straat een gescheiden riolering wordt aangelegd. Voor de afkoppeling van het hemelwater zijn er diverse werken noodzakelijk op de terreinen van het OCMW en het klooster. Deze werken zijn ten laste van de eigenaar en zijn niet voorzien op de begroting.

Beoordeling

In dit kader werd door Facility een bijzonder bestek met nr. 20120403/rl/OP3 opgesteld. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 30.000,00 inclusief BTW (gedeelte klooster 6% gedeelte OCMW administratie 21% BTW). De Raad voor Maatschappelijk Welzijn verleende in zitting van 15 maart 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Het bestuur besliste in zitting van 15 maart 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Ockier Bernard nv, Elooisdreef 21 te 8500 Kortrijk  Wegenbouw Ockier nv, Noordlaan 18 te 8520 Kuurne  Vandeputte nv, Sentestraat 99 te 8501 Heule. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 3 april 2012 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 1 augustus 2012. Er werden 3 offertes ontvangen:  Vandeputte nv, Sentestraat 99 te 8501 Heule (€ 9.000,00 exclusief BTW of € 10.117,50 inclusief BTW)  Wegenbouw Ockier nv, Noordlaan 18 te 8520 Kuurne (€ 17.200,00 exclusief BTW of € 19.312,00 inclusief BTW)  Ockier Bernard nv, Elooisdreef 21 te 8500 Kortrijk (€ 10.175,00 exclusief BTW of € 11.404,25 inclusief BTW) Op 4 april 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Vandeputte nv, Sentestraat 99 te 8501 Heule tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 9.000,00 exclusief BTW of € 10.117,50 inclusief BTW (alsook voor de eenheidsprijzen voor de opties werken in regie : prijs per uur, werken in regie kraan : prijs per uur, PVC benor buizen diam 110, PVC benor buizen diam 160, PVC benor buizen diam 200, PVC benor buizen diam 315, Rioleringsputten 60/60 met straatdeksel). Er werd aan alle voorbereidende formaliteiten betreffende ontwerp en gunning voldaan. Bijgevolg kan het aanvangsbevel worden gegeven aan de aannemer Vandeputte nv, Sentestraat 99 te 8501 Heule. Er wordt voorgesteld om de aanvangsdatum vast te stellen op 1 mei 2012 en de aannemer hiervan formeel in kennis te stellen. De aannemer is ertoe gehouden de opdracht te voltooien binnen een termijn van 19 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag, aangeduid in dit aanvangsbevel.


Budget

€ 50.000

Visum ontvanger

Goedgekeurd.






Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald






artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen.



Raadsbeslissing van 15 maart 2012 inzake vastleggen wijze van gunnen en goedkeuring aan te schrijven aannemers.

   

Lastenboek Originele biedingen Tabel rekenkundig nazicht offertes Verslag van nazicht van de offertes



Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 4 april 2012 voor de opdracht “Afkoppeling riolering - hemelwater OCMW en Klooster”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Vandeputte nv, Sentestraat 99 te 8501 Heule, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van € 9000,00 exclusief BTW of € 10.117,50 inclusief BTW (en tegen de vermelde eenheidsprijzen voor de werken in regie : prijs per uur, werken in regie kraan : prijs per uur, PVC benor buizen diam 110, PVC benor buizen diam 160, PVC benor buizen diam 200, PVC benor buizen diam 315, Rioleringsputten 60/60 met straatdeksel). De uitvoeringstermijn wordt vastgesteld op 19 kalenderdagen. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20120403/rl/OP3 van 15 maart 2012. De aanvangsdatum van deze opdracht wordt vastgesteld op 1 mei 2012. De aannemer moet de opdracht voltooien binnen een termijn van 19 kalenderdagen. De aannemer wordt per aangetekend schrijven in kennis gesteld van deze aanvangsdatum.






RAADSNOTA


Aankoop van een bestelwagen. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Dienst Facility


De Ford Transit, die momenteel gebruikt wordt door de sociale werkplaats is van mei 1996 en heeft een kilometerstand van 241.876. De vervanging van deze bestelwagen werd voorzien op de begroting 2012. De sociale werkplaats gaf opdracht aan facility om een prijsvraag te organiseren voor de aankoop van een nieuwe bestelwagen.

Beoordeling

In het kader van de opdracht “Aankoop bestelwagen Sociale Werkplaats” werd een bijzonder bestek met nr. 022 opgesteld door de dienst Facility. De wagen dient van het type ‘bestelwagen – verhoogd, verlengd en lange wielbasis met dubbele cabine’ te zijn waarbij de cabine met een tussenschot volledig afgeschermd is van de laadruimte. Hij dient tevens voorzien te zijn van een dieselmotor, blue-tooth, radio, manuele airco en een skai zetelbekleding. De laadruimte moet voorzien zijn van een houten plankenvloer. Voor de vergelijking van de aangeboden offertes worden naast de aankoopprijs, de prijs van het onderhoudscontract (5 jaar) en de overnameprijs van een Citroën Berlingo (2001) en Ford Transit (1996) eveneens de CO²-uitstoot, het brandstofverbruik, de eco-score en de leveringstermijn van de voorgestelde modellen met elkaar vergeleken. Het voorziene budget voor deze wagen is €25.000. Volgende firma’s werden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Garage Lateur merk Ford  Garage Vandecasteele merk Peugeot  Garage Moderne merk Ford  Garage Vanneste merk Opel  Garage Bartier merk Citroën De offertes dienden het bestuur ten laatste op 29 maart 2012 te bereiken. De prijsvraag gaf volgend resultaat: Er werden 4 offertes ontvangen: Garage Merk en Type Type en PK Prijs incl BTW Overname Berlingo Overname Transit Houten laadvloer TOTAAL inclusiefBTW Onderh.contract 5jaar CO2 uitstoot Verbruik Ecoscore leveringstermijn

Lateur Ford transit 350L MU 125pk €27.038,36 €1.000 €200 €121 €25.959,36 €3.585,47 209 7,9 57 16 weken

Vandecasteele Peugeot Boxer 935L3H2 130pk €25.109,78 €1.000 €1.331 €682,44 €23.461,22 €1.436,75 229 9 51 10 weken

Moderne Ford transit 350EL MU 125pk €28.708,76 €800 €500 €665 €28.074,26 €3.774,47 224 8,5 54 14 weken

Bartier Citroën Jumper DC023 30HDi 130pk €26.371 €1.000 €900 Inbegrepen €24.471,00 €2.089,67 229 8,7 54 14 weken

Het type Boxer 935L3H2 130 PK van Peugeot, voorgesteld door garage Vandecasteele beantwoordt aan de gestelde criteria. De prijs voor de wagen, inclusief houten plankenvloer en met overname van beide wagens Citroën Berlingo en Ford Transit, bedraagt €23.461,22. De totaalprijs met onderhoudscontract gedurende 5 jaar bedraagt €24.897,97 en wordt als beste koop voorgesteld. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de meest voordelige regelmatige bieder, zijnde garage Vandecasteele tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van €24.897,97 inclusief BTW en onderhoudscontract. Financiële toetsing

Budget

€ 25.000 inclusief BTW

Visum ontvanger

Goedgekeurd.

Wetten en



Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor

reglementen 







maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen.


  

Lastenboek Offertes Vergelijkingstabel offertes



Goedkeuring wordt verleend aan het gunningsvoorstel voor de opdracht “Aankoop bestelwagen Sociale Werkplaats”, opgesteld door de dienst Facility namelijk om de bestelwagen met dubbele cabine Peugeot Boxer type 935L3H2 130PK voor de sociale werkplaats aan te kopen bij garage Vandecasteele voor een bedrag van €23.461,22 inclusief 21% BTW en overname de wagens Citroën Berlingo en Ford Transit en hierbij een onderhoudscontract af te sluiten voor een periode van 5 jaar, voor een bedrag van € 1.436,75 inclusief 21% BTW of € 59,37 exclusief BTW per kwartaal.



RAADSNOTA


Begijnhof – Sint-Annazaal: wijziging funderingssysteem met meerwerken tot gevolge. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Francine Vanneste

Dienst

Facility


Bij de start van de werken is voor de uitvoering van de kelderverlaging in de Sint-Annazaal vastgesteld dat de voorgeschreven methode in het lastenboek onuitvoerbaar is. Het voorgeschreven systeem was gebaseerd op het sonderingonderzoek, boringen en grondmonstername, grondwaterpeilmeting en een Slugtest. Voor de opmaak van het dossier in april 2008 werd dit aangevraagd door de ingenieur stabiliteit en uitgevoerd door firma Verbeke in opdracht van het OCMW. Op basis van de verkregen gegevens bleken twee opties mogelijk die de stabiliteit van dit gebouw en de aanpalende gebouwen zou veilig stellen. De eerste is een keuze voor micropalen en onderschoeiing, de tweede is te werken met een groutpalenwand. Deze laatste werd niet weerhouden omwille van de hoge kostprijs die naar schatting 2 x de kostprijs van deze met micropalen zou zijn.

Beoordeling

Bij de start van de uitvoering, namelijk bij het maken van de eerste putten in de bestaande kelder, bleek de grondsamenstelling niet de verwachte samenstelling te hebben zoals deze van de proeven aan de voor- en achterzijde van het gebouw. De grotere aanwezigheid van zand, en minder leem, gecombineerd met een verhoging van de grondwatertafel met een halve meter ten opzichte van de metingen in april 2008, maakte het plaatsen van putten voor open bemaling onmogelijk. De noodzakelijke onderschoeiingen (ondermetsen van de bestaande fundering) waren op die manier onmogelijk. In afspraak met de ingenieur en de aannemer werden allerlei pogingen ondernomen om het grondwaterpeil te laten dalen om alsnog de voorgeschreven methode te kunnen toepassen, maar geen enkele is gelukt. Nieuwe alternatieven voor de uitvoering, o.a. injecties met harsen of cement, werden getoetst op haalbaarheid en op kostprijs. Daarbij werd getracht de hoge kostprijs voor kernboringen en vooral de afvoer van vervuilde grond te beperken. Uiteindelijk is men teruggevallen op wat de oorspronkelijke tweede optie was: deze met de veel duurdere groutpalenwanden. Waar mogelijk werd een systeem van segmentgroutpalen (halve palen in elkaar geboord aan de buitenzijde) gebruikt, gecombineerd met de gewone groutpalen. Voor de verrekening van de nieuwe uitvoeringsmethode werden hoeveelheden in min opgemaakt door de ingenieur. De hoeveelheden in meer werden samen met de aannemer bepaald en zijn maximaal begroot. De eenheidsprijzen werden bepaald op basis van de eenheidsprijzen van de verschillende aangeschreven onderaannemers. Deze prijzen blijken na vergelijking met andere projecten marktconform te zijn. Daarbovenop wordt een toeslag van de aannemer gerekend van 15 % voor algemene kosten en winst. Bij de rechtvaardiging van eenheidsprijzen n.a.v. onderzoek van de aanbesteding is de aannemer uitgegaan van 10%. Omwille van deze problematiek zal een termijnverlenging van 52 werkdagen dienen toegestaan te worden, te rekenen vanaf 22 februari. Deze termijnverlenging wordt medegedeeld aan de subsidiërende overheid. De totale prijsverrekening van de werken in meer bedraagt exclusief BTW  € 161.920,03 voor de firma Verstraete Vanhecke,  € 9.715,20 voor studiebureau stabiliteit Fraeye (6% ereloon op bijkomende stabiliteitswerken)  € 16.192,00 voor architecten Stoop en Pauwels (10% ereloon op totaal bouwproject).  alle partijen samen betekent dit € 187.827,23 in meer ten opzichte van de aanbesteding Dit alles wordt vermeerderd met 21% BTW zodat een bijkomend budget dient voorzien van € 227.270,95. Bovenop de toekenning van de subsidiëring kan voor onvoorzienbare meerwerken een bijkomende subsidie (60% Vlaamse gemeenschap en 20% Provincie, vermeerderd met 10% hiervan voor studiekosten) aangevraagd worden voor werken die maximum 10 % van de voor subsidiëring in aanmerking komende bedragen behelzen. Indien dit door de Vlaamse gemeenschap wordt goedgekeurd, kunnen we maximaal genieten van € 130.125,24 aan subsidie. De meerkost voor de fundering kan enkel vermeden worden door het niet uitvoeren van de kelderuitdieping.

Contra hierbij is dat: er geen sanitair voor handen is binnen het gebouw met de polyvalente zaal nodig toegankelijk sanitair elders dient gerealiseerd (denkpiste vóór 2008 was gelijkvloers woning 3), met verlies van een deel van de woning. sanitair dan enkel bereikbaar is door verlaten van het gebouw en openstellen van gelijkvloers van een woning gebruik verdieping van die woning zal verstoord worden door bezoekers aan het sanitair op het gelijkvloers. keukenuitrusting niet meer voor handen lift tot op kelderniveau vervalt: opslagmogelijkheid van dranken e.d. voor aanvulling in de Polyvalente zaal valt weg zware initiële kost van 1.967.178,53 € inclusief BTW wordt gehypothekeerd door niet uitvoeren van de kelderuitdieping: gebouw verliest zijn flexibiliteit realisatie van de faciliteiten in de toekomst binnen het gebouw is onmogelijk realisatie buiten het gebouw zal minder gesubsidieerd zijn dan in dit dossier omwille van nieuwe regeling aannemer heeft recht op 10% schadeloosstelling omwille van verlies van winst, geraamd op 47.391,65 € inclusief BTW - architecten en ingenieur stabiliteit werden reeds betaald voor de prestaties tot en met het aanbestedingsdossier, samen 16% op 70% van de te leveren prestaties voor deze voorziene werken nl. 53.078,65 € inclusief BTW - totaal financieel verlies (schadeloosstelling aannemer en reeds betaalde prestaties architect en ingenieur): 100.470,30 € inclusief BTW Pro is dat de kostprijs voor het realiseren van sanitair op het gelijkvloers van een woning lager ligt dan in de kelder van de zaal het sanitair kan/zal sneller gebruikt worden als publiek toilet. Financiële recuperatie via ABR wordt onderzocht, vermoed wordt dat dit niet mogelijk is. Het bureau dat in opdracht van het OCMW de sonderingen uitvoerde is niet aansprakelijk gezien zij enkel de testresultaten dienden te geven, en geen funderingsadvies. Besparingen kunnen in de post Begijnhof gerealiseerd worden door uitstel van uitvoering binnen het huidige meerjarenplan. Dit kan door: dossier 37-41: uitvoering verschuiven van begin 2014 naar half 2014 dossier 31: uitvoering verschuiven van eind 2014 naar half 2015 Gezien het plafond van de bijkomende subsidiëring is bereikt, is het aangewezen onmiddellijk een dossier voor te leggen aan de subsidiërende overheid. Financiële toetsing

Budget:

€ 227.270,95

Visum ontvanger: Exploitatiebudget > € 5.500 Investeringsbudget altijd




□

Wet van 24.12.1993 inzake overheidopdrachten

□

KB 08.01.1996 inzake overheidsopdrachten

□

Besluit van de Vlaamse regering van 14/12/2001 art.20§1 en 2 inzake het premiestelsel voor restauratiewerkzaamheden aan beschermde monumenten.

□

De raadsbeslissing van 19/2/2009 inzake vastlegging wijze van gunnen als openbare aanbesteding en opdracht dossier in te leiden bij het Agentschap R-O Vlaanderen ter subsidiëring.

□

De raadsbeslissing van 9/7/2009 inzake de ontsluiting van het Begijnhofpatrimonium en de gehele site.

□

De raadsbeslissing van 19/5/2011 inzake goedkeuring aanbestedingsdossier.

□

MB van 1/12/2010 inzake de toekenning van restauratiepremie van 60 % door de Vlaamse en 20% door de Provincie West Vlaanderen van het subsidieerbaar gedeelte van de werken.

□

Goedkeuring restauratiedossier door Agentschap R-O Vlaanderen onroerend erfgoed op 14/12/2010.

□

Raadsbeslissing van 15/9/2011 inzake de gunning onder de opschortende voorwaarde van goedkeuring van de subsidiërende overheid aan Algemene Ondernemingen E.G. Verstraete & Vanhecke NV uit Wilrijk voor een bedrag van € 1.625.767,38 excl. 21% BTW


RAADSNOTA


WZC Ter Melle. Plaatsen van dakisolatie. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Dienst Facility


In de zomer van 2011 werd door Eandis een globale energie-audit uitgevoerd van WZC Ter Melle. Het rapport van 11 juli 2011 beschrijft de bestaande energieprestatie van het gebouw, analyseert het energieverbruik en geeft een zicht op de mogelijke energiebesparende maatregelen en een indicatie van de rendabiliteit ervan. Op de begroting 2012 is een bedrag van €120.000 voorzien voor energiebesparende maatregelen als resultaat van de energiescan. Het isoleren van de zolder werd daarbij begroot op €70.000.

Beoordeling

Het zadeldak van het oorspronkelijke rusthuis is niet geïsoleerd. De zoldervloer is beperkt geïsoleerd: op de zoldervloer is op de meeste plaatsen slechts een geïsoleerd plafond en dus niet echt een dragend element. Het isoleren van het zadeldak zal de winddichtheid en de binnentemperatuur op de zolder zeer gunstig beïnvloeden. Het thermisch comfort op de 2de verdieping zal hierdoor, zowel in de zomer als in de winter, verbeteren. We verwachten door deze ingreep een energiebesparing van € 4.500 à € 5.000 per jaar. Het dak zelf isoleren is vrij eenvoudig en zal de stookkost positief zal beïnvloeden. De aanbevolen dikte voor het isoleren van hellende daken is 18 cm of een Rd-waarde (warmteweerstand) van 5 m²K/W. Na plaatsing kunnen we een premie aanvragen bij Eandis van €1.920 (maximumbedrag) In dit kader werd een bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/1 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 35.715,68 exclusief BTW of € 37.858,62 inclusief 6% BTW. Rekening houdend met de te verwachten energiebesparing en de premie voor dakisolatie wordt de terugverdientijd voor deze investering geschat op 7 à 8 jaar. We stellen voor om, gezien de raming, te opteren voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking als wijze van gunning. Aannemers die we hiervoor wensen aan te schrijven zijn: Martin Christophe Waeyaert - Vermeersch NV Strosse Wim Debels Dominique

Heirweg 92 Makeveldstraat 5a Paanderstraat 115 Preshoekstraat 48

8560 8610 8760 8510

Moorsele Kortemark Meulebeke Marke

De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 25 mei 2012 om 11.00 uur. Financiële toetsing

Budget

Met project IP2012/07 is 120.000EUR voorzien.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.













  

Lastenboek Raming Verslag energiescan door Eandis


Het bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/1 van 23 maart 2012 en de raming voor de opdracht “Plaatsen van dakisolatie WZC Ter Melle”, opgesteld door de dienst Facility worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 35.715,68 exclusief BTW of € 37.858,62 inclusief 6% BTW. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Volgende firma’s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Martin Christophe, Heirweg 92 te 8560 Moorsele;  Waeyaert - Vermeersch NV, Makeveldstraat 5a te 8610 KORTEMARK;  Strosse Wim, Paanderstraat 115 te 8760 Meulebeke;  Debels Dominique, Preshoekstraat 48 te 8510 Marke.


RAADSNOTA


WZC Ter Melle. Plaatsen van spouwisolatie. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Dienst Facility


In de zomer van 2011 werd door Eandis een globale energie-audit uitgevoerd van WZC Ter Melle. Het rapport van 11 juli 2011 beschrijft de bestaande energieprestatie van het gebouw, analyseert het energieverbruik en geeft een zicht op de mogelijke energiebesparende maatregelen en een indicatie van de rendabiliteit ervan. Op de begroting 2012 is een bedrag van €120.000 voorzien voor energiebesparende maatregelen als resultaat van de energiescan.

Beoordeling

De spouwmuren van blok A (= het oorspronkelijke rusthuis) zijn niet geïsoleerd. Het is mogelijk om deze alsnog te isoleren door middel van inspuiten met glaswolvlokken. Door de spouw te isoleren zal de binnenluchttemperatuur met ± 1°C mogen dalen om hetzelfde thermisch comfort te behouden. Het verlagen van de verwarming met 1°C betekent een besparing van ± 6% op de stookkosten. De investeringskost wordt geraamd op €10.000 exclusief 6% BTW. Na plaatsing kunnen we een premie aanvragen bij Eandis van € 800 (maximumbedrag). De geraamde energiebesparing door de spouwisolatie bedraagt 50.000kWh/jaar of € 2.500/jaar. De terugverdientijd is dus 4 à 5 jaar. In dit kader op 23 maart 2012 een bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/2 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 11.473,09 exclusief BTW of € 12.161,48 inclusief 6% BTW. We stellen voor om, gezien de raming, te opteren voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking als wijze van gunning. Het isoleren van spouwmuren via de inspuitmethode is een speciale techniek die moet uitgevoerd worden volgens specifieke normen en voorschriften van de fabrikant. Ook Eandis eist dat de uitvoering gebeurd door, voor die techniek, erkende plaatsers. We vroegen dan ook aan de 2 grootste fabrikanten namen van gekwalificeerde aannemers uit de streek. Aannemers die we hiervoor wensen aan te Verhelst Bouwmaterialen dé isolatiedokter Cherchye Aspect bvba Isolteam Kortemark

schrijven zijn: Boerderijstraat 3 Paddevijverstraat 67 Makeveldstraat 5-B

8530 Harelbeke (Stasegem) 8900 Ieper 8610 Kortemark


Budget

Met project IP2012/07 is 120.000EUR voorzien.

Visum ontvanger

Met punt 17 wordt 37.858,62 aangewend met deze nota bijkomens 12.161,48; hiermee blijft de totale besteding onder het budget, derhalve visum goedgekeurd.












Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 2. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26

september 1996, en latere wijzigingen. Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen

  

Lastenboek Raming Verslag energiescan door Eandis


Het bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/2 van 23 maart 2012 en de raming voor de opdracht “Plaatsen van spouwisolatie WZC Ter Melle”, opgesteld door de dienst Facility worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 11.473,09 exclusief BTW of € 12.161,48 inclusief 6% BTW. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Volgende firma’s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: Verhelst Bouwmaterialen dé isolatiedokter Boerderijstraat 3 Cherchye Aspect bvba Paddevijverstraat 67 Isolteam Kortemark Makeveldstraat 5-B


8530 Harelbeke (Stasegem) 8900 Ieper 8610 Kortemark

RAADSNOTA


WZC Ter Melle. Plaatsen van zonnewering. Wijze van gunning.

Indiener

Sabien Maes

Dienst

Dienst Facility


De buitenterrassen worden in de zomer vaak gebruikt voor buitenanimatie voor de bewoners. Momenteel is hier geen zonneluifel aanwezig. Op de begroting is een budget van €15.000 voorzien voor het plaatsen van zonnewering boven deze terrassen.

Beoordeling

In het kader van die opdracht werd op 11 april 2012 een bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/4 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 12.500,00 exclusief BTW of € 15.125,00 inclusief 21% BTW. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. We stellen voor volgende firma’s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Defever, Deerlijksestraat 14-16 te 8500 KORTRIJK;  Diaz, Ruisleedsesteenweg 3 te 8700 TIELT;  Pyfferoen, Heulestraat 150 te 8560 GULLEGEM;  Winsol NV, Roeselaarsestraat 542 te 8870 IZEGEM;  Zora bvba, Pittemsesteenweg 38 te 8700 TIELT. De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 25 mei 2012 om 11.00 uur.


Budget

Globaal budget van 120.000

Visum ontvanger

Goedgekeurd omdat de totale aanwending (zie Raadsnota 17/18 en 19) slechts 65.145,10 EUR bedraagt.














 

Lastenboek Raming



Het bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/4 van 11 april 2012 en de raming voor de opdracht “Plaatsen van zonnewering WZC Ter Melle”, opgesteld door de dienst Facility worden




goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 12.500,00 exclusief BTW of € 15.125,00 inclusief 21% BTW. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

Volgende firma’s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Defever, Deerlijksestraat 14-16 te 8500 KORTRIJK;  Diaz, Ruisleedsesteenweg 3 te 8700 TIELT;  Pyfferoen, Heulestraat 150 te 8560 GULLEGEM;  Winsol NV, Roeselaarsestraat 542 te 8870 IZEGEM;  Zora bvba, Pittemsesteenweg 38 te 8700 TIELT. De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 25 mei 2012 om 11.00 uur. Opvolging en communicatie

RAADSNOTA


WZC Ter Melle en Serviceflats Ten Olme. Plaatsen van automatische deuren. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Dienst Facility


In de zomer van 2011 werd door Eandis een globale energie-audit uitgevoerd van WZC Ter Melle. Het rapport van 11 juli 2011 beschrijft de bestaande energieprestatie van het gebouw, analyseert het energieverbruik en geeft een zicht op de mogelijke energiebesparende maatregelen en een indicatie van de rendabiliteit ervan. Op de begroting 2012 is een bedrag van € 120.000 voorzien voor energiebesparende maatregelen in Ter Melle als resultaat van de energiescan. Op de begroting is € 15.000 voorzien voor het vervangen van de bestaande voordeur van Ten Olme door een automatische.

Beoordeling

De inkomdeuren van Ter Melle en Ten Olme zijn nog niet geautomatiseerd met als gevolg dat ze vaak blijven openstaan wat vooral in de winter, gepaard gaat met een groot warmteverlies. Ook naar toegankelijkheid van onze instelling voor rolstoelgebruikers en oudere mensen in het algemeen, zijn automatische deuren veel comfortabeler. Tevens kan het systeem aangesloten worden op het toegangscontrolesysteem van onze instellingen wat ook de veiligheid van de bewoners en personeel ten goede komt. In het kader van de opdracht “Plaatsen van automatische deuren in WZC Ter Melle en Service Flats Ten Olme” werd op 2 april 2012 een bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/3 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 32.160,00 exclusief BTW of € 34.089,60 inclusief 6% BTW. Dit is €22.560 exclusief of €23.913,6 inclusief BTW voor Ter Melle en € 9.600 exclusief of € 10.176,00 inclusief BTW voor Ten Olme. We stellen voor om, gezien de raming, te opteren voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking als wijze van gunning. Aannemers die we hiervoor wensen aan te schrijven zijn: Halsberghe Gebroeders NV Veralco Berteloot Lucien NV Durv NV Berlico Goddeeris NV Tormax Belgium NV

Heirweg 14 Kortrijksestraat 315 Kazandstraat 55 Industrielaan 11 St.-Katriensteenweg 45-47 Moorsledestraat 2 Gontrode Heirweg 186

8520 8501 8800 9620 8520 8880 9090

KUURNE HEULE ROESELARE ZOTTEGEM KUURNE LEDEGEM MELLE



Budget

In Ter Melle voorzien op project IP 12/08; in Ten Olme is 15.000EUR gebutgetteerd met project IP12/16.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.







Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 exclusief BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120.





Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen.


 

Lastenboek Raming


Het bijzonder bestek met nr. 20120525/rl/OP/3 van 2 april 2012 en de raming voor de opdracht “Plaatsen van automatische deuren in WZC Ter Melle en Service Flats Ten Olme”, opgesteld door de dienst Facility worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 32.160,00 exclusief BTW of € 34.089,60 inclusief 6% BTW. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Volgende firma’s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure:  Halsberghe Gebroeders NV, Heirweg 14 te 8520 Kuurne;  Veralco, Kortrijksestraat 315 te 8501 Heule;  Berteloot Lucien nv, Kazandstraat 55 te 8800 Roeselare;  Durv NV, Industrielaan 11 te 9620 Zottegem;  Berlico, St.-Katriensteenweg 45-47 te 8520 Kuurne.  Goddeeris NV, Moorsledestraat 2 te 8880 Ledegem  Tormax Belgium NV, Gontrode Heirweg 186 te 9090 Melle


RAADSNOTA


Raamcontract autoverzekering. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility


Momenteel hebben we de verschillende polissen bij Ethias en worden deze stilzwijgend jaarlijks verlengd. Gezien de wet op de overheidsopdrachten, de omvang van deze dienstverlening en om het eenduidig maken van de dienstverlening op vlak van dekking, waarborgen en voorwaarden willen we door deze dienstopdracht een prijsvraag uitschrijven aan de hand van een lastenboek.

Beoordeling

De verzekeringspremies worden bepaald aan de hand van een 5-jaarlijkse schadestatistiek. Vandaar dat een contract met een looptijd van 5 jaar het gunstigst is. Gezien de wet op de overheidsopdrachten zijn we verplicht om dergelijke dienstenopdrachten via een aanbestedingsprocedure te gunnen . Het dossier bestaat uit drie onderdelen: Deel 1 eigen wagenpark Momenteel hebben we een 40-tal wagens in onze vloot waarvoor de premie voor 2012 ± € 23.500 bedraagt. Het betreft een full omnium verzekering voor de eerste 5 jaar gevolgd door de verplichte verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid. In het bestek beschrijven we nu voor nieuwe dienstvoertuigen de eerste 3 jaar een full omniumverzekering, vervolgens 2 jaar een kleine omnium en 5 jaar na aankoop wordt deze omgezet in de verplichte verzekering van burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand. De technische bepalingen : zie bijlage. Deel 2 omniumverzekering dienstverplaatsingen personeel OCMW Het betreft de verplichte verzekering voor de verplaatsing die de verzekerde op uitdrukkelijk verzoek van de werkgever uitvoert en waarvoor een aparte kilometervergoeding wordt betaald. Deze premie wordt berekend aan de hand van het aantal kilometer dienstverplaatsingen per jaar. Voor 2012 wordt een premie van ± € 4.500 betaald voor ± 200.000 km dienstverplaatsingen waaronder ook de dienstverplaatsingen van de vrijwilligers. De technische bepalingen : zie bijlage. Deel 3 omniumverzekering dienstverplaatsingen vrijwilligers OCMW Het OCMW Kortrijk wil onder dezelfde voorwaarden een polis afsluiten met het oog op de dekking van de stoffelijke schade die vrijwilligers kunnen oplopen wanneer zij hun eigen voertuig voor dienstverplaatsingen gebruiken. De numerieke gegevens hiervoor zijn niet afzonderlijk beschikbaar. De technische bepalingen : zie bijlage. De raming van de jaarpremie voor de volledige polis bedraagt € 28.000 (exclusief taksen). Gezien de omvang van het dossier, de raming en de looptijd stellen we voor om deze dienstenopdracht te gunnen via een algemene offerteaanvraag waarbij we volgende gunningscriteria voorstellen: Gunningcriteria Prijs : 75 punten (Hogere bieders krijgen proportioneel, in verhouding tot hun prijs, punten minder). Dienstverlening, service, dossierafhandeling, meerwaarde tov het bestek, ethisch en duurzaam beleggen: 25 punten. (zie bijlage). Timing: In december 2012 vervalt onze polis bij Ethias voor de autoverzekeringen. Onze huidige polis dient 3 maanden voordien opgezegd te worden. Als we nu de procedure starten en rekening houden met de publicatieduur van 36 dagen, kan de gunning voorzien worden in de raad van september. Op die manier kunnen we eind september de wettelijk bepaalde opzegperiode van 3 maand van ons huidig contract respecteren en het nieuwe contract beginnen op 1 januari 2013.

Financiële

Budget

Ja lastens exploitatie.

toetsing

Visum ontvanger

Goedgekeurd.


 

Wet van 24 december 1993 KB 8 januari 1996

    

Technische bepalingen Deel 1 eigen wagenpark Deel 2 omniumverzekering dienstverplaatsingen personeel OCMW Deel 3 omniumverzekering dienstverplaatsingen vrijwilligers OCMW. Beschrijving van de gunningscriteria voor de algemene offerteaanvraag.



De raad gaat akkoord om een dossier op te maken voor het contract autoverzekeringen voor de periode 1 januari 2013 tot 31 december 2017. De polis zal gegund worden via algemene offerteaanvraag. De raad keurt de te verzekeren waarborgen zoals beschreven in de technische bepalingen goed. De raad keurt de gunningscriteria goed. De raad gaat akkoord met de voorgestelde timing.



    Opvolging en communicatie

RAADSNOTA


ICT-raamcontract 2013 – 2017. Toetreding procedure Stad Kortrijk. Principiële beslissing.

Indiener

Nick Vandommele

Dienst

Bestuur & organisatie


In zitting van december 2006 besliste de Raad beslist om in te stappen in het ICT-raamcontract van Stad Kortrijk, lopend van 2007 tot 2012.

Beoordeling

Gelet op de nakende einddatum van het huidige raamcontract, is Stad Kortrijk bezig met de voorbereiding van een nieuwe procedure Deze zal in twee fasen lopen.  In een eerste fase zal er een prinicipiële beslissing nodig zijn om deel te nemen aan het neiuwe raamcontract.  In een tweede fase zal er het akkoord gevraagd worden m.b.t. o.m. de wijze van gunnen, het bestek en de samenwerkingsovereenkomst. We hebben in de afgelopen referteperiode zeer positieve ervaringen binnen het raamcontract. Via dat raamcontract konden we o.m. beroep op IT-expertise, en konden we onze hard- en software aankopen aan zeer competitieve prijzen.


Budget Visum ontvang


Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie

De raad gaat principieel akkoord om toe treden tot de procedure van Stad Kortrijk met het oog op het gunnen van een nieuw ICT-raamcontract voor 2013 tot en met 2017.

RAADSNOTA


Overdracht historisch fotoarchief naar Stadsarchief Kortrijk. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Berber D’Haene

Doelstelling

Archiefbeheer : goedkeuring principe van digitalisering en overdracht van het historisch fotoarchief naar het Stadsarchief Kortrijk

Feitelijke aanleiding

Het OCMW archiefdepot stond overvol en een archiefbeleid werd uitgewerkt om het dynamisch en statisch archief te stroomlijnen. Het intern archiefreglement en het leeszaalreglement werden goedgekeurd door de raad op 15 december 2011.

Dienst

Bestuur en Organisatie

Het historisch, permanent te bewaren archief van de rechtsvoorgangers van het OCMW en de historische zorginstellingen werd overgedragen aan het Rijksarchief Kortrijk, zoals beslist door de raad op 17 september 2009 en 14 juli 2011. Het tijdelijk te bewaren archief van de COO en het OCMW, de sociale dienst en de financiële dienst, Onze-Lieve-Vrouwehospitaal, dienstencentra en de woonzorgcentra waarvan de bewaartermijn is verstreken, werd na voorlegging aan de Raad vernietigd. Beoordeling

Metingen over 8 kalenderdagen eind november, begin december 2011, door middel van loggers, hebben aangetoond dat de temperatuur in het archiefdepot, kelder Budastraat 27, constant 20°C is, en de relatieve vochtigheid schommelt tussen de 30 en 45%. Optimale bewaaromstandigheden voor foto’s zijn een temperatuur tussen 15 en 18°C en een relatieve vochtigheid tussen de 20 en 25%. Ook de verpakking van het historisch fotomateriaal van het OCMW laat te wensen over. Alle fotomateriaal is ten gevolge van de resten aan chemicaliën en van zijn specifieke samenstelling extra gevoelig voor zuren en weekmakers in verpakking. Chemische reacties als verzuring worden daarbij nog versneld door te hoge temperatuur en relatieve vochtigheid. Bovendien is dit fotomateriaal nog niet ontsloten en wordt het tot op heden niet ter beschikking gesteld van het publiek. Daarom stellen we voor om het fotomateriaal te digitaliseren, te beschrijven en op te laden in de beeldenbank, die gezamenlijk door de centrumsteden – waaronder Kortrijk – wordt aangekocht, en in melinexhoezen en zuurvrije dozen te verpakken, en over te dragen naar het Stadsarchief Kortrijk. Door de digitalisering, registratie en integratie in de beeldenbank zal het mogelijk zijn digitale opslagruimte te besparen, doordat het digitale beeldmateriaal op servers van de Stad wordt bewaard. Ook het zoeken op basis van metadata zal versnellen en vergemakkelijken en de kwaliteit van het beeldmateriaal zal verbeteren. Daarenboven zal het digitale fotomateriaal voor zowel Stad als OCMW, en ruimer, ook voor het publiek toegankelijk zijn. De verpakking in melinexhoezen en zuurvrije dozen zal het fotomateriaal structureel beschermen tegen calamiteiten. Tenslotte zal de overdracht naar het Stadsarchief Kortrijk niet alleen fysieke opslagruimte besparen. Dit zal er ook toe bijdragen dat het fotomateriaal in goede klimaatcondities bewaard wordt, daar het archiefdepot van het Stadsarhcief voorzien is van een goede ventilatie en een beheersing van de temperatuur en de relatieve vochtigheid.


Budget


 

De archiefwet van 24 juni 1955. Het archiefdecreet van 5 augustus 2010.




Raadsbeslissingen van 17 september 2009 en 14 juli 2011 inzake de overdracht van historisch archief naar het Rijksarchief Kortrijk. Raadsbeslissingen van 18 november 2010, 20 januari, 28 april, 14 juli, 15 september, 17 november 2011 en 16 februari 2012 inzake de vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Raadsbeslissingen van 15 december 2011 met betrekking tot de goedkeuring van het intern archiefreglement en het leeszaalreglement.

Visum ontvanger

  Besluitvormingsproces

Niet van toepassing


De raad keurt het principe van digitalisatie en overdracht van het historisch fotoarchief naar het Stadsarchief Kortrijk goed.

RAADSNOTA


Kamerwoning Wandelingstraat 9. Voorstel tot aankoop.

Indiener

Michaël Desmet

Dienst

Bestuur en organisatie


De kamerwoning Wandelingstraat 9 te Kortrijk wordt te koop aangeboden aan het OCMW. Het gaat over een kamerwoning met 6 kamers maar één daarvan voldoet niet aan de huidige oppervlaktenormen. Het gebouw heeft bouwkundig nog wel enige waarde. De achterbouw (met de te kleine kamer) zou moeten afgebroken worden. -Andere voordelen: dubbel glas en vergunning als kamerwoning. -Nadelen: de kamers, de keuken, de elektriciteit, het sanitair (voor de zes kamers is er maar één “toilet” dat dan nog in de vervallen douche staat), … moeten volledig vernieuwd worden. Het gaat over heel erbarmelijke woonomstandigheden. Raming renovatiekosten worden geraamd op € 40.000. Na een plaatsbezoek door de directeur Facility en de stafmedewerker Patrimonium werd dit aanbod besproken op het patrimoniumoverleg van 15 februari 2012. Op dit overleg werd geconcludeerd dat de woning potentieel heeft voor de doelgroep van het OCMW. Er werd voorgesteld om een bod te doen van € 45.000 onder voorbehoud van goedkeuring door de OCMW-raad.


Budget

Jaarlijks budget van € 600.000.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.




OCMW-decreet.




Bespreking op het patrimoniumoverleg van 15 februari 2012.

Bijlagen

 

Beschrijving van de woning en raming van de renovatiekosten door de dienst Facility. Visum van het Aankoopcomité van Kortrijk (in dossiermap).



De raad gaat akkoord met de aankoop van de kamerwoning Wandelingstraat 9 te Kortrijk, tegen de prijs van € 45.000. De raad gelast het Aankoopcomité van Kortrijk met het verlijden van deze akte. De raad ontslaat de hypotheekbewaarder van de verplichting ambtshalve inschrijving te nemen bij het overschrijven van de akte. De raad machtigt de Voorzitter en de Secretaris hem te vertegenwoordigen in de akte. De raad beslist deze aankoop te doen met de opbrengst van de recente grondverkopen


RAADSNOTA


Groepspolis hospitalisatieverzekering. Correctie voorwaarden derdebetalersysteem.

Indiener

An Spriet Michaël Desmet

Dienst

Personeelsdienst Bestuur en organisatie


Tijdens de zitting van 17 november 2011 werden de nieuwe premies voor de hospitalisatieverzekering goedgekeurd. Er werd eveneens geopteerd om het derde betalerssysteem in te voeren waarbij geopteerd werd voor volgende formule: Het derdebetalerssysteem in te voeren, waarbij geopteerd wordt voor volgende formule:  de hoofdverzekerden worden patronaal gefactureerd als een afzonderlijke beheersvergoeding (buiten de premie) en dit tegen een kostprijs van € 2,88 per jaar per verzekerde die volledig ten laste komt van het OCMW;  aan de nevenverzekerden wordt het beheer aangerekend via de premie en dit tegen een kostprijs van: - € 0,44 per jaar per kind jonger dan 25 jaar, - € 2,77 per jaar per verzekerde jonger dan 65 jaar, - € 9,61 per jaar per verzekerde tussen de 65 en 70 jaar, - € 11,53 per jaar per verzekerde vanaf 70 jaar, telkens te verhogen met 10% RIZIV, die volledig ten laste komt van de nevenverzekerden, met uitzondering van de helft van de kostprijs van de kinderen en de volledige kostprijs van de kinderen die een Vlaams fonds nummer hebben, die ten laste komt van het OCMW

Beoordeling

Naar aanleiding van de communicatie met Axa over de goedkeuring door de raad werd duidelijk dat voor het derdebetalerssysteem de premies voor de stad werden voorgelegd en die deze van toepassing voor het OCMW. Deze fout moet rechtgezet worden.


Budget




OCMW-decreet.




Raadszitting van 17 november 2011 in verband met de goedkeuring van de nieuwe premies en de invoering van het derdebetalersysteem.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.

Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad beslist om de beslissing van 17 november 2011 inzake de invoering van het derdebetalerssysteem, te wijzigen, met name voor wat betreft de premies. De geldende premies zijn de volgende: de hoofdverzekerden worden patronaal gefactureerd als een afzonderlijke beheersvergoeding (buiten de premie) en dit tegen een kostprijs van € 3,00 per jaar per verzekerde die volledig ten laste komt van het OCMW;  aan de nevenverzekerden wordt het beheer aangerekend via de premie en dit tegen een kostprijs van: - € 0,96 per jaar per kind jonger dan 25 jaar, - € 3,00 per jaar per verzekerde jonger dan 65 jaar, - € 10,39 per jaar per verzekerde tussen de 65 en 70 jaar, - € 12,48 per jaar per verzekerde vanaf 70 jaar, telkens te verhogen met 10% RIZIV, die volledig ten laste komt van de nevenverzekerden, met uitzondering van de helft van de kostprijs van de kinderen en de volledige kostprijs van de kinderen die een Vlaams fonds nummer hebben, die ten laste komt van het OCMW. 

RAADSNOTA


Vacantverklaring bij bevordering van functie communicatieverantwoordelijke niveau A.

Indiener

Carine Callemin

Dienst

Personeelsdienst


Vanaf 1 juni 2009 wordt de functie van communicatieverantwoordelijke waargenomen in een tijdelijke situatie met een waarnemingstoelage. Omwille van het belang voor de organisatie om een adequaat en correct extern en intern communicatiebeleid te voeren, is het nodig deze functie op permanente basis in te vullen.

Beoordeling

De vroegere communicatieverantwoordelijke kreeg de opdracht om vanaf 1 juni 2009 de sturing van de ICT op zich te nemen. De Raad duidde een medewerker van de dienst communicatie aan als waarnemend communicatieverantwoordelijke. Deze waarneming is een tijdelijke situatie en kan niet omgezet worden in een permanente situatie. Het voeren van de juiste en correcte informatie, zowel naar de burger als intern, is van cruciaal belang voor de werking van het OCMW. Het verder ontwikkelen en implementeren van een aangepast communicatiebeleid vereist een permanente job. Voor permanente invulling dient de functie vacant te worden verklaard.


Budget

Niet specifiek gebudgetteerd, meerkost wel opgenomen in de globale cijfers vermits de waarnemingstoelage betaald werd in de refertemaand 2011 die weerhouden is voor de budgetopmaak 2012.

Visum ontvanger

Goedgekeurd.


  

de rechtspositieregeling voor het personeel de personeelsformatie het budget en het meerjarenplan




de raadsbeslissing van 17 juni 2010 m.b.t. de aanduiding van de functie van communicatieverantwoordelijke met een waarnemingstoelage

Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad beslist: 

de functie van stafmedewerker communicatie - niveau A1A-A3A - vacant te verklaren en voltijds statutair in te vullen bij bevordering



de vacature intern bekend te maken via de volgende kanalen: - het OCMW-intranet, de nieuwsbrief, de teamvergaderingen - alle potentiële kandidaten worden persoonlijk aangeschreven



dat de inhoud van het vacaturebericht volgende gegevens bevat: - de naam van de betrekking: stafmedewerker communicatie - de vermelding dat de betrekking in statutair verband voltijds zal ingevuld worden een beknopte weergave van de functie-inhoud en –vereisten - de contactpersoon waar de kandidaten informatie kunnen krijgen: het diensthoofd en de selectieverantwoordelijke - de afsluitdatum voor het indienen van de kandidaturen, tenminste 2 weken later dan de datum van bekendmaking



een werfreserve aan te leggen voor 2 jaar, te rekenen vanaf de maand, volgend op de datum waarop het PV van het laatste gedeelte van de selectieprocedure is afgesloten




tot het akte nemen van de aard van de procedure, zijnde een gewoon examen dat resulteert in de opsomming van de geslaagde of geschikte kaniddaten met motivatie. De Raad kiest uit deze lijst een kandidaat voor de invulling van de functie



dat de bevorderingsprocedure via Jobpunt Vlaanderen zal verlopen met het extern selectiebureau Ascento Roeselare



dat over volgende nog zal beslist worden in de raad van 24 mei e.k.: - de selectiecriteria - de selectietechnieken - de bepaling van de minimale resultaten om geslaagd te zijn - de samenstelling van de selectiecommissie

MEMORIE RAAD VAN 26 APRIL 2012 DAGORDE OPENBARE ZITTING GESLOTEN ZITTING

Recommend Documents