MEMORIE RAAD VAN 15 DECEMBER 2011 DAGORDE OPENBARE ZITTING

MEMORIE | RAAD VAN 15 DECEMBER 2011

DAGORDE

OPENBARE ZITTING 1 2 3

Opvolging en goedkeuring vorig verslag.

4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Raamcontract voor het drukken van buurt- en personeelskranten. Voorstel tot gunning.

Verkenning van een ruimer toepassingsgebied voor de thuiszorgtoelage. Project renovatiebegeleiding. Stand van zaken projectgebied Pluimstraat en uitrol naar gebied Overleie. Voorstel tot goedkeuring. Raamcontract voor de levering van kopiepapier. Voorstel tot gunning. Raamcontract voor de levering van hygiënisch papier. Voorstel tot gunning. Raamcontract voor de levering van niet-steriel verzorgingsmateriaal. Voorstel tot gunning. Raamcontract voor de levering van keukendisposables. Voorstel tot gunning. Renovatie van vier woningen. Wijze van gunning. Gunning raamcontract voor de samenaankoop van brandstof. Aktename. Goedkeuring stap 4 in opdracht tot ontsluiting van het Begijnhof. ‘Senior Invest’: realisatie van zorgflats voor bejaarden door middel van uitgifte van een obligatielening. Dossier Havenkaai. Voorstel tot aankoop garagewerkplaats Meersstraat 12. E-mail- en telefonie policy. Voorstel tot goedkeuring. Raamcontract telefonie, data en internet. Voorstel tot gunning. Archiefbeheer. Voorstel tot goedkeuring intern archiefreglement. Archiefbeheer. Voorstel tot goedkeuring leeszaalreglement. Gunning software ontwikkelcirkel (evaluatie en functioneringsgesprekken). Aanpassing reglement flexibele arbeidstijden (invoering in de lokale dienstencentra). Vastlegging vakantiekalender 2012. Varia.

GESLOTEN ZITTING

RAADSNOTA

Openbare zitting van 15 december 2011 | punt 2 Onderwerp

Verkenning van een ruimer toepassingsgebied voor de thuiszorgtoelage.

Indiener

Sofie Maes

Doelstelling

Bevraging omtrent de noodzaak voor het uitbreiden van de thuiszorgtoelage voor personen jonger dan 21 jaar.

Dienst

Budget Feitelijke aanleiding

Ouderenzorg

Visum ontvanger

goedgekeurd

Sinds 1 januari 2010 werden volgende 4 toelagen vervangen door de thuiszorgtoelage: - Mantelzorgtoelage - Sociaal pedagogische toelage voor kinderen en gezinnen jonger dan 65 jaar - Vakantietoelage - Vervoerstoelage. De thuiszorgtoelage is er voor personen die net niet in aanmerking komen voor de Vlaamse Zorgverzekering. Er geldt een leeftijdscriterium van minimum 21 jaar. Volgende vraag werd gesteld: is er een noodzaak om de thuiszorgtoelage uit te breiden voor personen jonger dan 21 jaar? Rekening houdend met de reeds bestaande tegemoetkomingen voor personen met een beperking jonger dan 21 jaar en ‘de focus op essentie’ binnen het OCMW Kortrijk.

Beoordeling

Om bovenstaande vraag te kunnen beantwoorden werden volgende personen/groepen bevraagd: Stedelijke adviesraad voor personen met een beperking LST(= Lokaal Steunpunt Thuiszorg)Kortrijk Woonzorgverleners van OCMW Kortrijk Dit is het resultaat van de bevraging: Stedelijke adviesraad voor personen met een beperking: Op zich helpen alle tegemoetkomingen de persoon met een beperking om hem/haar het leven met die beperking zo comfortabel mogelijk te maken. Dus zou de thuiszorgtoelage -21 jaar een duwtje in de rug betekenen voor deze mensen. Maar rekening houdend met het uitgebreide stelsel van tegemoetkomingen voor personen met een beperking jonger dan 21 jaar én de momenteel financiële crisis kan de adviesraad zich erin vinden dat de focus van de thuiszorgtoelage gaat naar de personen die veelal net uit de boot vallen voor bepaalde tegemoetkomingen/voordelen. Uiteraard hoopt de adviesraad dat op gepaste tijdstippen de reglementering omtrent de thuiszorgtoelage herbekeken kan worden. LST Kortrijk: De professionelen uit de thuiszorg hebben het volgende standpunt: Het voorstel van uitgebreid reglement wordt goed bevonden en wel doordacht. Ook de afbakening naar minst begoeden. Alleen stellen de professionelen zich openlijk de vraag of voor deze groep nog bijkomende toelagen moeten verleend worden, gelet op het uitgebreide stelsel van tegemoetkomingen. Woonzorgverleners van OCMW Kortrijk: Onze woonzorgverleners hebben hetzelfde standpunt als LST Kortrijk.

Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting

 

Reglement thuiszorgtoelage +21 jaar Voorstel reglement thuiszorgtoelage -21 jaar

Stemmen Voorstel van beslissing

Rekening houdend met de bevraging aan bovenstaande personen/groepen en ‘focus op essentie’ binnen OCMW Kortrijk beslist de raad om de huidige thuiszorgtoelage niet uit te breiden voor personen jonger dan 21 jaar.

RAADSNOTA

Openbare zitting van 15 december | punt 3 Onderwerp

Project renovatiebegeleiding. Stand van zaken projectgebied Pluimstraat en uitrol naar gebied Overleie. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Nele Hofman en Jan Gryspeerdt

Doelstelling

Vastgoedbeleid als hefboom van het welzijnsbeleid. Budget

Dienst

Beleidsteam

Visum ontvanger

Niet van toepassing

Feitelijke aanleiding

A) een evaluatie van het project bouwblokrenovatie en de renovatiebegeleiding in het projectgebied Pluimstraat met voorstel tot verlenging B) een vraag tot goedkeuring van de opstart van het project in het gebied Overleie

Beoordeling

Het project renovatiebegeleiding maakt momenteel deel uit van een Europees Project Inspirer, waarvoor het OCMW overheen de periode 1/10/2009- 30/06/2013, een budget inzet van € 922.380,50. waarvan 50% door ERFO gefinancierd en 15% door de Provincie. Aangezien we in de renovatiebegeleiding als methodiek een belangrijke meerwaarde zien, om enerzijds structureel huisvesting te verbeteren en zo de leefbaarheid te verhogen in de stad en anderzijds om de OCMW-cliënten te ondersteunen en te begeleiden naar een betere huisvesting, willen we deze methodiek verder uitrollen. A) Omgeving Pluimstraat Inleiding Het project bouwblokrenovatie is een onderdeel van het stadvernieuwingsproject "Bijstandssite". Door zowel in te zetten op verbetering van de woningkwaliteit als van de woonomgeving willen wij de aantrekkelijkheid van het projectgebied grondig verbeteren, met als aandachtspunt dat ook de huidige bewoners van deze opwaardering kunnen meegenieten. Het project loopt sinds april 2009. Het OCMW participeert met:  1 VTE maatschappelijke werker / projectleider  1 VTE maatschappelijk werker / Projectmedewerker INSPIRER (gefinancierd door Europa)  ½ VTE buurtwerker Veemarkt / bewonersinspraak Evaluatie Bereik:  Van de 270 woningen in het projectgebied werden er 108 bereikt door het project.  Daarvan zijn 62% verhuurder. In het projectgebied wordt 70% van de woningen verhuurd.  In het totaal zullen particulieren meer dan € 1.500.000 investeren in de verbetering van de woningen.  Op vandaag zijn de helft van de ingeschreven verbouwingen afgewerkt. Bij de andere klanten zijn de verbouwingen aan de gang of wordt geschikte financiering gezocht.  Aard van de investeringen: - Kleine renovatie: (€ 0 tot € 5000): 25 - Middelgroot: (€ 5000 tot € 50000): 52 - Grote renovatie: (€ 40000 +): 12 - Andere (doe het zelf, doorverwijzing naar SVK, woonkavels): 19 Aantal renovatiecontracten:  67 verbouwingen worden uitgevoerd binnen een renovatiecontract tussen de stad en de bouwheer waarvan 35 bij verhuurders.  Vandaag werden 29 renovaties met contract afgewerkt met een totaal premiebedrag van € 83.000. Voor de resterende 38 renovatiecontracten voorzien we een kost van € 120.000.  De maximum huurprijzen die in de renovatiecontracten worden afgesloten variëren tussen € 350 en € 450 voor een beluikwoning over € 400 tot € 500 voor een rijhuis en in uitzonderlijke gevallen meer voor heel grote woningen. De renovatiebegeleiding zelf wordt aangeboden door SVK De Poort (via een samenwerkingsovereenkomst met de stad) en door OCMW Kortrijk (door een projectmedewerker van het project INSPIRER ). De begeleiding varieert afhankelijk van de situatie van de bouwheer. Bij kwetsbare bewoners kan dit heel intensief zijn en worden alle facetten van het renovatieproces opgevolgd. Deze begeleiding wordt door de bewoners heel positief geëvalueerd. Naast de klanten uit het projectgebied wordt de renovatiebegeleiding ook ingezet op vraag van de sociale dienst, CAW’s en

de woonwinkel. Op vandaag worden 25 renovaties op die manier begeleidt. Onderdeel van wijkontwikkeling Het project is een onderdeel van stadsvernieuwingsproject Bijstandssite en van het Interreg IVa 2 zeeën project INSPIRER. Verschillende acties in het projectgebied worden in deze projecten gekaderd:  Voorbeeldrenovatie “Werfwijs”, Pluimstraat 54, OCMW, INSPIRER  Woonkavels SOK, Bijstandssite  Verkeeringreep, Bijstandssite  Bewonersinspraak, OCMW, INSPIRER  Gevelschilderproject, OCMW en privé partners, INSPIRER  Bebloemingsactie: Stad Kortrijk, INSPIRER  Marluctuin: Stad Kortrijk, Bijstandssite, INSPIRER Conclusie  Het project heeft een grote impact in de buurt. In 40% van de woningen worden met begeleiding verbeteringswerken uitgevoerd.  Nog niet alle verbouwingen werden afgewerkt. 40% van de renovaties is nog niet afgewerkt. Er dient vastgesteld te worden dat heel wat eigenaars pas tegen het einde van het project instappen in het project. Dit betreft vaak kwetsbaardere groepen. Door een verlenging van de looptijd van het project wordt het mogelijk om nog te voorzien in de afwerking van een substantieel aantal contracten. Voorstel is om daarom de mogelijkheid te bieden om contracten af te sluiten tot 31 maart 2012. Alle facturen moeten binnen gebracht worden voor 31 december 2012. Dit voorstel wordt voorgelegd aan de Gemeenteraad van 12 december 2012.  Opvallend veel verhuurders stappen in. Het project heeft impact op de woonkwaliteit en de betaalbaarheid van dit segment van de huurmarkt.  Project INSPIRER vergroot de mogelijkheden en zorgt voor een bredere inbedding in een ruimere wijkontwikkeling. B) Nu Of Nooit-premie Overleie Aanleiding De analyses uitgevoerd in functie van het Masterplan Overleie, bracht volgende elementen:  Veel arbeiderswoningen  Zeer oud woningspatrimonium (75% van voor 1930)  Gemiddelde kleine oppervlakte  Gemiddeld laag comfort  Achterliggende sociale problematiek  Globaal laag investeringsniveau  Aanwezigheid van beluiken (5 beluiken - 53 panden) met zeer laag tot nihil comfortniveau.  50 actieve dossiers in de sociale dienst van het OCMW in het projectgebied Waarom uitrol naar gebied Overleie In het masterplan Overleie (GR 04/07/11) wordt wonen als één van de belangrijkste doelstellingen naar voor geschoven i.f.v. de revitalisering van de wijk. Hierbij wordt expliciet verwezen naar de nood om acties op te zetten om het bestaande woningpatrimonium te verbeteren, dit met bijzondere aandacht voor de beluiken. Het inzetten van de 'Nu-of-nooit'-premie met bijhorende methodiek, vormt een antwoord dat direct in de lijn ligt met de ambities van het masterplan. Daarnaast vormt het een krachtig signaal in functie van het brede revitaliseringverhaal. Er wordt meteen ook aangegeven dat het masterplan duidelijk inzet op het bestaande patrimonium en haar bewoners en niet enkel op nieuwe en grote ontwikkelingen. Vandaar dat het ook belangrijk is om dit project als één van de eerste acties te gaan implementeren en dit vanaf 2012. Context Het woningpatrimonium op Overleie vertoont heel wat gelijkenissen met dit in de omgeving van de Pluimstraat. Overleie wordt wel gekenmerkt door een aantal verschilpunten die aanpassingen in het reglement noodzakelijk maken en die een bijsturing vragen van de te volgen methodiek en begeleiding:  Meer gemengde wijk naar doelgroep (op vandaag ook 'sterke mensen' aanwezig): Dit vraagt een methodiek waarbij voorzien wordt in een intensieve begeleiding voor de zwakkere doelgroepen en daarnaast een basisbegeleiding en -communicatie i.f.v. de sterkere doelgroepen. Hiermee wordt rekening gehouden in de communicatie alsook de gerichte inzet van de balie Wonen Stad en de gebiedswerking (i.f.v. de algemene communicatie en begeleiding) en de buurtwerking (i.f.v. bereiken en begeleiden van de zwakkere doelgroepen).  De wijk wordt gekenmerkt door een gedifferentieerd aanbod en staat van de panden. Er is ook een sterke vermenging van type en staat van de panden. Hierdoor is het zeer moeilijk tot onmogelijk om een doelgerichte afbakening te organiseren op bouwblokniveau. Daarom wordt geopteerd om op basis van een verscherping van de criteria een gericht beleid te voeren. Daarnaast is het essentieel om in functie van een wijkbreed revitaliseringverhaal een zo ruim mogelijk gebied te betrekken.  Omwille van historische redenen liggen de KI's in de kern van Overleie relatief hoog (zeker in

de vergelijking met bepaalde straten / bouwblokken die gemiddeld een lager KI bezitten ondanks een beter kwaliteits- en comfortniveau). In het reglement wordt daarom een KI gehanteerd van max. 1350 euro gekoppeld aan verscherpte criteria. Uitgangspunten  Er wordt gewerkt in 2 fasen. Prioritair wordt 'Oud Overleie' (zone tussen Leie en R36 + bouwblok rond Vandammebeluik) aangepakt.  In een 2e fase kan de zone ten noorden van de R36 meegenomen worden.  Door het beperken tot 'Oud Overleie' is het volgende van toepassing: - beperkte overlap waardoor project Pluimstraat kwalitatief kan afgewerkt worden - gebied blijft beheersbaarder (aantal panden) - huidige personeelsinzet blijft +/- mogelijk - duidelijke communicatie mogelijk  Het project wordt expliciet ingebed binnen het masterplan Overleie en schakelt zich in binnen een wijkbrede aanpak en volgt een globale revitaliseringcommunicatie en -sfeer (= vermijden stigma + ook betrekken en meenemen van sterkere groepen). Timing  Het reglement start op 01/06/12 en loopt tot 31/12/15 (afsluiten contracten) + 1jaar inleveren facturen.  Start traject vanaf mei/juni 2012  Naast een regelmatige terugkoppeling naar stuurgroep en het college volgt in 2014 een grondige evaluatie. In navolging van deze evaluatie zal bepaald worden om het gebied al dan niet uit te breiden met de zone ten noorden van de R36. Cijfers  Het onderzoeksgebied 'Groot Overleie' omvat ruim 1100 panden. Het gebied tussen de Leie en de R36 'Oude Overleie' + bouwblok Vandammebeluik omvat 546 panden met een woonfunctie (woonhuizen, beluiken, handelspanden met woning en appartementen).  Na correctie op KI en bouwjaar komen nog 465 panden in aanmerking.  Binnen deze 465 bevinden zich 53 beluikpanden verspreid over 5 beluiken. Deze beluiken tellen 60 bewoners.  Er wordt ingeschat dat 20% van alle woningen/appartementen instappen. Voor de beluiken wordt 50% gehanteerd. Dit komt neer op +/- 125 contracten. Personeelsinzet i.f.v. NON-Overleie Functie Projectcoördinator Toekomstplan Overleie Projectleider Administratie / premiecalculatie Technische begeleiding

Naam Dries Baekelandt

Jan Gryspeerdt Loket wonen - nog nader te bepalen Luc Despiegelaere + aangevuld met freelance ifv opvangen pieken Wijkgerichte begeleiding – Nog te bepalen ( Buurtwerk doelgroepgericht Overleie) Wijkgerichte begeleiding – Henk VanDenBroecke procesgericht Communicatie op Communicatie & Recht wijkniveau

% VTE p.m.

Ten laste van Stad Kortrijk (S&O)

100% 50%

OCMW Stad Kortrijk

50% + freelance Stad Kortrijk (toelage aan De Poort) 10 à 20%

OCMW

10 à 20%

Stad Kortrijk

occasioneel

Stad Kortrijk

Opmerking: Voor de opstartperiode (vanaf midden 2012) zal deels beroep gedaan worden op de inzet van de projectmedewerker Inspire (tot eind juni 2013). Bovenstaand schema geeft de situatie weer bij autonoom functioneren van project NON Overleie. Extra: voor de opstart op Overleie is projectdossier ingediend bij KBS door BND- OCMW- Akzie ifv de opmaak van woonscans. Dit dossier voor een kleine 9000euro werd eind november 2011 goedgekeurd wat extra mogelijkheden geeft aan energiesnoeiers om in samenwerking met Akzie voorbereidende integrale woonscans uit te voeren in Overleie bij de meest kwetsbare doelgroep. Stuurgroep Bij aanvang tot midden 2013 zal de stuurgroep NON-Overleie samenlopen met de bestaande stuurgroep Bouwblok Pluimstraat / Inspirer. Daarin wordt het OCMW naast de projectleider vertegenwoordigd door de voorzitter en de directeur maatschappelijke dienstverlening. In functie van deze opstartperiode wordt de stuurgroep aangevuld met de projectcoördinator Overleie (Dries Baekelandt). Vanaf 2013 zal de samenstelling van de afzonderlijke stuurgroep NON Overleie vastgesteld worden. Hierbij wordt de huidige samenstelling als uitgangspunt gehanteerd. Wetten en reglementen

Eerdere beslissingen



Raadsnota mei 2009 (Piet Lareu): Deelname aan Interreg IV-project INSPIRER.

Besluitvormingsproces

Aan de GR van 12 december 2012 worden volgende vragen ter goedkeuring voorgelegd. 1) verlenging van het reglement met bijhorend contract 'Nu-of-nooit'-renovatiepremie Pluimstraat met mogelijkheid tot afsluiting van een renovatiecontract tot 31 maart 2012 en mogelijkheid tot indienen van de nodige facturen en bewijsstukken tot 31 december 2012; dit in functie van een kwalitatieve afronding van het project. 2) Hierbij te voorzien, binnen het initieel voorziene totaalbudget, in een budget van 150.000 euro te verdelen over 2012 (€ 100000) en 2013 (€ 50000). B. Voor wat betreft NON-premie Overleie: 1) Het reglement met bijhorend contract 'Nu-of-Nooit'-renovatiepremie Overleie goed te keuren.

Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad keurt de verlenging met 1 jaar van de renovatiebegeleiding, met de huidige personeelsinzet in het projectegebied Pluimstraat goed. De raad keurt de opstart van de renovatiebegeleiding in het projectgebied Overleie met de huidige personeelinzet goed.

Opvolging en communicatie

RAADSNOTA

Openbare zitting van 15 december 2011| punt 4 Onderwerp

Raamcontract voor het drukken van buurt- en personeelskranten. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Het aanduiden van een drukkerij voor het drukken van buurt- en personeelskranten van OCMW Kortrijk voor een periode van 3 jaar. Budget

Dienst

€ 157.238,47 voor 3 jaar

Facility

Visum ontvanger


Eind 2011 verloopt het huidig raamcontract drukwerk. De raad gaf in zitting van 15 september 2011 opdracht aan de dienst facility om een dossier op te maken en besliste dat de gunning van het drukwerk van boekjes zal verlopen via openbare aanbesteding.

Beoordeling

De openbare aanbesteding van 8 november 2011, met uitgebreid verslag in bijlage, gaf na rekenkundig nazicht volgend resultaat: Naam, voornamen, firmanaam en adres van de inschrijvers 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Verraes Drukkerij, Bissegemsestraat 54, 8501 Heule Fieuws & Terryn Drukkerij, Peperleenstraat 15, 8501 Bissegem Drukkerij D'Hondt - Kopie Kortrijk, Vichtseweg 176a, 8790 Waregem Vandekerckhove Drukkerij, Oudenaardsesteenweg 354, 8500 Kortrijk Ecoprint Drukkerij, Vennestraat 8, 2830 Willebroek Desmet-Laire NV, Lamontstraat 25, 9690 Kluisbergen Goekint Graphiks NV, Industriezone 2 Zandvoordeschorredijkstraat 65, 8400 Oostende Vandenbulcke Jo Drukkerij, Dumolinlaan 7, 8500 Kortrijk Die Keure, Kleine Pathoekeweg 3, 8000 Brugge IPM Printing NV, Nestor Martinstraat 40, 1083 Ganshoren

Bedrag 3 jaar incl. BTW € 157.238,47 € 162.253,78 € 167.689,67 € 177.545,76 € 184.398,66 € 184.675,32 € 186.394,30 € 191.566,03 € 225.621,00 € 268.983,48

Alle offertes beantwoorden aan de vooropgestelde eisen van het lastenboek. Drukkerij Verraes, Bissegemsestraat 54, 8501 Heule wordt als beste bieder voorgesteld. Voor 2010 bedroeg de kostprijs voor het drukwerk van boekjes € 52.078 exclusief 6%BTW. We verwerkten de kostenbesparende adviezen van de huidige leveranciers in het lastenboek om zo mogelijk een prijsdaling van € 10.000 te realiseren. De raming bedroeg aldus € 42.000 exclusief BTW per jaar. Als we de oplages van 2010 vermenigvuldigen met de eenheidsprijzen van de laagste bieder van deze aanbesteding komen we aan een bedrag van € 41.543,22. Ondertussen zijn er 2 tijdschriften bijgekomen: ’t Gazetje’ met een oplage van 980 exemplaren dat 11 maal per jaar zal verschijnen ‘Van Preetjes Molen tot Vlaskaai’ met een oplage van 2800 exemplaren dat eveneens 11 maal per jaar zal verschijnen Deze 2 tijdschriften werden mee opgenomen in het raamcontract waardoor de kostprijs voor alle boekjes €49.446,06 exclusief BTW per jaar bedraagt of € 148.338,18 exclusief BTW voor de duur van het raamcontract. Wetten en reglementen

 

Wet van 24.12.1993 KB 08.01.1996




Raad van 15 september 2011 : vastlegging wijze van gunnen als openbare aanbesteding.


  

De gevoerde procedure waarbij geopteerd werd de prijsvraag te organiseren via openbare aanbesteding. Het aanbestedingsverslag De gunstige prijzen t.o.v. de raming.

    

Lastenboek met meetstaat publicatiebericht Proces Verbaal van opening van de offertes Originele biedingen Tabel met rekenkundig nazicht van de offertes

Bijlagen



aanbestedingsverslag

Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing Opvolging en communicatie

De raad beslist om het raamcontract : ‘drukken van buurt- en personeelskranten voor OCMW Kortrijk’ met een looptijd van 3 jaar, te gunnen aan Drukkerij Verraes uit Heule voor een bedrag van € 157.238,47 inclusief 6% BTW.

RAADSNOTA


Raamcontract voor de levering van kopiepapier. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Het aanduiden van een leverancier voor het leveren op afroep van kopiepapier voor een periode van 1 jaar. Budget

Dienst

€ 11867,75 (incl. B.T.W.)

Facility

Visum ontvanger

Niet van toepassing


In de raad van 20/10/2011 werd volmacht gegeven aan de stad Kortrijk voor het opstellen van het dossier samenaankoop kopiepapier voor een periode van 1 jaar en werd de wijze van gunning vastgelegd als onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking.

Beoordeling

Stad Kortrijk stelde als aanbestedende overheid in gemeenschappelijke naam van het OCMW en de stad het dossier op. Het lastenboek bestaat uit 2 percelen, 1 perceel voor de stad Kortrijk en 1 perceel voor het OCMW. In het bestek is voorzien dat er zowel per perceel als voor beide percelen een offerte mag ingediend worden. De toewijzing van de opdracht gebeurt per perceel, per respectievelijk bestuur. 15 firma’s werden geselecteerd om een offerte in te dienen: Firma

Adres

Inapa Belgium nv

Vaucampslaan 30

Postcode Stad/Gemeente 1654

Huizingen

Epacar nv

Duffelsesteenweg 160

2550

Kontich

Igepa Belux nv

Nijverheidslaan 4

9880

Aalter

DBS nv

Gentseweg 636

8793

Sint-Eloois-Vijve

Lyreco Belgium sa

Rue Du Fond Des Fourches 20

4041

Vottem

Office Depot bvba

Schoonmansveld 28

2870

Puurs

Data Papier nv

Ottergemsesteenweg 439

9000

Gent

Antalis nv

Louizalaan 522

1050

Brussel

Oce-Belgium nv

Jules Bordetlaan 32

1140

Evere

Copypaper bvba

Brugsken 153

9100

Sint-Niklaas

Basyn

Doorniksewijk 3-7

8500

Kortrijk

Ib Office nv

Brugsesteenweg 290

8520

Kuurne

Schaubroeck nv

Steenweg Deinze 154

9810

Nazareth

Schäfer Shop

Torkonjestraat 21 B

8500

Marke

Strobbe nv

Engelse Wandeling 2ab/11

8500

Kortrijk

Er zijn 3 offertes ingediend die besproken worden in het aanbestedingsverslag, zie bijlage, met volgend resultaat: Kandidaten Totaal

Max Punten 100

LYRECO 95

INAPA 83

STROBBE 76

De Firma Lyreco Belgium N.V., Rue du Fond Des Fourches 20, 4041 Vottem wordt als beste bieder voorgesteld. Deze firma is tevens onze huidige leverancier en we zijn tevreden over het papier en de geboden service. Bij een vergelijking tussen de hoeveelheden van vorig jaar met de eenheidsprijzen van de huidige bieding is de prijs nu ± 20% lager. Het verbruik van vorig jaar bedroeg: De omzet van vorig jaar met de prijzen van de beste bieder:

€ 14.915,80 € 11.867,75

Wetten en reglementen

 

Wet van 24.12.1993 KB 08.01.1996




Raadsbeslissing van 20/10/2011 waarbij aan Stad Kortrijk volmacht werd gegeven om een dossier op te stellen strekkende tot het aanduiden van een leverancier voor her raamcontract papier met een looptijd van 1 jaar.


De gevoerde procedure waarbij geopteerd werd de prijsvraag te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking. De beslissing van de jury inzake de kwaliteitscriteria van de offertes De gunstige prijzen t.o.v. de raming.

Bijlagen

  

Lastenboek Originele offertes met stalen Verslag van nazicht van de offertes


De raad beslist om het raamcontract voor levering van papier op afroep voor OCMW Kortrijk met een looptijd van 1 jaar, te gunnen aan de Firma Lyreco Belgium N.V., uit Vottem.

RAADSNOTA


Raamcontract voor de levering van hygiënisch papier. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Het aanduiden van een leverancier voor het leveren van hygiënisch papier aan de woon- en zorgcentra van OCMW Kortrijk voor een periode van 3 jaar.

Dienst

Budget

Dienst Facility

Visum ontvanger


Het huidige raamcontract leveren van hygiënisch papier loopt in februari 2012 ten einde. In de raad van 25/08/2011 werd de wijze van gunning voor het nieuwe raamcontract voor het leveren van hygiënisch papier met een looptijd van 2,5 jaar, vastgelegd als onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Beoordeling

In het kader van deze opdracht werd op 27 oktober 2011 een bijzonder bestek met nr. 20111121/ll/OP2 opgesteld door de dienst Facility. In het huidige raamcontract is zowel het hygiënisch papier als keukenpapier (servietten, placemats ed) opgenomen. We vermoeden dat het financieel interessanter is om het hygiënisch papier op te nemen in het raamcontract onderhoudsprodukten gezien hygiënisch papier door dezelfde firma’s aangeboden wordt als de aanbieders van onderhoudsprodukten. Ons huidig raamcontract onderhoudsprodukten loopt echter nog tot 31/5/2014. Om die reden zal het raamcontract hygiënisch papier starten op 1 maart 2012 en eindigen op 31/5/ zodat we half 2014 het volgende raamcontract eventueel samen kunnen aanbesteden met het nieuwe voor de onderhoudsprodukten. Facility nodigde volgende firma’s uit om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - Boma nv, Noorderlaan 131 te 2030 Antwerpen; - Essef bvba, Izegemsestraat 89 te 8880 Ledegem; - Salubris, Industriepark Noord 12 te 8730 Beernem; - Adrem Cleaning, Kunstdal 4 te 9990 Eeklo; - Belgaclean NV, Brugstraat 80 te 8560 Wevelgem; - Continental Clean, Drieslaan 33 te 8560 Moorsele; - Kevano, Vaartdijk Zuid 3 te 8460 Oudenburg; - King Belgium, Rue du Cerf 190 te 1332 Genval. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 21 november 2011 om 11.00 uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 20 maart 2012. Er werden 6 offertes ontvangen: Nr.

Naam

Postcode

Woonplaats

Prijs excl. btw

1

Boma nv

2030

Antwerpen

€17.518,20

2

Essef bvba

8880

Ledegem

€17.634,69

3

Salubris

8730

Beernem

€21.903,77

4

Continental Clean 8560

Moorsele

€17.129,47

5

Kevano

Oudenburg

€32.471,66

8460

6 King Belgium 1332 Genval €25.335,30 Op 29 november 2011 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op (zie bijlage). Alle offertes zijn regelmatig en worden op basis van de in het lastenboek beschreven gunningscriteria als volgt beoordeeld (zie verslag van nazicht in bijlage): Punten prijs

Punten e-commerce

Punten Totaal catalogus Score

Prijs excl. BTW*

Boma nv

20

20

98,67

€17.518,20

Essef bvba

20

20

98,28

€17.634,69

20

90,00

€17.129,47

20

86,92

€21.903,77

Nr.

Firma

1 2 4

Continental Clean

10

3

Salubris

20

5 Kevano 0 0 71,65 €32.471,66 De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Boma nv, Noorderlaan 131 te 2030 Antwerpen tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. De raming voor deze opdracht bedroeg €17.000,00 excl. 21% BTW/jaar De omzet van vorig jaar met de prijzen van de beste bieder bedraagt 17.518,20 excl. of 21.197,01 incl. 21% BTW. Deze prijs ligt 3% hoger dan de raming. Wetten en reglementen





  









Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 excl. btw niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen.




Raadsbeslissing van 25/8/2011 waarbij aan facility opdracht werd gegeven om een dossier op te stellen strekkende tot het aanduiden van een leverancier voor het raamcontract hygiënisch papier met een looptijd van 2,5 jaar..


  

De gevoerde procedure waarbij geopteerd werd de prijsvraag te organiseren via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De beoordeling inzake de kwaliteitscriteria van de offertes en het gunningsverslag. De aanvaardbare prijzen t.o.v. de raming

   

Lastenboek Originele offertes Tabel rekenkundig nazicht van de offertes Verslag van nazicht van de offertes

Bijlagen

Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing


Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 29 november 2011 voor de opdracht “Onderhandelingsprocedure voor raamcontract hygiënisch papier 01/03/2012 31/05/2014”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Boma nv, Noorderlaan 131 te 2030 Antwerpen, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20111121/ll/OP2 van 25 augustus 2011.

RAADSNOTA


Raamcontract voor de levering van niet-steriel verzorgingsmateriaal. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Het aanduiden van een leverancier voor het leveren van niet-steriel verzorgingsmateriaal 20122013 Budget

Dienst

Dienst Facility

Visum ontvanger


Het huidige raamcontract leveren van niet-steriel verzorgingsmateriaal loopt in december ten einde. De aankoop gebeurt reeds centraal en het verbruik wordt structureel opgevolgd en bedraagt momenteel ongeveer € 30.000 (excl. BTW) per jaar. Aan de hand van deze verbruikcijfers werd een nieuwe prijsvraag georganiseerd voor een raamcontract met een duurtijd van 2 jaar. Gezien de raming kon de prijsvraag via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande kennisgeving gebeuren.

Beoordeling

In het kader van de opdracht “Onderhandelingsprocedure voor raamcontract niet-steriel verzorgingsmateriaal 2012-2013” werd op 27 oktober 2011 een bijzonder bestek met nr. 20111121/ll/OP1 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op €30.000,00 excl. btw (een deel van de producten valt onder een BTW tarief van 21%, een ander deel van 6%.) Volgende firma’s werden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - Arseus Medical nv, Textielstraat 24 te 8790 Waregem; - Wm Supplies (B) bvba, Kortrijksestraat 30 te 8520 Kuurne; - Paul Hartmann sa, Avenue Paul Hartmann 1 te 1480 Saintes; - Patrona Pharma group NV, Henri Jasparlaan 138 te 1060 Brussel; - SCA NV, Culliganlaan 1D te 1831 DIEGEM; - FB Medical, Weinebruggelaan 8 te 8200 Brugge Sint-Michiels. Er werden 4 offertes ontvangen. Op 22 november 2011 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. (zie bijlage): Kandidaat Wm Supplies - Kuurne Patrona Pharma group NV - Brussel Arseus Medical nv - Waregem FB Medical - Brugge Sint-Michiels

Bedrag excl. BTW €23.024,89 €30.049,83 €31.982,55 €29.614,24

De Firma Wm Supplies (B) bvba, Kortrijksestraat 30 te 8520 Kuurne wordt als beste bieder voorgesteld. Deze firma is tevens onze huidige leverancier en we zijn tevreden over de producten en de geboden service. Bij een vergelijking tussen de hoeveelheden van vorig jaar met de eenheidsprijzen van de huidige bieding is de prijs nu ± 23% lager. Wetten en reglementen





  





Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009 houdende de uitvoering en inwerkingtreding van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende diverse bepalingen betreffende het personeel, de financiën en de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, § 2, 1° a (limiet van € 67.000,00 excl. btw niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en





latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, § 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen.

Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces



De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Wm Supplies (B) bvba, Kortrijksestraat 30 te 8520 Kuurne tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver.

Bijlagen

   

Lastenboek Originele offertes Tabel rekenkundig nazicht van de offertes Verslag van nazicht van de offertes



Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 22 november 2011 voor de opdracht “Onderhandelingsprocedure voor raamcontract niet-steriel verzorgingsmateriaal 2012-2013”, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige bieder, zijnde Wm Supplies (B) bvba, Kortrijksestraat 30 te 8520 Kuurne, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr. 20111121/ll/OP1 van 27 oktober 2011.

RAADSNOTA


Gunning raamcontract keukendisposables

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Het aanduiden van een leverancier voor het leveren op afroep van keukendisposables aan de woon- en zorgcentra van OCMW Kortrijk voor een periode van 2,5 jaar Budget

Dienst

Facility

Visum ontvanger

Niet van toepassing


Het huidige raamcontract ‘leveren van keukendisposables aan de woon- en zorgcentra van het OCMW’ loopt in december ten einde. In de raad van 25/08/2011 werd de wijze van gunning voor het leveren van keukendisposables via een raamcontract met een looptijd van 2,5 jaar, vastgelegd als algemene offerteaanvraag. In diezelfde Raad werden de algemene voorwaarden van het bestek en de gunningscriteria met hun weging goedgekeurd.

Beoordeling

De aankoop gebeurt reeds centraal en het verbruik wordt structureel opgevolgd en bedraagt momenteel ongeveer € 55.000 (excl. BTW) per jaar. Aan de hand van deze verbruikcijfers werd een algemene offerteaanvraag georganiseerd voor een raamcontract met een duurtijd van 2,5 jaar. De gunningscriteria met hun weging zijn: Prijs (Max. 60 pt.) De prijs na nazicht volgens de bepalingen wordt in rekening gebracht voor de toekenning der punten. De punten worden toegekend op basis van de resultaten van de inschrijvingsprijs volgens de bijgeleverde meetstaat. Laagste bieder: 60 punten. Hogere bieders krijgen proportioneel punten minder. E-commerce/ leverings- en bestelvoorwaarden (Max. 15 pt.) Puntenverdeling: uitstekend 15 punten zeer goed 10 punten Goed 8 punten Minder goed 5 punten Slecht 2 punten Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. Kwaliteit (Max. 15 pt.) Puntenverdeling: uitstekend 15 punten zeer goed 10 punten Goed 8 punten Minder goed 5 punten Slecht 2 punten Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. Garantievoorwaarden (Max. 10 pt.) Puntenverdeling: zeer goed 10 punten Goed 8 punten Minder goed 5 punten Slecht 2 punten Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. De openingszitting vond plaats op 8 november 2011. Er werden 4 offertes ingediend : Salubris, Industriepark Noord 12, 8730 Beernem Cogam/Kevano, Gieterijstraat 49, 1601 Ruisbroek Ava papier, Kapelanielaan 6, 9140 Temse King Belgium, Rue du Cerf 190/1, 1332 Genval

De offertes worden uitgebreid besproken in bijgevoegd aanbestedingsverslag en worden als volgt samengevat : In de offertes van Cogam/Kevano en Ava Papier ontbreken voor een belangrijk aantal posten zowel eenheidsprijs als totaalprijs. Deze kunnen ook niet op een onrechtstreekse manier achterhaald worden. Daarom worden deze offertes op basis van Art. 112§4 van KB 8 januari 1996 geweerd. De offertes van Salubris en King Belgium zijn wel regelmatig en worden op basis van de in het lastenboek beschreven gunningscriteria als volgt beoordeeld: Kandidaten Prijs E-commerce en bestelvoorwaarden Kwaliteit Garantie voorwaarden Totaal

Max. 60 15 15 10 100

Salubris 52,2 15 15 10 92,2

King Belgium 60 15 15 5 95

De Firma King Belgium, Rue du Cerf 190/1, 1332 Genval wordt als beste bieder voorgesteld. Deze firma is tevens onze huidige leverancier en we zijn tevreden over de producten en de geboden service. Bedrijven die verpakte producten op de markt brengen rekenen een Fost Plus bijdrage aan. Dit is een bijdrage voor de inzameling, sortering en recyclage van huishoudelijk verpakkingsafval. Bij Salubris zijn de fost plus kosten verrekend in de eenheidsprijzen, bij King worden ze apart vermeld. Bij een vergelijking tussen de hoeveelheden van vorig jaar met de eenheidsprijzen van de huidige bieding is de prijs nu ± 19 % lager. Het verbruik van vorig jaar bedroeg € 55.000,00 excl. BTW en fost plus kosten De omzet van vorig jaar met de prijzen van de beste bieder € 44.454,97 excl. BTW en fost plus kosten. Wetten en reglementen

 

Wet van 24.12.1993 KB 08.01.1996




Raadsbeslissing van 25/8/2011 waarbij aan facility opdracht werd gegeven om een dossier op te stellen strekkende tot het aanduiden van een leverancier voor het raamcontract keukendisposables met een looptijd van 2,5 jaar.


  

De gevoerde procedure waarbij geopteerd werd de prijsvraag te organiseren via algemene offerteaanvraag. De beoordeling inzake de kwaliteitscriteria van de offertes en het gunningsverslag. De gunstige prijzen t.o.v. de raming.

      

Lastenboek Publicatiebericht in BDA Proces Verbaal van opening van de offertes Originele offertes Tabel met rekenkundig nazicht van de offertes Puntentabel met beoordeling op basis van de gunningscriteria Verslag van nazicht van de offertes

Bijlagen


De Raad beslist om het raamcontract voor levering van keukendisposables op afroep voor OCMW Kortrijk met een looptijd van 2,5 jaar, te gunnen aan De Firma King Belgium, Rue du Cerf 190/1, 1332 Genval.

RAADSNOTA


Renovatie van vier woningen. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Goedkeuring wijze van gunning voor renovatie 4 woningen: Stasegemsestraat 21, Brugsesteenweg 67, Pluimstraat 114 en Zwevegemsestraat 92 Kortrijk. Goedkeuring lastenboek, raming en uitvoeringsplanning. Budget

Dienst

Raming : €433.155,86 (incl. BTW)

Facility

Visum ontvanger

Niet van toepassing


Op de begroting 2010-2011 werd een budget voorzien voor de renovatie van 4 bescheiden rijwoningen. Facility maakte een voorontwerp voor grondige renovatie van 4 woningen die leeg kwamen te staan. In de raad van 28 april 2011 werd goedkeuring gegeven om voor de woningen : Stasegemsestraat 21, Brugsesteenweg 67, Pluimstraat 114 en Zwevegemsestraat 92 Kortrijk, op basis van dit goedgekeurde voorontwerp een bouwaanvraag in te dienen en een definitief ontwerp met lastenboek en raming ter goedkeuring aan de raad voor te leggen.

Beoordeling

De bouwaanvragen werden ingediend. Stand van zaken bouwvergunning : adres Pluimstraat 114 Brugsesteenweg 67 Stasegemsestraat 21 Zwevegemsestraat 92

bouwvergunning In bezit In bezit In behandeling In bezit

De opties zoals voorgelegd op 28 april werden verder uitgewerkt. Er werd een lastenboek opgesteld om de vier woningen samen aan te besteden, opgesplitst in drie percelen : bouwwerken – elektriciteit – HVAC. Alle vier de woningen worden per perceel aan dezelfde aannemer toegewezen. Gezien de grootte van het dossier zullen deze werken, rekening houdend met de wet op de overheidsopdrachten, moeten gegund worden via een openbare aanbesteding. Binnenschilderwerken zijn niet voorzien binnen dit budget maar worden uitgevoerd door de leerwerkplaats. De raming voor de totaliteit van de werken bedraagt inclusief 6% BTW: Bouwwerken

Elektriciteit

HVAC

Pluimstraat 114

93.858,79 €

5.808,80 €

20.087,38 € 119.754,97 € € 92.000

Brugsesteenweg 67

68.581,23 €

5.156,90 €

15.541,30 € 89.279,42 €

Stasegemsestraat 21

77.836,09 €

5.782,30 €

17.347,24 € 100.965,63 € € 87.000

Zwevegemsestraat 92 102.321,37 € 5.337,10 € TOTAAL :

TOTAAL

begroting € 100.000

15.497,37 € 123.155,84 € € 113.500

342.597,47 € 22.085,10 € 68.473,29 € 433.155,86 € € 392.500

Per woning kan de renovatie als volgt worden samengevat: Pluimstraat 114 Type 3/4 met kelder en zolder Aankoopprijs woning € 48.500 (2003) Oppervlakte na renovatie 126.41 m² Budget begroting € 92.000 Budget/m² € 727/m² inclusief BTW 6% Raming € 119.754,97 Het gaat hier om een grondige renovatie met: Afbraak van achterbouw en voorzien van nieuwe achterbouw, Herindeling van het gelijkvloers met behoud van de trap op het gelijkvloers en een nieuwe trap op de verdieping, Nieuwe vloeren, nieuw pleisterwerk,

Nieuwe ramen, Nazicht van de draagstructuur dak en vernieuwen en isoleren van de dakbedekking en goten, Volledig nieuwe elektrische installatie, Centrale verwarming, Nieuwe sanitaire installatie, Nieuwe keuken en nieuw binnenschrijnwerk, Brugsesteenweg 67 Type 2/3 met zolder Aankoopprijs woning € 49.000 (2009) Oppervlakte na renovatie 106,37 m² Budget begroting € 100.000 Budget/m² € 940/m² inclusief BTW 6% Raming € 89.279,42 € Het gaat hier om een grondige renovatie met: Afbraak van achterbouw en voorzien van nieuwe achterbouw, Beperkte herindeling van het gelijkvloers met behoud van de trappen, Nieuwe vloeren, nieuw pleisterwerk, Nieuwe ramen, Nazicht van de draagstructuur dak en vernieuwen en isoleren van de dakbedekking en goten, Volledig nieuwe elektrische installatie, Centrale verwarming, Nieuwe sanitaire installatie, Nieuwe keuken en nieuw binnenschrijnwerk, Stasegemsestraat 21 Type 3/4 met bureau en zolder Aankoopprijs woning € 72.000 (2006) Oppervlakte na renovatie 117.54 m² Budget begroting € 87.000 Budget/m² € 740/m² inclusief BTW 6% Raming € 100.965,63 Het gaat hier om een grondige renovatie met: Afbraak van achterbouw en voorzien van nieuwe achterbouw, Herindeling van het gelijkvloers, Nieuwe trappen, Nieuwe vloeren, nieuw pleisterwerk, Nieuwe ramen, Nazicht van de draagstructuur dak en vernieuwen en isoleren van de dakbedekking en goten, Volledig nieuwe elektrische installatie, Centrale verwarming, Nieuwe sanitaire installatie, Nieuwe keuken en nieuw binnenschrijnwerk, Zwevegemsestraat 92 Type Aankoopprijs woning Oppervlakte na renovatie Budget begroting

2/3 met kelder en zolder € 16.113 (1990) 86.56 m² € 92.000 + €9.500 (gevelisolatie)+€12.000 garage Budget/m² € 1.062/m² inclusief BTW 6% Raming € 123.155,84 Het gaat hier om een grondige renovatie met: Afbraak van achterbouw en voorzien van nieuwe achterbouw, Nieuwe vloeren, nieuw pleisterwerk, Nieuwe ramen, Nazicht van de draagstructuur dak en vernieuwen en isoleren van de dakbedekking en goten, Volledig nieuwe elektrische installatie, Centrale verwarming, Nieuwe sanitaire installatie, Nieuwe keuken en nieuw binnenschrijnwerk, Meerprijs isolatie + crepie gevel: €9.500 inclusief 6% BTW Meerprijs garage :€12.000 inclusief BTW 6% Timing: Wijze van gunning: opening van de biedingen: Gunning: Uitvoering:

raad december 2011 februari 2012 raad maart 2012 vanaf mei 2012

Administratieve bepalingen: We stellen voor dat de opvolging van het dossier als volgt gebeurt: Administratieve opvolging: Sabien Maes Plaats van opening van de offertes: Burelen facility, E. Sabbelaan 2, Kortrijk Voorzitter voor de opening van de biedingen: Rik Lambert Leidend ambtenaar uitvoering: Rik Lambert Projectleider: Francine Vanneste Wetten en reglementen

 

Wet van 24.12.1993 KB 08.01.1996

 

Lastenboek met meetstaat en plans Raming

Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad keurt het dossier met bijhorende raming goed en beslist dat de gunning van de werken zal verlopen via openbare aanbesteding. De raad gaat akkoord met de voorgestelde timing en de administratieve bepalingen i.v.m. de dossieropvolging.


RAADSNOTA


Gunning raamcontract voor de samenaankoop van brandstof. Akteneme.

Indiener

Rik Lambert

Doelstelling

Actename van het aanduiden van een leverancier voor aankoop brandstof voor wagenpark OCMW voor een periode van 3 jaar door CBS van stad Kortrijk Budget

Dienst

Facility

Visum ontvanger

Niet van toepassing


In de raad van 15 september 2011 werd volmacht gegeven aan de stad Kortrijk voor het opstellen van het dossier samenaankoop van brandstof voor het wagenpark voor een periode van 3 jaar en werd de wijze van gunning vastgelegd als algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking.

Beoordeling

Stad Kortrijk stelde als aanbestedende overheid in gemeenschappelijke naam van Stad Kortrijk, Politiezone VLAS, Parko en OCMW Kortrijk het dossier op. Het lastenboek bestaat uit 4 percelen, 1 perceel voor de stad Kortrijk, 1 perceel voor politiezone VLAS, 1 perceel voor Parko en 1 perceel voor het OCMW. In het bestek is voorzien dat er zowel per perceel als voor alle percelen een offerte mag ingediend worden. De toewijzing van de opdracht gebeurt per perceel. De ingediende offertes worden besproken in het aanbestedingsverslag, zie bijlage. De gunstigste offerte komt van de firma Power Oil NV met een korting van €0.1225/liter op het bedrag excl. BTW. De stad stelt voor om als gemandateerde voor het OCMW, het raamcontract voor de periode 2012-2014 te gunnen aan de firma Power Oil nv, Vlamingstraat 33-35 te 8560 Wevelgem, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver, zijnde 220.143,77 euro (exclusief btw) of 266.373,96 euro (inclusief btw) voor een periode van 3 jaar In het CBS van 7 december 2011 wordt het gunningsverslag ter goedkeuring aan het college van Burgemeester en schepenen voorgelegd. Gezien de volmacht die door het OCMW aan stad Kortrijk gegeven werd, is het aan de stad Kortrijk om tot gunning over te gaan.


 

Wet van 24.12.1993 KB 08.01.1996




Raad van 15 september 2011 : Volmacht aan Stad Kortrijk tot het organiseren van een algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking voor de samenaankoop van brandstof voor het wagenpark voor een periode van 3 jaar.


  

De gevoerde procedure waarbij geopteerd werd de prijsvraag te organiseren via een algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking. De beslissing van de ontwerper inzake de kwaliteitscriteria van de offertes. Het gunningsverslag opgemaakt door de gemandateerde van Stad Kortrijk.

 

Verslag van nazicht van de offertes opgemaakt door Stad Kortrijk Nota CBS van 7/12/2011



De Raad voor Maatschappelijk welzijn neemt acte van de gunning, beslist door CBS van de Stad Kortrijk op 7/12/2011, van de opdracht ‘samenaankoop van brandstof voor het wagenpark voor een periode van 3 jaar, perceel 2 : OCMW Kortrijk aan de firma Power Oil nv, Vlamingstraat 3335 te 8560 Wevelgem, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver, voor een geraamd bedrag van 220.143,77 euro (exclusief btw) of 266.373,96 euro (inclusief btw) en voor een periode van 3 jaar. De stad Kortrijk wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. deze overheidsopdracht.

RAADSNOTA


Goedkeuring stap 4 in opdracht tot ontsluiting van het Begijnhof,

Indiener

Francine Vanneste

Dienst

Facility

Doelstelling Budget Feitelijke aanleiding

Visum ontvanger

goedgekeurd

Stap 4 in opdracht tot ontsluiting van het Begijnhof In zitting van 09 juli 2009 besliste de raad voor de ontsluiting van het Begijnhofpatrimonium en de gehele site het Ename expertisecentrum opdracht te geven tot opmaak van een concept in vier stappen, waarvan stap 4 nog niet begroot was. De raad besliste als volgt:  de ondersteuning voor de ontsluiting van het Begijnhofpatrimonium en de gehele site goed te keuren.  het Ename expertisecentrum opdracht te geven tot opmaak van een concept in vier stappen, met de keuze van een gekozen inzet van een gekwalificeerde tijdelijke medewerker van het OCMW.  de geraamde kostprijzen voor stap 1: € 7.260, € 15.730, of € 19.965 incl 21%BTW, voor stap 2: € 18.150 incl 21%BTW en voor stap 3 € 18.150 incl 21%BTW goed te keuren.  te noteren dat de kostprijzen voor stap 4 afhankelijk zijn van de gekozen opties in de vorige stappen.  te noteren dat begeleiding bij mogelijke subsidiëring gegarandeerd is. Na afwerking van stap 3, uitwerking concept van ontsluiting, kan een budgettering opgesteld worden voor de concretisering van de gekozen opties, en dit over de gehele site. In zitting van 19 mei 2011 besliste de raad betreffende de opdracht voor de ontsluiting van het Begijnhofpatrimonium en de gehele site met het Ename expertisecentrum opdracht te geven tot opmaak van een begroting voor stap 4. De raad besliste als volgt:  de raad keurt het voorgelegde concept van ontsluiting van de Sint-Annazaal goed,  de raad geeft Expertisecentrum Ename de opdracht tot budgettering van de concrete uitwerking van de ontsluiting van de Begijnhof site. Voor de concrete uitwerking van de ontsluiting van het Begijnhof is nu voor alle te ontsluiten pijlers van de Begijnhofsite door het Expertisecentrum Ename een budgettering opgesteld, gestoeld op:  de gemaakte keuzes in stap 3,  het door de Raad goedgekeurde concept. De manier van aanpakken is het resultaat van het voorafgaand onderzoek, en is als volgt samengevat:  ontsluiting in vier talen: Nederlands, Frans, Engels en Duits,  accent ligt op beleving,  verhaal primeert, niet de stukken,  naast het huidige publiek, zowel nationaal als internationaal, wordt ook gefocust op een jonger publiek,  via multimedia wordt de rijkdom van de geschiedenis in beeld gebracht. Dit biedt een oplossing om de veelheid en complexiteit van het aanwezige materiaal in beeld te brengen binnen de beperkt beschikbare oppervlakte.  ontsluiting in drie niveaus dank zij combinatie van analoog en multimedia: basisideeën via een analoge laag nl. paneelelementen in Sint-Annazaal (10’), een bredere context via een interactieve multimediale laag (30’), en een tweede interactieve multimediale laag voor de diepgaander geïnteresseerden met 3D simulatie van Begijnhof en afzonderlijke woningen (1 u).  een laagdrempelige presentatie, waarbij het kwezelachtige beeld dat merendeel onder ons heeft, wordt gedeconstrueerd via de audiogids en de presentatie in de Sint-Annazaal.  het plan van aanpak i.v.m. communicatie en marketing is een verlengde van de ontsluiting, maar de kostprijs zit niet vervat in het totaalbedrag van de offerte gezien dit eerder aansluit bij de uitbating. Voor de uitwerking van stap 4, de concrete realisatie van de ontsluiting, heeft het Expertisecentrum Ename een offerte voorgelegd voor. Dit betreft het onthaal, kijkwoning, de wandelroute in en rond het Begijnhof, de kapel en de Sint-Annazaal (belevingscentrum). Deze offerte omhelst de concretisering van het volgende:

   

ontwerp en realisatie van banners voor onthaal algemeen infopaneel aan de kijkwoning , en kleefprint voor de beglaasde deuren van het sas audiogids voor de site zelf met kapel en de wandeling er rond: opstellen van teksten in de 4 landstalen en inspreken ervan. Belevingscentrum Sint-Annazaal: Uitwerken verhaallijnen 1, 2 en 3 met de inhoudelijke redactie, de test- fotografische en iconografische redactie, en ontwerp van de grafische elementen in overleg met de architecten. Multimediamodules voor de drie verhaallijnen met bijhorende audio fragmenten en hardware.

Kostprijs exclusief BTW per deelfacet: ontsluiting Fase 4 prijs excl. BTW

prijs excl. BTW

onthaal

1.940,00 €

kijkwoning

2.410,00 €

audiogids Belevingscentrum Sint-Annazaal

prijs inl. BTW

21.170,00 €

verhaallijn 1 verhaallijn 2 verhaallijn 3 97.750,00 € MULTIMEDIA MODULES MODULE VERHAALLIJN 1 hardware module 1 MODULE VERHAALLIJN 2

11.700,00 € 30.045,00 €

hardware module 2 MODULE VERHAALLIJN 3

46.800,00 €

hardware module 3

11.700,00 €

Totaal Sint-Annazaal algemeen totaal

22.860,00 €

18.250,00 €

239.105,00 €

239.105,00 € 264.625,00 € 320.196,25 €

De doelstelling is ervoor te zorgen dat na de restauratie van de Sint-Annazaal de realisatie van de inrichting van het belevingscentrum mogelijk te maken, dit maakt deel uit van de ontsluiting van de gehele site. In deze zal overleg met bestuur en de betreffende diensten van de Provincie (Onroerend Erfgoed) en de Stad op regelmatige basis worden verder gezet, in het bijzonder dienst Toerisme, dienst Cultuur en de Erfgoedcel, aangevuld met de dienst ICT van de Stad. Er wordt gezocht naar compatibele systemen met die van de Stad, maar ook omgekeerd kan de Stad onze input overnemen. De tekst van de Audiofoon kan een opstap zijn naar realisatie van ‘Historisch Kortrijk’. Timing van de realisatie van stap 4:  Start opdracht: begin 2012  praktische realisatie is voorzien tegen half 2013, dit is de vermoedelijke datum waarop de inrichting van het belevingscentrum kan starten, namelijk na afwerking van de restauratie van de Sint-Annazaal. Gunning: De gunning gebeurt op basis van artikel 17 - §2 - 1° - f). Hierin wordt gestipuleerd dat een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking mogelijk is wanneer de werken, leveringen of diensten omwille van hun technische of artistieke specificiteit of omwille van de bescherming van exclusieve rechten, slechts aan één bepaalde aannemer, leverancier of dienstenverlener kunnen toevertrouwd worden. Motivatie voor de toewijzing aan het Expertisecentrum Ename:  grondige kennis uit de vele overlegvergaderingen met de architecten, Onroerend Erfgoed en het bestuur gaat op die manier niet verloren,  het bestuur beschikt niet over een curator en een wetenschappelijke werkgroep die de inhoudelijke input kan geven,  gebruik maken van specifieke ervaring en knowhow van Ename wat betreft ontsluiting (ook internationaal) is hiervoor een oplossing,

het Ename Expertisecentrum kan een 'totaalpakket' aanbieden dat verder gaat dan enkel een invulling voor het belevingscentrum voor de St-Annazaal. o de invulling van het belevingscentrum is afgestemd op, en maakt integraal deel uit van de ontsluiting van de begijnhofsite, met inbegrip van kijkwoning en het onthaal. o deze specifieke expertise zit internationaal verankerd in het ICOMOS Ename Charter het aanbod als totaalpakket: o biedt meer garanties naar functionaliteit en kwaliteit, o meer garanties dat software, hardware en inhoudelijke input afgestemd zijn op de verwachtingen en het programma dat nu uitgeschreven is door Ename, o zo ligt aansprakelijkheid in één hand, o is wenselijk omwille van de complexiteit van de bestaande situatie met impact op geplande restauratie, o vermijdt het risico op gebrek aan samenhang van het ganse project en op onverantwoord tijd- en rendementsverlies, o laat toe de interne coherentie met betrekking tot de realisatie van het ganse project te bewaken: het streven naar een objectieve eenheid is essentieel in het kader van de bijzondere aard van de gehele opdracht. anderzijds is het gieten van de opdracht in een lastenboek, met garanties op een kwalitatieve uitwerking een haast onmogelijke zaak, Onroerend Erfgoed staat achter de manier van ontsluiten en verwacht een kwalitatieve uitvoering. o



 

Subsidiëring: In deze is er geen subsidiëring van de Vlaamse gemeenschap of de Provincie West Vlaanderen, andere subsidiekanalen worden momenteel onderzocht o.a. Toerisme Vlaanderen. Conclusie na persoonlijke toelichting bij Toerisme Vlaanderen en onderzoek van hun nieuwe reglementering, op voorwaarde dat deze in 2012 ongewijzigd blijft is als volgt:  subsidiëring voor het jaar 2012 is niet mogelijk, voor 2013 eventueel wel, doch dit is geen garantie; hierbij komt facturatie vanaf 1 november 2012 in aanmerking,  indien Toerisme Vlaanderen subsidieert komt het dossier ‘ontsluiting begijnhof’, inclusief hardware multimedia, ontwerp door architecten en uitvoering in aanmerking  tot 60% van de kosten kunnen worden gesubsidieerd. De inbreng van de erelonen architecten in deze is beperkt tot 12%,  toegankelijkheid is hiervoor een vereiste die gerealiseerd is. Inrichting Begijnhof belevingscentrum. Op basis van het rapport van, en in overleg met vzw Ename, zal de inrichting van het belevingscentum Begijnhof worden uitgewerkt door de architecten Ph. Pauwels en M. Stoop. De budgetten werden door de architecten begroot en gesitueerd tussen minimaal 147.506 euro incl. BTW en maximaal 188.814 euro incl. BTW. Op basis van deze raming kan voor de inrichting van het belevingscentrum in de Sint-Annazaal een richtwaarde van 170.000 euro incl. BTW meegegeven worden aan zowel de architecten, als aan vzw Ename. Bij een hogere kostprijs van deze inrichting zal het dossier opnieuw voorgelegd worden aan de Raad. Naast deze vaste inrichting is door de dienst Facility ook roerend goed begroot via de bestaande raamcontracten (stoelen, tafels, tv scherm…). Deze raming bedraagt 21.234,00 euro incl. BTW Te voorziene budgetten, inclusief BTW naast de kostprijs voor de ontsluiting door Expertisecentrum Ename: Expertisecentrum Ename Inrichting belevingscentrum (blokken…) dr architecten erelonen architecten inrichting belevingscentrum (roerend) dr techn d. totaal ontsluiting en inrichting belevingscentrum

€320.196,25

€170.000,00 €17.000,00

€21.234,00

€ 528.430,25

Beoordeling Wetten en

Volgende wettelijke bepalingen en reglementeringen zijn van toepassing:

reglementen

  


Bijlagen

De wet op de overheidsopdrachten; Gunningswijze op basis van artikel 17 - §2 - 1° - f): onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking De subsidiereglementering voor geklasseerde monumenten;



De raadsbeslissing van 9 juli 2009 inzake de opdracht tot opmaak van een ontsluitingsplan in vier fasen; De raadsbeslissing van 19 mei 2011 inzake de goedkeuring wijziging restauratiedossier Sint Annazaal en opdracht tot aanbesteding en goedkeuring opdracht van fase 4 van ontsluiting Begijnhof;

 

Offerte , stap 4 in ontsluiting Begijnhof door Expertisecentrum Ename Conceptnota met kostprijsraming Begijnhof belevingscentrum door Architecten Pauwels en Stoop




De raad keurt de offerte van het Expertisecentrum Ename voor stap 4 in de ontsluiting van de site van het Begijnhof in vier talen goed, en geeft opdracht de werken aan te vangen vanaf 2012. De raad voorziet voor stap 4 door het Expertisecentrum Ename een budget van € 320.196,25 inclusief 21% BTW, budgetten te spreiden over de jaren 2012 en 2013. De raad gelieve voor de inrichting door de architecten van het belevingscentrum een budget te voorzien van € 170.000 inclusief 21% BTW en een ereloon van € 17.000 inclusief 21% BTW, budgetten te spreiden over de jaren 2012 en 2013. Hierbij wordt bepaald dat bij overschrijding van dit budget het dossier opnieuw dient voorgelegd aan de Raad. De raad gelieve voor de inrichting van het belevingscentrum met roerend materiaal door de dienst Facility een budget van € 21.234 inclusief 21% BTW te voorzien, dit voor het jaar 2013. De raad geeft opdracht een dossier bij Toerisme Vlaanderen in te dienen tegen 1 november 2012 tot bekomen van een mogelijke subsidiëring volgens de dan geldende reglementeringen.

RAADSNOTA


'Senior Invest' : realisatie van zorgflats voor bejaarden door middel van uitgifte van een obligatielening.

Indiener

Raadslid Ludo Halsberghe

Doelstelling

Effectieve aanpak van de wachtlijsten inzake zorginfrastructuur door realisatie van meer aanbod, zonder bijkomende belasting van de OCMW-begroting. Budget


Dienst

Raad

Visum ontvanger

Een sterk toegenomen vergrijzing en verzilvering zetten grote druk op de wachtlijsten voor ouderenvoorzieningen, waardoor dient uitgekeken te worden naar andere woonvormen en andere financieringsvormen. De vergrijzing in onze samenleving schept behoefte aan een aangepaste infrastructuur. Het tekort aan aangepaste bejaardenwoningen leidt tot een vorm van armoede , tot noodsituaties bij gezinnen of alleenstaanden die wel over een vermogen beschikken (meestal een huis) , maar niet aan hun essentiële behoeften kunnen voldoen.

Beoordeling

Het OCMW kan aangepaste seniorenflats bouwen, gefinancierd door de toekomstige bewoners, door uitgifte van obligaties. In de gemeente Schoten werd deze beproefde formule met succes door het plaatselijke OCMW toegepast. Het OCMW geeft een obligatielening uit, waarbij de obligatiehouders in plaats van intrest, het woonrecht in een flat krijgen. Zij betalen dan geen huur, alleen de kosten voor persoonlijke verzorging. Veel gezinnen zullen de middelen voor die obligatie verwerven door de verkoop van hun woning. Het OCMW stelt op een geschikte locatie (in de buurt van een dienstencentrum ?) grond ter beschikking aan een private partner en geeft voor 30 jaar een gratis opstalrecht aan die private partner. Die partner ontwerpt en bouwt de infrastructuur op de terreinen. Het OCMW leent de private partner geld volgens de gemaakte kosten. Bij voltooiing van de werken wordt de lening aan de partner geconsolideerd en moet over 30 jaar terugbetaald worden. De partner blijft eigenaar van het gebouw en staat in voor het onderhoud gedurende 30 jaar. De gebouwen worden ter beschikking gesteld van het OCMW via een onroerende BTW-leasing. De partner moet met dit bedrag zijn kapitaal, financieringskosten en onderhoudskosten kunnen recupereren. De details van zo’n contract hangen natuurlijk af van de geldende fiscale regels. Na 30 jaar wordt het OCMW eigenaar van de gebouwen. De bewoners van de flats kunnen hun obligaties (met woonrecht) alleen aan het OCMW verkopen. Het woonrecht wordt niet geërfd. De nominale waarde van de obligatie valt wel in de erfenis. Als twee bewoners een flat delen wordt best vooraf besproken wat de gevolgen zijn voor de overlevende als de andere overlijdt. Het kan tot problemen leiden als de bewoners niet van elkaar erven. Er wordt een regeling uitgewerkt voor obligatiehouders die over onvoldoende inkomen beschikken voor de betaling van hun verzorging. Na onderzoek kan worden beslist de niet betaalde kosten te verrekenen op de waarde van de obligatie bij het beëindigen van de bewoning. Als een obligatie terugbetaald wordt, kan het OCMW het woonrecht opnieuw verkopen aan andere kandidaat-bewoners. De prijs wordt aangepast aan de marktsituatie(prijs van onroerend goed). Na 30 jaar wordt het OCMW eigenaar van de gebouwen, en zal dan zelf moeten zorgen dat het woonrecht uitgeoefend kan worden of een nieuw contract sluiten met een partner. Het voordeel van de hele constructie is dat er onmiddellijk meer middelen kunnen ingezet worden voor de bouw van zorgflats, omdat niet de belastingbetaler, maar de gebruiker van de flats betaalt. De praktische modaliteiten voor de obligatielening worden verder uitgewerkt in een prospectus en

in een huishoudelijk reglement. Door het feit dat de obligatielening te beschouwen is als een private uitgifte, is de prospectuswet (wet van 16 juni 2006) niet van toepassing en is de controle en toezicht door het CBFA (Commissie voor Bank-, financie- en assurantiewezen), nu FSMA (Financial Services and Market Authority) niet vereist. Het private karakter van de uitgifte wordt aangetoond door het beperkt aantal obligatiepakketten (<100) de prijs van één pakket (>€ 50.000) en de waarborg door de lokale overheid, in casu de stad Kortrijk Wetten en reglementen Besluitvormingsproces Bijlagen

  

Pps en obligatielening voor zorgflats, Lokaal 16/02/2006. Sparen voor de oud dag, Lokaal 16/05/2003. Het project Zorgflats van het OCMW van Schoten (in dossiermap).


De raad neemt een principebeslissing om de formule van alternatieve financiering van zorgflats voor bejaarden door middel van uitgifte van een obligatielening verder uit te werken. Het OCMW zoekt een geschikte locatie voor de realisatie van het project. Het OCMW werkt een prospectus en een huishoudelijk reglement uit. Wijze van gunnen : de private partner zal worden geselecteerd na een onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking in het kader van de reglementering overheidsopdrachten. De Stad wordt gevraagd om samen met het OCMW een waarborgregeling uit te werken

RAADSNOTA


Dossier Havenkaai. Voorstel tot aankoop garagewerkplaats Meersstraat 12.

Indiener

Michaël Desmet

Dienst

Bestuur en organisatie

Doelstelling Budget Feitelijke aanleiding

Visum ontvanger

goedgekeurd

De raad besliste in de zitting van 17 november 2011 dat de gerevindiceerde percelen tussen de Havenkaai en de Meersstraat samen met de percelen gelegen langs de Havenkaai in Kortrijk in één blok verkocht worden. In dezelfde zitting machtigde de raad de secretaris om te onderhandelen met de curatoren van de garage Vereecke over een gezamenlijke verkoop van de gebouwen tussen de Meersstraat en de Havenkaai of in tweede instantie over een eventuele aankoop van deze gebouwen door het OCMW met oog op globale verkoop. De curatoren zien een inbreng van hun kant in een gezamenlijk verkoopsdossier niet zitten, gezien de kans dat de rechter-commissaris zich hiermee akkoord zou verklaren bijna onbestaande is. De curatoren delen ons mee dat een bod van een openbaar bestuur mogelijk is wat betreft de verkoop van de site Vereecke. De curatoren hebben een schattingsverslag van de garagewerkplaats aan de Meersstraat 12 van € 650.000. Dit is voor de waarde van ter gebruik in huidige toestand (burelen, atelier, ondergrondse parkeergarage). De onderliggende waarde van de grond (bij inbreng in een grotere ontwikkeling) bedraagt eerder rond de € 400.000. Feit is echter dat een promotor die over alle terreinen kan beschikken de gronden OCMW Havenkaai substantieel hoger zal waarderen. Bij faillissementen is openbare verkoop de regel voor de tegeldemaking van onroerende goederen. Mits akkoord van de rechter-commissaris, akkoord van de hypothecaire schuldeisers en machtiging door de Rechtbank van Koophandel kan echter overeenkomstig artikel 1193 ter Ger. W. overhands verkocht worden. De curatele kan enkel deze machtiging bekomen als aangetoond word dat een onderhandse verkoop in het voordeel van de failliete boedel is. Concreet komt het hierop neer dat de curatele een onderhands bod kan bekomen dat de schattingswaarde overschrijdt. In huidig geval deelden de curatoren ons mee dat een onderhands bod van 5% boven de schattingswaarde realistisch is om de machtigingen tot onderhandse verkoop te bekomen. Schatting registratiekantoor werd aangevraagd. Het dossier Havenkaai werd voor advies voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen in de zitting van 28 november 2011. De krachtlijnen van deze beslissing zijn de volgende: 1. In functie van een globale ontwikkeling van de site Havenkaai is het verwerven van de gronden/werkplaats Vereecke positief om een verdere versnippering van eigendom en doelstellingen bij ontwikkeling tegen te gaan. Vanuit deze optiek kan de Stad Kortrijk de verwerving (cf. voorstel en prijszetting van de curator) gunstig adviseren. 2. Gelet op de huidige eigendomssituatie en de meerwaarde die het OCMW kan boeken op de gerevindiceerde gronden op deze site, is het aangewezen dat het OCMW Kortrijk instaat voor de aankoop van de gronden/werkplaats Vereercke waar potentieel een minwaarde van toepassing is. 3. De ambitie dient aanwezig te zijn om zowel ruimtelijk als kwalitatief een voorbeelddossier te realiseren waarbij het Ontwikkelingskader Leieboorden zoals goedgekeurd door de Gemeenteraad als uitgangspunt wordt onderschreven door het OCMW. 4. Bij de opmaak van de voorwaarden verbonden aan het verkoopsdossier dient kwaliteit een aanzienlijk gewicht te krijgen in de weging. De stad Kortrijk wenst nauw betrokken te worden in de verdere stappen ter voorbereiding van het eigenlijke verkoopsdossier en zal hierbij in nauwe samenwerking met het SOK en binnen het voorgestelde tijdspad de criteria opmaken alsook de samenstelling van de beoordelingscommissie. 5. In functie van een verdere begeleiding van het verkoopsdossier zal er volledige duidelijkheid

moeten komen omtrent de positie / rechten van de BVBA Carlier in een eventuele gezamenlijke verkoopsprocedure. Het SOK kan in deze enkele een positie innemen indien de BVBA Carlier zich volledig inschakelt onder bovenvernoemde uitgangspunten. Er wordt bijgevolg voorgesteld dat het OCMW de garagewerkplaats van de NV Vereecke (in faling) verwerft met oog op doorverkoop samen met de OCMW-gronden tussen de Havenkaai en de Meersstraat. Wetten en reglementen



OCMW-decreet.




Raadzitting van 17 november 2011 inzake de globale verkoop van de percelen tussen de Meersstraat en de Havenkaai.


  

Overlegcomité van 18 oktober 2011. Vast Bureau van 1 december 2011. College van burgemeester en Schepenen van 28 november 2011.

Bijlagen

  

Situeringsplan (in dossiermap). Brief van de curatoren (in dossiermap). Uittreksel uit de notullen van de zitting van het College van burgemeester en Schepenen van 28 november 2011 (in dossiermap).


De raad gaat akkoord met de aankoop van de garagewerkplaats aan de Meersstraat 12, tegen de prijs van € 682.500 onder voorbehoud van akkoord van de rechter-commissaris, akkoord van de hypothecaire schuldeisers en machtiging door de Rechtbank van Koophandel. De raad neemt er akte van dat de Rechtbank van Koophandel een notaris zal aanstellen om de akte te verlijden en ziet af van het recht om als koper een eigen bijkomende notaris aan te stellen. De raad ontslaat de hypotheekbewaarder van de verplichting ambtshalve inschrijving te nemen bij het overschrijven van de akte. De raad machtigt de Voorzitter en de Secretaris hem te vertegenwoordigen in de akte. De raad beslist deze aankoop te doen met de opbrengst van de recente grondverkopen.

RAADSNOTA

Zitting van 15 december 2012 | punt 14 Onderwerp

E-mail- en telefonie policy. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Nick Vandommele

Doelstelling

Doel van de reglementen is het geven van regels en richtlijnen voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen enerzijds, en van de vaste telefonie, fax en mobiele telefonie van het OCMW Kortrijk anderzijds. Budget

Dienst

Niet van toepassing

B&O

Visum ontvanger

Niet van toepassing


De huidige reglementen waren achterhaald, vnl. door de technische vooruitgang op het vlak van telefonie en ICT en navenant gebruik van beide instrumenten, en door de opkomst van fenomenen zoals sociale media e.d.

Beoordeling

Het is belangrijk om deze policy of gedragsregels opnieuw vast te leggen, te communiceren aan (nieuwe) medewerkers en periodiek te actualiseren.


CAO nr. 81




Raad dd. 18 december 2003


 

Vast bureau dd. 7 november 2011 BOC dd. 22 november 2011

Bijlagen

 

Gebruiks en controlereglement e-mail, internet, intranet, netwerk en pc OCMW Kortrijk Gebruiks- en controlereglement vaste telefonie, fax en mobiele telefonie OCMW Kortrijk


De raad keurt de reglementen voor het gebruik van elektronische communicatiemiddelen, en van de vaste telefonie, fax en mobiele telefonie van het OCMW Kortrijk goed, én voegt deze reglementen toe als bijlage aan het arbeidsreglement.

RAADSNOTA


Raamcontracten vaste telefonie, mobiele telefonie en dataverbindingen. Voorstel tot gunning.

Indiener

Nick Vandommele

Dienst


Doelstelling Budget

Visum ontvanger

Niet van toepassing


De huidige raamcontracten voor vaste telefonie, mobiele telefonie en dataverbindingen vervallen resp. 31 december 2011 en 31 maart 2012. In dat licht starte Stad Kortrijk een nieuwe procedure op.

Beoordeling

In zitting van 19 mei 2011 besliste de raad om de percelen vaste telefonie, mobiele telefonie en dataverbindingen te gunnen via een offerteaanvraag in één globaal dossier, gecoördineerd door de dienst facility van de stad. Volgens de in het bestek vermelde gunningcriteria werden onderstaande punten toegekend. Finale rangschikking regelmatige offertes (gerangschikt volgens totale score en prijs incl. btw) Perceel 5 (OCMW Kortrijk – vaste telefonie) Telenet nv - best and finale offer

92

€ 59.846,60

Telenet nv – basisofferte

88,73

€ 63.287,84

Belgacom sa

79,92

€ 78.446,27

Perceel 6 (OCMW Kortrijk – mobiele telefonie & data) Mobistar sa

86

Belgacom sa

46,82

€ 132.302,61

€ 45.919,50

92

€ 188.179,20

60,66

€ 423.451,95

Perceel 7 (OCMW Kortrijk – dataverbindingen) Telenet nv Belgacom sa

Opmerking: de verbruiksraming voor mobiele telefonie was te hoog. Allicht vallen in het kader van de samenwerking met de Stad nog verbindingen weg, wat dan zal resulteren in bijkomende besparingen binnen het luik dataverbindingen. Rekening houdend met de aangepaste verbruiken vertegenwoordigt dit raamcontract (uitgaande van gelijke volumes en configuratie) volgende besparing: Item Vaste telefonie Mobiele telefonie Dataverbindingen

Huidig bedrag 92.764,65 75.600,00 202.630,23

Toekomstig bedrag 59.846,60 21.064,76 188.179,20 Totaal


Wet op de overheidsopdrachten


Niet van toepassing




Raadszitting van 19 mei 2011

Bijlagen

 

Ingediende offertes van Belgacom, Mobistar en Telenet Vergelijking offertes

Tussenkomst ter zitting Stemmen

Verschil -32.731 (35%) -54.535,24 (72%) -14.451,03 (9%) -101.717,27

Voorstel van beslissing

Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het administratief en technisch nazicht van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in de voorgaande punten, beslist de raad  Perceel 5 (OCMW Kortrijk – vaste telefonie) te gunnen aan de firma met de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte, zijnde Telenet nv - best and finale offer 09.11.11, Liersesteenweg 4 te 2800 Mechelen, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver;  Perceel 6 (OCMW Kortrijk - mobiele telefonie en data) te gunnen aan de firma met de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte, zijnde Mobistar sa, Boulevard Auguste Reyers 70 te 1030 Bruxelles, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver  Perceel 7 (OCMW Kortrijk - dataverbindingen) te gunnen aan de firma met de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte, zijnde Telenet nv, Liersesteenweg 4 te 2800 Mechelen, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver Het totale gunningsbedrag bedraagt 269.276,90 euro (inclusief 21% btw).


RAADSNOTA


Archiefbeheer. Voorstel tot goedkeuring intern archiefreglement.

Indiener

Berber D’Haene

Dienst


Doelstelling Budget

Visum ontvanger

Niet van toepassing


Het OCMW archiefdepot stond overvol. Het historisch, permanent te bewaren archief van de rechtsvoorgangers van het OCMW en de historische zorginstellingen werd overgedragen aan het Rijksarchief Kortrijk, zoals beslist door de raad op 17 september 2009 en 14 juli 2011. Het tijdelijk te bewaren archief, waarvan de bewaartermijn was verstreken, werd vernietigd, zoals beslist door de raad op 18 november 2010, 20 januari, 28 april, 14 juli, 15 september en 17 november 2011. Het op deze manier beheersbaar maken van het OCMW archief heeft ons de mogelijkheid gegeven om een archiefbeleid uit te werken. Daar het archiefdecreet van 2010 stelt dat elke zorgdrager de onder hem berustende archiefdocumenten in een goede, geordende en toegankelijke staat brengt en bewaart gedurende de volledige levenscyclus van de creatie, verwerving of ontvangst tot aan de eventuele vernietiging (art. 5 § 2), en de wijze waarop dit dient te gebeuren wordt vastgelegd in procedures (art. 7 § 1), werd een intern archiefreglement uitgeschreven met duidelijke procedures en richtlijnen om het dynamisch en statisch archief van het OCMW Kortrijk te stroomlijnen. De opvolging van dit reglement is niet vrijblijvend, gezien het archiefdecreet van 2010 stelt dat de Vlaamse Regering een externe audit van het archiefbeheer kan laten uitvoeren bij de zorgdragers (art. 9 § 1). Omdat het OCMW decreet van 2008 de voorzitter van het OCMW verantwoordelijk stelt voor de zorg over het OCMW archief (art. 58 § 4) en de secretaris van het OCMW werd aangesteld als organisator van het archiefbeheer (art. 88), houden wij ons eraan het archiefbeleid, zowel op het vlak van interne als externe dienstverlening, kenbaar te maken aan het OCMW bestuur.


  

De archiefwet van 24 juni 1955. Het archiefdecreet van 5 augustus 2010 Het OCMW decreet van 19 december 2008




Raadsbeslissingen van 17 september 2009 en 14 juli 2011 inzake de overdracht van historisch archief naar het Rijksarchief Kortrijk. Raadsbeslissingen van 18 november 2010, 20 januari, 28 april, 14 juli en 15 september 2011 inzake de vernietiging van tijdelijk te bewaren archief.

 Besluitvormingsproces

Managementteam van 18 mei 2011


De raad keurt het intern archiefreglement goed: 1. INLEIDING Goede dienstverlening is gebaseerd op regels en duidelijke afspraken. Dit reglement regelt de relatie tussen de dossierbeheerders en de Dienst Informatiebeheer en legt de verantwoordelijkheden vast die beide partijen dragen inzake archief, archiefzorg en archiefbeheer. Alle dossierbeheerders binnen het OCMW Kortrijk, inclusief de door het OCMW Kortrijk beheerde vzw’s vallen onder het archiefbeheer en de archiefzorg van het OCMW-bestuur. 2. DEFINITIES 

Dossierbeheerder: de individuele archiefvormer of groep van individuele archiefvormers die in hoofde van zijn/hun functie(s) archiefstukken ontvangt/ontvangen of opmaakt/opmaken bij de behandeling van een zaak.

 





 

 

   

Dienst Informatiebeheer: organisatieonderdeel belast met het archiefbeheer. Archiefbeheer: het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, archiefbewerking, het beheer van de archiefbewaarplaatsen, de daarin berustende archiefstukken en het beschikbaar stellen ervan. De secretaris staat in voor het beheer van het archief. De Dienst informatiebeheer begeleidt de archiefvorming in de administratie, en zorgt voor de verwerving, het toegankelijk maken, het bewaren, het beschikbaar stellen en het valoriseren van de archieven. Archiefzorg: het voorzien van budget, deskundig personeel, gebouwen en archiefbewaarplaatsen, een leeszaal, voorschriften voor archiefbeheer en regels in verband met de openbaarheid van archiefstukken. Archiefstuk: document van het OCMW Kortrijk ongeacht zijn datum, vorm en drager, naar zijn aard bestemd te berusten onder de instelling, de persoon of groep personen die deze heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten of vervulling van zijn of haar taken. Toegankelijke staat: toestand van een archief waarin de archiefstukken en de gegevens in de archiefstukken binnen redelijke tijde gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden. Archiefbeheersplan: plan dat aangeeft van welke dossierbeheerder welke stukken en gegevens bewaard moeten worden, en voor hoelang, aangevuld met verbetervoorstellen met betrekking tot dossiervorming en archivering door de dossierbeheerder. Selectie: het geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en voor vernietiging bestemde archiefstukken. Schonen: een selectiemethode op het niveau van het dossier, waarbij dubbels, blanco’s en alle elementen die op termijn schade aan archiefstukken kunnen toebrengen, zoals metalen of plastiek voorwerpen, worden verwijderd. Archiefbestanddeel: geheel van archiefstukken bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen. Archiefbewaarplaats: geheel van archiefdepots gebouwd en ingericht voor de blijvende bewaring van archiefstukken. Leidinggevende: een diensthoofd of directeur van een dossierbeheerder. Veiligheidsconsulent: personeelslid die de veiligheid van de sociale gegevens die door de dossierbeheerders worden verwerkt of uitgewisseld verzekert, met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de personen op wie deze sociale gegevens betrekking hebben.

3. PROCEDURE VOOR OVERDRACHT, SELECTIE EN BEWARING VAN ARCHIEF  









De dossierbeheerders bewaren de archiefstukken in de vorm waarin ze zijn opgesteld. De dossierbeheerders zien toe op de goede, geordende en toegankelijke staat van hun archiefstukken, in afwachting van de overdracht ervan aan de Dienst Informatiebeheer. De Dienst Informatiebeheer adviseert hen bij deze opdracht door het houden van toezicht door middel van archiefbezoeken en het aanleveren van archiefbeheersplannen en verbetervoorstellen. Bij niet naleving van de goede, geordende en toegankelijke staat en/of de niet naleving van de Archiefwet en het Archiefdecreet kan de Dienst Informatiebeheer in overleg met de secretaris de onmiddellijke overdracht van de archiefstukken naar de archiefbewaarplaats gelasten. De dossierbeheerders kunnen de archiefstukken overdragen aan de Dienst Informatiebeheer. Voor elke overdracht is de uitdrukkelijke toelating vereist van de Dienst Informatiebeheer, die per brief/mail kan verkregen worden. De overdrachten gebeuren volgens de praktische en materiële richtlijnen van de Dienst Informatiebeheer. a. Stap 1. Op het over te dragen archief wordt vooraf selectie toegepast door de dossierbeheerder door middel van het archiefbeheersplan van de dossierbeheerder. b. Stap 2. De tijdelijk en permanent te bewaren archiefstukken worden afzonderlijk geregistreerd in overdrachtlijsten, waarvan de sjablonen door de Dienst Informatiebeheer worden aangeleverd. Elk archiefbestanddeel krijgt hierbij een nummer. c. Stap 3. De permanent te bewaren archiefstukken worden door de dossierbeheerder geschoond. d. Stap 4. De dossierbeheerder verpakt de tijdelijk te bewaren archiefstukken in gewone archiefdozen en de permanent te bewaren archiefstukken in zuurvrije archiefmappen en –dozen. De dossierbeheerder let erop dat de archiefdozen correct gevouwen, gevuld en genummerd worden. Het verpakkingsmateriaal wordt door de Dienst Informatiebeheer aangeleverd. e. Stap 5. De feitelijke overdracht gebeurt door de bode, die daarvoor contact opneemt met de Dienst Informatiebeheer. Bij niet naleving van de overdrachtsprocedure kan het overgedragen archief terug worden bezorgd aan de desbetreffende dossierbeheerder of kan het overdragen van archiefstukken door de dossierbeheerder geweigerd worden. De Dienst Informatiebeheer staat na de archiefoverdracht in voor de etikettering, registratie, bewaring, geheimhouding, bekendmaking, terbeschikkingstelling en eventuele vernietiging van de archiefstukken. De Dienst Informatiebeheer vraagt de vereiste machtiging voor elke vernietiging bij de leidinggevende(n) van de dossierbeheerder(s), het Rijksarchief en de Raad

voor Maatschappelijk Welzijn door middel van een vernietigingslijst. Elke vernietiging gebeurt door een gespecialiseerde firma, die daarbij een attest aflevert. De vernietigingslijsten met de beschrijvingen van de vernietigde archiefstukken worden permanent bewaard. 4. PROCEDURE VOOR ADMINISTRATIEVE RAADPLEGING EN ONTLENING 

 








Door de dossierbeheerder overgedragen stukken kunnen administratief worden geraadpleegd door de dossierbeheerder zelf, zijn opvolger(s), zijn leidinggevende en diegenen die in navolging van de interne gebruiken/richtlijnen binnen de diensten of bij uitbreiding binnen het OCMW Kortrijk daartoe geautoriseerd werden. De stukken kunnen eveneens door andere personeelsleden worden geraadpleegd indien de leidinggevende van de dossierbeheerder of zijn opvolger hiervoor zijn toestemming heeft gegeven. Bij het vaststellen van inbreuken op de wet ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer wordt de veiligheidsconsulent op de hoogte gebracht. Raadplegingen gebeuren na afspraak in de archiefbewaarplaats. De dossierbeheerder kan ook vragen om de stukken te laten overbrengen. De aanvragen gebeuren via een ontleningformulier, gericht aan de Dienst Informatiebeheer. De uitleentermijn is maximum 1 maand en kan per maand verlengd worden, maar enkel na uitdrukkelijke toestemming van de Dienst Informatiebeheer, te bekomen via brief/mail. Ontleende archiefstukken mogen niet gewijzigd worden of worden doorgegeven aan andere dossierbeheerders, tenzij de uitdrukkelijke toestemming van de Dienst Informatiebeheer werd verkregen. Als de Dienst Informatiebeheer vaststelt dat uitgeleende archiefstukken niet volgens afspraak behandeld worden of niet binnen de termijn terug bezorgd of verlengd worden, kan de ontlening onmiddellijk stopgezet worden. De desbetreffende dossierbeheerder kan bovendien het recht op ontlenen ontzegd worden. De raadpleging door raadsleden wordt geregeld door het huishoudelijk reglement van het OCMW Kortrijk. Alle vragen tot inzage door raadsleden moeten aan de secretaris gericht worden. Met uitzondering van de personen die instaan voor de goede staat van de archiefbewaarplaats, worden personen die geen deel uitmaken van de Dienst Informatiebeheer enkel toegelaten in de archiefbewaarplaats(en) mits toestemming van de Dienst Informatiebeheer.

RAADSNOTA


Archiefbeheer. Voorstel tot goedkeuring leeszaalreglement.

Indiener

Berber D’Haene

Dienst


Doelstelling Budget

Visum ontvanger

Niet van toepassing


Naast duidelijke procedures en richtlijnen om het dynamisch en statisch archief binnen het OCMW Kortrijk te stroomlijnen, is het ook van belang dat het archief geraadpleegd kan worden. Om het personeel, de raadsleden, de burgers en vorsers hiertoe de mogelijkheid te bieden werd een leeszaal ingericht en een leeszaalreglement uitgeschreven, waarin de manier waarop archiefstukken geraadpleegd kunnen worden, werd vastgelegd. De exploitatie van een leeszaal kadert niet alleen in het decreet van 2004 met betrekking tot de openbaarheid van bestuur. Er is immers de “passieve openbaarheid”, waarbij op vraag van ieder natuurlijke persoon, rechtspersoon of groepering de informatie waarover een instantie in zijn bestuursdocumenten – ook al zijn deze neergelegd in een archief – beschikt geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gemaakt door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen (zie hoofdstuk 2). Dit wordt bekrachtigd door het OCMW decreet van 2008 waarin, naast het inzagerecht van de leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur betreffen (art. 40), het inzagerecht van iedere natuurlijke persoon en iedere rechtspersoon of groepering in de besluiten van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn volgens het decreet van 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur (art. 48) werd vastgelegd. Bovendien is het inrichten en exploiteren van een leeszaal één van de voorwaarden voor het gratis ter beschikking stellen van Probat door de provincie West-Vlaanderen. Probat (Provinciaal beheersysteem voor archieftoepassingen) is een “webbased” archiefbeheersysteem dat ter beschikking wordt gesteld aan alle gesubsidieerde archiefdiensten in de provincie WestVlaanderen. Hiermee wil de Provinciale Archiefdienst bijdragen tot de automatisering van de archiefsector in West-Vlaanderen, de uitbouw van een digitaal archiefnetwerk en de uniformisering van de interne werkprocessen bij de West-Vlaamse lokale archiefdiensten. Hoewel de archiefdienst van het OCMW Kortrijk geen gesubsidieerde archiefdienst is, kan de dienst wel gratis beschikken over Probat. In zitting van 14 april 2005 stemde de Bestendige Deputatie immers in met het principe van het in bruikleen geven van “Probat”, met in een startfase een verspreiding van het programma onder de door de Provincie gesubsidieerde archiefdiensten, en in een uitbreidingsfase onder alle lokale archiefdiensten die voldoen aan volgende voorwaarden:  de archiefdienst is openbaar en toegankelijk, waartoe openingsuren worden vastgelegd en leeszaalfaciliteiten voorzien  er is zeker één voltijds of halftijds ambtenaar belast met het archiefbeheer  er is een raadsbesluit betreffende de oprichting van de archiefdienst Hoewel de exploitatie van een leeszaal als een extra dienstverlening beschouwd mag worden, zijn er geen extra middelen vereist om deze taak ter harte te nemen. De leeszaal wordt geïnstalleerd in het archiefdepot Budastraat 27, alwaar voldoende bureauruimte, elektriciteit en netwerk is voorzien. De leeszaal zal enkel toegankelijk zijn op afspraak, onder het toeziend oog van de archiefverantwoordelijke.


      

Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces



De archiefwet van 24 juni 1955. Het archiefdecreet van 5 augustus 2010 Het decreet met betrekking tot de openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004 Het OCMW decreet van 19 december 2008 Het subsidiereglement voor archiefdiensten van de provincie West-Vlaanderen van 30 oktober 1997, gewijzigd op 30 maart 2000 en 27 maart 2003 De goedkeuring door de Bestendige Deputatie van de provincie West-Vlaanderen met betrekking tot het in bruikleen geven van probat van 14 april 2005 De overeenkomst tussen de provincie West-Vlaanderen en het OCMW omtrent het gebruik van Probat (Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen), goedgekeurd door de Bestendige Deputatie in zitting van 7 juli 2011 Raadsbeslissing van 15 december 2011 m.b.t. de goedkeuring van het intern archiefreglement


De raad keurt het leeszaalreglement goed: 1. Openbaarheid en raadpleegbaarheid Art. 1. Bescheiden van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn en van organisaties die hun archief bij de OCMW archiefdienst in bewaring gaven, zijn in principe openbaar en kunnen door personen die daartoe gerechtigd zijn, worden ingezien in de mate dat de informatie wettelijk onder de passieve of actieve openbaarheid valt. Art. 2. Een aanvraag tot inzage van bescheiden (bewaard in het OCMW archief) in het kader van de wetgeving op de openbaarheid van bestuur moet schriftelijk ingediend worden. De aanvraag moet gericht worden aan de OCMW archivaris die hiertoe bij delegatie door de OCMW secretaris gemachtigd werd. Tegen de beslissingen kan, zoals voorzien in het decreet van 26 maart 2004, beroep ingesteld worden bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur, waarvan het secretariaat gevestigd is bij de administratie Kanselarij en Voorlichting van het departement Coördinatie bij het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel. Als uitzondering op art. 1 wordt de niet-openbaarheid voor derden verlengd tot een termijn van 100 jaar voor dossiers die de persoonlijke levenssfeer raken en tot 50 jaar voor bescheiden die informatie bevatten inzake de belangen vermeld in art. 6 in de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur. Art. 3. Voor bescheiden jonger dan de gestelde termijnen onder art. 2 kan de archivaris desgevallend samen met andere bevoegde instanties, uitzonderingen toestaan, mits de raadpleger een belang doet blijken in de zin van de wet betreffende de openbaarheid van bestuur en/of verklaart de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren. De aanvraag gebeurt via het OCMW archief. Art. 4. Particuliere bescheiden worden in lezing gegeven volgens de beschikkingen van de overeenkomst van bewaargeving of van schenking. Ontbreekt een overeenkomst dan wordt het archiefbestand openbaar wanneer de bescheiden 30 jaar oud zijn. Archiefstukken jonger dan 30 jaar kunnen in het kader van openbaarheid of wetenschappelijk onderzoek geraadpleegd worden, mits schriftelijke aanvraag bij en toestemming van de archivaris. Art. 5. De archivaris kan niet-raadpleegbaarheid inroepen omwille van het risico van beschadiging bij slechte materiële toestand van de bescheiden en bij gebrek aan inzicht in de inhoud van een archief (in het bijzonder wanneer de persoonlijke levenssfeer van derden in het gedrang zou kunnen komen). Art. 6. Fotokopieën en afschriften van stukken worden in het kader van de openbaarheid van bestuur bezorgd door en onder verantwoordelijkheid van de archivaris. In principe impliceert raadpleegbaarheid ook de toelating tot het nemen van fotokopieën of het bezorgen van afschriften. Art. 7. De archivaris kan vormen van reproductie verbieden die onmiddellijk of later schade kan veroorzaken aan de archiefstukken. Fotokopiëren van oudere stukken wordt slechts uitzonderlijk toegestaan, maar nooit voor ingebonden stukken of andere banden, noch voor perkament. Fotokopieën van losse stukken kunnen worden gemaakt, mits de omvang of de materiële toestand dit toelaat. Art. 8. Aan particulieren wordt in geen geval archief in bruikleen gegeven. Voor tentoonstelling, microverfilming, digitalisering en restauratie kunnen bescheiden uitgeleend worden. Alle aanvragen moeten worden voorgelegd aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, die beslist na advies van de archivaris. De uitgeleende stukken zullen worden verzekerd van nagel tot nagel en worden tentoongesteld in goede materiële omstandigheden, zoals beschreven in de voorwaarden voor bruikleen. 2. De dienstverlening, de verplichtingen en de rechten van de lezer Art. 9. De leeszaal is na afspraak met de archivaris vrij toegankelijk voor het publiek. Art. 10. Elke lezer legitimeert zich met een officieel document, identiteitskaart of ander. De naam, het adres en het doel van het onderzoek van de lezer worden ingeschreven in het lezersbestand. Bij de inschrijving verklaart de lezer in te stemmen met de opname in dat bestand en van het leeszaalreglement te hebben kennis genomen. Art. 11. De lezer tekent bij elk bezoek het leeszaalregister, waarin de medegedeelde stukken ingeschreven worden. De lezer bekrachtigt deze gegevens met zijn/haar naam, adres en handtekening. Art. 12. De bescheiden worden aangevraagd op de daartoe bestemde formulieren. De archivaris kan het aantal in lezing te geven bescheiden beperken. De bescheiden worden enkel in de leeszaal geraadpleegd. Art. 13. De bescheiden mogen gefotokopieerd, gefotografeerd of gefilmd worden mits toestemming van de archivaris. Art. 14. Wie een publicatie laat verschijnen waarvoor gebruik gemaakt is van om het even welke informatie die berust in het OCMW archief, is gehouden het OCMW archief als vindplaats van de

bronnen te vermelden. Hij/zij wordt verzocht een exemplaar van deze publicatie aan de archiefdienst te schenken. Art. 15. De lezers hebben vrije toegang tot de handbibliotheek in de leeszaal. Alle andere publicaties worden aangevraagd bij middel van de daartoe beschikbare formulieren en ingeschreven en afgetekend in het leeszaalregister. De archiefbibliotheek is geen uitleenbibliotheek. 3. De beveiliging van het archief en van de informatie Art. 16. De lezer, die inzage krijgen in informatie en hierbij ontdekt dat bepaalde gegevens niet in de openbaarheid horen te vallen, wordt verzocht de archivaris hiervan te verwittigen. Art. 17. De stukken moeten met zorg behandeld worden. Het is niet toegestaan de ordening van de bescheiden in de mappen te wijzigen of er aantekeningen op aan te brengen. Ook is het niet toegestaan de stukken door te geven aan andere lezers. De archivaris is gerechtigd de lezers de nodige richtlijnen te geven. Art. 18. De lezer wordt verplicht de vestiaire te gebruiken voor het opbergen van tassen en/of jassen. Het binnenbrengen van tassen en/of jassen in de leeszaal is verboden. Art. 19. De toegang tot de archiefrekken is aan de lezers verboden. Art. 20. In de leeszaal mag enkel met potlood gewerkt worden. Alle andere schrijfmiddelen zijn verboden. Er is wel elektriciteit voorzien voor het gebruik van een laptop. Art. 21. In de leeszaal mag niet gerookt, gegeten of gedronken worden. Art. 22. De archivaris kan de toegang tot de leeszaal ontzeggen aan wie dit reglement overtreedt. 4. Beroepsmogelijkheid Art. 23. De lezer kan tegen beslissingen van de archivaris beroep aantekenen bij de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Dit beroep werkt niet opschortend. Bij ontstentenis van enige beslissing van de Raad blijft die van de archivaris gehandhaafd. Opvolging en communicatie

RAADSNOTA


Gunning software ontwikkelcirkel (evaluatie funcioneringsgesprekken).

Indiener

Carine Callemin

Doelstelling

Gunnen van het softwarepakket voor de opvolging van de ontwikkelcirkels.

Dienst

personeelsdienst


Visum ontvanger

goedgekeurd

In het kader van het project E-HRM besliste de Raad in zijn zitting van 15 september 2011 prijs te vragen voor software ter ondersteuning van de ontwikkelcirkels. De Raad besliste dit te doen via de ‘onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking’. Volgende softwareleveranciers werden hiervoor aangeschreven: o o o o o

CIPAL uit Geel OK consulting uit Roeselare HR- technologies uit Gent Actonomy uit Gent SD Worx uit Antwerpen.

De firma HR – technologies uit Gent gaf te kennen niet op de prijsvraag te willen ingaan. De andere firma’s dienden de offerte tijdig in en gaven een demo aan de jury. De gunningscriteria werden vermeld in het bestek en werden als volgt vastgelegd: o o o o

prijs: functionaliteiten en meerwaarde van het pakket: gebruiksvriendelijkheid: manier van aanpak en implementatie:

max. 40 punten max. 35 punten max. 15 punten max. 10 punten

De jury beoordeelde de offertes op basis van de kwaliteitscriteria, zonder kennis van de bijhorende prijs. De 4 offertes werden met elkaar vergeleken en de demo’s werden grondig geanalyseerd en besproken door de juryleden. De jury kende volgens de vastgelegde criteria volgende punten toe: Nr

Inschrijver

1 2 3 4

Cipal Actonomy OK Consulting SD Worx

Prijs

Functionaliteit en meerwaarde

40 30 14 9

Gebruiksvriendelijkheid

28 35 7 21

12 15 9 9

Manier van aanpak en implementatie

6 8 10 8

TOTAAL

86 88 40 47

Volgende prijzen werden genoteerd: (Bij de raming van de prijs in de raadsnota van 15 september jl. werd ten onrechte vermeld ‘prijs voor 4 jaar’. Dit was echter de raming van de prijs voor 1 jaar.) Nr

Inschrijver

Prijs excl. BTW

Prijs incl. BTW

1 2 3 4

Cipal Actonomy OK Consulting SD Worx

€ 27.869,88 € 37.300,00 € 77.136,00 € 122.632,48

€ 33.722,55 € 45.133,00 € 93.334,56 € 148.385,30

Voor Cipal en Actonomy kan de kostprijs uitgesplitst worden in volgende elementen: Cipal INVESTERINGEN aankoop software implementatie software uren in regie

Actonomy

Prijs excl. BTW

Prijs incl. BTW

Prijs excl. BTW

Prijs incl. BTW

€ € €

€ € €

€ 14.500,00 € 9.600,00 € 1.000,00

€ 17.545,00 € 11.616,00 € 1.210,00

3.808,08 5.850,00 900,00

4.607,78 7.078,50 1.089,00

verplaatsingskosten TOTAAL

€ 1.509,60 € 12.067,68

€ 1.826,62 € 14.601,90

€ 0,00 € 25.100,00

€ 0,00 € 30.371,00

EXPLOITATIE onderhoudscontract opleidingen TOTAAL

Prijs excl. BTW

Prijs incl. BTW

Prijs excl. BTW

Prijs incl. BTW

€ 12.742,20 € 3.060,00 € 15.802,20

€ 15.418,07 € 3.702,60 € 19.120,67

€ 9.000,00 € 3.200,00 € 12.200,00

€ 10.890,00 € 3.872,00 € 14.762,00

TOTAAL over 4 jaar

€ 27.869,88

€ 33.722,57

€ 37.300,00

€ 45.133,00

De firma Actonomy vermeldde in de prijsopgave wat de kostprijs is voor de klantspecifieke aanpassingen, op maat van OCMW Kortrijk. Zij voorzien hiervoor € 8.000 of € 9.680 incl. BTW. De firma Cipal vermeldt die kostprijs niet. Wij voorzien dat er bij de firma Cipal méér aanpassingen nodig zullen zijn of dat andere wensen omwille van de opbouw van hun systeem niet realiseerbaar zullen zijn. Beoordeling

De firma Actonomy scoort het hoogst in totaliteit en scoort 12 punten hoger dan de 2 de bieder bij de beoordeling van de kwaliteitscriteria.


de OCMW-wet en het -decreet de rechtspositieregeling voor het personeel met het evaluatiereglement de wet op de overheidsopdrachten


raadsbesluit van 22.04.2010 en 15.09.2011


Het project E-HRM werd besproken in het VB van 31 mei en 5 september 2011.

Bijlagen

o o o

het bestek met de prijsvraag de 4 offertes het verslag van nazicht bij de onderhandelingsprocedure


We vragen de Raad: 1. om de software voor de ontwikkelcirkels te gunnen aan de firma Actonomy uit Gent voor de prijs van € 37.300 + € 8.000 voor de klantspecifieke aanpassingen + € 9.513 BTW= € 54.813 voor 4 jaar. 2. om akte te nemen van de uitsplitsing van de kosten voor investering en exploitatie: Actonomy INVESTERINGEN KLANTSPEC. AANPASSINGEN EXPLOITATIE


Prijs excl. BTW

Prijs incl. BTW

€ 25.100,00 € 8.000,00 € 12.200,00

€ 30.371,00 € 9.680,00 € 14.762,00

RAADSNOTA


Aanpassing reglement flexibele arbeidstijden (invoering in de lokale dienstencentra)

Indiener

Caroline Devos

Doelstelling

Invoeren flexibele werktijden in de lokale dienstencentra

Dienst

Budget

Personeelsdienst

Visum ontvanger


Sedert 15 augustus 1994 worden de werktijden vastgesteld volgens vaste werktijden of flexibele werktijden. De flexibele werktijden gelden voor de volgende diensten : campus Buda (27 en 39) en sedert 15 juli 2010 voor de campus Damastweverstraat. Momenteel gelden vaste werktijden voor de medewerkers van de lokale dienstencentra, de dienst thuiszorg, sociale dienst woonzorg centra, de dienst samenlevingsoppbouw, straathoekwerk en kinderopvang. De voorgestelde aanpassing is tot stand gekomen naar aanleiding van de vraag van vele medewerkers van de lokale dienstencentra naar flexibele werkuren in functie van hun gezin. Vanuit de personeelsdienst kwam de vraag naar beheersbaarheid van de werktijden, afwezigheden, uurroosters : actualiseren en harmoniseren.

Beoordeling

Volgende aanpassingen zijn opgenomen in het ontwerp : Het reglement flexibele uren zal vanaf 1 januari 2012 ook van toepassing zijn op de lokale dienstencentra. Voor de lokale dienstencentra wordt de glijtijd aangepast van 7u30 naar 8u. De medewerkers van de LDC registreren door in te loggen op de daarvoor aangewezen PC. In de LDC bedraagt de werktijd van maandag tot vrijdag maximaal 9 uur 30 minuten per dag. De openingsuren van de LDC en het permanentiepunt OIP blijven ongewijzigd. De dienstverlening blijft prioritair en er wordt steeds voldoende permanentie verzekerd tijdens de openingsuren.


Gelet op het reglement flexibele uren van 15 augustus 1994; Gelet op het raadsbesluit van 8 juli 2010 betreffende de aanpassing van het reglement flexibele uren naar aanleiding van de toetreding van de campus Damastweverstraat tot de regeling flexibele werktijd; Gelet op de rechtspositieregeling voor het personeel van het OCMW Kortrijk; Gelet op het basisoverleg van 22 november 2011;

Besluitvormingsproces Bijlagen

Ontwerp aangepast reglement flexibele uren.


De Raad beslist de aanpassing in het reglement flexibele uren goed te keuren met ingang van 1 januari 2012.

RAADSNOTA


Vastlegging vakantiekalender 2012

Indiener

Caroline Devos

Doelstelling

Vastlegging vakantiekalender 2012

Dienst


Personeelsdienst

Visum ontvanger

De vakantieregeling, de brugdagen, compensatiedagen volgen de regeling van vorig jaar en zijn geldig voor alle personeelsleden van het OCMW Kortrijk, met uitzondering van de nieuwe personeelsleden in dienst vanaf 1 januari 2011 en tewerkgesteld in één van de volgende diensten : de dienst opvanggezinnen, de poetsdienst, dienst maaltijdbedeling en de sociale dienst van de woon en zorgcentra. Die personeelsleden hebben jaarlijks recht op 26 betaalde vakantiedagen en 11 feestdagen. Voor deze personeelsleden wordt een aparte vakantiekalender opgemaakt.

Beoordeling Wetten en reglementen

     

Gelet Gelet Gelet Gelet Gelet Gelet

op op op op op op

het KB van 18 april 1974 betreffende de feestdagen; de rechtspositieregeling van de Stad Kortrijk; het OCMW decreet artikel 104; het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010, art. 138 en 139; de vaststelling van de personeelscategorieën; het vakbondsoverleg van 22 november 2011;

Besluitvormingsproces Bijlagen

Vakantiekalender 2012 - 1a Vakantiekalender 2012 – 1b




De Raad stelt de vakantiekalender 2012 vast, voor alle personeelsleden van het OCMW Kortrijk, met uitzondering van de nieuwe personeelsleden in dienst vanaf 1 januari 2011 en tewerkgesteld in één van de volgende diensten : de dienst opvanggezinnen, de poetsdienst, dienst maaltijdbedeling en de sociale dienst van de woon en zorgcentra.

Feestdagen 2012 1 januari 2012 2 januari 9 april 1 mei 17 mei 18 mei 28 mei 11 juli 21 juli 15 augustus 1 november 2 november 11 november 24 december 25 december 26 december 31 december

zondag (C) maandag maandag dinsdag donderdag vrijdag maandag woensdag zaterdag (C) woensdag donderdag vrijdag zondag (C) maandagnamiddag dinsdag woensdag maandagnamiddag

Nieuwjaar 2 de Nieuwjaar/lokale feestdag Paasmaandag Feest van de arbeid OLH Hemelvaart verplichte brugdag Pinkstermaandag Feest van de Vlaamse Gemeenschap Nationale feestdag OLV Hemelvaart Allerheiligen Allerzielen/lokale feestdag Wapenstilstand namiddag dienstvrijstelling Kerstmis 2 de kerstdag/lokale feestdag namiddag dienstvrijstelling

Lokale feestdagen Voor 2012 betreft het: o maandag 2 januari o vrijdag 2 november o woensdag 26 december Brugdag 2012 De vrijdag na OLH Hemelvaart wordt opnieuw als verplichte brugdag gepland. Vrijdag 18 mei (Hemelvaartbrugdag): op te nemen door aanwending van een jaarlijkse vakantiedag, een compensatiedag, inhaalrust, kredietverlof of lokale verlofdag. Compensatiedagen 2012 De compensatiedagen voor feestdagen die in het weekend vallen, kunnen opgenomen worden op een dag naar keuze. Voor 2012 betreft het: o o o

zondag 1 januari zaterdag 21 juli zondag 11 november

Regeling vakantiedagen, lokale verlofdagen en dienstvrijstellingen o

o

o 

Het statutair personeelslid heeft jaarlijks recht op 33 werkdagen jaarlijkse vakantie. Vanaf de leeftijd van 45 jaar heeft het statutair personeelslid recht op 34 werkdagen en vanaf de leeftijd van 50 jaar op 35 werkdagen. Het contractuele personeelslid heeft recht op 33 werkdagen jaarlijkse vakantie, samengesteld als volgt :maximum 20 wettelijke vakantiedagen berekend op de prestaties van het vorig jaar en 13 conventionele vakantiedagen berekend op de prestaties van het huidig jaar. Vanaf de leeftijd van 45 jaar heeft het contractuele personeelslid recht op 14 conventionele vakantiedagen en vanaf de leeftijd van 50 jaar op 15 conventionele vakantiedagen. Op 24 en 31 december is er opnieuw dienstvrijstelling in de namiddag.

De raad stelt de vakantiekalender 2012 vast voor het personeel in dienst sedert 1 januari 2011 en tewerkgesteld in één van de volgende diensten : de dienst opvanggezinnen, de poetsdienst, dienst maaltijdbedeling en de sociale dienst van de woonzorgcentra.

Feestdagen 2012 1 januari 2012 9 april 1 mei 17 mei 18 mei 28 mei 11 juli 21 juli 15 augustus 1 november 11 november 25 december

zondag (C) maandag dinsdag donderdag vrijdag maandag woensdag zaterdag (C) woensdag donderdag zondag (C) dinsdag

Nieuwjaar Paasmaandag Feest van de arbeid OLH Hemelvaart verplichte brugdag Pinkstermaandag Feest van de Vlaamse Gemeenschap Nationale feestdag OLV Hemelvaart Allerheiligen Wapenstilstand Kerstmis

Brugdag 2012 De vrijdag na OLH Hemelvaart wordt opnieuw als verplichte brugdag gepland. Vrijdag 18 mei (Hemelvaartbrugdag): op te nemen door aanwending van een jaarlijkse vakantiedag, een compensatiedag, inhaalrust of kredietverlof. Compensatiedagen 2012 De compensatiedagen voor feestdagen die in het weekend vallen, kunnen opgenomen worden op een dag naar keuze. Voor 2012 betreft het: o o o

zondag 1 januari zaterdag 21 juli zondag 11 november

Regeling vakantiedagen en lokale verlofdagen o

Het statutair personeelslid heeft jaarlijks recht op 26 werkdagen jaarlijkse vakantie.

o

Het contractuele personeelslid heeft recht op 26 werkdagen, samengesteld als volgt: maximum 20 wettelijke vakantiedagen berekend op de prestaties van het vorig jaar en 6 conventionele vakantiedagen berekend op de prestaties van het huidig jaar.

MEMORIE RAAD VAN 15 DECEMBER 2011 DAGORDE OPENBARE ZITTING

Recommend Documents