MEMORIE RAAD VAN 15 SEPTEMBER 2011 DAGORDE OPENBARE ZITTING

MEMORIE | RAAD VAN 15 SEPTEMBER 2011

DAGORDE

OPENBARE ZITTING 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Opvolging en goedkeuring vorig verslag. Update Streefdoelen en Realisaties Beleidsplan 2007-2012. Informatie van Sodiperkoo rond jaarverslag, statutenwijziging en nieuwe bestuursperiode. Ondersteuning groepsaankoop groene stroom. Restauratiewerken Sint-Annazaal Begijnhof. Fase 5. Voorstel tot gunning. Aankoop van tilliften. Voorstel tot gunning. Uitgave drukwerk. Wijze van gunning. Aankoop van vers vlees, charcuterie en gevogelte. Wijze van gunning. Aankoop van frisdrank, water en tafelbier. Wijze van gunning. Aankoop van brood en gebak. Wijze van gunning. Vervangen galva-leidingen Ten Olme. Wijze van gunning. Vernieuwen ramen en cv 3 woningen. Wijze van gunning. Groepsaankoop brandstoffen. Volmacht aan de stad. Woning Veldstraat 46. Voorstel tot aankoop. Vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Voorstel tot goedkeuring vernietigingslijst. Softwarepakket ontwikkelcirkels. Wijze van gunning. Overeenkomst tweede pensioenpijler en aanpassing van het kaderreglement. Varia.

GESLOTEN ZITTING 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Aanstelling preventieadviseurs niveau 3. Aanstelling EHBO hulpverleners. Definitieve statutaire aanstelling en vaststelling individuele wedde. Vaststelling individuele wedde. Contractuelen: verlengingen en vervangingen. Activa. Huishoudhulpen. Verloven en afwezigheden. Aktename zwangerschap. Arbeidsongevallen.

1

RAADSNOTA

Openbare zitting van 15 september 2011 | punt 2 Onderwerp

Tussentijdse evaluatie beleidsplan 2007 – 2012 en streefdoelenoefening 2011 – 2013 en. Aktename

Indiener

Nick Vandommele Johan Dejonckheere

Dienst

Bestuur en organisatie Financiële dienst

Doelstelling Budget Feitelijke aanleiding

Visum ontvanger

Niet van toepassing

We deden een tussentijdse evaluatie van het beleidsplan 2007 – 2012, zoals vastgelegd door de Raad. Aansluitend actualiseerden de leden van het globaal overleg hun streefdoelen. In tegenstelling tot in 2009 ging iedereen aan de slag binnen hetzelfde kader, wat leidde tot grotere uniformiteit.

Beoordeling

Wat de evaluatie van het beleidsplan betreft, hertaalden we de doorlopende tekst van het plan naar strategische en operationele doelstellingen, met concrete acties. We volgden ze op: algemeen (kwalitatief) én kwantitatief waar mogelijk; het is immers niet altijd evident om goede indicatoren te vinden. We   

koppelden er een voorlopig ‘oordeel’ aan: Rood: nog niet gerealiseerd; Oranje: nog niet volledig gerealiseerd; Groen: gerealiseerd.

We gaven tenslotte ook aan of de acties (opnieuw) opgenomen worden in de nieuwe streefdoelen. Soms is iets gerealiseerd, maar blijft een focus nodig. Soms is iets niet volledig door ons gerealiseerd, maar is het ondertussen opgenomen door een andere instantie, … Per ‘beleidsdomein’ formuleerden en actualiseerden de verantwoordelijken de objectieven voor hun domeinen, op strategisch -, operationeel – en actieniveau. Belangrijk voor de duiding is dat deze oefening kadert binnen de beleidslijnen die de Raad eerder uitzette binnen het beleidsplan 2007-2012. Daarnaast veronderstellen de objectieven niet per definitie bijkomende middelen; het gaat in veel gevallen over accenten en prioriteiten in de bestaande werking, binnen de bestaande financiële enveloppes. Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces

 

Managementteam van 24 augustus 2011; Vast bureau van 26 augustus 2011;

Bijlagen

    

Toelichting bij de uitgevoerde oefeningen; Evaluatie beleidsplan 2007 – 2012; Synthesenota strategische objectieven; Synthesenota operationele objectieven; Overkoepelende strategiekaart.

Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad neemt akte van de geformuleerde objectieven binnen de verschillende beleidsdomeinen en van de tussentijdse evaluatie van het beleidsplan 2007 – 2012.

Opvolging en communicatie

2

RAADSNOTA


Informatie van Sodiperkoo rond jaarverslag, statutenwijziging en nieuwe bestuursperiode.

Indiener

Ben Delabie (voorzitter Sodiperkoo) Yves Goddeeris (secretaris Sodiperkoo)

Dienst

Sodiperkoo

Doelstelling Budget Beoordeling

Visum ontvanger

Niet van toepassing.

A. Jaarverslag Sodiperkoo 2010. Zoals bepaald in art.14 van de statuten voor Sodiperkoo wordt na positief advies van het bestuur Sodiperkoo het jaarverslag ter goedkeuring voorgelegd aan de raad. B. Statutenwijziging-uitbreiding artikel 6 a-b-c Omwille van de wens tot regelmatige vernieuwing van de voorzitter en secretaris wordt aan de raad gevraagd om bij uitbreiding van deze artikels 6a en 6b – van de Sodiperkoo statuten - het mandaat van voorzitter en secretaris van Sodiperkoo te beperken tot maximaal 2 periodes (van telkens 6 jaar). Momenteel is er een onevenwichtige verhouding tussen het aantal Sodiperkoo-bestuursleden van de vzw Augustinessen en het OCMW (6 tegen 1). Er zijn daarenboven ook verschillende locaties naast de Budastraat waar het OCMW-personeel tewerkgesteld wordt. Sodiperkoo wil deze werknemers meer betrekken bij de vereniging. Voor deze werknemers zou er buiten het Budaeiland, dicht in hun buurt een fysiek aanspreekpunt van de vereniging moeten zijn. Aan de raad wordt daarom gevraagd om bij uitbreiding van artikel 6c van het Sodiperkoo-statuut 3 extra mandaten te voorzien voor het OCMW personeel. Concreet wordt gevraagd akkoord te gaan met een mandaat tot Sodiperkoo bestuurslid voor woonzorg, activering en ondersteunende diensten. C. Mandaten nieuwe bestuursperiode Sodiperkoo 2011-2016. In 2011 start de nieuwe mandaatsperiode voor de bestuursleden van Sodiperkoo. Deze loopt tot 2016. In 2010 werd een oproep tot kandidaatstelling gedaan. Behalve de toenmalige bestuursleden werden er geen kandidaturen ontvangen. Voor de nieuwe bestuursplaatsen binnen het OCMW stelden mevrouw Nady Taliman (woonzorg) en mevrouw Isabel Derycke (activering) zich kandidaat. De kandidaten voor de nieuwe mandaatsperiode werden unaniem door het bestuur van Sodiperkoo aanvaard. Aan de raad wordt gevraagd om het bestuur van Sodiperkoo voor de periode 2011-2016 te bekrachtigen.

Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen

3

Voorstel van beslissing

De raad neemt akte van het jaarverslag 2010 van Sodiperkoo. De raad gaat akkoord met de uitbreiding van de artikelen 6a en 6b van de Sodiperkoo statuten met de beperking van het mandaat van voorzitter en secretaris van Sodiperkoo tot maximaal 2 periodes van 6 jaar. De raad gaat akkoord met de uitbreiding van art. 6c van het Sodiperkoo-statuut met 3 extra mandaten voor het OCMW personeel: een mandaat tot Sodiperkoo bestuurslid voor woonzorg, activering en ondersteunende diensten. De raad bekrachtigt het bestuur voor de periode 2011-2016: Voorzitter: Ben Delabie Secretaris: Yves Goddeeris OCMW: Frank Hospied (maatschappelijke dienstverlening) Nady Taliman (woonzorg) Isabel Derycke (activering) Ondersteunende diensten (geen kandidaat) Marie-Anne Van Loock (secretariaatswerk) Vzw De Poort-Constructief-Mentor-Mobiel-Kanaal 127 : Roos Vanderdonckt Vzw Augustinessen: Lieve Knuts (St Jozef) Sylvie De Clerck (St Jozef) Lizette Decoster (De Weister) Hilde Deman (Lichtendal) An Deneckere (Lichtendal) Francoise Makela (Ter Melle) Lieve Geraert (Biezenheem) Gepensioneerden: Griet Delahousse.


4

RAADSNOTA


Ondersteuning groepsaankoop groene stroom. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Dirk De Vos Katrien Verhaeghe

Dienst

Sociale dienst

Doelstelling Budget

Visum ontvanger

Niet van toepassing.

Feitelijke aanleiding

Rondschrijven van 7 juli 2011 vanuit de Provincie West-Vlaanderen betreffende de vraag tot deelname aan de provinciale campagne groepsaankoop groene stroom vanaf najaar 2011.

Beoordeling

Het mee ondersteunen van de campagne is aangewezen om kansengroepen maximaal toegang te verlenen tot het systeem van gezamenlijke aankoop en hen gedurende het verloop van de procedure de nodige ondersteuning te bieden.

Wetten en reglementen Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces

De Provincie West-Vlaanderen start een campagne groepsaankoop groene stroom voor haar inwoners. Aan de gemeenten en OCMW wordt gevraagd om deze campagne te ondersteunen. Via een openbare aanbesteding werd een consultancybureau aangesteld dat de samenaankoop van groene stroom organiseert voor geïnteresseerde inwoners en bedrijven van de Provincie WestVlaanderen. Vanaf 1 november 2011 start de inschrijvingsperiode en de informatiecampagne. De veiling is voorzien voor 6 februari 2012. De inschrijving in de groepsaankoop is vrijblijvend. Ieder die inschrijft krijgt een persoonlijk resultaat en op basis daarvan beslist men of men al dan niet wenst over te stappen naar een andere leverancier. De burger die wenst over te stappen heeft tijd tot eind september 2012 om te veranderen van leverancier. Aan de gemeenten en OCMW wordt gevraagd om de campagne te ondersteunen. Voor de OCMW ligt het accent op het voorzien van een loket waar de kansengroepen terecht kunnen. De campagne vanuit de provincie wordt gevoerd door het ter beschikking stellen van info via een groen telefoonnummer, info op website en de organisatie van een infoavond. De intekening verloopt digitaal. Er is nood aan een loket waar kansarmengroepen terecht kunnen om vragen te stellen én om in te tekenen op de groepsaankoop. Het bieden van begeleiding gedurende het verloop van de procedure is eveneens aangewezen. Het OCMW speelt hier een belangrijke rol in. We verwijzen naar artikel 60§2 van de organieke wet van 8 juli 1976. Het is de taak van het OCMW om de cliënten te helpen hun rechten en voordelen uit te putten. Het intekenen op de groepsaankoop leidt mogelijks tot een voordeligere kostprijs van gas en elektriciteit voor de cliënt.

Bijlagen



Rondschrijven vanuit de Provincie West-Vlaanderen naar de gemeenten en OCMW betreffende de campagne rond groepsaankoop groene stroom.


De raad keurt de medewerking aan de campagne groepsaankoop groene stroom goed.

5

RAADSNOTA

Openbare zitting van 15 september 2011| punt 5 Onderwerp

Restauratiewerken Sint-Annazaal Begijnhof. Fase 5. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility

Doelstelling Budget

€ 1.625.767,38

Visum ontvanger

Goedgekeurd


In de raad van 19 mei 2011 keurde de raad het voorgelegde concept van ontsluiting van de SintAnnazaal en het daarbij horende aangepast restauratiedossier goed voor een bedrag van: € 2.691.398,78 en gaf opdracht tot aanbesteding.

Beoordeling

Het restauratiedossier, geraamd op € 1.918.881,60 incl. BTW werd op 14/12/2010 goedgekeurd door de subsidiërende overheid met een subsidieerbaar gedeelte van € 1.585.852,69 excl. BTW waarvan 60 % door de Vlaamse gemeenschap met een maximum van € 1.266.461,96 incl. 21% BTW en 20% door de Provincie West Vlaanderen. De openbare aanbesteding van 8 juli 2011, met uitgebreid verslag in bijlage, gaf volgend resultaat: Er werden 5 offertes ingediend: Maatsch. Zetel

BEDRAG (excl. BTW)

1

NAAM Algemene Ondernemingen E.G. Verstraete & Vanhecke nv

Wilrijk

€ 1.623.386,68

2

Denys nv

Wondelgem

€ 1.692.092,48

3

Monument Vandekerckhove nv

Ingelmunster

€ 1.891.512,65

4

Arthur Vandendorpe nv

St. Michiels-Brugge

€ 1.927.949,14

5

Aannemersbedrijf Woudenberg nv

Brugge

€ 1.961.435,98

Op basis van KB 8 januari 1996 werd de geschiktheid van de kandidaten onderzocht. Alle inschrijvers worden geschikt bevonden. Ook op basis van KB 8 januari 1996 werden de offertes onderzocht en allen als regelmatig beoordeeld. Na rekenkundig nazicht, nazicht van wijzigingen en leemtes van de offertes is de rangschikking voor gunning als volgt: Maatsch. Zetel

BEDRAG (excl. BTW)

1


Wilrijk

€ 1.628.101,24

2

Denys nv

Wondelgem

€ 1.731.237,76

3


Ingelmunster

€ 1.928.800,70

4


St. Michiels-Brugge

€ 1.946.409,64

5


Brugge

€ 2.010.979,19

De laagste conforme bieder is Algemene Ondernemingen E.G. Verstraete & Vanhecke NV uit Wilrijk. Berekening van het toewijzingsbedrag : Rangschikkingsbedrag wordt verminderd met de goedgekeurde opmerkingen in min of € 1.628.101,24 - € 2.128,90 - € 204,96 = € 1.625.767,38 excl. BTW.

6

Vergelijking met de raming van april 2011:

TOTAAL

Raming april 2011

Aanbesteding Verstraete & Vanhecke

SUBS

SUBS

N-SUBS

1.585.852,69 € 638.443,00 €

ALG. TOTAAL excl. BTW

Eerdere beslissingen

369.120,67 €€

2.224.295,69 €

1.625.767,38 €

ALG. TOTAAL incl. BTW

2.691.397,78 €

1.967.178,53 €

premie incl. BTW en kosten

1.688.615,94 €

1.338.077,42 €

aandeel OCMW incl. BTW Wetten en reglementen

N-SUBS

1.256.646,71 €

629.101,11 €



Wet van 24.12.1993 inzake overheidopdrachten



KB 08.01.1996 inzake overheidsopdrachten



Besluit van de Vlaamse regering van 14/12/2001 art.20§1 en 2 inzake het premiestelsel voor restauratiewerkzaamheden aan beschermde monumenten.

De raadsbeslissing van 19/2/2009 inzake vastlegging wijze van gunnen als openbare aanbesteding en opdracht dossier in te leiden bij het Agentschap R-O Vlaanderen ter subsidiëring. De raadsbeslissing van 9/7/2009 inzake de ontsluiting van het Begijnhofpatrimonium en de gehele site. De raadsbeslissing van 19/5/2011 inzake goedkeuring aanbestedingsdossier. MB van 1/12/2010 inzake de toekenning van restauratiepremie van 60 % door de Vlaamse en 20% door de Provincie West Vlaanderen van het subsidieerbaar gedeelte van de werken. Goedkeuring restauratiedossier door Agentschap R-O Vlaanderen onroerend erfgoed op 14/12/2010. Bekendmaking van de opdracht op 1/6/2011 in het Bulletin der aanbestedingen (nr 511976 BDA nr 144) en bouwkroniek op 10/6/2011, 17/6/2011, 24/6/2011 en 1/7/2011. Bestek nr 332 opgemaakt door Architectenbureau Ph.Pauwels en Stoop Architecten bv BVBA. Proces-verbaal van de opening van de offertes dd 8/7/2011. Gunningsverslag dd.18/8/2011 dat als bijlage bij deze beslissing is gevoegd en er integraal deel van uitmaakt. De motivering en het besluit van het gunningsverslag wordt volledig onderschreven. Er werden 5 offertes ingediend. Alle offertes doorstonden de toets van de kwalitatieve selectie. Alle offertes doorstonden de toets van de formele regelmatigheid. Alle offertes doorstonden na verbetering van rekenfouten, corrigeren van gemelde leemtes en wijzigingen van hoeveelheden, de toets van materiële regelmatigheid. Dit resulteerde in volgende rangschikking voor gunning: Maatsch. Zetel

BEDRAG (excl. BTW)

1


Wilrijk

€ 1.628.101,24

2

Denys nv

Wondelgem

€ 1.731.237,76

3


Ingelmunster

€ 1.928.800,70

4


St. Michiels-Brugge

€ 1.946.409,64

5


Brugge

€ 2.010.979,19

Algemene Ondernemingen E.G. Verstraete & Vanhecke NV wordt als laagste regelmatige bieder gerangschikt. Het toewijzingsbedrag, rekening houdend met de goedgekeurde en aanvaarde opmerkingen bedraagt € 1.625.767,38 Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad beslist onder de opschortende voorwaarde van goedkeuring van de subsidiërende overheid, de werken te gunnen aan de laagste conforme bieder : Algemene Ondernemingen E.G. Verstraete & Vanhecke NV uit Wilrijk voor een bedrag van € 1.625.767,38 exclusief 21% BTW.

7

RAADSNOTA

Openbare zitting van 15 september 2011 punt 6 Onderwerp

Aankoop van tilliften. Voorstel tot gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility

Doelstelling Budget

€ 25.000

Visum ontvanger

Goedgekeurd


In de diverse instellingen is er nood aan een nieuwe tillift.

Beoordeling

Bij navraag in de verschillende instellingen blijkt dat er momenteel slechts 7 nieuwe toestellen, 4 actieve en 3 passieve) nodig zijn. Instelling Sint Jozef Biezenheem De Weister Lichtendal Ter Melle TOTAAL

Actieve tillift Sara 3000 1 1 2 4

Passieve lift Minstrel 1 1 1

3

Voor de aankoop van de tilliften voor de diverse instellingen werken we met een groepsaankoop om de beste prijsvoorwaarden te bekomen. We opteren om dezelfde tiltoestellen als de bestaande aan te kopen. Dit heeft een gebruiksgemak, onderhoudsvoordeel en een voordeel naar gebruik van de toebehoren die bij alle toestellen kunnen toegepast worden. Het gebruik van een tillift vereist eveneens een opleiding van het personeel om op een veilige manier bewoners te transporteren. Als alle tilliften dezelfde zijn biedt dit een bijkomende veiligheid voor personeel en bewoners. Omwille van de technische specificiteit van de goederen is het toegestaan, zoals voorzien in art 17 § 2 -1 –f van het KB van 24 december 1993, slechts aan 1 leverancier een offerte te vragen. Via onderhandelingsprocedure werd aan de huidige leverancier, ArjoHuntleigh NV, een offerte gevraagd. Door de groepsaankoop krijgen we een korting van 20%. type Actieve tillift Sara 3000 Passieve lift Minstrel Totaal Korting 20% recyclagebijdrage TOTAAL exclusief BTW TOTAAL inclusief 21% BTW

aantal 4 3

eenheidsprijs € 4.208 € 2.444

prijs € 16.832 € 7.332 € 24.164 € 4.832,64 € 8.68 € 19.340,04 € 23.401,45

Op de begroting van 2011 werd een bedrag van € 40.500 voorzien voor de aankoop van nieuwe tilliften. Wetten en reglementen

 

Art. 17 § 2 -1 –f van de wet van 24 december 1993 KB van 8 januari 1996



Offerte ArjoHuntleigh

Eerdere beslissingen Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad beslist de groepsaankoop van 7 tilliften te gunnen aan ArjoHuntleigh uit Erpe-Mere voor € 23.401,45 inclusief 21% BTW.

8

RAADSNOTA


Uitgave drukwerk. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert Ruben Degryse Nele Hofman

Dienst

Facility Activering Maatschappelijke dienstverlening

Doelstelling Budget

€ 65.000 per jaar

Visum ontvanger

Goedgekeurd


Eind 2011 verloopt het huidig raamcontract drukwerk en dient een nieuwe prijsvraag georganiseerd te worden. Het gedeelte administratief drukwerk wordt opgenomen in het dossier van Stad Kortrijk om dit samen aan te besteden (zie raad van 14 juli 2011). Het gedeelte folders en brochures en het gedeelte groetenkaartjes e.d. wordt voortaan door de stadsdrukker gemaakt. Rest nog het drukwerk van boekjes : Duizendboot en buurtkrantjes. De kostprijs voor dit onderdeel bedroeg voor 2010 € 52.078 exclusief 6% BTW. Er werd een overleg georganiseerd met de huidige leveranciers van ons drukwerk om te zien welke prijsbepalende elementen in het lastenboek kunnen beschreven worden om een zo gunstig mogelijk prijs te bekomen. Ook met de eigen betrokken diensten werd overlegd hoe het drukwerk kan georganiseerd worden om via deze aanbesteding de kostprijs te verlagen. Met volgende maatregelen proberen we een prijsdaling van ± € 10.000 te realiseren : □ Schaalvergroting : alle drukwerk bij 1 drukker en een contract van 3 jaar □ Planning :een tijdspanne van 5 dagen tussen aanlevering en druk laat toe werk beter in te plannen wat de kostprijs ten goede komt □ Alle layout door onze dienst communicatie laten doen □ Publicatiedata van de verschillende boekjes op elkaar afstemmen zodat de layout zonder extra personeel door eigen dienst communicatie binnen het werkschema kan ingepland worden. □ Alle boekjes drukken op dezelfde papierkwaliteit. De kleur per dienstencentrum kan wel behouden blijven. □ Alle drukwerk op standaard papier □ Streven naar een vaste oplage en een vast aantal bladzijden : Prijs van het aantal bladzijden wordt bepaald als veelvoud van 4. □ Bijlage ‘buurtsportkriebel’ in zwart-wit drukken en vast in elke muurkrant opnemen

Beoordeling

De kostprijs voor het drukken van boekjes, rekening houdend met de voorgenoemde kostenbesparende maatregelen wordt geraamd op €42.000 per jaar excl. 6% BTW of €126.000 voor 3 jaar. MOTIVATIE - Buurtkranten Voorgestelde besparingen voor de buurtkranten:   

Aanpassing naar goedkoper papier. Buurtsportskriebel wordt niet langer in kleur gedrukt, maar in grijswaarden. Buurtkranten verminderen in aantal bladzijden. Tot op heden kon elke buurtkrant 2 keer per jaar uitbreiden van 12 naar 16 pagina’s, deze uitbreidingsmogelijkheid valt weg. Op jaarbasis gaan we daarmee van 890 bladzijden naar 670 bladzijden een vermindering met 220 bladzijden (bijna 25%).

De deadlines en verschijningsmomenten van de buurtkranten worden aangepast zodat de communicatiedienst de lay-out van het Boekske van de dienstencentra er bij kan nemen. Welke mogelijke besparingen zijn volgens team SLO (Samenlevingsopbouw) niet aangewezen: Frequentie/periodiciteit: De frequentie van de buurtkranten wijzigen van maandelijks naar 2 maandelijks is geen goede zaak. De buurtkranten zijn een communicatiemiddel naar en voor de buurt. Er staat heel wat nieuws in voor en over de buurt, maar tegelijkertijd is het ook het kanaal waarlangs de buurthuizen hun aanbod aan de wijkbewoners bekend maken. Op vlak van planning wordt het dus heel erg moeilijk om slechts tweemaandelijks een buurtkrant te publiceren. Centrum Overleie heeft dit altijd zo gedaan, met als gevolg dat de programmatie voor de 2de maand waarop de buurtkrant betrekking heeft steeds slecht half kan worden ingevuld. Centrum Overleie is daardoor nu zelf vragende partij om over te schakelen naar een maandelijkse uitgave (met halvering van

9

het aantal pagina’s, dit waren er totnogtoe 24). Een maandelijkse uitgave is ook voor de doelgroep duidelijker en overzichtelijker op vlak van aanbod. In de praktijk komt een maandelijkse uitgave neer op 10 à 11 publicaties per jaar per buurthuis. De maanden juli en augustus worden samen genomen wegens minder nieuws en minder aanbod en in sommige gevallen worden ook december en januari samengenomen. Buurtkranten bundelen: Buurtkranten koppelen is inhoudelijk geen goede keuze, omdat mensen uit de ene buurt geen boodschap hebben aan het nieuws over en uit een andere buurt. Ook het aanbod van een buurthuis uit de ene wijk is minder interessant voor bewoners van een andere wijk. Het vermindert de duidelijkheid en de overzichtelijkheid naar de doelgroep. Buurtkranten bundelen voor verschillende buurten is bovendien geen kostenbesparende maatregel.  De oplage vermindert niet door verschillende buurtkranten te bundelen.  Het aantal pagina’s stijgt als het activiteitenaanbod van verschillende buurthuizen en het nieuws uit verschillende wijken in 1 buurtkrant moeten komen. Bij een gelijkblijvende oplage betekent dit een meerkost.  Generieke artikels worden sowieso al in verschillende buurtkranten gebruikt. Er zijn geen instelkosten per buurtkrant waardoor minder verschillende boekjes de totaalprijs niet goedkoper maakt. Meer inhoudelijke argumenten over het belang van buurtkranten voor buurtbewoner en buurtwerk zijn terug te vinden in de uitgebreide nota in bijlage. MOTIVATIE – Boekske Het Boekske wordt maandelijks uitgegeven. Het Boekske is een uitvergrote activiteitenkalender. Het Boekske is het medium om onze activiteiten en dienstverlening aan de doelgroep kenbaar te maken. Het Boekske is eveneens belangrijk om de aantoonbaarheid van onze werking te bewijzen. De maandelijkse periodiciteit is cruciaal. Elke editie zit nu al propvol, een editie om de twee maanden of trimesterieel is totaal niet realistisch. In het najaar starten we actief met de promotie van de activiteiten via de OCMW-website en via daaraan gelinkte blogs. De populariteit van de nieuwe media, zeker voor onze oudere doelgroep, mag niet overschat worden, dit zal maar mondjesmaat toenemen en moet aanvullend aanzien worden bij het Boekske en niet andersom. Het Boekske wordt vanaf september zowel qua lay-out als qua inhoud (licht) gewijzigd waardoor we qua volume per editie een aantal bladzijden zullen kunnen schrappen. De bedeling gebeurt nog altijd via distributie door vrijwilligers in ontmoetingscentra, handelaren en de eigen centra. Verschijning: 11x/jaar; gemiddeld 48 blz. (kaft in quadri incluis). Oplage: gemiddelde van 3500. Het Zuiders Boekske verschijnt 5 keer per jaar. Vermits we in Kortrijk-Zuid over geen steunpunten beschikken, de specificiteit van de methodiek seniorenacties, en de afstand voor onze doelgroep daar veel groter is dan in de stedelijke gebieden opteerden we voor een specifiek krantje voor Aalbeke, Rollegem, Kooigem en Bellegem. De bedeling gebeurt huis-aan-huis bij alle inwoners, dit omdat een selectieve bedeling per specifiek adres veel (exponentieel) duurder is. Verschijning: 5x/jaar; gemiddeld 12 blz (kaft incluis) Oplage: gemiddelde van 4200 De integratie van Het Boekske en Zuiders Boekske is praktisch niet te realiseren. Wetten en reglementen

KB 8 januari 1996

Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen

10


De raad gelieve dienst Facility opdracht te geven een dossier op te maken en te beslissen dat de gunning van het drukwerk van boekjes zal verlopen via openbare aanbesteding


11

RAADSNOTA


Aankoop van vers vlees, charcuterie en gevogelte. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility

Doelstelling Budget

€ 200.000 per jaar

Visum ontvanger

Goedgekeurd


Op 30 april 2012 verloopt het huidig raamcontract voor aankoop vers vlees, charcuterie en gevogelte en dient een nieuwe prijsvraag georganiseerd te worden.

Beoordeling

In zitting de van 19 november 2009 werd de strategie inzake de gunningscriteria en de voorwaarden van het bestek alsook de duur van het raamcontract voor de gestructureerde aankoop van de diverse voedingscategoriën vastgelegd. In zitting de van 22 april 2010 werden de gehanteerde gunningscriteria geëvalueerd en bijgestuurd alsook de samenstelling van de jury. Voor het nieuwe contract gestructureerde aankoop van vleeswaren stellen we voor om het dossier opnieuw op te splitsen in 3 percelen namelijk vers vlees, charcuterie en gevogelte. Er kan voor 1 of meerdere percelen worden ingeschreven. De percelen worden apart toegewezen. Gezien de jaaromzet is het dossier onderworpen aan de Europese bekendmakingsvoorschriften. We stellen voor om het contract opnieuw te gunnen via aan algemene offerteaanvraag met onderstaande gunningscriteria : Prijs: max. 40 pt. De punten worden toegekend op basis van de resultaten van de inschrijvingsprijs volgens de bijgeleverde meetstaat. Laagste bieder: 40 punten. Hogere bieders krijgen: 40 punten min het procentueel verschil met de laagste bieder. Alle bieders welke meer als 40% duurder zijn als de laagste bieder krijgen 0 punten. Smaaktesten: max. 40 punten. De smaaktesten gebeuren door de jury onder leidingen van ons team koks. De samenstelling van de jury (beperkt tot 8 leden) blijft behouden met name :  Philippe Awouters of vervanger  Frank Claerhout  Twee bewoners aangeduid door Frank Claerhout  Filip D’Haene  Kris Lefebvre en een extra kok  Externe kok  Rik Lambert (secretaris van de jury) Het zal een vergelijkende smaaktest zijn tussen de producten van de verschillende leveranciers Puntenverdeling:  zeer goed 40 punten  goed 30 punten  minder goed 20 punten  slecht 10 punten Leveringsmodaliteiten, catalogus, duurzaam ondernemen, edm.: max. 20 punten. De te evalueren punten zijn :  Leveringsmodaliteiten: Soepelheid van leveringen in de diverse instellingen. Contactpersonen voor de leveringen. afspraken ivm bijbestellingen en naleveringen. Verpakkingsmodaliteiten of verpakkingseenheden.  Catalogus: Er wordt een catalogus bijgeleverd met vermelding van de normaal leverbare producten aanleunend bij het bestek inclusief de financiële voorwaarden alsook de verpakkingshoeveelheden.  Duurzaam ondernemen: Dit betekent milieubewust ondernemen, duurzame investeringen, recyclage, …. Aandacht voor sociale economie, sociale tewerkstelling, opleiding, …  Controlesysteem op kwaliteitsgarantie:

12

Eigen systeem van kwaliteits- en veiligheidscontrole welke een meerwaarde kan bieden op de uitvoering.  Communicatie en klachtenbehandeling: Op welke manier worden de contacten tussen de klant (OCMW Kortrijk) en de leverancier verzorgd. Hoe verlopen de contacten tussen de verschillende keukens en de leverancier. Is er een vaste contactpersoon of hoe wordt dit georganiseerd. Is er een contactpunt voor klachtenbehandeling en welke zijn de garanties voor de opvolging van deze eventuele klachten. Is er een gestructureerde manier van klachtenbehandeling met een registratie van de binnengekomen klachten. Puntenverdeling:  zeer goed 20 punten  goed 15 punten  minder goed 10 punten  slecht 0 punten Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. Timing: Bepalen wijze van gunnen : raad september 2011 Opening offertes : december 2011 Gunning : februari 2012 Start contract : eind april 2012 Wetten en reglementen

 

Wet van 24 december 1993 KB 8 januari 1996


 

19 november 2009 : strategie gestructureerde aankoop van voeding 22 april 2010 : wijze van gunnen algemene voeding

Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad beslist dat de wijze van gunnen voor de gestructureerde aankoop van vleeswaren georganiseerd wordt via algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking met een duurtijd van 2 jaar. De raad beslist dat het dossier opgesplitst wordt in 3 percelen : vers vlees – charcuterie – gevogelte. De raad aanvaardt de bovenvermelde gunningscriteria.


13

RAADSNOTA


Aankoop frisdranken, water en tafelbier. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility

Doelstelling Budget

€ 62.000 per jaar

Visum ontvanger

goedgekeurd


Op 31 maart 2012 verloopt het huidig raamcontract voor aankoop frisdranken, waters en tafelbier en dient een nieuwe prijsvraag georganiseerd te worden.

Beoordeling

In zitting van 19 november 2009 werd de strategie inzake de gunningscriteria en de voorwaarden van het bestek alsook de duur van het raamcontract voor de gestructureerde aankoop van de diverse voedingscategoriën vastgelegd. In zitting van 22 april 2010 werden de gehanteerde gunningscriteria geëvalueerd en bijgestuurd. Voor het nieuwe contract gestructureerde aankoop van frisdranken, waters en tafelbier stellen we voor om de duur van het nieuwe contract te wijzigen van 2 jaar naar 3 jaar. Op die manier eindigt dit nieuwe contract samen met het lopende contract van aankoop bieren (dit heeft een duurtijd van 10 jaar en eindigt op 31 maart 2015). Zo kan vanaf april 2015 voor het volgende contract een dossier voor beide samen opgemaakt worden. Bij de vorige prijsvraag gaf Stad Kortrijk volmacht aan het OCMW om in gemeenschappelijke naam deze prijsvraag te organiseren. Voor het huidig contract zal stad Kortrijk een eigen prijsvraag doen omdat bij hen ook het raamcontract voor de levering van bieren dient aanbesteed te worden. Stad zal de duur van het nieuwe contract afstemmen op het onze zodat binnen 3 jaar er opnieuw een gezamenlijke prijsvraag voor zowel frisdrank, waters, tafelbier als bieren kan georganiseerd worden. Gezien de omzet is het dossier niet onderworpen aan de Europese bekendmakingsvoorschriften. We stellen voor om het contract te gunnen via aan algemene offerteaanvraag met onderstaande gunningscriteria : Prijs. Max. 50 punten. De punten worden toegekend op basis van de resultaten van de inschrijvingsprijs volgens de bijgeleverde meetstaat. De opgegeven prijzen zijn geldig voor zowel de gewone leveringen alsook voor alle speciale leveringen (bij feesten of speciale gelegenheden) onafhankelijk of dit afzonderlijke leveringen zijn of leveringen op andere locaties. Bij verlaagde prijzen door speciale acties of marktaanpassingen zal de leverancier deze verlaagde prijzen toepassen. Puntenverdeling : Laagste bieder: 50 punten. Hogere bieders krijgen 50 punten min het procentueel verschil met de laagste bieder. Alle bieders welke meer als 40% duurder zijn als de laagste bieder krijgen 0 punten. Catalogus en voorwaarden. Max. 20 punten. Er wordt een catalogus bijgeleverd van de normaal leverbare producten aanleunend bij het bestek. De leverancier vermeldt onder welke financiële voorwaarden er uit de catalogus buiten het bestek kan gekocht worden. De catalogus vermeldt alle leverbare producten inclusief de verpakkingshoeveelheden. Ruime catalogus met dezelfde prijsvoorwaarden als de producten binnen het bestek ( zelfde kortingen). Fairtrade producten binnen de catalogus is een must wat betreft fruitsappen. Puntenverdeling :  Zeer goed 20 punten  Goed 15 punten  Minder goed 10 punten  Slecht 0 punten Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. Leveringsmodaliteiten en leveringsvoorwaarden. Max. 15 punten. De te evalueren punten zijn : Soepelheid van leveringen : in de diverse instellingen en op de diverse plaatsen binnen de instellingen. contactpersonen voor de leveringen

14

afspraken ivm bijbestellingen en naleveringen Manier van overdracht van de bestellingen (fax, email, …) Verpakkingsmodaliteiten of verpakkingseenheden. Aanpasbaarheid van de verpakkingsformaten, … De mogelijkheid om ondersteuning te krijgen bij feesten zoals de ter beschikking stelling van frigo’s, glazen, bedieningstogen en dergelijke, … Puntenverdeling :  Zeer goed 15 punten  Goed 10 punten  Minder goed 7 punten  Slecht 0 punten Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. Controlesysteem op kwaliteitsgarantie. Max. 5 punten. De dienstverlener stelt aan de hand van een nota zijn systeem voor waarmee hij de kwaliteit zal controleren en garanderen. Puntenverdeling :  Zeer goed 5 punten  Goed 3 punten  Minder goed 1 punten  Slecht 0 punten Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. Communicatie en klachtenbehandeling. Max. 5 punten Op welke manier worden de contacten tussen de klant (OCMW Kortrijk/ Stad Kortrijk) en de leverancier verzorgd. Hoe verlopen de contacten tussen de verschillende keukens en de leverancier. Is er een vaste contactpersoon of hoe wordt dit georganiseerd. Is er een contactpunt voor klachtenbehandeling en welke zijn de garanties voor de opvolging van deze eventuele klachten. Is er een gestructureerde manier van klachtenbehandeling met een registratie van de binnengekomen klachten. Aan de hand van een nota van de leverancier wordt dit beoordeeld. Puntenverdeling :  Zeer goed 5 punten  Goed 3 punten  Minder goed 1 punten  Slecht 0 punten Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. Duurzaam ondernemen. Max. 5 punten. Op welke manier doet de leverancier aan duurzaam ondernemen. Dit betekent milieubewust ondernemen, duurzame investeringen, recyclage, …. Aandacht voor sociale economie, sociale tewerkstelling, opleiding, … verpakkingsmateriaal terugname van recycleerbaar verpakkingsmateriaal steunen van sociale projecten fair trade producten verdelen ( lijst bij te voegen van de mogelijkheden fruitsappen, ..) afvalverwerking energieverbruik energiebewust transport, … Dit wordt beoordeeld aan de hand van een nota van de leverancier. Puntenverdeling :  Zeer goed 5 punten  Goed 3 punten  Minder goed 1 punten  Slecht 0 punten Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. Timing: Bepalen wijze van gunnen : Raad september 2011 Opening offertes : december 2011 Gunning : februari 2012 Start contract : 1 april 2012 Wetten en reglementen

 

Wet van 24.12.1993 KB 08.01.1996


 


Besluitvormingsproces

15

Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad beslist dat de wijze van gunnen voor de gestructureerde aankoop van frisdranken, waters en tafelbier georganiseerd wordt via algemene offerteaanvraag met een duurtijd van 3 jaar. De raad aanvaardt de bovenvermelde gunningscriteria.


16

RAADSNOTA


Aankoop van brood en gebak. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility

Doelstelling Budget

€ 76.000 per jaar

Visum ontvanger

Goedgekeurd


Op 31 maart 2012 verloopt het huidig raamcontract voor aankoop brood en gebak en dient een nieuwe prijsvraag georganiseerd te worden.

Beoordeling

In de zitting van 19 november 2009 werd de strategie inzake de gunningscriteria en de voorwaarden van het bestek alsook de duur van het raamcontract voor de gestructureerde aankoop van de diverse voedingscategoriën vastgelegd. In de zitting van 22 april 2010 werden de gehanteerde gunningscriteria geëvalueerd en bijgestuurd alsook de samenstelling van de jury. Gezien de jaaromzet is het dossier niet onderworpen aan de Europese bekendmakingsvoorschriften. We stellen voor om het contract opnieuw te gunnen via aan algemene offerteaanvraag met onderstaande gunningscriteria : Prijs: max. 40 pt. De punten worden toegekend op basis van de resultaten van de inschrijvingsprijs volgens de bijgeleverde meetstaat. Laagste bieder: 40 punten. Hogere bieders krijgen: 40 punten min het procentueel verschil met de laagste bieder. Alle bieders welke meer als 40% duurder zijn als de laagste bieder krijgen 0 punten. Smaaktesten: max. 40 punten. De smaaktesten gebeuren door de jury onder leidingen van ons team koks. De samenstelling van de jury (beperkt tot 8 leden) blijft behouden met name :  Philippe Awouters of vervanger  Frank Claerhout  Twee bewoners aangeduid door Frank Claerhout  Filip D’Haene  Kris Lefebvre en een extra kok  Externe kok  Rik Lambert (secretaris van de jury) Het zal een vergelijkende smaaktest zijn tussen de producten van de verschillende leveranciers Puntenverdeling:  Zeer goed 40 punten  Goed 30 punten  Minder goed 20 punten  Slecht 10 punten Leveringsmodaliteiten, catalogus, duurzaam ondernemen, edm.: max. 20 punten. De te evalueren punten zijn :  Leveringsmodaliteiten: Soepelheid van leveringen in de diverse instellingen. Contactpersonen voor de leveringen. Afspraken ivm bijbestellingen en naleveringen. Verpakkingsmodaliteiten of verpakkingseenheden.  Catalogus: Er wordt een catalogus bijgeleverd met vermelding van de normaal leverbare producten buiten het bestek inclusief de financiële voorwaarden alsook de verpakkingshoeveelheden.  Duurzaam ondernemen: Dit betekent milieubewust ondernemen, duurzame investeringen, recyclage, …. Aandacht voor sociale economie, sociale tewerkstelling, opleiding, …  Controlesysteem op kwaliteitsgarantie: Eigen systeem van kwaliteits- en veiligheidscontrole welke een meerwaarde kan bieden voor de uitvoering.

17

Communicatie en klachtenbehandeling: max. 5 punten Op welke manier worden de contacten tussen de klant (OCMW Kortrijk) en de leverancier verzorgd. Hoe verlopen de contacten tussen de verschillende keukens en de leverancier. Is er een vaste contactpersoon of hoe wordt dit georganiseerd. Is er een contactpunt voor klachtenbehandeling en welke zijn de garanties voor de opvolging van deze eventuele klachten. Is er een gestructureerde manier van klachtenbehandeling met een registratie van de binnengekomen klachten. Puntenverdeling:  Zeer goed 20 punten  Goed 15 punten  Minder goed 10 punten  Slecht 0 punten  Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. Timing: Bepalen wijze van gunnen : raad september 2011 Opening offertes : december 2011 Gunning : februari 2012 Start contract : 1 april 2012 Wetten en reglementen

 

Wet van 24 december 1993 KB 8 januari 1996


 



De raad beslist dat de wijze van gunnen voor de gestructureerde aankoop van brood en gebak georganiseerd wordt via algemene offerteaanvraag met een duurtijd van 2 jaar. De raad aanvaardt de bovenvermelde gunningscriteria.


18

RAADSNOTA


Vervangen galva-leidingen Ten Olme. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility

Doelstelling Budget

€ 175.000

Visum ontvanger

Goedgekeurd


De bestaande galvaleidingen in Service Flat Ten Olme zijn versleten en zorgen voor veel waterlekken. Tevens adviseert de legionella-inspectie de oude galva-leidingen te vervangen als preventieve maatregel. Het vervangen van deze leidingen werd reeds voorzien in de begroting van 2011.

Beoordeling

De huidige galvaleidingen voor de verdeling van koud en warm drinkwater in Ten Olme zorgden de laatste jaren voor veel problemen. We stellen daarom voor alle sanitaire warm- en koudwaterleidingen, inclusief het kraanwerk en de bestaande isolatie van die buizen, met uitzondering van de hapselleidingen, te vervangen door geïsoleerde buizen in polyethyleen. Polyethyleenbuizen zullen bijkomend voordeel bieden qua legionellapreventie. Deze werken werden reeds voorzien op de begroting voor 2011. Facility stelde een lastenboek met bijhorende meetstaat en raming op. Aangezien deze werken moeten uitgevoerd worden in een service flat in gebruik dienen de nodige maatregelen getroffen te worden om de hinder voor de bewoners zo miniem mogelijk te houden. Daarom stellen we voor de werken te gunnen via een algemene offerteaanvraag. Op die manier kunnen we via de gunningscriteria de offertes tevens beoordelen op basis van de voorgestelde werkorganisatie, methode en uitvoeringstermijn. We stellen voor de gunningscriteria en bijhorende puntenverdeling als volgt te beschrijven: Prijs :70 punten Laagste bieder: 70 punten. Hogere bieders krijgen proportioneel punten minder. Organisatie van de werken - uitvoeringsmethode - uitvoeringstermijn 30 punten Aan de hand van een planning zal de bouwheer oordelen over de organisatie van de werken. De aannemer stelt een uitvoeringsperiode en uitvoeringsmethode voor opdat er zo weinig mogelijk hinder is voor de bewoners. In deze planning dienen de periodes waarin geen water is aangeduid te zijn. Het is de bedoeling de uitvoeringsperiode kort te houden en de onderbrekingen te beperken en, voor zover deze er zijn, ze vooraf strikt te kunnen vastleggen zodat er duidelijke afspraken met de bewoners kunnen gemaakt worden. Garantie voor korte uitvoeringstermijnen en weinig of geen onderbreking van de voorzieningen zullen gunstig beoordeeld worden. De aannemer kan eventueel voorlopige werken voorstellen of uitvoeringsmethodes waarbij de onderbreking van de warmwater voorziening zeer beperkt blijft. Puntenverdeling :  excellent : 30punten  zeer goed : 25 punten  goed : 20 punten  minder goed : 10 punten  onvoldoende : 0 punten Evenwaardige voorstellen krijgen evenveel punten. Timing: Wijze van gunning: opening van de biedingen: Gunning: Uitvoering:

raad september 2011 november 2011 raad november 2011 december 2011

Administratieve bepalingen: We stellen voor dat de opvolging van het dossier als volgt gebeurt:  Administratieve opvolging: Sabien Maes  Plaats van opening van de offertes: Burelen Facility, E. Sabbelaan 2, Kortrijk  Voorzitter voor de opening van de biedingen: Rik Lambert  Leidend ambtenaar uitvoering: Rik Lambert  Projectleider: Rik Lambert

19

Wetten en reglementen

 

Wet van 24.12.1993 KB 08.01.1996

 

Lastenboek met meetstaat Raming

Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad keurt het dossier met bijhorende raming goed en beslist dat de gunning van de werken zal verlopen via algemene offerteaanvraag. De raad gaat akkoord met de voorgestelde gunningcriteria, de timing en de administratieve bepalingen i.v.m. de dossieropvolging.


20

RAADSNOTA


Vervangen ramen en CV van 3 woningen. Wijze van gunning.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility

Doelstelling Budget

€ 175.000

Visum ontvanger

goedgekeurd


In het kader van de doelstelling van het OCMW om tegen 2015 in alle ocmw-woningen het enkel glas te vervangen en elke woning te voorzien van een zuinige condenserende cv-ketel, stellen we voor om nu de ramen en de verwarming van de woningen gelegen Stasegemsestraat 132, Schaekenstraat 11 en Veldstraat 92 te Kortrijk aan te pakken.

Beoordeling

De ramen van de 3 woningen werden opgemeten door Facility. De ramen zelf zijn in slechte staat en kunnen niet behouden blijven. De raming voor het vervangen van de ramen door houten ramen met superisolerende beglazing bedraagt € 24.000 voor de 3 woningen en is tevens voorzien op de begroting 2011. We stellen voor om aan de hand van een bestek en meetstaat een prijsvraag te organiseren en de werken te gunnen via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Na uitvoering zal bij Eandis een premie van €10/m² aangevraagd worden voor het vervangen van enkele beglazing door superisolerende beglazing. We wensen diezelfde woningen tevens uit te rusten met centrale verwarming en te voorzien van een HR+ condenserende ketel. De raming voor de 3 woningen samen bedraagt € 24.000 en is tevens voorzien op de begroting 2011.. We stellen voor om aan de hand van een bestek en meetstaat een prijsvraag te organiseren en de werken te gunnen via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Na uitvoering zal bij Eandis een premie van €125/woning aangevraagd worden voor het plaatsen van een hoog rendementsketel. Gezien deze woningen bewoond zijn proberen we deze werken zo snel mogelijk uit te voeren. Timing: Wijze van gunning: Gunning: Uitvoering:


raad september 2011 raad november 2011 zo snel mogelijk

 

Wet van 24.12.1993 KB 08.01.1996

 

Lastenboek vervangen van de ramen met meetstaat en raming Lastenboek plaatsen centrale verwarming met meetstaat en raming

Eerdere beslissingen Besluitvormingsproces Bijlagen Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad keurt het dossier met bijhorende raming voor het vervangen van de ramen in Stasegemsestraat 132, Schaekenstraat 11 en Veldstraat 92 te Kortrijk goed en beslist dat de werken zullen gegund worden via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. De raad keurt het dossier met bijhorende raming voor het vervangen het plaatsen van centrale verwarming en een HR+ ketel in Stasegemsestraat 132, Schaekenstraat 11 en Veldstraat 92 te Kortrijk goed en beslist dat de werken zullen gegund worden via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.


21

RAADSNOTA


Groepsaankoop brandstoffen. Volmacht aan de stad.

Indiener

Rik Lambert

Dienst

Facility

Doelstelling Budget

Visum ontvanger

Niet van toepassing


Op 31 december 2011 loopt het huidig contract voor aankoop brandstof af en dient een nieuwe prijsvraag georganiseerd te worden.

Beoordeling

Sinds 2005 wordt dit raamcontract gegund via een samenaankoop georganiseerd door de Stad Kortrijk waarbij de participanten Stad Kortrijk, Politiezone, Parko en OCMW Kortrijk zijn. Gezien het huidig contract gesloten werd via een samenaankoop met de stad en bijgevolg ook hun contract dan eindigt, stelt Stad Kortrijk voor om in gemeenschappelijke naam een nieuwe globaal dossier voor samenaankoop op te maken waarbij zijzelf de materiële organisatie van de aanbesteding op zich nemen. De participanten voor deze samenaankoop zijn Stad Kortrijk, Politiezone, Parko en OCMW Kortrijk. Gezien het budget zal de gunning gebeuren via een algemene offerteaanvraag met Europese bekenmaking. Het dossier zal opgesplitst worden in 1 perceel per bestuur en er zal per perceel kunnen toegewezen worden. De looptijd van het contract zal voorzien worden op 3 jaar.


 

Wet van 24.12.1993 KB 08.01.1996




Raad van 18/12/2008 inzake gunning samenaankoop brandstoffen 1/1/2009 tot 31/12/2011.


De raad geeft volmacht aan Stad Kortrijk om in gemeenschappelijke naam de materiële organisatie van de gunningsprocedure inzake het vastleggen van een raamcontract voor aankoop brandstoffen voor het wagenpark van het OCMW, op zich te nemen. De raad beslist dat de wijze van gunnen voor de samenaankoop van brandstof voor het wagenpark met een looptijd van 3 jaar, georganiseerd wordt via algemene offerteaanvraag met Europese bekendmaking.


22

RAADSNOTA


Aankoop woning Veldstraat 46. Voorstel tot goedkeuring.

Indiener

Michaël Desmet

Dienst

Bestuur en organisatie


Visum ontvanger

goedgekeurd

De heer Marc Putman, eigenaar van de woning Veldstraat 46, heeft het OCMW gevraagd om de woning Veldstraat 46 te Kortrijk van hem te kopen. Na een plaatsbezoek door de directeur Facility en de stafmedewerker Patrimonium werd dit aanbod besproken op het patrimoniumoverleg van 23 augustus 2011. Op dit overleg werd geconcludeerd dat de woning die werd opgesplitst in twee woongelegenheden potentieel heeft voor de doelgroep van het OCMW. Er werd voorgesteld om een bod te doen van € 45.000 onder voorbehoud van goedkeuring door de OCMW-raad en het Aankoopcomité van Kortrijk. Deze prijs houdt rekening met de grondige renovatiewerken die nodig zijn. De heer Putman kan instemmen met de prijs van € 45.000 op voorwaarde dat de akte nog verleden wordt in 2011.

Beoordeling Wetten en reglementen



OCMW-decreet.




Patrimoniumoverleg van 23 augustus 2011.

Bijlagen



Schattingsverslag van L. Callens, d.d. 18 april 2011 met een geschatte waarde van € 45.000. (in dossiermap) Visum van het Aankoopcomité van Kortrijk voor de aankoop aan € 45.000. (in dossiermap) Nota van Rik Lambert met de schatting van de renovatiekost: € 120.000.


  Tussenkomst ter zitting Stemmen Voorstel van beslissing

De raad gaat akkoord met de aankoop van de woning Veldstraat 46 te Kortrijk van de heer Marc Putman voor de prijs van € 45.000. De raad gelast het Aankoopcomité van Kortrijk met het verlijden van deze akte en laat zich in de akte vertegenwoordigen door de aangeduide commissaris bij het Aankoopcomité. De raad ontslaat de hypotheekbewaarder van de verplichting ambtshalve inschrijving te nemen bij het overschrijven van de akte. De raad beslist deze aankoop te doen met de opbrengst van de recente grondverkopen.


23

RAADSNOTA


Vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Voorstel tot goedkeuring vernietigingslijst.

Indiener

Berber D’Haene

Dienst

Bestuur en organisatie


Visum ontvanger

Niet van toepassing

Het OCMW archiefdepot staat overvol en een archiefbeleid wordt uitgewerkt om het dynamisch en statisch archief te stroomlijnen. Het historisch, permanent te bewaren archief van de rechtsvoorgangers van het OCMW en de historische zorginstellingen werd overgedragen aan het Rijksarchief Kortrijk, zoals beslist door de raad op 17 september 2009 en 14 juli 2011; Een deel van het tijdelijk te bewaren archief van de COO en het OCMW, waarvan de bewaartermijn is verstreken, werd vernietigd, zoals beslist door de raad op 18 november 2010, 20 januari en 28 april 2011. Een deel van het tijdelijk te bewaren archief van het Onze-LieveVrouwehospitaal, waarvan de bewaartermijn is verstreken, werd vernietigd, zoals beslist door de raad op 14 juli 2011. Er is echter nog tijdelijk te bewaren archief van de dienstencentra en de woonzorgcentra dat decentraal bewaard wordt en waarvan de bewaartermijn verstreken is, en dus voor vernietiging in aanmerking komt. Vooral het tijdelijk te bewaren archief dat in de De Nieuwe Lente bewaard wordt, en waarvan de bewaartermijn is verstreken, moet vóór het aanvangen van de verbouwingswerken vernietigd worden.


  

De archiefwet van 24 juni 1955. Het archiefdecreet van 5 augustus 2010 De door het Rijksarchief goedgekeurde selectielijsten van de VVBAD (Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen) van 19 augustus 2009.




Raadsbeslissingen van 17 september 2009 en 14 juli 2011 inzake de overdracht van historisch archief naar het Rijksarchief Kortrijk. Raadsbeslissingen van 18 november 2010, 20 januari, 28 april en 14 juli 2011 inzake de vernietiging van tijdelijk te bewaren archief.

 Besluitvormingsproces Bijlagen



De machtiging tot vernietiging door het Rijksarchief te Kortrijk van 6 september 2011 (vernietigingslijst)


De raad keurt de vernietigingslijst in bijlage goed.


24

RAADSNOTA

Openbare zitting van 15 september| punt 16 Onderwerp

Softwarepakket ontwikkelcirkels. Wijze van gunning.

Indiener

Carine Callemin

Dienst

personeelsdienst


€ 25.000

Visum ontvanger

goedgekeurd

De Raad besliste in zijn zitting van 22 april 2010 om de ontwikkelcirkels in te voeren voor het personeel van het OCMW Kortrijk. De ontwikkelcirkels bestaan uit een reeks gesprekken tussen de chef en zijn medewerkers om het functioneren van de medewerker en het team te verbeteren. De functiebeschrijving is de basis voor de volgende gesprekken: het functiegesprek, het functioneringsgesprek en het evaluatiegesprek. Het evaluatiegesprek is het laatste gesprek in de cyclus. Hier wordt de eindbalans gemaakt van hetgeen is besproken in de functie- of functioneringsgesprekken met actie- en ontwikkelplannen ter verbetering van het functioneren van de medewerker. Het evaluatiereglement uit de rechtspositieregeling voorziet een periodiek evaluatiegesprek in de pare jaren. In de periode van van 1 april tot 31 juli 2012 zullen bij ons de evaluatiegesprekken plaatsvinden over het functioneren van de medewerkers over de voorbije 2 jaar (periode 1 april 2010–31 maart 2012). De personeelsdienst dient ervoor te zorgen dat de gesprekken doorgaan en volgt ze ook op. Wij stellen aan de leidinggevenden en de medewerkers momenteel documenten ter beschikking die de functioneringsgesprekken ondersteunen. De documenten voor het voeren van het evaluatiegesprek worden dit jaar verder ontwikkeld. Naar aanleiding van de info gegeven aan het VB op 31 mei en het feit dat het Overlegcomité van 7 juni heeft afgesproken naar een gezamenlijk samenwerkingstraject met de Stad te gaan, willen we voorstellen een softwarepakket ‘Ontwikkelcirkels’ aan te kopen. Dit pakket ondersteunt de organisatie bij de opvolging van de verschillende gesprekken van zijn medewerkers en de leidinggevenden en medewerkers bij het voeren van de gesprekken. Zo kan een medewerker bvb. de afspraken die gemaakt zijn verder consulteren en kan hij zijn eigen evaluatieverslagen gedurende heel zijn loopbaan volgen. De leidinggevende kan uit de verslagen van zijn medewerkers zaken ontdekken die nuttig kunnen zijn voor heel zijn team. De personeelsdienst beheert het systeem en krijgt de mogelijkheid om de evaluatiecyclus op te volgen en hieruit conclusies te trekken die leiden tot strategische beslissingen. De software heeft tevens de functie van HR Servicecentrum en stuurt op de nodige momenten herinneringsmails, bevestigingsmails en knipperlichten naar de leidinggevenden en medewerkers om de cyclus vlot te laten verlopen. We stellen voor om via de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking een prijsvraag te organiseren bij een aantal firma’s die dergelijke softwarepakketten aanbieden:     

CIPAL uit Geel OK consulting uit Roeselare HR- technologies uit Gent Actonomy uit Gent SD Worx uit Antwerpen.

We vragen de offertes tegen 7 oktober e.k. en voorzien de mogelijke gunning in de raad van 17 november 2011. Beoordeling

De software biedt een grote meerwaarde voor alle medewerkers, de leidinggevenden, de personeelsdienst, de organisatie. De aankoop maakt deel uit van het E-HRM-project van de personeelsdienst, waarbij automatisatie leidt naar efficiëntie en effectiviteit.


  

de OCMW-wet en het -decreet de rechtspositieregeling voor het personeel met het evaluatiereglement de wet op de overheidsopdrachten




raadsbesluit van 22 april 2010

25


Het project E-HRM werd besproken in het VB van 31 mei en 5 september 2011

Bijlagen

  

Lastenboek softwarepakket voor de personeelsdienst ‘Ontwikkelcirkels’. Inschrijvingsformulier De goedgekeurde documenten ontwikkelcirkels.


We vragen de Raad akkoord te gaan met de wijze van gunnen voor de aankoop van een softwarepakket voor de ondersteuning van de ontwikkelcirkels via de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.


26

RAADSNOTA


Overeenkomst tweede pensioenpijler en aanpassing van het kaderreglement

Indiener

Caroline Devos

Doelstelling

Ondertekenen van het groepsverzekeringsreglement Ondertekenen van de overeenkomst inzake het gebruik van het Dexia Benefits online extranet en aanduiden van de gebruiker(s) Inzage in het winstdelingsreglement (Dexia-Ethias) en de protocolovereenkomst tussen RSZPPO en DIB-Ethias. Aanpassing van het kaderreglement (RB 16/09/2010) volgens de aanvullende nota bij het kaderreglement tweede pensioenpijler contractanten opgesteld in uitvoering van het Vlaams sectoraal akkoord 2008-2013, afgesloten in het Vlaamse Onderhandelingscomité C1 op 19 november 2008. Budget


Dienst

personeelsdienst

Visum ontvanger

Goedgekeurd.

In zitting van 22 april 2010 uitte de raad voor maatschappelijk welzijn de intentie om een aanvullend pensioenstelsel in te voeren voor de contractuele personeelsleden vanaf 1 januari 2010, met de RSZPPO als opdrachtencentrale en met een werkgeversbijdragevoet van 1 % op het pensioengerechtigd jaarloon. De gemeenteraad heeft op 13 september 2010 een definitieve beslissing genomen om in te stappen vanaf 1 januari 2010. De Raad besliste in zijn zitting van 16 september 2010 een aanvullend pensioenstelsel in te voeren voor zijn contractuele personeelsleden vanaf 1 januari 2010 en het bestek opgemaakt door de RSZPPO goed te keuren. De raad besliste akkoord te gaan met het kaderreglement tweede pensioenpijler contractanten van 9 december 2009. Het aanvullend pensioenstelsel wordt ingevoerd vanaf 1 januari 2010, met de RSZPPO als opdrachtencentrale en met een werkgeversbijdragevoet van 1 % op het pensioengerechtigd jaarloon. Voor de contractueel aangestelde personeelsleden die op 1 januari 2010 in dienst zijn, wordt er een inhaaltoelage voorzien voor de dienstjaren effectief gepresteerd en waarvoor zij een pensioengerechtigd jaarloon hebben ontvangen, weliswaar beperkt tot een derde van die verleden diensttijd. Op 20 juni 2011 ontvingen wij volgende documenten van Dexia-Ethias : Het groepsverzekeringsreglement en de winstdelingsreglementen, met technische bijlage over de omzettingscoëfficiënten respectievelijk over het duurzaam beleggingsbeheer. De protocolovereenkomst tussen enerzijds RSZPPO en anderzijds Dexia Verzekeringen en Ethias, deze wordt als bijlage gehecht aan het groepsverzekeringsreglement. Een nota met verduidelijkingen bij het kaderreglement van 9 december 2009. Een overeenkomst inzake het gebruik van Dexia Employee Benefits Online (DEBO) en het sleutelwoord voor toegang tot de website van het pensioenplan.

Beoordeling

Deze documenten (behalve de gebruiksovereenkomst DEBO) werden bekrachtigd door het toezichtscomité, opgericht in het kader van deze groepsverzekering en bestaande uit vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers. Het DEBO-extranet wordt gratis ter beschikking gesteld van maximum 4 gebruikers binnen de organisatie in het kader van het pensioenplan dat de werkgever bij Dexia Insurance Belgium (DIB) heeft ingesteld. Via het extranet krijgen de gebruikers toegang tot de gegevens van de aangesloten werknemers. Het kaderreglement wordt aangepast volgens de aanvullende nota om een eenduidige interpretatie te bekomen tussen de diverse betrokken partijen.


 

het OCMW-decreet, meer bepaald de artikelen 51 en 52; de Wet van 28 april 2003 betreffende de aanvullende pensioenen en het belastingstelsel van die pensioenen en van sommige aanvullende voordelen inzake sociale zekerheid;

27

 

 Eerdere beslissingen

  

het sectoraal akkoord 2008-2013 voor het personeel van de lokale en provinciale besturen, afgesloten in het Vlaamse onderhandelingscomité C1 van 19 november 2008; het kaderreglement tweede pensioenpijler contractanten dat met de representatieve vakorganisaties onderhandeld werd in het Vlaamse onderhandelingscomité C1 van 9 december 2009; het protocol van akkoord, afgesloten met representatieve vakorganisaties in het HOC BOC van 14 juli 2011; raadsbesluit van 22.04.2010 besluit van de gemeenteraad van 13.09.2010 raadsbesluit van 16.09.2010

Besluitvormingsproces Bijlagen

In dossiermap:  Het groepsverzekeringsreglement en de winstdelingsreglementen  De protocolovereenkomst  Kaderregement aangepast volgende de aanvullende nota  De overeenkomst inzake het gebruik van Dexia Employee Benefits Online (DEBO)


De Raad gaat akkoord met de ondertekening van het groepsverzekeringsreglement. De raad beslist om gebruik te maken van Dexia Employee Benefits Online (DEBO) en gaat akkoord met de ondertekening van de gebruiksovereenkomst. We vragen de Raad om volgende gebruikers aan te duiden : voor de personeelsdienst : Caroline Devos en voor de financiële dienst : Geert Vercruysse. De raad gaat akkoord met de aanpassing van het kaderreglement door toepassing van de aanvullende nota.


28

MEMORIE RAAD VAN 15 SEPTEMBER 2011 DAGORDE OPENBARE ZITTING

Recommend Documents