MEMO
Bijlage 4
Voorstellen tot het verbeteren van het besluitvormingsproces Stadsregio Amsterdam Versie, 6 februari 2014 De portefeuillehouder Bestuurlijke Toekomst agendeert dit memo ter kennisgeving in de regioraad. De verbetervoorstellen kwamen ook aan de orde in het gecombineerd overleg van de portefeuillehouders AZ, de projectcommissie Bestuurlijke Toekomst en de Commissie AZ op 4 februari 2014. Een toelichting geeft de portefeuillehouder in de voorsessie Toekomst Regionale Samenwerking van de Regioraad van 4 maart 2013. Aanvullende ideeën voor verbetervoorstellen kunnen (regio)raadsleden aandragen bij de portefeuillehouder en/of de secretaris: rechtstreeks of in de voorsessie Toekomst Regionale Samenwerking van de Regioraad van 4 maart 2014. In juni 2012 besloot de regioraad een dialoog te starten over de toekomst van de regionale samenwerking. Dit leidde tot een voorstel voor de doorontwikkeling van de regionale samenwerking dat in het najaar van 2013 is voorgelegd aan de stadsregio gemeenten. Uit de dialoog en de behandeling in raden komt naar voren dat de betrokkenheid van raadsleden bij regionale samenwerking een belangrijk aspect is en blijft. Mogelijkheden voor optimalisatie van het functioneren van de samenwerking moeten worden doorgevoerd. De context waarin de Stadsregio Amsterdam zich in 2014 bevindt (einde bestuursperiode, begin nieuwe bestuursperiode, doorontwikkeling samenwerking (naar vervoerregio en mogelijke opschaling naar metropoolregio) biedt kansen om een aantal verbeteringen door te voeren om de kwaliteit van het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van de regionale bestuurders, (regio-) raadsleden bij de Stadsregio te vergroten. Een grotere betrokkenheid verstevigt immers het belang en daarmee de (bestuurs)kracht en toekomstbestendigheid van de regionale samenwerking. Het doel daarbij is dat regionale bestuurders de toegevoegde waarde van de regionale samenwerking zien bij het realiseren van de eigen lokale ambities. De Stadsregio moeten zij ook beschouwen als iets dat van henzelf is en niet als een organisatie op afstand waar ze periodiek mee te maken hebben. Daarbij is het van belang dat zij weten welke invloed zij hebben, of willen hebben, op het besluitvormingsproces. Dit is enerzijds een kwestie van kennis (imago): het is niet altijd bij iedereen even duidelijk wat de Stadsregio precies doet, wat de rol, verantwoordelijkheden en toegevoegde waarde van de Stadsregio is en wat deze regionale samenwerking een gemeente oplevert. Bovendien is de Stadsregio niet het enige samenwerkingsverband waar de gemeenten in zitten. Het is bijvoorbeeld niet iedereen duidelijk hoe de samenwerking in de Metropoolregio Amsterdam (MRA) zich verhoudt tot de Stadsregio. Hier ligt een taak voor Communicatie om onze informatievoorziening te verbeteren en ook de Stadsregio (en toekomstige “Vervoerregio”) beter te positioneren. Een en ander komt ook tot uitdrukking op de Regiodag (mei 2014). Daarnaast is er ook een terugkerende discussie over de democratische legitimiteit van de Stadsregio als verlengd lokaal bestuur. Dit blijft lastig want het is deels inherent aan gemeenschappelijke regelingen. We kunnen ons wel focussen op het verbeteren van de democratische kwaliteit door het besluitvormings- en afstemmingsproces anders, dynamischer, interactiever en effectiever te organiseren. Daarmee vergroten we de betrokkenheid en invloed van gemeenten en wordt zichtbaarder welke resultaten de samenwerking oplevert voor de eigen gemeenten. Het verbetert daarmee ook (de beleving) van de democratische legitimiteit van de Stadsregio. Op basis van diverse evaluaties zijn er verbetervoorstellen die op korte termijn kunnen worden geïmplementeerd en voorstellen voor de langere termijn die afhankelijk zijn van wijzigingen in het bestuursmodel bij de doorontwikkeling van de regionale samenwerking .
Pagina 1 van 5
Verbetervoorstellen Bestuurlijke besluitvorming (korte termijn) Beleidsvoorbereiding • Om de regioraadsleden beter te kunnen betrekken bij de onderwerpen die er spelen, moeten ze ook beter geïnformeerd worden tijdens het voortraject naar de regioraad. Dit kan b.v. door het organiseren van (sub) regionale informatiebijeenkomsten, politieke markten (zoals gemeenten werken, bijv. Almere), workshops en excursies etc, maar kan ook door de voorsessies uit te breiden en een meer informatief karakter te geven. •
De politieke discussie over stadsregionale onderwerpen moet meer en eerder in (sub) regionaal verband plaatsvinden. Dit geeft de gemeenteraadsleden die niet in de regioraad zitten, ook meer gelegenheid om over meer onderwerpen mee te praten (wat ook hun betrokkenheid vergroot).
•
De Stadsregio-organisatie kan meer aansluiten bij het werkveld, onder andere door het vergroten van de interactie en meer vanuit de lokale behoeften naar de strategische opgaven toe te werken i.p.v. andersom. Dit betekent concreet dat de investeringsvisie Weg/OV/Fiets een meer centrale rol moeten gaan spelen, vanaf het prille ontstaan en dat de Stadsregio de beleidsdiscussie op lokaal/subregionaal niveau moet gaan organiseren.
•
Uit te kijken naar mogelijkheden voor regionale debatten op thema-/onderwerp-/subregionaal niveau, bedoeld voor debat en kennisdeling. De bijeenkomsten kunnen ook dienen als voorbereiding op de regioraad. Bijkomend voordeel is dat we deze bijeenkomsten ook voor een bredere doelgroep kunnen organiseren dan alleen de regioraadsleden. Deze bijeenkomst kunnen samen met de gemeenten worden georganiseerd. Er zijn al actieve subregio’s waar we bij kunnen aansluiten.
•
Het democratisch proces zal dus meer in de voorbereidende fase, dan in de besluitvormende fase moeten gaan zitten. Dit maakt de Stadsregio ook interessanter voor de regionale media. Media-aandacht geeft ook weer een duidelijker beeld van een democratisch proces, dat weer ten goede komt aan het beeld van de democratische kwaliteit. Wel een punt van aandacht is dat de regioraad (plus voorsessie) interessant genoeg blijft als hier de grote beleidsdocumenten (bijv. de begroting, RVVP/UVP) de laatste bestuurlijke behandeling krijgen.
Vergaderingen • De regioraad wordt steeds meer het gremium waarin de besluiten officieel worden bekrachtigd en waar in beginsel niet de politieke discussie plaatsvindt. Doordat het belang van het voortraject wordt vergroot, kan de regioraad zelf worden ingekort (c.q. later beginnen). Hiermee is er ook meer ruimte voor de voorsessies. Dit vraagt afwegingen over diverse aspecten (aankondiging, zaal(opstelling), wel/niet live uitzenden etc.) ten behoeve van een juiste de beeldvorming van de voorsessies en regioraad. •
Een andere gedachte is om de Regioraad en voorsessies (m.n. de sessie verkeer) frequenter te laten plaatsvinden: bv. 6 of 8x per jaar. Voordelen zijn dat je dan zeker weet dat alle raadsleden aanwezig zijn, de beslismomenten sneller op elkaar plaatsvinden, de onderwerpen verser in het geheugen zitten en de agenda per keer minder vol is.
•
Om het vergaderschema af te stemmen op de regionale opgaven moet er meer ruimte zijn voor differentiatie in de frequentie en opzet van vergaderingen met regioraadsleden per beleidsterrein (bijv. voor verkeer en vervoer staan meer vergaderingen gepland in het
Pagina 2 van 5
•
jaarschema). Daarnaast kan er ook meer onderscheid gemaakt worden tussen informatieve en adviserende sessies. Om de betrokkenheid en het inzicht in het functioneren van de regioraad bij raden te vergroten kan overwogen worden om bij regioraadsvergaderingen een gemeenteraad uit te nodigen als “Gast van de Regioraad”. Voorafgaand aan de vergadering kunnen regioraadsleden (uit de eigen gemeente) en medewerkers van de stadregio de gasten ontvangen. Zij kunnen vertellen hoe de regioraad functioneert en hoe raden invloed kunnen uitoefenen. Daarbij kan ook stil gestaan worden bij inhoudelijke onderwerpen (die spelen in de desbetreffende gemeente) of vragen die er leven. De gasten kunnen ook de vergadering van de regioraad of voorsessies volgen.
Rol raadsleden • Vooral kleinere gemeenten hebben een beperkte vertegenwoordiging in de regioraad. Het heeft de voorkeur dat Raden bij aanvang van een nieuwe bestuursperiode, naast de benoeming van regioraadsleden, ook personen (bijv. raadsleden die binnen gemeenten actief zijn op beleidsvelden uit het samenwerkingsverband) aanwijzen als deelnemers aan de sessies •
De Regiodag, die eens in de 4 jaar plaatsvindt (evt. eens per 2 jaar), kan meer als een onderdeel van een groter proces van binding en betrokkenheid met de regio worden georganiseerd i.p.v. hét moment. Dit betekent dat we het vervolgtraject nadrukkelijker moeten inrichten, bv. met excursies, workshops, themasessies en dit los te koppelen van de regiodag. Dit past goed in het streven om nadrukkelijker de verbinding met de gemeenten te zoeken, bv. door het opzetten van relatiebeheer/accountmanagement vanuit de Stadsregio-organisatie. Dit kan georganiseerd worden op inhoudsniveau of op gebiedsniveau (per gemeente of subregio).
•
Regioraadsleden actief ondersteunen bij uitoefening van taak bij voorbereiding regioraad en afleggen verantwoording in eigen raad (bijv. partituur of dia’s t.b.v. roluitoefening in eigen raad).
•
Tussentijdse enquête houden onder (regio)raadsleden over betrokkenheid, vergaderingen en stukken.
Opzet van de geagendeerde stukken (korte termijn) • Een leeswijzer/geannoteerde agenda maken voor de voorsessies/regioraad, met daarin een korte samenvatting van de stukken en de te nemen besluiten. Hierin kunnen we ook duiden wat de relatie tussen het stuk zelf en eventuele onderliggende documenten is. Dit scheelt de regioraadsleden in hun voorbereiding en voorkomt dat ze door de grote hoeveelheid aan informatie de grote lijnen kwijtraken. •
Zorgen dat de flappen beter zelfstandig leesbaar zijn, dus een goede samenvatting van het stuk bevatten (incl. mogelijke discussiepunten), inclusief de status van het stuk en de rol en bevoegdheid van de Regioraad.
•
In de voorgestelde leeswijzer en de flap ook meer aandacht besteden aan de context waarin het betreffende stuk geagendeerd staat, dus wat zijn de eerdere besluiten geweest, welke relatie is er met andere besluiten en wat is het vervolgproces?
•
Dit ook te doen voor de wijze waarop wij digitale informatie aanbieden. Dus niet zomaar alles in een keer ergens neerzetten, maar de informatie gelaagd aanbieden (met doorlinken van hoofdlijn naar onderliggende stukken) en voorzien van een context. NB. We gaan onze informatie (vergaderstukken, agenda’s, onderliggende notities etc.) zoveel mogelijk digitaal aanbieden.
Pagina 3 van 5
•
De termijnagenda tijdig en helder communiceren (en actualiseren), inclusief fasering van projecten/documenten, zodat iedereen weet wanneer betreffende stukken geagendeerd worden.
•
Maak duidelijk kenbaar op welke wijze het voorstel tot stand is gekomen, welke partijen we betrokken hebben en wat er met hun input is gedaan, versterkt ook het beeld van de democratische kwaliteit.
•
Er kan een duidelijker onderscheid gemaakt worden tussen de A en B punten voor de portefeuillehouderscommissies en regioraad, waarbij de punten die zich niet lenen voor discussie c.q. politiek niet gevoelig liggen eerder als A-punt worden aangemerkt en dat alleen de B punten besproken worden. Dit voorkomt dat belangrijke onderwerpen door de hoeveelheid aan agendapunten niet of nauwelijks aan de orde komen. Natuurlijk staat het de portefeuillehouderscommissies en regioraad vrij om alsnog over de A-punten vragen te stellen of het bij het vaststellen van de agenda te promoveren naar een B-punt.
Verbetervoorstellen bij doorontwikkeling samenwerking (lange termijn) Optimalisatie bestuursmodel • De regionale bestuurders kunnen meer betrokken worden door het zwaartepunt van de samenwerking te verschuiven van het DB naar de portefeuillehouders. Door een omvorming van de huidige portefeuillehoudersoverleggen naar portefeuillehouderscommissies met eigen taken en bevoegdheden, komt de kennis en verantwoordelijkheid minder exclusief bij het DB te liggen. Dit vergroot de rol en invloed van lokale bestuurders op de regionale besluitvorming en geeft hen een positie om de lokale standpunten naar voren te brengen. De rol van het DB en de werkwijze binnen de portefeuillehouderscommissies zal nog onderwerp van gesprek worden. NB. De eerder gehanteerde naam van bestuurscommissie bleek tot verwarring te leiden en daarom wordt (voorlopig) portefeuillehouderscommissies gehanteerd. •
Het doorvoeren van ideeën voor een nieuw bestuursmodel met portefeuillehouders-commissies, waarbij het zwaartepunt ligt bij de portefeuillehouders (besluitvormende taak), leidt ook tot afwegingen rond de rol en positie van (regio)raadsleden (en overleggremia) bij de beleidsvoorbereiding en besluitvorming. Het onderstaande schema is een mogelijke weergave van het beleidsproces (waarbij de rol van een DB gericht is op coördinatie en afstemming), Een adviescommissie van (regio)raadsleden kan de portefeuillehouders voorafgaand aan besluitvorming adviseren (evt. kan daar ook inspraak plaatsvinden). Daarnaast kunnen portefeuillehouders bijeenkomsten organiseren om raadsleden (per subregio/per thema) te raadplegen bij de beleidsvoorbereiding. De voorsessie van de regioraad richt zich op de behandeling van voorstellen die ter besluitvorming voorliggen in de regioraad.
Mogelijke opzet van een gewijzigd bestuursmodel. Het DB heeft hierbij een coördinerende rol.
Pagina 4 van 5
•
Als we gaan werken met een nieuw bestuursmodel zal er ook binnen het MRA-veld meer aansluiting gezocht moeten worden met bestaande overleggen en gremia om overlap en onduidelijkheid te voorkomen. Dit geldt ook voor het gehele communicatieve traject, waarbij Stadsregio en MRA nu nog afzonderlijk van elkaar communiceren, met een grote overlap aan onderwerpen.
Inspraak • De inspraak, die nu nog aan het begin van de voorsessies plaatsvindt, kan beter eerder in het besluitvormingstraject worden georganiseerd, bv. aan het begin van de portefeuillehouderscommissies, op een moment dat er ook nog iets met de inspraak gedaan kan worden. Het positioneert de Stadsregio dan ook meer als een platform dat voor burgers/ belanghebbenden relevant is. Dit betekent dat de portefeuillehouderscommissies deels in openbaarheid moeten verlopen, waarna de besluitvorming in beslotenheid kan plaatsvinden.
Pagina 5 van 5
