6 TIPS DIE HET PRESTEREN VAN UW WERKOMGEVING VERBETEREN
INLEIDING “Het Nieuwe Werken” is in de afgelopen jaren op vele plekken geïntroduceerd om slimmer om te gaan met de beschikbare middelen binnen organisaties en het werken prettiger te maken. Dit heeft geleid tot een variatie aan werkomgevingen die op hoofdlijnen vergelijkbaar zijn en waar het concept HNW, tijd- en plaats onafhankelijk werken, leidend is geweest voor het faciliteren van werkzaamheden door medewerkers. Vaak staan kostenreductie en standaardisatie van de geboden faciliteiten centraal. Is er bij deze bewegingen voldoende aandacht geweest voor de individuele werkstijl van de medewerkers (verbeteren productiviteit), focus op het daadwerkelijk gebruik van faciliteiten of was het mee gaan in de hype van Het Nieuwe Werken? Veel gerealiseerde werkplekconcepten voor ‘verschillende’ organisaties zijn vergelijkbaar in samenstelling met een eigen stijl van de architect, adviseur of meubelleverancier. Nu is de vraag of de inrichting van bedrijven ook daadwerkelijk geleid heeft tot meer productiviteit, kennisdeling en innovatie. En worden de aangeboden faciliteiten ook echt gebruikt? Het gaat om verschillende interpretaties van wat de bijdrage van een werkomgeving kan zijn aan het behalen van bedrijfsdoelstellingen. Iedere organisatie heeft een eigen mix van doelen (financieel, cultuur, imago en identiteit, duurzaamheid, kennisdelen en innovatie, flexibiliteit, productiviteit) die de bedrijfsvoering optimaal ondersteunen. De ontworpen werkomgeving is een verwachting van het ondersteunen van deze doelstellingen. Het resultaat kan alleen worden getoetst door de effecten te meten en daarna aanpassingen te doen om de effectiviteit van de werkomgeving te verbeteren. Net als bij de ontwikkeling van uw organisatie (mensen en processen) moet er gesleuteld worden aan de oplossing(en) in de werkomgeving om ze optimaal te laten renderen binnen de organisatie. De werkomgeving is een mechanisme dat mee moet bewegen met ontwikkelingen binnen de organisatie. U laat kansen liggen als HNW wordt gezien als uitsluitend een project in plaats van een continue proces en gedurende de afschrijving van 15 – 20 jaar niet veranderd. “Het kopiëren van de oplossing van uw inspiratiebron leidt tot een nieuwe werkomgeving, maar geeft niet per definitie de ondersteuning die past bij de organisatie op het gebied van werkprocessen, cultuur en identiteit.”
2
ONZE ERVARINGEN In de praktijk blijkt dat de ontwikkeling van zo’n concept vaak gebaseerd is op de mix van een aantal standaard elementen die samen de ondersteuning vormen voor een werkproces die aansluit bij een vorm van Het Nieuwe Werken. Dit is gebaseerd op Bricks (Fysieke omgevingen en faciliteiten), Bytes (ICT omgeving), Behaviour (hoe ga je de geboden faciliteiten gebruiken?) en Broadcast (het zenden van de oplossing) en vaak gestuurd vanuit losse producten. Wordt de manier van werken binnen uw organisatie ook daadwerkelijk ondersteund door deze producten? Onderhoud aan het nieuwe concept en de daarbij behorende faciliteiten is vaak niet belegd binnen de organisatie. Het gaat om het opleveren van het project op zich. Het resultaat van de introductie op lange termijn en het bijsturen van de gekozen oplossingen staan niet op de agenda als onderdeel van een continue ontwikkeltraject binnen de organisatie. Dit is wel van belang om de werkomgeving optimaal ondersteunend te laten zijn aan wat organisaties doen en uitdragen. Dit resulteert in onze ervaring, dat als wij enkele jaren later terugkomen, men zegt dat de faciliteiten onvoldoende zijn en niet goed worden gebruikt. Echter blijkt vaak dat de ontwikkeling in samenstelling, processen en het gedrag van de medewerkers niet meer aansluit bij de doelstellingen en uitgangspunten van een gefaciliteerde werkomgeving. Uw organisatie is op het gebied van samenstelling en werkwijzen continue in beweging. Wij hebben ervaren dat daardoor ook innovatieve concepten onderhoud vragen om optimaal te presteren in het belang van de bedrijfsvoering van uw organisatie. Het functioneren van uw werkomgeving is altijd een afweging waarbij integraal gekeken moet worden naar de ondersteuning van werkprocessen, zowel bij de ontwikkeling als tijdens het gebruik.
INTEGRALE AANPAK
Wij geloven in een werkomgeving die past bij de organisatie en ondersteunend is aan doelstellingen op het gebied van productiviteit, flexibiliteit, rendement, verbinden van mensen en kennis, imago en cultuur. Hierbij is het van belang dat uw huisvesting voldoende flexibel is om mee te groeien met de verbeteringen en veranderingen binnen uw bedrijf tijdens de periode dat de organisatie gebruik maakt van de werkomgeving. Wij maken een verbinding tussen de feitelijke situatie, de verbetermogelijkheden (het concept) en het gebruik van de werkomgeving door mensen (interactie met de geboden faciliteiten). Hierbij zien wij dat het noodzakelijk is om onderhoud te plegen aan de werkomgeving die u gebruikt om de bedrijfsvoering te optimaliseren.
3
Dit vraagt aandacht voor de doelstellingen, het gedrag en de houding van medewerkers en de geboden faciliteiten om te komen tot een integrale afweging die zorgt voor het optimale resultaat. “De werkomgeving levert het beste resultaat als het de processen en doelen van uw organisatie blijvend kan ondersteunen. Zorg voor flexibiliteit” De werkomgeving is ondersteunend aan de processen en doelen van uw organisatie. Hierbij gaat het om: - De interactie tussen de gebruikers van de werkomgeving , waarvan de doelgroepen de (potentiële) medewerkers, klanten en stakeholders zijn; - De manier van werken; - Het imago en verwachtingspatroon binnen uw bedrijf; - De ingrediënten die horen bij een werkomgeving (ICT, huisvesting en Facility Management). Uiteindelijk focussen wij ons op het gebruik van de werkomgeving en zoeken naar een optimum waarbij faciliteiten gebruikt worden om de processen en doelen te ondersteunen. Hierbij is ons uitgangspunt het voorkomen van verspilling in de vorm van faciliteiten die niet gebruikt worden of geen toegevoegde waarde hebben. Door te investeren in kwaliteit van de oplossing die past bij de processen worden de faciliteiten beter benut.
4
HOE BEREIKEN WIJ DIT DOEL? Dit bereiken wij door een geïntegreerde aanpak samen met uw organisatie. In een aantal stappen kunnen wij een advies geven wat er nodig is om de bedrijfsdoelstellingen te behalen. De aanpak richt zich op het ontwerp en beheer van het werkplekconcept en zorgen voor gedragen uitgangspunten die door alle betrokken disciplines (HRM, ICT, FM en huisvesting) kunnen worden uitgevoerd en een continue bijdrage leveren aan het behalen van de doelstellingen van uw organisatie. Het betrekken van de gebruikers is een van de pijlers voor optimaal gebruik van de werkomgeving. Wij adviseren een continue proces om de gekozen oplossing periodiek te evalueren en met de betrokkenen te verbeteren en aan te laten sluiten aan gewijzigde doelen en omstandigheden binnen de organisatie. “Een integrale aanpak van de huisvesting met aandacht voor processen, de mensen en faciliteiten leidt tot het beste rendement” Dit leidt tot de volgende 6 tips om te komen tot een weloverwogen werkomgeving die past bij de manier van werken van organisaties.
TIP 1: DOELEN Welke doelstellingen heeft de organisatie om de medewerkers te faciliteren? Wat betekent dit voor de doelen die gesteld worden aan de werkomgeving? Let op dat u hierbij een duidelijk beeld krijgt welke toegevoegde waarde de werkomgeving kan hebben voor uw organisatie en kopieer niet de oplossing van uw inspiratiebron. Wordt bewust van hetgeen wat past bij de visie en missie van uw bedrijf en ondersteun dit met de inrichting en faciliteiten van de werkomgeving. Maak doelstellingen meetbaar zodat u ontwikkeling en voortgang inzichtelijk kunt maken. Zet de beoordeling van de resultaten periodiek op de agenda van uw organisatie.
TIP 2: ZORG VOOR FEITELIJKE ONDERBOUWING Door inzicht te hebben in het daadwerkelijke gebruik met behulp van een feitelijke onderbouwing kunt u het gesprek aangaan met de organisatie. Het inzicht kunt u krijgen door het gebruik en de activiteiten binnen de werkomgeving te meten. Het gaat om bezettings- en benuttingsgraad, metingen van faciliteiten (werkplekken, vergaderen, ontmoeten, ICT ed.), activiteiten metingen (wat doen mensen in de werkomgeving en waar) en interviews over gedrag en houding van medewerkers (stand van training en informatie). Deze informatie geeft u inzage en is een basis voor een goed gesprek.
TIP 3: GA IN GESPREK EN LUISTER Ga in gesprek met uw organisatie om te achterhalen waar de behoefte zit om de werkzaamheden optimaal uit te voeren en uit te vinden wat een toegevoegde waarde heeft en wat juist niet. Waar kan de organisatie nog geholpen worden om beter te presteren op de door uw organisatie geformuleerde doelen? Maak de gebruiker deelgenoot van uw doelen.
5
TIP 4: INTEGRALE AANPAK Zorg voor een integrale aanpak tussen het meenemen van medewerkers en het bieden en gebruiken van faciliteiten. Het is van belang om in multidisciplinaire teams de resultaten van de werkomgeving te beoordelen. Zorg dat de disciplines HRM, ICT, FM en andere direct betrokkenen samen zoeken naar de beste oplossing voor de verbeteringen. Dit zorgt voor draagvlak en een focus op rendement van de investering voor het geheel en geen adhoc oplossingen met producten om deelproblemen op te lossen.
TIP 5: MANAGE VERWACHTINGEN Wees helder over de doelstellingen van de inzet van de werkomgeving. Maak duidelijke afspraken over de verwachtingen, wat wordt gefaciliteerd en wat moeten medewerkers zelf doen in het werkplekconcept. Communicatie hierover maakt het ook mogelijk om inbreng van medewerkers voor verbetering op te halen uit de organisatie. Met name bij opname van nieuwe gebruikers in het concept is het van belang om hierover te communiceren en deze gebruikers te ondersteunen.
TIP 6: RUIMTE VOOR VERBETERING Zorg voor periodieke evaluatie van de werkomgeving en stuur bij waar nodig, zorg voor een aanpassing van het gedrag of van de faciliteiten, en maak hier middelen voor vrij om ontwikkelingen in het bedrijf blijvend te ondersteunen met faciliteiten. Het gaat concreet om het aanpassen van faciliteiten, dienstverlening of training en informatie voor medewerkers om het resultaat te optimaliseren.
CONTACTGEGEVENS Pim Commandeur Adviseur organisatie gericht huisvesten bij Laanbroek Schoeman adviseurs Jan Leentvaarlaan 25 3065 DC Rotterdam www.lsadviseurs.nl 0646331628
6
