Werkomgeving & productiviteit. Verbeter het prestatieniveau van uw mensen

Werkomgeving & productiviteit Verbeter het prestatieniveau van uw mensen

Inhoud 3

Inleiding

4

Basisvoorwaarden voor een goede werkomgeving

4

Rondje inspiratie

6

Dertien tips voor een inspirerende, praktische en gezonde werkomgeving

11

Werkomgeving en tijdelijke huisvesting

2

Inleiding Het is al vaak onderzocht en al even vaak aangetoond: de werkomgeving is in grote mate van invloed op de productiviteit en prestaties van mensen. Mensen die in een prettige, praktische, comfortabele en leuke omgeving werken voelen zich doorgaans goed. Zij gaan met plezier naar hun werk en die positieve energie vertaalt zich direct in meer creativiteit, meer inspiratie, een prettige sfeer tussen collega’s onderling en - als kers op de taart - een hoger prestatieniveau. In dit document ontdekt u dat het creëren van een inspirerende werkomgeving niet eens zo ingewikkeld hoeft te zijn!

3

1.

Basisvoorwaarden voor een goede werkomgeving Wilt u dat uw mensen zich prettig voelen en tot optimale prestaties komen, dan zult u moeten zorgen voor een aantal basisvoorwaarden als het gaat om de werkomgeving. De werkomgeving zal inspirerend, praktisch en gezond moeten zijn!

Inspirerend Een werkomgeving moet inspirerend zijn. Of het nu gaat om een kantooromgeving, of een productieruimte. Mensen moeten energie krijgen van hun werkplek! Daar zijn wel een aantal kernwoorden voor te benoemen: leuk, licht en levendig. Praktisch Een werkomgeving moet zo zijn ingedeeld en ingericht dat mensen zo makkelijk mogelijk hun werk kunnen doen. Meubels, apparatuur en spullen moeten op een logische plaats staan. Gezond Een gezonde werkomgeving is heel belangrijk. Gezond is een breed begrip. Dit gaat zowel over een ergonomisch verantwoorde werkplek als over een gezond en comfortabel binnenklimaat van de werkruimte. Aan u om die uitdaging aan te gaan! Wij beginnen met een ‘rondje inspiratie’. Daarna voorzien wij u van tips waarmee u zelf aan de slag kunt en bekijken wij nog de mogelijkheden om een inspirerende, praktische en gezonde werkomgeving te creëren in tijdelijke gebouwen.

2.

Rondje inspiratie

Leuk, licht en levendig In Nederland heerst over het algemeen de mentaliteit ‘doe maar gewoon, dan doe je al gek genoeg’. Toch bleek zo’n 40% van de facility managers die de poll van FM World Think Tank (2013) invulde ervan overtuigd te zijn dat ‘leuk, licht en levendig’ de toverwoorden zijn voor gelukkige medewerkers die uw bedrijf dankzij hun creativiteit, inspiratie en betrokkenheid tot een succes zullen maken. Maar hoe creëert u nu een werkomgeving die leuk, licht en levendig is?

4

Voor dit ‘rondje inspiratie’ nemen wij een kijkje in de keuken van een aantal beroemde buitenlandse bedrijven. Over de grens lijkt het kiezen voor een leuke en eigenzinnige kantoorinrichting steeds populairder te worden. Daar kan het soms allemaal niet gek genoeg zijn! Google Google wil er bijvoorbeeld alles aan doen om haar mensen zich goed te laten voelen. De Google-kantoren staan bekend om de speelhuizen met spelletjeskamers, glijbanen, sportscholen, eetzalen waar mensen gratis kunnen eten, slaapcabines voor het geval er iemand een ‘powernap’ nodig heeft en sfeervolle houten ‘vergadereieren’… Het idee daarachter is dat een dergelijke levendige werkomgeving de creativiteit stimuleert van mensen. En omdat mensen zich goed voelen en veel in beweging kunnen zijn blijven ze fris, alert, gezond en zijn ze dus in staat tot goede prestaties te komen. BigCommerce Nog een leuk voorbeeld is het hoofdkantoor van de Amerikaanse firma BigCommerce. Geen saaie muren in dit gebouw, maar fraaie muurschilderingen en lichtreclames! Ook hier wordt aan beweging en levendigheid gewerkt door het plaatsen van onder andere tafeltennistafels, schommels en speelzalen, met hetzelfde idee als hierboven omschreven. PEER 1 In de UK, bij PEER 1 hebben ze ook gekozen voor een ‘leuke, lichte en levendige’ inrichting van het hoofdkantoor in Southampton. Medewerkers kunnen zich door middel van skelters door het pand bewegen. Vergaderen? Dat doen ze in een indoor boomhut. Er is een bioscoop en voor degenen die even willen uitzwaaien hangt er hier en daar een schommel. Het idee achter dit alles is een omgeving te creëren die uitnodigt tot meer samenwerking en die daarbij ook dienst doet als ontmoetingspunt voor de lokale zakelijke gemeenschap. Volkswagen En leuk, licht en levendig geldt echt niet alleen voor kantoorpanden. Ook waar gewerkt wordt kan het leuk, licht en levendig zijn. Inspirerend! Neem nu de autofabriek van Volkwagen in Dresden. Daar werken de mensen echt niet in een grote muffe hal met een betonvloer. Het pand heeft de bijnaam ‘de Glazen Fabriek’. De productiehal is voorzien van een prachtige parketvloer – en dan spreken wij toch over zo’n 25.000 vierkante meter vloeroppervlakte. De wanden? Die zijn van glas! Het resultaat is een fantastische, futuristische fabriekshal. U mag raden waar een automonteur het allerliefst aan de slag zou gaan… Gaat dit u allemaal net iets te ver? Geen nood. Er zijn meerdere wegen die naar Rome – en dus naar een inspirerende werkomgeving leiden. In dit document krijgt u al direct dertien tips waarmee u aan de slag kunt!

5

3.

Dertien tips voor een inspirerende, praktische en gezonde werkomgeving

1. Inspirerend – stimuleer informeel overleg Zorg voor plaatsen die uitnodigen om informeel met collega’s te overleggen. Denk bijvoorbeeld aan een of twee statafels bij de koffiehoek. Of plaats verspreid door het pand kleine zitjes in de gangen of in ‘dode’ hoeken van het pand, waar mensen even met een kop koffie kunnen gaan zitten om zaken rond het werk te bespreken. Het gaat juist om het bespreken van zaken die niet zo ‘zwaarwichtig’ zijn dat daarvoor speciaal een vergaderruimte moet worden geboekt, maar waarvoor het wel prettig is als mensen met een beetje comfort en privacy de gelegenheid hebben dit met elkaar te bespreken. Een werkplek leent zich daar doorgaans niet voor, omdat men daar toch iedere keer weer gestoord wordt door bijvoorbeeld de telefoon of collega’s die even met een vraag komen. 2. Inspirerend – de inspiratiecollage Ga als team aan de slag met het verzamelen van beeldmateriaal en teksten die inspirerend voor u zijn. Teksten en beelden die het gevoel uitstralen wat het bedrijf wil uitdragen. Die het doel weerspiegelen dat u samen wilt bereiken. Maak daarvan op een groot bord een collage en hang het eindresultaat op een centrale en goed zichtbare plek op. Een korte koffiepauze voor de inspiratiecollage kan al weer tot een nieuw inzicht leiden; een ‘boost’ geven aan zaken waaraan men werkt, maar waarmee men op een dood punt is belandt. 3. Inspirerend - kleur! Kleur bepaalt in grote mate de sfeer die een ruimte uitstraalt. Door het toepassen van kleuren in de vorm van accenten creëert u tegen relatief lage kosten direct een andere, meer inspirerende sfeer in een ruimte. Maar let op: balans is wel belangrijk als het over kleur gaat. Overdaad schaadt! Werk bijvoorbeeld met een rustige basiskleur en een accentkleur toe te voegen. Deze accentkleur laat u bijvoorbeeld op één wand, in een decoratiestuk en op een aantal accessoires terugkomen.

6

Er is veel onderzoek gedaan naar de psychologische effecten van kleur. Worden er te veel verschillende kleuren toegepast, dan heeft dit een negatief effect op ons concentratievermogen en een positief effect op ons stressgehalte! Onze hersenen worden dan overprikkeld. En dat wilt u juist niet bereiken… Echter: te weinig kleur kan ook weer stress veroorzaken, omdat onze hersenen dan weer worden ondergestimuleerd. Bedenk dus goed wat bij de ruimte, de mensen en het werk dat in een ruimte gedaan moet worden past. Een paar tips: • blauwtinten bevorderen de concentratie (geschikt voor bijvoorbeeld Financiën) • warme kleuren, zoals rood en oranje zijn goed voor de adrenaline (geschikt voor bijvoorbeeld Sales) • geel bevordert de creativiteit – maar pas het toe met mate, omdat het anders overprikkelt (geschikt voor bijvoorbeeld Marketing) • hout komt de warmte en huiselijkheid van een ruimte ten goede, maar er zijn zeer veel verschillende soorten hout met even zo veel verschillende sferen: van chique tot landelijk. Kijk dus goed wat u wilt met een ruimte en vraag eventueel advies over de kleur meubilair. U kunt dus veel bereiken door het toepassen van kleur. Inspireer uw mensen en breng kleur aan in hun werkomgeving! 4. Inspirerend - de kantoortuin Hoewel de kantoortuin niet zozeer de meest prettige werkomgeving is als we spreken over geluidshinder en afleiding, is het tegelijkertijd wel een inspirerende werkomgeving! Voor bedrijven die veel creativiteit van hun mensen verwachten is de open lay-out van de kantoortuin een echte aanrader. Het bevordert de informatiestroom en moedigt informele gesprekken aan. Het is makkelijk even een collega te raadplegen als men vastloopt in een opdracht. Wil een kantoortuin functioneren, dan moet er aan de inrichting de nodige zorg worden besteed. Kies voor een inspirerende inrichting en pas ook hier weer kleur toe. Denk niet in clichés! Plaats planten voor het geluiddempende effect en het ‘huiselijke gevoel’ en gebruik geluiddempende separatiewanden voorzien van glas om geluidsoverlast te beperken. 5. Praktisch - logische indeling Zorg voor een logische indeling van uw gebouw met efficiënte looproutes. Om effectief te kunnen werken, dient uw gebouw zó ingericht te zijn dat mensen zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan overbodig lopen en extra handelingen. Ruimtes voor algemeen gebruik bevinden zich bij voorkeur centraal in het pand of op de verdieping. Denk daarbij aan de keuken of bijvoorbeeld de kopieerruimte. Dit nodigt ook direct uit tot het koppelen van handelingen en wandelingen. Een stapeltje dat gekopieerd moet worden kan draaien, terwijl men in de nabij gelegen keuken even een kom koffie pakt.

7

6. Praktisch - opgeruimd staat netjes Opgeruimde werkplekken staan niet alleen netjes, het werkt ook praktisch. Veel rommel op iemands bureau betekent meestal ook een chaotische manier van werken. Natuurlijk: de ene persoon is van nature meer op orde en netheid dan de ander. Om iedereen toch te stimuleren tot een opgeruimde werkplek, zou u bepaalde dagen in de week kunnen benoemen tot ‘opruimdag’. Op bijvoorbeeld de woensdag en de vrijdag dienen alle werkplekken er aan het einde van de werkdag opgeruimd en netjes uit te zien. Dan blijft het opstapelen van werk (en rommel) tot maximaal drie dagen beperkt. 7. Gezond – prettige temperatuur Op het Arboportaal van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid valt te lezen dat naar schatting in 12% van alle bedrijven gewerkt wordt onder (te) warme omstandigheden. Over het algemeen hebben vrouwen meer last van de warmte dan mannen. Werknemers die risico lopen op gezondheidsklachten wanneer zij moeten werken onder te warme omstandigheden zijn: • • • • • •

zwangere werknemers werknemers met een slechte conditie werknemers met een extreem laag gewicht (minder dan 50 kg) werknemers met een hoog vetgehalte werknemers met hart- en vaatziekten werknemers die geneesmiddelen gebruiken

De vraag is dus: wat is te warm? Dat is een vraag die niet zo eenvoudig te beantwoorden is. Er spelen meerdere factoren een rol die bepalen of we het warm hebben. Ook de relatieve luchtvochtigheid, de luchtsnelheid, de warmtestraling, de kleding en de fysieke inspanning zijn van invloed. Feit is wel dat in een te warme of te koude werkomgeving de productiviteit al snel 10% onder het niveau ligt dat haalbaar is bij een thermisch neutrale situatie. Het is dus zaak waar mogelijk in samenspraak met uw werknemers te zorgen voor een werktemperatuur die de meeste mensen in een bepaalde ruimte als ‘prettig’ ervaren.

8

8. Gezond – zorg voor een goede luchtkwaliteit Of mensen zich ‘comfortabel’ voelen in uw gebouw hangt dus in grote mate af van de temperatuur waarin gewerkt moet worden, maar de luchtkwaliteit is net zo belangrijk. Een ruimte die ‘muf’ ruikt is niet bevorderlijk voor de productiviteit. Hygiëne op de werkplek (zie ook tip 6) doet al een heleboel, maar verder is goed ventileren van groot belang. Mensen ruiken het liefst ‘niks’. Ook de CO2-concentratie is van belang. Hoe meer mensen er in een ruimte werkzaam zijn, hoe hoger de CO2-concentratie is. En hoe meer CO2 er in een ruimte is, hoe minder zuurstof. Dat komt de prestaties van mensen niet ten goede. Intelligente ventilatiesystemen zorgen ervoor dat het teveel aan CO2 wordt afgevoerd en de luchtkwaliteit op peil blijft. Kortom: het binnenklimaat is uitermate belangrijk. Temperatuur en luchtkwaliteit zijn wel de belangrijkste onderdelen daarvan. Verstoringen in het binnenklimaat die kunnen leiden tot comfortklachten. Dit kan leiden tot afbreuk van activiteiten en motivatie. In een onaangenaam binnenklimaat zullen mensen nooit tot optimale prestaties komen. En dan hebben wij het nog niet eens over allerlei gezondheidskwaaltjes en –klachten die er kunnen ontstaan als gevolg van een slecht binnenklimaat, met weer een hoger ziekteverzuim als gevolg... Het bereiken van een optimaal binnenklimaat is dus een zeer belangrijk aandachtspunt als het gaat om werkomgeving en prestaties van mensen. 9. Gezond – zorg voor voldoende daglicht Ook van grote invloed op prestaties van mensen is de inval van voldoende daglicht. Zo’n 86% van de werknemers die niet of weinig naar buiten kan kijken gedurende de werkdag is niet gelukkig en daardoor minder gemotiveerd. Deze mensen presteren minder, melden zich eerder ziek en zijn vaak niet vrolijk op het werk, wat de algemene sfeer weer niet ten goede komt. Zorg dus voor voldoende daglicht en uitzicht!

9

10. Gezond – zorg voor voldoende persoonlijke ruimte Persoonlijke ruimte is voor een mens heel belangrijk. Wanneer mensen te dicht op elkaar zitten, dan voelt dat oncomfortabel. Zijn er spanningen tussen medewerkers en is er voldoende ruimte in hun werkomgeving, dan kan men hiermee omgaan. Dit gaat niet op in het geval zij ‘schouder aan schouder’ worden geacht hun werk te doen. Met separatiewanden en strategisch geplaatst meubilair creëert u bijvoorbeeld zones binnen een kantoortuin of een gedeelte kantoorruimte. Mensen kunnen dan telefoneren of een gesprek voeren zonder direct een bron van afleiding te vormen voor collega's. 11. Gezond – kies voor ergonomisch meubilair Richt de werkplekken in met ergonomisch verantwoord meubilair. Zo voorkomt u lichamelijke klachten als gevolg van het langdurig werken in een verkeerde houding, wat weer ziekteverzuim als logisch gevolg heeft. 12. Gezond – wat groen kan doen… Planten in een kantoorruimte hebben niet alleen een decoratieve functie. Het is namelijk aangetoond dat bepaalde planten een luchtzuiverende werking hebben. Dat maakt dat veel planten in een werkruimte kunnen bijdragen aan de gezondheid van mensen. Maar de planten moeten ook water krijgen en onderhouden worden. Dit kunt u het beste door een professioneel bedrijf laten verzorgen – dan weet u zeker dat de planten ook daadwerkelijk hun decoratieve en eventueel luchtzuiverende functie behouden. Planten staan er namelijk ook om bekend dat het fantastische stofvangers zijn. En veel stof draagt weer niet bij aan een gezond binnenklimaat. 13. Gezond – snoep gezond, eet een appel Snoep gezond, eet een appel. Een bekende slogan. En vergis u niet: meer mensen zullen gezond snoepen als u hen deze snoepjes in de vorm van vers fruit op een presenteerblaadje (maar fruitschalen doen het ook heel goed) aanbiedt. Plaats verspreid door het pand op logische plekken fruitschalen met vers fruit. Denk aan de receptie, de koffiehoek, bij zitjes voor informeel overleg. Wanneer mensen trek krijgen, dan is een appel een gezonde snack voor de lekkere trek. 10

Daarbij: het goed verzorgen van de inwendige mens, in dit geval uw medewerkers, wordt altijd enorm gewaardeerd. Het werkt motiverend! Wanneer u goed bent voor uw mensen, zijn uw mensen in de regel ook goed voor u. Dan vinden zij het niet erg als zij een keer een stapje harder moeten lopen om het werk af te krijgen. Doe op dat gebied dus geen concessies. Zorg voor goede koffie, lekkere thee, enzovoorts. Dat zijn bonuspunten die rechtstreeks op uw lijstje komen voor ‘goed werkgeverschap’. U ziet: zo gek hoeft u nog niet te doen om een leuke, lichte en levendige werkomgeving te creëren die ook nog eens gezond, praktisch en inspirerend is!

4. Werkomgeving en tijdelijke huisvesting Ook wanneer uw medewerkers in een tijdelijke huisvesting moeten werken, zijn de mogelijkheden voor een inspirerende, lichte en leuke werkomgeving eindeloos! Indeling Kwalitatief goede modulaire gebouwen bieden u een zee aan kolomvrije ruimte, die u geheel naar eigen idee en inzicht kunt indelen. Scheidingswanden van glas zorgen voor een ruimtelijk en licht effect, terwijl u toch een grote mate van privacy creëert. Exterieur Ook voor het exterieur van uw tijdelijke gebouw zijn de mogelijkheden ongekend. Wat denkt u van een ‘wrap’, waarmee u de buitenzijde van uw gebouw geheel transformeert in uw bedrijfskleuren? Of u laat het gebouw samensmelten met het landschap door bijvoorbeeld een wrap met de afbeelding van een bos toe te passen! Welke kleur of welke afbeelding u ook op uw gebouw wilt hebben – het kan! De tijd dat uw mensen in een kleurloze unit moesten werken ligt echt al jaren achter ons! Inrichting De leverancier van uw tijdelijke gebouw zal u ongetwijfeld ook kunnen voorzien van alle nodige zaken voor de inrichting. Van vloerbedekking tot meubilair. Ook daarmee bepaalt u voor een groot gedeelte de sfeer in uw pand. Voldoende daglicht Wist u dat er modulaire gebouwen zijn met aan één zijde volledige glasgevels? Dit zorgt voor een heerlijke inval van natuurlijk daglicht en geeft de ruimte nog eens extra dat ruimtelijke gevoel! Gezond binnenklimaat De kwalitatief goede tijdelijke gebouwen van de betere leveranciers zijn voorzien van een hoogwaardig klimaatbeheersingsysteem dat zorgt voor een aangenaam en gezond binnenklimaat bij elke weersomstandigheid! Dit komt het comfort, de gezondheid en daarmee de productiviteit van uw medewerkers direct ten goede! 11

Conclusie Een inspirerende en prettige werkomgeving creëren hoeft niet eens heel veel te kosten – natuurlijk: u kunt het zo gek maken als u zelf wilt. Maar met relatief kleine aanpassingen bereikt u ook al veel, als u maar een beroep doet op uw eigen creativiteit! Of u nu in een permanent gebouw of in een tijdelijk gebouw uw werk doet – er zijn altijd mogelijkheden om uw werkomgeving om te toveren tot een inspirerende, gezonde en praktische werkomgeving. Bijkomend voordeel van een tijdelijke werkruimte is dat u dan juist makkelijk kunt experimenteren met iets nieuws, zonder dat u direct investeringskosten heeft voor het aanpassen van de vaste werkruimtes. Bevalt het goed, dan weet u direct wat u te doen staat wanneer u weer in uw permanente gebouw trekt! Succes!

Deze gids is uitgegeven door Portakabin Telefoon 0800 3456 000 www.portakabin.nl [email protected]

Porta, Portakabin en Portakabin Group zijn handelsmerken. © Portakabin Limited 2012. Samengesteld door de Portakabin Marketing Studio. PK9044/07/14.

12