MEMBANGUN E-LIBRARY SEBAGAI MEDIA INFORMASI
Naskah Publikasi
diajukan oleh Abedniego Satrio W
08.02.7246
Kirno Mujiono
08.02.7264
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
MEMBANGUN E-LIBRARY SEBAGAI MEDIA INFORMASI DEVELOP E-LIBRARY AS AN INFORMATION MEDIA
Abedniego Satrio W Kirno Mujiono
Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT E-Libarary is the digital library, where the stored data is data that is digital or electronic. Data that is shared by many users can be viewed by another user so that the strategic value of its own, apart from that user does not need to come to the library physically but everyone in the world can access the same information in the same time and wherever users need information. In implementing the E-library, many advantages are obtained as easily in search of documents, document preservation is assured, the efficiency of storage space, access data faster and relatively cheaper cost. At this writing, the author will make the system information based website Elibrary that is shre documents and document preview where users can download and upload documents are free. This website is general means all oarang can access and share data. at this writing the author also describes the design and program manuals. Key words: E-library, Information Systems, program manuals.
1.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang sangat pesat seperti komputer dan internet akhirnya melahirkan sebuah perpustakaan digital atau yang lebih dikenal dengan E-library.Perpustakaan digital selain secara ekonomi lebih murah juga memiliki beberapa keunggulan lain. Pertama, mudah diakses oleh siapa pun dan dari mana pun asal memiliki koneksi Internet. Para pemustaka tidak perlu datang secara fisik ke pepustakaan. Cukup dengan menyalakan komputer yang terkoneksi Internet, para pemustaka dapat melihat katalog, melakukan transaksi pemesanan dan peminjaman buku elektronik, serta mengakses dan mengunduh jurnal elektronik. Namun E-library saat ini kebanyakan hanya berfungsi sebagai katalog dan media promosi dari perpustakaan tradisional. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu terobosan baru berupa E-Library umum yang bersifat share dokumen dan berbasis website yang dapat digunakan sebagai media informasi online yang dapat diakses secara cepat, tepat, akurat serta mudah diakses oleh segala pihak tanpa dibatasi ruang dan waktu sehingga informasi dapat berputar dengan cepat. 2.
Dasar Teori
2.1 Informasi 2.1.1
Pengertian Informasi
Informasi merupakan sumber daya strategis yang perlu dikelola agar dapat digunakan dengan cara yang lebih efektif. Informasi bersumber dari data yang masih bersifat mentah sehingga perlu dilakukan proses perubahan terhadapnya dengan maksud untuk menjadikanya lebih berguna. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu, sedangkan
kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat,benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Selain itu informasi adalah hasil dari proses atau hasil dari pengolahan data yang memberikan suatu arti dan dapat dipakai sebagai daftar yang obyektif didalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dengan demikian informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. 2.1.2 Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas tentu akan membantu fungsional manajemen dalam pengambilan keputusan organisasi. Sebagian ukuran kualitas informasi yaitu :
1. Akurat Berati informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berati informasi harus jelas
mencerminkan
maksudnya.
Dalam
prakteknya,
mungkin
dalam
penyampaian suatu informasi banyak terjadi ganguan yang dapat merubah atau merusak isi informasi tersebut. 2. Tepat waktu Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal. 3. Relevan Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainya berbeda. 4. Ekonomis Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkanya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
2.2. Teknologi Informasi dan E-Library Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesatmembawa konsekuensi dilakukakannya proses pengolahan data berbasis teknologi informasisecara efektif dan efiesien menghasilkan keluaran produk informasi yang beraneka ragam. Diantaranya E-Library, e-book, current information service yang semuanya masuk dalam kategori perpustakaan digital ( digital library) di mana penyebaran informasi yang paling banyak dilakukan via internet serta kemudahan-kemudahan produk lainnya dalam bentuk digital yang bisa didapatkan. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain: •
Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
•
Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan Teknologi Informasi dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital. Kedua fungsi penerapan Teknologi Informasi ini dapat terpisah maupun
terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. 3.
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Analisis1 merupakan langkah awal berupa mengidentifikasi dan mengevaluasi setiap permasalahan, kesempatan, hambatan, dan kebutuhan yang ada sehingga nantinya dapat diusulkan perbaikan. Tujuan dilakukan analisis dalam pembuatan website ini adalah untuk mengetahui posisi dan peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan, dalam hal ini E-Library, yang akan berpengaruh terhadap proses desain dan implementasi sistem. Dalam analisis sistem yang dilakukan pada sistem perpustakaan lama, yaitu dengan melakukan studi kelayakan dan menganalisis kebutuhan sistem yang
akan
dikembangkan. Hasil analisis inilah yang akan dijadikan acuan dalam melakukan perancangan website.
3.2 Identifikasi Masalah Masalah merupakan faktor utama yang menyebabkan tujuan tidak dapat tercapai atau tidak berjalan dengan baik. Oleh karena itulah, di awal tahap analisis harus dilakukan proses identifikasi atau mengenali masalah yang terjadi. Adapun permasalahan yang terjadi pada sistem perpustakaan lama adalah belum adanya media promosi dan informasi yang dapat dengan mudah diakses semua golongan tanpa dibatasi waktu dan tempat, karena selama ini masih menggunakan metode lama berupa penggunaan brosur, poster, maupun media cetak,masih mengandalkan media penyimpanan manual yang menggunakan tempat yang luas. Dari permasalahan inilah penulis mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, yaitu belum adanya suatu media yang saat ini telah menjadi terobosan baru bagi tiap instansi dalam
1
HM Jogiyanto. 1999.Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (edisi kedua).Yogyakarta:Andi Offset
memberikan layanan informasi sekaligus sebagai sarana promosi, yaitu situs resmi atau website.
3.2.1
Analisis Kelemahan Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap
kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance, Information, economy, Control, eficiency dan Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja. 1.
Analisis Kinerja (Performance) Adalah kemampuan di dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat
sehingga sasaran dapat segera tercapai. Berikut adalah tabel analisis kinerja : Tabel 3.1 Analisis Kinerja Hasil analisis •
Sistem penyimpanan informasi dan pengolahan
data secara manual
menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data dan informasi yang diberikan memakan banyak waktu
2.
Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan komoditas krusial bagi pemakai akhir. Kemampuan web
dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat dapat dievaluasi untuk menangani masalah dan peluang untuk mengatasi masalah tersebut. Berikut tabel analisis Informasi Tabel 3.2 Analisis Informasi Parameter Tepat waktu
Hasil analisis Informasi yang disajikan kurang tepat waktu, karena informasi tidak dapat disajikan dengan cepat.
Relevan
Informasi yang disajikan sudah cukup relevan dengan kebutuhan.
Akurat
Informasi yang disajikan sudah cukup akurat.
3.
Analisis Ekonomi (Economy) Adalah penilaian sistem di dalam pengurangan dan keuntungan yang akan
didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem yang diusulkan ini akan memberikan
penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan. Berikut adalah tabel analisis ekonomi : Table 3.3 Analisis Ekonomi Parameter Biaya
Hasil analisis Biaya sarana penyimpanan dan pemeliharaan jumlah koleksi cukup besar.
Manfaat
Manfaat
dari
sistem
lama
kurang
maksimal,
karena
membutuhkan biaya yang besar untuk pembuatan sarana penyimpanan dan pemeliharaan jumlah koleksi.
4.
Analisis Pengendalian (Control) Dengan adanya kinerja dibawah standar, diperlukan suatu kontrol yang dapat
meningkatkan kinerja sistem tersebut, disamping untuk mencegah dan mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem, serta menjamin keamanan data dan informasi. Berikut adalah tabel analisis pengendalian : Tabel 3.4 Analisis Pengendalian Hasil analisis •
Seringkali terjadi kesulitan dalam pengendalian karena masih bersifat manual saat pendataan koleksi, pencarian informasi, kedisiplinan pengunjung
5.
Analisis Efisiensi (Efficiency) Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan.
Berikut adalah tabel analisis efisiensi : Tabel 3.5 Analisis Efisiensi Parameter Efisiensi
6.
Hasil analisis Sistem penyampaian informasi secara manual
Analisis Pelayanan (Service) Perkembangan organisasi dipicu dengan peningkatan pelayanan yang lebih
baik. Berikut adalah tabel analisis pelayanan :
Tabel 3.6 Analisis Pelayanan Hasil analisis •
Proses pemberitahuan informasi masih menggunakan metode lama via brosur dan poster,sehingga sering kali terjadi antrian bagi pihak yang membutuhkan informasi tersebut.
4.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Implementasi merupakan langkah untuk melaksanakan segala sesuatu yang telah direncanakan sebelumnya. Adapun proses implementasi ini dibagi lagi menjadi tiga bagian dasar: 1. Penetapan rencana implementasi 2. Pelaksanaan implementasi 3. Tindak lanjut implementasi Berikut ini adalah pembahasan dari setiap bagian dasar implementasi tersebut:
4.1.
Penetapan Rencana Implementasi Rencana ini ditetapkan agar tidak terjadi kesalahan dalam pembagian waktu
implementasi. Dengan kata lain, rencana implementasi merupakan kontrol pengendalian terhadap waktu sehingga implementasi dapat berjalan dan selesai tepat waktu. Rencana implementasi yang dibuat adalah sebagai berikut: 1. Implementasi basis data 2. Pembuatan Website 3. Pengujian website 4.2.
Pelaksanaan Implementasi Laporan dari setiap proses implementasi yang telah dilakukan adalah sebagai
berikut: 4.2.1.
Implementasi Basis Data Meliputi pembuatan database dan tabel di program XAMPP. Berikut ini adalah
beberapa poin penting mengenai pembuatan database dan tabel tersebut: 4.2.1.1. Pembuatan Database Membuat database dengan nama ‘brassfm’: DDL (Data Definition Language): Mysql> CREATE DATABASE brassfm; PhpMyAdmin
Gambar 4.1 Pembuatan Database
4.3 Pembuatan Website Dalam proses pembuatannya, digunakan Macromedia Dreamweaver sebagai editor dan pembuatan desainnya. Selain itu tentunya juga digunakan script PHP, baik dalam koneksinya maupun ketika memanipulasi data (dalam hal ini menggunakan kombinasi dengan query dari MySQL). Berikut ini beberapa contoh script dalam proses pembuatan website yang telah dirancang: Script Koneksi lok_server,$this->username,$this->password) or die("Koneksi ke MySQL gagal"); mysql_select_db($this->database) or die("Koneksi ke database gagal");} function diskoneksi() { $konek=mysql_connect($this->lok_server,$this->username,$this->password); mysql_close($konek); } } ?> Keterangan : mysql_connect: fungsi MySql untuk menghubungkan file dengan server. mysql_select_db: fungsi MySql untuk memilih database.
Contoh Script DML (Data Manipulation Language) yang digunakan:
koneksidb(); $query = "insert into member(username,email,password) values ('$usernama','$email','$password')"; if (!mysql_query($query)) { echo mysql_error(); exit; } else { print ("<script>alert('Anda Sudah Terdaftar');window.history.go(-1)"); print ("<meta http-equiv='refresh' content = '0;url=../view/index.php'>"); } $c->diskoneksi(); } } ?> Keterangan : Script diatas query insert dalam function input($username,$password) di file ClassReg untuk memasukkan data ke dalam tabel member. $query=mysql_query("Select * from member "); Keterangan : Script diatas untuk menampilkan data pada tabel member. $query = mysql_query ("update admin set username ='$user' ,password ='$pwd' where id_admin = '$id'"); Keterangan : Script diatas untuk mengubah data di dalam tabel admin $query= mysql_query ("delete from admin where id_ admin =$id"); Keterangan : Script diatas digunakan untuk menghapus data dalam tabel admin. Demikian beberapa contoh script php yang sering digunakan dalam pembuatan website ini. Sedangkan contoh script PHP yang merupakan script penanganan kesalahan (validasi) akan dibahas pada bagian lain dari Bab ini. 4.4
Pengujian Website Pada tahap ini, website diuji untuk untuk meyakinkan bahwa semua modul telah
bekerja tanpa mengalami kesalahan, disamping itu juga untuk mengetahui adanya kesalahan yang belum diketahui sebelumnya. Beberapa kegiatan terhadap pengujian
meliputi tes input data, ubah data, hapus data, item output, dan penanganan kesalahan. Berikut ini adalah laporan hasil pengujiannya:
1. Proses manipulasi data (Input, ubah, dan hapus data) Tabel 4.1 Testing Halaman Admin HALAMAN ADMIN No
Nama
Jenis unit yang dites
Hasil
1
Halaman Login
Proses Login
Baik
2
Halaman
Proses select baris data seluruh tabel
Baik
HomeAdmin 3
Halaman Admin
Proses input, edit, dan delete data
Baik
4
Halaman Anynomous
Proses delete data
Baik
5
Halaman DetMember
Proses delete data
Baik
6
Halaman videoKonv
Proses input data, delete data
Baik
7
Halaman FileKonv
Proses delete data, edit data
Baik
8
Halaman FileUpload
Proses edit, dan delete data
Baik
9
Halaman FotoMember
Proses delete data
Baik
10
Halaman FotoAdmin
Proses input, edit, dan delete data
Baik
11
Halaman KomentTabel
Proses delete data
baik
12
Halaman Member
Proses input, delete data
baik
13
Halaman SugBook
Proses input, edit, dan delete data
baik
14
Halaman Logout
Proses Logout
baik
Tabel 4.2 Tabel Testing Halaman Member HALAMAN MEMBER No
Nama
Jenis unit yang dites
Hasil
1
Halaman Login
Proses Login
Baik
2
Halaman Profille
Proses edit data, upload file, upload
Baik
foto,delete data,delete file 3
Halaman Download
Proses select data
Baik
4
Halaman DocView
Proses select data
Baik
5
Halaman DocView
Proses input data
baik
Proses Logout
Baik
Comment 6
Halaman Logout
Tabel 4.3 Tabel Testing Halaman User HALAMAN USER No
Nama
Jenis unit yang dites
Hasil
1
Halaman Registrasi
Proses input data
Baik
2
Halaman DocView lihat
Proses input data
Baik
file
2. Penanganan Kesalahan Dalam pengoperasian website ini juga diberikan konfirmasi kepada seluruh user (baik admin maupun user) untuk memudahkan user apabila melakukan kesalahan seperti menginputkan data yang sama, lupa dalam memasukan input tertentu maupun masukan yang tidak sesuai. Berikut ini beberapa contoh penanganan kesalahan yang ada: 1. Pada saat admin kurang memasukkan data yang dibutuhkan, terdapat pesan yang menginformasikan bahwa data harus diisi dengan lengkap, gambarannya sebagai berikut:
Gambar 4.2 Konfirmasi kesalahan input.
Demikian beberapa contoh penanganan kesalahan yang terdapat dalam website yang telah dibuat. 4.5
Manual Program Manual program merupakan langkah akhir dalam implementasi sistem. Tujuan
dari dibuatnya manual program adalah untuk memberikan panduan kepada user dan admin dalam menjalankan atau mengoperasikan website melalui beberapa tampilan gambar.
4.5.1 Manual Program Bagi Admin Pembahasan yang dilakukan terhadap bagian-bagian manual dari Admin adalah sebagai berikut: 1. Halaman Login Halaman yang merupakan form input bagi admin untuk dapat masuk ke dalam sistem. Admin diminta memasukkan nama user dan passwordnya
Gambar 4.3 Halaman Login Admin 4.5.2
Manual Program Bagi member Hampir semua tampilan yang didapatkan member sama dengan user. Hanya berbeda pada hak aksesnya. Member dapat mengikuti forum, termasuk juga membuat topik forum baru, serta mengikuti forum. Berikut tampilannya:
1. Halaman Profil Setelah Login, tampilan pertama bagi member adalah profil member yang telah diisikan sebelumnya. Selain itu juga member dapat mengubah profilnya plus menambahkan foto untuk accountnya lewat menu edit.
Gambar 4.4 Profil member 4.5.3
Manual Program Bagi User
1. Halaman Home user Berisi informasi dokumen-dokumen yang telah di upload oleh member maupun user berdasarkan kategori
Gambar 4.5 Halaman Home User
2. Halaman Libdoc Video Berisikan data hasil pencarian sesuai kata kunci yang di masukan.
Gambar 4.6 Halaman Libdoc Video 5.
PENUTUP
5.1.
Kesimpulan Sebagai penutup dari laporan pembuatan website dan penelitian yang telah
dilakukan, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan :
1.
User untuk website ini dibedakan menjadi user biasa dan user member, dalam hak akses untuk member lebih luas dibandikan dengan user biasa.
2.
Website ini dapat berfungsi sebagai converter online dari dokumen seperti doc,ppt,odt menjadi pdf.
3.
Dengan adanya website sebagai salah satu elemen penyokong media informasi, sedikit banyak dapat meningkatkan kemampuan manajemen untuk mencapai tujuan, tanpa harus memakan banyak biaya, waktu, dan tenaga.
4.
Website ini memberikan kemudahan kepada seluruh lapisan masyarakat untuk mendapatkan informasi dan ilmu secara cepat, akurat, free, kapanpun dan dimanapun mereka berada.
5.2.
Saran Penulis sangat menyadari bahwa dalam pembuatan website maupun laporan
ini masih banyak terdapat kekurangan yang sudah selayaknya dapat menjadi bahan pertimbangan dan bahan pemikiran oleh pengembang selanjutnya sehingga menjadi lebih baik. Beberapa saran yang ingin disampaikan penulis antara lain: 1. Website yang baru saja selesai dibuat ini masih dapat dikembangkan, antara lain pada bagian fiturnya agar lebih menarik sehingga lebih banyak user maupun komunitas lain yang tertarik. 2. Dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan bagi para cendikia untuk terus mencari metode baru yang lebih baik lagi. 3. Bagi para pengembang website selanjutnya, ada baiknya menaruh perhatian lebih pada keamanan website itu sendiri selain selalu terfokus pada efektif dan efisiennya suatu website. 4. Website ini menggunakan beberapa converter seperti Pdf2Swf, doc2any dan Image Magick sehingga kurang efisien maka untuk kedepanya bisa digunakan satu converter yang lebih baik. 5. Untuk j-query terkadang masih bermasalah jika ditampilkan dengan media view maka harus di carikan alternatif lainya. Akhir kata, semoga pembuatan laporan ini dapat bermanfaat bagi semua.
DAFTAR PUSTAKA Al Fata, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Ofset Choi, Wakyu. 2000. Beginning PHP4. Birmingham: Wrox Ema Utami dan Sukrisno.2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset Hantono, Bimo Sunarfri.2002.PHP dan MySQL untuk Web. Yogyakarta: Andi Offset Jogiyanto, HM.1999. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis (edisi kedua).Yogyakarta: Andi Offset Syafrizal, Melwin.2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset Manual PHP (www.php.net) Manual Pdf2Swf(www.swftools.org) Manual FlexPaper(www.devaldi.com) Manual Ghost Script(www.ghostscript.com) Manual Image Magick(www.imagemagick.org) Manual doc2any(www.verydoc.com)
