MELDINGSFORMULIER EN AANVRAAGFORMULIER EVENEMENT IN AVELGEM IN GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR

A

V

E

L

G

E

M

MELDINGSFORMULIER EN AANVRAAGFORMULIER EVENEMENT IN AVELGEM IN GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier kunt u een melding doen van de organisatie van een evenement in Avelgem, aanvraag doen voor een gemeentelijke zaal, aanvraag doen tot het verkrijgen van een uitzondering sluitingsuur, aanvraag doen tot het verkrijgen van een goedkeuring schenken van sterke dranken. Door dit formulier in te vullen en te ondertekenen gaat u akkoord met de bepalingen in het verhuurreglement en de gebruikersgids. Deze documenten zijn te verkrijgen op de dienst Jeugd & Cultuur en via de gemeentelijke website. De bepalingen van deze overeenkomst treden in werking van zodra de aanvrager in het bezit is gesteld van een door de gemeente ondertekend exemplaar.

In te vullen door de gemeentelijke administratie

Wie vult dit formulier in? Dit formulier moet door de organisator van het evenement ingevuld en ondertekend worden.

dossiernummer

Waar moet u dit ingevuld formulier afgeven? U bezorgt dit formulier tegen onderstaande data aan de dienst Grondgebiedzaken | Secretariaat Evenementencel, Kortrijkstraat 8, 8580 Avelgem, Tel. 056 65 30 30, Fax. 056 65 30 39, [email protected]

I Algemene informatie Dit formulier moet steeds tegen onderstaande data bezorgd worden aan het secretariaat van de evenementencel. Datum van het evenement

Meldingsformulier indienen uiterlijk op

Bijeenkomst Evenementencel in het gemeentehuis

Januari – februari 2011 Maart – april 2011 Mei – juni 2011 Juli – augustus 2010 September – oktober 2010 November – december 2010

1 1 1 1 1 1

Dinsdag Dinsdag Dinsdag Dinsdag Dinsdag Dinsdag

januari 2011 februari 2011 april 2011 juni 2011 augustus 2011 oktober 2011

18 01 26 21 23 25

januari om 18u maart om 18u april om 18u juni om 18u augustus om 18u oktober om 18u

Het secretariaat zal jouw aanvraag behandelen, in overleg met de verschillende veiligheidsdisciplines (politie, brandweer,…). Indien nodig word jij als organisator van het evenement uitgenodigd naar de evenementencel. In te vullen door de organisator

Naam activiteit: Datum en tijdstip van de activiteit: Startplaats bij wieler- of wandeltochten: Aankomstplaats bij wieler- of wandeltochten:

Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur

1/11

DEEL 1. Organisator van het evenement

Naam vereniging: …………………………………………………………………………………………………………………… Verantwoordelijke persoon (moet meerderjarig zijn) Naam en voornaam: ………….…………………..……………………………………….……………………………… Adres: ……………………………………………………………………………………………………………………………... Telefoonnummer / gsm: …………………………………………………………………………………………………. Emailadres: ……………………………………………………………………………………………………………………… Geboortedatum: ……………………………………………………………………………………………………………… 2de verantwoordelijke persoon Naam en voornaam: ………….………………..………………………………………….……………………………… Adres: ……………………………………………………………………………………………………………………………... Telefoonnummer / gsm: …………………………………………………………………………………………………. Emailadres: ……………………………………………………………………………………………………………………… Geboortedatum: ………………………………………………………………………………………………………………

DEEL 2. Omschrijving van het evenement

Aard van het evenement: …...………………………………………………………………………………………………… Doelgroep (bijvoorbeeld: tieners, inwoners wijk, leden sportclub, …): ………………………………….. Verwacht aantal bezoekers: …………………………………………………………………………………………………… Beginuur: .............

Piekuur: ………

Vond het evenement al eens plaats?

Ja

Gewenst einduur: ………

Nee

Programma (opsomming van uur tot uur, ook opbouw en afbraak – dit kan eventueel bijgevoegd worden als bijlage):


2/11

DEEL 3. Locatie van het evenement

Naam van de locatie: ………………………………………………………………………………………………………………. Locatie / adres van het evenement: …...……………………………………………………………………………… Aard van de locatie (tent / zaal / op straat/ …): …………………………………………………………….. Vrije capaciteit voor het publiek in m²: ………………………………………………………………………………. Naam, telefoonnummer van de eigenaar: …………………………………………………………………………… Verkeersmaatregelen: Dient een deel van het openbaar domein ingenomen te worden (afzetten van straten of pleinen, parkeerverbod)? NEE

Wat

JA (vul onderstaande tabel in en voeg het situeringsplan bij)

Straten

Huisnummer van ….. tot ….

Datum en uur van …. tot ….

Parkeerverbod

Afzetten van straten en pleinen

Opmerking: Er dient een situeringplan aan dit meldingsformulier toegevoegd te worden als het openbaar domein wordt ingenomen. Indien de aanvraag betrekking heeft op een fiets-, wandeltocht of wielerwedstrijd dan moet het voorziene parcours met haltes en/of stopplaatsen op het situeringsplan aangeduid worden. Het situeringsplan wordt via de evenementencel bezorgd aan de politie. De Burgemeester beslist of straten al dan niet afgezet mogen worden, u wordt op de hoogte gebracht van de beslissing. Een aanvraag van de nodige materialen moet nog gebeuren door de organisator bij de gemeentelijke uitleendienst | Dienst Jeugd & Cultuur, Scheldelaan 6, 8580 Avelgem, tel. 056 65 30 90, fax. 056 65 30 99, [email protected].


3/11

DEEL 4. Muziek

Wordt er elektronisch versterkte muziek gespeeld? NEE

Aard:

JA

Live

DJ

Muziekgenre: ……………………………………………………………………………………………………………………………… Volgende persoon is contactpersoon op het terrein en is per GSM bereikbaar: Naam: ……………………………………………………..…………………………………………………………………………… GSM-nummer: ………………………………………………………………………………………………………………….… Geluidsnormen Indien er op jouw evenement gebruik gemaakt wordt van elektronisch versterkte muziek dienen de normen van het Koninklijk Besluit van 24-02-1977 houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen nageleefd te worden. Het maximum toegelaten geluidsniveau in de zaal is 90 dB(A). In de buurt mogen, afhankelijk van het achtergrondgeluidsniveau, bepaalde normen niet overschreden worden. Een afwijking op deze geluidsnorm kan bekomen worden door een aanvraag in te dienen bij het College van Burgemeester en Schepenen. Bij heel wat evenementen waar elektronische versterkte muziek niet de hoofdzaak is, zullen deze normen echter niet overschreden worden en is de aanvraag overbodig (vb. achtergrondmuziek). Een afwijking op de geluidsnorm betekent echter niet dat alles mag. Indien de overlast naar de buurt onaanvaardbaar hoog wordt, kan er steeds worden ingegrepen door de politie of toezichthoudende ambtenaren. Het Koninklijk Besluit is niet van toepassing in inrichtingen die beschikken over een milieuvergunning klasse 2 voor feestzalen. De milieuvergunning bepaalt, afhankelijk van de isolatiegraad van het gebouw, hoe luid er mag worden gegaan. De 90 dB(A) grens mag overschreden worden zolang de normen buiten de zaal niet overschreden worden. Nachtlawaai Wanneer mensen na 22u00 verstoord worden in hun nachtrust kan er sprake zijn van nachtlawaai (nachtgerucht). Artikel 561 van het strafwetboek omschrijft nachtgerucht als volgt: lawaai dat ‘s nachts gemaakt wordt en waardoor de rust van de omwonenden wordt verstoord. De wetgeving op nachtlawaai blijft geldig ook al is er een vergunning voor het afspelen van elektronisch versterkte muziek. Billijke Vergoeding en Sabam Sabam altijd aanvragen als er muziek gebruikt wordt tenzij: • Er geen toegangsgeld gevraagd wordt en er geen uitkoopsom betaald wordt aan een artiest, dj,… • Het gaat om achtergrondmuziek bij evenementen in open lucht waarbij er geen toegangsgeld gevraagd wordt. www.sabam.be Billijke vergoeding altijd aanvragen als er opgenomen muziek gebruikt wordt tenzij: • De activiteit doorgaat in een gemeentelijk ontmoetingscentrum of in het gemeenschapscentrum (en indien het gaat om een activiteit die volgens het reglement is toegestaan) www.bvergoed.be Meer informatie over Sabam en Billijke vergoeding bij de dienst Jeugd en Cultuur, Scheldelaan 6, 8580 Avelgem, [email protected]. Meldingsformulier evenement in Avelgem in gemeentelijke infrastructuur

4/11

DEEL 5. Drank en eten

De organisator van een occasionele drankgelegenheid moet meerderjarig zijn. Worden er sterke dranken geschonken? NEE

JA (toelating van College van Burgemeester en Schepenen nodig, dit verloopt via dit document)

Er wordt gewerkt met: Glazen

Plastic bekers

Herbruikbare plastic bekers

Is er eetgelegenheid voorzien? Neen Ja

Binnen

Buiten

Hoeveel eetkramen? ……………………………………………………………………………………………………………… Voedingsbron per eetkraam (gas-elektriciteit): ………………………………………………………………….. Welke blusmiddelen zijn voorzien (per kraam): …………………………………………………………………. Het bestelformulier voor drank in Spikkerelle steekt in bijlage en dient 2 weken op voorhand bij de administratie van Spikkerelle bezorgd te worden, dit via mail, telefonisch of aan de balie. DEEL 6. Veiligheid

Als organisator van een evenement moet je zorgen voor toezicht. Dit kan gebeuren door vrijwilligers of een erkende bewakingsfirma. Toezicht op het openbaar domein valt steeds onder de bevoegdheid van de politie. Is er bewaking voorzien? Zo ja, met

Ja

Vrijwilligers

Neen Erkende bewakingsfirma ?

Vrijwilligers: Aantal: ………………………………………………………………………………………………………………………………….. Erkende bewakingsfirma: Firma: ………………………………………………………….………………………………………………………………………. Aantal bewakers: ………………………………………………………………………………………………………………….. Zitplaatsen voor de bezoekers:

Neen

Ja Tribunes Tafels en stoelen Andere:


5/11

Medische steun (EHBO-post, Rode Kruis post) Neen

Ja Middelen:……………………………………………………………………………… Voorziene plaats:…………………………………………………………………. Hoe te contacteren:……………………………………………………………..

Omroepsysteem om info door te spelen naar het publiek? Neen

Ja

Opmaak veiligheidsdossier(2) voor grote evenementen(1) Neen

Ja

Opmerking: (1) Een groot evenement is een evenement dat een grote impact heeft of kan hebben op de openbare orde. Dit kan zijn een evenement waarbij: • een groot bezoekersaantal verwacht wordt • een deel van het openbaar domein ingenomen wordt • … Indien er twijfel is over het al of niet moeten opmaken van een veiligheidsdossier, neem contact op met het secretariaat van de evenementencel. (2) Een veiligheidsdossier omvat een plan en een omschrijvingen van alle maatregelen die genomen zullen worden om noodsituaties/incidenten te voorkomen en/of te beperken. Op het plan dient het volgende aangeduid te worden: de ingang, de uitgang, de nooduitgang(en), vluchtwegen bij noodsituatie, EHBO-post, aan- en afrijroutes hulpdiensten, aanwezige brandbestrijdingsmiddelen, aanwezige warmtebronnen, aanwezigheid lichtbrug/stelling, versiering en spandoeken, open vuur/verbrandingen en/of vuurkorven. DEEL 7. Toegankelijkheid en publiciteit

Parkeerterrein Neen

Ja Aantal plaatsen:…………………………………………………………………………………. Locatie:……………………………………………………………………………………………….

Aankondigingsborden Neen

Ja Locatie:……………………………………………………………………………………………….

Bewegwijzering Neen

Ja Type:………………………………….………………………………………………………………. Aantal:……………………………………….……………………………………………………….


6/11

Op welke manier wordt er publiciteit gemaakt: Affiches Flyers Website Huis-aan-huisbedeling De buurt wordt verwittigd van eventuele overlast In Avelgem is het verboden om publiciteitsborden en/of bewegwijzering op het openbaar domein te plaatsen. Er kan gebruik gemaakt worden van de gemeentelijke infoborden aan de hand van de voorziene panelen. Meer info hierover bij de dienst Openbare Werken en Patrimonium op het gemeentehuis. Publiciteitsborden en/of bewegwijzering mag wel geplaatst worden op privé domein, mits toestemming van de eigenaar.

DEEL 8. Verzekering

Als organisator van een activiteit ben je verantwoordelijk en kan je naderhand aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen. Als je vereniging een activiteit organiseert, is het wenselijk om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten. Verder dient er bij de inzet van vrijwilligers een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor deze vrijwilligers afgesloten te worden.

Documenten toe te voegen aan het formulier

Verzekeringen burgerlijke/contractuele/objectieve aansprakelijkheid Kopie overeenkomst bewakingsfirma en/of lijst met de identiteiten van de vrijwilligers Situeringsplan Veiligheidsdossier

Handtekening

Datum

/

/

Handtekening organisator

............................................................


7/11

Contactgegevens

Gemeente Avelgem Administratief centrum / Dienst Grondgebiedzaken / Secretariaat Evenementencel Kortrijkstraat 8, 8580 Avelgem, Tel. 056 65 30 30, Fax. 056 65 30 39, [email protected]

Dienst Jeugd & Cultuur / GC Spikkerelle / Uitleendienst en lokalenverhuur Scheldelaan 6, 8580 Avelgem, Tel. 056 65 30 90, Fax. 056 65 30 99, [email protected]

Politiezone Mira Schakelstraat 2, 8790 Waregem, Tel. 056 62 67 00, [email protected] Voor dringende politiehulp bel 101

Brandweer Avelgem Oudenaardsesteenweg 50, 8580 Avelgem, Tel. 100 of 112 (in noodgevallen) en 056 22 44 44 (bij niet-dringende interventie), [email protected]

Provinciale uitleendienst Kortrijk Emiel Clauslaan 3, 8500 Kortrijk, Tel. 056 22 56 22, Fax. 056 22 2889, [email protected]

Sabam Rue d’Arlon 75-77, 1040 Brussel, Tel. +32 2 286 82 11, Fax. 032 2 230 05 89, [email protected]

Billijke vergoeding Postbus 181, 9000 Gent, Tel. 070 66 00 16, www.bvergoed.be

Nuttige links: www.fuifpunt.be www.cultuurweb.be


8/11

In te vullen door de gemeentelijke administratie

Prijzen per categorie per dag (€) A B C •

Huur GC Spikkerelle theaterzaal (max. 306p): Podiumactiviteit (met publiek, met regiekamer, met 1 technicus van Spikkerelle) DATA:…………………………………………………………………………………………………… Podiumactiviteit (met regiekamer, met technicus van organisator, goedgekeurd door de directeur van Spikkerelle) DATA:……………………………………………………………………………………………………

100/400/800

50/200/400

Lezing/debat (basisopstelling klank en licht, zonder regiekamer) DATA:……………………………………………………………………………………………………

50/200/400

Film DATA:……………………………………………………………………………………………………

50/200/400

Blokkade podium/zaal DATA:……………………………………………………………………………………………………

25/50/100

repetitie, opbouw, afbouw DATA:…………………………….………………………………………………………………………

25/50/100

Wenst u gebruik te maken van de kleedkamers in de theaterzaal? Ja

•

Neen

Huur GC Spikkerelle foyer (max. 306p): DATA:……………………………………………………………………………………………………

•

37,5/150/300

Huur GC Spikkerelle polyvalente zaal (max. 780p staand – voor 200p tafels en stoelen): Open activiteit (met wegwerpbekers) DATA:……………………………………………………………………………………………………

100/400/800

Open activiteit (zonder wegwerpbekers) DATA:……………………………………………………………………………………………………

75/300/600

Gesloten activiteit, tentoonstelling DATA:……………………………………………………………………………………………………

50/200/400

Blokkade zaal, repetitie, opbouw, afbouw DATA:……………………………………………………………………………………………………

25/50/100


9/11

Prijzen per categorie per dag (€) A B C

•

Huur ontmoetingscentra: BUURTHUIS BOSSUIT (max.50p)

BARBARAZAAL(max. 200p)

OC OUTRIJVE (max. 184p)

TER BIEST (max. 50p)

OC KERKHOVE (max. 130p)

OC WAARMAARDE (max.50p)

Activiteit DATA: ……………………………………………………………………

10/

100/

200

Klaarzetten/ kuisen OC

5/

20/

40

DATA:…………………………………………

Reductie huren meerdere opeenvolgende dagen: -Dag met hoogste tarief: 100% -volgende dagen aan 50% (geldt niet voor klaarzetten en opruimen, repetities, blokkade, opbouw en afbouw)

Reductie voor een reeks activiteiten:

(geldt niet voor klaarzetten en opruimen, repetities, blokkade, opbouw en afbouw) CAT. A: 50%

€

HUURPRIJS

,

HUURPRIJS

€

,

WAARBORG (€ 150 OF VASTE WAARBORG OF € 500)

€

,

TOTAAL TE BETALEN

€

,

op rekeningnummer 091-0002077-69 met vermelding “huur OC + naam aanvrager” uiterlijk 1 week voor gebruik OC/GC


10/11

In te vullen door de verantwoordelijke van het gemeentebestuur

Naam evenement Georganiseerd door

........................................................................................ ........................................................................................

/

Datum Locatie evenement

/

van

u

tot

u

........................................................................................

Het gemeentebestuur geeft:

goedkeuring uitzondering sluitingsuur tot

u

goedkeuring tot schenken van sterke dranken

goedkeuring gebruik gevraagde gemeentelijke infrastructuur

Datum

/

/

Handtekening verantwoordelijke gemeentebestuur

............................................................


11/11

MELDINGSFORMULIER EN AANVRAAGFORMULIER EVENEMENT IN AVELGEM IN GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR

Recommend Documents