Meldingsformulier kleinschalig evenement Met dit formulier meldt u een straatbarbecue, een buurtfeest, een open dag, kinderspeelactiviteiten, fiets- of wandeltochten of herdenkingen. Een vergunning voor dit soort activiteiten is niet nodig. Als uw evenement voldoet aan de eisen, is een melding voldoende. Hoe werkt dit formulier? 1. Ten eerste kunt u dit formulier gebruiken om te kijken of u een vergunning nodig heeft voor uw activiteit, of dat een melding voldoende is. Als u op alle vragen van dit formulier met “nee” kunt antwoorden, kunt u volstaan met een melding. Als u ergens “ja” heeft ingevuld, moet u wel een vergunning aanvragen. Dat kan via www.zutphen.nl/evenementenvergunning 2. Als u op alle vragen met “nee” heeft kunnen beantwoorden, kunt u dit formulier terugsturen of inleveren op het gemeentehuis. Let u er wel op dat u uw gegevens hebt ingevuld en het formulier heeft ondertekend. U heeft dan toestemming om het evenement te houden. U moet zich wel houden aan de algemene regels voor kleinschalige evenementen, die als bijlage bij dit formulier zijn gevoegd. 3. Als u gebruik wilt maken van borden en/of hekken van Stadsbeheer, kunt u die met dit formulier bestellen. Bijzondere gevallen In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat uw melding toch niet wordt geaccepteerd. Dit kan gebeuren als de locatie die u heeft opgegeven niet kan worden gebruikt, omdat er bijvoorbeeld werkzaamheden zijn of al een ander evenement wordt georganiseerd. U krijgt hier dan binnen drie werkdagen bericht over. Ook wordt uw melding niet geaccepteerd, als u een van de vragen met “ja” heeft beantwoord. De activiteit is dan niet vergunningvrij en u moet dan vergunning aanvragen. Indieningstermijn U moet dit formulier uiterlijk TWEE WEKEN voordat u het evenement wilt organiseren indienen bij de burgemeester van Zutphen. Zo kan de gemeente u nog tijdig informeren, mocht het evenement niet door kunnen gaan. Aan de burgemeester van de gemeente Zutphen Persoonlijke gegevens 1. Naam organisator:
....................................................................................
2. Straatnaam en huisnummer:
....................................................................................
3. Postcode en plaatsnaam:
....................................................................................
4. Telefoon- en/of faxnummer:
....................................................................................
5. Mobiel telefoonnummer:
………………………………………………………
6. E-mailadres:
………………………………………………………
1
Kenmerken evenement 1. Datum en tijdstip:
....................................................................................
2. Locatie:
....................................................................................
3. Soort evenement: o o o o o o
Besloten straat- of buurtfeest/barbecue – Beantwoord de vragen in de onderdelen A en F Straatspeeldag – Beantwoord de vragen in de onderdelen A en F Kinderspeelactiviteiten – Beantwoord de vragen in de onderdelen B en F Open dag bedrijf/instelling – Beantwoord de vragen in de onderdelen C en F Fiets-/Wandel-/Skeelertocht/Autotoertocht – Beantwoord de vragen in de onderdelen D en F Openingshandeling/Herdenking – Beantwoord de vragen in de onderdelen E en F
Onderdeel A Straat- of buurtfeest/barbecue Onder een besloten straat- of buurtfeest/barbecue wordt verstaan: een feest of barbecue op of aan de openbare weg voor en door de bewoners van de straat of het plein waar het feest georganiseerd wordt. Hieronder wordt mede verstaan: het houden van een straatspeeldag. 1. 2. 3. 4.
Is het aantal bezoekers meer dan 100? Duurt het evenement langer dan 1 dag? Wordt er tegen betaling alcohol geschonken? Wordt er een tent geplaatst, waarin meer dan 50 personen gelijktijdig aanwezig zullen zijn? 5. Gaat u luide muziek ten gehore brengen? (bijv. muziekinstallatie met DJ, live-muziek met elektronisch versterkt geluid of drums). Wanneer u alleen een muziekinstallatie gebruikt voor achtergrondmuziek kunt u deze vraag beantwoorden met “nee” 6. Afsluiting van de weg (deze vraag alleen beantwoorden indien u een (gedeelte van) de weg wilt afsluiten: a. Betreft het een 50-kilometerweg of 1 van de volgende wegen: Gerard Doustraat, Warnsveldseweg, Emmerikseweg? b. Rijdt op de afgesloten weg een lijndienst van het openbaar vervoer?
Ja Ja Ja
Nee Nee Nee
Ja
Nee
Ja
Nee
Ja
Nee
Ja
Nee
Heeft u alle vragen met “nee” beantwoord, ga dan door met onderdeel F Heeft u één of meerdere vragen met “ja” beantwoord, dan is uw activiteit niet vergunningvrij. U moet een evenementenvergunning aanvragen via het aanvraagformulier Evenement. Onderdeel B Kinderactiviteiten, gericht op jeugd van basisschool of jonger 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Is het aantal deelnemers meer dan 100? Duurt het evenement langer dan 1 dag? Wordt de activiteit op de weg gehouden? Wilt u (een gedeelte van) de weg afsluiten? Worden er kermisattracties geplaatst? Gaat u luide muziek ten gehore brengen? (bijv. muziekinstallatie met DJ, live-muziek met elektronisch versterkt geluid of drums). Wanneer u alleen een muziekinstallatie gebruikt voor achtergrondmuziek kunt u deze vraag beantwoorden met “nee”
Ja Ja Ja Ja Ja
Nee Nee Nee Nee Nee
Ja
Nee
Heeft u alle vragen met “nee” beantwoord, ga dan door met onderdeel F Heeft u één of meerdere vragen met “ja” beantwoord, dan is uw activiteit niet vergunningvrij. U moet een evenementenvergunning aanvragen via het aanvraagformulier Evenement.
2
Onderdeel C Open dag bedrijf of instelling 1. Maakt u voor uw activiteiten (gedeeltelijk) gebruik van de openbare weg? 2. Moeten bezoekers voor het parkeren gebruik maken van de openbare weg of openbare parkeergelegenheden? 3. Gaat u versterkte muziek ten gehore brengen? 4. Verricht u handelingen, waardoor u tijdens het evenement niet kunt voldoen aan één of meer van de voor uw pand geldende brandveiligheidsvoorschriften?
Ja
Nee
Ja Ja
Nee Nee
Ja
Nee
Heeft u alle vragen met “nee” beantwoord, ga dan door met onderdeel F Heeft u één of meerdere vragen met “ja” beantwoord, dan is uw activiteit niet vergunningvrij. U moet een evenementenvergunning aanvragen via het aanvraagformulier Evenement. Onderdeel D Tochten voor wandelaars, fietsers, skaters of skeeleraars, (auto)puzzel/toertochten 1. Houdt u een wedstrijd? 2. Moet er (een gedeelte van) een weg worden afgesloten voor het houden van de tocht? 3. Vormt de tocht een belemmering voor het verkeer? 4. Gaat u verkeersregelaars inzetten?
Ja
Nee
Ja Ja Ja
Nee Nee Nee
Heeft u alle vragen met “nee” beantwoord, ga dan door met onderdeel F Heeft u één of meerdere vragen met “ja” beantwoord, dan is uw activiteit niet vergunningvrij. U moet een evenementenvergunning aanvragen via het aanvraagformulier Evenement. Onderdeel E Openinghandeling/Herdenking 1. Duurt de openingshandeling/herdenking langer dan een uur? 2. Wilt u (een gedeelte van) de weg afsluiten? 3. Wordt er een tent geplaatst waarin gelijktijdig meer dan 50 personen aanwezig zullen zijn? 4. Is het aantal verwachte deelnemers meer dan 100?
Ja Ja
Nee Nee
Ja Ja
Nee Nee
Heeft u alle vragen met “nee” beantwoord, ga dan door met onderdeel F Heeft u één of meerdere vragen met “ja” beantwoord, dan is uw activiteit niet vergunningvrij. U moet een evenementenvergunning aanvragen via het aanvraagformulier Evenement. Onderdeel F. Overige vragen 1. Verstrekt u tijdens het evenement zwakalcoholische drank tegen betaling? Ja Nee Indien ja -> U dient een ontheffing artikel 35 van de Drank- en Horecawet aan te vragen. Het aanvraagformulier kunt u verkrijgen via www.zutphen.nl of aanvragen bij de afdeling Bestuurszaken, Veiligheid & Recht 2. Plaatst u een tent waarin gelijktijdig meer dan 50 personen aanwezig zullen zijn? Ja Nee Indien ja -> U dient een gebruiksvergunning aan te vragen voor een tijdelijk bouwwerk. Het aanvraagformulier kunt u verkrijgen via de afdeling Bestuurszaken, Veiligheid & Recht 3. a. Wilt u gebruik maken van dranghekken en/of borden van de afdeling Stadsbeheer?1 Ja Nee b. Hoeveel hekken en borden wilt u gebruiken? 1
Voor borden en dranghekken wordt € 1,50 in rekening gebracht. Deze kunnen op de dag voor het evenement worden opgehaald tussen 8.00 en 15.30 uur op de gemeentewerf, Verlengde Ooijerhoekseweg 15.
3
…… dranghekken met bord C1 (afsluiting weg) …… dranghekken zonder bord c. Komt u de hekken/borden zelf ophalen en weer terugbrengen?
Ja
Nee
Let op: Wilt u dat Stadsbeheer de hekken bezorgt en ophaalt, dan worden u daarvoor de kosten in rekening gebracht. Over de levering dient u minimaal één week van tevoren een afspraak te maken met de opzichter: tel. 0575-587782.
…………………………… (datum)
………………………. (handtekening)
4
ALGEMENE REGELS VOOR HET HOUDEN VAN EEN KLEINSCHALIG EVENEMENT Categorie A: Besloten straat- of buurtfeest/barbecue
Voor een evenement in Categorie A gelden de volgende algemene regels: a. bij afsluiting van de straat wordt gebruik gemaakt van officiële verkeersborden en hekken, die via de gemeente verkregen kunnen worden; het afzetten van de straat door middel van een lint is niet toegestaan; b. de opstelling van objecten (barbecue, tent, kraam, speelattribuut o.i.d.) is zodanig dat ten behoeve van de hulpverlenende diensten een vrije doorrijdbreedte gehandhaafd blijft van ten minste 4 meter; boven de rijstrook moet een vrije hoogte van ten minste 4 meter 20 worden gehandhaafd; c. brandkranen en andere waterwinplaatsen worden vrijgehouden en blijven bereikbaar voor brandweervoertuigen; d. nooduitgangen worden niet geblokkeerd en worden over de volle breedte vrijgehouden van obstakels; e. het feest dient op vrijdag of zaterdag uiterlijk om 24.00 uur te zijn beëindigd, op andere dagen uiterlijk om 23.00 uur; f. de geluidbelasting voor de omgeving bedraagt maximaal 65 dB(A), gemeten op de gevels van woningen dan wel op 50 meter afstand van het evenement; g. het terrein wordt na afloop schoon achtergelaten; h. er mag geen schade worden toegebracht aan gemeentelijke eigendommen; i. omwonenden worden minimaal één week voor het evenement door de organisatie geïnformeerd; Categorie B: Kinderspelactiviteiten
Voor een evenement in Categorie B gelden de volgende algemene regels: a. de activiteit vindt plaats zonder verkeershinder te veroorzaken; b. er wordt geen tent geplaatst, waarin meer dan 50 personen tegelijkertijd aanwezig zullen zijn; c. brandkranen en andere waterwinplaatsen worden vrijgehouden en blijven bereikbaar voor brandweervoertuigen; d. nooduitgangen worden niet geblokkeerd en worden over de volle breedte vrijgehouden van obstakels; e. de geluidbelasting voor de omgeving bedraagt maximaal 65 dB(A), gemeten op de gevels van woningen dan wel op 50 meter afstand van het evenement; f. het terrein wordt na afloop schoon achtergelaten; g. er mag geen schade worden toegebracht aan gemeentelijke eigendommen; h. omwonenden worden één week voor het evenement door de organisatie geïnformeerd; Categorie C: Open dagen van bedrijven of instellingen Hiervoor zijn geen nadere regels opgesteld. Categorie D: Tochen voor wandelaars, fietsers, skaters en/of auto(puzzel)tochten
Voor een evenement in categorie D gelden de volgende algemene regels: a. de tocht wordt gehouden overeenkomstig de richtlijnen van de betreffende sportbond; b. de deelnemers van het evenement dienen er op gewezen te worden dat men zich aan de geldende verkeersregels moet houden;
5
c. de geluidbelasting voor de omgeving bedraagt maximaal 65 dB(A), gemeten op de gevels van woningen dan wel op 50 meter afstand van de activiteit d. het terrein moet schoon worden achtergelaten; e. er mag geen schade worden toegebracht aan gemeentelijke eigendommen; f. op gevaarlijke kruisingen dient toezicht te worden gehouden; er mag niet verkeersregelend worden opgetreden. g. omwonenden worden één week voor het evenement door de organisator geïnformeerd. Categorie E: Openingshandeling/Herdenking Voor een evenement in categorie E gelden de volgende algemene regels:
a. de opstelling van objecten is zodanig dat ten behoeve van de hulpverlenende diensten een vrije doorrijdbreedte gehandhaafd blijft van ten minste 4 meter; boven de rijstrook wordt een vrije hoogte van ten minste 4 meter 20 gehandhaafd; b. brandkranen en andere waterwinplaatsen worden vrijgehouden en blijven bereikbaar voor brandweervoertuigen; c. nooduitgangen worden niet geblokkeerd en worden over de volle breedte vrijgehouden van obstakels; d. de geluidbelasting voor de omgeving bedraagt maximaal 65 dB(A), gemeten op de gevels van woningen dan wel op 50 meter afstand van de geluidbron; e. het terrein wordt na afloop schoon achtergelaten; f. er mag geen schade worden toegebracht aan gemeentelijke eigendommen;
6
