Meldingsformulier klein evenement (art. 2:25 APV)
Voordat u een evenement organiseert, moet u altijd nagaan of de door u gewenste locatie vrij is: zo is er elke maandag markt op het Raadhuisplein. Op de gemeentelijke evenementenkalender (www.heerhugowaard.nl) kunt u nagaan of er andere activiteiten zijn vergund. Niet alles staat op de evenementenkalender. Vraag daarom aan de grondeigenaar of hij niet al toestemming heeft verleend voor een vergunning vrij evenement.
Vergunning vrij evenement Voor kleine evenementen is niet altijd een vergunning nodig. Geen vergunning is vereist voor een evenement, indien: het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 250 personen; het gaat om een ééndagsevenement; het evenement plaatsvindt tussen 07:00 - 23:00 uur, vrijdag en zaterdag tussen 07:00 - 24:00 uur en zondag tussen 13:00 - 23:00 uur; geen muziek ten gehore wordt gebracht voor aanvangstijd van het evenement en na 23:00 uur; geen alcoholhoudende drank wordt verkocht; er geen weg(gedeelten) langer dan 80 meter worden afgezet; er geen (gedeelte van een) gebiedsontsluitingsweg wordt afgezet, zoals aangegeven op de plattegrond behorende bij de algemene voorschriften kleine evenementen; slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 50 m2 per object, met een maximum van 4 objecten per evenement; er een organisator is.
Meldingplicht evenement Evenementen waarvan het aantal aanwezigen minder bedraagt dan 250 personen en waarbij sprake is van verkoop van alcoholhoudende drank, dienen uiterlijk 17 werkdagen voorafgaand aan het evenement, door de organsator te worden gemeld aan de burgemeester. Ook voor evenementen met meer dan 250 bezoekers/deelnemers hoeft niet altijd een vergunning te worden aangevraagd. Soms kan worden volstaan met het invullen van een meldingsformulier. Een melding is vereist voor een evenement, indien: het aantal aanwezigen meer bedraagt dan 250 en minder dan 500 personen; het gaat om een ééndaags evenement; het evenement plaatsvindt tussen ma-do 07:00 – 23:00, vrijdag en zaterdag tussen 07:00 – 24:00 en zondag tussen 13:00 – 23:00; geen muziek ten gehore wordt gebracht voor aanvangstijd van het evenement en na 23:00 uur; er geen weg(gedeelten) langer dan 80 meter worden afgezet; er geen (gedeelte van een) gebiedsontsluitingsweg wordt afgezet, zoals aangegeven op de plattegrond behorende bij de algemene voorschriften kleine evenementen; Slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 50 m2 per object, met een maximum van 4 objecten per evenement; er een organisator is; de organisator van een evenement, uiterlijk 17 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester. Dit formulier moet zijn ingeleverd uiterlijk 17 werkdagen voor de aanvang van de voorgenomen activiteiten. Dit meldingsformulier is digitaal beschikbaar via de website van de Gemeente Heerhugowaard: www.heerhugowaard.nl / Inwoners / Inwonersloket / Digitaal loket. Voldoet u niet aan één van de bovenstaande eisen, dan moet u een evenementenvergunning aanvragen. In bepaalde omstandigheden kan de burge-1-
meester beslissen dat u alsnog een vergunning moet aanvragen of uw evenement verbieden. Wat voor een evenement u ook organiseert, u moet altijd voldoen aan de APV, algemene voorschriften vergunningsvrije en meldingplichtige evenementen. Deze vindt u op de website: www.heerhugowaard.nl/regels / Openbare orde en veiligheid.
-2-
Meldingsformulier voor een evenement De complete aanvraag moet uiterlijk 17 werkdagen voorafgaand aan het evenement bij de gemeente zijn ontvangen.
1. Melder / organisator / contactpersoon Naam vereniging, stichting of onderneming: Naam contactpersoon: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoon-/Faxnummer: E-mailadres: Contactpersoon tijdens evenement: Mobiel telefoonnummer contactpersoon:
2. Ondertekening Melder verklaart hierbij dat dit formulier naar waarheid is ingevuld.
Datum:
Handtekening:
Vragen? Heeft u nog vragen? Neem dan contact op met de frontoffice onder telefoonnummer 14 072.
Waar stuurt u het formulier naar toe?
Deze aanvraag kunt u zenden naar: Gemeente Heerhugowaard Afdeling Handhaving Postbus 390 1700 AJ Heerhugowaard
of u kunt deze aanvraag mailen naar:
[email protected]
-3-
3. Korte omschrijving van uw evenement Naam evenement: Omschrijving activiteit: Datum evenement:
van
uur tot
uur
Locatie: Te verwachten aantal deelnemers/bezoekers:
4. Locatie evenement (*doorhalen wat niet van toepassing is) Het evenement vindt plaats: binnen / buiten* Adres: Heeft u toestemming van de eigenaar van de grond?
Ja
Nee Het terrein is in eigendom/beheer gemeente
Heeft u toestemming van de hoofdgebruiker van de grond?
Ja
Nee n.v.t.
Naam eigenaar/hoofdgebruiker: Adres: Postcode en woonplaats: Bewijzen van toestemming meesturen! - Wordt het evenement gehouden op een besloten buitenterrein en verwacht u meer dan 250 personen? - Worden er tenten geplaatst - Worden er in de tent meer dan 50 personen toegelaten - Worden er objecten geplaatst - groter dan 50 m2 per object - meer dan 4 objecten - Gaat het om een eendags evenement - Wordt er een weggedeelte langer dan 80 meter afgezet - Wordt er een weggedeelte van een gebiedsontsluitingsweg, zoals aangegeven op de plattegrond behorende bij de algemene voorschirften kleine evenementen afgezet
Ja * Ja Ja * Ja Ja Ja Ja Ja
Ja
Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee Nee
Nee
* indien ja -> dan een gebruiksvergunning inrichting nodig.
5. Datum op- en afbouw Datum opbouw:
vanaf
uur
Datum afbouw:
vanaf
uur
-4-
6. Geluid Wordt er muziek ten gehore gebracht? Zo ja, Wordt er muziek ten gehore gebracht - voor aanvangstijd - na 23.00 uur
Ja versterkt
Nee onversterkt
Ja Ja
Nee Nee
7. Eten en drinken Zijn er verkoopactiviteiten? (b.v. een snack- of ijswagen)
Ja
Nee
Zo ja, wordt gebruik gemaakt van een mobiele bakinstallatie?
Ja
Nee
8. Alcohol Wordt tijdens het evenement alcoholhoudende drank verkocht? Ja Het is verboden zonder vergunning alcoholhoudende drank te verstrekken. een ontheffing volgens artikel 35 van de Drank- en Horecawet maakt het mogelijk om zwak alcoholische dranken te verstrekken bij tijdelijke gelegenheden. Degene die hiervoor de bonodigde papieren heeft moet de ontheffing aanvragen. Aanvragen met formulier: “Drank- en Horecawet Model C” U vindt deze op onze website, www.heerhugowaard.nl / Inwoners / Inwonersloket / Digitaal loket.
Nee
9. Aanvullende gegevens (U vult dit in als er opmerkingen of suggesties van toepassing zijn)
[i]OMG-008a
mrt.’15
-5-
Toelichting op het meldingsformulier Alcoholhoudende drank? Het is verboden zonder vergunning alcoholhoudende drank te verstrekken. Een ontheffing volgens artikel 35 van de Drank- en Horecawet maakt het mogelijk om zwak alcoholische dranken te verstrekken bij tijdelijke gelegenheden. Degene die hiervoor de benodigde papieren heeft moet de ontheffing aanvragen. Aanvragen met formulier: "Drank- en Horecawet Model C" U vindt deze op onze website, www.heerhugowaard.nl / Inwoners / Inwonersloket / Digitaal loket.
Geluid en muziek? Bij het organiseren van een evenement kan er sprake zijn van overlast of hinder voor de omgeving. Bijvoorbeeld als u muziek draait of als er sprake is van lawaai of geschreeuw. U moet er als organisator alles aan doen om die overlast zoveel mogelijk te voorkomen. Ook in de vergunning nemen wij daarvoor voorschriften op. Bij het wel of niet verlenen van de gevraagde vergunning zullen de volgende zaken worden overwogen: Is de vergunning bedoeld voor een grote groep mensen of slechts voor een select gezelschap? Een vergunning voor een activiteit waar de gehele gemeenschap aan kan deelnemen zal eerder worden afgegeven dan een vergunning voor een activiteit waar slechts een aantal mensen aan deelnemen terwijl een grote groep daar hinder van ondervindt. Bovendien zal er bij omwonenden een groter draagvlak aanwezig zijn voor een activiteit die omgevingseigen is, zoals Tour de Waard, dan voor ongebruikelijke activiteiten. Hoe lang duurt het evenement en in welke perioden van de dag vindt dit plaats? Een activiteit in de dag- en/of avondperiode zal minder overlast veroorzaken dan in de nachtperiode. Nachtrustverstoring (tussen 24.00 en 07.00 uur) moet zoveel mogelijk worden voorkomen en is een zwaarwegende factor bij het wel of niet toestemming verlenen. Bovendien kan de duur van de activiteit in de vergunning worden beperkt bijvoorbeeld dat de activiteit om 23.00 uur moet zijn beëindigd. Hoe hoog zijn de geluidsniveaus ter plaatse van woningen? Er zal altijd een inschatting worden gemaakt van de te verwachten geluidsniveaus bij woningen in de omgeving. Er kan voor (grootschalige) activiteiten een opgave worden verlangd van het opgestelde bronvermogen en andere technische gegevens om deze inschatting te kunnen onderbouwen. Ernstige geluidshinder moet altijd worden voorkomen; het geluidsniveau in de woning (bij gesloten ramen en deuren) moet nog acceptabel zijn. Als vuistregel wordt een maximaal geluidsniveau in de woning gehanteerd van 50 dB(A). Zijn er klachten over voorgaande activiteiten binnengekomen? Wanneer er in het verleden klachten zijn binnengekomen dan kan dit een reden zijn om de vergunning niet te verlenen of de voorschriften aan te scherpen.
Plaatsen van een tent of het afsluiten van een terrein voor meer dan 250 personen? Als u bijvoorbeeld een tent of overkapping plaatst of een terrein afsluit waar meer dan 250 personen tegelijk aanwezig zijn dan heeft u ook een gebruiksvergunning brandveilig gebruik nodig. Deze vergunning is gebaseerd op hoofdstuk 2 van de Brandveiligheidverordening Heerhugowaard.
Gebruiksvergunning inrichting: Een gebruiksvergunning voor een inrichting is nodig indien het gaat om een ruimtelijk begrensde plaats (anders dan een bouwwerk) waar: meer dan 250 personen tegelijk aanwezig zullen zijn; bedrijfsmatig gevaarlijke stoffen zullen worden opgeslagen; aan meer dan tien personen bedrijfsmatig of in het kader van verzorging nachtverblijf zal worden verschaft; aan meer dan tien kinderen jonger dan twaalf jaar, of aan meer dan tien lichamelijk en/of geestelijk gehandicapten dagverblijf zal worden verschaft.
-6-
Een inrichting is een voor mensen toegankelijke ruimtelijk begrensde plaats. Hieronder vallen bijvoorbeeld hotelboten, opslagschepen en drijvende restaurants. Maar ook een (evenementen) terrein, kampeerterrein, feesttent of tijdelijke overkapping. U heeft een vergunning nodig als er meer dan 250 personen gelijktijdig aanwezig zijn. Aanvragen met formulier: "Gebruiksvergunning Inrichting" U vindt deze op onze website, www.heerhugowaard.nl / Inwoners / Inwonersloket / Digitaal loket.
Verkeers- en parkeerproblematiek? Als u een evenement organiseert moet u ervoor zorgen dat de vrijheid en de veiligheid op de weg niet in gevaar komt. Ook moet u de bereikbaarheid van het openbaar vervoer en de hulpdiensten zoals de politie, brandweer en ambulance waarborgen. Bij een evenement waar veel publiek valt te verwachten krijgt u de verplichting om parkeeroverlast te voorkomen. Dat betekent dat u zelf moet zorgen voor voldoende gecertificeerde verkeersregelaars. Zij moeten het parkeren van voertuigen van deelnemers en bezoekers regelen. Geadviseerd wordt deze gecertificeerde verkeersregelaars te verzekeren. Door hun kleding zijn zij herkenbaar voor het publiek. De minimale leeftijd van een verkeersregelaar is 16 jaar.
Dranghekken/afvalbakken? Het is niet mogelijk om via de gemeente de benodigde afvalbakken te verkrijgen. Ook moet u zelf dranghekken, afzethekken en verkeersborden regelen. De afzethekken en verkeersborden die u gebruikt moeten voldoen aan de richtlijnen van de CROW-publicatie-96b. In Heerhugowaard zijn meerdere verhuurbedrijven gevestigd die hierin gespecialiseerd zijn.
Open vuur/barbecue? Voor open vuur of barbecue is normaal een aparte ontheffing vereist. Als u in het aanvraagformulier voor het evenement de gevraagde gegevens vermeldt, dan besluiten wij ook of u deze ontheffing krijgt. U hoeft geen aparte ontheffing aan te vragen. Waterwinplaatsen en (ondergrondse) brandkranen moeten vrij gehouden worden.
Rommel en vuil opruimen? De organisatie van het evenement zorgt ervoor dat de locatie en de onmiddellijke omgeving daarvan opgeruimd is na het evenement.
Tijdelijke publicatieborden? Het plaatsen van tijdelijke reclameborden langs de kant van de weg is alleen toegestaan bij incidentele, plaatselijke evenementen. Per evenement mogen maximaal 20 borden worden geplaatst voor maximaal 10 dagen. Er zijn vaste locaties beschikbaar op de grote in- en uitvalswegen en er is de mogelijkheid van het plaatsen van driehoeksborden rond lantaarnpalen. Voor deze laatste borden geldt een maximale afmeting van 128 cm bij 85 cm. Meer informatie vindt u op de website, www.heerhugowaard.nl/regels / Openbare orde en veiligheid.
Geluidswagen? Voor het gebruik maken van een geluidswagen is een aparte ontheffing vereist. Als u in het aanvraagformulier voor het evenement de gevraagde gegevens vermeldt dan besluiten wij ook of u deze ontheffing krijgt. U hoeft deze niet apart aan te vragen. U moet er rekening mee houden dat in ieder geval het geluid van de geluidswagen niet verder hoorbaar mag zijn dan 200 meter.
[i]OMG-008a
mrt.’15
-7-
