Meer dan Facebook op je werk. Een intern sociaal platform: Wat levert dat op?

Meer dan ‘Facebook op je werk’ Een intern sociaal platform: Wat levert dat op?

We are moving from a world of knowledge stocks to a world of knowledge flows.”

- John Hagel, Management Consultant

3 Een intern sociaal platform, wat levert dat op?

Waarom interne social media? We hoeven je niet te vertellen dat de wereld in rap tempo verandert. We zijn 24/7 online, altijd op de hoogte en leven in een wereld vol data en informatie. Daarnaast ontstaat er een kloof tussen hoe mensen privé werken en hoe ze binnen organisaties werken. Privé maken we gebruik van social media, van slimme tools en staat veel informatie in de cloud. Binnen organisaties wordt er nog vooral ge-e-maild, zijn er nog stapels papieren en onvindbare documenten op verschillende plaatsen. Veel organisaties zien dan ook steeds meer de voordelen van een nieuwe manier van communiceren. Samenwerken, kennisdelen en communiceren kan vaak veel eenvoudiger en efficiënter. Interne social media zijn een perfecte manier om de voordelen van tools zoals je die privé ervaart, binnen organisaties in te zetten.

Over dit whitepaper Veel organisaties willen ‘iets’ doen met interne social media. Maar waarom zou je daar precies mee beginnen? Kost dat niet alleen maar tijd en moeite? En wat levert het eigenlijk op? Interne sociale media is duidelijk hot. Maar hoe zet je dat

Wat is interne

in zonder je handen te branden?

social media? De meeste organisaties zetten social

Dit whitepaper biedt een inleiding in interne social

media in voor externe communicatie. Maar social

media als manier om te communiceren binnen

media zijn intussen een ook krachtig middel om

organisaties. Het laat niet alleen zien dat met

samenwerking tussen personeelsleden en de algehele

een intern sociaal platform je organisatie een

interne communicatie te ondersteunen. In deze vorm heet

stuk efficiënter wordt, ook andere voordelen en

social media ook wel Enterprise Social Media (ESM). In

inzichten komen aan bod. Interne social media

Nederland wordt de term ‘intern sociaal platform’

kunnen namelijk mooie kansen opleveren voor

vaak gebruikt.

je organisatie.


1 De kracht van een intern sociaal platform Wereldwijd maken steeds meer organisaties gebruik van een intern sociaal platform als communicatiemiddel. En dat is niet zonder reden. Interne social media kan bijdragen aan verschillende organisatieonderdelen. Door tijdsbesparing, het versnellen van kennisdeling, verbeterde samenwerking, innovatie en grotere verbondenheid tussen medewerkers.

Facts & figures In de Verenigde Staten zijn al veel bedrijven gestart met interne sociale tools. Dit besef begint ook in Europa steeds meer door te dringen. In 2012 maakten ongeveer 23% van de professionals in Zweden, het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Duitsland, Frankrijk, Italië en Spanje dagelijks gebruik van een vorm van interne sociale media. De helft van deze professionals

“Grote organisaties die van de gebruikers geeft daarbij aan te geloven dat het gebruik gebruik maken van hiervan een positieve impact heeft op de groei van organisaties1. interne sociale tools zullen dit even essentieel gaan Gartner voorspelt dat in 2016 de helft van de grote organisaties vinden als e-mail en gebruik maakt van een intern sociaal netwerk. 30% daarvan telefoon.” zal zo’n netwerk zelfs even essentieel gaan vinden als e-mail en gebruikte deze tools zeker één keer per week. De meerderheid

telefoon in deze tijd2.

2 Tijdsbesparing Het eerste duidelijke voordeel van een intern sociaal platform is simpel, maar effectief: er kan enorm veel tijd bespaard worden door slimmer te werken.

Verloren tijd op de werkvloer Wekelijks worden er gemiddeld 304 zakelijke e-mails ontvangen. In één uur wordt er gemiddeld 36 keer gekeken of er nieuwe e-mails zijn ontvangen. Het duurt gemiddeld 16 minuten om de taak weer geconcentreerd te hervatten na het behandelen van inkomende e-mails.


Meer tijd, minder e-mail De verloren waarde van het vele e-mailverkeer wordt gauw duidelijk aan de hand van de volgende cijfers: de productiviteitskosten zijn zo’n 940 euro voor ontvangen spam, 1450 euro voor overbodige e-mails en tussen de 1580 en 3080 euro voor slecht geschreven communicatie3.

Zero e-mail Reden om eens goed na te denken. Dat deed Atos Origin, een telecommultinational met zo’n tachtigduizend medewerkers, al in 2011. De CEO zag dat het aantal e-mails de spuitgaten uit begon te lopen en dat inboxen begonnen te overstromen. Managers in het bedrijf waren gemiddeld 5 tot 20 uur per week bezig met het schrijven of lezen van e-mails. Atos startte toen met

“Managers bij Atos waren halen en zo een ‘zero e-mail’-bedrijf te worden4. gemiddeld 5 tot 20 uur per week bezig met het De CEO van Atos gelooft dat e-mail zijn plaats zal moeten opgeven schrijven of lezen van als beste en meest gebruikte communicatiemiddel. In plaats daarvan e-mails.” een driejarenplan om het gehele e-mailverkeer uit de organisatie te

kunnen berichten op een intern sociaal netwerk of platform worden

geplaatst. Zo kunnen anderen direct reageren en is er in één oogopslag duidelijk wie waarop gereageerd heeft en wie het bericht gelezen heeft.

De eerste stap naar minder e-mail Een organisatie zonder e-mail is een grote stap. Uiteraard betekent het ook niet dat alle bedrijven ineens het gehele e-mail overboord hoeven te gooien. Wel is het goed om even stil te staan bij de gedachte dat e-mail eigenlijk niet bedoeld is voor a-synchrone communicatie – ofwel communicatie naar meerdere personen6. E-mail is bedoeld voor één-op-één communicatie of communicatie tussen één en een paar mensen, en dat alles binnen een gesloten omgeving. Tegenwoordig zijn we zo gewend aan e-mail, dat er hele discussies in de mailbox worden gevoerd. Terwijl e-mail daar eigenlijk helemaal niet zo geschikt voor is. Een sociaal platform is júist bedoeld voor de a-synchrone communicatie. Daarom kan de communicatie naar meerdere personen het beste verlopen via het sociale platform en bijvoorbeeld alleen directe berichten via e-mail. Dit levert een grote tijdwinst op en – niet minder belangrijk – een enorme vermindering van de vermoeiende, overvolle inboxen.


Sneller vinden van mensen, documenten en discussies De gemiddelde werknemer besteedt zo’n 4,5 uur aan het zoeken naar informatie en het opnieuw creëren van informatie die niet gevonden kan worden. Documenten staan vaak verspreid over verschillende plekken op de computer en zijn lastig terug te vinden5. Binnen een sociaal platform is het mogelijk om al je informatie te voorzien van zoekwoorden en daarnaast hebben de meeste platformen een interne zoekfunctie die zeer snel de aanwezige documenten en discussies scant. Hierdoor wordt het vinden van documenten en interessante discussies aanzienlijk versneld door verhoogde zichtbaarheid en transparantie. Een intern sociaal platform maakt het mogelijk om snel de juiste mensen te vinden binnen een organisatie. Zo heeft elke medewerker een eigen profiel, voorzien van zoekwoorden en expertise. Op dit moment wordt er vaak nog via verschillende tools gezocht, en is niet alle relevante informatie op één plek te vinden. Op het moment dat bijvoorbeeld een medewerker van de salesafdeling van een meubelgroothandel extra informatie wil hebben over de marketingplannen van een nieuw type tafel, is het mogelijk om direct te zoeken op de termen ‘marketing’ en ‘tafel type x’. In de zoekresultaten komen alle personen en documenten tevoorschijn die een link hebben met de zoekwoorden. Op deze manier kan de salesmedewerker direct de juiste persoon benaderen in plaats van een mail naar de gehele afdeling of een rits telefoontjes te hoeven plegen. Dit levert een grote tijdswinst op.

3 Kennisdeling en lifelong leren Binnen een organisatie is vaak een schat aan kennis en ideeën te vinden. In veel organisaties blijft deze kennis hangen binnen een afdeling of binnen een kleine groep mensen. Veel waardevoller is het natuurlijk om deze kennis te delen.

Het gemak van delen Een intern sociaal platform is perfect voor het delen van kennis en het snel vinden van informatie. Zo’n platform maakt het mogelijk om vanaf elke


willekeurige locatie informatie op te vragen en opmerkingen, nieuws of documenten te delen - zowel via je computer of applicatie op je telefoon. Het selecteren van de informatie die je wil delen kan vanuit elke map of programma op je computer, of direct vanaf internet. Dit maakt het selecteren en delen van kennis supersnel en eenvoudig. Stel je voor dat je een nuttig artikel bent tegengekomen of je hebt een vraag voor je afdeling; deze kun je dan direct naar iedereen versturen. Vervolgens kunnen collega’s direct hierop reageren en kan er een overzichtelijke discussie ontstaan die mogelijk leidt tot nieuwe ideeën en oplossingen. Voor het management is het bijzonder waardevol dat een nieuwsbericht met één klik zichtbaar is voor het hele bedrijf en vragen snel zichtbaar zijn en beantwoord kunnen worden. KPN geeft bijvoorbeeld aan dat het interne sociale platform ervoor heeft gezorgd dat vragen die normaal gesproken binnen afdelingen bleven hangen nu in enkele uren, soms zelfs enkele minuten, zijn beantwoord. Bovendien zijn alle documenten in no-time terug te vinden doordat overzichtelijk is wat jij hebt gedeeld en wat is gedeeld met jou.

Leren in de organisatie Gezien de snelheid waarop de omgeving, technologieën en organisaties

“Door het delen en vinden van ontwikkelingen om daarop te kunnen reageren. Een snelle kennis via een intern leeromgeving helpt hierbij. Door het delen en vinden van kennis sociaal platform kan het via een intern sociaal platform kan het leren binnen de organisatie aanzienlijk versneld worden. Uit een onderzoek van IBM8 naar het leren binnen organisaties aanzienlijk versneld gebruik van sociale media door bedrijven blijkt dat de versnelling worden.” van leren in de organisatie bereikt wordt door: veranderen, is het van belang om up-to-date te blijven van nieuwe

•

Het plaatsen van opmerkingen en inzichten bij bestaand

leermateriaal

•

Het verschaffen van directe toegang tot vakexperts van

relevantie voor een specifiek onderwerp

Het aansporen en betrekken van steeds meer ervaren

•

medewerkers om van elkaar te leren

Ook biedt het platform mogelijkheden om snel de juiste kennis en nieuwe ontwikkelingen snel onder de aandacht te brengen, bijvoorbeeld door het plaatsen van een video.


Er kunnen leerprogramma’s ontwikkeld worden aan de hand van best practices en deze kunnen gemakkelijk binnen de organisatie worden gedeeld.

Kennisoverdracht tussen verschillende generaties medewerkers Een intern sociaal platform kan een groot aandeel hebben in het overdragen van kennis tussen oude werknemers naar nieuwe werknemers ten opzichte van het klassieke intranet en e-mail. Bij het traditionele intranet wordt veelal door medewerkers genoemd dat documenten lastig te vinden zijn. Ook blijft veel kennis in de mailbox achter die verwijnt als een medewerker vertrekt. Verder is de kennisoverdracht zeer belemmerd door de manier waarop er veranderingen in een document gemaakt worden9. Denk je eens in als je op intranet een document wilt veranderen. De stappen die gezet moeten worden vormen een grote drempel. Eerst het document downloaden, dan veranderingen toevoegen en vervolgens weer uploaden. Via een intern sociaal platform blijft zowel de informatie altijd beschikbaar, snel vindbaar door trefwoorden toe te voegen en zijn veranderingen makkelijk te maken. Doordat de informatie gemakkelijk toegankelijk is, zal er ook tijd bespaard worden bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Deze toegankelijkheid zorgt er namelijk voor dat nieuwe medewerkers sneller geïntegreerd zijn in alle bedrijfsprocessen.

4 Samenwerking en innovatie Naast de enorme tijdwinst, biedt interne social media meer voordelen. Een echte waardetoevoeging van een intern sociaal platform ligt in de mogelijkheid om afdelings- en regio-onafhankelijk samen te werken. Bij samenwerken is het belangrijk een duidelijk gemeenschappelijk doel na te streven. De waarschijnlijkheid dat werknemers met elkaar communiceren, laat staan samenwerken, neemt drastisch af met elke meter afstand van elkaar.


Sterker nog, bij een afstand van 30 meter tussen twee medewerkers hadden beiden net zo goed in een aparte stad kunnen wonen7. Een sociaal platform verkleint deze afstand en verhoogt hiermee de mogelijkheid tot communiceren en samenwerken. De directe communicatie en samenwerkingsmogelijkheid zorgt bovendien door het uitwisselen van ideeën en het toewerken naar een gemeenschappelijk doel tot meer innovatie in de organisatie. Uit een onderzoek van APCO Worldwide en Gagen MacDonald blijkt dat 60% van de werknemers aangeeft dat interne sociale tools bijdragen aan de innovatie binnen een organisatie en een betere samenwerking.

Kennisdelen door afdelingen en locaties heen De grotere organisaties met meerdere locaties of een groot aantal afdelingen kunnen makkelijk kennis laten stromen door de hele organisatie heen, om ervoor te zorgen dat kennis niet verstokt blijft binnen specifieke afdelingen of locaties. Vaak werken verschillende teams op verschillende locaties, bijvoorbeeld in het buitenland, aan dezelfde type projecten. Binnen het platform is het mogelijk om projectgroepen aan te maken tussen medewerkers die fysiek en functioneel van elkaar gescheiden zijn en de medewerkers op deze manier met elkaar te verbinden. Dit zorgt ervoor dat de aanwezige kennis, nieuwe ideeën of informatie uitgewisseld kunnen worden met elkaar. Op deze manier wordt gezorgd voor een verhoogde expertisestroom binnen de organisatie.

“60% van de werknemers geeft aan dat interne sociale tools bijdragen aan innovatie en een betere samenwerking.”

Bijkomend voordeel? Er kan veel worden bespaard op projecten door het voorkomen van dubbel werk op verschillende locaties én door te besparen op reiskosten.

5 Verbondenheid binnen en mét de organisatie De mooiste manier om je organisatie te promoten, is doordat je medewerkers hun enthousiasme en gedrevenheid delen. Medewerkers die trots zijn op een organisatie, zijn het beste visitekaartje. Verbonden medewerkers werken gemakkelijker samen, voelen zich onderdeel van de organisatie en hebben het idee dat ze echt iets kunnen bijdragen.


Verbondenheid Diverse ontwikkelingen, zoals Het Nieuwe Werken, hebben ertoe geleid dat medewerkers vaker fysiek verder van elkaar verwijderd zijn. Door de netwerken binnen het platform verbindt je alle medewerkers door de gehele organisatie heen. Deze verbondenheid zorgt niet alleen voor een grotere kennisdeling maar ook voor een daadwerkelijk gevoel van verbondenheid. Dit leidt tot een grotere medewerkerstevredenheid en meer betrokkenheid bij de eigen werkzaamheden en ontwikkelingen die gaande zijn binnen de organisatie.

“Een gevoel van verbondenheid die veel verandering teweeg brengen voor iedereen in de leidt tot grotere organisatie, biedt een sociaal platform een gemeenschappelijke plaats waar interactie kan plaatsvinden. Voor alle medewerkers medewerkerstevredenheid en meer betrokkenheid bij is de informatie op het platform zichtbaar op het moment dat de de werkzaamheden en informatie vrijgegeven mag worden. Hierdoor zullen medewerkers ontwikkelingen.” beter begrijpen waarom de leiding bepaalde wegen inslaat, zeker als Bijvoorbeeld tijdens een overname, fusie of overige beslissingen

de organisatie op wereldwijde schaal opereert. De heersende opinie over de veranderingen wordt op deze manier inzichtelijk gemaakt en kan worden beïnvloed op de gemeenschappelijke plek binnen het platform. De zichtbaarheid van veranderingen in de organisatie en de mogelijkheid tot interactie, zorgen voor begrip. Hierdoor kunnen veranderingen makkelijker doorlopen worden. Iedereen is beter op de hoogte door alle lagen van de organisatie heen.

Internal branding We kennen allemaal wel een voorbeeld waarbij social media wordt ingezet voor externe branding, bijvoorbeeld virals en filmpjes op Youtube (bijvoorbeeld deze Coca Cola Happiness Machine). Maar ook voor interne branding, bijvoorbeeld gericht op het het versterken van de identiteit en het vergroten van trots en binding met de organisatie, biedt social media een perfecte uitkomst. Deze communicatie gaat nu veelal via posters, e-mail of nieuwsbrieven. Het interne platform biedt een plek waar alle medewerkers samenkomen en maakt de campagne levendiger omdat direct de interactie kan worden aangegaan. De beleving van de campagne wordt hierdoor vergroot. Ook kunnen er successen gedeeld worden. Een voorbeeld is het interne sociale platform van Vodafone: het ‘Vodafone Way Café’ met als kernwaarden speed, simplicity & trust. Binnen het platform worden elk kwartaal Vodafone Way Hero verkiezingen gehouden waarbij medewerkers worden genomineerd die voldoen aan de kernwaarden.


Elke medewerker kan een nominatie maken door middel van bijvoorbeeld een verhaal, foto en zelfs een filmpje. Deze nominatie is zelf door de medewerkers tot stand gekomen en vergroot daardoor niet alleen de onderlinge verbondenheid, maar ook met het merk zelf10.

6 Het startpunt voor een werkelijk sociale organisatie Naast de mogelijkheid tot het aanmaken van interne netwerken bieden verscheidene interne sociale platforms ook de mogelijkheid tot het aanmaken van externe netwerken. Een intern sociaal platform biedt op deze manier de mogelijkheid om vanuit het hart van de organisatie de stap te zetten naar een werkelijk sociale organisatie. Een sociale organisatie luistert niet alleen intern naar haar medewerkers, maar betrekt alle stakeholders bij de organisatie. Van leverancier tot de klant. Het platform maakt het mogelijk om klanten op een persoonlijke manier te benaderen, te betrekken en de discussie aan te gaan om zo een werkelijke langdurige relatie op te bouwen. De informatie binnen verschillende (interne en externe) netwerken is van elkaar gescheiden. Zo hebben klanten of stakeholders geen toegang tot bijvoorbeeld bedrijfsinformatie. Op deze manier kan er slim gebruik worden gemaakt van een sociaal platform voor zowel intern als extern gebruik.

7 Tot slot Een intern sociaal platform is de eerste stap op weg naar een organisatie van de toekomst. Door van je organisatie een social business te maken, ontstaan er voor iedere organisatie mooie kansen. Zo wordt er niet alleen tijd bespaard doordat kennis, informatie en documenten eenvoudiger gedeeld en gevonden kunnen worden. Interne social media levert meer op dan dat. Het voegt waarde toe binnen je organisatie. Organisaties worden innovatiever, ideeën worden eenvoudiger gedeeld en medewerkers blijven elke dag leren. Van nieuwe kennis en van elkaar.

Welkom in de wereld van interne social media.


Over DNA Connect DNA Connect helpt, denkt mee en begeleidt op het gebied van interne sociale media. Doelbepaling, strategievorming en veranderingen binnen organisaties worden niet gezien als een drempel, maar als een mooie uitdaging. Benieuwd op welke manier je de voordelen van een intern

DNA Connect en

sociaal platform in jouw organisatie kan bereiken? Of

Speakap hebben de droom

zomaar zin om de ins en outs te bespreken van een

om ‘social’ een onderdeel te laten

intern netwerk? Kijk op dnaconnect.nl of mail naar

zijn van elke organisatie. Een organisatie

[email protected].

Over Speakap Speakap is het sociale platform voor je organisatie. Met Speakap creëer je een online plek voor je

waar iedereen met elkaar verbonden is waardoor informatie, kennis en expertise vanzelfsprekend onderling gedeeld wordt. Niet alleen tussen alle medewerkers en de verschillende lagen binnen de organisatie,

organisatie, die een integrale beleving biedt aan de

maar met alle betrokkenen van de

gebruiker. Snel en intuïtief. Omdat Speakap gelooft dat

organisatie.

communiceren en samenwerken eenvoudiger en beter kan. Meer informatie of brandende vragen? Kijk op speakap.

com.

Bronnen 1. Brown, Milward (2012). How social technologies drive business succes. 2. Gartner (2013). 80 Percent of Social Business Efforts Will Not Achieve Intended Benefits Through 2015 3. IDC (2012). Bridging the information worker productivity gap. 4. Atlassian (2013). You are wasting a lot of time at work. 5 - 7, 9. Morgan, Jacob (2012). The Collaborative Organization. 8. IBM (2012). The Business of Social Business. 10. Saskia de (2010). De kracht van interne social media voor interne communicatie

Meer dan Facebook op je werk. Een intern sociaal platform: Wat levert dat op?

Recommend Documents