MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI
MODUL MENYUSUN RENCANA DAN MEMBUAT INSTRUKSI PRODUKSI
BUKU INFORMASI
LEMBAGA PELATIHAN KERJA MANAJEMEN WIRAUSAHA DAN PRODUKTIFITAS “PBM” Jl. Dewi Sartika Raya No. 4 EF CILILITAN , JAKARTA TIMUR Tlp (021) 80874229 Fax (021) 8008272, Email.
[email protected]
1
DAFTAR ISI HALAMAN HALAMAN JUDUL ………………………………………………i DAFTAR ISI ……………………………………………………….ii BAB I PENGANTAR 1. Konsep Dasar Pelatihan Berbasis kompetensi……………………....3 BAB II STANDAR KOMPETENSI………………………………………………5
BAB III MATERI UNIT KOMPETENSI 1. Pengantar manajemen produksi dan operasi ………………………..9 2. Strategi Operasi dalam Lingkungan globak………………………….19 3. Ruang Lingkup Manajemen Produksi dan Operasi …………………24 4. Perencanan tata letak…………………………………………..………25 5. Keselamatan dan Kesehatan kerja ………………………………..…34 6. Menyusun rencana dan membuat Instruksi Produksi……………….44 DAFTAR PUSTAKA
2
BAB 1. PENGANTAR 1.1.
KONSEP DASAR PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI •
Apakah Pelatihan Berdasarkan Kompetensi
Pelatihan berdasarkan kompetensi adalah pelatihan yang memperhatikan pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang diperlukan di tempat kerja adar dapat melakukan pekerjaan dengan kompeten. Standar kompetensi dijelaskan oleh kriteria unjuk kerja. •
Apakah artinya menjadi kompeten ditempat kerja ? Jika anda kompeten dalam pekerjaan tertentu, anda memiliki seluruh ketrampilan, pengetahuan dan sikap yang perlu untuk ditampilkan secara efektif ditempat kerja, sesuai dengan standar yang telah disetujui.
1.2.
PENJELASAN MODUL
1.2.1. DISAIN MODUL Modul ini didisain untuk dapat digunakan pada pelatihan klasikal dan pelatihan individual/mandiri : •
Pelatihan klasikal adalah pelatihan yang disampaikan seorang pelatih
•
Pelatihan individual/mandiri adalah pelatihan yang dilaksanakan oleh peserta dengan menambah unsur-unsur /sumber sumber yang diperlukan dengan bantuan pelatih.
1.2.2. Isi Modul Buku Informasi 3
Buku informasi ini adalah sumber pelatihan untuk pelatih maupun peserta pelatihan. Buku Kerja Buku kerja ini harus diguakan oleh peserta pelkatihan untuk mencatat setiap pertanyaan dan kegiatan praktek baik dalam pelatihan klasikal maupun pelatihan individual 1.2.3 . Pelaksanaan Modul Pada pelatihan klasikal, pelatih akan : •
Menyediakan buku informasi
•
Menyediakan salinan buku kerja
•
Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama dalam penyelenggaraan pelatihan
Pada pelatihan individual/mandiri, peserta pelatihan akan : •
Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama pelatihan
•
Menyelesaikan setiap kegiatan yang terdapat pada buku kerja
•
Memberikan jawaban pada buku kerja
•
Mengisi hasil tugas praktek pada buku kerja
•
Memiliki tanggapan tanggapan dan hasil penilaian oleh pelatih
4
BAB II STANDAR KOMPETENSI
KODE UNIT
: IKM.KD02.011.01
JUDUL UNIT
: Menyusun Rencana Dan Membuat Instruksi Produksi
DESKRIPSI UNIT
: Unit kompetensi ini merupakan persyaratan pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam menyusun rencana dan mambuat instruksi produksi dalam lingkup industri kecil dan menengah.
ELEMEN KOMPETENSI 01. Melakukan pengamatan lapangan.
KRITERIA UNJUK KERJA 1.1. Pengetahuan tentang Operation Process Chart (OPC), Flow Process Chart (FPC), Area Allocation Diagram (AAD) dan Activity Relationship Diagram (ARD) dipelajari sesuai dengan kebutuhan. 1.2. Peralatan kerja yang dibutuhkan untuk pengamatan di lapangan dipersiapkan sesuai dengan kebutuhan. 1.3. Perlengkapan perlindungan personil dipersiapan sesuai dengan persyaratan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3). 1.4. Data alur produksi serta laporan gangguan / hambatan dihimpun sesuai dengan kondisi sebenarnya. 1.5. Data aktual tentang studi waktu dan gerak dihimpun sesuai prosedur yang ditetapkan.
02. Menganalisis informasi berapa buah produksi dengan waktu dimulainya produksi, selesainya sampai pada deliverinya
2.1. Data pengaturan fasilitas dianalisis berdasar pada proses produksi yang telah ditetapkan. 2.2. Data jumlah hari untuk memproduksi produk khusus dianalisis terhadap rencana kapasitas produksi. 5
2.3. Waktu pengadaan material, suku cadang kondisi pengoperasian fasilitas dipelajari dan dibandingkan dengan rencana target produksi. 2.4.
Kondisi distribusi tenaga kerja dianalisis berdasar kompetensi dan kinerja SDM yang bersangkutan atas dasar data base kepegawaian yang tersedia.
2.5. Informasi tentang jenis produksi yang terkait dengan proses kerja, waktu standar, spesifikasi material, kompetensi kerja karyawan dianalisa untuk menetukan desain produk baru. 03. Membuat laporan usulan perbaikan
3.1 Rencana jangka panjang, rencana jangka menengah dan rencana jangka pendek. 3.2. Laporan dikonsultasikan kepada Klien untuk memperoleh masukan. 3.3. Dokumen laporan disampaikan kepada klaien dengan tembusan kepada pihak lain yang berwenang.
04.
Membuat Instruksi Produksi
4.1. Dokumen tertulis disusun sebagai petunjuk yang terbaik dan efisien mengenai metode kerja. 4.2. Instruksi produksi dikonsultasikan kepada Klien untuk memperoleh masukan dan persetujuan. 4.3. Instruksi produksi disampaikan kepada klien dengan tembusan kepada pihak lain yang berwenang
6
BATASAN VARIABEL Kompetensi ini berlaku pada perencanaan produksi yang digunakan pada industri kecil dan menengah dengan mempertimbangkan: 1. 2. 3. 4.
5.
Kebijakan Deprin tentang konsultan diagnosis IKM Pedoman Kerja Konsultan Diagnosis IKM Data / informasi IKM sejenis yang memenuhi kebutuhan pasar. Jenis rencana produksi(Jangka; Panjang, Menengah, Pendek) : 4.1. Rencana jangka panjang, menetapkan kuantitas produksi perbulan yang direncanakan dalam periode 6 bulan sampai 1 tahun 4.2. Rencana Jangka Menengah, menentukan rencana produksi masing-masing produk, suku cadang pertempat kerja perhari, periode 1 sampai 3 bulan dengan rincian perminggu. 4.3. Rencana jangka pendek, merupakan rencana mendetail perhari pada masing-masing tempat kerja berdasarkan rencana jangka menengah Surat petunjuk produksi yang menunjukkan metode kerja dengan data design, metode pembuatan dan data mesin produksi.
PANDUAN PENILAIAN 1.
Konteks Penilaian: Kompetensi ini dapat diujikan pada pekerjaan yang sebenarnya atau secara simulasi dengan kondisi yang mendekati sebenarnya.
2.
Kompetensi yang dipersyaratkan: Kompetensi yang harus dimiliki sebelumnya: 2.1. Membaca dan membuat skema proses produksi. 2.2. Mengoperasikan komputer dengan Operation System standar
3.
Aspek Kritis: Kemampuan yang bersangkutan menyelesaikan pekerjaan, dengan mengikuti prosedur yang diberlakukan dengan hasil kerja yang sesuai dengan Operation Process Chart (OPC), Flow Process Chart (FPC), Area Allocation Diagram (AAD) dan Activity Relationship Diagram (ARD). Dengan memenuhi: 3.1. Menunjukkan unjuk kerja yang konsisten pada setiap elemen / sub kompetensi. 3.2. Memenuhi kriteria unjuk kerja yang tercakup pada setiap sub kompetensi dengan menggunakan teknik-teknik, prosedur-prosedur, informasi dan sumber-sumber daya yang tersedia di tempat kerja.
7
3.3. Menunjukkan pemahaman terhadap pengetahuan dan keterampilanketerampilan pendukung yang disebutkan pada bagian “Pengetahuan Pendukung” serta sikap kerja yang dituntut dari pekerjaan dimaksud. 4.
Pengetahuan Pendukung: 4.1. Pengenalan manajemen proses 4.2. Perencanaan produksi dan keterkaitannya dengan perencanaan penjualan. 4.3. Pengontrolan produksi pengaturan operasional kerja 4.4. Pengetahuan dasar alat mesin 4.5. Pemahaman dalam segi rancangan kerja/waktu kerja
5.
Keterampilan Pendukung: 5.1. Menggunakan peralatan dan perlengkapan pengamatan lapangan 5.2. Mengoperasikan komputer 5.3. Menggunakan peralatan gambar manual
KOMPETENSI KUNCI
No 1 2 3 4 5 6 7
Kompetensi Kunci Dalam Unit ini Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa informasi Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi Merencanakan dan mengorganisir aktifitas-aktifitas Bekerja dengan orang lain dan kelompok Menggunakan ide-ide dan teknik matematika Memecahkan masalah Menggunakan teknologi
8
Tingkat 2 2 1 3 2 3 2
BAB III MATERI UNIT KOMPETENSI 1.1.
Pengantar Manajemen Produksi dan Operasi
1.1.1. Pengertian Manajemen Produksi dan Operasi Manajemen
produksi/operasi
merupakan
kegiatan
manajemen
yang
berhubungan dengan penciptaan atau pembuatan barang atau jasa, kegiatan-kegiatan produksi seperti ini terdapat di berbagai organisasi baik perusahaan manufaktur maupun organisasi-organisasi lain yang bergerak dibidang jasa. Peranan kualitas dalam kegiatan-kegiatan operasi memiliki pengaruh yang besar terhadap kualitas produksi yang dihasilkan oleh perusahaan, karena kualitas merupakan kekuatan terpenting yang membutuhkan keberhasilan bagi suatu perusahaan dalam merebut dan mempertahankan pangsa pasar. Oleh karena itu selayaknya suatu perusahaan menerapkan aktivitas pengendalian kualitas secara lebih serius dan terarah dalam setiap kegiatan proses produksinya. Sebelum lebih jauh membahas tentang pengendalian kualitas kita harus mengetahui terlebih dahulu pengertian manajemen produksi/operasi dalam hubungannya dengan pelaksanaan produksi dalam suatu perusahaan. Pengertian manajemen operasi menurut Bary render dan Jay heizer (2001:2) yang dialihbahasakan oleh Kresnohadi Ariyoto mengemukakan bahwa: “Manajemen operasi adalah Serangkaian kegiatan yang membuat barang dan jasa melalui perubahan dari masukan menjadi keluaran” Menurut Roger G. Schoereder (1996:4) yang dialihbahasakan oleh Ivonne Pongoh, mengemukakan bahwa: “Manajemen operasi mengambil keputusan yang 9
berkenaan dengan suatu fungsi operasi dan sistem transformasi dalam kajian pengambilan keputusan dari suatu fungsi operasi” Dari definisi diatas mendapat penekanan untuk: 1. Fungsi, yaitu manajer operasi mempunyai tanggungjawab untuk mengelola departemen atau fungsi organisasi yang menghasilkan barang dan jasa 2. Sistem, yaitu mengacu kepada sistem transformasi yang menghasilkan barang dan jasa 3. Keputusan, yaitu mengacu kepada pengambilan keputusan sebagai elemen penting dari manajemen operasi sebagai tema pokok dalam operasi. Berdasarkan kedua definisi diatas, manajemen operasi merupakan kegiatan pengambilan keputusan untuk mengatur dan mengkoordinasikan penggunaan berbagai sumberdaya secara efektif dan efisien untuk menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang atau jasa. Menurut Sofjan Assauri (2004:11) yang dimaksud dengan produksi adalah: “Kegiatan yang mentransformasikan masukan (input) menjadi keluaran (output), tercakup semua aktivitas atau kegiatan yang menghasilkan barang atau jasa, serta kegiatan-kegiatan lain yang mendukung atau menunjang usaha untuk menghasilkan produk tersebut” Sedangkan menurut Suyadi Prawirosentono (2001:70) bahwa: “Produksi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menciptakan barang/jasa lain yang mempunyai nilai tambah dan nilai guna yang lebih besar berdasarkan prinsip ekonomi manajerial atau ekonomi perusahaan”
10
Penjelasan dari definisi-definisi tersebut, nampak bahwa yang dimaksud dengan produksi tidak lain merupakan suatu kegiatan atau aktifitas untuk menciptakan barang dan jasa dalam meningkatkan tambahan manfaat yang sesuai dengan kebutuhan konsumen baik dalam hal selera, citarasa maupun nilai guna dari suatu produk. Kegiatan dalam mengendalikan proses produksi diperlukan suatu manajemen yang berguna untuk menetapkan kepuasan-kepuasan dalam upaya pengaturan dan pengkoordinasian penggunaan sumberdaya-sumberdaya dari kegiatan produksi untuk mencapai tujuan organisasi. Perubahan dari masukan menjadi keluaran tersebut disebut proses transformasi yaitu dengan menggunakan sumber daya (man, money, machine, material, and market) yang dimiliki oleh perusahaan sebagai masukan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang kemudian dikenal sebagai manajemen produksi. Menurut Sofjan Assauri (2004:12) mengemukakan bahwa: Manajemen produksi adalah kegiatan untuk mengatur dan mengoordinasikan penggunaan sumber-sumber daya yang merupakan sumber daya manusia, sumber daya alat dan sumber daya dana serta bahan, secara efektif dan efisien untuk menciptakan dan menambah kegunaan (utility) suatu barang atau jasa. Sedangkan definisi manajemen produksi dan operasi menurut T. Hani handoko (1993:3) adalah sebagai berikut: Manajemen produksi dan operasi merupakan usaha-usaha pengelolaan secara optimal penggunaan sumberdaya-sumberdaya (atau sering disebut faktor-faktor produksi) tenaga kerja, mesin-mesin, peralatan, bahan mentah dan sebagainya dalam proses transportasi bahan mentah dan tenaga kerja menjadi berbagai produk atau jasa Berdasarkan
penjelasan
tersebut
bahwa
manajemen
produksi/operasi
merupakan usaha-usaha pengelolaan secara optimal penggunaan sumber gaya11
sumberdaya (faktor proses produksi) dalam proses trasformasi bahan mentah dan tenaga kerja menjadi berbagai produk atau jasa yang berguna sebagai usaha untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. RUANG LINGKUP MANAJEMEN OPERASI A. APA YANG DIMAKSUDKAN DENGAN MANAJEMEN OPERASI Untuk menciptakan barang dan jasa (produk), semua organisasi bisnis (perusahaan) paling tidak menjalankan tiga fungsi utama yaitu: 1. Fungsi Pemasaran (Marketing Function) yang berhubungan dengan pasar untuk dapat menciptakan permintaan dan pada akhirnya menyampaikan produk yang dihasilkan ke pasar. 2. Fungsi Keuangan (Finance Function) yang mengelola berbagai urusan keuangan didalam perusahaan maupun perusahaan dangan fihak luar perusahaan. 3. Fungsi Produksi atau Operasi (Operation Function) berkaitan dengan penciptaan barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan. Mengacu pada tiga fungsi utama perusahaan, maka dalam fungsi operasional diperlukan Manajemen Operasional. Sehingga dengan demikian, Manajemen Operasi dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan atau aktifitas yang menciptakan nilai produk baik berupa barang maupun jasa melalui proses transformasi input menjadi output atau pengertian lainnya ialah “KAJIAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DARI SUATU FUNGSI OPERASI”. Aktifitas tersebut berlaku untuk berbagai macam produsen barang seperti elektronik, garmen, otomotif, demikian pula berlaku juga bagi produsen jasa seperti media masa, hiburan, pendidikan, konsultan. Beberapa definisi yang dianggap perlu, antara lain : a. Produksi adalah aktifitas atau kegiatan untuk menambah manfaat, meliputi manfaat tempat, bentuk dan waktu serta gabungan dari masing-masing manfaat tersebut. b. Produk adalah hasil/output dari suatu kegiatan produksi baik yang berwujud maupun yang tidak berwujud (yang berwujud disebut barang dan yang tidak berwujud disebut jasa) c. Produsen adalah orang atau lembaga yang menghasilkan produk setelah melalui proses produksi d. Proses Produksi 12
adalah metode, cara atau teknik yang digunakan dalam kegiatan penciptaan produk. e. Sistem Produksi adalah serangkaian elemen yang saing berhubungan dan saling menunjang untuk pelaksanaan kegaiatan penambahan manfaat dalam suatu kegiatan-kegiatan produksi. e. Produktivitas adalah suatu perbandingan antara hasil kegiatan yang sesungguhnya dengan hasil kegiatan yang seharusnya (antara realisasi dan target). Secara sederhana produktivitas ditunjukan oleh rasio antara output dan input. O Produktivitas = -----I f. Perencanaan Produk adalah perencanaan tentang apa, berapa dan bagaimana produk yang akan dibuat oleh suatu perusahaan. Perencanaan produk berhubungan dengan masalahmasalah tehnik antara lain disain, bentuk produk, kegunaan produk dan proses produksi. Ditinjau dari manajer produksi perencanaan produk berkaitan erat dengan masalah penyediaan fasilitas produksi, efisiensi dan pola produksi. g. Perencanaan Produksi adalah perencanaan tentang apa, berapa yang akan diproduksikan oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu dan biasanya ialah jangka pendek h. Luas Produksi (Kapasitas Produksi) adalah kapasitas produksi yang digunakan dalam suatu perusahaan, besarnya dapat berubah-ubah antara satu periode dengan periode lainnya. i. Luas Perusahaan (Kapasitas Terpasang) adalah kapasitas yang tersedia/terpasang dalam suatu perusahaan, besarnya dapat berubah dalam jangka panjang, sedangkan dalam jangka pendek selalu tetap. j.
Manajemen adalah kegiatan/usaha untuk mencapai suatu tujuan dengan mengkoordinir dan ‘mengatur’ orang lain.
k. Manajemen Produksi adalah kegiatan ‘mengatur’ orang lain agar dapat menciptakan dan menambah manfaat (utility).
13
B. MENGAPA MANAJEMEN OPERASIONAL PENTING UNTUK DIPELAJARI Ada berbagai hal yang bisa dikemukakan dan menjadikan alasan pentingnya mempelajari MO diantaranya adalah: 1. MO merupakan salah satu fungsi utama yang harus ada di semua jenis organisasi sehingga apabila akan mengelola organisasi maka mau tidak mau harus mempelajari konsep MO. 2. Dengan mempelajari MO, kita dapat mengetahui seluk beluk dan berbagai hal yang berkaitan dengan cara memproduksi barang maupun jasa 3. Dengan mempelajari MO, kita dapat memahami dan mengerti dengan benar apa yang seharusnya dilakukan oleh manajer operasional. 4. Karena MO merupakan bagian yang paling mahal dalam organisasi, sehingga penting sekali untuk dipelajari. Hal ini dapat diartikan efektifitas dan efisiensi MO akan berdampak besar bagi perusahaan APA SAJA YANG DILAKUKAN OLEH MANAJER OPERASIONAL DAN LINGKUP TANGGUNG JAWABNYA Berkaitan dengan alasan yang ketiga mengenai pemahaman dan pengertian yang benar tentang apa yang seharusnya dilakukan manajer operasional, maka proses manajemen operasional harus konsisten dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan kegiatan operasional. Secara lebih terperinci, penjelasan mengenai tugas atau aktifitas serta tanggung jawab seorang manajer operasional tergambar dalam sepuluh keputusan utama yaitu: 1. Desain barang dan jasa. Keputusan ini menyangkut sebagian besar proses transformasi yang akan dilakukan, dengan kata lain keputusan operasional berikutnya tergantung pada keputusan desain barang dan jasa. 2. Manajemen Kualitas. Kualitas yang diinginkan konsumen harus ditetapkan, sehingga aturan maupun prosedur untuk mengenali dan memenuhi kualitas tersebut dapat dibakukan. 3. Desain proses dan kapasitas. Menentukan proses yang akan digunakan dalam kegiatan operasional dan kapasitas yang akan digunakan merupakan hal penting dalam manajemen operasional karena berkaitan dengan berbagai hal. 4. Strategi lokasi. Lokasi yang dipilih untuk melakukan kegiatan operasional perusahaan baik yang bergerak di sektor barang maupun jasa akan sangat menentukan prestasi perusahaan. 5. Strategi layout. Layout atau tata letak akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional. 6. Sumber daya manusia dan desain pekerjaan. Karena tenaga kerja merupakan bagian integral dan paling penting dari seluruh input yang digunakan dalam 14
perusahaan maka keputusan yang berkaitan dengan hal ini adalah sesuatu yang paling penting. 7. Manajemen Rantai Pasokan. (Supply Chain Management). Keputusan ini menjelaskan apa yang akan pentingnya integrasi antara perusahaan itu sendiri dengan pihak supplier maupun distributor karena adanya interdependensi. 8. Manajemen Persediaan. Keputusan ini penting untuk dipahami karena persediaan yang tepat akan menentukan efisiensi dan efektifitas perusahaan. 9. Penjadwalan. Keputusan tentang jadwal operasional merupakan hal kritir yang harus benar-benar dimengerti karena sangat menentukan sekali bagi perusahaan. 10. Pemeliharaan. Keputusan yang dibuat harus dengan system yang handal dan stabil. Penjelasan lebih terperinci ada dalam bab-bab selanjutnya. D. APA SAJA BIDANG KEGIATAN YANG MASIH MEMERLUKAN KEAHLIAN MANAJEMEN OPERASIONAL Untuk menjawab pertanyaan di manakah peluang kerja di bidang manajemen operasional, maka dalam hal ini akan diberikan contoh-contoh kasus yang banyak berkecimpung mengenai manajemen operasional, antara lain: 1. Manajer Pabrik (Plant Manager) yang biasanya harus berpengalaman dalam manajeman pabrik termasuk keahlian di bidang perencanaan produksi, manajemen pembelian, manajemen persediaan, termasuk pula pengelolaan karyawan di operasional maupun pengelolalaan sumber daya lainnya yang dipergunakan di pabrik. 2. Direktur Pembelian (Director of Purchashing) harus memiliki pengetahuan yang menyeluruh mengenai fungsi pembelian, kemampuan menelaah program penjualan, mengintegrasikan atau membuat keterkaitan dari supplier sampai distributor, mengkoordinasi aktifitas operasi. 3. Manajer Mutu (Quality Manager)mempunyai pandangan yang luas mengenai konsep statistic untuk dapat melakukan pengawasan semua asprk operasional karena kualitas merupakan tanggung jaewab secara bersama diantara semua pihak yang terlibat dalam perusahaan terutama fungsi operasional. 4. Konsultan Perbaikan Proses (Process Improvement Consultants) harus memiliki keahlian yang berkaitan dengan desain proses sehingga dapat memberikan berbagai konsultasi mengenai perbaikan proses untuk operasi perusahaan. 5. Manajer dan perencana Rantai Pasokan (Supply Chain Manajer and Planner) bertanggung jawab mengenai negosiasi kontrak jangka panjang antara perusahaan dengan supplier maupun distributor sehingga harus mempunyai keahlian tentang Material Requirement Planning, Supply Chain 15
Management, Teknologi komunikasi canggih dalam dunia bisnis, konsep penjadwalan dan persediaan. Disamping itu selain konsep manajemen operasional, harus pula menguasai ilmu akuntansi, statistik, teknologi informasi dan matematika, sehingga semakin banyak pula kesempatan kerja yang tersedia. Tidak menutup kemungkinan di bidang bisnis yang bergerak pada sektor jasa, juga membutuhkan keahlian manajemen operasional misalnya menjadi manajer operasional bank, manajer proyek, manajer operasi di asuransi. Begita pula di organisasi non bisnis pun juga membutuhkan keahlian manajemen operasional misaklnya di pendidikan, pelayanan masyarakat, advokasi dan sebagainya.
E. SEJARAH LAHIRNYA KONSEP MANAJEMEN OPERASIONAL. Bidang manajemen operasional termasuk konsep yang masih baru, namun sejarahnya amat menarik. Peningkatan dalam konsep dan disiplin ilmu manajemn operasional didukung adanya penemuan baru dan sumbangan pemikiran banyak para ahli. Dalam hal ini akan dipaparkan secara singkat, beberapa contoh sumbangan para pemikir yang antara lain adalah: Ely Whitney (1800) adalah ahli manajemen yang mempopulerkan konsep standarisasi dan pengendalian mutu dengan menghasilkan produk yang dapat dibungkar pasang untuk jenis produk senjata yang dapat dijual dengan harga tinggi. Frederick W. Taylor (1881) beliau dianggap sebagai bapak ilmu manajemen, yang memberikan kontribusi pada keyakinannya bahwa manajemen bias menjadi lebih kuat dan agresif dengan cara memperbaiki metode kerja. Taylor dan mitra kerjanya, Henry L. Gantt serta Frank dan Lillian Gilberth termasuk yang pertama kali mencari cara yang sistematis dan terbaik untuk memproduksi. Henry Ford dan Charles Sorensen (1913) berhasil memadukan pengetahuan mereka akan komponen yang distandardisasi dengan lini produksi sehingga memberikan sumbangan penting tentang mail order.
Berikut adalah penjelasan singkat mengenai kejadian penting dalam perkembangan manajemen operasional. Gambar Kejadian Penting Dalam Manajemen Operasional FOKUS PADA BIAYA FOKUS PADA MUTU
16
FOKUS PADA “CUSTOMIZATION”
Early Concept 1776-1880 Labor Specialization (Smith, Babbage) Standardized Parts (Whitney) Scientific Management Era 1880-1910 Gantt Chart (Gantt) Motion & Times Studies (Gilberth) Proceess Analysis (Taylor) Queuing Theory (Erlang) Mass Production Era 19101980 Moving Asssembly Line (Ford/Sorensen) Statistical Sampling (Shewhart) Economiq Order Quantity (Harris) Linear Programming, PERT/CPM (Du Pont) Material Requiremet Planning
Lean Production Era 19801995 Just in Time Computer Aided Design Electronic Data Interchange Total Quality Managemnet Baldrige Award Empowerment Kanbans
17
Mass Customization Era 1995-2010 Globalization Internet Enterprise Resource Planning Learning Organization International Quality Standards Finite Schedulling Supply Chain Management Agile Manufacturing E-commerce
STRATEGI OPERASI DALAM LINGKUNGAN GLOBAL Manajer Operasional pada saat ini harus memiliki pandangan global dalam strategi operasi, perkembangan yang cepat dalam perdagangan dunia yang seolah dunia tanpa batasan, mengakibatkan banyak organisasi memperluas operasinya tidak hanya di dalam negeri tetapi juga di luar negeri. A. ALASAN YANG MENDASARI PERUSAHAAN MENJADI GLOBAL Dalam situasi dan kondisi yang terus berkembang, maka banyak perusahaan membuat keputusan untuk menegmbangkan bisnis ke dunia internasional. Ada berbagai alasan kuat yang mendasari perusahaan menjadi global, diantaranya adalah sebagia berikut : 1. Efisiensi Biaya Banyak cara yang telah dilakukan oleh perusahaan yang beroperasi secara internasional untuk dapat mengurangi berbagai biaya antara lain dengan: a. Pemilihan lokasi yang menyediakan biaya tenaga kerja rendah. b. Pemanfaatan adanya kesepakatan perdagangan. 2. Perbaikan Manajemen Rantai Pasokan Dengan menempatkan fasilitas di negara dimana sumber daya tertentu berada maka pengelolaan manajemen rantai pasokan dapat lebih terjamin. 3. Pemberian produk yang lebih baik Karena karakteristik produk yang diinginkan konsumen sangat bervariasi dan ditentukan oleh masing-masing lokasi maka banyak perusahaan yang beroperasi secara internasional menempatkan diri di negara dimana produknya dipasarkan misalnya disesuaikan dengan budaya yang berlaku . 4. Menarik pasar Baru Perusahaan yang wilayah pemasarannya di dalam negeri sudah terbatas maka dapat memanfaatkan pasar luar negeri yang masih terbuka. 5. Belajar untuk beroperasi yang lebih baik Banyak perusahaan melakukan kerjasama dengan perusahaan lain dari negara lain untuk alih teknologi, mengadakan riset bersama ataupun kerjasama dalam desain serta kegiatan operasional lainnya. 6. Bisa mendapatkan dan mempertahankan bakat global Perusahaan yang memiliki karyawan yang baik, dapat memberikan kesempatan karir yang lebih baik dengan cara beroperasi secara global sehingga dapat mempertahankan karyawan.
18
B. PENGERTIAN PERUSAHAAN YANG BEROPERASI SECARA GLOBAL Perusahaan yang telah memutuskan untuk mengambangkan usaha di dunia internasional dapat memilih keterlibatannya dalam bentuk: 1. Bisnis Internasional (International Business) yaitu perusahaan yang terlibat pada transaksi perdagangan atau investasi internasional, contoh Harley Davidson.. 2. Perusahaan Multinasional (Multinatioanl Corporation) yaitu peruasahaan yang terlibat banyak dalam bisnis internasional, mempunyai atau mengendalikan fasilitas di lebih dari satu negara, contoh The Body Shop. 3. Perusahaan Transnasional (Transnational Corporation) yaitu perusahaan yang terlibat banyak dalam bisnis internasional yang mana pengelolaan di tiap Negara secara independent, contoh Nestle. 4. Organisasi Global (Global Organization) yaitu organisasi yang menghasilkan produk dengan melewati lintas batas, contoh Caterpilar. Adapun karakteristik perusahaan berorientasi global diantaranya adalah: 1. Pabrik dan fasilitas berlokasi dengan dasar global 2. Komponan bahan baku dan jasa yang dihasilkan dengan dasar global 3. Desain produk dan teknologi proses untuk seluruh dunia 4. Permintaan bukan berdasarkan local saja. 5. Logistik dan pengendalian persediaan bersifat global. 6. Perusahaan global diorganisasikan melalui divisi secara global C. PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN UTAMA UNTUK MENCAPAI OPERASI GLOBAL. Ada berbagai pertimbangan utama yang dilakukan perusahaan yang beroperasi secara global diantaranya: 1. Desain Produk Global Harus selalu diingat bahwa ditiap Negara ada perbedaan social dan budaya sehingga perusahaan harus memperhatihkan berbagai hal, misalnya kemasan dan cara pemasaran yang mungkin akan bervariasi. 2. Desain Proses Global dan Teknologi Teknologi informasi dan komunikasi dapat membantu pengelolaan atau manajemen sehingga operasi global dapat diintegrasikan. 3. Analisa lokasi fasilitas global Menggunakan faktor kunci sukses untuk memilih negara, diantaranya dengan mempertimbangkan tingkat ekonomi nasional, tingkat inovasi, jumlah penduudk yang trampil, tingkat perubahan teknologi, stabilitas pemerintahan, pertanggung jawaban produk, pembatasan ekspor, kesamaan bahasa, etika kerja, tingkat pajak, inflasi, ketersediaan bahan baku, tingkat bunga, jumlah penduduk dan ketersediaan sarana jalan. 19
4. Dampak budaya dan etika Budaya yang ada di tiap Negara berbeda, hal tersebut juga harus disikapi dengan arif agar kegiatan operasi perusahaan dapat sukses, misalnya kebiasaan jam istirahat, perlindungan terhadap hak intelektual , budaya korupsi. D. MENGELOLA OPERASI JASA DI DUNIA GLOBAL. Untuk melakukan pengelolaan jasa di dunia global maka ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu: 1. Menentukan apakah orang maupun fasilitas mencukupi untuk menjaga eksistensi jasa yang diberikan. 2. Mengidentifikasi pasar asing yang masih terbuka yang tidak dikontrol pemerintah. 3. Menentukan jasa apa yang paling banyak diminati oleh klonsumen luar negeri. 4. Menentukan bagaimana mencapai konsumen global. Oleh karena itu perusahaan yang bergerak di bidang jasa yang akan memutuskan untuk beroperasi secara internasional harus selalu mempertimbangkan perbedaan perspektif pada beberapa keputusan manajemen operasional diantaranya: 1. Perencanaan kapasitas jasa yang akan diberikan perusahaan kepada para konsumen. 2. Perencanaan lokasi tempat pemberian pelayanan kepada konsumen. 3. Desain fasilitas dan layout yang akan digunakan perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada konsumennya. 4. Penentuan jadwal pelayanan kepada konsumen E. MENGEMBANGKAN MISI DAN STRATEGI PERUSAHAAN Perusahaan yang beroperasi seharusnya mempunyai suatu misi sehingga bisa mengetahui arah tujuan yang ingin dicapai. Misi dapat diartikan sebagai : 1. Alasan pendirian organisasi 2. Memberian batasan dan focus. 3. Menjawab pertanyaan tentang, apa yang akan diberikan kepada masyarakat Adapun misi perusahaan yang ditetapkan, diantaranya sangat ditentukan faktor lingkungan, konsumen, nilai dan filosofi yang berlaku, pertumbuhan perusahaan, citra di masyarakat. Untuk dapat mencapai misi yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien maka organisasi perlu menetapkan strategi tertentu. Oleh karena itu strategi dapat diartikan sebagai: 1. Rencana tindakan untuk mencapai misi. 2. Memperlihatkan bagaimana misi akan dicapai 3. Setiap perusahaan mempunyai strategi bisnis 4. Area fungsional mempunyai strategi
20
F. STRATEGI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF Untuk menetapkan strategi bisnis dalam rangka mencapai keunggulan kompetitif ya n tepat maka biasanya ada tiga langkah utama yang dilakukan perusahaan yaitu: 1. Analisis Lingkungan Mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dan memahami lingkungan, pelanggan, industri dan pesaing 2.Menetapkan Misi Perusahaan Menetapkan alsan keberadaan perusahaan dan mengidentifikasi nilai produk yang akan diciptakan oleh perusahaan. 3. Membentuk Strategi Membangun keunggulan bersaing seperti harga yang murah, fleksibilitas rancangan atau isi, mutu, penghantaran yang cepat, ketergantungan, jasa purna jual, atau lini produk yang luas. Adapun tiga strategi yang masing-masing memberikan peluang bagi para manajer operasi untuk meraih keunggulan adalah: 1) Bersaing pada perbedaan (Differentiation), keunikan dapat melalui karakteristik fisik maupun atribut jasa yang ditawarkan kepada konsumen sehingga konsumen mempersepsikannya sebagai nilai. 2) Bersaing pada biaya (Cost Leadership), nuntuk mencapai nilai maksimum yang diinginkan pelanggan tetapi dengan kualitas yang memadai. 3) Bersaing pada respon cepat (rapid response), melalui keseluruhan nilai yang terkait dengan pengembangan dan penghantaran barang yang tepat waktu, penjadwalan yang dapat diandalkan serta kinerja yang fleksibel.
G. KEPUTUSAN UTAMA DALAM MANAJEMEN OPERASIONAL PADA PERUSAHAAN YANG MEMPUNYAI STRATEGI BERBEDA Berikut digambarkan bahwa sepuluh keputusan utama dalam manajemen operasional. perusahaan akan berbeda apabila diterapkan pada perusahaan yang bergerak dibidang barang dan jasa serta pada perusahaan yang menetapkan strategi berbeda.
21
Gambar Strategi Operasional di perusahaan yang menghasilkan barang dan jasa Produsen Produk Barang Produsen Produk Jasa 1. Desain Produk Produk berwujud Produk tidak berwujud 2. Kualitas Kualitas obyektif Kualitas Subyektif 3. Proses dan Kapasitas Konsumen tidak terlibat dalam Konsumen secara proses. langsung terlibat dalam Kapasitas bisa melebihi proses. permintaan karena bisa Kapasitas harus sesuai disimpan dan dipindahkan dengan permintaan
4. Lokasi
Biasanya dekat dengan bahan baku
Perlu lebih dekat dengan pelanggan
5. Layout
Fokus pada peningkatan efisiensi
Dapat meningkatkan nilai produk
6. Sumber Daya Manusia
Fokus pada keahlian taknis, upah berdasar output
7. Manajemen Rantai Pasokan
Hubungan suplly chain sangat penting
Para pekerja berinteraksi langsungdengan konsumen, standar bervariasi Hubungan supply chain penting tetapi tidak kritis
8. Persediaan
Untuk semua jenis persediaan
Tidak dapat disimpan sehingga harus dicarai cara lain melayani perubahan permintaan
9. Penjadwalan
Kemampuan menyimpan mempengaruhi kecepatan produksi
Seringkali ada perubahan jadwal konsumen sehingga harus menyesuaikan penjadwalan karyawan.
10. Pemeliharaan
Biasanya upaya untuk pencegahan
Biasanya upaya untuk perbaikan
22
H. BIDANG TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN PRODUKSI DAN OPERASI
Peramalan Barang dan Jasa
MASUKAN (INPUT) • • • •
PROSES TRANSFORMASI
Man Material Money Machine
Fungsi Manajemen (POAC)
• • •
Fasilitas Mesin Proses
KELUARAN (OUTPUT) • •
Barang Jasa
Lingkungan Ekstern (Pemerintah, teknologi, ekonomi, pesaing, konsumen, buruh, hubungan internasional dll.)
23
2. Ruang Lingkup Manajemen Operasi Manajemen merupakan usaha-usaha pengelolaan secara optimal penggunaan sumberdaya-sumberdaya dalam proses transformasi hingga menghasilkan barang atau jasa. Sistem operasi merupakan keseluruhan unsur, gabungan yang secara dinamis berkaitan satu sama lain untuk mencapai tujuan operasi, karena itu dalam sistem operasi mengandung tiga bahan komponen yang berbeda, yaitu input, proses, dan output. Proses produksi adalah proses transformasi masukan (input) sumber daya yang dapat berbentuk macam-macam dalam operasi manufaktur, masukan ini berupa bahan baku, energi tenaga kerja, mesin informasi, dan teknologi, sedangkan output nya bisa muncul dalam bentuk produk, barang kimiawi dan lain sebagainya. Proses transformasi itu sendiri tidak hanya melibatkan penerapan teknologi tetapi juga dari berbagai variabel yang dapat dikendalikan. Manajemen operasi berhubungan dengan pengendalian kualitas dalam proses pembuatan rancangan dan pengawasan produksi yang semuanya ditujukan untuk menambah nilai guna akan barang dan jasa yang dihasilkan. Dalam menghasilkan produk dan kualitas yang baik sesuai dengan standar yang ditentukan, maka perusahaan
dituntut
untuk
lebih
meningkatkan
proses
produksinya,
dengan
peningkatan proses produksi yang terencana. Selain dapat meningkatkan mutu produk, perusahaan dapat menjaga standarisasi produk yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga hal tersebut dapat mengurangi jumlah produk yang rusak maupun yang cacat. Dalam memenuhi keinginan konsumen akan kebutuhan barang dan jasa, para manajer produksi dan operasi mengarahkan berbagai masukan (input) agar dapat memproduksi
24
berbagai keluaran (output) dalam jumlah, kualitas, harga, waktu dan tempat yang sesuai
dengan
permintaan
konsumen.
Mengingat
konsumen
pada
saat
ini
berpandangan kritis terhadap suatu produk, maka produk yang berkualitaslah yang dapat menarik minat konsumen untuk mengkonsumsinya. Kualitas merupakan salah satu unsur penting dalam menghasilkan produk didalam suatu perusahaan, guna menempatkan dan mempertahankan produknya ditengah-tengah ketatnya persaingan.
3.2.
Melakukan Pengamatan Lapangan
3.1.2. Pengetahuan tentang Operation Process Chart (OPC), Flow Process Chart (FPC), Area Allocation Diagram (AAD) dan Activity Relationship Diagram (ARD) dipelajari sesuai dengan kebutuhan. PERENCANAAN TATA LETAK PABRIK (PTLP) Dalam PTLP ini pada dasarnya akan meupakan proses pengurutan dari suatu perencanaan tata letak yang sistematis. Urutan proses tersebut dapat dikemukakan sebagai berikut : 1. Pemilihan Lokasi 2. Opeation Process Chart (OPC) 3. Routing Sheet 4. Multi Product Process Chart (MPPC) 5. Menentukan Gudang 6. Ongkos Material Handling (OMH) 7. From To Chart (FTC) 8. Outflow, Inflow 9. Tabel Skala Prioritas (TSP) 10. Activity Relationship Diagram (ARD) 11. Activity Relationship Chart (ARC) 12. Area Alocation Diagram (AAD) 13. Template n PEMILIHAN LOKASI 25
Pemilihan lokasi pada dasarnya adalah menentukan suatu tempat atau lokasi yang tepat untuk suatu perisahaan atau perkantoran atau lokasi untuk tujuan tertentu, dengan memperhitungkan kelebihan dan kekurangan lokasi tersebut. Dalam pemilihan lokasi kita akan membandingkan suatu lokasi dengan lokasi lainnya, berdasarkan nilai break even point lokasi tersebut.
Contoh : Sebuah perusahaan akan mendirikan pabrik baru dengan calon lokasi didirikan di Bandung, Cirebon, dan Bogor dengan data sebagai berikut : Bandung Pajak / th 1.000.000 Listrik / th 2.000.000 Ongkos buruh / unit 1.000 Ongkos operasi / unit 3.000 Kapasitas produksi = 1000 unit / th
Cirebon 500.000 1.500.000 1.200 3.500
Bogor 1.200.000 2.100.000 850 2.000
Penyelesaian : Penjualan = Fixed Cost + Variable Cost + Profit BEP tercapai pada profit = 0 Maka BEP = Fixed Cost + Variable Cost Bandung 1.000.000 2.000.000 3.000.000
Cirebon 500.000 1.500.000 2.000.000
Bogor 1.200.000 2.100.000 3.300.000
Ongkos buruh/unit 1.000 VC Ongkos operasi/unit 3.000 Juml ah 4.000 Jika dianggap sebagai persamaan linear, maka :
1.200 3.500 4.700
850 2.000 2.850
FC
Listrik/th Pajak/th Jumlah
BEP = FC + VC (X)
X = produksi
Bandung = 3.000.000 + 4.000 (1000) = 7.000.000 Cirebon = 2.000.000 + 4.700 (1000) = 6.700.000 Bogor = 3.300.000 + 2.850 (1000) = 6.150.000 * Maka kita pilih lokasi Bogor n OPERATION PROCESS CHART (OPC) 26
OPC adalah suatu diagram yang menggambarkan langkah-langkah proses yang dialami oleh bahan baku yag meliputi urutan proses operasi dan pemeriksaan. Pembuatan OPC ini merupakan tahap pertama dalam urutan untuk merencanakan tata letak pabrik. Pada OPC ini berisi informasi mengenai : 1. 2. 3. 4.
Deskripsi proses bagi setiap kegiatan/aktivitas Waktu penyelesaian masing-masing kegiatan Peralatan/mesin yang digunakan Persentase scrap dari aktivitas
n ROUTING SHEET Langkah selanjutnya dalam merencanakan tata letak pabrik adalah pembuatan routing sheet. Routing sheet ini digunakan untuk : 1. Menghitung jumlah mesin yang diperlukan 2. Menghitung jumlah part yang harus dipersiapkan dalam usaha memperoleh sejumlah produk jadi yang diinginkan. Contoh Tabel Routing Sheet : No. Op.
Deskripsi
Msn (alat)
1
2
3
Produk Msn / jam 4
% Scrap
Bahan Diminta
5
6
Untuk pengisian Routing Sheet : Kolom 1 – 5 : Diisi dari OPC Komlom 6 : Produk akhir per jam Kolom 7 Kolom 8 Kolom 9
kolom (6) 1 − % Scrap kolom (7) : % Effisiensi Msn kolom (8) : kolom (4) :
n MULTI PRODUCT PROCESS CHART (MPPC) 27
Bahan Dipersiap kan 7
Effisiensi Msn 8
Kebutuhan mesin Teori Aktual 9 10
Setelah kita memahami OPC dan Routing Sheet maka langkah selanjutnya adalah pengisian tabel MPPC dimana dalam pengisiannya terlebih dahulu mengetahui OPC dan Routing Sheet . Contoh Tabel MPPC : Deskripsi Peralatan Receiving Meja Pabrikasi ……………………… ……………………… ………………………
100
Nomor Komponen 200 300
400
Jumlah mesin Teoritis Aktual
n GUDANG Dalam hal ini gudang terbagi atas 2 bagian, yaitu gudang untuk receiving dan shipping, dimana pada masing-masing gudang tersebut dihitung tempat yang paling memungkinkan dengan perhitungan pada bahan atau material yang akan ditempatkan, ditambag dengan allowance yang diperlukan. Dilihat dari cara penyimpanannya terdiri atas dua bagian, yaitu rak dan tumpukan. n Tumpukan Contoh : Ukuran material 40 cm x 100 cm x 20 cm (P x L x T) Material yang dibutuhkan 100 buah Maksimum tumpukan 5 buah Allowance 200% Penyelesaian : 40 x 100 x 20 = 80.000 cm2 80.000 / 20 = 4.000 cm2 4.00 x 100 = 400.000 cm2 400.000 / 5 (maks. Tumpukan) = 80.000 cm2 80.000 cm2 + (80.000 x 200%) = 240.000 cm2 Luas gudang = 1.200.000 cm2 n Rak Jika untuk ukuran material diatas dibatasi dengan ukuran rak; Ukuran rak 80 x 200 x 100 cm 28
Maka : 80 x 200 x 100 = 1.600.000 cm2 1.600.000 / 80.000 = 20 unit material maka untuk 100 unit = 100 / 20 = 5 buah rak Luas gudang = 5 (80 x 200) = 80.000 cm2 = 80.000 + (80,000 x 200%) = 240.000 cm2 n ONGKOS MATERIAL HANDLING (OMH) Aktivitas pemindahan bahan (material handling) merupakan salah satu yang cukup penting untuk diperhatikan dan diperhitungkan. Aktivitas pemindahan bahan tersebut dapat ditentukan dengan terlebih dahulu memperhatikan aliran bahan yang terjadi dalam operasi. Kemudian harus diperhatikan tipe layout yang akan digunakan : Ada beberapa tipe layout : 1.
2.
3. 4.
Layout by Process; Tipe layout yang diasa digunakan dengan mengelompokkan tiap jenis mesin dalam satu kelompok untuk melaksanakan jenis pekerjaan yang sejenis.
A
A
B
B
C
C
A
A
B
B
C
C
Layout by Product; Lauout yang merupakan suatu garis operasi yang artinya mesin disusun berdasarkan urutan proses operasi yang diperlukan.
A
B
C
E
A
B
C
E
Group Layout; Merupakan penggabungan layout proses dengan layout produk dengan cara penyelesaian suatu operasi pada suatu departemen kemudian dilanjutkan dengan proses berikutnya. Fixed Layout; Digunakan untuk produksi barang-barang besar, misalnya kapal laut, sehingga memungkinkan mesin atau peralatan yang mendatangi objek produk.
29
Kembali pada OMH maka proses material handling ini merupakan perhitungan ongkos yang diperlukan untuk suatu pergerakan material dari suatu departemen ke departemen lain.
n FROM TO CHART (FTC) From to chart merupakan penggambaran tentang berapa total ongkos material handling, OMH, dari suatu bagian aktivitas menuju aktivitas yang lainnya dalam suatu pabrik. FTC diisi berdasarkan data dari OMH. KE DARI A B C D JUMLAH
A
B
C
D
JUMLAH
Xxxxxxxx 20 20
10 Xxxxxxxx 20 30
20 Xxxxxxxx 20
30 40 10 Xxxxxxxx 80
60 40 10 20 150
n OUTFLOW Ialah untuk melihat koefisien ongkos yang keluar dari suatu mesin KE
A
B
C
D
XXXXXX 0.3
0.25 XXXXXXX 0.5 -
0.6 XXXXXXX -
1.5 2 0.5 XXXXXXX
DARI A B C D
Ongkos dari A ke B 10 = = 0,25 Ongkos yang keluar dari B 40 30 A–D= = 1,5 20
Ongkos A – B =
30
n INFLOW Ialah untuk melihat koefisien ongkos yang masuk dari ke mesin KE
A
B
C
D
XXXXXX 1.0
0.33 XXXXXXX 0.66 -
1.0 XXXXXXX -
0.37 0.5 0.12 XXXXXXX
DARI A B C D
Ongkos dari A ke B 10 = = 0,333 Ongkos yang masuk ke B 30 20 A–D= = 1,0 20
Ongkos A – B =
n TABEL SKALA PRIORITAS (TSP) TSP adalah menentukan urutan prioritas berdasarkan data yang diperoleh dari OutFlow atau InFlow (pilih salah satu). Untuk persoalan diatas : Berdasarkan out flow Prioritas A B C D
I D D B A
II C
III B
IV
V
D
n ACTIVITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ARD) ARD adalah menerapkan hasil dari TSP ke dalam suatu diagram untuk menyusun tingkat kedekatan berdasarkan prioritas yang telah dibuat. Dari persoalan diatas :
A
D
C
B
31
n ACTIVITY RELATIONSHIP CHART (ARC) Dalam industri pada umumnya terdapat sejumlah kegiatan atau aktivitas yang menunjang jalannya suatu industri. Setiap kegiatan atau aktivitas tersebut saling berhubungan (berinteraksi) antara satu dengan lainnya, dan yang paling penting diketahui bahwa setiap kegiatan tersebut membutuhkan tempat untuk melaksanakannya. Aktifitas atau kegiatan tersebut diatas dapat berupa aktivitas produksi, administrasi, assembling, inventory, dll. Sebagaimana diketahui diatas bahwa setiap kegiatan atau aktifitas tersebut saling berhubungan antara satu dengan lainnya ditinjau dari beberapa kriteria, maka dalam perencanaan tata letak pabrik harus dilakukan penganalisaan yang optimal. Teknik yang digunakan sebagai alat untuk menganalisa hubungan antar aktifitas yang ada adalah Activity Relationship Chart. Teknik ARC Teknik penganalisaan menggunakan ARC dikemukakan oleh Richard Muthe, adalah sebagai berikut : 1.
Hubungan antar aktifitas ditunjukkan dengan tingkat kepentingan hubungan antar aktifitas tersebut yang dikonversikan dalam bentuk huruf, sebagai berikut :
No. 1 2 3 4 5 6 2.
TINGKAT KEPENTINGAN MUTLAK PENTING PENTING TERTENTU PENTING BIASA TIDAK PENTING TIDAK DIINGINKAN
KODE A E I O U X
WARNA MERAH KUNING HIJAU BIRU PUTIH COKLAT
Alasan untuk menyatakan tingkat kepentingan tersebut adalah sebagai berikut : a. b. c. d. e.
Menggunakan catatan yang sama Menggunakan personil yang sama Menggunakan ruang yang sama Tingkat hubungan personil Tingkat hubungan kertas kerja 32
f. g. h. i. j.
Urutan aliran kertas Melakukan aliran kerja yang sama Menggunakan peralatan dan fasilitas yang sama Ribut, kotor, getaran, debu, dan lain-lain Lain-lain yang mungkin perlu
Untuk mempermudah penganalisaan selanjutnya maka hubungan antar aktivitas tersebut dibuat kedalam kertas kerja (work sheet) yang dibuat sebagai berikut :
NO. 1 2 3 4 5 6 7 8
WORK SHEET FOR ACTIVITY RELATIONSHIP CHART ACTIVITY DEGREE OF CLOSENESS A E I O U Rec.& Shipp. 2 5 3, 4, 8 6, 7 Stock Room 1, 5 3, 4, 8 6, 7 Tool Rom 4, 5 1, 2 6, 7, 8 Maintenance 3, 5 1, 2, 8 6, 7 Production 2, 3, 4 6, 7, 8 1 Locker Room 5 7 8 1, 2, 3 Food Service 5 6 1,2,3 3, 8 Office 5 -
X 4 6
n AREA ALOCATION DIAGRAM (AAD) Area Alocation Diagram merupakan lanjutan dari ARC. Dimana dalam ARC telah diketahui kesimpulan tingkat kepentingan antar aktivitas dengan demikian berarti bahwa ada sebagian aktivitas harus dekat dengan aktivitas yang lainnya dan ada juga sebaliknya. Atau dapat dikatakan bahwa hubungan antar aktivitas mempengaruhi tingkat kedekatan antar tata letak aktivitas tersebut. Kedekatan tata letak aktivitas tersebut ditentukan dalam bentuk Area Alocation Diagram. Adapun dasar pertimbangan dalam prosedur pengaloaksian area ini adalah sebagai berikut : Ø Ø Ø Ø
Aliran produksi, material, peralatan ARC, informasi aliran, aliran personil, hubungan fisikal Tempat yang dibutuhkan ARD
AAD ini merupakan lanjutan penganalisaan tata letak setelah ARC, maka sesuai dengan persoalan ARC diatas maka dapat dibuat AAD-nya. AAD merupakan Template secara global informasi yang dapat dilihat hanya pemanfaatan area saja, sedangkan gambar visualisasi secara lengkap dapat dilihat pada template yang merupakan hasil akhir dari penganalisaan dan perencanaan tata letak pabrik. 33
Gambar contoh AAD :
RECEIVING & SHIPPING
STOCK ROOM
TOOL ROOM MAINTENANCE
PRODUCTION LOCKER ROOM FOOD SERVICE
OFFICE
n TEMPLATE Template merupakan suatu gambaran yang telah jelas dari tata letak pabrik yang akan dibuat dan merupakan gambaran detail dari AAD yang telah dibuat. Informasi yang dapat dilihat pada Template : a. Tata letak kantor dan peralatannya b. Tata letak pelayanan yang ada di pabrik, misalnya jalan, kantin, sarana olah raga, dan lain-lain. c. Tata letak bagian produksi, misalnya receiving, pabrikasi, assembling, shipping. d. Aliran setiap material, mulai dari receiving sampai dengan shipping
3.1.3. Keselamatan dan Kesehatan Kerja Berikut definisi keselamatan dan kesehatan kerja menurut para ahli: Keselamatan kerja menurut Mondy dan Noe (2005:360) adalah perlindungan karyawan dari luka-luka yang disebabkan oleh kecelakaan yang terkait dengan pekerjaan. Resiko keselamatan merupakan aspek-aspek dari lingkungan kerja yang dapat menyebabkan kebakaran, ketakutan aliran listrik, terpotong, luka memar, keseleo, patah tulang, kerugian alat tubuh, penglihatan dan pendengaran. Kesehatan kerja adalah kebebasan dari kekerasan fisik. Resiko kesehatan merupakan faktor-faktor
34
dalam lingkungan kerja yang bekerja melebihi periode waktu yang ditentukan, lingkungan yang dapat membuat stres emosi atau gangguan fisik. Mangkunegara (2002:163) berpendapat bahwa keselamatan dan kesehatan kerja adalah suatu pemikiran dan upaya untuk menjamin keutuhan dan kesempurnaan baik jasmaniah maupun rohaniah tenaga kerja pada khususnya, dan manusia pada umumnya, hasil karya dan budaya untuk menuju masyarakat adil dan makmur. Sedangkan Mathis dan Jackson (2002:245) menyatakan bahwa Keselamatan adalah merujuk pada perlindungan terhadap kesejahteraan fisik seseorang terhadap cedera yang terkait dengan pekerjaan. Kesehatan adalah merujuk pada kondisi umum fisik, mental dan stabilitas emosi secara umum. 2.1.2 Program Keselamatan dan Kesehatan Kerja Pengertian program keselamatan kerja menurut Mangkunegara (2000:161) Keselamatan kerja menunjukkan pada kondisi yang aman atau selamat dari penderitaan, kerusakan atau kerugian di tempat kerja. Keselamatan kerja adalah keselamatan yang berkaitan dengan mesin, pesawat, alat kerja, bahan dan proses pengolahannya, landasan tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan. Dikutip
dari
(idb4.wikispaces.com/file/view/rd4005.pdf)
Menurut
Sulistyarini
(2006:33) Perusahaan juga harus memelihara keselamatan karyawan dilingkungan kerja dan syarat-syarat keselamatan kerja adalah sebagai berikut: a. Mencegah dan mengurangi kecelakaan. b. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran. c. Mencegah dan mengurangi bahaya peledakan.
35
d. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri pada waktu kebakaran atau kejadian-kejadian lain yang berbahaya. e. Memberikan pertolongan pada kecelakaan. f. Memberi alat-alat perlindungan kepada para pekerja. g. Mencegah dan mengendalikan timbul atau menyebarluaskan suhu, kelembaban, debu, kotoran, asap, uap, gas, hembusan angin , cuaca, sinar atau radiasi, suara dan getaran. h. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja, baik fisik maupun psikis, peracunan, infeksi, dan penularan. i. Memperoleh penerangan yang cukup dan sesuai. j.
Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup.
k. Memelihara kebersihan, kesehatan, dan ketertiban. l. Memperoleh kebersihan antara tenaga kerja, alat kerja, lingkungan, cara dan proses kerjanya. m. Mengamankan dan memperlancar pengangkatan orang, binatang, tanaman atau barang. n. Mengamankan dan memelihara segala jenis bangunan. o. Mengamankan
dan
memelihara
pekerjaan
bongkar
muat,
perlakuan
dan
penyimpanan barang. p. Mencegah terkena aliran listrik. Dari uraian tersebut diatas, maka pada dasarnya usaha untuk memberikan perlindungan keselamatan kerja pada karyawan dilakukan 2 cara Soeprihanto (2002:48) yaitu:
36
a. Usaha preventif atau mencegah Preventif atau mencegah berarti mengendalikan atau menghambat sumber-sumber bahaya yang terdapat di tempat kerja sehingga dapat mengurangi atau tidak menimbulkan bahaya bagi para karyawan. Langkah-langkah pencegahan itu dapat dibedakan, yaitu : a) Subsitusi (mengganti alat/sarana yang kurang/tidak berbahaya) b) Isolasi (memberi isolasi/alat pemisah terhadap sumber bahaya) c) Pengendalian secara teknis terhadap sumber-sumber bahaya. d) Pemakaian alat pelindung perorangan (eye protection, safety hat and cap, gas respirator, dust respirator, dan lain-lain). e) Petunjuk dan peringatan ditempat kerja. f) Latihan dan pendidikan keselamatan dan kesehatan kerja. b. Usaha represif atau kuratif Kegiatan yang bersifat kuratif berarti mengatasi kejadian atau kecelakaan yang disebabkan oleh sumber-sumber bahaya yang terdapat di tempat kerja. Pada saat terjadi kecelakaan atau kejadian lainnya sangat dirasakan arti pentingnya persiapan baik fisik maupun mental para karyawan sebagai suatu kesatuan atau team kerja sama dalam rangka mengatasi dan menghadapinya.
Pengertian program kesehatan kerja: Program kesehatan kerja menunjukkan pada kondisi yang bebas dari gangguan fisik, mental, emosi atau rasa sakit yang disebabkan oleh lingkungan kerja. Resiko kesehatan merupakan faktor-faktor dalam
37
lingkungan kerja yang bekerja melebihi periode waktu yang ditentukan, Lingkungan yang dapat membuat stress emosi atau gangguan fisik Mangkunegara (2000:161). Perlindungan tenaga kerja meliputi beberapa aspek dan salah satunya yaitu perlindungan keselamatan, Perlindungan tersebut bermaksud agar tenaga kerja secara aman melakukan pekerjaannya sehari-hari untuk meningkatkan produksi dan produktivitas. Tenaga kerja harus memperoleh perlindungan dari berbagai soal disekitarnya dan pada dirinya yang dapat menimpa atau mengganggu dirinya serta pelaksanaan pekerjaannya. Program kesehatan fisik yang dibuat oleh perusahaan sebaiknya terdiri dari salah satu atau keseluruhan elemen-elemen menurut Ranupandojo dan Husnan (2002:263) berikut ini : a. Pemeriksaan kesehatan pada waktu karyawan pertama kali diterima bekerja. b. Pemeriksaan keseluruhan para karyawan kunci (key personal ) secara periodik. c. Pemeriksaan kesehatan secara sukarela untuk semua karyawan secara periodik. d. Tersedianya peralatan dan staff media yang cukup. e. Pemberian perhatian yang sistematis yang preventif masalah ketegangan. f. Pemeriksaan sistematis dan periodic terhadap persyaratan sanitasi yang baik. Selain melindungi karyawan dari kemungkinan terkena penyakit atau keracunan, usaha menjaga kesehatan fisik juga perlu memperhatikan kemungkinan-kemungkinan karyawan memperoleh ketegangan atau tekanan selama mereka bekerja. Stess yang diderita oleh karyawan selama kerjanya, sumbernya bisa dikelompokkan menjadi empat sebab: (1) Yang bersifat kimia, (2) Yang bersifat fisik, (3) Yang bersifat biologis, (4) Yang bersifat sosial.
38
Usaha untuk menjaga kesehatan mental perlu juga dilakukan menurut Ranupandojo dan Husnan (2002:265) yaitu dengan cara: a. Tersedianya psyichiatrist untuk konsultasi. b. Kerjasama dengan psyichiatrist diluar perusahaan atau yang ada di lembagalembaga konsultan. c. Mendidik para karyawan perusahaan tentang arti pentingnya kesehatan mental. d. Mengembangkan dan memelihara program-program human relation yang baik. Bekerja diperlukan usaha-usaha untuk meningkatkan kesehatan kerja, Adapun usaha-usaha untuk meningkatkan kesehatan kerja menurut Mangkunegara (2000:162) adalah sebagai berikut: a. Mengatur suhu, kelembaban, kebersihan udara, penggunaan warna ruangan kerja, penerangan yang cukup terang dan menyejukkan, dan mencegah kebisingan. b. Mencegah dan memberikan perawatan terhadap timbulnya penyakit. c. Memelihara kebersihan dan ketertiban, serta keserasian lingkungan kerja. Perusahaan memperhatikan kesehatan karyawan untuk memberikan kondisi kerja yang lebih sehat, serta menjadi lebih bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan tersebut, terutama bagi organisasi-organisasi yang mempunyai tingkat kecelakaan yang tinggi, berikut ini dikemukakan beberapa sebab yang memungkinkan terjadinya kecelakaan dan gangguan kesehatan karyawan menurut Mangkunegara (2000:163 ) yaitu : a. Keadaan Tempat Lingkungan Kerja 1) Penyusunan
dan
penyimpanan
barang-barang
diperhitungkan keamanannya.
39
yang
berbahaya
kurang
2) Ruang kerja yang terlalu padat dan sesak. 3) Pembuangan kotoran dan limbah yang tidak pada tempatnya. 4) Pengaturan Udara 5) Pergantian udara diruang kerja yang tidak baik (ruang kerja yang kotor, berdebu, dan berbau tidak enak). 6) Suhu udara yang tidak dikondisikan pengaturannya. b. Pengaturan Penerangan 1) Pengaturan dan penggunaan sumber cahaya yang tidak tepat. 2) Ruang kerja yang kurang cahaya, remang-remang. c. Pemakaian Peralatan Kerja 1) Pengaman peralatan kerja yang sudah usang atau rusak. 2) Penggunaan mesin, alat elektronik tanpa pengaman yang baik. d. Kondisi Fisik dan Mental Pegawai 1) Kerusakan alat indera, stamina pegawai yang usang atau rusak. 2) Emosi pegawai yang tidak stabil, kepribadian pegawai yang rapuh.
3.1.3.1.
Alasan Pentingnya Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Menurut Sunyoto (2012:242) ada tiga alasan pentingnya keselamatan dan kesehatan kerja: a. Berdasarkan Perikemanusiaan Pertama-tama para manajer mengadakan pencegahan kecelakaan atas dasar perikemanusiaan
yang
sesungguhnya.
40
Mereka
melakukan
demikian
untuk
mengurangi sebanyak-banyaknya rasa sakit, dan pekerja yang menderita luka serta keluarganya sering diberi penjelasan mengenai akibat kecelakaan. b. Berdasarkan undang-undang Karena pada saat ini di Amerika terdapat undang-undang federal, undang-undang negara bagian dan undang-undang kota praja tentang keselamatan dan kesehatan kerja dan bagi mereka yang melanggar dijatuhkan denda. c. Ekonomis Yaitu agar perusahaan menjadi sadar akan keselamatan kerja karena biaya kecelakaan dapat berjumlah sangat besar bagi perusahaan.
2.1.4 Pendekatan Keselamatan dan Kesehatan Kerja Departemen tenaga kerja republik indonesia mengharapkan bahwa upaya pencegahan kecelakaan adalah merupakan program terpadu koordinasi dari berbagai aktivitas, pengawasan yang terarah yang didasarkan atas sikap, pengetahuan, dan kemampuan. Beberapa ahli telah mengembangkan teori pencegahan kecelakaan dikenal 5 tahapan atau pendekatan pokok menurut Komang dikutip oleh Sunyoto (2012:242): 1. Organisasi keselamatan dan kesehatan kerja Pada era industrialisasi dengan kompleksitas permasalahan dan penerapan prinsip manajemen modern, masalah usaha pencegahan kecelakaan tidak mungkin dilakukan oleh orang per orang atau secara pribadi, namun memerlukan banyak orang, berbagai jenjang dalam organisasi yang memadai. 2. Menemukan fakta dan masalah
41
Dalam kegiatan ini dapat dilaksanakan melalui survei, inspeksi, observasi, investigasi, dan review of record. 3. Analisis Tahap ini terjadi proses bagaimana fakta atau masalah ditemukan dapat dicari solusinya. Fase ini, analisis harus dapat dikenali berbagai hal antara lain: sebab utama masalah tersebut, tingkat kekerapannya, loksi, kaitannya dengan manusia maupun kondisi. Analisis ini bisa saja menghasilkan satu atau lebih alternatif pemecahan. 4. Pemilihan atau penetapan alternatif (pemecahan) Dari berbagai alternatif pemecahan perlu diadakan seleksi untuk ditetapkan satu yang benar-benar efektif dan efisiensi serta dipertanggungjawabkan. 5. Pelaksana Jika sudah dipilih alternatif pemecahan maka harus diikuti dengan tindakan dari keputusan penetapan tersebut. Dalam proses pelaksanaan dibuthkan adanya kegiatan pengawasan agar tidak terjadi penyimpangan.
3.1.3.2.
Komitmen Manajemen dan Keamanan
Menurut Dessler (2006:277), keamanan dimulai dengan komitmen manajemen puncak. Semua orang harus melihat bukti yang meyakinkan atas komitmen manajemen puncak. Hal ini meliputi manajemen puncak yang secara pribadi terlibat dalam: a. aktivitas keamanan
42
b. membuat masalah keamanan menjadi prioritas utama dalam pertemuan dan penjadwalan produksi c. memberikan peringkat dan status yang tinggi kepada petugas keamanan perusahaan, d. menyertakan pelatihan keamanan dalam pelatihan pekerja baru. Idealnya keamanan adalah sebuah bagian integral dari sistem, dirajut kedalam setiap kompetensi manajemen dan bagian dari tanggung jawa hari-ke-hari setiap orang. Sebagai tambahan, menegakkan komitmen manajemen dengan sebuah kebijakan keamanan, dan mempublikasikannya. Hal ini harus ditekankan bahwa perusahaan akan melakukan segala hal yang praktis untuk menghilangkan atau mengurangi kecelakaan dan luka-luka. Menakankan bahwa pencegahan kecelakaan dan luka-luka bukan hanya penting tetapi yang paling penting. Dan menganalisis jumlah kecelakaan dan kejadian keamanan dan kemudian menetapkan sasaran keamanan spesifik yang dapat dicapai.
3.1.3.3. Tujuan dan Manfaat Keselamatan dan Kesehatan Kerja Menurut Mangkunegara (2002:165) bahwa tujuan dan manfaat dari keselamatan dan kesehatan kerja adalah sebagai berikut: a. Agar setiap pegawai mendapat jaminan keselamatan dan kesehatan kerja yang baik secara fisik, sosial, dan psikologis.
43
b. Agar setiap perlengkapan dan peralatan kerja digunakan sebaik-baiknya seselektif mungkin. c. Agar semua hasil produksi dipelihara keamanannya. d. Agar adanya jaminan atas pemeliharaan dan peningkatan kesehatan gizi pegawai. e. Agar meningkatkan kegairahan, keserasian kerja, dan partisipasi kerja. f. Agar terhindar dari gangguan kesehatan yang disebabkan oleh lingkungan atau kondisi kerja. g. Agar setiap pegawai merasa aman dan terlindungi dalam bekerja. Tujuan dan manfaat dari keselamatan dan kesehatan kerja ini tidak dapat terwujud dan dirasakan manfaatnya, jika hanya bertopang pada peran tenaga kerja saja tetapi juga perlu peran dari pimpinan.
3.2.
Menyusun Rencana dan Membuat Instruksi Produksi
Bisnis Proses Bisnis proses adalah suatu proses yang memerlukan sumber daya yang berupa : energi, waktu, aktivitas, biaya dan lain-lain. Sesuatu yang akan dicapai dari bisnis proses melalui prosedur yang telah ditetapkan. Tujuan dari penerapan bisnis proses tersebut dapat berupa : Ø Sistem Prosedur yang jelas dan mudah dipahami. Ø kontrol antara satu bagian dengan yang lainnya. Ø Target pengerjaan setiap aktivitas kerja. Untuk mendapatkan tujuan dari bisnis proses maka perlu dijabarkan lebih detail setiap bisnis proses ke dalam prosedur yang disebut dengan Standard Operating Procedure (SOP). Pembuatan SOP ini ditentukan dengan kondisi yang berlangsung dilapangan untuk memberikan gambaran aktivitas-aktivitas yang dikerjakan selama ini. Kemudian aktivitas tersebut dibuat dan disusun berdasarkan urutan aktivitas yang dilakukan dilapangan. Kemudian akan dilakukan analisa bila ada kejadian yang tidak sesuai, apakah SOP (Standard Operating Procedure) yang telah ada masih sesuai dengan kondisi dilapangan. Bila SOP (Standard Operating Procedure) masih terwakili kondisi dilapangan maka metode kerja dilapangan perlu dilakukan analisa perbaikan, Akan tetapi bila SOP (Standard Operating Procedure) sudah tidak dapat mewakili keadaan dilapangan maka perlu dilakukan revisi SOP (Standard Operating Procedure).
44
4. Metodologi Penelitian Dalam penyusunan bisnis proses dan SOP yang telah disempurnakan maka akan dibuatkan kriteria-kriteria dan parameter audit. Adapun konsep dan metode akan diperjelas melalui sub-sub dibawah ini: MODULE I :
BASELINE ANALYSIS
Kegiatan ini dilaksanakan untuk dapat mengidentifikasi lebih dalam sejauh mana SOP (Standard Operating Procedure) diterapkan. Dengan adanya penerapan SOP yang berjalan dapat memberikan pelayanan waktu yang standard bagi pelanggan. Adapun pada pelaksanaannya, Tim CQPI yang dibantu 6 mahasiswa Kerja Praktek akan melakukan : ◊
◊ ◊ ◊
◊
Tinjauan langsung dan wawancara dengan karyawan yang terkait pada setiap proses, terhadap penerapan Sistem Administrasi dan pelaksanaan SOP beserta standard waktu pengerjaan setiap aktivitas/kegiatan. Mendapatkan informasi lebih jelas mengenai sistem dokumentasi yang digunakan pada saat ini. Melihat keseluruhan proses operasi sesuai ruang lingkup tujuan. Pengenalan tentang SOP (Standard Operating Procedure), untuk memberikan pemahaman yang jelas mengenai Sistem Administrasi dan menyusunnya serta menentukan standard waktu pengerjaan aktivitas . Pengukuran waktu standard setiap aktivitas yang mengacu pada pembuatan SOP (Standard Operating Procedure) dan pengukuran-pengukuran lainnya yang dibutuhkan. MODULE II : DESIGN AND DEVELOPMENT.
Tahapan ini memberikan suatu petunjuk dan konsultasi untuk membuat untuk membuat SOP dalam menyusun sistem administrasi dilapangan yang dapat memberikan standar waktu layanan dan Instruksi Kerja (jika diperlukan) dan dokumen pendukung lainnya. Adapun tujuan dari tahapan ini adalah : ◊ ◊
Memperbaiki, membangun dan mengembangkan sistem dokumentasi yang sesuai dengan proses bisnis di perusahaan yakni SOP (Standard Operating Procedure). Pelatihan yang mengacu kepada bagaimana membuat SOP (Standard Operating Procedure). MODULE III : SOP (STANDARD IMPLEMENTATION & AUDIT INTERNAL
OPERATING
PROCEDURE)
Pada tahapan ini konsultan membantu membimbing dan memotivasi untuk menyadari bahwa sistem dokumentasi yang dibuat dan telah disepakati. Adapun tujuan dari kegiatan ini adalah : ◊
Untuk memastikan SOP (Standard Operating Procedure) yang dibangun telah dimengerti, diterapkan dan dipelihara oleh semua karyawan dan personil yang terkait. 45
◊ ◊
Membuat Indikator untuk ditetapkan sebagai kriteria audit internal. Melakukan audit internal di perusahaan dan menilainya. Observasi Awal - Pengumpulan Data - SOP Sebelumnya - Data Penunjang
Base Line Analysis
Perumusan Masalah - Memahami aktivitas - Merangkum kegiatan
Studi Lapangan - Mengevaluasi existing condition - Menganalisa awal existing condition
Design & Development
SOP Implementation
Pembuatan Business Proces - Menyusun kembali SOP - Menyusun Job Description
Evaluasi SOP - Merekomendasikan masukan efisiensi efektivitas - Membuat Indikator sebagai audit internal - Melakukan penilaian dan audit internal
dan
Gambar 1. Metodologi Penelitian PROSES STRATEGI DAN PERENCANAAN KAPASITAS Menetapkan proses apa yang akan digunakan perusahaan untuk melakukan kegiatan operasional merupakan keputusan yang harus dilakukan oleh manajer operasional setelah membuat keputusan desain produk yangdihasilakn. Berkaitan dengan itu ada empat jenis proses yang bisa dijadikan pilihan bagi perusahaan . Pemilihan proses berkaitan dengan strategi bisnis yang telah ditatapkan perusahaan. Selain itu berkaitan dengan penetapan proses maka perencanaan kapasitas harus juga menjadi konsep yang perlu dipahami karena ini berkaitan dengan kuantitas produk yang dihasilkan perusahaan. Proses Strategi
46
A. TIPE STRATEGI PROSES Strategi proses atau transformasi adalah pendekatan organisasi untuk mengubah sumber daya menjadi barang dan jasa. Tujuan strategi proses adalah untuk menemukan suatu cara membuat produk barang dan jasa yang dapat memenuhi persyaratan dari konsumen dan spesifikasi produk yang berada dalam batasan biaya serta konstrain lainnya. Hasil dari keputusan ini berdampak pada efisiensi produksi jangka panjang, fleksibilitas, dan kualitas produk yang dihasilkan. Oleh karenanya banyak strategi perusahaan ditentukan pada saat keputusan tentang proses ini dilakukan. Ada beberapa empat tipe yang akan dibahas dalam topik ini, dan kenyataannya perusahaan dalam memilih proses menggunakan beberapa variasi pada satu dari empat tipe strategi proses tersebut. Adapun empat strategi proses tersebut adalah: 1. Fokus pada proses. 2. Fokus berulang 3. Fokus pada produk 4. mass customization 1) FOKUS PADA PROSES Perusahaan yang menggunakan strategi focus pada proses berarti mengatur fasilitas yang digunakan untuk operasional di sekeliling proses untuk menghasilkan produksi dengan volume produksi rendah tetapi variasinya tinggi. Dan sebagian bear prusahan global memilih menggunakan proses ini. Istilah lain yang sering digunakan adalah “job shop” Pada proses ini, penyajian fleksibilitas tinggi karena produk berpindah diantara proses secara sebentar-sebentar (intermittent). Setiap proses didisain untuk melaksanakan beragam aktifitas dan menghadapi perubahan yang sering terjadi, oleh karenanya disebut juga proses intermittent. Pada proses ini, fasilitas yang digunakan mengandung unsure biaya tinggi dengan utilitas sangat rendah. Banyak penerapan pada usaha seperti restoran dan rumah sakit. Walaupun demikian, beberapa fasilitas dapat bekerja lebih baik dengan menggunakan peralatan yang canggih secara elektronis maupun komputerisasi.
2) FOKUS BERULANG Strategi proses yang focus berulang berarti proses produksinya berorientasi pada produk yang menggunakan modul. Sedangkan modul adalah bagian atau komponen suatu produk yang telah disiapkan sebelumnya, biasanya dalam suatu proses yang kontinyu. Lini proses berulang (repetitive process) mirip dengan lini perakitan klasik. Penerapan yang secara luas pada industri perakitan baik kendaraan maupun peralatan rumah tangga (produk elektronik). Lini ini lebih terstruktur karenanya fleksibilitas kurang 47
dibandingkan dengan fasilitas yang terfokus pada proses. Restoran cepat saji adalah suatu contoh penggunaan modul secara berulang, dengan proses ini memungkinkan dilakukannya customizing yang lebih daripada proses kontinyu. Dengan cara itu, perusahan mendapatkan keunggulan ekonomis dimana banyak modul disiapkan. 3) FOKUS PADA PRODUK Strategi Proses yang berfokus pada produk mamiliki volume tinggi dan variasi yang rendah, yang mana fasilitas diatur sekeliling produk. Proses ini disebut juga proses kontinyu karena mempunyai lintasan produksi yang panjang dan kontinyu. Pabrik-pabrik yang memproduksi barang seperti kaca, timah lembaran, lampu bohlam, minuman, baut adalah contoh yang menerapkan proses ini. Proses lain yang terfokus pada produk adalah jasa seperti rumah sakit yang menetapkan proses penyembuhan penyakit tertentu melaui serangkaian proses panjang. Dengan poroses seperti ini, standardisasi dan pengendalian kualitas yang efektif dapat dilakukan. Suatu perusahaan memiliki kemampuan yang tidak bisa dipisahkan untuk menetapkan standard dan menjaga kualitas tertentu yang berbanding terbalik dengan organisasi yang memproduksi produk unik setiap hari. Perusahaan yang menetapkan strategi proses seperti ini biasanya fasilitas yang dimiliki membutuhkan biaya tetap yang tinggi tetapi biaya variable rendah sebagai dampak dari pemanfaatan fasilitas yang tinggi. 4) MASS CUSTOMIZATION Kemajuan jaman yang semakin cepat dan canggih membutuhkan produk barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan setiap individu. Kita lihat sekarang ini, terjadi ledakan veriasi dari berbagai jenis produk dari kendaraan, peralatan rumah tangga , makanan sampai produk yang kecil. Akan tetapi selain itu kualitas meningkat dan biaya menurun. Para manajer operasional telah menerapkan proses produksi untuk barang dan jasa yang dikenal dengan mass customization. Mass customization bisa diartikan variasi yang dihasilkan sangat beragam tetapi secara ekonomis mengetahui dengan tepat apa yang diinginkan konsumen dan kapan konsumen menginginkannya. Mass customization merupakan pembuatan produk barang dan jasa yang dapat memenuhi keinginan konsumen yang semakin unik secara cepat dan murah. Perusahaan yang menerapkan proses ini menghadapi tantangan yang membutuhkan kemampuan operasional karena keterkaitan logistic, produksi dan penjualan semakin erat. Para manajer operasional harus menggunakan sumber daya yang imajinatif dan agresif untuk membentuk proses yang gesit yang dapat memproduksi produk tertentu dengan cepat dan murah. Industri jasa jusa telah mulai menerapkannya, seperti jasa pelayanan telepon menyediakan pilihan caller ID, call waiting, voice mailbox, call forwarding sesuai kebutuhan konsumen. Juga pada perusahaan yang mengadakan persediaan musik di internet yang memungkinkan konsumen memilih lusinan lagu pilihan mereka dan
48
memasukkannya dalam sebuah CD khusus yang langsung bisa dikirim ke alamat masing-masing konsumen. Salah satu persyaratan penting dalam mass customization adalah adanya ketergantungan pada desain modular. Walaupun demikian penjadwalan yang efektif dan throughput yang cepat juga diperlukan. Dampak yang dapat terlihat adalah pada penurunan persediaan dan peningkatan tekanan pada kinerja penjadwalan dan rantai pasokan. B. PERBANDINGAN PILIHAN PROSES PRODUKSI Berbagai karakteristik dari keempat strategi proses dapat dilihat dalam table berikut ini. 1. Produk : Volume rendah Standardisasi tinggi Volume tinggi, Volume dan variasi Variasi tinggi dengan pilihan modul riasi rendah tinggi 2. Alat: General purpose Special purpose Special purpose Flexible equipment untuk lini perakitan 3. Tenaga Kerja: Skill menyeluruh Sering dilatih Skill kurang me- Flexible operator nyeluruh 4. Instruksi kerja: Banyak karena operasi berulang sedikit karena banyak karena Ada perubahan mengurangi latihan standarisasi sesuai order 5. Persediaan: Bahan baku Konsep JIT Bahan baku, WIP Konsep JIT, Out- Dan WIP Output sesuai rendah, Output put sesuai order Tinggi, output peramalan untuk pesanan & Rendah disimpan 6. Throughput Lambat dalam hitungan swiftly movement swiftly movement Jam atau hari 7. Schedulling: Kompleks didasarkan vari- relative simple sophisticated meng Asi modul akomodir order 8. Biaya: FC rendah FC fleksibel FC tinggi FC tinggi VC tinggi VC rendah VC harus rendah
DESAIN PRODUK DAN MANAJEMEN KUALITAS Keputusan penting dalam manajemen operasional adalah menentukan desain produk seperti apa yang akan dihasilkan perusahaan. Hal ini dikarenakan kegiatan dari 49
manajemen operasional adalah melakukan transformasi input menjadi output, sehingga apa saja tindakan transformasi yang akan dilakukan mencacu pada output yang seperti apa atau bagaiman yang akan dihasilkan perusahaan. Berkaitan dengan keputusan desain adalah keputusan dalam menentukan kualitas seperti apa yang akan diwujudkan oleh perusahaan. Dalam dunia bisnis terjadi persaingan artinya setiap perusahaan yang menghasilkan produk baik berupa barang maupun jasa hamper selalu menghadapi persaingan dari perusahaan lain. Sehingga agar dapat mempertahankan diri dalam dunia persaingan secara jangka panjang maka kualitas merupakan konsep penting yang harus dipahami oleh manajer operasional dalam menjalankan aktifitasnya . Konsep desain produk dan berbagi hal mengenai kualitas akan secara singkat dipaparkan dalam modul ini. Desain Produk A. APA YANG DIMAKSUDKAN DENGAN PRODUK Perusahaan menghasilkan output untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen akan kepuasan, sehingga output yang dihasilkan seharusnya dapat memuaskan konsumen. Oleh karena itu produk bisa diartikan sebagai kepuasan yang ditawarkan produsen (perusahaan) kepada konsumen. Untuk dapat mencapai maksud tersebut maka sudah selayaknya perusahaan memfokuskan diri pada pengembangan keunggulan bersaing melalui strategi bisnis, diantaranya pembedaan (diferensiasi), biaya rendah (kepemimpinan biaya) , respon cepat (rapid respon) atau kombinasi diantaranya ketiga strategi tersebut. Suatu produk yang diciptakan baik berupa barang atau jasa pada umumnya mengalami tahapan kehidupan produk (PLC = Product Life Cycle) melalui empat tahapan sbb : I (Introduction) = tahap perkenalan G (growth) = tahap pertumbuhan M (Maturity) = tahap kedewasaan D (Decline) = tahap penurunan
50
Sales
Growth
Introduction
Maturity y
Decline
Time Tahapan PLC Pilihan Strategi Perkenalan (Introduction) Masih menyesuaikan pasar dan banyak biaya untuk: 1) Riset, 2) Pengembangan produk, 3) Modifikasi proses, dan 4) Pengembangan pemasok. Pertumbuhan (Growth) Desain produk sudah stabil sehingga perlu peramalan kebutuhan kapasitas yang efektif dan perlu peningkatan kapasitas agar dapat memenuhi permintaan Kematangan (Maturity) Pesaing sedah dapat dipastikan dan memerlukan inovasi, pengendalian biayaharus lebih baik, meningkatkan keuntungan dengan pembatasan lini produk. Penurunan (Decline) Produk hamper matimaka mungkin perlu menghentikan produk tersebut dan menggantinya dengan desain produk baru. B. PENCIPTAAN PRODUK BARU Produk yang dihasilkan perusahaan, dalam perjalanannya tentunya mengalami tahapan seperti yang sesuai siklus hidupnya, sehingga pemilihan produk, pendefinisian produk maupun desain produk perlu secara terus menerus diperbaharui . Oleh karenanya mengetahui bagaimana menciptakan dan mengembangkan produk baru dengan berhasil sudah merupakan suatu kewajiban perusahaan yang ingin terus hidup. 1. Peluang Penciptaan Produk Baru Keadaan yang memberikan peluang munculnya produk baru diantaranya adalah: 1. Pemahaman Konsumen 51
2. Perubahan Ekonomi 3. Perubahan Sosiologis dan demografis 4. Perubahan Teknologi 5. Perubahan Politik/Peraturan 6. Perubahan yang lain seperti: a. Praktek di pasar b. Standar profesi c. Supplier d. Distributor 2. Pentingnya Produk Baru Perusahana perlu terus menerus melakukan upaya penciptaan produk baru atau pembaharuan produk karena untuk dapat mengimbangi persaingan yang dihadapi diantaranya produk substitusi maupun perubahan kebutuhan dan keinginan konsumen. Walaupun pada kenyataannya seringkali produk baru banyak yang gagal untuk dapat dipasarkan akan tetapi usaha yang terus-menerus untuk memperkenalkan produk baru harus tetap dilakukan . Oleh karenanya seleksi produk, pendefinisian produk maupun desain produk sangat penting dilakukan terus menerus sehingga manajer operasi dan organisasinya harus memahami resiko kegagalan yang mungkin terjadi. Dan harus menampung banyak produk baru sementara aktifitas yang dijalankan tetap dilakukan. Gambaran pentingnya produk baru dapat dilihat dalam gambar sebagai berikut :
Rancangan Produk
SDM
Produk Manufaktur
Penelitian & Pengembangan
Modal
Rancangan pabrik & Pelayanan
Eksekusi
Produk
Penjualan
Pasar
52
Bahan Baku
Gagasan Penciptaan Produk
C. SISTEM PENGEMBANGAN PRODUK Sistim pengembangan produk bukan hanya demi keberhasilan produk tetapi juga untuk kepentingan masa depan perusahaan. Oleh karena itu melakukan pengembangan produk memerlukan tahapan sebagai berikut: 1.Tahapan Pengembangan Produk a. Ide yang bisa berasal dari berbagai sumber dari dalam perusahaan misalnya bagian Riset dan Pengembangan dan dari luar melalui pemahaman perilaku konsumen, persaingan, teknologi, pekerja, persediaan. Tahapan ini menjadi dasar untuk memasuki pasar dan biasanya mengikuti strategi pemasaran yang dilakukan perusahaan. b. Kemampuan yang dimiliki perusahaan untuk merealisasikan ide. Dengan melakukan koordinasi dari berbagai bagian yang terkait di perusahaan yang bersangkutan. c. Permintaan konsumen untuk menang dalam bersaing dengan cara mengidentifikasi posisi dan manfaat produk yang diinginkan konsumen melaului atribut tentang produk. d. Spesifikasi fungsional, bagaimana suatu produk bisa berfungsi? Dengan melalui identifikasi karakteristik engineering produk, kemungkinan dibandingkan dengan produk dari pesaing. e. Spesifikasi produk : Bagaimana produk dibuat? Melaui spesifikasi fisik seperti ukuran, dimensi. f. Review desain: Apakah spesifikasi produk sudah memenuhi kebutuhan konsumen ? g. Tes pasar: Apakah produk memenuhi harapan konsumen? Untuk memastikan prospek ke depannya melalui perjualan dalam jumlah besar. h. Perkenalan di pasar dengan memproduksi secara masal untuk dipasarkan. i. Evaluasi: untuk mengukur sukses atau gagal, karena apabila gagal secara cepat bisa diganti produk lain.yang lebih menguntungkan. 2. Quality Function Deployment (QFD)
53
Adalah suatu proses menetapkan keinginan pelanggan tentang “apa yang diinginkan konsumen” dan menterjemahkannya menjadi atribut “bagaimana agar tiap area fungsional dapat memahami dan melaksanakannya. Alat yang digunakan dalam QFD adalah rumah kualitas (house of quality) yaitu merupakan teknik grafis untuk menjelaskan hubungan antara keinginan konsumen dan produk (barang atau jasa). Ada enam langkah dasar untuk membuat rumah kualitas yaitu: a. Identifikasi keinginan konsumen. b. Identifikasi bagaimana produk akan memuaskan keinginan konsumen. c. Hubungkan langkah 1 dan 2. d. Identifikasi hubungan diantara sejumlah hal dalam perusahaan pada konsep bagaimana pada perusahaan. e. Kembangkan tingkatan kepentingan. f. Evaluasi produk pesaing. 3. Pengorganisasian Pengembangan Produk Banyak perusahaan yang membuat departemen tersendiri untuk bagian penelitian dan pengembangan produk, kemudian departemen rekayasa manuifaktur untuk merancang produk, dilanjutkan departemen produksi yang memproduksi secara masal produk tersebut. Cara seperti itu mempunyai kelebihan yaitu adanya tugas dan tanggung jawab yang tetap tetapi mempunyai kelemahan yaitu kekurangan pemikiran ke masa depan. Cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan menugaskan seorang manajer prodyk untuk “memenangkan” produk melalui system pengembangan produk dan organisasi terkait. Ada juga pendekatan yang terbaru yaitu dengan menggunakan tim yang dikenal sebagai: a. Tim Pengembangan Produk yang bertanggung ajawab untuk menerjewmahkan permintaan pasar menjadi sebuah produk yang dapat memnacapi keberhasilan produk dalam arti dapat dipasarkan, dapat diproduksi dan mampu memberikan pelayanan. b. Tim Desain yang bertanggung jawab dalam membuat desain produk sesuai keinginan konsumen dan sesuai dengan kemampuan perusahaan untuk memproduksinya. c. Tim Rekayasa Nilai yang biasanya terbentuk dari gabungan semua unsure yang terpengaruh yang dikenal dengan lintas fungsional sehingga pengembangan produk yang lebih cepat dilakukan melalui kinerja simultan dari aspek yang beragam. 4. Manufacturability dan Value Engineering Adalah aktifitas yang menolong memperbaiki desain, produksi, pemeliharaan dan penggunaan sebuah produk. Hal ini dilakukan dengan tujuan antara lain: a. Mengurangi kompleksitas produk. b. Standarisasi tambahan dari komponen. c. Perbaikan aspek fungsional produk. d. Memperbaiki desain pekerjaan dan keamanan pekerjaan. 54
e. Memperbaiki kemudahan pemeliharaan produk. f. Desain yang tangguh D. ISU-ISU YANG BERKAITAN DENGAN DESAIN PRODUK Untuk mengembangkan system dan struktur organisasi yang efektif, maka ada beberapa isu penting yang harus dipahami yaitu antara lain: 1. Desain yang tangguh (Robust Design) Adalah sebuah desain yang dapat diproduksi sesuai dengan permintaan walaupun pad kondisi yang tidak memadai pada proses produksi. 2. Desain Modular (Modular Design) Adalah bagian atau komponen sebuah produk dibagi menjadi komponen yang dengan mudah dapat ditukar atau digantikan. 3. Computer Aided Design (CAD) Adalah penggunaan sebuah computer secara interaktif untuk mengembangkan dan mendokumentasikan sebuah produk. 4. Computer Aided Manufacturing (CAM) Adalah penggunaan teknologi informasi untuk mengendalikan mesin. 5. Teknologi Virtual Realitas (Reality Virtual Technology) Adalah bentuk komunikasi secara tampilan dimana gambar menggantikan kenyataan dan biasanya pengguna dapt menanggapi secara interaktif. 6. Analisis Nilai (Value Analysis) Merupakan kajian dari produk sukses yang dilakukan selama proses produksi. 7. Desain yang ramah lingkungan (Environtmentally Friendly Design) Merupakan perancanagn produk yang telah memasukkan unsure kepekaan terhadap permasalan lingkungan yang sangat luas pada proses produksi. Cara yang bisa dilakukan antara lain dengan: a. Membuat produk yang dapat didaur ulang b. Menggunakan bahan baku yang dapt di daur ulang. c. Menggunakan komponen yang tidak membahayakan. d. Menggunakan komponen yang lebih ringan. e. Menggunakan energi yang lebih sedikit. f. Menggunakan bahan baku yang lebih sedikit. E. PERSAINGAN BERDASAR WAKTU (TIME-BASED COMPETITION)
55
Manajer operasi yang menguasai seni pengembangan produk secara bertahap akan memenangkan persaingan dari para pesaingnya yang lebih lambat berarti bisa desebut manajer yang menguasai konsep persaingan berdasarkan waktu F. DOKUMENTASI PRODUKSI Aktifitas dalam perusahaan diusahaan agar dapat terjadi kesinambungan maka perlu dokumentasi yangmemadai, oleh karena itu dokumentasi produksi perlu sekali dilakukan dalam program pengembangan produk. Adapun dokumentasi yang lazim dilakukan antara lain: 1. Gambar Perakitan (Assembly Drawing) yaitu pandangan produk yang dilepas masing-masing komponenya biasanya melalui gambar tiga dimensi atau isometris. 2. Diagram Perakitan (Assembly Chart) yaitu sebuah grafik sebagai jalan untuk menerangkan bagaimana komponen mengalir menjadi sub perakitan dan akhirnya menjadi produk jadi. 3. Lembar Rute (Route Sheet) yaitu merupakan daftar operasi yang dibutuhkan untuk memproduksi komponen dengan bahan yang dirinci dalam bill of material. 4. Perintah Kerja (Work Order) yaitu sebuah instruksi untuk membuat sejumlah kuantitas produk tertentu biasanya untuk jadwal tertentu. 5. Engineering Change Notices (ECN) yaitu sebuah perbaikan atau perubahan dari gambar teknik atau bill of material. 6. Manajemen Konfigurasi (Configuration Management) yaitu suatu system dimana sebuah produk direncanakan dan perubahan konfigurasi diidentifikasi secara akurat sementara pengendalian dan pertanggung jawaban suatu perubahan tetap terjaga.
G. DESAIN JASA Situasi dan kondisi yang ada selamanya tidak selalu sama, demikian pula yang terjadi dalam dunia bisnis. Sehingga konsep manajemen operasional juga harus beradaptasi dengan berbagai perubahan yang terjadi pada dunia bisnis yang menghasilkan barang dan jasa. Untuk produk jasa seperti perbankan, keuangan, asuransi, transportasi, komunikasi, kesehatan dan berbagai jasa lainnya pada tahap perancangan mempunyai tantangan tersendiri karena karakteristiknya unik. Salah satu alasan produktifitas jasa
56
susah diperbaiki adalah karena desain produk jasa memasukkan unsure interaksi konsumen. Dalam hal ini konsumen dapat berpartisipasi dalam : 1. Desain jasa, misalnya dengan spesifikasi desain dapat berupa kontrak atau penjelasan tertulis dengan foto (seperti operasi plastik atau tata rambut). 2. Pengantaran jasa seperti uji tekanan jantung atau proses melahirkan bayi. 3. Desain dan pengantaran jasa seperti konseling, pendidikan tinggi, manajemen kauangan pribadi atau menata interior. Ada berbagai teknik yang dapat diterapkan pada produk jasa untuk mengefisienkan biaya dan meningkatkan produk diantaranya: 1. Penyelarasan selera (customization) yang ditunda sedapat mungkin. 2. Modulirize dengan menyediakan paket-paket. 3. Automatisasi atau mengurangi interaksi konsumen dengan menggunakan mesin untuk mengganti tenaga manusia. 4. Moment of Truth adalah saat penting antara penyedia jasa dan konsumen yang berkesan meningkatkan atau menurunkan harapan konsumen. H. RANCANG BANGUN PRODUK BARANG & JASA Barang adalah suatu entitas nyata, dapat dilihat dan diraba serta tampak wujudnya, oleh karena itu maka barang dapat disimpan,ditransformasikan dan ditransportasikan, sedangkan jasa dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang dihasilkan tetapi tidak berwujud, sehingga jasa tidak dapat disimpan ataupun ditransportasikan. Dengan adanya karakteristik antara barang dan jasa, maka ada beberapa aspek penting yang berbeda, diantaranya : a. Kapasitas dan sediaan Jasa dipandang sebagai suatu produk yang sangat tidak tahan lama yang tidak dapat disimpan sebagai sediaan untuk penggunaan di masa yang akan datang. Dengan demikian pengiriman jasa merupakan sutau permasalahan khusus dalam perencanaan sediaan dan kapasitas. Penghasil jasa perlu mengembangkan kapasitas terlebih dahulu dalam upaya memenuhi permintaan, misalnya pengadaan tenaga kerja. Sebaliknya penghasil barang dapat menggunakan kapasitas yang ada untuk memproduksi sediaan barang di masa yang akan datang. b. Mutu Jasa adalah produk tak berwuud sehngga kualitas tidak dapat secara langsung dinilai oleh pengguna sebelum diterima. Dalam perusahaan jasa, reputasi merupakan hal pokok karena sebagian besar citra dan kesan mengenai produk tersebar dari mulut ke mulut. c. Penyebaran 57
Jasa seringkali diebar berdasarkan geografis, oleh karena itu jasa harus dihasilkan saat pelanggan mengkonsumsinya, sehinga perlu adanya penyebaran cabang atau tempat pelayanan jasa tersebut. Sedangkan penghasil barang dapat memusatkan operasi, sebab produk barang dapat dikirim ke tempat tujuan. d. Pemasaran dan Operasi Dalam perusahaan jasa fungsi operasi dan pemasaran cenderung berkitan erat. Hal ini karena jasa dikonsumsi dan diproduksi pada saat dan tempat yang sama. Dalam perusahaan penghasil arang adala sebalikntya, sebab fungsi operasi dan pemasaran dapat terpisah.
1.
2.
3.
4.
Berikut adalah para penghasil barang dan jasa Penghasil barang Penghasil jasa Pertanian, kehutanan dan 1. Transportasi dan pelayanan perikanan masyarakat Hasil bumi, peternakan, pertanan, Jalan raya, terminal, gudang, prusahaan kehutanan, perikanan dll angkutan, pos & giro, pelayaran, penerbangan, jaringan pipa, komunikasi, Pertambangan listrik, gas dll Tambang baja, batubara, minyak, gas, dan mineral 2. Pedagang besar Barang-barang tahan lama dan tak tahan Konstruksi lama Kontraktor bangunan, alat berat, kontraktor perdagangan dll 3. Pedagang eceran Bahan bangunan, toko kelontong, Manufaktur bengkel, rumah makan dll Makanan, tekstil, percetakan, bahan kimia, kertas, produksi 4. Keuangan, asuransi, perumahan batubara, karet, plastik, kulit, keramik, kaca, logam, peralatan 5. Jasa-jasa listrik, elektronik , perkakas dll Hotel, layanan pribadi, layanan bisnis, bioskop, taman hiburan, jasa sosial, hukum, pendidikan, kesehatan dll 6. Admnistrasi umum
Manajemen Kualitas A. PENGERTIAN KUALITAS Untuk mempertahankan keberadaannya di pasar dalam jangka panjang, maka perusahaan yang bergerak di sektor barang maupun jasa harus berorientasi pada kualitas. Mengapa demikian ? karena kualitas dapat diartikan sebagai kemampuan 58
suatu produk baik barang maupun jasa dalam memenuhi kebutuhan konsumen. Perusahaan yang bergerak di sektor barang menghasilkan produk nyata yang berwujud sedangkan di sektor jasa menghasilkan produk yang merupakan pelayanan. Dengan demikian kegiatan ekonomi yang biasanya menghasilkan sesuatu yang wujudnya tidak nyata seperti pendidikan, hiburan, transportasi, administrasi, layanan keuangan, kesehatan disebut kegiatan di sektor jasa. Namun sekarang ini kecenderungan banyak produk yang merupakan kombinasi dari barang maupun jasa yang biasanya dikenal dengan istilah mix service. Akan tetapi apapun jenis produk yang dihasilkan perusahaan, sekarang ini harus memfokuskan pada kualitas karena bagi konsumen, produk yang berkualitas akan memberikan kepuasan sehingga kepercayaan untuk mengkonsumsi produk tersebut akan terus menjadikan loyalitas para konsumen akan produk tersebut Kualitas dapat didefinisikan sebagai kecocokan atau melebihi kebutuhan konsumen akan penggunaan produk . Ada tiga alasan kualitas merupakan sesuatu yang penting yaitu: 1. Reputasi perusahaan. 2. Kehandalan produk 3. Keterlibatan global Ada empat kategori biaya kualitas yang disebut cost of quality yaitu: 1. Prevention cost Biaya yang terkait dengan pengurangan komponen atau jasa yang rusak, contoh: peletihan, program peningkatan kualitas. 2. Appraisal cost Biaya yang dikaitkan dengan proses evaluasi produk, proses, komponen dan jasa, contoh: biay apercobaan, laboratorium, pengujian. 3. Internal failure Biaya yang diakibatkan proses produksi yang menyebabkan kerusakan sebelum dikirim ke konsumen, contoh: rework, scrap, downtime. 4. External failure Biaya yang terjadi setelah pengiriman produk ke konsumen, contoh: retur, biaya social. B. ISO (INTERNATIONAL STANDARD ORGANIZATION) Perusahaan yang telah memutuskan untuk go internasional, lazimnya sudah memahami bahwa produk yang dihasilkan harsu memenuhi satndar kualitas internasional. Oleh karena itu dikenal standar kualitas tunggal (Single Quality Standard) nyang mulai diterapkan sejak 1987 oleh ISO (International Standard Organization) yang beranggotakan 91 negara dengan mempublikasikan a series of quality standard.
59
Adapun yang telah ada diantaranya: 1. ISO 9000 yang memfokuskan standard kualitas pada prosedur manajemen, kepemimpinan, dokumentasi secara rinci, instruksi kerja dan pelaporan. 2. ISO 9001 : terdiri dari 2.000 komponen untuk melihat kualitas. 3. ISO 14000 yang memasukkan unsur standar manajemen lingkungan yang berisi lima elemen dasar yaitu: a. Manajemen lingkungan b. Auditing c. Evaluasi kinerja d. Pelabelan e. Penaksiran siklus hidup Keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan standard kualitas tersebut diantaranya adalah: 1. Citra positif dari masyarakat dan mengurangi eksploitasi pada pertanggung jawaban. 2. Pendekatan sistimatis yang bagus pada pencegahan terhadap polusimelalui minimisasi dampak ekologi pada produk dan aktifitas. 3. Memenuhi ketentuan yang berlaku dan kesempatan memeperoleh keunggulan bersaing. 4. Mengurangi kebutuhan audit yang bermacam-macam. C. TQM (TOTAL QUALITY MANAGEMENT) Dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan kualitas, maka banyak peryusahaan menerapkan konsep yang dikenal dengan TQM (Total Quality Management) yaitu Manajemen organisasi keseluruhan yang menjadikannya unggul dalam semua aspek produk barang dan jasa yang penting bagi konsumen. TQM penting karena keputusan kualitas mempengaruhi setiap keputusan utama dalam manajemen operasional yang dibuat. Adapun konsep ini sebetulnya mengacu pada 14 prinsip dari W. Edwards Deming yang kemudian dikembangkan menjadi enam konsep program TQM yang efektif. Adapun 14 Poin Deming adalah sbb: 1. Membuat tujuan yang konsisten 2. Memimpin dalam mempromosikan prubhan. 3. Membangun kualitas pda produk, menghentikan ketergantungan pada inspeksi untuk menangkap permasalahan. 4. Membangun hubungan jangka panjangberdasarkan kinerja bukan pada harga. 5. Meningkatkan produk, kualitas, dan jasa secara terus menerus. 6. Memulai pelatihan. 7. Menekankan kepemimpinan. 60
8. Membuang rasa takut. 9. Mendobrak batasan antar departemen. 10. Menghentikan pidato panjang lebar pada pekerja. 11. Mendukung, membantu, memperbaiki. 12. Mendobrak penghalang untuk bangga atar kinerja masing-masing. 13. Mendidikan program pendidikan yang kuat dan perbaikan mandiri. 14. Menempatkan orang di perusahaan untuk bekerja pada suatu transformasi. Sedangkan enam konsep program TQM yang efektif adalah: 1. Perbaikan terus menerus, menggunakan model diantaranya: a. PDCA (Plan Do Check Act) yaitu model dalam melakukan perbaikan terus menerus dengan merencanakan, melakukan, memeriksa , dan melakukan tindakan. b. Six Sigma atau Kaizen yaitu menjelaskan proses dari suatu perbaikan yang tidak pernah berhenti dengan penetapan pada pencapaian tujuan yang lebih tinggi. Konsep ini banyak diterapkan di Amerika maupun Jepang. c. Zero defect yaitu prosedur produk tanpa cacat yang juga digunakan untuk menjelaskan usaha perbaikan yang terus menerus. Konsep ini banyak diterapkan di Amerika Serikat. 2. Pemberdayaan Karyawan Adalah memperluas pekerjaan karyawan sehingga tanggung jawab dan kewenangan tambahan dipindahkan sedapat mungkin pada tingkat terendah dalam organisasi. Teknik yang digunakan termasuk: a. membangun jaringan komunikasi yang melibatkan karyawan. b. Membentuk penyelia yang terbuka dan mendukung. c. Memindahkan tanggung jawab dari manajer dan staf pada karyawan di bagian operasi. d. Membangun organisasi yang memiliki moral yang tinggi. e. Menciptakan struktur organisasi formal sebagai tim dan lingkaran kualitas. 3. Benchmarking Yaitu pemilihan standard kinerja yang mewakili kinerja terbaik sebuah proses atau aktifitas. 4. Just in Time (JIT) JIT berkaitan dengan tiga hal yaitu: a. JIT memangkas biaya kualitas b. JIT meningkatkan kualitas c. Kualitas yang lebih baik berarti persediaan yang lebih sedikit, serta system JIT yang lebih baik dan mudah digunakan. 61
5. Konsep Taguchi Dalam konsep ini disediakan tiga hal yang bertujuan memperbaikai kualitas produk dan proses yaitu: a. Ketangguhan kualitas (quality robustness) b. Fungsi kerugian kualitas (quality loss function-QLF) c. Kualitas berorientasi target (target oriented quality) 6. Pengetahuan mengenai Alat-alat TQM , yang paling umum ada tujuh macam yaitu: a. Lembar Pengecekan (Check Sheet), yaitu formulir yang didisain untuk mencatat data. b. Diagram Sebar (Scatter Diagram), Menunjukkan hubungan antar-dua perhitungan c. Diagram Sebab Akibat (Cause and Effect Diagram) atau diagram ishikawa atau diagram tulang ikan (Fish Bone Diagram), yaitu teknik skematis yang digunakan untuk menemukan lokasi yang mungkin pada permasalahan kualitas. d. Diagram Pareto (Pareto Chart), yaitu sebuah cara menggunakan diagram untuk mengidentifikasi masalah yang sedikit tetapi kritis tertentu dibandingkan dengan masalah yang banyak tetapi tidak penting. e. Diagram Alir (Flow Chart), yaitu diagram balok yang secara grafis menerangkan sebuah proses atau system. f. Histogram, menunjukkan cakupan nilai sebuah perhitungan dan frekuensi dari setiap nilai yang terjadi. g. Statistical Process Control (SPC), yaitu sebuah proses yang digunakan untuk mengawasi standar, membuat pengukuran dan mengambil tindakan perbaikan selagi sebuah produk atau jasa sedang diproduksi. D. PENGAWASAN/INSPEKSI Untuk memastikan bahwa sitem menghasilkan kualitas yang diharapkan maka perlu dilakukan pengendalian proses yang seringkali dengan cara pengawasan atau inspeksi yaitu jalan untuk memastikan bahwa sebuah operasi menghasilkan tingkat kualitas yang diharapkan. Dua masalah dasar yang berkaitan dengan inspeksi adalah Kapan dan dimana inspeksi dilakukan, biasanya terjadi pada salah satu titik berikut: 1. Pada pabrik supplier saat sedang meproduksi 2. Di tempat penerimaan produk dari supplier 3. Sebelum dilakukan proses yang mahal dan tidak dapat dirubah. 4. Selama tahap proses produksi. 5. Saat proses akhir atau selesai. 6. Sebelum produk diantar 7. Pada titik kontak konsumen. 62
Inspeksi terbaik selalu dilakukan pada sumbernya sehingga dikenal Inspeksi Sumber yaitu pengendalian atau pengawasan pada titik produksi atau pada pembelian pada sumbernya. Adapun alat sederhana yang sering digunakan untuk melakukan inspeksi adalah Poka Yoke yaitu “ bebas dari kesalahan” berarti teknik yang dapat memastikan produksi sebuah produk yang baik setiap saat. Atribut Inspeksi Pada saat melakukan inspeksi karakteristik kualitas dibagi dalam dua hal yaitu: 1. Inspeksi Atribut : menggolongkan barang baik dan barang cacat. 2. Inspeksi variabel : menghitung dimensi seperti berat, kecepatan, tinggi, kekuatan untuk melihat apakah produk masuk kriteria batas yang dapat diterima. E. TQM DI SEKTOR JASA Kualitas jasa susah untuk diukur dan tergantung pada persepsi pada ekspektasi dibandingkan kenyataan serta persepsi pada proses dan outputnya. Adapun kualitas jasa digolongkan dalam dua hal yaitu: 1. Normal yaitu pengantaran jasa secara rutin. 2. Eksepsional yaitu bagaimana dapat mengatasi permasalahan. Manajer operasional; memainkan peranan penting dalam mengatasi beberapa aspek utama kualitas jasa yaitu: 1. Komponen terukur dari banyak jasa yang penting. 2. Proses jasa. 3. Manajer dapat mempengaruhi harapan jasa. 4. Manajer harus dapat mengharapkan pengecualian. Keempat aspek utama tersebut merupakan kunci jasa yang berkualitas. Adapun yang menentukan Kualitas Jasa adalah: 1. Reliabilitas berhubungan dengan konsistensi kinerja dan ketergantungan. 2. Daya saing berhubungan dengan kesiapan karyawan menyediakan layanan jasa. 3. Kompetensi berarti kepemilikan kemampuan yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan jasa 4. Akses mengandung arti mudah didekati dan kemudahan kontak. 5. Kesopanan berhubungan dengan saling menghormati, keramahan. 6. Komunikasi berarti dapat menggunakan bahasa yang mudah dimengerti konsumen. 7. Kredibilitas mengandubng arti dapat dipercaya jujur. 8. Keamanan adalah bebas dari ketakutan dan keraguan. 63
9. Memahami berhubungan dengan mengenal kebutuhan konsumen. 10. Nyata termasuk bukti fisik dari jasa. Kualitas adalah istilah yang memiliki arti yang berbeda bagi orang yang brebeda. Kualitas merupakan fitur atau karakteristik total dari sebuah produk barang atau jasa yang dikaitkan dengan kemampuannya memuaskan kebutuhan yang terlihat maupun tersirat. Menetapkan harapan kualitas sangat penting bagi operasi yang efisien dan efektif. Untuk mencapai kualitas perlu penerapan konsep TQM karena kualitas tidak dapat diperiksa pada asebuah produk.
64
DAFTAR PUSTAKA
Assauri.S. Manajemen Produksi.Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.1980
www.kemendag,go.id
google.co.id. search keputusan departemen perindustrian tentang IKM
google.co.id. search Rahman R. PENGARUH KESELAMATAN DAN KESEHATANKERJA TERHADAP KINERJA KARYAWAN PT. CERIA UTAMA ABADI CABANG PALEMBANG. KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS SRIWIJAYA FAKULTAS EKONOMI 2013 Google search. PERANCANGAN BISNIS PROSES DAN SOP UNTUK PENETAPAN AUDIT INTERNAL PROSES PERUSAHAAN. Zeplin Jiwa Husada Tarigan Pusat Studi Desain dan Inovasi Universitas Kristen Petra Dosen Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Industri-Universitas Kristen Petra E-mail :
[email protected]
Google search. Irawan Dandan. Materi Manajemen Operasi
Render B, Heizer J.Prinsip Prinsip manajemen Operasi.Penerbit Salemba Empat. Jakarta. 2001
65
