Masterclass Communicatie & acquisitie voor, tijdens en na een aanbesteding

Masterclass

Communicatie & acquisitie voor, tijdens en na een aanbesteding

Berenschot Johan Stuiver Martijn Röfekamp Hanzehogeschool Groningen Geke Werkman-Bouwkamp Marius van der Woude Gert Walhof

Groningen, 31 maart 2011

Planning Inhoud

Tijdsbesteding

Introductie

10 min

Basiskennis aanbesteden

20 min

Effectief inschrijven

20 min

Uitwisseling ervaringen

10 min

Uitleg workshopmodel en groepsindeling

5 min

Pauze

15 min

World café

60 min

Pauze + resultaten

15 min

Terugkoppeling en afsluiting

20 min

Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 2

Introductie

• Even voorstellen

• Samenwerking Berenschot – Hanzehogeschool Lectoraat Inkoopmanagement • Doelen & verwachtingen • Peilstok ervaring/kennisniveau


Basiskennis aanbesteden Onderwerpen: 1. 2. 3.

Aanbestedingsrecht – basisbeginselen Nieuwe aanbestedingswet Periode voorafgaand aan de aanbesteding –

4.

Periode tijdens de aanbesteding –

5.

marktconsultatie grossmanndoctrine

Periode na (voorlopige) gunning – –

31 maart 2011

Afwijzing Motivering gunningsbeslissing

Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen

4

Basiskennis aanbesteden Inkoop bij de overheid • € 60 miljard per jaar • Anders dan binnen de private sector: • Wettelijke regels en procedures • Budget gedreven • Open informatie (WOB) • Transparantie, integriteit, accountability • Veel (en conflicterende doelstellingen) • Politieke doelen • Beweging rechtmatig naar doelmatig Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool

5

Basiskennis aanbesteden • Wie? Aanbestedende diensten – Overheidsorganen, publiekrechtelijke instellingen • Wat? Levering, diensten of werken • Wanneer? Drempelwaarden • EG-Verdrag: eisen van gelijkheid, transparantie en nondiscriminatie

31 maart 2011


6

Basiskennis aanbesteden Drempelwaarden • • • •

WERKEN drempel Centrale overheid € 4.845.000 Andere overheden € 4.845.000 Sectoren wateren energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 4.845.000

• • •

LEVERINGEN (VAN PRODUCTEN) drempel Centrale overheid € 125.000 Andere overheden € 193.000 Sectoren wateren energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 387.000

• • •

DIENSTEN drempel Centrale overheid € 125.000 Andere overheden € 193.000 Gesubsidieerde opdrachten, onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten en telecommunicatiediensten, diensten vallend onder bijlage IIB € 193.000,-Sectoren wateren energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 387.000

•

bron: Europese Commissie

31 maart 2011


7

Basiskennis aanbesteden Verschillende typen aanbestedingen • Onderhandse aanbestedingsprocedure Niet / licht gereguleerd

• Enkelvoudig of meervoudig • Kleine opdrachtwaarde • “Geen” regelgeving, interne inkoopbeleid

• Nationale aanbestedingsprocedure Enigszins gereguleerd

• 2A – 2B diensten • Onder de drempel • “geen” regelgeving, interne inkoopbeleid

• Europese aanbestedingsprocedure Zeer gereguleerd

31 maart 2011

• Vanaf 125.000 Euro (Het Rijk) of 193.000 Euro (Lagere overheid) • “Duidelijke” regelgeving: BAO en BASS


8

Basiskennis aanbesteden Aanbestedende dienst: • Aanbestedingsbeleid • Gunnen op: Laagste prijs of EMVI • Welke aanbestedingsprocedure is geschikt

31 maart 2011


9

Basiskennis aanbesteden • Nieuwe aanbestedingswet vanaf zomer 2011?

31 maart 2011


10

Voorafgaand • Communicatie AD en potentiële inschrijver – Marktverkenning en -consultatie

31 maart 2011


11

Tijdens Belangrijk arrest: • Grossmann arrest (bezwaren niet opsparen): – Stel een inschrijver X ziet af van deelname aan aanbestedingsprocedure, omdat hij deze op voorhand discriminatoir acht. Bij bekendmaken gunning maakt hij bezwaar. Is zijn bezwaar op tijd? – Uitgangspunt: Van een (potentiële) inschrijver mag verwacht worden dat hij een pro-actieve houding inneemt en dat hij tegen eventuele onduidelijkheden /onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden/onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Bij gebreke daarvan loopt zij het risico dat zij haar recht verwerkt om in een later stadium alsnog bezwaar te maken.

31 maart 2011


12

Na afloop • Afwijzing – communicatie inschrijver richting aanbestedende dienst • Motiveringsplicht AD en transparantie • WIRA • Alcatel termijn

31 maart 2011


13

Na afloop Alcatel • Bezwaar maken – NB. Let op bestek: “u moet binnen 15 dagen na voorlopige gunning een kort geding aanhangig maken, daarna bent u niet ontvankelijk”

• • • •

Wanneer begint termijn te lopen? Mag er gedurende de termijn worden gegund? Wat als de laatste dag van de termijn valt op een zaterdag? Ook alcateltermijn bij 2 inschrijvers waarvan er 1 ongeldig is?

31 maart 2011


14

Basiskennis aanbesteden Interne organisatie • • • • • • •

Inrichten tenderdesk Onderdeel van bedrijfsstrategie Vaste werkwijze en processen Duidelijke planning en interne communicatie tijdens proces Go no/go momenten Controle en tijdige indiening Interne evaluatie (kosten-baten, lering trekken voor volgende aanbesteding)


Basiskennis aanbesteden Communicatie & acquisitiemomenten Fasen Aanbestedingstraject voorsorteren

Signaleren Bestek bestuderen Analyse score kansen

Go / no go beslismoment

Opstellen checklist Stellen van vragen

Strategische vragen

Opstellen concept offerte Bestuderen nota van inlichtingen

Strategische vragen

Opstellen definitieve offerte

Go / no go beslismoment

Finale controle Uitslag

Exit gesprek Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 16

Basiskennis aanbesteden Communicatie & acquisitiemomenten Vooraf: •

Signaleren en voorsorteren (waar kan ik de opdrachten vinden, wie zijn je contacten KGB, bestuderen agenda’s en besluiten provincies en gemeenten, je bedrijf, producten en diensten actief presenteren aan KGB’ers, shortlist)

Tijdens: • Vragen stellen (alle onduidelijkheden in bestek opgehelderd krijgen, duidelijk inzicht krijgen in de gunningcriteria, als nota van inlichtingen nog onduidelijk is dan door vragen, met vragen proberen je eigen usp’s in de beoordeling te krijgen en concurrenten op achterstand te zetten)

Na: • Exit gesprek (altijd aanvragen, tijdig doen, jezelf profileren voor een volgende keer, bezwaar of geen bezwaar?)



Gouden regels aanbestedende diensten:

• • • • • • • • • • •

Criteria zijn duidelijk Zijn niet toegeschreven aan bepaalde onderneming/merk (objectief) Houden voldoende verband met voorwerp opdracht Zijn proprotioneel Ken onderscheid tussen geschiktheids- en gunningscriteria Eisen consequent toepassen Eisen niet tussentijds wijzigen of schrappen Niet tussentijds uitbreiden en aanvullen Geen willekeur of favoritisme Vooraf bekend gemaakt Achteraf controleerbaar



Gouden regels inschrijvers:

• • • • • • • • •

Passende offerte: geen enkel bestek is hetzelfde Volg aanwijzingen en structuur van het bestek Beantwoord iedere vraag afzonderlijk, zonder verwijzingen Wees volledig, vergeet geen documenten Zorg voor geldige en recente documenten Aanbesteder is soms leek: wees (over)duidelijk Niet inschrijven onder voorbehoud/voorwaarden (ongeldig) Gebruik maken van scoringsmethodiek heeft grenzen! Stel vragen bij onduidelijkheden/onvolkomenheden in bestek


Uitwisselingen ervaringen Welke ervaringen heeft u in de communicatie met de aanbestedende dienst c.q. inschrijver?

Welke acquisitie ervaringen heeft u op het gebied van aanbesteden?


The World Café


Uitleg werkvorm The World Café


The World Café Tafel 1: vooraf • Hoe kan in het inkoopproces voorafgaand aan een aanbesteding de communicatie en informatie-uitwisseling tussen opdrachtgever en de marktpartijen worden verbeterd, met als doel een aanbesteding voor de bedrijven én opdrachtgevers met meer succes te laten verlopen?


The World Café Tafel 2: tijdens • Op welke punten en momenten zou er tijdens een aanbesteding ruimte gecreëerd moeten worden voor het voeren van onderhandelingen tussen opdrachtgever en marktpartijen?


The World Café

Tafel 3: Vooraf, tijdens en na • Het inschrijven op aanbestedingen is niet slechts een bijzaak in de bedrijfsvoering maar een integraal onderdeel van de bedrijfsstrategie. Hoe geef je het inschrijven op aanbestedingen een plaats in je bedrijfsstrategie en wat zijn elementen die aanbestedende diensten hierbij van belang vinden?


Vragen?


Masterclass Communicatie & acquisitie voor, tijdens en na een aanbesteding

Recommend Documents