Management Stanovování, monitorování a měření cílů v organizaci - metody
Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Název projektu: Inovace magisterského studijního programu Fakulty ekonomiky a managementu Registrační číslo projektu: CZ.1.07/2.2.00/28.0326
Literatura • Bělohlávek, F. a kol. Management.Brno: Computer Press, a. s., 2006, 724 s. ISBN 80-1251-0396-X. • Doležal, J., Máchal, P., Lacko, B. a kolektiv. Projektový management podle IMPA. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, a.s., 2012. 507 s. ISBN 978-80-247-4275-5.
Osnova: 1. Základní pojmy 2. Stanovování cílů – strom cílů, přístup dle Logického rámce 3. Monitorování a měření dosahování cílů – metoda procentuálního plnění, stavová metoda, milníková metoda, metoda řízení dosažené hodnoty
1. Základní pojmy
ZÁKLADNÍ POJMY Poslání – vyjadřuje smysl a účel existence organizace.
• Odpověď na otázku: „Proč a k čemu organizace existuje, co chce dělat, co umí?“ • Základním posláním každé organizace je svým zákazníkům poskytovat, prodávat či jinak poskytovat své produkty (služby, výrobky).
ZÁKLADNÍ POJMY Vize – stav organizace, kam se má organizace dostat. Je to výsledek poznání možností vnitřního a vnějšího prostředí společnosti. • představa o žádoucím budoucím cílovém stavu, který má podobu jednoduchého popisu (jeho podoby a ideálního stavu), kterého chce organizace svojí strategií dosáhnout.
ZÁKLADNÍ POJMY Cíl – popis žádoucího cílového stavu, kterého chce organizace (jednotlivec, tým atd.), dosáhnout v určité oblasti svých aktivit. • Dělení – strategické, operační, operativní • Navazují v organizaci na její poslání a vizi. • Technika SMART (konkrétní, měřitelné, dosažitelné, realistické a časově dosažitelné) – pro formulaci cíle. • Dosahování měřitelných cílů je měřeno a verifikováno pomocí indikátorů či metrik.
Vztah poslání – vize - cíl Poslání
Vize
Cíle
STRATEGICKÉ CÍLE • Dlouhodobé • Abstraktní a otevřené – chybí specifikace (kritéria):
- Měření - Časová
• Cíle v odpovědnosti TOP MANAGEMENTU (management 3. úrovně)
OPERAČNÍ CÍLE • Střednědobé • Konkrétní
• Zahrnují otevřené i uzavřené cíle • Cíle v odpovědnosti SENIOR MANAGEMENTU (managementu 2. úrovně)
OPERATIVNÍ CÍLE • Krátkodobé • Konkrétní a uzavřené • Cíle v odpovědnosti NIŽŠÍHO MANAGEMENTU (managementu 1. úrovně)
2. Stanovování cílů – strom cílů, přístup dle Logického rámce
STROM CÍLŮ Strategický cíl
Operační cíl
Operativní cíl
Operativní cíl
Operační cíl
Operativní cíl
Operativní cíl
LOGICKÁ RÁMCOVÁ MATICE A PŘÍSTUP DLE LOGICKÉHO RÁMCE LRM - popisuje strategii dosažení strategických cílů organizace (projektového portfolia, programů a projektů). • Obsahuje popis strategie realizace v souvislosti s vnějšími předpoklady. • Stanovuje metriky pro hodnocení kvality. • Pomáhá v plánování, řízení a vyhodnocení zvolené strategie. • Představuje základnu pro přípravu plánu a pro vytvoření monitorovacího systému v průběhu realizace a také hodnotící rámec.
DEFINOVÁNÍ CÍLŮ A STRATEGIE – PŘÍSTUP DLE LOGICKÉHO RÁMCE H I E R A R CH I C K Ý R O Z P A D
1 úroveň
• 1. Strategický cíl • 2. Strategický cíl
• 1.1 Operační cíl • 1.2 Operační cíl • 2.1 Operační cíl 2. úroveň • 2.2 Operační cíl
3 úroveň
• 1.1.1 Dodávka (operativní cíl) • 1.1.2 Dodávka (operativní cíl) • 1.2.1 Dodávka (operativní cíl) • …………………
• 1.1.1.1 Aktivita • 1.1.1.2 Aktivita • 1.1.2.1 Aktivita pracovníci • …………………
• 1. Operační cíl 2 úroveň • 2. Operační cíl
3. úroveň
• 1.1 Operativní cíl • 1.2 Operativní cíl • 2.1 Operativní cíl • 2.2 Operativní cíl
pracovníci
• 1.1.1 Dodávka • 1.1.2 Dodávka • 1.2.1 Dodávka • …………………
pracovníci
• 1.1.1.1 Aktivita • 1.1.1.2 Aktivita • 1.1.2.1 Aktivita • …………………
D O S A H O V Á N Í
MONITOROVÁNÍ A MĚŘENÍ DOSAHOVÁNÍ CÍLŮ • Definování kvantitativních kritérií měřitelnosti cílů (zejména cíle operativní, ale i cíle operační) Kritéria měřitelnosti: Počet kusů
Parametry dodávky (velikost, barva ….) Technické ukazatele dodávky (výkon, počet otáček, svítivost…)
3. Monitorování a měření dosahování cílů – metoda procentuálního plnění, stavová metoda, milníková metoda, metoda řízení dosažené hodnoty
MONITOROVÁNÍ A MĚŘENÍ DOSAHOVÁNÍ CÍLŮ Metoda procentuálního plnění – sledování % vykonané práce ze zadaného úkolu. Stavová metoda – jednotlivé činnosti označeny jedním z několika málo stavů. Například metoda 0-W-100 u každé činnosti uvádí jen tři stavy: • 0 - činnost neprobíhá, • W - working, úkol je rozpracován,
• 100 - činnost byla dokončena.
MONITOROVÁNÍ A MĚŘENÍ DOSAHOVÁNÍ CÍLŮ Milníková metoda – MTA – Milestones Trend Analysis (Analýza trendů plnění milníků) – stanovení většího počtu milníků, které se pak postupně v průběhu realizace vyhodnocují. • Součást milníku – naplánování přípravy zprávy na kontrolní den. • Při vyhodnocení milníku se vyžaduje zpracování příslušné zprávy (Situační zpráva, Summary report, Current Status Report, Progres Report apod.).
MONITOROVÁNÍ A MĚŘENÍ DOSAHOVÁNÍ CÍLŮ Metoda řízení dosažené hodnoty (EVM – Earned Value Management) – integrace rozsahu, harmonogramu a nákladů. • Slouží k měření postupu. • Porovnává objem práce, který byl plánován, se skutečně provedeným objemem práce, aby se dalo určit, zda vývoj nákladů a plnění harmonogramu odpovídají plánu. • Umožňuje predikovat náklady a čas realizace.
EVM – řízení dosažené hodnoty • BAC (Budget At Completion) – rozpočet v okamžiku dokončení • BCWS (Budget Cost of Work Schedule) – rozpočtované (plánované) náklady plánovaných prací = i PV (Planned Value) • BCWP (Budget Cost of Work Performed) – rozpočtované náklady provedených prací = i EV (Earned Value) • ACWP (Actual Cost of Work Performed) – skutečné náklady provedených prací = i AC (Actual Cost)
EVM – řízení dosažené hodnoty • CV (Cost Variance) – odchylka nákladů CV = BCWP – ACWP (EV – AC) • CPI (Cost Performance Index) – ukazatel čerpání nákladů (nákladový index) CPI = BCWS / ACWP CPI = EV / AC • SV (Schedule Variance) – odchylka plánování SV = BCWP – BCWS (EV – PV)
EVM – řízení dosažené hodnoty • SPI (Schedule Performance Index) – ukazatel plnění plánu (prováděcí index) SPI = BCWP / BCWS (EV / PV) • VAC (Varince at Completion) – odchylka nákladů při dokončení projektu od nákladů podle plánu projektu VAC = CV / BCWP * BAC nebo VAC = BAC – EAC • EAC (Estimated At Completion) – odhad nákladů v okamžiku dokončení EAC = BAC / CPI • ETC (Estimated To Completion) – odhad nákladů pro dokončení ETC = EAC – ACWP
EVM – řízení dosažené hodnoty • TCPI (To-Complete Performance Index) – ukazatel čerpání nákladů pro dokončení TCPI = (BAC – BCWP) / ETC • IEAC (Independent Estimated At Completion) – nezávislý odhad nákladů v okamžiku dokončení IEAC = ∑ACWP + ((BAC - ∑BCWP) / CPI)
EVM – řízení dosažené hodnoty Je-li PV > EV
ZPOŽDENÍ
přidáváme hodnotu pomaleji, než bylo plánováno Je-li AC > EV
DRAŽŠÍ danou hodnotu jsme vyrobili za vyšší cenu
Je-li PV < EV
V PREDSTIHU
přidáváme hodnotu rychleji, než bylo plánováno Je-li AC < EV
LEVNEJŠÍ danou hodnotu jsme vyrobili za nižší cenu
EVM – řízení dosažené hodnoty SPI = EV / PV SPI > 1 – rychlejší přidávání hodnoty, než bylo plánováno. SPI < 1 – pomalejší přidávání hodnoty, než bylo plánováno. CPI = EV / AC
CPI > 1 – efektivnější vynakládání prostředků, než bylo plánováno. CPI < 1 – méně efektivní vynakládání prostředků, než bylo plánováno.
ÚKOLY NA CVIČENÍ Prostudovat: 1. Bělohlávek, F. a kol. Management.Brno: Computer Press, a. s., 2006, s.101-106, s. 213-214. ISBN 80-1251-0396-X. 2. Doležal, J., Máchal, P., Lacko, B. a kolektiv. Projektový management podle IMPA. 2. vyd. Praha: Grada Publishing, a.s., 2012. s. 58-67, 238-249. ISBN 978-80-247-4275-5.
