Tugas Kelompok Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
Studi Kasus For Companies Both Big and Small: Running a Business on Smartphones dan Profile Sew What? Inc.
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc,CS
Kelompok Strawberry: Arif Kurniadi Astrid Harera Valentina Dea Anugrah Utami Ednan Setryawan Wibowo Imam Kamarudin Saleh Irfaniya Hikmiya Bustam Kartika Amalia Mochamad Iskandarsyah Riza Purbo Widiasto Sinta Wardani
MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012
iii
i
DAFTAR ISI BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
LATAR BELAKANG .............................................................................. 1
1.2
TUJUAN ................................................................................................... 3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ................................................... 4 2.2.1
Teknologi Informasi................................................................... 5
2.2.2
Internet Working ........................................................................ 9
2.2.3 E-commerce ................................................................................ 11 2.2.4 E- business .................................................................................. 12 BAB 3 STUDI KASUS 3.1
FOR COMPANIES BOTH BIG AND SMALL: RUNNING A BUSINESS ON SMARTPHONES........................................................... 14
3.2
PROFILE SEW WHAT? Inc.. .................................................................. 17
BAB 4 PEMBAHASAN 4.1
FOR COMPANIES BOTH BIG AND SMALL: RUNNING A BUSINESS ON SMARTPHONES........................................................... 23
4.2
PROFILE SEW WHAT? Inc. ................................................................... 27
BAB 4 PENUTUP 5.1
KESIMPULAN ......................................................................................... 31
5.2
SARAN ..................................................................................................... 31
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................... 33
ii
i
DAFTAR GAMBAR No
Halaman
1.
Komponen sistem informasi ..................................................................... 4
2.
Tiga peran utama sistem informasi ........................................................... 5
3.
Skema sistem teknologi informasi ............................................................ 8
4.
Intranet Network ....................................................................................... 9
5.
Jaringan Ekstranet ..................................................................................... 10
6.
Internet Network........................................................................................ 11
7.
Framework untuk e-commerce ................................................................. 12
8
Sistem tracking FedEx .............................................................................. 25
9.
Pemanfaatan teknologi bar kode ............................................................... 28
0ii
I. PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, berbagai
kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi, komputer merupakan sarana dalam menciptakan dan mengembangkan suatu sistem informasi handal. Oleh karena itu setiap orang harus mampu mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Informasi yang berkualitas ini akan memudahkan user dalam mengambil keputusan secara tepat, cepat, dan bernilai strategis. Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia. Tanpa darah, manusia tidak akan dapat melanjutkan kehidupannya. Hal ini berlaku juga di dalam sebuah perusahaan, bagaimana peran informasi yang sangat besar dalam mendukung kelangsungan perusahaan. Akibat ketiadaan atau kekurangan informasi dalam waktu tertentu, perusahaan akan mengalami ketidakmampuan dalam mengelola dan mengontrol sumber daya secara terpadu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan bersaing dengan para pesaingnya. Upaya perusahaan dalam menghasilkan informasi yang handal harus dilakukan dengan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen mencerminkan kemampuan perusahaan dalam mengelola informasi berbasis komputer secara menyeluruh dan terkoordinasi yang mampu mentransformasikan data menjadi informasi lewat serangkaian cara yang dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya. Peran manajemen menjadi sangat penting dalam menghasilkan informasi, terkait pemetaan kebutuhan informasi, penentuan jenis dan kualifikasi informasi, dan penggunaan informasi tersebut yang didasarkan kepada “core business” dan tujuan perusahaan. Dengan kata lain, Sistem Informasi Manajemen memiliki cakupan lebih luas dari teknologi informasi yang merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen.
1
Dalam perkembangannya, Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pengelolaan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh manajemen untuk memecahkan masalah bisnis, seperti biaya produksi, layanan, atau suatu strategi bisnis. SIM dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau justru sistem yang terlalu banyak data. Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting atau vital dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. SIM perusahaan merupakan pengeluaran modal yang besar dan harus dievaluasi dengan cara yang sama seperti investasi besar lain yang akan dilakukan oleh organisasi. Yang memperumit investasi itu adalah karena investasi tersebut memerlukan lebih dari sekedar pengeluaran uang yang besar. Manajemen seluruh organisasi harus berkomitmen untuk melaksanakan proses bisnis yang memungkinkan tiap proses bisnis lain di dalam organisasi melihat dan memahami transaksi tersebut. Kerumitannya adalah kenyataan bahwa banyak keuntungan SIM perusahaan tidak bersifat finansial.
2
1.2
Tujuan Paper ini ditujukan untuk memberikan pengetahuan umum tentang materi
sistem informasi manajemen. Dengan mempelajari isi paper ini, diharapkan dapat memperoleh pengetahuan dasar mengenai SIM dan memahami peran sistem informasi manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
3
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2002) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2010). Tujuan SIM, yaitu: •
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
•
Menyediakan
informasi
yang
dipergunakan
dalam
perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. •
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi
melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2010)
4
Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu : •
Mendukung proses bisnis dan operasional
•
Mendukung pengambilan keputusan
•
Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2010)
2.1.1
Teknologi Informasi
a.
Definisi Teknologi Informasi Teknologi Informasi biasa disebut TI, IT (Information Technology) atau
Infotech. Berbagai definisi teknologi informasi telah diutarakan oleh beberapa ahli, diantaranya : •
Haag den Keen (1996), Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu pengguna bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.
•
Martin (1999), Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras atau lunak) yang digunakan untuk memproses dan
menyimpan
informasi,
melainkan
juga
mencakup
teknologi
komunikasi untuk mengirimkan informasi. •
Williams dan Swayer (2003), Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan
komputasi
(komputer)
dengan
jalur
komunikasi
berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video. Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisit maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga teknologi
5
telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan telekomunikasi.
b.
Pengelompokan Teknologi Informasi Telah diketahui bahwa teknologi informasi mencakup teknologi komputer
dan teknologi komunikasi. Lebih rinci, teknologi infromasi dapat dikelompokan menjadi 6 teknologi, yakni teknologi komunikasi, teknologi masukan, teknologi perangkat lunak, teknologi penyimpanan, dan teknologi mesin pemroses. 1.
Teknologi Komunikasi
2.
Teknologi Masukan Teknologi
masukan
(input
technology)
adalah
teknologi
yang
berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Piranti masukan yang lazim dijumpai dalam sistem komputer berupa keyboard dan mouse. 3.
Teknologi Mesin Pemroses Mesin Pemroses (processing machine) lebih dikenal dengan sebutan CPU
(Central Processing Unit), mikroprosesor, atau prosesor. Contoh prosesor yang terkeanl saat ini, antara lain adalah Intel dan AMD. 4.
Teknologi Penyimpanan Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu memori
internal dan penyimpanan eksternal. Memori internal (biasa juga disebut main memory atau memori utama) berfungsi sebagai pengikat sementara baik bagi data, program, maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU. Dua contoh memori internal yaitu ROM dan RAM. ROM (Read Only Memory) adalah memori yang hanya bisa dibaca, sedangkan RAM (Read Access Memory) adalah memori yang isinya bisa diperbaharui. Penyimpanan eksternal (external storage) dikenal juga dengan sebutan penyimpanan sekunder. Penyimpanan eksternal adalah segala piranti yang berfungsi untuk menyimpan data secara permanen. Pengertian permanen disini berarti bahwa data yang terdapat pada penyimpanan akan tetap terpelihara dengan
6
baik sekalipun komputer sudah dalam keadaan mati (tidak mendapat aliran listrik). Harddisk, disket, dan flashdisk adalah contoh penyimpanan eksternal. 5.
Teknologi Keluaran Teknologi
keluaran
(output
technology)
adalah
teknologi
yang
berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan sistem. Layar dan monitor dan printer merupakan piranti yang biasa digunakan sebagai piranti keluaran. 6.
Teknologi Perangkat Lunak Perangkat lunak (software) atau dikenal juga dengan sebutan program.
Tentu saja untuk mengerjakan tugas komputer, diperlukan perangkat lunak sendiri. Sebagai contoh Microsoft Word merupakan contoh perangkat lunak pengolah kata yang berguna untuk membuat dokumen, sedangkan Adobe Photoshop adalah perangkat lunak yang berguna untuk mengolah gambar.
c.
Komponen Sistem Teknologi Informasi Yang dimaksud dengan sistem teknologi informasi adalah sistem yang
terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Suatu sistem teknologi informasi pada dasarnya tidak hanya mencakup hal-hal yang bersifat fisik, seperti komputer dan printer, tetapi juga mencakup hal-hal yang tidak terlihat secara fisik, yaitu piranti lunak dan yang lebih penting lagi adalah orang. Dengan kata lain, komponen utama sistem teknologi informasi adalah berupa: 1. Data 2. perangkat keras (hardware) 3. perangkat lunak (software) 4. Perangkat Jaringan (netware) 5. orang (brainware)
7
Gambar 3. Skema Sistem Teknologi Informasi Sumber: O’Brien (2010)
Sistem teknologi informasi dapat dibedakan dengan berbagai cara pengklasifikasian. Misalnya, menurut fungsi sistem (embedded IT System, dedicated IT system, dan general purpose IT system), menurut departemen atau perusahaan bisnis (sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dll), menurut dukungan terhadap level manajemen dalam perusahana (sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan, dan sistem informasi eksekutif), menurut ukuran dan menurut cara melayani permintaan (klien-server).
d.
Peranan Teknologi Informasi Peranan teknologi informasi pada aktifitas manusia pada saat ini memang
begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatankegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Berkat teknologi ini berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia. Pengambilan uang melalui ATM, transaksi melalui internet yang dikenal dengan E-Commerce atau perdagangan elektronik, transfer uang melalui E-Banking yang dapat dilakukan dirumah merupakan sejumlah contoh hasil penerapan teknologi informasi. Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :
8
•
Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
•
Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses.
•
Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan
terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan.
2.2.2
Internet Working
a.
Intranet Intranet
adalah
sebuah
jaringan
privat
(private
network)
yang
menggunakan protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya. Istilah intranet hanya merujuk kepada layanan yang terlihat, yakni situs web internal perusahaan. Untuk membangun sebuah intranet, maka sebuah jaringan haruslah memiliki beberapa komponen yang membangun internet, yakni Protocol Internet (Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol lainnya), client dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa protokol internet lainnya (FTP, POP3, atau SMTP) umumnya merupakan komponen protokol yang sering digunakan.
Gambar 4. Intranet Network 9
Umumnya, sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah "versi pribadi dari jaringan Internet" atau sebagai sebuah versi dari internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi. (http://id.wikipedia.org/wiki/Intranet)
b.
Ekstranet Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan
sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain. Ekstranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan. Perusahaan yang membangun ekstranet dapat bertukar data bervolume besar dengan EDI (Electronic Data Interchange), berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu jaringan kerjasama dan lain-lain.
Gambar 5. Jaringan Ekstranet Jadi, ekstranet merupakan perluasan dari jaringan intranet yang biasanya menghubungkan jaringan satu jaringan lokal dengan jaringan lokal lainnya. Ekstranet memiliki security yang lebih aman dibandingakan dengan internet. (http://id.wikipedia.org/wiki/Ekstranet)
10
c.
Internet Internet (kependekan dari interconnected-networking) ialah rangkaian
komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian. Manakala Internet (huruf 'I' besar) ialah sistem komputer umum, yang berhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol). Rangkaian internet yang terbesar dinamakan internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking.
Gambar 6. Internet Network
Jadi,
internet
menggunakan
suatu
pengalamatan
khusus
untuk
menyampaikan pesan atau informasi antar perangkat. Jaringan internet merupakan jaringan besar yang ada di dunia ini yang menghubungkan satu benua dengan benua lainnya (http://id.wikipedia.org/wiki/Internet) 2.2.3
E-commerce E-commerce adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan
penjualan barang dan jasa melalui Internet. Dalam pengertian yang paling umum, hanya menciptakan situs Web yang mengiklankan dan mempromosikan produk dapat dianggap “e-commerce.” Dalam beberapa tahun terakhir, bagaimanapun ecommerce telah menjadi jauh lebih canggih. Bisnis e-commerce sekarang menawarkan toko online yang rumit di mana pelanggan dapat mengakses ribuan
11
produk, pemesanan, pilih metode pengiriman yang diinginkan dan membayar untuk pembelian menggunakan kartu kredit mereka. Sedangkan menurut O’Brien (2011), E-commerce adalah pembelian, penjualan, pemasaran, dan pelayanan produk, layanan, dan informasi melalui berbagai jaringan komputer. Banyak perusahaan sekarang menggunakan internet, intranet, extranet, dan jaringan lain untuk mendukung setiap langkah dari proses komersial, termasuk segala sesuatu dari dukungan iklan, penjualan, dan pelanggan di World Wide Web untuk keamanan Internet dan mekanisme pembayaran yang memastikan penyelesaian pengiriman dan proses pembayaran. Sebagai contoh, sistem e-commerce termasuk situs Web Internet untuk penjualan online, akses ke database persediaan ekstranet oleh pelanggan besar, dan penggunaan intranet perusahaan dengan tenaga penjualan untuk mengakses catatan pelanggan untuk manajemen hubungan pelanggan.
Gambar 7. Framework untuk e-commerce
2.2.4
E- Business e-Business atau Electronic business dapat didefinisikan sebagai aktivitas
yang berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dengan proses pertukaran barang dan/atau jasa dengan memanfaatkan internet sebagai medium komunikasi dan transaksi ,dan salah satu aplikasi teknologi internet yang merambah dunia bisnis internal, melingkupi sistem, pendidikan pelanggan, pengembangan produk, dan pengembangan usaha. Secara luas sebagai proses bisnis yang bergantung pada
12
sebuah sistem terotomasi. Pada masa sekarang, hal ini dilakukan sebagian besar melalui teknologi berbasis web memanfaatkan jasa internet. Terminologi ini pertama kali dikemukakan oleh Lou Gerstner, CEO dari IBM. Marketspace adalah arena di internet, tempat bertemunya calon penjual dan calon pembeli secara bebas seperti layaknya di dunia nyata (marketplace). Mekanisme yang terjadi di marketspace pada hakekatnya merupakan adopsi dari konsep “pasar bebas” dan “pasar terbuka”, dalam arti kata siapa saja terbuka untuk masuk ke arena tersebut dan bebas melakukan berbagai inisiatif bisnis yang mengarah
pada
transaksi
pertukaran
barang
atau
jasa.
(http://id.wikipedia.org/wiki/E-business). E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi. (Steven Alter. Information System: Foundation of E-Business. Prentice Hall. 2002)
13
III. STUDI KASUS
3.1
For Companies Both Big and Small: Running a Business on Smartphones Pada awal tahun 2006, San Antonio, CPS Energy yang berpusat di Texas
dan merupakan penyedia energi terbesar milik pemerintah, sedang berada pada puncak kejayaan dan kekayaan. Perusahaan ini memiliki peringkat obligasi tertinggi sebagai penyedia utilitas. Tenaga kerja dan pelanggan secara umum menyatakan kepuasan terhadap perusahaan. Dan yang paling penting, perusahaan ini menguntungkan. Dengan kata lain, tidak ada tanda-tanda eksternal dari perusahaan akan meluncurkan program teknologi baru dalam melakukan bisnisnya dan mengelola 4.000 tenaga kerjanya. Tidak ada tanda-tanda eksternal yang terlihat, tetapi bagi orang – orang yang mengetahui, termasuk Christopher Barron, Wakil Presiden CPS Energy dan CIO,
menyadari bahwa perubahan sudah dekat dan masa depan perusahaan
mungkin bergantung padanya. "Tenaga kerja yang kami miliki di perusahaan lebih banyak dari pada yang seharusnya dimiliki oleh perusahaan," kata Barron. Barron melihat perusahaan lain dengan tenaga kerja yang mobile seperti FedEx dan UPS, ada perbedaan besar cara beroperasi dalam bisnisnya. Sebagai contoh, pekerja CPS tertentu memiliki sedikit atau bahkan tidak ada akses ke sistem IT dan sumber daya ketika mereka berada jauh dari kantor atau gudang. Mereka sering diminta untuk mengunjungi lokasi kerja atau lokasi pelanggan untuk mendiagnosis masalah atau menyarankan perbaikan yang benar sebelum melaporkan ke departemen atau pihak terkait, dan kemudian akan memulai proses penyelesaiannya. Hal ini berarti bahwa pengiriman pekerja bertambah, dan seluruh pekerjaannya bisa memakan waktu berhari - hari. "Jika kami terus bekerja dengan cara manual untuk mencapai pekerjaan itu, kita tidak akan berada dalam posisi kompetitif di masa depan," kata Barron. Dari kesadaran inilah, maka program Magellan dilahirkan. Program Magellan ini diharapkan oleh Barron dan rekan-rekannya sebagai cara yang lebih baik untuk memobilisasi dan menghubungkan secara tradisional
14
tenaga kerja dan sistem yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Tujuan program adalah untuk memperluas jaringan infrastruktur CPS, membangun jaringan aman Wi-Fi sendiri di kantor-kantor dan gudang, dan menyebarkan smartphone dan aplikasi mobile custom untuk semua staf CPS yang saat ini tidak memiliki sebuah laptop atau perangkat mobile lainnya. Bagi Barron, tantangan pertama dan terpenting dalam menyebarkan smartphone bagi para pengguna yang besar adalah mendapatkan kepercayaan dari pihak eksekutif. "Salah satu masalah terbesar kami adalah persepsi bahwa teknologi hanya sedikit menyajikan fasilitas selain e-mail, dan biayanya besar,". Barron mengatakan, "CIO akan mencoba untuk menghilangkan semua hambatan dari eksekutif senior meskipun membutuhkan waktu lama," Barron juga mengatakan, “ Jadi daripada hanya mencoba untuk mendapatkan kepercayaan para eksekutif dan meredakan semua ketakutan mereka tentang biaya, penggunaan dan keselamatan, kami telah pergi ke kelompok-kelompok tertentu, seperti para insinyur, para pekerja lapang, pekerja kantor. Karena harganya sangat murah, kita sudah mampu memberikan perangkat tersebut walaupun secara eksperimental”. Ada begitu banyak fungsi dalam perangkat genggam ini dan dua atau tiga aplikasinya telah terbukti,"katanya. "Anda hanya perlu memberikan perangkat ke tangan orangorang
yang
benar-benar
perlu
untuk
menggunakannya
dan
mendemonstrasikannya." Tiga cara inovatif para staf CPS dalam menggunakan smartphone mereka yaitu sebagai kamera digital di lokasi pekerjaan, sebagai pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan darurat. Di masa lalu, CPS mungkin harus mengirimkan sekelompok kecil pekerja "umum" yang melakukan layanan panggilan dan akan memastikan orang agar tepat berada di sana. Sekarang, satu pekerja dapat mengunjungi lokasi, mengambil foto dari bagian yang rusak dari peralatan atau infrastruktur, dan kemudian mengirimkannya kembali ke kantor pusat atau kantor. Kemudian para ahli mendiagnosis masalah dan mengirimkannya kembali bersama petunjuk untuk memperbaiki masalah atau pengiriman
berita yang
sesuai, yang tersedia langsung melalui e-mail suara dan teks SMS melalui smartphone.
15
"Penggunaan program Magellan melalui smartphone dan teknologi lainnya, akan memberdayakan semua karyawan, apapun pekerjaan yang mereka lakukan, sehingga membentuk suatu jaringan besar dalam perusahaan" kata Baron. "Sekarang
setiap
orang
mengambil
bagian
dalam
jaringan
kami." Perusahaan juga melihat keuntungan yang signifikan dalam efisiensi rantai penawaran yang berkaitan dengan program Magellan dan penyebaran smartphone. Ia mengatakan sebagai contoh, smartphone membantu mempercepat proses pemesanan pembelian, karena di masa yang lalu orang atau sekelompok orang tertentu perlu tempat untuk menyetujui pesanannya. Sekarang persetujuan dapat dilakukan secara praktis hampir di mana saja dengan cakupan jangkauan selular. Dalam rantai pasokan, perusahaan pembeli juga dapat mengunjungi gudang dan langsung memesan, dan waktu pemesanan menjadi lebih cepat serta lebih proaktif bagi management secara keseluruhan. Hanya dalam satu tahun, untuk menutup pembelian dan pengadaan penawaran menurun lebih dari 65 persen. Juga, tingkat persediaan berkurang lebih dari $8 juta sejak program Magellan dimulai. Selain tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan yang naik, Barron mencatat, karena staf sekarang memiliki lebih banyak akses ke sistem perusahaan dan informasi, akibatnya mereka merasa lebih dekat dengan bisnis. Karena CPS sekarang ini dapat menyelesaikan masalah pelanggan lebih banyak dan lebih sedikit prosesnya, serta telah mempersingkat waktu dalam menyelesaikan sebagian besar layanan panggilannya, maka para pelanggan menjadi lebih senang. Pada kenyataannya, perusahaan menerima nilai tertinggi di J.D Power and Associates' 2007 dalam Gas Utility Residential Customer Satisfaction Survey. Teknologi tidak lagi sebagai ruang lingkup yang eksklusif dari perusahaan besar dengan anggaran IT yang signifikan. Lloyd's Construction di Eagan, Minnesota, sepertinya tidak membutuhkan perangkat software telepon yang mencolok. Uang 9 juta dollar per tahun diperlukan oleh perusahaan pengangkutan yang telah dijalankan oleh keluarga yang sama selama 24 tahun untuk melakukan pembongkaran. Lloyd's membongkar bangunan komersial dan residensial tersebut dan kemudian mengangkutnya pergi. Apa yang lebih sederhana? Yaitu mencari 100 orang pegawai, 30 truk, dan lebih dari 400 dumpsters. Koordinasi merupakan bagian sangat penting untuk menumbuhkan bisnis bagi Stephanie Lloyd, 41, yang
16
telah menjalankan perusahaan tersebut selama empat tahun terakhir. Sampai saat ini, Lloyd's telah menganalisis angka, buku besar, dan menghitung software akuntansi di perusahaan PC untuk melacak pekerja dan peralatan. Apabila keadaan menjadi buruk, perusahaan menggunakan radio untuk berkoordinasi dengan para pekerja di tempat kerja. Menara telepon seluler banyak di Minnesota, akibatnya kualitas penerimaan radio Lloyd menjadi buruk. Karena itulah, Lloyds memutuskan perusahaan mereka terjun ke abad ke-21, yakni dunia smartphone. Lloyd's sudah mempertimbangkan beberapa kali produktivitas mobile software sebelum memilih e-Trace, yang berasal dari sebuah perusahaan bernama GearWorks yang berpusat di kota seberangnya. Tidak hanya softwear GearWorks lokal, tetapi ditunjuk juga software lain untuk digunakan pada Sprint Nextel i560 dan i850 telepon oleh industri konstruksi ini. Lloyd's sudah mulai membeli ponsel ini untuk berbicara dan memisahkan pekerja dari radio yang sudah rusak. Para technophobic staf mengalami kesulitan. Karyawan harus dibimbing oleh ahlinya untuk mengetahui fitur dasar pada ponsel baru mereka. Selama 18 bulan, dua sistem berlari berdampingan: e-Trace seperti dihapus, sistem kertas lama dan sistem pensil juga seperti dihapus. Namun ketidakkonsistenan dalam akutansi tidak menyebar secara cepat. Dan
e-Trace
memunculkan
masalah
bagi
tenaga
kerja
yang
sensitif. Perangkat lunak ini akan menampilkan pemetaan terpadu dan data perjalanan yang menunjukkan lokasi terkini semua aset perusahaan. Mereka kecewa karena Lloyds mengetahui bahwa beberapa pekerja terlalu banyak menghabiskan waktu di tempat makan siang yang tidak pada rute yang ditentukan. Lloyd sangat bersimpati pada kebutuhan pekerja untuk beristirahat "Kita semua telah bekerja dalam pembongkaran di sini," katanya. CEO GearWorks mengatakan tantangan yang dihadapi Lloyd's, "Semua produk ini akan berkerja pada tantangan dan kesempatan itu," kata Todd Krautkremer, 47 tahun. "Perangkat lunak kami bekerja dengan baik sehingga memberikan keleluasaan pada pelanggan untuk mengontrol laju perubahan dalam bisnisnya." Setelah masalahnya itu dapat teratasi, maka keuntungannya menjadi jelas. Perusahaan mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang
17
semuanya dilengkapi 41 ponsel yang telah menggunakan e-Trace. Perusahaan membeli paket data tak terbatas untuk setiap telepon, totalnya sekitar $4.000 per bulan. Adanya tambahan biaya jaringan lainnya, Lloyd's menghabiskan sekitar $50,000 per tahun untuk mendapat solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang lengkap. Sebelum menggunakan e-Trace, perusahaan membayar seorang akuntan 40 jam seminggu untuk membantu perusahaan. Sekarang orang itu datang satu hari selama 6 jam dalam seminggu, sehingga telah menghemat sekitar $1000 per minggu. Lloyd mengatakan, input data dan efisiensi pekerjaan oleh operator dan mandor 1½ kali lebih cepat daripada sistem kertas dan radio. Pekerjaan penyaluran yang lebih efisien telah memotong biaya bahan bakar sekitar 30 persen. Dan karyawan telah berhenti membuat transaksi-transaksi yang tidak sah. Lloyd memperkirakan peningkatan kinerja bersih 10-12 persen, atau kira-kira $1 juta untuk tahun 2007.
3.2
Sew What? Inc.: The Role of Information Technology in Small
Business Success. Apa kesamaan dari Sting, Elton John and Madonna? Selain sebagai rock star dengan reputasi internasional, mereka menggunakan latar belakang desain teater dan diproduksi oleh pembuat custom drapery See What? Inc. Berbasis di Rancho Dominguez, California, See What? menyediakan custom theatrical drapery dan kain untuk panggung, konser, fashion show, dan acara khusus di mancanegara dan menjadi pemimpin industri rock and roll. Didirikan pada 1992 oleh Megan Duckett, seorang kelahiran Australia. Sew What? tumbuh dari hanya perusahaan yang bertempat di dapur dan garasi kecil menjadi perusahaan multimillion dollar, terima kasih untuk pendekatan “jangan berkata tidak” untuk kepuasan pelanggan. “Pada saat saya melihat suatu masalah, saya tidak terpuruk. Saya akan mencari jalan keluar dan meminta semua orang untuk membantu saya”, dia berkata. Apakah yang menjadikan sebuah bisnis bagi seorang wanita yang dimulai dari dapur dan berkembang menjadi perusahaan bernilai jutaan dollar dengan 35
18
pekerja?. Atribut yang menjadi kunci sukses bagi seorang Megan Duckett dimulai dari kerja keras, kualitas pengerjaan, dan terutama teknologi informasi. Sew What? menikmati pertumbuhan yang pesat di beberapa tahun terakhir, mencapai 4 juta dollar penjualan per tahun pada akhir tahun 2006. Presiden Perusahaan Duckett melakukan banyak kredit untuk mempercepat pertumbuhan perusahaan melalui kemampuannya untuk memanfaatkan teknologi informasi dan internet untuk meningkatkan penjualan. “Sebelum kami membuka website, sewwhatinc.com, hampir semua bisnis kami berbasis lokal” kata Duckett. “Tapi setelah launching website nya 3 tahun lalu, sekarang kami memiliki klien di seluruh dunia. Kenyataannya, tahun lalu pendapatan kami meningkat sebesar 45 % dari pedapatan penjualan per tahun, dan di tahun ini kami menargetkan untuk memperoleh peningkatan 65% penjualan di tahun 2005. Dan awalnya semua pertumbuhan datang dari “web-driven sales” Meskipun situs Web perusahaan dapat mengambil langkah utama, pengelolaan semua situs bisnis membutuhkan banyak upaya di balik layar. Secara khusus, Duckett bergantung pada infrastruktur IT yang solid untuk membantu menjaga perusahaan berjalan lancar. "Kami adalah perusahaan berbasis customercentric. Sangatlah penting untuk kita memiliki teknologi informasi back-office yang sangat baik untuk mengelola bisnis dan memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan kami." Sew What? menjalankan sebagian besar bisnisnya dengan Intuit’s QuickBooks Enterprise Solutions Manufacturing dan Wholesale Edition software dan sistem operasi Microsoft Windows yang terpasang pada server Dell PowerEdge 860, menggunakan prosesor Intel Xeon dan memori penyimpanan sebesar 146 gigabyte. Menurut Duckett, "untuk menjalankan bisnis, kami membutuhkan banyak tempat penyimpanan data. Selain informasi pelanggan dan hal hal operasional yang penting dan file keuangan QuickBooks, kami perlu menyimpan ribuan file gambar gorden dan kain, dokumen instruksi pelanggan, dan jenis data lainnya "Tambahan dukungan komputer Sew What? termasuk server Dell PowerEdge 500 tua yang didedikasikan untuk beberapa aplikasi yang lebih kecil dan berbagai Dell desktop PC systems untuk karyawan.
19
Sew What? dimulai pada tahun 1992 sebagai usaha paruh waktu, dengan model potongan Duckett dan kain jahitan di atas meja dapur. Dia bekerja penuh waktu di tahun 1997 dan mulai beroperasi penuh pada tahun 1998. Peran penting teknologi dalam menjalankan bisnis kecil yang sukses mencapai puncak ketika ia kehilangan kontrak besar. Klien potensial mengatakan bahwa tanpa sebuah situs web, perusahaannya "tidak memiliki kredibilitas." "Sebelum kehilangan kontrak itu, saya berpikir, 'saya menjalankan bisnis menjahit dan cottage craft. saya tidak membutuhkan situs Web, '"katanya. Duckett mengakui bahwa dia agak sombong, terutama karena bisnisnya tumbuh dengan "cukup baik" hanya dengan metode mulut ke mulut saja. "Saya cepat mempelajari kesalahan dari proses berpikir. Anda tidak dapat memiliki sikap itu dan tak kemana mana, "ia mengakui. Kehilangan kontrak juga bertepatan dengan periode pertumbuhan rendah antara 2001 dan 2002. Saat itulah Duckett memutuskan untuk merangkul teknologi. Menggunakan Microsoft Publisher, ia dirancang dan dibangun situs Web sendiri. "Kau cari tahu tentang suatu hal dan belajar bagaimana untuk mengelolanya ketika anggaran yang tipis," akunya. Duckett terus bekerja untuk meningkatkan situs dan membuatnya lebih baik bagi pelanggannya. Setahun kemudian, merasa bahwa situs tersebut perlu penyegaran, dia mendaftar untuk program 10 minggu di Dreamweaver dan membangun kembali situs nya. Namun rekonstruksi Web yang lain membantu Sew What? tumbuh menjadi perusahaan dengan pelanggan di seluruh dunia dan daftar klien yang mencakup bintang internasional rock, Gucci, dan majalah Rolling Stone. Pada tahun 2005, Duckett memutuskan bahwa dia perlu meningkatkan navigasi situs karena "Aku ingin menjadi ramping dan untuk memberikan pengalaman yang baik kepada para pelanggan. Itu di luar kemampuan saya, jadi kami menyewa perusahaan konsultan pemasaran Web untuk membangun sebuah sistem navigasi untuk situs itu. " Dia bekerja dengan “senjata sewaan” untuk branding, optimasi mesin pencari, desain keseluruhan, dan tata letak situs. Duckett masih menyediakan semua konten, termasuk teks dan gambar. Ada juga versi Spanyol dari situs, dan para profesional mengatur fitur pencarian dari situs utama untuk memasukkan
20
varian ejaan untuk berbagai negara-negara berbahasa Inggris. Sebagai contoh, Anda dapat mencari ejaan teater Amerika atau versi Inggris dan Australia. Situs ini juga memungkinkan pelanggan potensial meninjau semua jenis kotak warna dan mengajarkan mereka bagaimana untuk menghitung pengukuran yang akurat untuk proyek-proyek mereka, perbedaan antara samaran, penyiksa, dan tirai perjalanan; perawatan yang tepat dan makan dari berbagai bahan kain; dan banyak lagi. Sementara membaca dengan teliti situs Web Dell satu hari, Duckett melihat sebuah artikel berita tentang Dell/NFIB Small Business Excellence Award. The National Federation of Independent Businesses (NFIB) dan Dell Inc mempresentasikan hadiah tahunan ini untuk satu usaha kecil dalam pengakuan penggunaan teknologi inovatif untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Pemenang menerima senilai $ 30.000 produk dan jasa Dell, keanggotaan seumur hidup untuk NFIB, dan satu hari di markas besar Dell dengan Michael Dell dan eksekutif senior lainnya. Deskripsi dari jenis usaha yang mereka cari mengenai penjelasan sempurna sew what? Duckett menyadari. segala sesuatu yang mereka cari, telah kita lakukan, jadi saya memutuskan untuk masuk. suami saya [dan mitra bisnis] tertawa dan mengingatkan saya bahwa saya tidak akan pernah memenangkan apapun. menulis esai untuk kontes menyebabkan Duckett merenungkan segala sesuatu yang dia dan karyawannya telah capai selama setahun. kita harus duduk kembali dan merasa benar-benar bangga pada diri kita sendiri. hanya proses tersebut sudah cukup untuk menggairahkan setiap orang dalam rapat produksi mingguan kami. Para juri juga menyadari semangat komitmen Megan Duckett untuk kepuasan pelanggan dan menggunakan teknologi informasi untuk kesuksesan bisnis, sehingga mereka dianugerahkan sewwhat? penghargaan keunggulan usaha kecil. Memenangkan penghargaan terbukti menjadi pengalaman yang sangat emosional. Melihat kaliber dan pencapaian sembilan finalis lainnya, Duckett tokoh sew what? akan tetap berada sebagai finalis dalam jajaran 10, “saya tidak bisa percaya bahwa sebuah perusahaan besar seperti Dell, begitu entrepreneurial
21
dan maju dalam segala hal, akan melihat perusahaan kecil kami dan mengakuinya.” Seperti pemilik bisnis kecil, Duckett menempatkan suatu jumlah energi fisik dan emosional yang sangat besar ke dalam pekerjaannya. "Memenangkan penghargaan ini begitu menyanjung secara tingkat pribadi", katanya. "Bisnis ini sudah mendarah daging dalam setiap sel tubuh saya, dan untuk memiliki seseorang mengatakan, ‘Good job’, baik, dalam usaha kecil, tidak ada yang pernah mengatakan itu kepada Anda." Itu mungkin benar sebelumnya, namun kepemimpinan teknologi Sew What? Dan kesuksesan bisnis terus mendapatkan pengakuan. Pada bulan Maret 2007, perusahaan menerima StevieAward bagi perempuan dalam Bisnis untuk "perusahaan paling inovatif dalam setahun" di antara mereka sampai dengan 100 karyawan. Beberapa bulan sebelumnya, Sew What? telah menerima Penghargaan SMB (UKM) 20 dari PC Magazine, sebagai 20 dari yang paling inovatif teknologinya dalam usaha kecil dan menengah (UKM) setiap tahun. "Usaha kecil dan menengah mendorong perekonomian saat ini. Namun, mereka sering tidak mendapatkan perhatian dan pengakuan mereka layak, "kata PC Magazine Editorin-Chief, Jim Louderback. "Kami ingin menyoroti kerja keras, kepemimpinan tekonologi,
dan semangat inovatif dari ribuan perusahaan UKM di seluruh
dunia." Duckett berencana untuk menggunakan hadiah yang dia memenangkan untuk menambah sistem bar kode yang dapat menelusuri proses pembuatan di gudang perusahaan. Dalam menjalankan bisnis tirai, kain disimpan pada gulungan di dalam gudang dan kemudian bergerak melalui tahapan yang berbeda: penerimaan,
memotong,
menjahit,
pengiriman,
dan
sebagainya.
Proses
pemindaian akan memungkinkan tim Duckett untuk melacak seberapa lama kain tetap berada pada tahap tertentu. Data ini akan memberikan mereka ide yang lebih baik dari biaya mereka, yang kemudian akan membantu mereka menghasilkan daftar harga yang lebih akurat. "Kita tidak perlu waktu satu setengah jam bagi para pekerja jika memotong hanya membutuhkan waktu satu jam dan 15 menit", kata Duckett. Saat ini, perusahaan melakukan pencatatan ditulis tangan (manual) pada saat datang
22
dan keluar di kertas yang, katanya dapat memakan waktu terlalu lama dan terjadi terlalu banyak kesalahan. "Sistem baru ini juga akan membiarkan kita melacak kemajuan pesanan individu," janjinya. "Kami mampu menyediakan layanan yang lebih baik dengan menjaga pelanggan.”
23
IV. PEMBAHASAN
4.1
Kasus “For Companies Both Big and Small: Running a Business on Smartphones”
A.
Bagaimana cara smartphone membantu perusahaan-perusahaan ini agar lebih menguntungkan? Sejauh apakah perbaikan dalam kinerja perusahaan yang akan datang dilihat dari pendapatan yang meningkat atau pengurangan biaya? Berikan beberapa contoh dari kasus?
Jawab : Smartphone
membantu
pengurangan biaya-biaya
perusahaan
salah
satunya
dengan
cara
yang tidak diperlukan, dan smartphone juga
memberdayakan para karyawan agar pekerjaan selesai dengan lebih cepat, tepat dan mudah untuk mencapai target perusahaan. Sehingga membuat konsumen merasa lebih puas dengan kinerja perusahaan. Hanya dalam satu tahun, untuk menutup pembelian dan pengadaan penawaran menurun lebih dari 65 persen. Juga, tingkat persediaan dikurangi lebih dari $8 juta sejak program Magellan dimulai. Sama halnya dengan CPS, Lloyd's yang sudah mempertimbangkan setengah lusin produktivitas mobile software sebelum menetap di e-Trace, yang kebetulan datang dari sebuah perusahaan GearWorks, yang berbasis di kota seberang. Tidak hanya GearWorks lokal, tetapi software yang bekerja pada Sprint Nextel i560 dan i850 telepon, yang ditujukan untuk industri konstruksi. Lloyd's sudah mulai membeli ponsel “push to talk” agar memisahkan pekerja dari radio yang sudah rusak. Software (e-Trace) ini menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset perusahaan. Setelah masalahnya dapat teratasi, maka keuntungannya menjadi jelas. Perusahaan mempekerjakan 12 sopir, 22 mandor, dan 7 pekerja kantor yang menggunakan 41 ponsel yang menggunakan e-Trace. Perusahaan membeli paket data tak terbatas untuk setiap telepon, totalnya sekitar $4.000 per bulan. Tambahan biaya jaringan lainnya, dan Lloyd's menghabiskan sekitar $50,000 per tahun untuk solusi bisnis, akuntansi, dan komunikasi yang lengkap.
24
Sebelum e-Trace, perusahaan membayar seorang akuntan 40 jam seminggu untuk membantu perusahaan. Sekarang orang itu datang satu hari selama 6 jam dalam seminggu dan menyimpan sekitar $1.000 per minggu. Pemasukan data dan pengurangan pengerjaan oleh operator dan mandor, Lloyd mengatakan, sekitar 1½ kali lebih cepat daripada kertas dan radio. Penyaluran yang lebih efisien telah memotong biaya bahan bakar sekitar 30 persen. Dan karyawan telah berhenti membuat transaksi-transaksi yang tidak sah. Lloyd memperkirakan peningkatan bersih kinerja 10-12 persen, atau kira-kira $1 juta untuk tahun 2007, tidak buruk kembali pada $50.000. Perusahaan-perusahaan ekspedisi seperti FedEx dan UPS, menggunakan program sejenis e-Trace dimana mereka mengaplikasikannya sebagai program pelacak kiriman. Program pelacakan kiriman ini tidak hanya dapat diakses oleh internal perusahaan sebagai kontrol pengiriman yang mereka lakukan namun juga, oleh konsumen mereka. Konsumen dapat melakukan pengecekan dengan mengakses website mereka seperti salah satu progran tracking pada perusahaan FedEx dibawah ini :
Gambar 8. Sistem tracking FedEx
B.
Perusahaan yang dijelaskan dalam kasus menemukan cukup banyak perlawanan
dari
karyawan
ketika
memperkenalkan
smartphone
25
teknologi. Menurut Anda, mengapa ini terjadi? Apa yang bisa lakukan perusahaan
untuk
meningkatkan
penerimaan
inisiatif
ini?
Mengembangkan dua proposisi alternatif. Jawab : Ketika pertama kali teknologi diperkenalkan akan ada berbagai macam reaksi dari karyawan, ada yang menerima ataupun menolak. Para karyawan menolak karena karyawan merasa tidak nyaman dengan teknologi baru karena mereka harus mempelajari dari awal, yang membutuhkan waktu lama untuk belajar menggunakan teknologi baru tersebut. Untuk mengatasi hal ini perusahaan harus menemukan cara yang tepat agar teknologi ini dapat diterapkan. Salah satu caranya adalah perusahan menggunakan cara “step by step” , dimana perusahaan tidak secara penuh mengimplementasikan teknologi tersebut. Pertama kali perusahaan masih menggunakan teknologi lama di beberapa bagian dan menerapkan teknologi baru di bagian lainnya, sehingga pada jangka waktu tertentu kedua teknologi tersebut berjalan bersama. Disamping itu perusahaan juga harus mengadakan pelatihan untuk para karyawan agar dapat mempelajari dan terbiasa menggunakan teknologi baru tersebut. Salah satu contoh perusahaan yanng telah berhasil menggunakan cara tersebut adalah pada PT Garuda Indonesia. Namun PT Garuda Indonesia harus membayar mahal karena adanya kesalahan penerapan sistem teknologi informasi (TI) yang menyebabkan puluhan jadwal penerbangannya menjadi kacau. Sistem baru yang mengintergasikan sistem dalam perusahaan penerbangan ini mengalami gangguan teknis. Integrated Operational Control System (IOCS) Garuda Indonesia yang didalamnya menyinergikan jadwal penerbangan, pergerakan pesawat, serta awak kabin tidak berjalan sesuai harapan. Akibat ketidaksesuaian antara jadwal awak kabin dan jadwal penerbangan yang ada, maka dari itu mengakibatkan sejumlah penerbangan Garuda delay dan ada di antaranya dibatalkan. Selama dalam masa perbaikan sistem tersebut, perusahaan mengadakan pelatihan pengenalan sistem baru terhadap karyawan-karyawannya. Sehingga pada saat sistem selesai diperbaharui, karyawan telah dapat langsung menggunakannya dan jadwal penerbangan menjadi normal kembali.
26
C.
CPS energi dan konstruksi Lloyd's menggunakan smartphone untuk membuat proses yang ada lebih efisien. Bagaimana bisa mereka menggunakan teknologi untuk menciptakan produk baru dan layanan untuk pelanggan mereka? Termasuk setidaknya satu rekomendasi untuk setiap organisasi.
Jawab : Perusahaan CPS dan Lloyd’s menggunakan smartphone untuk membuat proses pekerjaan mereka lebih efisien. Contohnya untuk perusahaan CPS membantu perusahaan dengan tiga cara inovatif staf CPS menggunakan smartphone mereka sebagai kamera digital di situs pekerjaan, sebagai mekanisme pelacakan GPS, dan sebagai pemberitahuan penerima darurat. Di masa lalu, CPS mungkin harus mengirimkan sekelompok kecil pekerja "umum" untuk layanan panggilan untuk memastikan orang yang tepat berada di sana. Hari ini, satu pekerja dapat mengunjungi situs, mengambil foto dari bagian yang rusak dari peralatan atau infrastruktur, dan kemudian mengirimkannya kembali ke kantor pusat atau kantor. Kemudian ahli mendiagnosis masalah dan mengirimkan bersama petunjuk untuk memperbaiki masalah atau pengiriman
berita yang
sesuai, yang tersedia langsung melalui e-mail suara dan SMS teks melalui smartphone. Selain itu, rantai distribusi pembeli dari perusahaan mengunjungi gudang
juga dapat
untuk bekerja dengan orang-orang yang benar-benar
memesan, dan waktu order yang lebih cepat dan lebih proaktif dalam management keseluruhannya. Sedangkan pada perusahaan Lloyd’s, software ini menampilkan pemetaan terpadu dan perjalanan data yang menunjukkan lokasi saat ini di semua aset perusahaan. Lloyd’s menemukan bahwa beberapa aset menghabiskan terlalu banyak waktu di luar tempat makan siang yang sama, tidak pada rute yang ditentukan. Teknologi ini dapat memberi tahu perusahaan mana saja karyawan yang beristirahat pada waktunya dan yang tidak. Kami
merekomendasikan
bagi
perusahaan
CPS
untuk
lebih
mengefisiensikan biaya yang dikeluarkan, salah satu cara dengan menerapkan sistem bekerja dari rumah bagi karyawan yang tidak diperlukan kehadirannya di kantor. Bagi karyawan yang dapat mengerjakan pekerjaannya dari rumah, dapat
27
mengirimkan hasil pekerjaannya melalui jaringan yang dibangun oleh perusahaan menggunakan fasilitas internet. Dengan cara ini perusahaan dapat menghemat pengeluaran-pengeluaran yang berkaitan dengan biaya fixed cost, contohnya biaya sewa gedung serta biaya listrik. Perusahaan
juga
perlu
melakukan
evaluasi
penerapan
teknologi
smartphone secara kontinyu, agar dapat diketahui dan dinilai secara komprehensif dan up to date kelayakan teknologi tersebut. Hal ini ditujukan untuk memudahkan dalam proses penyempurnaan dan pengembangannya dengan berpatokan kepada prinsip benefit yang didapatkan jauh lebih besar daripada cost yang dikeluarkan. Untuk perusahaan Lloyd’s, kami merekomendasikan mereka dapat membuat seperti sistem yang dapat mengetahui posisi inventaris perusahaan. Sehingga perusahaan dapat menghemat waktu pelaporan dan meminimalkan kehilangan inventaris sehingga dapat menghemat biaya. Pada inventaris tersebut dipasang sebuah bar kode , dimana apabila pegawai mereka mengecek inventaris tersebut dapat langseng memindai bar kode
menggunakan smartphone yang
mereka miliki dan langsung mengirimkannya ke jaringan internet yang di bangun perusahaan. Contoh penggunaan bar kode :
Gambar 9. Pemanfaatan teknologi bar kode
28
4.2
Kasus “Sew What? Inc.: The Role of Information Technology in Small Business Success”
A.
Bagaimana teknologi informasi memberikan kontribusi pada keberhasilan bisnis Sew What? Inc? Berikan beberapa contoh dari kasus mengenai nilai bisnis dari informasi teknologi yang menunjukkan kesimpulan ini.
Jawab : Pada awalnya Sew What? Inc. hanya merupakan perusahaan kecil namun setelah menerapkan sistem teknologi informasi dalam bisnisnya, Sew What? mulai menunjukkan peningkatan dalam penjualan. Sew What? merupakan perusahaan berbasis customer-centric, sangat penting bagi CEO memahami teknologi informasi yang sangat baik untuk mengelola bisnisnya dan memberikan pelayanan yang memuaskan pelanggannya. Megan Ducket mengatakan bahwa salah satu cara ia bisa mencapai kesuksesan usahanya tersebut adalah dengan menggunakan teknologi informasi, yang dilakukan dengan membuat website perusahaan yaitu sewwhatinc.com. Hal ini terlihat dari penjualan yang meningkat setelah adanya website tersebut, yaitu mencapai 4 juta dollar penjualan per tahun. Sebelum adanya website, perusahaan ini hanya berbisnis pada pangsa pasar lokal. Namun setelah diluncurkannya website sweehatinc.com pangsa pasarnya meluas hingga memiliki klien di seluruh dunia, seperti Gucci dan majalah Rolling Stone. Hal ini didukung dengan menyediakan beberapa versi bahasa di websitenya. Dan dengan adanya website tersebut maka kredibilitas perusahaan Sew What? di mata pelanggan semakin meningkat. Penggunaan teknologi informasi pada Sew What? juga bertujuan untuk pengelolaan bisnis yang lebih baik dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pelanggannya. Sew What? menjalankan sebagian besar bisnisnya dengan Intuit’s QuickBooks Enterprise Solutions Manufacturing dan Wholesale Edition software dan sistem operasi Microsoft Windows yang terpasang pada server Dell PowerEdge 860, menggunakan prosesor Intel Xeon dan memori penyimpanan sebesar 146 gigabyte. Memori penyimpanan yang besar ini digunakan untuk menyimpan informasi pelanggan dan hal hal operasional yang penting serta file keuangan
29
QuickBooks, ribuan file gambar gorden dan kain, dokumen instruksi pelanggan, dan jenis data lainnya. Dia bekerja dengan “senjata sewaan” untuk branding, optimasi mesin pencari, desain keseluruhan, dan tata letak situs. Duckett masih menyediakan semua konten, termasuk teks dan gambar. Ada juga versi Spanyol dari situs, dan para profesional mengatur fitur pencarian dari situs utama untuk memasukkan varian ejaan untuk berbagai negara-negara berbahasa Inggris. Sebagai contoh, Anda dapat mencari ejaan teater Amerika atau versi Inggris dan Australia. Melalui studi kasus ini kita mengerti bahwa sangat penting untuk mengelola kepuasan pelanggan melalui TI. Pendekatan kepuasan pelanggan melalui TI memberikan Sew What? Inc adalah kesempatan besar untuk tumbuh dalam bisnis kecil, dalam dunia bisnis besar.
B.
Jika Anda seorang konsultan manajemen untuk Sew What? Inc., apa yang akan Anda sarankan untuk dilakukan Megan Duckett saat ini untuk menjadi lebih sukses dalam bisnis. Apa peran teknologi informasi yang akan anda ajukan dalam proposal Anda? Berikan rekomendasi yang spesifik!
Jawab: •
Melakukan pemeliharan terhadap server data maupun hardware yang dimiliki, update data pelanggan, melakukan inovasi pada website. Inovasi yang dapat dilakukan dapat berupa memperbaiki desain website agar lebih menarik, mengatur tata letak navigasi pada website agar lebih user-friendly dan mudah dalam pengoperasiannya.
•
Selain penggunaan website sebaiknya perusahaan menggunakan beberapa media jejaring sosial lainnya seperti facebook atau twitter yang saat ini mudah untuk digunakan diakses oleh banyak orang. Sehingga perusahaan mereka lebih dikenal oleh banyak pihak, serta untuk lebih memudahkan komunikasi dengan pelanggan. Hal ini dapat membuka peluang pasar baru yang mungkin belum menggunakan jasa Sew What? Inc.
30
•
Sew What? Inc. sebaiknya memperluas unit usaha bisnis dan pangsa pasarnya ke berbagai negara yang potensial, misalnya ke pasar Asia.
•
Mengembangkan
sistem teknologi informasi yang terintegrasi dalam
menentukan proses produksinya, yang dimulai dari penentuan jumlah input (raw materials) sampai dengan proses finishing. Hal tersebut bermanfaat bagi perusahaan dalam melakukan analisis biaya dan penentuan harga jual sehingga efisiensi produksi dapat optimal. •
Rekomendasi yang dapat diberikan pada sew what? Inc. agar tetap bertahan dan sukses dalam dunia usaha custom theatrical drapery dan kain Sew What? Inc. dapat meningkatkan jumlah produk yang tersedia melalui e-commerce serta memperkenalkan produk lebih terarah dan unik ke pelanggannya. Dengan meningkatkan sistem informasi dan internet yang lebih baik seperti membantu untuk memberikan informasi yang akurat dan nyaman dalam mengakses situs.
•
Memberikan layanan bahasa yang lebih banyak dalam situs Sew What? Inc. agar dapat menjangkau setiap konsumen di seluruh dunia.
•
Meningkatkan
jumlah
tenaga
pemasaran
yang
dibekali
dengan
pengetahuan mengenai teknologi informasi. Untuk memasarkan produk ke seluruh dunia maka penggunaan sistem informasi yang efektif berperan penting dalam membantu sistem pencatatan dan kontrol. Sehingga proses yang dilakukan lebih sistematis dengan biaya yang lebih efektif dan meningkatkan kualitas produk.
C.
Bagaimana penggunaan teknologi informasi dapat membantu bisnis kecil menjadi lebih sukses? Berikan beberapa contoh untuk mendukung jawaban Anda.
Jawab: Dalam sebuah bisnis dengan skala kecil, Teknologi Informasi sangat penting untuk pertumbuhan perusahaan agar perusahaan yang masih berskala kecil dapat lebih dikenal secara luas. Teknologi Informasi ini bertujuan untuk memberikan pendekatan yang lebih sempurna bagi kepuasan pelanggan, dan mengatasi tantangan yang mereka hadapi. Teknologi informasi memainkan peran
31
penting didalam meningkatkan kredibilitas perusahaannya. Dengan selalu mengutamakan
kepuasan
pelanggan,
TI
membantu
menjaga
loyalitas
pelanggannya. Tumbuh pesatnya perusahaan juga dipengaruhi oleh kemampuannya dalam memanfaatkan teknologi informasi dan internet dalam meningkatkan penjualan.
Terbukti
dengan
sebelum
memasang
website
perusahaan,
sewwhatinc.com, bisnis Sew What? penjualan hanya dilakukan untuk pasar lokal, namun setelah mempunyai website yang telah diluncurkan pada tahun 2003, Sew What?Inc. memiliki klien hampir diseluruh dunia. Kenyataannya, setiap tahun pendapatan meningkat 45%, dan untuk tahun 2006 ini perusahaan dapat menikmati penjualan sebesar 65% lebih tinggi dari penjualan tahun 2005 dan semua penjualan ini berasal dari penjualan melalui web. Beberapa contoh usaha kecil yang memanfaatkan teknologi informasi dalam memasarkan produknya agar dapat dikenal oleh masyarakat luas seperti toko ikanku. Usaha tersebut merupakan usaha penjualan ikan hias dan peralatan pendukunganya dengan pemasaran dikhususkan pada lokasi sekitar toko, namun untuk meningkatkan usaha dan keuntungan usaha toko ikanku memperbesar pelanggan mereka dengan memanfaatkan website dengan situs tokoikanku.com sehingga penjualan yang diperoleh juga meningkat. Biaya yang dikeluarkan juga lebih sedikit dan efisien dalam pemasaran karena pemanfaatan teknologi informasi tersebut. Contoh lainnya yaitu usaha teh rosela (CV. Rozelt Mulia Abadi) memproduksi produk makanan dan minuman olahan berbasis rosela untuk memperluas usahanya CV. Rozelt Mulia Abadi memanfaatkan teknologi informasi dengan memasarkan produknya melalui internet dengan situs rozelt.com.
32
V. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan 1.
Penggunaan teknologi informasi, seperti pemanfaatan website telah meningkatkan kinerja perusahaan terkait lonjakan penjualan yang sangat besar dibandingkan sebelum menggunakan sarana website.
2.
Selain menggunakan website sebagai sarana yang efektif untuk pemasaran, perusahaan Sew What? Inc. akan mengembangkan teknologi informasi untuk mengetahui tahapan proses produksi secara tepat (waktu) dan akurat (biaya) yang bermanfaat dalam penentuan harga jual dan pengiriman barang.
3. Penggunaan teknologi smartphone dapat memperbaiki kinerja beberapa perusahaan dalam hal pengurangan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan memberdayakan para karyawan dalam melakukan pekerjaan secara lebih efisien dan lebih berkualitas sehingga berpengaruh kepada peningkatan pendapatan perusahaan tersebut. 4. Dalam proses awal penggunaan teknologi baru, seperti smartphone perusahaan selalu menghadapi beberapa kendala, terkait adaptasi dari pihak internal perusahaan yang terbiasa dengan penggunaan tools atau metode lama yang lebih konvesional atau tradisional. 5. Upaya perusahaan untuk meningkatkan proses internalisasi penggunaan smartphone dilakukan secara bertahap, yaitu “step by step” tidak secara full implementation, disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Adapun untuk capacity building karyawan dilakukan training secara intensif.
5.2. SARAN 1. Sew What? Inc. perlu melakukan berbagai inovasi untuk menyempurnakan website yang dimiliki, seperti memperbaiki desain dan tata letak website agar lebih menarik dan user friendly, memperbanyak layanan bahasa agar menjangkau pelanggan yang lebih luas, dan mengembangkan e-commerce dalam
rangka
memperkenalkan
produk
yang
lebih
terarah
dan
menginfomasikan jumlah produk yang tersedia. Selain itu, perusahaan dapat
33
menggunakan sarana jejaring sosial, seperti facebook dan twitter untuk meningkatkan pemasarannya. 2. Perusahaan perlu segera mengembangkan sistem informasi yang lebih terintegrasi dalam proses produksi agar didapatkan biaya produksi dan dasar penentuan harga jual yang lebih tepat. 3. Meningkatkan jumlah tenaga pemasaran yang dibekali dengan pengetahuan mengenai teknologi informasi. 4. Perusahaan perlu melakukan evaluasi penerapan teknologi smartphone secara kontinyu, agar dapat diketahui dan dinilai secara komprehensif dan up to date kelayakan teknologi tersebut. Hal ini ditujukan untuk memudahkan dalam proses penyempurnaan dan pengembangannya dengan berpatokan kepada prinsip benefit yang didapatkan jauh lebih besar daripada cost yang dikeluarkan. 5. Dalam upaya untuk lebih mengefisiensikan biaya dan waktu yang dikeluarkan, maka
perusahaan
yang
menggunakan
teknologi
smartphone
dapat
mengembangkan beberapa sistem, diantaranya sistem bekerja dari rumah bagi karyawan yang tidak diperlukan kehadirannya di kantor inventarisasi perusahaan dengan menggunakan bar kode
dan sistem yang hasilnya
langsung dikirimkan melalui jaringan internet. 6. Perlu dikembangkan short course training bagi karyawan dalam lingkup kecil per bidang atau departemen agar lebih efektif dalam proses pembelajarannya dibandingkan pola training secara masal.
34
DAFTAR PUSTAKA
Andrew, Dorine C., dan Stalick, Susan K. 1994. Business reengineering : The Survival guide. Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice Hall, Inc. Anonym.2009.Luthfansa
Company
Profile
Luthfansa.http://portugal.emc.com/collateral/customer-profiles/successlufthansa.pdf[Tanggal akses : 7 November 2009, 21:45] Anonym.2009.Computing
Progress
Technology
in
Luthfansa.http://www.lhconsulting.com/fileadmin/images/www.lhconsulti ng.com/downloads/company_information/Company_Profile_E_Jun08.pdf[ Tanggal akses : 7 November 2009, 21:43] Anonym.2009.Company
Profile
:
Luthfansa
Airlines
Group.http://www.tourism.australia.com/content/Markets/Aviation%20pro files09/Aviation%20profile%202009%20%20Germany%20180609%20% 5BCompatibility%20Mode%5D.pdf[Tanggal akses : 7 November 2009, 21:48] Indrajit, R. E. 2001. E-commerce, Kiat dan Strategi Bisnis di Dunia Maya. Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Ismail, M. 2004. Konsep Sitem Informasi Manajemen. http://library.usu.ac.id [Tanggal akses: 19 November 2008,21:30]. O’Brien, J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Wikipedia. 2008. Sistem Informasi Manajemen. http://id.wikipedia.org [Tanggal akses: 19 November 2008, 21:00].
35
