Maatschappelijk jaarverslag 2013 Parlan Jeugd & Opvoedhulp
1
Inleiding Voor u ligt het maatschappelijk jaarverslag 2013 van Parlan Jeugd & Opvoedhulp. Dit jaarverslag hebben wij opgesteld volgens het format, zoals dit is opgesteld door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en Jeugdzorg Nederland. In 2013 hebben onze medewerkers zich bijzonder ingespannen om aan de steeds maar toenemende vraag naar jeugdhulp te kunnen voldoen. Er is een toenemende vraag naar Ambulante hulp, Pleegzorg en Gezinshuizen. Het is goed vast te stellen dat ons zorgaanbod zich steeds meer gaat verhouden tot de koers die wij hebben vastgelegd in ons Strategisch Beleidsplan 2011-2013 “Power, Participatie, Partnership, Passie, Parlan” (zie op www.parlan.nl onder Parlan / missie en visie). Onze koers is in lijn met de onlangs aangenomen Jeugdwet en de koers, zoals deze door de Provincie Noord-Holland en de gemeenten in ons werkgebied wordt voorgestaan. Het jaar 2013 heeft nadrukkelijk in het teken gestaan van de voorbereiding op de transitie en transformatie van de Jeugdzorg op 1 januari 2015. Leidend voor ons is de richting zoals deze is vastgelegd in ons koersdocument “Parlan samen met anderen” (zie op www.parlan.nl onder Parlan / missie en visie). Afgeleid van het Strategisch Plan 2011-2013 is in dit document aangegeven op welke wijze wij de jeugdhulp samen met gemeenten en andere maatschappelijke organisaties rond gezinnen en jeugd vorm gaan geven. Veel inzet is gepleegd om samen met onze partners in de jeugdzorgsector, met de gemeenten en met de samenwerkingsverbanden van scholen te komen tot een “Innovatie agenda”, waarin wij met elkaar een beeld schetsen van hoe tot innovatie en transformatie van de jeugdhulp kan worden gekomen. Inmiddels doen medewerkers van Parlan actief mee aan gemeentelijke wijk / gebiedsteams. Veel aandacht is besteed aan de verdere invoering van de jeugd & gezinswerker als belangrijke pijler bij de uitwerking van “één kind, één gezin, één plan”. Ook is hard gewerkt aan de verdere ambulantisering van de crisiszorg, de individuele zelfstandigheid trainingscentra voor jongeren en de verdere uitbreiding van de pleegzorg en de gezinshuizen. Met betrekking tot al deze onderwerpen is de effectiviteit en efficiency verbeterd. Ook de verdere ontwikkeling van de trajectzorg binnen Transferium en de aandacht voor de arbeidstoeleiding kregen verder vorm. Tot slot noemen wij ons besluit om over te gaan op Wincare, een innovatief cliëntregistratiesysteem, dat onze cliënten en de hulpverleners optimaal in staat moet stellen onze hulp aan kinderen en jongeren verder te verbeteren. Door een solide financieel beleid is het ons gelukt het jaar 2013 af te sluiten met een positief resultaat van € 1.632.569,-. In 2012 is de doelstelling geformuleerd het eigen vermogen te verhogen tot 10% van de omzet, ofwel € 4,5 miljoen. Door het gerealiseerde positieve resultaat 2013 en het begrote overschot op de begroting 2014 gaan wij deze doelstelling naar verwachting realiseren. Deze ontwikkeling vinden wij belangrijk om voldoende buffer te hebben voor de komende meer onzekere jaren als gevolg van de Transitie van de Jeugdzorg naar de gemeenten. Door verdere verbetering van onze ondersteunende processen kunnen de uitvoerende medewerkers zich steeds beter richten op de primaire taak van Parlan: het bieden van jeugd- en opvoedhulp aan kinderen, jongeren en hun gezinnen. Op deze plaats willen wij onze grote waardering uitspreken voor onze medewerkers en onze partners met wie wij in 2013 ruim 3.800 unieke cliënten, binnen 4.900 zorgvormen, op een adequate manier hebben ondersteund.
2
Voor een nadere toelichting verwijzen wij graag naar ons digitaal jaarverslag 2013, waarin onze cliënten en onze medewerkers u vertellen over de behaalde resultaten. Dit digitale jaarverslag zal in juni beschikbaar komen op onze website www.parlan.nl. Alkmaar, april 2014. Raad van Bestuur Parlan Els Rienstra en Piet Kerkvliet
3
Inhoudsopgave Inleiding A. Maatschappelijk verslag 1
PROFIEL VAN DE ORGANISATIE ............................................................................................................................. 5
2
KERNPRESTATIES .................................................................................................................................................. 7 2.1 2.2 2.3 2.4
AANTAL CLIËNTEN .........................................................................................................................................................7 SPECIFICATIE DIVERSE ZORGVORMEN / ACTIVITEITEN .......................................................................................................... 10 CAPACITEIT EN PRODUCTIE ........................................................................................................................................... 12 PERSONEEL................................................................................................................................................................ 13
3
MAATSCHAPPELIJK ONDERNEMEN ..................................................................................................................... 16
4
TOEZICHT, BESTUUR EN MEDEZEGGENSCHAP..................................................................................................... 17 4.1 GOVERNANCE CODE .................................................................................................................................................... 17 4.2 TOEZICHTHOUDEND ORGAAN ........................................................................................................................................ 17 4.3 RAAD VAN BESTUUR ................................................................................................................................................... 18 4.4 MEDEZEGGENSCHAP ................................................................................................................................................... 20 4.4.1 Medezeggenschap cliënten .......................................................................................................................... 20 4.4.2 Medezeggenschap Pleegouders ................................................................................................................... 20 4.4.3 Medezeggenschap medewerkers ................................................................................................................. 21
5
BELEID, INSPANNINGEN EN PRESTATIES ............................................................................................................. 23 5.1 MISSIE EN VISIE .......................................................................................................................................................... 23 5.2 KERNWAARDEN .......................................................................................................................................................... 23 5.3 DE GEBODEN HULPVORMEN / ACTIVITEITEN IN 2013. ........................................................................................................ 23 5.4 BELANGRIJKSTE BELEIDSMATIGE ONTWIKKELINGEN. ........................................................................................................... 26 5.5 KWALITEIT................................................................................................................................................................. 27 5.5.1 Kwaliteit van zorg......................................................................................................................................... 27 5.5.2 Wachtlijsten. ................................................................................................................................................ 29 5.5.3 Klachten ....................................................................................................................................................... 29 5.5.4 Personeelsbeleid en kwaliteit van het werk ................................................................................................. 30 5.6 FINANCIEEL BELEID ...................................................................................................................................................... 31 5.6.1 Hoofdlijnen Financieel Beleid ....................................................................................................................... 31 5.6.2 Financiële positie op balansdatum ............................................................................................................... 31 5.6.3 Overige financiële zaken .............................................................................................................................. 32 5.6.4. Toekomstverwachtingen .............................................................................................................................. 32
B. Jaarrekening
C. DIGIMV
4
1 Profiel van de organisatie Naam verslag leggende rechtspersoon
:
Stichting Parlan
Adres
:
Van der Lijnstraat 9
Postcode
:
1817 EH
Plaats
:
Alkmaar
Telefoonnummer
:
088 124 0000
Identificatie nr. Kamer van Koophandel
:
37111182
E-mailadres
:
[email protected]
Website
:
www.parlan.nl
Rechtsvorm
:
Stichting
Stichting Parlan is een zelfstandige rechtspersoon. Er zijn geen andere rechtspersonen juridisch verbonden met Parlan.
5
6
2 Kernprestaties 2.1 Aantal cliënten Parlan heeft in 2013 aan 3.809 cliënten hulp geboden; een toename van ruim 7% ten opzichte van 2012. Het aantal unieke cliënten per zorgvorm is in 2013 toegenomen tot 4.902, een toename van ruim 12,5%.
Unieke cliënten
Provinciaal geïndiceerde zorg Aansluiting jeugdzorg/lokaal jeugdbeleid (5%) Totaal provinciaal gefinancierde zorg Transferium Jeugdzorg
Vrij toegankelijke zorg Totaal Parlan
Unieke cliënten per zorgvorm
2013
2012
2013
2012
2.337
2.239
3.430
3.040
301
148
301
148
2.638
2.387
3.731
3.188
184
197
184
197
2.822
2.584
3.915
3.385
987
963
987
963
3.809
3.547
4.902
4.348
7
8
Unieke cliënten van Parlan
Regio
Kop van NoordHolland Den Helder Hollands Kroon Schagen Texel
Gefinancierd door Rijk en Provincie
Totaal
779
Vrij toegankelijk gefinancierd door gemeenten en derden 947
476 135 137 31
649 78 65 155
1.125 213 202 186
1.726
NoordKennemerland Alkmaar Bergen (NH) Castricum Graft-de-Rijp Heerhugowaard Heiloo Langedijk Schermer
937
20
957
474 37 15 6 270 30 89 16
9 1
483 38 15 6 275 30 93 17
West-Friesland Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec
904 69 74 421 58 140 36 106
20
Overige gemeenten
202
Eindtotaal
2.822
5 4 1
2 12 5 1
924 69 76 433 58 145 36 107 202
987
3.809
9
2.2 Specificatie diverse zorgvormen / activiteiten In onderstaande tabellen is een specificatie opgenomen van de diverse zorgvormen / activiteiten, die Parlan biedt. Hierbij wordt opgemerkt dat het aantal cliënten per zorgvorm hoger is dan het aantal unieke cliënten, omdat een cliënt meerdere vormen van zorg kan krijgen; bijvoorbeeld een kind woont in een pleeggezin en maakt ook gebruik van de hulp van een Centrum voor Dagbehandeling. De toename van het aantal cliënten vindt met name plaats bij de ambulante trajecten en de Pleegzorg. De verschuiving naar deze hulpvormen in de buurt van de woonplaats en natuurlijke omgeving van het kind (daar waar de kinderen zijn) en meer kleinschalige hulpvormen sluit aan op het beleid van de diverse overheden en past in ons eigen Parlan beleid. De volgende zaken zien wij als mogelijke oorzaak van de toename van de groei van de jeugdhulp: 1. Door de toename van het aantal meldingen van kindermishandeling en huiselijk geweld verwijst het Advies Meldpunt Kindermishandeling (AMK) meer cliënten door naar Parlan; 2. Er is een toename van ruim 200 cliënten in de niet geïndiceerde zorg. Er zijn meer aanvragen voor “Bemoeizorg”, maar ook naar vervolghulp van de Centra voor Jeugd en Gezin en de Zorg Advies Teams op scholen; 3. In algemene zin zien wij een toenemende vraag als gevolg van de maatschappelijke ontwikkelingen, zoals de toename van eenoudergezinnen (ca. 70% van onze cliënten bestaat uit kinderen uit eenoudergezinnen), het toenemende aantal (vecht)scheidingen, toenemende werkeloosheid, schuldenproblematiek en toenemende complexiteit van de maatschappij.
Regio Kop van NoordHolland Noord-Kennemerland West-Friesland Overige regio’s Totaal 2013 Totaal 2012
Totaal Provinciaal gefinancierde zorg.
Transferium
1.005 1.300 1.236 190 3.731 3.188
30 44 39 71 184 197
Vrij Toegankelijk 947 20 20 987 963
Totaal cliënten per zorgvorm 1.982 1.364 1.295 261 4.902 4.348
10
24Regio's Ambulant Dagbehandeling uurszorg Pleegzorg Crisis Kop van NoordHolland 407 68 60 215 78 NoordKennemerland 648 103 103 275 117 West-Friesland 650 120 77 242 82 Overige regio’s 44 7 28 92 14 Totaal 2013 1.749 298 268 824 291 Totaal 2012 1.488 343 431 778 * *Vorig jaar integraal opgenomen in overige zorgvormen en niet separaat vermeld
Aansluiting Lokaal Jeugdbeleid
Totaal Provinciaal gefinancierde zorg.
177
1.005
54 65 5 301 148
1.300 1.236 190 3.731 3.188
We zien dat in 2013 ons beleid om meer zorg te bieden in gezinssituaties (o.a. bij gezinnen thuis) steeds meer vorm krijgt. We zien een duidelijke toename van de ambulante zorg en de Pleegzorg en zien een duidelijke verschuiving van het aantal cliënten dat in de Dagbehandeling en de 24uurszorg wordt geholpen naar ambulante zorg en Pleegzorg.
Clienten naar leeftijdscategorie 0-5
6-12
13-18
>18
4% 22% 42% 32%
11
2.3 Capaciteit en productie Capaciteit 2013
Cliënten per zorgvorm 2013
1.054
2.160
Dagbehandeling
172
298
Residentieel
147
Pleegzorg
Ambulant
Subsidie 2013*** (in €)
10.198.504
Bezetting 2013
Capaciteit 2012
Cliënten Bezetting per 2012 zorgvorm 2012
155%
807
1.636
177 %
5.854.201
98%
194
343
95 %
449
7.951.025
100%
170
431
95 %
586 *
824
6.160.131
104%
554*
778
102 %
Totaal Provincie NoordHolland
1.959
3.731
30.163.861
130%
1.725
3.188
136 %
Jeugdzorg plus (VWS)
64/16
184
10.944.293
95%
80
197
91 %
Totaal
2.039
3.915**
41.108.154***
1.805
3.385**
* Inclusief toegekende uitbreiding met 41 capaciteitsplaatsen Netwerkpleegzorg ** Dit betreft het aantal unieke cliënten per zorgvorm exclusief de cliënten “vrij toegankelijke zorg” (4.902 – 987 = 3.915). *** Hier is subsidie opgenomen die direct gekoppeld is aan de betreffende zorgvorm. De overige subsidies zoals vergoeding voor de huisvestingslasten en het flexbudget zijn in deze tabel niet opgenomen.
12
2.4 Personeel Op 31 december 2013 had Parlan 538 fte (721 medewerkers) in dienst, waarvan 76% vrouwen en 24% mannen. Daarnaast werkt Parlan met stagiaires (in 2013: 51 studenten) en met vrijwilligers / coaches.
Personeelssamenstelling naar geslacht (procentueel) mannen 24%
vrouwen 76%
Medewerkers naar leeftijdscategorie 60> 55-59 45-54
Totaal Vrouwen
35-44
Mannen 25-34 0-24 0
50
100
150
200
250
13
Aantal medewerkers / dienstjaren >15 jaar
10-15 jaar
5-10 jaar
aantal medewerkers
2-5 jaar
0-2 jaar 0
50
100
150
200
250
Ontwikkeling arbeidsverzuim 2013 (excl. zwangerschap) 9,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 jan13
feb13
mrt13
apr13
mei13
jun13
jul-13
aug13
sep13
okt13
nov13
dec13
Parlan totaal 7,69 (5%)
6,96
6,26
5,67
5,7
5,83
4,46
4,16
4,54
4,51
5,32
5,2
Parlan totaal % cumulatief excl. zwangerschap jan 2013 tm dec 2013 5,52%
In 2013 heeft voor wat betreft het verzuimbeleid de focus op het middellange en vooral op het langdurige arbeidsverzuim gelegen (meer dan 6 weken). Hoewel het jaar met een relatief hoog ziekteverzuim begon, onder meer door veel kort verzuim tijdens een aanhoudende griepgolf die eind 2012 ontstond, is het verzuim flink afgenomen ten opzichte van 2012. Het gemiddelde verzuimpercentage over 2013 bedraagt 5,52%, ten opzichte van 6,5% in 2012.
14
Naast het voeren van een actief, curatief verzuim & re-integratiebeleid is er in 2013 ook veel aandacht uitgegaan naar het preventieve verzuimbeleid. En dan met name op het gebied van veilig werken. Er is een nieuw meldingssysteem rond incidenten op de werkvloer geïmplementeerd en dat heeft geleid tot een betere follow-up na een melding van een incident. Het gevolg hiervan is dat, als er sprake is van arbeidsverzuim na een incident op de werkvloer, deze tot een minimum beperkt kan blijven, omdat eerder dan voorheen adequate maatregelen kunnen worden genomen om de reintegratie naar werk mogelijk te maken. Een belangrijk thema in 2013 was de Beroepsregistratie. Eind december 2013 stond het overgrote deel van de Parlan medewerkers met een HBO functie geregistreerd bij BAMw. Bijna alle medewerkers op een WO functie in het primaire proces zijn aangemeld voor de tijdelijke wegingsregeling bij het NIP, de NVO of het BIG register. Parlan heeft in 2013 de CEDEO-erkenning op haar opleidingsaanbod gekregen. De accreditatie van het aanbod bij BAMw is eind december gestart. In 2013 zijn de voorbereidingen op de Transitie en de Transformatie van de jeugdzorg op 1 januari 2015 geïntensiveerd. Met regelmaat wordt in alle lagen van de organisatie gesproken met medewerkers over de verwachte ontwikkelingen en mogelijke gevolgen daarvan voor onze organisatie en voor de bij ons werkzame medewerkers. Verder doen medewerkers van Parlan mee in de pilots die door gemeenten in het kader van de Transitie worden gestart in ons werkgebied. Ook tracht Parlan door middel van het motiveren van medewerkers en het faciliteren van gerichte opleidingen en trainingen de ‘rugzak’ van haar werkers te vullen met kennis, die vanaf 2015 nodig zal zijn om aan de vraag van de nieuwe opdrachtgevers gehoor te kunnen geven.
15
3 Maatschappelijk ondernemen Parlan is een maatschappelijke organisatie die er, samen met andere jeugdhulporganisaties, onderwijs instellingen en andere organisaties in het sociale domein, aan bijdraagt dat kinderen en jongeren veilig, goed en in een gezonde omgeving kunnen opgroeien. Wij verlenen steun waar dit nodig is. Ons doel is onze hulp tijdig en op de juiste zwaarte aan te bieden. Wij werken steeds meer samen met organisaties in de voorschoolse opvang, scholen, consultatiebureaus en Centra voor Jeugd en Gezin om tijdig signalen te kunnen opvangen. Daarnaast werken wij intensief samen met partners uit de GGZ (Triversum, de Praktijk, GGZ NoordHolland Noord en de Bascule), de (Licht) Verstandelijke Beperkten sector (Lijn5 en ’s Heerenloo) en de Verslavingszorg (Brijder). Wat betreft het onderwijs werken wij intensief samen met Stichting Ronduit (Spinaker), de Aloysius stichting en in Grootebroek met SBO ‘t Palet. Een aantal belangrijke stichtingen die het werk van Parlan ondersteunen zijn: - Stichting Hervormd Weeshuis in Grootebroek - Stichting Huize van Strijen in ’t Zand - Stichting Katholieke Kindertehuizen in Alkmaar Verder participeren wij in Stichting de Waaier, die de samenwerking tussen het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties bevordert.
Overige samenwerkingsverbanden Parlan Onderstaand volgt een niet uitputtend overzicht van de overige interne en externe overleg- en samenwerkingsverbanden. Intern: o o o o Extern: o o
o o o o o o o o o o
Cliëntenpanels en Jongerenraden Overleggen met ouders / wettelijke vertegenwoordigers Ondernemingsraad Pleegouderraad Diverse overheden (gemeenten, provincies, ministeries) Onderwijs: Samenwerkingsverbanden en (koepels van samenwerkende) scholen in primair-, voortgezet- en beroepsonderwijs Bestuurlijk samenwerkingsverband BOJOZ Kop van Noord-Holland Inspectie Jeugdzorg en Inspectie Onderwijs Lokale samenwerkingspartners, waaronder de GGD, de Centra voor Jeugd en Gezin, MEE, welzijnsorganisaties en diverse vrijwilligersorganisaties Zorgaanbieders uit de sector, zoals de Geestelijke Gezondheids Zorg, de verslavingszorg, de zorg voor mensen met een Licht Verstandelijke Beperking Bureaus Jeugdzorg en Landelijk Werkende Instellingen Instellingenberaad Jeugdzorg Noord-Holland, bestaande uit Bureau Jeugdzorg NoordHolland en de 6 Noord-Hollandse organisaties voor Jeugd & Opvoedhulp Bedrijfsleven, het UWV en woningcorporaties Brancheorganisatie Jeugdzorg Nederland en de Associatie Jeugdzorg Nationaal Fonds Kinderhulp Het Kinderopvangfonds (Alert4You)
16
4 Toezicht, bestuur en medezeggenschap 4.1
Governance code
De Statuten van Parlan zijn opgemaakt conform de aanbevelingen van de “Zorgbrede Governance code 2010”. Wat betreft het sturingsmodel heeft Parlan gekozen voor het “Raad van Toezicht” model. Parlan heeft een Raad van Toezicht en een Raad van Bestuur.
4.2
Toezichthoudend orgaan
Zoals de Governance code aangeeft, heeft de Raad van Toezicht van Parlan tot taak toezicht te houden op het besturen door de Raad van Bestuur en fungeert de Raad van Toezicht tevens als klankbord voor de Raad van Bestuur. Verder vervult de Raad van Toezicht de werkgeversrol voor de Raad van Bestuur en zorgt zij in dit kader voor benoeming, evaluatie en ontslag. De Raad van Toezicht van Parlan bewaakt op deze wijze: • De realisatie van de doelstellingen van de organisatie • De strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten van de organisatie • De opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen • De financiële verslaglegging (begroting, kwartaalrapportages en jaarrekening) • De naleving van wet- en regelgeving • De passende invulling van de bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid van Parlan Jaarlijks wordt het Bestuur van de organisatie geëvalueerd. De belangrijkste gesprekonderwerpen in de Raad van Toezicht waren in 2013: • Maatschappelijk jaarverslag 2012 • De jaarrekening 2012 en accountantsrapport • De begroting 2014 • De kwartaalrapportages 2013 • Het beleid Kwaliteit en Veiligheid • De visieontwikkeling en de gevolgen voor de organisatie met betrekking tot de Transitie en Transformatie als gevolg van de invoering van de nieuwe Jeugdwet per 1 januari 2015 • De intensivering van de samenwerking van Parlan met diverse samenwerkingspartners • Het kwaliteitskader Voorkoming Seksueel misbruik op basis van de aanbevelingen van de commissie Samson • De keuze voor de aanschaf van het nieuwe cliëntregistratiesysteem WinCare • De verkoop van de panden “het Bijltje” in Enkhuizen en de Drieboomlaan in Hoorn. • Evaluatie Raad van Toezicht • Beoordeling Raad van Bestuur • Jaarlijkse informele overleg met de Ondernemingsraad De Raad van Toezicht (RvT) heeft per 31 december 2013 de volgende samenstelling: • Durk Kooistra (voorzitter RvT en lid remuneratiecommissie) • Jan Oost (lid RvT en remuneratiecommissie) • Gisela Mohanlal (lid RvT) • Sascha Baggerman (lid RvT) • Anne Leemhuis (Lid RvT en voorzitter auditcommissie) • Gijs van Rozendaal (lid van RvT en auditcommissie)
17
Durk Kooistra Hoofdfunctie: KooistraConsult, raadgever en toezichthouder Nevenfunctie: Voorzitter Raad van Toezicht Parlan Lid Raad van Toezicht Verslavingszorg Noord Nederland Lid Raad van Toezicht Intrakoop, inkooporganisatie voor de zorgsector Voorzitter Vrienden van het Spaarne Ziekenhuis Lid Raad van Toezicht Novae, particuliere verslavingszorg Anne Leemhuis: Hoofdfunctie: Directeur Financiën en Control, Omring Hoorn Nevenfunctie: Lid Raad van Toezicht Parlan Jan Oost Hoofdfunctie: Commissaris van politie Nevenfunctie: Lid Raad van Toezicht Parlan Lid Raad van Toezicht Trinitas college Heerhugowaard Gisela Mohanlal Hoofdfunctie: (Juridisch/Beleids) Adviseur rechtbank Rotterdam Nevenfunctie: Lid Raad van Toezicht Parlan Lid Raad van Strafrechttoepassing en Jeugdbescherming Gijs van Rozendaal Hoofdfunctie: Directeur MC Kwadraat b.v. Interimmanagement en Procesmanagement / Toezichthouder met een bijzondere aandacht voor organisaties op het gebied van jongeren / jeugd Nevenfunctie: Lid Raad van Toezicht Parlan Voorzitter van Het Kinderopvangfonds Voorzitter van Sirius, het Openbaar Primair Onderwijs in Amsterdam Zuidoost Lid advisory board van lxxer (HR software) Lid advisory board Joyn (softwarebedrijf) Lid One Tier Board Ful Color bv Sascha Baggerman Hoofdfunctie: Eigenaar BGGRMN Advies Directeur ROP NL Nevenfunctie: Lid Raad van Toezicht Parlan Voorzitter van de stichting Bevrijdingspop Haarlem Lid van de Raad van Commissarissen van Woontij Voorzitter RvT Stichting Talent and Dreams in Haarlem
4.3 Raad van Bestuur De Raad van Bestuur bestuurt Parlan onder toezicht van de Raad van Toezicht en in goed overleg met de binnen de instelling functionerende adviesorganen. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor strategieontwikkeling, besturen en de algemene gang van zaken, beleidsvorming en beleidsuitvoering. De bezoldiging van de Raad van Bestuur is conform de geldende normen uit de Beloningscode Bestuurders in de Zorg. Deze beloning komt tot uiting in de arbeidsovereenkomsten met de bestuurders, die door de Raad van Toezicht worden vastgesteld. Voor de hoogte van de bezoldiging en de toepassing van de Wet Normering Topinkomens, verwijzen wij naar de jaarrekening. Door openbaarheid van de nevenfuncties van de leden van de Raad van Bestuur en weging van eventuele nevenfuncties door de Raad van Toezicht, wordt belangenverstrengeling voorkomen.
18
Er zijn heldere afspraken gemaakt tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht over de informatievoorziening aan de Raad van Toezicht. Zo zijn afspraken gemaakt over het strategisch beleid (1 x per 3 jaar), de planning en control cyclus, de inhoud van de periodieke rapportages, e.d. Bij de jaarlijkse evaluatie vindt overleg plaats over de gewenste inhoud van de informatievoorziening. De verantwoording gebeurt zowel schriftelijk als mondeling en heeft in ieder geval betrekking op: o Strategie en ontwikkeling Ontwikkeling toekomstvisie, jaarplan, nieuw te ontwikkelen behandel- en zorgaanbod, samenwerking met andere organisaties, de relatie met de opdrachtgevers en landelijke ontwikkelingen in het domein van het werkgebied. o Bedrijfsvoering Financiën (ontwikkeling productie en kosten, begroting, jaarrekening en jaarverslag), risicomanagement, bouw/huisvesting, ontwikkeling en harmonisatie van regelingen en interne (IT)systemen. o Bestuur issues Inspectierapportages, medewerkers- en klanttevredenheidsonderzoeken, benchmarkresultaten, HRM onderwerpen (personeelsbeleid, arbeidsverzuim) en incidenten. De belangrijkste besluiten / gespreksonderwerpen van de Raad van Bestuur in 2013 waren:
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Jaarrekening en maatschappelijk jaarverslag 2012 Kaderbrief en Begroting 2014 Kwartaalgesprekken en rapportages 2013 Accountantsrapport en managementletter KPMG accountants Strategiebepaling met betrekking tot Transitie en Transformatie Jeugdzorg Aanpassing zorgaanbod afgeleid van de ontwikkeling van de zorgvraag Uitbreiding capaciteit Pleegzorg Sluiting leefgroep Toereppel per 31 december 2013 Kwaliteitskader voorkoming seksueel misbruik Opleidingsplan 2013 Rapportages van de Inspecties Jeugdzorg en Onderwijs Klachtenbehandeling Regeling gezinshuisouders Opzegging huur Antoniusgebouw in Bakkum en pand Lageweg in Hoorn Verkoop van het pand “Bijltje” in Enkhuizen Maatregelen naar aanleiding van Fraude op Klaas Groen Plan Innovatie telefonie Agressie protocollen Beleidslijn Identity- en securitymanagement Vernieuwing Sociaal Plan Verzuim & inzetbaarheidsbeleid medewerkers Formatieplan personeel 2013 Toekomstvisie “Kennis en Innovatie Centrum” Aanschaf van het nieuwe cliëntregistratiesysteem “Wincare” Document “Uitwisselbare functies” Nieuwe werkwijze consignatiediensten
De Raad van Bestuur overlegt regelmatig met de Ondernemingsraad en de Pleegouderraad Parlan. Verder neemt de Raad van Bestuur deel aan de vergaderingen van Jeugdzorg Nederland, Het Instellingenberaad Noord-Holland Jeugdzorg en de Associatie Jeugdzorg.
19
Samenstelling Raad van Bestuur, functie, portefeuilles en nevenfuncties Els Rienstra Hoofdfunctie:
Nevenfuncties:
Piet Kerkvliet Hoofdfunctie:
Nevenfunctie:
Voorzitter Raad van Bestuur Parlan o Strategie o Externe vertegenwoordiging o Zorgontwikkeling en -inhoud Voorzitter Raad van Toezicht Theater de Meervaart Lid Bestuur Het Kinderopvangfonds Lid Bestuur Jeugdzorg Nederland Voorzitter Stichting Innovatie jeugdzorg Voorzitter Instellingenberaad Jeugdzorg Noord-Holland
Lid Raad van Bestuur Parlan o Bedrijfsvoering (Financiën en HRM) o Huisvesting en ICT o PR en Communicatie Voorzitter Foundation NTI/NLP Limmen
4.4 Medezeggenschap 4.4.1 Medezeggenschap cliënten Parlan heeft de medezeggenschap van cliënten en ouders ingericht via lokale cliëntbijeenkomsten en jongerenraden. Daarnaast wordt vanaf 2012 ook gewerkt met een digitaal cliëntenplatform. Ondanks diverse initiatieven is het, wegens gebrek aan belangstelling, nog niet gekomen tot het instellen van een centrale cliëntenraad. Per organisatieonderdeel worden initiatieven genomen om de communicatie met ouders en cliënten verder te verbeteren. In jongerenraden worden cliënten nadrukkelijk betrokken bij de ontwikkeling van beleid aangaande de hulp die aan hen wordt geboden. Onderwerpen die hierbij onder andere aan de orde zijn: de huisvesting, de voeding, de vrije tijdsbesteding en het leefklimaat. ParlanPanel Via www.ParlanPanel.nl kunnen cliënten hun mening geven over hulp en dienstverlening van Parlan. Leden van het ParlanPanel ontvangen een aantal keer per jaar een korte vragenlijst die online wordt ingevuld. Elke keer heeft de vragenlijst betrekking op een ander thema. Het ParlanPanel is in ontwikkeling. De eerste peiling (eind 2013) ging over het thema bereikbaarheid.
4.4.2 Medezeggenschap Pleegouders Binnen Parlan werken wij samen met de Pleegouderraad Parlan (POR). De POR bestaat uit 6 personen: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en 3 leden. De belangrijkste onderwerpen die met de POR in 2013 zijn besproken betreffen: • De consequenties van de Transitie en Transformatie Jeugdzorg voor de pleegzorg • Uitkomsten van de Commissie Samson en Kwaliteitskader Rouvoet: voor de pleegzorg • Symposia en ontwikkelingen binnen de pleegzorg o.a.: “Pleegouders een investering waard “ en “Uitval van ouders in de pleegzorg” • Wet verbetering positie pleegouders
20
• • • • • • •
Pleegoudervoogdij Regeling pleegzorg 2013 en regeling pleegvergoeding 2013 Pilot crisispleegzorg Deskundigheidsbevordering pleegouders Mentorschap pleegouders: pleegouders ondersteunen pleegouders Tevredenheidstoets pleegouders, pleegkinderen en ouders Werving nieuwe leden Pleegouderraad
De samenstelling van de Pleegouderraad (POR) per 31-12-2013 was als volgt:
Naam Veronique Beerepoot Jos Kuijs Ida Pasma Tiny Klaver Daniëlle v.d. Mosselaar Marco Berkhout
functie voorzitter secretaris penningmeester lid lid lid (tot 1 oktober 2013)
4.4.3 Medezeggenschap medewerkers In de medezeggenschapstructuur hebben medewerkers formeel inspraak via de Ondernemingsraad op basis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Binnen Parlan vindt er constructief overleg plaats tussen de Raad van Bestuur en de Ondernemingsraad. Naast de formele overlegvergaderingen vinden er ook informele overleggen plaats, waarin gedachtenvorming en -uitwisseling plaatsvindt. Eenmaal per jaar vindt er een overleg plaats tussen de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur en de Ondernemingsraad. Dit jaar waren de onderwerpen van dit overleg de op handen zijnde Transformatie / Transitie van de jeugdzorg naar de gemeenten, de toekomstige positie van de medewerkers als gevolg van de op handen zijnde reorganisatie en de financiële positie van Parlan. De belangrijkste onderwerpen die in 2013 in de Ondernemingsraad zijn besproken, betreffen: • Maatschappelijk jaarverslag en jaarrekening 2012 • Kwartaalrapportages 2013 • Begroting 2014 • Transitie en Transformatie Jeugdzorg • Rol invoering Jeugd & Gezinswerker • Aangepast beleid en uitvoering regeling Verlof & Vitaliteit • Wijziging regeling gezinshuisouders • Digitaal Parlan cliëntregistratiesysteem “‘Wincare” • Innovatie telefonie • Reorganisatie Toereppel / Schuilhoeve • Nieuwe opzet bereikbaarheidsdiensten • Verbetering crisisaanbod • Projectplan transitie • Sociaal Plan Parlan • Evaluatie diverse ambulante functies • Protocol Verzuim & Inzetbaarheid • Uitwisselbare functies
21
De samenstelling van de Ondernemingsraad van Parlan is per 31 december 2013 als volgt:
Naam Gerrian Kraaijeveld (vz) Ronald Gunst Jessica van der Werf Cynthia de Wolf Edsel Maars Baki Torbacioglu Henk de Groot Ivonne Groenenboom Angela Jansen Sonja Silver Jose Blom (t/m april 2013) Anneruth Holvast Reinier de Weerdt
Functie in organisatie Jeugd & Gezinswerker Gezinsmedewerker Families First / Ambulante Spoedhulp Pedagogisch medewerker Ambulant / pedagogisch werker Pleegzorgwerker servicepunt /voordeurteam Ambulant werker Jeugdhulp Senior groepsleider Jol Pedagogisch medewerker Centrum voor Dagbehandeling Leidinggevende Jeugdhulp Ambulant werker Jeugdhulp Pleegzorgwerker Servicepunt Gezinsmedewerker Families First / Ambulante Spoedhulp Gezinsmedewerker Families First Ambulante Spoedhulp
Bedrijfsonderdeel Dagbehandeling Klaas Groen Centraal Bureau Samen Anders NoordKennemerland Transferium Centraal Bureau West-Friesland Klaas Groen Kop Noord-Holland Noord Kennemerland West-Friesland Centraal Bureau Centraal Bureau Centraal Bureau
22
5 Beleid, inspanningen en prestaties Het Strategisch beleid van Parlan is vastgelegd in het Strategisch beleidsplan 2011-2013 “Power, Participatie, Partnership, Passie, Parlan”. In ons koersdocument “Parlan samen met anderen”, afgeleid van het Strategisch Plan 2011-2013, is aangegeven op welke wijze wij de jeugdhulp samen met gemeenten en andere maatschappelijke organisaties rond gezinnen en jeugd vorm gaan geven. Hiermee geven wij richting aan de door ons voorgestane koers bij de Transitie en Transformatie van de Jeugdzorg per 1 januari 2015.
5.1 Missie en visie Parlan staat voor kinderen en jongeren die opgroeien en zich ontwikkelen in een omgeving, waarin zij veilig zijn en zich thuis voelen.
5.2 Kernwaarden Eigen Kracht Onze hulp is gericht op het vergroten van de eigen kracht van kinderen, opvoeders en hun omgeving om zo tot optimale participatie in onze samenwerking te komen. Eén gezin, één plan, één regisseur Duidelijke hulp; weten waar je aan toe bent en wanneer. Parlan werkt volgens het principe van één gezin, één plan, Met onze Jeugd & Gezinswerker als aanspreekpunt is het contact altijd direct en vertrouwd. Daar waar de kinderen zijn Parlan is steeds meer dáár waar de kinderen zijn. In de wijk, op school, in de kinderopvang en peuterspeelzalen en in Centra voor Jeugd en Gezin. En ook op virtuele plekken als Facebook en Twitter. Samen met anderen Oplossen van problemen doe je samen. Parlan bouwt graag de samenwerking met onze regionale en lokale partners uit. Dit kan leiden tot nieuwe verbanden met onverwachte partners. Tijdige, betrouwbare en herkenbare hulp Betrouwbaarheid is de basis van onze hulp. Parlan probeert in een situatie, die voor een gezin vaak al lastig genoeg is, haar hulp duidelijk en herkenbaar te houden. Daarbij zoeken wij met het gezin naar de hulp die nodig is. Kwaliteit en onderzoek Na de cliënt zelf, zijn professionals met hun kennis, kunde en inzet de belangrijkste factor voor succes. Parlan investeert in de ontwikkeling van haar medewerkers en vraagt van allen inzet om talenten te ontwikkelen en in te zetten.
5.3 De geboden hulpvormen / activiteiten in 2013. De geboden hulp in 2013 kan worden onderverdeeld in de volgende hulpvormen: Ambulante hulp In 2013 hebben 2.050 cliënten ambulante hulp ontvangen, gefinancierd door provinciale subsidie. Daarnaast hebben door subsidies van o.a. gemeenten en scholen 987 kinderen hulp gekregen in de vrij toegankelijke zorg. Deze ambulante hulp wordt geboden vanuit de drie regio’s van Parlan.
23
Belangrijke ontwikkeling is dat wij ieder cliënttraject willen laten begeleiden door een van onze Jeugd & Gezinswerkers, waardoor het uitgangspunt: één kind, één plan, één hulpverlener zo goed mogelijk tot zijn recht komt. We zien mede hierdoor een behoorlijke toename van dit hulpaanbod. Ambulante zorg kent een diversiteit aan hulpprogramma’s. Hulp wordt geboden in de vorm van enkele gesprekken, in de vorm van trainingen, maar bestaat ook uit zeer intensieve programma’s als Functional Family Therapy, Ambulante Spoedhulp en Intensieve Gezins Begeleiding. Ook de crisiszorg en de bemoeizorg (intensief programma voor hulpmijders) behoort tot de ambulante zorg. In 2013 participeert een aantal van onze ambulante werkers in jeugdteams (wijk- / gebiedsteams), welke zijn opgericht door de samenwerkende gemeenten in onze drie regio’s. In de vorm van pilots wordt ervaring opgedaan naar de best werkende vormen voor de jeugdhulp, zoals dat na de Transitie / Transformatie vormgegeven zal kunnen worden. Dagbehandeling In 2013 hebben 298 kinderen hulp gehad in onze Centra voor Dagbehandeling. Parlan heeft Dagbehandelcentra in Alkmaar, Hoorn, Grootebroek, Den Helder en Nieuwe Niedorp, en een afdeling Dagbehandeling voor oudere jeugd, verbonden aan behandelcentrum de Vork. Wij kennen groepen voor kinderen van 0-6 jaar, waarin naast individuele begeleiding ook het onderwijs op de centra op niveau van de kinderen wordt aangeboden. Daarnaast bestaan ook groepen voor kinderen van 6-12 jaar, waarin kinderen worden begeleid na hun schooltijd. Zij zijn op de Centra aanwezig van 15.00 tot 19.00 uur en gebruiken daar ook de maaltijd. Een belangrijk strategisch uitgangspunt van het huidige beleid van Parlan is ‘daar te zijn, waar de kinderen zijn’. Dit zijn de leefmilieus waar de kinderen en hun gezinnen hun leven leiden en waar professionals ter plekke hulp aanbieden: thuis in de gezinnen, in de buurt(centra), in de voorschoolse opvang en op scholen. Doel is om kinderen zoveel als mogelijk in hun eigen omgeving de benodigde hulp te bieden. En hen zo min mogelijk naar de centra voor Dagbehandeling te laten komen. Zij blijven hierdoor tussen hun eigen vriendjes en vriendinnetjes uit de buurt en hoeven niet met busjes naar onze centra. Zo krijgen zij (en hun ouders) ook minder het stempel dat ze bijzonder of anders zijn. Steeds meer kinderen worden begeleid in de reguliere kinderopvang en op scholen. Ook kan een pedagogisch medewerker (i.o.m. ouders) op b.v. de school of de voorschoolse opvang naar andere kinderen meekijken waar zorgen over zijn en draagt de pedagogisch medewerker expertise over aan medewerkers van de school en de voorschoolse opvang e.d. Zo worden problemen bij kinderen eerder gesignaleerd en wordt de kwaliteit van de opvang en van het onderwijs verhoogd (versterking pedagogische omgeving). Inzet van aanvullende (zwaardere) vormen van hulp is dan niet altijd noodzakelijk. Als dat wel noodzakelijk is, kan dit vroegtijdig (zonder onderbreking) worden ingezet en kan erger worden voorkomen. Alle regio’s werken mee aan deze ontwikkelingen in overleg met de lokale partners (bv. kinderopvang, onderwijs, Lijn5, Mee, GGD, JGGZ) en op maat binnen de lokale historie en situatie. Zie ook http:/www.alert4you.nl/ 24-Uurszorg In 2013 zijn 268 kinderen en jongeren behandeld in een 24-uurs zorg afdeling van Parlan. Binnen de 24-uurs zorg onderscheiden wij: • Behandelcentrum Klaas Groen, waarin behandeling wordt geboden aan jongeren van 12-18 jaar met een zwaardere problematiek. Naast groepsverblijven met totaal 43 bedden wordt ook hulp geboden vanuit een Dagbehandelcentrum. Op Klaas Groen wordt het onderwijs verzorgd door de Spinaker, een school voor Speciaal Onderwijs. • Gezinshuizen: In 11 gezinshuizen wordt door professionals binnen hun eigen gezin behandeling geboden aan 3 kinderen/jongeren met gedrags- en/of ontwikkelingsproblemen. De resultaten van deze hulpvorm zijn positief. Het versterken van de draagkracht van de
24
•
gezinshuisouders heeft in 2013 de nodige aandacht gehad, evenals het professionaliseren van het hulpaanbod. Aan jongeren van 16 tot en met 18 jaar worden op diverse plaatsen Individuele Zelfstandigheids Trainingen (IZT) aangeboden. Wij hebben locaties In Alkmaar, Heerhugowaard, Den Helder, Hoorn en Enkhuizen.
Jeugdzorgplus Op Transferium Jeugdzorg in Heerhugowaard zijn 80 ‘gesloten jeugdzorg’ capaciteitsplaatsen beschikbaar. In 2013 zijn 184 jongeren geholpen door Transferium. De jongeren worden gedurende een periode van gemiddeld 8 maanden intensief behandeld. De behandeling in Transferium wordt in nauwe samenwerking met Triversum, Lijn5 en Brijder verslavingszorg, vormgegeven. Voor een verdere toelichting verwijzen wij graag naar het jaarverslag 2013 van Transferium http://www.parlan.nl/index/jaarverslag-2013-transferium-jeugdzorg. Pleegzorg In 2013 is er aan 824 kinderen en jongeren hulp geboden in pleeggezinnen. De pleeggezinnen zijn verspreid over ons hele werkgebied. Wij onderscheiden netwerkpleegzorg en bestandspleegzorg. Netwerkpleegzorg is pleegzorg vanuit het “netwerk” van de ouders of het kind. Hierbij kan worden gedacht aan oma’s en opa’s, ooms en tantes, vrienden en kennissen. Deze vorm van pleegzorg vinden wij belangrijk, omdat de kinderen zoveel als mogelijk in hun vertrouwde omgeving c.q. netwerk kunnen opgroeien. Als plaatsing in een netwerkgezin niet mogelijk is, zijn er bestandspleeggezinnen beschikbaar. Dit zijn gescreende en geaccepteerde pleegouders die een voor hen onbekend pleegkind in hun gezin opnemen. Verder zijn er specifieke (crisis)bestandsgezinnen beschikbaar voor de opvang bij crisissituaties met name voor jonge kinderen. Er is een duidelijke groei in de pleegzorg. Parlan vindt dat jongere kinderen in een zo natuurlijk mogelijke kleinschalige omgeving moeten kunnen opgroeien, als thuis opgroeien (tijdelijk) niet mogelijk is. Crisishulp In 2013 hebben 291 kinderen en jongeren gebruik gemaakt van crisishulp. Uitgangspunt is dat in crisissituaties kinderen en jongeren binnen 24 uur crisishulp wordt aangeboden. In principe wordt de crisishulp geboden in de vorm van intensieve ambulante hulp, zoals bijvoorbeeld de ambulante spoedhulp. Indien de veiligheid van de cliënt niet kan worden gewaarborgd, bieden wij (tijdelijk) veilige huisvesting aan. Uitgangspunt hierbij is dat de cliënten zo snel als mogelijk terugkeren naar hun eigen thuissituatie. Crisishulp wordt binnen 28 dagen afgerond en indien noodzakelijk wordt adequate vervolghulp ingezet. Vrij toegankelijke zorg In 2013 is er voor 987 kinderen vrij toegankelijke hulp verzorgd. Het merendeel van deze hulp (ca. 900) wordt aangeboden in de kop van Noord-Holland en dan met name in Den Helder, Schagen en Texel. De vrij toegankelijke zorg sluit aan bij de voorzieningen, waarmee kinderen en gezinnen al vanzelfsprekende contacten hebben. Het primair en voortgezet onderwijs en het MBO zijn belangrijke vind- en werkplaatsen. Binnen zogenoemde ondersteuningspunten in het onderwijs worden leerlingen, waarover zorgen zijn en waarbij de kans op “voortijdig schoolverlaten” aanwezig is, extra begeleid. Naast activiteiten in het onderwijs sluiten wij aan bij de buitenschoolse opvang, voorschoolse opvang en voorzieningen in de wijk, zoals wijkcentra en brede scholen. Binnen het wijkcentrum in de wijk Nieuw Den Helder is er een laagdrempelige inloop voor kinderen en gezinnen in de buurt met een achterstand op sociaal en /of financieel gebied.
25
Kinderen bezoeken deze voorziening en indien nodig wordt extra hulp en begeleiding geboden bij de aanpak van opvoed- en opgroeiproblematiek. De Antilliaans outreachend werker van Lanta Ariba en de bemoeizorgwerkers leiden veel gezinnen toe naar deze vorm van wijkgerichte hulpverlening. In de wijk wordt samengewerkt met de daar beschikbare zorg, zoals Algemeen Maatschappelijk Werk, het veiligheidshuis en de schuldhulpverlening. Vanuit het project Alert4you zijn er sterke samenwerkingsrelaties met de Kinderopvang en de Buitenschoolse Opvang. Met behulp van “coaching on the job” ondersteunt Parlan de pedagogische medewerkers in de kinderopvang en op school. Wanneer kinderen opvallend gedrag laten zien, kan een kind voor maximaal drie maanden naar observatiegroep “De Zee”. Hier wordt integraal gekeken naar wat nodig is voor dit betreffende kind. “De Zee” is een samenwerking tussen integrale vroeghulp (MEE), lokale partijen voor fysiotherapie en logopedie en Parlan.
5.4 Belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen. De belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen in 2013 betreffen: Transitie en Transformatie. In februari 2014 is de nieuwe Jeugdwet door het Parlement aangenomen. Dit betekent dat ingaande 1 januari 2015 de jeugdhulp integraal overgaat naar de gemeenten. In het afgelopen jaar hebben wij stevig ingezet op de voorbereiding op deze voor onze cliënten en voor Parlan zeer belangrijke ontwikkeling. Aan de overgang naar de gemeenten heeft het Rijk een bezuinigingstaakstelling oplopend tot 15% in 2017 gekoppeld. Dit betekent voor alle partijen een zeer grote inspanningsverplichting om de zorg verder te verbeteren en gelijktijdig de bezuinigingstaakstelling van 15% te realiseren. De belangrijkste activiteiten in dit kader voor 2013 zijn geweest: • Verdere intensivering van de contacten met de gemeenten en samenwerkingsverbanden van scholen in ons werkgebied. • Delen van kennis van de inhoud en de omvang van de Jeugd & Opvoedhulp aan de betrokken gemeenten. Zo hebben wij conferenties georganiseerd over de Jeugdzorgplus en de Pleegzorg voor wethouders en ambtenaren. • Het samen met de gemeenten en betrokken partners in het jeugddomein opstellen van een Innovatieagenda om samen te komen tot de gewenste Transformatie van de Jeugdzorg na de overgang per 1 januari 2015. • Er is overleg gestart om te komen tot contractering en samenwerking ingaande 2015. • Actieve deelname aan gezamenlijke pilots met de gemeenten, mede gestimuleerd door extra experimenteersubsidies van de Provincie Noord-Holland. Te denken valt hierbij aan de deelname aan wijk- en gebiedsteams. • Ontwikkelen van een helder activiteitenaanbod in de vorm van een handzame productencatalogus voor de cliënten, de gemeenten en anderen, zoals de scholen; • Intensivering van de samenwerking met ketenpartners om tot een geïntegreerd aanbod naar de cliënten en de gemeenten te komen. • Doorontwikkeling van kostprijzen van ons activiteitenaanbod om tot concurrerende tarieven te komen. • Opleiden, kwalificeren en certificeren van onze medewerkers om aan de toekomstige eisen te kunnen voldoen. • De voorbereidingen voor het Reorganisatieplan Transitie, dat onze organisatie zowel organisatorisch en financieel in staat stelt de transitie-drempel van 1 januari 2015 over te gaan.
26
Verbetering effectiviteit en efficiency van onze zorg Om ons zo goed mogelijk voor te bereiden op de transitie / transformatie van de Jeugdzorg is het van groot belang dat wij een aanbod leveren dat zo goed mogelijk aansluit bij de wensen van onze cliënten en onze toekomstige opdrachtgevers. Belangrijke sleutelwoorden daarbij zijn: transparant, één kind, één plan, directe hulp en effectieve en efficiënte hulp. In 2013 hebben wij ons hierbij voornamelijk gericht op: • Invoering van de Jeugd & Gezinswerker, waardoor een aanspreekpunt voor de cliënt ontstaat. • Verbetering van de crisishulp: hulp binnen 24 uur en maximaal 28 dagen. • Vermindering van de wachtlijsten. • Uitbreiding en kwaliteitsverbetering van Pleegzorg en Gezinshuizen. • Trajectzorg binnen Transferium, waardoor gezorgd wordt, dat jongeren na behandeling in Transferium een optimale kans wordt geboden op huisvesting en participatie in de maatschappij. • Optimalisering van de ondersteunende processen: Belangrijke stap is ondermeer de ontwikkeling van een modern en flexibel cliëntregistratiesysteem “Wincare”, dat de cliënten en de betrokken hulpverleners optimaal en efficiënt ondersteunt gedurende de periode van het hulptraject. Ook de toekomstige opdrachtgevers kunnen bij de voorziening van de benodigde informatiebehoefte optimaal gebruik maken van dit nieuwe systeem.
5.5 Kwaliteit 5.5.1 Kwaliteit van zorg De geleverde kwaliteit van onze hulp meten wij door de drie landelijk bepaalde prestatie indicatoren actief te monitoren en in de teams te bespreken. Deze indicatoren zijn de doelrealisatie, de cliënttevredenheid en de reden beëindiging.
Doelrealisatie Per zorgtraject worden er maximaal 10 einddoelen gesteld. Bij elk afgesloten zorgtraject wordt nagegaan in welke mate de doelen, die bij aanvang en eventueel tijdens het traject gesteld zijn, behaald zijn. Geheel verbeterd
52%
Deels verbeterd
33%
Gelijk aan aanvang
13%
Slechter dan voor aanvang
2%
52% 33% 13% 2%
27
Cliënttevredenheid De mate van cliënttevredenheid wordt gemeten door middel van de exit-vragenlijst. De Exit-vragenlijst wordt bij elk afgesloten zorgtraject uitgereikt aan de cliënt (+besproken). Per cliëntsysteem kunnen er meerdere lijsten worden uitgereikt. In de verantwoordingsrapportage worden de gemiddelde rapportcijfers uit de Exit-vragenlijsten van jongeren (vanaf 12 tot 23 jaar) en ouder(s) apart weergegeven.
2013 Gemiddeld rapportcijfer jongeren 1223 jaar Aantal afgesloten trajecten Gemiddeld rapportcijfer ouders Afgesloten trajecten
1e kw 7.9
2e kw 8.1
3e kw 7.9
4e kw 8.0
Gemiddeld 8.0
50
108
68
113
339
8.5
8.4
8.3
8.6
8.4
96
168
148
200
612
Reden beëindiging Hulp die in overeenstemming beëindigd wordt tussen de cliënt, BJZ en Parlan is een signaal dat het hulptraject afdoende op de hulpvraag is ingespeeld. De tabel geeft weer hoe vaak dat aan de orde is en in hoeveel situaties een andere reden van beëindiging opgegeven wordt, namelijk zorg die eenzijdig is beëindigd, door externe omstandigheden of door overmacht.
9% 1 91%
2
1.
De zorg is in overeenstemming beëindigd
464
91%
2.
De zorg is op andere wijze beëindigd (zie toelichting)
48
9%
HKZ certificaat / audits In 2013 is de eerste externe audit ten behoeve van een nieuwe herbeoordeling geweest. Deze maakt deel uit van een driejaarlijkse cyclus. Parlan heeft de herbeoordeling volgens het certificeringsschema 2010 positief afgesloten en opnieuw het HKZ certificaat behaald. De bevindingen uit externe audits worden door middel van interne audits getoetst op opvolging. Naast de externe auditresultaten hebben de interne audits onderwerpen die voortkomen uit onder andere: - inspectiebezoeken - prospectieve en retrospectieve risico inventarisaties en -analyses - nieuwe ontwikkelingen in de organisatie - de actualiteit, waarbij de nadruk ligt op de cliëntveiligheid
28
Inspectie Jeugdzorg In 2013 is de verplichte jaarlijkse incidenten- en calamiteitenrapportage aan de Inspectie Jeugdzorg aangeleverd (inclusief Transferium). Deze rapportage richt zich op het aantal incidenten en calamiteiten dat heeft plaatsgevonden, op de aard en oorzaak daarvan, op de toegepaste maatregelen en met name op de maatregelen ter voorkoming van herhaling. De rapportages zijn door de Inspectie Jeugdzorg als goed beoordeeld. In 2013 heeft een bezoek van de Inspectie Jeugdzorg plaatsgevonden, gericht op de mate van implementatie van het beleid voor grote pleeggezinnen. De Inspectie Jeugdzorg heeft daartoe dossieronderzoek verricht en een aantal gesprekken met leidinggevenden en medewerkers gevoerd. De resultaten uit zowel het onderzoek als de gesprekken zijn door de Inspectie als goed beoordeeld. Ook heeft de Inspectie in 2013 stap 3 van het toezicht, gericht op het behandeltraject van jongeren uitgevoerd in Transferium. Transferium is hierbij met een voldoende beoordeeld.
5.5.2 Wachtlijsten.
Wachtlijst > 9 weken 250 200 150 100 50 0
Bruto>9 weken
Netto>9 weken
Door stevige sturing op de wachtlijsten is het gelukt om de netto wachtlijst >9 weken gedurende geheel 2013 vrij constant te houden, ondanks de toegenomen vraag naar zorg in de eerste helft van het jaar. Deze sturing bestaat onder andere uit het vroeg inzetten van “Jeugdhulp Licht”, waardoor de veiligheid van de cliënten gewaarborgd is, cliënten vroegtijdig een aanspreekpunt hebben en de zorg snel start met licht ambulante hulp. De bruto wachtlijst laat zich minder sturen, omdat hier voornamelijk cliënten op staan die wel al een vorm van zorg krijgen, maar een andere of zwaardere zorg nodig hebben, waar niet altijd direct aan voldaan kan worden. Ook de grotere complexiteit van de hulpvraag veroorzaakt een stijging van de vraag naar specialistische zorg, welke terug te vinden is in de bruto wachtlijst. Ook de vroegsignalering in het “voorveld” zorgt voor een vraagvergroting. Ondanks deze maatschappelijke trends zien wij dat het aan het eind van 2013 toch gelukt is het aantal cliënten op de bruto wachtlijst, na een piek in het 3e kwartaal, terug te brengen naar het niveau van begin 2013. Dit laatste is met name bereikt door extra sturing op uitstroom en duur van de zorg.
5.5.3 Klachten Parlan werkt met een centraal klachtensecretariaat, waar zowel cliënten, medewerkers als derden hun klacht of suggestie kunnen indienen. Het klachtensecretariaat registreert de klacht en verzoekt het verantwoordelijk management de klacht of suggestie in behandeling te nemen.
29
Wanneer de klager niet tevreden is met de wijze van afhandeling of het resultaat, kan hij zich wenden tot de klachtencommissie. Parlan maakt hierin onderscheid tussen een klachtencommissie voor cliënten en een klachtencommissie voor medewerkers. Beide commissies brengen conform het klachtenreglement een advies uit aan de Raad van Bestuur. Bovenstaande klachtenregeling voor cliënten wordt aan iedere cliënt in het afstemmingsgesprek verstrekt en staat daarnaast vermeld op de website van Parlan. De klachtencommissie voor cliënten bestaat uit: Mevrouw Berber J. Honing, voorzitter De heer Robbert Polderman, lid Mevrouw Ruth Willems, lid Mevrouw Maria Slort, schaduwlid Mevrouw Rineke Visser, secretaris De klachtencommissie voor medewerkers bestaat uit: De heer Hans Veer, voorzitter Mevrouw Meggelien de Weijer, lid Mevrouw Anne-Ruth Holvast, lid Mevrouw Yolande Harff, secretaris In 2013 zijn bij het klachtensecretariaat 43 klachten binnengekomen. In 5 gevallen heeft de klager zich tot de klachtencommissie gewend. Alle 43 klachten zijn binnen de gestelde termijn van 5 werkdagen in behandeling genomen en afgehandeld naar tevredenheid van de klager. Op basis van de registratie worden waar mogelijk organisatie breed preventieve maatregelen getroffen teneinde herhaling te voorkomen.
5.5.4 Personeelsbeleid en kwaliteit van het werk Het personeelsbeleid stond in 2013, meer nog dan in het vorige jaar, in het teken van de voorbereidingen op de Transitie naar de gemeenten en de mogelijke inkrimping als gevolg van de veranderingen voor de organisatie en haar medewerkers op 1 januari 2015. Er is in 2013 een aanvang gemaakt met gemeentelijke pilots, waarin medewerkers van Parlan een plaats hebben gekregen en medio 2013 heeft Parlan met de vakbonden een nieuw, langlopend Sociaal Plan afgesloten. Hierin is het flankerend beleid opgenomen dat toepassing vindt bij reorganisaties. Daarnaast ging er in 2013 veel aandacht uit naar de Beroepsregistratie die per 1 januari 2014 een feit werd. Medewerkers op een HBO functie in het primaire proces van Parlan en de Gedragswetenschappers zijn bij de hand genomen in dit proces, met als resultaat op 31 december 2013 dat meer dan 90% van de HBO’ers bezig was met zijn of haar registratie in het register van BAMw en dat de gedragswetenschappers die nog niet waren geregistreerd, zich hadden aangemeld voor de tijdelijke wegingsregeling. Tevens is het interne opleidingsaanbod van Parlan in 2013 door CEDEO gecertificeerd. Vanwege lopende en aanstaande organisatievernieuwingen en de beroepsregistratie stond in 2013 wederom de ontwikkeling van de medewerkers en leidinggevenden hoog op de personeelsagenda. De extra financiële middelen (op basis van de “Twin-H”), die de Provincie Noord Holland ter beschikking stelde voor deskundigheidsbevordering binnen de jeugdzorginstellingen, zijn volop benut ten behoeve van Coaching on the job, diverse maatwerktrainingen onder meer uit het eigen opleidingsaanbod en er is een aantal trainingen afgenomen vanuit de Webwinkel van het Instellingenberaad. Het ging concreet om:
30
a. Coaching on the Job: pedagogisch medewerkers A van de residentiële teams van De Vork hebben een coachingstraining gekregen en worden ondersteund bij het coachen van hun pedagogisch medewerkers B. En voor ambulante teams wordt een goede manier van reflectie opgezet. Begeleiders van deze teams hebben daarom de training Intervisie coaching in december 2013 gedaan. b. Uitvoering van belangrijke projecten op gebied van Sociale netwerkstrategieën en aansluiten bij “het voorveld” en trainingen in “Eigen Kracht” en “TripleP”. c. Maatwerk: Parlan heeft verschillende belangrijke bijscholingen kunnen organiseren vanuit de Twin-H-middelen, waardoor veel medewerkers onder meer konden worden opgeleid in Signs of Safety. En waardoor we een eigen training hebben kunnen door-ontwikkelen: “Sterk in je werk” voor de nieuwe functie van Jeugd & Gezinswerker. d. Webwinkel: verschillende trainingen voor verschillende medewerkersgroepen zoals “het nieuwe werken” voor leidinggevenden, “motiverende gespreksvoering” voor hulpverleners, e.d. Parlan heeft de eigen training “Seks en zo” in de webwinkel gezet en deze krijgt veel belangstelling. In de webwinkel is ook aandacht voor deskundigheidsbevordering op het gebied van Diversiteit. Hoewel het lijkt alsof alle inspanningen zich richten op 1 januari 2015, is er in 2013 ook beleidsmatig onderhoud gepleegd en ontwikkeld op het going concern, zoals op het gebied van de arbeidsomstandigheden, waarbij Veilig werken in de Zorg als een rode draad door het jaar liep. Met een training voor leidinggevenden, de ontwikkeling van een nieuw incidentenregistratie- en volgsysteem, een voorlichtingscampagne onder de medewerkers en een vaccinatietraject Hepatitis B voor medewerkers die hiermee besmet kunnen raken bij de uitvoering van het dagelijkse werk. Ten slotte is in 2013 plaats geboden aan 51 stagiaires, waarvan 33 binnen de Jeugd & Opvoedhulp en 18 in de Jeugdzorg Plus.
5.6 Financieel beleid 5.6.1 Hoofdlijnen Financieel Beleid Een belangrijk speerpunt voor 2013 was het realiseren van vermogensopbouw om een redelijke buffer op te bouwen voor 2015, het moment van de Transitie van de Jeugdzorg naar de gemeenten. Immers deze overgang gaat met de nodige financiële risico’s gepaard, zoals omzetverlies en frictiekosten vanwege afvloeiing van personeel en vastgoed. Voor 2013 hadden wij een positief resultaat begroot van € 0,5 miljoen. Door intensieve sturing en actieve betrokkenheid van het management hebben wij een positief jaarresultaat gerealiseerd van € 1,6 miljoen. Belangrijke resultaten in 2013 waren het verder terugdringen van de budgetoverschrijdingen op enkele groepen in de residentiële zorg, het terugdringen van de vervangende inzet bij arbeidsverzuim, waardoor minder inhuur / overwerk nodig was en soberheid in de gehele bedrijfsvoering. Mede door het voorzichtig begroten en het niet benutten van de geraamde post voor Onvoorziene uitgaven hebben wij het mooie financiële resultaat 2013 kunnen behalen. In 2014 zetten wij het beleid voort om onze vermogenspositie verder op orde te brengen.
5.6.2 Financiële positie op balansdatum Door het positieve resultaat 2013 van € 1,6 miljoen is ons eigen vermogen toegenomen van € 2,1 miljoen eind 2012 naar € 3,8 miljoen eind 2013. De solvabiliteit neemt hierdoor toe van 12,3% van het balanstotaal tot 25,3% eind 2013. Deze toename is mede veroorzaakt door de verwerking van de FIN-H subsidies en bouwsubsidies met
31
Waarborghypotheken. Deze subsidies zijn namelijk komen te vervallen in de jaarrekening 2013 na besluiten hiertoe door de Provincie Noord-Holland en het Ministerie van VWS. Gerelateerd aan de omzet is de solvabiliteit toegenomen van 4,7% in 2012 tot 8,1% in 2013. In ons strategisch financieel beleid hebben wij een ambitieuze doelstelling van 10% van de omzet voor eind 2014 geformuleerd. Wij hebben een begroting 2014 gepresenteerd met een begroot overschot van € 0,5 miljoen, waardoor deze doelstelling realiseerbaar lijkt.
5.6.3 Overige financiële zaken De belangrijkste financiële risico’s bij Parlan hebben vooral te maken met de onzekerheden die het gevolg zijn van de Transitie van de Jeugdzorg naar de gemeenten per 1 januari 2015. Zo is onzeker welke omzet wij na 2014 kunnen realiseren. Het Rijk heeft in ieder geval een korting aangekondigd, oplopend tot 15% in 2017. Gemeenten hebben aangekondigd een percentage van 5 tot 10% nodig te hebben voor de opbouw van hun eigen apparaat en een buffer te willen inbouwen voor (financiële) onzekerheden voor de toekomst. Verder worden wij naar verwachting geconfronteerd met concurrentie van andere partijen en zullen onze kostprijzen onder druk komen. Parlan is in onderhandeling met de gemeenten over ons productenaanbod voor 2015-2017. De onderhandelingen verlopen moeizaam. Zowel over het totale volume, de te leveren activiteiten als over de wijze van financiering en verantwoording bestaat nog geen duidelijkheid. Dit maakt ons handelen erg moeilijk en risicovol. Een aandachtspunt vormt het in de kostprijzen kunnen verwerken van de kosten van het vastgoedbezit en de mogelijke afbouw van boventallig personeel. Ook is het toekomstig financieringsbeleid van de gemeente nog onzeker. Belangrijk is de vraag of gemeenten voorfinanciering toepassen, zoals Rijk en Provincie nu doen. Tot slot vormt de BTW problematiek na de Transitie nog een risico, waarover de ministeries van Financiën en VWS nog een uitspraak moeten doen. Ter voorbereiding op de door te voeren kortingen heeft Parlan inmiddels een reorganisatieplan opgesteld voor het jaar 2015. Uitgangspunt is een verwachte inkomstenverlaging per 1 januari 2015 van 15%, ofwel ruim € 6 miljoen. Deze korting vinden wij de meest reële inschatting, die wij op dit moment kunnen maken. Wij realiseren ons ook dat een verdere vermindering van de inkomsten na 2015 verwacht moet worden. In ieder geval heeft het Rijk aangekondigd dat de uitkeringen in het gemeentefonds voor de jeugdzorg na 2015 met nog 11% extra zullen worden gekort. Effectuering van het reorganisatieplan in de 2e helft van 2014 leidt naar verwachting tot een reductie van 90fte arbeidsplaatsen, hetgeen deels door natuurlijk verloop zal kunnen geschieden. De met deze reorganisatie verwachte frictiekosten bedragen, afhankelijk van het aantal gedwongen ontslagen, € 1 tot €1,5 miljoen. Het is nog onduidelijk wie deze frictiekosten voor zijn rekening gaat nemen. Parlan maakt geen gebruik van zogenoemde “afgeleide financiële instrumenten”. De gebruikte financiële instrumenten zijn normaal in de zorgsector en bevatten geen specifieke prijs-, krediet- en liquiditeitsrisico’s. De financiering van Parlan vindt plaats volgens de normale gang van zaken binnen de zorgsector. De langlopende activa worden gefinancierd door langlopende schulden en het eigen vermogen. De kortlopende activa worden gefinancierd door kortlopende schulden.
5.6.4. Toekomstverwachtingen De toekomst van de jeugdzorg is onzeker door de komende Transitie. In ons koersdocument hebben wij aangegeven hoe wij de toekomst voor Parlan zien en hoe wij ons het komende jaar voorbereiden op de transitie.
32
Voor 2014 is nog sprake van een positieve begroting waarbij geen problemen worden voorzien in de realisatie daarvan. Voor 2015 is de financiële verwachting nog ongewis. Daarom is de realisatie van het reorganisatieplan en onze plannen om te komen tot een efficiëntere werkwijze in de organisatie van groot belang, hetgeen in 2014 ondermeer zal leiden tot diverse investeringen in IT faciliteiten. Mede door de grote deskundigheid en betrokkenheid van onze medewerkers en de goede samenwerking met onze samenwerkingspartners hebben wij er vertrouwen in dat, ondanks de onzekerheden voor de toekomst, de kwaliteit van onze dienstverlening er garant voor staat, dat wij onze cliënten ook in de toekomst optimaal zullen kunnen ondersteunen. Alkmaar, 16 april 2014, Raad van Bestuur van Stichting Parlan Els Rienstra en Piet Kerkvliet
33
