Maatschappelijk jaarverslag 2014 Parlan Jeugd & Opvoedhulp
1
Inleiding Voor u ligt het maatschappelijk jaarverslag1 2014 van Parlan Jeugd & Opvoedhulp. Een verslag van een dynamisch jaar! De verleiding is groot om te stellen dat het jaar 2014 voor Parlan voornamelijk in het teken stond van de transitie en transformatie van de Jeugdzorg naar de gemeenten. Toch is niets minder waar. Ook dit jaar ging de aandacht juist weer uit naar het bieden van zo goed mogelijke hulp aan kinderen en gezinnen met problemen rond opvoeden en opgroeien. Ook hebben we weer veel energie gestoken in het verbeteren van de kwaliteit, de effectiviteit en de efficiëntie van ons werk. De op 1 januari 2015 in werking getreden nieuwe Jeugdwet zal ons nog beter in staat stellen om dat proces van ontwikkeling voort te zetten! De voorbereidingen op de transitie zijn dus gedaan terwijl ‘de winkel open bleef’. De grote verbouwing die plaats heeft gevonden moest zo min mogelijk overlast veroorzaken voor onze klanten, partners en medewerkers. De “inhoudelijke verbouwing” heeft geleid tot een heldere beschrijving van wat wij doen: onze 10 activiteiten. Deze activiteiten zijn opgenomen in een dienstverleningsbrochure voor onze cliënten, onze nieuwe opdrachtgevers, onze samenwerkingspartners maar ook voor onszelf. Wat doen we? Wat doen we goed? Waar zijn we tevreden over? Wat kan er in de toekomst nog beter? Vragen die ons ook in 2015 zullen helpen ons werk te verbeteren en transparanter te zijn. Omdat de bedrijfsvoering goed op orde is, is het ons gelukt om een gedegen berekening te maken van onze kostprijzen, waardoor wij goede concurrerende tarieven hebben kunnen offreren. De historische cliëntgegevens hebben het mogelijk gemaakt per gemeente een prognose te maken van het te verwachten aantal cliënten per activiteit. Deze input vormde de basis voor onze offertes en de gesprekken die daarop volgden. Parlan is blij met de contracten die zijn gesloten. Hulp voor reeds bestaande cliënten kon worden gecontracteerd en hulpaanbod voor nieuwe kinderen en gezinnen die Jeugdhulp echt nodig hebben is beschikbaar. Onze jarenlange inzet voor goede zorg heeft zich uitbetaald. Parlan heeft, ook in 2014, actief gezocht naar partnership met gemeenten en samenwerkingspartners. Het vanuit verbinding en in samenwerking zoeken naar wegen waarlangs het ingewikkelde transitieproces kon worden doorlopen heeft Parlan ervaren als een boeiende klus. Onze partners en ook gemeenten hebben aangegeven de inzet van Parlan in deze te hebben gewaardeerd. In oktober 2013 zijn in de regio’s waarin wij werkzaam zijn, transitie arrangementen afgesloten. In deze afspraken werd op hoofdlijnen duidelijk welke bezuinigingstaakstelling ons te wachten stond. De exacte gevolgen waren echter pas zichtbaar na het sluiten van het laatste gemeentelijke contract in november 2014. Dit heeft gemaakt dat een flink aantal collega’s en hun gezinnen de afgelopen periode in onzekerheid hebben verkeerd over het nog hebben van een baan in 2015. In 2013 en 2014 zijn wij continue gericht geweest op waar en hoe de ondersteunende en primaire processen van Parlan efficiënter konden worden ingericht, zonder dat dit consequenties zou hebben voor de kwaliteit en kwantiteit van onze dienstverlening. De noodzakelijke reorganisatie heeft geleid tot een verlies van 70 fte aan arbeidsplaatsen. Door het niet verlengen van tijdelijke contracten, natuurlijk verloop en maatwerkafspraken met individuele
1
Dit jaarverslag hebben wij opgesteld volgens het format, zoals dit is opgesteld door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en Jeugdzorg Nederland.
2
medewerkers hebben wij het aantal gedwongen ontslagen kunnen beperken tot 3 personen. Afscheid moeten nemen van prima functionerende collega’s is een ieder zwaar gevallen. Naast een personele herverdeling in het primaire proces (als gevolg van contractering), is ook kritisch gekeken naar de mogelijkheden tot verdere reductie van het management en de ondersteunende diensten. Teamcoaches hebben de laag van leidinggevenden vervangen en het aantal managers is teruggebracht. In de topstructuur van Parlan zijn 3 directeuren aangesteld (2 voor de regio’s en 1 voor behandelcentrum De Vork). Ook is gekozen voor de oprichting van het Kennis en Innovatie Centrum-Jeugd. Deze Parlan afdeling zal een impuls gaan geven aan verdere kwaliteitsverbetering en innovatie. In beperkt comité, maar in nauwe samenwerking met de organisatie, is hard gewerkt aan de voorbereiding op de fusie met Stichting De Praktijk. De fusie is inmiddels geeffectueerd op 1 april 2015. Stichting De Praktijk en Parlan zagen gedurende het fusieproces bevestigd dat het samenvoegen van beide organisaties zou leiden tot een meerwaarde. Gekozen is voor een merkenstrategie waarbij de namen Parlan, De Praktijk en Transferium onder de paraplu van Stichting Parlan gaan opereren. Op deze manier kan naast en met elkaar worden gewerkt aan wederzijdse versterking van onze dienstverlening, terwijl de identiteit van de JeugdGGZ en de Jeugd & Opvoedhulp voor cliënten, partners en opdrachtgevers stevig overeind blijft. De Bestuurder van Stichting De Praktijk, Sander van Eunen, besloot zich op het moment van de fusie te zullen terugtrekken. Daarnaast werd besloten dat het Lid van de raad van bestuur van Parlan, Piet Kerkvliet, na de fusie de functie van directeur bedrijfsvoering op zich zal nemen en dat een tweede bestuurder met een GGZ profiel wordt geworven. Els Rienstra is de nieuwe voorzitter van de Raad van Bestuur. De ontwikkeling en implementatie van het nieuwe cliëntregistratie-, communicatie- en rapportagesysteem WinCare is een complex en intensief project, waarin medewerkers van Winvision en Parlan nauw en stevig samenwerken. De ambulant werkende collega’s en de collega’s die werken in de Daghulp werken vanaf november 2014 met WinCare. De complexiteit van het project heeft, met betrekking tot de oplevering van het totale systeem, een vertraging opgelopen van een half jaar (verwachte oplevering medio 2015). Door een solide financieel beleid is het ons gelukt het jaar 2014 af te sluiten met een positief resultaat van 1,2 miljoen euro. Hierdoor hebben wij het eigen vermogen van Parlan kunnen brengen op een kleine € 5 miljoen. Een dergelijk weerstandsvermogen vinden wij belangrijk in verband met de risico’s die wij lopen in de realisatie van onze omzet in 2015 en de te verwachten verdere bezuinigingen in 2016 en verder. Naast hard werken was er in 2014 ook ruimte voor de viering van het heugelijke feit dat Parlan 10 jaar bestond! Dit is zowel met personeel als met pleegouders op verschillende manieren gevierd. Het was een hectisch jaar waarin iedere medewerker binnen onze organisatie heeft moeten laten zien wat zij waard was. Wij willen dan ook onze grote waardering uitspreken over al die collega’s die in deze onzekere en turbulente tijden in 2014 zo’n 4000 unieke cliënten met zo’n 5000 zorgactiviteiten op een adequate manier hebben ondersteund en onze organisatie hebben voorbereid op de transitie en de nog verder vorm te geven transformatie. Alkmaar, april 2015. Raad van Bestuur Parlan Els Rienstra Piet Kerkvliet (tot 1/4/2015)
3
Inhoudsopgave Inleiding A. Maatschappelijk verslag 1
PROFIEL VAN DE ORGANISATIE ............................................................................................................................. 5
2
DE MISSIE EN VISIE VAN PARLAN .......................................................................................................................... 7 2.1 2.2
3
MISSIE ................................................................................................................................................................ 7 VISIE .................................................................................................................................................................. 7
KERNPRESTATIES .................................................................................................................................................. 8 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
AANTAL CLIËNTEN .................................................................................................................................................. 8 SPECIFICATIE DIVERSE ZORGVORMEN/ACTIVITEITEN ...................................................................................................... 11 CAPACITEIT EN PRODUCTIE ..................................................................................................................................... 13 PERSONEEL ........................................................................................................................................................ 14 PERSONEELSBELEID EN KWALITEIT VAN WERK .............................................................................................................. 16
4
MAATSCHAPPELIJK ONDERNEMEN ..................................................................................................................... 19
5
TOEZICHT, BESTUUR EN MEDEZEGGENSCHAP..................................................................................................... 20 5.1 GOVERNANCE CODE ............................................................................................................................................. 20 5.2 TOEZICHTHOUDEND ORGAAN.................................................................................................................................. 20 5.3 RAAD VAN BESTUUR............................................................................................................................................. 21 5.4 MEDEZEGGENSCHAP ............................................................................................................................................ 23 5.4.1 Cliëntenparticipatie................................................................................................................................ 23 5.4.2 Pleegouderraad ..................................................................................................................................... 24 5.4.3 Ondernemingsraad ................................................................................................................................ 25
6
BELEID, INSPANNINGEN EN PRESTATIES ............................................................................................................. 26 6.1 MISSIE EN VISIE ................................................................................................................................................... 26 6.2 VISIE ................................................................................................................................................................ 26 6.3 DE GEBODEN HULPVORMEN / ACTIVITEITEN IN 2014. ................................................................................................... 26 6.4 BELANGRIJKSTE BELEIDSMATIGE ONTWIKKELINGEN ....................................................................................................... 29 6.5 KWALITEIT ......................................................................................................................................................... 31 6.5.1 Kwaliteit van zorg .................................................................................................................................. 31 6.5.2 HKZ certificaat / audits .......................................................................................................................... 32 6.5.3 Inspectie Jeugdzorg................................................................................................................................ 32 6.5.4 Kinderombudsman................................................................................................................................. 32 6.5.5 Wachttijden ........................................................................................................................................... 33 6.5.6 Klachten ................................................................................................................................................ 33 6.6 FINANCIEEL BELEID ............................................................................................................................................... 34 6.6.1 Hoofdlijnen Financieel Beleid ................................................................................................................. 34 6.6.2 Financiële positie op balansdatum ......................................................................................................... 34 6.6.3 Overige financiële zaken ........................................................................................................................ 35 6.6.4 Toekomstverwachtingen ........................................................................................................................ 35
B. Jaarrekening
C. DIGIMV
4
1 Profiel van de organisatie Naam verslag leggende rechtspersoon
:
Stichting Parlan
Adres
:
Van der Lijnstraat 9
Postcode
:
1817 EH
Plaats
:
Alkmaar
Telefoonnummer
:
088 124 0000
Identificatie nr. Kamer van Koophandel
:
37111182
E-mailadres
:
[email protected]
Website
:
www.parlan.nl
Rechtsvorm
:
Stichting
Stichting Parlan is een zelfstandige rechtspersoon. Er zijn geen andere rechtspersonen juridisch verbonden met Parlan.
5
6
2 De missie en visie van Parlan 2.1 Missie Parlan staat voor kinderen die opgroeien en zich ontwikkelen in een omgeving, waarin zij veilig zijn en zich thuis voelen!
2.2 Visie De visie van Parlan bevat de volgende 10 kernelementen: 1. Ieder kind heeft recht op een veilig thuis Het is van groot belang dat kinderen in een veilige omgeving kunnen wonen en leven. Wij helpen kinderen en jongeren in samenspraak met de opvoeders zich op een veilige plek thuis te voelen 2. Dáár zijn waar de kinderen zijn Dichtbij de (leef)omgeving van het kind organiseren wij de hulp. Thuis, op school, in de kinderopvang, de buurt en op virtuele plekken als Facebook en Twitter 3. Talenten zichtbaar maken Wij helpen kinderen en jongeren, waar het niet vanzelf gaat, bij het ontwikkelen en inzicht krijgen in hun talenten 4. Participatie vanuit eigen kracht Wij richten ons op het vergroten van de eigen kracht van kinderen, jongeren en hun opvoeders om samen met hen optimale kansen te creëren op participatie in onze samenleving 5. Praktisch effect is dat wat telt Wij doen wat werkt. We zijn oplossingsgericht zodat de resultaten zichtbaar zijn in het gezin 6. Beschikbare middelen verantwoord gebruiken Wij zijn een maatschappelijke organisatie, we gaan in alles wat we doen verantwoord om met de ons beschikbaar gestelde middelen. We zijn lean en mean, effectief en efficiënt 7. Zelforganisatie op ieder niveau Wij geloven in de eigen kracht van onze cliënten en dus van onze medewerkers. Daarom beleggen we taken en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisaties. Waarbij er voor iedereen duidelijke en heldere kaders zijn 8. Tijdig, betrouwbaar en herkenbaar In onze aanpak zijn we betrouwbaar door effectief en efficiënt te werken, komen we afspraken na en behalen we resultaten. Wij zijn flexibel voor stakeholders en altijd gericht op de vraag van het kind en zijn gezin (systeem) 9. Samen met anderen Problemen oplossen kun je niet alleen, om de juiste antwoorden op de vragen van kinderen en hun (gezins-) systeem te krijgen werken we waar nodig samen met anderen, zoals de ouders/opvoeders, vrijwilligers, scholen, (sport)verenigingen en alle andere jeugdhulporganisaties 10. Hoge kwaliteit en expert professionals
Onze professionals met hun kennis, kunde en inzet zijn de belangrijkste factor voor succes. Wij investeren in de expertises van de jeugdhulp, de professionals met de expertises hebben elkaar nodig, leren van elkaar en beïnvloeden elkaar. 7
3 Kernprestaties 3.1 Aantal cliënten Parlan heeft in 2014 aan 3.938 cliënten hulp geboden; een toename van 3,4% ten opzichte van 2013. Het aantal unieke cliënten per zorgvorm is in 2014 toegenomen tot 4.975, een toename van bijna 1,5%.
Financiers
Provinciaal geïndiceerde zorg Aansluiting jeugdzorg/lokaal jeugdbeleid Totaal provinciaal gefinancierde zorg Transferium Jeugdzorg Subtotaal Vrij toegankelijke zorg Totaal Parlan
Unieke cliënten
Unieke cliënten per zorgvorm
2014
2013
2014
2013
2.309
2.337
3.348
3.430
505
301
505
301
2.814
2.638
3.853
3.731
170
184
170
184
2.986
2.822
4.023
3.915
952
987
952
987
3.938
3.809
4.975
4.902
8
9
Unieke cliënten van Parlan Regio
Kop van NoordHolland Den Helder Hollands Kroon Schagen Texel
Gefinancierd door Rijk en Provincie
Vrij toegankelijk gefinancierd door gemeenten en derden
Totaal
844
920
1.764
464 173 152 55
704 76 46 94
1.168 249 198 149
998
16
1.014
508 45 30 11 264 33 92 15
8
516 45 30 11 269 33 95 15
West-Friesland Drechterland Enkhuizen Hoorn Koggenland Medemblik Opmeer Stede Broec
944 73 95 399 66 160 37 116
16
2
960 73 96 405 66 165 37 118
Overige gemeenten
200
0
200
2.986
952
3.938
NoordKennemerland Alkmaar Bergen (NH) Castricum Graft-de-Rijp Heerhugowaard Heiloo Langedijk Schermer
Totaal
5 3
1 8 5
10
3.2 Specificatie diverse zorgvormen/activiteiten In onderstaande tabellen is een specificatie opgenomen van diverse zorgvormen/activiteiten die Parlan in 2014 heeft geboden2 Hierbij wordt opgemerkt dat het aantal cliënten per zorgvorm hoger is dan het aantal unieke cliënten, omdat een cliënt meerdere vormen van zorg kan krijgen; bijvoorbeeld een kind woont in een pleeggezin en maakt ook gebruik van de hulp van een Centrum voor Dagbehandeling. In 2014 is in alle gemeenten binnen het werkgebied van Parlan, vooruitlopend op de Transitie, gestart met de inzet van Wijk- en Gebiedsteams3. De beoogde preventieve werking van deze inzet heeft in 2014 nog niet geleid tot een verminderde instroom voor de ambulante zorgvormen van Parlan. Sterker nog er is sprake van een lichte groei. De reden hiervoor zou kunnen liggen in het feit dat de hulp in wijken laagdrempeliger is georganiseerd, waardoor meer cliënten worden toegeleid naar specialistische Jeugdhulp. In de eerste jaren na de transitie is een zelfde groei zichtbaar geweest in Denemarken. Bij de meer intensieve Parlan hulpvormen als Dagbehandeling en 24 uurszorg is sprake van een lichte daling van het aantal cliënten. Hoewel deze daling beperkt is, is er, zeker als ook gekeken wordt naar de resultaten van 2012, sprake van een trend. Het aantal cliënten dat in 2014 gebruik heeft gemaakt van Pleegzorg is, ten opzichte van eerdere jaren, nagenoeg gelijk gebleven. De lichte daling in het aantal cliënten dat gebruik heeft gemaakt van Transferium is in lijn met de landelijke ontwikkeling. Hierbij merken wij op dat in het bijzonder het aantal jongeren uit de provincie Utrecht en de stadsregio Amsterdam in 2014 is teruggelopen en het aantal jongeren uit NoordHolland licht is gegroeid.
Uitsplitsing cliënten per regio, per financieringsvorm Regio
Kop van NoordHolland Noord-Kennemerland West-Friesland Overige regio’s Totaal 2014 Totaal 2013
Totaal Provinciaal gefinancierde zorg
Transferium VWS
Vrij Toegankelijk
Totaal cliënten
1.082
22
920
2.024
1.334 1.282 155 3.853 3.731
50 19 79 170 184
16 16
1.400 1.317 234 4.975 4.902
952 987
2
Vanaf 2015 hanteert Parlan nieuwe noemers voor haar activiteiten. Deze staan beschreven in de brochure Dienstverlening Parlan 2015 welke te vinden is op onze website: www.parlan.nl. 3 In het werkgebied van Parlan hanteren gemeenten hiervoor verschillende benamingen. In dit verslag wordt de meest gehanteerde naam gebruikt.
11
Cliënten per regio, per zorgvorm Ambulant Dagbehandeling
Kop van NoordHolland NoordKennemerland West-Friesland Overige regio’s Totaal 2014 Totaal 2013
24uurszorg
Pleegzorg
Crisis
Aansluiting Lokaal Jeugdbeleid
238
82
224
Totaal Provinciaal gefinancierde zorg 1.082
412
64
62
643
83
102
247 12693
133
1.334
631 41 1.727 1.749
114 2 263 298
71 21 256 268
232 75 792 824
141 7 502 301
1.282 155 3.853 3.731
93 9 310 291
Clienten naar leeftijdscategorie 0-5
6-12
13-18
>18
4% 22% 39%
35%
We zien dat het aantal cliënten in de leeftijdscategorie 6-12 jaar is toegenomen met 3% ten opzichte van 2013 en het aandeel cliënten in de leeftijdscategorie 13-18 jaar is afgenomen met 3%.
12
3.3 Capaciteit en productie Capaciteit 2014
Cliënten per zorgvorm 2014
Bezetting 2014
Capaciteit 2013
Cliënten per zorgvorm 2013
Bezetting 2013
1274
2.451
12.187.084
137%
1.054
2.160
155 %
Dagbehandeling
149
263
4.968.859
100%
172
298
98 %
Residentieel
125
347
6.369.650
99%
147
449
100 %
Pleegzorg
625
792
6.555.740
100%
586
824
104 %
Totaal Provincie NoordHolland
2.173
3.853
30.081.333
121%
1.959
3.731
130 %
Jeugdzorg plus (VWS)
64/16
170
10.995.849
80%
64/16
184
95 %
Totaal
2.253
4.023*
41.077.182**
2.039
3.915*
Ambulant
Subsidie 2014** (in €)
* Dit betreft het aantal unieke cliënten per zorgvorm exclusief de cliënten “vrij toegankelijke zorg”. ** Hier is subsidie opgenomen die direct gekoppeld is aan de betreffende zorgvorm. De overige subsidies zoals vergoeding voor de huisvestingslasten, het flexbudget en overige incidentele subsidies zijn in deze tabel niet opgenomen.
13
3.4 Personeel Op 1 januari 2014 waren 538 fte (721 medewerkers) in dienst. Op 31 december 2014 had Parlan nog 509 fte (667 medewerkers) in dienst. De afname is het gevolg van de in 2014 uitgevoerde reorganisatie, waardoor vooruitlopend op de definitieve reorganisatiedatum al een aantal medewerkers Parlan hadden verlaten. Deze afname zal zich als gevolg van uitstroom in 2015 verder voortzetten. Parlan heeft in 2014 gestuurd op het terugbrengen van het aantal fte om voorbereid te zijn op de aangekondigde bezuinigingen van 2015 en de mogelijke krimp als gevolg van de transitie. De reductie is voor het grootste deel verwezenlijkt door tijdelijke aanstellingen niet te verlengen (veelal jonge mensen) en ontstane vacatures als gevolg van verloop niet in te vullen. Dit verklaart ook de grote krimp van medewerkers in de leeftijdscategorie 25-34 jaar ( ± 20% krimp ten opzichte van 2013) Parlan heeft ook in 2014 weer gewerkt met stagiaires (38 studenten) en met vrijwilligers/coaches.
Personeelssamenstelling naar geslacht mannen 22%
vrouwen 78%
Het aandeel vrouwelijke medewerkers is ten opzichte van 2013 gegroeid me 2 % tot 78.
14
Medewerkers naar leeftijdscategorie 60> 55-59 45-54
Totaal Vrouwen
35-44
Mannen
25-34
0-24 0
50
100
150
200
250
Aantal medewerkers / dienstjaren >15 jaar
82
10-15 jaar
103
5-10 jaar
239
2-5 jaar
aantal medewerkers
123
0-2 jaar
92 0
50
100
150
200
250
300
Ten opzichte van 2013 zien wij een sterke afname van het aantal medewerkers met een contract van 2-5 jaar. Dit wordt veroorzaakt door de systematiek van afvloeiing van medewerkers (last infirst out), waardoor bij de reorganisatie met name in deze categorie medewerkers zijn afgevloeid. Ook medewerkers waarbij het tijdelijk contract niet werd verlengd kwamen relatief veel in deze leeftijdscategorie voor.
15
Ontwikkeling arbeidsverzuim 2014 (excl. zwangerschap) 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 jan14
feb14
mrt14
apr14
mei14
jun14
jul-14
aug14
sep14
okt14
nov14
dec14
Parlan totaal 5,89 (5%)
5,79
5,44
6
5,55
5,32
4,81
4,62
5,01
5,58
6,56
6,78
Parlan totaal % cumulatief excl. zwangerschap jan 2014 tm dec 2014 5,61%
Het ziekteverzuim is ten opzichte van 2013 nagenoeg gelijk gebleven (0,09 % stijging). Wij constateren een toename in de laatste maanden van het jaar. Belangrijke oorzaken hiervoor zijn de toenemende onzekerheid bij medewerkers als gevolg van de op handen zijnde reorganisatie en een griepgolf die met ingang van medio november in Nederland zijn intrede deed.
3.5 Personeelsbeleid en kwaliteit van werk De reorganisatie in verband met de Transitie op 1 januari 2015 Het zwaartepunt van het personeelsbeleid van 2014 lag bij de Transitie op 1 januari 2015 en de verwachting dat Parlan een aanmerkelijk deel van haar omzet zou gaan verliezen. Dit hield in dat er op basis van een, uiteindelijk redelijk nauwkeurig gebleken, raming van de omzeteffecten, begin 2014 een reorganisatieplan is opgesteld, waarin onder meer de gevolgen voor de personeelsformatie in 2015 zijn beschreven. Rekening werd gehouden met een personeelskrimp van 90 arbeidsplaatsen, op een begroot aantal arbeidsplaatsen in 2014 van 547. Eind juni is - na advies van de Ondernemingsraad en de Pleegouderraad- het reorganisatieplan vastgesteld, inclusief de verwachte formatie op functieniveau. Op basis van het personeelsbestand van 1 juli 2014 is bepaald dat 54 medewerkers met een vast contract helaas boventallig moesten worden verklaard. De boventallige medewerkers zijn op grond van het Sociaal Plan van Parlan in de gelegenheid gesteld om een half jaar te werken aan hun arbeidsmobiliteit (‘van-werk-naar-werk’), gefaciliteerd door Parlan in de vorm van een mobiliteitsbudget. Als gevolg van het uitvoeren van maatregelen die tot doel hadden het natuurlijk verloop in de organisatie te stimuleren, in combinatie met een wat gunstiger uitkomst van de aanbestedingen, is Parlan er in geslaagd om alsnog circa 26 resterende boventallige medewerkers in dienst te houden. Uiteindelijk is het aantal gedwongen ontslagen medewerkers beperkt gebleven tot 3.
16
In november 2014, nadat alle contracten met de gemeenten waren gesloten, is de inrichting van het “Nieuwe Parlan” van start gegaan. Door het lang uitblijven van duidelijkheid rond de hoogte van de contracten met de gemeenten is er spanning ontstaan bij de medewerkers in de organisatie. Dit was voorzien en daarom is gedurende het hele jaar aandacht besteed aan de onzekerheid onder de medewerkers. Niet alleen aan hen die boventallig werden, ook aan het andere personeel. Immers, je mocht blijven werken voor Parlan in 2015 maar in welke functie en waar? Zorgvuldige communicatie, alert reageren op signalen van individuele medewerkers en tijdelijke ondersteuning van teams die onderbezet raakten, hebben er toe geleid dat het verzuim van Parlan in 2014 (gemiddeld 5,61%) niet verontrustend is gestegen ten opzichte van 2013 (5,52%). Fusie Parlan / Stichting De Praktijk Parlan is op 1 april 2015 gefuseerd met Stichting De Praktijk. De fusie gaat niet gepaard met een reorganisatie, omdat beide organisaties zijn overeengekomen om de gevolgen van de transitie voor het moment van fuseren volledig te hebben afgerond. De voorbereidingen op de fusie en dan specifiek ten aanzien van de consequenties voor het harmoniseren van het personeelsbeleid en de arbeidsvoorwaarden zijn in juli 2014 van start gegaan. Beleidsontwikkeling in 2014 Ofschoon er veel tijd en energie van de medewerkers en de organisatie in de voorbereidingen op de transitie is gestopt én in het ‘going concern’, zijn er in 2014 toch ontwikkelingen geweest ten aanzien van het personeelsbeleid. De voornaamste staan hierna genoemd. De eerste registratie bij de Stichting Kwaliteitsregister Jeugd van de HBO-geschoolde medewerkers op HBO-functies in het primair proces is afgerond en de collega’s in een functie op academisch niveau zijn aangemeld voor de tijdelijke wegingsregeling. Op 1 augustus 2014 was 94% van de medewerkers geregistreerd in het BAMw register. Voor de overige medewerkers liep op dat moment de registratie aanvraag nog4. Met deze registratie staan wij borg voor de kwaliteit van onze medewerkers. Er is in 2014 uitvoering gegeven aan het Kwaliteitskader Voorkomen Seksueel Misbruik in de Jeugdzorg. Het beleid voor sollicitatie- en functioneringsgesprekken is zodanig aangepast dat er screening plaats vindt en er aandacht is voor seksueel misbruik. Het aangepaste format functioneringsgesprekken is eind 2014 is gebruik genomen en het sollicitatiereglement is aangepast en gereed gemaakt voor besluitvorming begin 2015. De stage coördinator van Parlan heeft in overleg met de opleidingen (Hbo en Mbo) de themacompetentie rond gezond seksueel beleid verwerkt in de stage-opdrachten. En in 2014 heeft Parlan zich voorbereid om permanente scholing op het gebied van seksualiteit en grensoverschrijdend seksueel gedrag te kunnen bieden door de trainers de train-de-trainertrainingen “Vlaggensysteem en signalering Kindermishandeling” te laten volgen en mee te werken aan een online trainingsprogramma van Jeugdzorg Nederland. Dit samenhangend pakket wordt geïmplementeerd vanaf begin 2015. Op het gebied van de arbeidsomstandigheden is gewerkt aan een optimalisering van het meldproces rond incidenten en calamiteiten en er is een nieuwe Risico-inventarisatie & Evaluatie uitgevoerd. Naar aanleiding hiervan is een nieuw Plan van Aanpak opgesteld. In 2014 is wederom geïnvesteerd in het vergroten van de inzetbaarheid van de medewerkers van Parlan. De extra financiële middelen vanuit de Tweede Investeringsimpuls Noord Holland zijn tot de einddatum van 1 augustus ingezet voor deskundigheidsbevordering, naast het budget dat Parlan jaarlijks zelf vrijmaakt voor training en opleiding (2% van de loonsom).
4
Zie voor verdere informatie Eindrapportage TWIN-H projecten.
17
Deskundigheidsbevorderende activiteiten vanuit TWIN-H Coaching on the job (maatwerk) Trainingen via IB webwinkel Triple P (niveau 1 tm 5) Eigen Kracht / Familie netwerkberaad EVC traject Maatwerk trainingen
Aantal Parlan deelnemers 428 140 (102 unieke personen) 67 162 basistraining, 100, tweedaagse training 13 267
CAO In juli is een definitief akkoord bereikt over de inhoud van een nieuwe CAO voor de Jeugdzorg. De CAO kent een korte looptijd, van 1 mei 2014 tot en met 30 april 2015, en bevat een aantal soms ingrijpende (beleids-)veranderingen en verplichtingen. De meest omvangrijke is de invoering van een nieuw functieboek voor de Jeugdzorg. De voorbereiding daarop is eind 2014 gestart en zal omdat de uiterste datum van invoering is gesteld op 1 januari 2016- eind 2015 worden afgerond. Andere onderwerpen zijn in 2014 grotendeels of volledig afgerond, zoals de aanpassing van het vitaliteitsbudget, de gevolgen van de verandering van de ORT en de flexibilisering van het ouderschapsverlof. Tenslotte zijn in 2014 de voorbereidingen afgerond voor de invoering van de Werkkostenregeling per 1 januari 2015.
18
4 Maatschappelijk ondernemen Parlan is een maatschappelijke organisatie die er, samen met andere jeugdhulporganisaties, onderwijs instellingen en andere organisaties in het sociale domein, aan bijdraagt dat kinderen en jongeren veilig, goed en in een gezonde omgeving kunnen opgroeien. Wij verlenen steun waar dit nodig is. Ons doel is onze hulp tijdig en op de juiste zwaarte aan te bieden. Wij werken steeds meer samen met organisaties in de kinderopvang, scholen, consultatiebureaus en Wijk- en Gebiedsteams om tijdig signalen te kunnen opvangen. Daarnaast werken wij intensief samen met partners uit de J-GGZ (Triversum, Stichting De Praktijk, GGZ Noord-Holland Noord en de Bascule), de (Licht) Verstandelijke Beperkten sector (Lijn5 en ’s Heerenloo) en de Verslavingszorg (Brijder). Wat betreft het onderwijs werken wij intensief samen met Stichting Ronduit (Spinaker), de Aloysius stichting en in Grootebroek met SBO ‘t Palet. Een aantal belangrijke stichtingen die het werk van Parlan ondersteunen zijn: - Stichting Hervormd Weeshuis in Grootebroek - Stichting Huize van Strijen in ’t Zand - Stichting Katholieke Kindertehuizen in Alkmaar Verder participeren wij in Stichting de Waaier, die de samenwerking tussen het bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties bevordert. Overige samenwerkingsverbanden Parlan Onderstaand volgt een niet uitputtend overzicht van de overige interne en externe overleg- en samenwerkingsverbanden. Intern: Cliëntenpanels en Jongerenraden Overleggen met ouders / wettelijke vertegenwoordigers Ondernemingsraad Pleegouderraad Extern: Diverse overheden (gemeenten, provincies, ministeries) Onderwijs: Samenwerkingsverbanden en (koepels van samenwerkende) scholen in primair-, voortgezet- en beroepsonderwijs Bestuurlijk samenwerkingsverband BOJOZ Kop van Noord-Holland Inspectie Jeugdzorg en Inspectie Onderwijs Lokale samenwerkingspartners, waaronder de GGD, de Centra voor Jeugd en Gezin, MEE, welzijnsorganisaties en diverse vrijwilligersorganisaties Zorgaanbieders uit de sector, zoals de Geestelijke Gezondheids Zorg, de verslavingszorg, de zorg voor mensen met een Licht Verstandelijke Beperking Bureaus Jeugdzorg en Landelijk Werkende Instellingen Instellingenberaad Jeugdzorg Noord-Holland, bestaande uit Bureau Jeugdzorg Noord-Holland en de 6 Noord-Hollandse organisaties voor Jeugd & Opvoedhulp Bedrijfsleven, het UWV en woningcorporaties Brancheorganisatie Jeugdzorg Nederland en de Associatie Jeugd Nationaal Fonds Kinderhulp Het Kinderopvangfonds Samenwerken in Transitietijd In 2014 heeft Parlan nauw samengewerkt met vrijwel alle organisaties die actief waren in het brede veld van Jeugdhulp. Er is gezamenlijk opgetrokken in het in het transitieproces en ook is een gezamenlijke innovatie agenda opgesteld en aangeboden aan gemeenten.
19
5 Toezicht, bestuur en medezeggenschap 5.1
Governance code
De Statuten van Parlan zijn opgemaakt conform de aanbevelingen van de “Zorgbrede Governance code 2010”. Wat betreft het sturingsmodel heeft Parlan gekozen voor het “Raad van Toezicht” model. Parlan heeft een Raad van Toezicht en een Raad van Bestuur.
5.2
Toezichthoudend orgaan
Zoals de Governance code aangeeft, heeft de Raad van Toezicht van Parlan tot taak toezicht te houden op het besturen door de Raad van Bestuur en fungeert de Raad van Toezicht tevens als klankbord voor de Raad van Bestuur. Verder vervult de Raad van Toezicht de werkgeversrol voor de Raad van Bestuur en zorgt zij in dit kader voor benoeming, evaluatie en ontslag. De Raad van Toezicht van Parlan bewaakt op deze wijze: De realisatie van de doelstellingen van de organisatie De strategie en de risico’s verbonden aan de activiteiten van de organisatie De opzet en de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen De financiële verslaglegging (begroting, kwartaalrapportages en jaarrekening) De naleving van wet- en regelgeving De passende invulling van de bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid van Parlan Jaarlijks wordt het functioneren van de Raad van Bestuur geëvalueerd. De belangrijkste onderwerpen in de Raad van Toezicht waren in 2014:
Transitie/Transformatie Reorganisatie Fusie/samenwerking Parlan / Stichting De Praktijk Bedrijfsvoering o Jaarrekening 2013 o Maatschappelijk jaarverslag 2013 o Begroting 2015 o Kwartaalrapportages o Managementletter accountant Risicobeheersing (Beleid kwaliteit en veiligheid) Installatie Pleegouderraad ICT ontwikkelingen, waaronder cliëntregistratiesysteem WinCare Jaarlijks overleg met de Ondernemingsraad
Jaarlijks evalueert de Raad van Toezicht haar eigen functioneren. De Raad van Toezicht heeft een auditcommissie en een remuneratiecommissie. De Raad van Toezicht heeft in 2014 7 x vergaderd, de auditcommissie 5 x en de remuneratiecommissie is in 2014 niet bij elkaar geweest. In het kader van de fusie hebben Durk Kooistra en Anne Leemhuis zitting genomen in het delegatieoverleg. Dit overleg bestond uit delegaties uit de Raden van Toezicht van beide organisaties en de beide Raden van Bestuur Zij hebben 3 x vergaderd. Het tekenen van de intentieverklaring tot fusie heeft op 31 maart 2014 plaatsgevonden.
20
De Raad van Toezicht (RvT) heeft per 31 december 2014 de volgende samenstelling: Durk Kooistra (voorzitter RvT en lid renumeratiecommissie) Jan Oost (lid RvT en renumeratiecommissie) Gisela Mohanlal (lid RvT) Sascha Baggerman (lid RvT) Anne Leemhuis (Lid RvT en voorzitter auditcommissie) Gijs van Rozendaal (lid van RvT en auditcommissie) Durk Kooistra Hoofdfunctie: KooistraConsult, raadgever en toezichthouder Nevenfunctie: Voorzitter Raad van Toezicht Parlan Lid Raad van Toezicht Verslavingszorg Noord Nederland Lid Raad van Toezicht Intrakoop, inkooporganisatie voor de zorgsector Voorzitter Vrienden van het Spaarne Ziekenhuis Lid Raad van Toezicht Novae, particuliere verslavingszorg Anne Leemhuis: Hoofdfunctie: 1 januari – 1 juni directeur Financiën Omring Hoorn 1 juni – 31 december lid Raad van Bestuur Magenta Zorg Heerhugowaard Nevenfunctie: Lid Raad van Toezicht Parlan Jan Oost Hoofdfunctie: Commissaris van politie Nevenfunctie: Lid Raad van Toezicht Parlan Lid Raad van Toezicht Trinitas College Heerhugowaard Gisela Mohanlal Hoofdfunctie: (Juridisch/Beleids) Adviseur rechtbank Rotterdam Nevenfunctie: Lid Raad van Toezicht Parlan Lid Raad van Strafrechttoepassing en Jeugdbescherming Gijs van Rozendaal Hoofdfunctie: Fusiemanager en Procesmanager/ Toezichthouder met een bijzondere aandacht voor organisaties op het gebied van jongeren / jeugd Nevenfunctie: Lid Raad van Toezicht Parlan Voorzitter van Het Kinderopvangfonds Voorzitter van Sirius, het Openbaar Primair Onderwijs in Amsterdam Zuidoost Voorzitter Regiegroep Kindcentra 2020 Sascha Baggerman Hoofdfunctie: Eigenaar BGGRMN Advies Directeur ROP NL Nevenfunctie: Lid Raad van Toezicht Parlan Voorzitter van de stichting Bevrijdingspop Haarlem Lid van de Raad van Commissarissen van Woontij Voorzitter RvT Stichting Talent and Dreams in Haarlem
5.3 Raad van Bestuur De Raad van Bestuur bestuurt Parlan onder toezicht van de Raad van Toezicht en in goed overleg met de binnen de instelling functionerende adviesorganen. De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk voor strategieontwikkeling, besturen en de algemene gang van zaken, beleidsvorming en beleidsuitvoering.
21
De bezoldiging van de Raad van Bestuur is conform de geldende normen uit de Beloningscode Bestuurders in de Zorg. Deze beloning komt tot uiting in de arbeidsovereenkomsten met de bestuurders, die door de Raad van Toezicht worden vastgesteld. Voor de hoogte van de bezoldiging en de toepassing van de Wet Normering Topinkomens, verwijzen wij naar de jaarrekening. Door openbaarheid van de nevenfuncties van de leden van de Raad van Bestuur en weging van eventuele nevenfuncties door de Raad van Toezicht, wordt belangenverstrengeling voorkomen. Er zijn heldere afspraken gemaakt tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht over de informatievoorziening aan de Raad van Toezicht. Zo zijn afspraken gemaakt over het strategisch beleid, de planning en control cyclus, de inhoud van de periodieke rapportages, e.d. Bij de jaarlijkse evaluatie vindt overleg plaats over de gewenste inhoud van de informatievoorziening. De verantwoording gebeurt zowel schriftelijk als mondeling en heeft in ieder geval betrekking op: o Strategie en ontwikkeling Ontwikkeling toekomstvisie, jaarplan, nieuw te ontwikkelen behandel- en zorgaanbod, samenwerking met andere organisaties, de relatie met de opdrachtgevers en landelijke ontwikkelingen in het domein van het werkgebied. o Bedrijfsvoering Financiën (ontwikkeling productie en kosten, begroting, jaarrekening en jaarverslag), risicomanagement, bouw/huisvesting, ontwikkeling en harmonisatie van regelingen en interne (IT)systemen. o Bestuur issues Inspectierapportages, medewerkers- en klanttevredenheidsonderzoeken, benchmarkresultaten, HRM onderwerpen (personeelsbeleid, arbeidsverzuim) en incidenten. De belangrijkste besluiten / gespreksonderwerpen van de Raad van Bestuur in 2014 waren:
Transitie / Transformatie Bepaling zorgactiviteiten 2015 en zaken rond de aanbesteding jeugdzorg 2015 Reorganisatie Fusie Parlan / Stichting De Praktijk Monitoring en sturing project Wincare Contacten opdrachtgevers Bedrijfsvoering o Jaarrekening 2013, Jaarverslag 2013 en accountantsrapport o Kwartaalrapportages RvT en Provincie o Kostprijsberekeningen 2015 o Financiële effecten Transitie en Reorganisatie o Managementletter accountant o Begroting 2015 o Samenvoeging Centrale administraties o Huisvestingsactiviteiten o Benchmark Jeugdzorg Incidenten, calamiteiten en klachten 10 jaar Parlan Centraal opleidingsplan/begroting Toetsing normen kwaliteitskader Pilots jeugdhulp en sociale wijkteams Evaluatie en verbeterplan Crisishulp Parlan Project Kind en scheiding Uitwijkhuis Kop van Noord Holland Evaluatie en verbetering centrale bereikbaarheidsdienst Evaluatie en projectplan RI&E
22
Verlenging sponsorwerving Pilot Jeugd Detox Evaluatie TWIN-H projecten provincie Noord-Holland
De Raad van Bestuur overlegt regelmatig met de Ondernemingsraad en de Pleegouderraad Parlan. Verder neemt de Raad van Bestuur deel aan de vergaderingen van Jeugdzorg Nederland, het Instellingenberaad Noord-Holland Jeugdzorg en de Associatie Jeugd.
Samenstelling Raad van Bestuur, functie, portefeuilles en nevenfuncties Els Rienstra Hoofdfunctie:
Nevenfuncties:
Piet Kerkvliet Hoofdfunctie:
Nevenfunctie:
Voorzitter Raad van Bestuur Parlan o Strategie o Externe vertegenwoordiging o Zorgontwikkeling en -inhoud Voorzitter Raad van Toezicht Theater de Meervaart (tot 1 april 2014) Lid Bestuur Het Kinderopvangfonds Lid Bestuur Jeugdzorg Nederland Voorzitter Instellingenberaad Jeugdzorg Noord-Holland
Lid Raad van Bestuur Parlan o Bedrijfsvoering (Financiën en HRM) o Huisvesting en ICT o PR en Communicatie Voorzitter Foundation NTI/NLP Limmen
5.4 Medezeggenschap 5.4.1 Cliëntenparticipatie Parlan heeft de medezeggenschap van cliënten en ouders ingericht via lokale cliëntbijeenkomsten en jongerenraden. Daarnaast wordt er gewerkt met een digitaal cliëntenplatform. Er zijn verschillende bijeenkomsten georganiseerd met een aantal cliënten en in kaart is gebracht hoe cliëntenraden binnen Bureau Jeugdzorg en Stichting De Praktijk zijn georganiseerd. Het voornemen is uit alle contacten in combinatie met de cliëntenraad van Stichting De Praktijk na de fusie in 2015 tot een hernieuwde centrale cliëntenraad te komen. Per organisatieonderdeel zijn initiatieven genomen om de communicatie met ouders en cliënten verder te verbeteren. In jongerenraden worden cliënten nadrukkelijk betrokken bij de ontwikkeling van beleid aangaande de hulp die aan hen wordt geboden. Naast de huisvesting, de voeding, de vrije tijdsbesteding en het leefklimaat is in 2014 veel aandacht besteed aan de privacy. Extra aandacht is uitgegaan naar het informeren van cliënten over de transitie in het algemeen en de transitie van Parlan in het bijzonder. Zo is er in het laatste kwartaal een brief, een flyer en een krant verzonden aan alle cliënten en is op de Parlan website een ‘vragen en antwoorden rubriek’ met betrekking tot de transitie operationeel geweest. ParlanPanel Via www.ParlanPanel.nl kunnen cliënten hun mening geven over hulp en dienstverlening van Parlan. Leden van het ParlanPanel ontvangen een aantal keer per jaar een korte vragenlijst die online wordt ingevuld. Elke keer heeft de vragenlijst betrekking op een ander thema.
23
5.4.2 Pleegouderraad Het is niet voor niets dat in de nieuwe Jeugdwet staat dat plaatsing in een gezinsverband in principe de voorkeur heeft als kinderen voor kortere of langere tijd niet thuis kunnen opgroeien. Dit past bij de hedendaagse inzichten over effectieve jeugdhulp: kinderen een zo normaal mogelijke opvoeding geven in een gewoon gezin bij gewone liefdevolle ouders. Pleegzorg past niet alleen goed bij de huidige pedagogische opvattingen en jeugdbeleid, deze vorm van zorg is ook voordeliger dan residentiële zorg. Pleegzorg wordt dan ook wel een parel in de jeugdzorg genoemd. Parels groeien weliswaar vanzelf maar je kunt hun groei wel stimuleren door goede condities te scheppen 5. Om goede condities te scheppen zijn goede, liefdevolle en betrouwbare pleegouders onmisbaar. Om hun mooie, maar meestal ook ingewikkelde taak uit te voeren, is het van groot belang dat pleegouders zich ondersteund weten door Parlan. Daar wordt op verschillende manieren vorm aan gegeven. De Pleegouderraad ( POR) Parlan heeft daar een belangrijke taak in. De POR heeft tot doel, binnen de doelstelling van de pleegzorgaanbieder en de Jeugdwet, de gemeenschappelijke belangen te behartigen van pleegouders. Daarbij denken en praten zij mee over het pleegzorgbeleid van Parlan en geven gevraagd en ongevraagd advies over ontwikkelingen in de pleegzorg. Mede via de POR weet Parlan wat pleegouders belangrijk vinden. De samenstelling van de POR zag er in 2014 als volgt uit:
Veronique Beerepoot Danielle van den Mosselaar Marjolein van Trappen Jos Kuijs Jan Dhaenens Bert Meijerink Matthé Witte Ida Pasma Sandra Nieuwland-Hartholt Mary Kok Joke Kors Tiny Klaver
voorzitter tot oktober 2014, voorzitter vanaf oktober 2014 lid vanaf december 2014, vice voorzitter secretaris tot 27-1-2014 secretaris van 27-1-2014 tot 17-9-2014 vanaf 27-1 lid, vanaf 17-9-2014 secretaris penningmeester vanaf 27-1-2014 lid tot 27-1-2104 lid vanaf 27-1-2014 lid vanaf 27-1-2014 lid vanaf 27-1-2014 tot september 2014 lid
De belangrijkste onderwerpen die met de POR in 2014 zijn besproken/uitgevoerd betreffen: De transitie en de effecten op de Pleegzorg /pleegouders De reorganisatie, met name de effecten op de Pleegzorg Regio vergaderingen met pleegouders De fusie tussen Parlan en Stichting De Praktijk Project “Pleegouders ondersteunen pleegouders Evaluatie toestemmingsverklaring referenties Input programma van eisen WinCare Jaarvergadering, met onder andere Mariska Kramer (jurist gespecialiseerd in wetgeving en pleegzorg Opnieuw vaststellen Reglement POR, huishoudelijk reglement en het verkiezingsreglement PR activiteiten
5
Citaat uit de VNG, VWS en V&J brochure “Pleegzorg een bijzondere vorm van jeugdhulp’ uit december 2013
24
5.4.3 Ondernemingsraad In de medezeggenschapstructuur hebben medewerkers formeel inspraak via de Ondernemingsraad op basis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Binnen Parlan vindt er constructief overleg plaats tussen de Raad van Bestuur en de Ondernemingsraad. Naast de formele overlegvergaderingen vinden er ook informele overleggen plaats, waarin gedachtenvorming en -uitwisseling plaatsvindt. Eenmaal per jaar vindt er een overleg plaats tussen de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur en de Ondernemingsraad. Dit jaar waren de onderwerpen van dit overleg de op handen zijnde transformatie/transitie van de jeugdzorg naar de gemeenten, de toekomstige positie van de medewerkers als gevolg van de op handen zijnde reorganisatie en de financiële positie van Parlan. De belangrijkste onderwerpen die in 2014 in de Ondernemingsraad zijn besproken, betreffen:
Transitie / Transformatie Jeugdzorg naar de gemeenten Reorganisatieplan en uitvoering Fusie met Stichting De Praktijk Samenvoegen centrale administraties Protocol Verzuim en Inzetbaarheidsbeleid Overzicht functiegebouw en uitwisselbare functies Evaluatie Jeugd & Gezinswerker Aansprakelijkheid Telefoons / tablets Projectplan en implementatie WinCare Pilot Jeugd-Detox Noord-Holland RI&E en plan van aanpak
De samenstelling van de Ondernemingsraad van Parlan is in 2014 als volgt: Naam Ronald Gunst (vz) Gerrian Kraaijeveld Jessica van der Werf Cynthia de Wolf Edsel Maars Henk de Groot Ivonne Groenenboom Angela Jansen Sonja Silver Reinier de Weerdt Anneruth Holvast Baki Torbacioglu
Functie in organisatie Gezinsmedewerker Families First / Ambulante Spoedhulp Jeugd & Gezinswerker Pedagogisch medewerker Ambulant / pedagogisch werker Pleegzorgwerker servicepunt /voordeurteam AWPM Pedagogisch medewerker Centrum voor Dagbehandeling Leidinggevende Jeugdhulp Ambulant werker Jeugdhulp Gezinsmedewerker Families First Ambulante Spoedhulp Uit de OR sinds 01-05-2014 Uit de OR sinds 01-08-2014
Bedrijfsonderdeel Centraal Bureau Wijkteam Heerhugowaard Samen Anders Noord-Kennemerland Transferium Centraal Bureau De Nollen Kop Noord-Holland Noord Kennemerland West-Friesland Centraal Bureau
25
6 Beleid, inspanningen en prestaties Het Strategisch beleid van Parlan is vastgelegd in het Strategisch beleidsplan 2011-2013 “Power, Participatie, Partnership, Passie, Parlan”. In ons koersdocument “Parlan samen met anderen”, afgeleid van het Strategisch Plan 2011-2013, is aangegeven op welke wijze wij de jeugdhulp samen met gemeenten en andere maatschappelijke organisaties rond gezinnen en jeugd vorm gaan geven. Hiermee is richting gegeven aan het doorlopen transitieproces en de voorbereidingen en het voortzetten van de transformatie na 1 januari 2015. In de loop van 2015 zal een nieuw Strategisch beleidsplan voor de fusieorganisatie worden opgesteld. De contouren van dit nieuwe beleid zijn opgenomen in het fusieplan op grond waarvan het fusiebesluit inmiddels is genomen.
6.1 Missie en visie Parlan staat voor kinderen en jongeren die opgroeien en zich ontwikkelen in een omgeving, waarin zij veilig zijn en zich thuis voelen.
6.2 Visie Eigen Kracht Onze hulp is gericht op het vergroten van de eigen kracht van kinderen, opvoeders en hun omgeving om zo tot optimale participatie in onze samenwerking te komen. Eén gezin, één plan, één regisseur Duidelijke hulp; weten waar je aan toe bent en wanneer. Parlan werkt volgens het principe van één gezin, één plan. Daar waar de kinderen zijn Parlan is steeds meer dáár waar de kinderen zijn. In de wijk, op school, in de kinderopvang en peuterspeelzalen en in Wijk- en Gebiedsteams. Maar ook op virtuele plekken als Facebook en Twitter. Samen met anderen Oplossen van problemen doe je samen. Parlan bouwt graag de samenwerking met onze regionale en lokale partners uit. Dit kan leiden tot nieuwe verbanden met onverwachte partners. Tijdige, betrouwbare en herkenbare hulp Betrouwbaarheid is de basis van onze hulp. Parlan probeert in een situatie, die voor een gezin vaak al lastig genoeg is, haar hulp duidelijk en herkenbaar te houden. Daarbij zoeken wij met het gezin naar de hulp die nodig is. Kwaliteit en onderzoek Na de cliënt zelf, zijn professionals met hun kennis, kunde en inzet de belangrijkste factor voor succes. Parlan investeert in de ontwikkeling van haar medewerkers en vraagt van allen inzet om talenten te ontwikkelen en in te zetten.
6.3 De geboden hulpvormen / activiteiten in 2014. De geboden hulp in 2014 kan worden onderverdeeld in de volgende hulpvormen: Ambulante hulp In 2014 hebben 2.229 cliënten ambulante hulp ontvangen, gefinancierd door provinciale subsidie.
26
Daarnaast hebben door subsidies van o.a. gemeenten en scholen 952 kinderen hulp gekregen in de vrij toegankelijke zorg. Deze ambulante hulp wordt geboden vanuit de drie regio’s van Parlan. Ambulante zorg kent een diversiteit aan programma’s. Hulp wordt geboden in de vorm van enkele gesprekken, in de vorm van trainingen, maar kan ook bestaan uit zeer intensieve programma’s als Functional Family Therapy, Ambulante Spoedhulp en Intensieve Gezins Begeleiding. Ook de crisishulp en de bemoeizorg (intensief programma voor hulpmijders) behoorden in 2014 tot de ambulante zorg. In 2014 zijn Parlan medewerkers in alle Wijk- en Gebiedsteams gedetacheerd geweest, danwel bij deze teams in dienst getreden. Hiermee is de kennis en kunde op het gebied van Jeugdhulp in de teams gebracht en is de relatie tussen de Wijk- en Gebiedsteams en Parlan gelegd. Ook gedragswetenschappers van Parlan zijn bij gemeenten gedetacheerd. Dagbehandeling In 2014 hebben 263 kinderen hulp gehad in onze Centra voor Dagbehandeling. Parlan heeft Dagbehandelcentra in Alkmaar, Hoorn, Grootebroek, Den Helder en een afdeling Dagbehandeling voor oudere jeugd, verbonden aan behandelcentrum de Vork. Wij kennen groepen voor kinderen van 2-6 jaar, waarin naast individuele begeleiding ook het onderwijs op de centra op niveau van de kinderen wordt aangeboden. Daarnaast bestaan ook groepen voor kinderen van 6-12 jaar, waarin kinderen worden begeleid na hun schooltijd. Zij zijn op de Centra aanwezig van 15.00 tot 19.00 uur en gebruiken daar ook de maaltijd. Een belangrijk strategisch uitgangspunt van het huidige beleid van Parlan is ‘daar te zijn, waar de kinderen zijn’. Dit zijn de leefmilieus waar de kinderen en hun gezinnen hun leven leiden en waar professionals ter plekke hulp aanbieden: thuis in de gezinnen, in de buurt(centra), in de voorschoolse opvang en op scholen. Doel is om kinderen zoveel als mogelijk in hun eigen omgeving de benodigde hulp te bieden. En hen zo min mogelijk naar de centra voor Dagbehandeling te laten komen. Zij blijven hierdoor tussen hun eigen vriendjes en vriendinnetjes uit de buurt en hoeven niet met busjes naar onze centra. Zo krijgen zij (en hun ouders) ook minder het stempel dat ze bijzonder of anders zijn. Steeds meer kinderen worden begeleid in de reguliere kinderopvang en op scholen. Dit beleid heeft bijgedragen aan een krimp van het aantal kinderen dat gebruik maakt van Dagbehandeling (vanaf 2012 een krimp van meer dan 20%). Ook kan een pedagogisch medewerker (i.o.m. ouders) op b.v. de school of de voorschoolse opvang naar andere kinderen meekijken waar zorgen over zijn en draagt de pedagogisch medewerker expertise over aan medewerkers van de school en de voorschoolse opvang e.d. Zo worden problemen bij kinderen eerder gesignaleerd en wordt de kwaliteit van de opvang en van het onderwijs verhoogd (versterking pedagogische omgeving). Inzet van aanvullende (zwaardere) vormen van hulp is dan niet altijd noodzakelijk. Als dat wel noodzakelijk is, kan dit vroegtijdig (zonder onderbreking) worden ingezet en kan erger worden voorkomen. Alle regio’s werken mee aan deze ontwikkelingen in overleg met de lokale partners (bv. kinderopvang, onderwijs, Lijn5, Mee, GGD, JGGZ) en op maat binnen de lokale historie en situatie. Zie ook http:/www.alert4you.nl/ 24-Uurszorg In 2014 zijn 256 kinderen en jongeren behandeld in een 24-uurs zorg afdeling van Parlan (krimp van 4,5% ten opzichte van 2013) Binnen de 24-uurs zorg onderscheiden wij: Behandelcentrum Klaas Groen, waarin behandeling wordt geboden aan jongeren van 12-18 jaar met een zwaardere problematiek. Naast groepsverblijf wordt ook hulp geboden vanuit het Dagbehandelcentrum. Op Klaas Groen wordt het onderwijs verzorgd door de Spinaker, een school voor Speciaal Onderwijs.
27
Gezinshuizen: In gezinshuizen is door professionals binnen hun eigen gezin behandeling geboden aan kinderen/jongeren met gedrags- en/of ontwikkelingsproblemen. De resultaten van deze hulpvorm zijn positief. Het versterken van de draagkracht van de gezinshuisouders heeft ook in 2014 de nodige aandacht gekregen, evenals het professionaliseren van het hulpaanbod. Aan jongeren van 16 tot en met 18 jaar is op diverse locaties Individuele Zelfstandigheids Trainingen (IZT) aangeboden. Parlan heeft hiervoor voorzieningen in Alkmaar, Heerhugowaard, Den Helder, Hoorn en Enkhuizen.
Jeugdzorgplus Op Transferium Jeugdzorg in Heerhugowaard zijn in 2014, 170 jongeren geholpen. Ten opzichte van 2013 is dit een krimp van 7,5%. Analyse van data levert op dat deze krimp wordt veroorzaakt door de terugloop van het aantal jongeren uit de stadsregio Amsterdam en de provincie Utrecht. De jongeren worden gedurende een periode van gemiddeld 9 maanden intensief behandeld. De behandeling in Transferium wordt in nauwe samenwerking met Triversum, Lijn5, Brijder verslavingszorg en BJZ NHN vormgegeven. Voor een verdere toelichting verwijzen wij graag naar het jaarverslag 2014 van Transferium http://www.parlan.nl/index/jaarverslag-2014-transferium-jeugdzorg. Pleegzorg In 2014 is er aan 792 kinderen en jongeren hulp geboden in pleeggezinnen. Met dit aantal blijft pleegzorg van Parlan, na een toename in 2013, ongeveer op hetzelfde niveau. De pleeggezinnen zijn verspreid over ons hele werkgebied. Wij onderscheiden netwerkpleegzorg en bestandspleegzorg. Netwerkpleegzorg is pleegzorg vanuit het “netwerk” van de ouders of het kind. Hierbij kan worden gedacht aan oma’s en opa’s, ooms en tantes, vrienden en kennissen. Deze vorm van pleegzorg vinden wij belangrijk, omdat de kinderen zoveel als mogelijk in hun vertrouwde omgeving c.q. netwerk kunnen opgroeien. Als plaatsing in een netwerkgezin niet mogelijk is, zijn er bestandspleeggezinnen beschikbaar. Dit zijn gescreende en geaccepteerde pleegouders die een voor hen onbekend pleegkind in hun gezin opnemen. Verder zijn er specifieke (crisis)bestandsgezinnen beschikbaar voor de opvang bij crisissituaties met name voor jonge kinderen. Crisishulp In 2014 hebben 310 kinderen en jongeren gebruik gemaakt van crisishulp. Hier is sprake van een toename van 6,5% ten opzichte van 2013. Uitgangspunt is dat in crisissituaties kinderen en jongeren binnen 24 uur crisishulp wordt aangeboden. In principe wordt de crisishulp geboden in de vorm van intensieve ambulante hulp, zoals Ambulante Spoed Hulp en Families First. Indien de veiligheid van de cliënt niet kan worden gewaarborgd, bieden wij (tijdelijk) veilige huisvesting aan. Uitgangspunt hierbij is dat de cliënten zo snel als mogelijk terugkeren naar hun eigen thuissituatie. Crisishulp wordt binnen 28 dagen afgerond en indien noodzakelijk wordt adequate vervolghulp ingezet. Vrij toegankelijke zorg In 2014 is er aan 952 kinderen vrij toegankelijke hulp verzorgd. Het merendeel van deze hulp (ca. 900) wordt aangeboden in de Kop van Noord-Holland en dan met name in Den Helder, Schagen en Texel. De vrij toegankelijke zorg sluit aan bij de voorzieningen, waarmee kinderen en gezinnen al vanzelfsprekende contacten hebben. Het primair en voortgezet onderwijs en het MBO zijn belangrijke vind- en werkplaatsen. Binnen zogenoemde ondersteuningspunten in het onderwijs worden leerlingen, waarover zorgen zijn en waarbij de kans op “voortijdig schoolverlaten” aanwezig is, extra begeleid. Naast activiteiten in het onderwijs sluiten wij aan bij de buitenschoolse opvang, voorschoolse opvang en voorzieningen in de wijk, zoals wijkcentra en brede scholen.
28
Binnen het wijkcentrum in de wijk Nieuw Den Helder is er een laagdrempelige inloop voor kinderen en gezinnen in de buurt met een achterstand op sociaal en / of financieel gebied. Kinderen bezoeken deze voorziening en indien nodig wordt extra hulp en begeleiding geboden bij de aanpak van opvoed- en opgroeiproblematiek. De Antilliaans outreachend werker van Lanta Ariba en de bemoeizorgwerkers leiden veel gezinnen toe naar deze vorm van wijkgerichte hulpverlening. In de wijk wordt samengewerkt met de daar beschikbare zorg, zoals het Wijk- en Gebiedsteam, Algemeen Maatschappelijk Werk, Veilig Thuis en de schuldhulpverlening. Vanuit het project Alert4you zijn er sterke samenwerkingsrelaties met de Kinderopvang en de Buitenschoolse Opvang. Met behulp van “coaching on the job” ondersteunt Parlan de professionals in de pedagogische omgeving rond het kind. Wanneer kinderen opvallend gedrag laten zien, kan een kind voor maximaal drie maanden naar observatiegroep “De Zee”. Hier wordt integraal gekeken naar wat nodig is voor dit betreffende kind. “De Zee” is een samenwerking tussen integrale vroeghulp (MEE), lokale partijen voor fysiotherapie en logopedie en Parlan. Versterken maatschappelijke participatie en 200 Banenplan Als onderdeel van de TWIN-H projecten, gefinancierd door de Provincie Noord-Holland, heeft Parlan samen met IB partners een geïntegreerde aanpak ontwikkeld waardoor jongeren beter voorbereid de jeugdhulp uitstromen en een zelfstandig bestaan op kunnen bouwen. Het project richtte zich op het ondersteunen van jongeren bij het behalen van een startkwalificatie, het verwerven van werk en inkomen en zelfstandig wonen. De TWIN-H projecten zijn in 2014 positief afgerond6. In januari is met behulp van provinciale subsidie samen met het RPA NHN begonnen met het project ‘200 Banenplan’. Hierbij zullen op 1 oktober 2016, 200 jeugdzorg jongeren integraal worden begeleid naar een baan of doelgroep passend werk.
6.4 Belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen Transitie en Transformatie: In voorbereiding op de transitie hebben zich in 2014 binnen Parlan veel beleidsmatige ontwikkelingen voorgedaan. Vanuit inhoudelijk perspectief is het aanbod van Parlan geclusterd. Voor, in totaal 10 activiteiten is per activiteit vastgesteld: Wat het doel is van de activiteit. Bij welke aard en ernst van problemen de inzet van de activiteit gerechtvaardigd is. Welke methodieken en technieken er vanuit een activiteit kunnen worden ingezet. Welke personele kwaliteit van medewerkers hierbij nodig is. Wat de gemiddelde uren inzet per week is en welke gemiddelde doorlooptijd er geldt voor de activiteit. Waar de activiteit geboden wordt. De activiteiten zijn vastgelegd in de brochure Dienstverlening Parlan 2015. Op basis van de hierboven genoemde items heeft Parlan, per activiteit een tarief berekend dat is gehanteerd in de contractering met gemeenten. Verder zijn in 2014 de belangrijkste activiteiten in dit kader geweest: Verdere intensivering van de contacten met de gemeenten en samenwerkingsverbanden van scholen in ons werkgebied. Delen van kennis van de inhoud en de omvang van de Jeugd & Opvoedhulp met de betrokken gemeenten.
6
Voor uitgebreide informatie over de resultaten wordt verwezen naar het Eindrapport TWIN-H projecten.
29
Het onder de aandacht brengen van de, samen met partners in het jeugddomein, ontwikkelde Innovatieagenda die bij kan dragen aan de gewenste Transformatie. Opleiden, kwalificeren en certificeren van onze medewerkers om aan de toekomstige eisen te kunnen voldoen. Het op- en vaststellen en uitvoeren van het reorganisatieplan waardoor onze organisatie zowel organisatorisch als financieel was voorbereid op de transitie.
Fusie Om een integraal overzicht te kunnen bieden op het fusieproces zijn in dit maatschappelijk jaarverslag de fusie activiteiten tot en met 1 april 2015 opgenomen. In 2014 is op diverse plekken in de organisatie hard gewerkt aan de voorbereidingen op de inmiddels voltrokken fusie tussen Stichting De Praktijk en Parlan. Hieronder volgen een aantal belangrijke zaken uit het proces: Het proces is begeleid door Common Eye; een collectief van adviseurs, dat gespecialiseerd is in samenwerking. Op 31 maart 2014 is door de beide Raden van Toezicht de intentieverklaring tot fusie ondertekend. Er is vanuit de beide Raden van Toezicht een Delegatie Overleg aangesteld om het fusieproces te monitoren. In november 2014 is het Fusieplan gepresenteerd. Hierin zijn onder andere de verwachte meerwaarde van de fusie, de missie en visie, de producten en diensten, de governance, de juridische vormgeving, de personele consequenties en de financiële prognose weergegeven. Communicatie medewerkers vanuit beide organisaties hebben in gezamenlijkheid het fusie proces met betrekking tot zowel de externe als de interne organisaties ondersteund. De Ondernemingsraden, de Pleegouderraad en de Cliëntenraad hebben als adviesorganen positief geadviseerd over de voorgenomen fusie. Een implementatieplan met daarin concrete integratie activiteiten is opgesteld. Er is een begin gemaakt met de uitvoering van integratie activiteiten. Onderzocht is of de fusie getoetst moest worden door het NZA. Het due diligence onderzoek is verricht. De stichtingsstatuten zijn opgesteld. Er is een nieuwe Raad van Toezicht aangesteld. De nieuwe Raad van Bestuur is benoemd. Een en ander heeft op 30 maart 2015 geresulteerd in het ondertekenen van de fusie akte en de statuten. Teruggekeken wordt op een boeiend, intensief en positief proces. Verbetering effectiviteit en efficiency van onze zorg Om ons zo goed mogelijk voor te bereiden op de transitie is het van groot belang geweest dat wij ons aanbod zo goed mogelijk hebben aangesloten op de wensen van onze cliënten en onze opdrachtgevers. Belangrijke sleutelwoorden daarbij waren: transparant, één kind, één plan, directe hulp en effectieve en efficiënte hulp. In 2014 hebben wij ons hierbij voornamelijk gericht op: Participatie door Parlan medewerkers in Wijk- en Gebiedsteams waardoor kennis in deze teams werd vergroot en de aansluiting tussen deze teams en Parlan optimaal zou zijn. Verder terugdringen van wachttijden.
30
Optimalisering van digitale processen: De ambulante en daghulp activiteiten van Parlan zijn in 2014 gaan werken met WinCare (registratie/rapportagesysteem). Hierdoor heeft het kunnen werken bij gezinnen thuis (met behulp van tablet) een nieuwe dimensie gekregen. De ontwikkeling en implementatie hebben een grote inspanning van medewerkers gevraagd. De overige Parlan onderdelen zullen medio 2015 overschakelen op het nieuwe systeem.
6.5 Kwaliteit 6.5.1 Kwaliteit van zorg De geleverde kwaliteit van onze hulp meten wij door drie landelijk bepaalde prestatie indicatoren actief te monitoren en in de teams te bespreken. Deze indicatoren zijn de doelrealisatie, de cliënttevredenheid en de reden beëindiging. Doelrealisatie Per zorgtraject worden er maximaal 10 einddoelen gesteld. Bij elk afgesloten zorgtraject wordt nagegaan in welke mate de doelen, die bij aanvang en eventueel tijdens het traject gesteld zijn, zijn behaald. Doelrealisatie
Geheel verbeterd 50% Deels verbeterd 35% Slechter dan aanvang zorg 2% Gelijk aan aanvang zorg 13%
50% 35% 13% 2% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Cliënttevredenheid De mate van cliënttevredenheid meten we door middel van de Exit-vragenlijst. De Exit-vragenlijst wordt bij elk afgesloten zorgtraject uitgereikt aan de cliënt en besproken. Per cliëntsysteem kunnen er meerdere lijsten worden uitgereikt. In de verantwoordingsrapportage worden de gemiddelde rapportcijfers uit de Exit-vragenlijsten van jongeren (vanaf 12 tot 23 jaar) en ouder(s) apart weergegeven. e
e
1 kw Gemiddeld rapportcijfer jongeren 12-23 jaar Aantal afgesloten trajecten van jongeren 12-23 jaar Gemiddeld rapportcijfer ouders Afgesloten trajecten
e
2 kw
e
3 kw
7.6
7.8
7.7
4 kw 7,9
Gemiddeld 7,8
98
100
111
132
441
8.3
8.2
8
7,9
8.1
180
187
229
281
877
31
Reden beëindiging Wanneer hulp in overeenstemming tussen de cliënt, BJZ en Parlan werd afgerond is dit gezien als indicator voor de vraag of met het hulptraject afdoende op de hulpvraag is ingespeeld. De tabel geeft weer hoe vaak dit aan de orde is geweest en in hoeveel situaties een andere reden van beëindiging is opgegeven (zorg is eenzijdig beëindigd, door externe omstandigheden of door overmacht). 11%
De zorg is in overeenstemming beëindigd
780
89%
De zorg is op andere wijze beëindigd (zie toelichting)
97
11%
89%
Wij zijn tevreden met de bereikte resultaten van onze geleverde zorg.
6.5.2 HKZ certificaat / audits In 2014 is de tweede externe audit ten behoeve van een nieuwe herbeoordeling geweest. Deze maakt deel uit van een driejaarlijkse cyclus. Parlan heeft de herbeoordeling volgens het certificeringsschema 2010 zonder kritische bevindingen van de auditoren afgesloten waardoor het HKZ certificaat is verlengd. De bevindingen uit externe audits worden door middel van interne audits getoetst op opvolging. Naast de externe auditresultaten hebben de interne audits onderwerpen die voortkomen uit onder andere: - inspectiebezoeken - prospectieve en retrospectieve risico inventarisaties en –analyses - interne klachtenanalyses - specifiek voor 2014, bevindingen van de interne bereikbaarheidsdienst - nieuwe ontwikkelingen in de organisatie - de actualiteit, waarbij de nadruk ligt op veiligheid van cliënten en medewerkers.
6.5.3 Inspectie Jeugdzorg In 2014 is de verplichte jaarlijkse incidenten- en calamiteitenrapportage aan de Inspectie Jeugdzorg aangeleverd (inclusief Transferium). Deze rapportage richt zich op het aantal incidenten en calamiteiten dat heeft plaatsgevonden, op de aard en oorzaak daarvan, op de toegepaste maatregelen en met name op de maatregelen ter voorkoming van herhaling. De rapportages zijn door de Inspectie Jeugdzorg als ‘goed’ beoordeeld. In 2014 heeft een bezoek van de Inspectie Jeugdzorg plaatsgevonden, gericht op de mate van implementatie van het Kwaliteitskader Voorkomen Seksueel Misbruik. De Inspectie Jeugdzorg heeft de interne rapportages beoordeeld en een aantal gesprekken met medewerkers gevoerd. De resultaten uit zowel het onderzoek als de gesprekken zijn door de Inspectie als ‘voldoende’ beoordeeld.
6.5.4 Kinderombudsman In 2014 heeft bij Transferium een bezoek plaatsgevonden van de Kinderombudsman, gericht op de klachtenprocedure, het aantal binnengekomen klachten en de afhandeling daarvan. Naast inzage in de interne rapportage heeft de contactpersoon een aantal medewerkers gesproken. Het bezoek is positief verlopen.
32
6.5.5 Wachttijden
Wachttijd > 9 weken 140 120 100 80 60 40 20 0
Bruto >9
Netto >9
Ondanks het niet verlengen van tijdelijke contracten of het invullen van vacatures is het gelukt de wachttijd constant te houden en de bruto wachttijd zelfs iets af te laten nemen. Dit resultaat is bereikt door continue aandacht voor de wachttijd. Parlan medewerkers hebben, gedurende het wachten, contact onderhouden met cliënten en hen steeds gevraagd of de geboden ondersteuning gedurende het wachten toereikend was. Ook is steeds een veiligheidscheck gedaan. Hierdoor is de veiligheid van de cliënten gewaarborgd geweest en werd met intensieve zorg direct gestart als dit nodig was. Extra sturing op uitstroom maakt dat er niet langer hulp geboden wordt dan noodzakelijk. Hierdoor kwam hulp voor nieuwe cliënten sneller beschikbaar. Maatschappelijke ontwikkelingen, zoals toename van de complexiteit van de zorg, maken dat de wachtlijst niet volledig beïnvloedbaar is. De beweging die de organisatie heeft gemaakt richting vindplaatsen en vroegtijdige preventie heeft naar onze mening een bijdrage geleverd om wachttijden desondanks constant te houden.
6.5.6 Klachten Parlan werkt met een centraal klachtensecretariaat, waar zowel cliënten, medewerkers als derden hun klacht of suggestie kunnen indienen. Het klachtensecretariaat registreert de klacht en verzoekt het verantwoordelijk management de klacht of suggestie in behandeling te nemen. Wanneer de klager een voorkeur heeft voor directe behandeling door de klachtencommissie, of niet tevreden is met de wijze van afhandeling of het resultaat, kan hij zich alsnog wenden tot de klachtencommissie. Parlan maakt hierin onderscheid tussen een klachtencommissie voor cliënten en een klachtencommissie voor medewerkers. Beide commissies brengen conform de respectievelijke klachtenreglementen een advies uit aan de Raad van Bestuur. Bovenstaande klachtenregeling voor cliënten wordt aan iedere cliënt in het afstemmingsgesprek verstrekt en staat daarnaast vermeld op de website van Parlan. De samenstelling van de klachtencommissie voor cliënten in 2014 is als volgt: Berber Honing, voorzitter Robbert Polderman, lid Ruth Willems, lid
33
Maria Slort, schaduwlid Elze Wijnalda, schaduwlid (per 1 juli 2014) Rineke Visser, secretaris
De klachtencommissie voor medewerkers bestaat uit: Hans Veer, voorzitter Meggelien de Weijer, lid Anneruth Holvast, lid Yolande Harff, secretaris In 2014 zijn bij het klachtensecretariaat 53 klachten binnengekomen. 5 klachten zijn direct door de klachtencommissie in behandeling genomen, 1 klacht is eerst intern behandeld en later opgeschaald naar de klachtencommissie. Alle 53 klachten zijn binnen de gestelde termijn van 5 werkdagen in behandeling genomen en met uitzondering van de ene klacht die doorgegeven is aan de klachtencommissie, afgehandeld naar tevredenheid van de klager.
6.6 Financieel beleid 6.6.1 Hoofdlijnen Financieel Beleid Net als in 2013, was in 2014 het realiseren van vermogensopbouw om een redelijke buffer op te bouwen voor 2015 en verder, een belangrijk speerpunt. Immers de transitie gaat met de nodige financiële risico’s gepaard, zoals omzetverlies en frictiekosten als gevolg van afvloeiing van personeel. Voor 2014 was een positief resultaat begroot van € 500.000,-. Door intensieve sturing en actieve betrokkenheid van het management is een positief jaarresultaat gerealiseerd van € 1.152.371,-. Belangrijk hierbij is op te merken dat wij de frictiekosten en overige kosten van de Reorganisatie, groot € 1,2 miljoen, in het resultaat 2014 hebben verwerkt. Belangrijke resultaten in 2014 waren het verder terugdringen van de budgetoverschrijdingen op enkele groepen in de residentiële zorg, het terugdringen van de vervangende inzet bij arbeidsverzuim (waardoor minder inhuur/overwerk nodig was) en soberheid in de gehele bedrijfsvoering. Mede door het voorzichtig begroten (niet begroten van de OVA-vergoeding) en het deels niet benutten van de geraamde post voor onvoorziene uitgaven is in 2014 een goed financieel resultaat behaald. In 2015 zetten wij het beleid voort om, ook met de vernieuwde werkwijze na de transitie, onze vermogenspositie te verstevigen.
6.6.2 Financiële positie op balansdatum Door het positieve resultaat 2014 van € 1,2 miljoen is ons eigen vermogen toegenomen van € 3,8 miljoen eind 2013 naar € 4,9 miljoen eind 2014. De solvabiliteit neemt hierdoor verder toe van 25,3% van het balanstotaal eind 2013 tot 28,8% eind 2014. Gerelateerd aan de omzet is de solvabiliteit toegenomen van 8,1% in 2013 tot 10,8% in 2014. Hiermee hebben wij de, in ons strategisch financieel beleid opgenomen, doelstelling van 10% van de omzet voor eind 2014 gehaald. Wij hebben een begroting 2015 gepresenteerd met een begroot overschot van € 500.000,-
34
6.6.3 Overige financiële zaken De belangrijkste financiële risico’s van Parlan hebben te maken met de onzekerheden die het gevolg zijn van de transitie per 1 januari 2015. Zo is onzeker welke productie wij in 2015 kunnen realiseren. De contractonderhandelingen met de gemeenten zijn positief verlopen, maar de realisatie van deze contractafspraken zal het nodige vergen van onze medewerkers. Parlan gaat in onderhandeling met de gemeenten over het productenaanbod voor 2016. Een aandachtspunt vormt het in de kostprijzen kunnen verwerken van de kosten van het vastgoedbezit en de mogelijke extra afbouw van boventallig personeel. Parlan maakt geen gebruik van zogenoemde ‘afgeleide financiële instrumenten’. De gebruikte financiële instrumenten zijn normaal in de zorgsector en bevatten geen specifieke prijs-, krediet- en liquiditeitsrisico’s. De financiering van Parlan vindt plaats volgens de normale gang van zaken binnen de zorgsector. De langlopende activa worden gefinancierd door langlopende schulden en het eigen vermogen. De kortlopende activa worden gefinancierd door kortlopende schulden.
6.6.4 Toekomstverwachtingen De toekomst van de Jeugdhulp is onzeker door de in 2015 gestarte transitie. In de laatste maanden van 2014 zijn de contracten met de diverse gemeenten afgesloten. In de contracten zijn onder andere afspraken vastgelegd over de bevoorschotting, de managementinformatie die de gemeenten verwachten en de wijze waarop de afrekeningen dienen plaats te vinden. De wijze waarop cliënten bij ons worden gemeld en de wijze waarop beschikkingen worden afgegeven is ook nog in ontwikkeling. Het eerste half jaar van 2015 (en mogelijk langer) zal intensief contact met de diverse gemeenten nodig zijn om tot definitieve afspraken te komen en de nodige stroomlijning en uniformering in de processen te bewerkstelligen. Hierbij is van groot belang dat de interne werkprocessen goed worden ingericht, zodat wij tijdig de benodigde interne en externe informatie kunnen genereren. Belangrijke ontwikkelingen hierbij zijn de verdere inrichting en uitrol van WinCare en het inrichten van het laatste kwadrant van de BI tool: de cliëntinformatie. Voor 2015 is nog sprake van een positieve begroting waarbij de realisatie van de contractafspraken met de gemeenten als aandachtspunt geldt. Voor 2016 zullen er nieuwe contractonderhandelingen plaatsvinden met de gemeenten. Belangrijke onzekerheden hierbij zijn het beschikbare macrobudget voor de Jeugdzorg en de bereidheid van de gemeenten om opnieuw voor de dienstverlening van Parlan te kiezen. Mede door de grote deskundigheid en betrokkenheid van onze medewerkers en de goede samenwerking met onze samenwerkingspartners hebben wij er vertrouwen in dat, ondanks de onzekerheden voor de toekomst, de kwaliteit van onze dienstverlening er garant voor staat, dat wij onze kinderen/gezinnen ook in de toekomst optimaal zullen kunnen ondersteunen.
Alkmaar, april 2015,
Raad van Bestuur van Stichting Parlan, · Els Rienstra Piet Kerkvliet (t/m 1 april 2015)
35
