Maatschappelijk jaarverslag 2014

Maatschappelijk jaarverslag 2014

Als Thuis … Net iets anders!

Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten van de verslaggeving ................................................................ 2 1.1 Voorwoord van de Raad van Bestuur ........................................................ 2 2. Profiel van de organisatie..................................................................................... 3 2.1 Structuur van het concern .......................................................................... 3 2.1.1 Juridische structuur ........................................................................... 3 2.1.2 Besturingsmodel .............................................................................. 3 2.1.3 Toelatingen ...................................................................................... 3 2.1.4 Kernactiviteiten ................................................................................ 4 2.2 Samenwerkingsrelaties .............................................................................. 4 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap .................................. 5 3.1 Bestuur en toezicht .................................................................................... 5 3.2 Bedrijfsvoering ........................................................................................... 11 3.3 Medezeggenschap..................................................................................... 13 3.3.1 Cliëntenraad ..................................................................................... 14 3.3.2 De ondernemingsraad....................................................................... 15 3.4 Vertrouwenspersoon .................................................................................. 17 4. Beleid, inspanningen en prestatie ....................................................................... 18 4.1 Meerjaren beleid ........................................................................................ 18 4.2 Algemeen beleid ........................................................................................ 22 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid.......................................................................... 23 4.3.1 Kwaliteitsbeleid in hoofdlijnen ........................................................... 23 4.3.2 Kwaliteitscertificaat ............................................................................ 23 4.3.3 Kwaliteitsmanagementsysteem ......................................................... 24 4.3.4 Intern auditsysteem........................................................................... 24 4.3.5 Management review.......................................................................... 24 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien cliënten.......................................................... 25 4.4.1 Kwaliteit van zorg en verantwoorde zorg........................................... 25 4.4.2 Klachten............................................................................................ 30 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers ..................................................... 32 4.5.1 Personeelsbeleid .............................................................................. 32 4.5.2 Kwaliteit van het werk ....................................................................... 33 4.6 Samenleving en belanghebbenden............................................................ 33 4.6.1 Veiligheid en milieu ........................................................................... 34 4.7 Financieel beleid ........................................................................................ 34 Organogram .................................................................................................... 36

Voorwoord van de Raad van Bestuur Het maatschappelijk jaarverslag 2014 geeft inzicht in belangrijke ontwikkelingen en resultaten binnen de Stichting Ouderenzorg Kanaalzone. De bedoeling van dit jaarverslag is om op een overzichtelijke leesbare manier relevante informatie beschikbaar te stellen aan onze in- en externe klanten. Afgelopen jaar zijn de volgende ontwikkelingen van groot belang geweest voor vele activiteiten binnen onze organisatie. Een korte samenvatting hiervan: - voorbereiding transitie AWBZ - regionale capaciteitsplanning zorgplaatsen o onderzoek vervangende nieuwbouw de Redoute o heroriëntatie bestaande capaciteit de Blide & ‘t Verlaet - consequenties niet meer indiceren van ZZP 1 t/m 3 in beeld brengen - versnelde omvorming van intramurale plaatsen (ZZP 1 t/m 3) naar alternatieven - samenwerking met SVRZ wordt geïntensiveerd aan de hand van een plan van aanpak Iedereen die bij SOKA betrokken is heeft meegewerkt aan het tot stand komen van de resultaten die in 2014 zijn bereikt. Wij willen hiervoor iedereen van harte bedanken. Mocht u bij het lezen van dit maatschappelijk jaarverslag nog vragen hebben, dan kunt u daarvoor terecht bij het directiesecretariaat, Mevr. G. Verheyen (Tel: 0115-456300) of Mevr. E. Bosman (Tel: 0115-642800). Raad van Bestuur A.J. Saman O.B.P. Van Gysel

2 Jaardocument 2014 / versie 2 / gv / definitief

2.1 Structuur van het concern 2.1.1 Juridische structuur SOKA heeft drie locaties waar zij verzorgingshuiszorg en verpleeghuiszorg levert. In de aanleunwoningen en wijken van Zeeuws-Vlaanderen wordt thuiszorg geleverd middels SOKA Plus en PrivaZorg Zeeuws-Vlaanderen B.V. 2.1.2 Besturingsmodel Zoals in het organogram te zien is (zie pagina 31), wordt binnen de SOKA gewerkt met het Raad van Toezichtmodel. De verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leden van de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in een reglement Raad van Toezicht. De dagelijkse leiding van de stichting is in handen van de Raad van Bestuur, bestaande uit een voorzitter en een lid. De leden van de Raad van Bestuur vertegenwoordigen de Stichting. De verdeling van de taken , verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leden van de Raad van Bestuur is opgenomen in een reglement Raad van Bestuur en vastgesteld door de Raad van Toezicht. 2.1.3 Toelatingen SOKA beschikt over de volgende toelatingen ultimo 2014: Woonzorgcentrum de Redoute Verzorgingshuisplaatsen Verpleeghuisplaatsen psygogeriatrie Verpleeghuisplaatsen somatiek

40 9 9

Woonzorgcentrum de Blide Verzorgingshuisplaatsen Verpleeghuisplaatsen psygogeriatrie Verpleeghuisplaatsen somatiek

60 12 12

Woonzorgcentrum ‘t Verlaet Verzorgingshuisplaatsen Verpleeghuisplaatsen psygogeriatrie

38 6

De verpleeghuiszorg binnen SOKA wordt gegeven in nauwe samenwerking met de Stichting Voor Regionale Zorgverlening (SVRZ), locatie verpleeghuis Ter Schorre.


2.1.4 Kernactiviteiten SOKA beschikt over drie locaties, waar zowel intramurale als extramurale zorg wordt verleend. In Zuiddorpe heeft SOKA een zorgservicepunt. Van hieruit wordt thuiszorg geleverd, houdt de huisarts spreekuur, is er een fysiotherapeut, worden activiteiten georganiseerd,… Daarnaast wordt er in de serviceflat Annelot Ter Walle (Biervliet) dagverzorging aangeboden. De extramuralisering is van grote invloed op de intramurale capaciteit. Hoewel het aantal ouderen groeit neemt het aantal indicaties met verblijf af, waardoor er nauwelijks sprake is van wachtlijsten. De behoefte aan extramurale zorgverlening (via SOKA Plus en PrivaZorg Zeeuws-Vlaanderen BV) groeit nog steeds en SOKA speelt hierop in door de zorgen dienstverlening in aanleunwoningen en in de wijk te verlenen. De AWBZ functies die worden geleverd door de stichting zijn persoonlijke verzorging, verpleging, individuele begeleiding, begeleiding groepsverband, behandeling en verblijf zonder behandeling. Daarnaast leveren wij vanuit de WMO huishoudelijke hulp. De doelgroep waaraan intramurale zorg wordt verleend betreft cliënten met een somatische, psychogeriatrische aandoening of beperking of psychosociale problemen. Hiervoor beschikt SOKA over de onderstaande functies en capaciteit per einde verslagjaar. 2.2 Samenwerkingsrelaties Samenwerken is een belangrijk en noodzakelijk onderdeel in de bedrijfsvoering. Er zijn verschillende partijen waar SOKA in 2014 zowel intensief als minder intensief mee heeft samengewerkt. Dit op basis van een overeenkomst of andere afspraken. Hieronder volgt een opsomming van de voornaamste samenwerkingspartners voor SOKA in 2014: - Stichting voor Regionale Zorgverlening aangaande de exploitatie en zorg-en dienstverlening verpleegunits intensiveren van de samenwerking - Stichting ZorgSaam aangaande de salarisadministratie - Gemeenten Terneuzen, Sluis en Hulst aangaande de WMO - Oostelbos v.d. Berg (bouwmanagement) aangaande onderzoek vervangende nieuwbouw de Redoute - Woonzorg Nederland aangaande beheer gebouw woonzorgcentrum de Redoute - Stichting de Zoutvliet aangaande huur diverse ruimtes & inzet personele diensten - Woongoed Zeeuws-Vlaanderen ten behoeve van woonzorgcentrum ‘t Verlaet - Zorgkantoor aangaande de productieafspraken - Arbo Unie aangaande gezondheidsmanagement - Scalda Zeeuws-Vlaanderen aangaande scholing - ViaZorg Zeeland aangaande arbeidsmarkt problematiek - FWG CV / FWG Advies BV Aangaande beschrijven functieprofielen, advies en scholing


3.1 Bestuur en Toezicht Binnen SOKA wordt gewerkt en beleid gevoerd conform de richtlijnen omtrent goed bestuur. Hiertoe wordt de zorgbrede Governance Code gehanteerd. Algemeen. De Raad van Toezicht (RvT) heeft tot taak het toezicht houden op de algemene zaken in de organisatie en het besturen van die organisatie door de Raad van Bestuur (RvB). Ook vervult de RvT de functie van klankbord voor de RvB. Het kader voor de werkwijze van de RvT is vastgelegd in de statuten en een reglement. Daarin is gewaarborgd dat de toezichthoudende leden onafhankelijk zijn. De RvT is zo samengesteld dat de leden samen beschikken over de vereiste kennis en netwerken om de doelen van beleid en strategie, de resultaten en kwaliteit van de geboden zorg, de organisatie en de bedrijfsvoering in algemene zin te kunnen beoordelen. Hieronder vallen algemeen bestuurlijke zaken, zorginhoudelijke, financieel-economische, juridische, politieke, sociale en bedrijfskundige achtergronden en een spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines. De zittingstermijn bedraagt vier jaar met maximaal eenmaal herbenoeming voor eenzelfde periode. In verband met de voorgenomen fusie met SVRZ is in 2013 besloten om de zittingstermijn van de leden van de RvT eenmalig extra te verlengen met een periode van vier jaar of indien eerder tot aan datum fusie. Reden hiertoe was het statutaire aftreden van een drietal leden van de RvT hetgeen in een periode direct voorafgaande aan een fusie niet wenselijk is. Dit besluit is notarieel vastgelegd. Samenstelling Raad van Toezicht. De RvT van SOKA bestond het gehele jaar 2014 uit vijf leden. Per 31 december 2014 is de heer Rob Marquinie afgetreden als lid van de RvT van Soka. De heer Marquinie heeft een lange en verdienstelijke carrière als toezichthouder binnen SOKA en de verschillende rechtsvoorgangers. We zijn hem hier veel dank voor verschuldigd. Als opvolgster is benoemd mevrouw Jolanda Fieret. Alle leden van de RvT zijn lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ). Naast actuele informatie over ontwikkelingen in de zorg op zich en op het gebied van Governance in de zorg, is er de mogelijkheid tot deelname aan studiedagen. Benoemingen en aftreden. Bij benoemingen wordt erop gelet dat de leden volledig onafhankelijk in het belang van SOKA hun werkzaamheden verrichten. De werving verloopt openbaar. SOKA streeft naar een samenstelling van vijf personen voor de RvT, dit conform de Zorgbrede Governance Code.


Raad van Bestuur De heer A.J. Saman De heer O.B.P. Van Gysel

Voorzitter Lid

Raad van Toezicht De heer A.E.M. van Leeuwen De heer R.F. Marquinie De heer E.J.C. Geerse Mevrouw J.M.L.T. Meij-Oey De heer E.N. Lauret Mevrouw J.C. Fieret

Voorzitter, Financiën Vice-voorzitter Juridisch Bestuurlijk, Human Resources, OR (ouderen)Zorg Bouw / Vastgoed, Cliëntenraad Human Resources (aangetreden 19 september 2014)

Evaluatiegesprek Raad van Bestuur en Raad van Toezicht. De RvT heeft het functioneren van de RvB, zoals voorgaande jaren, geëvalueerd. De RvT heeft zijn waardering uitgesproken voor de wijze waarop de RvB de strategische koers uitzet en leiding geeft aan de organisatie. Wederzijds wordt goede informatie verstrekt en de samenwerking is prima. Het was een intensief jaar met zeer uiteenlopende bestuurlijke opdrachten op het gebied van transitie in de zorg, verdiepen samenwerking toekomstig fusiepartner SVRZ, bouwzaken, ICT, reorganisatie etc. Kwaliteit van zorg is regelmatig aan de orde geweest. Dit kwam onder andere terug door de uitkomsten van cliëntenraadplegingen en auditrapportages. Ook aan risicomanagement wordt in toenemende mate aandacht besteed. De RvB heeft zowel de interne betrokkenheid (medewerkers) als de externe betrokkenheid (stakeholders) goed op het netvlies staan. Hoewel de zorgsector als zeer dynamisch is te omschrijven, wordt de interne organisatie gekenmerkt door stabiliteit en is zij professioneel, op orde en financieel sterk. Er is sprake van een open dialoog tussen de RvB en de RvT. Daarnaast is er tweemaal per jaar een gezamenlijke themadag waarbij tevens managers uitgenodigd worden om ontwikkelingen op hun vakgebied toe te lichten. Zelfevaluatie Raad van Toezicht. Eind 2014 heeft de RvT een zelfevaluatie gehouden. Hierin kwamen een aantal thema’s aan de orde: * Kwaliteit en veiligheid van zorg: De RvT constateert dat ze meer behoefte heeft aan inzicht in de kwaliteit en veiligheid in de praktijk. Met de RvB zijn hierover afspraken gemaakt. Een belangrijke afspraak is dat de leden van de RvT zelf zullen aangeven welke deelterreinen verder zullen worden uitgediept. * Naleving van weten regelgeving: Deskundigheidseisen op het gebied van zorg nemen toe. De kennis en ervaring die in de RvT aanwezig is, is toereikend. * Verhouding met belanghebbenden: De RvT heeft behoefte aan meer inzicht in de relaties met stakeholders. Dat maakt het mogelijk deze zo nodig actief te benaderen of adequaat in te spelen op externe ontwikkelingen.


Scholing en informatie. Voor de deskundigheidsbevordering maakt de RvT onder andere gebruik van de Toolkit van de Nederlandse Vereniging voor Toezichthouders. Verder worden de leden op de hoogte gesteld van scholings- en opleidingsmogelijkheden voor toezichthouders. Ook ontvangen de leden enkele vakbladen uit de gezondheidszorg en de Nieuwsbrief voor Toezichthouders. Incidenteel wordt er een voor toezichthouders belangrijke bijeenkomst bijgewoond. Onderwerpen van bespreking. De RvT heeft zesmaal regulier overleg gevoerd met de RvB, waaronder twee themavergaderingen. Daarin heeft hij zich laten informeren over het gevoerde beleid en toegezien op het beleid van de RvB. Geconstateerd is dat de RvT meer inzicht wil hebben in zorginhoudelijke zaken. In de themabijeenkomsten heeft de RvT uitvoerig toelichting gekregen op de vorming van het nieuwe elektronisch cliëntdossier, de gevolgen van de transitie in de zorg en voortgang verdieping samenwerking SOKA/SVRZ. Deze toelichtingen worden soms ook door een locatiemanager of beleidsmedewerker verzorgd. Een afvaardiging van de RvT woont jaarlijks twee vergadering van de Ondernemingsraad en een vergadering van de Cliëntenraad bij en doet daarvan verslag in de voltallige RvT. De onderwerpen die in de reguliere vergaderingen zijn besproken, worden hieronder gerangschikt in een aantal categorieën. Externe ontwikkelingen. Bij het toezicht op de gang van zaken houdt de RvT expliciet de externe ontwikkelingen in het oog. In het overleg met de RvB wordt besproken of het beleid daar voldoende actief op inspeelt. Financiën Door de RvT is gesproken over een wijziging van de treasury, wijziging van de solvabiliteitsnorm te verhogen van 15% naar 20%. De transitie in de zorg heeft een daling van de omzet tot gevolg, een voortdurende scherpe sturing en bijstelling van beleid is daarom noodzakelijk. De RvT wordt voldoende vooraf meegenomen in de verschillende ontwikkelingen en verkrijgt ruim inzicht in de bijbehorende periodieke rapportages. SOKA onderhandelt met het zorgkantoor over de jaarlijkse inkomsten. De RvT volgt dit kritisch en kan zich vinden in de gevolgde strategie en de uitkomsten. Planning en control Een kerntaak van de RvT is het borgen, dat de organisatie in control blijft. Naast het genoemde risicomanagement gebeurt dat door het toezien op de jaarlijkse planning- en control cyclus. Deze cyclus start met de kaderbrief van de RvB. Deze wordt uitgewerkt in jaarplannen van de locaties en het stafbureau en samengevat in een geconsolideerde begroting. Verantwoording wordt afgelegd door middel van de jaarrekening, het accountantsverslag, het maatschappelijk verslag en de accountantsverklaring.


Vastgoed In bijna alle vergaderingen kwam het onderwerp vastgoed aan bod. De invoering van de Normatieve Huisvestingscomponent zorgt ervoor dat de financiering van vastgoed een risicovollere onderneming is geworden voor zorginstellingen. Eind 2014 was de formele afronding van de herontwikkeling van de Blide en ’t Verlaet een feit. De planontwikkeling ver-/nieuwbouw voor de Redoute is het meest concreet aan de orde geweest. In 2014 is uitvoerig onderzocht hoe invulling te geven aan een toekomstbestendig verpleeghuis. Verschillende opties zijn verkend waarbij uiteindelijk een tweetal verder zullen worden geconcretiseerd tot een concreet en (financieel) onderbouwd besluitdocument. Kwaliteit van zorg Kwaliteit van zorg heeft in 2014 aandacht gekregen binnen de Raad van Toezicht. Verschillende rapporten van o.a. Inspectie voor de Gezondheidszorg en Cliënttevredenheidsmetingen zijn uitvoerig besproken en waar nodig van actiepunten voorzien. Vooral de kwaliteit van zorg heeft extra onze aandacht de komende periode vanwege de aanstaande personele krimp als gevolg van de lagere kostenbezoldiging vanuit de overheid. 2015 en 2016 zijn te beschrijven als overgangsjaren vanuit zorginstelling naar verpleeghuisinstelling met zeker ook een minder aantal bewoners. HRM De RvT volgt actief de ontwikkelingen rond de personele inzet van medewerkers. Naast de bespreking van de begroting gaat ze hierop in aan de hand van periodieke rapportages over verzuimcijfers. In 2014 is tevens afgesproken in 2015 een dossier strategische personeelsplanning voor de totale organisatie gereed te hebben. Doelstelling hierbij is inzicht te verkrijgen in de kwantitatieve en kwalitatieve samenstelling van alle medewerkers in relatie tot de kwaliteitsontwikkeling binnen de zorg. Daarnaast wordt het gebruikt als sturingsinstrument en is basis voor Werving & Selectie en scholingsbeleid. Formele besluitvorming De RvT heeft op een aantal gebieden formele bevoegdheden toegekend door middel van de statuten of het reglement van de RvT. Deze bevoegdheden zijn in 2014 uitgeoefend door middel van onderstaande besluiten. Besluitenlijst Raad van Toezicht SOKA 2014 - Goedkeuring definitieve begroting 2014 - Goedkeuring jaarrekening 2013 - Goedkeuring maatschappelijk jaarverslag 2013 - Goedkeuring solvabiliteit te verhogen van 15% naar 20% - Goedkeuring verlenging maximale zittingstermijn leden RvT met een termijn of tot aan de datum voorgenomen fusie - Goedkeuring aanstelling nieuw lid RvT mw. J. Fieret - Goedkeuring intentieverklaring samenwerking/fusie SOKA/SVRZ - Goedkeurig onderzoek ver-/nieuwbouw de Redoute - Goedkeuring aanstelling dhr. E.N. Lauret als vice voorzitter RvT - Goedkeuring aanstelling dhr. E.N. Lauret als lid klankbordgroep fusie SOKA/SVRZ - Goedkeuring vergaderschema Raad van Toezicht SOKA 2015


Daarnaast heeft de RvT zich in 2014 laten informeren door de RvB over onderstaande onderwerpen: Onderwerp Rapportage HKZ-audit Accountantsverslag 2013 externe accountant incl. gesprek RvB, lid RvT en accountant Kwartaalcijfers / managementrapportage SOKA + Privazorg Financiële rapportages incl. treasurystatuut Strategie nieuwbouw / renovatieplannen De Redoute Strategische samenwerking SVRZ (voortgangsrapportages) Ontwikkelingen AWBZ/WMO-gevolgen voor SOKA Themadagen RvT-RvB - SOKA - open discussie en stand van zaken - Samenwerken in de zorg/fusie - Scheiden van wonen en zorg - WMO wijzigingen (Wet Maatschappelijke Ondersteuning) - Consequenties overheidsbeleid - Risico- en veiligheidsbeleid SOKA - Naamsbekendheid en ambassadeurschap SOKA

Status Informatief Informatief Informatief Informatief Informatief Informatief Informatief Informatief

Informatiebronnen RvT. Goed toezicht uitoefenen kan alleen als de RvT goed en tijdig is geïnformeerd. Dit is een primaire verantwoordelijkheid van de RvB, maar de RvT kan ook op eigen initiatief vragen stellen of zich laten informeren. De agenda van de RvT wordt voorbereid door de voorzitters van de RvT en de RvB. Tijdens dit overleg wordt toelichting gevraagd op de algemene gang van zaken binnen SOKA en relevante interne en externe ontwikkelingen. Vanuit de geagendeerde punten worden alle leden van de RvT geïnformeerd over alle relevante onderwerpen die een rol spelen in (de omgeving) van SOKA. De RvT ontvangt de gebruikelijke documenten en rapportages (begroting, jaarrekening, financiële- en overige relevante rapportages, beleidsplannen etc.) en voor elk agendapunt de noodzakelijke achtergrondinformatie, relevante stukken en waar nodig mondeling aanvullende informatie. Ter ondersteuning is er bovendien een (dynamisch) informatieprotocol. Zelfevaluatie RvT. De RvT bespreekt eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van de RvB zijn eigen functioneren. In 2014 is opnieuw een aparte vergadering gewijd aan deze zelfevaluatie waarbij tevens nieuwe aanbevelingen uit de Governancecode werden besproken en waar nodig reglementen getoetst en aangepast. Verslag werkzaamheden 2014. De RvB is in 2014 opnieuw doorgegaan met de uitdaging om de maatschappelijke functie van SOKA als (kwalitatieve) zorgonderneming verder uit te bouwen. De hoofddoelstelling is het bieden van cliëntgerichte, veilige en betaalbare zorg. Ontwikkelingen in de zorg gaan bijzonder hard maar zeker op het terrein van beleidsontwikkelingen door de overheid


waardoor inkomsten voor zorgondernemingen verder onder druk komen staan. Als RvT en RvB hebben we op meerdere momenten stilgestaan bij onze toekomst op langere termijn. Dit heeft geresulteerd in het feit dat we op zoek zijn gegaan naar de passende samenwerkingspartner waarmee we gezamenlijk optrekken om op verschillende deelgebieden kennis te delen en daardoor (financiële) voordelen te kunnen behalen. De eerste positief verkennende gesprekken met SVRZ zijn in 2013 gehouden en in 2014 is het bestaande samenwerkingsverband met SVRZ verder uitgediept inclusief het voornemen om uiterlijk per 01-01-2017 te gaan fuseren. Op verschillende deelgebieden is er sprake van intensivering of nieuwe samenwerkingsverbanden. De klankbordgroep, vertegenwoordiging van beide RvT’s (SOKA/SVRZ), hebben periodiek overleg om de voortgang van de afspraken te toetsen of zaken van een nader advies te voorzien. We gaan daar gezamenlijk in 2015 verder vervolg aan geven. Afspraak is om in het 1e kwartaal 2015 te komen tot het ondertekenen van een gezamenlijke intentieverklaring, enerzijds als bezegeling van het traject tot nu toe gelopen en anderzijds als tijdspad en procesafspraken met betrekking tot de voorgenomen fusie. De RvB heeft, naast het uitoefenen van haar primaire taken, hier op professionele wijze invulling aangegeven vooral in het belang van kwalitatieve ouderenzorg in de Kanaalzone te borgen voor nu en de toekomst. Wegens ziekte van de voorzitter RVB is vanaf september de verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie overgenomen door het lid Raad van Bestuur. De continuïteit en kwaliteit is hierdoor behouden. De RvB is verantwoordelijk voor de kwaliteit, de juistheid en de volledigheid van de jaarstukken. De RvT ziet er op toe dat de RvB deze verantwoordelijkheid vervult. Voordat de RvT de jaarrekening en de begroting goedkeurt, ontvangt zij daarover advies van HEAD en de externe accountant. Toezicht op functioneren van de Raad van Bestuur. De RvT voert jaarlijks een functioneringsgesprek met elk van de leden van de RvB. De uitkomsten van deze gesprekken zijn vastgelegd in een persoonlijk document. Tot slot. Er wordt hard gewerkt aan de dagelijkse verzorging en behandeling van onze bewoners, de klanten van SOKA. Dit gebeurt met grote inzet door al onze SOKA medewerkers. Wij zijn hun allen zeer dankbaar voor hun gezamenlijke inspanningen. Juist daardoor slaagt SOKA er in om als zorgondernemer steeds opnieuw in te spelen op veranderingen die plaatsvinden in onze samenleving. In 2015 zal dit voluit worden voortgezet vanuit dezelfde optiek. Namens leden Raad van Toezicht SOKA, Albert van Leeuwen, voorzitter.


3.2 Bedrijfsvoering Er is veel gewijzigd in de financiering van de zorg binnen de zorgsector in de laatste jaren. Zorginstellingen hebben meer te maken gekregen met ondernemingsrisico’s. Hieronder zijn er een aantal genoemd: prijsrisico’s: bekostiging van thuis – en ouderenzorg: zorgzwaartepakketten (ZZP) en verandering van financiering van de kapitaallasten van vastgoed. capaciteitsrisico’s bij het niet kunnen realiseren van begrote productie; omzetrisico’s: productie is ondermeer afhankelijk van de keuze van de cliënt; liquiditeitsrisico’s: meerdere financieringsvormen waarbij diverse verschillende partijen bij betrokken zijn (Zorgverzekeraars, gemeenten, zorgkantoor, particulieren); waardering vastgoed in relatie met bovenstaande risico’s. Het risicoprofiel van AWBZ-instellingen is sterk veranderd. Gezien de snelle opeenvolgende veranderingen in de zorg wordt sturen op prestaties en risicobeheersing voor zorginstellingen dan steeds belangrijker. Een belangrijk onderdeel van governance in de zorg is het risicomanagement van de organisatie. Door een systeem van risicomanagement kunnen desbetreffende risico’s worden beheerst. Het kunnen omgaan met deze risico’s vereist in eerste instantie een adequate financiële functie. De financiële functie is in die zin dan ook een belangrijke spil in de organisatie. De focus van de EAD ligt dan ook op het tijdig en juist verstrekken van informatie ten behoeve van het financieel beheersen van de zorginstelling, zodat er tijdig bijgestuurd kan worden. De EAD maakt jaarlijks een jaarplan waarin wordt beschreven: sturing en prioriteitstelling aan het bereiken van de wenselijke situatie en middels dit plan informeren/motiveren we medewerkers, management, raad van toezicht en de cliëntenraad over hoe de financiële afdeling het komende jaar verder ontwikkelt. In 2014 is het risicomanagement geïmplementeerd als vast onderdeel in de periodieke tussentijdse verslaglegging. Verder was er aandacht voor: planning & control cyclus, bedrijfseconomische vraagstukken en administratieve organisatie en interne beheersing en meerjarenprognoses in samenhang met het bestaande vastgoed. Naast het jaarlijks updaten van het meerjaren businessplan is er een managementtool financiën en HRM geïmplementeerd. Voor de voeding zijn er kostprijsmodellen ontwikkeld ter ondersteuning van de bedrijfsvoering facilitair. Planning & Control-cyclus De besturing van de bedrijfsvoering vindt plaats door middel van de planning & controlcyclus. Het geheel aan planning en controle-instrumenten omvat reeds enkele jaren het strategisch beleidsplan, begroting, afzonderlijke jaarplannen van het managementteam, de lange termijn financieringsbehoefte en vermogenspositie, maand- en kwartaalrapportages. In 2014 is er regelmatig stil gestaan bij de kwaliteit van informatievoorziening in relatie tot externe en interne bedrijfsvoering.

de

management


Een financiële planning en control cyclus op alle niveaus binnen de organisatie krijgt nadrukkelijker aandacht om op de juiste wijze (bij)sturing te kunnen geven aan de financiële processen binnen SOKA. Vertrekpunt voor de financiële planning en control cyclus en de afspraken met het Zorgkantoor (inkoopdocument) zijn de beleidsvoornemens zoals vastgelegd in het strategisch- en beleidsplan. De vertaalslag hiervan in een gerichte planning van activiteiten, resulteert in een (financiële) begroting, welke als leidraad dient voor een beheersbare uitvoering van activiteiten (procesgang). Het bewaken van de uitvoering van activiteiten middels voortgangsrapportages (kwartaalrapportages) zorgt ervoor dat de bedrijfsvoering ‘in control’ (beheersbaar) blijft; dit kan leiden tot bijstelling van activiteiten en / of processen dan wel het heroverwegen en zo nodig aanpassen (MT overleg), van voorgenomen beleid. De Planning & Controlcyclus vertaalt zich in:

Planning: formuleren van strategisch beleidmeerjarenbeleidsplanmeerjarenbegrotingjaarplan/begroting Beheersing: Budget versus realisatie en de acties die daarop volgen (bijsturen, budgetaanpassingen) Verantwoording: tussentijdse kwartaalrapportages , jaarrekening/jaardocument Toezicht: toezicht op de uitvoering gericht op de missie van de organisatie

Bedrijfseconomische vraagstukken Businessplan vergoeding kapitaalslasten De financiering van de kapitaallasten van vastgoed is gewijzigd door de invoering van de normhuisvestingscomponent. De visie op de huisvesting is verder uitgewerkt in een businessplan vergoeding kapitaalslasten. Deze wordt jaarlijks geupdated. Verder zijn er voor het vastgoed bedrijfswaardeberekeningen gemaakt op basis van de huidige verwachtingen in de huisvesting.


Administratieve organisatie en interne controle (AO / IC) De door de externe accountant uitgevoerde controle in het kader van de jaarrekening heeft aangetoond dat het systeem van de administratieve organisatie en interne beheersing gedurende 2014 van voldoende niveau is. In het verslagjaar 2014 zijn 4 interne controles op de zorgdossiers uitgevoerd. Risicomanagement Onderstaand wordt schematisch een overzicht gepresenteerd van de risico’s en de besturings- en beheersmaatregelen, dit gezien vanuit het financiële kader. Risico’s

Besturings-en beheersmaatregelen

Risico: Veranderingen in bekostiging (zzp en bekostiging rente- en kapitaalslasten)

- Budgetbewaking op bedrijfsonderdelen - Businesscases - ZZP’s- kostprijsbepaling - Kostprijsmodellen

Risico: Doelmatigheid en prijs

- Doelmatigheid primaire proces - Kostprijsbepaling - Productie-/Zorgadministratie

Risico: Investeringen vastgoed

- Businesscase SOKA

Risico: Afstemming inrichting interne organisatie op veranderingen in weten regelgeving

- Beschrijving en implementatie administratieve organisatie - Budgetcultuur en begrotingscyclus

Risico: Continuïteit gegevensverwerking

- IT- Beleid, onderzoek naar NEN 7510 - AO/IC-beleid

Risico: Voldoende liquiditeit

-Liquiditeitsprognoses

3.3 Medezeggenschap Binnen SOKA gaan we ervan uit dat zowel cliënten als medewerkers een belangrijke stem hebben in het initiëren en het uitvoeren van het beleid. Uitgaande van het belang van de organisatie, de medewerkers maar vooral het belang van de (potentiële) cliënten, streeft de Raad van Bestuur naar voldoende draagvlak. Elke locatie van SOKA beschikt over een eigen cliëntenraad. Sinds 1 januari 2014 is de cliëntenraad van de Redoute & ’t Verlaet gefuseerd tot 1 cliëntenraad. Daarnaast is er een locatieoverstijgende ondernemingsraad actief.


3.3.1 Cliëntenraad Iedere locatie heeft zijn eigen vertegenwoordigers. Zij behartigen de belangen van cliënten die gebruik maken van onze zorgen dienstverlening van de betreffende locaties. De samenstelling van de cliëntenraad in locatie de Blide in 2014 Mevr. J. Schuren Mevr. M. de Zeeuw Mevr. J. Gelens Dhr. P. Everaert Dhr. J. Luijcks Mevr. B. Audenaert Dhr. J. Mannaart Mevr. M. Wolters - Ruckert

Secretaris Notuliste, vice-voorzitter Penningmeester Lid Lid Lid Lid Lid

De samenstelling van de cliëntenraad in locatie de Redoute & ’t Verlaet in 2014 Dhr. F. Dierickx Mevr. P.J. Lauret – Begijn Mevr. M. Hemelsoet-de Jaeger Mevr. M. van Dorst - Kesbeke Mevr. H. Meeuse Mevr. M. Mahu – Heijne Mevr. H. de Waegenaere Mevr. S. Riddering - Willems Dhr. W.A. Vervaet Dhr. H. Allonsius

Voorzitter Vice-Voorzitter Secretaris Waarnemend Secretaris Lid Lid Lid Lid Lid Lid

Adviezen cliëntenraden Aan de cliëntenraden van de Woonzorgcentra de Redoute & ’t Verlaet en de Blide zijn in 2014 diverse stukken / beleidsonderwerpen ter advisering, instemming en informatief voorgelegd. Het betreft de volgende onderwerpen: -

Informatiefolder SOKA-plus in de wijk Informatiefolder serviceappartementen Informatiefolder cliënten SOKA Begroting 2014 Plan van aanpak HKZ Plan van aanpak normen verantwoorde zorg Verbeterplan n.a.v. cliënttevredenheidsonderzoek Strategisch beleidsdocument 2015-2017 Jaarplan SOKA 2014 Jaarverslag SOKA 2014 MIP / MIC commissie Definitief maatschappelijk jaarverslag 2013 Notitie herontwikkeling de Redoute


-

Eindrapportage FACIT (cliënttevredenheidsonderzoek) Notitie bewegingsgerichte zorg Notitie splitsing team Zoutvliet Renovatie keuken de Redoute Plan van aanpak dagactiviteiten Plan van aanpak informatieverzoek NZA Communiqué samenwerking SOKA / SVRZ Wijziging samenstelling Raad van Toezicht SOKA SOKA in beweging Verhoging waskosten Prijslijst 2015 Nota mondzorg Informatie aangaande de voor bezuinigingen 2015

3.3.2 De ondernemingsraad Medewerkers zijn binnen onze stichting de belangrijkste peiler om goede zorg en dienstverlening aan onze cliënten te leveren. Medewerkers zijn diegenen die rechtstreeks door doen en laten (bejegening) en hun competenties, de kwaliteit in belangrijke mate bepalen. De medezeggenschap van de medewerkers is formeel geregeld via de bestaande overlegstructuur en via de ondernemingsraad, welke binnen de stichting functioneert op basis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). SOKA faciliteert het functioneren van de ondernemingsraad. Vergaderingen Aan de ondernemingsraad zijn ter advisering / instemming / ter informatie verschillende stukken voorgelegd. -

Diensten VPU Reglement Interne Bezwarencommissie FWG Zelfroosteren Taakomschrijving Hygiëne Specialist Voorstel verzuimbonus 2015 Strategisch beleidsdocument 2015-2017 Scholingsplan 2015 Afbouw Zorgkantoor Begroting 2014 Communiqué samenwerking / fusie SOKA/SVRZ Jaarplan 2014 Jaarverslag MIC/MIP commissie SOKA Managementrapportage t/m maart 2014 Ziekteverzuim per 20 juni 2014 Ziekteverzuim per 7 augustus 2014 Splitsing van het team de Zoutvliet Communiqué nr. 2 samenwerking / fusie SOKA/SVRZ Ziekteverzuim per 11 november 2014 Managementrapportage halfjaarcijfers 2014 SOKA in beweging Werkkostenregeling


Met de ondernemingsraad is overleg gevoerd, van gedachten gewisseld aangaande onderstaande onderwerpen: -

9-uurs dienst Zoutvliet Samenwerking SVRZ / intentieverklaring Nul uren contract Verkiezingen ondernemingsraad Jaaruren systematiek Verlening van contracten Doorlopend sociaal plan FWG Vacature beweegagoog Team Maria van Artois Herontwikkeling de Redoute Wijzigingen RVT SOKA Ondersteuning P&O Bezuinigingen

De ondernemingsraad besloot in haar beraad positief advies en / of instemming af te geven voor het volgende: -

Diensten VPU Reglement bezwarencommissie FWG Zelfroosteren Taakomschrijving Hygiëne Specialist Voorstel verzuimbonus 2015 Strategisch beleidsdocument periode 2015 – 2017 SOKA

Samenstelling ondernemingsraad SOKA in 2013 Mevr. B. Menu Mevr. I. Jacobs Mevr. D. van der Spoel Mevr. L. van der Pijl Mevr. L.A. Neyt Mevr. N. de Jong Mevr. A. Goethals Mevr. E. Marijnissen Mevr. L. Ferket Mevr. V. Neve

Voorzitter Vice-voorzitter Penningmeester Secretaris Lid Lid Lid Lid Lid Ambtelijk secretaris

Leden van de OR zijn ook vertegenwoordigd in onderstaande werkgroepen en commissies: - Sollicitatie commissies - Arbocommissie - Contacten met de cliëntenraden van de Blide, ’t Verlaet en de Redoute.


3.4

Vertrouwenspersonen

De organisatie heeft een vertrouwenspersoon voor de cliënten, dhr. Van Houte. De betreffende functionaris heeft ervaring binnen de sector. De Stichting Ouderenzorg Kanaalzone heeft tevens twee vertrouwenspersonen voor de medewerkers, Mevr. A. Bendijk & Dhr. A. v.d. Abeele. Deze vertrouwenspersonen hebben verder geen verbondenheid met de organisatie. Dit om de onafhankelijkheid te waarborgen. De vertrouwenspersonen voor het personeel van SOKA is in 2014 9 maal geraadpleegd. De besproken onderwerpen hadden betrekking op: • Samenwerking met de leidinggevende: 4x • Samenwerking met directe collega’s: 4x • Arbeidsrechtelijke zaken: 1x • Juridische zaken: 0x


4.1 Meerjaren beleid De koers waarop SOKA zich richt is uiteengezet in het strategisch meerjarenbeleidsplan 2014-2017. Het afgelopen jaar is verder gewerkt aan het ontwikkelen van nieuwe strategie in relatie tot gevolgen transitie AWBZ. De gevolgen zijn vergaand en hebben duidelijk gevolgen voor: - aantal en soort cliënten - de inkomsten / dalende productie afspraken - aantallen medewerkers - interne bedrijfsvoering en diensten We realiseren de transitie vanuit onze visie en missie die nog steeds actueel is.. Visie Stichting Ouderenzorg Kanaalzone wil op een professionele en integrale wijze goed zorgen voor de klanten. Daarbij is het leveren van maatwerk en het hanteren van marktwerking essentieel. De medewerkers vormen hierbij het belangrijkste kapitaal van de organisatie. Missie Als thuis… Net iets anders!

Vanuit deze visie en missie zijn onderstaande waarden geformuleerd die zowel voor de cliënt als de medewerker centraal staan: -

Jezelf kunnen zijn binnen een professionele context Verantwoordelijk zijn en verantwoordelijk voelen Recht en respect voor zelfbeschikking Veiligheid en waardering Luisteren naar meningen Gelijkwaardigheid, openheid, toegankelijkheid, als persoon, cliënt of professional Ruimte voor initiatieven en ontplooiing Gezamenlijkheid en samen zijn Aandacht en vertrouwen

Kortom: Je goed mogen voelen als mens, als cliënt, als collega Omdat je goed doet voor een ander

Persoonlijke competenties Binnen de bedrijfsvoering worden om dit alles te bereiken een aantal persoonlijke competenties centraal gesteld.


Deze zijn: -

Professioneel, aangenaam Klantgericht Slagvaardig, resultaatgericht Flexibel Doortastend Doelgericht Zelfreflecterend Vernieuwend Ontwikkelen Integraal Het denken in mogelijkheden Het werken aan een ja-cultuur

Strategisch kernprofiel SOKA wil zich onderscheiden met het volgende strategische profiel: “SOKA biedt de consumenten in het adherentiegebied op een laagdrempelige wijze en met een uitstekende prijs / kwaliteitsverhouding, toegang tot een compleet pakket aan zorg en dienstverlening en borgt een stipte levering van de afgesproken zorg en dienstverlening naar inhoud en tijdstip. Daartoe organiseert SOKA intern of in samenwerking met partners of onder regie van SOKA hoogwaardige zorgverleningprocessen en ondersteunende dienstverlening (back office)”. SOKA biedt geen zeer gecompliceerde zorg en is ook geen prijsvechter op een beperkt onderdeel van de zorg en diensten. Het uitbreiden van het pakket aan zorgen dienstverlening gebeurt vanuit het implementeren van voor de organisatie nieuwe zorgen dienstverlening. De organisatie stelt zichzelf dan ook niet als doel om nieuwe zorgen dienstverlening te ontwikkelen.” Hieronder staan op het niveau van SOKA de strategische doelen opgesomd op de diverse aspecten van de besturing en de bedrijfsvoering.

Thema: bedrijfseconomische doelen 1. In termen van groei- en ontwikkelingsrichting is SOKA het afgelopen jaar geconfronteerd met een afname van de exploitatieomvang. Dit is een direct gevolg van de intramurale afbouw, scheiden wonen en zorg. 2. SOKA organiseert een innovatieve en op een bedrijfsmatige leest geschoeide exploitatie, met voldoende reserves voor het opvangen van tegenslagen en het doen van investeringen in vernieuwing van de zorgen dienstverlening en optimaliseren van de processen. In dat kader worden de volgende normen nagestreefd: - Het solvabiliteit bedraagt minimaal 20% (eigen vermogen ten opzichte van het totaal vermogen) (2014: 27,4%) - Het weerstandsvermogen bedraagt, conform uitgangspunten van het waarborgfonds van de zorgsector (WfZ), minimaal 15%. (2014: 37,6%) 3. De opbrengstgenererende productgroepen/ opbrengstcentra dienen in de ‘normale exploitatiefase’ afzonderlijk en op een duurzame wijze bij te dragen aan een positief exploitatie saldo (bijdragen aan de ‘winst’). 4. De inbedding van de zorgzwaartebekostiging met de zorgzwaartepakketten (extramuraal AWBZ producten gaan versneld ook over in zorgzwaartepakketten) dient zodanig te verlopen, dat voor elk zorgzwaartepakket afzonderlijk een kostendekkende exploitatie


geborgd is. De ontwikkeling van basis arrangementen met bijbehorende kostprijzen moet daarin voorzien. 5. De norm voor de arbeidsproductiviteit van het directe personeel in de zorggerelateerde processen, als hoeksteen van een doelmatige exploitatie, wordt gesteld op gemiddeld op 75%. Dit percentage kan per productgroep/ opbrengstcentrum variëren op basis van de markt- , producten proceskenmerken.

Thema: productaanbod en marktaandeel 6. Vanuit de eigen zorgvisie wil de organisatie de regie voeren over het aanbod in de genoemde regio (woonservice zones) en nadrukkelijker bijdragen aan de ontwikkeling van de ouderenzorg in de Kanaalzone c.q. Zeeuws Vlaanderen. Dit vanuit herkenbare locaties, als spil in een woonzorg zone, dicht bij de consument in de buurt en inspelend op de behoeften in deze omgeving. 7. Doel is het in samenwerking aanbieden van de volledige keten op het gebied van wonen, zorg en welzijn. Hiertoe wordt het huidige aanbod, daar waar nodig, verbreed. Met andere woorden: het aanbod dient alles te omvatten dat buiten de klinische zorg valt. Dit aanbod wordt zoveel mogelijk door de organisatie zelf aangeboden, daar waar nodig zal aanvullend aanbod worden ingehuurd en samenwerking worden aangegaan met partners buiten de zorg. 8. De portfolio aan diensten en producten in het perspectief van de bekostiging zal bestaan uit: - Verblijfsfunctie verpleging & verzorging vanuit de AWBZ, - Vanuit de zorgverzekeraars gefinancierde extramurale zorg, - WMO gefinancierde zorg incl. dag verzorging en begeleiding. - Inkomsten vanuit nevenactiviteiten (bijvoorbeeld maaltijddiensten vanuit onze keukens), business to business activiteiten - Comfort en gemaksdiensten vanuit private bijdrage / private zorgarrangementen vakantiezorg. 9. SOKA vangt de teruggang van de intramurale capaciteit op langs een combinatie van meerdere sporen, te weten: verschuiving van intramuraal naar extramuraal, en via de bestaande capaciteit van onze verpleeghuisbedden op onze verpleegunits.. Verder zal de omvang en samenstelling van de kostenstructuur zo nodig in lijn worden gebracht met de wijziging van de productmix. 10. SOKA streeft naar onderscheidend vermogen als dienstverlener met vraagsturing en vraaggericht werken als uitgangspunt. Dit krijgt onder meer vorm en inhoud met productontwerp waarin een SOKA specifieke vertaalslag plaatsvindt van een zorgzwaartepakket / indicatie / beschikking naar de inhoudelijke zorglevering. Dit geeft SOKA regie over de zorglevering en sturend vermogen op het resultaat van de levering. De normen voor Verantwoorde Zorg krijgen een plek in deze vertaalslag. 11. Om reden van zowel zorginhoudelijke alsook bedrijfseconomische overwegingen zal SOKA, in het verlengde van de visie en missie, een sterke impuls geven aan de actieve betrokkenheid van niet betaalde inzet door familie, mantelzorgers, vrijwilligers en maatschappelijke instanties. 12. SOKA stelt zich tot doel een gemiddelde score voor de cliënttevredenheid te realiseren op of boven het landelijk gemiddelde CQ-index. Ter ondersteuning van het beleid voor markt en product heeft SOKA in 2014 de PR en Marketing activiteiten verder ingericht en uitgebouwd.


Thema: bedrijfsvoering en processen 13. SOKA brengt het vermogen tot innoveren binnen de organisatie tot verdere ontwikkeling als randvoorwaardelijke bijdrage aan het vormgeven van vernieuwende concepten locaties, zorglevering en zorglogistiek. Dit met het creëren van (projectmatige en functionele) structuren waarbinnen creativiteit en het out of the box denken ruim baan krijgen en het aanbrengen van de juiste competenties bij medewerkers. 14. Een permanente inspanning voor het opvoeren van de arbeidsproductiviteit en een alerte houding naar nieuwe kansen voor stroomlijning en productiviteitsverbetering wordt ingebed in de bedrijfsvoering. In dit bestek passen activiteiten als de oriëntatie op mogelijkheden van domotica (verminderen van de arbeidsintensiteit) en slimmere logistiek en personele planning 15. De HKZ systematiek is leidend voor de beheersing van de kwaliteit van processen en procescycli. 16. De inspanningen op het vlak van registratie en verantwoording van prestaties en middelen aanwending is tot een uiterst minimum beperkt en wordt maximaal ondersteund met geautomatiseerde, onderling verbonden systemen.

Thema: personeel 17. SOKA biedt de medewerkers een op ontplooiing en prestaties gerichte arbeidsomgeving waarin ruimte is voor initiatief en betrokkenheid en waarbij voor de inzet van de medewerker de principes van zelfsturing en keuze mogelijkheden in de vormgeving van de arbeidsrelatie (o.a. soort contract en het kunnen combineren van arbeid en privé) leidend zijn. 18. De trends in de zorgmarkt rond de (individuele) zorgverlening, de financiering en de relatief kleinere schaalomvang van SOKA, noopt tot een ondernemende en creatieve organisatie voor het bedenken en introduceren van slimme en aansprekende concepten voor de dienstverlening en bedrijfsvoering. SOKA stelt zich tot doelen effectieve structuren op te zetten waarbinnen het ontwikkelvermogen tot bloei komt. 19. De kwalificaties en competenties van personeel zijn verder afgestemd op de strategie van de organisatie. SOKA zal aan de hand van de diverse vormen van zorg en dienstverlening afleiden welke personele capaciteit, naar omvang en samenstelling, nodig is om de geambieerde groei te verwezenlijken. Dit betekent enerzijds competenties in relatie tot zelfsturing. Daarnaast competenties gericht op omgaan met complexere zorgvragen. 20. Waar mogelijk is er ruimte voor de levensfase waarin personeelsleden zich bevinden en de prioriteiten dat dit met zich meebrengt. Dit is een centraal thema tijdens de jaarlijkse ‘levensfasegesprekken’ en onderdeel van het leeftijdsbewuste personeelsbeleid. 21. SOKA organiseert periodiek een medewerkerstevredenheidsonderzoek (eind 2015 gepland) naar de beleving onder medewerkers over aspecten van de arbeidsrelatie. SOKA is transparant in het communiceren van resultaten en de opvolging aan het verbeteren van (aspecten van) de arbeidssituatie / het wegnemen van gesignaleerde problemen.


Thema: sturingsfilosofie en sturingswijze 22. De sturingsfilosofie van SOKA staat in het teken van het intensiveren van de samenwerking met SVRZ vanuit eigen zelfstandigheid en met zorg voor continuïteit als zorgaanbieder met een onderscheidende visie en signatuur en ondernemend in het belang van haar stake holders. 23. SOKA hanteert het sturingsprincipe van integraal management / coachend leiderschap. De managers van productgroepen/ opbrengstcentra zijn integraal verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en de realisatie van de gestelde doelen. 24. De sturingswijze wordt verder verlegd naar meer zelfsturing en resultaat management.. 4.2 Algemeen beleid In 2014 is intensief gewerkt aan de thema’s zoals opgenomen in het strategisch beleidsplan en de daaruit voortvloeiende jaarplannen. De ICT visie en het projectplan is in overleg met SVRZ en onder leiding van Inspearit in 2013 vastgesteld. In 2014 is een start gemaakt om uitvoering te geven aan het projectplan. Dit wordt uitgevoerd door de Informatie en Automatiserings (I&A) afdeling van SVRZ, op basis van een samenwerkingsovereenkomst. Eind 2014 is SOKA volledig over gegaan op het ICT platform van SVRZ. De voortgang van het nieuwe zorgconcept, waarbij de kernambitie is: kwalitatief goede zorg leveren middels het realiseren van zelfsturende teams en kleinschalig wonen. Dit met name voor onze cliënten binnen de langdurige chronische zorg. Op alle SOKA locaties wordt dit proces verder uitgerold. In dit zorgconcept is de afgelopen jaren nadrukkelijk geïnvesteerd in de invoering van een nieuw zorgconcept. Centrale thema’s in dit zorgconcept zijn enerzijds zorgen dienstverlening met als uitgangspunt zelfstandigheid van de cliënt, gericht op het behoud van de eigen regie en anderzijds gerichte aandacht voor samenwerking, communicatie en zelfsturing. Het werken volgens het zorgconcept is een veranderingstraject waarbij de ontwikkelingen constant sturing geven aan het vervolg. SOKA volgt in deze de maatschappelijke trends, maar het veranderingstraject wordt vooral gestuurd en ontwikkeld van binnen uit. Deze visie heeft de aandacht van de medewerkers en uit zich o.a. in de vele inspanningen voor het versterken van de samenwerking, het verbeteren van de communicatie en de bewustwording dat het werkgebied vooral de woon- en leefomgeving van de cliënt is, met het uiteindelijke doel om de kwaliteit van de zorgen dienstverlening te verbeteren. Cliënten worden geconfronteerd met een nieuwe leefomgeving. De uitdaging is dus ook er voor te zorgen dat de cliënt zich zoveel mogelijk thuis voelt: “Als thuis……net iets anders”. In 2015 ligt de focus vooral op de eigen regie. Eigen regie bij de cliënt betekent ook dan het bewust zijn dat de zorg gegeven wordt in de leefomgeving van de cliënt. Eigen regie bij de medewerker betekent het verder ontwikkelen van zelfsturing, het versterken van zelfstandigheid en samenwerking, ook afdelings overschrijdend om dit mogelijk te maken. Het veranderingsproces bevindt zich in een fase dat het mogelijk maakt verdere ontwikkeling vooral in de teams cq de lijn plaats te laten vinden ondersteund door projectgroepen per locatie die het proces volgen en op basis daarvan kunnen afstemmen en uitwisselen.


De HKZ audit 2014 is goed afgerond. De ontwikkelingen binnen de thuiszorg naar aanleiding van de veranderende weten regelgeving heeft onze specifieke aandacht. Professionele zorg wordt ingezet daar waar dit niet door informele zorg kan worden gerealiseerd. Wijkteams krijgen vastere vorm en meer bekendheid met als middelpunt de wijkverpleegkundige (2015) die een signalerende rol krijgt en voor verbinding dient te zorgen tussen de verschillen partijen/organisaties in de wijk. Dit zal uiteindelijk leiden tot het actueel kunnen blijven inspelen op behoeftes bij cliënten in hun eigen directe omgeving. Afgelopen jaar zijn de samenwerkingsmogelijkheden met SVRZ verder uitgewerkt. De intentie is om in het voorjaar van 2015 een intentieverklaring tot samenwerking mogelijk leidend tot een fusie, te ondertekenen. 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid 4.3.1 Kwaliteitsbeleid in hoofdlijnen Binnen SOKA staat kwaliteit hoog in het vaandel. Daarvoor is het noodzakelijk dat alle onderdelen binnen de organisatie goed samenwerken. Hoe beter deze relaties op elkaar zijn afgestemd, hoe meer tevreden de medewerker zal zijn, hoe hoger de kwaliteit van zijn/haar werk zal zijn. SOKA heeft ook in 2014 gestreefd naar continue kwaliteitsverbetering. Ten aanzien van het kwaliteitsbeleid is een werkgroep kwaliteit actief. De werkgroep bestaat uit locatiemanagers en de beleidsadviseurs. De werkgroep kwaliteit is verantwoordelijk voor het uitzetten van het kwaliteitsbeleid, maken van documenten, het opzetten van een documentenbeheersysteem en het implementeren van vernieuwingen. 4.3.2 Kwaliteitscertificaat Eind 2012 is SOKA gehercertificeerd. Dit volgens de nieuwe HKZ norm 2010. Dit certificaat is wederom 3 jaar geldig. Jaarlijks wordt een vervolgaudit gehouden. Deze vervolgaudit heeft eind 2014 plaatsgevonden en is goed verlopen.


4.3.3 Kwaliteitsmanagement systeem Binnen SOKA wordt Plancare Kwaliteit (IKS) gebruikt als documentbeheerssysteem. Dit om onze kwaliteit van zorg te borgen. - Een geautomatiseerd systeem waarin op een snelle wijze alle richtlijnen, instructies, protocollen die zijn vastgesteld kunnen worden geraadpleegd. - Waarin elk document actueel wordt gehouden. - Waar van beleid tot uitvoeringsniveau inzicht gegeven wordt in vele aspecten van de zorg-, dienstverlening en bedrijfsvoering. 4.3.4 Intern auditsysteem Het interne auditsysteem van SOKA beoogt de kwaliteit van processen te verhogen. Dit door middel van onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het kwaliteitsmanagementsysteem. In 2014 zijn tien interne audits gehouden op verschillende processen. De onderwerpen die geaudit zijn: - MDO - Hygiëne en HACCP in Annelot ter Walle - Risicovolle medicatie - Computer gebruik - Hulpmiddelen - Dienstkleding - Primair proces Annelot Ter Walle - Hitteprotocol - Zorgdossier - Gedragscode In de meeste audits is geconcludeerd dat vastgesteld beleid bekend is en goed wordt uitgevoerd. Een aantal feiten zijn ter plaatste opgelost, voor een aantal is een verbeterplan opgesteld. Kledingbeleid ontbrak en is nu opgesteld en vastgesteld in het MT. Begin 2014 zijn er nieuwe auditors opgeleid ook de bestaande auditors hebben deel de training gevolgd. 4.3.5 Management review Binnen de organisatie zijn vele processen aanwezig. Om er voor te zorgen dat de zorgen dienstverlening aan de gestelde eisen voldoet, moeten al deze belangrijke processen in de organisatie worden bewaakt, gemeten, geanalyseerd en indien nodig verbeterd. De resultaten van deze processen worden bijgehouden en vastgelegd. Door middel van de management reviews, worden deze resultaten gebundeld en geanalyseerd. De gegevens voor het opstellen van de management review worden gegenereerd vanuit de kwaliteitsregistraties. De management reviews worden op de volgende aggregatieniveaus uitgevoerd: - Operationeel (intramuraal, verpleegunit, extramuraal, facilitair) - Tactisch (geclusterd) - Strategisch (totaal)


4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Cliëntgebonden prestatieindicatoren Cliëntenraadpleging met de CQ index Voorjaar 2014 is onder de cliënten die zorg ontvangen een clienttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Door dit onderzoek krijgt de organisatie inzicht in hoe de cliënten de zorgen dienstverlening beoordelen. Het onderzoek is uitgevoerd aan de hand van de CQ-index, de landelijke standaard om concrete ervaringen van zorggebruikers in kaart te brengen. Met deze resultaten kan de organisatie het aanbod afstemmen op de wensen van de cliënten. Het onderzoek is uitgevoerd door FACIT. Zowel de intramurale (incl. de verpleegunits) als de thuiszorg cliënten zijn meegenomen in het onderzoek. De uitkomsten zijn onder leiding van FACIT tijdens een bijeenkomst met een vertegenwoordiging van de medewerkers en de cliëntenraden besproken. Op basis hiervan is een plan van aanpak opgesteld. Dit onderzoek wordt in 2016 opnieuw uitgevoerd. De uitslag van de CQ is in vergelijking met 2012 en de landelijke resultaten positief. De uitslag en het verbeterplan hiervan zijn besproken met de leidinggevende, medewerkers begeleiding en de cliëntenraden. Eind 2014 is het verbeterplan in overleg met zorgkantoor aangepast. Zorginhoudelijke indicatoren In 2014 zijn geen zorginhoudelijke indicatoren gemeten, omdat het landelijk systeem om dit vast te leggen niet meer door mediquest werd ondersteund. Het zorgkantoor heeft besloten om in 2015 op een andere manier de zorginhoudelijke indicatoren te gaan meten en vergelijken.. 4.4.1 Kwaliteit van zorg en verantwoorde zorg Aan de hand van de thema’s ‘verantwoorde zorg’ zijn ook in 2013 verbeterpunten ingevoerd. Onderstaand wordt het beleid, de inspanningen en verbeterpunten weergegeven.

Thema: Zorg en leefplan / behandelplan Iedere cliënt bij SOKA heeft een zorgdossier met een zorg/leefplan. Vanuit de 4 leefdomeinen van dit zorg/leefplan komt er een multi-disciplinair-zorgplan tot stand met doelen en acties. In 2014 is er extra aandacht gegeven aan het formuleren van smartdoelen in het zorgplan

Thema: Communicatie en informatie In 2014 is een quick scan opgesteld waarin beschreven is met welke middelen SOKA de interne en externe communicatie kan versterken. Daartoe zijn alle doelgroepen in beeld gebracht en welke informatie voor hen relevant is. Benut is het bestaande marketingbeleidsplan (2013) en hetgeen medewerkers aangeven. Met de aangekondigde zorgtransities, decentralisaties en bezuinigingen is de behoefte aan informatie toegenomen, zo ook duidelijkheid in wat SOKA kan betekenen. De quick scan heeft geresulteerd in twee aanbevelingen: het uitbrengen van digitale nieuwsbrieven, voor medewerkers en voor relaties van SOKA, en het houden van bijeenkomsten, tafelgesprekken, voor buurtbewoners, in wezen het uitbreiden van contactmomenten met het oog op een vernieuwend zorgaanbod.


Digitale nieuwsbrieven en tafelgesprekken Met de digitale nieuwsbrieven is in de tweede helft van 2014 een begin gemaakt. Deze worden zo vaak als zinvol verspreid naar medewerkers (250 aanmeldingen) en extern (600 aanmeldingen). Ook hebben zich enkele tientallen cliënten en mantelzorgers aangemeld voor de nieuwsbrief. Externen zijn onder meer, zorgaanbieders, zorgfinanciers en de gemeenten. Tafelgesprekken met de buurt worden in 2015 opgestart. Website, intranet en sociale media Geconstateerd is dat de websites een update kunnen gebruiken en waar mogelijk verder geïntegreerd kunnen worden. In 2014 is opdracht gegeven hier een begin mee te maken, een actuele website voor SOKA Zeeuws-Vlaanderen met doorklik naar die van de drie woonzorgcentra, een website voor SOKA Plus en voor PrivaZorg Zeeuws-Vlaanderen. Met het oog op de fusie in 2017 met SVRZ is de update beperkt. Het intranet is in 2014 niet gewijzigd. Wel is het gebruik ervan gestimuleerd, gebruik van AFAS, Monaco etc. om kosten te besparen. Alle medewerkers kunnen inloggen. In 2014 zijn circa honderd tweets verspreid om het aanbod van SOKA ook op deze wijze bekend te maken. SOKA Krabbels en SOKA Nieuws In 2014 is SOKA Krabbels, het tijdschrift voor cliënten en hun mantelzorgers, twee keer verschenen. Raad van Bestuur, cliëntenraden, en de zorggeledingen leverden bijdragen. SOKA Nieuws werd in 2014 voor het eerst (drie uitgaven) huis-aan-huis verspreid. SOKA wil hiermee bereiken dat zorgvragers en intermediaire goed op de hoogte zijn van het zorgaanbod. Beide publicaties worden in 2015 voortgezet. Folders en brochures, informatieverschaffing etc. Cliënten, nieuwe cliënten en hun familie, verwijzers, stellen prijs op heldere informatie. Om die reden zijn de brochures voor intramurale zorg en voor zorg in de wijk vernieuwd en is een nieuwe brochure over huurappartementen voorbereid. Ter ondersteuning van de activiteiten zijn vele folders uitgebracht, onder meer voor de Nationale Week van Zorg en Welzijn die in 2014 in samenwerking met alle zorgaanbieders in Zeeuws-Vlaanderen werd gehouden. Medewerkers en vrijwilligers werden zoals gebruikelijk geïnformeerd aangaande relevante organisatieontwikkelingen. Communicatieplan 2015 In 2014 is een bijdrage geleverd aan het Jaarplan 2015 om de mogelijkheden van SOKA en de zorgwensen en behoeften met elkaar te verbinden, Hierin zijn de volgende communicatiedoelstellingen geformuleerd: een document communicatie/pr/marketing; voortzetting digitale nieuwsbrieven; update/restyling en efficiënt beheer websites; Sociale media, ondersteuning tafelgesprekken zorgvraag en aanbod. De realisatie hiervan en het tempo hangen samen met de beschikbare menskracht voor communicatie in 2015.

Thema: Lichamelijk welbevinden Najaar 2014 zijn geen zorginhoudelijke indicatoren gemeten. Dit betekent niet dat de zorginhoudelijke indicatoren geen aandacht hebben gekregen. De persoonlijk begeleiders hebben deze wel gevolgd in de zorg aan de cliënten en besproken met de cliënt en/of diens


vertegenwoordiger. Ook de overige teamleden hebben hierin hun inbreng gehad, middels rapportage, overdracht en teamoverleg.. Risicoinventarisaties op cliëntniveau worden daarnaast twee maal per jaar uitgevoerd, zodat gelijk ingesprongen kan worden bij afwijkende resultaten. PDL (Passiviteiten Dagelijkse Levensverrichtingen) wordt ingevoerd binnen de verpleegunits van alle locaties. In 2014 is besloten om af te zien van PDL certificering, omdat dit veel energie en tijd van verschillende medewerkers zou kosten en de meerwaarde van certificering voor de organisatie minimaal is. Thema: Zorginhoudelijke veiligheid Scholing op het gebied van medisch technisch handelen en zorginhoudelijke thema’s vindt continu plaats. Voor een aantal zorgproblemen (vallen, psychofarmaca polyfarmacie, vrijheidsbeperking, decubitus, ondervoeding/overgewicht, incontinentie en depressie) is structureel aandacht door cijfers hiervan bij te houden, of hier een structurele rapportage in het cliëntdossier vast te leggen. Conclusies uit de vergelijking leiden zo nodig tot een verbeterplan. Ook zijn er in 2015 een aantal interne audits uitgevoerd op gebied van zorginhoudelijke veiligheid, en zijn er vanuit tekortkomingen verbeterplannen opgesteld. Gedurende 2014 is de infectiepreventiecommissie actief aan de slag gegaan. In 2013 is een start gemaakt met aandacht voor de basis hygiëne, dit is in 2014 voortgezet. De maand april was de maand van de basis hygiëne. In deze maand zijn allerlei acties uitgevoerd met betrekking op basis hygiëne. Het jaarplan van de infectiepreventiecommissie is geïntegreerd in het jaarplan van SOKA. Eind 2014 heeft een interne audit plaats gevonden onder medewerkers van SOKA. In 2013 heeft er op 2 pilotafdelingen binnen SOKA (intramuraal de Redoute en extramuraal de Blide) een verbetertraject m.b.t. valpreventie plaatsgevonden. Hier was tevens de fysiotherapeut ouderengeriatrie van de SVRZ bij betrokken, welke tevens de regie voert over dit project. De aanbevelingen vanuit dit verbetertraject zijn in 2014 verder geïmplementeerd binnen alle teams van SOKA. In het voorjaar van 2014 heeft een stagiaire van de Fontys Sporthogeschool uit Eindhoven een onderzoek gedaan onder de bewoners van SOKA in het kader van bewegingsgerichte zorg. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat SOKA veel activiteiten aanbiedt maar dat er weinig stil wordt gestaan in hoeverre deze activiteiten kunnen bijdragen aan extra bewegen. Daarnaast kwam naar voren dat er onder de bewoners vooral behoefte is aan individuele begeleiding in beweging. In de zomer van 2014 heeft een pilot plaats gevonden waarbij de bewoners van SOKA in de gelegenheid werden gesteld te bewegen onder individuele begeleiding. Dit was een groot succes. Daarop is een beleidsstuk geschreven: SOKA in beweging. Dit is ingediend als onderdeel van de zorginkoop en zal ook ingediend worden voor subsidie aanvraag bij CZ. In 2015 zal dit verder gevolg krijgen.


Thema: Woon- en leefomstandigheden Voor de Redoute is er gestart met een onderzoek naar vervangende nieuwbouw. We hopen voor de zomer van 2015 hier meer duidelijkheid over te krijgen. In 2014 is er een werkgroep actief geweest rondom het beleid welzijnsactiviteiten. Dit beleid zal in 2015 worden vastgesteld en geïmplementeerd. Door deze welzijnsactiviteiten willen wij de cliënten een zinvolle aanvulling bieden op hun dagelijkse dagbesteding m.b.t. het wonen en leven. De restaurants op de locaties worden stap voor stap omgevormd tot volwaardige restaurants. Een kleine kaart is ontwikkeld, wijkbewoners zijn welkom in de restaurants voor een kop koffie maar ook voor een volwaardige maaltijd. Daarnaast bieden de restaurants ruimte voor het houden van gezamenlijke maaltijd bv ter gelegenheid van een verjaardag, brunch, high tea, of koffietafel na uitvaart. …

Thema: Participatie en dagstructurering SOKA biedt op al haar locaties een gevarieerd pakket van activiteiten aan. Daarnaast kunnen ouderen bij SOKA terecht voor dagopvang. Dit zowel op de bestaande locaties alsook bij dagopvang Annelot ter Walle in Biervliet. Tevens zijn er op alle locaties huiskamerprojecten actief waar cliënten dagstructuur wordt aangeboden.

Thema: Mentaal welbevinden Respect voor de eigen identiteit en wijze van levensinvulling van de cliënt staat centraal. De cliënt kan rekenen op respect voor en ondersteuning van de eigen identiteit en levensinvulling. Belangrijk is een beeld te hebben van de cliënt en in dialoog met de cliënt te bepalen welke ondersteuning gewenst is. Deze ondersteuning wordt verwerkt in het zorgplan. Deze ondersteuning op het gebied van welbevinden wordt gegeven door inzet van verzorgenden, activiteitenbegeleiders en een geestelijk verzorger.

Thema: Veiligheid wonen en verblijf Veiligheid staat bij SOKA hoog in het vaandel. 24 uur per dag zijn er op de locaties BHV-ers aanwezig. Zij worden jaarlijks bijgeschoold. Structureel worden er jaarlijks calamiteitenrondleidingen georganiseerd voor alle BHV-ers en medewerkers. Alle locaties zijn uitgerust met beveiligingscamera’s om de veiligheid en het veiligheidsgevoel van zowel cliënten als medewerkers te vergroten.


In 2014 is gestart met het schrijven van een zorgcontinuïteitsplan in samenspraak met de Veiligheidsregio Zeeland (Ghor). Dit zal 2015 worden geïmplementeerd. De calamiteitenplannen van alle locaties van SOKA zullen hier onderdeel van zijn.

Thema: Voldoende en bekwaam personeel Het werven en behouden van medewerkers heeft bij SOKA de nodige aandacht gekregen. Er is veel nadruk gelegd op de mogelijkheden van individueel scholen naar niveau 3 IG en 4 voor medewerkers. Dit om het kwaliteitsniveau naar boven te halen. Bekwaamheid personeel wordt structureel getoetst door middel van bijscholing MTH. Tevens wordt bij nieuwe medewerkers navraag gedaan over de bekwaamheid. Indien dit niet aantoonbaar is zal intern getoetst worden middels de observatielijsten uit de KITZZ protocollen of betreffende medewerker bekwaam is voor voorbehouden en risicovolle handelingen. Ook wordt nu per individuele medewerker een aftekenlijst bijgehouden van voorbehouden en risicovolle handelingen. Geëvalueerde documenten / protocollen worden in de teamoverleggen besproken.

Thema: Ketenzorg De organisatie neemt op verschillende gebieden deel aan ketenzorg: - Participant Netwerk palliatieve zorg Zeeuws Vlaanderen - Participant transmurale CVA / NHA zorg Zeeuws Vlaanderen - Participant netwerk dementie - Ketenoverleg WMO


4.4.2 Klachten Binnen de Stichting hebben we een uitgebreide regeling omtrent het neerleggen van klachten. Op de eerste plaats nemen wij klachten altijd serieus en trachten wij deze middels een goede communicatie bespreekbaar te maken en op te lossen. SOKA heeft een interne klachtenregeling. Tevens is SOKA aangesloten bij de Klachtencommissie Zeeland die voor al de zorginstellingen als zodanig optreed. Daarnaast is er een vertrouwenspersoon aangesteld, waar de cliënten ook terecht kunnen met hun klachten. Deze vertrouwenspersoon is werkzaam buiten de Stichting. Er wordt gewerkt met een intern klachtenregistratiesysteem. Officiële klachten worden geregistreerd, niet officiële klachten (opmerkingen) worden tweemaal per jaar tijdens de “mopperweken” geregistreerd. Op deze manier willen we gedurende een week, waarop aandacht is voor elk klein ongenoegen, een beeld krijgen van waar onze cliënten tegenaan lopen. Deze worden enkel gebruikt voor intern gebruik en zijn input voor verbeteringen en veranderingen. Mondelinge klachten worden gedurende het hele jaar direct opgelost. Op de afdelingen van de verschillende instellingen van SOKA wordt periodiek een evaluatie met cliënten gedaan door middel van etagegesprekken. Alle cliënten van de afdeling kunnen deel nemen aan deze bijeenkomst die tot doel heeft inzicht te krijgen in de wensen en behoeften van de cliënten en een evaluatie van zorgen dienstverlening te krijgen. Ook vindt er een eindevaluatie plaats d.m.v. exitgesprekken, waar de cliënt of dienst nabestaanden de mogelijkheid hebben om de zorgen dienstverlening te evalueren en eventuele aandachtspunten aan te geven.


Registratie klachten locatie de Redoute Totaal aantal klachten: Totaal aantal mondelinge klachten tijdens mopperweken: Totaal aantal schriftelijke klachten: Totaal aantal formele klachten ingediend bij klachtencommissie:

15 0 0

Registratie klachten locatie ‘t Verlaet Totaal aantal klachten: Totaal aantal mondelinge klachten tijdens de mopperweken: Totaal aantal schriftelijke klachten: Totaal aantal formele klachten ingediend bij klachtencommissie:

3 0 0

Registratie klachten locatie de Blide Totaal aantal klachten: Totaal aantal mondelinge klachten tijdens de mopperweken: Totaal aantal schriftelijke klachten: Totaal aantal formele klachten ingediend bij klachtencommissie:

13 0 0

Registratie Totaal aantal klachten extramuraal Totaal aantal klachten: Totaal aantal mondelinge klachten tijdens de mopperweken: Totaal aantal schriftelijke klachten: Totaal aantal formele klachten ingediend bij klachtencommissie:

13 0 0

Melding Incidenten Cliënten (MIC) Vanuit SOKA is een centrale MIC commissie actief. Deze commissie heeft tot doel het inventariseren van de incidenten en het advies uitbrengen ten aanzien van het voorkomen van incidenten. Naast medewerkers vanuit de eigen organisatie en een lid vanuit de cliëntenraad is in deze MIC commissie ook een externe fysiotherapeut aanwezig. De MIC commissie heeft in 2013 elk kwartaal een bijeenkomst gehad.


Rapportage MIC commissie 2014 Woonzorgcentra de Blide, ’t Verlaet en de Redoute Verpleegunit 2013 2014 De Blide Valincidenten Medicijnincidenten Andersoortige incidenten Gevaarlijke situaties ‘t Verlaet Valincidenten Medicijnincidenten Andersoortige incidenten Gevaarlijke situaties De Redoute Valincidenten Medicijnincidenten Andersoortige incidenten Gevaarlijke situaties

Intramuraal 2013 2014

Extramuraal 2013 2014

21 1 0 1

4 5 0 0

83 26 0 3

106 40 1 0

22 15 0 0

96 40 1 3

16 5 0 0

16 2 0 0

32 14 2 0

37 10 2 2

5 0 0 0

5 2 0 0

58 4 3 0

74 4 0 0

104 30 1 0

71 21 4 0

32 12 0 4

29 7 1 4

4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers

Personeel in loondienst Vrijwilligers

Aantal

FTE

377 145

205,95 -

4.5.1 Personeelsbeleid Het uitgangspunt van het sociaal beleid is dat medewerkers het belangrijkste kapitaal vormen om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. Personeel zien wij als belangrijke kritische succesfactor. Binnen ons Human Resource Management (HRM) en het sociaal beleid gaan we uit van een tweezijdige verantwoordelijkheid (werkgever en individuele medewerker). Primair is de medewerker zelf verantwoordelijk voor zijn /haar loopbaan. Op basis van vorengaande uitgangspunten geeft de organisatie invulling aan goed werk-geverschap. Dit werkgeverschap is afgestemd op de regionale arbeidsmarkt en op de te verlenen zorgen dienstverlening (kwalitatief en kwantitatief). Gezondheidsmanagement Ook in 2014 is verder uitvoering gegeven aan de nota gezondheidsmanagement. Doelstelling is het verzuim als gevolg van arbeidsongeschiktheid te voorkomen dan wel zo laag mogelijk te houden. De essentie van gezondheidsmanagement is: • Gezondheid en vitaliteit als menselijke kernwaarden. • Promoten van een gezonde levensstijl. • Stimuleren van bewustwording van een gezonde levensstijl. • Zorgdragen voor een gezonde en evenwichtige werkomgeving. • Gezondheidsmanagement is een proces. Dit proces is beïnvloedbaar. Gezondheidsmanagement is geslaagd bij:


Laagblijvend ziekteverzuim. Productiviteitsverbetering. Hoge medewerkertevredenheid. Door de positieve uitwerking van invoering van het bonussysteem is deze ook in 2014 toegepast. Dit om een positieve impuls te geven aan de ‘niet zieke’ medewerkers. Doel hierbij is o.a. het terugdringen van het aantal ziekmeldingen. De meldingsfrequentie is nog steeds laag. De voornaamste oorzaak is het langdurig verzuim. • • •

Het voortschrijdend 12 maands gemiddelde verzuim is SOKA breed ultimo 2014 6,04% (6,39 % in 2013) inclusief zwangerschap 4,27% (5,28% in 2013) exclusief zwangerschap. Het ziekteverzuim is op alle locaties van SOKA gedaald ten opzichte van 2013. Op locatieniveau ziet het verzuim er ultimo 2014 op basis van het voortschrijdend gemiddelde er als volgt uit Incl. zwangerschap Woonzorgcentrum de Redoute Woonzorgcentrum ’t Verlaet Woonzorgcentrum de Blide

4,24% 7,02% 7,12%

Excl. zwangerschap 2,78% 5,38% 4,87%

4.5.2 Kwaliteit van het werk Melding incidenten personeel (MIP) Locatie de Blide: Locatie de Redoute: Locatie ’t Verlaet:

0 MIP-meldingen 6 MIP-meldingen 0 MIP-meldingen

Voor meer informatie over de MIP meldingen kunt het terugvinden in het jaarverslag van de MIP commissie. 4.6 Samenleving en belanghebbenden SOKA is een niet op zich staande onderneming. We voelen ons nadrukkelijk betrokken bij verschillende belanghebbenden en het wel en wee binnen de samenleving. Ook in 2014 is verder gegaan met het maken van een omslag in het leveren van een bijdrage aan het woon- en leefklimaat binnen de gemeente Terneuzen en meer specifiek de kleine kernen. Onze betrokkenheid en inzet bij deze samenlevingsvraagstukken, combineren we met onze eerder geformuleerde doelstellingen, aangaande het realiseren van groei en het uitbreiden van ons cliëntenbestand. Het gaat hier uiteraard om een win / win situatie voor alle belanghebbenden.


4.6.1 Veiligheid en milieu Microanalyse Zeeland heeft in 2014 op alle drie de locaties twee maal een analyse gehouden van de keukens en eenmaal van de woonkamers op de afdelingen waar gekookt wordt. De punten die hieruit naar voren zijn gekomen zijn, indien dit mogelijk was, direct aangepakt of anders in de loop van de tijd. De gebouwen zijn eveneens twee maal per jaar gecontroleerd op Legionella’s. Uit de analyses is gebleken dat wij voldoende beheersmaatregelen treffen om Legionellagroei te voorkomen. Sinds 2013 is er gestart met het apart inzamelen van diverse afvalproducten (glas / incontinentiemateriaal / plastiek / …) De materiële veiligheid binnen SOKA wordt gewaarborgd door een systeem van onderhoud op de gebouwen en installaties. Het onderhoud gebeurt structureel waartoe een onderhoudscontract met een bedrijf is afgesloten. Gevaarlijke situaties voor zowel medewerkers als cliënten, moeten via een schriftelijke meldprocedure worden gemeld. Voor personeel is dit MIP (Melding Incidenten Personeel0 en voor cliënten is dit MIC (Melding Incidenten Cliënten). Voor opvolging van deze meldingen zijn procedures aanwezig. Alle instellingen, deel uitmakend van SOKA, beschikken over een calamiteitenplan en een vluchtplan. Daarnaast beschikt iedere locatie over gediplomeerde BHV-ers. Zij worden jaarlijks (bij)geschoold. Regelmatig, maar onverwacht, wordt het brandalarm en de opvolging ervan getest. Daarnaast krijgen alle medewerkers jaarlijks een calamiteitenrondleiding door het gebouw. Deze rondleiding wordt verzorgd door een daarvoor opgeleide medewerker. 4.7 Financieel beleid Resultaat In het jaar 2014 heeft Stichting Ouderenzorg Kanaalzone een positief geconsolideerd resultaat gehaald van € 53.430, in 2013 bedroeg het resultaat € 326.479 positief. Het resultaat is ten opzichte van 2013 gedaald met € 273.049. Deze daling wordt voornamelijk veroorzaakt door de intramurale capaciteit afbouw en groei in extramurale zorg welke niet volledig werd vergoed in 2014. Inzet van het personeel volgt de gevraagde zorg. De personeelskosten laten in 2014 een stijging door enerzijds meer inzet en anderzijds de cao verhoging. Het resultaat is nader toegelicht in de jaarrekening. Financiële positie Het eigen vermogen is in het verslagjaar 2014 gestegen met € 53.430, van € 5.647.938 ultimo 2013 naar € 5.701.368. Het eigen vermogen bestaat uit Kapitaal en collectief gefinancierd gebonden vermogen. De Stichting Ouderenzorg Kanaalzone streeft, in lijn met de uitgangspunten van het Waarborgfonds voor de Zorgsector (WfZ) naar een weerstandsvermogen van 15% van de som der bedrijfsopbrengsten na aftrek van nacalculatorische kosten. Het weerstandsvermogen is het vermogen van de SOKA om tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit van deze stichting in gevaar komt. Ultimo 2014 bedraagt het weerstandsvermogen 37,7% in percentage van de bedrijfsopbrengsten (2013: 36,1%).


In onderstaande tabel zijn de geconsolideerde kengetallen van liquiditeit en solvabiliteit opgenomen. De uitkomsten van de kengetallen liggen boven de gestelde normen en sluiten aan op het financieel beleid. Liquiditeit Liquiditeit Vlottende activa (inclusief liquide middelen) Vlottende activa (exclusief liquide middelen) Totaal kortlopende schulden Solvabiliteit Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal) Totaal eigen vermogen Balanstotaal Solvabiliteit (eigen vermogen / totaal opbrengsten) Totaal eigen vermogen Totaal opbrengsten

Verslag jaar 2.04 4.880.574 596.246 2.396.811 Verslag jaar 0.28 5.701.368 20.687.340 37,7% 5.701.368 15.120.086

Vorig jaar 1.98 5.014.128 962.635 2.524.386 Vorig jaar 0.26 5.647.938 21.438.732 36,1% 5.647.938 15.628.799

Kredietrisico Het kredietrisico wordt zeer laag ingeschat. De vorderingen op debiteuren en de overige kortlopende vorderingen zijn kortlopend en inbaar. Renterisico en kasstroomrisico Het renterisico is laag tot eventuele veranderingen in de marktwaarde van opgenomen leningen. Bij de leningen is een vast rentepercentage vastgelegd voor een deel van de looptijd of de gehele looptijd. De leningen worden aangehouden tot het einde van de looptijd. SOKA heeft als beleid om geen financiële instrumenten te gebruiken. Bijzondere waardeverminderingen van vaste activa SOKA beschikt over vastgoed waar zorg wordt verleend en waar een AWBZ vergoeding tegenover staat. In 2011 zijn voor dit vastgoed de bekostigingsregels aangepast. De volledige nacalculatie van kapitaalslasten van goedgekeurde investeringen is vervangen door prestatie bekostiging. Hierbij geldt een overgangstermijn van zes jaar (tot en met 2017) waarin deze overgang gefaseerd wordt doorgevoerd. Als gevolg van deze wijziging in de bekostiging, in samenhang met de hervorming van de langdurige zorg en met name het geen toegang meer verlenen tot de zorgcentra van cliënten met de lagere ZZP’s 1 t/m 3, is geconcludeerd dat sprake is van indicaties die kunnen duiden op een mogelijke duurzame waardevermindering. Evenals in 2013 heeft SOKA overeenkomstig RJ 121 getoetst of de boekwaarde nog kan worden gerealiseerd uit de toekomstige opbrengsten. SOKA heeft de contante waarde van de toekomstige kasstromen van dit zorgvastgoed benaderd op het niveau van de kasstroomgenererende eenheden en vergeleken met de boekwaarde van dit vastgoed. De doorkijk naar de toekomstige regionale capaciteitsplanning geeft ten opzichte van berekeningen van eerdere jaren een verschuiving in de capaciteit van SOKA. In de toekomst zullen er lagere bezettingsgraden zijn ook door de uitname van de ZZP’s 1 t/m 3. De verschillen tussen de contante waarde van de toekomstige kasstromen / directe opbrengstwaarden en de boekwaarden geven in 2014 geen aanleiding aanpassingen te doen in de waardering van het vastgoed. SOKA volgt de ontwikkelingen in het overheidsbeleid en het eigen beleid en voert deze door in het business plan. Tevens worden er gevoeligheidsanalyses uitgevoerd.


ORGANOGRAM

Financiën

Zorg- en Welzijn

Raad van Toezicht

Hrm Vastgoed Externe Contacten

Raad van Bestuur (voorzitter) A.J. Saman

Kwaliteit

Raad van Bestuur (lid) O. Van Gysel

ICT PR en Marketing

Clientenraad de Redoute Ondernemingsraad

Clientenraad de Blide Clientenraad ‘t Verlaet

Terneuzen

Sas van Gent

Westdorpe

DE BLIDE

DE REDOUTE

’t VERLAET

Thuiszorg ZeeuwsVlaanderen

Ch. Van Boven

P. Huijzers

P. Huijzers

Ch. Van Boven

Verpleegunits Somatiek Psychogeriatrie

Verpleegunits Somatiek Psychogeriatrie

Groepswoning Psychogeriatrie (maart 2012)

PrivaZorg ZeeuwsVlaanderen bv (zorgbemiddeling)

Verzorgingshuis

Verzorgingshuis

Verzorgingshuis

SOKAplus (extramurale zorg)

Tijdelijke opnameplaats



Dagopvang

Dagopvang

Dagopvang

Groepsopvang

Groepsopvang

Groepsopvang

Servicepunten


Raad van Toezicht SOKA Dhr. A.E.M. van Leeuwen, voorzitter Dhr. R.F. Marquinie, vice voorzitter Dhr. E.N. Lauret Mevr. dr. J.M.L.T. Meij-Oey Dhr. E.J.C. Geerse Mevrouw J.C. Fieret (aangetreden op 19 september 2014) Raad van Bestuur Dhr. drs. A.J. Saman, MA, voorzitter Dhr. O.B.P. Van Gysel, MHA, lid Locatiemanagers / HEAD / Beleidsadviseur Dhr. P. Huijzers, locatiemanager de Redoute / ‘t Verlaet Dhr. drs. S. Buijze RA, Controller/HEAD Mevr. C. van Boven, manager extramurale zorg SOKA, locatiemanager de Blide Dhr. Wil de Rond,, Beleidsadviseur Mevr. E. Ytrehus, Algemeen Beleid


Maatschappelijk jaarverslag 2014

Recommend Documents