3/06/2014
Kassabeheersysteem UGent Restaurants Project : RESTOCASH
Ma. 26-05-2014 - Informatiesessie 26-05-2014
Nr
1
Onderwerp
1a
Kassasysteem : algemeen
1b
Kassasysteem : detail
2
MIFARE-kaart
3
Interfaces
4
Q &A
26-05-2014
2
1
3/06/2014
1a. Kassasysteem : Algemeen
26-05-2014
3
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 1. de installatie van het kassabeheersysteem 2. een onderhoudscontract van dit kassasysteem voor de duur van maximaal 4 jaar • Dit kassasysteem moet minstens volgende onderdelen omvatten: – Aankoopbeheer en voorraadbeheer en administratieve controle; – Menuplanning en menubeheer; – Kassabeheer; – Klantenbeheer. 4
2
3/06/2014
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent • Dit kassasysteem moet integreerbaar zijn met SAP • Het kassasysteem moet compatibel zijn met GKS (Geregistreerd Kassa Systeem). • Server kan worden verzorgd door Universiteit Gent.
5
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent • Uiterste datum van indiening: 19 juni 2014 – 10u • Elektronische indiening via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ • Begin opdracht: uiterlijk op 18 aug 2014 • Op SPN 51: – testsysteem voor de implementatie van het kassasysteem – uitvoer van analyse, configuratie, opbouw interfaces, testfase…
• Ultieme testfase en de omschakeling van het huidige kassasysteem naar het nieuwe systeem: van 20 dec 2014 tot en met 4 jan 2015 • Operationeel vanaf ma 5 jan 2015 6
3
3/06/2014
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent • Gunningscriteria: – Prijs 45/100 – Kwaliteit 40/100 – Plan van aanpak 15/100
7
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 1. Hardware • 27 main terminal met touchscreen • 27 printer • 27 barcodescanner (legitimatiekaart) en E-purse betaling Informatief: POS-mobile pad met touchscreen 8
4
3/06/2014
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 2. Software 1. Software voor aankoopbeheer, voorraadbeheer en administratieve opvolging • • • •
Kassasysteem bevat alle mogelijke artikels die worden aangekocht/verkocht (de master van het artikelenbeheer is wel SAP) Artikels worden gegroepeerd in goederengroepen voorraad beheren van artikels/goederengroepen : door registratie van de verbruiken aan de kassa Het beschikbaar zijn van een degelijk systeem van voorraadbeheer is een belangrijke meerwaarde (zoals stockbeheer IN en UIT) – Beschikt U over dergelijk systeem? – Kunt U een systeem van stockbeheer uitbouwen? (! Hoort echter NIET tot deze opdracht)
•
NOODZAKELIJK: verbruiken moeten gerapporteerd kunnen worden, gelinkt aan de SAP-artikels, per datum en per filiaal
9
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 2. Software 2. Software voor menuplanning en menubeheer • Kassasysteem maakt menuplanning en menubeheer mogelijk: - De menuplanning wordt in een programmatietabel ingegeven per restaurant en per verbruikersdatum (programmeerbare toetsen bevatten de nodige artikelnummers) - Op basis van deze programmatietabel worden bestellijsten gegenereerd, per restaurant en per verbruiksdatum. De bestellingen gebeuren in aantal porties - Deze bestellijsten worden nadien omgezet vanuit het kassasysteem naar SAP in aantal verpakkingen, van waaruit een bestelbon vertrekt naar de leverancier, al dan niet automatisch (bestelbon per leverancier, per restaurant, per datum) •
Flexibiliteit rond programmatietabellen en programmeerbare toetsen 10
5
3/06/2014
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 2. Software 3. Software voor kassabeheer: •
• • •
Kassasysteem maakt kassabeheer mogelijk: - De programmatietabel uit de menuplanning wordt gelinkt aan de kassa, specifiek voor ieder restaurant. - Maximale automatisatie van de programmering van de kassatoetsen (afkomstig van de programmatietabel uit de menuplanning) - Een manuele en flexibele manipulatie van de kassatoetsen moet mogelijk blijven flexibiliteit naar aantal programmatietabellen, en vrije keuze van link naar welbepaalde kassa flexibiliteit rond lay-out van de kassaschermen (back-office voorbereiden) meerdere functionaliteiten mogelijk bij het toetsenbeheer (om aantal toetsen te beperken) gebruik van drop-down-menu’s 11
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 2. Software • flexibiliteit rond invoer/aanpassing van prijzen: - zowel automatisch als manueel, - zowel per restaurant als voor alle restaurants tegelijk - verschillende btw-tarieven van toepassing (voeding/drank) - met of zonder btw; indien btw wordt verrekend dan dient dit expliciet op het kassaticket vermeld - afronding prijzen • kassiersters met diverse profielen (diverse bevoegdheden) • vlotte wissel aan kassa (aan- en afmelding) • annulatie van foutbonnen • dagelijkse declaratie : tellen van de inhoud van de kassalade 12
6
3/06/2014
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 2. Software 4. Software voor klantenbeheer • Kassasysteem maakt klantenbeheer mogelijk: Via link met Identity Management wordt bij het scannen van de legitimatiekaart duidelijk wie de klant is en aan welk tarief de persoon kan eten (geen legitimatiekaart = extern tarief) • Eigen personeel = gratis • Zoekfuncties mogelijk op klant-niveau 13
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 3. Integratie met Identity-Management en SAP-omgeving van UGent en online betalen met e-purse
1. Link met Identity-Management • Lezen van Legitimatiekaart (Mifare kaart) via barcodescanner • Juiste tariefcode van de klant
14
7
3/06/2014
Kassasysteem Kassasysteem voor voor de de studentenrestaurants studentenrestaurants UGent UGent 3. Integratie met Identity-Management en SAP-omgeving 2. Software van UGent en online betalen met e-purse 2. Link met ERP-pakket SAP • Communicatie m.b.v. SOAP-Webservices • Vastleggen van betaalwijze (cash , E-purse, interne factuur, externe factuur) • Toepassing moet beschikbaar zijn om voor iedere betaalwijze manueel te kunnen opstarten voor een gedefinieerde periode ingeval SAP niet beschikbaar is • Doorsturen van inkomsten naar SAP om boekingen te kunnen uitvoeren • Interne facturatie: - Ingave budgetpost (= kostenplaats/WBS-element/intern order) Afdrukken van budgetpost op elke kassabon - Indien budgetpost niet gekend is door de klant, dan moet op de kassabon ‘ONBEKEND’ worden vermeld - dubbele uitprint kassaticket • Externe facturatie: - via SAP, d.m.v. invoer van vaste fictieve klant - Op kassabon moet vermeld staan “voor akkoord” en ruimte voor naam en handtekening van klant
15
Kassasysteem voor de Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent studentenrestaurants UGent 2. Software en SAP-omgeving 3. Integratie met Identity-Management van UGent en online betalen met e-purse
3. Link met online betaalmiddel E-purse • Lezen van Legitimatiekaart (Mifare kaart) via barcodescanner • Lezen van beschikbare saldo op legitimatiekaart • Afrekenen: het te betalen bedrag wordt afgetrokken van het beschikbare saldo op de Mifare kaart • Er is geen gecombineerd betalen mogelijk (dus ofwel e-purse, ofwel cash) 16
8
3/06/2014
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 4. Aanpassingsmogelijkheden van de software aan de behoeften van UGent • •
input van leverancier aangaande nieuwe interessante configuraties en toepassingen voor UGent input vanuit UGent (nieuwe ideeën): - mogelijkheid om kleine en grote porties aan te bieden en te verrekenen aan de kassa, gekoppeld aan een correcte opvolging van het stockbeheer (indien beschikbaar) - gebruik van mobiele kassa’s in cafetaria’s om tijdelijk drukke momenten op te vangen - on-line bestelling door klanten van vnl broodjes - betaling van online-bestellingen door klanten - link met diverse infolijsten, waarbij info steeds gekoppeld is op artikelniveau - automatisatie van rapporten mbt verliespercentages (link tussen verbruiken en stockbeheer (indien beschikbaar)) - vereenvoudiging menuprogrammatie
17
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 5. Gebruiksvriendelijkheid van software
• gebruiksvriendelijkheid bij bediening van de kassa’s, en duidelijke opbouw van diverse schermen • gebruiksvriendelijkheid bij configuratie van kassaschermen • gebruiksvriendelijkheid bij klantenconfiguraties • gebruiksvriendelijkheid bij prijsaanpassingen • gebruiksvriendelijkheid bij aanpassingen artikelinfo • Gebruiksvriendelijkheid bij afsluiten kassa, wisselen kassierster 18
9
3/06/2014
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 6. Rapporteringsmogelijkheden en flexibiliteit bij maken van eigen rapporten
• iedere transactie die is uitgevoerd via de kassa’s, moet opgevraagd kunnen worden • gebruiksvriendelijkheid bij rapportering • maximale automatisering bij rapportering • flexibiliteit en eenvoudig om eigen rapporten op te stellen 19
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 7. Uitbreidingsmogelijkheden
• naar aantal kassa’s toe • met mobiele kassa’s • …
20
10
3/06/2014
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 8. Updates en upgrades
• Frequentie upgrades • Testsysteem voor updates/upgrades
21
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 9. Opleiding en gebruikersdocumentatie
• Instructies, systeemmeldingen, technische en functionele gebruikersdocumentatie in de Nederlandse taal met een opleiding voor keyusers en eindgebruikers • Degelijke opleiding voor: - Kassiersters - Gebruikers backoffice • Degelijke handleiding 22
11
3/06/2014
Kassasysteem voor de studentenrestaurants UGent 10. Het voorgestelde onderhoudscontract inclusief helpdesk • Help-desk – werkwijze / formules • Maatregelen voor uitbouw van robuust en betrouwbaar netwerk - Backup - Off-line procedure bij netwerkuitval / stroompannes /… - Manuele heropstart interfaces - Upgrades zijn voorzien in het onderhoudscontract (zonder meerprijs) en worden geïnstalleerd door de leverancier - Andere • Onderhoudscontract - 5/7 dagen – 8/22hr - Looptijd 4 jaar: 1 jaar en 3x stilzwijgend verlengbaar (opzegtermijn van 3 maand) 23
1b. Kassasysteem : Detail
26-05-2014
24
12
3/06/2014
Diverse datasystemen bevatten info over artikels • Artikel = product dat kan verkocht worden aan de kassa • SAP • Kassasysteem • Excel
25
1. Link SAP en huidig KASSASYSTEEM Op niveau van ARTIKEL
26
13
3/06/2014
SAP – bevat alle informatie over het ARTIKEL • • • • • • •
Artikelnaam Basishoeveelheid/eenheid -> porties Bestelhoeveelheid/eenheid -> verpakking Goederengroep (bv zetmeel, vegetarisch,…) Hoeveelheidseenheden: aantal stuks per verpakking Btw-code Status: – – – –
Blanco : aankoop-, verkoopartikel Hoofdartikel: enkel verkoopartikel Bulk: aankoop in bulk en verkoop per stuk/portie Blokkeren: niet meer in gebruik
• waarderingsklasse: voeding/niet-voeding • -> artikelnummer wordt gecreëerd (UNIEK NR) 27
Huidig kassasysteem – automatische overname uit SAP • • • • • • • • •
Artikelnummer Artikelnaam Goederengroep Status Aanmaakdatum Verkoopartikel Inkoopartikel Voorraadartikel Basishoeveelheid: porties 28
14
3/06/2014
Huidig kassasysteem – manuele ingave • Aanvinken van ‘meeneem’: om dit artikel te kunnen verkopen • Aanvinken van ‘uurperiodestatistiek’: om rapporten te kunnen trekken • Prijs artikel • Btw-code
29
2. Link SAP en huidig KASSASYSTEEM Op niveau van CONTRACT / INFORECORDS
30
15
3/06/2014
SAP – bevat alle informatie over het CONTRACT / INFORECORD • • • • • • • • • • • •
Contractsoort Contractdatum (begin looptijd) Valuta = euro Artikelnr Artikelnaam Doelhoeveelheid (geraamde hoeveelheid) Bestelhoeveelheid (in bv doos, zak…) Nettoprijs (prijs/verpakking) Goederengroep Einde looptijd Doelwaarde (totaal geraamd bedrag excl btw) leverancier
•
-> contractnummer/inforecordnummer wordt gecreëerd (UNIEK NR) 31
Huidig kassasysteem – automatische overname uit SAP • niets
32
16
3/06/2014
3. Link met Excel-bestand vanuit SAP (of vanuit kassasysteem?) Op artikelniveau is veel info beschikbaar: Nutritionele info, allergenen, calorieberekening, gebruiksnaam, duurzaamheid, vegetarisch/veganistisch, stocktelling, benaming in andere taal, prijs,… -
-
Deze info moet kunnen gebruikt worden om bv maandmenu samen te stellen, om labels af te drukken die welbepaalde info bevatten (caloriewaarde, gezondheidsscore, duurzaamheidsscore, pictures,…), om info ter beschikking te stellen aan de klant,… Deze info moet kunnen gebruikt worden in verschillende toepassingen, bv op website, in een app, op facebook, op beeldschermen OPEN VRAAG: -
Of programmatie en input van informatie op artikelniveau in SAP en overdracht van deze info naar excel ? (programmatie door UGent) Of programmatie en input van informatie op artikelniveau in kassasysteem en overdracht van deze info naar excel ? (programmatie door leverancier kassasysteem)
33
2a. Identificatie m.b.v. MIFARE – kaart (barcode)
26-05-2014
34
17
3/06/2014
2b. E-purse-betaling m.b.v. MIFARE – kaart (chip) & interface met Xafax
26-05-2014
35
3. Interfaces – overzicht
Belangrijk : Toepassing moet voor elke betaalwijze een manuele opstart voorzien voor een gedefinieerde periode ingeval SAP niet beschikbaar is 26-05-2014
36
18
3/06/2014
3a. Interface 1 : stamgegevens artikel (SAP kassasysteem) Veldnaam
voorbeeld
Artikelcode
6002009
Omschrijving
Tomatensalade
Artikelgroep
08
Status
05
Unit
2
26-05-2014
37
3b. Interface 2 : Planning (porties) (kassasysteem SAP) Voorbeeld : ZATB (eq. Aanvraag Tot Bestelling) Veldnaam
voorbeeld
Hoofding (1) -Aanvraagnummer -Magazijn
030004881 MG12
Detail (1 … n)
26-05-2014
-artikelcode
6002009
-hoeveelheid
25
-leveringsdatum
20140506 38
19
3/06/2014
Interface 3.1 : Externe factuur (Kassasysteem SAP) Interface 3.2 : Interne aanrekening (Kassasysteem SAP) Interface 3.3 : Cash ontvangsten (Kassasysteem SAP) (volgende slide) Interface 3.4 : E-purse (Kassasysteem SAP) 26-05-2014
39
3d.
Interface 3.3 : Cash ontvangsten (Kassasysteem SAP)
https://sapv21.aps.ugent.be:50001/XISOAPAdapter/MessageServlet?senderParty=&senderService=KASBOEK_PAND& amp;receiverParty=&receiverService=&interface=SI_KasBoeking_oa&interfaceNamespace=http%3A%2F%2F ugent.be%2Ffi%2Fkas%2Fboeking 26-05-2014
40
20
3/06/2014
3e. Interface 4 : Klanten (LDAP kassasysteem) Omschrijving veld
(Alfa)Numeriek
lengte
UGent-identificatie
N
12
Familienaam
AN
40
Voornaam
AN
30
Klantencode/groep
N (*)
4
(*) bepaalt de tariefcode van de klant - type kan/mag ook AN zijn 26-05-2014
41
4. Q &A Onderwerp
Assignee
1) beschrijving interface met e-purse
Toon
2) GKS : aandachtspunt 2de print
Geert
26-05-2014
42
21
3/06/2014
Bedankt voor uw interesse !
26-05-2014
43
22
