Informatiesessie Inwerkingtreding Gemeentedecreet Agentschap voor Binnenlands Bestuur Brugge, 1 december 2006 Gent, 4 december 2006 Leuven, 7 december 2006 Antwerpen, 11 december 2006 Hasselt, 13 december 2006
Gemeenteraadsverkiezingen 2006
Benoeming burgemeester en installatie van de diverse raden Rudy Janssens & Jo Craeghs
Voordracht en benoeming van de burgemeester
De akte van voordracht - Dubbele meerderheid - Sanctie: - ondertekenaar: verbod tot het bekleden van ambten en mandaten - lijst: schrapping van de dubbele handtekening - akte: blijft geldig indien dubbele meerderheid behouden blijft, zoniet is de hele akte onontvankelijk - Te ondertekenen door: - verkozenen bij voordracht voor installatievergadering - raadsleden die de eed hebben afgelegd bij voordracht na de installatievergadering - In te dienen: bij de provinciegouverneur
Ontvankelijkheidvereisten akte van voordracht Naam en voornaam kandidaat Eventueel: einddatum van het mandaat Eventueel: naam van de opvolger eveneens dubbele meerderheid vereist sanctie: zie akte van voordracht effectieve kandidaat vereiste moet vervuld zijn bij de voordracht andere benoemingsvoorwaarden: op datum van effectieve benoeming
Namen van de verkozenen (ook de opvolgers) gegroepeerd per lijst Namen en handtekening van de kandidaten die de voorgedragen kandidaat steunen
Bij te voegen documenten Uittreksel bevolkingsregister ook van de eventuele opvolger Bewijs van goed zedelijk gedrag alleen van effectief voorgedragen kandidaat niet van de eventuele opvolger
Onderzoek van de voordracht Door de provinciegouverneur controle van de ontvankelijkheid onderzoek eventuele onverenigbaarheden advies van de procureur-generaal advies over de geschiktheid van de kandidaat
Eedaflegging “Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen” In de handen van de gouverneur
Installatie van de gemeenteraad
Bijeenroeping van de nieuwe raad Van rechtswege: dinsdag 2 januari 2007 om 20 uur liefst toch een oproeping Ingeval van bezwaar binnen 10 dagen na definitieve uitspraak binnen 10 dagen na definitieve uitslag eventuele nieuwe verkiezingen Door de uittredende voorzitter in 2007 de uittredend burgemeester Door een uittredend lid van het college
Installatie van de raadsleden Voorgezeten door uittredend voorzitter in geval van verhindering: uittredend lid CBS Onderzoek van de geloofsbrieven vroeger: bestendige deputatie onderzoek eventuele bezwaren i.v.m. verkiesbaarheidsvoorwaarden onderzoek eventuele onverenigbaarheden Bezwaren Raad voor verkiezingsbetwistingen
Eedaflegging “Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen” In handen van: gemeenteraadsleden: de voorzitter van de installatievergadering voorzitter: de burgemeester uittredend en als raadslid herverkozen burgemeester: oudste gemeenteraadslid Niet afleggen van de eed afstand van het mandaat (eventueel na een tweede oproeping)
Rangorde van de raadsleden Niet meer verplicht Toch wenselijk voor eventuele vervanging verhinderde schepen voor eventuele vervanging ambtenaar van de burgerlijke stand Op basis van anciënniteit in om het even welke gemeente niet ononderbroken bij gelijke anciënniteit of: raadslid met de meeste naamstemmen of: verkozen op de lijst met de meeste stemmen
Fractievorming in de raad (1) Algemeen principe: één fractie Mogelijke afwijkingen verenigde lijsten: keuze voor één fractie (uiterlijk op de installatievergadering) kartels kunnen kiezen voor vorming twee fracties meer dan twee fracties is onmogelijk
Verzoek afwijkingen kartels: op een akte inzake fractievorming: te voegen bij de voordrachtsakte kiezen voor twee fracties mogelijkheid openlaten en beslissen op de installatievergadering
Fractievorming in de raad (2) Aangeven tot welke fractie men wil behoren op de akte inzake fractievorming onherroepbaar bij gebreke aan keuze geacht te opteren voor of: de grootste fractie of: de fractie waartoe de lijstaanvoerder behoort of: de fractie waartoe het kandidaatraadslid met de hoogste plaats op de lijst behoort
Verkiezing van de voorzitter van de gemeenteraad
Procedure (1) Verkiezing is verplicht Verkiezing onder Belgische raadsleden Op basis van een akte van voordracht iedereen mag slechts één akte ondertekenen sanctie: idem als bij de voordracht van de burgemeester dubbele meerderheid sanctie: idem als bij de voordracht van de burgemeester alle verkozenen kunnen tekenen, maar enkel de handtekeningen van degenen die de eed hebben afgelegd worden in rekening gebracht in te dienen bij de gemeentesecretaris uiterlijk 8 dagen voor de installatievergadering
Procedure (2) Einddatum van het mandaat facultatief Vermelding van de naam van de opvolger facultatief indien vermeld: dubbele meerderheid vereist bij de indiening van de akte andere benoemingsvoorwaarden: op het ogenblik van de effectieve aanstelling
Onderzoek van de akte van voordracht Door de voorzitter van de installatievergadering op de vergadering zelf Ingeval van ontvankelijke voordracht akteneming van de voordracht kandidaat wordt verkozen verklaard Bij gebreke aan een ontvankelijke voordracht voorzitter te verkiezen binnen 14 dagen mogelijkheid tot indienen akte van voordracht tot drie dagen voor de zitting iemand kan slechts één akte van voordracht ondertekenen (sanctie: cfr. burgemeester)
De verkiezing van de schepenen
Aantal schepenen Niet meer dwingend vastgesteld Alleen maximum- en minimumaantal Aantal vast te stellen via gezamenlijke akte van voordracht Bij gebreke aan ontvankelijke akte: beslissing op de installatievergadering Niet van toepassing voor de Rand en Voeren
Voorzitter OCMW als toegevoegde schepen Facultatief in 2007 Verplicht vanaf 2013 Beslissing om OCMW-voorzitter niet toe te voegen: op de installatievergadering Is een toegevoegde schepen met volledige bevoegdheden Mag andere bevoegdheden bij krijgen Stemrecht in het college, niet in de raad Niet van toepassing op de Rand en Voeren
Samenstelling van het college Personen van verschillend geslacht Toegevoegde OCMW-voorzitter telt mee in afwachting van die toevoeging kan college rechtsgeldig vergaderen is de laagste schepen in rang Bij gebreke aan rechtsgeldige samenstelling: vervanging van de laagste schepen in rang of: door het raadslid met de meeste naamstemmen of: door de opvolger met de meeste naamstemmen of: door het raadslid met de hoogste plaats op de lijst met uitzondering van de OCMW-voorzitter
Procedure voor aanstelling van de schepen (1) Principe: gezamenlijke akte van voordracht dubbele meerderheid moet voor elke kandidaat-schepen vervuld zijn ondertekening door alle verkozenen (dus ook de opvolgers) iemand mag slechts één akte ondertekenen: sanctie: cfr. burgemeester en voorzitter gevolgen: idem alleen de verkozenen die de eed hebben afgelegd worden in aanmerking genomen
Procedure voor aanstelling van de schepenen (2) Einddatum van het mandaat facultatief Geen ontvankelijke gezamenlijke akte van voordracht vaststelling aantal schepenen op installatievergadering afzonderlijke verkiezing binnen veertien dagen op voordracht van de gemeenteraadsleden, in te dienen uiterlijk drie dagen voor eerstvolgende vergadering enkele meerderheid indien geen voldoende schriftelijke voordrachten: mondeling ter zitting Vermelding van de naam van de opvolger facultatief indien vermeld: dubbele meerderheid vereist bij de indiening van de akte
Rangorde van de schepenen Bepaald door de gezamenlijke akte van voordracht Bij afzonderlijke verkiezing: bepaald door de volgorde van de stemmingen.
Eedaflegging “Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen” Af te leggen in handen van de burgemeester Na twee opvolgende weigeringen: afstand van het mandaat
Installatie van de OCMW-raad
De verkiezing van de leden (1) Akte van voordracht in te dienen bij de gemeentesecretaris Acht dagen voor de installatie Meerderheid van de lijst Personen van verschillend geslacht Vermelden van de opvolgers
De verkiezing van de leden (2) Verkiezing op de installatie van de gemeenteraad Aantal stemmen afhankelijk van aantal te verkiezen leden Geheime stemming Eén stemronde Staking van stemmen Personen van verschillend geslacht
Bijeenroeping van de raad Derde werkdag na de installatie van de gemeenteraad 5 januari 2007 om 20 uur Van rechtswege
Installatie van de raadsleden Door de voorzitter van de gemeenteraad Door een lid van het college van burgemeester en schepenen Eed: “Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen”
Verkiezing van de voorzitter
Cfr. verkiezing voorzitter gemeenteraad
Aanstelling vast bureau Voorzitter + aantal leden Voorzitter raad = voorzitter vast bureau Leden: geheime stemming in één stemronde Leden van verschillend geslacht
Verkiezing ondervoorzitters Maximaal twee ondervoorzitters Minder schepenen Op de voordrachtsakte Beslissing gemeenteraad Gekozen onder leden vast bureau Procedure: cfr. verkiezing voorzitter
Informatieplicht Voor alle mandaten Aan de Vlaamse Regering Binnen 20 dagen na de benoeming of aanstelling Ook tussentijds Doel: bijhouden databestand
Administratieve organisatie Mario Fockenier
Administratieve Organisatie Organogram Managementteam Afsprakennota Dagelijks bestuur Interne controle
Organogram Wat? Organisatiestructuur gemeentelijke diensten + gezagsverhoudingen Nut: maakt efficiënte en effectieve realisatie gemeentelijke beleidsdoelstellingen mogelijk In functie van strategie gemeente Veranderlijk in de tijd
Organogram strategische keuzes onbekend op 1/01/2007 ⇒ bestaande organisatie als vertrekpunt Bijsturing o.b.v. algemeen beleidsprogramma Organogram is belangrijk voor: - samenstelling managementteam - aanwijzing budgethouders
Managementteam (MT) Wat? Ambtelijk overlegorgaan Rol - coördinatie gemeentelijke diensten bij beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie - bewaking van eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie, werking van de gemeentelijke diensten, interne communicatie ⇒ verslagen van de beraadslagingen
Managementteam Samenstelling: → (adjunct-)gemeentesecretaris en financieel beheerder ⇒ verplicht → functies organogram waaraan lidmaatschap verbonden is → niet-leidinggevende personeelsleden bv. stafmedewerker Aanbevelingen: → beperkt aantal leden bij aanvang → huishoudelijk reglement
Afsprakennota Wanneer? → na iedere volledige vernieuwing gemeenteraad Beschrijft: - wijze van samenwerking ter realisatie van de beleidsdoelstellingen - omgangsvormen tussen bestuur en administratie - manier waarop gemeentesecretaris de door het CBS aan hem gedelegeerde bevoegdheden (cf. art. 58 GD) uitoefent
Afsprakennota Onderscheiden rollen: → mandatarissen kunnen zich focussen op het beleid → personeelsleden verantwoordelijk voor het beheer ⇒ Doel: samenwerkingsproblemen vermijden tijdens de uitvoering van de beleidsdoelstellingen
Dagelijks bestuur Definiëring begrip: → door gemeenteraad op voorstel van college van burgemeester en schepenen → op maat van de eigen organisatie
Dagelijks bestuur Invloed op: - bevoegdheidsverdeling tussen gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen (art. 43, §2, 10° - 12°, en art. 57, §3, 5° GD)
- mogelijkheid tot delegatie van budgethouderschap aan gemeentesecretaris (art. 159, §2, GD)
- vrijstelling verplichting voorafgaand visum (art. 160, §2, GD)
- gebruik van kasprovisies voor geringe exploitatieuitgaven (art. 162 GD)
Interne controle (IC) Gemeenten staan in voor de IC van hun activiteiten - ICS wordt vastgesteld door GS, na overleg met MT - ICS is onderworpen aan goedkeuring GR → goedkeuring ontslaat GS niet van zijn verantwoordelijkheid → ICS = dynamisch instrument, niet de bedoeling dat GS elke wijziging onmiddellijk voorlegt aan GR Het interne controlesysteem (ICS): → beschrijft wijze waarop IC wordt georganiseerd → wijst personen aan die ervoor verantwoordelijk zijn → bepaalt de rapporteringsverplichtingen ! IC is taak en verantwoordelijkheid van elk personeelslid !
Interne controle GS staat in voor organisatie en werking ICS GS rapporteert jaarlijks aan CBS en GR over ICS
→ moment om aan te geven hoe de vastgestelde gebreken of nieuwe situaties door de wijzigingen werden of zullen worden opgevangen → wenselijk dat rapportering door GS en goedkeuring door GR tijdens dezelfde zitting gebeurt
Interne controle GS brengt personeel op de hoogte van ICS Al belangrijke controle-elementen in decreet bv. nieuwe bevoegdheden GS en FB houden rekening met functiescheiding
Financiële procedures Rudi Hellebosch
Planning en financieel beheer Zou volledig wachten Aspecten inzake de financiële cyclus en de boekhouding blijven grotendeels bij het oude
Maar ... Wijzigingen bevoegdheden politieke organen, secretaris, financieel beheerder (ontvanger) ¾ (Financiële) processen in de organisatie veranderen substantieel
Invoering budgethouderschap ¾ Werken met doelstellingen
Uitgavenprocedure CBS
Secretaris
Budgethouder
Financieel beheerder
Leverancier
Procedure overheidsopdracht
Toewijzing
Visum
Betekening toewijzing
Registratie vastgelegde uitgave
Levering
Opmaken facturen
Financiële instelling
CBS
Secretaris
Ontvangst factuur
Registratie factuur
Boeking inkomende factuur (balans)
Budgethouder
Financieel beheerder
Leverancier
Financiële instelling
Goedkeuring factuur
Aanrekening factuur
Controle wettelijkheid
Betaalopdracht ondertekenen
Betaalopdracht ondertekenen
Boeking betaalopdracht
Boeking betaling
Betaling
Wettelijkheidcontrole uitgaven Voorafgaand visum door de financieel beheerder Ondertekening van de betalingsopdracht door de gemeentesecretaris
Voorafgaand visum door de financieel beheerder Art. 94 GD: de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen met budgettaire en financiële impact
Art 160, §2: De voorgenomen financiële verbintenissen zijn onderworpen aan een voorafgaand visum
Voorafgaand visum door de financieel beheerder De voorgenomen financiële verbintenissen Vóór het ontstaan van de verbintenis Overheidsopdrachten? Personeel? Leningen? …
Enkel verbintenissen die uitgaven voor gevolg hebben Verbintenissen Ù uitgaven Belastingen Verzekeringen Leningslasten …
Voorafgaand visum door de financieel beheerder De GR kan verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van visumverplichting Binnen de perken vastgelegd door de Vlaamse Regering (bedrag < limiet aangenomen factuur) Niet enkel overheidsopdrachten De volledige financiële impact Van de volledige looptijd van de verbintenis Verbintenis van onbepaalde duur: GR bepaalt de in aanmerking te nemen termijn
FB rapporteert éénmaal per semester aan GR (afschrift aan CBS & GS)
Wettelijkheidscontrole door de gemeentesecretaris Art. 163, §1: De financieel beheerder staat in voor de girale
betalingen
Betalingen in uitvoering van uitgaven kunnen niet gebeuren zonder een uitdrukkelijke betalingsopdracht van de gemeentesecretaris Door de ondertekening van de betalingsopdracht bevestigt de gemeentesecretaris dat de uitgave wettig en regelmatig is
Financiële verrichtingen Art. 93 GD: FB is bevoegd voor thesauriebeheer Art. 94 GD: FB staat in voor het debiteurenbeheer, inzonderheid de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten
Art. 163 GD: FB staat in voor de uitvoering van alle girale betalingen (na opdracht GS)
Financiële verrichtingen GS is bevoegd voor chartale verrichtingen
(art.
163, §1 en 169 GD)
Kan, onder de voorwaarden bepaald door de GR en na advies van FB personeelsleden: Kasprovisies ter beschikking stellen voor geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur Belasten met de inning van geringe dagontvangsten Verrichting moeten geregistreerd worden in een kasboekhouding Noodzakelijk element van procedure in ICS
Financiële verrichtingen Betalingen volgens de gewone uitgavenprocedure Inningen volgens de gewone ontvangstenprocedure Uitgaven die onmiddellijk betaald worden Ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden Verrichtingen inzake thesauriebeheer
Financiële verrichtingen Betalingen volgens de gewone uitgavenprocedure Giraal: Handtekening GS (of zijn gemachtigde) + handtekening FB (of zijn gemachtigde) FB bepaalt de uitvoeringsdatum Tussentijdse problemen oplossen in ICS Bestendige opdrachten
Chartaal: GS Personeelslid aangesteld door GS (excl. FB)
Financiële verrichtingen Inningen volgens de gewone ontvangstenprocedure Giraal: FB Chartaal: GS GS: ontvangstbewijs FB: kwijting
Financiële verrichtingen Uitgaven die onmiddellijk betaald worden Provisies voor geringe exploitatie)uitgaven Giraal: Is niet de bedoeling Ondertekend door provisiehouder
Chartaal: Door de provisiehouder Debetkaart, kredietkaart, elektronische portemonnee
Girale aanzuivering van de provisie dient met betalingsopdracht ondertekend door GS en FB
Financiële verrichtingen Ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden GS kan personeelsleden aanstellen voor de inning van geringe dagontvangsten Wat is een geringe dagontvangst? Giraal of chartaal? Overschrijving naar centrale rekening Beheerder FB
Financiële verrichtingen Verrichtingen inzake thesauriebeheer Giraal: enkel handtekening FB
Onderscheid tussen delegaties op basis van: Art. 163 GD: normale procedures Art. 162 GD: onmiddellijke betalingen en inningen
Neem contact met uw financiële instellingen!
Budgethouderschap Veerle Van Vaerenbergh
Definitie Definitie
(art 158):
een toegekende bevoegdheid tot het beheer van een budget dat taakstellend is Ö werken met doelstellingen Ö middel om personeelsleden te responsabiliseren
Budgethouderschap gaat volledig in werking CBS = hoofdbudgethouder, behoudens de uitzonderingen bepaald door of krachtens het gemeentedecreet (art 159, §1)
(sub)delegatie is mogelijk (art 159, §§ 2 t.e.m. 4)
Delegatiemogelijkheden CBS kan het budgethouderschap delegeren aan: 1. 2. 3.
de gemeentesecretaris; kan subdelegeren aan andere personeelsleden een personeelslid voor het budgethouderschap m.b.t. bepaalde budgetten voor activiteitencentra of projecten een wijkcomité of burgerinitiatief voor het budgethouderschap m.b.t. bepaalde budgetten voor projecten
MAAR!
1 = enkel voor aangelegenheden van dagelijks bestuur 2 /3 = ook voor aangelegenheden die dagelijks bestuur te boven gaan
Bevoegdheden budgethouder Bevoegdheden budgethouder: Verbintenissen aangaan, overeenkomstig het hem toevertrouwde budget (art. 160, §1) Voeren van procedures van overheidsopdrachten Toewijzen van opdracht Goedkeuren van de te betalen bedragen Ö Vaststellen van wijze van gunnen en voorwaarden is bevoegdheid van gemeenteraad, delegatie naar CBS en gemeentesecretaris is soms mogelijk (art. 43, §2, 11°, art. 57 , §3, 5° en 6° en art. 58) Facturatie van de opbrengsten van het aan hem toevertrouwde budget (art. 160, §3)
Periodieke rapporteringsverplichtingen voor budgethouders (art 167 en 168)
Planning: meerjarenplan en budget
Meerjarenplan Bepalingen treden nog niet in werking
(art. 146-
147)
Maakt deel uit van een totaalconcept Is nog niet voldoende uitgewerkt
Voorlopig werken met: Algemeen beleidsprogramma (art 242bis NGW) Meerjarig financieel beleidsplan (art 7 decreet van 28 april 1993)
Budget Budget = beleidsnota + financiële nota (art 149)
Beleidsnota: Concretisering van de beleidsdoelstellingen (van het algemeen beleidsprogramma) Toelichting omtrent de financiële toestand De aansluiting met de financiële nota
• Financiële nota: voorlopig ingevuld door begrip “begroting”
Overzicht planningsdocumenten
Algemeen beleidsprogramma Meerjarenplan Meerjarig financieel beleidsplan Beleidsnota Budget Financiële nota (begroting) Jaardoelstellingen Budgethouder Budget = doelstellingen = financiële vertaling van doelstellingen
Hoe begin ik eraan? Chris Merre
Korte termijn noodzakelijk Gemeenteraad: Definiëring dagelijks bestuur Grenzen van vrijstelling van verplicht visum Delegatie aan GS goedkeuring betalingsstukken Kasprovisies
CBS: Delegatie aan GS goedkeuring betalingsstukken
Gemeentesecretaris/financieel beheerder: (digitale handtekeningen) financiële instellingen Gemachtigden
Financiële procedures Procedure kascontroles
Korte termijn aangewezen Voorlopig organogram In functie van managementteam
CBS/gemeentesecretaris: afsprakennota
Gemeentesecretaris: aanstelling provisiehouders aanstelling personeelsleden geringe dagontvangsten
Gemeentesecretaris/financieel beheerder: Procedure dwangschrift niet-fiscale vorderingen
Interne Controle Evalueer bestaande elementen Op basis van Frequentie Risico
Aanleiding 1: de nieuwe processen Regelgeving is minimum Meer is noodzakelijk
Plan de verdere afwerking
Dit is : veranderingsmanagement Geleidelijkheid, niets is beton Budgethouderschap: delegeer als je er klaar voor bent
Proces belangrijker dan vorm Interne Controle Werken met doelstellingen
Maatwerk! Nuanceer, differentieer Samenwerkingsmodel : Steun uw budgethouders: Overheidsopdrachten, “boekhouden”, ICT
Herbruik bestaande elementen: managementteam
Cultuurverandering op alle niveau’s Taak voor iedereen: ics, wettelijkheid
Beheers dus plan uw aanpak
Stappenplan Informeer uzelf, mandatarissen en medewerkers Wacht niet! Zet uw concrete stappen uit In samenwerking Beperk de risico’s
Communiceer ze Aanbevolen : mededeling aan Gemeenteraad
Ondersteuning door ABB Omzendbrief Infosessies Presentaties: herbruikbaar Helpdesk:
[email protected] Website: http://www.binnenland.vlaanderen.be/ Nieuwsbrief: binnenl@nd Voorbeelden Steun initiatieven: opleidingen edm
