Agentschap voor Binnenlands Bestuur Team Inburgering
Algemene offerteaanvraag Bestek nr. 2009/IB/004
Vertaalopdrachten raamovereenkomst Uiterste datum voor het indienen van de offertes:
27 juli 2009, 15uur
U kunt zowel de papieren als de digitale versie van dit bestek gratis op dit adres verkrijgen, doch enkel de papieren versie zal als referentie en bewijs gelden. Bijlagen: inschrijvingsbiljet
1
INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL................................................................................................................................................. 2 HOOFDSTUK 1: ALGEMENE CONTEXT VAN DE OPDRACHT .............................................................. 3 1.1 OVER INBURGERING ...................................................................................................................................... 3 1.2 HET INBURGERINGSTRAJECT ......................................................................................................................... 3 1.3 RECHT EN PLICHT .......................................................................................................................................... 3 1.4 ADMINISTRATIEVE GELDBOETE ..................................................................................................................... 3 1.5 MEER INFORMATIE ........................................................................................................................................ 3 HOOFDSTUK 2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT........................................................................... 4 2.1 INHOUD VAN DE OPDRACHT ........................................................................................................................... 4 2.2 AARD VAN DE OPDRACHT .............................................................................................................................. 4 2.3 OPVOLGING OPDRACHT EN SAMENWERKING ................................................................................................. 5 2.4 TIJDSTABEL VOOR DE PROCEDURE ................................................................................................................. 5 2.5 AFWIJKINGEN ................................................................................................................................................ 6 HOOFDSTUK 3. IN DE OFFERTE TE BEHANDELEN ELEMENTEN ...................................................... 7 3.1 AANBOD ........................................................................................................................................................ 7 3.2 PRIJS .............................................................................................................................................................. 7 3.3 KWALITEIT .................................................................................................................................................... 7 HOOFDSTUK 4. CRITERIA WAAROP DE OFFERTES BEOORDEELD WORDEN .............................. 8 4.1 DE KWALITEIT ............................................................................................................................................... 8 4.2 DE PRIJS ......................................................................................................................................................... 8 4.3 AANBOD ........................................................................................................................................................ 8 HOOFDSTUK 5. ALGEMENE BEPALINGEN................................................................................................ 9 5.1 OPDRACHTGEVEND BESTUUR ........................................................................................................................ 9 5.2 BIJKOMENDE INLICHTINGEN .......................................................................................................................... 9 5.3 AARD EN CLASSIFICATIE VAN DE OPDRACHT ............................................................................................... 10 5.4 UITVOERINGSTERMIJN ................................................................................................................................. 10 5.5 REGELGEVING DIE VAN TOEPASSING IS OP DEZE OPDRACHT ........................................................................ 10 5.6 GEEN VERGOEDING VOOR NIET-GESELECTEERDE KANDIDAAT-INSCHRIJVERS ............................................. 11 HOOFDSTUK 6. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN .............................................................................. 12 6.1 KWALITATIEVE SELECTIE (HOEDANIGHEID VAN DE INSCHRIJVER)............................................................... 12 6.2 ONVERENIGBAARHEDEN.............................................................................................................................. 12 6.3 BIJZONDERE VERBINTENISSEN VAN DE INSCHRIJVER ................................................................................... 13 6.4 BIJZONDERE VERBINTENISSEN VAN DE OPDRACHTNEMER ........................................................................... 13 6.5 ONDERAANNEMING ..................................................................................................................................... 13 6.6 TIJDELIJKE VERENIGINGEN .......................................................................................................................... 14 6.7 PRIJS EN PRIJSBEPALING .............................................................................................................................. 14 6.8 INHOUD EN VORM VAN DE OFFERTE ............................................................................................................. 14 6.9 AANTAL EXEMPLAREN ................................................................................................................................ 15 6.10 INDIENEN VAN DE INSCHRIJVINGEN EN DE OPENINGSZITTING .................................................................... 15 6.11 TAALGEBRUIK ........................................................................................................................................... 15 6.12 GESTANDDOENINGSTERMIJN VOOR DE INSCHRIJVERS................................................................................ 15 6.13 BORGTOCHT .............................................................................................................................................. 16 6.14 BETALINGSWIJZE ....................................................................................................................................... 16 6.15 PRIJSHERZIENINGEN .................................................................................................................................. 17 6.16 RAPPORTAGE ............................................................................................................................................. 17 6.17 CONTROLE EN TOEZICHT ........................................................................................................................... 17 6.18 KEURING ................................................................................................................................................... 17 6.19 RECHTSVORDERINGEN ............................................................................................................................... 18 6.20 OPLEVERING .............................................................................................................................................. 18 6.21 SANCTIES ................................................................................................................................................... 18 6.22 INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN ....................................................................................................... 18 6.23KLACHTEN EN VERZOEKEN......................................................................................................................... 19
2
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE CONTEXT VAN DE OPDRACHT 1.1 Over Inburgering De Vlaamse Regering engageert er zich toe te werken aan een Vlaanderen waarin alle mensen, ongeacht hun herkomst, kunnen samenleven in diversiteit. Dit gebeurt op grond van gelijkwaardigheid en een actief, gedeeld burgerschap. Het is de bedoeling dat élke Vlaming actief aan de samenleving kan deelnemen. Inburgering is een geschikte manier om nieuwe Vlamingen de kans te geven om dit actief, gedeeld burgerschap op te nemen. Het inburgeringsbeleid is bedoeld voor vreemdelingen die zich langdurig in Vlaanderen of Brussel komen vestigen. Ook Belgen die niet in België geboren zijn en van wie minstens één van de ouders niet in België geboren is, behoren tot de doelgroep van het inburgeringsbeleid. Deze inburgeraars hebben recht op een inburgeringstraject. Een deel van hen is ook verplicht een dergelijk traject te volgen.
1.2 Het inburgeringstraject Het inburgeringstraject bestaat uit een primair en een secundair gedeelte. Het primaire inburgeringstraject wordt gecoördineerd door het onthaalbureau en bestaat uit een vormingsprogramma ondersteund door een individuele begeleiding van de inburgeraar. Het vormingsprogramma wordt samengesteld uit lessen Nederlands, een kennismaking met de Vlaamse samenleving (maatschappelijke oriëntatie) en een onderdeel loopbaanoriëntatie dat naargelang het perspectief van de inburgeraar een begeleiding naar werk, naar onderwijs en /of naar vrijwilligerswerk en socioculturele participatie inhoudt.
1.3 Recht en plicht De inburgeringsplicht houdt in dat verplichte inburgeraars zich tijdig op het onthaalbureau moeten aanmelden en met regelmaat de lessen moeten volgen. Wanneer ze dat niet doen, kunnen ze beboet worden. Dat geldt ook wanneer ze niet meewerken aan het tot stand komen van hun inburgeringstraject of weigeren een inburgeringscontract te tekenen. Ook rechthebbende inburgeraars kunnen beboet worden wanneer ze hun inburgeringscontract niet naleven.
1.4 Administratieve geldboete Inbreuken op de inburgeringsplicht en op het inburgeringscontract kunnen leiden tot een administratieve geldboete. Vijf handhavingsambtenaren van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur voeren het onderzoek naar inbreuken en leggen eventueel boetes op.
1.5 Meer informatie Meer informatie vindt u op www.inburgering.be. Op die website vindt u o.a. de volgende relevante regelgeving: • Decreet van 28 februari 2003 betreffende het Vlaams inburgeringsbeleid • Besluit van de Vlaamse Regering van 15 december 2006 betreffende de uitvoering van het Vlaamse inburgeringsbeleid • Besluit van de Vlaamse Regering van 12 september 2008 betreffende het opleggen van en administratieve geldboete aan rechthebbende en verplichte inburgeraars
3
HOOFDSTUK 2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 2.1 Inhoud van de opdracht De communicatie van de handhavingsambtenaren naar de inburgeraars gebeurt in het Nederlands met een vertaling naar de moedertaal of contacttaal van de betrokkenen. De handhavingsambtenaren beschikken hiervoor over standaardbrieven die vertaald zijn naar 15 talen (en zullen nog vertaald worden naar 3 bijkomende talen). De standaardbrieven dienen echter aangevuld te worden met informatie en feiten die specifiek zijn voor een bepaald dossier. M.a.w: de standaardbrieven bevatten standaardformuleringen over de procedure maar moeten aangevuld worden met een relaas van de feiten, overwegingen en besluiten die eigen zijn aan het dossier van de inburgeraar. Daarnaast moet ook de anderstalige communicatie van de betrokken inburgeraar vertaald worden naar het Nederlands. De handhavingsambtenaren zijn gebonden aan strikte termijnen voor hun communicatie met inburgeraars. Tot slot houdt de opdracht in om onder andere al bestaande of nieuw te ontwikkelen standaardbrieven, attesten, contracten, folders en andere standaardocumenten en (korte) teksten te vertalen De opdrachtgever stelt de Nederlandse en Engelse standaardbrieven ter beschikking. De opdrachtnemer moet minstens voor volgende talen kunnen instaan: het Albanees, Arabisch, Armeens, Bulgaars, modern Chinees, Engels, Frans, Farsi, Hindi, Italiaans, Kroatisch, Pools, Portugees, Roemeens, Russisch, Spaans, Thai en Turks. Het ter beschikking kunnen stellen van deze talen geldt als een kwalitatief selectiecriterium (zie hoofdstuk IV van dit bestek). Het staat de opdrachtnemer vrij om rechtstreeks te vertalen van en naar het Nederlands of te werken met Engelse vertalingen.
2.2 Aard van de opdracht De opdracht houdt concreet in: • de vertaling (met revisie) op aanvraag van de specifieke passages van brieven aan inburgeraars naar de moedertaal of contacttaal van de inburgeraar • de vertaling (met revisie) op aanvraag naar het Nederlands van brieven van inburgeraars aan de handhavingsambtenaren • de vertaling (met revisie) van o.a. attesten, contracten, standaardbrieven, folders en (korte) teksten. •
Deze opdracht beslaat een raamovereenkomst die op aanvraag wordt opgenomen. De opdracht start vermoedelijk in september 2009 en duurt maximaal 4 jaar.
•
De individuele opdrachten worden toegekend op aanvraag en starten door toezenden van een bestelbon.
•
De leveringstermijn voor de vertalingen op aanvraag bedraagt vijf werkdagen. De termijn gaat in op het moment van de ontvangst van het document dat vertaald moet worden. Bij 4
dringendheid bedraagt de leveringstermijn 24u. De termijn gaat in op het moment van de ontvangst van het document dat vertaald moet worden. •
De leveringstermijn voor de vertaling en de revisie van o.a. de attesten, contracten, standaardbrieven, folders en teksten op aanvraag bedraagt 20 werkdagen De termijn gaat in vanaf de ontvangst van de Nederlandse en Engelse versies. Bij dringendheid bedraagt de leveringstermijn 24u. Indien het geen dringende opdracht is, kan er vooraf een andere timing afgesproken worden.
•
De vertalingen moeten correct zijn en volledig. De inschrijver verbindt zich ertoe al het nodige te doen om zelf het vereiste bronnenmateriaal en de nodige documentatie te verzamelen om een correcte en volledige vertaling te kunnen afleveren. De kosten die hieruit voort vloeien kunnen niet worden aangerekend.
•
De lay-out van de vertaling moet conform zijn aan die van de brontekst tenzij anders door de opdrachtgever is bepaald. De brontekst kan opgemaakt zijn in Word maar ook in Powerpoint of Indesign. De vertalingen worden digitaal aangeleverd aan de opdrachtgever.
•
De opdrachtgever plaatst een bestelling voor het vertalen van teksten naargelang de vertaalbehoeften. De opdrachtgever kan geen gegarandeerd volume voor het aantal te vertalen teksten per jaar geven. De opdrachtnemer krijgt geen enkele vorm van exclusiviteit voor het uitvoeren van vertaalwerk voor het Agentschap voor Binnenlands Bestuur.
•
Voor de volledige looptijd van dit raamovereenkomst, zal er voor minimum voor 10.000 euro (excl. BTW) en voor maximum voor 200.000 euro (excl. BTW) aan vertalingen besteld worden.
•
Wanneer de opdrachtnemer een derde wil inschakelen is dit mogelijk na afspraak en mits goedkeuring van de aanbestedende overheid. De kwaliteit en prijs moeten dezelfde zijn als deze afgesproken in dit bestek.
•
De overeenkomst die op basis van dit bestek wordt afgesloten, geldt als raamcontract waarbinnen door de opdrachtgever bepaalde teksten kunnen besteld worden
2.3 Opvolging opdracht en samenwerking De opdrachtgever vraagt voor de realisatie van deze opdracht een nauwe samenwerking met de opdrachtnemer. Dit betekent dat de opdrachtnemer een direct aanspreekpunt voorzien opdat regelmatig overleg vlot kan verlopen. De opdrachtgever treedt gedurende de volledige periode op als projectleider en beslist over alle afwijkingen in het verloop van deze opdracht.
2.4 Tijdstabel voor de procedure 05 juni 2009 27 juli 2009 augustus 2009 Eind augustus/begin september 2009
Verzending bestek Indienen offertes Beoordeling van de offertes Gunning van de opdracht
5
2.5 Afwijkingen Artikel 81 bis van het KB van 08.01.1996 Het elektronisch indienen van offertes via het internet (email, ftp) of andere is niet toegestaan gezien momenteel niet kan voldaan worden aan de technische specificaties die vereist zijn. Artikel 5 van de A.A.V. van het KB van 26.09.1996 De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen volgend op de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij een borgtocht van 7,5% van 10.000 euro (=het gegarandeerde minimumbedrag van bestellingen voor vertalingen voor de looptijd van dit raamovereenkomst), heeft gesteld, conform de modaliteiten bepaald in artikel 5 §3 van de A.A.V. De borgtocht geldt voor de overeenkomst van 4 jaar en moet dus slechts 1 keer gestort worden.
6
HOOFDSTUK 3. IN DE OFFERTE TE BEHANDELEN ELEMENTEN 3.1 Aanbod Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte alle talen opgeeft die hij kan aanbieden voor vertalingen van en naar het Nederlands. Om deze opdracht te kunnen toegewezen krijgen, dient de opdrachtnemer minimaal volgende talen te kunnen aanbieden (zie 6.1): het Albanees, Arabisch, Armeens, Bulgaars, modern Chinees, Engels, Frans, Farsi, Hindi, Italiaans, Kroatisch, Pools, Portugees, Roemeens, Russisch, Spaans, Thai en Turks.
3.2 Prijs Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte de prijs (in euro) opgeeft: • per taal • per regel (60 tekens inclusief spaties) • het tarief voor dringende vertalingen binnen de 24u of in het weekend • alle prijzen moeten exclusief en inclusief BTW gegeven worden Alle taksen (bv. zegeltaks) moeten in de prijs inbegrepen zijn. Ook de auteursrechten voor de vertaling moeten in de prijs inbegrepen zijn. De prijzen per dienst of per product zijn uiteindelijk indicatief, maar het totaal van de te leveren diensten of producten moet worden geleverd tegen de totaal overeengekomen prijs.
3.3 Kwaliteit Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte weergeeft: • hoe hij de vertalingen zal aanpakken, hoe hij te werk zal gaan • hoe hij zal verzekeren dat de vertalingen binnen het bijbestek tijdsbestek zullen gebeuren • hoe de revisie van de vertalingen zal gebeuren.
7
HOOFDSTUK
4.
CRITERIA BEOORDEELD WORDEN
WAAROP
DE
OFFERTES
De onderstaande gunningscriteria werden gerangschikt volgens belangrijkheid en op een totaal van 100 punten
4.1 De kwaliteit Dit criterium wordt getoetst aan de hand van: • de aanpak • het tijdspad Dit betreft een uitleg bij de aanpak van de vertalingen en de werkwijze van het vertaalbureau en het tijdspad waarbinnen gewerkt kan worden. Een goede omschrijving van de werkwijze en onze beoordeling naar hoe realistisch dit is, wordt meegenomen in de beoordeling. Alle extra’s die in de dienstverlening vervat zitten kunnen hierin omschreven worden. Dit criterium wordt gequoteerd op 40 punten.
4.2 De prijs Dit criterium wordt getoetst aan de gemiddelde prijs per regel (60 tekens inclusief spaties) van de 18 talen die minimum vereist zijn om de opdracht te kunnen uitvoeren. Dit criterium wordt gequoteerd op 40 punten.
4.3 Aanbod Dit criterium wordt beoordeeld op de talen in welke de inschrijver vertalingen van en naar het Nederlands kan aanbieden. Het Albanees, Arabisch, Armeens, Bulgaars, modern Chinees, Engels, Frans, Farsi, Hindi, Italiaans, Kroatisch, Pools, Portugees, Roemeens, Russisch, Spaans, Thai en Turks (de gevraagde 18 talen) moeten hier minstens toe behoren. Dit criterium wordt gequoteerd op 20 punten. Verder is artikel 88 § 1 (het verstrekken van inlichtingen om het onderzoek van de offerte mogelijk te maken is verplicht) van toepassing.
8
HOOFDSTUK 5. ALGEMENE BEPALINGEN 5.1 Opdrachtgevend bestuur Deze opdracht wordt uitgeschreven door De Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest Agentschap voor Binnenlands Bestuur Team Inburgering Boudewijnlaan 30, bus 70 1000 Brussel T: 02 553 40 38 De inschrijver moet alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht richten aan het volgende adres: Annelies Fouquaet Agentschap voor Binnenlands Bestuur Team Inburgering Boudewijnlaan 30, bus 70 kamer 2B 35a 1000 Brussel T: 02 553 34 - F: 02 553 01 92 E-mail:
[email protected] De leidende ambtenaar is de heer Piet Van der Plas, wnd. algemeen-directeur van de afdeling Beleid Binnenland, Steden en Inburgering. Zijn plaatsvervanger is mevrouw Annelies Fouquaet, adjunct van de directeur. U kunt zowel de papieren als de digitale versie van dit bestek gratis op dit adres verkrijgen, doch enkel de papieren versie zal als referentie en bewijs gelden.
5.2 Bijkomende inlichtingen Voor bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over het bestek, kunt u terecht bij: Karim Cherroud Annelies Fouquaet Afdeling Beleid Binnenland, Steden en Afdeling Beleid Binnenland, Steden en Inburgering Inburgering Agentschap voor Binnenlands Bestuur Agentschap voor Binnenlands Bestuur Vlaams ministerie van Bestuurszaken Vlaams ministerie van Bestuurszaken Boudewijnlaan 30, bus 70 Boudewijnlaan 30, bus 70 kamer 2B35a kamer 2B35a 1000 Brussel 1000 Brussel T: 02 553 37 97 - F: 02 553 01 92 T: 02 553 34 64 - F: 02 553 01 92 E-mail:
[email protected] E-mail:
[email protected]
9
5.3 Aard en classificatie van de opdracht Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten moet deze opdracht worden beschouwd als een dienstenopdracht (in de zin van art. 5 van de wet van 24.12.93). De opdracht wordt gegund via een algemene offerteaanvraag op basis van artikel 14 van de wet van 24 december 1993. De opdracht heeft betrekking op de CPV-code 79530000-8 (vertaaldiensten).
5.4 Uitvoeringstermijn De globale uitvoeringstermijn van de opdracht bedraagt 4 jaar. De individuele opdrachten worden toegekend op aanvraag en starten door toezenden van een bestelbon. De leveringstermijn voor de vertalingen op aanvraag bedraagt vijf werkdagen. De termijn gaat in op het moment van de ontvangst van het document dat vertaald moet worden. Bij dringendheid bedraagt de leveringstermijn 24u. De termijn gaat in op het moment van de ontvangst van het document dat vertaald moet worden. De leveringstermijn voor de vertaling en de revisie van onder andere de attesten, contracten, standaardbrieven, folders en teksten op aanvraag bedraagt 20 werkdagen De termijn gaat in vanaf de ontvangst van de Nederlandse en Engelse versies. Bij dringendheid bedraagt de leveringstermijn 24u. Indien het geen dringende opdracht is, kan er vooraf een andere timing afgesproken worden.
5.5 Regelgeving die van toepassing is op deze opdracht In zover niet afgeweken wordt van de bepalingen van het bestek, dat deze opdracht regelt, zijn op deze opdracht ook van toepassing, de bepalingen en voorwaarden van: 1. de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; 2. het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; 3. het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage, zijnde de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen, opgenomen in de bovenstaande wettelijke en reglementaire teksten, en alle erop volgende wijzigingen, te kennen en te aanvaarden. Door in te schrijven verklaart de opdrachtnemer uitdrukkelijk dat hij alle bepalingen van de Normen Vlaamse overheidscommunicatie zal naleven. U kunt deze normen raadplegen op http://www3.vlaanderen.be/communicatie/cms_files/file139.pdf ).
10
5.6 Geen vergoeding voor niet-geselecteerde kandidaat-inschrijvers De inschrijvers die een offerte hebben ingediend maar aan wie de opdracht niet werd gegund, kunnen geen aanspraak maken op een vergoeding.
11
HOOFDSTUK 6. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 6.1 Kwalitatieve selectie (hoedanigheid van de inschrijver) Door in te schrijven voor deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art.69 van het KB van 08.01.1996. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via de elektronische weg op conform art.72, §5 van het KB van 08.01.1996. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art.69bis, §2 van het KB van 08.01.1996. Met toepassing van artikel 69 moeten volgende documenten bij de offerte toegevoegd worden: •
Een attest voor overheidsopdrachten van de directe belastingen dat aantoont dat de inschrijver geen directe belastingen, nalatigheidsintresten en vervolgingskosten schuldig is aan de directe belastingen.
•
Een attest voor overheidsopdrachten van de belastingen dat aantoont dat de inschrijver geen BTW-schulden heeft.
•
Een bewijs van een blanco strafregister;
6.1.1 De financiële en economische draagkracht van de inschrijver wordt aangetoond door het voorleggen van: •
•
Een passende bankverklaring te voegen, waarbij de bankier de financiële gezondheid van de inschrijver bevestigt, rekening houdend met de omvang en complexiteit van de opdracht. Of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico’s.
6.1.2 De technische bekwaamheid van de inschrijver wordt aangetoond door de volgende punten: 1. De studie- en beroepskwalificaties van de inschrijver en/of het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor opvolging de vertalingen en de opvolging revisies (in CV). 2. Een beschrijving van de maatregelen die de inschrijver treft om de kwaliteit van de uitvoering te waarborgen. 3. Een bewijs dat hij kan instaan voor de vertaling van en naar het Nederlands van de volgende talen: het Albanees, Arabisch, Armeens, Bulgaars, modern Chinees, Engels, Frans, Farsi, Hindi, Italiaans, Kroatisch, Pools, Portugees, Roemeens, Russisch, Spaans, Thai en Turks. 4. Flexibiliteit van het personeel (inzetbaarheid).
6.2 Onverenigbaarheden Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden zoals bedoeld in artikel.78 van het KB van 08/01/1996.
12
6.3 Bijzondere verbintenissen van de inschrijver De inschrijver zal geen informatie aan derden meedelen die hij vanwege de opdrachtgever ontvangt met het oog op het uitwerken van de offerte. De dienstverlener moet alle maatregelen treffen om het vertrouwelijke karakter van de verstrekte gegevens te doen bewaren door hemzelf en door iedereen die er toegang tot heeft. Vastgestelde inbreuken op deze verbintenis worden bestraft met een uitsluiting van deelname aan kandidaatstellingen voor overheidsopdrachten voor een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de inbreuk werd vastgesteld.
6.4 Bijzondere verbintenissen van de opdrachtnemer De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. Die informatie kan in geen enkel geval zonder de schriftelijke toestemming van de opdrachtgever worden meegedeeld aan derden. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de samenstelling van het team dat voor de uitvoering van de opdracht is opgegeven niet te wijzigen, tenzij in geval van overmacht. In dat geval doet hij hiervan onmiddellijk en gemotiveerd mededeling aan de opdrachtgever, die kan beslissen tot goedkeuring van deze wijziging of tot inperking of stopzetting van de opdracht. De opdrachtnemer duidt voor de uitvoering van de opdracht één medewerker aan als contactpersoon voor de opdrachtgever. Tenzij in geval van overmacht, kan geen andere medewerker als contactpersoon fungeren. Onderdelen van de opdracht kunnen slechts met het schriftelijk akkoord van de opdrachtgever worden uitbesteed aan niet in de offerte bij naam vernoemde derden. De opdrachtnemer blijft steeds aansprakelijk ten opzichte van de opdrachtgever. De opdrachtnemer kan de opdrachtgever niet binden ten opzichte van derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel gebruiken als referentie of ‘case’, maar enkel indien hij daarvoor onmiddellijk na de voltooiing schriftelijk de toestemming heeft gevraagd en gekregen van de opdrachtgever. Deze opdracht mag niet eerder als ‘case’ worden voorgelegd aan derden en ook achteraf niet, in zoverre mocht blijken dat de opdracht niet werd uitgevoerd of indien ze volgens de opdrachtgever niet werd uitgevoerd.
6.5 Onderaanneming Onderaanneming wordt toegestaan, maar indien de inschrijver hiervan gebruik wil maken, dan dient hij: • te melden voor welk deel hij de onderaannemer inschakelt; • per onderaannemer de identiteit en de coördinaten van deze onderaannemer. Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur behoudt zich het recht voor om gemotiveerd een onderaannemer te weigeren.
13
6.6 Tijdelijke verenigingen Tijdelijke verenigingen worden niet toegestaan.
6.7 Prijs en prijsbepaling De opdracht wordt uitgevoerd tegen een vaste eenheidsprijs, inclusief BTW. In de prijzen zijn dus onder meer inbegrepen: loon, auteursrechten, overhead. Alle prijzen moeten worden opgegeven in euro. De prijzen mogen tot vier cijfers na de komma worden gepreciseerd. De BTW moet apart worden vermeld om bij de prijs van de offerte te worden gevoegd. Alle overige heffingen, retributies en accijnzen zijn begrepen in de prijs. Het is toegelaten alternatieve voorstellen in te dienen.
6.8 Inhoud en vorm van de offerte De inschrijving moet onder andere zeker de onderstaande documenten bevatten om te kunnen worden beoordeeld: 1. Het inschrijvingsbiljet, dat moet worden opgesteld volgens het model dat bij dit bestek is gevoegd (zie bijlage). Het inschrijvingsbiljet moet worden ingevuld, gedateerd, en ondertekend door de persoon die bevoegd is om de inschrijver te binden. Het inschrijvingsbiljet heeft betrekking op de totaliteit van de opdracht. Het inschrijvingsbiljet en elk van de bijlagen dienen op straffe van nietigheid door de inschrijver ondertekend te zijn. De inschrijver voegt hierbij een machtiging dat de perso(o)n(en) die de inschrijving onderteken(t)(en) geldig kan (kunnen) verbinden. Het inschrijvingsbiljet en alle aanvullende essentiële stukken dienen in het Nederlands opgesteld te zijn. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde vertaling eisen. 2. De statuten van de onderneming. 3. Het ondernemingsnummer. 4. De documenten die gevraagd werden onder 6.1 5. De antwoorden op alle vragen die in dit bestek worden gesteld. Alle correcties, schrappingen, doorhalingen, overschreven stukken of aanvullingen in de eigenlijke offerte, in de inventaris, of in de antwoorden, moeten van een handtekening door de bevoegde persoon voorzien zijn. Opgelet: een paraaf zetten, volstaat niet! Op elke offerte of inventaris die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: “Ik, ondergetekende ……………………. verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en inventaris en neem daarvoor alle verantwoordelijkheid op.”
14
“Iedere vermelding die strijdig is met het door de aanbestedende overheid vastgelegde model moet als niet geschreven worden beschouwd met uitzondering van de eventuele aangevulde leemten die op de laatste bladzijden van mijn document worden vermeld.” De inschrijvers worden eveneens verzocht hun offerte te voorzien van paginanummers.
6.9 Aantal exemplaren De inschrijver dient zijn offerte in vijf exemplaren in (één origineel en vier kopieën).
6.10 Indienen van de inschrijvingen en de openingszitting De inschrijvingen moeten per aangetekend schrijven of tegen ontvangstbewijs uiterlijk op 27 juli 2009, 15 u worden bezorgd aan: Annelies Fouquaet Afdeling Beleid Binnenland, Steden en Inburgering Agentschap voor Binnenlands Bestuur Vlaams ministerie van Bestuurszaken Boudewijnlaan 30, bus 70 Kamer 2B35a 1000 Brussel T: 02 553 34 64 - F: 02 553 01 64 Bij persoonlijke afgifte gebeurt dit tegen ontvangstbewijs en in het bovenvermelde lokaal. De offerte wordt in een definitief gesloten omslag gestoken. Deze omslag moet op een zodanige wijze worden gesloten, dat de opening ervan niet kan gebeuren zonder sporen na te laten. Op deze omslag wordt naast het adres vermeld: “Drukwerk van de Nederlandse versie van de cursus maatschappelijke oriëntatie ” en “NIET OPENEN. Bij verzending per post, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag gestoken, met dezelfde vermelding als hiervoor. De opening van de inschrijvingen heeft plaats op 27 juli 2009 om 15u15 in het Boudewijngebouw, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel. Het juiste lokaal wordt meegedeeld door de centrale receptie van het Boudewijngebouw.
6.11 Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke communicatie met het opdrachtgevende bestuur. De uitvoering van de opdracht gebeurt volledig in het Nederlands
6.12 Gestanddoeningstermijn voor de inschrijvers De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtachtig. kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste datum voor de indiening van de offertes.
15
6.13 Borgtocht De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen volgend op de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij een borgtocht van 7,5% van 10.000 euro (=het gegarandeerde minimumbedrag van bestellingen voor vertalingen voor de looptijd van dit raamovereenkomst), heeft gesteld, conform de modaliteiten bepaald in artikel 5 §3 van de A.A.V. De borgtocht geldt voor de overeenkomst van 4 jaar en moet dus slechts 1 keer gestort worden.
6.14 Betalingswijze De betalingen worden uitgevoerd door de Managementondersteunende Dienst boekhouding. Schuldvorderingen en facturen worden overgemaakt en geadresseerd aan: Annelies Fouquaet Adjunct van de directeur Agentschap voor Binnenlands Bestuur Team Inburgering Boudewijnlaan 30 bus 70 Kamer 2B35a 1000 Brussel T: 02 553 34 64 - F: 02 553 01 92 Per opdracht maakt de opdrachtnemer een kostenraming aan de hand van de gegeven briefing. Deze kostenraming wordt in bijlage met de factuur meegestuurd. Facturen kunnen pas worden betaald na verstrekte en aanvaarde diensten; tussentijdse facturatie kan alleen voor afgewerkte en aanvaarde deelprestaties en is om de drie maanden mogelijk. De opdracht zal worden gefactureerd na ondertekening van het PV van de oplevering van de opdracht. De opdrachtnemer voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij de factuur. De factuur moet een originele handtekening van de opdrachtnemer bevatten. De factuur moet verder volgende gegevens bevatten: post- of bankrekeningnummer; adres van de bank; factuurnummer; BTW-tarief; Proces-verbaal van oplevering De bestelbon- of vastleggingsnummer Alle facturatiebedragen moeten worden uitgedrukt in euro. Facturen worden uitbetaald binnen een periode van 50 kalenderdagen na indiening van de regelmatig opgemaakte factuur.
16
6.15 Prijsherzieningen Prijsherzieningen worden niet toegestaan.
6.16 Rapportage Alle op te maken documenten (o.a. teksten, plannen, tekeningen) worden zowel in rapportvorm als op elektronische drager aan de opdrachtgevende overheid bezorgd. Het formaat voor het aanleveren van de gegevens op elektronische drager wordt in onderling overleg bepaald en dient reeds verrekend te zijn in de posten voor de opmaak van de betreffende documenten. De opdrachtnemer garandeert dat alle elektronische informatie virusvrij is. De documenten kunnen vrij worden opgemaakt. Ze dienen echter minimaal volgende gegevens te bevatten: 1. op de voorpagina: besteknummer, omschrijving van de opdracht, aanbestedende overheid, titel document, versie document, datum, aantal pagina’s document; 2. op de vervolgpagina’s: <paginanummer> van
, versie, titel document en omschrijving opdracht (incl. besteknummer). Er kan van bovenstaande modaliteiten afgeweken worden mits schriftelijke toestemming van de opdrachtgevende overheid
6.17 Controle en toezicht De heer Piet Van Der Plas wordt aangewezen als leidend ambtenaar. Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; het opstellen van de processen-verbaal; de opleveringen; het geven van toelichtingen telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.
Zijn plaatsvervanger is Annelies Fouquaet, adjunct van de directeur.
6.18 Keuring De diensten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, worden aan controles onderworpen ten einde vast te stellen of zij beantwoorden aan de voorschriften van het bestek. De dienstverlener deelt aan de leidende ambtenaar of zijn plaatsvervanger de datum mee waarop de diensten gecontroleerd kunnen worden.
17
Het ABB beschikt over een termijn van 20 werkdagen, te rekenen vanaf ontvangst van het door de dienstverlener aan haar gerichte bericht, om tot controles over te gaan en haar beslissing mee te delen.
6.19 Rechtsvorderingen Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands. De opdrachtgever is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de opdrachtgever tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
6.20 Oplevering De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering uitvoert, blijven te zijner laste. De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden worden ten laste van de dienstverleners aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. Na het beëindigen van de opdracht zal er een proces-verbaal van de oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht worden opgesteld.
6.21 Sancties Het louter verstrijken van de leveringstermijn stelt de opdrachtnemer in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in gebreke, zonder enige kennisgeving of bericht.
6.22 Intellectuele eigendomsrechten De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van alle intellectuele vermogensrechten op alle grafische, audiovisuele of anderssoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van de beeldtaal en/of de signatuur. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. Alle producten of documenten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht en aan de opdrachtgever worden bezorgd, worden eigendom van de opdrachtgever van zodra ze zijn aangemaakt. De vergoeding voor de overdracht van deze intellectuele vermogensrechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. De opdrachtnemer moet er ook voor zorgen dat alle onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan perfect op de hoogte is via schriftelijke bevestiging.
18
6.23Klachten en verzoeken De dienstverlener kan zich niet beroepen op volgende omstandigheden om de modaliteiten van de opdracht te herzien: • de inzetbaarheid van personeel of materiaal; • het ontbreken van gegevens voor zover hier geen melding van gemaakt werd voor de opening van de biedingen.
19
