Agentschap voor Binnenlands Bestuur Team Inburgering
Algemene offerteaanvraag Bestek nr. 2008/IB/002
‘Het maken van een DVD met filmpjes ter begeleiding van het Handboek Maatschappelijke Oriëntatie’ Uiterste datum voor het indienen van de offertes:
20 maart 2008, 16 uur Offertes in te dienen bij: Annelies Fouquaet Afdeling Beleid Binnenland, Steden en Inburgering Agentschap voor Binnenlands Bestuur Vlaams ministerie van Bestuurszaken Boudewijnlaan 30, bus 70 kamer 2 B35a 1000 Brussel T: 02 553 34 64 - F: 02 553 01 92 Bijlagen: inschrijvingsbiljet U kunt zowel de papieren als de digitale versie van dit bestek gratis op dit adres verkrijgen, doch enkel de papieren versie zal als referentie en bewijs gelden.
1
HOOFDSTUK 1. ALGEMENE CONTEXT VAN DE OPDRACHT............................................................... 4 1.1 DOEL VAN HET VLAAMSE INBURGERINGSBELEID .......................................................................................... 4 1.2 DOELGROEP VAN HET INBURGERINGSBELEID ................................................................................................ 4 1.3 HET INBURGERINGSTRAJECT ......................................................................................................................... 4 1.4 DE CURSUS MAATSCHAPPELIJKE ORIËNTATIE (MO) ...................................................................................... 4 1.5 HET HANDBOEK MAATSCHAPPELIJKE ORIËNTATIE ......................................................................................... 5 1.6 MEER INFORMATIE ........................................................................................................................................ 5 HOOFDSTUK 2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT........................................................................... 6 2.1 DVD MET OPEENVOLGING VAN FILMFRAGMENTEN ....................................................................................... 6 2.2 OPLAGE VAN DE DVD/XX AANTAL EXEMPLAREN VAN DE DVD ................................................................... 6 2.3 DRAGERS ....................................................................................................................................................... 6 2.6 DWINGENDE TIMING ...................................................................................................................................... 7 HOOFDSTUK 3. IN DE OFFERTE TE BEHANDELEN ELEMENTEN ...................................................... 8 3.1 STRATEGIE EN VISIE OP DE OPDRACHT ........................................................................................................... 8 3.2 CREATIE, PRODUCTIE EN DISTRIBUTIE VAN DE DVD ..................................................................................... 8 3.3 DE KWALITEIT VAN HET TEAM EN DE MANIER WAAROP HET ADVIES, DE LOGISTIEKE ONDERSTEUNING EN DE CONTINUÏTEIT VAN HET ADVIES WORDT GEWAARBORGD .................................................................................... 8 3.4 PRIJSOPGAVE ................................................................................................................................................. 8 HOOFDSTUK 4. CRITERIA WAAROP DE OFFERTE BEOORDEELD WORDEN................................. 9 4.1 DE KWALITEIT VAN HET PLAN VAN AANPAK (50 PUNTEN) ............................................................................. 9 4.2 DE TOTAALPRIJS (40 PUNTEN) ....................................................................................................................... 9 4.3 DE KWALITEIT VAN DE UITVOERING VAN HET PROJECT (10 PUNTEN)............................................................. 9 HOOFDSTUK 5. PRAKTISCHE EN LEGALE BEPALINGEN................................................................... 10 5.1 AARD VAN DE OPDRACHT EN GUNNINGSWIJZE ............................................................................................ 10 5.2 OPDRACHTGEVEND BESTUUR ...................................................................................................................... 10 5.3 BIJKOMENDE INLICHTINGEN ........................................................................................................................ 10 5.4 UITVOERINGSTERMIJN EN DWINGENDE TIJDSPLANNING .............................................................................. 11 5.5 HERHALINGEN ............................................................................................................................................. 11 5.6 REGELGEVING DIE VAN TOEPASSING IS OP DEZE OPDRACHT ........................................................................ 11 5.7 AFWIJKINGEN .............................................................................................................................................. 11 5.8 BIJZONDERE VERBINTENISSEN VAN DE INSCHRIJVER ................................................................................... 11 5.9 BIJZONDERE VERBINTENISSEN VAN DE OPDRACHTNEMER ........................................................................... 12 5.10 GEEN VERGOEDING VOOR NIET-GESELECTEERDE KANDIDAAT-INSCHRIJVERS ........................................... 12 HOOFDSTUK 6. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN .............................................................................. 13 6.1 KWALITATIEVE SELECTIE ............................................................................................................................ 13 6.2 ONVERENIGBAARHEDEN.............................................................................................................................. 13 6.3 ONDERAANNEMING ..................................................................................................................................... 13 6.4 PRIJS EN PRIJSBEPALING .............................................................................................................................. 13 6.5 INHOUD EN VORM VAN DE OFFERTE ............................................................................................................. 14 6.5 AANTAL EXEMPLAREN ................................................................................................................................ 14 6.6 DOCUMENTEN TOE TE VOEGEN AAN HET INSCHRIJVINGSBILJET ................................................................... 15 6.7 INDIENEN VAN DE INSCHRIJVINGEN EN DE OPENINGSZITTING ...................................................................... 15 6.8 TAALGEBRUIK ............................................................................................................................................. 15 6.9 GESTANDDOENINGSTERMIJN VOOR DE INSCHRIJVERS.................................................................................. 16 6.10 BORGTOCHT .............................................................................................................................................. 16 6.11 BETALINGSWIJZE ....................................................................................................................................... 16 6.12 PRIJSHERZIENINGEN .................................................................................................................................. 17 6.13 RAPPORTAGE ............................................................................................................................................. 17 6.14 CONTROLE EN TOEZICHT ........................................................................................................................... 17 6.15 RECHTSVORDERINGEN ............................................................................................................................... 17 6.16 OPLEVERINGEN.......................................................................................................................................... 18 6.17 SANCTIES ................................................................................................................................................... 18 6.18 INTELLECTUELE EN AUTEURSRECHTEN ...................................................................................................... 18
2
6.19 KLACHTEN EN VERZOEKEN ........................................................................................................................ 19
3
HOOFDSTUK 1. ALGEMENE CONTEXT VAN DE OPDRACHT 1.1 Doel van het Vlaamse inburgeringsbeleid De Vlaamse Regering engageert er zich toe te werken aan een Vlaanderen waarin alle mensen, ongeacht hun herkomst, kunnen samenleven in diversiteit. Dit gebeurt op grond van gelijkwaardigheid en een actief, gedeeld burgerschap. Het is de bedoeling dat élke Vlaming actief aan de samenleving kan deelnemen. Inburgering is een geschikte manier om nieuwe Vlamingen de kans te geven om dit actief, gedeeld burgerschap op te nemen.
1.2 Doelgroep van het inburgeringsbeleid Het inburgeringsbeleid is bedoeld voor vreemdelingen die zich langdurig in Vlaanderen of Brussel komen vestigen. Ook Belgen die niet in België geboren zijn en van wie minstens één van de ouders niet in België geboren is, behoren tot de doelgroep van het inburgeringsbeleid. Deze inburgeraars hebben recht op een inburgeringstraject. Een deel van hen is ook verplicht een dergelijk traject te volgen.
1.3 Het inburgeringstraject Het inburgeringstraject bestaat uit een primair en een secundair gedeelte. Het primaire inburgeringstraject wordt gecoördineerd door het onthaalbureau en bestaat uit een vormingsprogramma ondersteund door een individuele begeleiding van de inburgeraar. Het vormingsprogramma wordt samengesteld uit lessen Nederlands, een kennismaking met de Vlaamse samenleving (maatschappelijke oriëntatie) en een onderdeel loopbaanoriëntatie dat naargelang het perspectief van de inburgeraar een begeleiding naar werk, naar onderwijs en /of naar vrijwilligerswerk en socioculturele participatie inhoudt.
1.4 De cursus maatschappelijke oriëntatie (MO) Wie hier geboren is, krijgt minstens via ons onderwijs inzicht in onze waarden en normen die onze samenleving schragen. Nieuwkomers zijn niet noodzakelijk vertrouwd met onze fundamentele waarden en normen. Daarom is het noodzakelijk om bepaalde categorieën van personen (de nieuwkomers) te verplichten tot het volgen van een inburgeringstraject en meer concreet een cursus maatschappelijke oriëntatie. De nieuwe Vlamingen die een inburgeringstraject volgen, zullen in een gemeenschappelijke (contact)taal een basiscursus van actuele en concrete informatie volgen. De cursus MO heeft tot doel de inburgeraars strategieën aan te reiken om zelfstandig de nodige informatie te vinden en die te verwerken in functie van zijn/haar persoonlijke noden of problemen. Deze basiscursus zal een brede waaier van thema’s omvatten die rechtstreeks met hun inburgeringsproces te maken hebben waaronder werk, onderwijs, gezondheidszorg, huisvesting, selecteren van huisafval en allerhande rechten en plichten, waarden en normen van de Vlaamse samenleving. Om problemen op te kunnen lossen en daarmee samenhangende keuzes te kunnen maken, wordt er van uit gegaan dat men over informatieverwervende en – verwerkende vaardigheden moet beschikken. In de cursus MO oefenen de cursisten deze elementaire vaardigheden.
4
1.5 Het handboek maatschappelijke oriëntatie Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur besteedde in 2007 de opdracht uit om een nieuw handboek maatschappelijke oriëntatie te ontwikkelen. Wat staat voor een doelpubliek gerichte, efficiënte totaalmethode maatschappelijke oriëntatie op basis van impliciete, visueel ondersteunde taakgerichte didactiek. Die opdracht is gegund aan Uitgeverij VAN IN. Zij voorzien ook het draaiboek voor de DVD die cursusondersteunende filmpjes moet bevatten (de DVD die het onderwerp is van deze opdracht).
1.6 Meer informatie Meer informatie kan u vinden op: • www.inburgering.be • Decreet van 28 februari 2003 betreffende het Vlaamse inburgeringsbeleid (www.inburgering.be - regelgeving). • Besluit van de Vlaamse Regering van 15 december 2006 betreffende de uitvoering van het Vlaamse inburgeringsbeleid. (www.inburgering.be - regelgeving). • Het eindrapport van de Commissie ter invulling van de hoofdlijnen van de cursus maatschappelijke oriëntatie van mei 2006. (www.inburgering.be – officiële documenten)
5
HOOFDSTUK 2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 2.1 DVD met opeenvolging van filmfragmenten Het agentschap voor Binnenlands Bestuur wenst aantrekkelijke professioneel gemaakte filmpjes die op een DVD worden gebrand. Het gaat om 22 filmpjes van ongeveer 2 tot 3 minuten. Van de inschrijver wordt verwacht dat hij het scenario, dat zal worden voorgelegd, zo accuraat mogelijk op dvd weergeeft in nauw overleg met de auteursploeg. De inschrijver staat in voor: • het zoeken en casten van de acteurs; • het zoeken van de locaties; • de opnames; • de montage; • de afwerking van de DVD; • het voorzien van een studio waar de vertalers/acteurs hun voiceover kunnen inspreken; • de audiomontage van de voiceover (van de vertalingen) op de DVD; • de duplicatie van de DVD in 12.000 exemplaren.
2.2 Oplage van de DVD/xx aantal exemplaren van de DVD De DVD wordt bij ieder lessenpakket gevoegd. De inschrijver moet dus voor meerdere exemplaren van de DVD kunnen zorgen. Na het maken van de filmpjes, zullen deze eerst vertaald worden in 10 à 13 talen, daarna zal de voiceover worden ingesproken en pas dan zal de DVD gedupliceerd worden.
2.3 Dragers Zoals hierboven beschreven worden de filmpjes op een DVD gebrand. De DVD moet gebrand worden op snelheid 4. De inschrijver moet zeker een oplage van 12.000 DVD’s kunnen bezorgen. Bijbestellingen moeten mogelijk zijn. Daarnaast moeten er vier archief kopieën van de DVD bezorgd worden aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur.
6
2.6 Dwingende timing 6 maart 2008, mondelinge briefing voor de kandidaat-opdrachtnemers 10u30 20 maart 2008, 16 indienen van de offertes en opening van de offertes uur eind maart 2008 Beoordeling offertes Eind maart/begin gunning van de opdracht aan de opdrachtnemer, en interne april 2008 afronding van het dossier 2 juni 2008
oplevering van de opdracht
7
HOOFDSTUK 3. IN DE OFFERTE TE BEHANDELEN ELEMENTEN 3.1 Strategie en visie op de opdracht Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte na een beperkte inleiding of probleemstelling • duidelijk zijn strategie of visie op de opdracht weergeeft; • uitlegt waarom, gegeven de doelstelling het ingediende concept tot de gewenste resultaten zou moeten leiden;
3.2 Creatie, productie en distributie van de DVD Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte: • zo volledig en zo gedetailleerd mogelijk het productieplan en de timing uitschrijft; • aanduidt hoe hij de kwaliteitsbewaking zal organiseren.
3.3 De kwaliteit van het team en de manier waarop het advies, de logistieke ondersteuning en de continuïteit van het advies wordt gewaarborgd • • •
De inschrijver stelt aan de hand van cv’s het team voor dat aan de opdracht zal werken. De inschrijver zal in de offerte ook de cv’s opnemen van de personen die als vervangend teamlid zullen optreden, en van eventuele onderaannemers. De inschrijver stelt één projectverantwoordelijke voor die de nodige beslissingsbevoegdheid voor het project heeft en fungeert als contactpersoon voor de opdrachtgever.
3.4 Prijsopgave Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte: • de totale prijs (excl. en incl. BTW) opgeeft in euro; • de prijs (excl. en incl. BTW) opgeeft van elk onderdeel (bijvoorbeeld prijs voor het dupliceren van de DVD, prijs audiomontage per taal en de prijs voor bijbestellingen); • zijn personeelskosten (excl. en incl. BTW) in kaart brengt; • telkens waar dat mogelijk is relevante eenheidsprijzen (excl. en incl. BTW) vermeldt Alle taksen (bv. zegeltaks) moeten in de prijs inbegrepen zijn. De prijzen per dienst of per product zijn uiteindelijk indicatief, maar het totaal van de te leveren diensten of producten moet worden geleverd tegen de totaal overeengekomen prijs.
8
HOOFDSTUK
4.
CRITERIA BEOORDEELD WORDEN
WAAROP
DE
OFFERTE
De onderstaande gunningscriteria werden gerangschikt volgens belangrijkheid en op een totaal van 100 punten
4.1 De kwaliteit van het plan van aanpak (50 punten) Dit criterium wordt getoetst aan de hand van: • de bereidheid tot samenwerking en overleg met het auteursteam • de flexibiliteit • de efficiëntie. • de haalbaarheid • het tijdspad
4.2 De totaalprijs (40 punten) Dit criterium wordt getoetst aan de hand van: • de prijs
4.3 De kwaliteit van de uitvoering van het project (10 punten) Dit criterium wordt getoetst aan de hand van: • de kwaliteit van het team dat de opdracht zal uitvoeren; • de kwaliteit van de vervangende teamleden. Verder is artikel 88 § 1 (het verstrekken van inlichtingen om het onderzoek van de offerte mogelijk te maken is verplicht) van toepassing.
9
HOOFDSTUK 5. PRAKTISCHE EN LEGALE BEPALINGEN 5.1 Aard van de opdracht en gunningswijze Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten moet deze opdracht worden beschouwd als een dienstenopdracht (in de zin van art. 5 van de wet van 24.12.93). De opdracht wordt gegund via een algemene offerteaanvraag op basis van artikel 14 van de wet van 24 december 1993. De opdracht heeft betrekking op de CPV-code 92111000-4: productie van films en video’s voor reclame, propaganda en informatie.
5.2 Opdrachtgevend bestuur Deze opdracht wordt uitgeschreven door De Vlaamse overheid Agentschap voor Binnenlands Bestuur Team Inburgering Boudewijnlaan 30, bus 70 1000 Brussel T: 02 553 40 38 De inschrijver moet alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht richten aan het volgende adres: Annelies Fouquaet Agentschap voor Binnenlands Bestuur Team Inburgering Boudewijnlaan 30, bus 70 kamer 2B 35a 1000 Brussel T: 02 553 34 64 - F: 02 553 01 92 E-mail:
[email protected] De leidende ambtenaar is de heer Piet Van der Plas, wnd. algemeen-directeur van de afdeling Beleid Binnenland, Steden en Inburgering. Zijn plaatsvervanger is Annelies Fouquaet, adjunct van de directeur.
5.3 Bijkomende inlichtingen Voor bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over het bestek, kunt u terecht bij: Annelies Fouquaet Annemie Degroote Afdeling Beleid Binnenland, Steden en Afdeling Beleid Binnenland, Steden en Inburgering Inburgering Agentschap voor Binnenlands Bestuur Agentschap voor Binnenlands Bestuur Vlaams ministerie van Bestuurszaken Vlaams ministerie van Bestuurszaken Boudewijnlaan 30, bus 70 Boudewijnlaan 30, bus 70 kamer 2B 35a kamer 2C 59 1000 Brussel 1000 Brussel T: 02 553 34 64 - F: 02 553 01 92 T: 02 553 32 53 - F: 02 553 01 92
10
E-mail:
[email protected]
E-mail:
[email protected]
5.4 Uitvoeringstermijn en dwingende tijdsplanning De exacte datum van oplevering is 2 juni 2008.
5.5 Herhalingen De opdrachtgever kan overeenkomstig artikel 17, §1, 2°, b van de wet van 24 december 1993 herhalingen van de opdracht bestellen. Dit kan binnen een periode van drie jaar na toewijzing van de opdracht.
5.6 Regelgeving die van toepassing is op deze opdracht In zover niet afgeweken wordt van de bepalingen van het bestek, dat deze opdracht regelt, zijn op deze opdracht ook van toepassing, de bepalingen en voorwaarden van: 1. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; 2. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken; 3. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en zijn bijlage, zijnde de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen, opgenomen in de bovenstaande wettelijke en reglementaire teksten, en alle erop volgende wijzigingen, te kennen en te aanvaarden. Door in te schrijven verklaart de opdrachtnemer uitdrukkelijk dat hij alle bepalingen van de Normen Vlaamse overheidscommunicatie zal naleven. U kunt deze normen raadplegen op http://www3.vlaanderen.be/communicatie/cms_files/file139.pdf ).
5.7 Afwijkingen Art.81bis van het KB van 8 januari 1996: Het elektronisch indienen van offertes via het internet (email, ftp) of andere is niet toegestaan gezien momenteel niet kan voldaan worden aan de technische specificaties die vereist zijn.
5.8 Bijzondere verbintenissen van de inschrijver De inschrijver zal geen informatie aan derden meedelen die hij vanwege de opdrachtgever ontvangt met het oog op het uitwerken van de offerte. De dienstverlener moet alle maatregelen treffen om het vertrouwelijke karakter van de verstrekte gegevens te doen bewaren door hemzelf en door iedereen die er toegang tot heeft. Vastgestelde inbreuken op deze verbintenis worden bestraft met een uitsluiting van deelname aan kandidaatstellingen voor overheidsopdrachten voor een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de inbreuk werd vastgesteld.
11
5.9 Bijzondere verbintenissen van de opdrachtnemer De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. Die informatie kan in geen enkel geval zonder de schriftelijke toestemming van de opdrachtgever worden meegedeeld aan derden. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de samenstelling van het team dat voor de uitvoering van de opdracht is opgegeven niet te wijzigen, tenzij in geval van overmacht. In dat geval doet hij hiervan onmiddellijk en gemotiveerd mededeling aan de opdrachtgever, die kan beslissen tot goedkeuring van deze wijziging of tot inperking of stopzetting van de opdracht. De opdrachtnemer duidt voor de uitvoering van de opdracht één medewerker aan als contactpersoon voor de opdrachtgever. Tenzij in geval van overmacht, kan geen andere medewerker als contactpersoon fungeren. Onderdelen van de opdracht kunnen slechts met het schriftelijk akkoord van de opdrachtgever worden uitbesteed aan niet in de offerte bij naam vernoemde derden. De opdrachtnemer blijft steeds aansprakelijk ten opzichte van de opdrachtgever. De opdrachtnemer kan de opdrachtgever niet binden ten opzichte van derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel gebruiken als referentie of ‘case’, maar enkel indien hij daarvoor onmiddellijk na de voltooiing schriftelijk de toestemming heeft gevraagd en gekregen van de opdrachtgever. Deze opdracht mag niet eerder als ‘case’ worden voorgelegd aan derden en ook achteraf niet, in zoverre mocht blijken dat de opdracht niet werd uitgevoerd of indien ze volgens de opdrachtgever niet werd uitgevoerd.
5.10 Geen vergoeding voor niet-geselecteerde kandidaat-inschrijvers De inschrijvers die een offerte hebben ingediend maar aan wie de opdracht niet werd gegund, kunnen geen aanspraak maken op een vergoeding.
12
HOOFDSTUK 6. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 6.1 Kwalitatieve selectie Door in te schrijven voor deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art.69. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest via de elektronische weg op conform art.72, §5. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art.69bis, §2. De technische bekwaamheid van de dienstverlener moet aangetoond worden door één of meer van de volgende referenties: De inschrijver geeft minimaal een relevante en recente case (maximaal drie jaar oud) waaruit blijkt: • dat hij ervaring heeft met het maken van educatieve filmpjes; • en/of • dat hij ervaring heeft met het maken van informatieve filmpjes Voor elk van deze cases vragen wij een omschrijving van de opdracht, de strategie en aanpak, beeldmateriaal, het budget en de resultaten op maximaal 2 pagina’s in DINA4formaat.
6.2 Onverenigbaarheden Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden zoals bedoeld in dit artikel.
6.3 Onderaanneming Onderaanneming wordt toegestaan, maar indien de inschrijver hiervan gebruik wil maken, dan dient hij: • Te melden voor welk deel hij de onderaannemer inschakelt; • Per onderaannemer de identiteit en de coördinaten van deze onderaannemer. Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur behoudt zich het recht voor om gemotiveerd een onderaannemer te weigeren.
6.4 Prijs en prijsbepaling De opdracht wordt uitgevoerd tegen een globale prijs, inclusief BTW. In de prijzen zijn dus onder meer inbegrepen: loon, auteursrechten, overhead. Alle prijzen moeten worden opgegeven in euro. De prijzen mogen tot vier cijfers na de komma worden gepreciseerd. De BTW moet apart worden vermeld om bij de prijs van de offerte te worden gevoegd. Alle overige heffingen, retributies en accijnzen zijn begrepen in de prijs.
13
6.5 Inhoud en vorm van de offerte De inschrijving moet de onderstaande documenten bevatten om te kunnen worden beoordeeld: 1. Het inschrijvingsbiljet, dat moet worden opgesteld volgens het model dat bij dit bestek is gevoegd (zie bijlage). Het inschrijvingsbiljet moet worden ingevuld, gedateerd, en ondertekend door de persoon die bevoegd is om de inschrijver te binden. Het inschrijvingsbiljet heeft betrekking op de totaliteit van de opdracht. Het inschrijvingsbiljet en alle aanvullende essentiële stukken dienen in het Nederlands opgesteld te zijn. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde vertaling eisen. 2. Wanneer een inschrijving door een gevolmachtigde wordt ingediend, moet één van de volgende documenten bij de inschrijving worden gevoegd: • de authentieke of onderhandse akte waarbij de machtiging aan de gemachtigde wordt verleend • een eensluidend verklaard afschrift van het oorspronkelijke stuk • een kopie van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de bevoegdheden van de gevolmachtigde werd gepubliceerd 3. De statuten van de onderneming. 4. Het ondernemingsnummer. 5. De antwoorden op alle vragen die in dit bestek worden gesteld. Alle correcties, schrappingen, doorhalingen, overschreven stukken of aanvullingen in de eigenlijke offerte, in de inventaris, of in de antwoorden, moeten van een handtekening door de bevoegde persoon voorzien zijn. Opgelet: een paraaf volstaat niet! De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte en inventaris moet invullen op het bij het bestek horende formulier. Op elke offerte of inventaris die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: “Ik, ondergetekende ……………………. verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en inventaris en neem daarvoor alle verantwoordelijkheid op.” “Iedere vermelding die strijdig is met het door de aanbestedende overheid vastgelegde model moet als niet geschreven worden beschouwd met uitzondering van de eventuele aangevulde leemten die op de laatste bladzijden van mijn document worden vermeld.” De inschrijvers worden eveneens verzocht hun offerte te voorzien van paginanummers.
6.5 Aantal exemplaren De inschrijver dient zijn offerte in vijf exemplaren in (één origineel en vier kopieën).
14
6.6 Documenten toe te voegen aan het inschrijvingsbiljet De inschrijvers voegen de volgende stukken in de Nederlandse taal, gedagtekend en door hen ondertekend bij hun bieding toe: Op straffe van nietigheid van hun inschrijving: • een behoorlijk ingevuld (dit is zonder aangebrachte correcties) en geldig ondertekend inschrijvingsbiljet en de inventaris met de eenheids- en totaalprijzen; • een ondertekende verklaring op eer waarin hij bevestigt zich niet te bevinden in één van de gevallen zoals genoemd in art.69-70 van het K.B van 8 januari 1996. Daarnaast dienen de inschrijvers tevens volgende documenten bij hun inschrijving te voegen: • de machtiging dat de perso(o)n(en) die de inschrijving onderteken(t)(en) de onderneming geldig kan(kunnen) verbinden; • de statuten van de onderneming; • het ondernemingsnummer; • de cases zoals beschreven in hoofdstuk 6 • de antwoorden op de vragen die in het bestek gesteld worden.
6.7 Indienen van de inschrijvingen en de openingszitting De inschrijvingen moeten per aangetekend schrijven of tegen ontvangstbewijs uiterlijk op 20 maart 2008 16 u worden bezorgd aan: Annelies Fouquaet Afdeling Beleid Binnenland, Steden en Inburgering Agentschap voor Binnenlands Bestuur Vlaams ministerie van Bestuurszaken Boudewijnlaan 30, bus 70 kamer 2B 35a 1000 Brussel T: 02 553 34 64 - F: 02 553 01 64 De offerte wordt in een definitief gesloten omslag gestoken. Deze omslag moet op een zodanige wijze worden gesloten, dat de opening ervan niet kan gebeuren zonder sporen na te laten. Op deze omslag wordt naast het adres vermeld: “Het maken van een DVD met filmpjes ter begeleiding van het Handboek Maatschappelijke Oriëntatie” en “Bestek nr.2008/IB/002”. Bij verzending per post, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag gestoken, met dezelfde vermelding als hiervoor. De opening van de inschrijvingen heeft plaats op 20 maart 2008 om 16u in het Boudewijngebouw, Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel. Het juiste lokaal wordt meegedeeld aan de centrale receptie van het Boudewijngebouw.
6.8 Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke communicatie met het opdrachtgevende bestuur.
15
6.9 Gestanddoeningstermijn voor de inschrijvers De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtachtig. kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste datum voor de indiening van de offertes.
6.10 Borgtocht De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen volgend op de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij een borgtocht van 5% van de oorspronkelijke aannemingssom heeft gesteld, conform de modaliteiten bepaald in artikel 5 §3 van de A.A.V.
6.11 Betalingswijze De betalingen worden uitgevoerd door de Managementondersteunende Dienst boekhouding. Schuldvorderingen en facturen worden overgemaakt aan: Annelies Fouquaet Adjunct van de directeur Agentschap voor Binnenlands Bestuur Team Inburgering Boudewijnlaan 30 bus 70 Kamer 2B 35a 1000 Brussel T: 02 553 34 64 - F: 02 553 01 92 De opdracht zal worden gefactureerd na ondertekening van het PV van de oplevering van de opdracht. De opdrachtnemer voegt een gedetailleerde staat van de prestaties bij de factuur. De factuur wordt opgemaakt in drievoud en moet een originele handtekening van de opdrachtnemer bevatten. De factuur moet verder volgende gegevens bevatten: post- of bankrekeningnummer; adres van de bank; factuurnummer; BTW-tarief; Alle facturatiebedragen moeten worden uitgedrukt in euro. De factuur moet worden geadresseerd aan: Annelies Fouquaet Agentschap voor Binnenlands Bestuur Team Inburgering Vlaams ministerie van Bestuurszaken Boudewijnlaan 30, bus 70 Kamer 2B 35a 1000 Brussel T: 02 553 34 64 - F: 02 553 01 92 Facturen worden uitbetaald binnen een periode van 50 kalenderdagen na indiening van de regelmatig opgemaakte factuur.
16
Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang worden toegerekend op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten.
6.12 Prijsherzieningen Prijsherzieningen worden niet toegestaan.
6.13 Rapportage Alle op te maken documenten (o.a. teksten, plannen, tekeningen) worden zowel in rapportvorm als op elektronische drager aan de opdrachtgevende overheid bezorgd. Het formaat voor het aanleveren van de gegevens op elektronische drager wordt in onderling overleg bepaald en dient reeds verrekend te zijn in de posten voor de opmaak van de betreffende documenten. De opdrachtnemer garandeert dat alle elektronische informatie virusvrij is. De documenten kunnen vrij worden opgemaakt. Ze dienen echter minimaal volgende gegevens te bevatten: 1. op de voorpagina: besteknummer, omschrijving van de opdracht, aanbestedende overheid, titel document, versie document, datum, aantal pagina’s document; 2. op de vervolgpagina’s: <paginanummer> van
, versie, titel document en omschrijving opdracht (incl. besteknummer). Er kan van bovenstaande modaliteiten afgeweken worden mits schriftelijke toestemming van de opdrachtgevende overheid
6.14 Controle en toezicht De heer Piet Van Der Plas wordt aangewezen als leidend ambtenaar. Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; het opstellen van de processen-verbaal; de opleveringen; het geven van toelichtingen telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn.
Zijn plaatsvervanger is Annelies Fouquaet, adjunct van de directeur.
6.15 Rechtsvorderingen Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.
17
De opdrachtgever is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de opdrachtgever tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
6.16 Opleveringen De kosten van de prestaties die de dienstverlener in verband met de oplevering uitvoert, blijven te zijner laste. De kosten van de prestaties die in verband met de opleveringen worden geleverd door derden worden ten laste van de dienstverleners aangerekend tegen de door deze derden gefactureerde kostprijs. Na het beëindigen van de opdracht zal er een proces-verbaal van de oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht worden opgesteld.
6.17 Sancties Het louter verstrijken van de leveringstermijn stelt de opdrachtnemer in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in gebreke, zonder enige kennisgeving of bericht.
6.18 Intellectuele en auteursrechten De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van alle vermogensrechten op alle grafische, audiovisuele of anderssoortige producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van de beeldtaal en/of de signatuur. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. Alle producten of documenten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht en aan de opdrachtgever worden bezorgd, worden eigendom van de opdrachtgever van zodra ze zijn aangemaakt. De opdrachtgever krijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt: 1. 2. 3. 4. 5.
het exclusieve, onvoorwaardelijke en onbeperkte reproductierecht, het exclusieve, onvoorwaardelijke en onbeperkte recht tot bewerking en vertaling, het exclusieve, onvoorwaardelijke en onbeperkte huur- en leenrecht, en het exclusieve, onvoorwaardelijke en onbeperkte recht op mededeling aan het publiek, het exclusieve, onvoorwaardelijke en onbeperkte portretrecht van iedereen die in de filmpjes voorkom(t)(en) en/of op de hoes en/of verpakking van de DVD prijkt
en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. De opdrachtnemer moet er ook voor zorgen dat
18
alle onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan perfect op de hoogte is via schriftelijke bevestiging.
6.19 Klachten en verzoeken De dienstverlener kan zich niet beroepen op volgende omstandigheden om de modaliteiten van de opdracht te herzien: • de inzetbaarheid van personeel of materiaal; • het ontbreken van gegevens voor zover hier geen melding van gemaakt werd voor de opening van de biedingen;
19
