M a n a g e m e n t i n f o r m at i e p o r ta a l v o o r SPO Utrecht Betrouwbare informatievoor ziening met QlikV iew Refine-IT heeft voor Stichting Openbaar Onderwijs Utrecht een organisatiebreed managementinformatie portaal ontwikkeld. Dit portaal biedt online inzicht in zaken als de exploitatie, subsidie, personeelsbezetting en loonkosten van 32 aangesloten scholen in Utrecht. Het portaal is zo ingericht dat individuele schooldirecties op een zeer gebruiksvriendelijke manier inzicht hebben in het reilen en zeilen van hun eigen school. Voor het stafbureau van SPO Utrecht combineert het portaal zowel financiële als operationele cijfers tot een overzichtelijk (geconsolideerde) managementrapportage van alle scholen.
Achtergrond De Stichting openbaar Primair Onderwijs, kortweg SPO Utrecht genoemd, is een stichting met een eigen stafbureau. De scholen zijn zelf verantwoordelijk voor hun personele en financiële administratie. Het stafbureau faciliteert ze daarbij door bijvoorbeeld contracten aan te gaan met een administratiekantoor, werkprocessen te optimaliseren en de administratief medewerkers te scholen. Ook verzorgt SPO de managementinformatie voor de schooldirecties en het eigen stafbureau.
De personeel- en salarisadministratie (PSA) en financiële administratie van de scholen wordt gedaan in de modules HRM/Payroll en Financieel van AFAS Online. De gegevens uit AFAS Online werden vervolgens weergegeven in een verouderd managementinformatiesysteem. Dat systeem was niet in staat de benodigde rapportages op een snelle en gebruiksvriendelijke manier weer te geven. Jurg Hendriks, medewerker personeel en financiën bij SPO Utrecht zegt hierover: “Vanwege de beperkingen van ons informatiesysteem had de financiële afdeling moeite om op een snelle, eenduidige manier informatie beschikbaar te stellen. Onze informatievoorziening bleek onvoldoende en in sommige gevallen was de getoonde informatie zelfs onbetrouwbaar.”
Aanbesteding Eind 2014 besloot SPO Utrecht op zoek te gaan naar een nieuw managementinformatiesysteem en schreef een aanbesteding uit. In de aanbesteding was niet alleen de technische oplossing van belang, maar juist ook het kennisniveau van de aanbieder. De vraag was een hoogwaardige dienstverlening te bieden – kwalitatief goed, flexibel en efficiënt. Refine-IT had het meest aantrekkelijke aanbod. Het sloot aan bij het programma van eisen van de onderwijsstichting. Ook de verhouding prijs-kwaliteit was gunstig. Hennie Leene, controller bij SPO Utrecht zegt over de keus: “Doorslag voor ons heeft de kennis en kunde gegeven die RefineIT in huis heeft op het gebied van financiële en administratieve processen.”
Architectuur en data-overdracht Het project startte met het bepalen van de gewenste rapportagestructuur en technische infrastructuur waarop het nieuwe managementinformatiesysteem zou gaan draaien. Het uitgangspunt was dat de medewerkers overal op een veilige manier gebruik konden maken van managementinformatie. Bovendien wilde SPO Utrecht naar een cloud-based infrastructuur met managed services, zodat zij de voordelen van een cloudleveringsmodel benutten, zoals schaalbaarheid en flexibiliteit.
Een volgende stap was de ontsluiting en overdracht van de relevante gegevens uit AFAS Online. Er diende hierbij niet alleen rekening gehouden te worden met de huidige informatiebehoefte van SPO, maar ook met de inrichting van AFAS Online en eventuele toekomstige veranderingen binnen het applicatielandschap. Hieronder wordt de door Refine-IT gerealiseerde rapportage-architectuur schematisch weergegeven. De belangrijkste elementen van de rapportage-architectuur zijn een MS SQL Server Datawarehouse en QlikView als rapportage en analyse techniek. De MS SQL Server Datawarehouse leest de benodigde data rechtstreeks in uit AFAS Online. Dit gebeurt door middel van zogenaamde GetConnectoren. Deze GetConnectoren zijn op basis van de informatiebehoefte van SPO Utrecht door Refine-IT ontwikkeld. Vervolgens laadt QlikView de benodigde data elke nacht in vanuit het Datawarehouse. Aanpassingen in de primaire administratie in AFAS Online – in de huidige verslagperiode of een doorgevoerde correctie in het verleden – worden dan ook binnen één dag verwerkt in het management portaal van SPO Utrecht. In QlikView worden vervolgens een aantal bewerkingen toegepast op de brondata. Dit gebeurt in het datamodel-deel (load script), waarin nieuwe berekeningen en andere transformaties op de data kunnen worden toegepast. De gewenste rapportages en analyses worden vervolgens visueel in dashboards weergegeven.
Gebruikersgroepen Na het regelen van de data-overdacht werden er verschillende ‘checks & balances’ uitgevoerd op de betrouwbaarheid en aansluiting van de data. Vervolgens werden de managementinformatie dashboards ontwikkeld in QlikView. De dashboards werden ontwikkeld vanuit het oogpunt van twee duidelijk onderscheiden gebruikersgroepen. Beide gebruikersgroepen hebben elk hun eigen informatie- en analysebehoefte:
• De eerste gebruikersgroep wordt gevormd door de medewerkers van het stafbureau van SPO Utrecht. Zij gebruiken de dashboards om de resultaten van alle scholen te bekijken en op basis hiervan scholen te adviseren op het gebied van bedrijfsvoering. Naast overzichten met kengetallen hebben zij diepgaande analyse- en rapportagemogelijkheden om op zoek te gaan naar trends en achterliggende oorzaken te onderzoeken. • De tweede gebruikersgroep zijn de schooldirecties van de 32 aangesloten scholen. Voor de directeuren is er een gebruiksvriendelijke landingspagina ontwikkeld. Op deze landingspagina zien zij in een oogopslag de belangrijkste kengetallen van hun eigen school, zoals de afwijking van de begroting, subsidieruimte en ziekteverzuim. Vanuit de landingspagina kunnen ze vervolgens doorklikken naar detailpagina’s met de informatie van hun eigen schoolvestiging(en).
Managementinformatie dashboards Het management portaal voor SPO Utrecht is dus opgebouwd uit de meerdere managementinformatie dashboards. Elk dashboard heeft een eigen onderwerp en kan vanuit de centrale landingspagina (portaal) door de schooldirectie of een van de stafmedewerkers van SPO Utrecht benaderd worden. Na het inloggen via een veilige (versleutelde) verbinding hebben de gebruikers toegang tot de volgende dashboards met managementinformatie:
Loonkosten dashboard Het Loonkosten dashboard toont het loonkostenoverzicht op aanstellingsniveau (kostendrager) en per medewerker. Voor elke verloonde periode worden de details van de begrote en gerealiseerde loonkosten weergegeven. Door middel van een centrale cockpit worden de belangrijkste indicatoren van het uitputtingsoverzicht lonen weergegeven. Het gaat hierbij om de volgende drie indicatoren:W • Begrotingsverschil: Het begrotingsverschil is de totale afwijking tussen de daadwerkelijke totale loonkosten en de begrote totale loonkosten (ofwel realisatie t.o.v. begroting). • Volume-effect: Het volume-effect is dat deel van het begrotingsverschil dat wordt veroorzaakt door een af- of toename van het aantal FTE. • Prijseffect: Het prijseffect is dat deel het begrotingsverschil dat wordt veroorzaakt door een af- of toename van de loonkosten zelf.
Financieel dashboard Het financieel dashboard is vanwege haar omvang opgedeeld in vier onderwerpen. Met het financieel dashboard beschikt SPO Utrecht over de belangrijkste overzichten, zoals exploitatie, balans en subsidieruimte. Met de uitgebreide analysemogelijkheden kan vervolgens continu gemonitord en geanalyseerd worden. Zo is het mogelijk om de begroting af te zetten tegen realisatie en in te zoomen tot op de individuele grootboekmutatie. Ook is het mogelijk om direct vanuit het QlikView management dashboard een kopie van de originele factuur op te halen en binnen dezelfde omgeving te bekijken.
Bezettings- en verzuim dashboard Het bezettings- en verzuimdashboard biedt meer operationeel georiënteerde inzichten, zoals formatie & bezetting, ziekteverzuim, mobiliteit (in-uitdienst, tijdelijke contracten) en personalia. De formatie is uitgesplitst in de belangrijkste componenten zoals: bruto, BAPO, tijdelijke uitbreiding en verlof, waardoor er inzage is in de netto formatie. Directies en stafmedewerkers hebben inzicht in de actuele verzuimcijfers en trends op groepsniveau per school tot op medewerker niveau.
Resultaten Na een voorspoedig ontwikkeltraject is het managementinformatiesysteem up-and-running en beschikbaar voor de 32 aangesloten scholen. Het belangrijkste aandachtspunt bij de uitrol naar de schooldirecteuren was de gebruiksvriendelijkheid. Projectleider Arnoud van der Heiden zegt hierover: “Je maakt analyses voor mensen die niet gewend zijn om daar dagelijks mee om te gaan. Dat houdt in dat je de informatie zo helder mogelijk moet presenteren, zodat de gebruiker in één oogopslag ziet of hij krijgt wat hij zoekt. Want als je iets krijgt wat je niet begrijpt, gebruik je het niet. We moesten ons dus opleggen om niet te denken vanuit je eigen kennis en kunde, maar vanuit de mensen die níet de hele dag met cijfers in de weer zijn. QlikView biedt daar de mogelijkheden voor. Ook op dat vlak bewijst het product zijn flexibiliteit. Met QlikView is het een koud kunstje om door de hele analyse heen een uniforme opmaak te hanteren. Dat bevordert de ‘leesbaarheid’ aanzienlijk.” Het proces als geheel is soepel verlopen. Het succes is met name te danken aan voldoende en duidelijke (interne en externe) communicatie en een prettige samenwerking tussen opdrachtgever SPO Utrecht en leverancier Refine-IT. Terugblikkend zegt SPO controller Leene: “Refine-IT heeft zich als echte kennispartner laten zien en weet goed welke vragen en problemen wij als onderwijsorganisatie ervaren. Met QlikView zorgt Refine-IT er met ons voor dat onze schooldirecteuren dichter bij de informatie kunnen zitten om betere beslissingen te nemen. Het is belangrijk dat onze schooldirecteuren zelfstandig en ad hoc vragen kunnen stellen en informatie kunnen verwerken zonder dat er altijd tussenkomst van onze specialisten noodzakelijk is. De vragen die zij morgen willen stellen weten ze immers vandaag nog niet. Verder zullen we op termijn met dit systeem opvallend minder tijd kwijt zijn met analyses en het opstellen van rapportages, dus ook op dat gebied gaan we sterk vooruit.”
Wilgenbos 2, Dordrecht 088 337 7202 www.refine-it.nl
[email protected]
