LET’S DANCE !
JAARPLAN FMVG 2009
JAARPLAN FMVG 2008
INHOUD
INHOUD
2
INLEIDING
3
KWALITEIT
4
DYNAMIEK
5
ZICHTBAAR
6
GROEI
7
SPECIFIEKE ACTIVITEITEN
8
OVERZICHT ACTIVITEITEN 2009
9
JAARPLAN FMVG 2009
2
INLEIDING Het jaarplan FMVG 2009 is een uitwerking van het beleid zoals vastgelegd in het Meerjarenplan Facilitair Management & Vastgoed 2008 – 2011 ‘LET’S DANCE!’. Onvoorziene ontwikkelingen en scherp dalende inkomsten uit de eerste geldstroom hebben bij de TU Delft geleid tot aanscherping, prioritering en verder organisatorisch inbedden van het vigerende instellingsbeleid. Dit heeft dus ook gevolgen voor FMVG. In dit jaarplan worden de onderwerpen uit de planperiode 2008-2011 beschreven die we in 2009 willen realiseren aangevuld met activiteiten voortkomend uit het instellingsbeleid, de organisatie onderdelen, Middenkader, Talentclass e.d. De indeling is op basis van de vier gekozen thema’s: Kwaliteit, Dynamiek, Zichtbaar en Groei. Voor de visie, missie en strategie van FMVG verwijzen we naar het Meerjarenplan Facilitair Management & Vastgoed 2008 – 2011 ‘LET’S DANCE!’.
JAARPLAN FMVG 2009
3
KWALITEIT
Doel Het kwaliteit van de dienstverlening moet vanuit de optiek van de klant bekeken worden. Er moet een duidelijke aansluiting met de klant bereikt worden. De invulling van de vraag zal door FMVG professioneel, kostenbewust en op uniforme wijze uitgevoerd worden.
Beschrijving Vanuit de evaluatie OOD is de stelling “Veel is al bereikt, veel moet nog gebeuren”. Dit geldt ook voor FMVG. Onze kwaliteit van dienstverlening wordt nog niet als ruim voldoende ervaren. We hebben al veel activiteiten ter verbetering van de kwaliteit ingezet. Deze worden bewaakt en geëvalueerd. Daarnaast zullen we vanuit FMVG nieuwe acties inzetten en aansluiten bij de verbeterprogramma’s vanuit de evaluatie OOD.
Activiteiten - Het lanceren van de nieuwe Producten en Diensten Catalogus en het organiseren van de achterliggende processen zodat de genoemde doorlooptijden gehaald worden; - Vaststellen van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) voor grote contracten als basis voor het invoeren van een kwaliteitsmeetsysteem dat zorgt voor continue verbetering van producten en diensten; - Europese aanbesteding van onderhoud en aanschaf AV-middelen; - Europese aanbesteding meubilair voor kantoor en onderwijszalen; - Implementatie bedrijfskleding; - Verbeteren beveiliging in en om gebouwen met specifieke aandacht voor veiligheid, storingen en verstoringen; - Standaardiseren huurdersonderhoud via negometrixplatform; - Upgrading en exploitatie onderwijszalen; - Vervanging FMIS. - Financiering van de FMVG dienstverlening op basis van DVO's basispakket en verrekening afspreken met de faculteit. Faculteit budgetteert alleen projecten
JAARPLAN FMVG 2009
4
DYNAMIEK
Doel Bij dynamiek leggen we vooral de nadruk op de flexibiliteit van de organisatie richting klant, leveranciers en de organisatie zelf. De organisatie moet bereid zijn om te veranderen als zijn omgeving dit vereist. Uitbesteden, inbesteden, aanbesteden, groeien, krimpen al deze effecten vergen een goede communicatie met de doelgroepen en een veranderingsbereidheid van de organisatie. Flexibiliteit is ook een randvoorwaarde voor het pro-actief verbeteren en ontwikkelen van (nieuwe) producten en diensten, die passen bij een vooruitstrevende TU Delft.
Beschrijving Dynamisering moeten we zoeken in nieuwe producten (vernieuwing) en productontwikkeling die voortkomt uit de veranderende klantvraag. Daarbij willen we twee fasen onderscheiden: 1. Doe aan marketing. Maak aan de klanten duidelijk wat we te bieden hebben en wat we – naast het huidige pakket – nog meer zouden kunnen. Heb daarbij aandacht voor de zwakke, kwetsbare producten en diensten en doe aan verbetering of sanering. 2. Bevraag de klant op zijn behoeften in de context van “de vooruitstrevende TU Delft” (speerpunten). Als eenmaal duidelijk is wat men van ons kan verwachten kunnen we een serieus behoefteonderzoek starten, dat de basis is voor productvernieuwing.
Activiteiten Dynamiek is op veel plaatsen binnen FMVG aanwezig maar toch is het lastig gebleken om een goede invulling voor het thema te vinden. De bestaande werkgroep zal worden opgeheven om zo de weg vrij te maken voor nieuw elan. Een van de eerste taken van de nieuwe werkgroep is het identificeren van onderwerpen/subthema’s, waarbinnen (beleids)voorstellen kunnen worden ontwikkeld op het gebied van dynamiek. We denken daarbij bijvoorbeeld aan: -
personeelsmobiliteit; voorbereiding klanttevredenheidsonderzoek; idem klantbehoefte-onderzoek; opzetten en uitvoeren van benchmarks (in relatie tot marktconformiteit).
JAARPLAN FMVG 2009
5
ZICHTBAAR
Doel Laten zien wie we zijn en wat we kunnen naar de TU Delft en naar de eigen organisatie.
Beschrijving Er is al veel opgezet om de bekendheid en zichtbaarheid van FMVG te vergroten. We moeten dit continuëren en verder uitbreiden. Vanuit de Talentclass zijn aanbevelingen gedaan die hier opgenomen worden.
Activiteiten - Continuëren en verbeteren van de informatiestroom (website, nieuwsbrief, specials, brochures, interne gids ; - Realiseren van een bewegwijzeringsysteem voor de TU Delft, het Wayfinding project; - Verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastleggen inzake communicatie ( in het algemeen en in bijzonder bij projecten). Dit verbetert de communicatie met interne en externe klanten van FMVG; - Initiëren van overleg tussen FMVG en faculteitssecretarissen; - Reizende tentoonstelling van FMVG-projecten organiseren; - Aansprekende lay-out voor bouwborden ontwikkelen; - Structuur van het overleg tussen decanen en MT-leden FMVG; - Uitbreiden van de FMVG-gids op intranet.
JAARPLAN FMVG 2009
6
GROEI
Doel Het stimuleren van flexibiliteit en het verder ontwikkelen van het potentieel van medewerkers.
Beschrijving Werken in de dienstverlenende sector vereist meer flexibiliteit en ontwikkeling van het potentieel van de medewerkers. Medewerkers zijn het gezicht van FMVG en bepalen het succes. Hoe we dit willen bereiken staat in het plan voor een duurzaam personeelsbeleid van de taskforce Groei. Dit alles binnen het vigerende beleid van de TU Delft.
Activiteiten - Vaststellen van het beleidsplan van de taskforce Groei; - Uitvoering van het beleidsplan van de taskforce Groei • Eenduidige functieprofielen, takenpakket en vacature teksten bij Facilitaire Eenheden; • Mobiliteit binnen FMVG stimuleren; • Opleidings- en ontwikkelplannen opstellen; • Resultaten evaluatie OOD meenemen; - Afhankelijk van de eindresultaten van de RI&E UD het uitvoeren van een medewerkertevredenheid onderzoek; - Toepassen van verandermanagement wanneer talenten en kwaliteiten van medewerkers onvoldoende aansluiten; - Bij doorstroming van medewerkers het beschikbaar stellen van een mentor / coach.
JAARPLAN FMVG 2009
7
SPECIFIEKE ACTIVITEITEN
Beschrijving Het instellingsplan van de TU Delft, de strategische prioriteiten TU Delft en het meerjarenplan van de Universiteitsdienst geven allen richting aan werkterreinen en ontwikkeling van FMVG. Deze activiteiten zijn meestal niet ondergebracht in een thema maar mogen in het jaarplan ook niet ontbreken. Vandaar dit hoofdstuk.
Activiteiten - Realisatie Onderwijsgebouw Zuid; - Ontwikkeling plint CiTG; - Inventarisatie van onderhoud en advisering voor een meerjaren onderhoudsbegroting; - Realisatie dedicated glasvezelnetwerk t.b.v. beveiliging en brandveiligheid; - Realisatie van verschillende middelgrote nieuwbouwprojecten (MSP, TNO scheidingstechnologie); - Voorbereiding van het Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerp van de nieuwbouw voor TNW; - Huisvestingsplan TU Delft; - Huurbeleid TU Delft 2010 – 2014; - Oplevering Mekelpark; - Huisvesting YES!Delft; - Planvorming Learningcentre; - Deelname aan MeerJarenAfspraken 3 (MJA3) Ned. Universiteiten (VSNU); - Opstellen Energie-Efficiency plan 2009 – 2012; - Onderzoek huisvestingsbedrijf; - Opwaardering sport en cultuurcentrum; - Ontwikkeling technopolis; - Gebiedsontwikkeling TU Midden – West.
JAARPLAN FMVG 2009
8
OVERZICHT ACTIVITEITEN 2009 Nr. 1
Thema Kwaliteit
2
Kwaliteit
3
Kwaliteit
4
Kwaliteit
5
Kwaliteit
6
Kwaliteit
7 8
Kwaliteit Kwaliteit
9 10
Kwaliteit Kwaliteit
11 12
Dynamiek Zichtbaar
13
Zichtbaar
14
Zichtbaar
15 16
Zichtbaar Zichtbaar
JAARPLAN FMVG 2009
Activiteit Lanceren nieuwe Producten en Diensten Catalogus en het organiseren van de achterliggende processen. Vaststellen van de KPI voor grote contracten als basis voor het invoeren van een kwaliteitsmeetsysteem. Europese aanbesteding van onderhoud en aanschaf AVmiddelen. Europese aanbesteding meubilair voor kantoor en onderwijszalen Implementatie bedrijfskleding Verbeteren beveiliging in en om gebouwen met specifieke aandacht voor veiligheid, storingen en verstoringen Standaardiseren huurdersonderhoud via negometrixplatform Upgrading en exploitatie onderwijszalen Vervanging FMIS Financiering van de FMVG dienstverlening op basis van DVO's basispakket en verrekening afspreken met de faculteit. Faculteit budgetteert alleen projecten Opstellen van beleid inzake thema dynamiek Continueren en verbeteren informatiestroom Realiseren van een bewegwijzeringsysteem voor de TU Delft, het Wayfinding project Verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastleggen inzake communicatie (in het algemeen en in bijzonder bij projecten). Initieren van overleg tussen FMVG en faculteitssecretarissen Reizende tentoonstelling van FMVG-projecten organiseren
Resultaat Producten en dienstencatalogus beschikbaar voor de TU Delft. Vastgestelde KPI’s
Gereed Mei 2009
Actiehouder* FE
Juli 2009
FE
Afgesloten overeenkomst
Juli 2009
FE
Afgesloten overeenkomst
2009
FE
Bedrijfskleding ingevoerd
Maart 2009
FE
2009
FE
Standaard voor huurdersonderhoud Voorbereiding upgrading Exploitatie kostendekkend Vastgestelde keuze nieuw FMIS Ingevoerd model
2009 2009
FE FE
2009 2009
FE FE
Vastgesteld beleid
2009 2009
OP VGO
Gerealiseerd wayfinding project
Juli 2009
VGO
Vastgesteld beleid
2009
VGO
Vastgesteld overlegstructuur Tentoonstelling beschikbaar
2009 2009
VGO VGO
9
OVERZICHT ACTIVITEITEN 2009 Nr. 17 18
Thema Zichtbaar Zichtbaar
19 20 21
Zichtbaar Groei Groei
22 23 24
Groei Groei Groei
25
Groei
26
Groei
27
Groei
28 29 30 31 32 33 34 35
JAARPLAN FMVG 2009
Activiteit Aansprekende lay-out voor bouwborden ontwikkelen Structureren van het overleg tussen decanen en MT-leden FMVG Uitbreiden van de FMVG-gids op intranet Vaststellen van het beleidsplan van de taskforce Groei. Eenduidige functieprofielen, takenpakket en vacature teksten bij Facilitaire Eenheden. Mobiliteit binnen FMVG stimuleren Opleidings- en ontwikkelplannen opstellen. Resultaten evaluatie OOD meenemen Afhankelijk van de eindresultaten van de RI&E UD het uitvoeren van een medewerkertevredenheid onderzoek. Toepassen van verandermanagement wanneer talenten en kwaliteiten van medewerkers onvoldoende aansluiten. Bij doorstroming van medewerkers het beschikbaar stellen van een mentor/coach. Realisatie Onderwijsgebouw Zuid Ontwikkeling plint CiTG Inventarisatie van onderhoud en advisering voor een meerjarenplan onderhoudsbegroting Realisatie dedicated glasvezelnetwerk t.b.v. beveiliging en brandveiligheid Realisatie van verschillende middelgrote nieuwbouwprojecten Voorbereiding van het Voorlopig Ontwerp en Definitief Ontwerp van de nieuwbouw voor TNW. Huisvestingsplan TU Delft Huurbeleid TU Delft 2010-2014
Resultaat Vastgestelde lay-out Vastgestelde structuur
Gereed 2009 2009
Actiehouder* VGO VGO
Vastgesteld beleidsplan Eenduidige indeling en teksten
2009 April 2009 2009
VGO DIR DIR
Personeelsbeleid vastgesteld Opleidings en ontwikkelplannen vastgesteld
Dec 2009 Dec 2009 Mei 2009
DIR DIR DIR
Bekendheid met medewerkertevredenheid
2009
DIR
Voldoende doorstroming
2009
DIR
Mentor/coach systeem introduceren
Dec 2009
DIR
Project afgerond
Sept 2009 2009/2010 Sep 2009
O&P VGO / O&P O&P
Dec 2009
O&P
Realisatie MSP en TNO scheidingstechnologie Vastgesteld VO en DO nieuwbouw TNW
2009 Dec 2009
O&P O&P
Vastgesteld huisvestingsplan Vastgesteld huurbeleid
Juli 2009 Mei 2009
VGO VGO
Inventarisatie afgerond en advies MJOP beschikbaar Glasvezelnet aangelegd
10
OVERZICHT ACTIVITEITEN 2009 Nr. 36 37 38 39
Thema
40 41
Activiteit Oplevering Mekelpark Huisvesting YES!Delft Planvorming Learningcentre Deelname aan MeerjarenAfspraken 3 (MJA3) Ned. Universiteiten (VSNU) Opstellen Energie-Efficiency plan 2009-2012 Onderzoek huisvestingsbedrijf
42 43 44
Opwaardering sport en cultuurcentrum Ontwikkeling Technopolis Gebiedsontwikkeling TU Midden-West
Resultaat Mekelpark opgeleverd Aankoop huisvesting YES!Delft Vastgesteld programma van eisen Deelname en uitvoering
Gereed Juni 2009 Nov 2009 Aug 2009 Jan 2009
Actiehouder* VGO VGO VGO OP
Opgesteld plan Rapport onderzoek huisvestingsbedrijf opgesteld Project afgerond
Jan 2009 Aug 2009
OP VGO
2009 2009 2009
VGO VGO VGO
Modellen gebiedsontwikkeling
*) FE = Facilitaire Eenheden, OP = Operations, O&P = Onderhoud & Projecten, VGO = Vastgoedontwikkeling, DIR = Directeur FMVG
JAARPLAN FMVG 2009
11
