Lesbrief 6 – Achter de schermen, pagina 1 van 5
LESBRIEF 6 Achter de schermen Leerdoelen Deze lesbrief gaat over werkzaamheden die zich meestal aan het zicht van de klant ontrekken maar wel degelijk bij de bedrijfsvoering van een boekhandel horen. Een aantal van deze werkzaamheden komt in andere lesbrieven aan de orde. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van de goederenstroom (zie de lesbrief 5 - Hoe komt een boek in de winkel) of het bestellen van boeken. Deze lesbrief gaan over vier andere werkzaamheden die ook achter de schermen worden verricht: administratie, automatisering, internet en management. De leerdoelen Aan het einde van deze lesbrief weet je: - wat de administratieve taken zijn - wat de betekenis van automatisering in de boekenbranche is - hoe een boekhandel gebruik kan maken van internet - hoe een gemiddelde werkweek van een manager eruit ziet
Inhoud Administratie is meer dan geld tellen. In 6.1 staat welke taken nog meer bij de administratie horen. In 6.2 gaat het over de automatiseringsmogelijkheden in de boekenbranche. Vervolgens aandacht voor websites en de verkoop via internet in 6.3. In 6.4 staat een overzicht van de taken van een manager van een boekwinkel.
6.1 Administratieve taken Administratieve taken omvatten onder meer de verwerking van facturen van de leveranciers, bestellingen, etalagemateriaal, koffie voor het personeel, huur van het pand, salarissen enzovoort. Alle facturen worden door de administratie ingeboekt en betaald. Aan het einde van het jaar, als alle rekeningen zijn betaald, kan op de balans worden afgelezen wat de boekhandel heeft verdiend. Op basis daarvan bepaalt de eigenaar van de boekhandel de budgetten voor het volgende jaar. De grootste posten op de balans zijn over het algemeen het personeel en de voorraad. Een boekhandel heeft al snel tienduizenden boeken op voorraad. Eén boek dat niet verkoopt vertegenwoordig al snel een bedrag van 10 euro of meer. Dus als een groot deel van de voorraad slecht verkoopt, kost het de boekhandel veel geld. Geld tellen Bij de kassa van de boekhandel betaalt de klant contant, elektronisch (PIN, Chip, creditcard) of met boekenbonnen. Onder het administratieve werk valt ook het ophalen en tellen van het geld in de kassa’s. In een boekhandel gebeurt dit meestal elke dag. Er wordt gekeken of de hoeveelheid geld overeenstemt met het totaal van de kassabonnen. Ook wordt gecontroleerd of er voldoende wisselgeld in de kassa aanwezig is. Zo niet dan moet dit worden aangevuld. Om de elektronische betalingen te kunnen
Lesbrief 6 – Achter de schermen, pagina 2 van 5 verwerken, heeft een boekhandel een contract afgesloten met een bank en een betaalautomatenleverancier. Inventarisatie Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Soms worden verkeerde boeken in het computersysteem gezet of worden boeken gestolen. De gegevens in het systeem kunnen daardoor afwijken van de werkelijkheid. Daarom wordt minstens één keer per jaar een inventarisatie gehouden. Dit houdt in dat alle boeken in de winkel worden geteld om vast te stellen wat de actuele voorraad is en wat de waarde ervan is.
6.2 Automatisering De boekhandel is als één van de eerste branches in de detailhandel vergaand geautomatiseerd. De mate van automatisering verschilt per boekwinkel. Bij sommige winkels is bijna alles geautomatiseerd: de boekhouding, in- en verkoop, alarmsystemen en internet. In andere boekwinkels is dit wat beperkter. Een belangrijke functie van het computersysteem is het zoeken van titelinformatie en het plaatsen van bestellingen. De computer kan in principe het hele proces van inkoop tot verkoop bijhouden. Dan worden in de uitpakruimte de boeken die binnenkomen gescand en in het computersysteem gezet. Het computersysteem herkent of het een speciale klantenbestelling is of dat het boek voor de winkel is bedoeld. Ook als een boek aan de kassa wordt verkocht, wordt het gescand. In de computer wordt de voorraad vervolgens automatisch aangepast. Als een boek bijna is uitverkocht, geeft het computersysteem aan dat er weer een bestelling kan worden geplaatst. De gegevens worden gebruikt voor administratieve doeleinden en voor managementinformatie. Dankzij de automatisering weet het management welke titels waar en wanneer het best verkopen en op welke tijden het druk is in de winkel. Op basis van die gegevens kan de leiding van de boekwinkel bijvoorbeeld aanpassingen maken in de rubrieken of besluiten meer personeel in te zetten op bepaalde tijden.
6.3 Internet In de boekhandel wordt op grote schaal gebruik gemaakt van internet. Zo hebben veel boekhandels een eigen website en sommigen verkopen boeken via het internet. Vaak wordt een website door het personeel van de boekhandel zelf onderhouden. Zij schrijven nieuwe stukjes tekst, voeren actuele titels in en zorgen voor plaatjes van boekomslagen en andere producten. Websites Als de website gebruiksvriendelijk en actueel is, kan het een belangrijk visitekaartje voor de boekhandel zijn. De website moet ook passen bij de winkelformule en uitstraling van de boekhandel. Op een website van een boekhandel staat meestal informatie over: • • • • • •
het assortiment nieuwe boeken te verschijnen titels de best verkochte boeken acties (signeersessies, lezingen) boekrecensies
Lesbrief 6 – Achter de schermen, pagina 3 van 5 De combinatie van een website met een echte winkel wordt ook wel ‘clicks & bricks’ genoemd. Voorbeelden van boekhandels met een internetsite zijn te vinden via www.boekbalie.nl:
Een mooi voorbeeld van een website met een duidelijke doelgroep is de site van kinderboekhandel Speelboek (www.speelboek.nl). Deze site heeft in 2004 de innovatieprijs van de Nederlandse Boekverkopersbond gewonnen:
Lesbrief 6 – Achter de schermen, pagina 4 van 5 Verkoop via internet Bij een aantal (grotere) boekhandels kunnen klanten ook via internet boeken bestellen. Voor deze bedrijven is verkoop via internet een goede manier om extra service te bieden en de omzetmogelijkheden te verhogen. Het vergt ook een behoorlijke investering in tijd en geld om de verwachtingen van de consument waar te kunnen maken. De klant verwacht namelijk herkenbaarheid, goede en actuele informatie, een breed, volledig en gevarieerd aanbod en betaalgemak. Er zijn ook boekhandels die alleen via internet verkopen. Een bekend voorbeeld in Nederland is www.bol.com en in het buitenland www.amazon.com. Verkoop via internet wordt ook wel e-commerce genoemd. De afgelopen jaren is verkoop via internet behoorlijk toegenomen. Steeds meer mensen kopen via internet en ook het bedrag dat zij besteden neemt toe.
6.4 Management Als het management zijn werk goed doet, merkt de klant niet veel van alle inspanningen die worden gedaan om het hele winkelapparaat gaande te houden. Om een tipje van de sluiter op te lichten staat hieronder een gemiddelde werkweek beschreven van een bedrijfsleider in een winkelketen. Het overzicht geeft een goed beeld van de taken die de manager van de boekhandel heeft. Maandag: 10.00 – 11.00 wekelijks werkoverleg met alle medewerkers, erna winkel geopend (geld uit kluis halen en in kassa’s plaatsen, winkellichten aan, winkeldeur openen enzovoort) 11.00 – 18.00 in winkel gestaan wegens ziekte van twee boekverkopers 18.00 – 18.30 samen met boekverkoper winkel afgesloten (laatste klanten helpen met afrekenen, winkeldeur sluiten, geld uit kassa’s halen, tellen en in kluis plaatsen, winkel netjes achterlaten voor volgende dag, winkellichten uit, alarm aan et cetera) Dinsdag: 08.30 – 09.00 Winkel geopend samen met boekverkoper, kranten gedaan 09.00 – 18.00 Hele dag sollicitatiegesprekken met 7 kandidaten voor functie boekverkoper met als specialiteit literatuur 12.00 – 14.00 Pauzes opgevangen, ondertussen de dagelijkse ronde door de winkel gemaakt of alles er picobello bij ligt 19.00 - 23.00 Naar een Witteveenlezing, over een interessant onderwerp. Na lezing bijgepraat met verschillende collega’s uit het vak, onder anderen van uitgeverijen. Altijd handig bij het organiseren van interessante activiteiten in de boekhandel Woensdag: 08.30 – 09.00 Winkel geopend samen met boekverkoper, winkel gestofzuigd 09.30 – 10.30 Evaluatiegesprek met boekverkoper waarvan het tijdelijk contract verloopt. Wegens goed functioneren en tevredenheid beiderzijds zal het tijdelijke contract omgezet worden in een vast contract 10.45 – 11.00 De twee beste kandidaten voor vacature gebeld voor tweede gesprek 12.00 – 14.00 Pauzes opgevangen. Ondertussen met boekverkoper overlegd over na te
Lesbrief 6 – Achter de schermen, pagina 5 van 5 bestellen hoeveelheid van dé bestseller van dit moment 14.00 – 18.30 Bezig geweest met uitzoeken van de structurele kasverschillen van de afgelopen maand (gevonden, bleek verwarring over btw-tarief van bepaalde artikelgroep, dit doorgegeven aan personeel en hoofdkantoor) Donderdag: 09.00 – 13.00 Vergadering op hoofdkantoor van keten over strategieplan voor de komende vijf jaar 14.00 – 16.00 Gesprek met twee beste kandidaten voor functie boekverkoper 16.15 – 16.30 Uitgeverij X gebeld over lezing en signeersessie van auteur Y in Boekenweek 16.45 – 17.00 Telefoongesprek met voorzitter winkeliersvereniging over collectieve straatversiering tijdens EK voetbal 17.00 – 17.15 In winkel geroepen wegens conflict tussen klant en boekverkoper over het ruilen van een boek. Het geheel in de minne kunnen schikken, zodat klant en boekverkoper na afloop tevreden waren 18.00 – 18.30 Winkel afgesloten samen met boekverkoper Vrijdag: 13.00 – 14.00 In winkel gestaan 14.00 – 15.00 De beste kandidaat gebeld: zij wordt de nieuwe boekverkoopster literatuur. De andere kandidaten vriendelijke afwijsbrief gestuurd. 15.00 – 17.00 Planning voor promotieactiviteiten voor komend jaar gemaakt. Activiteitenkalender (inclusief etalageschema) gemaakt voor komend kwartaal. In de winkel boekverkoper geholpen met aanwijzingen voor het inrichten van de etalage 17.00 – 18.00 Gegeten met 2 boekverkopers die ook de koopavond werken 18.00 – 21.00 In winkel gestaan 21.00 – 21.30 Winkel afgesloten samen met boekverkoper Zaterdag: 14.00 – 17.00 Aanwezig bij lezing en signeersessie van auteur Y 17.00 – 19.00 Na sluiting winkel nog nageborreld met auteur, medewerkers uitgeverij en boekverkopers
