Leningen aan verbonden partijen

ARIS proceshandboek

Leningen aan verbonden partijen Versie:

3

Status:

Productie

Datum:

13-02-2013

Pagina:

1 van 11

Leningen aan verbonden partijen

Documenthistorie Datum

Eenheid

Activiteit

Besproken met:

Uitkomst

07-02-2013

AC

N.v.t.

08022012

AC

19012012

AC

19092011

AC

14032011

AC

Uitvoeren onderhoud proceshandboek Geaccordeerd proceseigenaar Verwerken reactie Financiën & Control Onderhoud met proceseigenaar Vaststellen procesbeschrijving

Onderhoud proceshandboek uitgevoerd Aanpassingen geaccordeerd Aangepast om vast te stellen Aangepast om vast te stellen Handboek vastgesteld

Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur:

Datum opgeslagen: 13-02-2013

Erik Boels Erik Boels Erik Boels Chris Schut (Directeur AC) en Arne Brentjes (Directeur Concern Control)

Leningen aan verbonden partijen Main group\Algemeen\Processen\Ondersteunende processen\Financieel management\Leningen aan verbonden partijen

Pagina 2 van 11


Inhoudsopgave 1.

PROCES: LENINGEN AAN VERBONDEN PARTIJEN .......................................................................................... 4 1.1

2.

PROCES: AANGAAN LENINGEN AAN VERBONDEN PARTIJEN..................................................................... 6 2.1

3.

PROCESKETEN: LENINGEN AAN VERBONDEN PARTIJEN ............................................................................................ 5

PROCESKETEN: AANGAAN LENINGEN AAN VERBONDEN PARTIJEN ............................................................................ 7

PROCES: BEHEREN LENINGEN AAN VERBONDEN PARTIJEN...................................................................... 9 3.1

PROCESKETEN: BEHEREN LENINGEN AAN VERBONDEN PARTIJEN .......................................................................... 10


Pagina 3 van 11


1.

Proces: Leningen aan verbonden partijen

Bovenliggende modellen Doel

Termijn van afhandeling

Beleid Verantwoordelijkheden

• Financieel management • Uitstaande en aangetrokken gelden Het doel van dit proces is te zorgen dat verbonden partijen bij tijdelijke liquiditeitskrapte hun activiteiten kunnen voortzetten door tijdelijk leningen aan te gaan. * Directe boeking en controle van de aanvang lening * Maandelijkse boeking van de rente * Directe boeking van de aflossing Regeling Standaardmandaat Bedrijfsvoering Bestuur en bestuursstaf De Concern Controller zorgt ervoor dat: * de aanvraag van een lening wordt beoordeeld * z.n. een leningsovereenkomst wordt opgesteld * leningovereenkomst wordt gecontroleerd. * uitspraak CvB over de lening wordt gecommuniceerd * de boekingen van de leningovereenkomst in SAP periodiek worden gecontroleerd. * de informatie rondom een lening wordt verstrekt zodat Grootboekadministratie de lening juist en tijdig in de financiële administratie kan verwerken Het College van Bestuur zorgt ervoor dat: * de leningovereenkomst wordt geaccordeerd of afgewezen. De Hoofd Juridische Zaken zorgt ervoor dat: * opgestelde leningovereenkomst wordt getoetst.

Triggers Afbakening Prestatie-maatstaf E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door


Administratief Centrum (AC) De medewerker Grootboekadministratie zorgt ervoor dat: * er controle wordt gedaan op juiste boeking wanneer de lening wordt aangegaan * de renteboekingen juist en tijdig in SAP worden gedaan * de boekingen van de leningovereenkomst (waaronder rente) in SAP periodiek worden gecontroleerd. * verzoek tot aangaan van een lening met een verbonden partij Verzoek tot aangaan van een lening met een verbonden partij tot en met het beheer van leningen aan verbonden partijen. [email protected] Jan 29, 2013 1:20:34 PM rkieft1

Pagina 4 van 11


1.1

Procesketen: Leningen aan verbonden partijen


Pagina 5 van 11

Aangaan leningen aan verbonden partijen

2.

Proces: Aangaan leningen aan verbonden partijen

Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden

• Leningen aan verbonden partijen Het doel van dit proces is om te waarborgen dat er alleen leningen worden verstrekt wanneer dit is goedgekeurd door de daartoe bevoegde personen. Bij iedere aanvraag voor een lening van een verbonden partij Regeling Standaardmandaat Bedrijfsvoering Bestuur en bestuursstaf De concern controller zorgt ervoor dat: * de aanvraag van een lening wordt beoordeeld * zo nodig een leningsovereenkomst wordt opgesteld * leningovereenkomst wordt gecontroleerd * uitspraak CvB over de lening wordt gecommuniceerd Het College van Bestuur zorgt ervoor dat: * de leningovereenkomst wordt geaccordeerd of afgewezen.

Trigger(s) Afbakening E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model


De Hoofd Juridische zaken zorgt ervoor dat: * opgestelde leningovereenkomst wordt getoetst. * aanvraag voor een lening van een verbonden partij Aanvraag voor een lening van een verbonden partij tot en met het overmaken van de lening. [email protected] Jan 29, 2013 1:17:05 PM rkieft1 Productie

Pagina 6 van 11


2.1

Procesketen: Aangaan leningen aan verbonden partijen


Pagina 7 van 11


Korte uitleg per processtap van proces: Aangaan leningen aan verbonden partijen Processtappen / objecten 1 Ontvangen en beoordelen van aanvraag voor lening 2 Opvragen financiële gegevens 3 4

5 6 7 8 9 10 11 12

Uitzoeken haalbaarheid voor verstrekken van lening Opstellen overeenkomst voor lening en onderhandelen met verbonden partij Toetsen lening overeenkomst Accorderen van overeenkomst lening Afwijzing communiceren met aanvrager Opsturen ondertekende lening overeenkomst Ontvangen en archiveren van getekende overeenkomst Ontvangen en archiveren van getekende overeenkomst Bepalen wijze van verstrekken lening Aanmaken opdracht tot overmaking lening


Beschrijving / doel Als de UvA een verzoek tot een lening van een verbonden partij ontvangt, beoordeelt Financiën & Control of deze lening vanuit UvA-oogpunt nodig wordt geacht. Als de reden voor de lening gegrond wordt geacht, vraagt Financiën & Control de financiële gegevens van de verbonden partij (bijvoorbeeld de balans en winst- en verliesrekening) op. Financiën & Control beoordeelt of de te verstrekken lening haalbaar is en de UvA eventueel daardoor niet zelf in solvabiliteitsproblemen kan komen. Financiën & Control zorgt er zo nodig voor dat een concept overeenkomst opgesteld. De concept overeenkomst wordt besproken met de verbonden partij. Wanneer beide partijen akkoord zijn, wordt de definitieve overeenkomst opgemaakt. Wanneer de definitieve overeenkomst is opgemaakt, controleert het Hoofd Juridische Zaken de overeenkomst op juridische juistheid en eventuele hiaten in het contract. Het getoetste contract wordt ter accordering aan het College van Bestuur aangeboden. Aanvragen voor leningen welke niet haalbaar worden geacht, worden ook voorgelegd. Als het verstrekken van een lening niet haalbaar of wenselijk wordt bevonden door het College van Bestuur informeert Financiën & Control de aanvrager hierover. Nadat de leningsovereenkomst door het College van Bestuur is ondertekend wordt de overeenkomst door Financiën & Control opgestuurd aan de verbonden partij. Wanneer de overeenkomst getekend is terugontvangen, wordt deze door Financiën & Control gearchiveerd. Wanneer de overeenkomst getekend is terugontvangen, wordt deze door Financiën & Control gearchiveerd. Vervolgens geeft Financiën & Control opdracht tot het verrekenen of overboeken van het bedrag van de lening. Financiën & Control geeft op basis van de getekende overeenkomst opdracht tot het overmaken van het bedrag van de lening.

Pagina 8 van 11

Beheren leningen aan verbonden partijen

3.

Proces: Beheren leningen aan verbonden partijen

Bovenliggende modellen Doel Termijn van afhandeling

Beleid Verantwoordelijkheden

• Leningen aan verbonden partijen Het beheren van de uitkomst van een aangegane lening met een verbonden partij, door onder andere juiste en tijdige boekingen van rente en aflossing(en). * Directe boeking en controle van de aanvang lening * Maandelijkse boeking van de rente * Directe boeking van de aflossing Regeling Standaardmandaat Bedrijfsvoering Administratief Centrum (AC) De medewerker Grootboekadministratie zorgt ervoor dat: * de lening aan de verbonden partij wordt geboekt * de juiste boeking van de lening wordt gecontroleerd * de rente juist en tijdig in SAP worden geboekt * de boekingen van de leningovereenkomst (waaronder rente) in SAP periodiek worden gecontroleerd. De medewerker Cashmanagement zorgt ervoor dat: * een register met leningen aan verbonden partijen wordt aangelegd * periodieke controle op rente en aflossing wordt uitgevoerd. Bestuur en bestuursstaf De concern controller zorgt ervoor dat: * de boekingen van de leningovereenkomst in SAP periodiek worden gecontroleerd. * de informatie rondom een lening wordt verstrekt zodat Grootboekadministratie de lening juist en tijdig in de financiële administratie kan verwerken

Trigger(s)

Afbakening E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model


Lening is overgemaakt per bank Lening moet worden verrekend Datum volgens afsluitschema Lening is verwerkt tot en met het boeken en/of controleren van eventuele mutaties in de lening en renteboekingen. [email protected] Jan 29, 2013 1:17:43 PM rkieft1 Productie

Pagina 9 van 11


3.1

Procesketen: Beheren leningen aan verbonden partijen


Pagina 10 van 11


Korte uitleg per processtap van proces: Beheren leningen aan verbonden partijen Processtappen / objecten 1 Opnemen getekende overeenkomsten in register 2 Boeken en/of controleren lening

3 4 5

6

7

Beschrijving / doel Een medewerker Cashmanagement neemt de ontvangen getekende overeenkomsten op in een register. Een medewerker Grootboekadministratie boekt de lening of verrekend deze met een uitstaande schuld (bijvoorbeeld rekening-courant). Als het leningsbedrag is overgemaakt controleert een medewerker Grootboekadministratie of de lening juist is geboekt. (Voor de controle op de juistheid van de boekingen heeft Grootboekadministratie een kopie van de leningsovereenkomst en andere achterliggende documenten om de boekingen te verrichten.) Periodieke controle op rente en/of Een medewerker Cash Management controleert periodiek of (mutaties op) de lening en de aflossing daaraan gerelateerde renteboekingen juist zijn verwerkt. Opstellen en verwerken De medewerker Grootboekadministratie verzorgt de periodieke boeking van de te ontvangen renteboekingen rentebedragen en de controle op het juist boeken van de renteontvangsten. Grootboek informeren over Indien nodig informeert de medewerker Cashmanagement een medewerker correcties Grootboekadministratie over eventuele correcties, die moeten worden gedaan zodat de lening juist geboekt staat. Controleren voor (periodieke) Tijdens de periodeafsluiting controleert een medewerker Grootboekadministratie de boekingen (rente)boekingen n.a.v. de lening. Verder kunnen er correcties komen uit de controle door Cashmanagement. Terugkoppelen correctieboeking De medewerker Grootboekadministratie koppelt correctieboekingen terug aan Cashmanagement.


Pagina 11 van 11

Leningen aan verbonden partijen

Recommend Documents