Leidraad openbare inschrijving

Leidraad openbare inschrijving exploitatierecht reclameframes

Leidraad openbare inschrijving voor

exploitatierecht van reclameframes

Amersfoort, 11 mei 2016

Kenmerk: 5242645 d.d. 11-05-2016

1


Inhoudsopgave 1 2

Onderwerp en leeswijzer ............................................................................................... 3 Procedure ...................................................................................................................... 4 2.1 Concessieverlening voor diensten ............................................................................................ 4 2.2 Planning .................................................................................................................................... 4 2.3 Beoordeling en gunning ............................................................................................................ 4 3 Eisen aan de exploitant.................................................................................................. 7 3.1 Juridische status ....................................................................................................................... 7 3.2 Inschrijving in handels- of beroepsregister ............................................................................... 7 3.3 Referenties ................................................................................................................................ 7 3.4 Financiële en economische draagkracht .................................................................................. 7 4 Hoe in te schrijven? ....................................................................................................... 8 4.1 Indienen inschrijving.................................................................................................................. 8 4.2 Compleetheid verlangde gegevens .......................................................................................... 9 4.3 Taal ........................................................................................................................................... 9 4.4 Geldigheidsduur van de inschrijving ......................................................................................... 9 4.5 Afzien van inschrijving............................................................................................................... 9 5 Overige voorwaarden en vragen ................................................................................. 10 5.1 Gemaakte kosten .................................................................................................................... 10 5.2 Wijziging .................................................................................................................................. 10 5.3 Inschrijving onder voorwaarden .............................................................................................. 10 5.4 Voorwaarden ........................................................................................................................... 10 5.5 Juistheid gegevens ................................................................................................................. 10 5.6 Tegenstrijdigheden.................................................................................................................. 10 5.7 Vragen..................................................................................................................................... 10 Overeenkomst 12 Bijlagen bij overeenkomst:..................................................................................................................... 17 Bijlage 1 Eisen aan Reclameframes........................................................................................... 18 Bijlage 2 Lijst locaties tweezijdige reclameframes (in Excel, apart bijgevoegd) ................................... 19 Bijlage 3 Scorematrix (in pdf, apart bijgevoegd).................................................................................... 19 Bijlage 4 Toelichting 6R’s ...................................................................................................................... 20 Formulier A: Eigen Verklaring (aparte bijlage in pdf) ............................................................................ 23 Formulier B: Opgave van soortgelijke projecten ................................................................................... 24 die de inschrijver gedurende de afgelopen drie jaar heeft .................................................................... 24 uitgevoerd. 24 Formulier C1: Inschrijfformulier Meerwaarde/Duurzaamheid (t.b.v. criterium 1, zie Scorematrix) ....... 25 Formulier C2: Inschrijfformulier Meerwaarde/Duurzaamheid (t.b.v. criterium 2, zie Scorematrix) ....... 27 Formulier C3: Inschrijfformulier Meerwaarde/Duurzaamheid (t.b.v. criterium 3, zie Scorematrix) ....... 30 Formulier D: Inschrijfbiljet ...................................................................................................................... 32

Kenmerk: 5242645 d.d. 11-05-2016

2


1 Onderwerp en leeswijzer 1. De aanbesteding waar deze openbare inschrijving toebehoort, heeft tot doel om te komen tot een nieuwe overeenkomst voor de exploitatie van reclameframes in Amersfoort. De nieuwe overeenkomst gaat in op 1 augustus 2016 en heeft een duur van 5 jaar. De overeenkomst omvat het exclusieve recht voor de exploitatie van reclameframes in de openbare ruimte van de gemeente Amersfoort. Voor dit recht draagt de exploitant een vergoeding af aan de gemeente. 2. Duurzaamheid is voor de gemeente Amersfoort heel belangrijk. Duurzaamheid wordt daarom beloond door op dit onderdeel te kunnen scoren. De gemeente stelt het bijzonder op prijs als hierin wordt geinvesteerd. Inschrijvers zijn echter niet verplicht om met duurzaamheid iets extra’s te doen en kunnen derhalve ervoor kiezen alleen op prijs (onderdeel B in Scoretabel) in te schrijven. 3. De overeenkomst met daaronder de bijbehorende bijlagen is bijgevoegd. De overeenkomst, inclusief bijlagen omvat de eisen die de gemeente stelt aan de exploitatie van reclameframes. De gemeente Amersfoort vraagt om een aanbieding te doen voor het exploitatierecht van reclameframes. 4. De lichtmasten die in aanmerking komen voor de plaatsing van de reclameobjecten staan vermeld in Bijlage 2 van de overeenkomst. Inschrijver wordt verzocht op basis hiervan in te dienen. 5. Informatie over de procedure is opgenomen in Hoofdstuk 2. De specifieke eisen die de gemeente aan de exploitant stelt, staan in Hoofdstuk 3. Hoe moet worden ingeschreven wordt vervolgens in hoofdstuk 4 behandeld. Ten slotte staan de overige voorwaarden en op welke wijze vragen kunnen worden gesteld in hoofdstuk 5.

Kenmerk: 5242645 d.d. 11-05-2016

3


2

Procedure

2.1

Concessieverlening voor diensten Het gaat hier om een concessieverlening voor diensten. Deze wordt vormvrij ingevuld met inachtname van de beginselen van objectiviteit, gelijkheid, transparantie en proportionaliteit, zoals opgenomen in de Aanbestedingswet. De aanbestedende dienst heeft ervoor gekozen de opdracht niet op te splitsen in percelen. De motivering hiervoor is dat het opdelen in percelen: niet doelmatig is; de totale kosten (voorbereiding, aanbesteding, realisatie, exploitatie en onderhoud) zijn bij het opdelen van de opdracht vele malen hoger;

2.2

Planning

1. De planning voor het aanbestedingsproces is als volgt: Activiteiten Datum aankondiging Uiterste datum en tijdstip voor ontvangen van vragen Voorgenomen datum verzending Nota van Inlichtingen Uiterste datum en tijdstip voor ontvangst van de inschrijvingen Voorgenomen datum voorlopige gunning Voorgenomen datum definitieve gunning Ingangsdatum overeenkomst

2.3

Datum, tijdstip 12-05-2016 27-05-2016, 12.00 uur 03-06-2016 15-06-2016, 12.00 uur 01-07-2016 22-07-2016 1 augustus 2016

Beoordeling en gunning Fase 1: Beoordeling geschiktheid Inschrijvingsvoorwaarden

1. Allereerst wordt beoordeeld of de inschrijver aan de gestelde eisen voldoet (zie Hoofdstuk 3) en ook de inschrijving aan de gestelde voorwaarden voldoet (zie Hoofdstuk 4). 2. Indien dit het geval is, beoordeelt het beoordelingsteam of het ontwerp van het voorgestelde reclameframe voldoet aan de eisen zoals vermeld in Bijlage 1. Fase 2: Beoordeling op grond van Gunningcriteria (opgenomen in Scorematrix) 3. Inschrijvers die fase 1 goed zijn doorgekomen worden op basis van onderdeel A. Meerwaarde (Mw) en onderdeel B. Prijs (P) beoordeeld, zoals opgenomen in de Scorematrix (bijlage 3). 4. Hierbij wordt bepaald welke inschrijving de economisch meest voordelige inschrijving is. Daarvoor gebruikt de gemeente de methode van gunnen op waarde. 5. Gunnen op waarde gaat in dit geval uit van A. Meerwaarde (Mw) in € + B. Jaarlijkse vergoeding (P) in €. A. Meerwaarde (Mw) wordt bepaald aan de hand van de manier waarop en de mate waarin op de wensen (zoals die staan in de Scorematrix onder A. Meerwaarde (Mw)) wordt gescoord. Vervolgens wordt de gescoorde meerwaarde opgeteld bij de inschrijvingsprijs (in de Scorematrix onderdeel B) hetgeen resulteert in de evaluatieprijs (Ep). Als formule: Ep = Mw + P

Kenmerk: 5242645 d.d. 11-05-2016

4


6. Deze evaluatieprijs is de score die een inschrijver behaalt voor zijn inschrijving en is bepalend voor de plaats waarop de inschrijver in de rangorde eindigt. De inschrijving met de hoogste evaluatieprijs is de “economisch meest voordelige inschrijving”. 7. De maximaal te behalen Meerwaarde (Mw) bij deze procedure wordt, per onderdeel, uitgedrukt in euro en is opgenomen in de Scorematrix. 8. De enveloppen met de Jaarlijkse vergoeding (onderdeel B) worden pas geopend nadat de beoordeling van onderdeel A Meerwaarde (Mw) /Duurzaamheid (criterium 1 t/m 3), zoals opgenomen in bijlage 3: Scorematrix, is afgerond. Vervolgens wordt de evaluatieprijs bepaald. 9. Indien twee of meer inschrijvers eindigen met dezelfde hoogste evaluatieprijs, zal degene met de hoogste Prijs (P) als hoogste worden aangemerkt. Indien ook Prijs (P) hetzelfde is, zal worden geloot. 10.In hoofdstuk 4 is opgenomen wat moet worden opgesteld en hoe dit vervolgens moet worden ingediend. Verduidelijking met voorbeeld 11.Om de systematiek verder te verduidelijken en zo transparant mogelijk te zijn, zijn in de Scorematrix een drietal voorbeeld inschrijvingen opgenomen. Deze zijn geheel fictief en slechts ter verduidelijking van de systematiek. 12.Hieruit is af te leiden dat de inschrijving van inschrijver B de hoogste beoordeling heeft gekregen. Deze inschrijver heeft een meerwaarde (Mw) van jaarlijks € 5.625,-, € 1.875.- en € 5.625.- en gaat Jaarlijkse een vergoeding van € 205.000.- betalen. Daarmee heeft zij de hoogste Evaluatieprijs (Ep) van € 218.125,-. Voorlopige gunning 13.De gemeente Amersfoort zal, na de volledige beoordeling van de inschrijvingen, de inschrijvers gelijktijdig schriftelijk informeren over haar voornemen tot gunning (de voorlopige gunning). De datum van dagtekening van deze brief geldt als datum van voorlopige gunning. De brief wordt toegezonden per e-mail en per gewone post. 14.De inschrijver waaraan voorlopig is gegund dient aan te tonen aan de geschiktheidseisen te voldoen door binnen zeven kalenderdagen na voorlopige gunning de aanbestedende dienst de in paragraaf 3.2 tot en met 3.4 van deze leidraad genoemde informatie en bijlagen ter hand te stellen 15.Indien de gemeente dit wenst, wordt de partij waaraan voorlopig wordt gegund uitgenodigd voor een gesprek, ter verificatie van gegevens en ter bespreking van de eventueel te sluiten overeenkomst. 16.Blijkt tijdens de besprekingen met de inschrijver dat in de inschrijving onjuiste informatie is verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betreffende inschrijver alsnog worden uitgesloten van de verdere procedure. 17.Door inschrijving verklaart een inschrijver zich akkoord met deze leidraad inclusief bijlagen waaronder de overeenkomst en Nota’s van Inlichtingen. Hier kan derhalve niet meer over worden onderhandeld. 18.Aan de voorlopige gunning kan de inschrijver waaraan voorlopig is gegund geen enkel recht ontlenen. De mededeling van de voorlopige gunningbeslissing houdt géén aanvaarding in als bedoeld in art. 6:217 lid 1 BW van diens aanbod.

Kenmerk: 5242645 d.d. 11-05-2016

5


19.De afgewezen inschrijvers ontvangen een deugdelijke motivering van de reden van de afwijzing en de naam van de beoogde begunstigde. De afgewezen inschrijvers kunnen tevens nadere informatie inwinnen bij de gemeente Amersfoort. 20.Een inschrijver die het niet met het gunningvoornemen eens is, kan binnen een termijn van 20 (twintig) kalenderdagen na verzending van het gunningvoornemen (de zgn. standstill-termijn) bezwaar aantekenen door middel van een kort geding bij de rechtbank Midden Nederland, locatie Utrecht. Binnen deze termijn dient tevens de kopie dagvaarding te zijn gemaild aan [email protected] (dit i.v.m. de kenbaarheid voor de gemeente om te voorkomen dat reeds een overeenkomst gesloten wordt). 21.De stand-stilltermijn van 20 kalenderdagen na verzending van het gunningvoornemen is eveneens een vervaltermijn. Is door de afgewezen inschrijver(s) binnen deze termijn geen dagvaarding aan de Gemeente betekend, dan verliest de inschrijver het recht om rechtsmaatregelen te nemen. De gemeente Amersfoort zal er dan gerechtvaardigd op mogen vertrouwen dat ter zake van de gunning geen kort geding meer aanhangig wordt gemaakt, waarna tot definitieve gunning kan worden overgaan. 22.Indien er op de voorgeschreven wijze tijdig een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan zal de Gemeente de uitkomst van dat kort geding in eerste aanleg afwachten alvorens zij tot definitieve gunning overgaat. 23.Zodra de gemeente de inschrijver waaraan voorlopig is gegund in kennis stelt van het feit dat er een kort geding aanhangig is gemaakt, dient de waaraan voorlopig is gegund in deze kort gedingprocedure te interveniëren, op straffe van verval van recht om – nadien - nog op te mogen komen tegen een eventueel gewijzigd gunningvoornemen. 24.Indien er niet definitief gegund gaat worden aan de partij waaraan voorlopig is gegund zal een bespreking met de als tweede geëindigde inschrijver belegd worden. De gemeente Amersfoort zal alsdan na de herbeoordeling van de inschrijvingen, de inschrijvers gelijktijdig schriftelijk informeren over zijn gewijzigde voornemen tot gunning. Ook na dit gewijzigde voornemen, hanteert de gemeente Amersfoort een stand-stilltermijn van 20 kalenderdagen, waarvoor hetzelfde van toepassing is als bij de eerder genoemde termijn van 20 kalenderdagen. Definitieve gunning 25.Middels het verzenden van een brief door de gemeente waarin de definitieve gunning bekend wordt gemaakt, komt de overeenkomst tot stand. Ondertekening van de overeenkomst is daardoor niet meer nodig. De gunning is definitief op het moment dat er een definitieve gunningbeslissing per brief is verzonden door de gemeente Amersfoort.

Kenmerk: 5242645 d.d. 11-05-2016

6


3 Eisen aan de exploitant 3.1

Juridische status Elke inschrijver dient de uniforme eigen verklaring (Formulier A) rechtsgeldig ondertekend door daartoe bevoegd persoon of personen bij inschrijving in te dienen. Door rechtsgeldige ondertekening van de Uniforme eigen verklaring verklaart de inschrijver te voldoen aan het in deze verklaring gestelde ten aanzien van de verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden en de eisen aan de exploitant zoals genoemd in hoofdstuk 3 van deze leidraad. Indien op een inschrijver een of meer van de genoemde uitsluitingsgronden van toepassing zijn, kan de inschrijver worden uitgesloten van verdere deelname. De inschrijver waaraan voorlopig is gegund dient aan te tonen aan de geschiktheidseisen te voldoen door binnen zeven kalenderdagen na voorlopige gunning de aanbestedende dienst de hieronder in paragraaf 3.2 tot en met sub 3.4 van de leidraad genoemde informatie en bijlagen ter hand te stellen. Bij een combinatie geldt dat iedere combinant deze verklaringen en bijlagen dient in te dienen.

3.2

Inschrijving in handels- of beroepsregister De inschrijver waaraan voorlopig is gegund dient een recente verklaring (niet ouder dan 6 maanden) in te dienen waaruit blijkt (I) dat de onderneming is ingeschreven in een beroeps- of handelsregister van het land van herkomst en (II) welke persoon of personen de inschrijver kunnen vertegenwoordigen. Binnen Nederland vervult een rechtsgeldig uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel deze functie. Bij een combinatie dient iedere combinant deze verklaring toe te voegen.

3.3

Referenties De inschrijver moet over voldoende capaciteit, kennis en ervaring beschikken om de exploitatie, het beheer en het onderhoud van de reclameframes naar behoren te kunnen uitvoeren. De inschrijver waaraan voorlopig is gegund, dient dit aan te tonen door referenties te overleggen waaruit blijkt dat deze met minimaal twee gemeentes een overeenkomst voor de exploitatie, beheer en onderhoud van reclameframes (ongeacht formaat) heeft afgesloten. De overeenkomsten dienen in de afgelopen drie jaar (gerekend vanaf het moment van inschrijving) te zijn afgesloten en naar tevredenheid van de opdrachten te zijn/worden uitgevoerd. (Hiervoor dient Formulier B te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver waaraan voorlopig is gegund.)

3.4 Financiële en economische draagkracht 1. Inschrijver dient een stabiele onderneming te zijn, wiens continuïteit is gegarandeerd gedurende de looptijd van de concessie. 2. Indien inschrijver controleplichtig is, dient de meest recente accountantscontrole in de jaarrekening geen paragraaf te bevatten met negatieve continuïteitsverwachtingen. 3. De gemeente Amersfoort kan na voorlopige gunning vragen om deze accountantsverklaring en de jaarrekening. 4. Indien inschrijver niet controleplichtig is, dient de financiële en economische draagkracht van uw onderneming zodanig te zijn dat de continuïteit van de dienstverlening gedurende de looptijd van de concessie niet in gevaar komt. 5. De gemeente Amersfoort kan na voorlopige gunning vragen om een jaarverslag en/of een beoordelings- of samenstellingsverklaring.

Kenmerk: 5242645 d.d. 11-05-2016

7


4

Hoe in te schrijven?

4.1 Indienen inschrijving 1. De schriftelijke inschrijving dient in 3 aparte enveloppen aangeboden te worden: Envelop 1: 1. Eigen Verklaring Het ondertekende Formulier A, Uniforme eigen verklaring. 2. Ontwerp reclameframes Adequate tekeningen van de toe te passen reclameframes, bij voorkeur schaal 1:25, met minimaal voor-, zij- en achteraanzicht. Uit de tekeningen moet duidelijk de uitvoering, materiaal, kleur(en), afmetingen, vorm en hoogte blijken (in overeenstemming met bijlage 1). Envelop 2: Inschrijvingsbiljet, conform Formulier C, ten behoeve van onderdeel A / Duurzaamheid van de Scorematrix. NB. Het is niet verplicht om op dit onderdeel inhoudelijk input te leveren. Als inschrijver naast bestaande weten regelgeving niet aan extra duurzaamheid wil doen, dan zal geen meerwaarde worden toegekend, maar leidt dit niet tot uitsluiting. In dat geval vermeldt de inschrijver op Formulier C: n.v.t.. Envelop 3: Inschrijvingsbiljet, conform Formulier D, ten behoeve van onderdeel B van de Scorematrix. 2. Op de enveloppen dienen minimaal de volgende gegevens duidelijk aangegeven te zijn: a. Naam inschrijver; b. Contactpersoon inschrijver; c. Telefoonnummer contactpersoon inschrijver; d. E-mailadres contactpersoon inschrijver; e. Kenmerk van deze leidraad; f. Beschrijving inhoud envelop (envelop 1, 2 of 3). 3. De inschrijving moet uiterlijk ontvangen zijn op de in de Planning genoemde Uiterste datum en tijdstip voor ontvangst van de inschrijvingenop het volgende adres: Gemeente Amersfoort Afdeling Financiën en Advies T.a.v. mevrouw S.J. Kateman Postbus 4000 3800 EA Amersfoort 4. De inschrijving kan worden overhandigd aan de Facility Desk van de afdeling Facilitaire Zaken, Molenstraat 2 te Amersfoort, t.a.v. mevrouw S.J. Kateman. Het overhandigen van de inschrijving kan plaatsvinden tot de in de Planning genoemde Uiterste datum en tijdstip voor ontvangst van de inschrijvingen. 5. De inschrijver draagt de verantwoordelijkheid voor een correcte en tijdige ontvangst van de inschrijving. Inschrijvingen die de aanbestedende dienst na het gestelde tijdstip ontvangt, worden niet in behandeling genomen. 6. De inschrijver dient alle onderdelen van de inschrijving volledig en naar waarheid in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. De tekenbevoegdheid van de ondertekenaar van de inschrijvingsdocumenten dient te blijken uit bewijs van inschrijving in een beroeps- of handelsregister (conform paragraaf 3.1 en 3.2 dient dit bewijs slechts door de inschrijver waaraan voorlopig is gegund en deze hiervan in kennis is gesteld, te worden overgelegd).

Kenmerk: 5242645 d.d. 11-05-2016

8


7. De inschrijver stemt door in te schrijven in met het bepaalde in deze leidraad en de daarbij behorende documenten. 8. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig beschikken over de informatie die in de nota van inlichtingen staat. Indien er meerdere nota’s van inlichtingen zijn verstrekt en deze onderling tegenstrijdig met elkaar zijn, prevaleert het bepaalde in de meest recente nota van inlichtingen. 4.2

Compleetheid verlangde gegevens De gemeente Amersfoort hoeft inschrijvingen die niet zijn voorzien van alle op te leveren informatie niet in behandeling te nemen.

4.3

Taal De taal voor de inschrijving is Nederlands, evenals voor het vervolg van de procedure en de uitvoering van de exploitatie.

4.4

Geldigheidsduur van de inschrijving De inschrijving dient tot minimaal 90 dagen na uiterste datum voor ontvangst van de inschrijvingen geldig te zijn.

4.5

Afzien van inschrijving Indien u na het lezen van deze leidraad wenst af te zien van inschrijving, dan stelt de gemeente het bijzonder op prijs indien u dit laat weten en tevens aangeeft waarom u afziet van inschrijving.

Kenmerk: 5242645 d.d. 11-05-2016

9


5 Overige voorwaarden en vragen 5.1

Gemaakte kosten Door een gegadigde gemaakte kosten met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure worden niet vergoed.

5.2

Wijziging Een inschrijver kan zijn inschrijving na het sluiten van de inschrijvingstermijn, anders dan in de procedure voorzien, niet meer wijzigen, aanvullen of herroepen. De inschrijving is dan ook een onherroepelijk aanbod.

5.3

Inschrijving onder voorwaarden Indien aan een inschrijving voorwaarden of voorbehouden zijn verbonden, wordt de inschrijving geacht niet te zijn gedaan. De inschrijver is in staat de door hem ingediende inschrijving volledig en zonder voorbehoud gestand te doen.

5.4

Voorwaarden Leverings- en betalingsvoorwaarden en andere algemene voorwaarden van de geselecteerde inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

5.5

Juistheid gegevens De gemeente Amersfoort behoudt zich het recht voor alle gegevens op hun juistheid te controleren en referenties te raadplegen. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan leiden tot uitsluiting.

5.6

Tegenstrijdigheden Bij het constateren van tegenstrijdigheden of onvolkomenheden in deze openbare inschrijving, dient inschrijver de gemeente Amersfoort hiervan zo snel mogelijk schriftelijk op de hoogte te stellen. Indien naderhand blijkt dat deze leidraad en/of bijlagen tegenstrijdigheden of onvolkomenheden bevat welke niet door de inschrijvers zijn opgemerkt, dan zijn deze voor risico van de inschrijver.

5.7 Vragen 1. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, dan horen wij dat graag. Ook kunt u suggesties doen. Het is van belang dat alle elementen uit uw voorgenomen inschrijving voldoen aan de gestelde eisen. Indien u twijfelt, stelt u dan een vraag. Ook mogelijke alternatieven en, in uw ogen, verbeteringen, kunnen tijdens de vragenronde ter beoordeling worden voorgelegd. 2. Een verzoek om inlichtingen dient via de vragenronde en uiterlijk op de in de Planning (paragraaf 2.1) opgenomen Uiterste datum en tijdstip voor ontvangen van vragen, te zijn ingediend, per mail aan [email protected]. Verzoeken om inlichtingen die de gemeente Amersfoort na de op de in de Planning (paragraaf 2.1) genoemde Uiterste datum en tijdstip voor ontvangen van vragen ontvangt, worden in beginsel niet beantwoord. De Gegadigde is verantwoordelijk voor een correcte en tijdige ontvangst van de vragen door de gemeente Amersfoort. 3. De vragen en de daarop gegeven antwoorden worden geanonimiseerd en gepubliceerd in één of meer Nota’s van Inlichtingen en vormen een integraal onderdeel van deze openbare inschrijving. Let op! 4. Het is niet toegestaan, om in het kader van deze openbare inschrijving op een andere wijze, dan genoemd in deze paragraaf, contact te zoeken met de gemeente Amersfoort of door de gemeente Amersfoort ingeschakelde derden, ter verkrijging van informatie die op enige manier

10


samenhangt met deze openbare inschrijving. De gemeente kan een inschrijver uitsluiten die handelt in strijd met het voorgaande.

11


Overeenkomst behorende bij het gepubliceerde “Openbare inschrijving Exploitatierecht reclameframes’’ (hierna te noemen: Openbare inschrijving). Door inschrijving heeft de Exploitant ingestemd met deze overeenkomst. Middels het verzenden van een brief door de gemeente waarin de definitieve gunning bekend wordt gemaakt, gaat ook de gemeente akkoord en komt deze overeenkomst tot stand. Pas nadat de gemeente Amersfoort per brief definitief heeft gegund komt derhalve onderstaande overeenkomst tot stand: Hierna wordt verstaan onder: De Gemeente :

De gemeente Amersfoort, kantoorhoudende te 3811 LM te Amersfoort, Stadhuisplein1;

De Exploitant :

Degene aan wie definitief is gegund.

De gemeente en de Exploitant samen te noemen 'Partijen'. Overwegende dat: • Op basis van een openbare inschrijving onderstaande concessie is gegund aan Exploitant; • Exploitant overeenkomstig de door haar gedane Inschrijving dient te realiseren. • De Exploitant er rekening mee dient te houden dat de gemeente Amersfoort slechts 2 maaibeurten voor het bermgras per jaar verricht. samen te noemen 'Partijen'.

VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:

12


Artikel 1 Definities 1.1 In deze overeenkomst wordt verstaan onder: Lichtmast:

Mast waarop armaturen zijn bevestigd ten behoeve van de openbare verlichting.

Reclameframe:

Tweezijdig frame gemonteerd aan een lichtmast, waarin zich twee afficheringborden bevinden.

Afficheringbord:

Een vlak van het formaat AO (z 841 x 1189 mm 1 m2 ) waarop een reclameaffiche wordt getoond.

Artikel 2 Onderwerp van de overeenkomst 2.1 De Gemeente verleent Exploitant met ingang van 1 augustus 2016 het exclusieve recht voor de exploitatie van tweezijdige vaste reclameframes in de openbare ruimte van de gemeente Amersfoort. Voor het hebben van dit recht draagt Exploitant vergoeding af, conform het door haar bij inschrijving ingediende Formulier D: Inschrijfbiljet. 2.2

Reclameframes worden opgesteld, geëxploiteerd, onderhouden en verwijderd door en voor rekening van Exploitant volgens de eisen en voorwaarden in deze overeenkomst.

2.3

De reclameframes en de locaties van deze objecten moeten voldoen aan de eisen die zijn gesteld in Bijlage 1 en 2 van deze overeenkomst, tenzij partijen afwijkingen schriftelijk overeenkomen.

2.4

Reclameframes dienen te voldoen aan Bijlage 1 Eisen aan Reclameframes.

Artikel 3 Procedure wijziging plaatsingsplan 3.1 Exploitant kan, gelet op het bepaalde in artikel 5.1, gedurende de looptijd van de overeenkomst een voorstel tot wijziging (daaronder begrepen aanvulling) van het plaatsingsplan ter goedkeuring indienen bij de Gemeente. Pas na schriftelijke goedkeuring door de Gemeente kan Exploitant overgaan tot uitvoering. Aan de goedkeuring kan de Gemeente voorwaarden verbinden. 3.2

De Gemeente Amersfoort kan gedurende de looptijd van de overeenkomst het plaatsingsplan wijzigen, Exploitant dient hieraan binnen 2 maanden na schriftelijke kennisgeving uitvoering te geven. Redenen hiervoor kunnen bijvoorbeeld zijn: veranderde stedenbouwkundige omstandigheden, verkeerskundige prioriteiten en klachten.

Artikel 4 Onderhoud en eventualiteiten 4.1 Exploitant draagt zorg voor de deugdelijke, gave, schone en niet-verweerde staat van de reclameframes. 4.2

Herstel van geconstateerde of gemelde gebreken en/of schaden aan een reclameframe, dient Exploitant binnen twee werkdagen na melding op te lossen. Indien schade ontstaat waarbij het reclameframe gevaar voor de omgeving oplevert, dient deze onmiddellijk door of op kosten van Exploitant te worden verwijderd.

4.3

Wanneer van gemeentewege zodanige werkzaamheden aan de omgeving van een

13


reclameframe moeten worden verricht dat tijdelijke verwijdering van reclameframes noodzakelijk is, is de Gemeente niet tot schadeloosstelling verplicht. Exploitant zal daarvoor, voor eigen rekening, binnen twee weken na een daartoe strekkend verzoek zorg dragen. 4.4

Exploitant zal zich ten behoeve van de veiligheid van haar medewerkers en overige weggebruikers houden aan wettelijke normen en de relevante CROW-richtlijnen.

4.5

Exploitant zal geen werkzaamheden uitvoeren, die de doorstroming van het verkeer op enigerlei wijze kunnen hinderen.

4.6

Werkzaamheden aan de hoofdinfrastructuur (doorgaande wegen) mogen niet plaatsvinden tussen 07.00 en 09.30 uur en tussen 15.30 en 18.00 uur.

Artikel 5 Vergoedingen 5.1 Exploitant betaalt de Gemeente per jaar een vergoeding conform het door haar bij inschrijving ingediende Formulier D: Inschrijfbiljet, voor het plaatsen en exploiteren van reclameframes aan 200 daarvoor te gebruiken locaties conform Bijlage 2 Lijst locaties tweezijdige reclameframes. 5.2

Bij wijziging van het plaatsingsplan (na schriftelijke goedkeuring door gemeente) wordt de in lid 1 van dit artikel genoemde vergoeding naar rato aangepast aan het aantal reclameframes c.q. te gebruiken lichtmasten.

5.3

Alle in dit artikel genoemde bedragen zijn gebaseerd op het prijspeil 2016. De vergoeding zal jaarlijks, voor het eerst op 1 januari 2017 worden aangepast naar gelang de ontwikkeling van het maandcijfer van de consumentprijsindex alle huishoudens, zoals dat gepubliceerd wordt door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS.) Het maandcijfer van oktober zal in elk jaar als grondslag voor de berekening dienen, waarbij het cijfer voor oktober 2015 als basis zal gelden (2015 = 100).

5.4

Exploitant voldoet na ontvangst van facturen verschuldigde bedragen bij vooruitbetaling in kwartaaltermijnen en ter name van de gemeente Amersfoort. In afwijking van het bepaalde in de vorige zin betreft de eerste betalingstermijn de maanden augustus en september 2016.

5.5

Exploitant zal zorg dragen voor alle vergunningen, toestemmingen, ontheffingen, vrijstellingen en dergelijke, die vereist zijn voor het installeren en in stand houden van de reclameframes. Alle hieraan verbonden kosten, ook die de gemeente rekent, komen voor rekening van Exploitant.

Artikel 6 Aansprakelijkheid en vrijwaring 6.1 Het gebruik van de borden en al datgene wat daarbij of daartoe behoort, is geheel voor risico van Exploitant. 6.2

Exploitant is aansprakelijk voor alle schade als gevolg van of in verband met de uitvoering van de overeenkomst, voor zover deze schade aan Exploitant kan worden toegerekend.

6.3

Exploitant vrijwaart de Gemeente voor alle aanspraken van derden ter zake van schade, direct voortvloeiende uit de aanwezigheid, de staat en het gebruik van

14


borden, evenals van aanspraken met betrekking tot de aard en de inhoud van de reclame. 6.4

Exploitant heeft zich adequaat verzekerd en zal zich adequaat verzekerd houden voor het risico van wettelijke aansprakelijkheid. De Gemeente is gerechtigd inzage te krijgen in de betreffende verzekeringspolis.

Artikel 7 Ontbinding 7.1 Onverminderd alle andere rechten of vorderingen van de Gemeente op basis van de wet of de overeenkomst mag de Gemeente de overeenkomst door een schriftelijke verklaring geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien: a. Exploitant in verzuim is met de nakoming van een verplichting uit hoofde van de overeenkomst; b. de nakoming door Exploitant van een verplichting uit hoofde van de overeenkomst blijvend of tijdelijk onmogelijk wordt; c. ten aanzien van Exploitant faillissement is aangevraagd, partij in staat van faillissement wordt verklaard of aan haar, al dan niet voorlopig, surseance van betaling wordt verleend of een aanvraag daartoe is gedaan; d. een besluit wordt genomen en/of wordt overgegaan tot liquidatie van Exploitant of het beëindigen van de bedrijfsactiviteiten van Exploitant, of de bedrijfsactiviteiten van Exploitant wezenlijk wijzigen; e. door Exploitant of een van zijn werknemers of door hem ingeschakelde derden enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de Gemeente of aan een van zijn werknemers of vertegenwoordigers. Artikel 8 Overdracht 8.1 Het is Exploitant zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Gemeente niet toegestaan de rechten en plichten voortvloeiende uit deze overeenkomst aan een derde over te dragen. Exploitant zal de Gemeente tijdig van haar voornemen in kennis stellen, waarbij de Gemeente haar toestemming aan een dergelijke overdracht niet anders dan op redelijke gronden zal onthouden. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Artikel 9 Bijzondere bepalingen 9.1 Ten minste 40% van de aanwezige reclameframes dient tot zes weken voor plaatsing beschikbaar te worden gehouden voor culturele organisaties, ideële organisaties of andere organisaties zonder winstoogmerk, of activiteiten die het algemeen belang dienen. Bij discussie of activiteiten hieraan voldoen beslist de Gemeente Amersfoort. Indien bedoelde organisaties geen gebruik willen maken van de mogelijkheid kan de beschikbare ruimte alsnog verhuurd worden aan commerciële organisaties. 9.2

Het tarief voor commerciële reclame-uitingen mag vrij worden vastgesteld door de exploitant.

9.3

Het niet-commerciële tarief mag niet meer bedragen dan € 29,- (excl. BTW. inclusief plaatsing) per bord (twee affiches) per week. Dit bedrag mag jaarlijks, voor het eerst op 1 januari 2017 worden geïndexeerd (zie art 5 lid 3).

9.4

Leegstand van een reclameframe ten gevolge van het niet verhuren, mag niet optreden. Tenminste 50% van de niet verhuurde afficheringborden is voorzien van een standaard poster, aangeleverd door de Gemeente Amersfoort.

15


9.5

De gemeente Amersfoort heeft per kalenderjaar de beschikking over 2240 vrije borddagen, door de gemeente zelf te verdelen. Exploitant verzorgt plaatsing van de door Gemeente Amersfoort geleverde posters om niet. Dit mag gaan ten laste van de in 9.1 aangegeven ruimte voor ideële (niet —commerciële) reclame.

9.6

Een periode om reclameframes te huren voor een reclamecampagne is een week. Verlenging met een week is mogelijk.

9.7

Per periode kan een huurder een serie reclameframes huren. De seriegrote mag variëren tussen 10 en 40 reclameframes.

9.8

Exploitant verstrekt de gemeente halfjaarlijks die informatie, welke de gemeente nodig heeft voor het bewaken van de nakoming van de in de vorige leden opgenomen verplichtingen.

Artikel 10 Duur en beëindiging van de overeenkomst 10.1 De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van 5 jaar, ingaande op 1 augustus 2016. 10.2

Exploitant is verplicht uiterlijk in de laatste maand voor beëindiging van de werkingsduur van de overeenkomst de borden te verwijderen en de locaties weer in de oorspronkelijke staat te brengen.

Artikel 11 Slotbepalingen 11.1 Algemene levering- en betalingsvoorwaarden van Exploitant zijn niet van toepassing op deze overeenkomst. 11.2 Kennisgevingen die Partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. 11.3 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 11.4 De Exploitant dient de door haar gedane inschrijving na te komen. Indien zij onverhoopt de door haar aangeboden meerwaarde bij de criteria niet waarmaakt, dan zal de gemeente nakoming eisen. Indien de meerwaarde alsnog niet wordt waargemaakt, dan is de Exploitant een direct opeisbare boete verschuldigd van maximaal drie maal de door de Exploitant behaalde meerwaarde op het betreffende criterium.

16


Bijlagen bij overeenkomst: Bijlage 1 Eisen aan Reclameframes Bijlage 2 Lijst locaties tweezijdige reclameframes Bijlage 3 Scorematrix Bijlage 4 Toelichting 6R’s Formulier A: Eigen Verklaring Formulier B: Opgave van soortgelijke projectendie de inschrijver gedurende de afgelopen drie jaar heeft uitgevoerd. Formulier C1: Inschrijfformulier Meerwaarde/Duurzaamheid Formulier C2: Inschrijfformulier Meerwaarde/Duurzaamheid Formulier C3: Inschrijfformulier Meerwaarde/Duurzaamheid Formulier D: Inschrijfbiljet

17


Bijlage 1 Eisen aan Reclameframes A.

ALGEMENE EISEN

A.1. A.2.

De locaties waar reclameframes kunnen worden geplaatst, zijn genoemd in Bijlage 2. Reclameframes worden niet geplaatst en geëxploiteerd op lichtmasten waarvan de locatie naar oordeel van de Gemeente storend is voor omwonenden of andere belanghebbenden. Combinatie van reclameframes met andere vormen van reclame-uiting of informatieverschaffing aan of bij één lichtmast is niet toegestaan. Voor de te voeren reclame geldt dat de reclame: voldoet aan de Nederlandse Reclame Code; geen afbreuk doet aan de verkeersveiligheid.

A.3. A.4.

B. B.1. B.2. B.3.

B.4. B.5. B.6. B.7.

AFMETINGEN VORM EN MONTAGE Geplaatste reclameframes tonen altijd, op alle afficheringborden, een affiche in het formaat AO. Reclameframes hebben een eigentijdse vormgeving en zijn rank en licht uitgevoerd de kleur RAL (9007). De afstand van de onderkant van het reclameframe tot aan het maaiveld bedraagt in principe tenminste 0.75 m. Van deze regel wordt afgeweken indien en waar de gemeente dit aangeeft in verband met verkeerskundige, stedenbouwkundige of beheermatige eisen. Het reclameframe wordt op zodanige wijze geplaatst dat de lichtmast niet wordt beschadigd. De toegang tot het onderhoudsluik van de lichtmast is te allen tijde toegankelijk. De posters dienen enkel door de exploitant te kunnen worden vervangen. De naam van de exploitant mag worden vermeld op een van de vier zijden van het frame, maximale tekenhoogte 4 cm, maximale lengte 1/3 x lengte van de zijde.

C.

STEDENBOUWKUNDIGE EISEN

C.1. C.2. C.3.

Reclameframes worden niet geplaatst op kruisingen of rotondes. De reclamevlakken bevinden zich in principe haaks op de richting van de weg. In een lijnopstelling, wordt een gelijkmatige afwisseling nagestreefd van masten met lichtbakreclame en masten met reclameframes, om en om. Van deze regel wordt afgeweken indien en waar de gemeente dit aangeeft in verband met verkeerskundige, stedenbouwkundige of beheermatige eisen.

D.

VERKEERSTECHNISCHE EISEN

D.1.

De minimale afstand van een reclameframe tot kruisingen en rotondes bedraagt 50 meter. Reclameframes mogen geen verkeerslichten, verkeersborden, bewegwijzering, parkeerinformatiesystemen en dergelijke afschermen.

D.2.

18


Bijlage 2 Lijst locaties tweezijdige reclameframes (in Excel, apart bijgevoegd) Bijlage 3 Scorematrix (in pdf, apart bijgevoegd)

19


Bijlage 4 Toelichting 6R’s Bij het opstellen onderdeel A. Meerwaarde (Mw) /Duurzaamheid (criterium 1 t/m 3 ) van de Scorematrix (bijlage 3) zijn we zoveel mogelijk uitgegaan van de bestaande kaders van de Ellen Macarthur Foundation en het kader ‘6R’ van de hand van Lie, 2010 (aangereikt door Jan Henk Welink van TU Delft). Het kader van de Ellen Macarthur foundation, dat een framework biedt voor de gehele circulaire economie:

Figuur 1, kader circulaire economie Het kader ‘6R’, dat zich primair richt op hoogwaardig hergebruik binnen de technische kringloop.

20


Figuur 2 de “6R” en de omgekeerde logistiek (reverse logistics) (Lie, 2010: afstudeerwerk aan de Erasmus Universiteit, bij prof. Rommert Dekker en dr. Erwin van der Laan). 1. Re-use: hergebruiken van producten (reclameborden) Voor producten waarbij de technische levensduur wel de economische of contract‐ levensduur overschrijdt, kan hergebruik een lucratieve optie zijn die grondstoffen bespaart. Te denken valt – reclameborden worden opnieuw hergebruik voor andere concessies aanbestedingen (of voor andere toepassing) 2. Repair: reparatie: zijn onderdelen na te bestellen? Is er een standaardisatie van onderdelen die dat gemakkelijk maakt? Wordt het product door de producent (of derde) teruggehaald voor een tweede leven? Heeft het product er zogenaamd ‘grondstoffenpaspoort’ om inzicht te krijgen in de gebruikte materialen en in hoeverre het product modulair is opgebouwd (modules zijn van elkaar los te koppelen en opnieuw te gebruiken) 3. Refurbish: herstofferen, herbekleden of “updaten” door schoon te maken of te vernieuwen (mode, styling). Voor reclameborden kan dit bijvoorbeeld het plaatsen van een nieuwe voorkant zijn (front of andere kleur toepassen). Dat kan combinatie te zijn van Repair en Refurbish 4. Remanufacturing: “herproductie”: hergebruik van onderdelen. Hierbij wordt het product teruggenomen om het helemaal uit elkaar te halen en weer met enkele nieuwe onderdelen in elkaar te zetten. In de meeste gevallen gaat het om teruggenomen producten door de producent die het zelf weer in elkaar zet (assemblage). 5. Retrieval: hierbij worden onderdelen of delen materialen teruggehaald voor hergebruik. De Engelse term “scavenging” wordt hier ook voor gebruikt. Een voorbeeld is de autosloperij waar onderdelen een tweede leven krijgen. Bij landbouwvoertuigen en graafmachines is het al lang gangbaar om oude motoren te reviseren en weer in nieuwe voertuigen in te zetten. 6. Recycle: Materiaal hergebruik. Een voorbeeld is het omsmelten van schroot tot nieuw staal. Of het omsmelten van ingezameld plastic tot nieuwe plastic korrels die weer door spuitgietmachines worden ingezet om nieuwe plastic producten te maken. Er wordt een onderscheid tussen upcycling, recycling en downcycling.

21


22


Formulier A: Eigen Verklaring (aparte bijlage in pdf)

23


Formulier B: Opgave van soortgelijke projecten die de inschrijver gedurende de afgelopen drie jaar heeft uitgevoerd. De inschrijver moet over voldoende capaciteit, kennis en ervaring beschikken om de exploitatie, het beheer en het onderhoud van de reclameframes naar behoren te kunnen uitvoeren. De inschrijver waaraan voorlopig is gegund, dient dit aan te tonen door referenties te overleggen waaruit blijkt dat deze met minimaal twee gemeentes een overeenkomst voor de exploitatie, beheer en onderhoud van reclameframes (ongeacht formaat) heeft afgesloten. De overeenkomsten dienen in de afgelopen drie jaar (gerekend vanaf het moment van inschrijving) te zijn afgesloten en naar tevredenheid van de opdrachten te zijn/worden uitgevoerd. Hiervoor dient dit formulier te worden gehanteerd. (Dit formulier hoeft alleen door de inschrijver waaraan voorlopig is gegund te worden overgelegd, conform paragraaf 3.1 en 3.2 van de Leidraad.)

Contract gemeente

1. 2.

Te benaderen contactpersoon: - naam - functie - adres - postconde + plaats - telefoonnummer

1.

2.

Leverancier Onderneming: Functie: Naam: Datum: Handtekening:

24


Formulier C1: Inschrijfformulier Meerwaarde/Duurzaamheid (t.b.v. criterium 1, zie Scorematrix) 1a. Gerecyclede materialen (als % van het gewicht per product, hoe meer gerecyclede content, hoe beter). % De wijze waarop dit ter goedkeuring en acceptatie aan de gemeente wordt voorgelegd (ter borging). (Hieronder omschrijving opnemen niet groter dan 1 A4.)

25


1b. Biobased grondstoffen (als % van het gewicht per product) % De wijze waarop dit ter goedkeuring en acceptatie aan de gemeente wordt voorgelegd (ter borging). (Hieronder omschrijving opnemen niet groter dan 1 A4.)

26


Formulier C2: Inschrijfformulier Meerwaarde/Duurzaamheid (t.b.v. criterium 2, zie Scorematrix) 2. Mate van maatregelen voor hoogwaardig hergebruik na het einde van de levensduur (zie Scorematrix) (Hieronder omschrijving opnemen niet groter dan 1 A4.)

27


28


Wijze waarop dit ter goedkeuring en acceptatie aan de gemeente wordt voorgelegd (ter borging). (Hieronder omschrijving opnemen niet groter dan 1 A4.)

29


Formulier C3: Inschrijfformulier Meerwaarde/Duurzaamheid (t.b.v. criterium 3, zie Scorematrix) 3. Visie t.a.v. circulaire bedrijfsvoering en de wijze waarop dit ter goedkeuring en acceptatie aan de gemeente wordt voorgelegd (ter borging). (Hieronder omschrijving opnemen niet groter dan 2 A4.)

30


31


Formulier D: Inschrijfbiljet

Op basis van 200 te exploiteren reclameframes zal ondergetekende €………… (zegge: ………………….…………………………………………………………..Euro) excl. BTW per jaar afdragen aan de gemeente Amersfoort, prijspeil 2016.

Leverancier Onderneming: Functie: Naam: Datum: Handtekening:

32

Leidraad openbare inschrijving

Recommend Documents