Leidinggeven - aan de bedrijfsvoering van een samenwerkingsverband VO hoe doe je dat?
11 juni 2014, Els Verschure en Rick de Wit
Programma • 10.30 - 11.15 uur Plenaire inleiding Goed financieel management vereist: - koppeling beleid en financiën - duidelijkheid over werkwijzen en rollen - complete cyclus (t/m verantwoording)
• 11.15 - 12.00 uur In twee groepen Twee thema’s verdiepen - invulling rollen in uw SWV - stand van zaken AO/IB in uw SWV (best practices uit ondersteuningsplannen en de praktijk)
• 12.00 - 12.30 uur Plenaire terugkoppeling en uitwisseling
Koppeling beleid en financiën • Belangrijke maatschappelijke opdracht • Nieuwe SWV-en onder vergrootglas (‘Zicht op zorggelden’) • Analyse van uw ondersteuningsplannen op koppeling beleid en financiën
Bedrijfsvoering “Professioneel en efficiënt” - Door goede mensen wiens vak het is (SWV geen parkeerplaats voor boventalligen)
- Met goede hulpmiddelen (de waarde van Excel)
- In doordachte processen (in één keer goed) (‘aan de voorkant’ goed ontwerpen)
- Goed aangestuurd (aansturing door directeur is kerntaak)
- Houd het simpel
Financieel management • Processen en werkwijzen drie hoofdaspecten - P&C-cyclus - AO/IB - Financieel beleid • Rollen en taken acht rollen (> in groepssessie ook mee aan de slag)
Processen en werkwijzen • P&C-cyclus meerjarenbegroting, begroting, rapportages, jaarrekening/jaarverslag (PDCA > beleid, monitoring, verantwoording) • Administratieve organisatie/interne beheersing - personele en financiële mutaties - toelaatbaarheidsverklaringen - grensverkeer • Financieel beleid - beheer vermogen - omvang reserve
Rollen en taken financieel management (cyclus) Planning, rapportage, verantwoording Toezichthouder
Documenten goedkeuren
Bestuur
Documenten vaststellen
Directeur
Documenten (laten) opstellen Budgethouder
Manager
Deelbudgethouder
Medewerkers SWV en boekhouding
Administratieve handelingen verrichten
Controller
Oordelen over de kwaliteit van de opzet en uitvoering van het proces en de documenten
Medezeggenschap
Instemmen, becommentariëren
Rollen en taken financieel management (AO/IB) Rol
Taken
Toezichthouder
Goed functioneren P&C cyclus, AO/IB en controlling verifiëren
Bestuur
Goed functioneren P&C cyclus, AO/IB en controlling vaststellen
Directeur
Goed functioneren P&C cyclus, AO/IB en controlling organiseren Leiding geven aan medewerkers Instrueren en controleren opzet en werkwijze boekhouding Budgethouder
Manager
Leiding geven aan medewerkers Deelbudgethouder
Medewerker SWV
Administratieve handelingen verrichten
Rollen en taken financieel management (AO/IB) Rol
Taken
Medewerker boekhouding
Boekhouding voeren
Controller
Adviseren en oordelen over de mate waarin er sprake is van interne beheersing binnen de organisatie
Medezeggenschap
Gevraagd en ongevraagd adviseren Instemmen
Administratieve organisatie, interne beheersing AO: • Voornaamste processen op hoofdlijnen beschrijven, wie doet/mag wat, functiescheiding • Inrichting van de financiële administratie – programma’s (dimensie 1 - kostenplaatsen) – soorten kosten (dimensie 2 - kostensoorten) – verbijzonderingen (dimensie 3 - kostendragers)
Administratie draait om mutaties • Beschikkingen inkomsten OCW • Beschikkingen doorbetalingen aan de scholen • Afschrijvingen • Facturen inkopen, detacheringen • Loonjournaalpost • Debiteuren Alles in opzet administratie koppelen aan programma’s
Inrichting administratie • Wat wil je weten? – rapportages, op welk niveau, hoe fijnmazig – is de administratie daar het juiste middel voor? – wat is de efficiëntste manier?
• Eisen vanuit EFJ • Maatwerk grootboek - SWV is geen school
Inrichting administratie X 1.000 Personele lasten Afschrijvingen
Huisvesting
Overige lasten
M&O
Loket Toeleiding
315
185
OPDC
70
15
140
120
100
200
800
455
285
Regeling LGF
PO-VO-MBO
1.600
5
Bijdragen aan scholen
Totaal
Arrange menten
800
150
1.000
2.010
1.000
150
Hoofdgroep
Rubriek
Grootboekrekening
Overige personele lasten
Detacheringen
Salarissen Salarissen Rubrieksindeling grootboek
Personele lasten
Externe inhuur Personeelsbeleid Overige pers.lasten
Overige lasten
Administratie en beheer
Kantoorkosten Extern advies Uitbesteding administratie Accountant Vergaderkosten
Onderwijs gerelat. kosten
Leermiddelen
ICT licenties Projectkosten
Communicatie/website Scholing en studiedagen Monitoring
Derde dimensie • Onderverdeling van programma’s – Commissie TLV – (SO) – Toeleiding LWOO-PRO – Team Passend Onderwijs
• Dwarsdoorsnedes – Buurt- of regio indeling – Scholen – schoolsoort – Subsidies
Monitoring en verantwoording • Data verzamelen die het bereiken van beoogde resultaten onderbouwen (of niet) • Interne verantwoording (PDCA) • Inspectie • Accountant • Stakeholders
Verantwoording SWV • • • •
• • • •
Jaarrekening en jaarverslag verplicht EFJ model – richtlijn onderwijs Verantwoording over alle middelen Middelen schoolbestuur bij OCW baten (positief of negatief) Ondersteuningsplan en jaarverslag Verlengd boekjaar Inzichtelijk maken welk budget naar de schoolbesturen gaat Geen dubbele accountantscontrole
Verantwoording SWV naar inspectie • Doelmatige inzet van middelen • Vooral gericht op de planning en control cyclus • SWV is aanspreekpunt • Ook over de activiteiten op de scholen • Schoolbesturen moet dus rapporteren aan SWV
Verantwoording schoolbesturen • Rapporteren in bestuursverslag over activiteiten • Bedrag dat binnenkomt apart benoemen in jaarrekening bij OCW baten • Bedrag wordt feitelijk toegevoegd aan lumpsum • Accountant schoolbestuur controleert rechtmatigheid inzet SWV middelen
Competenties directeur • Visie op het bestuurlijk, inhoudelijk, financieel en organisatorisch functioneren • Verbinden oog voor verschillende belangen, streven naar gezamenlijk gedragen beleid
• Oordeelsvorming (nieuwe) gegevens en mogelijke handelwijzen afwegen • Omgevingsbewustzijn maatschappelijk, politiek, cultureel, economisch • Probleemanalyse een probleem ‘uit elkaar halen’ en voorwaarden voor een mogelijke oplossing benoemen
• Sensitiviteit bewust zijn van gevoelens en behoeften van anderen en hun omgeving
In twee groepen uiteen • Invulling rollen in uw SWV • • • • • • •
Toezichthouder Bestuur Directeur Manager Medewerkers SWV en boekhouding Controller Medezeggenschap
• Stand van zaken AO/IB in uw SWV
