Ledenbeleid Boeien Binden

Ledenbeleid

Over het boeien en binden van leden Een praktische handleiding

Commissie Ledenbeleid D. 1560 (2011-2012) Piet Baselaar, voorzitter Jan Strating Marlies Heetvelt Luc Gijssen-Boerebach Albertjan Peters, gouverneur 2012-2013

Colofon Deze handleiding is een uitgave van de Commissie Ledenbeleid D 1560. Opmerkingen en suggesties voor verbeteringen en aanvullingen zijn van harte welkom. Mail naar Jan Strating: [email protected] Tekst Eindredactie Ontwerp en lay-out © maart 2012

: Jan Strating : Luc Gijssen-Boerebach : Gijssen Communicatie, Ede

Ledenbeleid Boeien Binden

Ledenbeleid

Over het boeien en binden van leden Een praktische handleiding

De aantallen van de laatste drie jaren zijn gebaseerd op 68 clubs. Naast bovengenoemde cijfers zien we ook dat de gemiddelde leeftijd van de clubs toeneemt, namelijk van 56, 6 jaar in 2010 naar 57,0 begin 2012. 1

Inhoud Inleiding

3

1. Imago en PR in relatie tot ledenwerving

4

2. Ledenwerving intern

6

3. Ledenwerving extern

8

4. Ledenbehoud

9

5. Ledenuitstroom

11

6. Hoe nu verder

12

7. Rol van de Districts Commissie Ledenbeleid

13

8. Informatiebronnen

14

Bijlage 1 - Het mentorschap

15

Bijlage 2 - Ledenbeleidsinformatie rotary.nl

16

2

Inleiding Sinds enkele jaren zien we in District 1560 het aantal Rotaryleden teruglopen. Niet schrikbarend, maar wel duidelijk zichtbaar. Van 3008 leden in 2008 naar 2941 per 1 februari 2012. Een teruggang van ruim twee procent. Daarnaast zien we dat de gemiddelde leeftijd van onze leden oploopt en een derde waarneming is dat ‘jonge, nieuwe’ leden relatief snel hun lidmaatschap opzeggen. Je kunt deze waarnemingen laten voor wat ze zijn, of proberen ze te doorgronden om er vervolgens wat aan te gaan doen, om zo deze trends een halt toe te roepen en waar mogelijk om te buigen. Als Commissie Ledenbeleid van District 1560 hebben we er voor gekozen om hierin het voortouw te nemen en jullie als clubs te voorzien van praktische tips om ledenwerving en ledenbehoud nog centraler in het clubbeleid te laten landen. Uiteindelijk zullen de clubs in ons district moeten bekijken of de door ons geconstateerde trends ook binnen de eigen club spelen en zo ja, wat de club daar mee gaat doen. Overigens werden onze waarnemingen door veel clubfunctionarissen herkend tijdens de Regionale Bestuurs Contacten (RBC’s), de Districtsbijeenkomst met de ledenbeleidsfunctionarissen eind november 2011 en tijdens diverse andere contacten met de clubs uit ons district. Tijdens de laatst gehouden Districtsavond voor ledenbeleidsfunctionarissen in november 2011, zijn we al begonnen met het inventariseren van ideeën en tips op de diverse ledenbeleidsterreinen en we hebben deze gebundeld in deze ‘handleiding’. Deze brochure is bedoeld voor alle leden van uw club. Ledenwerving en ledenbehoud is immers een zaak van ieder lid en niet slechts van een paar leden van het dagelijks bestuur of de leden- of fellowshipcommissie. Met deze brochure willen we u als Rotaryclub een praktische handleiding geven om uw mogelijke ledenterugloop een halt toe te roepen en uw aantrekkelijkheid en imago als lokaal betrokken club te verhogen. Dat kan zijn weerslag hebben op het gemakkelijker aantrekken van nieuwe leden. We bieden u geen theoretische verhandelingen, maar praktische en snel toepasbare tips. De Commissie Ledenbeleid D 1560 3

1. Imago en PR in relatie tot ledenwerving Hoewel we in deze handleiding zeker niet al teveel willen ingaan op de rol en functie van de Rotary in de lokale en regionale gemeenschap, kunnen we daar ook niet helemaal omheen. Wil je namelijk aantrekkelijk zijn en blijven voor nieuwe leden, dan zul je als club continue moet nadenken over zaken als imago, zichtbaarheid en helderheid van je rol in de lokale samenleving en daar naar handelen. Een aantal mogelijkheden: • Community en Vocational projecten die zichtbaar zijn in de lokale maatschappij incl. bijpassende persuitingen. • Deelname aan NL Doet-dagen, participatie op Kerstmarkten, braderieën en meer laagdrempelige zichtbare evenementen. • Verkoop van zelf ontwikkelde lokale producten als verjaardagskalender, kerstkaarten, monopoly, kwartet, memory etc. • Een website die goed vindbaar is, ook voor niet leden, met heldere informatie over de missie, visie, historie en principes van Rotary International in het algemeen en van de lokale club in het bijzonder. • Laat op de site ook recente projecten zien die zijn uitgevoerd of ondersteund, zowel lokaal, regionaal, nationaal als internationaal. • Zorg dat er een directe link is op het publieke deel van de clubsite naar de compilatie van de film ‘Rotary Roots’ met Jörgen Raymann. De link is http://www.rotary.nl/d1570/roots/compilatie.swf • Zorg dat de club deze film op DVD beschikbaar heeft om mee te geven aan potentiele leden of zet de volledige film in het besloten gedeelte van uw eigen clubsite. Iedere clubvoorzitter 2012-13 heeft een exemplaar gekregen. • De website van Rotary Nederland, www.rotary.nl, geeft zowel voor leden als niet-leden voldoende informatie over Rotary in het algemeen. In bijlage 2 staat een overzicht van alle ledenbeleidsinformatie die te vinden is op Rotary.nl. • Maak het mogelijk voor geïnteresseerde potentiële leden om via een button op de website informatie aan te vragen over en interesse te tonen in de lokale Rotaryclub. Dit kan nu al via de Rotary Nederland website. • Organiseren van Open avonden met een speciaal thema, waar ook 4

• • • • •

•

•

• • • •

niet Rotarians kunnen worden uitgenodigd. Adopteren van lokale ouderen-, jongeren- en/of gehandicaptenprojecten in samenwerking met gemeente of gemeentelijke instanties. Projecten als voedselbank of vakantie voor kansarmen adopteren. Herijking van de Rotarygedachte in brede zin en op clubniveau. Wat willen we zijn, een sociëteit of een betrokken (lokale) serviceclub? Bepaal jaarlijks op welke doelgroepen de club zich wil richten bij het werven van nieuwe leden, op basis van classificaties, woonplaats, leeftijden, geslacht en overige activiteiten. Houd er als club rekening mee dat 30-ers en 40-ers het vaak druk hebben met werk en gezin etc. en daardoor vaak andere prioriteiten hebben, die een mogelijk lidmaatschap in de weg kunnen staan. Pas bijvoorbeeld de attendanceplicht aan voor deze groep en richt de pijlen qua ledenwerving ook op 50-ers, die de drukke fase wellicht achter zich hebben. Vraag en registreer bij zowel potentiële leden in de generatie 30-ers en 40-ers die nee zeggen tegen een mogelijk lidmaatschap als bij leden in deze leeftijdscategorie die wel lid worden, hoe zij Rotary in hun leven kunnen inpassen of waarom dat niet gaat. Kijk kritisch, minimaal twee keer per jaar, naar de ‘attendanceplicht’ van 50 %. Houden we die nog overeind of zijn er andere manieren om die attendance te halen, bijvoorbeeld door actieve participatie in meer weekend gerichte activiteiten of in projecten? Maak het programma boeiend voor de nieuwe generatie en breng hun ideeën voor het programma in. ‘Gevarieerd programma’ voor jong en oud! Onderhoud de contacten met Rotaract en Ronde Tafel in de buurt in het kader van het verhogen van de bekendheid van de lokale club, maar ook voor de werving van potentiële leden. Open een aparte LinkedIn groep met eigen Rotaryleden, maar wel publiek zichtbaar. Kijk goed naar de jaarlijkse kosten voor lidmaatschap. Maaltijden apart of in de prijs? Inventariseer goed of de jaarlijkse lidmaatschapskosten een obstakel zijn om lid te worden. 5

2. Ledenwerving intern • Evalueer de huidige ledenwervingsprocedure. Welke procedure heeft de club en is een aanpassing vereist binnen de regels van Rotary International? • Evalueer jaarlijks de aan- en afwas van leden en het ledenbestand van de afgelopen vijf jaren zowel kwalitatief als kwantitatief binnen het bestuur in samenwerking met de ledencommissie. • Beleg voor beide bovenstaande zaken een clubavond en laat de aanwezige leden een longlist opstellen van minimaal twee potentiële leden per lid. • Ga vervolgens als ledencommissie aan de slag met die longlist en kom in overleg met de leden die namen hebben aangeleverd tot een shortlist en ga daarmee verder. • Zorg voor een evenwichtige verdeling in Rotaryjaren in de ledencommissie. Zet bij voorkeur ook een jong Rotarylid of oud-Ronde Tafellid in de ledencommissie. • Zorg voor zorgvuldige afroep van potentiële leden, zowel via een mailsysteem naar de leden als via de clubavonden. • Zorg voor tijdige aankondiging naar de leden toe als iemand voor de eerste, tweede of derde keer komt kennismaken en zorg dat er een passend programma is. Bij voorkeur geen clubzaken of levensbericht. • Ontvang het kandidaat-lid (mentor en ledencommissaris) bij de eerste keer kennismaken een half uur voor aanvang van de clubbijeenkomst om nog even wat vragen te beantwoorden en wat extra informatie te verstrekken. • Laat de mentor de voorstelronde doen bij de aanwezige leden. • Laat de voorzitter het kandidaat-lid nogmaals welkom heten en laat een rollcall zijn werk doen. • Laat de mentor en ledencommissaris na afloop de bijeenkomst met het kandidaat-lid evalueren. • Gebruik LinkedIn als informatiebron voor potentiële en kandidaatleden. • Weten we wat de beweegredenen zijn van de nieuwe generatie om lid te worden van Rotary en zo ja, wat doen we er dan mee en zo nee, hoe kom je daar als club achter? 6

• Luister bij oriënterende gesprekken met potentiële leden goed naar de beleving en verwachtingen van Rotary. • Blijf er als ledencommissie en als bestuur voor waken dat ledenwerving en ledenbehoud niet alleen een zaak is van een paar mensen. Dit gaat de hele club aan!

7

3. Ledenwerving extern • Laat na het officiële kennismakingsgesprek met de voorsteller en iemand van de ledencommissie altijd informatie achter over Rotary in brede zin en/of informatie over de eigen club. Dat kan eventueel ook per e-mail. • Laat na het kennismakingsgesprek een potentieel lid nog een kleine week nadenken over zijn of haar besluit om te komen kennismaken. Dit kennismaken kan uiteraard nadat de eventuele ballotageperiode positief is verlopen. Dit laatste is afhankelijk van de wervingsprocedure, oud of nieuw. • Zorg voor goede opvang vooraf en na afloop van de kennismakingsbijeenkomsten op de club en evalueer zorgvuldig na de laatste kennismakingsbijeenkomst in hoeverre er nog vragen of onduidelijkheden zijn en wat de eerstvolgende keer kan zijn waarop een kandidaat lid volmondig ja kan zeggen. • Zorg er als mentor voor dat het kandidaat lid naast verschillende personen komt te zitten tijdens de kennismakingsbijeenkomsten. • Luister goed naar de ambities om lid te worden en de verwachtingen rondom een mogelijk lidmaatschap. • Registreer de redenen als kandidaat-leden besluiten geen lid te worden. • Zorg ervoor dat het kandidaat-lid na het definitieve ja, snel toegang krijgt tot het besloten deel van de clubwebsite en pak de juiste formaliteiten snel en adequaat op, inclusief de aanmelding bij de RAN. Kijk samen met de voorzitter naar een bijeenkomst waarop de installatie kan plaatsvinden. Maak van die installatie een ‘clubfeestje’. • Maak al bij de eerste kennismakingsafspraak met het potentiële lid duidelijk en concreet welke projecten er lokaal en dichtbij gedaan zijn en nog op de planning staan. Uit de vele contacten met nieuwe Rotarians is gebleken dat zij deze herkenbaarheid nodig hebben en zich er graag voor inzetten.

8

4. Ledenbehoud • Maak een bewuste keuze om nieuwe leden direct in een geschikte commissie te zetten. Nieuwe leden vinden het prettig om snel een beeld te krijgen van de club en een commissie. • Organiseer jaarlijks een avond met nieuwe leden om te horen wat ze van de club vinden en hoe zij de club en Rotary ervaren. Nodig bij deze avond behalve de nieuwe leden, de clubvoorzitter en een kleine afvaardiging van de ledencommissie of fellowshipcommissie uit. Luisteren en vragen beantwoorden is het devies en niet verdedigen of ‘ja maar…’ gedrag vertonen. • Zorg voor een voldoende boeiend programma dat aansluit bij de beleving van de nieuwe leden en toets dit regelmatig. • Laat de ledencommissie regelmatig contact hebben met de mentoren over hoe het nieuwe leden vergaat binnen de club. • Laat bij binnenkomst door loting bepalen aan welke tafel men gaat zitten. Daardoor leren nieuwe leden zo snel mogelijk de andere leden kennen. Overigens kan dit systeem ook geen kwaad voor de al wat langer zittende leden… • Voorzie in een ‘eetboek’ dat rouleert onder jonge leden, die telkens collega nieuwe leden plus partners uitnodigen en één ‘oud’ lid met partner. Avonden met twee nieuwe leden en één oud lid plus partners zijn aan te bevelen. Het boek dient als informele verslaglegging en gaat mee met het nieuwe lid dat niet de gastheer/ gastvrouw was. • Voorzie nieuwe leden bij de installatie van voldoende informatie over de club en over Rotary in het algemeen. • Deel een vlugschrift uit over Rotary International aan nieuwe leden, bijvoorbeeld de toolkit van de RAN. Verkrijgbaar voor € 10,00. Ook het artikel ‘ De Grondslagen van Rotary’ 2010 is daar prima voor te gebruiken. U vindt deze op www.rotary.nl/algemeen. • Zorg ook voor voldoende clubspecifieke Rotary informatie op de clubwebsite. • Levensberichten van ‘nieuw’ en ‘oud’ mixen. • Laat een ‘oud’ lid een ‘jong’ lid interviewen, inclusief een bezoek aan bedrijf of iets dergelijks voorafgaand aan dit interview. • Hou bij nieuwe leden de attendance het eerste jaar scherp in de 9

gaten en bespreek de oorzaken wanneer het moeilijk blijkt om die te handhaven op een acceptabel niveau. • Stel een mentor aan (dat kan de voordrager zijn of iemand anders) of stel een mentorcommissie in die nieuwe leden regelmatig begeleidt en hen niet laat zwemmen. Als bijlage bij deze handleiding treft u een lijst aan met taken en aandachtspunten voor de mentor (deze lijst is afkomstig van RC Winterswijk). • Stimuleer deelname van nieuwe leden aan de jaarlijkse sessie in het najaar voor nieuwe leden van het district en aan de jaarlijkse Districtsconferentie in juni. • Laat een nieuwe lid relatief snel een keer een 5/10- minutenpraatje houden.

10

5. Ledenuitstroom • Het is van belang te weten waarom leden hun lidmaatschap opzeggen. Als dat niet gebeurt vanwege grote verandering in werkof privéomstandigheden, dan kunnen er oorzaken zijn die te maken hebben met de organisatie of kwaliteit van de club. Het is belangrijk die oorzaken te achterhalen, zodat het bestuur, de ledencommissie en dus de club ervan kunnen leren en eventueel zaken kunnen aanpassen/verbeteren. • Op landelijk niveau wordt gewerkt aan een exit-enquête die aan uittredende Rotarians wordt gemaild, met de toezegging dat verstrekte gegevens alleen anoniem gebruikt zullen worden. Zodra resultaten hiervan beschikbaar zijn, kunnen die door de Commissie Ledenbeleid D 1560 aan de clubs in ons district bekend worden gemaakt. • Een ander middel om te weten te komen wat nieuwe maar ook oudere leden van de club vinden, is de periodieke ledentevredenheidsenquête met een aantal vragen over cluborganisatie, clubbijeenkomsten, projecten, enzovoorts. • Het bespreken van de uitkomsten daarvan in de club kan inzicht geven in wat wel en niet voldoet en wat versterkt of vernieuwd moet worden. RC Arnhem en RC Winterswijk hebben hiermee goede ervaringen opgedaan. • Op het besloten gedeelte van de rotarysite, onder ledenbeleid, vindt u een voorbeeld van een ledentevredenheidsonderzoek, recentelijk uitgevoerd bij RC Winterswijk.

11

6. Hoe nu verder • Bespreek deze praktische handleiding met uw dagelijks bestuur en ledencommissie. • Beleg een clubbijeenkomst om het ledenbeleid te bediscussiëren, mede op basis van deze handleiding. De leden van de Districts Commissie Ledenbeleid zijn graag bereid een inleiding te verzorgen. • Bij de PETS in 2012 en de Regionale Bestuurscontacten (RBC’s) in 2013 geeft de districtsledencommissie een toelichting op de handleiding en de achterliggende oorzaken. • Leden van de districtsledencommissie zijn als vraagbaak en ook als spreker/adviseur ‘in te huren’. • We kunnen ook een PowerPoint-presentatie maken die desgewenst door de clubs kan worden getoond. • ‘Best practices’ blijven welkom want deze handleiding wordt jaarlijks bijgewerkt. • Door bewustwording bij alle leden te bevorderen, proberen we de terugloop een halt toe te roepen.

12

7. Rol Districts Commissie Ledenbeleid • De commissie is vraagbaak voor de clubs op het gebied van ledenbeleid. • De leden van deze commissie zijn ‘in te huren’ voor een inleiding over het ledenbeleid. • De commissie verzorgt jaarlijks (in het najaar) een districtsbijeenkomst voor ledenbeleidsfunctionarissen en voor nieuwe leden. • De commissie is de kern van de task force ledenbehoud en -werving die in het jaar 2012-13 extra ondersteuning kan bieden aan clubs.

13

8. Informatiebronnen • www.rotary.nl Alle informatie over Rotary en het ledenbeleid (Zie bijlage 2) Via deze website zijn alle folders en brochures over Rotary te bestellen bij de Stichting Rotary Administratie Nederland (RAN) • www.rotary.nl/algemeen ‘De Grondslagen van Rotary 2010’ • www.rotary.nl Onder het besloten deel voor leden: Voorbeeld Ledentevredenheidsonderzoek. • http://www.rotary.nl/d1570/roots/compilatie.swf Compilatie film ‘Rotary Roots’met Jörgen Raymann

14

Bijlage 1 - Het mentorschap 1. De mentor maakt voor het eerste clubbezoek een afspraak met het kandidaat-lid om samen naar de bijeenkomst te gaan of wacht hem/ haar ter plaatse op en stelt de gast aldaar aan de leden voor. 2. Bij aanvang van de maaltijd neemt hij het kandidaat-lid mee naar tafel. 3. Een kandidaat-lid is drie keer te gast alvorens hij beslist definitief lid van de Rotary te worden. Deze drie keer zorgt de mentor voor punt 1 en 2. 4. Alvorens het nieuwe lid geïnstalleerd wordt, zorgt de mentor ervoor dat alle administratieve gegevens bij de secretaris van de club bekend zijn. 5. Bij de installatie ziet de mentor erop toe dat de voorzitter naast het opspelden van het rotaryspeldje, ook het beleidsplan en huishoudelijkreglement, portrettenboek en jaarprogramma aan het nieuwe lid overhandigt. 6. Na de installatie van het nieuwe lid ziet de mentor erop toe dat de betrokkene z.s.m. een plek krijgt in een van de clubjes van vijf en dat hij opgenomen wordt in een of meer clubcommissies. 7. Binnen twee maanden na aanstelling vindt er een gesprek plaats met de twee mentoren en het nieuwe lid over alle inns en outs van de Rotaryclub. 8. De mentor staat het nieuwe lid zoveel mogelijk met raad en daad terzijde. 9. Hij informeert regelmatig bij het nieuwe lid naar zijn/haar welbevinden in de club. 10. De mentor stimuleert het deelnemen aan regio- en districtsbijeenkomsten, die hem door de secretaris worden meegedeeld. 11. Hij stimuleert het deelnemen aan de nieuwe ledenbijeenkomst die door het district wordt georganiseerd en die hem door de secretaris worden meegedeeld. 12. De mentor is aanwezig bij de evaluatiebijeenkomst voor nieuwe leden die een of twee keer per jaar door het bestuur georganiseerd wordt. 13. Het mentorschap duurt één jaar. Een nieuw lid krijgt twee mentoren aangewezen, één uit de classificatiecommissie en één lid van de club. Samen dragen zij zorg voor de uitvoering van de hierboven genoemde punten. 15

Bijlage 2 - Ledenbeleidsinformatie rotary.nl Ledenbeleidsinformatie afkomstig van de site van Rotary Nederland. A. Op het publieke deel 1. Modelstatuten en HR voor clubs met ledenbepalingen Aandachtspunten bij statuten: • Benoemde functionarissen openbaar ambt mogen niet. Beperken tot gekozen functionarissen zodat benoemde burgemeesters wel mogen ! • Bij attendance toevoegen dat leden minstens 50% attendance moeten halen mbt • Aantal bijeenkomsten (waarop voor minstens 60% aanwezig). • In artikel 9 staat dat attendance geldt bij interactieve deelname op afstand via internet aan clubbijeenkomsten maar dat geldt volgens MOP alleen nog maar voor e-clubs (voorstel 1560 voor COL-2013 om dat te verruimen naar gewone clubs). 2. Aanmelding lidmaatschap geïnteresseerde buitenstaanders via RANformulier B. Op ledendeel onder ledeninfo 1. Werving nieuwe leden met 16 aanbevelingen en 9 criteria en zoekprocedure 2. Clubledenbeleid met ook elementen voor werving (met gesloten en open benaderingsprocedure), voordracht, installatie en begeleiding nieuwe leden 3. Beëindiging lidmaatschap met exitgesprek en gewenste Lead-enquete 4. Rapport met gegevens van districten over rotaryjaar 2010/11 Interessant wat betreft de in-en uitstroom leden per district, regio’s en clubs. Verder gegevens over titulatuuraanduiding, classificaties, aantallen ontbrekende emailadressen, deelname aan social media en gebruik Lead. C. Op LEAD (ledentoegang) 1. Onder statistieken per district leeftijdsgemiddelden en leeftijdsverdeling gesplitst naar mannen en vrouwen. 2. Idem per regio en club maar moeilijk te groeperen voor hele district (kan wel via bepaalde bewerking via exporteren naar Excel-bestand)

16

Ledenbeleid

Over het boeien en binden van leden Een praktische handleiding

Commissie Ledenbeleid D. 1560 (2011-2012) Piet Baselaar, voorzitter Jan Strating Marlies Heetvelt Luc Gijssen-Boerebach Albertjan Peters, gouverneur 2012-2013

Colofon Deze handleiding is een uitgave van de Commissie Ledenbeleid D 1560. Opmerkingen en suggesties voor verbeteringen en aanvullingen zijn van harte welkom. Mail naar Jan Strating: [email protected] Tekst Eindredactie Ontwerp en lay-out © maart 2012

: Jan Strating : Luc Gijssen-Boerebach : Gijssen Communicatie, Ede

Ledenbeleid Boeien Binden