BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Ada
berbagai
macam
definisi
sistem
informasi
akuntansi. Berikut ini definisi SIA menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin (1999 : 17) yaitu : Sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen yang mengumpulkan,
mengklasifikasikan,
mengolah,
menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi financial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak diluar perusahaan (seperti kantor pajak, investor, dan kreditor) dan pihak interen (terutama manajemen)”. Menurut Barry E.Cushing (1997 : l6) Sistem informasi akuntansi adalah suatu set sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi, yang bertugas untuk juga
menyiapkan informasi informasi
keuangan informasi dan
yang diperoleh
dari
pengumpulan dan pengolahan data transaksi.
13
kegiatan
Sedangkan menurut Azhar Susanto (2004:13): Sistem informasi akuntansi dapat diartikan sebagai kumpulan (integrasi) dari sub-sub sistem/komponen baik fisik maupun nonfisik yang saling berhubungan dan bekerjasama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Berdasarkan
pengertian-pengertian
diatas,
dapat
disimpulkan bahwa Sistem informasi akuntansi merupakan sekumpulan komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya, dimana kumpulan dari komponen tersebut akan mengolah data-data menjadi sebuah informasi yang bermanfaat.
2.1.2 Komponen-Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Leitch dan Davis (1995 : 8-10) , komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari :
1. Business Operations Dalam suatu organisasi terdapat beberapa aktivitas seperti perkerutan
karyawan,
pembelian
barang
persedaan
dan
penerimaan kas dari pelanggan. Input sistem informasi akuntansi disiapkan oleh bagian operasional dan outputnya 14
digunakan untuk mengatur kegiatan operasional.
2. Transaction Prossecing Transaksi yang dilakukan perusahaan pada umumnya adalah penjualan, produksi (bila perusahaan industri), dan pembelian. Para penyusun sistem informasi harus paham apa dan bagaimana transaksi-transaksi itu diproses. 3. Management Decision Making Pada umumnya informasi digunakan untuk bahan pengambilan keputusan
berdasarkan
pertimbangan-pertimbangan
pihak
manajemen. Oleh karena itu informasi menentukan proses pengambilan keputusan. 4. Reporting Dalam penyusunan laporan berdasarkan sistem informasi, penyusun sistem harus mengetahui output apa yang dibutuhkan / diinginkan. 5. System Development and operation System informasi harus dirancang, diimplementasikan dan dioperasikan secara efektif idealnya user terlibat penuh dalam implementasinya. 6. Data base Untuk memperoleh data base yang baik, perlu dipahami sungguh-sungguh proses pengumpulan dan penyimpanan data, 15
dan jenis database software. 7. Technology Komponen dalam perencanaan dan pengelolaan operasi bisnis tergantung dari pengetahuan teknologi untuk melengkapi pengetahuan mengenai sistem informasi akuntansi. Pada saat ini dukungan teknologi komputerisasi dan komunikasi sudah pada
tingkat
yang
sedemikian
rupa
sehingga
prosedur
operasional yang lazim dikenal secara tradisional sudah berubah. Misalnya mengenai otorisasi, pembagian tugas, hubungan antar organisasi secara elektronis, dan aspek-aspek keamanan. 8. Controls Dalam
menyusun
sistem
pengendalian
intern
harus
dipertimbangkan tingkat kompleksitas sistem informasi serta perkembangan teknologi. 9. Interpersonal/ communication skill Untuk mempresentasikan hasil kerja secara efektif, pembuat sistem harus memliki kemampuan komunikasi yang baik secara lisan maupun tulisan. 10. Accounting and Auditng Principles Untuk
menyusun
akuntansi,
seorang
dan
mengoperasikan
akuntan
harus
sistem
mengetahui
informasi prosedur
akuntansi dan memahami audit terhadap sistem informasi. 16
2.1.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Setiap perusahaan membuat sebuah sistem informasi akuntansi dengan fungsi yang diperlukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan berbeda-beda pada setiap perusahaan. Berikut beberapa tujuan dari penggunaan sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 19-10) : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian ,maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekeyaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Sedangkan menurut buku terjemahan hall (2008 : 18) tujuan disusunnya sistem informasi akuntansi adalah : 1. Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen 17
suatu
orgnisasi/perusahaan.
Karena
manajemen
bertanggung
jawab untuk menginformasikan pengaturan dan penggunaan sumber daya organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organsasi tersebut. 2. Untuk mendukung pengamabilan keputusan manajemen, karena sistem informasi memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen untuk melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan. 3. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi membantu personil operasional untuk bekerja lebih efektif dan efsien. Dari tujuan diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa tujuan sistem
informasi
akuntansi
berkaitan
erat
dengan
proses
pengelolaan data transaksi baik transaksi keuangan maupun transaksi non keuangan menjadi sebuah informasi yang dapat memenuhi kebutuhan pemakainya.
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
Penjualan memegang peranan penting bagi setiap perusahaan manufaktur, karena dari penjualan kegiatan operasional perusahaan dapat terus berlangsung. Penjualan dapat menghasilkan sebuah pendapatan yang dapat membiayai seluruh kegiatan operasional 18
perusahaan, mengembangkan usaha, serta dapat mengembalikan modal investasi bagi perusahaan. Untuk itu diperlukan sebuah pengelolaan sistem penjualan yang efektif dan efisien untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan.
2.2.1 Pengertian Penjualan
Menurut mulyadi (2001 : 203) penjualan adalah ilmu dan seni memperngaruhi pribadi yang dilakukan penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkan. Sedangkan menurut Jusup (1994 : 14) menyatakan penjualan merupakan
penghasilan
perusahaan
yang
diperoleh
melalui
penyerhan barang kepada pembeli. Dalam transaksi penjualan kredit timbulnya penghasilan tidak diikuti dengan bertambahnya aktiva kas, melainkan aktiva lain yang disebut piutang dagang. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah sebuah transaksi penyerahan barang dari penjual kepada pembeli dengan maksud untuk memperoleh keuntungan yang dapat meningkatkan pendapatan perusahaan.
2.2.2 Tujuan Pejualan
Menurut Mulyadi (2001 : 203), penjualan adalah adalah “ilmu 19
dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkan”. Sedangkan menurut Jusup (1994 : 14) menyatakan : Penjualan merupakan penghasilan yang diperoleh melalui penyerahan barang kepada pembeli. Dalam transaksi penjualan kredit
timbulnya
penghasilan
tidak
diikuti
dengan
bertambahnya aktiva kas, melainkan aktiva lain yang dsebut piutang dagang.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan penjualan merupakan proses transaksi penyerahan barang dengan
timbal
balik
berupa
pembayaran
guna
memperoleh
keuntungan yang dapat meningkatkan penghasilan perusahaan. Berdasarkan
cara
pembayarannya,
penjualan
dapat
dibedakan atas dua kelompok, yaitu : 1. Penjualan Tunai, yaitu penjualan dimana pembeli melakukan pembayaran langsung pada saat diterimanya pesanan atau barang yang dibeli. 2. Penjualan
Kredit,
yaitu
penjualan
yang
pembayarannya
dilakukan beberapa waktu kemudian setelah barang diterima.
20
2.2.3 Fungsi Yang Terkait dalam Sistem Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001 : 211-213) fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan kredit adalah :
1. Fungsi Penjualan Dalam
transaksi
penjualan
kredit,
fungsi
ini
bertanggungjawab untuk menerima surat order dari pembeli.
Memeriksa
order
dari
pelanggan
untuk
menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisarsi kredit, menentukan tanggal pengiriman dari gudang mana akan dikirim serta mengisi surat order pengiriman.
2. Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan 21
barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang kefungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang datas dasar
surat order pengiriman yang
diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa adanya otorisasi dari yang berwenang.
5. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan dan menyediakan copy faktur untuk pencatatan transaksi penjualan.
6. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang
timbul
dari
transaksi
penjualan
kredit
dan
membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.
22
2.2.4 Prosedur Penjualan Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk suatu sistem penjualan menurut Mulyadi (2001 : 11-12) : 1. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. 2. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. 3. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi pengiriman mengirimkan
barang
kepada
pembeli
sesuai
dengan
informasi yang tercantum dalam faktur penjualan yang diterima dari fungsi gudang.
23
4. Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
5. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kedalan kartu piutang. 6. Prosedur Distrbusi Penjualan Dalam
prosedur
ini,
fungsi
akuntansi
menndistribusikan data penjualan menurut informasi yang dperlukan oleh manajemen.
2.2.5 Retur Penjualan Menurut Mulyadi (2001 : 226) transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi yang terkait dalam melaksanakan retur penjualan adalah : 1. Fungsi Penjualan Dalam
transaksi
retur
penjualan,
fungsi
ini
bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengambilan barang yang telah dibeli oleh pembeli. 24
2. Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah
barang
tersebut
diperiksa
oleh
fungsi
penerimaan.
4. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum (jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
2.2.6 Catatan Akuntansi / Sistem File Menurut Mulyadi (2001 : 218-219) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan secara manual dalam penjualan kredit adalah jurnal penjualan, kartu piutang, kartu Persediaan, kartu 25
gudang, jurnal umum. Sedangkan menurut Rama dan Jones (2008 : 195) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh M Slamet Wibowo sistem akuntansi
yang
terkomputerisasi
terdiri
dari
file
transaksi
(transaction file) digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organsasi. Atribut-atribbut record
transaksi
meliputi
data
transaksi
dan
pelaku
yang
berhubungan dengan transaksi. Berikut contoh transaction file : • Transaksi Purchase Order • Transaksi Invoice • Transaksi Sales Order
Sebagai data acuan dan ringkasan untuk berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian disimpan di master file atau file induk, berikut contoh master file :
• Data Customer • Data Supplier • Data Pekerja • Data persediaan
2.2.7 Laporan yang Terkait dengan Sistem Penjualan Setiap manajemen dalam suatu perusahaan memerlukan 26
laporan dari sebuah sistem penjualan untuk menganalisis kegiatan operasional perusahaan, membantu mengambil keputusan dan untuk pengendalian perusahaan. Menurut Wilkinson (2001 : 436-442) laporan tersebut terdiri dari : 1. Laporan Operasional : • Monthly Statement Berisi daftar transaksi penjualan untuk setiap pelanggan. Laporan ini dibuat berdasarkan informasi piutang dagang, tagihan penjualan, dan penerimaan kas dari pelanggan.
• Open Orders Report Berisi pesanan jumlah penjualan yang belum dikirimkan seluruhnya atau ditagih.
2. Laporan Manajerial • Account Receivable Aging Schedule Laporan yang dibuat berdasarkan informasi yang dipakai untuk membuat monthly statement, dan berisi data mengenai saldo piutang setiap pelanggan. • Report on Critical Factors Berisi informasi mengenai kinerja perusahaan, seperti rata-rata jumlah pemesanan pelanggan dan presentase 27
pengiriman barang tepat waktu • Sales analysis Berisi kinerja keuangan relative untuk setiap sales person, daerah penjualan produk, lini produk, dan pelanggan. • Cash flow statement Berisi sumber penerimaan kas, penggunaan kas untuk operasional, dan penggunaan khusus lainnya selama periode
akuntansi.
Informasi
dalam
laporan
ini
digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan kas dan penganggaran.
2.2.8 Piutang Dagang Smith dan Skousen (2000 : 286) menyatakan dalam arti luas “istilah piutang dapat digunakan bagi semua hak atau klaim terhadap pihak luar atas uang, barang dan jasa”. Sedangkan menurut Soemarso (2009 : 365) piutang dagang adalah : kebiasaan bagi perusahaan untuk memberikan kelonggaran kepada pelanggannya pada waktu melakukan penjualan. Kelonggaran
yang
diberikan
biasanya
dalam
bentuk
memperbolehkan pelanggannya membayar kemudian atas penjualan barang atau jasa yang dilakukan. 28
Berdasarkan pengertian diatas, dapat dsimpulkan bahwa piutang dagang adalah tagihan yang dikeluarkan oleh perusahaan atas pemberian kelonggaran pembayaran terhadap barang atau jasa yang diperjualbelikan. 2.3 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Persediaan merupakan salah satu aktiva yang paling aktif dalam operasi kegiatan perusahaan dagang. Persediaan juga merupakan aktiva lancar terbesar dari perusahaan manufaktur maupun perusahaan dagang yang berpengaruh terhadap laba yang diperoleh perusahaan. Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan. Sistem akuntansi persediaan barang dagang merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi dari kegiatan yang terdiri dari data persediaan barang yang ada di gudang.
2.3.1 Pengertian Persediaan Menurut Suharli (2006 : 227) persediaan adalah “aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal persediaan pada bisnis manufaktur, persediaan melliputi bahan mentah, barang dalam proses produksi, barang jadi”. Sedangkan persediaan menurut Skousen (2000 : 653) adalah : Persediaan ditujukan untuk barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal, dan dalam kasus perusahaan 29
manufaktur, maka kata ini dtujukan untuk proses produksi atau yang ditempatkan dalam kegiatan produksi.
Menurut Kieso, Weygandt, Warfield (2002:443) menyatakan bahwa persediaan (inventory) adalah “pos-pos aktiva yang dimiliki untuk dijual dalam proses bisnis normal atau barang yang akan digunakan atau dikonsumsi dalam memproduksi barang yang akan dijual”. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan barang dagang yang disimpan di gudang untuk dijual dalam proses bisnis perusahaan. Pada perusahaan yang memiliki siklus perputaran persediaan yang tinggi fungsi gudang memiliki peranan yang cukup penting untuk
mengantisipasi
penjualan
supaya
tidak
terjadi
kekurangan
persediaan. Adapun jenis-jenis persediaan pada setiap perusahaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan bisnis yang dijalankan berikut klasifikasi persediaan : a. Persediaan Barang Dagang Barang yang ada digudang di beli oleh pengecer atau perusahaan dagang untuk dijual kembali. Barang yang diperoleh untuk dijual kembali diperoleh secara fisik tidak diubah kembali, barang tersebut tetap dalam bentuk yang telah jadi ketika meninggalkan pabrik pembuatnya.
30
b. Persediaan manufaktur 1. Persediaan Bahan Baku : Merupakan barang berwujud yang disimpan dan digunakan secara langsung untuk diproduksi. 2. Persediaan Barang dalam Proses : Barang yang sudah selesai diproses dan siap untuk dijual. 3. Barang Jadi : Barang yang langsung dikonsumsi dan tidak digunakan untuk produksi barang lain.
2.3.2 Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan menurut Mulyadi (2001 : 579-580) adalah : a. Panitia Perhitungan Fisik Panita perhitungan fisik berfungsi untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasl perhitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan sebagai adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. b. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi berfungsi untuk mencantumkan harga pokok satuan persediann yang dhitung kedalam daftar hasil perhitungan fisik, mengalikan kuanttas harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar haisl perhitungan fisik, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik, serta melakukan 31
adjustment terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan dan membuat bukti memorial untuk mencatat
adjustment
data
persediaan
dalam
jurnal
umum
berdasarkan hasil perhitungan fisik. c. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasl perhitungan fisik.
2.3.3 Formulir yang Digunakan Dokumen/formulir yang dgunakan dalam sistem akuntansi persediaan menurut Mulyadi (2001 : 560-568) adalah : a. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah laporan produk selesai dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi dalam kartu gudang. Bukti memorial dgunakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga persediaan produk jad dalam kartu persediaan dan digunakan
sebagai
dokumen
dalam
mencatat
transaksi
selesainya produk jadi dalam jurnal. c. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang djual adalah surat order pengriman
dan faktur penjualan. Surat order pengiriman 32
diterima oleh bagian gudang dan bagian order penjualan. Setelah bagian gudang mengisi surat order pengiriman tersebut dengan kuanittas produk jadi yang diserahkan kepada bagian pengiriman. atas dasar order pengiriman tersebut bagian gudang mencatat kuantitas yang dserahkan ke bagian pengiriman dalam kartu gudang. Harga pokok produk jadi yang dijual dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persedaan atas dasar tembusan faktur yang diterima oleh bagian tersebut dan bagan penagihan. d. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. e. Dokumen yang dgunakan untuk merekam, meringkas, dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah kartu perhitungan fisik yang dgunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan, daftar hasil perhitungan fisik ( inventory summary) dan bukti memorial untuk melakukan adjustment persediaan sebagai akibat dari perhitungan fisik kedalam jurnal umum.
2.3.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan menurut Mulyadi (2001 : 577-578) adalah : 33
a. Kartu Gudang Kartu gudang berfungsi untuk mencatat mutasi kuantitas persediaan produk jadi karena transaksi penjualan. b. Kartu Persediaan Kartu persediaan berfungsi untuk mencatat mutasi kuantitas dan harga pokok persediaan produk yang jadi yang dijual. c. Jurnal Umum Digunakan untuk mencatat jurnal harga pokok produk jadi yang dijual untuk diposting kedalam rekening control persediaan produk jadi.
2.3.5 Perencanaan Persediaan Perencanaan persediaan merupakan salah satu kegiatan pengawasan persediaan yang menjadi dasar untuk segala tindakan pengawasan persedaan yang akan dijalankan. Didalam perencanaan persediaan ditentukan usaha-usaha atau tindakan-tindakan yang akan atau yang perlu diambil untuk mencapai hasil yang sesuai dengan rencana, dengan mempertimbangkan masalah-masalah yang mungkin timbul di masa yang akan datang. Dalam menyusun perencanaan persediaan diperlukan adanya perencanaan produksi sebagai dasar berapa unit jumlah yang akan 34
diproduksi yang diperkirakan tepat dalam arti tidak lebih dan juga tidak kurang. Demikian juga pada persediaan berapa jumlah persediaan yang harus ada dapat diramalkan dengan tepat pula. Penetapan persediaan yang terlalu kecil dapat menimbulkan kesempatan penjualan berkurang dan sebaliknya persediaan yang terlalu besar memungkinkan perolehan laba yang semakin kecil akibat adanya resiko beban kerusakan barang persediaan serta timbulnya biaya yang semakin besar. Untuk itulah diperlukan sebuah perencanaan persediaan.
2.3.6 Pengendalian Persediaan Dalam seluruh operasi produksi perusahaan tersebut sesuai dengan apa yang telah direncakan lebih dahulu baik waktu, jumlah, kuantitas maupun biayanya. Sedangkan
menurut
T.Hani
Handoko
(2003
:
333)
“Pengendalian atas persediaan merupakan hal yang penting, terutama pada perusahaan dagang karena nilainya yang sangat material”. Pengendalian persediaan menurut Sofjan Assauri (2004: 176) adalah : Salah satu kagiatan dari urutan kegiatan-kegiatan yang bertautan erat satu sama lain) pengendalian adalah fungsi manajerial yang sangat penting karena persediaan fisik banyak 35
perusahaan melibatkan ivestasi terbesar dalam persediaan aktiva lancar. Oleh karena itu perusahaan harus mengadakan suatu tingkat persediaan yang tepat karena bila persediaan terlalu berlebihan baerarti lebih banyak modal yang tertanam dan biaya-biaya yang ditimbulkan dari persediaan tersebut akan besar jumlahnya dan bila persediaan terlalu kecil akan menganggu kelancaran dari kegiatan produksi perusahaan. Untuk mengendalikan persediaan maka harus memenuhi persyaratan-persyaratan menurut Sofjan Assauri (2004 : 176) adalah sebagai berikut : a. Terdapat gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat bahan atau barang yang tetap dan identifikasi bahan atau barang tertentu. b. Sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab pada satu orang dapat dipercaya terutama penjaga gudang. c. Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau barang. d. Pengawasan mutlak atas pengeluarann bahan atau barang. e. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan 36
jumlah
yang
dipesan
yang
dibagikan
atau
dikeluarkan dan yang tersedia dalam gudang. f. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada dalam persediaan secara langsung. g. Perencanaan untuk menggantikan barang-barang yang telah dikeluarkan. Barang-barang yang telah lama didalam gudang dan barang-barang yang sudah usang atau ketinggalan jaman. h. Pengecekan untuk menjamin dapat efektifnnya kegiatan rutin.
2.3.6.1 Safety Stok Pengertian persediaan pengaman (safety stock) menurut Freddy Rangkuty ( 2004 : 10) adalah “persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (Stock Out)”. Sedangkan pengertian menurut Sofjan Assauri (2004 : 186) sama halnya dengan pengertian Freddy Rangkuty yaitu “persediaan tambahan
yang
diadakan
untuk
melindungi
atau
menjaga
kemungkinan terjadi kekurangan bahan ( Stock Out)”. Sedangkan menurut Fien Zulkarijah (2005 : 96) “safety stock merupakan persediaan yang digunakan dengan tujuan supaya tidak terjadi Stock Out (kehabisan stok)”. 37
Safety stock merupakan dilemma, dimana adanya stok out akan berakibat terganggunya proses produksi dan adanya stok yang berlebihan akan membengkakkan biaya penyimpanannya. Oleh karena
dalam
penentuan
safety
stock
harus
memperhatikan
keduanya, dengan kata lain safety stocl diusahakan terjadinya keseimbangan diantara keduanya. Dalam penentuan safety stock pada level tertentu tergantung pada jenis persediaan di masingmasing perusahaan apakah didasarkan pada kuantitas penyimpanan atau penjualan. Tujuan safety stock adalah untuk meminimalkan terjadinya stock out dan mengurangi penambahan biaya penyimpanan dan biaya stock out total, biaya penyimpanan disini akan bertambah seiring dengan adanya penambahan yang berasal dari pesanan oleh karena adanya safety stock. Keuntungan adanya safety stock adalah pada saat jumlah penerimaan order penjualan mengalami lonjakan, maka persediaan pengaman dapat digunakan untuk menutup permintaan terebut. Faktor pendorong Safety Stock Menurut Fien Zilfikarijah ( 2005 : 144-145) ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan perusahaan melakukan safety stock, yaitu : 1. Biaya kerugian yang disebabkan oleh stock out tinggi. Apabila bahan yang digunakan dalam proses produksi tidak tersedia. 38
Maka aktivitas perusahaan akan terhenti yang menyebabkan terjadinya idle tenaga kerja dan fasilitas pabrik yang pada akhirnya perusahaan akan kehilangan penjualannya. 2. Variasi ketidakpastian permintaan yang tidak meningkat. Adannya jumlah permintaan yang meningkat atau tidak sesuai dengan peramalan yang ada diperusahaan menyebabkan tingkat kebutuhan persediaan yang meningkat pula. Oleh karena itu dilakukan antisipasi terhadap safety stock agar semua permintaan dapat terpenuhi. 3. Resiko stock out meningkat. Keterbatasan jumlah persediaan yang ada dipasar dan kesulitan yang dihadapi perusahaan mendapatkan persediaan akan berdampak pada sulitnya terpenuhi
persediaan
yang
ada,
kesulitan
ini
akan
menyebabkan perusahaan mengalam stock out. 4. Biaya penyimpanan safety stock yang murah. Apabila perusahaan
memiliki
gudang
yang
memadai
bdan
memungkinkan, maka biaya penympanan tidaklah terlalu besar hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi terjadinya stock out. Metode safety Stock Dalam menentukan safety stock terdapat metode yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai berikut : 1. Intuisi 39
Persediaan ditentukan berdasarkan jumlah
safety stock
pengalaman sebelumnya. 2. Metode
ini
mengukur
seberapa
efektif
perusahaan
mensuplai permintaan barang dari persediaan. Dalam perhitungan
digunakan
probalitas
uuntuk
memenuhi
permintaan, untuk itu diperlukan informasi yang lengkap tentang pprobalitas berbagai tingkatan permintaan 3. Permintaan dengan distribusi emppiris Metode ini didasarkan pada pengalaman empiris dimana dalam penentuan persediaan pada kondisi rill yang dihadapi perusahaan. 4. Permintaan distribusi normal Permintaan yang dlakukan oleh beberapa pelanggan memiliki jumlah yang berbeda-beda, walaupun demikian dengan menggunakan asumsi permintaan bersifat total akan dapat dilakukan perhitungan dengan distribusi normal 5. Permintaan dengan distribusi poisson Pada saat jumlah permintaan total merupakan dari beberapa pelanggan dimana setiap pelanggan hanya membutuhkan sedikit barang. Maka sedikit sekali kemungkinan produsen akan memenuhi kebutuhan satu pelanggan dalam jumlah yang besar. Dengan adanya rata-rata tingkat pemesanan yang konstan dan interval waktu jumlah pemesanan tidak 40
tergantung pada yang lainnya. Maka penentuan safety stockny dapat menggunakan pendekatan distribusi poisson dengan syarat jumlah permintaan rata-rata selama lead time sama. 6. Lead Time tidak pasti Adanya jumlah permintaan yang tidak pasti pasa periode tertentu akan berakibat lead time untuk setiap siklus pemesanan
bervariasi.
Untuk
itu
perusahaan
akan
berusahan menyediakan safety stock atau buffer stock selama lead time. 7. Biaya stock out Peningkatan biaya penyimpanan akan meningkat service level, sehingga semua usaha yang digunakan untuk menutup semua level yang memungkinkan pada saat terjadi lead time permintaan merupakan tujuan yang sangat sulit dicapai. Untuk semua produk, permintaan akan lebih murah
dibandingkan
dengan
terjadinya
stock
out.
Permasalahannya adalah menentukan biaya safety stock yang dapat menyeimbangkan biaya penyimpanan dengan biaya safety stock out. Dari uraian diatas pentingnya safety stock disebabkan karena kerugian yang akan ditanggung oleh perusahaan karena proses terhenti, variasi permintaan yang sangat variatif, resiko stock out di 41
pasar meningkat dan kemungkinan biaya safety stok yang lebih murah. Penentuan safety stock dapat dilakukan mulai perhitungan yang sangat sederhana yaitu dengan menggunakan intuisi sampa dengan menggunakan pendekatan ilmiah atau menggunakan alat statistik baik dengan distribusi normal maupun poisson yang kesemuanya bertujuan untuk menentukan safety stock yang terbaik.
2.3.7
Bagan Alir
Bagan alir yang bak dan jelas sangat diperlukan untuk memperlihatkan bagaimana rancangan sistem akuntansi yang kompleks dan diterapkan dalam suatu perusahaan. Menurut Mulyadi (2001 : 57) terdapat dua jenis bagan alir yaitu : 1. Bagan Alir Data. Suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data suatu sistem 2. Bagan Alir Dokumen. Suatu model yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem akuntansi.
2.3.7.1 Simbol Pembuatan Bagan Alir Data Ada beberapa symbol standar yang diperlukan dalam pembuatan bagan alir data. Menurut Mulyadi (2001:58), symbol tersebut antara lain : 42
Proses
Aliran
Penghubung
Tempat Penyimpanan Data
Sumber/Tujuan Data
Masukan/Keluaran
Ditunjukkan oleh garis alir
Gambar 2.1 Simbol Bagan Alir Data
43
2.3.7.2 Simbol Pembuatan Bagan Alir Dokumen Selain
bagan
alir
data,
bagan
alir
dokumen
juga
menggunakan simbol-simbol. Menurut Mulyadi (2001 : 60), symbol untuk pembuatan bagan alir dokumen antara lain :
Dokumen
44
45
Gambar 2.2 Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen
46
