1
CHAPTER 10 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA) 1. KONSEP PENGOLAHAN DATA A. Pendahuluan System Pengolahan data atau system accounting memelihara atau mengurus record operasi perusahaan secara lengkap dan menghasilkan dokumen yang menjelaskan operasi tersebut. Dokumen tersebut digunakan oleh manajer dan non-manajer dalam perusahaan dan oleh semua elemen lingkungan kecuali pesaing. System dari sebagian besar organisasi atau perusahaan modern terdiri dari kombinasi antara metode komputer, manual dan mesin keydriven. Tidak seperti halnya area aplikasi komputer utama, perusahaan tidak mempunyai pilihan mengenai pengolahan data ini. Aplikasi perusahaan ini harus dijalankan agar dapat memberikan dasar untuk mengontrol operasi perusahaan oleh manajemen dan elemen yang ada dalam lingkungan. Definisi Pengolahan Data Pengolahan Data adalah pengubahan atau transformasi symbol, seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya. Tugas Pengolahan data, meliputi : pengumpulan data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, pengubahan data menjadi bentuk yang dapat digunakan,penyimpanan data sampai ia diperlukan, dan pembuatan dokumen yang akan digunakan oleh perorangan atau kelompok baik didalam maupun di luar perusahaan
Gambar 4.1. Pengolahan data melayani kebutuhan perorangan dan kelompok, baik didalam maupun diluar perusahaan. Gambar tersebut menunjukkan bagaimana data dikumpulkan dari bagian input, transformasi dan output dari system fisik perusahaan dan bagaimana ia disimpan dalam database.
2
2. SIA
SEBAGAI
PELAKSANA
TUGAS
PENGOLAHAN
DATA
DI
PERUSAHAAN Sistem Pengolahan Data Sistem Pengolahan data Walaupun pada awalnya
adalah system yang melakukan tugas pengolahan data. system pengolahan data dipandang samadengan system
akuntansi/dikenal dengan Pengolahan data elektronik (EDP) karena komputer diterapkan hanya untuk tugas akuntansi tapi sekarang pengolahan data dapat melibatkan aktivitas nonakuntansi, seperti penggunaan daftar pengiriman dalam bentuk surat, pembuatan table, dan sebagainya. Jenis Sistem pengolahan data: • Sistem manual Terdiri dari orang, pulpen, pensil dan buku besar (ledger) untuk pembukuan entry yg menggambarkan record dari operasi perusahaan. • Mesin keydriven Terdiri dari cash register, mesin ketik, dan kalkulator meja, yg dapat mempercepat pembukuan aktivitas perusahaan ke buku besar dan lebih akurat. • Mesin Punched card Terdiri dari punched card (kartu berlubang) dan mesin punched card untuk melakukan pemeliharaan dan pengolahan file yang penting. Lubang pada kartu menggambarkan status perusahaan. • Komputer, mayoritas organisasi gunakan komputer utk pengolahan data mereka.
Tujuan Pengolahan Data Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up-to-date. Tugas Pengolahan data, meliputi : pengumpulan data, yang menggambarkan tiap tindakan internal perusahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya. Transaksi jika tindakan memberikan barang dan jasa pada lingkungan dengan melibatkan elemen lingkungannya. pengubahan data, menjadi bentuk yang dapat digunakan meliputi: -
pengklasifikasian, Elemen data dimasukkan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record. Kode adalah satu karakter atau lebih yang digunakan untuk tujuan pengidentifikasian. Contoh record penggajian, diberi kode no. karyawan, no.bagian dan kelas gaji.
3 -
Penyortiran, record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain.
-
pengkalkulasian , operasi aritmetika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan.
-
Perekapitulasian, ringkasan data dalam bentuk total dan subtotal.
penyimpanan data, sampai ia diperlukan. Tiap transaksi dijelaskan dengan beberapa elemen data, contoh record penjualan mengidentifikasikan siapa yg melakukan pembelian (nomor pelanggan), berapa banyak yang dibeli (kuantitas), kapan (tanggal penjualan). Data dapat disimpan dalam berbagai media magnetis, seperti tape dan disk, dan file seperti itu biasa disebut database. pembuatan dokumen, system pengolahan data menghasilkan output yang akan digunakan oleh perorangan atau kelompok baik didalam maupun di luar perusahaan. Output diadakan dengan dua cara: •
Dengan suatu tindakan, output dihasilkan ketika sesuatu terjadi. Contoh tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan dipenuhi.
•
Dengan penjadualan waktu, output dihasilkan pada waktu tertentu. Contoh cek gaji yang disiapkan tiap minggu
Sifat Pengolahan Data Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan area aplikasi yang lain. Pengolahan data menjalankan tugas yang penting Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan. mengikuti prosedur standar secara relative Peraturan dan latihan yang diterima menguraikan atau menerangkan cara pengolahan data yang akan dilakukan. menghimpun data yang detail atau lengkap . Karena record pengolahan data mengambarkan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekonstruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audit trail. mempunyai fokus historis yang paling utama . memberikan informasi pemecahan masalah minimal.
Dokumentasi Sistem Untuk menggambarkan system digunakan diagram arus data (DFD). Tujuan DFD adalah untuk mendokumentasi logika system, dan logika tsb dapat dijalankan oleh segala jenis
4 system, yaitu manual, keydriven atau komputer. Keuntungan dari penekanan logika ini adalah jika teknologi yg digunakan berubah, kita tak perlu mengubah DFD
Tinjauan Singkat Mengenai Sistem
Gambar
diatas
menunjukkan
bagaimana
system
melakukan
interface
dengan
lingkungannya. Diagram tersebut disebut diagram konteks, karena ia menggambarkan system dalam konteksnya dengan lingkungannya. System distibusi digambarkan dengan sebuah persegi panjang tegak lurus, dengan tanda panah yang menggambarkan data yang mengalir antara system dan lingkungannya. Elemen lingkungan digambarkan dengan persegi panjang yang lebih kecil. Tercantumnya manajer sebagai suatu elemen lingkungan bisa diketahui bahwa system pengolahan data mempunyai beberapa informasi yang menghasilkan kemampuan. Laporan akuntansi dlm system distribusi merupakan output utama dari subsistem buku besar umum. Semua arus dalam diagram konteks ini bersifat konsepsual, kecuali 2 arus yg bersifat fisik yaitu arus pengiriman dari pemasok ke perusahaan & arus stok ke gudang penyimpanan.
SUBSISTEM UTAMA DARI SISTEM DISTRIBUSI Perusahaan distribusi menggunakan perpaduan dari sembilan subsistem pengolahan data. Subsistem diidentifikasikan dengan sejumlah persegi panjang. Gambar dibawah merupakan diagram 0 dari system terdistribusi. Empat subsistem mengolah pesanan pelanggan, yaitu: entri pesanan, inventarisasi, penagihan, dan account receivable. Tiga subsistem melakukan pemesanan stok tambahan, yaitu pembelian, penerimaan, dan account payable. Dua
5 subsistem mengurus atau memelihara buku besar umum dan menghasilkan laporan manajemen standar. Masing-masing merupakan system yang dapat didokumentasikan dengan DFD untuk menunjukkan arus data secara logika langkah demi langkah DFD dapat membentuk dasar disain system dengan menggunakan segala jenis teknologi.
SISTEM YANG MEMENUHI PESANAN PELANGGAN Gambar berikut adalah pecahan dari proses 1 dalam gambar diagram 0. Oleh karenanya ia disebut gambar diagram 1. Nomor gambar mengacu pada nomor yang digunakan oleh DFD tingkat yang lebih tinggi. Karena diagram konteks tidak menggunakan nomor gambar, DFD tingkat yang lebih rendah berikutnya disebut diagram 0.
SISTEM YANG MEMESAN STOK TAMBAHAN
6 Gambar berikut merupakan pecahan dari proses 2 yang terdapat pada gambar diagram 0. Oleh karenanya ia disebut Gambar diagram 2. Ia terdiri dari 3 subsistem, yaitu pembelian, penerimaan dan pembayaran.
SISTEM YANG MELAKUKAN PROSES BUKU BESAR UMUM Gambar berikut menunjukkan penjelasan terakhir dari ketiga proses pada gambar diagram 0, yaitu mengurus atau memelihara buku besar umum. Sistem buku besar umum (general ledger system) merekapitulasi atau meringkas transaksi dari berbagai system yang lain, seperti inventarisasi dan penggajian.
MEMENUHI PESANAN PELANGGAN
7 Dalam deskripsi tiap subsistem sebelumnya, digunakan nomor dari DFD untuk mempermudah dalam menghubungkan penjelasan dengan diagram. 1.1.
Entri Pesanan (Order entry)
Gambar dibawah ini mendokumentasikan system entri pesanan. Ia adalah diagram gambar 1.1. Ia mendokumentasikan secara lebih mendetail mengenai pengolahan pada langkah 1.1. dari diagram tingkat yang lebih tinggi (diagram gambar 1).
Subsistem Entri pesanan mempunyai beberapa proses, yaitu: 1.1.1. mengedit data pesanan 1.1.2. melakukan pengecekan kredit 1.1.3. melakukan log in pesanan 1.1.4. menandai pesanan yang terpenuhi 1.2.
Inventarisasi
Subsistem inventarisasi mempunyai beberapa proses, yaitu: 1.2.1. mengecek keseimbangan persediaan 1.2.2. mengecek point pemesanan kembali 1.2.3. Menambah item yang diterima 1.2.4. memberikan data untuk buku besar umum 1.3.
Penagihan
Subsistem penagihan mempunyai beberapa proses, yaitu: 1.3.1. Mendapatkan data pelanggan 1.3.2. membuat faktur
8 1.4.
Account Receivable
Subsistem account receivable mempunyai beberapa proses, yaitu: 1.4.1. memasukkan receivable baru 1.4.2. menghapus receivable yang telah terbayar 1.4.3. membuat statement 1.4.4. memberikan data pada buku besar umum PERANAN PEMROSESAN DATA DALAM PEMECAHAN MASALAH Pengolahan data memberikan sumbangan terhadap pemecahan masalah dengan dua cara. Ia menghasilkan laporan standar yang merekapitulasi kondisi keuangan perusahaan, dan ia memberikan database dari data internal yang digunakan oleh subsistem CBIS yang lain. Pengolahan data merupakan pondasi atau dasar untuk pembuatan system pemecahan masalah yang lain, khususnya MIS dan DSS. Langkah pertama dalam memberikan dukungan komputer bagi manajer untuk memecahkan masalah adalah dengan mengimplementasikan system pengolahan data dengan suara.
