1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Penelitian Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah sebuah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, bersama informasi lainnya yang diperoleh dalam proses transaksi akuntansi yang rutin. SIA yang baik dapat membantu sebuah perusahaan untuk meng-cover kebutuhan perusahaan akan informasi-informasi akuntansi dan informasiinformasi lainnya yang berkaitan dengan proses bisnis yang ada dalam perusahaan tersebut. Dengan adanya SIA, akan meningkatkan kinerja perusahaan karena adanya efisiensi dan efektifitas terhadap berbagai sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Dalam penerapannya, SIA dibagi menjadi beberapa subsistem. Hal ini dikarenakan SIA merupakan sistem yang cukup kompleks sehingga dibagi menjadi beberapa subsistem untuk memudahkan pengimplementasiannya. Subsistem SIA tersebut, antara lain siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus penggajian atau sumber daya manusia, siklus produksi, dan siklus keuangan. Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dua kegiatan utama dalam siklus ini adalah pembelian dan pembayaran, pembelian terdiri dari pemesanan dan penerimaan barang dan jasa, sedangkan pembayaran dapat dilakukan dengan tunai, cicilan, maupun kredit.
2
Tujuan utama dari siklus ini adalah menyediakan kebutuhan perusahaan pada saat diperlukan. PT Gelora Intan Reksa merupakan sebuah badan usaha nasional yang bergerak di bidang jasa konstruksi dan perdagangan umum. Perusahaan ini melayani jasa berupa pembangunan dan renovasi gedung, bangunan hunian, jalan, dan drainase kota serta perawatannya, pertamanan serta perawatannya, dan pemasangan instalasi listrik serta perawatannya. Proses bisnis operasional PT Gelora Intan Reksa dilakukan dengan sistem tender atau lelang. Jadi beberapa perusahaan memberikan penawaran terhadap proyek yang diberikan oleh suatu instansi. Perusahaan yang memenuhi persyaratan yang sesuai dengan proyek itulah yang memenangkan tender atau lelang tersebut. Dalam menjalankan proses bisnisnya tersebut, PT Gelora Intan Reksa telah menggunakan sistem yang berbasis komputer. Salah satunya adalah dalam proses siklus pengeluarannya. Namun masih terdapat beberapa masalah terkait dengan sistem komputer yang telah digunakan. Beberapa masalah tersebut, antara lain terkait dengan permintaan barang dan jasa yang masih dilakukan secara manual, pencatatan pembelian yang sulit untuk diidentifikasi karena tidak adanya pengelompokkan berdasarkan project, serta tidak adanya pencatatan bahan material yang keluar dan masuk dari gudang. Sangatlah diperlukan sistem informasi akuntansi yang dapat menunjang perusahaan dalam menjalankan proses siklus pengeluarann dan juga untuk memperkuat
pengendalian
internal
dari
perusahaan
ini
agar
siklus
pengeluarannya berjalan dengan lebih baik dan sesuai prosedur standar sehingga
3
perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya. Untuk menyelesaikan masalahmasalah yang terjadi pada siklus pengeluaran pada PT Gelora Intan Reksa, dilakukanlah penulisan skripsi yang berjudul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran dan Persediaan pada PT Gelora Intan Reksa”.
1.2
Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, yang menjadi batasan-batasan yang akan dibahas adalah: •
Prosedur siklus pengeluaran dimulai dari pencatatan permintaan barang dan jasa sampai dengan proses pembayaran pembelian, baik tunai maupun kredit.
•
Prosedur persediaan barang, baik keluar maupun masuknya barang.
•
Sistem pengendalian internal yang berhubungan dengan siklus pengeluaran dan persediaan.
•
Dokumen dan formulir yang digunakan oleh perusahaan, sehubungan dengan siklus pengeluaran dan persediaan.
•
Bagian-bagian yang terkait dengan sistem akuntansi siklus pengeluaran dan persediaan.
•
Perancangan sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran dan persediaan yang diusulkan.
•
Informasi dan laporan yang diperlukan oleh pihak manajemen sehubungan dengan siklus pengeluaran dan persediaan.
4
•
1.3
Tidak membahas mengenai pajak penambahan nilai (PPN).
Tujuan dan Manfaat Penulisan Skripsi 1.3.1 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan skripsi ini adalah untuk merancang sistem yang termasuk di dalamnya: •
Sistem permintaan barang dan jasa berbasis komputer yang dapat terintegrasi dengan sistem pembelian sehingga dapat menghindari kecurangan yang dilakukan oleh Estimator dan Logistik Proyek.
•
Sistem pembelian untuk Logistik Proyek yang terkelompok berdasarkan project sehingga memudahkan dalam mengukur pengeluaran yang dilakukan dalam suatu project dan menilai performa suatu project, apakah underbudget atau overbudget.
•
Sistem pencatatan terhadap barang yang masuk dan keluar dari gudang dengan baik sehingga dapat terhindar dari penggelapan bahan material.
1.3.2 Manfaat Manfaat yang didapat dengan penulisan skripsi ini adalah : •
Memberikan usulan-usulan untuk mengatasi permasalahan yang terjadi pada PT Gelora Intan Reksa sehingga dapat membantu perusahaan untuk meminimalisasi masalah yang terjadi di dalamnya.
5
•
Menghasilkan laporan-laporan mengenai transaksi permintaan barang dan jasa, pembelian, hutang dagang, dan pembayaran terkait siklus pengeluaran yang diperlukan oleh manajemen.
•
Menghasilkan
laporan-laporan
mengenai
pengeluaran
dan
pemasukan barang terkait persediaan di gudang yang diperlukan oleh manajemen. •
Meningkatkan kinerja perusahaan dalam memproses transaksi permintaan barang dan jasa, pembelian, hutang dagang, dan pembayaran kepada supplier dengan menggunakan sistem yang terintegrasi di mana pencatatan dan penghitungan semua transaksi diproses secara otomatis sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dan hasil perhitungan menjadi lebih akurat.
1.4
Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Metode Penelitian Dalam menyusun skripsi, digunakan beberapa metode pengumpulan data sebagai berikut : a. Penelitian kepustakaan (Library Research) Penelitian ini dilakukan dengan pencarian referensi dan teori-teori yang berkaitan langsung dengan masalah pokok dalam skripsi. b. Penelitian lapangan (Field Research), dilakukan beberapa cara yaitu:
6
1) Pengamatan (Observation), yaitu melakukan pengamatan langsung di perusahaan. 2) Wawancara (Interview), yaitu tanya jawab dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan. 3) Dokumentasi (Documentation), yaitu penelusuran bukti-bukti dan dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan yang diteliti yaitu transaksi dalam siklus pengeluaran. 4) Analytical procedures, merupakan prosedur yang dilakukan dalam menganalisis data yang diperoleh selama penelitian. 2. Metode Analisis dan Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam skripsi ini merupakan metode yang akan berhubungan dengan perbaikan akan sistem yang telah ada. Metode tersebut menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design oleh Lars Mathiassen dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language, dimana tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : a.
Metode Analisis : 1) Problem domain analysis Mengidentifikasikan dan menggambarkan informasi-informasi yang harus diadministrasi, dipantau, atau dikendalikan oleh sistem. 2) Application domain analysis Menganalisis
bagaimana
sistem
akan
digunakan
serta
menentukan kebutuhan dan fungsi dari sistem sehingga sistem
7
dapat
mengadministrasi,
memantau
dan
mengendalikan
informasi-informasi. b.
Metode Perancangan 1) Architectural design Pada tahap ini dilakukan perancangan pola arsitektur dari sistem informasi yang diusulkan sesuai dengan hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan. Dimulai dengan menentukan prioritas dari masing-masing kriteria sistem, kemudian merancang pola komponen arsitektural dan pola distribusi yang paling tepat untuk sistem informasi tersebut. 2) Component design Pada
tahap
ini
ditentukan
dan
dirancang
kebutuhan
pengimplementasian komponen-komponen dan fungsi-fungsi ke dalam sistem sesuai dengan pola arsitektur yang telah dirancang.
1.5
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini terdiri dari bab yang diuraikan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab pendahuluan ini berisi tentang latar belakang masalah, ruang lingkup dari perancangan sistem, tujuan dan manfaat, metode penulisan, serta sistematika penulisan skripsi ini.
8
BAB 2 LANDASAN TEORI Landasan teori ini berisi semua landasan-landasan teori yang menjadi acuan dasar dan juga kerangka berpikir penulis dalam menyusun,
menganalisa,
merumuskan,
dan
memecahkan
masalah yang dihadapi dalam pembuatan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab analisis sistem yang berjalan ini berisi tentang riwayat perusahaan, struktur organisasi pada saat ini, prosedur yang sedang berjalan di dalam perusahaan, diagram aliram data, permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, dan alternatif pemecahan masalah. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Pada bab perancangan sistem ini berisi tentang penyajian data rancangan, pengolahan terhadap data yang sudah terkumpul, dan pembahasan lebih lanjut. Pada intinya, di dalam bab ini akan diuraikan jawaban dari permasalahan yang ada. BAB 5 PENUTUP Bab penutup ini terdiri dari kesimpulan yang didapat selama mengerjakan dan menyelesaikan skripsi, serta saran-saran yang dianjurkan oleh penulis.
