[email protected]
BAB I
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI: PENDAHULUAN APA SIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI) ITU?
SISTEM Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berinteraksi yang beroperasi dalam sebuah batasan tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang sama. Sekumpulan komponen (subsistem) yang saling berinteraksi (baik langsung maupun tidak) Komponen-komponen dalam suatu sistem mencakup: elemen input, elemen transformasi, elemen output. Berikut di bawah ini merupakan bagan suatu sistem loop terbuka dan sistem loop tertutup. Pada sistem loop tertutup terdapat suatu mekanisme kontrol terhadap output yang dihasilkan oleh sistem tersebut yang dinamakan dengan feedback.
INPUT
PROSES/ TRSNSFORMASI
OUTPUT
Gambar 1.1 Sistem loop terbuka
FEEDBACK
INPUT
PROSES/ TRANSFORMASI
OUTPUT
Gambar 1.2 Sistem loop tertutup
Beroperasi dalam batasan tertentu Batasan di sini diartikan sebagai suatu area yang memisahkan dan membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya. Misalnya, sepeda sebagai suatu sistem perlu dipisahkan dan dibedakan dengan seseorang manusia (suatu sistem yang lain) yang mengendarainya. Tujuan yang sama Sekumpulan komponen (subsistem) dalam sebuah sistem mempunyai suatu tujuan umum yang sama yang hendak dituju. Dalam organisasi bisnis, misalnya, salah satu tujuannya adalah optimalisasi profit. Sebuah sistem, baik yang sederhana maupun kompleks, mempunyai tujuan tersendiri untuk masing-masing komponennya.
INFORMASI Informasi merupakan hasil dari olahan data yang berguna. Jadi informasi merupakan produk sedangkan data adalah bahan bakunya. Informasi merupakan satu-satunya sumber daya yang dimiliki perusahaan yang bersifat konseptual/intangible/abstrak. Sementara sumber-sumber daya yang lainnya bersifat fisik yaitu: personil (karyawan), material, mesin dan uang.
AKUNTANSI
Ada beberapa pengertian dari akuntansi yang dikemukakan oleh berbagai pakar. Salah satunya yang berkaitan erat dalam studi ini ialah kumpulan prinsip dan aturan yang mengatur transformasi data menjadi informasi yang digunakan dalam proses manajemen. Dari konsep di atas dapat disimpulkan pengertian Sistem Informasi Akuntansi secara singkat adalah sistem yang bertugas mempersiapkan dan menghasilkan informasi keuangan dan informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data transaksi. SIA merupakan area pengkajian yang masih baru dan melibatkan beberapa area keahlian lain seperti ilmu akuntansi, konsep sistem, konsep manajemen, konsep pengendalian dan ilmu komputer. MENGAPA PERLU MEMPELAJARI SIA? Mahasiswa akuntansi sering mempertanyaan pertanyaan seperti tersebut di atas. Hal ini terjadi karena karakteristik dari ilmu ini berbeda dari beberapa matakuliah akuntansi yang lain. Dalam kebanyakan matakuliah akuntansi, mahasiswa ditempatkan sebagai pengguna informasi sehingga permasalahan yang harus dipecahkan sebatas bagaimana menjurnal transaksi, bagaimana melaporkan informasi (laporan keuangan) kepada pihak lain seperti manajer, pemegang saham, kreditor, pemerintah dan lain-lain, atau bagaimana mengaudit laporan keuangan tersebut. Namun jarang terlintas dalam benak mereka pertanyaan seperti dari mana informasi itu dihasilkan? Pertanyaan inilah yang menjadikan perlunya SIA dipelajari oleh mahasiswa akuntansi dan masuk dalam kurikulum akuntansi. Alasan lain mengapa perlu dipelajarinya SIA ini adalah perkembangan teknologi komputer yang sangat pesat sehingga berpengaruh terhadap proses penyediaan informasi akuntansi bagi proses manajemen. Penggunaan komputer ini menjadi sangat popular, banyak perusahaan yang mulai menginstalasi jaringan komputer untuk operasional usahanya. Sehingga matakuliah SIA yang menekankan pada peran teknologi komputer menjadi sangat penting untuk dipelajari oleh mahasiswa akuntansi. HUBUNGAN SIA DAN SIM Dalam melaksanakan proses manajemen, seorang manajer memerlukan berbagai macam informasi yang dapat ia peroleh dari berbagai macam sumber baik dari dalam (internal) maupun luar organisasi (eksternal). Informasi tersebut dapat diperoleh dengan cara formal maupun informal. Informasi yang diperoleh manajer dari dalam perusahaan dan diperoleh dengan cara formal itulah yang informasi yang bersumber dari Sistem Informasi Manajemen. Manajer dapat memperoleh informasi mengenai produksi dari Sistem Informasi Produksi, informasi mengenai karyawannya dari Sistem Informasi SDM, dan sebagainya. Sistem Informasi Akuntansi juga bisa dikatakan merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen, karena ia menghasilkan informasi akuntansi yang digunakan manajer dalam menjalankan tugasnya. Hal inilah yang selam ini dikenal sebagai bidang akuntansi manajemen. Namun perlu diingat bahwa informasi yang dihasilkan oleh proses akuntansi tidak semata ditujukan pada pihak manajemen karena pihak eksternalpun mempunyai hak untuk mendapat informasi keuangan mengenai suatu perusahaan tertentu. Hal inilah yang selama ini kita pelajari dalam akuntansi keuangan. DAMPAK PERKEMBANGAN TEKNOLOGI KOMPUTER PADA SIA Sebelum membahas mengenai dampak perkembangan teknologi komputer pada SIA perlu dipahami dulu konsep dan hubungan antara data dan informasi. Data diartikan sebagai kumpulan fakta-fakta dan merupakan bahan mentah dari informasi. Sebaliknya informasi merupakan hasil olahan data yang berguna dan relevan. Fungsi SIA dalam hal ini ialah menyediakan informasi akuntansi bagi manajemen untuk menjalankan tugasnya. Komputer muncul dan banyak digunakan dalam berbagai aktivitas perusahaan. Komputer tidak mengubah fungsi SIA sebagai penyedia informasi yang relevan bagi
berbagai pihak yang berkepentingan, namun ia berpengaruh besar bagi SIA dalam proses menghasilkan suatu informasi dan dalam pengembangan SIA itu sendiri. Dalam bidang auditing, komputer juga mempengaruhi prosedur yang dilakukan auditor dalam menguji pengendalian internal perusahaan. Sedangkan dalam bidang akuntansi keuangan komputer telah memudahkan dan mempercepat pekerjaan akuntan dengan mengkomputerisasikan prosedur-prosedur pencatatan, pengklasifikasian, dan peringkasan data transaksi. Hal inilah yang dinamakan Electronic Data-Processing (EDP). EDP seringkali diidentikkan dengan SIA, namun perlu dicatat bahwa cakupan SIA lebih luas dari EDP. Aplikasi teknologi komputer bukanlah keharusan dalam SIA namun ia ‘hanya’ memberikan fasilitas kemudahan pada fungsi SIA dan pengembangannya. Ketika teknologi komputer diaplikasikan dalam SIA, maka istilah yang digunakan dalam hal ini adalah SIA berbasis komputer.
BAB II EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER Kita tentu telah mengenal konsep evolusi yang terjadi pada makhluk hidup yang dengan mahsyur dikemukakan oleh Charles Darwin. Sistem informasi pun juga mengalami evolusi seperti layaknya teori Darwin dalam kaitannya denga perkembangan teknologi yang memfasilitasinya. Namun ada perbedaan yang cukup nyata antara evolusi system informarsi berbasis komputer dengan evolusi makhluk hidup menurut teori Darwin. Perbedaan itu ialah dalam setiap perkembangannya menuju konsep system yang baru, konsep system yang lama masih exist dan dipertahankan. Untuk lebih jelasnya mari kita bahas lebih lanjut. Tahapan Evolusi SIBK Ada beberapa tahapan evolusi dalam SIBK, yaitu: 1. SI berfokus pada data Pertama kali sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan sebagai alat untuk mempermudah operasi dalam hubungannya dengan penyimpanan dan pengolahan data dalam skala besar. Contoh aplikasi sistem informasi dalam fase ini adalah Sistem Informasi Akuntansi dan Transaction Data Processing. 2. SI berfokus pada informasi Perubahan penekanan ke arah informasi terjadi karena sistem informasi generasi berikutnya memungkinkan aktivitas pengolahan data menjadi informasi yang relevan bagi manajer dalam mengambil keputusan. Aplikasi sistem informasi pada tahap ini dinamakan Sistem Informasi Manajemen. 3. SI berfokus pada Pendukung Keputusan Perubahan yang cukup signifikan terjadi pada fase ini. Sistem informasi mengalami kemajuan dalam penggunaan karena kemampuannya dalam memberikan saransaran pemecahan masalah yang semiterstruktur dan tidak terstruktur bagi manajemen. Aplikasi SI ini adalah Sistem Pendukung Keputusan/ Decision Support System (DSS) 4. SI berfokus pada komunikasi Era Internet sangat dominan dalam perkembangan Sistem Informasi berikutnya. Berbagai aplikasi teknologi internet menyebabkan jarak bukan lagi menjadi kendala dalam operasi bisnis. Efisien dan efisiensi merupakan dua manfaat yang nyata dalam fase ini. Beberapa alat komunikasi derivatif yang menjadi populer antara lain: faximile, teleconferencing, dan lain-lain. 5. Kemungkinan fokus pada Konsultasi Dari beberapa perkembangan teknologi informasi seperti tersebut di atas dapatlah dibuat suatu perkiraan dengan melihat trend yang ada. Teknologi informasi kelak dapat dijadikan partner dalam berdiskusi mengenai suatu masalah. Kecenderungan ini bukanlah isapan jempol belaka. Penemuan teknologi informasi yang canggih seperti Expert System/Sistem Ahli kemudian berkembang ke arah Jaringan Saraf/Neural Network, semakin menguatkan perkiraan di atas. KECENDERUNGAN KE ARAH END-USER COMPUTING Adanya evolusi dalam SIBK sedikit banyak dipengaruhi oleh adanya kecenderungan dalam perkembangan komputer ke arah End-User Computing. Yang dimaksud dengan End User Computing adalah para pengguna akhir dari programprogram aplikasi komputer. Dalam kecenderungan ini, end user atau pengguna akhir menjadi penentu dalam pembuatan suatu sistem, karena dia adalah person behind the scene (orang dibalik layar) dalam proses pembuatan tersebut. Ada beberapa hal yang melatarbelakangi terjadinya kecenderungan ini: 1. Tingkat kemampuan dalam menggunakan komputer (computer literacy) yang semakin tinggi di kalangan masyarakat. Teknologi komputer menjadi semakin berkembang dan populer di tengah masyarakat. Ribuan bahkan jutaan PC (Personal Computer) terjual setiap bulannya di seluruh dunia mengindikasikan bahwa
2.
3.
4.
tekonologi komputer, terutama PC, bukan menjadi hal yang asing bagi masyarakat umum. Tunggakan jasa informasi yang semakin menumpuk. Hal ini disebabkan sistem informasi yang digunakan oleh suatu perusahaan mungkin bersifat unik dan khas yang tidak bisa diselesaikan secara cepat oleh sistem aplikasi komputer yang biasa. Untuk itu perlu dibuat suatu sistem informasi bagi perusahaan yang customized dan sesuai dengan keadaan dan kebutuhan suatu perusahaan tertentu. Kecenderungan hardare komputer yang semakin menurun. Dengan perkembangan teknologi pembuatan chip-chip dan hardware komputer lainnya memungkinkan sistem produksi masal yang menyebabkan cost-nya turun. Di samping itu mekanisme penjualan hardware komputer adalah kanibalisme. Artinya bahwa penjualan suatu hardware dengan teknologi yang terbaru di pasaran akan menyebab hardware yang diluncurkan sebelumnya dengan teknologi yang tertinggal akan mati dan cenderung ditinggal pelanggan. Produk dengan teknologi 'usang' akan drop harganya sehingga akan menciptakan pasar sendiri. Perkembangan prewritten software yang semakin menjamur. Prewritten software adalah suatu program aplikasi yang memungkinkan para end user untuk membuat suatu sistem informasi yang diinginkan. Prewritten software atau bisa disebut juga information system generators dewasa ini berkembang dengan semakin memanjakan para end user sehingga relatif lebih dipelajari. Dengan tampilan bagi pengguna yang enak dilihat (friendly user interface) karena berbasis windows (under windows) software ini menjadi semakin populer. Contohnya: Fox Pro for Windows, Turbo Pascal for Windows, Clipper, dll.
TINGKATAN PENGGUNA AKHIR Ada berbagai macam tingkat kemampuan pengguna akhir, tetapi secara garis besar dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. Tingkatan Menu Pada tingkatan yang paling rendah ini, pengguna akhir hanya bisa berkomunikasi dengan prewritten software melalui pilihan dan tampilan menu-menu yang ada dalam software tersebut. Misalnya untuk menyalin sebuah kata pada MS Word, kita bisa menggunakan menu Edit-copy. 2. Tingkatan Command Pada tingkatan ini pengguna akhir bisa melakukan perintah yang tidak tersedia dalam menu suatu prewritten software. Misalnya pada program Lotus 123 terdapat fasilitas micro yang merupakan sekumpulan urutan perintah yang dapat diaktifkan dengan satu tombol. 3. Tingkatan Programmer Pada tingkatan tertingggi ini pengguna akhir dapat membuat program aplikasi sendiri yang mempunyai fungsi sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan. Pengguna akhir mampu menguasai bahasa pemrograman seperti Visual Basic, JavaScript, HTML, Fox Pro, dll. Kategori di atas merupakan kategori pengguna akhir yang mandiri. Jika kita berbicara mengenai pengguna akhir yang bekerja pada sebuah perusahaan tertentu yang menggunakan sistem komputer, maka pengguna akhir tersebut dapat kita sebut sebagai spesialis/ahli informasi. Ahli informasi diklasifikasikan sebagai berikut: 1. Penganalis sistem Tugas utama seorang penganalis sistem adalah membuat peta atau konsep sistem operasional suatu perusahaan sesuai dengan kebutuhan yang ingin dicapai. Tugas utama lainnya dari penganalis sistem ini adalah senantiasa membuat perbaikanperbaikan atas sistem yang ada. Untuk itu seorang penganalis sistem dituntut mempunyai kepekaan terhadap setiap permasalahan yang dihadapi perusahaan yang berkaitan dengan sistem yang telah berjalan. 2. Administrator basis data Tugas seorang administrator basis data adalah menjaga, mengendalikan, mengelola, dan mengatur struktur serta lalu lintas basis data dalam sistem informasi suatu
perusahaan. Tugas ini sangat penting karena basis data ini merupakan bahan baku yang diolah menjadi informasi. Tidak bisa dibayangkan jika sistem manajemen basis data di suatu perusahaan tidak teratur betapa kacaunya informasi yang dihasilkan. 3. Ahli jaringan Seorang ahli jaringan mampu membuat semua workstation (PC) dan mainframe yang ada di suatu perusahaan dapat terhubungkan secara on-line. Program aplikasi komputer yang banyak digunakan dalam sistem jaringan dewasa ini adalah Windows NT dan Linux. 4. Programmer Seorang programmer di suatu perusahaan mampu membuat suatu program aplikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menyelesaikan masalahnya. Suatu sistem informasi baik berupa SIA, SIM, atau DSS dapat dibuat oleh seorang atau sekelompok programmer. 5. Operator Seorang operator sistem komputer hanya melaksanakan tugas dalam menjalankan suatu sistem. Misalnya memasukkan data-data ke dalam sarana penyimpanan data. Siklus Hidup Sistem Dalam pengembangan suatu sistem ada beberapa tahap yang perlu dicermati, yaitu: 1. Perencanaan Perencanaan diperlukan untuk menentukan tujuan dari sistem yang akan dikembangkan. Tanpa adanya perencanaan yang baik bisa saja terjadi pengahamburan dana yang tidak sedikit tanpa menghasilkan sesuatu yang bermanfaat. Pada tahap ini seorang manajer menjadi key person dalam menentukan/mendefinisikan masalah. Ahli informasi hanya berperan sebagai pendukung. 2. Analisis Pada tahap ini dilakukan pengkajian terhadap sistem, baik itu sistem yang telah ada maupun sistem yang akan diterapkan dalam perusahaan. Penganalisisan mencakup menemukan kelemahan-kelemahan terhadap sistem yang ada untuk dijadikan input bagi kegiatan perbaikan dan pengembangan sistem. Kegiatan ini terutama dilakukan oleh ahli informasi dan dikendalikan oleh manajer. 3. Desain Pada tahap desain, ahli informasi mulai membuat desain operasional suatu sistem informasi beserta komponen-komponennya. Pada akhir tahap ini juga dilakukan uji coba sebelum diimplementasikan dalam aktivitas perusahaan. 4. Implementasi Setelah diujicobakan dan tidak ditemui masalah-masalah yang berarti, sistem informasi bisa diimplementasikan baik secara keseluruhan maupun dengan metode pilot project. 5. Evaluasi Mungkin manajer mempunyai kebijakan tersendiri dalam hal evaluasi suatu sistem informasi. Tiap manajer mempunyai target periode waktu masing-masing. Misalnya setiap satu tahun sekali atau satu semester sekali sistem yang baru tersebut dievaluasi. BUSINESS PROCESS REENGINEERING (BPR) Konsep BPR berlawanan dengan siklus hidup pengembangan sistem. Dalam BPR diasumsikan bahwa perusahaan akan mengimplementasikan suatu sistem yang benarbenar baru dan berbeda dari sistem yang terdahulu. Jika teknik pengembangan sistem dengan metode Siklus Hidup merupakan teknik yang tambal sulam, maka dengan teknik BPR ini merupakan teknik revolusioner. Contoh sederhana dapat kita jumpai dalam lingkungan akademik kita. Misalnya seorang mahasiswa mendapatkan tugas dari dosen untuk membuat suatu artikel. Ketika dia menemukan adanya kesalahan dalam artikel yang ditulisnya, ada dua cara yang bisa dia lakukan untuk memperbaikinya, pertama dengan cara mentip-ex/menghapus bagian tersebut. Cara yang kedua dia bisa menuliskan lagi artikel tersebut pada selembar kertas
baru yang bersih. Cara pertama dianalogikan dengan metode siklus hidup seperti yang sudah didiskusikan sebelumnya sedangkan cara kedua dianalogikan dengan teknik BPR. Dalam beberapa situasi BPR dirasakan lebih efektif, efisien dan ekonomis dari metode siklus hidup. Situasi tersebut ialah ketika suatu perusahaan ingin beralih dari sistem yang manual ke arah sistem yang terkomputerisasi. Atau situasi yang lain ialah ketika suatu perusahaan selama ini menerapkan teknologi komputer yang obsolete atau yang sudah usang dan tertinggal dari perkembangan teknologi terkini.
BAB III SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Definisi diatas dapat digambarkan dengan model SIM pada gambar 3.1 dibawah ini. Pada gambar tersebut database berisi data yang disediakan oleh SIA, selain itu data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan. Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasi beragam aspek operasi perusahaan.
Gambar 3.1 Model SIM KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI Pada bagian selanjutnya akan diperkenalkan subsistem-subsistem SIM yang erta kaitanya dengan subunit-subunit utama organisasi. Subsistem yang ada dalam organisasi meliputi : sistem yang dirancang unruk eksekutif, sistem berbagi area fungsional yang meliputi pemasaran, manufaktur, keuangan dan sumber daya manusia. Dari berbagai subsistem tersebut dapat dicermati pada gambar 3.2 di bawah ini, perlu diingat bahwa secara fisik tidak ada yang memisahkan sistem ini. Pada gambar terdapat garis-gari yang memisahkan diantara subsistem, namun ini bukan pemisahan fisik.
Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi Pemasaran
Sistem Informasi Manufaktur
Sistem Informasi Keuangan
Gambar 3.2 Sistem Informasi Organisasi
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
1. SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF Sistem informasi eksekutif atau EIS (Executive information system) merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis. Suatu model EIS dapat dilihat pada gambar 3.3, dimana database perusahaan berisi SIA dan dilengkapi dengan kotak pos elektrik (electronic mail boxes) yang digunakan eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat elektronik dan kalender elektronik, yang digunakan eksekutif untuk merencanakan kegiatan perusahaan.
Gambar 3.3 Model Sistem Informasi Eksekutif RUTE KE EIS Ada tiga rute untuk mendapatkan perangkat lunak yang menghasilkan informasi eksekutif, antara lain : a. Specialisasi informasi perusahaan dapat mengembangka perangkat lunak pesanan (custom software) b. Eksekutif dapat mengunakan perangkat lunak produktivitas perorangan (personal productivity software) seperti spreadsheet electronic, sistem manajemen database dan paket grafik. c. Perusahaan dapat membeli perangkat lunak EIS khusus (special EIS software) 2. SISTEM INFORMASI PEMASARAN Sistem informasi pemasaran merupakan sub sistem dari sistem informasi manajemen yang menyedianakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan. Gambar 3.4 menunjukkan struktur dasar sistem informasi pemasaran yang dibagi dua komponem besar yaitu subsistem input dan subsistem output, hal ini berlaku pada seluruh subsistem yang ada pada SIM.
Gambar 3.4 Model Sistem Informasi Pemasaran Subsisten Input Pemasaran Subsistem input pemasaran meliputi : a. Subsistem penelitian pemasaran (marketing reseach subsystem). Mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan yang menekankan pada aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan. b. Subsistem intelijen pemasaran (marketing intelligence subsystem) Mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan. Subsistem Output Pemasaran Subsistem ini meliputi : a. Subsistem produk Semua perangkat lunak yang menginformasikan manajer mengenai produk yang dijual. b. Subsistem tempat Semua perangkat lunak yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke pelanggan . c. Subsistem promosi Perangkat lunak yang memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan periklanan . d. Subsistem harga Semua perangkat yang menyediakan informasi harga barang yang dijual e. Subsistem bauran penjualan Semua perangkat yang menyediakan data produk dan jasa yang ditawarkan oleh fungsi pemasaran 3. SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR Sistem informasi manufaktur atau CIM ( computer integrated manufakturing ) merupakan sistem informasi konseptual dengan mengunakan komputer dalam penjadwalan produk, mengatur persediaan, pengendalian kualitas produk, dan melaporkan biaya produksi. Berbagai aplikasi sistem informasi manufaktur dapat dicermati pada gambar 3.5.
Gambar 3.5 Model Sistem Informasi Manufaktur Subsistem Input Manufaktur
Subsistem ini meliputi : a. Rekayasa industri (industrial engineering subsystem) Subsistem ini adalah penyedia data tambahan yang menjelaskan manufaktur internal. b. Subsistem intelijen manufaktur Subsistem yang menyediakan data dan informasi mengenai dua elemen dalam lingkungan perusahaan – pemasok dan serikat buruh. Subsistem Output Manufaktur Subsistem ini meliputi : a. Subsistem produksi Subsistem yang mengukur proses produksi dalam hal waktu – menulusuri arus kerja dari satu langkah ke langkah berikutnya. b. Subsistem persediaan Mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi. c. Subsistem kualitas Mengukur kualitas bahan saat diterima dari pemasok, pemeriksaan mutu produksi serta mutu terakhir sebelum dipasarkan. d. Subsistem biaya Mengukur biaya yang terjadi dalam proses produksi. 4. SISTEM INFORMASI KEUANGAN Sistem informasi keuangan merupakan sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan, terutama diperuntukkan untuk manajer perusahaan. Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.6. Subsistem Input Keuangan Subsistem ini meliputi : a. Audit internal Membantu sistem informasi akuntansi dalam menyediakan data dan informasi internal dengan penelitian khusus yang dilakukan oleh auditor internal. b. Intelijen keuangan (financial intelligence system) Mengumpulkan informasi dari elemen – elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan,pemegang saham dan pemilik. Subsistem Output Keuangan Subsistem ini meliputi : a. Peramalan Melakukan peramalan jangka panjang lima sampai sepuluh tahun menyediakan dasar perencanaan strategis.
Gambar 3.6 Model Sistem Informasi Keuangan
b. Manajemen Dana Melakukan perencanaan pengunaan dana perusahaan c. Pengendalian Menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibanding dengan anggaran. 5. SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA. Sistem informasi Sumber Daya Manusia ( human resource information system/ HRIS ) adalah sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya manusia perusahaan. Untuk jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.7. Subsistem Input HRIS a. Penelitian SDM Mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan, pengetahuan dan keahlian yang diperluka. b. Intelijen SDM Menyediakan data yang mempengaruhi SDM berkaitan dengan perkembangan terakhir dari berbagai pengaruh lingkungan.
Gambar 3.7 Model Sistem Informasi SDM Subsistem Output HRIS a. Perencanaan tenaga kerja Mencakup semuan aplikasi yang membantu perusahaan mengantisipasi kebutuhan SDM. b. Perekrutan Menyeleksi tenaga kerja yang akan dipekerjakan dalam perusahaan. c. Kompensasi Pemberian kompensasi para pekerja yang dipekerjakan dalam perusahaan. d. Benefit Berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang masih kerja amaupun pensiun. e. Pelaporan lingkungan Bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan praktek personalia SDM kepada pemerintah. SIM DAN PERTIMBANGAN FAKTOR MANUSIA
Para pegawai dalam perusahan yang menggunakan pengolahan data dengan komputerisasi mengalami rasa takut. Mereka takut bahwa komputer akan membuat mereka diberhentikan. Hal ini menuntut manajer perusahaan untuk mencari jalan keluar yang dapat menghilangkan rasa ketakutan dari para pegawai tersebut. Langkah yang dapat ditempuh antara lain : 1. Menggunakkan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement). 2. Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. 3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialis informasi dan manajemen. 4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Sedangkan kontribusi yang diberikan SIM dan subsistem – subsistem untuk pemecahan masalah adalah dengan dua cara dasar : 1. Sumber Daya Informasi Seorganisasi. SIM adalah suatu usaha seorganisasi untuk menyediakan informasi pemecahan permasalahan. 2. Identifikasi dan Pemahaman Masalah SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer.
BAB 4 DECISION SUPPORT SYSTEM (SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN) PENGERTIAN Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah suatu sistem yang memungkinkan bagi seorang manajer untuk berinteraksi secara langsung dengan komputer dan membuat informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan yang semistruktur dan tidak terstruktur. Terdapat banyak Software tool atau software yang memungkinkan terciptanya suatu aplikasi SPK ini, misalnya Lotus 1-2-3, Excel, Fox Pro dan lain-lain. Konsep SPK diperkenalkan akhir tahun 1960an dimana ia merupakan terobosan baru dalam SIBK karena untuk pertama kalinya seseorang bisa berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui ahli informasi. KOMPONEN SPK SPK mempunyai 3 komponen yang saling terkait satu sama lain: 1. Sistem Bahasa Bahasa merupakan alat komunikasi. Demikian juga fungsi sistem bahasa yang ada dalam SPK ini. Dengan sistem bahasa ini memungkinkan komunikasi dua arah antara pengguna dan SPK. Ada dua macam sistem bahasa yang digunakan, yaitu: Bahasa Prosedural Dalam sistem bahasa prosedural ini pengguna perlu menggunakan langkahlangkah yang lebih banyak daripada sistem bahasa non prosedural. Bahasa Non Prosedural Dalam sistem ini pengguna akan berkomunikasi dengan SPK seperti layaknya dia berkomunikasi secara natural kepada orang biasa. Tentu saja tingkatan 'natural' ini tergantung dari kecanggihan dan kerumitan SPK yang dibuat. 2. Sistem Pemroses Masalah Komponen ini merupakan inti dari SPK. Sistem pemroses masalah ini dapat kita analogikan sebagai otak pada manusia. Pada komponen ini SPK berpikir mengenai suatu masalah yang diberikan oleh pengguna. Hasil/output dari komponen ini merupakan informasi atau berbagai alternatif keputusan disertai penjelasan beserta konsekuensi-konsekuensi yang mengikutinya. 3. Sistem Pengetahuan Dalam sistem pengetahuan terdapat basis data yang digunakan sebagai bahan baku dalam membuat suatu informasi dan alternatif keputusan. Komponen ini sangat penting karena merupakan dasar dalam pembuatan keputusan. Dapat kita bayangkan, bagaimana kita bisa membuat kue lemper tanpa tersedianya ketan sebagai bahan bakunya. BERBAGAI FUNGSI DAN FEATURE YANG ADA DALAM SPK 1. Pembuatan model SPK memberikan fasilitas bagi pemakainya untuk membuat sebuah model. Misalnya model perhitungan pendapatan penjualan, model penentuan harga, dan lain-lain. Contoh interface SPK yang digunakan dalam pembuatan model dapat dilihat pada gambar 4.1 dan 4.2. 2. Bahasa prosedural dan non prosedural Mengenai feature bahasa sudah kita bahas di bagian komponen SPK di atas. 3. Analisa what-if SPK juga memberikan fasilitas analisa what if. Misalnya dari pembuatan model di atas diketahui persamaan: Penjualan = 20 x biaya iklan
Gambar 4.1 Interface Input SPK
Gambar 4.2 Interface output SPK Berdasar persamaan tersebut, seorang manajer dapat membuat beberapa perkiraan, seperti bagaimana jika biaya iklan diturunkan 10% atau dinaikkan 20% apa yang akan terjadi dengan hasil yang diapat dari penjualan. 4. Pencarian tujuan Dalam pencarian tujuan seorang manajer dengan menggunakan SPK dapat mendapatkan jumlah angka yang diinginkan. Dari persamaan di atas dapat kita lihat, misalnya seorang manajer ingin mendapatkan hasil penjualan sebanyak 10 juta rupiah sebagai tujuannya, maka dia bisa mendapatkan jumlah angka tertentu sebagai biaya iklan. 5. Analisa resiko SPK juga menampilkan fungsi-fungsi yang dapat menganalisa resiko. Hal ini banyak digunakan oleh manajer portofolio untuk menganalisa resiko saham-saham yang ia kelola. 6. Analisa statistik dan model ilmu manajemen
Contoh dari fungsi ini adalah: analisa regresi, time-series, dan lain-lain. 7. Fungsi-fungsi keuangan SPK mampu memberikan bantuan dalam perhitungan di bisang keuangan seperti tarif pajak, biaya depresiasi, dan lain-lain. 8. Kapabilitas hardware SPK dapat diimplementasikan baik dalam komputer berskala besar yaitu mainframe, maupun komputer berskala kecil yaitu PC (Personal Computer). 9. Basis data dan file-file eksternal SPK menggunakan data sebagai bahan baku untuk memberikan informasi yang berguna bagi seorang manajer. Untuk itu sebuah SPK yang baik mempunyai basis data yang dikelola dengan baik dan juga mampu mengakses data dari luar sistem atau yang lebih dikenal sebagai file-file eksternal. LINGKUNGAN ORGANISASI YANG BAIK UNTUK IMPLEMENTASI SPK Beberapa aplikasi SPK tidak mampu berjalan sesuai yang diharapkan. Jika hal ini terjadi maka berarti telah terjadi penghamburan dana yang sangat besar tanpa mendapatkan hasil yang bermanfaat bagi suatu perusahaan. Untuk itu perlu diketahui beberapa keadaan lingkungan yang kondusif bagi SPK untuk bekerja dengan baik. Kondisi-kondisi tersebut antara lain: 1. Perusahaan yang mempunyai sistem pemroses data yang terkendali dan terstruktur dengan baik. 2. Perusahaan mau dan mampu menyediakan dana ekstra dan personil yang qualified. 3. Departemen lini di perusahaan tersebut mempunyai mekanisme komunikasi yang terbuka dengan departemen komputer. 4. Departemen lini mempunyai kepercayaan diri untuk berinisiatif dan memenej dalam proyek pengembangan sistem informasi (dalam hal ini SPK) dan secara berkesinambungan mencari terobosan-terobosan baru dalam penggunaan sistem tersebut secara efektif. 5. Departemen komputer/sistem informasi terutama berperan sebagai konsultan dalam implementasi sistem. 6. Departemen komputer/sistem informasi mempunyai staf yang berasal dari departemen-departemen lini dalam perusahaan tersebut atau orang-orang yang mempunyai keahlian disiplin ilmu tertentu yang relevan seperti manufactur, pemasaran, akuntansi, keuangan, dan lain-lain. 7. Perusahaan menyediakan fasilitas untuk pendidikan dan pelatihan bagi semua karyawan demi terciptanya kesepahaman antara departemen lini dengan departemen sistem informasi. PROSES PEMBUATAN SPK 1. Predesain/perencanaan Pada tahap ini terdapat beberapa subkegiatan: Mendefinisikan tujuan umum dari pengembangan SPK Mengidentifikasikan sumber daya yang tersedia. Hal ini perlu dilakukan untuk mengetahui beberapa sumberdaya yang sudah tersedia dan yang belum. Mungkin suatu perusahaan sudah mempunyai suatu sistem manajemen basis data yang bisa digunakan dalam SPK ini. Menentukan keputusan-keputusan kunci. Keputusan-keputusan kunci ini tergantung pada fungsi SPK itu sendiri. Misalnya jika SPK digunakan untuk membantu manajer mengambil keputusan mengenai portofolio saham, keputusan kunci yang ada antara lain pemilihan saham yang tepat untuk klien tertentu. Mendefinisikan model normatif. Normatif artinya standar atau sesuatu yang seharusnya (what should be). Dengan kata lain, hal yang bersifat normatif ini bisa berbeda dengan kenyataannya. Namun model normatif tetap diperlukan sebagai guidance/petunjuk arah dalam pengembangan model yang realistis. Contoh model normatif dalam SPK adalah kemampuan SPK dalam memberikan informasi harga saham dimasa mendatang pada manajer portofolio. Tentu saja hal ini tidak mungkin, karena yang bisa mengetahui masa depan hanyalah Tuhan. Tapi model
2.
3.
4.
5.
normatif SPK ini bisa digunakan sebagai petunjuk dalam memberikan kontribusi pada manajer portofolio dengan memberikan hasil-hasil ramalan dengan metode peramalan tertentu. Desain Dalam tahap ini terdapat dua subkegiatan yaitu: Membuat desain realistis/operasional. Setelah membuat mode yang normatif, maka perlu ditindaklanjuti dengan membuat desain yang operasional dengan berpangkal tolak pada model normatif. Pendesainan komponen-komponen SPK. Seperti yang telah kita bahasa di muka, komponen-komponen SPK terdiri dari: bahasa untuk tampilan muka (yang terdiri dari bahasa prosedural dan non prosedural), sistem pemroses masalah, dan basis data. Menguji coba sistem. Langkah uji coba ini perlu dilakukan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan (dan kelebihannya) yang ada pada sistem yang baru ini. Dengan mengetahui berbagai kekurangan dan kelemahannya inilah kerugian yang lebih besar dapat dihindari sebelum langkah implementasi yang sesungguhnya. Disamping itu langkah perbaikan masih bisa dimungkinkan. Implementasi/Penggunaan Dalam kegiatan implementasi atau penggunaan sistem ini bisa digunakan metode pilot project. Hal ini dilakukan untuk antisipasi terhadap hal-hal yang unfavorable. Antipati terhadap sistem yang baru dari sebagian karyawan yang pro status-quo mungkin terjadi, untuk itu perlu sosialisasi yang gradual dan perlahan. Evaluasi Langkah evaluasi perlu dilakukan dalam frame waktu tertentu, tergantung kebijakan yang diambil oleh manajer. Langkah ini penting untuk menjamin keberhasilan dari implementasi SPK ini. Pemeliharaan Dalam tahap ini dimungkinkan adanya perbaikan-perbaikan kecil terhadap SPK yang telah diimplementasikan.
JENIS SPK MENURUT ALTER Steven L. Alter, seorang mahasiswa tingkat Doktor di MIT, melakukan penelitian atas 56 sistem eondukung keputusan. Dari penelitian ini dia mengklasifikasikan SPK ke dalam 6 jenis berdasar besar kontribusinya dalam pengambilan keputusan. Gambar berikut menjelaskan ke 6 golongan tersebut.
Gambar 4.3 Jenis SPK menurut Alter
BAB V KECERDASAN BUATAN Kecerdasan buatan ialah penggunaan teknologi komputer untuk melaksanakan pekerjaan yang secara normal memerlukan kecerdasan manusia. Seperti kita ketahui, kecerdasan manusia terdiri dari tiga atribut utama yaitu: learning (penguasaan pengetahuan melalui pengalaman, latihan, belajar, atau pemikiran), reasoning (berpikir, mengerti dan membuat kesimpulan berdasar proses logika) dan manipulasi/pengendalian simbol-simbol. Manipulasi simbol oleh manusia dilakukan melalui panca indra seperti: melihat, mendengar, merasakan, mencium, dan menyentuh. Selama ini komputer telah berhasil dan hampir menyamai kemampuan manusia dalam hal pemanipulasian simbol-simbol ini. Teknologi komputer telah dikembangkan ke arah ini dengan tercipatanya aplikasi-aplikasi seperti: computer vision, voice recognition, dan lain-lain. Kemampuan reasoning sedikit banyak juga telah mampu dikembangkan dalam teknologi komputer. Namun kemampuan reasoning yang dipunyai komputer tidak sama dengan apa yang dipunyai manusia. Proses reasoning yang dilakukan oleh komputer hanyalah pengembangan dari pemanipulasian simbol-simbol dan aturan-aturan yang telah dimasukkan dalam memorinya. Contoh aplikasi dari teknologi yang mempunyai kemampuan ini adalah Sistem Pakar. Area kecerdasan manusia yang paling sulit dikuasai oleh komputer adalah learning. Namun langkah awal dalam proses ini sudah dimulai dengan dikembangkannya jaringan saraf (neural network). Namun tentu saja kemampuan dan proses learning dalam aplikasi ini tidak sama dengan apa yang dilakukan oleh manusia. Untuk menciptakan sebuah aplikasi teknologi komputer yang mempunyai kemampuan learning seperti yang dimiliki manusia nampaknya masih memerlukan waktu. Beberapa Jenis Kecerdasan Buatan yang menguasai pemanipulasian simbol-sombol: 1. Robotic Robotic merupakan aplikasi teknologi komputer yang digunakan untuk mengerjakan sesuatu yang secara normal memerlukan kecerdasan manusia dalam hal manipulasi fisik. Contoh pekerjaan yang bisa dilakukan oleh robotik adalah kegiatan dalam manufaktur seperti perakitan komponen, mengelas, mengemas dan memindahkan barang, dan lain-lain. Manfaat utama dari penggunaan robotic ini adalah pengurangan biaya produksi karena tidak diperlukan biaya untuk menggaji buruh dan pelatihan yang cukup mahal. 2. Computer Vision Seperti robotic, computer vision mempunyai kemampuan dalam memanipulasi simbol dalam hal ini ialah penglihatan. Kemampuan dari computer vision adalah mengenal dan mengartikan bentuk atau simbol sehingga menjadi input yang berguna. Salah satu alat input yang paling banyak digunakan dalam computer vision adalah infrared. Aplikasi dari teknologi ini banyak digunakan dalam pabrik sebagai alat untuk mendeteksi barang yang cacat, dan di supermarket untuk mencatat harga barang yang dibeli dan juga pada peralatan perang sebagai alat yang mampu mendeteksi keberadaan musuh. 3. Speech Recognition Aplikasi teknologi komputer yang tergolong speech recognition ini mempunyai kemampuan dalam mengenal bahasa yang diucapkan manusia. Bahasa yang dimaksud di sini adalah bahasa sehari-hari. Kemampuan dalam mengenal bahasa ini tentu saja tergantung dari kosa kata yang telah dimasukkan ke dalam memori komputer tersebut. Teknologi Speech Recognition dewasa ini banyak digunakan salah satunya ialah penginputan data dalam program pengolah kata seperti MS Word. Seseorang tidak perlu lagi mengetik suatu naskah namun cukup berbicara dan semua yang dikatakannya tersebut tercetak dalam layar. Aplikasi lainnya dari teknologi ini banyak pula digunakan sebagai alat bagi polisi untuk melacak pembicaraan orangorang yang dicurigai untuk kepentingan penyelidikan suatu kejahatan.
JENIS KECERDASAN BUATAN YANG MENGUASAI REASONING: SISTEM PAKAR/EXPERT SYSTEM Sistem pakar adalah sebuah program komputer yang mampu membuat (atau memberi saran) sebuah keputusan yang tidak terstruktur dan semistruktur yang secara normal dibuat oleh manusia dengan keahlian khusus. Model Sistem Pakar dapat dilihat pada gambar 5.1 di bawah ini. Model Sistem Pakar terdiri dari empat bagian: User interface (tampilan muka), knowledge base (basis pengetahuan), inference engine (bagian pembuat kesimpulan) dan development engine (bagian pengembangan). User interface Bagian ini adalah bagian yang interaktif dengan pemakai (user). Bentuk interface yang menarik menjadi penting karena akan membuat pengguna merasa nyaman dalam menggunakan sistem ini. Dalam perkembangan terkini teknologi multimedia dengan platform windows sangat populer digunakan dalam pengembangan user interface ini.
Gambar 5.1 Sebuah Model Sistem Pakar Ada dua macam user interface: Input user interface Pada bagian input ini pengguna memberikan masukkan berupa pertanyaan atau masalah yang ingin diselesaikan oleh sistem pakar. Cara peng-input-an ada empat macam: menu, command, bahasa alamiah dan customized interface. Contoh menu dapat kita lihat pada aplikasi MS. Word, Excell, Lotus 1-2-3, dan lain-lain. Sementara contoh input command dapat kita lihat pada perintah under DOS, seperti dir *.*, copy *.com, dan lain-lain. Contoh input bahasa alamiah merupakan hasil penggunaan aplikasi bahasa pemrograman generasi keempat. Kita bisa menggunakan bahasa sehari-hari dalam mengaktivasi sebuah perintah. Sementara input dengan tipe customized interface merupakan jenis input yang dapat dirancang sendiri oleh penggunanya.
Gambar 5.2 Contoh Customized Interface Output user interface Pada bagian output ini sistem pakar memberikan jawaban atas masalah dan pertanyaan yang diajukan pengguna. Satu kelebihan dari sistem ini adalah setiap jawaban yang diberikan juga disertai penjelasan atau rasionalnya. Knowledge base Knowledge base ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan berbagai macam data dan fakta yang berkenaan masalah (problem domain) tertentu. Data dan fakta itu disimpan dalam bentuk aturan-aturan (rules). Satu contoh aturan sederhana adalah: Jika 'A' maka 'B'. Inference engine Pada bagian ini sistem pakar melakukan proses penalaran. Proses ini menggunakan aturan-aturan yang terdapat dalam knowledge base. Proses yang dilakukan dalam bagian ini bisa merupakan sebuah proses yang rumit dan melibatkan aturan yang banyak jumlahnya. Kesimpulan yang diambil dari proses ini ditampilkan dalam output user interface disertai dengan penjelasannya.
Development engine Pada bagian ini pengguna bisa mengembangkan sendiri sistem pakar yang diinginkan. Ada dua macam pengembangan sistem pakar, yaitu: metoda shell dan bahasa pemrograman. Beda dari kedua metode ini adalah, pada metode bahasa pemrograman pengguna bisa membuat sendiri secara keseluruhan sistem pakar ini. Sedangkan pada metode shell pengguna tinggal membeli satu prosesor siap pakai dan yang perlu dilakukan pengguna hanyalah memasukkan data dan fakta dalam knowledge base sesuai domain problem yang dikehendakinya dalam bentuk aturanaturan.
KEUNTUNGAN PENGGUNAAN SISTEM PAKAR: Menghemat biaya karena tidak perlu lagi membayardan menyewa seorang pakar untuk melakukan tugasnya. Sebuah cara yang baik untuk menjaga, menyalin dan mendistribusikan pengetahuan dari seorang pakar. Meningkatkan konsistensi dan akurasi keputusan. Memberikan penjelasan mengenai keputusan yang diambil. Bisa sebagai alat pelatihan bagi karyawan baru (novices). JARINGAN SARAF/NEURAL NETWORK Disamping kelebihan-kelebihan yang telah disebutkan di atas, tentu saja sebuah Sistem Pakar juga mempunyai beberapa kelemahan. Satu kelemahan yang mendasar adalah ketidakmampuannya dalam belajar (learning) yang merupakan salah satu tingkatan kecerdasan manusia yang paling tinggi. Kemampuan learning ini diperolleh terutama melalui pengalaman, latihan dan pemikiran untuk meng-update pengetahuan secara berkelanjutan. Ketidakmampuan ini membuat para ahli untuk mengembangkan suatu sistem yang baru yang mampu menguasai kecerdasan manusia yang paling tinggi ini. Sistem ini dinamakan jaringan saraf. Berbagai penelitian telah dilakukan demi terciptanya suatu
sistem yang baru ini. Namun nampaknya hasilnya sampai sekarang belum begitu memuaskan. Sejarah singkat mengenai perkembangan sistem saraf adalah sebagai berikut: Pada awal 1950-an Marvin Minsky mengembangkan alat yang dinamakan Snark, yang dianggap oleh kebanyakan orang merupakan komputer neuro pertama. Walau Snark berhasil secara teknis namun ia gagal dalam fungsi pengolahan informasi yang berarti. Pada pertengahan 1950-an Frank Rosenblatt, seorang neurophysicist di Cornell University mengembangkan Perceptron, sustu perangkat keras yang digunakan untuk mengenal pola. Perceptron menggunakan struktur neuron buatan sederhana yang dinamakan perceptrons, dikombinasikan dengan aturan belajar sederhana.
BAB VI SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastis, dan manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut. Jika kita tidak menyertakan sistem informasi eksekutif dan hanya menyertakan sistem – sistem informasi fungsional dapat digambarkan seperti pada gambar 6.1.
Gambar 6.1 Perusahaan tanpa suatu Sistem Informasi Eksekutif Sistem informasi eksekutif berada dipuncak sistem – sistem informasi fungsional, seperti tampak pada gambar 6.2, dan menyediakan informasi bagi eksekutif. Informasi berasal dari dalam perusahaan dan lingkunganya.
Gambar 6.2 Perusahaan dengan suatu Sistem Informasi Eksekutif Eksekutif dalam perusahaan biasanya memiliki dua pemikiran utama dalam menjalankan perusahaannya yaitu bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif,diantaranya :
1.
Penelitian Mintzberg Ia mengidentifikasi lima kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO – tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, pertemuan terjadwal, dan kunjungan. Penelitian ini tampak pada gambar 6.3.
Gambar 6.3 Bagaimana para CEO Mintzberg menggunakan waktunya 2.
Penelitian Jones dan McLoed Pada dasarnya penelitian ini adalah untuk menjawab berbagai pertanyaan di bawah ini : a. Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif ? Informasi yang datang pada perusahaan pada penelitian ini diasumsikan sebagai transaksi yang dilaksanakan dalam perusahaan, karena transaksi adalah suatu komunisaki yang melibatkan medium apapun yaitu laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan telepon, surat, rapat dst. Gambar 6.4 menunjukkan contoh penerimaan informasi pada perusahaan.
Gambar 6.4 Volume Informasi yang mencapai Eksekutif b. Apa nilai informasi tersebut ? Para eksekutif memberikan nilai berkisar nol hingga sepuluh untuk setiap transaksi. Gambar 6.5 merupakan contoh yang berisi garfik batang yang memperlihatkan distribusi nilai dari semua eksekutif c. Apa sajakah sumber informasi tersebut ? Dalam tahapan ini akan diidentifikasi dari mana informasi tersebut diperoleh.
Gambar 6.6 merupakam contoh darimana sumber informasi dalam perusahaan diperoleh.
Gambar 6.5 Nilai Informasi yang mencapai Eksekutif d. Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi itu ? Pada tahapan ini akan dibedakan mengenai media yang digunakan dalam mengkomunikasikan informasikan. Gambar 6.7 merupakan contoh media yang digunakan dalam mengkomunikasikan informasi dalam perusahaan. e. Apa kegunaan informasi tersebut ? Dalam tahapan ini akan diperoleh data mengenai penguunaan setiap informasi yang diperoleh dalam perusahaan. Gambar 6.8 menunjukkan mengenai penggunaan informasi dalam perusahaan.
Gambar 6.6 Sumber Informasi yang mencapai Eksekutif Penemuan yang menonjol dalam penelitian ini adalah : 1. Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai tinggi. 2. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi. 3. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer
Gambar 6.7 Pembagian media (dalam persentase dari total transaksi)
Gambar 6.8 Penggunaan informasi menurut Peran Keputusan 3. Penelitian Rockart dan Treacy Dalam penelitian ini mereka menemukan istilah – istilah dalam EIS walau tidak disediakan definisinya, antara lain : a) Tujuan sentral, eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.
b) c) d)
Inti data besar, database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode masa lalu, masa kini, dan masa depan. Dua metode penggunaan utama, eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan menproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data. Organisasi pendukung, para eksekutif dibantu oleh EIS dan driver EIS.
Saran – saran untuk memperbaiki sistem informasi eksekutif Hal-hal yang harus diperhatikan dalam rangka peningkatan EIS antara lain : 1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk. 2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi 3. Memanfaatkan peluang. 4. Menyesuaiakan sistem pada perorangan. 5. Memanfaatkan teknologi Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer EIS merupakan sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe, seperti tampak dalam model EIS pada gambar 6.9.
Gambar 6.9 Sumber-sumber Informasi Keputusan
Biasanya seorang manajer membangun EIS dalam perusahaan mereka dari tiga konsep dasar manajemen yaitu faktor penentu keberhasilan, management by exception dan model mental. Faktor – faktor penentu keberhasilan EIS Rockart dan DeLong mengidentifikasi delapan faktor penentu keberhasilan untuk mencapai EIS yang berhasil, antara lain : 1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen 2. Sponsor operasi 3. Staf jasa informasi yang sesuai 4. Teknologi informasi yang sesuai 5. Manajemen data 6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis 7. Manajemen atas penolakan organisasi 8. Manajemen atas penyebaran dan evaluasi sistem.
DAFTAR PUSTAKA Ackoff, Russell L. ""Management Misinformation Systems." Management Science 14 (December 1967): B147-B156. Alter, Steven L. "Decision Support System: Current Practice and Continuing Challenges." Reading, MA: Addition-Wesley. 1980. Anthony, Robert N; Vijay Govindarajan. "Management Control Systems." Irwin. 1995. Baridwan, Zaki. “ Sistem Informasi Akuntansi.” BPFE Yogyakarta. 1991. Bodnar, George H; William S. Hopwood. “Accounting Information Systems.” Prentice Hall. 1995. Cushing, Barry E; Marshall B Romney. “Accounting Inforamtion Systems and Business Organizations.” Addison-Wesley Publishing Company. 1987 Fritz, Mary Beth Watson et al. "Communication and Coordination in Virtual Office." Journal of MIS. 1998. Halim, Abdul; dkk. "Sistem Pengendalian Manajemen." UPP AMP YKPN. 2000. Hicks, James O. "Management Information Systems: A User Perspective." West Publishing Company. 1993. Mcleod Jr, Raymond; George Schell. "Management Information Systems." Prentice Hall, Inc. 2001. Summers, Edward Lee. “ Accounting Information Systems.” Houghton Mifflin Company. 1989. Wu, Frederick H. “Accounting Information Systems: Therory and Practice.” McGraw-Hill Book Company. 1983 Zaleznik, Abraham. "Managers and Leaders: Are They Different?" Harvard Bussiness Review. 1992.
