BAB I LANDASAN KONSEPTUAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGANTAR Transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan dapat dikontrol apabila frekwensi transaksi masih sedikit, jika perusahaan semakin berkembang dan besar, maka frekwensi aktivitas transaksi akan semakin banyak dan meluas, tentu dibutuhkan alat dan sistem pengendalian untuk mengontrol seluruh unit aktivitas perusahaan tersebut. Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan strategi dan alat yang mampu digunakan untuk mengendalikan transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan serta terhadap aset yang dimiliki, mencakup data-data keuangan dan non keuangan untuk memperoleh informasi ekonomoni perusahaan yang akurat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari SIA adalah bagaimana membuat sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien selama peoses operasional perusahaan melalui transaksi, mengumpulkan data, mengelompokkan data, menggolongkan data sampai proses pengolahan data menjadi laporan keuangan sesuai dengan bentuk dan tujuan perusahaan tersebut, sehingga informasi berguna bagi pengambilan keputusan dan menjamin kebenaran, keakuratan dan ketepatan data informasi yang disajikan, hal inilah yang menyebabkan kita mempelajari SIA.
TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Instruksional Umum : Pada akhir kuliah, mahasiswa mampu berpikir, yaitu dapat tahu mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup dan konsep-konsep dari landasan konseptual sistem informasi akuntansi
Tujuan Instruksional Khusus : Tujuan utama dari mata Bab ini adalah membekali mahasiswa cara berpikir dan pemecahan persoalan dalam landasan konseptual sistem informasi akuntansi. Mahasiswa harus mampu membuat penyelesaian masalah landasan konseptual sistem informasi akuntansi diberbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta dan kemudian ia mampu untuk mengeksekusi laporan keuangan perusahaan dari hasil pengolahan komputer atau software, maka setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1. Menjelaskan definisi sistem 2. Menjelaskan pengertian sistem informasi akuntansi 3. Mengetahui landasan konseptual sistem informasi akuntansi. 4. Tujuan dari penggembangan sistem informasi akuntansi 5. Alasan mempelajari sistem informasi akuntansi 6. Karak tersitik sistem informasi akuntansi 7. Perbedaan akuntansi komputer dengan komputer akuntansi 8. Penerapan teknologi informasi dalam akuntansi Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
-1-
LANDASAN KONSEPTUAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1.1
BAB I
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Informasi akuntansi dan keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak khususnya untuk manajemen, sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis. Selain pihak manajemen informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh pihak-pihak luar perusahaan seperti : calon investor, kreditur, kantor pajak, dan masyarakat umum untuk dapat menyajikan informasi keuangan yang baik (informative, akurat dan cepat) maka diperlukan sistem yang mampu mengolah data akuntansi menjadi sebuah laporan keuangan. Dasar dari sistem informasi akuntansi bersal dari rangkain sistem yang terintegrai dengan sofware dan akuntansi sehingga membentuk rangakian dalam suatu program atau software, untuk lebih jelas dan detail, mari kita perhatikan urain dan pengetiannya dibawah ini. Pengertian sistem 1. Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh dan sistematis. 2. Sebuah entitas yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berinteraksi yang dikoordinasikan untuk mencapai satu atau lebih tujuan bersama 3. Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan Elemen sistem : Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah : input, transformasi, output, mekanisme kontrol dan tujuan.
Jenis Sistem : 1. Sistem lingkaran terbuka adalah sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan pengendalian informasi keuagan dari ruang lingkup siklus akuntansi. 2. Sistem lingkaran tertutup adalah sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Sifat Sistem : 1. Sistem terbuka adalah Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya. 2. Sistem tertutup adalah Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.
Sistem terdiri dari sistem-sisten bagian (subsistem) Contoh : Sistem komputer yang terdiri dari subsistem perangkat keras dan perangkat lunak. Subsistem perangkat keras (hardware) terdiri dari alat masukan, alat pemroses, alat keluaran dan simpanan luar. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
-2-
Prosedur : Adalah suatu urutan-urutan pekerjaan clerical, yang melibatkan beberapa bagian dan orang dalam suatu organisasi. Disusun untuk menjamin keseragaman aktivitas operasional perusahaan. Data : Data adalah suatu masukan atau input dapat berupa signal, gelombang, tulisan, gambar yang nantinya akan diolah menjadi sebuah informasi. Informasi : Data yang telah diolah dan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas adalah sebuah informasi yang disajikan secara relevan, akurat, tepat waku
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi : 1) Adalah suatu kegiatan mengelompokkan, menggolongkan, mencatat dan memproses kegiatan bisnis perusahaan kedalam sebuah pelaporan keuangan sebagai suatu informasi bagi manajemen dan pihak lainnya. 2) Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Akuntansi seringkali disebut sebagai “language of business” atau bahasa bisnis, fenomena yang terjadi akuntansi manual sudah jarang dipakai perusahan untuk membantu tugas keuangan dan akuntansi, lebih dominan memakai software akuntansi dan kadang pemakai (user) tidak mengetaui cakupannya, seperti pengertian dan fungsinya hanya sebagai pemakai saja, sehingga dalam bab ini akan membahas secata tuntas landasan konseptual sistem informasi akauntansi. Maka pengertian sistem informasi akuntansi menurut para ahli dibidang informasi dan akuntansi maupun pakar bidang sistem informasi akuntansi, antara lain: a. Menurut Wilkinson : Sistem informasi akuntansi merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. b. Menurut Gelinas, Orams, dan Wiggins : Sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses dan melaporkan informsi yang berkaitan dengan transaksi keuangan. c. Menurut Gelinas, Orams, dan Wiggins : Mendefinisikan sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses dan melaporkan informsi yang berkaitan dengan transaksi keuangan. d. Secara umum dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. e. Menurut Kieso (2005), sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan dan memproses data transaksi serta menyajikan informasi keuangan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem informasi berkembang sepanjang waktu dan menjadi semakin kompleks seiring dengan perkembangan organisasi. Organisasi saat ini sangat Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
-3-
memerlukan sistem informasi akuntansi untuk mendukung proses bisnis dan bersaing secara kompetitif. James (2004) dan Marshall Romney Steinbart (2005), mempelajari sistem pasti ada
tujuannya, maka tujuan dari penggembangan sistem informasi akuntansi antara lain adalah sebagai berikut :
1. Untuk mendukung dan memudahkan kegiatan operasi sehari-hari misalnya dalam memproses setiap transaksi yang terjadi sehingga pemberian jasa/pelayanan dapat berjalan secara efektif dan efisien. 2. Untuk menyediakan informasi dan data-data yang akurat, relevan dan tepat waktu yang diperlukan untuk mendukung proses pengambilan keputusan. 3. Untuk mengumpulkan informasi yang dapat digunakan untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan. 4. Data yang diperlukan tidak perlu berlebihan , akan tetapi relevansi dan reliabilitas data lebih diutamakan dalam pengumpulannya 5. Untuk meningkatkan kualitas perusahaan dan meningkatkan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan perusahaan. 6. Menjamin bahwa implementasi sistem dan prosedur dapat berjalan secara akuntabel khususnya dalam pengadministrasian transaksi yang berkaitan dengan keuangan. 7. Membantu kelancaran proses akuntansi yang memungkinkan agar laporan keuangan yang disusun oleh perusahaan lebih auditable. 8. Menjamin terciptanya pengendalian dan meminimalisasi kemungkinan terjadinya berbagai kecurangan dalam pengelolaan keuangan rumah sakit. Perbedaan akuntansi komputer dengan komputer akuntansi No Akuntansi Komputer Komputer Akuntansi Proses pencatatan dan pengolahan data Proses pencatatan dan pengolahan data menggunakan software yang sudah menggunakan software yang belum terintergarsi dalam kesatuan dengan 1 terintergarsi dalam kesatuan dalam bahasa pemrograman. Contoh : Visual bahasa pemrograman contoh membuat Foxpro, Visual Basic, C++, Linux dan lainlaporan dengan software M.S. Office lain sehingga menghasilkan paket softare Pembuatan laporan hanya sebatas Pembuatan laporan lebih lengkap bisa di tertentu sehingga data-data tidak bisa di 2 upgrade atau di konversi data lama upgrade lansung tidak dapat di konversi dengan data yang baru data lama dengan data yang baru Proses pengolahan data untuk Proses pengolahan untuk memperoleh memperoleh informasi membutuhkan informasi lebih cepat dan akurat, karena waktu yang sangat lama dan tidak perhitungan telah terotorisasi dalam 3 mencakup seluruh kegiatan karena program maupum software yang perhitungan belum terotorisasi digunakan secara keseluruhan data yang komputer secara keseluruhan telah imput kedalam komputer. Perbaikan kesalahan harus diperbaiki Pebaikan kesalahan data dapat dilakukan 4 dari awal penulisan dari transaksi hanya pada bagian penjurnalan saja ketransaksi lainnya sampai kelaporan Contoh aplikasi yang dipakai adalah MYOB Contoh aplikasi yang dipakai adalah M.S. Accounting, DecEasy, Peactry, Value Pluss, 4 Word, Excel, Powerpoint ERP, MRP dan Sistem Akuntansi yang terintergrasi lainnya Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
-4-
1.2
Alasan Mempelajari SIA
Kemajuan dan perkembangan teknologi saat ini, selalu membawa dampak yang positif dan negatif sehingga proses pembelajaran terus menerus mengalami perubahan, dikarenakan penemuan-penemuan baru selalu muncul dalam dunai teknologi informasi. Adapun alasan kita mempelajari Sitem Informasi Akuntansi ini adalah : 1) Secara umum : a)Semua informasi dibidang akuntansi dipakai untuk mengambil keputusan, sehingga SIA efektif dan penting bagi keberhasilan jangka panjang organisasi manapun. b) Mempelajari SIA adalah hal yang penting dalam akuntansi untuk : Pemakaian informasi didalam pengambilan keputusan Sifat, desain, pemakaian dan implementasi SIA Pelaporan informasi keuangan c)Bermanfaat untuk perancangan, penggunaan dan implementasi sistem laporan keuangan untuk menambah keahlian didalam merancang sebuah sistem, sehingga dari keahlian tersebut diharapkan seperti : Mengakses dan menganalisi suatu perusahaan melalui laporan keuangan Membantu merancang dan menyusun SIA secara efektif dan efisien Menagakses database untuk keperluan standar audit /pemeriksaan Melakukan komunikasi dengan menggunakan teknologi informasi terkini d) Sistem informasi akuntansi merupakan komponene kunci dalam setiap proses mengembangkan usaha melalui pembuatan laporan dengan melakukan penilaian kinerja usaha (corporate revaluation), mampu memenuhi kebutuhan infomasi yang ditujukan kepada pemakai extern (calon investo/kreditor seperti bank, lessor ) dan kepada pihak intern seperti para manager, pemilik maupun karyawan. Dengan adanya revolusi teknologi informasi menyebabkan Sistem informasi akuntansi sangat berperan didalam melakukan efisiensi dan efektifitas pengelolaan usaha. e)Matakuliah sistem informasi akuntansi melengkapi matakuliah sistem lainnya. 2. Secara khusus : Karena Informasi sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, SIA digunakan untuk melakukan kontrol terhadap seluruh aset yang dimiliki organisasi tersebut. Menyiapkan data-data keuangan dan non keuangan untuk menjadi informasi yang akurat guna pengambilan keputusan.
Tiga Fungsi Penting Sistem informasi akuntansi dalam Organisasi 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas – aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi agar pihak manajemen, pegawai dan pihak pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset–aset organisasi termasuk data organsiasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan handal Tujuan Sistem Informasi Akuntansi 1. Mendukung kegiatan operasi sehari-hari (transaction processing system) user dari sistem informasi akuntansi, terkait dengan transaction processing system Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
-5-
Internal : untuk kepentingan dalam perusahaan seperti manajer, karyawan. Eksternal : untuk pihak luar perusahaan seperti konsumen membutuhkan bukti dan penagihan, pemasok menginginkan order pembelian dan pembayaran dengan cek, karyawan untuk pelaporan gaji , bank untuk transaksi pembayaran dan penyimpanan uang perusahaan 2. Mendukung pengambilan keputusan oleh pengambil keputusan internal. Misalnya keputusan untuk membeli atau membuat sendiri produk/material 3. Memenuhi kewajiban terkait dengan pertanggung jawaban perusahaan. Misalnya membayar pajak ke kas negara, menyusun laporan keuangan (bagi perusahaan yang go public) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari Sistem informasi akuntansi : 1. Bagaimana dasar merancang sistem dalam perusahaan yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan untuk menjaga aset-aset perusahaan. 2. Bagaimana mengumpulkan data dan mengkaitkannya dengan aktivitas organisasi atau perusahaan dalam komputerisasi akuntansi. 3. Bagaimana caranya menyalurkan data dan informasi dari serangkaian aktivitas/transaksi perusahaan sehingga menghasilkan informasi keuangan yang berguna bagi pengambilan keputusan. 4. Bagaimana melakukan audit informasi dari software akuntansi yang tersedia maupun software yang di buat oleh programmer 1.3
Karakteristis Sistem Informasi Akuntansi
Untuk menjamin kebenaran, keakuratan dan kecepatan data dan informasi lainnya yang disajikan dari output sistem informasi akuntansi harus di kendalikan berdasarkan karakteristik dari pembuatan sistem informasi akuntansi tersebut, sehingga konsep dasar sistem merupakan suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Contoh komputerisasi sistem penjualan, komputeriasi penggajian dan pengupahan. Karakteristik sistem 1. Komponen-komponen (Components) 2. Batas Sistem (Boundary) 3. Lingkungan Luar Sistem(environment) 4. Penghubung (Interface) 5. Masukan ( Input ) 6. Keluaran (Output) 7. Pengolah (Process) 8. Sasaran (Objective) Atau Tujuan (Goal) Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem lainnya :
1. 2. 3. 4. 5.
SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
Berpegang pada prosedur yang relatif standar Menangani data rinci Berfokus historis
Menyediakan informasi pemecahan minimal
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
-6-
1.4.
Akuntansi Dan Teknologi Informasi
1.4.1 Penerapan Teknologi Informasi Dalam Akuntansi Perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang berkembang dewasa ini memberikan banyak kemudahan pada berbagai kegiatan bisnis karena sebagai sebuah teknologi yang menitik beratkan pada pengaturan sistem informasi dengan penggunaan komputer, TI dapat memenuhi kebutuhan informasi dunia bisnis dengan sangat cepat, tepat waktu, relevan, dan akurat. Teknologi informasi (TI) turut berkembang sejalan dengan perkembangan peradaban manusia. Perkembangan TI tidak hanya mempengaruhi dunia bisnis, tetapi juga bidang – bidang lain, seperti kesehatan, pendidikan, pemerintahan, dan lain-lain. Kemajuan TI juga berpengaruh signifikan pada perkembangan akuntansi yang kegiatannya tidak terlepas dari teknologi informasi tersebut. Semakin maju TI semakin banyak pengaruhnya pada bidang akuntansi. Perkembangan teknologi informasi, terutama pada era teknologi berdampak signifikan terhadap sistem informasi akuntansi (SIA) dalam suatu perusahaan. Dampak yang dirasakan secara nyata adalah pemrosesan data yang mengalami perubahan dari sistem manual ke sistem komputer. Di samping itu, pengendalian intern dalam SIA serta peningkatan jumlah dan kualitas informasi dalam pelaporan keuangan juga akan terpengaruh. Perkembangan akuntansi yang menyangkut SIA berbasis komputer dalam menghasilkan laporan keuangan akan mempengaruhi praktik pengauditan. Perubahan proses akuntansi akan mempengaruhi proses audit karena audit merupakan suatu bidang praktik yang menggunakan laporan keuangan (produk akuntansi) sebagai objeknya. Kemajuan TI juga mempengaruhi perkembangan proses audit. Kemajuan software audit memfasilitasi pendekatan audit berbasis komputer. Akuntan merupakan profesi yang aktivitasnya banyak berhubungan dengan TI. Perkembangan SIA dan proses audit sebagai akibat dari adanya kemajuan TI dan perkembangan akuntansi akan memunculkan peluang bagi akuntan. Peluang ini dapat dimanfaatkan oleh akuntan yang mempunyai pengetahuan memadai tentang SIA dan audit berbasis komputer. Sebaliknya, akuntan yang tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang SIA dan audit berbasis komputer akan tergusur posisinya karena tidak mampu memberikan informsai akuntan berbasis komourisasi. Perkembangan teknologi informasi yang pesat mengakibatkan perubahan yang sangat signifikan terhadap akuntansi. Perkembangan akuntansi berdasar kemajuan teknologi terjadi dalam tiga babak, yaitu era bercocok tanam, era industri, dan era informasi. Hal ini dinyatakan oleh Alvin Toffler dalam bukunya yang berjudul The Third Wave (Robert, 1992). Salah satu bidang akuntansi yang banyak dipengaruhi oleh perkembangan TI adalah SIA. Pada dasarnya siklus akuntansi pada SIA berbasis komputer sama dengan SIA berbasis manual, artinya aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan keuangan tidak bertambah ataupun tidak ada yang dihapus. SIA berbasis komputer hanya mengubah karakter dari suatu aktivitas. Model akuntasi berbasis biaya historis tidak cukup untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan pada era teknologi informasi (Elliot dan Jacobson, Gani, 1999). Model akuntansi pada era teknologi informasi menghendaki bahwa model akuntansi dapat mengukur tingkat perubahan sumber daya, mengukur tingkat perubahan proses, mengukur aktiva tetap tak berwujud, memfokuskan ke luar pada nilai pelanggan, mengukur proses pada realtime, dan memungkinkan network. Perubahan proses akuntansi akan mempengaruhi proses audit karena audit merupakan suatu bidang praktik yang menggunakan laporan keuangan (produk akuntansi) sebagai objeknya. Praktik auditing eksternal bertujuan untuk memberikan opini kewajaran penyajian laporan keuangan. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
-7-
1.4.2 Dampak TI terhadap Akuntansi Kemajuan TI saat ini mencakup semua unit usaha, mulai dari usaha kecil sampai usaha besar secara nasional, multi nasional dan internasional dalam bidang akuntansi yang menyangkut SIA berbasis komputer dalam menghasilkan laporan keuangan, maka praktik akuntansi dalam dunia usaha/bisnis, bahwa Perkembangan TI mempengaruhi perkembangan ilmu akuntansi. Menurut Marshall Romney B. dan Steinbart John Paul Steinbart (2005), penerapan SIA seacara aplikatif, terdapat tiga pendekatan auditing pada audit komputer, yaitu audit sekitar komputer (auditing around the computer), audit melalui komputer (auditing through the computer), dan audit berbantuan komputer (auditing with computer). Auditing around the computer adalah audit terhadap penyelenggaraan system informasi komputer tanpa menggunakan kemampuan peralatan itu sendiri, pemrosesan dalam komputer dianggap benar, apa yang ada dalam komputer dianggap sebagai “black box” sehingga audit hanya dilakukan di sekitar box tersebut. Pendekatan ini memfokuskan pada input dan output. Jika dalam pemeriksaan output menyatakan hasil yang benar dari seperangkat input pada sistem pemrosesan, maka operasi pemrosesan transaksi dianggap benar. Salah satu bidang akuntansi yang banyak dipengaruhi oleh perkembangan TI adalah SIA, karena pada dasarnya siklus akuntansi pada SIA berbasis komputer sama dengan SIA berbasis manual, artinya aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan keuangan tidak bertambah ataupun tidak ada yang dihapus. SIA berbasis komputer hanya mengubah karakter dari suatu aktivitas. Model akuntasi berbasis biaya historis tidak cukup untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan pada era teknologi informasi (Elliot dan Jacobson, Gani, 1999). Model akuntansi pada era teknologi informasi menghendaki bahwa model akuntansi dapat mengukur tingkat perubahan sumber daya, mengukur tingkat perubahan proses, mengukur aktiva tetap tak berwujud, memfokuskan ke luar pada nilai pelanggan, mengukur proses pada realtime, dan memungkinkan network. Perubahan proses akuntansi akan mempengaruhi proses audit karena audit merupakan suatu bidang praktik yang menggunakan laporan keuangan (produk akuntansi) sebagai objeknya. Praktik auditing bertujuan untuk memberikan opini terhadap kewajaran penyajian laporan keuangan yang dihasilkan oleh SIA. Berdasarkan penjelasan diatas maka, kita dapat menyimpulkan manfaat IT dalam Akuntansi untuk berbgai organisasi adalah : a. Menjadikan pekerjaan lebih mudah (makes job easier) b. Bermanfaat (usefull) untuk mengolah data transaksi ekonomi perusahan yang telah diimput oleh pemakai (user) dari otomatisasi pemrosesan komputermenjadi laporan keuangan perusahan c. Menambah produktifitas (Increase productivity) d. Mempertinggi efektifitas (enchance effectiveness) e. Mengembangkan kinerja pekerjaan (improve job performance
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
-8-
LATIHAN & SOAL LATIHAN – 1 Jawablah pertanyaan dibawah ini : 1. Apakah yang dimaksud dengan sistem dan sistem informasi akuntansi ? 2. Apakah perbedaan Sistem Akuntansi dengan Sistem Informasi Akuntansi ? 3. Sebutkan manfaat dan tujuan sistem informasi akuntansi untuk perusahaan? 4. Uraikanlah perbedaan akuntansi komputer dengan komputer akuntansi ? 5. Sebutkan tujuan anda mempelajari sistem informasi akuntansi ?
SOAL – 1
Jawab dan jelaskan pertanyaan di bawaha ini
1. Sebutkan dan jelaskan tujuan mempelajari sistem akuntansi dipandang dari sudut kemajuan teknologi informasi saat ini. 2. Jelaskan bagaimana solusi mengatasi dan perbaikan sistem informasi akuntansi berdasarkan karakteristik sistem apabila sistem tersebut gagal dan tidak maksimal. 3. Sebutkan dan jelaskan karakteristik sistem akuntansi dan kakteristik sistem informasi akuntansi untuk perusahaan jasa, dagang dan pabrik. 4. Jelaskan dan uraikan manfaat teknologi informasi (TI) dalam Akuntansi pada saat ini. 5. Analisislah penerapan teknologi informasi dalam akuntansi saat ini di berbagai instansi yang ada di sekitar anda sehingga menghasilkan informasi yang akurat dan bermanfaat untuk publik atau masyarakat secara luas serta berikan solusi yang tepat dan benar pabila anda menemukan makna yang tidak berguna bagi masyarakat.
DAFTAR PUSTAKA 1. Bodnar George H. and William S. Hopwood (2004), Sistem Informasi Akuntansi, 9 th ed Andi Yogyakarta.
2. Hall. A, James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western Publising Co.
3. Marshall Romney B. dan Steinbart John Paul Steinbart (2005) Accounting Information System, 9th ed Salemba Empat Jakarta.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
-9-
BAB II TEKNIK SISTEM DOKUMENTASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGANTAR Perancangan sistem bertujuan untuk menyajikan data-data keuangan dan non keuangan menjadi informasi yang akurat guna pengambilan keputusan. Hal-hal yang perlu kita diperhatikan dalam teknik sistem dokumentasi dalam perancanngan sistem informasi akuntansi dari berbagai aktivitas organisasi/perusahaan, sehingga berguna bagi pengambilan keputusan dan menjamin keakuratan data serta kecepatan informasi yang disajikan. Tehnik sistem adalah berbagai tool yang digunakan dalam analisa, rancangan dan dokumentasi SIA. Relasi antar sub sistem dalam SIA, terdapat pembesaran grapis (pictorial) secara alamiah. Teknik sistem digunakan oleh para akuntan yang bekerja dalam SIA juga karakterisasi pemanfaatan tehnik-tehnik sistem dipakai oleh para akuntan dan auditor untuk SIA. Selain itu, harus mampu mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram alir dalam analisa sistem pemrosesan informasi, juga mendefinisikan tehnik-tehnik sistem yang umum, seperti diagram alir data –DAD (data flow diagram– FD), HIPO, dan diagram alir data logic untuk mengendaliakan tugas-tugas yang berhubungan dengan proses pengolahan data akuntansi dan keuangan.
TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Instruksional Umum : Pada akhir kuliah, mahasiswa mampu berpikir, yaitu dapat tahu mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup dan konsep-konsep dari landasan teknik sistem dan dokumentasi serta dokumentasi dan perancangan SIA Tujuan Instruksional Khusus :
Tujuan utama dari bab ini adalah membekali mahasiswa cara berpikir dan pemecahan persoalan dalam teknik dokumentasi dan perancangan sistem informasi akuntansi. Mahasiswa harus mampu membuat penyelesaian masalah teknik sistem dan dokumentasi serta dokumentasi dan perancangan SIA diberbagai instansi, kemudian ia mampu untuk mengeksekusi laporan keuangan perusahaan dari hasil pengolahan komputer atau software. Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1. Menjelaskan definisi teknik sistem informasi 2. Memahami rancangan sistem informasi akuntansi
3. Memahami Simbol dan flowcahart dalam sistem informasi akauntansi 4. Membuat Diagram Alir Data- DAD (Data Flow Diagram – DFD)
5. Menyusun Diagram Konteks, Diagaram Detail dan Diagram Nol 6. Membuat usulan sistem informasi akuntansi Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 10 -
TEKNIK SISTEM DOKUMENTASI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2.1
BAB 2 2
Pendahuluan
Materi berukut ini kita membahas teknik sistem dan dokumentasi dalam perancangan sistem informasi akuntansi, sebab transaksi-transaksi harus dikontrol untuk mengendalikan terjadinya perlakuan yang tidak bertanggung jawan dari divisi masing-masing aktivitas yang berhubungan dengan pihak luar perusahaan dalam pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal tersebut saat penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, pembebanan kewajiban keuangan dan penerimaan kas dari pelanggan. Sedangkan peristiwa-peristiwa internal dapat diselesaikan dengan sitem akuntansi yang ada melalui alat software komputer akuntansi seperti penyusutan aktiva tetap, penggunaan tenaga kerja, bahan baku dan overhead ke proses produksi, dan transfer persediaan dari satu departemen ke departemen yang lain. Sistem infromasi akuntansi pada bab ini akn mencakup penggunaan teknologi informasi untuk menyediakan informasi bagi pengguna komputer. Komputer digunakan sebagai aset tetap perusahan untuk membantu pekerjaan dalam berbagai jenis melalui sistem informasi dan teknologi informasi. Teknologi informasi dalam perusahaan meliputi komputer dan komunikasi memampukan (enable) suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan beban usaha yang relatif rendah. Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara efektif (effective sensing radar) 2.2
Teknik Sistem Dokumentasi
2.2.1 Teknik sistem Teknik sistem akuntansi berawal dari siklus akuntansi sesuai dengan bidang dan unit kegiatan perusahaan. Siklus akuntansi adalah proses pencatatan akuntansi dari seluruh transaksi (aktivitas perusahaan) mulai dari transaksi awal (penerimaan dan pengeluaran uang secara tunai atau kredit), pencatatan buku besar (posting), menyusun neraca saldo, ayat jurnal penyesiaan sampai penyusunan laporan keuangan. Siklus akuntansi terdiri dari dua bagian yang saling terkait antara lain : 1) tahap pencatatan 2) tahap pelaporan. Tahap pencatatan meliputi kegiatan pengumpulan informasi atas transaksi dan kejadian ekonomi, dan menyaring informasi tesebut kedalam bentuk yang bermanfaat bagi proses akuntansi. Siklus akuntansi ini merupakan teknik sistem pencatatan yang berurutan untuk menghasilan informasi keuangan dan bertujuan agar proses pencatatan keuangan tertata dengan benar dan sempurna selama aktivitas perusahaan berlangsung, sehingga mengurangi kesalahan pencatatan nilai/angka dari aktivitas perusahaan untuk mengetahui lebih terperinci dan jelas laporan keuangan sesuai Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) untuk perusahaan swasta, sedangkan untuk Instansi Pemerintahan memakai Pernyataan Standar Akuntansi Pemerintahan (PSAP). Siklus akuntansi menjadi tahap-tahap pencatatan untuk menyusun laporan keuangan diuraikan pada halam berikut. Karena tahapnya banyak dan memerlukan waktu, analisis dan proses maka diperlukan alat berupa software untuk mengolah data laporan keuangan yang lebih cepat, terintergasi dengan divisi-divisi yang ada dalam perushaan Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 11 -
Siklus akuntansi Transaksi (Transaction)
Neraca Saldo Awal Periode (Begenning Balance)
Gambar 2.1. Siklus Akuntansi Jurnal Umum (General Journal)
Jurnal Khusus (Special Purpose Journal)
Jurnal Pembalik (Reversing Entry)
Buku Besar (Ledger) Buku Pembantu (Subsidiary Ledger)
Neraca Saldo (Trial Balance) Ayar Jurnal Penyesuaian (Adjusment)
Neraca Lajur/ Kertas Kerja (Work Sheet) Jurnal Penutup (Closing Entry)
Laporan Keuangan (Financial Statement)
Pencatatan dilakukan berdasarkan bukti dokumen-dokumen transaksi sehingga siklus akuntansi perusahaan dapat dimulai, tanpa adanya transaksi dan dokumen siklus ini tidak tercapai. Siklus akuntansi perusahaan jasa berbeda dengan perusahaan dagang, pada perusahaan dagang melalui jurnal khusus dan buku besar pembentu, sehingga lebih panjang dibandingkan dengan perusahaan jasa. Transaksi pembelian dan penjualan secara tunai maupun kredit dicatat melalui jurnal khusus, hasil pencatatan jurnal khusus ini akan menunjukkan jumlah hutang dan piutang. Sebelum mencatat jurnal umum dan jurnal khusus pencatatan dapat dilakukan dengan memilih salah satu dari metode fisik atau perpetual sesuai dengan jenis dan bentuk perusahaan. Perusahaan kecil biasanya kurangnya penerapan pencatatan jurnal khusus dan jurnal khusus, sedangkan perusahaan mengah, besar memerlukan tahap ini, karena jumlah transaksinya banyak dan mempunyai pelanggan yang banyak. Uraian tahap pencatatan dan tahap pelaporan siklus akuntansi dapat digambarkan tahapnya berikut ini. Landasan siklus akuntansi : 1) Tahap pencatatan a. Melakukan transaksi (aktivitas). Analisis atau dokumen aktivitas binis menjadi dasar untuk pencatatan awal setiap transaksi. b. Mencatat transaksi dalam jurnal. Berdasarkan dokumen pendukung, transaksi dicatat dengan menggunakan ayat atau entri jurnal secara kronologis pada awal setiap transaksi. c. Memindah bukukan (posting) transaksi kedalam buku besar (ledger). Transaksi yang telah dikelompokkan dan dicatat pada jurnal diposting pada akun – akun yang sesuai dengan buku besar (general ledger) dan apabila diperlukan pada buku tambahan atau buku pembantu(subsidiary ledger) Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 12 -
2) Tahan Pelaporan a. Menyiapkan neraca saldo atau neraca percobaan (trial balance) atas akun – akun dibuku besar. Neraca saldo berisi daftar setiap akun pada buku besar bersama saldo debit dan kreditnya. Tahap ini memungkinkan pengecekan umum atas keakuratan pencatatan dan pemindah bukuan. b. Mencatat jurnal penyesuaian. Sebelum laporan keuangan disiapkan, semua informasi relevan yang belum tercatat harus diidentifikasi dan dibuatkan penyesuaian yang tepat. Jurnal penyesuaian harus dicatat dan diposting sehingga akun-akun berada pada saldo yang benar sebelum lapran keuangan disiapkan. c. Menyiapkan laporan keuangan. Laporan ini merupakan ikhtisar hasil operasi dari aktivitas perusahaan dan menunjukkan posisi keuangan serta arus kas yang disiapkan berdasarkan informasi yang terdiri dari akun yang telah disajikan. d. Menutup akun nominal. Saldo-saldo akun nominal (sementara) ditutup ke akun laba ditahan. Proses penutupan ini mengakibatkan akun nominal bersaldo nol (0) pada awal periode berikutnya. e. Menyiapkan neraca saldo setelah penutupan atau neraca penutup (post closing trial balance) untuk memastikan kesamaan atau keseimbangan daebit dan kredit setelah jurnal penyesuaian dan juranal penutup diposting. 2.2.2 Dokumentasi Dokumen-dokumen transaksi merupakan tahap awal dari siklus akuntansi. Semua pencatatan harus ada bukti yang jelas sebagai sumber bukti pencatatan selama proses penyusunan laporan keuangan yang berasal dari internal (pihak perusahaan yang menyusun laporan keuangan) maupun dari eksternal (pihak luar yang berhubungan dengan transaksi dan dokumen).
2.2.3 Sumber Bukti Transaksi Sumber bukti transkasi diperoleh dari dalam dan dari luar perusahaan. Dokumen yang berasal dari luar perusahaan adalah dokumen yang keluarkan perusahaan sendiri untuk penjualan dan penagihan piutang (account receivable) sedangkan dokumen yang berasal dari luar perusahaan seperti bukti pembelian, pembayaran. Berikut ini dokumen-dokumen yang digunakan sebagai pendukung menyusun informasi ekonomi perusahaan, antara lain: a. Bukti Kas Masuk, Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai (cash), transaksi ini terjadi karena penjualan tunai maupun penagihan piutang usaha dan pendapatan bunga. b. Bukti Kas Keluar, Bukti kas keluar adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian peralatan, asset tetap, pembayaran hutang, pembayaran gaji atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya dilakukan secara tunai. c. Memo, Memo adalah bukti pencatatan antar departemen/divisi dari pimpinan seperti manager dengan departemen yang ada di lingkungan perusahaan. Memo ini berisikan departemen pembuat memo, nama, tujuan dan isi yang sifatnya sementara sebelum adanya realisai dari memo tersebut. Sebuah dokumen menyediakan bukti dari peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Sebagian dokumen merupakan merupakan hasil dari pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen (dokumen sumber, dokumen produk, dan dokumen turn around). Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 13 -
a. Dokumen sumber. Peristiwa-peristiwa ekonomi menimbulkan dokumen-dokumen yang diciptakan pada awal transaksi. Dokumen ini digunakan untuk menangkap dan menformulasikan data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi. b. Dokumen Produk. Adalah hasil transaksi pemrosesan, bukan dokumen yang memicu mekamisme proses. c. Dokumen turn around adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen dari sistem lainnya.
2.2.4 Jurnal Suatu record transaksi secara kronologis. Ketika semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalan sebuah jurnal dalam urutan kronologis. Setiap transaksi memerlukan ayat jurnal terpisah, mencerminkan akun-akun yang dipengaruhi dan jumlah yang akan didebit dan dikredit. Terdapat dua jenis jurnal : Jurnal khusus dan jurnal umum. Jurnal khusus. Digunakan untuk mencatat kelas transaksi spesifik yang muncul dalam volume tinggi. Jurnal umum. Untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak sama.
2.2.5 Buku Besar (Ledger) Buku besar adalah pengelompokan akun-akun sejenis yang berasal dari jurnal umum dari sebuah mencerminkan efek-efek keuangan dari transaksi perusahaan . Jurnal menunjukan efek kronologiis dari kegiatan bisnis, buku besar menunjukkan kegiatan perjenis akun. Sebuah buku besar menunjukkan kenaikan, penurunan dan saldo lancar dari setiap akun. Buku Besar Umum (General Ledger), merangkum kegiatan setiap akun organisasi. Buku besar umum memberikan nilai tunggal untuk setiap akun kontrol, seperti utang dagang, piutang dagang dan persediaan. Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ladger), Buku Besra Pembantu disimpan dalam departemen akuntansi perusahaan, termasuk diantaranya persediaan, utang dagang, gaji dan piutang dagang. Pemisahaan ini memungkinkan kontrol dan dukungan ke kegiatan operasi lebih baik. Pengolahan data melalui otorisasi komputer menggunakan file induk buku besar umum merupakan file utama dalam database SIA. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan. Setiap record dalam file induk buku besar umum bisa merupakan akun software dari SIA yang terpisah (misalnya penjuaalan) atau akun kontrol seperti kontrol untuk file buku besar pembantu, korespondennya dalam sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system-TPS). Laporan informasi mengambil dari induk program/software untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan. 2.2.6 Neraca Saldo/Neraca Percobaan (Trial Balance) Neraca saldo ialah suatu daftar yang berisi saldo-saldo sementara setiap akun buku besar pada suatu saat periode pencatatan akuntansi. Neraca saldo sering disebut neraca sisa atau daftar yang berisi semua saldo akhir dari akun buku besar yang dicatat secara sistematis menurut nomor akun buku besarnya, disertai saldo debet dan kredit akun yang bersangkutan. Tujuan dari penyusunan neraca saldo adalah untuk menguji kesaman jumlah kolom debit dan jumlah kolom kredit neraca saldo. Adanya kesamaan jumlah kolom debit dan kolom kredit neraca saldo tidak menjamin bahwa semua saldo tiap-tiap rekening di neraca saldo Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 14 -
menunjukkan jumlah benar karena terdapat kesalahan yang tampak dalam neraca saldo karena mempengaruhi kesamaan debit dan kredit neraca saldo dan kesalahan yang tidak tampak pada neraca saldo. 2.2.7 Ayat Jurnal Penyesuaian (Adjustment) Ayat jurnal penyesuaian adalah pencatatan dalam jurnal untuk menentukan nilai saldo yang sebenarnya dari beberapa transaksi yang telah terjadi pada periode sekarang maupun sebelumnya dari piutang, aset tetap, beban yang masi akan diabayar dan pendapatan pada akhir periode akuntansi yang diakibatkan berlalunya waktu agar laporan keuangan disajikan benar. Setelah mempelajari neraca salado, maka kita beralih ke neraca lajur yang menjadi bagian dari siklus akuntansi pada akhir periode. Ayat jurnal penyesuaian dibuat untuk menyesuaikan saldo perkiraan-perkiraan ke saldo yang sebenarnya sampai akhir periode akuntansi, atau untuk memisahkan penghasilan atau biaya dari suatu periode dengan periode yang lain. Ada tujuh rekening yang perlu dilakukan penyesuaian pada setiap akhir periode sebelum penyusunan laporan keuangan, yaitu; 1. Penyesihan piutang ragu– ragu /piutang tak tertagih (Allowence for bad debt/doubful account) 2. Perlengkapan (suplies) 3. Penyusustan aktiva tetap (depreciation of fixed assets) 4. Beban dibayar dimuka (prepaid expense) atau beban yang ditangguhkan (deferred expenses) 5. Beban yang masih harus dibayar (accrued expense) atau beban akrual 6. Pendapatan diterima dimuka (unearnerd revenue) atau Pendapatan yang ditangguhkan (deferred revenue) 7. Pendapatan yang masih harus diterima dimuka (accrued revenue) atau Pendapatan akrual. 2.2.8 Laporan Keuangan Penjelasan laporan keuangan telah bahas bab sebelumnya, menyatakan bahwa laporan keuangan (financial statement) adalah laporan atas kejadian–kejadian masa lalu dari suatu proses pencatatan yang bersifat keuangan selama periode akuntansi yang bersangkutan atau ringkasan dari suatu proses pencatatan, yaitu ringkasan transaksi–transaksi keuangan selama tahun buku yang bersangkutan. Sesuai dengan standar akuntansi keuangan (PSAK), Pencerminan posisi keuangan dan kondisi ekonomi perusahaan dapat kita simpulkan berdasarkan laporan keuangan, karena laporan keuangan disajikan atas dasar fakta dari catatan akuntansi yang telah terjadi selama periode operasional memberikan gambaran tentang kemajuan (progress report) secara periodik. Sedangkan sifat laporan keuangan terdiri dari : (1) fakta yang telah dicatat (record fact), (2) prinsip – prinsip dan kebiasaan di dalam akuntansi (accounting convention), (3) pendapat pribadi (personal judgment) Fungsi laporan keuangan secara umum adalah menyampaikan informasi dari aktivitas perusahaan secara keselurahan pada akhir periode pecatatan antara lain : a. Menyajikan informasi keuangan berupa aset, liabilitas dan ekuitas perusahaan. b. Menyajikan informasi mengenai perubahan dalam harta bersih suatu perusahaan yang terjadi sebagai akibat kegitan usaha dalam rangka memperoleh laba. c. Menyajikan informasi keuangan untuk membantu para pengguna laporan keuangan dalam menaksir potensi perusahaan dalam menghasilkan laba. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 15 -
d. Menyajikan informasi yang penting mengenai perubahan harta dan kewajiban perusahaan, seperti informasi mengenai pembiayaan dan investasi. Laporan keuangan dipersiapkan atau dibuat dengan maksud untuk memberikan gambaran kemajuan perusahaan secara periodik yang dilakukan oleh karyawan melalui para manajer, pempinan (management), laporan keuangan menurut PSAK No.1 (revisi 2009) yang terdiri dari : 1. Posisi Laporan Keuangan/Neraca (Balance Sheet), PSAK No.1 (revisi 2009) 2. Laporan Laba–Rugi (Income Statement), PSAK No.1 (revisi 2009) 3. Perubahan Ekuitas (Equity Statement) atau Modal Pemilik (Capital), PSAK No.1 (revisi 2009) 4. Laporan Perputaran Kas (Cash Flow Statement), PSAK No.2 tentang (revisi 2009) 5. Catatan atas laporan keuangan (Notes Financial Statemen) 2.3
Pemodelan Sistem Berbasis Data Record akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang beredar, yaitu : file induk, file transaksi, file referensi, dan file arsip. 1) File Induk, secara umu berisi data-data akun. Buku besar dan buku besar pembantu adalah contoh dari file induk. Nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari transaksi. 2) File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk. Pesanan penjualan, penerimaan persediaan, dan penerimaan kas adalah contoh dari file transaksi. 3) File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya, program pembayaran gaji dapat merujuk ke tabel pajak. File referansi lainnya meliputi daftar harga untuk faktur pelanggan, daftar pemasok yang diotorisasi, daftar nama pegawai, dan file kredit pelanggan untuk penjualan kredit. 4) File Arsip, berisi record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang. Bentuk transaksi ini merupakan bagan yang penting dari jejak audit. File arsip meliputi jurnal-jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama pegawai sebelumnya, ecord tentang akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya.
Organisasi yang menggunakan buku besar umum semata-mata untuk pelaporan keuangan akan menemukan bahwa suatu sistem batch, yang menggunakan file sekuensial, memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. Sistem seperti itu sederhana cara beroperasinya, dan mengontrol akses ke buku besar umum juga mudah dilakukan. Akan tetapi, ketika buku besar umum digunakan untuk mendukung kisaran tugas yang lebih luas dalam organisasi, suatu sistem yang menggunakan pemrosesan real-time dan file akses langsung mungkin diperlukan. Pada bagian ini kita akan mengkaji general ledger otomatis tradisional dan pendekatan rekayasa teknologi yang menggunakan software dengan basis-komputer. Teknik dokumentasi perlu dikuasai oleh akuntan maupun keuangan dan akuntansi untuk mendesain dan mempermudah auditor sistem, para akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara rutin. Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik karena merupakan keahlian penting bagi para akuntan untuk dikuasai. Ada enam teknik dokumentasi dasar, diantaranya : diagram relasi entitas (REA), diagram arus data (DAD), flowchart dokumen, flowcahart sistem, flowchart program, dan diagram tata letak record. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 16 -
2.3.1 Diagram Relasi Entitas – REA Diagram REA adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas (sumber daya, peristiwa, dan agen) dalam sebuah sistem. Sebuah entitas adalah sumber daya (mobil, kas, atau persediaan), sebuah peristiwa (memilih mobil, pesanan barangbarang, menerima kas, atau memperbaharui record akuntansi), atau seorang agen (petugas penjualan, pelanggan, atau pemasok). Mari kita perhatikan gambar 2.1 : Diagram Relas Entitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Entitas
Bagian Bendahara Kepala Pegawai
Relasi
1
Menghitung
2
Menyetujui
3
menerima
Entitas Data Karyawan Daftar Gaji Slip Gaji
Gambar 2.2 : Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Relasi entitas dapat dijelaskan dalam istilah cardinality. Ini adalah pemetaan numerik diantara instansi entitas. Suatu relasi dapat satu-lawan-satu (1:1), satu-lawan-banyak (1:M), atau banyak-lawan-banyak (M:M).
2.3.2 Flow Map Flowmap adalah paket perangkat lunak yang didedikasikan untuk menganalisis dan menampilkan interaksi atau aliran data. Jenis data dalam arti khusus ada dua lokasi geografis yang berbeda terhubung ke masing-masing item data: Sebuah lokasi tempat asal aliran dimulai dan lokasi tujuan di mana aliran berakhir. Aliran data itu sendiri dapat orang (misalnya komuter, berbelanja, pengunjung rumah sakit), barang, penggunaan layanan pertanian atau telekomunikasi dan sebagainya. Sedangkan menurut Phan (2005), a mix of maps and flow charts, that show the movement of objects from one location to another, such as the number of people in a migration, the amount of goods being traded, or the number of packets in a network. Flow Map merupakan campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flow Map dapat digunakan untuk menunjukkan gerakan hampir segala sesuatu, termasuk hal-hal nyata seperti orang, produk, sumber daya alam, cuaca, dll, serta hal-hal tak berwujud seperti know-how, bakat, kredit sebesar niat baik. Flow Map dapat menunjukkan hal-hal seperti berikut: 1) Data yang mengalir, bergerak, berpindah, dll 2) Arah aliran data bergerak dan / atau apa sumber dan tujuan tersebut. 3) Jumlah data yang mengalir, yang ditransfer, diangkut. 4) Informasi umum yang mengalir dan proses data mengalir. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 17 -
Ilustrasi Flow Map Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Flow Map Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
PEGAWAI
BENDAHARA/ KEUANGAN Data Pegawai
KEPALA KEUANGAN
Membuat Laporan Gaji Laporan Gaji
Data Rekap Gaji Pengawai
Laporan Gaji yang telah di ACC Mencetak Rekap Gaji
Tandatangan Gaji Data Rekap Gaji Pengawai yg ditandatangani
A
Laporan Gaji
Menyetujui Laporan Gaji Laporan Gaji di ACC
Laporan Data Gaji Pengawai
A A
Gambar 2.3 Flow Map Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Gambar 2.4 diatas, menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dengan penggajian yang terdiri dari tiga entitas, antara lain : a. Pengawai : Entitas yang menerima gaji setelah di hitung dan diproses oleh bagian Bendahara gaji/keuangan berdasarkan daftar hadir, jagi pokok, tunjangan dan lain-lainnya. b. Bendahara Gaji : Entitas kelompok keuangan yang menghitung dan membayarkan gaji c. Pimpinan : Entitas yang melakukan verifikasi, otorisasi dan persetujuan pembayaran gaji. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 18 -
2.4 Pemodelan Sistem Berbasis Dokumen 2.4.1 Simbol Flowchart Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan, flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukkan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem. 1. Simbol Flowchart Flowchart digunakan oleh auditor maupun bagian akuntansi dan keuangan dalam sistem informasi akuntansi. Pemakaian flowchart terlalu meluas, sehingga diadakan keseragaman simbol dan konvergensi yang digunakan untuk berbagai instansi pemerintahan maupun swasta dengan adanya publikasi “American National Standart Flowchart Symbols and Their Usage in Oinformation Processing”. Veri sekarang yang berlaku adalah ANSI X3,5. -1970. ANSI mendefenisiskan bentuk setiap simbol tersebut dan mengilustrasikan penggunaan simbol-simbol tersebut. a. Simbol Dasar
Input/Output Proses
Garis Arus
Membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat hasil informasi hasil suatu pemrosesan catatan akuntansi (jurnal, register, catatan harian, buku besar)
Proses computer (program dijalankan Arus data
b. Simbol Input/Output Spesifik
c. Simbol Proses Khusus dan Simbol Tambahan
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 19 -
Ilustrasi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Start
Read File Slip Gaji
No
IF NIP/NUPTL/ID
Tidak ada
Yes
Output NIP Slip Sudah ada
IF Baru Data Gaji Pegwai
Yes
Simpan
IF Edit Data Gaji Pegwai
Yes
Edit
IF Hapus Data Gaji Pegwai
Yes
Hapus
Tutup
Yes
End
Gambar 2.4 Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 2.4.2 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram – DFD) Diagram ini menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber-sumber data, arus data, dan entitas dalam sebuah sistem. DAD digunakan untuk menyajikan sistem pada tingkat rincian berbeda, dari yang bersifat umum ke rincian banyak. Tujuan penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis sistem dengan proses desian sistem secara fisik. a. Konsep Dasar Diagram Alir Data-DAD (Data Flow Diagram-DFD) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat / komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 20 -
b.
Simbol-simbol yang digunakan
Terminator (External Entity) Simbol yang digunakan untuk menggambarkan asal/tujuan data. Merupakan lingkungan sistem, berupa Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem. (diluar/didalam). Berikan label/nama di dalam entity tersebut.
Proses (Process) Digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data. Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi (perusahaan), kelompok orang, mesin/komputer dari hasil suatu arus data. Arus Data (Data Flow) Untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir diantara proses, data store dan external entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses sistem. Simpanan Data/Arsip (Data Store)
Untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan/ diarsipkan.
c. Aturan Main Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity secara langsung. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung (atau sebaliknya). Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar. d. Cara Membuat Top-Down Analysis, mulai dari umum sampai dengan detail. Jabarkan proses sampai dengan sedetail mungkin. Pelihara Konsistensi Entity, Proses, Data Flow dan Data Store yang terjadi dalam Data Flow Diagram. Berikan Label yang bermakna untuk tiap-tiap simbol.
Tahapan Proses Pembuatan Perancangan Sistem Informasi Akunatansi a. Buat Diagram Konteks Untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau diagram yang menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada b. Buat Diagram Nol Untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada didalam Diagram Konteks (penjabaran secara rinci) c. Buat Diagram Detail (Rinci) Untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 21 -
Ilustrasi : DAD/DFD Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 1) Gambar 2.5 Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi Penggajian BENDAHARA /KEUANGAN
PEGAWAI
Biodata_pegawai Tdt_gaji
SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN PENGGAJIAN
Daftar_slip_gaji Bukti_setor_gaji
KEPALA KEUANGAN
Data _gaji Laporan _gaji
Biodata_pegawai ACC_Gaji
Data_gaji
ACC_gaji
Gambar 2.5 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengolahan Penggajian 2) Gambar 2.6 Diagram Nol Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
PEGAWAI
Data_pegawai
Form_Biodata_pegawai Daftar_pegawai
Doc_hitung_gaji
Daftar_slip_gaji Bukti_setor_gaji Bukti-bayar_gaji
1.0
PENDATAAN
PEGAWAI 2.0
DAFTAR GAJI
Data_pegawai Gaji_pegawai
Doc_hitung_gaji
3.0
PEMBAYARAN
GAJI
4.0
LAPORAN
GAJI
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
BENDAHARA /KEUANGAN
Form_Biodata_pegawai
ACC_gaji
Dokumen _hitung_gaji
Dokumen _hitung_gaji
BENDAHARA KEUANGAN Laporan_gaji
- 22 -
3) Gambar 2.6 Diagram Datail Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
BENDAHARA /KEUANGAN
Data_pegawai
Data_pegawai
Data_pegawai Daftar_gaji Lap_hitung_gaji
2.1
PEMBUATAN PERHITUNGAN GAJI
Laporan_hitung_gaji
ACC_Laporan_hitung _gaji
KEPALA KEUANGAN
Dok_bayar_gaji
2.2
JURNAL PERHITUNGAN GAJI
Laporan_gaji
2.4.3 Kamus Data (Data Dictionary) Konsep dasar kamus data merupakan Katalog Fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap. Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DFD yang mencakup proses, data flow & data store. Hal yang harus dimuat dalam Kamus Data : Nama Arus Data, Alias, Tipe Data, Arus Data, Penjelasan, Periode, Volume Struktur Data, Notasi . Notasi meruapakan suatu bentuk utk mempersingkat arti/makna dari simbol yang dijelaskan. Notasi tipe data Untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data seperti dibawah ini. Notasi Notasi Notasi Struktur Data X
9 A Z . , _ /
Setiap karakter
Angka Numerik Karakter Alphabet Angka Nol yang ditampilkan dalam spasi kosong Titik, sebagai Pemisah Ribuan Koma, sebagai Pemisah Pecahan Hypen, sebagai tanda penghubung Slash, sebagai tanda pembagi
Untuk membuat spesifikasi elemen data
= +
Terdiri dari And (dan)
( ) Pilihan (Ya atau Tidak)
{} [] I *
Iterasi/Pengulangan Proses Pilih salah satu pilihan Pemisahan pilihan dalam tanda Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
2.4.4 Normalisasi Sebelum membuat pemograman sistem informasi akuntansi, terlebih dahulu membuat normalisasi data, sebab data-data yang diproses kalau tidak normal maka program sistem informasi akuntansi tidak normal. Ada dua yang menjadi perhatian dalam penyusunan noemalisasi yaitu : konsep dasar normalisasi dan kunci (key) normalisasi kemudian dilanjutkan ke tahap pengkodean. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 23 -
1. Konsep Dasar Normalisasi adalah merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. 2. Key (Kunci), Field key yang digunakan : Candidate Key, yaitu satu attribute atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity. Primary Key, yaitu satu attribute atau satu set minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Alternate Key, yaitu Candidate Key yang tidak terpilih sebagai Primary Key. Foreign Key, yaitu satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi satu hubungan (relationship)yang menunjukkan ke induknya.
Tahapan Proses Normalisasi 1. UnNormalized Form, Proses pengumpulan data yang akan direkam dengan tidak mengikuti suatu format tertentu. 2. First Normal Form/1NF, Mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file dengan setiap field berupa “atomic value” – tidak ada atribut yang berulang. 3. Second Normal Form/2NF, Mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk 1NF & atribut non key bergantung fungsi dengan primary key. 4. Third Normal Form/3NF, Relasi harus dalam bentuk 2NF & semua atribute non primer tidak punya hubungan transitif. 5. Boyce-Codd Normal Form/BCNF, Mempunyai paksaan yang lebih baik dari bentuk 3NF, Relasi harus dalam bentuk 1NF & setiap atribute harus bergantung fungsi pada atribute superkey. Pengkodean Digunakan untuk mengklasifikasikan data, yang dimasukkan kedalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi. Kode dapat terbentuk dari kumpulan angka, huruf atau simbol lainnya. Ada beberapa macam tipe kode antara lain : kode mnemonik (mnemonic code), kode urut (sequential code), kode blok (block code), kode grup (group code), kode batang (bar code), kode desimal (decimal code). 2.4.5 Diagram IPO dan HIPO HIPO (Input proses output) adalah sekumpulan diagram IPO yang terorganisasi IPO (Input proses output) adalah menggambarkan input yang diperlukan untuk memproduksi output tertentu, biasanya tidak memberikan informasi detail mengenai bagaimana cara memproses input tersebut. IPO (Input proses output) Pembuat Laporan : Nomor Diagram : Input
Catatan pekerjaan master file pengolahan pesanan Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
Komputerisasi Pengolahan Data Pesanan Poses Permintaan Bahan Baku Penerimaan Bahan Baku Perekeman Penerimaan Pembuatan Laporan
Tanggal Transaksi Output
Laporan Penerimaan Pesanan Bahan Baku - 24 -
LATIHAN & SOAL LATIHAN - 2 Jawablah pertanyaan di bawah ini 1. Tahap siklus akuntansi menjadi rangkaian untuk sistem informasi akuntansi yang terdiri dari dua bagian yang saling terkait yaitu tahap pencatatan dan tahap pelaporan, jelaskan tahap tersebut berdasarkan siklus akuntansi dalam SIA. 2. Uraikan dan jelaskanlah pengertian kalimat di bawah ini a. Diagram Konteks e. HIPO b. Diagram Nol f. IPO c. Diagarn Detail g. Flowchart d. Normalisasi 3. Jelaskan bagaimanakah teknik sistem dokumentasi untuk perancangan sistem informasi akuntansi. 4. Gambarkan dan jelaskanlah a. Sobol Flowchart b. Simbol Input/Output Spesifik. c. Simbol Proses Khusus dan Simbol Tambahan d. Diagaram Arus Data atau DFD
SOAL – 2
Kerjakanlah soal-soal dibawah ini dan berikan penjelasan yang lengkap 1.
Amatilah perusahaan-perusahaan dibawah ini yang masih menerapkan sistem manual : a. Perusahaan Dagang : 1. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 2. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan/Gudang 3. Sistem Informasi Akuntansi Hutang b. Perusahaan Jasa : 1. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas 2. Sistem Informasi Akuntansi Piutang 3. Sistem Informasi Akuntansi Aset Tetap c. Perusahaan Pabrik : 1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang 2. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian 3. Sistem Informasi Akuntansi Produksi Setelah anda amati, tinjau ulang program berjalan dari perusahaan tersebut, berdasarkan sub-bagian manakah yang belum mencakup aktivitas dari sistem berjalan tersebut. Kemudian buatlah rancangan program usulan sistem informasi akuntansi : 1. Tuliskan kembali sistem berjalan pada perusahaan tersebut 2. Buatlah usulan sistem komputeriasi akuntansi pada perusahaan tersebut melalui : a. Susunlah Diagram Konteks b. Diagram Nol c. Diagram Detail d. HIPO atau IPO e. Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 25 -
DAFTAR PUSTAKA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Bodnar George H. and William S. Hopwood (2004), Sistem Informasi Akuntansi, 9 th ed Andi Yogyakarta. Hall, A James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western Publising Co. Jogiyanto (2005), Analisis dan Disain. Yogyakarta: Andi Krismiaji (2002), Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN. Marshall., Romney B. dan Steinbart John Paul Steinbart (2005), Accounting Information System, 9th ed Salemba Empat Jakarta., Soemarso. SR. (2004), Akuntansi Suatu Pengantar, Buku 1, Edisi ke-6. Jakarta: PT.Rimeka Cipta. Sutabri, Tata. (2002), Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Yogyakarta
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 26 -
BAB III PENINGKATAN PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI MELALUI ADOPSI TEKNOLOGI INFORMASI DAN NETWORK
PENGANTAR Kemajuan perkembangan teknologi informasi dan teknologi jaringan menyebabkan terjadinya perubahan kultur bisnis. Dalam era yang disebut “information age” ini, media elektronik menjadi salah satu media andalan untuk melakukan komunikasi dan
bisnis. Kemajuan era informasi mengharuskan perusahaan untuk mengubah mind-set mereka. Perusahaan harus melakukan investasi besar dalam bidang teknologi
informasi dan konektivitas jaringan, investasi mereka dalam teknologi informasi
terkadang jauh melebihi investasi untuk pabrik dan peralatan. Pemanfaatan internet pada masa era globalisasi ini telah semakin meningkat penggunaannya oleh berbagai
kalangan, baik individu maupun kelompok, termasuk kalangan organisasi khususnya para pengusaha. Internet merupakan sebuah koneksi global dari ribuan jaringan yang
dikelola secara bebas. Internet, sebagai bagian dari kemajuan teknologi, secara
dramatis telah membentuk ulang pasar dan bisnis. Konsumen di seluruh dunia ter-
exposed akan cara hidup dan konsumsi baru dan menginginkan banyak dari hal-hal yang mereka lihat. Pola kehidupan berangsur-angsur mengalami perubahan sejak tercipta teknologi internet.
TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Instruksional Umum : Pada akhir kuliah bab ini mahasiswa mampu berpikir, yaitu dapat tahu mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup dan konsep-konsep peningkatan peranan sistem informasi akuntansi melalui adopsi teknologi informasi dan network Tujuan Instruksional Khusus :
Tujuan utama dari mata kuliah ini adalah membekali mahasiswa cara berpikir dan pemecahan persoalan dalam peningkatan peranan sistem informasi akuntansi melalui adopsi teknologi informasi dan network. Mahasiswa harus mampu membuat penyelesaian masalah sistem informasi akuntansi melalui adopsi teknologi informasi dan network, baik pemerintahan maupun swasta dan kemudian ia mampu untuk mengeksekusi audit dan laporan keuangan perusahaan dari hasil pengolahan teknologi informasi melalui jaringan (network). Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1. Menjelaskan pernan sistem informasi akuntansi 2. Menjelaskan perkembangan adopsi teknologi 3. Mengetahui e-commerce dan e-business 4. Mengetahui konfigurasi jaringan Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 27 -
PENINGKATAN PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI MELALUI ADOPSI TEKNOLOGI INFORMASI DAN NETWORK 3.1
BAB 3
Pendahuluan
Terknologi informasi melalui jaringan, mampu merubah desain bisnis seperti e-business dan e-commerce. Penggunaan e-business ini menimbulkan berbagai keuntungan karena perusahaan dapat melakukan berbagai kegiatan bisnis secara elektronik tanpa batas dan kendala waktu. Kegiatan bisnis itu meliputi transaksi bisnis, operasi fungsi-fungsi perusahaan, sharing informasi khususnya dengan pelanggan dan suplier sehingga hubungan antara pihakpihak tersebut dnegan perusahaan dapat terjalin baik sebelum, selama dan setelah proses pembelian. Aktifitas bisnis secara elektronik ini (e-business/e-commerce) telah memberikan beberapa kemudahan baik bagi penjual maupun bagi pembeli. Pemanfaatan teknologi e-business dan website di Indonesia untuk sekarang ini telah berkembang. Hal ini disebabkan infrastruktur yang ada saaat ini sudah memadai, ketersediaan pekerja yang ahli tentang teknologi informasi (IT), keterlibatan lembaga keuangan/perbankan kurang akibat peningkatan pengetahuan dan tingkat pendidikan pengguna (user) . Walaupun demikian, seiring dengan penggunaan teknologi internet yang semakin luas, indikator untuk teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dalam beberapa tahun terakhir di Indonesia cukup meningkat secara signifikan. Perkembangan teknologi informasi yang sangat dramatis dalam beberapa tahun terakhir telah membawa dampak transformational pada berbagai aspek kehidupan, termasuk di dalamnya dunia bisnis. Setelah berlalunya era ‘total quality’ dan ‘reengineering’, kini saatnya ‘era elektronik’ yang ditandai dengan menjamurnya istilah-istilah e-business, e-economy, euniversity, e-government, e-entertainment, e-service, dan masih banyak lagi istilah sejenis. Salah satu konsep yang dinilai merupakan paradigma bisnis baru adalah e-business atau dikenal pula dengan istilah e-commerce sebagai bidang kajian yang relatif masih baru dan akan terus berkembang, e-business berdampak besar pada praktek bisnis, setidaknya dalam hal penyempurnaan direct marketing, transformasi organisasi, dan redefinisi organisasi. 3.2
Pengantar E-Business
3.2.1 Definisi e–Business E-business adalah salah satu stratetgi usaha atau cara perusahaan untuk meningkatkan daya saing melalui berbagai manfaat yang diberikannya, diantaranya perolehan efisiensi biaya operasi, kecepatan menjangkau pasar, maupun jangkauan geografis usaha yang lebih luas. Sistem bisnis enterprise adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusaahan seperti perusahaan di bidang manufaktur maupun jasa yang berperan untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan yang bersangkutan. E-bisnis memiliki pengertian penggunaan internet untuk berhubungan dengan konsumen, rekan bisnis dan supplier, dengan penggunaan internet menyebabkan proses bisnis lebih efisien dan meningkatkan produktivitas perusahaan pengguna e bisinis. Definisi e-Business menurut beberapa pihak sebagai berikut : 1) IBM : E-Commerce plus (EC+) adalah semua aktivitas yang membuat mungkin ecommerce dengan menggunakan teknologi internet untuk meningkatkan dan mentransformasikan kunci proses bisnis. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 28 -
Kalakota : mendefinisikan e-Business adalah sebagai suatu gabungan yang kompleks dari proses bisnis, aplikasi perusahaan, dan struktur organisasi yang diperlukan untuk membuat model bisnis mempunyai kinerja yang tinggi. 3) Sid L. Huff, dkk. 2000. Dalam Cases in Electronic Commerce, menjelaskan bahwa Ebusiness meliputi semua hal yang harus dilakukan menggunakan teknologi Informasi dan komunikasi (ICT) untuk melakukan kegiatan bisnis antar organisasi maupun dari organisasi ke konsumen. 4) Menurut Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon. Dalam Esssentials of Management Information Systems: Organization and Technology in Networked Enterprise. Prentice Hall, 2001, menjelaskan bahwa e bisnis merupakan penggunaan internet dan teknologi digital lainnya untuk komunikasi, koordinasi, dan manajemen organisasi. 5) AMR : mendefinisikan suatu rangkaian kegiatan mengelola rantai pasok (supply chain), manajemen perusahaan (enterprise management) dan manajemen pelanggan (customer management). Supply Chain Management (SCM) meliputi: Logistics, Distribution planning, Demand planning, Forecasting, Warehouse management. Enterprise Management (EM) meliputi: Finance and administration, Operations, Procurement, Human Resources, Inventory management, R & D. Customer Management (CM) meliputi: Sales channel management, Marketing automation, Customer relationship management, Personalization 2)
3.2.2 Klasifikasi e-Business Lebih lanjut, e-business bisa di klasifikasikan berdasarkan karakteristik transaksi menjadi beberapa jenis (Turban, et al.,2000) ; Business-to-Business (B2B): Meliputi transaksi IOS (Inter Organizational System) dan transaksi pasar elektronik (electronic market transactions) antar organisasi. Tipetipe IOS antara lain berupa EDI, extranets, electronic funds transfer, electronic forms, integrated messaging, shared databases, dan supply chain management. Hingga saat ini tipe B2B adalah yang paling dominan dalam praktek e-business. Business-to-Consumer (B2C) : yaitu transaksi ritel dengan pembeli individual. Contohnya antara lain www.amazon.com, www.barnesandnoble.com, www.elexmedia.co.id, htttp://commerce.i -2.co.id/dagadu, www.togamas.com, dan www.indonesiancd.com Business-to-business-to-Consumer (B2B2C): Tipe bisnis ini menyediakan produk dan jasa untuk klien bisnis. Klien bisnis memelihara pelanggannya, yang dapat sebagai karyawannya, untuk mana produk dan jasanya disediakan tanpa menambahkan nilai tambah lainnya. Satu contoh adalah satu perusahaan yang membayar AOL (American Online) untuk menyediakan karyawannya akses internet (dari sekadar karyawannya yang membayar secara langsung kepada AOL). Contoh yang lain adalah Qantas' Pan Pasific, yang meyediakan jasa perjalanan seperti tiket pesawat terbang dan kamar hotel untuk rekan bisnis seperti travel agen, yang menjual jasa kepada pelanggannya. B2B2C dapat juga disebut juga dengan wholesaler-to-retailer-to-consumer. Consumer-to-Consumer (C2C) : dimana konsumen menjual produk secara langsung kepada konsumen lainnya. Biasanya individu mengiklankan produk, jasa, pengetahuan, Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 29 -
maupun keahliannya disalah satu situs lelang atau classified ads. Contohnya meliputi www.bekas.com dan www.classified2000.com Consumer-to-Business (C2B) : meliputi iIndividuyang menjual produk atau jasa kepada organisasi, serta individu yang mencari penjual,bertransaksi dengan penjual tersebut, dan melakukan transaksi. Non-Business Electronic Commerce : terdiri dari institusi non bisnis seperti lembaga pendidikan, organisasi nirlaba, organisasi keagamaan, organisasi sosial, dan instansi pemerintah (contohnya, www.bapenas.go.id), www.bps.go.id, www.komnas.go.id, dan www.bppt.go.id). Umumnya organisasi non bisnis menggunakan berbagai tipe ecommerce untuk keperluan menekan biaya atau meningkatkan layanan pelanggan dan operasi. · Intrabusiness (organizational) electronic commerce, meliputi semua aktivitas internal organisasi yang biasanya dilakukan melalui intranet meliputi pertukaran barang, jasa atau informasi. Aktivitas internal bisa bermacam-macam, mulai dari menjual produk korporat kepada para karyawan hingga aktivitas pelatihan online. Peer-to-peer application : Teknologi ini dapat digunakan di dalam C2C, B2B dan B2C. Teknologi ini mendorong jaringan komputer untuk membagi data dan prosesnya dengan komputer lain secara langsung. Sebagai contoh , di dalam aplikasi C2C, orang dapat bertukar musik, video, software dan bentuk barang digital secara elektronik. Mobile commerce (m-commerce) : Transaksi EC yang dilakukan secara penuh atau sebagian di dalam lingkungan nirkabel (Wireless). Sebagai contoh, beberapa orang yang diperlengkapi dengan cell phones, orang dapat melakukan order buku dari amazon.com atau hal-hal yang berhubungan dengan perbankan. Banyak aplikasi mcommerce terdiri dari perangkat bergerak berbasis internet (Internet-enabled mobile devices). Intrabsuiness EC : Mencakup semua aktivitas internal organisasi yang meliputi pertukaran barang, jasa, atau informasi diantara beberapa unit dan individu di dalam organisasi. Aktivitas dapat meliputi dari penjualan produk perusahaan ke satu karyawan untuk tranining online dan dukungan bagi design secara bersamasama. Intrabisnis EC biasanya dilakukan pada intranet atau portal perusahaan (Corporate Portal) secara umum. Business-to-employees (B2E) : Adalah bagian dari Intrabisnis, dimana suatu organisasi mengirimkan jasa, informasi, atau produk kepada karyawan individu, seperti yang dilakukan oleh Maybelline. Collaborative commerce : Ketika individu atau kelompok melakukan kolaborasi, mereka akan tumbuh kedalam collaborative commerce. Sebagai contoh, rekan bisnis di dalam suatu lokasi yang berbeda dapat mendesign produk mereka secara bersamaan, menggunanakan screen sharing, atau mereka secara bersama-sama memperkirakan jumlah permintaan dari suatu produk, seperti yang dilakukan oleh Mark&Spencer dan suppliernya. Nonbusiness EC : Pertumbuhan jumlah dari institus non-profit seperti institusi akademik, organisasi non-profit, organisasi kerohanian, organisasi social, dan agenagen pemerintah yang menggunakan EC telah menurunkan pengeluaran mereka , meningkatkan proses operasi serta layanan kepada pelanggan
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 30 -
3.2.3 Model Bisnis pada e-Business : Tipe dari E-Business B2C (Business to Customer)
B2B (Business to Business) (B2G) Busines to Government B2E (Bisuness to Education)
Karakteristik
Organisasi-individu Nilai Uang yg dilibatkan lebih kecil Transaksi satu-waktu atau tdk sering terjadi Secara Relatif Sederhana Antar - Organisasi Nilai Uang yang dilibatkan lebih besar Hubungan yg kuat dan berkelanjutan Pemberian kredit oleh penjual ke pelanggan Lebih Komplek
B2C (Business to Customer) Dalam B2C, pelanggan secara langsung menggunakan platform internet, khususnya web, untuk melakukan aktivitas seperti browsing, ordering dan pembayaran. Internet bukan merupakan platform yang pertama yang menyediakan pelanggan dengan kemampuan untuk melakukan pembelian (shoping) dari rumah menggunakan media telekomunikasi. Sebagian besar dukungan ini tidak berhasil. Studi dari kegagalan ini akan membuat kita menjadi sensitif untuk bagaimana suatu faktor sosial berinteraksi dengan teknologi. Interaksi antara pebisnis dengan pelanggan terdiri dari beberapa aktivitas seperti : Promosi (promotion), Pemesanan (ordering), Penyampain produk (product delivery), Layanan purna jual (after-sales support) Tujuan dari semua bisnis adalah untuk mampu bertahan (survive) dan memaksimalkan nilai pemilik sahamnya. Ini dapat dibuat mungkin dengan mencapai tujuan perantara (intermediate goals) yang sering disebut dengan nilai-nilai bisnis (business values). Tiga jenis atau dimensi dari nilai-nilai bisnis bisnis pada B2C adalah: Operational exellence (operasional yang istimewa), dimana bisnis menekankan pada pembiayaan yang rendah (low cost), biaya operasional yang rendah (low overhead), respon yang cepat, proses yang terfokus (streamlined proses) Customer intimacy (hubungan dengan pelanggan), dimana fokus pada hubungan jangka panjang (lifelong relationship) dan memenuhi kebutuhan individu Product and service leadership (kepeloporan produk dan jasa), yang berlanjut pada inovasi (penemuan) produk dan jasa yang sejalan dengan intestasi di dalam pengembangan dan riset. Perusahaan yang sukses membangun strategi adalah yang menekankan kombinasi dari ketiga nilai-nilai bisnis diatas dengan definisi profile kompetisi mereka. Seperti nilai bisnis (business value) yang mempunyai dimensi, begitu juga nilai pelanggan (customer value). Ketika semua pelanggan mencari pengalaman yang memuaskan, ada beberapa aspek yang menyumbangkan kepuasan tadi. Dimensi nilai pelanggan ini dapat ditangkap sebagai: Cost (Biaya), Menghemat biaya adalah satu alasan utama bagi pelanggan untuk belanja online. Choice (Pilihan), User mempunyai banyak pilihan terhadap produk yang diminati Convenience (Kenyamanan), Web menyediakan kenyamanan untuk membeli produk. Pembeli dapat mereview detil produk, membandingkan harga, melakukan pemesanan, melakukan pembayaran, dan mengatur pengiriman tanpa meninggalkan rumah. Customizations (Kustomisasi), website dapat membuat dan menyaring informasi danberita untuk membuatnya berhubungan denganpelanggan. a.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 31 -
B2B (Business to Business) Hubungan diantara pemasok (supplier) dan pembeli langsung (direct customer) dapat dideskripsikan sebagai istilah shopping (belanja), sedangkan hubungan diantara dua entitas bisnis dapat dideskripsikan sebagai procurement. Procurement dapat dilakukan dari beberapa dollar sampai jutaan dollar. Banyak individu yang terlibat dalam proses procurement, yang secara formal dan terekam. Seperti hubungan diantara pelanggan dan penjual, hubungan diantara dua entitas bisnis untuk satu sama lainnya dapat dijelaskan dalam istilah aktivitas yang membentuk siklus transaksi, sebagai berikut: Gathering of market intelligence : Perusahaan membeli suatu produk yang kompleks dan perlu untuk mendapatkan, seperti contoh:spesifikasi produk dan layanan yang ditawarkan, kualitasnya, dan garansinya. Bayangkan kompolesitas yang dipilih oleh vendor untuk rencana tenaga nuklir dan informasi yang dibutuhkan untuk membuat pilihan-pilihan seperti itu. Prepurchasing : Terdiri dari langkah-langkah yang mengawali pemesanan. Aktivitas penting meliputi seperti RFP (request for proposal), mencari RFQ (request for quotation), menyediakan spesifikasi untuk vendor dan kondisi kontrak negosiasi. Purchasing : Langkah-langkah ini meliputi semua aktivitas yang diperlukan di dalam penempatan order. Pengiriman harus disetujui dan order pembelian harus diketahui. Shipping dan receipt of goods : Pembeli harus diberi informasi tentang skedul pengiriman dan penerimaan yang layak dari barang yang diperlukan. Banyak pengiriman yang diawali dengan pemberitahuan awal tentang pengiriman . Paying vendors : Vendor harus membayar sesuai dengan kontrak, instruksi pembayaran dan harus diisued ke Bank.
b.
Gambar 3.1. Sistem B2B
B2E (Bisuness to Education) Adalah pengembangan dari sebagian e-Business. Dengan kehadiran globalisasi dan formasi nilai rantai dimana perusahaan secara bersama-sama menyediakan suatu layanan ekonomi dan tanggapan terhadap pelanggan, kebutuhan ini kemudian berkembang untuk platform yang universal yang memfasilitasi kolaborasi diantara para pekerja. Telekomunikasi telah berkembang ketika para pekerja dapat bekerja jauh dari kantor c.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 32 -
3.3
E-Commerce (Electronic Commerce)
3.3.1 Definisi E-Commerce (Electronic Commerce) Perdagangan elektronik atau e-dagang (e-commerce ) menurut arti kata dari Wikipedia.org adalah penyebaran, pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, Web, atau jaringan computer lainnya. eDagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, system manajemen inventori otomatis, dan system pengumpulan data otomatis. Menurut O’Brien dan Marakas (2010), mendefinisikan e-Commerce: “is changing the shape of competition, the speed of action, and the streamlining of interaction, and payment from customer to companies, and from companies to suppliers.” Sedangkan menurut Seminar (2008), e-Commerce adalah membeli atau menjual informasi, produk dan jasa melalui jaringan computer yang menggunakan internet, intranet ataupun extranet. Lebih lanjut dijelaskan bahwa e-Commerce memiliki empat prespektif. Pertama adalah komunikasi, yaitu untuk memberikan informasi produk atau jasa dan pembayaran. Kedua adalah bisnis, yaitu membuat otomatisasi transaksi bisnis dan workflows. Ketiga pelayanan, yaitu berhubungan dengan pengurangan biaya guna peningkatan kualitas dan percepatan service delivery. Terakhir adalah online, yaitu memiliki kemampuan menyediakan pembelian dan penjualan produk menggunakan internet atau pelayanan online yang lainnya. Lebih lanjut dijelaskan bahwa e-Commerce lebih dari membeli dan menjual secara online, tetapi termasuk juga proses pengembangan, pemasaran, pelayanan dan pembayaran produk atau jasa; yang ditransaksikan pada internetworked global marketplaces dengan bantuan worldwide network. Sehingga dapat disimpulkan bahwa e-Commerce adalah suatu kegiatan pemasaran secara luas yang meliputi proses pembelian, penjualan, pelayanan dan pengembangan lainnya dengan memanfaatkan media internet sebagai alat komunikasi efektif antara penjual dengan pembeli sehingga diharapkan aksesnya dapat dilakukan dengan mudah serta real time-based. e- Commerce dapat didefinisikan dari berbagai macam persepsi : Komunikasi. adalah pengiriman barang, jasa, informasi, atau pembayaran melalui jaringan komputer. Perdagangan atau Niaga . Menyediakan kemampuan pembelian dan penjualan produk, jasa, dan informasi pada internet dan layanan online lainnya. Proses Bisnis adalah melakukan bisnis secara elektronis dengan menyelesaikan /melengkapi proses bisnisnya secara jaringan elektronik, oleh karenanya menggantikan informasi untuk proses bisnis secara fisik. Layanan/Jasa adalah alat yang menunjukkan keinginan pemerintah, perusahaan, konsumen, dan manajemen untuk memotong biaya jasa sambil meningkatkan kualitas layanan dan kecepatan jasa layanan kepada pelanggan. Pembelajaran yaitu yang memungkinkan pelatihan dan pendidikan secara online di sekolah, universitas dan organisasi yang lain, termasuk bisnis. Komunitas adalah menggabungkan tempat untuk anggota komunitas untuk belajar, transaksi, dan kolaborasi. Kolaboratif : kerangka kerja untuk kolaborasi dalam dan antar perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 33 -
3.3.2 Proses Arsitektur E-Commerce Menurut O’Brien dan Marakas (2010), arsitektur proses dari e-Commerce meliputi beberapa aspek yang disajikan pada halaman berikutnya. a. Access and Control Security; Proses dalam e-Commerce harus memiliki mutual trust dan secure access antara pihak yang melakukan transaksi di dalam e-Commerce. Misalnya dengan authenticating users, authorizing access, dan enforcing security features. b. Profiling and Personalizing; e-Commerce diharapkan mampu untuk melakukan personalisasi kepada setiap penggunanya yaitu dengan mendapatkan karakteristik dan preferensi dari pengguna kemudian dibangun suatu electronic profile serta website behavior pengguna. Pada akhirnya profile ini digunakan untuk mengenali dan menyediakan sebuah personalized view one-to-one marketing strategy, misalnya berhubungan dengan produk dan iklan. c. Search Management; Search processes akan membantu konsumen untuk menemukan produk atau jasa yang dicari dan mungkin akan dibeli. d. Content Management; Berupa software yang membantu perusahaan yang menjalankan e-Commerce untuk mengembangkan, menghasilkan, mengirimkan, memperbarui dan mendapatkan data dan informasi multimedia yang ada dalam website e-Commerce. e. Catalog Management; Berupa software yang membantu menghasilkan dan mengelola isi catalog yang akan mendukung customer self-service dan mass-customization of product. f. Payment; Memungkinkan konsumen melakukan pembayaran secara langsung melalui websites melalui kartu kredit ataupun melalui peralatan yang lainnya, misalnya terhubung dengan telepon atau mesin ATM. g. Workflow Management; Software yang membantu kolaborasi secara elektronik untuk menyelesaikan transaksi dalam knowledge-based business processes. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa transaksi yang dijalankan adalah tepat, keputusan, dan aktivitas kerja yang dilakukan adalah benar dan dokumen dikirim ke pelanggan atau pemasok sacara tepat. h. Event Notivication; Kebanyakan aplikasin e-Commerce yang dikembangkan adalah event-driven. Dalam melakukan aktivitas ini, dibantu dengan software yang memberitahukan adanya kejadian, memonitor proses e-Commerce, mencatat semua kejadian yang terkait termasuk masalah yang terjadi, dan memberitahukan semua stakeholders yang terlibat. Sebagai contoh misalnya: akses terhadap website yang mendahulukan customer, pembayaran dan pengiriman. i. Collabolation and Trading; Merupakan proses yang mendukung vital collaboration arrangements dan trading services, yang dibutuhkan oleh konsumen, supplier dan stakeholders lainnya melalui online communities of interest seperti e-mail, chat, and discussion groups yang akan meningkatkan pelayanan dan membangun loyalitas konsumen. 3.3.3 Jenis-Jenis Transaksi dalam e-Commerce. Menurut Fuady M (2005) dalam Kholil M (2008), e-Commerce memiliki beberapa jenis transaksi yang dibedakan menurut pihak-pihak yang melakukan transaksi. a. Busines to Busines (B2B) : Busines to Busines (B2B) juga dapat diartikan sebagai sistem komunikasi bisnis online antar pelaku bisnis. Bentuk dadi B2B dapat berupa transaksi Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 34 -
b. c. d. e. f.
Inter-Organizational System (IOS), misalnya transaksi extranet dan electronic funds transfer. Bussines to Cunsumer (B2C) : Bussines to Cunsumer (B2C) merupakan transaksi ritel dengan pembeli individual. Selain itu B2C juga dapat berarti mekanisme toko online (electronic shoping mall) yaitu transaksi antara e-merchant dengan e-customer. Consumer to Consumer (C2C) : Consumer to Consumer (C2C) merupakan transaksi dimana konsumen menjual produk secara langsung kepada konsumen lainnya. Dapat diartikan pula saat seorang individu yang mengiklankan produk barang atau jasa, pengetahuan, maupun keahliannya di web. Consumer to Bussines (C2B) : Consumer to Bussines (C2B) merupakan individu yang menjual produk atau jasa kepada organisasi dan individu yang mencari penjual dan melakukan transaksi. Non-Bussines Electronic Commerce : Non-Bussines Electronic Commerce meliputi kegiatan non bisnis seperti kegiatan lembaga pendidikan, organisasi nirlaba, keagamaan dan lain-lain. Intrabussines (Organizational) Electronic Commerce : Kegiatan ini meliputi semua aktivitas internal organisasi melalui internet untuk melakukan pertukaran barang, jasa, dan informasi, menjual produk perusahaan kepada karyawan dalam perusahaan.
3.3.2 Model Bisnis dalam e-Commerce Model bisnis merupakan cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghasilkan uang pada lingkungan bisnisnya saat ini (Wheelen dan Hunger 2010). Model bisnis ini menjelaskan lima elemen, yaitu: (1) Who it serves? , (2) What it provides? , (3) How it makes money? , (4) How it differenciates and sustains competitive advantage?, (5) How it provides its products/service?. Menurut Rappa M (2010) terdapat beberapa model bisnis di dalam suatu eCommerce yang menggunakan web antara lain: a. Brokerage Model : Broker adalah pencipta pasar, mereka membawa para pembeli dan penjual bersama-sama dan memfasilitasi transaksi. Broker sering memainkan peranan dalam pasar-pasar bisnis-ke-bisnis (B2B), bisnis-ke-konsumen (B2C), atau konsumen-kekonsumen (C2C). Biasanya broker mengenakan biaya atau komisi bagi setiap transaksi yang diperantarainya. Rumus untuk biaya dapat bervariasi. Adapun beberapa model Broker meliputi: Marketplace Exchange (contohnya: Orbitz, ChemConnect) Buy/Sell Fulfillment (contohnya: CarsDirect, Respond.com) Demand Collection System (contohnya: Priceline.com) Auction Broker (contohnya: eBay) Transaction Broker (contohnya: PayPal, Escrow.com) Distributor Search Agent Virtual Marketplace (contohnya: zShops and Merchant Services at Amazon.com) b. Advertising Model : Model periklanan web merupakan perpanjangan dari model siaran media tradisional. Penyiar, dalam kasus ini, situs web, menyediakan konten (biasanya, tetapi tidak harus, secara gratis) dan jasa (seperti email, IM, blog) dicampur dengan pesanpesan iklan dalam bentuk iklan banner. Iklan banner dapat menjadi sumber utama atau satu-satunya pendapatan bagi broadcaster. Penyiar (broadcaster) mungkin pencipta konten Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 35 -
atau distributor konten yang dibuat dimana saja. Model iklan terbaik terjadi ketika volume lalu lintas pengunjung besar atau sangat khusus. Portal (contohnya: Yahoo!) Classifieds (contohnya: Monster.com, Craigslist) User Registration (contohnya: NYTimes) Query-based Paid Placement (contohnya: Google, Overture) Contextual Advertising / Behavioral Marketing Content-Targeted Advertising (contohnya: Google) Intromercials (contohnya: CBS MarketWatch) Ultramercials (contohnya: Salon in cooperation with Mercedes-Benz) c. Infomediary Model : Data mengenai konsumen dan kebiasaan konsumsi mereka sangat berharga, terutama ketika informasi secara berhati-hati dianalisis dan digunakan untuk kampanye pemasaran. Data yang dikumpulkan secara independen mengenai produsen dan produk mereka berguna bagi konsumen ketika mempertimbangkan pembelian. Beberapa perusahaan berfungsi sebagai infomediaries (perantara informasi) membantu pembeli dan/atau penjual memahami pasar tertentu. Advertising Networks (contohnya: DoubleClick) Audience Measurement Services (contohnya: Nielsen//Netratings) Incentive Marketing (contohnya: Coolsavings) Metamediary (contohnya: Edmunds) d. Merchant Model : Grosir dan penjual eceran barang dan jasa. Penjualan dapat didasarkan atas daftar harga atau melalui lelang. Virtual Merchant (contohnya: Amazon.com) Catalog Merchant (contohnya: Lands' End) Click and Mortar (contohnya: Barnes & Noble) Bit Vendor (contohnya: Apple iTunes Music Store) e. Manufacturer (Direct) Model : Para produsen "model langsung", didasarkan pada kekuatan web yang memungkinkan produsen (yaitu, sebuah perusahaan yang menciptakan produk atau jasa) untuk mencapai pembeli secara langsung. Dengan demikian memangkas saluran distribusi. Model produsen didasarkan pada efisiensi, meningkatkan layanan pelanggan, dan pemahaman yang lebih baik akan preferensi pelanggan antara lain : (a) Purchase (contohnya: Dell Computer), (b) Lease, (c) Lisence (contonya: Microsoft), (d) Brand Integrated Content
f. Affiliate Model : Berbeda dengan portal umum yang berusaha mendorong volume tinggi lalu lintas ke satu situs, model afiliasi, membuka peluang untuk pembelian di mana pun orang mungkin berada. Hal ini dilakukan dengan menawarkan insentif keuangan (dalam bentuk persentase pendapatan) kepada situs mitra afiliasi. Afiliasi menyediakan klik-titik pembelian melalui pedagang. Ini merupakan model pembayaran berbasis kinerja - jika afiliasi tidak menghasilkan penjualan, maka pedagang tidak perlu membayar. Model afiliasi inheren cocok untuk web, yang menjelaskan popularitasnya. Variasi meliputi, pertukaran banner, bayar per-klik, dan program pembagian pendapatan. (Barnes & Noble, Amazon.com) seperti Banner Exchange, Pay-per-click, Revenue Sharing Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 36 -
g. Community Model : Viabilitas model masyarakat didasarkan atas loyalitas pengguna. Pengguna memiliki investasi tinggi baik dalam waktu maupun emosi. Pendapatan dapat didasarkan pada penjualan produk tambahan dan jasa atau kontribusi sukarela; atau pendapatan yang bisa dikaitkan dengan iklan kontekstual dan langganan untuk layanan premium. Internet adalah secara inheren cocok bagi model bisnis komunitas dan saat ini merupakan salah satu area pengembangan yang lebih, seperti terlihat dalam munculnya jejaring sosial. Open Source (contohnya: Red Hat) Open Content (contohnya: Wikipedia) Public Broadcasting (contohnya: The Classical Station, WCPE.org) Social Networking Services (contonya: Flickr, Friendster, Orkut)
h. Subscription Model : Pengguna dikenakan beban secara periodik yaitu biaya berlangganan harian, bulanan atau tahunan. Hal ini tidak biasa untuk situs yang menggabungkan konten gratis dengan konten "premium" (yaitu, pelanggan atau hanya anggota). Biaya berlangganan dikenai berdasarkan tingkat penggunaan aktual. Model langganan dan iklan sering digabungkan. Content Services (contohnya: Listen.com, Netflix) Person-to-Person Networking Services (contohnya: Classmates) Trust Services (contohnya: Truste) Internet Services Providers (contohnya: America Online) i. Utility Model : Model utilitas atau "on-demand" berdasarkan ukuran penggunaan, atau pendekatan "pay as you go". Tidak seperti layanan pelanggan, layanan diukur berdasarkan tingkat penggunaan yang sebenarnya. Secara tradisional, metering telah digunakan untuk berbagai layanan penting (misalnya, air, listrik, layanan telepon jarak jauh). Penyedia layanan Internet (ISP) di beberapa belahan dunia beroperasi sebagai utilitas, mengenakan biaya ke pelanggan untuk koneksi menit, berlawanan dengan model pelanggan yang umum di Amerika Serikat. Metered Usage Metered Subscriptions (contohnya: Slashdot) 3.3.3
Klasifikasi e-Commerce.
Jika diklasifikan, sistem e-commerce terbagi menjadi 3 tipe, yaitu: a. Electronic markets (EMs) yaitu sistem informasi antar organisasi yang menyajikan fasiltas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan. b. Electronic Data Interchange (EDI) yaitu sarana untuk mengefisiensikan pertukaran data transaksi-transaksi reguler yang berulang dalam jumlah besar antara organisasiorganisasi komersial. Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Asociation (IDEA) sebagai “transfer data tersruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”. c. Internet Commerce yaitu penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk perdagangan melingkupi kegiatan penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet antara lain pemesanan/pembelian barang Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 37 -
dimana barang akan dikirim melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual. Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan mempunyai keuntungan antara lain: internet merupakan media pomosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah dan pembelian melalui internet akan diikuti dengan layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesanan.
3.3.4 Peluang E-Commerce di Indonesia Semakin maraknya proses globalisasi yang terjadi di hampir semua negara di dunia membuat kebutuhan akan internet semakin besar. Adanya perjanjian AFTA, CAFTA, dan munculnya bermacam-macam TRIAD (himpunan dari negara-negara) seperti Uni Eropa membuat persaingan dalam bisnis semakin besar. Salah satu strategi yang digunakan oleh para perusahaaan baik lokal maupun internasional dalam mengatasi persaingan ini adalah dengan pemanfaatan media internet sebagai sarana penunjang dalam hal promosi hingga dalam hal memperoleh informasi. Semakin meningkatnya pengguna internet di berbagai negara membuat peluang Ecommerce untuk berkembang semakin besar. Berdasarkan data dari Departemen Komunikasi Dan Informatika Republik Indonesia, Indonesia merupakan salah satu dari 20 besar negara yang memiliki tingkat pertumbuhan penggunaan internet yang terbesar. Dari tahun 2000 hingga 2008, pengguna internet telah mengalami pertumbuhan sebesar lebih dari 1000 % dan diperkirakan sampai akhir tahun 2008 pengguna internet di Indonesia sekitar 25 juta jiwa. Adanya keuntungan yang sangat besar dari E-Commerce membuat banyak pelaku bisnis memanfaatkan E-commerce ini. E-Commerce memiliki keuntungan antara lain: a. Mampu memperluas jangkauan pemasaran suatu produk b. Menghemat biaya khususnya yang berhubungan dengan percetakan, transportasi informasi lain, komunikasi dan lain-lain. c. Mampu beroperasi selama 24 jam sehari karena e-commerce menggunakan akses internet yang selalu on-line 24 jam. d. Tidak dikenakan pajak (untuk negara tertentu) Namun ditengah pesatnya pertumbuh E-commerce bukan berarti tanpa kendala, hambatan ini antara lain: a. Masih kurangnya tingkat keamanan yang ada sehingga mempengaruhi tingkat kepercayaan baik pihak penjual maupun pembeli. b. SDM yang berkualitas dalam bidang ini masih sedikit. c. Budaya tiap negara yang bebeda-beda sehingga kadang mempersulit perkembangan ECommerce d. Otentikasi user dan belum tersedianya public key infrastructure e. Permasalahan hukum/legalitas. Walaupun masih terdapat hambatan-hambatan seperti di atas, e-Commerce masih memiliki peluang yang besar di Indonesia. Manfaatnya yang besar sangat diperlukan untuk mengembangkan bisnis dan menghadapi persaingan yang sangat ketat ini
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 38 -
3.4
Konfigurasi Jaringan
3.4.1 Jenis – Jenis Jaringan Elektronik Jenis–jenis jaringan elektronik terdiri dari empat bagian yang saling terpisaha dan mempunyai masing-masing cakupan yang digunakan dalam pengembangan dan penelitian teknologi informasi, antara lain : 1. Local area networks (LAN) : Jaringan komputer dan peralatan lainnya yang ada pada satu lokasi tertentu, seperti satu gedung berdekatan dengan gedung yang lainnya (biasanya dalam satu gedung) 2. Metropolitan Area Network (MAN) : Jaringan dalam satu kota tertentu atau area metropolitan. 3. Wide Area Network (WAN) : Jaringan komputer yang mencakup minimal 2 metropolitan 4. Internet : Jalur elektronik yang terdiri dari berbagai standar dan protokol yang memungkinkan komputer di alokasi manpun untuk saling berkomunikasi Bentuk Gambar Konfigurasi Jaringan 1. Konfigurasi LAN 1) Konfigurasi Bintang 2). Konfigurasi Cincin
3). Konfiguasi Bus
2.
Konfigurasi Wide area networks (WAN) Ada 3 konfigurasi WAN: a. Centralized system
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
b. Decentralized system
- 39 -
c. Distributed data processing
LATIHAN - 3 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Apakah yang dimaksud dengan e-business ? Apakah yang dimaksud dengan e-commerce ? Apakah yang dimaksud dengan konfigurasi jaringan ? Meskipun model e-business ini memiliki banyak manfaat, tetapi masih ada sejumlah tantangan dan keterbatasan yang harus diatasi sebutkan dan uraikan ? Bagimanakah klasifikasi e-commerce ? Sebutkan dan jelaskan Klasifikasi e-Business.
SOAL - 3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9.
Uraikanlah penerapan e-business berdasarkan model bisnis Jelaskanlah jenis transaksi e-commerce
Sebutkan dan jelaskanlah model Bisnis dalam e-commerce Uraikanlah dengan jelas dan lengkap proses arsitektur e-Commerce Bagiamanakah jenis transaksi bisnsi untuk e-Commerce pada saat ini, sebutkan dan jelaskan. Walaupun internet mampu menyajikan berbagai informasi untuk pengembangan bisnis, namun beberapa perusahaan mengalami kebangkrutan karena data dan rahasianya dapat dimasuki oleh heacker, Jelaskan manfaat dan kendala e-business untuk : (a) Untuk perusahaan atau pebisnis perorangan, (b) Untuk konsumen, (c) Kompetitor (pesaing) Kemajuan dan perkembangan zaman atau era globalisisi merupakan faktor dari kemajuan teknologi dunia maya dan teknologi jaringan, beberapa negara selalu kreatif mempromosikan hasil krerasi anak bangsanya sendiri, Jelaskan dan uraikan secara lengkap Prospek e-business di Indonesia untuk menghadapi negara-negara maju.
Buatlah gambar maupun tipe dari Model Bisnis dalam e-commerce yang terdiri dari : brokerage model, advertising model, infomediary model, merchant model, manufacturer (direct) model , affiliate model, community model, subscription utility model dan berikan penjelasan dari keterangan gambar tersebut. Seiring dengan kemujuan teknologi saat ini, kita sering menemukan produk baru dari hasil adopsi ternologi jaringan. Sebutkan dan jelaskanlah jenis-jenis jaringan elektronik dan konfigurasi jaringan yang di terapkan dalam teknologi jaringan saat ini Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 40 -
DAFTAR PUSTAKA
1. Bodnar., George H. and William S. Hopwood(2004), Sistem Informasi Akuntansi, 9th ed Andi Yogyakarta. 2. Braun A. (2004), A Software Architecture for Knowledge Acquisition and Retrieval for Global Software Development Teams.
3. Hafiz. 2009. e-Business. [terhubung berkala]. http://hafiz-online.blogspot.com/2009/06/ebusiness.html [20 Jun 2011]. 4. Hall, A James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western Publising Co. 5. Leon A. (2005), Enterprise Resources Planning. New Delhi: McGraw Hill.
6. Marshall., Romney B. dan Steinbart John Paul Steinbart (2005), Accounting Information System, 9th ed Salemba Empat Jakarta. 7. O’Brien JA, Marakas GM (2010), Introduction to Information Systems. McGraw Hill.
8. Rachmat Vidiansyah (2010), Implementasi, Kegunaan Dan Manfaat E-Business Di Indonesia. Magister Manajemen Dan Bisnis Institut Pertanian Bogor
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 41 -
BAB IV MANAJEMEN DESAIN DAN DATABASE MODEL DATA REA (RESOURCE EVEN AND AGENT)
PENGANTAR Model data Resource Event Agent-REA adalah perangkat modeling konseptual yang khususnya didesain untuk menyediakan struktur untuk mendesain database dalam sistem informasi akuntansi. Model data REA menyediakan struktur dengan 2 cara : Pertama adalah mengidentifikasi apakah kesatuan-kesatuan harus dimasukkan dalam database SIA, kedua adalah penjabaran bagaimana membuat struktur hubungan diantara kesatuan-kesatuan dalam database. Materi pembahasan REA dengan data model, entity relationalship (ER) diagrams untuk mengembangkan diagram REA, implementasi diagram REA ke database relational menggunakan diagram REA dan mengintegrasikan diagram REA atas seluruh siklus akuntansi.
TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Instruksional Umum : Pada akhir kuliah, mahasiswa mampu berpikir, yaitu dapat tahu mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup manajemen data bases design Tujuan Instruksional Khusus :
Tujuan utama dari mata kuliah ini adalah membekali mahasiswa cara berpikir dan pemecahan persoalan dalam paradigma manajemen data bases design. Mahasiswa harus mampu membuat penyelesaian masalah data bases design diberbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta dan kemudian ia mampu untuk mengeksekusi aplikasi melalui diagram Resource-Event-Agent. Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1. Menggunakan REA sebagai alat design data base 2. Menggunakan REA diagram
3. Membangun seperangkat table data base dari suatu model REA
4. Membaca REA diagram dan mengkaitkannya dengan kegiatan usaha
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 42 -
BAB IV MANAJEMEN DESAIN DAN DATABASE MODEL DATA REA (RESOURCE EVEN AND AGENT) 4.1
BAB 4
Model Data dan Rancangan Data Base
4.1.1 Model data REA (Resource Event & Agent) Data modeling adalah proses pendefinisian dari sebuah database sehingga mewakili semua aspek dalam organisasi, termasuk interaksi dengan pihak luar. Model data REA adalah perangkat modeling konseptual yang khususnya didesain untuk menyediakan struktur untuk mendesain data base dan sistem informasi akuntansi. Model data REA menyediakan struktur dengan 2 cara : (a) Mengidentifikasi apakah kesatuan-kesatuan harus dimasukkan dalam data base AIS. (b) Dengan penjabaran bagaimana membuat struktur hubungan diantara kesatuankesatuan dalam database. Jenis-Jenis Kesatuan REA terdiri dari : 1) Sumber daya; Didefinisikan sebagai hal yang mempunyai nilai ekonomis dalam organisasi, contoh : kas, inventori, perlengkapan, peralatan dan tanah. 2) Kejadian/Transaksi; Berbagai kegiatan bisnis, yang manajemen lakukan untuk mengumpulkan informasi untuk perencanaan dan pengawasan. Beberapa transaksi secara langsung mempengaruhi kuantitas dari sumber-sumber daya. Sebagai contoh : kegiatan penjualan menurunkan kuantitas inventaris dan kegiatan pengumpulan uang kas meningkatkan sejumlah besar kas. 3) Agen ; dalah orang-orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam setiap kejadian dan kepada merekalah informasi dibutuhkan untuk perencanaan, pengawasan dan pengevaluasian. 4.1.2 Entity-Relationship Diagrams (E-R Diagram) Adalah satu metode untuk menggambarkan sebuah data base dalam bentuk skema. Disebut REA diagram karena menunjukkan berbagai model kesatuan dan hubungan penting diantara mereka. Di dalam sebuah diagram karena menunjukkan berbagai model kesatuan dan hubungan penting diantara mereka. Di dalam sebuah diagram REA, kesatuan muncul dalam bentuk segiempat dan hubungan antara kesatuan-kesatuan digambarkan dalam bentuk diamond, seperti gambar yang tertera di bawah, yaitu sebuah diagram REA dari bagian siklus pendapatan untuk menyederhanakan gambar tersebut kita hanya memasukkan dua transaksi, yaitu penjualan merchandise untuk pelanggan dan kumpulan uang kas dari pelanggan. Resources
Inventor y
Line Items
Evens Sales
Party
Made
Mad to e
to Cash
Incerases
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
Cash collection
to Received
Agens
Sales person
Customer
from
Received by
Cashier
- 43 -
4.1.3 Mengembangkan Diagram REA REA memperlakukan sistem akuntansi sebagai representasi virtual bisnis yang sebenarnya. Dengan kata lain, itu menciptakan objek komputer yang langsung mewakili benda nyata dunia bisnis. Dalam istilah ilmu komputer, REA adalah suatu ontologi. Objek nyata termasuk dalam model REA adalah: (1) Barang, jasa atau uang, yaitu, sumber daya, (2) Transaksi bisnis atau perjanjian yang mempengaruhi sumber daya, yaitu, kejadian, (3) Orang atau badan-badan manusia lain (perusahaan lain, dll), yaitu, agen. REA sistem biasanya dimodelkan sebagai database relasional, meskipun hal ini tidak wajib. Desain biasanya menggunakan diagram entitas-hubungan. Pengembangan diagram REA untuk siklus transaksi yang spesifik terdiri dari tiga tahap : 1) Mengidentifikasikan setiap kejadian atau transaksi yang mempengaruhi perubahan dasar ekonomi dalam siklusnya. 2) Mengidentifikasi sumber daya yang mempengaruhi setiap kejadian atau transaksi beserta agen-agen yang terlibat. 3) Menentukan pokok utama untuk setiap hubungan kerjasama. Tahap – Tahap Model REA :
Tahap 1: Mengidentifikasikan peristiwa perubahan ekonomi Dasar REA terdiri dari dua peristiwa, yang satu meningkatkan sumber daya yang lainnya menurunkan sumber daya. Perubahan dasar ekonomi pada siklus pendapatan berhubungan dengan penjualan barang atau jasa dan penerimaan pembayaran kas dari penjualan. Gambaran sebuah diagram REA untuk setiap siklus individu, biasanya dengan membagi kertas kerja menjadi 3 kolom untuk setiap pekerjaan. 1. Kolom kiri untuk sumber daya 2. Kolom tengah untuk peristiwa/transaksi 3. Kolom agen untuk agen adalah sangat penting untuk menentukan apakah masih ada peristiwa binis lainnya dalam siklus tersebut atau tidak.
Tahap 2 : Mengidentifikasikan sumber daya dan agen-agen. Satu dan peristiwa penting dapat dispesifikasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh peristiwa tersebut dapat didefinisikan. Bagaimana dengan Account Receivable? Ini tidak termasuk dalam peristiwa penting tersebut, karena account receivable tidak terdapat dalam definisi model data REA. Account Receivable adalah objek yang tidak bebas, tetapi penyajiannya sederhana pada waktu berbeda antara dua peristiwa. Yaitu penjualan dan pengumpulan kas. Konsekuensinya, jika data tentang penjualan dan pengumpulan kas disimpan dalam data base, maka tidak perlu menyimpan informasi secara berlebihan tentang account receivable.
Tahap 3 : Mengidentifikasi jabatan (cardinalitas) Jabatan mengidentifikasikan hubungan beberapa kejadian dalam suatu perusahaan yang dapat dihubungkan dengan kejadian pada perusahaan lain. Beberapa perusahaan dapat mengimplementasikan kejadian tersebut dalam sebuah table. Pada kenyataannya jabatan dapat menyediakan informasi tentang bagaimana barisbaris dalam table dari hubungan yang lain dapat dihubungkan dengan tiap-tiap baris dalam table tersebut, jabatan seringkali diekspresikan menjadi 2 yaitu jabatan minimum dan jabatan maksium. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 44 -
4.2 Jenis-Jenis Entitas REA Model REA secara khusus diperugunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek sistemtik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai organisasi. Model REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan kedalam database SIA, dan jenis REA: (1) Sumber daya (resource) yang didapat dan dipergunakan oleh organisasi, (2) Kegiatan (event) aktivitas bisnis yang dilakukan oleh organisasi, (3) Pelaku (agent) pelaku atau hubungan dengan agent unit bisnis Tipe-tipe kerjasama
Menurut maksimum jabatan, ada tiga jenis kerjasama yaitu :
1. A one-to-one relationship atau hubungan antara satuan, jika jabatan maksimum tiap perusahaan hanya ada satu. Sales
(0,1)
A. One-to-one (1:1) Relationship Pays for
(1,1)
B. One-to-Many (1:N) Relationship Between Sales and Cash Collection Sales
(0,N)
Pays for
(1,1)
B. One-to-Many (1:N) Relationship Between Cash Collection and Sales Sales
Sales
(0,1)
(0, N)
Pays for
(1, N)
A. Many-to-Many (M:N) Relationship Pays for
(1, N)
Cash
Collactions Cash
Collactions Cash
Collactions Cash
Collactions
2. A one-to-many relationship atau hubungan satuan dengan besaran jika jabatan maksimum dalam suatu perusahaan hanya ada satu dan jabatan maksimum perusahaan lain hanya ada sebanyak N. 3. A-many-to-many relationship atau hubungan antara besaran, jika jabatan maksimum di kedua perusahaan sebanyak N. 4.2.1 Penerapan diagram REA dalam Database Relational
Tahap 1 : Membuat table untuk setiap satuan dan hubungan antara besaran Tahap 2 : Mengidentifikasi atribut-atribut untuk setiap tabel :
a. Kunci utama. Perusahaan seringkali membuat identifikator numeric (berupa angka) yang merupakan sumber khusus identifikasi yang unik, kejadian-kejadian dan agen-agen, identifikator numeric ini merupakan kandidat yang baik sebagai kunci utama. Sebagai contoh, S&S dapat menggunakan nomor invoice sebagai
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 45 -
kunci utama pada tabel penjualan dan jumlah konsumen sebagai kunci utama pada tabel konsumen. b. Atribut-atribut lain. Seperti tanggal dan jumlah dari masing-masing penjualan, diperlukan untuk melengkapi dan mengakuratkan proses transaksi dan produksi pada pengukuran keuangan dan laporan manajerial. Atribut lain disimpan karena mereka memberikan fasilitas pada manajemen secara efektif terhadap suatu sumber organisasi, kejadian dan agen-agen. c. Data harga. Harga disimpan sebagai tabel pada tabel invetaris d. Data komulatif. Jumlah yang tersedia dalam neraca rekening kas tidak perlu dicatat karena keseluruhan dalam database, karena system dapat menghitung mereka kapanpun diperlukan. Tahap 3 : Penerapan hubungan antara satuan dan hubungan satuan dengan besaran. Pola Dasar REA (Basic REA Templete) Sumber Daya A
Sumber Daya B
Arus Masuk
Arus Keluar
4.2.2 Penggunaan diagram REA :
MENERIMA Sumber Daya A
MEMBERI Sumber Daya B
Pelaku
Pelaku Internal
Pelaku
Pelaku Eksternal
Pelaku
Pelaku Internal
Pelaku
Pelaku Eksternal
a.
Dokumentasi Diagram REA kegunaanya sangat khusus sekali misalnya dalam dokumentasi pembuatan database SIA. Diagram REA memberikan dua tipe yang penting dalam informasi mengenai data base SIA yang tidak digambarkan di dokumentasi lainnya, yaitu informasi tentang hubungan antara data dan informasi tentang pelatihan bisnis organisasi. Diagram REA dengan jelas menggambarkan hubungan antara bermacam-macam data yang disimpan di dalam data base akuntansi. Berbeda dengan flowchart yang hanya memperlihatkan bagaimana membuat dan menggambarkan karakteristik utama file, seperti bagaimana file diatur dan dicatat. Seperti halnya data flow diagram menggambarkan kandungan atau isi dari masing-masing file dalam sebuah system, tetapi tidak secara jelas memperlihatkan bagimana file-file itu berhubungan satu dengan lainnya. b.
Informasi tentang pelatihan bisnis Mengartikan dengan benar apa yang menjadi utama dalam diagram REA maksudnya harus mengartikan dengan benar peristiwa apa dalam keseluruhan yang mewakili. Ini selalu mudah baik bagi agen maupun bagi transaksi secara keseluruhan. Setiap peristiwa dari agen sebuah entitas mewakili orang yang khusus atau organisasi. Sama seperti, setiap peristiwa dari kejadian sebuah entitas mewakili aktivitas bisnis yang khusus atau transaksi. Contoh, setiap peristiwa penjualan mewakili transaksi penjualan yang khusus. c.
Informasi Tentang Isi Database
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 46 -
Diagram REA menggambarkan hubungan antara berbagai data yang disimpan dalam data base akuntansi, sebaliknya flowchart hanya menunjukkan file yang ada dan menggambarkan karakter dasar mereka, sebagaimana mereka dikumpulkan dan disimpan. Diagram data flowchart (DFD) menunjukkan isi dari tiap file dalam system, tapi tidak menunjukkan bagaimana file-file itu berhubungan satu dan lainnya. Hubungan dalam diagram REA menyediakan informasi yang berguna tentang keadaan perusahaan dan kebijakan yang dianutnya. Contohnya menyediakan kredit untuk pelanggannya dan juga mengijinkan mereka untuk melakukan pembayaran secara berkala. Ini juga mengindikasikan bahwa perusahaan telah menjual barang dalam jumlah yang besar. Resources Inventor y
(0,N)
Line Items
Evens
(1,N)
Sales
(1,1)
Made
Inventor y
Tabel nama Inventory Sales Salesparson Cashier Castomer Cash Cash collaction Sales-Inventory Sales-cash collections
Incerases
(1,1)
(1,N)
Cash Collection
(1,1) (1,1)
Received from
Received
Sales person
(0,N) (0,N)
Customer
to
Made
(1,N)
(1,N)
to
(0,N)
to
Party
Agens
(0,N)
(1,N)
Cashier
by
Contents (primary key, foreign keys, other atributes) Item #, description, cost, price Invoice #, salesperson #, customer #, data, amount, time Employee #, name, date hired, salary Employee #, name, date hired, salary Customer #, name, street, city, state, credit limit Account #, type, location Remittance #, customer #, cashier #, account #, data, amount Invoice #, Item #, Quality sold, replacement, age Invoice #, remittance #, amount
Dengan mengetahui tiap-tiap apa yang didapat dari sumber data bagaimanapun, dapat kadang-kadang lebih sulit, ingat bahwa informasi tentang atribut-atribut yang disimpan dengan tiap tujuan hubungannya kadang-kadang termasuk dalam diagram REA. Hal ini dapat digunakan untuk menerjemahkan tujuan dari sumber itu. Dalam Figure 6.7 daftar dari atribut inventory yang termasuk kuantitasnya. Ini menggambarkan bahwa tiap baris dari inventory mewakili salah satu macamnya tidak dalam obyek individual. Baris baris tersebut dapat menyimpan data tentang item yang spesifik, contohnya VCD Player, dan baris lainnya dapat menyimpan data tentang item spesifik lainnya S&S akan mengetahui berapa banyak tiap produk ini akan di tangan, konsekuensinya, kuantitas atribut di tangan akan ditemukan di dalam catatan inventory. Sekarang kita kaji hubungan antara penjualan dan inventory. Hubungan ini disebut garis item dan menunjukkan fakta bahwa penjualan melingkupi satu atau lebih barang persediaan, tiap-tiap mana muncul sebagai garis Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 47 -
item terpisah pada Sales in Voice. Kuantitas penjualan menunjukkan bahwa pelanggan dapat membeli lebih dari satu barang. Lihat hubungan antara kas dan pengumpulan kas. Tiap baris dalam satuan kas menunjukkan akun yang spesifik, yang mana satu baris menyimpan data tentang kas pemeriksaan reguler S&S, yang lainnya tentang payroll, yang lainnya lagi tentang akan investasi pasar uang dan seterusnya. menggambarkan hubungan antara kas dan pengumpulan kas sebagai kesatuan, semua pengumpulan kas didepositokan ke akun yang sama. 4.2.3 Spesifikasi Organisasi tentang Diagram REA Meskipun perkembangan dari diagram REA untuk siklus pendapatan S & S (satu siklus) kelihatannya sudah tegas dan intuitif, model dan dapat menjadi suatu proses yang kompleks. Biasanya diagram REA adalah unik untuk suatu organisasi. Contohnya S&S tidak menerima pesanan dari pelanggan. Maksudnya, pelanggan hanya dapat membeli barang-barang yang sudah ditentukan sebelumnya. Konsekuensinya siklus pendapatan S&S hanya melengkapi 2 item dasar : Penjualan dan pengumpulan kas, sebaliknya perusahaan pesanan lewat surat menerima pesanan pelanggan, mengambil barangnya di gudang dan melakukan pengapalan pesanan itu pada pelanggannya. Untuk itu diagram REA untuk siklus pendapatan dari perusahaan tersebut melingkupi hal-hal : terima pesanan, mengisi peranan, menghapalkan pesanan dan mengumpulkan kas. Untuk lebihnya perusahaan retail seperti S&S hanya punya satu inventory, diagram REA untuk perusahaan manufaktur melingkupi kesatuan terpisah untuk material dan finished goods inventory. Akhirnya karena S&S menjual barang dengan jumlah besar, model diagram REAnya menunjukkan hubungan antara penjualan dan invetory. Sebaliknya dengan REA untuk penjualan barang seni langka akan menggambarkan hubungan antara penjualan dan pengumpulan kas.
4.2.4 Memindahkan Informasi dari SIA Diagram REA yang lengkap juga menunjukkan panduan berguna dalam menggunakan data base SIA. Awalnya menunjukkan nomor-nomor dari elemen-elemen yang ditemukan dalam SIA tradisional seperti jurnal, ledger dan informasi tentang klaim, contohnya kun receivables. Sebenarnya semua informasi itu disajikan, tapi disimpan di format yang berbeda. Informasi biasanya ditemukan dalam jurnal yang disimpan dalam tabel untuk menyimpan data tentang transaksi. Contohnya jurnal penjualan dapat diproduksi dengan menampilkan masuknya yang diperlukan dalam tabel penjualan. Ini akan menghasilkan daftar dari semua peristiwa penjualan, yaitu tunai dan kredit, proses serupa dapat dilakukan untuk memproduksi pengumpulan kas, pembelian atau jurnal pengeluaran kas. Bentuk informasi secara tradisional biasanya berisi ledger disimpan dalam data base kombinasi antara sumber dan tabel peristiwa. Tiga jenis hubungan yang terdapat dalam kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar entitas: 1. Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship) : (1:1) terjadi saat kardinal maksimum untuk setiap entitas dalam hubungan tersebut adalah N 2. Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many reletionship) : (1:N) terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N. 3. Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship ) : (M:N) Terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam satu hubungan adalah N. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 48 -
LATIHAN & SOAL LATIHAN - 4 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Apakah yang dimaksud dengan model diagram REA? Bagimanakah model data REA dalam menyediakan struktur untuk e-commerce ? Sebutkanlah jenis-jenis kesatuan model data REA dalam sistem informasi akuntansi Sebutkanlah bagimana penerapan diagram REA dalam data base relational. Uraikanlah tujuan dokumentasi dalam model date REA Berikan contoh (dari perusahaan yang anda kenal) untuk setiap situasi bisnis yang dideskripsikan oleh kardinalitas hubungan berikut : a. Penjualan (0,N) ke pengumpulan Kas (1,N) b. Penjualan (1,1) ke Persediaan (0,1) c. Pembelian (0,N) ke pengeluaran Kas (1,N) d. Pembelian (0,1) ke Pengeluaran Kas (1,N) e. Pembelian (1,N) ke Pengeluaran Kas (1,1) f. Pegawai (1,1) ke Departemen (1,N) g. Pembelian (1,1) ke Penerimaan Persediaan (1,N)
SOAL - 4
1. Uraikanlah dan jelaskan penggunaan diagram REA melalui teknologi informasi dan jaringan teknologi internet untuk business online. 2. Buatlah gambar diagram REA untuk pendapatan dan pengeluaran kas, jelaskan penerapan diagram REA tersebut dalam database relational pendapatan dan pengeluaran kas. 3. Jelaskan menurut pendapat anda tujuan dan fungsi penggunaan model diagram REA apabila kita membuat suatu perancangan sistem informasi akuntansi komputer. 4. Jelakan spesifikasi organisasi tentang diagram REA dalam sistem informasi akuntansi perusahaan Industri, mulai dari pembelian bahan kemudian pengolahan, kemudian barang jadi dan sampai persediaan barang jadi. 5. Buatlah diagram REA dan jelaskan tipe-tipe dalam sistem informasi akuntansi piutang, penjualan dan hutang usaha. 6. PT Sanjaya Utama menyediakan perlengkapan (sparepart) dan services untuk berbagai komputer. Pelanggan dapat membeli perlengkapan dan melakukan perbaikan sendiri di rumah, atau mereka boleh membawa komputer mereka untuk diperbaiki di toko tersebut, namum mereka akan membayar biaya perlengkapan mencakup pembelian perlengkapan, hanya saja baia kerja untukservices . Pelanggan individual harus membayar semua pembelian peralatan secara penuh pada saat penjualan. Pelanggan individu harus membayar 50% di depan ketika membawa komputernya untuk diservices dan membayar sisanay pada pada saat mengambil komputer tersebut. Akan tetapi, pelanggan korporat ditagih perbulan untuksemua penjualan (perlengkapan dan services). Meskipun PT Sanjaya Utama memiliki beberapa rekening bank, semua penjualan dimasukkan kedalam rekening utama. Diminta gambarlah diagram REA
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 49 -
DAFTAR PUSTAKA 1. Bodnar, George H. and William S. Hopwood (2004), Sistem Informasi Akuntansi, 9 th ed Andi Yogyakarta.
2. Hall. A James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western Publising Co.
3. Marshall Romney B. dan Steinbart John Paul Steinbart (2005), Accounting Information System, 9th ed Salemba Empat Jakarta.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 50 -
BAB V PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGANTAR Sistem informasi akuntansi dianggap metode yang pasti untuk meningkatkan kinerja perusahaan, namun harus didukung dengan pengendalian internal untuk mengatasi berbagai permasalan yang rumit sifatnya seperti ancaman terhadap SIA, strategi yang tepat diterapkan dalam perusahaan, antar lain : overview konsep pengendalian, lingkungan pengendalian, kebijakan dan prosedur pengendalian, evaluasi atau sistem pengendalian. Struktur pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan tingkat jaminan yang masuk akal bahwa tujuan spesifik organisasi akan tercapai. Sistem ini menyajikan jaminan yang masuk akal, karena sistem pengendalain internal ini menyediakan jaminan lengkap sulit untuk dirancang dan mahal biayanya. Masyarakat kita mempunyai ketergantungan sangat tinggi pada sistem informasi akuntansi, yang telah berkembang semakin kompleks, yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi. Pengendalian internal SIA akan membantu pencapaian tugas manajemen karena bisa digunakan sebagai alat kontrol untuk semua aktivitas perusahaan dengan sistem yang kompleks dan mempunyai nilai tinggi, sebab itu perusahaan pasti akan dihadapkan pada resiko atas sistem mereka.
Tujuan Instruksional Umum : Pada akhir kuliah, mahasiswa mampu berpikir, yaitu dapat tahu mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup pengendalian internal sistem informasi akuntansi Tujuan Instruksional Khusus :
Tujuan utama dari bab ini adalah membekali mahasiswa cara berpikir dan pemecahan persoalan dalam paradigma pengendalian internal sistem informasi akuntansi. Mahasiswa harus mampu membuat penyelesaian masalah pengendalian internal sistem informasi akuntansi diberbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta dan kemudian ia mampu untuk mengeksekusi audit dan laporan keuangan perusahaan dari hasil pengolahan komputer/software Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1. Ancaman terhadap SIA
2. Konsep dasar pengendalian
3. Elemen-elemen utama lingkungan pengendalian 4. Kebijakan dan prosedur pengendalian 5. Evaluasi atas sistem internal kontrol
TUJUAN PEMBELAJARAN
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 51 -
PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
BAB 5
5.1
Pendahuluan Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Klasifikasi Pengendalian dan prosedur-prosedur Internal/pengendalian khusus yang digunakan dalam sistem pengendalian internal dan pengendalian manajemen mungkin dikelompokkan menggunakan empat kelompok pengendalian internal berikut ini: 1. Pengendalian untuk pencegahan (preventif control), pengendalian untuk pemeriksaan (detektif control), dan pengendalian korektif (correctif control) 2. Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi 3. Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi 4. Pengendalian Input, proses, dan output Pengendalian dan Eksposur dibutuhkan untuk mengurangi eksplosur terhadap resiko. Eksplosur mencakup potensi dampak finansial akibat suatu kejadian dikalikan dengan probabilitas terjadinya kejadian tersebut. Eksplosur adalah resiko dikalikan konsekuensi finansial atas resiko tersebut
Gambar 5.1. Pengendalian Ekposur
Kejahatan dan Kecurangan Kerah Putih adalah kejahatan dari manajaemen : a. Karyawan mencuri harta kekayaan perusahaan untuk kepentingan pribadi b. Karyawan berkolusi dengan pihak luar untuk mencuri harta perusahaan c. Kecurangan manajemen (manajemen laba) Tujuan pengendalian internal adalah memberikan jaminan yang wajar bahwa: a. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha. b. Informasi bisnis akurat c. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 52 -
Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran serius terhadap pengendalian internal adalah penggelapan oleh karyawan (employee fraud. Sedangkan komponen proses pengendalian internal sistem informasai akuntansi mencakup : • Reabilitas pelaporan keuangan • Efektifitas & efisiensi operasi • Keseuaian dengan peraturan dan regulasi yg berlaku 5.2
Klasifikasi Pengendalian Hall dan Singleton (2007), menjelaskan bahwa aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai risiko yang telah diidentifikasi perusahaan. Hall dan Singleton (2007) juga mengatakan bahwa aktivitas pengendalian dapat dikelompokkan ke dalam dua kategori, yaitu pengendalian komputer dan pengendalian fisik. Di bawah ini digambarkan kategori aktivitas pengendalian. Pengendalian komputer membentuk bagian yang merupakan perhatian utama. Pengendalian ini secara khusus berkaitan dengan dengan lingkungan TI dan audit TI, digolongkan dalam dua kelompok umum, yaitu pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control). Pengendalian umum berkaitan dengan perhatian pada tingkat keseluruhan perusahaan, seperti pengendalian pada pusat data, basis data perusahaan, akses sistem, pengembangan sistem, dan pemeliharaan program. Sementara pengendalian aplikasi memastikan integritas sistem tertentu seperti pemrosesan pesanan penjualan, utang usaha, dan aplikasi penggajian Struktur pengendalian intern ada 5 unsur : 1) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian dalam perusahaan termasuk seluruh sikap manajemen dan karyawan tentang pentingnya pengendalian. Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhinya : nilai-nilai etika dan integritas, komitmen terhadap kompetensi, dewan komisaris dan komite audit, philosophy managemen dan gaya operasional, struktur organisasi, pelimpahan wewenang dan tanggungjawab, kebijakan dan praktek SDM. a. aktivitas pengendalian : Pemisahan tugas
Dokumen catatan yg memadai
Akses terbatas ke harta perusahaan
Pengecekan akuntabilitas dan kinerja Pengendalian pengelolaan informasi
b. informasi & komunikasi
Dokumentasi sistem akuntansi Sist. Akuntansi double –entry Komunikasi
Pengawasan
2) Penilaian Risiko (Risk Assessment) Pengendalian teknologi informasi dan keamanan sistem informasi dapat diaplikasikan dengan Componen model pengendalian internal menggunakan COSO (committee of sponsoring organizations) dan COBIT (control for information and related technology) componenuntuk menilai resiko. Jenis-jenis ancaman yang dihadapi perusahaan berikut ini : a. Strategis : melakukan hal yang salah b. Operasional : melakukan hal yang benar, tetapi dengan cara adanya kerugian sumber daya keuangan, pemborosan, pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 53 -
c. Informasi : menerima informasi yang salah atau tidak relevan, sistem yang tidak andal, dan laporan yang tidak benar atau menyesatkan.
Resiko Perusahaan yang menerapkan sistem EDI harus mengidentifikasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh sistem tersebut, yaitu : a. Pemilihan teknologi yang tidak sesuai b. Akses sistem yang tidak diotorisasi c. Penyadapan transmisi data d. Hilangnya integritas data e. Transaksi yang tidak lengkap f. Kegagalan system g. Sistem yang tidak kompatibel . Resiko lainnya yang kemungkinan terjadinya sesuatu yang tidak diharapkan. Misalnya : a. Perubahan keinginan konsumen b. Ancaman pesaing c. Perubahan peraturan d. Perubahan faktor ekonomi e. Pelanggaran karyawan
3) Aktivitas Pengendalian a. Perilaku: Perubahan nendadak gaya hiudp Hubungan erat dengan pemasok Menolak cuti Sering pinjam uang dari orang lain Mabok atau memakai narkoba b. Sistem Akuntansi: Dokumen hilang (nomor dokumen tidak urut) Kenaikan refund untuk pelanggan Selisih penerimaan kas harian dengan yang disetor ke bank Pembayaran dari pelanggan mendadak lambat Penundaan pencatatan transaksi Prosedur pengendalian diterapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan tercapai. Diantara prosedur-prosedur itu adalah (a) Pegawai yang kompeten, perputaran tugas, dan cuti wajib. (b) Pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan. (c) Pemisahan operasi, pengamanan aktiva, dan akuntansi. (d) Prosedur pembuktian dan pengamanan. 4) Informasi dan Komunikasi Akuntan harus memahami berikut ini : a. Bagaimana transaksi diawali b. Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin c. Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui d. Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi e. Bagaimana informasi dilaporkan Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 54 -
Kebijakan dan prosedur yang ditetapkan managemen untuk mencapai tujuan pengendalian internal antara lain : a. Kompetensi personalia, rotasi tugas dan kewajiban cuti b. Pemisahan tagungjawab untuk kegiatan terkait c. Pemisahan fungsi pelaksana, penyimpan aset, dan akuntansi d. Alat persetujuan dan pengamanan. Informasi tentang pelaksanaan elemen-elemen pengendalian internal yang lain yang dijadikan pedoman managemen untuk menjamin pencapaian tujuan. Mangemen juga menggunakan informasi eksternal untuk menilai peristiwa dan kondisi yang mempengaruhi keputusan pelaporan eksternal (misal: PSAK). Akuntan harus memahami berikut ini : (1) bagaimana transaksi diawali bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, (2) bagaimana file komputer diakses dan diperbarui, (3) bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi, (4) bagaimana informasi dilaporkan, (4) hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak audit (audit trail), (5) Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan akhirnya pada laporan keuangan. 5) Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan terhadap system pengendalian internal akan
mengidentifikasi
letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut.
a. Menentukan tempat kelemahan dan memperbaiki efektivitas pengendalian.
dimana
b. Ongoing monitoring
5.3
c. Mengamati perilaku karyawan dan tanda peringatan dari sistem akuntansi Pengendalian Aplikasi
Hall dan Singleton (2007) mengatakan bahwa pengendalian aplikasi adalah berbagai prosedur terprogram yang didesain untuk menangani berbagai potensi eksposur yang mengancam aplikasi-aplikasi tertentu, seperti sistem pengganjian, pembelian, dan pengeluaran kas. Pengendalian jenis ini dibagi ke dalam tiga kategori umum, yaitu pengendalian input, pengendalian pemrosesan, dan pengendalian output. Tujuan Pengendalian Aplikasi (Application Control) PDE adalah: Untuk menetapkan prosedur pengendalian khusus atas aplikasi akuntansi dan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa semua transaksi telah diotorisasi dan dicatat serta diolah seluruhnya dengan cermat dan tepat waktu. Siklus pengendalian aplikasi Pengendalian aplikasi dan pengembangan sistem dan pemeliharaannya, memberikan keyakinan yang wajar bahwa kegiatan berikut ini dilaksanakan secara tepat, yaitu : 1. Pengendalian sistem aplikasi. Pengendalian ini untuk memberikan keyakinan bahwa : (1) pengujian, penggantian, implementasi dan dokumentasi dari sistem yang baru atau yang diperbaiki , (2) perubahan terhadap sistem dokumentasi , (3) akses terhadap sistem aplikasi dan (4) pembelian sistem aplikasi dari pihak ketiga. 2. Pengendalian terhadap operasi komputer. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 55 -
Pengendalian ini untuk memberikan keyakinan bahwa : (1) komputer hanya digunakan petugas yang telah diotorisasi, (2) sistem komputer hanya digunakan untuk maskud yang telah ditentukan, (3) hanya program tertentu yang dipakai dan (4) kesalahan-kesalahan suatu proses telah dicari dan dikoreksi. 3. Pengendalian pada sistem software. Pengendalian ini didesain untuk memberikan keyakinan bahwa sistem yang dibeli atau dibuat telah dilaksanakan sesuai dengan otorisasi dan dilaksanakan secara efisien. Pengendalian ini meliputi : (1) otorisasi, penjamahan, pengujian, penerapan, dan dokumentasi, dan (2) pembatasan orang-orang yang akan melakukan akses ke sistem software, yaitu petugas yang berhak boleh melakukan akses ke komputer. 4. Pengendalian terhadap program dan input data. Pengendalian ini didesain untuk memberikan keyakinan bahawa : (1) sebelum data dimasukan harus ada prosedur persetujuan dari petugas tertentu dan (2) akses pada data program hanya terbatas pada petugas tertentu. 5. Pengendalian Proses Pengendalian aplikasi PDE dapat dibagi berdasarkan prosesnya sebagai berikut: (a) Pengendalian Input (input control), (b) Pengendalian Proses (process control), (c) Pengendalian Output (output control) Pengendalian Aplikasi mencakup pengendalian atas masukan ; pengendalian atas pengolahan dan file data komputer; pengendalian atas keluaran; dan pengendalian masukan, pengolahan dan keluaran dalam sistem on line. a. Pengendalian atas masukan (input control); Pengendalian input adalah pengendalian yang dilakukan untuk menjamin bahwa data yang diterima untuk diproses dalam komputer telah dikonversi dalam sistem, dijumlahkan, dan dicatat dengan benar. Pengendalian ini didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa: (a) transaksi diotorisasi sebagaimana mestinya sebelum diolah dengan komputer. Transaksi yang diproses hanya transaksi yang sudah benar-benar disetujui, (b) transaksi diubah dengan cermat ke dalam bentuk yang dapat dibaca mesin dan dicatat dalam file data komputer. Transaksi ini di input ke mesin komputer dan dicatat pada file dengan tepat, (c) transaksi tidak hilang, ditambah, digandakan atau diubah dengan tidak semestinya atau diubah secara salah, dan (d) transaksi yang keliru ditolak, dikoreksi dan jika perlu, dimasukan kembali pada waktu yang tepat. b. Pengendalian atas pengolahan dan file data komputer. Pengendalian ini disebut juga pengendalian proses (processing control) yaitu pengendalian yang dilakukan untuk menjamin bahwa proses operasi PDE telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah direncanakan. Misalnya transaksi diproses setelah mendapat otorisasi, dan tidak ada transaksi yang diotorisasi, dihilangkan atau ditambah. Pengendalian ini didesain untuk memberikan keyakinan bahwa : (a) transaksi, termasuk transaksi yang dipicu melalui sitem, diolah dengan semestinya oleh komputer, (b) transaksu tidak hilang , ditambah, digandakan, atau diubah dengan cara yang tidak sah atau tidak semestinya, dan (c) kekeliruan dalam pemrosesan atau pengolahan data diidentifikasi dan dikoreksi pada waktu yang tepat. c. Pengendalian atas keluaran (output control); Pengendalian keluaran adalah pengendalian yang dilakukan untuk menjamin bahwa : (1) hasil print out komputer ataupun displynya telah dilakukan denga teliti dan benar dan (2) menjamin bahwa hasilnya diberikan kepada pegawai yang berhak. Pengendalian ini didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa : (a) hasil pengolahan atau proses Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 56 -
komputer adalah akurat (cermat), (b) akses terhadap keluaran hasil print out komputer hanya dibenarkan bagi petugas tertentu yang berhak, (c) hasil komputer keluaran diberikan kepada atau disediakan untuk orang yang tepat dan pada waktu yang tepat pula yang telah mendapat otorisasi sebagaimana mestinya.
6. Pengendalian Sistem On-Line Pengendalian masukan, pengolahan dan keluaran dalam sistem on line. a. Pengendalian masukan dalam sistem on line. Pengendalian ini didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa : (a) transaksi di entri ke terminal yang semestinya , (b) di entri dengan cermat, (c) data yang dientri telah diklasifikasikan dengan benar pada nilai transaksi yang sah (valid), (d) data yang tidak sah (invalid) tidak di entri pada saat transaksi, (e) transaksi tidak di entri lebih dari sekali, dan (f) data yang dientri tidak hilang selama transaksi berlangsung. b. Pengendalian pengolahan pada sistem on line. Pengendalian ini didesain untuk memberikan keyakinan bahwa: (a) hasil perhitungan telah diprogram dengan benar, (b) logika yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar, (c) file yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar, (d) record yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar, (e) operator telah memasukkan data ake komputer consule sebagaimana mestinya, (f) label yang digunakan selama proses pengolahan adalah benar, (g) selama proses pengolahan telah digunakan standar operasi (default) yang semestinya, (h) data yang tidak sah tidak digunakan dalam proses pengolahan, (I) proses pengolahan tidak maenggunakan program dengan versi yang salah, (j) hasil perhitungan yang dilakukan secara otomatis oleh program adalah sesuai dengan kebijakan manajemen organisasi , dan (k) data masukan yang diolah adalah data yang berotorisasi. c. Pengendalian keluaran pada sistem on line. Didesain untuk memberikan keyakinan bahwa : (a) keluaran yang diterima organisasi adalah tepat dan lengkap, (b) keluaran yang diterima organisasi telah terklasifikasi dan (c) keluaran didistribusikan kepada pegawai yang telah berotorisasi. Prosedur yang dilaksanakan oleh auditor untuk mengendalikan aplikasi perangkat lunak audit meliputi: (a) Partisipasi dalam perancangan dan pengujian program computer; (b) Pengecekan pengkodean program untuk menjamin bahwa pengkodean tersebut sesuai dengan spesifikasi program rinci; (c) Permintaan kepada staf komputer entitas untuk me-review perintah-perintah sistem operasi untuk menjamin bahwa perangkat lunak tersebut akan berjalan dalam instalasi komputer entitas; (d) Pengoperasian perangkat lunak audit tersebut untuk file uji kecil (small test file) sebelum menjalankannya untuk file data utama; (e). Penjaminan bahwa file yang benar yang digunakan-sebagai contoh, dengan cara mengecek ke bukti luar, seperti total kontrol yang diselenggarakan oleh pemakai; (f). Pemerolehan bukti bahwa perangkat lunak audit tersebut berfungsi sebagai mana direncanakan-seperti, review terhadap informasi keluaran dan pengendalian; (g). Penciptaan cara-cara pengamanan yang semestinya untuk menjaga keamanan Untuk menjamin prosedur pengendalian semestinya, kehadiran auditor bukan merupakan keharusan di fasilitas komputer selama TABK dijalankan. Namun, kehadiran auditor di fasilitas komputer dapat memberikan manfaat, seperti ia dapat mengawasi distribusi keluaran dan dapat memastikan koreksi atas kekeliruan dilakukan pada saat yang terdapat kesalahan file masukan yang digunakan dalam menjalankan TABK. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 57 -
5.4
Aktivitas Pengendalian Fisik
Aktivitas pengendalian fisik berhubungan dengan sistem akuntansi tradisional yang menggunakan prosedur manual. Namun pemahaman atas konsep pengendalian ini juga memberikan pandangan atas berbagai risiko dan kekhawatiran dalam pengendalian yang berkaitan dengan lingkungan TI. 5.4.1 Verifikasi Independen Data-data yang sudah direkam akan diperiksa kebenarannya oleh petugas pemeriksa, dengan melakukan pembandingan antara data-data sudah direkam terhadap dokumen datanya. Data-data yang sudah diperiksa diserahkan kepada petugas operasi dan dilaporkan kepada petugas pengatur jadwal.
5.4.2 Otorisasi Transaksi Otorisasi transaksi bertujuan untuk memastikan bahwa semua transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen. Otorisasi dapat bersifat umum dan khusus. Otorisasi umum diberikan kepada personel operasional untuk melakukan operasi rutin. Contohnya adalah prosedur untuk mengotorisasi pembelian persediaan dari pemasok yang ditunjuk hanya ketika tingkat persediaan jatuh ke dalam titik pemesanan ulang yang ditetapkan. Sedangkan otorisasi khusus biasanya berkaitan dengan tanggungjawab pihak manajemen. Otorisasi diperlukan untuk menandakan bahwa sebuah transaksi disetujui dan diketahui oleh manajemen sebagai penanggungjawab aktivitas perusahaan. Pengendalian intern yang mengabaikan keharusan adanya otorisasi memungkinkan masuknya transaksi-transaksi yang salah, dengan tujuan yang tidak dapat dibenarkan serta memberikan peluang kesalahan dan kejahatan lainnya. Pemberian wewenang untuk melakukan otorisasi adalah untuk mendukung saling uji di antara pihak-pihak yang melaksanakan transaksi dan penanggungjawab dimana transaksi tersebut berlangsung. Transaksi-transaksi tanpa otorisasi dianggap sebagai transaksi yang tidak benar, yang dengan demikian tidak bisa diteruskan ke bagian pengolahan data 5.4.3 Pemisahan Tugas Pemisahan tugas merupakan salah satu pengendalian yang bertujuan untuk meminimalkan fungsi-fungsi yang tidak sesuai. Pemisahan tugas dapat bermacam bentuk, tergantung pada tugas tertentu yang harus dikendalikan. Pada umunya, sebuah organisasi EDP terdiri dari dua fungsi utama yaitu: a) Bagian pengembangan sistem, b) Bagian pelaksana pengolahan data Yang keduanya berada dalam sebuah departemen komputer dan dikepalai oleh seorang manager EDP. Departemen komputer dimaksudkan untuk memberikan layanan sistem informasi kepada seluruh jajaran organisasi perusahaan yang memerlukannya. Dalam rangka menyukseskan pekerjaannya, maka departemen ini diawasi oleh sebuah tim pengarah komputerisasi. Tim inilah yang merupakan unsur tertinggi yang menentukan ke mana arah sistem informasi ditujukan. Bagaian pengembangan sistem terdiri dari fungsi-fungsi: a. Analist System : Petugas sistem analis untuk melalukan analisis dan perancangan sistem terhadap gambaran yang telah diberikan oleh tim pengarah, berdasarkan atas kapabilitas dari konfigurasi perangkat keras yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Rancangan sistem Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 58 -
tersebut akan diwujudkan dalam bentuk langkah-langkah pengolahan data, dimulai dari masukan data, pemrosesan, sampai dengan bentuk laporan dan konsep isinya.
b. Programmer : Programmer akan menuliskan spesifikasi program tersebut dengan menggunakan bahasa pemrograman yang tersedia dalam sistem komputer perusahaan. Program adalah serangkaian instruksi dalam bahasa komputer yang disusun sedemikian rupa sehingga membentuk sebuah logika proses tertentu seperti yang dikehendaki oleh sistem analis melalui uraiannya dalam spesifikasi program sebelumnya. Dibagian pelaksanaan pengolahan data terdiri dari fungsi-fungsi: 1. Operator : Menjalankan langkah-langkah proses berdasarkan pedomaan yang diterima dari petugas pengatur jadwal proses. Setiap penyelesaian dan kegagalan proses akan dilaporkan kepada petugas pengatur jadwal. Petugas operator memberikan paraf dan keterangan lain yang diperlukan dalam lembar jadwal yang diterimanya.
2. Data Entry Operator : Bagian perekaman data (data entry operator) melaksanakan pekerjaan perekaman data, berdasarkan program dan format data yang sesuai untuk masing-masing dokumen data tersebut, dengan benar. Dokumen data yang sudah direkam akan ditandai (bahwa sudah direkam)
3.
I/O-Controller : Petugas I/O-Controller memeriksa segenap hasil keluaran tersebut sebagai pemeriksa akhir dari hasil layanan bagian pengolahan data komputer. Jika ada kesalahan, maka yang bersangkutan wajib mengkonsultasikannya dengan pihak-pihak perekaman data, pengatur jadwal, dan operator komputer. Sama sekali tidak diperkenankan melepaskan hasil keluaran yang salah kepada pihak lain. Laporan yang salah harus segera dihancurkan agar laporan tersebut tidak beredar diluar, yang akan menghasilkan interpretasi yang salah terhadap laporan pengolahan data perusahaan.
4. Librarian : Adalah fungsi untuk melakukan penyimpanan arsip data, baik data yang telah disimpan (direkam) dalam media magnetik, atau arsip dan dokumentasi sistem. Misalnya jika ada perubahan dalam program, sehingga jelas urutan versinya. Librarian akan menyuplai computer operator dengan data-data yang diperlukan didalam proses. Selanjutnya, keluaran yang berbentuk data magnetik akan dicatat dan diatur cara penyimpanannya, untuk memudahkan pencariannya.
Sistem operasi harus menjadwalkan pekerjaan pemrosesan berdasarkan prioritas yang dibuat sebelumnya dan menyeimbangkan penggunaan berbagai sumber daya tersebut di antara berbagai aplikasi yang saling bersaing satu sama lain sebagai pengendalian pemisahan tugas. Untuk melakukan pekerjaan tersebut di atas secara konsisten dan andal, maka sistem operasi harus mencapai lima tujuan pengendalian yang mendasar (Hall dan Singgleton, 2007): a. Sistem operasi harus melindungi dirinya dai para pengguna. b. Aplikasi pengguna tidak boleh memperoleh kendali atas, atau merusak dalam cara apapun sistem operasi hingga menyebabkan berhenti bekerja atau menyebabkan kehancuran data c. Sistem operasi harus melindungi para penggunanya dari satu sama lain.Tidak boleh ada salah satu pengguna yang dapat akses, menghancurkanatau merusak data atau program pengguna lainnya; d. Sistem operasi harus dilindungi dari dirinya sendiri. Sistem operasi juga terdiri atas beberapa modul terpisah. Jangan ada modul yang diizinkan untukmenghancurkan atau Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 59 -
merusak modul lainnya; dan Sistem operasi harus dilindungi dari lingkungan sekitarnya. Jika terjadi mati listrik atau berbagai bencana lainnya, sistem operasi seharusnya dapat melakukan penghentian operasi secara terkendali berbagai aktivitas yang nantinya akan dipulihkan kembali.
5.4.4 Supervisi Supervisi seringkali disebut sebagai pengendalian penyeimbang, maksudnya untuk menyeimbangkan ketidak beradaan pengendalian pemisahan tugas dengan supervisi yang dekat. Pengendalian supervisi berdasarkan Sistem akuntansi (accounting system) terdiri dari metode dan catatan yang dibuat untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatatan melaporkan transaksi perusahaan dalam bentuk laporan keuangan. Suatu system akuntansi yang efektif harus mampu untuk : Mengidenfikasi dan melaporan seluruh transaksi yang sah, Menyajikan suatu transaksi dengan cukup detail dan pada pos yang tepat dalam pelaporan keuangan, · Mengukur nilai transaksi dalam satuan moneter dengan cara yang tepat, Mencatat suatu transaksi dalam periode akuntansi yang tepat, Menyajikan transaksi sebagaimana mestinya dalam laporan keuangan, Prosedur pengendalian (control procedures) adalah kebijakan dan prosedur yang terkait dengan lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi. Tujuan pengendalian bagi karyawan adalah agar prosedur tersebut akuntansi dilaksakan dengan benar meliputi: Otorisasi yang layak atas transaksi dan aktivitas, Pembagian tugas, perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai, Pengamanan yang memadai atas penggunaan assets dan catatan, Adanya pemeriksaan independen atas kinerja dan jumlah nilai yang tercatat, Memahami Stuktur Pengendalian, Auditor harus mamahami struktur pengendalian untuk merencanakan pengujian, atas saldo dan transaksi. Sedangkan masalah yang harus dilihat dalam supervisi tersebut adalah : Jenis salah saji yang dapat terjadi, Resiko jika suatu salah saji terjadi, Faktor-faktor yang mempengaruhi perancangan substantive test Tujuan bagi perusahaan adalah untuk Penilaian resiko bawaan (inherent risk), Materialitas, Kompklesitas dan kerumitan operasional dan sistem perusahaan, Untuk mengerti tentang struktur pengendalian, auditor perlu mendapat informasi tentang penggolongan transaksi perusahaan dalam laporan keuangan, bagaimana suatu transaksi terjadi, catatan akuntansi, dokumen pendukung, informasi yang hanya dapat dibaca dengan bantuan komputer dan akun-akun khusus dalam laporan keuangan, bagaimana suatu transaksi diproses sehingga menghasilakan laporan keuangan, Proses pelaporan keuangan yang digunakan untuk menghasilakn laporan keuangan, termasuk estimasi akuntansi dan penyajiannya. 5.4.5 Catatan Akuntansi Dalam Program/Sofware Catatan akuntansi dimaksudkan untuk mendukung adanya keperluan jejak audit dalam memverifikasi transaksi yang dipilih dengan menelusurinya dari laporan keuangan ke akun buku besar, ke jurnal, ke dokumen sumber, dan kembali ke sumber aslinya Setelah melewati tahap input data, maka transaksi akan masuk ke dalam tahap pemrosesan dalam sistem. Review pengendalian pemrosesan dibagi ke dalam tiga kategori, yaitu review atas pengendalian run-to-run, pengendalian intervensi operator, dan pengendalian jejak audit. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 60 -
1. Pengendalian run-to-run Review atas pengendalian ini diarahkan pada penggunaan angka-angka batch untuk memonitor batch terkait saat batch tersebut berpindah dari salah satu prosedur terprogram ke prosedur lainnya. Review pengendalian ini memastikan bahwa setiap run dalam sistem akan memproses batch dengan benar dan lengkap. Angka pengendali batch bisa terdapat dalam sebuah record pengendali terpisah yang dibuat pada tahap input data, atau dalam label internal. a. Perhitungan ulang total pengendali; Setelah tiap operasi utama dalam proses terkait dan setelah setiap run, field nilai uang, total lain-lain, dan perhitungan record akan diakumulasikan serta dibandingkan dengan berbagai nilai pembandingnya yang disimpan dalam record pengendali. Jika suatu record dari batch terkait ternyata hilang, tidak diproses, atau diproses lebih dari sekali, maka hal ini akan terungkap melalui perbedaan antara berbagai angka ini. b. Kode transaksi; Kode transaksi setiap record dalam batch terkait dibandingkan dengan kode transaksi yang terdapat dalam record pengendalinya. Hal ini akan memastikan bahwa hanya jenis transaksi yang benar saja yang diproses. c. Pemeriksaan urutan; Dalam sistem yang menggunakan file master berurutan maka urutan record transaksi dalam batch terkait akan menjadi sangat penting bagi pemrosesan yang benar dan lengkap. Ketika batch terkait berpindah di sepanjang pemrosesan, maka batch tersebut harus diurut kembali sesuai dengan urutan file masternya yang digunakan dalam tiap run. Review pengendalian pemeriksaan urutan membandingkan berbagai urutan setiap record dalam batch terkait dengan record sebelumnya untuk memastikan bahwa terjadi pengurutan yang benar. 2. Pengendalian intervensi operator Sistem kadang membutuhkan intervensi dari operator untuk melakukan berbagai tindakan tertentu, seperti memasukkan total pengendali untuk suatu batch yang terdiri atas banyak record, memasukkan nilai parameter untuk operasi logis, aktivasi suatu program dari poin yang berbeda ketika memasukkan ulang record yang telah diproses sebagian.
3. Pengendalian jejak audit Pemeliharaan jejak audit bertujuan untuk mengendalikan proses-proses yang penting. Dalam suatu sistem akuntansi, setiap transaksi harus dapat ditelusuri melalui tiap tahap pemrosesan dari sumber ekonominya hingga ke penyejiannya dalam laporan keuangan. Setiap transaksi yang berhasil diproses oleh sistem terkait seharusnya dicatat dalam suatu daftar transaksi yang berfungsi sebagai jurnal. Terdapat dua alasan untuk membuat daftar transaksi: a. Daftar transaksi adalah catatan permanen atas berbagai transaksi. Filetransaksi yang divalidasi pada tahap input data biasanya merupakan file sementara. Ketika telah diproses, record dalam file ini akan dihapus (dibuang) untuk memberi ruang bagi batch transaksi selanjutnya. Beberapa dari record ini dapat saja tidak lolos uji dalam berbagai tahap pemrosesan berikutnya. b. Daftar transaksi seharusnya hanya berisi berbagai transaksi yang berhasil diselesaikan, yaitu berbagai transaksi yang tidak berhasil diselesaikan harus dimasukkan ke dalam file kesalahan. Daftar transaksi dan file kesalahan harus merupakan total dari semua transaksi dalam batch terkait. File transaksi yang divalidasi kemudian dapat dibuang tanpa ada data yang hilang. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 61 -
Sistem harus menghasilkan laporan transaksi dalam bentuk kertas yang mendaftar semua transaksi yang berhasil diselesaikan. Daftar ini harus diserahkan ke para pengguna terkait untuk memfasilitasi rekonsiliasi dengan inputnya. Daftar transaksi otomatis merupakan beberapa transaksi yang dipicu secara internal oleh sistem. Contohnya adalah jika persediaan jatuh di bawah titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan maka sistem tersebut akan secara otomatis memproses sebuah pesanan pembelian. Untuk memelihara jejak audit dari aktivitas ini, semua transaksi yang dihasilkan secara internal harus dimasukkan ke dalam daftar transaksi. Pencatatan transaksi yang dilakukan secara otomatis diproses oleh sistem, maka pengguna akhir yang bertanggungjawab harus menerima sebuah daftar terperinci mengenai semua transaksi yang dilakukan. Pengidentifikasian transaksi khusus setiap transaksi yang diproses oleh sistem harus secara khusus diidentifikasi melalui sebuah nomor transaksi. Pemberian nomor ini adalah satu-satunya cara yang praktis untuk menelusuri suatu transaksi melalui basis data ribuan atau bahkan jutaan record. Dalam sistem yang menggunakan dokumen sumber fisik, nomor khusus yang telah tercetak di dokumen terkait dapat ditranskripsikan dalam tahap input data dan digunakan untuk tujuan ini. Dalam sistem realtime, yang tidak menggunakan dokumen sumber, sistem tersebut harus memberikan nomor khusus untuk setiap transaksi. Daftar kesalahan merupakan daftar semua record yang salah yang seharusnya diserahkan ke pengguna akhir terkait untuk membantu perbaikan kesalahan dan penyerahan ulang. Gambar 4.1 Daftar Transaksi untuk Memelihara Jejak Audit TAHAP INPUT
Transaksi
Program
TAHAP PEMROSESAN
File sementara Dibuang setelah pemrosesan
Transaksi yang Valid
Daftar Transaksi Jurnal
Proses Aplikasi
TAHAP OUTPUT Output Laporan
File Kesalahan
5.5
Pengendalian Akses Pengendalian akses bertujuan memastikan hanya personel yang sah saja yang memilik akses ke aktiva perusahaan. Akses tidak sah mengekspos aktiva ke penyalahgunaan, pengrusakan, dan pencurian. Jadi pengendalia akses memainkan peranan penting dalam pengamanan aktiva. Sedangkan pengendalian dalam sub sistem aplikasi computer dibagi ke dalam beberapa subsistem berikut: a. Pengendalian pembatasan akses. Dimaksudkan untuk menetapkan identitas dan keabsahan dari mereka yang akan menggunakan sumber daya computer sebelum mereka mengakses system computer tersebut. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 62 -
b. Pengendalian masukan. Dimaksudkan untuk memberikan jaminan bahwa proses penyiapan dan pemasukan transaksi data ke dalam system sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi c. Pengendalian komunikasi. Dimaksudkan untuk memberikan jaminan bahwa transmisi data yang dilakukan oleh satuan usaha terbebas dari kegagalan komponen-komponen transmisi data seperti saluran komunikasi serta piranti keras dan piranti lunak komunikasi antar computer, disamping itu untuk mencegah masuknya pihak ketiga yang secara sengaja masuk ke dalam jaringan komunikasi untu maksud yang tidak baik. d. Pengendalian pengolahan. Dimaksudkan untuk memberikan jaminan bahwa komponenkomponen yang melakukan perhitungan, pengklasifikasian, pengurutan dan pengikhtisaran data di dalam system telah berfungsi sebagaimana mestinya. e. Pengendalian database. Dimaksudkan untuk memberikan jaminan bahwa pendefinisian, penambahan pengaksesan, perubahan dan penghapusan data di dalam system sudah sesuai dengan tujuan organisasi. f. Pengendalian keluaran. Dimaksudkan untuk memberikan jaminan bahwa pemanggilan atau pengaksesan dan penyajian data kepada parapemakainya terbatas pada mereka yang berwenang untuk melakukannya. Pengendalian Akses dengan sistem On-line pada pengendalian masukan, pengolahan dan keluaran dalam sistem on line. Pengendalian ini terdiridari : a. Pengendalian masukan dalam sistem on line. Pengendalian ini didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa : (a) transaksi di entri ke terminal yang semestinya , (b) di entri dengan cermat, (c) data yang dientri telah diklasifikasikan dengan benar pada nilai transaksi yang sah (valid), (d) data yang tidak sah (invalid) tidak di entri pada saat transaksi, (e) transaksi tidak di entri lebih dari sekali, dan (f) data yang dientri tidak hilang selama transaksi berlangsung. b. Pengendalian pengolahan pada sistem on line. Pengendalian ini didesain untuk memberikan keyakinan bahwa: (a) hasil perhitungan telah diprogram dengan benar, (b) logika yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar, (c) file yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar, (d) record yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar, (e) operator telah memasukkan data ake komputer consule sebagaimana mestinya, (f) label yang digunakan selama proses pengolahan adalah benar, (g) selama proses pengolahan telah digunakan standar operasi (default) yang semestinya, (h) data yang tidak sah tidak digunakan dalam proses pengolahan, (I) proses pengolahan tidak maenggunakan program dengan versi yang salah, (j) hasil perhitungan yang dilakukan secara otomatis oleh program adalah sesuai dengan kebijakan manajemen organisasi , dan (k) data masukan yang diolah adalah data yang berotorisasi. c. Pengendalian keluaran pada sistem on line. Didesain untuk memberikan keyakinan bahwa : (a) keluaran yang diterima organisasi adalah tepat dan lengkap, (b) keluaran yang diterima organisasi telah terklasifikasi dan (c) keluaran didistribusikan kepada pegawai yang telah berotorisasi. Prosedur yang dilaksanakan oleh auditor untuk mengendalikan aplikasi perangkat lunak audit meliputi: a. Partisipasi dalam perancangan dan pengujian program computer Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 63 -
b. Pengecekan pengkodean program untuk menjamin bahwa pengkodean tersebut sesuai dengan spesifikasi program rinci; c. Permintaan kepada staf komputer entitas untuk me-review perintah-perintah sistem operasi untuk menjamin bahwa perangkat lunak tersebut akan berjalan dalam instalasi komputer entitas; d. Pengoperasian perangkat lunak audit tersebut untuk file uji kecil (small test file) sebelum menjalankannya untuk file data utama; e. Penjaminan bahwa file yang benar yang digunakan-sebagai contoh, dengan cara mengecek ke bukti luar, seperti total kontrol yang diselenggarakan oleh pemakai; f. Pemerolehan bukti bahwa perangkat lunak audit tersebut berfungsi sebagai mana direncanakan-seperti, review terhadap informasi keluaran dan pengendalian; g. Penciptaan cara-cara pengamanan yang semestinya untuk menjaga keamanan.
5.6
Resiko Dan Ancaman Pada Eksposur SIA
Komponen ketiga model pengendalian internal COSO merupakan penilaian resiko. Kalangan angkutan memainkan peranan penting dalam membantu manajemen mengontrol sebuah bisnis dengan menetapkan sistem pengendalian yang efektif dan mengevaluasi sistem yang sudah ada guna memastikan bahwa sistem-sistem itu beroperasi efektif. Langkahlangkah utama dalam strategi ini : a. Mengidentifikasi ancaman-ancaman. Kalangan perusahaan harus mengidentifikasi sejumlah ancaman yang mereka hadapi. Ancaman ini dapat berupa: b. Ancaman strategis, misalnya melakukan hal-hal keliru c. Ancaman operasional, misalnya melakukan hal benar, tetapi dengan cara yang keliru d. Ancaman finansial, misalnya membuat sumberdaya finansial menjadi hilang, terbuang, dicuri atau memikul kewajiban yang tidak benar e. Ancaman informasi, misalnya informasi yang salah atau tidak relevan, sistem yang tidak dapat dipercayai.
Banyak perusahaan yang mengimplementasikan sebuah sistem EDI (electronic data interchange) harus mengenali ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh sistem itu, seperti: a. Memilih teknologi yang tidak tepat. Perusahaan bisa bergerak menuju EDI sebelum para konsumen dan pemasok mereka siap. b. Akses sistem ilegal. Hacker bisa membagi menyusup kedalam sistem dan mencuri sistemnya. c. Masuk kedalam transmisi data. Hacer bisa mendengar secara sembunyi transmisi data dan menyalin tranmisi itu, merusaknya atau mencegah sampai pada tujuan d. Hilangnya keutuhan data. Sejumlah kesalahan bisa diluncurkan kedalam data akibat kesalahan karyawan atau perangkat lunak, input dan transmisi yang keliru. e. Transaksi yang tidak lengkap. Komputer penerima mungkin tidak menerima seluruh data dari komputer pengirim. Kegagalan sistem, masalah hardware, sofware, sabotase, kesalahan pegawai atau beberapa kesalahan yang mengakibatkan gagal. Sistem yang tidak lengkap, beberapa perusahaan mempunyai kesulitan dalam berinteraksi dengan sistem yang lain karena bertentangan. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 64 -
5.6.1 Resiko Sistem Informasi Akuntansi : Aplikasi komputer dari sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan, pasti memiliki resiko, namun resiko dapat dikendalikan apabila para pembuat dan pengelolah sistem dengan sunguh-sunguh melakukan pengendalian sebelun maupun saat sistem tersebut diapliksikan dalam perusahaan. Resiko sistem informasi akuntansi yang dapat ditemui dalam perusahaan adalah sebagai berikut : a. Estimate risk : Perusahaan lebih suka menjadi korban kecurangan dari pada serangan teroris, dan para pegawai lebih suka melakukan hal yang tidak disengaja b. Estimate exposure : Resiko gempa bumi sangat kecil tapi pengungkapan sangat besar. Itu bisa menghancurkan perusahaan dan membawanya kedalam kebangrutan. c. Identify control : Manajemen harus melakukan satu atau beberapa kontrol yang akan melindungi perusahaan dari beberapa kecurangan. Dalam melakukan kontrol manajemen harus mempertimbangkan efektifitas dan waktu. d. Estimate cost and benefit (bagaimana benefit dapat menutupi cost) : Biaya sistem yang sangat mudah dilakukan sehingga semua orang dapat melakukannya, akan tetapi itu menjadi penghalang. Keuntungan prosedur pengendalian internal harus melebihi biaya, biaya lebih mudah diukur dari pada keuntungan e. Detemine cost benefit effectivaness : Bagaimana transaksi dicatat, diproses, disimpan dan dilaporkan f. Informasi dan Komunikasi : Bagaimana akuntan harus mengetahui catatan dibuat, disimpan dan dikomunikasikan. Sistem tersebut memungkinkan orang organisasi menangkap dan bertukar informasi yang diperlukan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya. g. Monitoring dilakukan : Supervisi yang efektif, sebagai atasan harus membantu memonitor. Responsibility, termasuk menganggarkan,scheduling, standar kualitas, report yang membandingkan aktual dengan data data yang direncanakan. Internal audit, dapat mendeteksi aset yang tidak diperlukan dan yang sudah usang. 5.6.2 Ancaman Sistem Informasi Akuntansi Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah bencana alam dan politik seperti: kebakaran, banjir, gempa bumi, angin topan dan perang. Bencana alam yang tidak dapat diperkirakan kemunculannya dapat menghancurkan sistem informasi suatu perusahaan. Ketika bencana alam datang, dampaknya akan dirasakan oleh perusahaan pada waktu yang bersamaan. Ancaman : 1. Bencana alam dan politik. Contoh : kebakaran, banjir, gempa bumi, angin topan dan perang. 2. Kerusakan sofware dan penyalahgunaan peralatan. Contoh : Kesalahan transmisi data yang tidak terdeteksi. Kegagalan hardware, fluktuasi dan power outges. 3. kejadian yang tidak diharapkan (Unintentional actings). Kecelakaan akibat human error, kegagalan untuk mengikuti prosedur yang telah ditetapkan serta pengarahan yang kurang. Kehilangan dan kesalahan memasukkan data. Sistem yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan/tidak mampu menangani tugas yang ada. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 65 -
4. Intentional acts. Contoh : Sabotase, computer fraud.
Kenapa Ancaman Terhadap SIA Meningkat ? Hasil dari masalah ini adalah pengendalian terhadap keamanan dan integritas sistem komputer yang telah menjadi masalah penting. Alasan masalah keamanan ini meningkat adalah: 1. Meningkatnya jumlah klien / sistem server yang berarti bahwa informasi yang tersedia tidak mencerminkan jumlah karyawan 2. Karena LAN dan sistem server mendistribusikan data kebanyakan user dimana mereka berusaha untuk mengendalikan sentralisasi dari sistem mainframe 3. WAN memungkinkan konsumen dan supplier berhubungan melalui data dari satu sistem kesistem lainnya dimana masalah kerahasiaan data menjadi masalah utama.
Banyak perusahaan tidak melindungi data mereka dikarenakan beberapa alasan yaitu : a. Masalah pengendalian komputer sering disepelekan dan perusahaan berpendapat bahwa kehilangan data/informasi yang penting merupakan hal yang biasa dan bukan dianggap sebagai ancaman. b. Implikasi pengendalian berubah c. Banyak perusahaan yang tidak menyadari keamanan data/informasi penting akan berdampak pada kelangsungan hidup perusahaan tersebut. d. Produktivitas dan penekanan biaya memotivasi manajemen untuk menggunakan waktu semaunya. Sebagai akuntan, kita harus bisa melindungi sistem kita dari ancaman. Manajemen mengharapkan para akuntan untuk menjadi konsultan kontrol dimana tugas akuntan tersebut adalah: a. Mengambil pendekatan yang produktif untuk mengurangi ancaman sistem b. Mendeteksi, mengoreksi dan merecover bila dan jika ancaman muncul.
5.6.3 Klasifikasi Pengendalian Internal Konsep pengendalian internal manajemen memiliki lingkup yang kuat, yang ditujukan untuk mendeskripsikan sistem pengendalian keseluruhan. Prosedur pengendalian spesifik yang digunakan dalam sistem ini mungkin diklasifikasikan dengan menggunakan empat klasifikasi internal. 1. Preventif, Detektif, dan Korektif; Pengendalian preventif menahan masalah sebelum terjadi. Mengangkat personil akuntansi yang berkualitas tinggi, secara tepat memisahkan tugas karyawan, dan secara efektif mengendalikan akses fisik secara asset, fasilitas, dan informasi merupakan pengendalian preventif efektif. Karena tidak semua masalah pengendalian dapat dicegah, maka pengendalian detektif diperlukan untuk menemukan masalah pengendalian segara masalah itu muncul. Contoh dari pengendalian detektif adalah pengecekan ganda dari perhitungan dan mempersiapkan rekonsiliasi bank dan neraca percobaan bulanan. Pengendalian korektif memecahkan masalah yang ditemukan dengan pengendalian detektif. Pengendalian detektif meliputi prosedur yang diambil untuk : a. Mengindentifikasi penyebab suatu masalah b. Mengoreksi kesalahan dan kesulitan yang dihasilkan Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 66 -
c. Memodifikasi sistem sehingga masalah dimasa yang akan datang dapat diminimalkan atau dihapus. 2. Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi; Pengendalian umum dirancang untuk menjamin bahwa lingkungan pengendalian organisasi adalah stabil dan dikelola untuk menghasilkan efektivitas pengendalian aplikasi. Pengendalian aplikasi digunakan untuk mencegah, mendeteksi, dan mengoreksi kesalahan dan ketidak teraturan transaksi ketika diproses. 3. Pengendalian Administratif dan Pengendalian Akuntansi; Pengendalian administratif membantu menjamin efisional operasional dan kepatuhan pada kebijakan manajemen. Sebaliknya, pengendalian akuntansi membantu mengamankan asset dan menjamin catatan keuangan. 4. Input, Prosesing, dan Output Pengendalian juga diklassifikasikan menurut dimana pengendalian tersebut diimplementasikan dalam siklus pengolahan data. Pengendalian input dirancang untuk menjamin bahwa hanya data yang akurat, valid dan diwenangkan dimasukan kedalam sistem. Misalnya komputer dapt diprogram untuk menolak payroll input untuk karyawan walaupun itu dimasukkan dalam sebuah daftar karyawan yang diberi wewenang. Pengendalian prosesing dirancang untuk menjamin bahwa semua file dan catatan diupdate secara tepat. Contohnya adalah batch totals. Pengendalian output dirancang untuk menjamin bahwa output sistem itu dikendaliakn secara tepat. Misalnya karyawan yang tidak memiliki wewenang harus dicegah sehingga tidak memperoleh saliann laporan yang mendokumentasikan gaji manajemen tertinggi.
5. Komponen COSO’s Internal Model : 1) Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian terdiri dari banyak faktor, termasuk :
a. Komitmen pada integritas dan nilai etika Adalah penting bagi manajemen untuk menciptakan kultur organisasi yang menekankan integritas dan nilai etika. Misalnya, manajemen tertinggi harus membuat jelas bahwa laporan yang jujur lebih penting dari pada laporan yang menguntungkan. b. Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi Semakin filosofi manajemen yang bertanggungjawab dan gaya operasi, semakin mungkin bahwa karyawan akan berperilaku secara tanggungjawab dalam bekerja untuk mencapai tujuan organisasi, bila manajemen menunjukan sedikit kepedulian untuk pengendalian internal, karyawan kurang tekun dan efektif dalam mencapai tujuan pengendalian spesifik.
c. Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan mendefinisikan garis-garis wewenang dan tanggung jawabnya dan memberi kerangka keseluruhan untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasinya. Aspek penting dari struktur organisasi meliputi senralisasi atau desentralisasi otoritas, pemberian tanggung jawab untuk tugas spesifik, alokasi cara tanggung jawab mempengaruhi kebutuhan informasi manajemen, dan organisasi, fungsi sistem akuntansi dan informasi. Struktur
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 67 -
organisasi yang kompleks dan atau jelas mungkin menunjukan masalah yang lebih parah.
d. Komite audit dan dewan direksi Komite audit bertanggung jawab untuk mengawasi pengendalian internal seperti proses laporan keuangan dan segala hal yang berhubunagn dengan hukum, peraturan dan standar.
e. Metode dari perolehan kekuasaan dan tanggungjawab Manajemen harus menentukan tanggung jawab untuk tujuan bisnis untuk departemen dan individu dan diperhitungkan untuk memperoleh hasilnya kekuasaan dan tanggung jawab dapat diperoleh melalui deskripsi pekerjaan formal, training karyawan dan perencanaan operasi, jadwal dan pembiayaan. Kebijakan tertulis dan prosedur manual adalah alat penting untuk menentukan kekuasaan dan tanggung jawab. Prosedur manual menjelaskan kebijakan manajemen untuk mengatasi transaksi yang spesifik. f.
Kebijakan sumber daya manusia dan praktek-prakteknya Kebijakan dan praktek yang telah dietujui dengan mengontrak, mentraining, evaluasi dan promosi karyawan berpengaruh pada kemampuan organisasi untuk meminimalisasikan gangguan dan resiko. Karyawan yang dikontrak dan dipromosikan berdasarkan pada permintaan pekerjaan. Resume, surat referensi dan latar belakang karyawan adalah penting untuk mengevaluasi aplikasi pekerjaan. Program training harus memahami karyawan baru dengan tanggung jawabnya yang sesuai kebijakan dan prosedur organisasi.
g. Pengaruh dari luar (eksternal) Pengaruh dari luar yang berakibat pada pengendalian lingkunagn organisasi termasuk permintaan dari bursa efek, dari FASB & SEC. Mereka yang termasuk dalam permintaan agen seperti dari bank dan perusahaan asuransi.
2) Aktivitas pengendalian Prosedur pengendalian terbagi atas 5 kategori :
a. Kekuasaan mandiri dari aktivitas transaksi Sistem komponen yang sekarang dapat merekam tanda tangan digital artinya penandatanganan dokumen adalah sedikit data yang tidak dipalsukan. Manajemen dapat menguasai karyawan untuk mengatasi transaksi rutin tanpa persetujuan khusus, yang dikenal dengan kekuasaan umum (general authorization), manajemen harus membuat kebijakan yang spesifik maupun yang umum untuk segala tipe transaksi.
b. Pemisahan pekerjaan Pengendalian internal yang baik adalah bila satu karyawan tidak diberi tanggung jawab yang terlalu banyak. Karyawan seharusnya tidak berada diposisi yang dapat membuat penyembunyian, penggelapan atau kesalahan lainnya. menjelaskan mengenai pembagian tugas diterima ketika fungsi-fungsi dibawah ini dipisahkan: -
Autorisasi; menyetujui transaksi dan keputusan Penyimpanan; menyiapkan sumber dokumen, memelihara jurnal, ledger, atau file lainnya, menyiapkan rekonsiliasi, dan menyiapkan laporan pekerjaan
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 68 -
-
Pemeliharaan; menjaga kas, merawat ruang penyimpanan barang dagang, menerima cek dari konsumen, menulis cek perusahaan kepada pihak lain. Jika satu orang memegang dua atau lebih ketiga fungsi diatas, maka akan timbul masalah. Di sistem informasi yang modern, komputer biasanya diprogram untuk menjalankan satu atau lebih fungsi. Prinsip pemisahan pekerjaan terletak pada komputernya, bukan pada manusia yang menjalankan fungsi. Didalam sistem diakui efektif memisahkan pekerjaan menjadi agak sulit bagi karyawan untuk melakukan penipuan. Mendeteksi penipuan antara dua atau lebih, yang dikenal dengan kolusi, untuk melanggar kontrol menjadi lebih sulit.
c. Desain dan penggunaan dokumen dan penyimpanan yang memadai Desain yang layak dan penggunaan dokumen dan penyimpanan membantu menjamin keakuratan dan komplitnya relevansi data. Form dan isinya harus disimpan sesimple mungkin untuk menjaga efisiensinya, meminimalisasikan kesalahan penyimpanan dan meriview fasilitas dan verifikasi. Dokumen yang memulai transaksi harus menyediakan tempat untuk autorisasi. Semua digunakan untuk mentransfer aset ke orang lain juga harus menyediakan tempat untuk sipenerima tanda tangan. Untuk pengembalian dokumen dilakukan dengan menggelapkan, dokumen di beri nomor lagi agar lebih mudah diakuntansikan. Fasilitas audit yang baik merencanakan transaksi individual melalui sistem, koreksi kesalahan dan verifikasi sistem output. d. Penjagaan aset yang memadai dan penyimpanan Ketika orang menyadari keamanan penjagaan aset, mereka pasti memikirkan uang kas, fisik aset seperti peralatan dan perlengkapan. Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menjaga baik informasi maupun fisik aset menggunakan prosedur penjagaan aset dari maling :
- supervisi yang efektif dan pembagian tugas - menjaga keakuratan penyimpanan aset termasuk informasi - pembatasan akses fisik keaset - menjaga penyimpanan dan dokumen - mengontrol lingkungan - menyaring akses kekomputer, file komputer, dan informasi e. Pemeriksaan independen terhadap performa Pemeriksaan internal untuk memastikan sebagai transaksi diproses dengan akurat merupakan elemen pengendalian lain. Pemeriksaan internal harus bersifat independen karena umumnya lebih efektif bila dilaksanakan oleh seseorang selain dari orang yang bertanggung jawab atas operasi aslinya. Beragam tipe pemeriksaan independen didiskusikan dalam sub-sub bagian berikut : -
Rekonsiliasi dua catatan yang disimpan secara independen. Satu cara untuk memeriksa keakuratan dan kelengkapan catatan-catatan adalah dengan merekonsiliasikan catatan itu dengan sejumlah catatan lain yang harus mempunyai keseimbangan yang sama.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 69 -
-
Perbandingan kuantitas aktual dengan jumlah yang tercatat. Uang tunai dalam laci cash register pada akhir shift setiap staf administrasi haruslah sama dengan jumlah yang tercatat pada pita cash register. Akuntansi asupan ganda (double entry accounting). Peribahasa bahwa debit haruslah sama dengan kredit memberikan gambaran peluang bagi pemeriksaan internal.
Batch total dalam sebuah aplikasi pemrosesan batch, dokumen-dokumen sumber disusun dalam sejumlah kelompok dan bacth total (yang juga dikenal sebagai control total) dihitung secara manual sebelum data sumber dimasukan kedalam sistemnya. Lima bacth total yang digunakan dalam sistem komputer: a. Financial total. Merupakan total jumlah sebuah area dolar, misalnya total penjualan atau total penerimaan tunai b. Hash total. Merupakan sebuah arena yang biasanya tidak ditambahkan, misalnya total jumlah nomor rekening konsumen atau nomor indentifikasi karyawan c. Record count. Merupakan jumlah dokumen yang diproses d. Line count. Merupakan jumlah baris data yang dimasukan. Misalnya, lini count akan berjumlah lima bila order penjualan memperlihatkan bahwa lima produk berbeda dijual kepada konsumen e. Cross-footing balance tes. Banyak lembaran kerja mempunyai total baris dan total kolom. Tes ini membandingkan grand total seluruh baris dengan grand total seluruh kolom untuk memeriksa apakah keseluruhan adalah sama, contoh Tinjauan independen setelah seseorang memproses sebuah transaksi, seorang lainnya terkadang meninjau pekerjaan orang pertama. Orang kedua memeriksa keakuratan item-item data krusial misalnya harga, kuantitas, dan ekstensi.
LATIHAN & SOAL LATIHAN - 5 1. 2. 3. 4.
Apakah yang dimaksud dengan pengendalian internal SIA ? Apakah yang dimaskud dengan ancaman dan resiko ? Sebutkanlah empat kelompok dan klasifikasi pengendalian internal ? Bagaimanakah menilai dan mengetahui resiko perusahaan dalam sistem informasi akuntansi ? 5. Sebutkanlah komponen COSO’s Internal Model ? 6. Apakah yang dimaksud dengan pengendalian preventif, detektif, dan korektif 7. Berikan contoh dari ancaman sistem informasi akuntansi ? 8. Jelaskan siklus pengendalian aplikasi sistem informasi akuntansi ? 9. Uraikan tujuan pengendalian aplikasi ? 10. Uraikan dan jelaskan pengendalian sistem On-Line ? Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 70 -
SOAL - 5 1. Uraikanlah dan jelaskan komponen COSO’s Internal Model 2. Untuk meningkatkan kinerja pemakai sistem informasi akuntansi, berupa aplikasi software akuntansi perlu di tingkatkan pengendalian internal, maka jelaskanlah klasifikasi Pengendalian Internal 3. Data-data perusahaan harus di jaga kerahasiaannya dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan, sebab data-data perusahaan merupakan bagain aset perusaahaan yang tidak tertulis dalam neraca (posisi keuangan perusahaan) jelaskan dan uraikanlah bagaimana mengatasi resiko dan ancaman pada eksposur sistem informasi akuntasni. 4. Uraikan dan jelaskanlah struktur pengendalian intern yang terdiri dari lima unsur pada perusahaan dagang, jasa, pabrik. a. Perusahaan jasa ( komputerisasi penerimaan kas secara tunai dan kredit) b. Perusahaan Dagang (komputerisasi pembelian barang dagang dan persediaan barang dagang melalui metode perpektual dan periodik) c. Perusahaan Pabrik (Komputerisasi produksi barang dan penggajian pabrik) 5. Anda mengalisis pemakain software akuntansi dalam berbagai perusahaan, software tersebut bertujuan untuk membantu para akuntan dalam menyelesaikan tugasanya. kenapa ancaman terhadap sistem informasi akuntansi meningkat saat ini ?
DAFTAR PUSTAKA 1.
Bodnar., George H. and William S. Hopwood (2005), Sistem Informasi Akuntansi, 9 th ed Andi Yogyakarta. 2. Hall, A James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western Publising Co. 3. Krismiaji (2002), Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN. 4. Marshall., Romney B. dan Steinbart John Paul Steinbart (2005), Accounting Information System, 9th ed Salemba Empat Jakarta.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 71 -
BAB VI AUDIT TEKNOLOGI INFORMASI (AUDIT ELECTRONIK DATA PROCESSING-EDP)
PENGANTAR Anda masih ingat tentang audit manual pelajaran mata kuliah sebelumnya, yang mempelajari yaitu proses pengumpulan dan penilaian bukti guna menentukan dan
melaporkan kesesuaian antara aktivitas ekonomi dengan kriteria yang telah ditetapkan. Begitu juga dengan auditornya, jenis audit, tujuan audit, opini yang
diberikan, serta standar auditnya secara substansi juga sama. Begitu juga jenis-jenis
audit dalam audit manual sama halnya dengan audit EDP. Dari jenis-jenis audit tersebut di atas, maka pembahasan secara lebih mendalam akan difokuskan pada pembahasan audit EDP. Audit EDP atau yang sekarang populer sering disebut dengan
audit teknologi informasi (TI), merupakan audit yang berfokus pada berbagai aspek
berbasis komputer dalam sistem informasi perusahaan. Audit ini meliputi penilaian implementasi, operasi, dan pengendalian berbagai sumber daya komputer yang tepat
TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Instruksional Umum : Pada akhir kuliah, mahasiswa mampu berpikir, yaitu dapat tahu mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup dan konsep-konsep dasar audit EDP Tujuan Instruksional Khusus :
Tujuan utama dari bab ini adalah membekali mahasiswa cara berpikir dan pemecahan
persoalan dalam paradigma audit electronic data processing – EDP. Mahasiswa harus mampu membuat penyelesaian masalah audit EDP diberbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta dan kemudian ia mampu untuk mengeksekusi audit dan laporan keuangan perusahaan dari hasil pengolahan komputer/software Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 5. Menjelaskan definisi audit EDP
6. Menjelaskan perkembangan audit EDP 7. Menjelaskan audit manual
8. Menjelaskan landasan audit EDP 9. Menjekaskan tujuan audit EDP 10. Landasan audir EDP
11. Menjelasakan Sistem Pengolahan Data Elektronik
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 72 -
AUDIT TEKNOLOGI INFORMASI (AUDIT ELECTRONIK DATA PROCESSING-EDP)
BAB 6
6.1
Pendahuluan Perkembangan teknologi komputer dewasa ini mengakibatkan semakin banyaknya pengolahan data dan sistem informasi yang menggunakan komputer, suatu perkembangan sistem pengolahan data selanjutnya yang disebut dengan pengolahan data elektronik (EDP / Electronic Data Processing). Yang dimaksud dengan istilah EDP adalah serangkaian kegiatan yang menggunakana komputer untuk mengubah informasi yang masih mentah (data) menjadi informasi yang berguna. Rangkaian kegiatan yang menggunakan komputer terdiri dari lima bagian yaitu inputing, storing, processing, outputing dan controlling. Proses pemasukan data (Inputing) adalah mengumpulkan dan mencatat fakta–fakta ke dalam sistem komputer. Perkembangan teknologi komputer dalam sistem informasi mengakibatkan ketergantungan manajemen terhadap komputer, artinya penggunaan komputer dianggap sebagai alternatif yang terbaik. Akibat ketergantungan ini manajemen tentunya memerlukan sistem pengendalian yang memadai agar keakuratan, kelengkapan dan keandalan PDE dapat membuat informasi yang dihasilkan dari EDP tersebut tidak kehilangan manfaat dan tetap dapat dipercaya. Istilah baru yang digunakan adalah Teknik dana alat audit berbantuan computer (Computer Aided Audit Tolls and Techniques – CAATT) Pada dasarnya definisi audit manual dan audit EDP tidak ada perbedaan secara khusus di mana batasan – batasan auditi EDP sama dengan audit manual yaitu proses pengumpulan dan penilaian bukti guna menentukan dan melaporkan kesesuaian antara aktivitas ekonomi dengan kruteria yang telah ditetapkan. Begitu juga dengan auditornya, jenis audit, tujuan audit, opini yang diberikan, serta standar auditnya secara substansi juga sama. 6.2
Pengantar Auditing Pengertian auditing adalah suatu proses sistematik yang bertujuan untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti yang dikumpulkan atas pernyataan atau asersi tentang aksi-aksi ekonomi dan kejadian-kejadian dan melihat bagaimana tingkat hubungan antara pernyataan atau asersi dengan kenyataan dan menkomunikasikan hasilnya kepada yamg berkepentingan. Pengertian auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh pihak manajemen beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pedapat mengenai laporan kewajaran laporan keuangan tersebut. Pengertian auditing lainnya adalah : 1. Secara umum : auditing adalah Proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi untuk menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi yang dimaksud dengan kriteria - kriteria yang dimaksud yang dilakukan oleh seorang yang kompeten dan independen. 2. American Accounting Association : auditing adalah proses yang sistematis mengenai perolehan dan penilaian bukti secara obyektif yang berkenaan dengan pernyataan mengenai tindakan–tindakan dan kejadian–kejadian ekonomi dengan tujuan untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 73 -
Jenis – jenis Audit : Jenis audit berdasarkan kelompok atau pelaksana audit, audit dibagi 4 jenis yaitu: 1. Auditor Ekstern Auditor ekstern/ independent; auditor yang bekerja di kantor akuntan publik yang statusnya diluar struktur perusahaan yang mereka audit. Umumnya auditor ekstern menghasilkan laporan atas financial audit. Fungsi dan tujuan adalah melayani kebutuhan pihak ketiga yang memerlukan informasi keuangan yang reliabel fokus ke masa depan untuk membantu manajemen mencapai sasaran dan tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Berkepentingan secara insidental dalam pendeteksian fraud secara umum, tetapi berkepentingan secara langsung bila terdapat pengaruh yang bersifat material pada laporan keuangan independen terhadap aktivitas yang diaudit, tetapi siap merespon kebutuhan dan keinginan manajemen dengan memberikan opini dari hasil pemeriksaan. 2. Auditor Intern Auditor intern bekerja untuk perusahaan yang mereka audit. Laporan audit manajemen umumnya berguna bagi manajemen perusahaan yang diaudit. Oleh karena itu tugas internal auditor biasanya adalah audit manajemen yang termasuk jenis compliance audit. Fungsi dan tujuan internal auditing merupakan salah satu unsur daripada pengawasan yang dibina oleh manejemen, dengan fungsi utama adalah untuk menilai apakah pengawasan intern telah berjalan sebagaimana yang diharapkan. 3. Auditor Pajak Auditor pajak bertugas melakukan pemeriksaan ketaatan wajib pajak yang diaudit terhadap undang-undang perpajakan yang berlaku. 4. Auditor Pemerintah Tugas auditor pemerintah adalah menilai kewajaran informasi keuangan yang disusun oleh instansi pemerintahan. Disamping itu audit juga dilakukan untuk menilai efisiensi, efektifitas dan ekonomisasi operasi program dan penggunaan barang milik pemerintah. Dan sering juga audit atas ketaatan pada peraturan yang dikeluarkan pemerintah. Audit yang dilaksanakan oleh pemerintahan dapat dilaksanakan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) atau Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan (BPKP).
Jenis audit menurut tujuan pelaksanaan audit 1. Audit Atas Laporan Keuangan/Financial Audit Audit Atas Laporan Keuangan/Financial Audit adalah audit untuk menentukan kesesuaian informasi terukur yang akan diverifikasi dengan kriteria tertentu sepeti GAAP atau Standar Akuntansi yang berlaku umum (PSAK). 2. Audit Operasional Audit Operasional adalah penelaahan bagian dari prosedur atau metode operasi suatu organisasi untuk menilai apakah sumber daya ekonomi yang tersedia telah dikelola secara ekonomis, efisiensi dan efektifitasnya. Hasilnya berupa rekomendasi perbaikan operasi. Efektivitas : Efektif yaitu tercapainya tujuan atau manfaat. Dalam melakukan pengujian, kita dapat mengukur efektivitas kegiatan dengan merinci tujuan audit sebagai berikut: Output yang dihasilkan sesuai dengan yang direncanakan, baik dari segi jenis/spesifikasi, kuantitas, maupun mutu. Efisiensi : Efisien yaitu hubungan antara input dengan output. Efisiensi terjadi jika sejumlah output tertentu dapat dicapai dengan jumlah input yang lebih kecil. Ekonomis : Ekonomis/hemat berhubungan dengan perolehan input untuk pelaksanaan kegiatan, yaitu bila harga/nilai input menjadi lebih rendah/murah/hemat. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 74 -
3. Audit Ketaatan Audit Ketaatan adalah audit atas ketaatan auditee terhadap prosedur atau aturan tertentu untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan, tentang kesesuaian antara kondisi/pelaksanaan kegiatan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang telah ditetapkan baik aturan yang ditetapkan perusahaan maupun aturan yang ditetapkan oleh atau dengan pihak luar seperti pemerintah , bank , kreditor atau pihak lainnya. Definisi ini melihat audit ketaatan dalam arti sempit. Audit ketaatan dalam arti sempit hanya menentukan bahwa suatu instansi atau kegiatan telah dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku. Misalnya, audit ketaatan hanya menentukan apakah penerimaan pegawai baru telah mengikuti peraturan penerimaan pegawai baru. Ketaatan tersebut dibatasi pada tindakan-tindakannya, belum sampai pada masalah efektivitas,efisiensi, atau keekonomisan pelaksanaan penerimaan pegawai baru. 4. Audit Investigatif Audit Investigatif adalah memperoleh kepastian tentang ada tidaknya penyimpangan atau kecurangan dalam pelaksanaan kegiatan/operasional kantor. Jika audit investigatif menemukan indikasi bahwa kecurangan tersebut benar terjadi, maka audit investigatif harus dapat mengidentifikasi apa jenis kecurangannya, siapa yang harus bertanggung jawab atas kecurangan tersebut, dimana dan bilamana (kapan) kecurangan tersebut terjadi, serta bagaimana kecurangan Tabel 6.1. Jenis Audit dan Tujuannya N0 1
Jenis Audit
Audit Atas Laporan
Keuangan/Financial Audit
2
Audit Kinerja/Audit Operasional
3
Audit Ketaatan
4
Audit Investigatif
Penilaian Pelaksanaan Audit
Tujuannya
Untuk menentukan apakah informasi keuangan telah akurat dan dapat diandalkan, serta untuk memberikan opini kewajaran atas penyajian laporan keuangan. Untuk menentukan apakah (1) informasi operasi telah akurat dan dapat diandalkan; (2) peraturan ekstern serta kebijakan dan prosedur intern telah dipenuhi; (3) kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi; (4) sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis; dan (5) tujuan organisasi telah dicapai secara efektif. Atau menentukan: keandalan informasi kinerja, tingkat ketaatan, pemenuhan standar mutu operasi, efisiensi, ekonomis, dan efektivitas. Untuk menentukan apakah peraturan ekstern serta kebijakan dan prosedur intern telah dipenuhi. Untuk menentukan apakah kecurangan/penyimpangan benar terjadi.
Dalam pelaksanaan penilaian, auditing mensyaratkan bahwa penilaian dilakukan secara
objektif dan independen.
1. Objektif; Penilaian dikatakan objektif, jika penilaian yang dihasilkan adalah berdasarkan
kondisi yang sebenarnya dan tidak terpengaruh oleh pertimbangan subjektif atau kepentingan tertentu. Objektivitas harus tetap dipertahankan meskipun mungkin auditor bekerja untuk kepentingan pihak manajemen. Bukti-bukti dan kesimpulan yang dihasilkan Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 75 -
harus tetap objektif, sehingga pihak manajemen pengguna laporan hasil audit dapat mengetahui, mengambil keputusan atau melaksanakan tindakan korektif yang tepat.
2. Kompeten;
Auditor yang kompeten adalah auditor yang mempunyai hak atau
kewenangan, untuk melakukan audit menurut hukum, memiliki keterampilan dan keahlian
yang cukup untuk melakukan tugas audit. Auditor sebagai institusi mempunyai hak atau kewenangan melakukan audit berdasarkan dasar hukum pendirian organisasi itu (mandat
audit) atau penugasan. Auditor sebagai individu mempunyai hak dan kewenangan untuk melakukan audit berdasarkan surat
3. Independen; Independen berarti mandiri, tidak tergantung pada sesuatu yang lain atau
tidak bias dalam bersikap. Auditor yang independen akan memungkinkan yang bersangkutan bersikap objektif. Independensi auditor harus ditinjau dari dua sisi,
independensi dari sisi auditor yang bersangkutan (sering disebut independensi praktisi) dan independensi dari sisi pihak yang menilai keindependenan auditor (sering disebut
independensi profesi). Auditor memenuhi independensi praktisi, jika yang bersangkutan berdasarkan ukurannya sendiri mampu menjamin bahwa perilakunya tidak akan bias atau didasari oleh kepentingan suatu pihak tertentu. Auditor memenuhi independensi profesi
jika pihak lain tidak dapat menduga bahwa pada saat melakukan audit, auditor akan memihak suatu kepentingan tertentu karena berbagai hal, misalnya hubungan keluarga.
Lima Jenis Opini dalam Laporan Auditor Independen
1. Wajar Tanpa Pengecualian, laporan ini diterbitkan jika mencakup kondisi sebagai berikut;
a. Semua unsur dalam laporan keuangan sudah lengkap yaitu, necara, laporan rugi laba, laporan laba ditahan, dan laporan arus kas.
b. Auditor telah mematuhi ketiga standar umum auditing dalam melakukan penugasannya.
c. Bukti audit yang memadai dan cukup telah dikumpulkan oleh auditor.
d. Laporan keuangan telah disajikan sesuai prinsip-prinsip akuntansi berterima umum, dengan pengungkapan yang memadai, serta tidak terdapat salah saji material baik yang disebabkan karena error (kekeliruan) maupun fraud (kecurangan).
e. Tidak terdapat situasi yang membuat auditor perlu untuk menambah paragraf penjelasan atau modifikasi kata-kata dalam laporan audit.
2. Wajar Tanpa Pengecualian dengan Paragraf Penjelas, laporan ini diterbitkan jika auditor merasa perlu untuk menambah informasi tambahan dalam opininya walaupun
secara keseluruhan hasil evaluasinya terhadapa laporan keuangan adalah wajar. Kondisikondisinya sebagai berikut;
a. Tidak adanya penerapan prinsip akuntansi berterima umum (PABU) secara konsisten.
b. Adanya keraguan yang substansial mengenai kondisi going concern (keberlanjutan usaha) dari entitas klien.
c. Auditor setuju dengan adanya penyimpangan dari prinsip-prinsip akuntansi berterima umum.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 76 -
d. Penekaran pada suatu hal atau masalah. e. Laporan melibatkan auditor lainnya.
3. Wajar dengan Pengecualian, laporan ini diterbitkan jika terdapat pembatasan ruang lingkup audit dan laporan keuangan tidak sesuai dengan prinsip akuntansi berterima
umum. Meski terdapat ketidaksesuian dengan PABU, secara umum penyajian laporan keuangan secara keseluruhan masih dapat dikatakan wajar.
4. Tidak Memberikan Pendapat, laporan ini diterbitkan jika terdapat pembatasa ruang lingkup audit dan auditor tidak independen.
5. Tidak Wajar, laporan ini diterbitkan jika laporan keuangan secara material tidak sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum
6.3 Audit Teknologo Informasi Dari Audit Electronic Data Processing-EDP Audit teknologo infprmasi (Electronic Data Processing Auditing -EDP) adalah
1. Electronic data processing auditing (Audit EDP) adalah suatu proses mengumpulkan data
dan menilai bukti untuk menentukan apakah sistem komputer mampu mengamankan aset, memelihara kebenarandata, mampu mencapai tujuan organisasi perusahaan secara efektif dan menggunakan aset perusahaan secara hemat.
2. Weber memberikan definisi tersendiri mengenai audit EDP. Weber menyebutkan Auditing EDP adalah suatu proses pengumpulan dan penilaian bukti untuk menentukan apakah suatu sistem komputer melindungi aktiva, mempertahankan integritas data, mencapai
tujuan organisasi secara efektif, dan menggunakan sumber daya secara efisien. Defnisi tersebut lebih menekankan pada audit operasional yang berkaitan dengan aktivitas komputer
Masalah Pokok
Teknik audit Apa yang diaudit
Dengan apa Kesalahan yang berulang terus Audit trail
Tabel 6.2. Perbedaan Audit Manual dengan audit EDP
Audit Manual Inspeksi, observasi, wawancara, Pogram khusus untuk penggunaan konfirmasi, posedur analitis, teknik audit manual (teknik audit vouching, verifikasi, berbantuan komputer) rekonsiliasi, scanning, dsb. Audit lebih terfokus sistem, Audit lebih terfokus ke Program, dokumen-dokumen dan bukti sistem dan file transaksi - Audit around the computer - Audit through the computer Audit around the computer - Audit with the computer Jika terjadi kesalahan maka Kesalahan yang terus menerus akibat kemungkinan terjadi secara pengolahan transaksi dengan berulang – ulang menjadi kecil computer yang seragam sehingga kemungkinanya karena tidak mengakibatkan kesalahan yang dikerjakan dengan program material komputer yang seragam Jejak audit mungkin hanya timbul Jejak audit terlihat secara fisik untuk jangka waktu pendek atau dalam yang memungkinkan seseorang bentuk yang hanya bisa dibaca oleh untuk mentrasir informasi computer di mana program untuk akuntansi perusahaan yang
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
Audit EDP
- 77 -
Pemisahan tugas
masing – masing laporan keuangan adalah independen sehingga satu transaksi dapat diproses untuk beberapa tujuan secara simultan dari buku harian sampai dengan laporan keuangan. Sering tidak ada pemisahan tugas tetapi tetap harus ada pengendalian alternative sehingga tidak memungkinkan orang yang sama menguasai transaksi dari awal hingga akhir tanpa campur tangan pihak lain.
Manfaat penilaian IC
Bukti audit
Pemisahan tugas sebagai bentuk pengendalian wajib dilaksanakan untuk mendapatkan opini wajar tanpa pengecualian
Kemungkinan potensial loss lebih kecil karena tersedianya jejak audit di samping pengelolaan input, proses, output, dan penyimpanan data yang terpisah Audit risk lebih kecil karena: Audit risk lebih besar karena: - Pengolahan transaksi yang - Pengolahan transaksi yang simultan beragam dalam PDE - Jika terjadi kejadian yang - Pengolahan yang tidak logis tidak wajar maka manusia - Kesalahan memasukan data, baik akan segera mengetahuinya. sengaja ataupun tidak, yang jk - Kesalahan memasukan data terakumulasi akan menjadi material tidak terjadi berulang-ulang Manfaat penilaian internal control Untuk memperoleh keyakinan bahwa: - Desain dan implementasi program aplikasi telah dilaksanakan sesuai dengan otorisasi dan ketentuan manajemen - Setiap perubahan pada program aplikasi telah diotoisasi dan disetujui oleh manajemen - Terdapat peraturan yang memadai yang menjamin akurasi dan integritas dari pemrosesan oleh computer, laporan dan hal – hal lain Trace back informasi akuntansi yang dihasilkan oleh computer ke bukti transaksi asalnya - Sumber data yang tidak akurat telah diidentifikasikan dan telah diambil tindakan oleh manajemen - Operator dan pihak- pihak yang mempunyai akses secara online terhadap system tidak dapat mengubah masukan, keluaran, program, maupun fail yang ada tanpa otorisasi yang sah - Terdapat peraturan yang memadai untuk melindungi fail yang ada dari akses dan otorisasi yang sah Pengumpulan bukti audit yang handal Pengumpulan bukti dengan lebih sulit karena perubahan dalam teknik: inspeksi, observasi, pengendalian intern dan beberapa wawancara, konfirmasi,
Ketergantungan pada hardware dan Ketergantungan software memunculkan potensial loss pada software yang tinggi karena pengelolaan input, dan hardware proses, output dan penyimpanan data dalam bentuk yang standar. Audit risk
besangkutan
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 78 -
Pengetahuan auditor
teknik audit manual tidak dapat digunakan kecuali dengan teknik audit berbantuan komputer Evaluasi bukti audit lebih sulit karena harus difahami kapan pengendalian internal berfungsi dan kapan tidak Keahlian tentang auditing dan akuntansi ditambah keahlian tentang computer oleh salah seorang tim auditor
posedur analitis, vouching, verifikasi, rekonsiliasi, scanning, dsb. Dilakukan oleh seseorang yang memiliki keahlian dan pelatihan teknis yang cukup sebagai seorang uditor
Dari jenis-jenis audit tersebut di atas, maka pembahasan secara lebih mendalam akan difokuskan pada pembahasan audit EDP. Audit EDP atau yang sekarang populer sering disebut dengan audit teknologi informasi (TI), merupakan audit yang berfokus pada berbagai aspek berbasis komputer dalam sistem informasi perusahaan. Audit ini meliputi penilaian implementasi, operasi, dan pengendalian berbagai sumber daya komputer yang tepat. Karena kebanyakan sistem informasi modern menggunakan teknologi informasi, maka audit TI merupakan komponen penting dalam semua audit eksternal (keuangan) dan internal. Beberapa alasan penting mengapa Audit EDP perlu dilakukan, antara lain: 1. Kerugian akibat kehilangan data. 2. Kesalahan dalam pengambilan keputusan. 3. Risiko kebocoran data. 4. Penyalahgunaan komputer. 5. Kerugian akibat kesalahan proses perhitungan. 6. Tingginya nilai investasi perangkat keras dan perangkat lunak komputer.
Dalam praktiknya, tahapan-tahapan dalam audit EDP tidak berbeda dengan audit pada umumnya, yaitu sebagai berikut : 1. Tahapan Perencanaan; Sebagai suatu pendahuluan mutlak perlu dilakukan agar auditor mengenal benar obyek yang akan diperiksa sehingga menghasilkan suatu program audit yang didesain sedemikian rupa agar pelaksanaannya akan berjalan efektif dan efisien. 2. Mengidentifikasikan risiko dan kendali; Untuk memastikan bahwa qualified resource sudah dimiliki, dalam hal ini aspek SDM yang berpengalaman dan juga referensi praktikpraktik terbaik. 3. Mengevaluasi kendali dan mengumpulkan bukti-bukti; Melalui berbagai teknik termasuk survei, interview, observasi, dan review dokumentasi. 4. Mendokumentasikan; Mengumpulkan temuan-temuan dan mengidentifikasikan dengan auditee. 5. Menyusun laporan; Mencakup tujuan pemeriksaan, sifat, dan kedalaman pemeriksaan yang dilakukan. Menurut Budilaksono Agung, (2011), untuk mengantisipasi risiko-risiko yang ada, organisasi menginginkan adanya assurance dari pihak yang berkompeten dan independen mengenai kondisi sistem TI yang akan atau sedang mereka gunakan. Pihak yang paling berkompeten dan memiliki keahlian untuk melakukan review tersebut adalah Auditor Sistem Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 79 -
Informasi (Auditor TI). Berkaitan dengan penilaian risiko TI, terdapat sembilan langkah dalam proses penilaian risiko TI yaitu : a. Mengetahui karakteristik dari sistem TI : Hardware, software, sistem antarmuka (koneksi internal atau eksternal), data dan informasi, orang yang mendukung atau menggunakan sistem, arsitektur keamanan sistem, topologi jaringan sistem, b. Identifikasi Ancaman yang mungkin menyerang kelemahan sistem TI. Sumber ancaman bisa berasal dari alam, manusia dan lingkungan. c. Identifikasi kekurangan atau kelemahan (vulnerability) pada prosedur keamanan, desain, implementasi, dan internal kontrol terhadap sistem sehingga menghasilkan pelanggaran terhadap kebijakan keamanan sistem. d. Menganalisis kontrol - kontrol yang sudah diimplementasikan atau direncanakan untuk diimplementasikan oleh organisasi untuk mengurangi atau menghilangkan kecenderungan (kemungkinan) dari suatu ancaman menyerang sistem yang vulnerable. e. Penentuan Kecenderungan (likelihood) dari kejadian bertujuan untukmemperoleh penilaian terhadap keseluruhan kecenderungan yang mengindikasikan kemungkinan potensi vulnerability diserang oleh lingkungan ancaman yang ada. f. Analisis dampak yang kurang baik yang dihasilkan dari suksesnya ancaman menyerang vulnerability. Seperti loss of integrity, loss of availability, dan loss of confidentiality. Pengukuran dampak dari risiko TI dapat dilakukan secara kualitatif maupun kuantitatif. Dampak tersebut dapat diklasifikasikan menjadi 3 bagian yaitu : high, medium dan low. g. Penentuan Level Risiko. Penentuan level risiko dari Sistem TI yang merupakan pasangan ancaman/vulnerability merupakan suatu fungsi : Kecenderungan suatu sumber ancaman menyerang vulnerability dari sistem TI. Besaran dampak yang akan terjadi jika sumber ancaman sukses menyerang vulnerability dari sistem TI. Terpenuhinya perencanaan kontrol keamanan yang ada untuk mengurangi dan menghilangkan risiko. h. Rekomendasi - rekomendasi untuk mengurangi level risiko sistem TI dan data sehingga mencapai level yang bisa diterima. i. Dokumentasi hasil dalam bentuk laporan. Tujuan audit TI adalah untuk memastikan apakah proses pengelolaan dan operasionalisasi teknologi informasi tersebut dilaksanakan secara efektif, efisien dan mematuhi aturan yang berlaku (compliance) serta dapat menghasilkan informasi yang dapatdiandalkan (reliability), dijaga kerahasiaannya (confidentiality), keutuhan (integrity) dan ketersediaannya (availability). Ruang lingkup bisa sangat bervariasi namun harus disesuaikan dengan kebutuhan pemerintahan daerah. Ruang lingkup audit manajemen/operasional TI terdiri dari antara lain: 1. Pengembangan sistem 2. Pengelolaan layanan teknologi informasi 3. Operasionalisasi teknologi informasi (server dan infrastruktur) 4. Pemilihan solusi teknologi informasi 5. Pengelolaan SDM teknologi informasi 6. Pengelolaan keamanan teknologi informasi 7. Pengelolaan risiko teknologi informasi 8. Pengelolaan kualitas teknologi informasi Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 80 -
Sebelum pelaksanaan audit EDP, terlebih dahulu mempelajari simbol-simbol yang ada dalam pemograman software yang digunakan perusahaan untuk mencatat semua transaksi dalam perusahaan tersebut, sebab hal ini akan membantu proses audit EDP dalam mencari kesalahan pencatatan dan pelaporan seperti : 1. Simbol Untuk Pembuatan Alir Data (Data Flow Diagram) Simbol–simbol yang digunakan oleh analis sitem untuk membuat bagan alirdata (data flow diagram) dan bagan alir dokumen (document flowchart) untuk menggambarkan sistem informasi tertentu. Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagianpenting dalam perancangan sisteminformasi yang kompleks dan pengembangan program komputer. 2. Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Penggunaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem. Manfaat tersebut adalah sbb: Gambaran sistem secara menyeluruh lebihmudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditentukan dengan bagan alir. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir. 6.4
SIA Dan Sistem Aplikasi Komputer Sistem akuntansi merupakan metode dan pencatatan yang dibuat oleh manajemen untuk mengidentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha dan untuk menyelenggarakan pertanggung jawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut, sehingga manajemen dapat memperoleh suatu keyakinan bahwa transaksi tersebut telah dicatat secara lengkap, telah dinilai dengan benar, sah, tepat waktu, diotorisasikan dengan benar, diklasifikasi dengan benar, dan dimasukkan ke dalam buku besar dan diikhtisarkan dengan benar, sehingga disajikan dan diungkapkan di dalam laporan keuangan secara memadai. Sedangkan sistem aplikasi komputer merupakan sistem aplikasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pengolahan data dan manajemen informasi. Kebutuhan akan data dan informasi tersebut akan semakin berkembang sesuai dengan perkembangan organisasi. Dengan demikian sistem aplikasi yang telah dikembangkanpun harus dipelihara untuk mengikuti perkembangan kebutuhan tersebut. Sistem aplikasi komputer dapat dimanfaatkan sebagai sistem pendukung sistem akuntansi yang digunakan oleh sebuah organisasi, sehingga memungkinkan suatu sistem akuntansi dapat dijalankan dengan lebih mudah dalam mencapai tujuannya. Penggabungan dua sistem tersebut akan menghasilkan suatu 'Sistem Informasi' yang sangat berguna bagi suatu organisasi, melalui suatu aturan prosedur-prosedur kerja tertentu yang ditetapkan suatu organisasi, yang dijalankan untuk memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. Seorang auditor perlu mempertimbangkan manfaat penggabungan kedua sistem tersebut dalam aktivitasnya. Namun perlu diingat dan dipertimbangkan kesesuaiannya dengan fasilitas komputer dan sistem akuntansi serta file berbasis komputer yang diperlukan. Auditor dapat merencanakan untuk menggunakan fasilitas komputer yang lain, bila penggunaan TABK Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 81 -
atas komputer entitas dianggap tidak ekonomis atau tidak praktis untuk dilakukan. Sebagai contoh misalkan karena adanya ketidaksesuaian antara program paket yang digunakan oleh auditor dengan komputer entitas. Auditor harus memiliki harapan yang masuk akal bahwa fasilitas komputer akan dapat dikendalikan. 6.5
Pengendalian Input Data Pengendalian input (input control) untuk memastikan bahwa berbagai transaksi valid dan akurat dan lengkap. Berbagai prosedur input data dapat dipicu oleh dokumen sumber (batch) atau input lansung (real-time). Pengendalian input terdiri dari a).Pengendalian dokmen sumber, b).Pengendalian Pengolahan data. c).Pengendalian validasi. d).Pengendalian kesalahan input, e).Pengendalian sistem input data umum 1.
Pengendalian Dokumen Sumber Pengendalain dokumen sumber, Harus dilaksanakan secara hati-hati, karena penipuan dengan dokumen sumber dapat memindahkan aset dari perusahaan. Contohnya seorang yangmemiliki akses ke pesanan pembelian dan laporan penerimaan dapat membuat transaksi pembelian ke pemasok yang fiktif. Jika dokumen semacam itu masuk ke dalam aliran pemrosesan data, bersama dengan faktur pemasok buatan, maka sistem dapat saja memproses berbagai dokumen ini seolah-olah telah terjadi transaksi yang sah. Oleh karena itu maka perusahaan harus mengimplementasikan berbagai prosedur pengendalian atas dokumen sumber dengan memperhitungkan setiap dokumen, seperti: a) Menggunakan dokumen sumber yang diberi nomor terlebih dahulu. b) Dokumen sumber harus dibuat otomatis dengan nomor melalui printer yang menunjukkan urutan angka di setiap dokumen. c) Menggunakan dokumen sumber secara berurutan. Dokumen sumber harus dididtribusikan ke para pengguna dan digunakan secara berurutan. Hal ini memerlukan penjagaan keamanan fisik yang memadai atas berbagai file dokumen sumber di lokasi pengguna. Ketika tidak sedang tidak digunakan, dokumen-dokumen tersebut harus dikunci. d) Mengaudit dokumen sumber secara berkala. Merekonsiliasi urutan angka dokumen dilakukan untuk mengidentifikasi berbagai dokumen sumber yang hilang. Secara berkala, auditor harus membandingkan berbagai jumlah dokumen yang digunakan hingga saat ini dengan yang tersisa dalam file ditambah yang dibatalkan karena kesalahan. e) Pengendalian pengkodean data. Yaitu merupakan pemeriksaan integritas kode data yang digunakan dalam pemrosesan. Nomor akun seseorang pelanggan, nomor barang persediaan, dan daftar akun adalah contoh dari kode data. Pengendalian batch. Batch adalah metode yang tidak efektif dalam mengelola volume data transaksi yang besar dalam sistem. Untuk merekonsiliasi output yang dihasilkan oleh sistem dengan input yang dimasukkan ke dalam sistem terkait, untuk memastikan: Semua record dalam batch diproses, Tidak ada record yang diproses lebih dari sekali, Adanya jejak audit transaksi mulai dari tahap input, pemrosesan hingga output sistem.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 82 -
Gambar 6.1 Proses pengendalian Bacth Departemen Pengguna Batch Dokumen Lembar Transmisi
Departemen Data Dokumen Lembar Transmisi
Batch Dokumen
Kelompokkan Dokumen dalam beberapa Batch
Lembar Transmisi Batch Dokumen Lembar Transmisi Lembar Transmisi Lembar Transmisi
Batch Dokumen Lembar Transmisi
Departemen Pemrosesan Data Input Data
Catat Batch dlm daftar Pengendalian Batch
Daftar Pengendalian Batch
Batch Dokumen
Rekonsiliasi Batch yang diproses dengan Daftar Pengendalian. Staf Admin memperbaiki kesalahan, menyimpan lembar transmisi, dan mengembalikan dokumen sumber ke Departemen Pengguna
Lembar Transmisi
File Transaksi
Aplikasi Pengguna
Laporan Kesalahan
2. Pengendalian Validasi Pengendalian validasi input ditujukan untuk mendeteksi berbagai kesalahan data dalam
transaksi sebelum data tesebut diproses. Ada tiga tingkat pengendalian antara lain : Interogasi field, interogasi record, interogasi file
a. Validasi dalam Sistem Real-Time
Gambar 6.2 Validasi dalam Sistem Real-Time
Transaksi Individual
Input Data
Validasi dan Proses Transaksi
File Master Produksi
Individual
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 83 -
Gambar 6.3 Memelihara Jejak Audit TAHAP INPUT
Transaksi
Program
TAHAP PEMROSESAN
File sementara Dibuang setelah pemrosesan
TAHAP OUTPUT Output Laporan
Proses Aplikasi
Transaksi yang Valid
Daftar Transaksi Jurnal
File Kesalahan
Validasi di tahap input data,
b. Validasi dalam Sistem Akses Lansung Batch
Gambar 6.4 Validasi dalam Sistem Akses Lansung Batch
Batch Dokumen Sumber
Input Data
Validasi data dan buat file Transaksi
File Master (Validasi)
File Transaksi (Batch) Perbaharui Master
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
File Master
- 84 -
3.
Pengendalian Kesalahan Input Penggunaan file kesalahan dalam sistem File berurutan Batch dengan banyak titik penyerahan ulang
Gambar 6.5 Pengendalian Kesalahan Input
Batch DokumenSumber Pesanan Penjualan
Perbaikan Kesalahan
Input Data
Validasi data dan buat file Transaksi
Serahkan ulang data yg diperbaiki File Kesalahan Serahkan ulang data yg diperbaiki
Perbaikan Kesalahan
File Kesalahan
File Master Produksi Validasi Transaksi dan perbarui file master
File Kesalahan
Perbaikan Kesalahan
Baru File Master Produksi
File Kesalahan Serahkan ulang data yg diperbaiki
Lama (Piutang Usaha)
Validasi Transaksi dan perbarui file master
Lama (Persediaan) File Master Produksi Baru
File Kesalahan
File Master Produksi
4.
Pengendalian Sistem Input Data Umum Pengendalian input data yang digeneralisasi (generalized data input system –GDIS) meliputi berbagai prosedur terpusat yang mengelola input data untuk semua sistem pemrosesan transaksi di perusahaan, memiliki tiga kelebihan antara lain :
a. GDIS Memperbaiki pengendalian dengan membuat sebiuah sistem yang sama dan melakukan validasi data
b. GDIS Memastikan bahwa tiap aplikasi SIA menggunakan standar secara konsisten untuk validasi data.
c. GDIS Memperbaiki efisiensi pengembangan sistem.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 85 -
Gambar 6.6 Sistem Input Data yang Digeneralisasi Pesanan Penjualan
Pesanan Pembelian
Kartu Kerja Untuk Penggajian
Penerimaan kas
Prosedur validasi yg disimpan Parameter yang disimpan
Modul validasi yang Digeneralisasi
Penjualan Pembelian Penggajian
Daftar transaksi
Sistem Penjualan
File data yang divalidasi
Sistem Pembelian
File Kesalahan
Sistem Penggajian
Penerimaan Kas
Sistem Penerimaan Kas
Aplikasi 5.
Pengendalian Komunikasi Data Review yang berkaitan dengan pengendalian komunikasi dapat diarahkan pada hal-hal berikut ini: a. Batches logging and tracking Review diarahkan pada teknik pencatatan dan pentrasiran batch yang mencakup penghitungan batch control totals, penggunaan nomor urut batch, nomor lembar transmisi serta pencatatan arus transaksi dan/atau batch. b. Program-program aplikasi Review atas verifikasi terhadap batch control totals dan run-to-run total. Review atas pengendalian total run-to-run dengan menggunakan jumlahjumlah total dalam pengendalian keluaran yang berasal dari satu proses sebagai jumlah-jumlah (total) pengendalian masukan dalam pemrosesan berikutnya. Dengan kata lain total run-to-run adalah total pengendalian (control totals) dari penyelesaian suatu pengolahan (pemrosesan) yang akan digunakan sebagai total pengendalian untuk pemrosesan berikutnya. Jumlah dari suatu pelaksanaan pemrosesan ditambah dengan total masukan dalam pemrosesan yang kedua tersebut. Sebagai contoh misalnya saldo awal persediaan ditambah degan pembelian harus sama dengan saldo akhirnya. c. Teknik-teknik verifikasi dalam transmisi on-line Sebagaimana disinggung dalam pengendalian masukan untuk sistem on-line, terdapat perbedaan yang perlu diperhatikan khususnya dalam kaitannya dengan pengendalian. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 86 -
6.
Hal ini antara lain disebabkan karena operator dapat berfungsi sebagai orang yang memulai transaksi. Sebagai contoh misalnya seorang petugas penjual pada biro perjalanan akan melakukan beberapa transaksi yang dalam sistem penjual pada biro perjalanan akan melakukan beberapa transaksi yang dalam sistem Non PDE atau dalam sistem PDE yang off-line akan dipisahkan. Dalam hal ini petugas penjualan tersebut akan menerima uang, membukukan dan menerbitkan tiket penjualan. Beberapa jenis pengendalian yangtermasuk kategori ”teknik-teknik verifikasi” dalam transmisi on-line adalah: Echo-check, yaitu teknik yang disebut juga dengan istilah closed loop verification ini mengirimkan data kembali kepada pengirimnya untuk dibandingkan dengan data asal (aslinya) Redundancy check, yaitu teknik yang disebut dengan istilah matchingcheck, yaitu meminta pengirimannya untuk memasukkan sebagian dari data selain dari data yang telah ditransmisikan. Completeness test, yaitu pengujian kelengkapan data yang dilakukan terhadap setiap transaksi dengan tujuan untuk membuktikan bahwa semua data yang diperlukan telah dimasukkan.
Pengendalian penyimpanan data Sistem informasi yang efisien menangkap dan menyimpan data hanya satu kali dan membuat sumber tunggal ini tersedia bagi semua pengguna yang akan membutuhkannya. Untuk memenuhi kebutuhan data dari masing-masingpengguna, perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk pengumpulan dan penyimpanan. Data yang sering digunakan dapat diduplikasi sampai lusinan, ratusan, atau bahkan ribuan kali. Review atas pengendalian penyimpanan data ditujukan untuk memastikan bahwa setiap elemen data disimpan hanya satu kali, sehingga mengurangi redundansi data serta mengurangi biaya pengumpulan dan penyimpanan data. Misalnya, data pelanggan hanya muncul satu kali, namun data saling dibagi oleh para pengguna dari bagian akuntansi, pemasaran, dan layanan produk. Gambar 6.7 Model Basis Data Audit EDP
Pengguna Akuntansi Pemasaran Layanan Produk
Tampilan Pengguna
Penjualan pelanggan (Piutang Usaha Saat ini)
Penjualan pelanggan (Orientasi Demografis & historis) Penjualan pelanggan (Orientasi Produk/Historis)
Peranti Lunak Integrasi
D B
M S
Basis data yang digunakan bersama Data pelanggan, faktur penjualan, penerimaan tunai, Jadwal service Produk, Data entitas lainnya
7.
Pengendalian Hasil Pemrosesan Review pengendalian hasil pemrosesan memastikan bahwa output sistem tidak hilang, salah arah, atau rusak dan bahwa tidak terjadi pelanggaran privasi. Eksposur sejenis ini dapat menyebabkan gangguan yang serius atas operasi serta dapat mengakibatkan kerugian Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 87 -
keuangan bagi perusahaan. Contohnya, jika berbagai cek yang dibuat perusahaan dari sistem pengeluaran kas ternyata hilang, salah arah, atau hancur, maka akun perdagangan dan berbagai tagihan lainnya akan tetap tidak terbayar. Jenis metode pemrosesan yang digunakan akan mempengaruhi pilihan pengendalian yang digunakan untuk melindungi output sistem. Secara umum, sistem batch lebih mudah dihadapkan pada berbagai eksposur hingga membutuhkan tingkat pegendalian yang lebih tinggi daripada sistem real-time. 1. Mengendalikan output sistem batch; Sistem batch biasanya menghasilkan output dalam bentuk kertas, yang umumnya membutuhkan keterlibatan berbagai perantara dalam produksinya dan distribusinya. Output akan diambil dari printer oleh operator computer terkait, dipisahkan sesuai urutan lembarnya dan dipisahkan dari berbagai laporan yang lain dikaji kebenarannya oleh staf administrasi bagian pengendalian data, serta kemudian dikirim melalui layanan surat internal ke pengguna akhir. 2. Output spooling; Dalam operasi pemrosesan data berskala besar, alat-alat untuk output seperti printer dapat mengalami penumpukan pekerjaan yang tidak terproses karena banyaknya program secara simultan meminta layanan dari sumber daya yang terbatas ini. Penumpukkan pekerjaan yang tidak terproses ini dapat menyebabkan penyempitan kapasitas, yang akan berpengaruh negative pada output sistem. 3. Program pencetakan; Ketika printer lowong, maka program run pencetakan akan menghasilkan output kertas dari file output. Program pencetakan seringkali merupakan sistem yang rumit dan membutuhkan adanya intervensi dari operator. Hal-hal yang perlu dilakukan operator, adalah: a. Menghentikan sementara program pencetakan untuk memasukkan jenis output dokumen yang benar (cek, faktur, atau berbagai formulir khusus lainnya). b. Memasukkan berbagai parameter yang dibutuhkan oleh run pencetakan, seperti jumlah salinan yang akan dicetak. c. Memulai kembali run pencetakan di titik pemeriksaan tertentu setelah adanya kegagalan fungsi printer, dan d. Mengambil output printer dari printer untuk ditinjau kembali dan untuk didistribusikan. 4. Pemilahan; Ketika laporan output diambil dari printer, maka output tersebut akan masuk ke tahap pemilahan dimana halaman output tersebut akan dipisah-pisah dan diatur urutannya. Kekhawatiran yang terjadi dalam kegiatan ini adalah staf administrasi yang melakukan pemilahan dapat saja membuat salinan tidak sah atas laporan tersebut, mengambil selembar halaman dari laporan tersebut atau membaca informasi yang sensitif. Review pengendalian utama atas eksposur ini adalah dengan pengawasan. Untuk berbagai laporan yang sangat sensitif, pemilahan dapat dilakukan oleh pengguna akhir terkait. 5. Sampah; Sampah output komputer berpotensi menimbulkan eksposur. Merupakan hal yang penting untuk membuang semua laporan yang dibatalkan dan salinan karbon dari kertas multilapisan yang disingkirkan dalam tahap pemilihan. 6. Pengendali data; Kelompok pengendali data bertanggungjawab untuk memverifikasi akurasi output komputer sebelum didistribusikan ke pengguna terkait. Biasanya staf administrasi bagian pengendalian data akan mengkaji berbagai angka pengendali batch untuk memastikan keseimbangannya; memeriksa bagian laporan untuk mencari data yang menyimpang, tidak sah, dan hilang; dan mencatat penerimaan laporan tersebut dalam daftar pengendali batch milik bagian pengendalian data. Untuk berbagai laporan yang berisi data yang sangat sensitif, pengguna akhir dapat melakukan pekerjaan ini. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 88 -
7. Distribusi laporan; Risiko utama yang berkaitan dengan distribusi laporan meliputi laporan yang hilang, dicuri, atau salah kirim pada saat transit ke pengguna. Untuk laporan dengan beberapa tembusan, file alamat para pengguna yang sah harus dikonsultasikan lebih dulu untuk mengidentifikasi tiap penerima laporan. Untuk laporan yang sangat sensitif sifatnya, teknik distribusi berikut ini dapat digunakan: a. Laporan tersebut dapat dimasukkan ke kotak surat yang diamankan. dimana hanya penggunanya saja yang memiliki kuncinya b. Pengguna bisa diperintahkan untuk mengambil sendiri secara langsung di pusat distribusi serta menandatangani penerimaan laporan terkait c. Seorang petugas keamanan atau kurir khusus dapat diminta mengirimkan laporan tersebut ke pengguna. 8. Pengendalian pengguna akhir Ketika sudah berada di tangan pengguna, output laporan, output laporan haruslah diperiksa kembali untuk mencari kesal ahan yang mungkin terlewat dari kajian yang dilakukan staf administrasi bagian pengendalian data . Para pengguna berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengidentifikasi berbagai kesalahan yang tidak terlalu tampak dalam laporan tersebut, yang tidak dapat diungkap melalui ketidakseimbangan dalam total pengendali. Berbagai kesalahan yang terdeteksi oleh pengguna harus dilaporkan ke manajemen layanan komputer terkait. Kesalahan semacam ini dapat merupakan gejala dari desain sistem yang tidak tepat, prosedur yang salah, kesalahan yang tidak sengaja masuk ketika pemeliharaan sistem, atau adanya akses yang tidak sah ke file data di berbagai program.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 89 -
LATIHAN & SOAL LATIHAN – 6 : 1. Apakah fungsi dari pengendalian aplikasi ?
2. Terdiri dari berpakah pengendalian input ? dan sebutkan
3. Apakah yang dimaksud dengan model basis data audit EDP ? 4. Sebutkan definisi audit EDP
5. Sebutkanlah tujuan audit EDP
6. Sebutkan kegiatan utama audit
7. Kegiatan audit yang utama menjadi:
8. Sebutkan perbedaan teknik audit manual dengan audit EDP 9. Bagaimanakah pengendalian komunikasi data ?
10. Apakah yang dimaksud dengan pengendalian validasi ?
SOAL – 6 :
1. Review pengendalian dari hasil pemrosesan melalui sistem batch lebih mudah dihadapkan pada berbagai eksposur hingga membutuhkan tingkat pegendalian yang lebih tinggi daripada sistem real-time. Sebutkan dan jelaskan
2. Jelaskanlah masing-masing pengendalian input (input control) untuk memastikan bahwa berbagai transaksi valid dan akurat dan lengkap yang terdiri dari terdiri dari a).Pengendalian dokmen sumber, b).Pengendalian Pengolahan data. c).Pengendalian validasi. d).Pengendalian kesalahan input, e).Pengendalian sistem input data umum
3. Apabla terjadi penggunaan file yang salah dalam sistem file berurutan Batch dengan
banyak titik penyerahan ulang bagaimanakah cara melakukan pengendalian kesalahan input melalui proses dalam bagan
4. Jelaskanlah apa saja yang dapat diarakan pengendalian komunikasi data dari review yang berkaitan dengan pengendalian dan buat prosesnya dengan simbol atau bagan
5. Uraikanlah dengan jelas dan detail ruang lingkup audit manajemen, operasional TI
6. Sebutkan dan jelaskan sistem akuntansi dan sistem aplikasi komputer metode dan pencatatan. Review pengendalian dari hasil pemrosesan melalui sistem batch lebih mudah dihadapkan pada berbagai eksposur hingga membutuhkan tingkat pegendalian yang lebih tinggi daripada sistem real-time. Sebutkan dan jelaskan
7. Jelaskanlah masing-masing pengendalian input (input control) untuk memastikan bahwa berbagai transaksi valid dan akurat dan lengkap yang terdiri dari terdiri dari a).Pengendalian dokmen sumber, b).Pengendalian Pengolahan data. c).Pengendalian validasi. d).Pengendalian kesalahan imput, e).Pengendalian sistem input data umum
8. Apabla terjadi penggunaan file yang salah dalam sistem file berurutan Batch dengan
banyak titik penyerahan ulang bagaimanakah cara melakukan pengendalian kesalahan input melalui proses dalam bagan.
9. Jelaskanlah apa saja yang dapat diarakan pengendalian komunikasi data dari review yang berkaitan dengan pengendalian dan buat prosesnya dengan simbol atau bagan Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 90 -
DAFTAR PUSTAKA 1. Budilaksono Agung, (2011), Modul Teori EDP dan EDP Audit, Kementerian Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan Dan Pelatihan Keuangan, Pusdiklat Bea Dan Cukai. Jakarta 2. Bodnar, George H. and William S. Hopwood (2008), Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Indonesia. Terjemahan. Jakarta : Salemba Empat. 3. Boynton.William, Johnson Rayment, Walter (2003), Modern Auditing. Erlangga Jakarta
4. Hall, James A dan Singleton, Tommie (2007), Audit dan Assurance Teknologi Informasi, Salemba Empat
5. Nurharyanto (2009), Dasar – Dasar Audit, Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan, Edisi ke-6. BPK Jakarta.
6. Romney Marshall. B., John Paul (2005), Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-9, Salemba Empat Jakarta
7. Gondodiyoto, Sanyoto., dan Hendarti, Henny (2007), Audit Sistem Informasi Lanjutan, penerbit Mitra Wacana Media
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 91 -
BAB VII APLIKASI BISISNIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM ENTERPRICE RESOURCES PLANNING (ERP)
PENGANTAR Beberapa aplikasi akan berada pada gugus tradisional, seperti management control (finance, accounting, dan auditing) dan administration control (human resource management dan procurement), kita dapat melihat sekilas dari keterhubungan (interrelatedness), ketidaktergantungan (interdependence), dan kesatuan (integration) dari aplikasi e-Business yang merupakan komponen vital dari kesuksesan bagi manajemen dan operasi perusahaan e-Business. Di dalam dunia nyata biasanya yang diujumpai adalah kombinasi yang terintegrasi dari sistem bisnis lintas fungsi. Beberapa sistem mendukung proses bisnis, seperti pengembangan produk, produksi, distribusi, manajemen pemesanan, dukungan pelanggan, yang merupakan pendukung bagi sistem utama bagi proses bisnis ERP adalah alat pendukung keputusan yang memberikan pihak manajemen informasi secara real-time. hingga memungkinkan adanya keputusan secara tepat waktu yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja serta mencapai keunggulan bersaing
TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Instruksional Umum : Pada akhir bab ini, mahasiswa mampu berpikir, yaitu dapat tahu mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup dan konsep-konsep aplikasi bisisnis menggunakan SIA untuk enterprice resources planning (ERP Tujuan Instruksional Khusus : Tujuan utama dari bab ini adalah membekali mahasiswa cara berpikir dan pemecahan persoalan dalam paradigma aplikasi bisisnis menggunakan SIA untuk enterprice resources planning (ERP. Mahasiswa harus mampu membuat penyelesaian masalah audit EDP diberbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta dan kemudian ia mampu untuk mengeksekusi audit dan laporan keuangan perusahaan dari hasil pengolahan ERP. Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1. Menjelaskan definisi ERP 2. Menjelaskan perkembangan ERP 3. Aplikasi bisisnis menggunakan SIA untuk enterprice resources planning (ERP) 4. Mengetahui penerapan e-business 5. Megetahui aplikasi e-commmercess
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 92 -
APLIKASI BISISNIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM ENTERPRICE RESOURCES PLANNING (ERP) 7.1
BAB 7
Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Perencanaan bisnis terdiri atas perkiraan permintaan, perencanaan produksi produk, dan perincian dari informasi urutan yang menjelaskan urutan dari tahapan proses produksi sesungguhnya. Perencanaan kapasitas dari perencanaan produksi dapat merupakan kegiatan yang rumit; karenanya, beberapa ERP menyediakan alat simulasi untuk membantu para manajer memutuskan bagaimana menghindari terjadinya kekurangan bahan baku, tenaga kerja, atau fasilitas pabrik. Setelah jadwal produksi induk selesai, data akan masuk ke modul MRP (material requirements planning), yang menyediakan tiga bagian informasi: laporan pengecualian, daftar kebutuhan bahan baku, dan permintaan persediaan. Laporan pengecualian mengidentifikasi berbagai potensi situasi seperti pengiriman bahan baku yang terlambat, hingga akan mengakibatkan penjadwalan ulang produksi. Daftar kebutuhan bahan baku menunjukkan perincian pengiriman data pemasok, data perkiraan penerimaan produk serta komponen yang dibutuhkan untuk pesanan terkait. Permintaan persediaan digunakan untuk memicu pesanan pembelian bahan baku ke para pemasok untuk barang yang tidak ada dalam persediaan. Pengendalian pabrik melibatkan perincian penjadwalan produksi, pengiriman, dan aktivitas penentuan biaya pekerjaan yang berkaitan dengan proses produksi sesungguhnya. terakhir, aplikasi logistik bertanggung jawab untuk memastikan prosesnya telah berjalan dengan baik dan benar. 7.2
Enterprise Aplication Arsitektur E-Business
Arsitektur aplikasi e-Business seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini, menunjukkan komponen-komponen aplikasinya, hubungan diantaranya, antarmuka (interface) dengan pelanggan, karyawan, rekan bisnis, dan stackholder yang lain di dalam suatu perusahaan e- Business. Ada beberapa paket solusi atau aplikasi e-Business yang diintegrasikan kedalam gugusan (cluster) aplikasi perusahaan lintas fungsi (cross-functional enterprise application) seperti enterprise resource planningi (ERP), customer relationship management (CRM), supply chain management (SCM) dan selling chain management.
Gambar 7.1. Enterprise Aplication Architecture Source: Adapted from Mohan Sawhney and Jeff Zabin, Seven Steps to Nirvana: Strategic Insights into e-Business Transformation (New York: McGraw-Hill,2001), p. 175
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 93 -
Beberapa aplikasi akan berada pada gugus tradisional, seperti management control (finance, accounting, dan auditing) dan administration control (human resource management dan procurement). Dari gambar ini pula kita dapat melihat sekilas dari keterhubungan (interrelatedness), ketidaktergantungan (interdependence), dan kesatuan (integration) dari aplikasi e-Business yang merupakan komponen vital dari kesuksesan bagi manajemen dan operasi perusahaan e-Business. Di dalam dunia nyata biasanya yang diujumpai adalah kombinasi yang terintegrasi dari sistem bisnis lintas fungsi. Beberapa sistem mendukung proses bisnis, seperti pengembangan produk, produksi, distribusi, manajemen pemesanan, dukungan pelanggan, yang merupakan pendukung bagi sistem utama bagi proses bisnis. Aplikasi-aplikasi e-Business pada dasarnya adalah aplikasi berbasis jaringan, artinya kehadirannya adalah untuk menghubungkan pihak- pihak yang berkepentingan baik dari tempat yang sama maupun tempat yang berbeda, seperti ditunjukkan pada gambar 6. Aplikasi- aplikasi ini kemudian akan berfungsi pada tempat-tempat tertentu, seperti ditunjukkan gambar 7. ERP dan SCM akan berfungsi sebagai Back-End, sedangkan CRM akan berfungsi sebagai Front-End.
Gambar 7.2. Peran Ekstranet bagi e-Business menghubungkan perusahaan dengan pemasok, pelanggan, rekan, dan kantor cabang
Gambar 7.3. Partisi Sistem Enterprise dalam Front-End, Middleware, dan Back-End
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 94 -
7.3
Enterprise Resource Planning – ERP
7.3.1 Pengertian ERP ERP adalah alat pendukung keputusan yang memberikan pihak manajemen informasi secara real-time. hingga memungkinkan adanya keputusan secara tepat waktu yang dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja serta mencapai keunggulan bersaing. ERP singkatan dari “Enterprise Resource Planning” yang merupakan solusi tepat untuk seluruh kebutuhan bisnis dan manajemen. Aplikasi ERP biasanya terdiri dari modul-modul seperti Marketing dan Sales, Operasional lapangan, Produksi, Inventory Control, Procurement, Distribusi, Human Resources, Finance dan akuntansi. Pengertian ERP adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat mengendalikan seluruh aspek dalam perusahaan. Secara garis besar, sistem ini dibagi dalam kelompok sebagai berikut :
Gambar 7.4. Gabungan ERP dari SIA dengan SIM
Internal perusahaan
Customer (Pelanggan)
CRM
ERP Enterprise Resource Planning
SCM
Supplier (Pemasok)
Gambar 7.5. Diagram umum sistem informasi perusahaan ERP
adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan semua aspek internal perusahaan. SCM adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan pengendalian atas supplier. CRM adalah sistem informasi untuk melakukan pengendalian atas konsumen perusahaan
ERP Merupakan tulang punggung e-business, dengan kata lain ini merupakan sistem operasi dari sebuah bisnis, setara dengan sistem operasi windows untuk operasi back-office. Menurut Fan et al. dalam Yusuf et al. (2006), ERP pada dasarnya merupakan sebuah terminologi yang secara de facto merupakan aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu: Sistem Finansial, Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, Sistem Maintenance, Sistem Human Resource Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 95 -
ERP mengintegrasikan sistem komputer yang tadinya saling berdiri sendiri pada departemen-departemen yang ada. Tentunya setiap departemen akan masih memiliki sistem sendiri tapi bedanya sekarang semua sudah terhubung satu sama lain dan bisa memecahkan masalah pelacakan status order tadi. Banyak pembuat solusi ERP saat ini sudah membuat solusi yang fleksibel sehingga tidak perlu membeli semua paket ERP, tapi bisa dengan membeli modul-modul tertentu saja. Misalnya ada perusahaan yang ingin menerapkan modul pengelolaan sumberdaya manusia dan keuangan saja pada tahap awalnya. Modul lain akan dilengkapi secara bertahap di kemudian hari. Seperti ditunjukkan pada gambar dibawah ini, bahwa aktivitas di dalam enterprise resource planning dapat dikelompokan menjadi 5 bagian, yang merupakan komponen utama aplikasi enterprise resource planning, yaitu: 1. Fungsi Logistik 2. Manufaktur/Produksi 3. Sumberdaya Manusia 4. Distribusi 5. Akuntansi Dan Keuangan. Bagi perusahaan yang akan memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan agar diterapkan secara menyeluruh di perusahaan tersebut . Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi seperti pada konsep dasar sistem ERP di bawah ini
Gambar 7.6. Konsep dasar sistem ERP Manfaat lain dari sistem ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 96 -
Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan information technology yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental . Dapat dilihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering dimanfaatkan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur integrasi itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor sistem ERP. Dengan ERP diharapkan dapat mengintegrasikan semua bagian atau departemen dan fungsi di dalam perusahaan melalui suatu sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem inilah yang harus dapat memenuhi semua kebutuhan departemen tadi dan mereduksi pekerjaan-pekerjaan yang ada. Ini sebenarnya tugas yang berat bagi suatu sistem atau aplikasi yang bisa menangani kebutuhan pada bagian gudang, bagian sumberdaya manusia dan juga bagian keuangan sekaligus. Demikian ilustrasi sederhananya dan pada kenyataannya departemen-departemen tadi biasanya sudah memiliki suatu sistem sendiri untuk mengatasi pekerjaan sehari-harinya. Tapi dengan ERP maka semuanya bisa terintegrasi menjadi suatu sistem terpusat dengan suatu database dan menjadikan beberapa departemen bisa lebih mudah dalam berbagi informasi dan juga mudah dalam melakukan komunikasi. 7.3.2 Tujuan ERP Tujuan ERP adalah mengintegrasikan berbagai proses utama perusahaan seperti entry pesanan, produksi pengadaan, utang usaha, penggajian, dan sumber daya manusia. Sebagai ilustrasi lihat lah model tradisional untuk perusahaan manufaktur yang digambarkan dalam gambar dibawah iniyang menggunakan arsitektur basis data tertutup. Dalam pendekatan ini system manajemen basis data digunakan untuk memberikan keunggulan teknologi yang minimal jika dibandingkan dengan system file datar. Produk Pelanggan
Sistem Entry Perusahaan Piutang Usaha Pelanggan Basis Data Pelanggan
Perusahaan Pabrik
Sistem Produksi dan Distribusi Penjadwalan & Pengiriman Produksi Basis Data Produksi
Bahan Baku
Sistem Pengadaan
Pemasok
Utang Dagang ke Pemasok dan Persediaan Basis Data Pengadaan
Gambar 7.8. Perusahaan Pabrik Arsitek Data Tertutup
Ketika pelanggan memesan suatu produk, pesanan tersebut harus diketik beberapa kali untuk dimasukkan ke dalam system di berbagai departemen yang berbeda. Pekerjaan yang Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 97 -
redundan ini menyebabkan penundaan, hilangnya pesanan dan dapat menyebabkan kesalahan entry data. Kurangnya komunikasi yang efektif antar berbagai system dalam model tradisional sering kali merupakan akibat dari proses disain system yang terpisah-pisah. Akhir nya karena system di disain secara internal dan independent serta kapan saja, sering kali system tsb dibentuk berdasarkan platform teknologi yang berbeda dan tidak sesuai satu sama lain. Sistem ERP mendukung arus informasi yang lancar dan tidak tampak diperusahaan dengan menyediakan lingkungan standar bagi berbagai proses bisnis perusahaan dan data operasional yang mendukung komunikasi.
Manajemen Stok / barang Pentingnya MRP dalam manajemen stock/ persediaan barang karena lebih mudah pengaturan dan efektif. Mulai dari pengadaan barang baku sampai pada pendistribusian barang jadi, Intuitive ERP memungkinkan untuk dapat mengatur informasi-informasi yang penting dari setiap barang dengan berbagai atributnya yang tercantum dalam “Kartu Stok”. Akses secara instan/cepat terhadap data yang terjadi secara real-time (sesuai dengan waktu terjadinya) memungkinkan perusahaan untuk dapat memeriksa dan melacak tingkat jumlah stok menurut barang, lokasi barang, kelompok produk dan transaksi stok yang telah terjadi hanya dengan meng”klik” sebuah tombol. Menyederhanakan transaksi barang yang terjadi sehari-hari dan meningkatkan produktifitas para pemakai sistem (user) dengan memafaatkan fungsi-fungsi yang dapat secara otomatis menjalankan pekerjaan-pekerjaan yang seringkali dilakukan seperti : a. Mengontrol Stok / barang b. Mengatur Pengadaan Barang c. Pengiriman dan Penerimaan Barang d. Melacak informasi mengenai lokasi dan lot barang e. Melakukan penyesuaian terhadap hasil pemeriksaan secara fisik jumlah stok barang dengan metode “Cycle Counting” per sebagian barang atau metode “Physical Inventory” untuk seluruh barang f. Memproses Transaksi stok dengan bar code g. Menganalisa dan mengatur informasi mengenai biaya produksi Keuangan / Akunting Intuitive ERP menyediakan fungsi-fungsi yang cukup memadai dan fleksibel untuk menangani keuangan dan akunting. Memungkinkan perusahaan untuk dapat menelusuri dan mencari sumber dan pemakaian aliran dana didalam perusahaan secara aman dan akurat. Transaksi keuangan akan semakin mudah dan kemampuan untuk mengakses secara cepat data-data keuangan, baik secara rekapitulasi/ringkasan sampai dengan pada level detil transaksi secara “Drill-Down” Mengatur, menangani dan memproses hutang dan piutang dagang perusahaan. Menelusuri dan melacak semua kegiatan akunting melalui “General Ledger” dari Intuitive ERP. Memudahkan untuk membuat laporan Neraca Keuangan, budget, dan Laporan keuangan lainnya antara lain : a. Membuat budget dan memonitor aliran dana b. Memproses hutang dan piutang dagang c. Memasukkan transaksi-transaki pada buku besar d. Me-Rekonsialisasikan perkiraan-perkiraan keuangan e. Menelusuri biaya-biaya pemakaian barang, tenaga kerja, dan produksi Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 98 -
Pembelian Menangani seluruh aktifitas pembelian, mulai dari menyeleksi pemasok/supplier sampai pada memasukkan data penawaran, memasukkan order pembelian sampai pada penerimaan barang dan melakukan inspeksi/QC. a. Mengorganisasikan dan mengatur infomasi mengenai pemasok/supplier secara mendetail b. Mengatur harga pembelian dan matrik penawaran dari supplier c. Memasukkan data order pembelian d. Membuat Order Pembelian secara otomatis (meng-konversikan) dari rencana pembelian yang secara otomatis dibuat oleh sistem sesuai dengan kebutuhan e. Menerima dan menginspeksi penerimaan barang yang dikirim oleh supplier
Produksi Intuitive ERP memberikan fungsi-fungsi yang lengkap dalam hal produksi untuk membantu perusahaan dalam menangani proses-proses yang terjadi pada barang setengah jadi (wip) dan meningkatkan produktifitas karyawan dengan menjalankan fungsi/fasilitas a. Labor-Saving, yang memungkinkan pengontrolan lebih besar terhadap operasional produksi dan jadwal/schedule produksi. Dengan cepat rencana “Order Produksi” dapat dikonversikan menjadi “Order Produksi”. b. Memaksimalkan efisiensi produksi dengan fungsi “Backflushing”, “Finite and Infinite Loading”, “Forward and Backward Scheduling”. c. Pengaturan tenaga kerja dan kapasitas peralatan dapat lebih baik dilakukan melalui penerapan pelatihan “Shop Floor Control”. Pelatihan ini memungkinkan untuk membuat jadual produksi dan melakukan proses “What If” untuk dapat mengidentifikasikan secara cepat dan mencegah terjadinya jadual produksi yang konflik. Data mengenai produksi telah terintegrasi dengan data akunting, sehingga biaya produksi yang terjadi dapat segera ditelusuri/dilacak secara akurat seperti : Membuat dan memeriksa order-order produksi Perencanaan dan penjadualan operasional produksi Memonitoring status dari produksi Mengatur barang dan kapasitas peralatan/mesin Menjanjikan waktu untuk pengadaan barang jadi Mengecek waktu dan kehadiran karyawan. Keuntungan dan Kerugian ERP: Keuntungan ERP antara lain : 1. Integrasi data keuangan untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. 2. Standarisasi Proses Operasi untuk menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk. 3. Standarisasi Data dan Informasi untuk menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda. Kerugian ERP antara lain : 1. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 99 -
2. 3. 4. 5.
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran. Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru. Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik. Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Aplikasi Inti ERP ERP secara fungsional terdiri dari Aplikasi inti dan aplikasi analisis bisnis, adalah aplikasi yang secara operational mendukung aktifitas rutin perusahaan, umumnya meliputi penjualan dan distribusi, perencanaan bisnis, perencanaan produksi , pengendalian pabrik dan logistic. Fungsi penjualan dan distribusi menangani entri pesanan dan penjadwalan pengiriman. Kegiatan ini meliputi pemeriksaan ketersediaan produk untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan verifikasi batas kredit pelanggan, Bahkan, pelanggan dapat saja terhubung ke integrasi semacam ini mengurangi aktifitas manual, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan akibat manusia. Menggambarkan berbagai fungsi ini untuk peruahaan manufaktur. Perencanaan bisnis terdiri atas perkiraan permintaan , perencanaan produksi produk dan perincian dari informasi urutan yang menjelaskan tahapan proses produksi sesungguhnya. Pengendalian pabrik melibatkan perincian penjadwalan produksi, pengiriman dan aktivitas penentuan biaya pekerjaan yang berkaitan dengan proses produksi sesungguhnya.terkhir, aplikasi logistic bertanggung jawab memastikan pengiriman tepat waktu ke pelanggan.aplikasi ini terdiri atas manajemen persediaan dan gudang serta pengiriman. Kebanyakan ERP juga meliputi aktivitas pengadaan dalam fungsi logistik. Gambar 7.9 Sistem ERP Perusahaan
Sistem Lama
Sistem ERP Pelanggan
Pemrosesan Analitis Online (OLAP)
Aplikasi Khusus (fungsi untuk Industri tertentu)
Pemasok
Fungsi inti (pemrosesan transaksi on-line)
Penjualan Perencanaan dan bisnis distribusi
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
Pengendalian pabrik
Logistik
- 100 -
7.4 Pemrosesan Analitis Online ERP lebih dari sekedar system pemprosesan transaksi canggih.ERP adalah alat pendukung untuk meningkatkan kinerja serta mencapai keunggulan bersaing pemrosesan analitis online meliputi pendukung keputusan , pemodelan , penarikan informasi, analis atau laporan khusus, dan analis bagaimana jika (what if). 1. Konfigurasi Sistem ERP dan Konfigurasi Server Secara singkat model klien / server adalah bentuk topologi jaringan, dimana computer atau terminal pengguna (klien) mengakses berbagai program ERP dan data melalui computer host yang disebut server. Walaupun server dapat disentralisasikan, klien biasanya terletak diberbagai lokasi di seluruh perusahaan. Dua arsitektur dasarnya adalah model dua tingkat dan model tiga tingkat yang akan dijelaskan berikut ini : a. Model Dua Tingkat : Server menangani pekerjaan aplikasi dan basis data. Computer klien bertanggung jawab atas penyajian data ke penguna dan meneruskan input dari pengguna kembali ke server. b. Model Tiga Tingkat : Fungsi basis data dan aplikasi dipisah dalam model tiga tingkat. Arsitektur ini umum dalam system ERP yang besar dan yang menggunakan wide area network (WAN) 2. Server OLTp Versus OLAP Pemrosesan analitis online dapat dikarakterisasikan sebagai transaksi online yang: a. Mengakses data dalam jumlah yang sangat besar ( contoh nya data penjualan selama beberapa tahun ) b. Menganalisis hubungan antar berbagai jenis elemen bisnis seperti penjualan, produk, area geografis dan saluran pemasaran c. Melibatkan data teragregasi seperti volume penjualan, anggaran, dan dana yang dikeluarkan d. Membandingkan data yang teragregasi dalam berbagai periode waktu hierarkis contohnya bulanan, triwulanan, tahunan. e. Menyajikan data dalam presfektif yang berbeda seperti penjualan yang berdasarkan wilayah, saluran distribusi, penjualan berdasarkan produk f. Melibatkan perhitungan yang rumit antar berbagai elemen data seperti perkiraan laba sebagai fungsi dari pendapatan penjualan untuk tiap jenis saluran penjualan dalam wilayah tertentu g. Merespon dengan cepat permintaan pengguna hingga dapat melakukan proses pemikiran analitis tanpa dihalangi oleh penundaan system. Perbedaan antara OLAP dan OLTP Aplikasi OLTP mendukung berbagai kegiatan yang penting untuk misi tertentu melalui berbagai rangkaian permintaan sederhana ke basis server operasional. Aplikasi OLAP mendukung kegiatan yang penting untuk manajemen melalui penyelidikan analitis berbagai hubungan data yang rumit dan yang dikumpulkan digudang data. OLAP dan OLTP memiliki persyaratan yang berbeda dan saling bertentangan. Konsolidasi adalah agregasi atau penyatuan data contoh berbagai data kantor penjualan dapat disatuan ke tingkat kota dan kota ke tingkat propinsi. Penggalian data memungkinkan perincian data untuk mengungkap perincian dasar yang menjelaskan fenomena tertentu contoh pengguna dapat menggali data dari retur penjualan total untuk suatu periode agar dapat mengidentifikasi Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 101 -
berbagai produk yang sesungguhnnya di kembalikan serta alasannya. Pengirisan dan pemotongan untuk mempelajari data dari berbagai sudut pandang yang berbeda. Server OLAP memungkinkan para penggunanya untuk menganalisis hubungan data yang rumit jadi server basis data OLAP harus efisien saat menyimpan dan memproses data multidimensi.
3. Konfigurasi Basis Data Sistem ERP terdiri atas ribuan table basis data tiap table di hubungkan dengan berbagai proses bisnis yang di kodekan ke dalam ERP. Dengan kata lain perusahaan biasanya mengubah berbagai prosesnya untuk mengakomodasi ERP bukan di modifikasi untuk mengakomodasi perusahaan.
4. Peranti Lunak Khusus Banyak perusahaan menyadari bahwa peranti lunak ERP saja tidak dapat mengendalikan semua proses dalam perusahaan.Perusahaan seperti ini menggunakan peranti lunak khusus (bolt on software )yang disediakan oleh pemasok pihak ketiga.Akan tetapi beberapa perusahaan mengambil pendekatan yang mlebih independent contohnya Domino’s Pizza. 5. Domino’s Pizza Domino’s telah menggunakan berbagai aplikasi ini dan aplikasi lainnya sebelum mengimplementasikan ERP.Perusahaan tersebut tidak ingin membuang aplikasi yang ada tetapi menmukan bahwa system warisan tsb membutuhkan field data yang tidak disediakan oleh ERP. 6. Manajemen Rantai Pasokan Rantai pasokan adalah rangkaian aktivitas yang berhubungan dengan perpindahan barang dari tahap baku hingga ke pelanggan. system manajemen adalah jenis peranti lunakaplaikasi mendukung pekerjaan ini.Selain berbagai areal fungsional utama dalam perusahaan SCM (supply chain managemen)dalam menghubungkan semua mitra dalam rantai tsb,termasuk pemasok , kurir,perusahaan logistic, pihak kertiga dan penyedia system informasi.
7. Penggudangan Data Adalah salah satu isu TI yang paling cepat berkembang sebelum bisnis itu sendiri saat ini. Gudang data adalah basis data relasional atau multi dimensional yang dapat menghabiskan ratusan gigabyte bahkan terabyte pentimapanan disket.Ketika gudang data di atur untuk sebuah departemen atau fungsi maka gudang data tsb sering disebut data mart Kebanyakan perusahaan mengimplementasikan gudang data sebagai bagian dari usaha strategi TI yang melibatkan system ERP. Proses penggudangan data memiliki berbagai tahapan dasar sebagi berikut ini: a. Pemodelan data untuk gudang data b. Ekstraksi data dari berbagai basis data operasional c. Pembersihan data yang di ekstraksi d. Transformasi data kedalam model gudang e. Pemindahan data kedalam basis data gudang data Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 102 -
7.5
Integrasi Informasi Melalui Sistem ERP Penerapan sistem ERP pada perusahaan di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi yang didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktorfaktor sebagai berikut : a. Management atau organisasi; yang meliputi , pelatihan yang berkelanjutan, keterlibatan, pemilihan tim, komitmen stakeholder, serta peran dan tanggung jawab. b. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses. c. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface. d. Data; yang meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data. e. Personel; yang meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan. Gambar 7.10. Integrasi Informasi Melalui Sistem ERP
7.5.1 CRM (Customer Relationship management) Customer Relationship Management (CRM) merupakan fungsi yang harus membina hubungan dengan para pelanggan, antara lain selalu mengingatkan kepada pelanggan akan produk yang disediakan atau diproduksi oleh perusahaan. Pemeliharaan hubungan dapat di bangun melalui hubungan korespondensi (surat berwakat, e-mail, atau melalui situs internet), atau melalui acara jamuan makan dengan para pelanggan utama perusahaan, pameran, dan kegiatan hubungan masyarakat (Haming dan Nurnajamuddin 2007). Shaw (1991) mengungkapkan bahwa manajemen hubungan pelanggan (CRM) merupakan sebuah strategi yang secara luas diterapkan untuk mengelola interaksi perusahaan dengan pelanggan, klien dan prospek penjualan. Hal ini melibatkan penggunaan teknologi untuk mengatur, mengotomatisasi, dan mensinkronisasi proses bisnis seperti kegiatan bisnis penjualan, namun juga untuk mendukung pemasaran, layanan pelanggan, dan teknis. Tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik, dan memperoleh klien baru, memelihara dan mempertahankan Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 103 -
orang-orang yang sudah dimiliki perusahaan, menarik mantan klien kembali serta dan mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan klien. Manajemen hubungan pelanggan juga menggambarkan strategi luas perusahaan yang meliputi customer-interface department dan departemen lainnya (Shaw 1991). Pengukuran dan penilaian hubungan pelanggan merupakan hal penting untuk menerapkan strategi ini. Adapun beberapa keunggulan dari CRM antara lain: a. Kualitas dan efisiensi b. Penurunan biaya keseluruhan c. Dukungan keputusan d. Ketangkasan perusahaan e. Perhatian Pelanggan Dalam pemasaran, sistem CRM membantu perusahaan mengidentifikasi dan menargetkan klien potensial serta memberikan tempat pertama bagi tim penjualan. Kemampuan pemasaran utama adalah menelusuri dan mengukur TI channel yang meliputi e-mail, pencarian, media sosial, telepon dan direct mail. Metrik yang dipantau mencakup klik, tanggapan, transaksi, dan pendapatan. Dalam solusi CRM pemasaran berfokus web, organisasi menciptakan dan menelusuri aktivitas web tertentu yang dapat membantu mengembangkan hubungan klien. Aktivitas-aktivitas ini meliputi download gratis, online video content dan online web presentation. a. EAI (Enterprise Application Integration) Dapat mengintegrasikan berbagai kelompok aplikasi perusahaan dengan memperbolehkan pertukaran data sesuai dengan aturan yang berasal dri model proses bisnis yang dikembangkan oleh para pengguna.
7.5.2 SCM (Supply Chain Management) Perekayasaan kembali dan otomatisasi banyak proses rantai pasok tradisional. Manajemen rantai pasok (SCM) adalah proses perencanaan, penerapan, dan pengendalian operasi dari rantai pasok dengan tujuan untuk mencukupi kebutuhan kebutuhan pelanggan efisien mungkin. Manajemen Rantai Pasok mencangkup semua pergerakan dan gudang penyimpanan dari bahan baku, persediaan barang dalam pengolahan, dan barang sejak jadi dari titik produksi ke titik konsumsi. Menurut Dewan Profesional Manajemen Rantai Pasok (CSCMP) - suatu asosiasi professional yang mengembangkan definisi pada tahun 2004 - bahwa Manajemen Rantai Pasok meliputi perencanaan dan manajemen dari semua aktivitas yang dilibatkan dalam sumber dan pengadaan, konversi, dan semua aktivitas manajemen logistik. Hal penting ialah SCM juga meliputi kolaborasi dan koordinasi dengan mitra saluran, dapat berupa penyalur, para perantara, pihak ketiga selaku penyedia jasa. Adapun area kompetitif dan strategis berikut ini dapat digunakan sebagai penyumbang manfaat yang sempurna bagi penerapan sistem manajemen rantai pasok dengan baik. Dalam bukunya, Haming dan Nurnajamuddin (2007) menuliskan beberapa faktor kompetitif dan strategis seperti yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1) Fulfillment (Pemenuhan kebutuhan) Aktivitas yang berhubungan dengan kepastian kecukupan kuantitas dari komponen yang diperlukan dalam menjalankan produksi atau produk yang akan dijual, dan tiba pada waktu yang tepat sesuai jadwal. Hal itu dimungkinkan melalui adanya komunikasi efisien, yang memastikan bahwa pesanan ditetapkan pada sejumla hjadwal yang sesuai dan siap Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 104 -
2)
3)
4)
5)
untuk dipenuhi. Sistem manajemen rantai pasok juga memungkinkan suatu perusahaan untuk secara tetap melihat apa yang ada di gudang persediaan dan meyakinkan bahwa jumlah yang dipesan sesuai dengan kebutuhan yang dimaksud dalam order dan jadwal untun menggantikan sediaan yang sudah dipakai. Logistics (Logistik) Aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan sediaan bahan atau komponen yang diperlukan. Aktivitas tersebut perlu dijaga agar biaya angkutan material serendah mungkin, konsisten dengan waktu penyerahan yang dijanjikan, dan dilakukan secara tepat dan aman. Disini, sistem manajemen rantai pasok memungkinkan suatu perusahaan untuk mempunyai kontak tetap dengan tim distribusinya, dapat terdiri atas truk, kereta api, atau jenis transportasi lain. Sistem dapat mengizinkan perusahaan untuk menjajaki material yang diperlukan secara terus-menerus. Mungkin juga dapat menghemat biaya untuk berbagi beban biaya transportasi dengan perusahaan mitra jika pengirim tidak cukup besar penuh sebuah truk,dan sekali lagi, SCM mengizinkan perusahaan untuk membuat keputusan sedemikian rupa. Production (Produksi) Aktivitas tersebut berhubungan dengan kegiatan mengolah bahan menjadi keluaran yang direncanakan. Aktivitas itu harus mampu menjamin bahwa lini produksi atau lini perakitan berfungsi dengan baik. Fasilitas dapat berfungsi memuaskan jika didukung oleh ketersediaan komponen yang bermutu tinggi dan tersedia ketika diperlukan. Produksi dapat berlangsung secara teratur jika ditunjang oleh manajemen logistik dan pemenuhan atas order bahan atau komponen yang memuaskan,yaitu sesuai volume kebutuhan dan penyerahannya tepat sesuai jadwal. Jika jumlah yang disediakan tidak sesuai dengan yang dipesan serta dikirimkan pada tepat waktu yang tidak tepat seperti yang diminta maka produksi akan berhenti, paling tidak terganggu. Akan tetapi,dengan manajemen rantai pasok yang andal maka keberlangsungan kegiatan produksi dapat berjalan dengan mulus dan sasaran keluaran akan dapat diwujudkan. Revenue and profit (Pendapatan dan laba) Aktivitas tersebut berhubungan dengan aktivitas pemasaran dan penjualan, yaitu memberikan layanan penyampaian produk atau jasa kepada pelanggan yang membutuhkan secara tepat jumlah, tepat waktu, dan tepat mutu. Kegiatan itu harus mampu memberikan jaminan bahwa tidak ada penjualan yang akan hilang karena persediaan tidak ada atau kosong. Mengelola rantai pasok dengan baik akan meningkatkan fleksibilitas perusahaan dalam bereaksi terhadap perubahan tidak terduga yang terjadi atas permintaan dan penawaran. Sehubungan dengan hal tersebut, suatu perusahaan mempunyai kemampuan untuk menghasilkan barang pada harga yang lebih rendah dan mendistribusikannya ke konsumen dalam waktu yang lebih cepat dibandingkan jika perusahaan tidak menerapkan manajemen rantai pasok, sehingga SCM berperan untuk meningkatkan laba total perusahaan. Costs (Biaya-Biaya) Kemampuan berproduksi secara efektif dan efisien,pada gilirannya akan memampukan perusahaan memiliki keunggulan atas aspek biaya. Faktor biaya produksi atau penyiapan produk merupakan salah satu dari empat factor keunggulan kompetitif perusahaan. Kegiatan tersebut harus mampu memelihara biaya atas produk dan komponen yang dibuat atau dibeli, berada pada tingkatan biaya atau harga yang layak diterima. Manajemen rantai pasok mampu mengurangi biaya mealui peningkatan rasio perputaransediaan (inventory Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 105 -
turn over) di lantai pengerjaan dan di dalam gudang, mengendalikan mutu proses dan mengurangi biaya kegagalan internal dan eksternal, dan bekerja sama dengan penyalur agar dapat menghasilkan keluaran melalui pemanfaatan alat-alat pabrikasi secara efisien. 6) Cooperation (Kerja Sama) Antara mitra rantai pasok memastikan bahwa semua pihak akan memperoleh manfaat timbale balik. Perencanaan kolaboratif, pengisian kembali, dan peramalan merupakan suatu komitmen jangka panjang, kerja sama atas mutu, dan mendukungnya dengan pembeli dari manajerial penyalur, teknologi,dan pengembangan kapasitas. Hubungan tersebut memungkinkan perusahaan mempunyai akses terhadap informasi sekarang yang dapat dipercaya, menghasilkan tingkat perssediaan yang lebih rendah, memotong leadtime, meningkatkan kualitas produk, meningkatkan kecermatan ramalan, dan akhirnya meningkatkan layanan kepada pelanggan dan perolehan laba yang memuaskan. Para penyalur juga menerima manfaat dari hubungan kerja sama melalui peningkatan pembeli masukan, penigkatan mutu, dan penurunan biaya. Semuanya itu akan menghasilkan penghematan.konsumen juga dapat menerima manfaat melalui tersedianya produk dengan mutu lebih tinggi atas biaya atau harga yang lebih murah. Russell dan Taylor (2000) serta Chase et al., (2001) menyatakan bahwa suatu rantai pasok terdiri atas organisasi yang saling berhubungan, sumber daya, dan proses yang menciptakan dan menyerahkan produk dan jasa kepada pelanggan akhir. Suatu rantai pasok meliputi semua fasilitas, fungsi, dan aktivitas yang terlibat dalam kegiatan produksi dan mengirimkan produk atau jasa yang bersangkutan dari para penyalur (dan para pembekal mereka) ke pelanggan (dan para pelanggan mereka). Kegiatan itu meliputi perencanaan dan pengelolaan atas permintaan dan penawaran, mengadakan material, memproduksi dan menjadwalkan produk atau jasa, pergudangan, pengendalian persediaan, distribusi, layanan pelanggan, serta penyerahan. Manajemen rantai pasok mengkoordinir semua aktivitas sehingga pelanggan dapat dilengkapi dengan jasa dan produk secara segera dengan mutu tinggi atau andal, dengan harga yang lebih murah. Keberhasilan manajemen rantai pasok pada akhirnya dapat menyediakan perusahaan manfaat yang lebih kompetitif.
7.5.3 ECS (Enterprise Collaboration Systems) Mendukung dan meningkatkan komunikasi serta kolaborasi antar tim dan kelompok kerja dalam sebuah organisasi. Sistem kerja sama/kolaborasi perusahaan adalah suatu penggunaan peralatan kelompok, Internet, intranets, extranets, dan jaringan komputer lainnya untuk mendukung dan meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kolaborasi, dalam suatu jaringan kerja dalam satu perusahaan atau antar perusahaan. Seminar 2011, menjelaskan sistem kerjasama perusahaan terdiri dari electronic communication tools, electronic conferencing tools dan collaborative work management tools.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 106 -
LATIHAN & SOAL LATIHAN – 7 : 1. Sebutkan definisi audit EDP
2. Sebutkanlah tujuan audit EDP
3. Sebutkan kegiatan utama audit
4. Kegiatan audit yang utama menjadi:
5. Sebutkan perbedaan teknik audit manual dengan audit EDP SOAL - 7 1.
Jelaskan perbedaan audit manual dengan audit EDP
4.
Jelaskan landasan audit EDP
2. 3. 5. 6.
7.
8. 9.
Uraikan dan jelaskan empat kategori laporan audit Uraikan dan jelaskan jenis Audit dan tujuannya
Uraikanlah dengan jelas dan detail ruang lingkup audit manajemen, operasional TI
Sebutkan dan jelaskan Sistem Akuntansi Dan Sistem Aplikasi Komputer metode dan pencatatan. Review pengendalian dari hasil pemrosesan melalui sistem batch lebih mudah dihadapkan pada berbagai eksposur hingga membutuhkan tingkat pegendalian yang lebih tinggi daripada sistem real-time. Sebutkan dan jelaskan
Jelaskanlah masing-masing pengendalian input (input control) untuk memastikan bahwa berbagai transaksi valid dan akurat dan lengkap yang terdiri dari terdiri dari
a).Pengendalian dokmen sumber, b).Pengendalian Pengolahan data. c).Pengendalian validasi. d).Pengendalian kesalahan input, e).Pengendalian sistem input data umum
Apabla terjadi penggunaan file yang salah dalam sistem file berurutan Batch dengan banyak titik penyerahan ulang bagaimanakah cara melakukan pengendalian kesalahan input melalui proses dalam bagan
Jelaskanlah apa saja yang dapat diarakan pengendalian komunikasi data dari review yang berkaitan dengan pengendalian dan buat prosesnya dengan simbol atau bagan
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 107 -
DAFTAR PUSTAKA 1. Budilaksono Agung, (2011), Modul Teori EDP dan EDP Audit, Kementerian Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan Dan Pelatihan Keuangan, Pusdiklat Bea Dan Cukai. Jakarta 2. Bodnar, George H. and William S. Hopwood (2008), Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Indonesia. Terjemahan. Jakarta : Salemba Empat. 3. Boynton.William, Johnson Rayment, Walter (2003), Modern Auditing. Erlangga Jakarta.
4. Hall, James A dan Singleton, Tommie (2007), Audit dan Assurance Teknologi Informasi, Salemba Empat.
5. Nurharyanto (2009). Dasar – Dasar Audit, Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan, Edisi ke-6. BPK Jakarta. 6. Romney Marshall. B., John Paul (2005), Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-9, Salemba Empat Jakarta. 7. Gondodiyoto, Sanyoto., dan Hendarti, Henny (2007), Audit Sistem Informasi Lanjutan, penerbit Mitra Wacana Media
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 108 -
BAB VIII PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGANTAR Dalam bab ini, materi membahasa tentang pengembangan sistem informasi akuntansi. Tahap pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan dibuat. Seberapa besar perubahan yang harus dibuat dari sistem awal, infrastruktur apa saja yang dibutuhkan, berapa besar cost pengembangan dan benefit yang nantinya akan dihasilkan. Hasil akhir dari tahap perencanaan ini adalah proposal proyek atau dokumen perencanaan proyek. Tanpa rencan keseluruhan, sistem informasi yang akan dikembangkan hanya akan seperti motif abstrak dalam sebuah jahitan kain perca. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan, antara lain sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling membutuhkan sumber daya tersebut dari proses publikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan juga pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategis organisasi. Untuk dapat memenuhi karakteristik kualitatif informasi tersebut, SIA harus digunakan juga sebagai bagian dari SPI. Adapun komponen dari SPI adalah lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, pengawasan (monitoring). dalam tahap aktivitas pengendalian, terdapat pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control).
TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Instruksional Umum : Pada akhir kuliah bab ini, mahasiswa mampu berpikir, yaitu dapat tahu mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup dan konsep-konsep dari pengembangan sistem akuntansi. Tujuan Instruksional Khusus :
Tujuan utama dari bab ini adalah membekali mahasiswa cara berpikir dan pemecahan
persoalan dalam pengembangan sistem akuntansi. Mahasiswa harus mampu membuat penyelesaian masalah landasan konseptual sistem informasi akuntansi diberbagai
instansi, baik pemerintahan maupun swasta dan kemudian ia mampu untuk
mengeksekusi laporan keuangan perusahaan dari pengembangan sistem akuntansi. Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat : 1. Menjelaskan desain sistem
2. Menjelaskan pengertian pengembangan sistem informasi akuntansi 3. Mengetahui planning (perencanaan) sistem
4. Memahami dan menjelaskan analysis (analisis)
5. Memahami dan menjelaskan design (perancangan)
6. Memahami dan menjelaskan implementation (implementasi)
7. Memahami dan menjelaskan post implementation (pascaimplementasi).
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 109 -
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 8.1
BAB 8 8
Desain Dan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi
Untuk dapat merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, kita harus melalui tahapantahapan pengembangan sistem. Tahapan tersebut adalah Planning (Perencanaan), Analysis (Analisis), Design (Perancangan), Implementation (Implementasi), dan Post Implementation (Pascaimplementasi).
8.1.1 Perencanaan (Planning) Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan dibuat. Seberapa besar perubahan yang harus dibuat dari sistem awal, infrastruktur apa saja yang dibutuhkan, berapa besar cost pengembangan dan benefit yang nantinya akan dihasilkan. Hasil akhir dari tahap perencanaan ini adalah proposal proyek atau dokumen perencanaan proyek. Tanpa rencan keseluruhan, sistem informasi yang akan dikembangkan hanya akan seperti motif abstrak dalam sebuah jahitan kain perca. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan berikut : Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling membutuhkan sumber daya tersebut. Proses publikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan. Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategis organisasi. Perencanaan sistem meliputi beberapa tahap, yaitu : 1) Mendiskusikan dan merencanaannya bersama-sama dengan manajemen puncak 2) Menetapkan sebuah dewan penasihat (steering commitee) bagi perencanaan sistem. 3) Menetapkan keseluruhan tujan dan kendala informasi startegis. 4) Mengembangkan sebuah rencana sistem informasi yang strategis. 5) Mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagian-bagian wilayah tertentu dalam organisisi untuk menjadi fokus pengembangan sistem. 6) Membuat proposal sistem yang akan berperan sebagai landaan analisis dan desain awal bagi susbsistem tertentu yang akan dikembanagkan. 7) Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai individu yanag akan bekerja dalam proses dan desain awal. 8.1.2 Analsis (Analysis) Dalam tahap ini, pengembang sistem melakukan analsis mengenai data-data apa saja yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus dihasilkan, apa saja Entitas dan bagaimana Relationshipnya. Hasil dari tahap ini adalah ER-Diagram. Selain itu, analisis mengenai pengendalian internal (internal control) juga perlu dilakukan. SIA sangat terkait dengan SPI (Struktur Pengendalian Internal), karena informasi yang dihasilkan dari SIA harus memenuhi karakteristik kualitatif informasi (dapat cek di tautan ini). Untuk dapat memenuhi karakteristik kualitatif informasi tersebut, SIA harus digunakan juga sebagai bagian dari SPI. Adapun komponen dari SPI adalah lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 110 -
pengendalian, informasi dan komunikasi, pengawasan (monitoring). dalam tahap aktivitas pengendalian, terdapat pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control). Tahap-tahap analisis sistem : Ada empat tahap-tahap analisis sistem, anatara lain : a. Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasi dari sistem b. Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem c. Mengumpulkan data-data penting yang berguna untuk pengembangan desain sistem. d. Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan khusus yang membutuhkan lebih banayak perhatian dalam upaya desain subsekuen. Tahap 1 :
Survey terhadap sistem saat ini
Tahap 2 :
Tahap 3 :
Mengidentifikasi kebutuhan informasi
Mengidentifikasi persyaratan sistem
Tahap 4 :
Laporan analisis sistem
Gambar Tahap-tahap Analisis Sistem
Elemen manusia merupakan faktor kunci untuk melakukan survei sistem. Beberapa perusahaan (organisasi) menunjukkan bahwa pengembangan sistem meliputi perubahan sistem yanag ada saat ini, kebanyakan orang tidak menyukai perubahan. Dalam banyak situasi, seorang individu dapat mempengaruhi pekerjaan orang lain. Beberapa pendekatan tertentu yangdapat digunakan untuk menjembatani kesenjangan komunikasi anatara lain dalam gambar dibawah ini. Analisis Sistem
Keamanan Kerja
Ketidakpastian
Penolakan untuk berubah Manajemen
Langkah-langkah dalam analisis sistem : Mengembangkan diagram alur data logika Menentukan kamus data Menentukan metode akses Menentukan metode proses Menentukan logika proses Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 111 -
8.1.3 Perancangan (Design) Dalam tahap ini, pengembang sistem merancang SIA dalam DBMS (Database Management System). ER-Diagram dan Pengendalian atas risiko yang mungkin muncul, diterapkan dalam rancangan aplikasi menggunakan DBMS, sehingga akan menghasilkan aplikasi SIA. Bila lebih mutakhir, aplikasi SIA dapat dibuat terintegrasi antar siklus (akan dibahas dalam pembahasan selanjutnya, siklus transaksi). Akuntansi merupakan suatu bidang ilmu yang memproses data keuangan menjadi suatu informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan keuangan. Perkembangan selanjutnya yaitu akuntansi merupakan suatu ilmu yang menghasilkan informasi keuangan dan non keuangan bagi manajemen untuk merumuskan strategi perusahaan. Dan sistem informasi menjadi satu kesatuan dari proses akuntansi, mulai dari akuntansi keuangan, audit dan saat ini sampai pada sistem pengendalian manajemen (Davis, 1991). Manfaat utama dari perkembangan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bagi sistem efektifitas dan efisiensi manajemen (Wahyono, 2004) adalah : Penghematan waktu (time saving), Penghematan biaya (cost saving) Peningkatan efektivitas (effectiveness) Pengembangan teknologi (technology development) pengembangan personel akuntansi (accounting staff development). Mengevaluasi berbagai alternatif Desain Sistem :
Analisis dan Perencanaan Sistem
Mengevaluasi Beragam Desain
Menyiapkan Spesifikasi Desain
Spesifikasi Desain Sistem
Implementasi Sistem Pengendalian & Pengkajian Ulang Sistem
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam era globalisasi dengan tingkat kompetisi yang semakin ketat. Pelaksanaan Sistem Akuntansi Komputer, membutuhkan adanya validasi dan verifikasi data yang baik sebelum data-data tersebut dimasukkan ke dalam komputer. Bahkan pada beberapa perusahaan yang menerapkan internal control tinggi, data atau dokumen mentah akan akan diverifikasi terlebih dahulu secara manual oleh banyak bagian dalam Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 112 -
Sistem seperti bagian jurnal, internal auditor, manajer keuangan atau bahkan sampai general manager baru data tersebut dimasukkan ke dalam komputer oleh bagian EDP. Pada saat itu terjadi penumpukan data yang terkadang sulit dikendalikan kuantitasnya, sebelum data tersebut di input ke dalam komputer. Selain dilakukan sebelum data dimasukkan ke dalam komputer, verifikasi dan validasi juga perlu dilakukan meskipun data sudah diinput. Seperti misalnya pada kasus posting data, bahwa posting data sebaiknya dilakukan setelah data-data akuntansi yang dimasukkan ke dalam komputer tersebut lengkap dan valid dalam satu periode. Mengingat hal tersebut di atas, dimana seringkali penumpukan data baik secara manual maupun elektronik tidak bisa dihindari dalam penerapan SIA, maka penelitian ini dilakukan untuk mengembangkan SIA menggunakan pendekatan teknik pengolahan data batch processing. Penerapan batch processing dilakukan karena meskipun teknik pengolahan data tersebut tergolong teknik yang paling tua tetapi merupakan teknik masih cukup relevan dalam konteks penelitian ini, disamping juga merupakan teknik pengolahan data yang cukup populer dibanding dengan teknik lainnya. Teknik – teknik desian sistem antara lain : h. Desain formulir i. Desain data base j. Paket desain sistem k. Memilih perangkat lunak dan perangkat keras
8.1.4 Implementasi (Implementation) Implementasi sistem adalah proses pemasangan hardware dan software serta membuat SIA dapat berjalan. Prosese ini terdiri dari pengembangan rencan, pengembangan dan pengujian software, mempersiapkan lokasi, memasang dan menguji hardware, memilih dan melatih personal, mengembangkan dokumentasi serta mengiji sistem. Dalam tahap ini, pengembang sistem mengimplementasikan SIA dalam organisasi. Permasalahan yang biasa terhadi adalah penolakan karyawan atas sistem baru (user resistance). Ada beberapa metoda yang dapat digunakan untuk mengatasi permasalahan ini seperti phased in, parallel, direct, bigbang, dan lain sebagainya. Pascaimpelementasi (Post Implementation. Dalam tahap ini, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala. Bugs-bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam table dilakukan jika terdapat transaksi atau data baru, atau pengelolaan konsistensi data. Implementasi sistem : 1. Membuat rencana dan pengendalain untuk implementasi Menguraikan proyek keberbagai tahapan Anggaran khusus yang dapat diaplikasikan disetiap tahap Waktu pelaksanaan tertentu yang dapat diaplikasikan di setiap tahap proyek 2. Melakukan aktivitas implementasi Pelatihan karyawan Mendapatkan dan memasang komputer baru Rincian desain sistem Konversi file Operasi pengujian Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 113 -
3. Mengevalusssasi sistem baru Memastikan bahwa sistem baru beroperasisesuai dengan yang direncanakan. Perencanaan Implementasi Sistem
Analisis dan Sistem Desain Konseptual Desain Fisik
Perencanaan Implementasi
Implementasi Sistem
Mempersiapakan lokasi memasang dan menguji Memilih dan melatih personel
Dokimentasi lengkap Mengiji Sistem
Konversi
Operasi dan Pemeliharaan
Tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi Menambah nilai bagi perusahaan. Sistem informasi akuntansi dapat memberi nilai tambah dengan memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu. Penerapan sistem informasi akuntansi meningkatkan efektivitas dan efisiensi biaya dalam mengumpulkan informasi ekonomi. Membantu serta meningkatkan kualitas keputusan yang akan diambil oleh pihak manajemen. Meningkatkan pembagian pengetahuan (knowledge sharing).
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 114 -
LATIHAN & SOAL
LATIHAN – 8 Jawablah pertanyaan dibawah ini : 1. Apakah yang simaksud dengan perencanaan sistem ? 2. Apakah yang dimaksud dengan analisis sistem? 3. Apakah yang dimaksud dengan desain sistem? 4. Apakah yang dimaksud dengan implementasi sistem? 5. Sebutkan dan jelaskan pengembangan sistem ?
SOAL – 8
Jawab dan jelaskan pertanyaan di bawaha ini
1. Sebutkan dan jelaskan tujuan mempelajari pengembangan sistem informasi akuntansi untuk perusahan yang sudah mempunyai sistem tersebut. 2. Jelaskan bagaimana startegi pengembangan sistem informasi akuntansi berdasarkan karakteristik perusahaan apabila sistem tersebut gagal dan tidak maksimal. 3. Sebutkan dan jelaskan karakteristik sistem dan kakteristik sistem informasi akuntansi 4. Jelaskan dan uraikan analisis perencanaan dan implementasi sistem informasi akuntansi 5. Buatlah pengembangan sistem informasi akuntansi untuk : a. Perusahaan jasa bidang Asuransi (perusahaan baru berjalan) b. Perusahan Dagang seperti retail (perusahaan sudah berdidiri 5 tahun tetapi sistem pencatatan persediaan, penjualan dan piutang belum bisa dilaporkan tepat waktu) c. Perusahaan pabrik, industri otomotif-Motor ( sudah berdiri lama tetapi sistem distribusi produk belum mencakup seluruh wilyah Indonesia, hanya ada di Jakarta, Bekasi, Tangerang, Medan, Solo dan Surabaya)
DAFTAR PUSTAKA 1.
Bodnar., George H. and William S. Hopwood (2004), Sistem Informasi Akuntansi, 9 th ed
3.
Marshall., Romney B. dan Steinbart John Paul Steinbart (2005), Accounting Information
2.
Andi Yogyakarta.
Hall, A James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western Publising Co., System, 9th ed Salemba Empat Jakarta
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 115 -
BAB IX STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGANTAR Kemajuan teknologi seiring dengan perkembangan dunia usaha (bisnis), pada saat ini di berbagai organisasi selalu berupaya mengembangkan dan meningkatkan strategi yang baru untuk pemenuhan kebutuhan aktivitas dan operasional bisnanya, sehingga lebih kompetitif dalam bersaing di lokal maupun dengan internasional melalui informasi yang cepat dan efisien.
Untuk mencapai tujuan organisasi (perusahaan) dalam menghadapi semua tantangan ini, maka dalam materi ini, kita diarahakan mampu membuat keputusan yang benar dan ekonomis, yang diramu dalam materi pembahasan tentang strategi pengembangan sistem informasi akuntansi meliputi : membeli software, pengembangan sistem oleh departemen informasi, melakukan outsource untuk sistem, rekayasa ulang proses bisnis dan pembutan portotipe, Untuk mempercepat atau meningkatkan proses pengembangan SIA, perusahaan dapat menggunakan tiga cara yaitu: rekayasa teknis proses bisnis, menggunakan prototipe, dan alat pembuatan software dengan bantuan komputer (computer-aided software engineering-CASE)
TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan Instruksional Umum : Pada akhir kuliah, mahasiswa mampu berpikir, yaitu dapat tahu mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup dan konsep-konsep dari strategi pengembangan sistem informasi akuntansi. Tujuan Instruksional Khusus :
Tujuan utama dari bab ini adalah membekali mahasiswa cara berpikir dan pemecahan
persoalan dalam strategi pengembangan sistem informasi akuntansi. Mahasiswa harus
mampu membuat penyelesaian masalah landasan konseptual sistem informasi akuntansi diberbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta dan kemudian mampu
untuk
mengeksekusi
laporan
keuangan
perusahaan
dari
strategi
pengembangan sistem informasi akuntansi. Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat :
1. Menjelaskan bagaimana cara organisasi membeli software aplikasi, mendapatkan layanan dari vendor, dan membeli hardware.
2. Menjelaskan bagaimana departemen mengembangankan software sistem informasi akuntansi
3. Memahami dan menjelaskan rekayasa ulang proses bisnis 4. Mengetahui pembutan portotipe Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 116 -
STRATEGI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 9.1
BAB 9 8
Membeli Software
Masalah utama dengan software adalah seringkali software tersebut tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi atau pemrosesan data di perusahaan. Kelemahan ini sering kali diatasi dengan mengubah software massal. Umumnya, cara terbaik untuk melakukan hal tersebut adalah meminta vendor software terkait, bukan meminta bantuan pada staff programmer perusahaan untuk membuat perubahan. Peruhagan yang diotorisasi oleh penjual bisa saja tidak dijamim dan dapat membuat program tersebut menjadi tidak andal dan tidak stabil. Perusahaan yang membeli daripada membangun software sistem informasi akuntansi masih harus melalui : 1.
Pembelian Software dan Systems Development Life Cycle (SDLC). a. Analisis Sistem; perusahaan harus melakukan penyelidikan awal, survei sistem dan survey kelayakan juag harus menetapkan persyaratan SIA b. Perancangan konseptual; menetapkan apakah software tersebut telah memenuhi persyaratan SIA. c. Desain fisik; Apakah software yang dibeli, beberapa tahap desain fisik, seperti pendesaianan dan pengkodeanprogram dapat dihilangkan. Akan tetapi, mungkin akan memerlukan perubahan agar software dapat lebih memenuhi kebutuhan. d. Implementasi dan perubahan (konversi); perusahaan harus dapat merencanakan implemantasi dan perubahan aktivitas, memilih dan melatih personel, memasang dan menguji hardware serta software, mendokumentasikan prosedur, dan mengubah dari sistem lama ke sistem baru. e. Operasi dan Pemeliharaan; sistem informasi akuntansi dioperasikan seperti software lainnya, dan vendornya biasanya melakukan pemeliharaan atas software. Proses pembelian Sistem
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
Custom Software Dibangun oleh perusahaan di luar Perusahaan Saat melakukan kontrak dengan organisasi luar, perusahaan harus menjaga pengendalian selama proses pembanunan. Beberapa pentunjuk : • Hati-hati memilih developer • Tandatangani kontrak • Perencanaan dan monitoring setiap tahapan • Menjaga komunikasi yang efektif • Mengendalikan semua biaya
- 117 -
2. 3.
4.
9.2
Memilih Vendor : Merupakan hal penting untuk selektif dalam memilih vendor dalam membeli software baru
Mendapatkan Hardware dan Software: Pada saat persyaratan SIA telah ditetapkan, organisasi siap untuk membeli hardware dan software. Akan tetapi, perusahaan yang membeli sistem yang besar dan rumit, akan mengirimkan permintaan proposal ( request for proposal - RFP ) yang mengundang para vendor untuk mengusulkan sebuah sistem pada tanggal yang telah ditentukan. Pendekatan formal untuk mendapatkan sistem, adalah hal penting untuk alasan-alasan berikut : menghemat waktu, menyederhanakan proses pengambilan keputusan, mengurangi kesalahan dan menghindarkan dari potensi ketidak sesuaian. Mengevaluasi Proposal dan Memilih Sistem Salah satu cara untuk membandingkan kinerja sistem adalah menggunakan benchmark problem- pekerjaan pemrosesan data dengan kegiatan input, pemrosesan, dan output umum yang akan diproses oleh SIA yang baru. Pendekatan lainnya adalah dengan penilaian poin. Setiap kriteria evaluasi akan diberikanbobot berdasarkan pada tingkat kepentingan relatifnya. Pengembangan Sistem Oleh Departemen Informasi
Banyak organisasi yang mengembangkan software khusus mereka sendiri karena kebutuhan perusahaan unik atau karena ukuran perusahaan dan kerumitannya membutuhkan software khusus. 1. Pengembangan Software oleh Pemakai Akhir (End – User Computing -EUC ) adalah pengembangan, penggunaaan, dan pengendalian aktif atas sistem informasi berbasis komputer oleh para pemakai. EUC adalah orang yang menggunakan TI untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri daripada bergantung pada ahli-ahli sistem. 2. Perkembangan dan Penggunaan oleh Pemakai Akhir yang Tepat: Perkembangan pemakai akhir ( end – user development - EUD ) terjadi ketika para pemakai informasi, mengembangkan aplikasi mereka sendiri dengan menggunakan spesialis komputer sebagai penasihat. 3. Manfaat dari End-User Computing : a. Para pemakai mengendalikan proses pengembangan dan memutuskan sistem apa yang dibuat dan diimplementasikan. b. Sistem yang dikembangkan lebih daapt memenuhi kebutuhan para pemakai. c. Sistem dikembangkan ketika dibutuhkan. d. Sumber daya sistem dapat bebas untuk tugas lainnya. e. Sistem biasanya mudah digunakan dan diubah. 4. Risiko End-User Computing a. Sistem buatan pemakai akhir lebih mungkin berisi kesalahan atau disengaja salah melalui cara-cara tertentu. b. Sistem diimplementasikan walaupun belum diuji secara memadai. c. Sistem cenderung tidak efisien atau menggunakan lebih banyak sumber daya dari yang seharusnya. d. Sistem sering kali dikendalikan dan didokumentasikan secara kurang baik. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 118 -
5.
e. Sistem cenderung tidak sesuai dengan sistem lainnya dalam organisasi. f. Semakin besarnya peluang dibuatnya sistem ganda atau tersia-sianya sumber daya organisasi. g. Sering kali berakibat timbulnya biaya sistem keseluruhan yang makin besar. Mengelola dan Mengendalikan End User Computing Langkah terbaik untuk mengelola dan mengendalikan EUC adalah memberikan petunjuk dan standar yang cukup agar dapat secara memadai mengendalikan sistem tetapi tetap memungkinkan pemakai mendapatkan fleksibilitas yang mereka butuhkan
Bagi perusahaan modern, memiliki strategi bisnis saja tidak cukup untuk menghadapi persaingan dewasa ini. Strategi bisnis yang biasa dituangkan dalam dokumen atau cetak biru seperti Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategi teknologi informasi (IT Strategy). Tujuannya jelas, yaitu untuk memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi perusahaan (sistem yang terdiri dari komponenkomponen untuk melakukan pengolahan data dan pengiriman informasi hasil pengolahan ke fungsi-fungsi organisasi terkait). Mengapa strategi perlu dibuat? 1. Pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. 2. Kedua untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama. 3. Ketiga adalah untuk memastikan bahwa asset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan atau revenue maupun pengurangan biaya-biaya atau costs. 4. Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang teknologi informasi. 5. Terakhir adalah untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.
Secara garis besar kerangka pembuatan sebuah strategi informasi bagi sebuah organisasi seperti perusahaan. Berikut adalah penjelasan-penjelasannya dari output yang diinginkan adalah sebuah strategi yang mencakup tiga hal pokok: 1. Sistem Informasi – merupakan definisi secara jelas dan terperinci sehubungan dengan jenis-jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan hal-hal yang berkaitan dengannya (kecepatan proses pengolahan data menjadi informasi, tingkatan detil informasi, cara menampilkan informasi, volume dan transaksi informasi, penangung jawab informasi, dan lain sebagainya). 2. Teknologi Informasi – meliputi komponen-komponen perangkat keras (komputer, infrastruktur, alat komunikasi, dll) dan perangkat lunak (aplikasi, sistem operasi, database, dll) yang harus tersedia untuk menghasilkan sistem informasi yang telah didefinisikan. 3. Manajemen Informasi – menyangkut perangkat manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun dan mengembangkan teknologi informasi sejalan dengan perkembangan perusahaan di masa mendatang. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 119 -
Untuk setiap domain atau hal pokok di atas, akan dianalisa dan diusulkan beberapa skenario atau pilihan (options), dimana setiap skenario memiliki variabelnya masing-masing seperti biaya (costs), manfaat (benefits), resiko (risks), dampak (impacts), tingkat kesulitan (complexity), hambatan (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Beberapa skenario ini kemudian diajukan dalam rapat para pimpinan manajemen untuk dibahas secara mendetail dengan tujuan tunggal untuk memilih skenario terbaik. Jika pembuatan IT Strategy melibatkan pihak ketiga seperti konsultan misalnya, ada baiknya dimintakan pendapat obyektif mereka (rekomendasi). Setelah skenario terbaik berhasil ditentukan, maka langkah terakhir adalah membuat rencana implementasi yang didasarkan pada manajemen proyek (project management). Melihat bahwa akan terjadi pengembangan beberapa modul sistem, maka harus dibedakan proyek-proyek jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang yang ditentukan melalui analisa nilai kepentingan atau skala prioritas. Jadwal pengembangan proyek inilah yang akan menjadi pegangan dalam setiap pengembangan teknologi informasi di perusahaan. Untuk menghasilkan output yang berkualitas dengan karakteristik di atas, berbagai hal harus dilakukan, menyangkut masukan (input) yang dibutuhkan oleh tim penyusun IT Strategy dan proses analisa yang harus dilakukan. Setidak-tidaknya harus ada lima input utama sebagai langkah awal penyusunan IT Strategy : 1. Business Strategy : Business Strategy merupakan dokumen yang harus dijadikan landasan berpijak utama dalam pembuatan IT Strategy karena dalam dokumen tersebut disebutkan visi dan misi perusahaan beserta target kinerja masing-masing fungsi pada struktur organisasi. Di dalam dokumen ini pula ditegaskan peranan teknologi informasi yang sesuai dengan strategi perusahaan (ingat bahwa untuk setiap perusahaan sejenis, posisi teknologi informasi dapat berbeda), sehingga filosofi yang digunakan dalam pengembangan IT Strategy harus sesuai dengannya. 2. Business Trends : Business Trends adalah segala hal yang berhubungan dengan kecenderungan pola-pola bisnis yang akan terjadi di masa mendatang sehubungan di sebuah industri tertentu. Contohnya , Industri keuangan seperti bank, asuransi, dan sekuritas. Ada kecenderungan bahwa di masa depan, ketiga entiti bisnis yang biasa terpisah ini akan bergabung menjadi sebuah perusahaan keuangan multi fungsi di mana produk-produk dan jasa pelayanan yang diberikan dapat beragam. Industri pariwisata yang melibatkan perusahaan-perusahaan transportasi (darat, laut, dan udara), hotel, lokasi wisata, taman-taman hiburan dan lain sebagainya. Saat ini, masing-masing perusahaan berada dalam jalur bisnisnya sendiri-sendiri, tetapi dengan adanya kemajuan teknologi informasi dan fenomena pembentukan rekanan strategis (strategic alliances) antar beberapa perusahaan, kecenderungannya di masa depan akan terbentuk sebuah tipe perusahaan pelayanan yang memadukan servis-servis yang biasa dilakukan perusahaanperusahaan dalam industri pariwisata tersebut. Hal-hal seperti di atas perlu dicermati dan dipelajari untuk mengantisipasi perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dalam jangka pendek, menengah, atau panjang yang dapat mempengaruhi infrastruktur teknologi informasi yang ada (karena adanya perubahan orientasi bisnis). 3. Competitor Analysis : Competitor Analysis merupakan suatu aktivitas yang harus dilakukan mengingat bahwa pada dasarnya strategi itu dibuat karena adanya pesaing. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 120 -
Tujuan dari dikembangkannya teknologi informasi adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa yang cheaper, better, dan faster dibandingkan dengan produk atau jasa yang dihasilkan kompetitor. Sehingga jelas bahwa tujuan diadakannya analisa terhadap para pesaing bisnis adalah untuk melihat seberapa murah, seberapa baik, dan seberapa cepat produk dan jasa yang ditawarkan perusahaan lain sehingga hal tersebut dapat menjadi patokan target perusahaan. 4. IT Trends : Tujuan dipelajarinya IT Trend adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan di perusahaan. Tidak semua produk-produk teknologi informasi tergolong baik. Dari sekian banyak produk yang ditawarkan, lebih banyak yang gagal bertahan di pasaran daripada yang berhasil. Perusahaan harus dapat melakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan atau perkenalan (infancy/emerging), perkembangan (growth), stabil (mature), dan mulai ditinggalkan (facing out). Dan dari sekian banyak produk, mana pula yang kira-kira akan menjadi standar di masa mendatang. Di samping untuk tujuan tersebut di atas, melihat trend dalam perkembangan teknologi informasi berarti mempelajari kesempatan-kesempatan (opportunities) baru yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan di masa mendatang, baik dalam peningkatan revenue, penurunan costs, atau kemungkinan dikembangkannya bisnis baru. 5. Existing IT : Hal terakhir yang harus dipelajari adalah konfigurasi dan spesifikasi dari teknologi informasi yang dimiliki perusahaan saat ini (Existing IT). Alasan utamanya adalah karena pada hakekatnya pengembangan teknologi informasi di masa mendatang dibangun di atas infrastruktur yang dimiliki saat ini (baseline), bukan membuat sesuatu yang sama sekali baru (paling tidak jika diputuskan untuk sama sekali tidak menggunakan infrastruktur yang ada sekarang, tetap saja diperlukan strategi untuk facing out). Setelah mengetahui output dan input yang dibutuhkan, tahap selanjutnya adalah aspek-aspek yang harus dipelajari dan dianalisa sebagai dasar pijakan pembuatan rekomendasi stretegi yang cocok diterapkan.
Secara garis besar, ada dua aspek utama yang harus dicermati: aspek internal dan aspek eksternal. 1. Aspek internal, ada empat hal utama yang harus dianalisa: a. Struktur Organisasi; mempelajari fungsi-fungsi apa saja yang ada dalam organisasi dan bagaimana hubungan keterkaitan antara fungsi-fungsi tersebut; b. Proses dan Prosedur; mempelajari bagaimana proses dan prosedur penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan secara mendetail; c. SDM dan Budaya Perusahaan; mempelajari karakteristik manusia sebagai implementor sistem yang diterapkan perusahaan, terutama hal-hal yang melatarbelakangi terbentuknya budaya perusahaan. d. Sumber Daya dan Infrastruktur Perusahaan; mempelajari sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan seperti asset, keuangan, manusia, informasi, waktu, dan lain sebagainya. Mempelajari faktor-faktor internal ini sangat perlu dilakukan karena pada kenyataannya setiap perusahaan memiliki keunikan tersendiri, yang membedakannya dengan perusahaan lain. Harap diperhatikan bahwa pada dasarnya strategi adalah bagaimana meutilisasikan sumber daya-sumber daya yang dimiliki perusahaan Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 121 -
sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan produk atau jasa sesuai dengan target yang diinginkan.
2. Aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari: a. Produk dan Jasa (Pelayanan); yang merupakan alasan mengapa sebuah perusahaan didirikan, karena dari penjualan produk dan jasa inilah pendapatan diperoleh untuk mendapatkan profit atau keuntungan. b. Pasar dan Pelanggan; yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau jasa yang ditawarkan tersebut di atas.
Aspek eksternal ini pun mutlak dipelajari karena tanpa ada produk dan jasa yang laku dijual di pasaran, perusahaan akan merugi dan jatuh bangkrut. Apa gunanya memiliki teknologi informasi yang canggih namun tidak ada orang yang berminat membeli produk atau jasa tersebut? Di pihak lain, banyak sekali hal yang telah terbukti bahwa keterlibatan teknologi informasi memungkinkan terciptanya produk-produk atau jasa-jasa baru yang dapat ditawarkan perusahaan atau memperbaiki produk atau jasa yang sudah ada. Tidak tertutup ada kemungkinan bahwa teknologi informasi dapat mempengaruhi pasar dan pelanggan. Mengapa kedua aspek di atas harus dipelajari sehubungan dengan penyusunan IT Strategy ? 1. Aspek Pertama : Kalau diamati lebih jauh, hanya komponen-komponen yang berada di dalam aspek internal saja yang dapat dikontrol oleh perusahaan karena semuanya merupakan milik perusahaan. Sementara di lain pihak, komponen-komponen pada aspek eksternal berada di luar kendali perusahaan, sehingga perusahaan hanya dapat bertindak secara pasif dan adaptif (dengan asumsi bahwa tidak ada praktek monopoli). Namun dilemanya, justru aspek eksternal-lah yang belakangan ini menjadi sedemikian kuatnya, sehingga merupakan sumber mati hidupnya perusahaan (ingat istilah-istilah seperti market driven, customer oriented, customer is a king, service quality, dan lain sebagainya). Sehingga, harus diperlukan strategi khusus untuk dapat mengantisipasi setiap pergerakan dinamis yang mungkin terjadi pada komponen-komponen eksternal. 2. Aspek Kedua : Hal kedua yang patut dipelajari adalah bahwa perubahan pada komponen luar akan merubah komponen-komponen internal baik secara langsung maupun tidak langsung, karena sebagai komponen internal, teknologi informasi harus mampu mengantisipasi perubahan tersebut. Pada akhirnya semua strategi yang ada harus diimplementasikan, bukan hanya dijadikan sekedar mimpi yang dapat terwujud dapat juga tidak. Untuk keperluan ini, harus ditunjuk seseorang yang bertanggung jawab atas implementasi semua rencana tersebut. Untuk perusahaan besar, biasanya akan ditunjuk seorang CIO (Chief Information Officer). Selanjutnya CIO ini akan memilih orang-orang terbaik sebagai anggota team pengembangan teknologi informasi. Sebelum team ini bekerja berdasarkan cetak biru yang telah dibuat, terlebih dahulu, CIO harus menjelaskan visi dan misi team tersebut, beserta target-target dan ukuran kinerja (performance) yang ingin dicapai. Selanjutnya CIO tersebut akan mengundang para manajer menghadiri suatu sesi dimana CIO akan mempresentasikan rencana-rencananya untuk memperoleh dukungan. Terhitung mulai saat itu, dimulailah perjalanan implementasi teknologi informasi di perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 122 -
9.2.1 Melakukan Outsource Untuk Sistem Melakukan outsource adalah mengontrak perusahaan luar untuk menangani semua bagian dari data aktivitas pemrosesan organisasi . 1. Pertumbuhan dalam Aplikasi Outsourcing ; Outsourcing awalnya digunakan untuk menstandarkan aplikasi oleh perusahaan yang berjuang untuk bertahan hidup dan menginginkan pasukan kas yang cepat dari penjualan hardware-nya. 2. Manfaat Outsourcing : a. Merupakan solusi untuk bisnis dan juga sistem informasi. b. Memugkinkan perusahaan menggunakan dengan lebih baik aset dan sumber daya langka miliknya. c. Memberikan akses ke keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih canggih. d. Dapat menurunkan biaya sistem informasi keseluruhan perusahaan. e. Dapat menghasilkan pengembangan sistem yang lebih cepat dan lebih efisien. f. Membantu meniadakan puncak kepadatan dan kejarangan penggunaan sistem. g. Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan. 3. Risiko Melakukan Outsourcing Perusahaan yang melakukan outsourcing seringkali mengalami satu atau lebih dari kerugian berikut ini : a. Kontrak outsourcing tidak terlalu fleksibel karena jangka waktunya. b. Perusahaan dapat kehilangan kendali atas sistem dan data mereka. Hal ini dapat mengakibatkan penyalahgunaan, seperti data rahasia dibagi ke para pesaing. c. Sejalan dengan waktu, perusahaan dapat kehilangan pandangan atas kebutuhan informasinya dan bagaimana sistem tersebut dapat memberi perusahaan keunggulan kompetitif. d. Merupakan hal yang mahal dan susah untuk membalik keputusan outsourcing dan mengganti hardware, software, dan orang-orangnya. e. Banyak tujuan dan manfaat outsourcing yang tidak pernah terwujud. f. Layanan yang diberikan oleh beberapa pihak pemberi layanan, kurang baik
9.2.2 Rekayasa Ulang Proses Bisnis Proses bisnis dalam pengguanan sistem informasi akuntansi, perlu melakukan rekayasa ulang proses bisnis untuk perancangan SIA melalui : 1. Prinsip-prinsip Rekayasa Ulang : Rekayasa ulang proses bisnis ( Business Process Reengineering- BPR ) adalah analisis menyeluruh dan pendesainan ulang yang lengkap atas proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan kinerja yang dramatis. BPR adalah proses evolusioner yang menantang struktur organisasi, peraturan, asumsi, aliran kerja, deskripsi kerja, prosedur manajemen, pengendalian, dan nilai serta budaya organisasi. Menurut Michael Hammer, ada 7 prinsip yang dapat membantu organisasi agar dapat berhasil merekayasa ulang proses bisnisnya. 7 prinsip perekayasaan proses bisnis ini antara lain: a. Mengatur hasil, bukan tugas b. Membuat pemakai output melakukan proses c. Membuat mereka yang menghasilkan informasi memproses informasi tersebut d. Memusatkan dan menyebarkan data e. Mengintegrasikan aktivitas paralel Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 123 -
2.
f. Memberdayakan para pekerja, menggunaka pengendalian internal, dan membuat struktur organisasi menjadi lebih datar g. Mengumpulkan data saat itu juga, disumbernya
Tantangan yang Dihadapi dalam Usaha Rekayasa Ulang Agar dapat berhasil dalam menyelesaikan proses rekayasa ulang, perusahaan harus menghadapi dan mengatasi hambatan-hambatan berikut : a. Tradisi. Cara-cara lama untuk melakukan segala sesuatu sering kali tidak dapat ditinggalkan dengan mudah, terutama praktik yang berhubungan dengan budaya perusahaan. b. Penolakan. Disepanjang proses manajer harus terus memastikan, membujuk, dan memberi dukungan bagi mereka yang terkena dampak perubahan agar dapat perubahan yang diperlukan dapat berjalan. c. Persyaratan waktu. Rekayasa ulang adalah proses berkepanjangan, hampir selalu memakan waktu lebih dari 2 tahun untuk dapat selesai. d. Biaya. Merupakan hal yang mahal untuk secara keseluruhan mempelajari dan mempertanyakan proses bisnis perusahaan agar dapat menemukan cara yang lebih cepat dan efisien untuk beroperasi. e. Kurangnya dukungan pihak manajemen. Manajemen sistem informasi kekurangan kekuasaan dan pengaruh untuk mendorong proyek rekayasa ulang agar dapat berhasil baik. f. Risiko. Manajemen sistem informasi menyadari bahwa mendorong rekayasa ulang dapat menjadi tindakan yang berisiko atas karir. g. Skeptisisme. Beberapa anggota komunitas sistem informasi melihat rekayasa ulang sebagai perkembangan sistem tradisional, tetapi dalam pembungkus baru dan nama yang menarik. h. Pelatihan kembali. Banyak usaha rekayasa ulang secara dramatis mengubah cara pekerjaan dilakukan. i. Pengendalian. Elemen penting dalam sistem informasi adalah pengendalian yang memastikan keandalan dan integritas sistem.
9.2.3 Pembutan Portotipe Pembuatan Prototipe adalah pendekatan ke desain sistem yang mengembangkan model kerja yang disederhanakan dari sistem. Prototipe aau rancanan awal ini dapat dengan cepat dan murah untuk dibangun dan diberikan kepada pemakai untuk diuji. 1. Langkah-langkah dalam Mengembangkan Prototipe, Ada empat langkah dalam mengembangkan prototype antara lain (diagram dapat dilihat di halaman terakhir): a. Mengidentifikasikan persyaratan sistem melalui pertemuan dengan para pemakai untuk menyepakati ukuran dan lingkup sistem, dan untuk memutuskan sistem apa yang harus dimasukkan dan dikeluarkan. b. Mengembangkan prototipe awal yang memenuhi persyaratan yang telah disetujui. c. Proses berulang dengan para pemakai mengidentifikasi perubahan, pengembang membuat perubahan, dan sistem tersebut sekali lagi dikembalikan kepada para pemakai untuk dievaluasi dan dicoba. Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 124 -
2.
d. Menggunakan sistem yang disetujui oleh para pemakai. Prototype yang disetujui biasanya digunakan dalam satu dari dua cara. Setengah dari keseluruhan prototype diubah menjadi system yang berfungsi penuh disebut sebagai prototype proposal. Saat Menggunakan Prototipe, Kondisi yang mendukung penggunaan prototipe antara lain: a. Para pemakai kurang pemahamannya atas kebutuhan mereka, atau kebutuhan mereka berubah dengan cepat. b. Persyaratan sistem sulit ditetapkan. c. Input dan output sistem belum diketahui. d. Tugas yang harus dilakukan tidak terstruktur dan semi terstruktur. e. Para pendesain tidak pasti akan apa yang digunakan. f. Sistem yang dikembangkan sangatlah penting dan sangat dibutuhkan. g. Resiko yang berkaitan dengan pengembangan sistem yang salah, tinggi h. Reaksi para pemakai atas sistem yang baru adalah pertimbangan penting dalam pengembangan i. Banyak strategi desain yang harus diuji j. Pegawai pengembangan memiliki pengalaman dengan 4GL dan alat prototipe lainnya. k. Pegawai pengembangan memiliki sedikit pengalaman dalam mengembangkan sistem atau aplikasi yang dipertimbangkan. l. Sistem akan jarang digunakan ( dan karenanya efisiensi pemrosesan bukanlah hal utama ).
3. Keuntungan Pembuatan Prototipe a. Biasanya menghasilkan pemahaman yang lebih baik atas kebutuhan para pemakai daripada pendekatan lainnya. b. Keterlibatan pemakai dan kepuasaan pemakai yang lebih besar serta lebih sedikitnya risiko sistem tersebut tidak akan digunakan. c. Sistem dapat dikembangkan dengan jauh lebih cepat. d. Kesalahan cenderung dapat dideteksi dan ditiadakan e. Para pemakai dapat melihat dan menggunakan sistem tersebut dan punya peluang untuk membuat perubahan f. Lebih murah daripada pendekatan lainnya. 4. Kelemahan Pembuatan Prototipe a. Membutuhkan banyak pemakai. b. Jalan pintas yang digunakan untuk mengembangkan prototipe dapat mengakibatkan sistem yang tidak efisien. c. Dapat tidak mengarah pada analis kebutuhan yang menyeluruh dan komprehensif. d. Para pengembang dapat menyimpangkan proses pengujian dan dokumentasi. e. Dapat mengakibatkan sejumlah reaksi keprilakuan yang negatif. f. Perulangan dan revisi tanpa akhir dapat diajukan karena perubahan begitu mudah untuk dilakukan.
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 125 -
9.3
Computer – AIDED Software Engineering Alat CASE digunakan untuk merencanakan, menganalisis, mendesain, memprogram, dan mempertahankan sistem informasi. CASE juga digunakan untuk memperkuat usaha manajer, pemakai, dan programmer dalam memahami kebutuhan informasi. Alat CASE tidak menggantikan desainer terampil, melainkan menyediakan sekumpulan alat terpadu yang mendukung para pengembang secara efektif untuk semua tahapan SDLC. 1. Keuntungan Teknologi CASE : a. Perbaikan produktivitas; CASE dapat membuat kode bebas gangguan ( bug-free ) dari spesifikasi sistem serta mengerjakan tugas berulang-ulang secara otomatis. b. Perbaikan kualitas program; Alat CASE mempermudah penegakan stsandar pengembangan terstruktur, sehingga meningkatkan kualitas pengembangan dan mengurangi ancaman kesalahan desain yang serius. c. Penghematan biaya; Dimungkinkan adanya penghematan sekitar 80 -90 persen. d. Perbaikan prosedur pengendalian; Alat CASE mendorong pengembangan pengendalian sistem, pengukuran keamanan, dan kemampuan untuk mengaudit sistem serta prosedur untuk mengatasi kesalahan lebih awal dalam proses desain. e. Penyederhanaan dokumentasi; Alat CASE secara otomatis mendokumentasikan sistem selama kemajuan proses pengembangan. 2. Kerugian Teknologi CASE : a. Tidak kompatibel; Beberapa alat CASE tidak berinteraksi secara efektif dengan sistem yang lain. b. Biaya; Harga teknologi CASE mahal. Akibatnya, banyak perusahaan kecil yang tidak mampu membeli alat CASE yang terpadu. c. Harapan yang tidak terpenuhi Menurut survei Deloitte & Touche, hanya 37 persen chief information officer yang menggunakan CASE merasa yakin bahwa mereka mencapai keuntungan yang mereka harapkan
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 126 -
LATIHAN & SOAL
SOAL – 9 Jawab dan jelaskan pertanyaan di bawaha ini 1. 2. 3. 4.
Sebutkan dan jelaskan lima langkah-langkah strategi pembelian software proses SDLC Jelaskan bagaimana startegi memilih vender untuk mendapatkan software dan hardware. Jelaskan pengembangan sistem oleh departemen sistem informasi. Untuk mendapatkan sosftware yang sesuai dengan aktivitas perusahaan maka, perlu melakukan outsource untuk sistem, sebutkan dan jelaskan prosesnya 5. Kegagalan perusahaan dalam mengelola data perusahaan, karena sistem informasi akuntansi yang belum maksimal dan tidak benar, sehingga sering terjadi perubahan software untuk mengatasi permasalahan di perlukan tahap rekayasa ulang proses bisnis pembuatan prototipe. Jelaskan proses tahap rekayasa ulang proses bisnis pembuatan prototipe. 6. Jelaskan proses computer-aided software engineering dalam tipe perusahaan Jasa, dagang dan pabrik
DAFTAR PUSTAKA 1.
Bodnar., George H. and William S. Hopwood (2004), Sistem Informasi Akuntansi, 9 th ed
3.
Marshall., Romney B. dan Steinbart John Paul Steinbart (2005), Accounting Information
2.
Andi Yogyakarta.
Hall, A James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western Publising Co., System, 9th ed Salemba Empat Jakarta
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 127 -
DIKTAT KULIAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (Accounting Information System)
Disusun Oleh : Tumpal Manik, M.Si NIDN : 0326067602
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI (UMRAH) FAKULTAS EKONOMI – PRODI AKUNTANSI TANJUNGPINANG – KEPULAUAN RIAU AGUSTUS 2014
Sistem Informasi Akuntansi Tumpal Manik, M.Si - 2014 Fak. Ekonomi - UMRAH
- 128 -
